INFORMATION SYSTEM PROJECT MANAGEMENTTugas 2Penyusun:

Yefta Trifosa Meliala 1209005 Egrina Dianny Kasengkang 1209039 Asti Lestari 1209047

DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI HARAPAN BANGSA 2012

1.1

Contoh Project Charter & Project Management Plan

83724889.docx

Page 2

2/6/2012

1.2

Contoh Scope Management

Project ScopeProject AssumptionsAssumption Agreement on Objectives Description A consensus agreement between all stakeholders regarding the objectives and workplan activities for this project has been reached. Core team and other resources as necessary will be available and able to successfully support the deliverables of this project. Other IS initiatives will not delay the delivery of this projects deliverables. Financial resources will be available for all necessary aspects of this project.

I/S Resources available and committed Other Priorities will not will not delay deliverables Financial Resources are available

Project Goals and ObjectivesGoals Provide an architecture strategy that will enable our company to have an open interoperable network Objectives Assess the current network environment and infrastructure Gather business requirements and industry research to determine the preferred future state of the network environment. Create an overall strategy for moving from the current network environment to the preferred future state.

Project DeliverablesThe major project deliverables are as follows: A standard interview questionnaire

83724889.docx

Page 3

2/6/2012

A business requirements summary An instrument for decision making concerning vendor, product and technology selection (this matrix will define which technologies will play a key role within the network) An in-depth current state summary of the network Develop a bandwidth requirements definition A methodology to determine bandwidth requirements An industry and technology forecast report A complete set of network architecture models and frameworks A summery report containing all project work papers and documentation Map a geographic network architecture for headquarters, processing center, division/region, plants and office types Develop a network architecture to link the above office types by location Develop a migration strategy by region to achieve architecture standards over the next 3-5 years including cost estimate by year Develop operational best practices to support the strategy including the appropriate organization to effectively manage and operate a global network. Identify ways to provide capacity planning, management and process improvement procedures. Develop an architecture for special network types: secured, storage, remote access, extranets, server cluster, network management, wireless A TCP/IP address strategy that includes DHCP, WINS and DNS

ScopeIn Scope: LAN Infrastructure Technologies Cabling Media Policy Enabled Networks Router, Hubs, Switches Wireless LANs Server Clustering Network Protocols Management Tools (capacity, bandwidth, modeling & simulation) CTI Multimedia WAN Infrastructure Technologies Multiplexing Transport Technology (frame relay, ATM, etc.) Remote Access / SOHO Multimedia Video Technologies Room Systems

83724889.docx

Page 4

2/6/2012

Multipoint Conferences Storage and Delivery NTSC, PAL, SECAM Voice Technologies: PBX CTI IVR ACD Voicemail Virtual Networking Voice Conferencing

Out-of-Scope: Desktop Video Managed Services Carrier Selection Cellular Paging

Milestones

83724889.docx

Page 5

2/6/2012

Milestone SchedulePROJECT MILESTONES Due Date deliverable

Project Management Complete Structure and Plan the Project 4/16/98 Project Charter Project Plan Control File Project Orientation Materials Control & Report Status

Complete Monitor & Control the Project Complete Project Review & Assessment

7/798

7/14/98

Project Reviews Project Assessment Control File

Project Deliverables 1. Network Consultant Acquisition 5/19/98 Consultant RFP Non-disclosure Agreements RFA A Standard Interview Questionnaire Business Requirement Summery Report An Instrument for Decision Making Bandwidth Requirements Definition Methodology to Determine Bandwidth Requirements Current State Assessment Report An Industry and Technology Forecast Report Refined Instrument for Decision Making A Complete set of network architecture models and frameworks Network Architecture Report by Geographic Region Migration Strategy by Region to Achieve Architecture

2. Gather Business Requirements

5/22/98

3. Baseline Current Network 4. Benchmarks and Leading Practices

6/8/98 7/6/97

5. Gap Analysis

7/7/98

83724889.docx

Page 6

2/6/2012

Report on Operational Best Practices Necessary to Support the Architecture. Compilation of all Project Documentation and Deliverables

6. Develop Strategic Network Architecture

7/17/98

BudgetCost by Resource Role Project Manager Consultant Team Members (all) Initials DPO TBD TBD Company KO NEW KO Usage 50% 100% 5% Hours Rate Cost 0 $250,000 - $500,000 0

