y Book he Tin TAbout Tiny ERP. Tiny ERP is a free software that boost productivity and profit through data integration. It connect and improve business processes; sales, finance, supply chain, project management, ...

Contact: sales@tiny.be Website: http://tinyerp.com Copyright 2005-TODAY, Tiny sprl

Table des matires

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Table des matiresQuestions A complterPreface Introduction * 1. Introduction ** 2. Audience 3. Structure de l'ouvrage ** Installation ** 1. Windows ** 2. Linux, Debian * Prise en main 1. L'interface ** 1. La premire fois... ** 2. L'cran de login ** 3. La fentre principale ** 4. A l'intrieur... ** 5. Les raccourcis ** 6. Les onglets ** 7. L'utilisation des formulaires ** 8. Les champs ** 9. Les icnes ** 10. La barre de menu ** 11. Les requtes ** 2. Concepts rcurrents ** 1. Fentre de recherche ** 2. Arbres ** 3. Sequences ** 4. Vues / Filtres ** 5. Listes ditables ** 6. La navigation par clic droit * Les fonctions de l'entreprise ** 1. CRM ** 1. Les partenaires ** 2. Suivi des cas ** 3. Les vnements Clients ** 4. Paramtrage de la CRM ** 5. Fiche Technique CRM ** 2. Comptabilit et finance ** 1. Gestion du plan comptable ** 2. Gestion des journaux ** 3. Suivi des factures ** 4. Saisie d'critures ** 5. Traitments priodiques ** 6. Traitements de fin d'annes 7. Le flux intgr ** 8. Les Budgets ** 10/11/06

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Table des matires 9. Comptabilit Analytique ** 10. Paramtrage du module ** 11. Fiche Technique Comptabilit ** 3. Ressources Humaines 1. Introduction ** 2. Gestion par affaire ** 3. Systme de Pointage ** 4. Fiche Technique Ressources Humaines ** 4. Les produits ** 1. Les catgories de produits ** 2. La fiche produit ** 3. Les listes de prix ** 5. Gestion de stock * 1. Introduction ** 2. Les fonctions de base * 1. La Picking list ** 2. Les mouvements de stock ** 3. Les transferts de lots ** 4. La localisation des produits ** 5. Etats des stocks ** 6. Les inventaires ** 3. La tracabilit * 4. Intgration la comptabilit * 5. Paramtrage du module * 6. Fiche Technique Gestion de stock 6. Les achats * 1. Le flux des achats * 2. Commande fournisseur * 3. Les approvisionnements * 1. Le flux de rapprovisionenemnt * 2. Le calcul des besoins * 3. Les rgles de point de commande * 4. Fiche Technique Fournisseurs * 7. La gestion commerciale * 1. Le flux de vente * 2. L'avantvente * 3. Rdiger un devis * 4. Gestion des livraisons * 5. Paramtrage du module * 6. Fiche Technique Gestion commerciale* 8. Gestion de production 1. Le flux de production* 2. Les nomenclatures* 3. Les gammes* 4. Les ordres de production* 5. Suivi de production* 6. Fiche Technique G.P.A.O.* 9. La gestion de projet 1. Dfinition d'un projet* 2. Les tches* 3. La gestion de projet* 4. Fiche Technique Gestion de projets* 10. Oprations Marketing* 1. Le flux marketing* 2. Cration d'une campagne* 3. Suivi des prospects* 4. Fiche Technique Marketing

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Table des matires 11. Intgration eCommerce* 1. Le flux eCommerce 2. Installation* 3. Utilisation* 4. Fiche Technique 12. Administration du systme* 1. Les utilisateurs, groupes et rles* 2. Les gestion des droits* 3. Les squences personnalises* 4. Les audits utilisateurs* Organisation du projet Tiny ERP * 1. Les diffrents acteurs* 2. Les modules optionnels* 3. Le modle conomique* La mise en oeuvre** 1. Installation 2. Plan de configuration 3. Importation des donnes** 1. Importation des partenaires** 2. Importation des produits** Conclusions Remerciements TODO

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Questions

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QuestionsMettre ici toutes les questions que: vous vous posez aprs lecture du Tiny Book vous ne trouvez pas de rponse dans le book

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Preface

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PrefaceLionel Darnis, Sednacom a accept de faire la prface. Il est le directeur du premier partenaire officiel Tiny ERP; Sednacom. Sednacom est une PME de 6 personnes. Ils ont implment Tiny ERP pour toute la gestion des achats du groupe Costes, et pour un magasin du groupe dcathlon (300 nouveaux sont prvus dans les 5 ans sur Tiny ERP).

