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-CONTRALORÍA REGIONAL DE ANTOFAGASTA

UNIDAD CONTROL EXTERNO

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1 INFORME FINAL ... ............ .. ...... ...... ..

Tribunal de Juicio Oral en lo Penal

de Calama

Número de Informe: 34/2013

25 de Septiembre de 2014

• www.contraloria.cl

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE ANTOFAGASTA

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

C.E. No 940/2014 OAF. No 2.035/2013

REMITE INFORME FINAL No 34, DE 2013, SOBRE EXAMEN DE CUENTA CORRIENTE EFECTUADO EN EL TRIBUNAL DE JUICIO ORAL EN LO PENAL DE CALAMA.

ANTOFAGASTA, No 004.600 2 J SEP 201!

El Contralor Regional (S) que suscribe, cumple con remitir a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final No 34, de 2013, con el resultado del examen practicado a la materia señalada en el epígrafe.

AL SEÑOR JUEZ DEL

Saluda atentamente a Ud.,

TRIBUNAL DE JUICIO ORAL EN LO PENAL DE CALAMA CA LAMA

as 19 or' 2675 P so 2 ~ntoíagastc - ¡:o:-~o 2552100 - e-mai! anto'agasta@contra:ona el

\.



OAF. No 2.035/2013 INFORME FINAL No 34, DE 2013, SOBRE EXAMEN DE CUENTA CORRIENTE EFECTUADO EN EL TRIBUNAL DE JUICIO ORAL EN LO PENAL DE CALAMA.

ANTOFAGASTA, 2 5 SEP 701¿

En cumplimiento del Programa Anual de Fiscalización de este Organismo de Control y de acuerdo con las facultades contenidas en la ley No 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se efectuó una revisión al movimiento de la cuenta corriente bancaria del

Tribunal de Juicio Oral en lo Penal de Calama, en la cual se administran los fondos de terceros a que se refiere el artículo 516 del Código Orgánico de Tribunales.

OBJETIVO

El trabajo tuvo por f inalidad examinar el movimiento de la cuenta corriente No 2100047236 que el tribunal mantiene abierta en el Banco Estado, abarcando las operaciones ejecutadas entre el 1 de enero de 2012 y el 30 de septiembre de 2013.

METODOLOGÍA

La rev1s1on se practicó conforme con las normas y procedimientos de auditoría aceptados por la Contraloría General de la

República, en concordancia con las instrucciones que ha impartido la Excelentísima Corte Suprema de Justicia, incluyendo la revisión y examen selectivo de las conciliaciones bancarias, de los depósitos y giros registrados en el "Libro Banco" con sus antecedentes de respaldo, y la evaluación del sistema de control interno.

UNIVERSO Y MUESTRA

De acuerdo con los antecedentes recopilados, concordantes con los objetivos de la revisión, al 30 de septiembre de 201 3, el monto de ingresos involucrados ascendió a un total de $ 21 .244.000, que fue examinado en su totalidad.

AL SEÑOR CARLOS GUAZZINI YÁÑEZ CONTRALOR REGIONAL DE ANTOFAGASTA (S) PRES E NTE

Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono 2652100 - e-mail: [email protected]



El detalle del universo y muestra analizados, se presenta a continuación:

UNIVERSO MUESTRA TOTAL

EXAMINADO MATERIA

WDE MONTO WDE MONTO ($)

CASOS ($) CASOS MONTO ($)

Ingresos 21 .244.000 38 21.244.000 38 21.244.000 " Fuente: Elaborac1on prop1a UCE (Umdad de Control Externo).

La información utilizada fue proporcionada por la señora María lgnacia Doren González, Administradora del Tribunal de Juicio Oral en lo Penal de Calama, y puesta a disposición de esta Contraloría Regional con fecha 9 de diciembre de 2013.