Total

$250,000.00 - $500,000.00

83724889.docx

Page 7

2/6/2012

1.3 Project Charter, Scope Statement, Project Management Plan Proyek Jembatan Jasuma

Project Jembatan JasumaPROJECT CHARTERFEBRUARY 6, 2012

83724889.docx

Page 8

2/6/2012

PengantarTransportasi merupakan hal yang vital dalam sebuah negara. Apalagi di negara yang sedang berkembang pesat seperti Indonesia saat ini kebutuhan masyarakat akan transportasi yang aman dan reliabel sangat dibutuhkan. Dimana Indonesia merupakan negara yang terdiri dari 5 pulau utama, namun pulau Sumatra dan Jawa yang menjadi pulau tersibuk di Indonesia. Dengan adanya jalur yang mendukung transportasi antar pulau tersebut maka masyarakat dapat menyebrang pulau dengan nyaman, bisnis pun semakin lancar. Sasaran dari project ini adalah untuk menyediakan jalur transportasi darat berupa jembatan yang akan menghubungkan 2 pulau utama Indonesia, yaitu Sumatra dan Jawa. Dengan adanya jembatan ini maka akan meningkatkan bisnis antar pulau tersebut.

Project ScopeProject AssumptionsAssumption Description

Persetujuan project

Persetujuan dengan seluruh stakeholder terhadap tujuan dan rencana kerja yang telah dibuat untuk project ini. Sumber daya tersedia Team inti dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan akan tersedia dan mendukung project ini. Prioritas lainnya tidak akan menghambat Inisiatif dari pekerjaan lainnya tidak akan pengiriman dokumen menghambat dalam pengiriman dokumen Keuangan tersedia Keuangan akan tersedia untuk semua aspek yang dibutuhkan.

Page 1

2/6/2012

Project Goals and ObjectivesGoals Objectives

Membangun jembatan y penghubung yang y menghubungkan 2 pulau besar untuk mendukung dalam y transportasi darat.

Menilai keadaan geografis dari lokasi pembangunan. Mengumpulkan kebutuhan penelitian untuk menentukan desain dan teknologi yang digunakan. Membuat perencanaan strategi untuk memulai pengadaan barang kebutuhan dan pembangunan.

Project DeliverablesDokumen-dokumen yang utama sebagai berikut: y Kuesioner standar y Sebuah pemilihan untuk mengambil keputusan tentang teknologi yang dipakai dan vendor. y Status geografis selat sunda. y Surat ijin pendirian bangunan dari daerah setempat. y Metodologi dalam kerangka jembatan. y Laporan perkiraan cuaca y Daftar anggota tim inti dan sumber daya yang dibutuhkan

ScopeIn Scope: y Konstruksi jembatan dengan pengangkat jembatan. y 4 jalur kendaraan y Lampu penerangan sepanjang jembatan Out Scope: y Rel kereta api sepanjang jembatan y Fasilitas umum (toilet, telepon umum)

Page 2

2/6/2012

MilestonesJan 2012 Feb 2012 Mar 2012 Apr 2012 May 2012 Jun 2012 Jul 2012 Aug 2012 Sep 2012

Persiapan Monitoring dan Kontrol Project Mendapatkan Vendor Mengumpulkan data-data Desain jemba tan Pembangunan Jembatan Analisis Kelayakan Project Review Project Closing 3 4 5

1 2

6 7 8 9

Legend Major Milestone # Workplan Stage Milestone Cross Reference

Page 3

2/6/2012

Milestone SchedulePROJECT MILESTONES Project Management Penyelesaian Struktur dan Rencana Project DUE DATE DELIVERABLE

3/2/12

y y y y y y y y y y y y y y

Penyelesaian Monitoring dan kontrol project Penyelesaian Tinjauan dan Penilaian Project Project Deliverables

8/712

Project Charter Project Plan Control File Project Orientation Materials Laporan status dan kontrol

7/30/12

Project Reviews Project Assessment Control File RFP Non-disclosure Agreements A Standard Interview Questionnaire Instrument pengambilan keputusan Data-data keadaan cuaca, laut,dan tanah. Metodologi untuk pembangunan. Blueprint desain jembatan Jadwal Kerja Bluueprint desain jembatan Laporan uji kelayakan desain jembatan. Kumpulan semua dokumendokumen

1. Mendapatkan Vendor 2. Pengumpulan data-data

1/30/12 2/2/12

3. Desain jembatan 4. Pembangunan Jembatan 5. Analisis Kelayakan 6. Project Review

2/28/12 9/20/12 8/25/12 8/26/12

y y y y y

Page 4

2/6/2012

BudgetCost by Resource Role Initials Company Usage Hours Rate Cost

Project Manager Arsitek Anggota Tim

DPO TBD TBD

ASG KEN ASG

50% 100% 5%

Rp. 50,000,000 Rp. 100,000,000 Rp. 100,000,000 Rp. 250,000,000

Total

Project ApproachProject Approach menyediakan informasi yang menyangkut hal struktur dari project. Termauk fase-fase penting, langkah-langkah, hubungannya dengan pekerjaan yang harus dikerjakan, dan teknik.