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Introduction

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IntroductionDepuis quelques annes, l'apport des systmes d'information la comptitivit des entreprises devient de plus en plus visible. Ces derniers sont passs d'outils chargs de traiter des oprations rptitives des outils de pilotage et d'optimisation de l'activit quotidienne. Aujourd'hui, les logiciels de gestion intgrs sont mme souvent l'origine de l'obtention d'un avantage concurrentiel. L'organisation base sur des dpartements, structures verticales, clate et l'intgration autour de processus est la rponse journalire au besoin de ractivit, de fiabilit et d'anticipation des entreprises. Il faut tre capable de se comprendre, de travailler efficacement entre commerciaux, techniciens, comptables et logisticiens d'une mme entreprise pour optimiser le fonctionnement global. Pour cela, il faut un langage commun, des rfrentiels, des pratiques et des modes de communication partags. Les ERP (Enterprise Ressource Planning) constituent l'outil idal pour une telle organisation de l'entreprise. Seulement, les risques et les cots d'intgration ont toujours t aussi importants que les avantages procurs par de tels systmes. C'est pourquoi moins de 5% des petites et moyennes entreprises sont aujourd'hui quipes d'un ERP. De plus, les gants diteurs tels que SAP, Microsoft ou Oracle n'ont jamais pu concilier la puissance et l'exhaustivit d'un ERP avec la simplicit et la flexibilit attendue par les utilisateurs. Or ces critres sont exactement ce que recherchent aujourd'hui les petites et moyennes entreprises. Les modles conomiques et de dveloppement du logiciel libre ont pu apporter une solution adquate ces problmes non rsolus de cot et de qualit de ce type de logiciel. Pour rendre accessible les ERP aux petites entreprises, il a d'abord fallu rduire les cots. Le logiciel libre a alors permis de supprimer un intermdiaire (le distributeur), de diminuer les cots de dveloppement grce la rutilisation de logiciels libres, de rduire considrablement les cots commerciaux et marketing par la libre publication du logiciel. Pour ce qui est de la qualit du logiciel libre, nous pouvons dire que celleci est le rsultat d'une libre interaction entre des milliers de contributeurs et partenaires travaillant sur le mme projet. Il est important qu'un tel logiciel ne soit pas conu par un seul diteur mais par des spcialistes en de nombreux domaines. En effet, on ne peut pas tre la fois comptable, technicien, commercial, spcialiste en qualit ISO9001, spcialiste en agroalimentaire, connatre les us et coutumes du domaine pharmaceutique, etc. Pour cela, quoi de mieux qu'un rseau mondial de partenaires et contributeurs. Chaque acteur apporte sa pierre l'difice, selon ses comptences mtiers. Nous allons voir tout au long de cet ouvrage, que lorsque ce travail est bien organis, le rsultat attendu dpasse toutes les esprances. Mais le vritable challenge dans le dveloppement est de rendre ces solutions simples et flexibles, aussi compltes soientelles. Mais pour aboutir ce niveau de qualit, il faut un chef d'orchestre capable d'organiser toutes ces activits. Ainsi, l'quipe de dveloppement de l'diteur Tiny est principalement charge de l'organisation, la synchronisation et la cohrence du logiciel. Et Tiny ERP excelle dans ces domaines ! Grce son extrme modularit, les dveloppements collaboratifs ont pu tre parfaitement intgrs, permettant chaque entreprise de choisir parmi une grande liste de fonctions disponibles. Comme la plupart des logiciels libres, l'accessibilit, la flexibilit et la simplicit sont les matres mots du dveloppement. En effet, on ne peut plus se permettre de former les utilisateurs pendant plusieurs mois sur le systme puisque ceuxci peuvent le tlcharger et l'utiliser directement. Vous trouverez ainsi des modules pour tous les types de besoins, permettant chaque entreprise de construire son systme sur mesure par le simple assemblage et paramtrage de modules. Il y a des dizaines de modules qui vont du module trs spcifique tel que l'interface EDI pour l'agroalimentaire qui a t utilis pour l'interface avec les magasins Match et Leclerc jusqu'au simple module d'automatisation de la commande de sandwichs midi, en 10/11/06

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Introduction tenant compte des prfrences gastronomiques des employs.

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Et les rsultats sont impressionnants. Tiny ERP est le logiciel de gestion le plus tlcharg au monde avec plus de 500 installations par jour. Il est disponible en 16 langues et possde un rseau de partenaires et contributeurs mondial. Plus de 200 dveloppeurs participent au projet sur le systme de dveloppement collaboratif Tiny Forge. A notre connaissance, Tiny ERP est le seul systme de gestion qui est la fois utilis par de grands comptes mais galement par des indpendants. Cette diversit est l'image de la solution: un rapport lgant entre l'tendue fonctionnelle du logiciel et une trs grande accessibilit. Et cette diversit se retrouve galement dans les secteurs et mtiers qui utilisent le logiciel: agroalimentaire, textiles, socits de services, production, pharmaceutique, libraires, huissier de justice, ventes publiques, informatique, ngoce, etc. Enfin, un tel logiciel n'a pu voir le jour que par une exceptionnelle qualit du code, de l'architecture et les technologies libres utilises. En effet, vous allez tre trs surpris de dcouvrir lors de l'installation que Tiny ERP fait moins de 1Mb: il tient sur une disquette ! On est bien loin de cette image d'"usines gaz" qu'ont acquise les ERP propritaires au cours de ces dernires annes...