El equipo que ejecutó la fiscalización fue integrado por doña Viviana lnzunza Vergara y don Christian Fuentes González, auditora y supervisor, respectivamente.

l. ANÁLISIS DEL MOVIMIENTO DE FONDOS

Del análisis efectuado a los documentos que obran en poder de ese Tribunal (certificados de depósitos bancarios, talonarios de cheques, boletas de depósitos, cartolas bancarias entre otros), se verificó lo siguiente:

1.1 Ingresos

El Tribunal dispone de un libro donde registra las boletas de depósito efectuadas en la cuenta corriente de fondos de terceros, cuyo formato cumple con las instrucciones impartidas por la Excelentísima Corte Suprema y la Contraloría General de la República, y de su examen no se determinaron observaciones.

1.2 Egresos

El análisis realizado consistió en cotejar la información referida a cada uno de los cheques girados y registrados en el Libro Banco utilizado por el citado tribunal, con los talonarios de cheques y la correspondencia con su boleta de depósito. Como resultado de dicho examen se determinaron las siguientes observaciones:

1.2.1. De la revisión efectuada, se detectó la existencia de talonarios de cheques que no contemplaban la totalidad de la información requerida, incumpliendo con ello lo previsto en las Instrucciones provisorias sobre giro de cheque contra cuentas corrientes

, jurisdiccionales informado en la resolución AD-732-2013, de 7 de junio de 2013, proveído por el Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la época, el que señala


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en su numeral 9, que en el talón del talonario se anotará al momento del giro, la fecha del mismo, el número de la boleta y el rol de la causa.

Asimismo, es dable precisar que sobre esta materia, las Instrucciones sobre Manejo y Rendición de Cuentas Corrientes Bancarias de Tribunales, aprobadas mediante el Auto Acordado de 24 de abril de 1972, son claras en precisar en su punto No 2 en lo que interesa que " ... a ambos e m pece la obligación de no extender y suscribir cheque alguno en contra de la cuenta corriente del Tribunal, sin que aparezcan decretados los giros en el respectivo expediente y sin verificar de antemano que en el talón de los respectivos cheques se hayan colocado todas las menciones que correspondan ... ".

Al respecto se detallan los documentos incompletos detectados:

FECHA CHEQUE A FAVOR DE RIT FECHA No MONTO RESOL. BOLETA ($)

28-10-2013 471222 96-2013 02-09-2013 9612888 No indica

26-08-201 3 471216 78-2013 06-07-2013 No indica 34.000 • o

Fuente: Elaborac1on prop1a, UCE (Un1dad de Control Externo).

1.2.2 Se advirtió que al dorso de algunas boletas, no se registraron los datos ni la firma de la persona que retiró el documento de pago, vulnerando con ello lo previsto en las Instrucciones sobre Manejo y Rendición de Cuentas Corrientes Bancarias de Tribunales ya mencionado, donde se establece que los cheques deben girarse en forma nominativa y que su recepción por el interesado -anotada al dorso de la boleta respectiva y en el expediente- debe ser suscrita por el beneficiario o su apoderado.

Los casos verificados son los siguientes:

No DE ROL N° BOLETA MONTO($) FECHA

107-2012 9347145 40.000 12-09-2012

104-2012 9341036 300.000 04-09-2012 ..

Fuente: Elaborac1on prop1a, UCE .

Sin perJUICIO de ello, se comprobó que la certificación de la orden de giro y la recepción conforme del cheque queda registrada en el expediente de la causa.

1.3 Saldos

En relación a este punto, se constató que al 30 de septiembre de 2013, ese tribunal mantenía un saldo de $ 1.484.000, monto que se encontraba conciliado con el certificado de saldo en la cuenta corriente emitido por el banco a esa misma fecha. El detalle de su composición se presenta en el anexo adjunto al presente informe final.