Mendapatkan vendor

Menggunakan RFP untuk mengumpulkan data vendor Pendapat penduduk akan diambil menggunakan kuesioner standar. Informasinya digunakan untuk mendapatkan ijin dari penduduk. Ini akan diselesaikan oleh badan ahli. Informasi ini digunakan sebagai acuan dalam pemilihan desain jembatan. Pertemuan antara arstitek, project leader, vendor dan stakeholder untuk membahas dalam pemilihan desain dan bahan baku Pengembangan desain akan dilaporkan sesuai dengan data-data yang telah diambil sebelumnya.

Mengumpulkan data-data mengenai pendapat penduduk mengenai pembangunan jembatan tersebut. Status keadaan cuaca, tanah, dan laut.

Patokan dan teknik unggulan

Mengembangkan desain dan struktur jembatan yang cocok dan kokoh.

Page 5

2/6/2012

ResikoResiko Project/StrategiProject Risk 1 Pembiayaan untuk Arsitek tidak memadai Risk Strategy Biayanya telah dianggarkan tahun lalu

Aksi cadangan

Contingent Action Pekerjaanya akan digantikan oleh tim

Project Risk 2 Tidak tersedianya sumber daya untuk project Risk Strategy Contingent Action Mengganti dengan sumber daya lain Menghentikan project untuk sementara Project Risk 3 Prioritas pekerjaan lainnya mempengaruhi ketersediaan sumber daya Risk Strategy Contingent Action Memenuhi ketersediaannya dengan sumber daya lain Ubah tanggal prioritas bila memungkinkan.

Project Plan: Fase 1. Pembentukan Tim Mengirimkan RFP ke vendor-vendor Mencari Arsitek membuat kuesioner bagi penduduk Mengumpulkan data mengenai keadaan cuaca, tanah, dan laut. Fase I Deliverables: Data-data anggota tim Data-data vendor kuesioner standar data-data cuaca, tanah, dan laut. Surat rekomendasi untuk lanjut ke fase berikutnya.

Page 6

2/6/2012

Fase II. Mencari vendor yang cocok Mengajukan surat ijin pemerintah Menganalisis data keadaan cuaca, laut, dan tanah. Mendesain jembatan Menentukan metode pembangunan jembatan Mendesain jadwal pembangunan Fase II Deliverables: Mendapatkan Vendor yang cocok mendapatkan surat ijin pemerintah Laporan analisis keadaan cuaca, laut, dan tanah Blueprint jembatan Laporan metode pembangunan jembatan Jadwal pembangunan untuk pekerja Surat rekomendasi untuk lanjut ke fase berikutnya.

Fase III. Penyelesaian urusan administratif Penyelesaian tahap pembangunan instalasi bagi tim Penyelesaian keamanan di daerah sekitar Mulai pembangunan jembatan Pengotrolan terhadap pembangunan dan kerja tim Pengotrolan terhadap kedatangan persediaan sumber daya. Fase III Deliverables: Dokumen-dokumen administratif Laporan pengawasan dan pengontrolan

Page 7

2/6/2012

Surat rekomendasi untuk lanjut ke fase berikutnya Fase IV. Uji Kelayakan Jembatan Project Review Fase III Deliverables: Laporan uji kelayakan jembatan Laporan review project

Perencanaan StafPeran Tanggung jawab terhadap project Kepentingan dalam project1%

Project Sponsor

y

y Project Director

y

Project Manager

y y y y

Champion this Projects effort within their sphere of Pemegang utama dalam project yang mempunyai pengaruh dalam: Mendapatkan hasil yang sesuai ekspetasi Membangun pemahaman dan bantuan untuk tugas Membantu menciptakan dalam proses pembentukan sponsor yang aktif yang menjadi kunci keberhasilan project, Membangun komitmen dalam misi dan tugastugasnya. Menyediakan informasi yang dibutuhkan dan menjaga persepsi positif akan projectnyaBersifat pemimpin yang terus memotivasi timnya. Pemegang utama dalam project yang mempunyai pengaruh dalam: Mendapatkan hasil yang sesuai ekspetasi Membangun pemahaman dan bantuan untuk tugas Membantu menciptakan dalam proses pembentukan sponsor yang aktif yang menjadi kunci keberhasilan project, Membangun komitmen dalam misi dan tugastugasnya. Menyediakan informasi yang dibutuhkan dan menjaga persepsi positif akan projectnya. Bersifat pemimpin yang terus memotivasi timnya. bertanggung jawab akan tugas dan dokumen. Bertanggung jawab dalam keseharian project dan hal-hal teknis Melakukan proses project Structure Plan

