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TIPS PARA ELABORAR SCHEDULES

Línea Base del Proyecto

PRESENTACIÓN

Continuando con el esquema de Planificación con el MS

Project en esta ocasión explicaremos como Grabar la Línea

Base del Proyecto y auditar el estado de la misma. Además de

emitir informes del proyecto y la Curva S.

CONTENIDO

1.- Línea Base del Proyecto

¿Qué es la Línea Base?

2.- Verificar el modelo del proyecto

Verificar la configuración del proyecto.

Verificar las duraciones.

Verificar los costos.

Verificar el trabajo

3.- Guardar Línea Base Principal

Tabla de ayuda

Grabar la línea base del proyecto

Emitir informes del proyecto

Emitir un reporte de carga de trabajo planificada

Emitir Curva S del Proyecto

Recomendaciones

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11..-- LLÍÍNNEEAA BBAASSEE DDEELL PPRROOYYEECCTTOO

¿Qué es la Línea Base?

La Línea Base del Proyecto está conformada por los

valores claves del cronograma en un momento del tiempo, y nos

servirá para comparar la planificación original del proyecto con el

desarrollo real del proyecto.

22..-- VVEERRIIFFIICCAARR EELL MMOODDEELLOO DDEELL PPRROOYYEECCTTOO

Siempre debemos verificar la configuración del proyecto.

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Verificar la Configuración del Proyecto

Siempre debemos verificar la fecha de inicio del proyecto.

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La fecha de inicio del proyecto debe ser 2 de enero del 2007, y observamos las estadísticas

del proyecto.

Verificar las Duraciones

Se debe revisar las duraciones de los grandes entregables del proyecto.

Ruta: Proyecto > Información del Proyecto > Estadísticas

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Verificar los Costos

Se debe revisar los costos del proyecto.

Ruta: Proyecto > Información del Proyecto > Estadísticas

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Verificar el Trabajo

Se debe revisar el trabajo del proyecto.

Ruta: Proyecto > Información del Proyecto > Estadísticas

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33..-- GGUUAARRDDAARR LLÍÍNNEEAA BBAASSEE PPRRIINNCCIIPPAALL

Tabla de ayuda

Para guardar la Línea Base tenemos que preparar una tabla de ayuda la cual tendrá los

campos con la información que necesitamos conocer del proyecto.

Para eso seguimos los siguientes pasos:

Menú Ver, opción Tabla, si ubica Línea base selecciona esa, sino es así selecciona más tablas,

y allí ubicará la tabla de Línea Base, como se observa en las siguientes gráficas:

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Con lo cual obtendremos la siguiente tabla:

En un inicio los datos de los campos de la tabla estarán vacíos, pues aún no se ha guardado

la línea base. Todos los campos de la tabla de línea base: Duración prevista, Comienzo previsto,

Trabajo previsto, y Costo Previsto, son los valores que nosotros estimamos se deben cumplir, pero

en realidad muchas de las tareas no comenzarán, durarán y costarán lo planificado; estos datos

nos servirán para compararlos con los datos reales del proyecto, y poder conocer cuan cerca de los

resultados planificados estamos.

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Grabar la Línea Base del Proyecto

Al grabar la línea base del proyecto, nos permitirá conocer cuales son los datos reales del

proyecto en un periodo de tiempo, para así poder compararlos con los valores planificados del

proyecto.

Para grabar la línea base del proyecto debemos hacer lo siguiente:

- Menú Herramientas, opción Seguimiento, seleccionamos Guardar línea base, como

observamos en la gráfica.

- En la ventana que nos aparece, podemos elegir entre guardar línea base o guardar plan

provisional, nosotros elegiremos la primera opción.

- También nos permite especificar si queremos la línea base de todo el proyecto o de

determinadas tareas seleccionadas, en nuestro caso elegiremos de todo el proyecto.

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Luego de lo cual obtenemos el siguiente resultado:

Emitir informes del Proyecto

Los Informes del Proyecto permiten conocer la información más importante, referente a

los recursos, costos, duración, etc. del proyecto. Estos informes pueden ser presentados en una

reunión del equipo de proyecto para informar cual es el estado actual del proyecto del proyecto.

Para emitir los informes debemos hacer los siguientes pasos:

- Nos dirigimos al Menú Ver, elegimos la opción Informes, en la nueva ventana

seleccionamos la opción Generales, y posteriormente seleccionamos Resumen del Proyecto;

como observamos en las gráficas siguientes:

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De esta manera obtendremos el informe de Resumen del Proyecto, como podemos

apreciar en la siguiente gráfica:

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Emitir un Reporte de carga de trabajo planificada

Para emitir el reporte de la carga de trabajo planificada, nos dirigimos también al menú Ver,

opción Informes, y seleccionamos la opción de carga de trabajo, y en la ventana posterior la opción

uso de recursos, como observamos en las siguientes gráficas:

Nosotros queremos ver la carga de trabajo de los recursos a través del tiempo, en nuestro

proyecto los valores de la columna trabajo y trabajo previsto coincidirán, pero se recomienda que

cuando se desee mostrar la información de la Línea base principal guardada, se utilice el trabajo

previsto. Entonces debemos modificar el informe de Uso de recursos, para tal caso en la siguiente

ventana en vez de Trabajo, elegimos Trabajo Previsto, aceptamos el cambio, y ahora si damos

seleccionar informe uso de recursos.

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Luego obtendremos el siguiente resultado:

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Emitir Curva S del Proyecto

Para emitir la Curva S del Proyecto, debemos trabajar con la Barra de Herramientas de análisis.

Si no aparece la barra de herramientas de Análisis, hacemos lo siguiente:

- Menú Ver, opción Barra de Herramientas, seleccionamos la opción Análisis.

- Y apreciaremos la siguiente barra, donde damos clic en la opción Analizar datos de escala

temporal en Excel.

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- Indicamos si la curva S será de todo el proyecto o de las tareas seleccionadas, en nuestro

caso lo trabajaremos para todo el proyecto.

- Quitamos el campo trabajo de la selección, y agregamos los campos CPTP, CPTR y CRTR

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Como observamos en la siguiente gráfica:

- En esta ventana se debe tener cuidado con las fechas que aparecen, pues no pueden tener

el formato de: “02 de enero de 2007”, sino solo debe aparecer “02 enero 2007”.

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- En la siguiente ventana nos pide confirmar si queremos que se representen los datos en la

escala temporal de Excel, debemos seleccionar Si.

- Y finalmente damos Exportar Datos.

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Y obtenemos la siguiente gráfica que nos representa la Curva S del proyecto.

Recomendación

Recomendamos guardar los informes del proyecto en una versión no editable, de manera de

tener un historial de los avances del proyecto y poder comparar los resultados obtenidos.

Mencionamos una versión no editable, para que los resultados no sean modificados.

En nuestro caso vamos a imprimir el reporte con un creador de pdf, hay muchos de estos

programas, nosotros hemos elegido el PDF Creator, que se puede bajar de forma gratuita desde

Internet.

Entonces para imprimir el informe en un pdf, seguiremos los siguientes pasos:

- En el menú Archivo, seleccionamos la opción Imprimir, y en el nombre de impresora

elegimos la opción PDF Creator, y damos Aceptar.

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- En la siguiente ventana asignaremos la información del archivo que vamos a crear (como

Título del Documento, fecha de creación, Autor, etc), y damos Aceptar.

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- Seleccionamos donde se guardará el documento.

- Y finalmente tenemos nuestro informe de resumen del proyecto.

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