Washington 2675, Piso 2. Antofagasta - Fono 2652100 - e-mail: [email protected]

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Ahora bien, efectuado el análisis del referido saldo, se advirtió que éste estaba compuesto por depósitos pendientes de giro que

datan desde el año 2004 en adelante, constatándose que en dos de ellos existía una certificación efectuada por parte de la administradora del tribunal, en la cual indicó que la causa se encontraba ejecutoriada, dado que no fue interpuesto el recurso de nulidad dentro de los plazos legales, y respecto de las cuales no habían reclamos de reintegro de los fondos por los interesados. El detalle de su composición se presenta en anexo adjunto al presente informe.

FECHA CERTIFICADO AÑO MONTO($) NO CAUSA QUE INFORMA ESTADO ANTIGÜEDAD

EJECUTORIADO 2004 5.000 64-2004 07-12-2004 Más de 5 años

2007 50.000 1-2007 06-03-2007 Más de 5 años

2009 90.000 Ver Anexo No Aplica Menos de 5 años




2013 1.035.000 Ver Anexo No Aplica Menos de 5 años

Total 1.484.000 Fuente: Elaboración prop1a UCE (Umdad de Control Externo).

En este sentido, y según lo establece el Auto Acordado de 24 de abril de 1972, se debe confeccionar al 30 de junio de cada año una nómina de depósitos pendientes, cuyo total debe coincidir con el saldo real del juzgado.

Sobre la materia, corresponde señalar que de acuerdo con el artículo 515 del Código Orgánico de Tribunales, los depósitos judiciales efectuados en las cuentas corrientes bancarias e inmovilizados por más de cinco años y que no han sido reclamados por los beneficiarios, deben informarse a las autoridades del Poder Judicial, mediante decreto económico, en enero de cada año, con una nómina de los procesos a que corresponda. De igual forma, para los depósitos que tengan más de diez años y que incidan en juicios o gestiones cuyos expedientes no se encuentren o no puedan determinarse.

Ello, porque aun cuando dichos depósitos no cumplan con las características señaladas para ser transferidos a la Corporación Administrativa del Poder Judicial, la confección de la nómina permitirá determinar a fines de cada año si hay fondos que deban ser traspasados, en caso contrario, informar que si bien existen depósitos que datan de estos años, ellos no cumplen con los requisitos para ser depositados en dicha Corporación.

En relación a lo anterior, se verificó que la entidad mantenía depósitos pendientes de giro, asociados a causas que fueron ejecutoriadas en una data superior a los cinco años, a saber, las causas Nos 64-2004 y 1-2007, singularizadas en el cuadro anterior, cuyos depósitos totalizan $55.000, sin que en la especie se haya dado cumplimiento a la normativa citada precedentemente.

Al respecto, la Administradora del Tribunal \.. señaló a este Organismo de Control mediante correo electrónico de fecha 1 O de


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diciembre de 2013, su desconocimiento sobre el referido autoacordado y que formalmente no se había realizado un procedimiento que deje constancia de la revisión de depósitos pendientes.

No obstante lo anterior, precisó que el Tribunal realiza periódicamente revisiones, y a raíz del Oficio No 3.658, emitido por el señor Presidente de la Excelentísima Corte Suprema, se realizó en el mes de junio de 2013 una revisión de boletas que estarían dentro de los 5 o 1 O años, encontrándose un único depósito con 5 años cumplidos, correspondientes a la causa No 1-2007, por$ 50.000.

1.4 Conciliaciones bancarias

Para efectos del presente examen, se consideraron los movimientos efectuados por esa magistratura durante el periodo comprendido entre el1 de enero de 2012 y el 30 de septiembre de 2013, los cuales se cotejaron con el libro de cuenta corriente, los certificados de saldos y las correspondientes cartolas bancarias del periodo en revisión.