6%

50%

Page 8

2/6/2012

Peran

Tanggung jawab terhadap project

Kepentingan dalam project

y y y y

Laporan Control/Monitor

Project Team Member Arsitek

Mengembangkan project charter dan project plan Bertanggung jawab dalam tugas pembangunan dan dokumen-dokumen Bertanggung jawab dalam mendesain jembatan Assure working workstations and software

5%

100%

Page 9

2/6/2012

2.1 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - Umum 1. Seminar 1.1 Perencanaan dan Supervisi 1.1.1 Pemilihan topik 1.1.2 Penganggaran dana 1.1.3 Pengumpulan Staff 1.1.3.1 Pemilihan staff 1.1.3.2 Pendataan staff 1.1.3.3 Pembagian staff ke dalam job 1.1.4 Menyusun rundown secara keseluruhan 1.2 Tempat 1.2.1 Pemilihan Tempat 1.2.1.1 Pengumpulan tempat-tempat 1.2.1.2 Seleksi tempat 1.2.1.3 Perundingan harga 1.2.2 Pembookingan tempat 1.2.3 Mengatur Catering 1.2.3.1 Pemilihan makanan 1.2.3.2 Negosiasi harga 1.3 Pembicara 1.3.1 Memilih pembicara 1.3.2 Menyusun rundown untuk pembicara 1.3.3 Briefing untuk pembicara 1.4 Pemasaran 1.4.1 Mendesain poster iklan 1.4.2 Memilih poster Iklan 1.4.3 Pencetakan poster iklan 1.4.3.1 Memilih tempat percetakan 1.4.3.2 Negosiasi harga 1.4.4 Penempatan poster iklan 1.5 Pendaftaran 1.5.1 Membuat Jadwal Pendaftaran 1.5.2 Memulai Pendaftaran 1.5.3 Menghitung jumlah pendaftar dan jumlah dana yang terkumpul 1.5.4 Meminta persetujuan dari direksi

Page 10

2/6/2012

2.2.1 WORK BREAKDOWN STRUCTURE Project Sistem Informasi Rumah Sakit (Pilihan A) 1. Langkah awal 1.1 Menentukan manager proyek 1.2 Menentukan pembagian peran tiap anggota tim 1.3 Menyiapkan project charter Perencanaan 2.1 melakukan pertemuan manager proyek dan tim 2.2 menyiapkan kontrak tim 2.3 menyiapkan timeline dan cost baseline 2.5.1 menentukan sumber daya untuk pekerja 2.5.2 menentukan jangka waktu pengerjaan Eksekusi 3.1 Analisis kebutuhan yang ada 3.2 Membuat rancangan awal perangkat lunak 3.3 Realisasi rancangan awal perangkat lunak 3.3.1 Desain database perangkat lunak 3.3.2 Desain struktur modul perangkat lunak 3.3.3 Desain interface perangkat lunak 3.4 Pengujian rancangan awal perangkat lunak 3.5 Perbaikan perangkat lunak berdasarkan pengujian 3.6 Perangkat lunak siap digunakan Controlling 4.1 cek perangkat lunak secara berkala untuk mengetahui apakah ada kerusakan 4.2 memberikan laporan pengerjaan proyek penutupan 5.1 membuat laporan final proyek 5.2 evaluasi tim proyek

2.

3.

4.

5.

Page 11

2/6/2012

2.2.2 WORK BREAKDOWN STRUCTURE Perekrutan Pegawai (Pilihan C) 1. Perekrutan pegawai 1.1. Memilih Posisi Pekerjaan 1.1.1 Memilih Kebutuhan Kerja 1.1.1.1 Menetapkan Penganggaran Keuangan 1.1.1.2 Meminta persetujuan dari direksi 1. 1.2 Spesifikasi Pekerjaan 1.1.2.1 Pemilihan Posisi Pekerjaan yang dibutuhkan 1.1.2.2 Penetapan waktu untuk pengisian posisi 1.1.2.3 Penentuan kriteria calon pegawai 1.2 Menetapkan Calon Pegawai 1.2.1 Penyaringan 1.2.1.1 Menentukan isi konten iklan lowongan kerja 1.2.1.2 Penempatan iklan lowongan kerja 1. 2.2 Pemilihan Daftar Calon Pegawai 1.2.2.1 Menseleksi calon yang memenuhi kriteria 1.2.2.2 Review C.V calon 1.3 Tahap Seleksi 1.3.1 Tes Psikologi 1.3.2 Wawancara 1.3.3.1 Melakukan wawancara untuk menemukan calon yang tepat 1.3.3.2 Review hasil wawancara 1.3.3.3 Menentukan calon yang tepat dari hasil wawancara 1.4 Pasca seleksi 1.4.1 Pelatihan pegawai baru 1.4.2 relokasi pegawai baru ke posisi yang dibutuhkan

Page 12

2/6/2012