En el examen de la cuenta corriente al

30 de septiembre de 2013, se ha obtenido el siguiente resultado:

Resumen

Saldo mes anterior; al 31 de agosto de 2013 Más depósitos de septiembre de 2013 Menos cheques girados de septiembre de 2013 Saldo real del Tribunal al 30 de septiembre de 2013

Conciliación bancaria :

Saldo según certificado banco al 30 de septiembre de 2013 Menos depósito por transferencia sin regularizar Menos cheques girados y no cobrados Saldo Conciliación

$ 1.319.000 $ 375.000 $ 210.000 $ 1.484.000

$ 1.674.000 $ $ 190.000 $ 1.484.000

Finalmente, y respecto de la revisión efectuada a las conciliaciones bancarias, se evidenció que las conciliaciones bancarias de los periodos enero de 2012 y enero de 2013 no se encontraban firmadas por el funcionario responsable de su preparación, encontrándose refrendada solamente por la Administradora del Tribunal. Así también, se advirtió que aquella correspondiente al mes de febrero de 2013 sólo presentaba la firma de quien preparó el estado conciliatorio y no del revisor.

Al respecto, cabe hacer presente que la ausencia o extemporaneidad del procedimiento de revisión, constituye una debilidad de control interno que impide mitigar el riesgo de que la entidad no tenga certeza acerca de las disponibilidades de fondos que mantiene.


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CONCLUSIONES



1. En mérito de lo expuesto, este Organismo Fiscalizador aprueba el movimiento de fondos de la cuenta corriente del Tribunal Oral en lo Penal de Calama, correspondiente al periodo comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 30 de septiembre de 2013.

2. No obstante lo anterior, en lo que respecta a las situaciones expuestas en los numerales 1.2.1 y 1.2.2, respecto de omisiones de registro en los talonarios de cheques y las boletas de depósitos, el Tribunal deberá adoptar las medidas tendientes a dar cumplimiento a las instrucciones impartidas sobre la materia por la Excelentísima Corte Suprema.

3. A su vez, deberá adoptar las medidas pertinentes para aclarar la situación expuesta en el numeral1.3, debiendo remitir a la Corporación Administrativa del Poder Judicial aquellos depósitos cuya restitución no fuere solicitada por los interesados, cuando se cumplan las condiciones establecidas en dicho texto legal.

4. Asimismo, respecto del numeral 1.4, sobre conciliaciones bancarias, esa entidad deberá implementar procedimientos de control para la revisión periódica de los estados conciliatorios, mediante la refrendación de los funcionarios competentes.

Finalmente, cabe expresar que las medidas que adopte el Tribunal, en relación a lo expuesto en los puntos anteriores del presente informe, serán verificadas en futuras visitas que practique este Organismo de Control.

Saluda atentamente a Ud.,

elo Córdova Segura e de Control Externo


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ANEXO

Detalle de composición de saldo, de boletas de depósitos pendientes de giro

FECHA BOLETA N°CAUSA SALDO

14-01-2005 7741257 64-2004 5.000 19-02-2007 8218609 1-2007 50.000 01-09-2009 8696068 147-2009 10.000 20-10-2009 8722493 58-2009 20.000 13-1 1-2009 8738112 144-2009 60.000 01-04-2010 8802915 32-201 o 9.000 01-09-2010 8885343 117-2010 50.000 06-10-201 o 8904872 133-201 o 50.000 19-11-201 o 8929309 137-2010 30.000 21-12-2011 9170290 190-2011 40.000 17-04-2012 9240587 195-2011 10.000 04-07-2012 9295777 73-2012 15.000 29-08-2012 9335365 100-2012 100.000 06-05-2013 9520473 41-2013 50.000 24-05-2013 9534791 52-2013 50.000 02-07-2013 9566142 77-2013 30.000

11-07-2013 9574289 80-2013 150.000 19-07-2013 9578773 209-2011 300.000 27-08-2013 9610340 100-2013 30.000 29-08-2013 9612888 96-2013 50.000 04-09-2013 9618424 97-2013 10.000 17-09-2013 9631489 105-2013 15.000 25-09-2013 9634207 82-2013 300.000 26-09-2013 9635505 108-2013 50.000

Total 1.484.000 . ,

Fuente: Elaboracion propia UCE (Unidad de Control Externo) .


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