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A qui s'adresse cet ouvrage ?

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A qui s'adresse cet ouvrage ?Chapitre crire entirement ! Doit tre tir sur les avantages procurs/besoins recherchs par rapport aux: indpendants petites et moyennes entreprises grands comptes

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Structure de l'ouvrage

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Structure de l'ouvrageLa premire section traite de l'installation du logiciel. Deux systmes d'exploitation ont t abords: Windows et Linux/Debian. Vous allez y trouver dans la premire partie l'installation du serveur et de la base de donnes, tandis que la seconde partie est ddie au client. Ensuite, les chapitres qui suivent traitent chacun d'une fonction de l'entreprise. Dans l'ordre, les fonctions suivantes sont analyses: la gestion de la relation client, la comptabilit et finance, les ressources humaines et lignes d'horaires, la gestion de stock, le suivi des achats et approvisionnements, la gestion commerciale, la gestion de production, la gestion de projet, la fonction marketing, l'interface avec un site eCommerce et l'administration du systme. Ces diffrents chapitres sont tous structurs de la mme manire. La premire section traite de la dfinition de la fonction, de son rle et son intgration dans la globalit de l'entreprise. Cette section est principalement reprsente par le flux d'informations. Elle est principalement utile l'administrateur systme, dsireux de comprendre les relations entre tous les documents. Ensuite, les diffrentes oprations sont dcrites d'un point de vue utilisateur. Puis, une section est donne pour le paramtrage du module, utile pour la configuration initiale du logiciel. Enfin, les chapitres terminent par une fiche technique qui reprend toutes les fonctionnalits du module. Cellesci peuvent tre trs utiles pour vous aider valuer la concordance du logiciel par rapport des besoins spcifiques. Aprs cet aperu des fonctions de l'entreprise, nous allons traiter la mise en oeuvre du logiciel. Cette mise en oeuvre est vue en 3 phases: l'installation pour la mise en production, la configuration initiale du systme et l'importation des donnes. Nous terminerons alors par un chapitre qui dcrit l'organisation du projet Tiny ERP. Nous y dcrivons le modle conomique garant de la prennit du logiciel, le rles des diffrents acteurs dans l'volution du produit et un aperu des nombreux modules optionnels disponibles.

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Installation de Tiny ERP

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Installation de Tiny ERPVous pouvez installer Tiny ERP sur de nombreux systmes d'exploitation. Nous allons traiter ici l'installation du client et du serveur TinyERP sur les systmes d'exploitation Microsoft Windows et la distribution Debian GNU/Linux. Ces deux exemples d'installation sont effectus par des installeurs automatiques respectifs pour les deux systmes d'exploitation.

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Installation de Tiny ERP sur Windows 2000/XP

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Installation de Tiny ERP sur Windows 2000/XPContenu du chapitreBesoins sur le systme Les Dpendances Installation de PostgreSQL Tlchargement de PostgreSQL Installation de PostgreSQL 8 Prparation d'une nouvelle base de donnes pour Tiny ERP Server Installation de Tiny ERP Server Tlchargement de Tiny ERP Server Installation de Tiny ERP Server Prparation du serveur pour le premier dmarrage Tiny ERP Prompt Dcider l'utilisation du Premier dmarrage avec Premier dmarrage avec Premier dmarrage avec serveur donnes de dmonstration base de donnes vide une version de Tiny ERP Server mise jour

Dmarrage du serveur A partir de l'invite de commande A partir du menu principal A partir du gestionnaire des services Windows Surveillance de Tiny ERP Server Configurer Tiny ERP Server Installation de Tiny ERP Client Tlchargement de Tiny ERP Client Installation du Client Dmarrage du client

Besoins sur le systmeLe serveur ne fonctionne que sur Windows 2000 et XP avec le disque dur formatt en NTFS (pas une partition FAT ou FAT32). Tiny ERP Server ne peut pas fonctionner sur Windows 98 ou ME, PostgreSQL 8 est le problme. Si vous souhaitez utiliser Tiny ERP, vous devez installer Tiny ERP Server et Tiny ERP Client

Les DpendancesPour installer Tiny ERP dans votre environnement de travail, vous devez installer : 1. La base de donnes PostgreSQL http://www.postgresql.org 2. Tiny ERP Server http://tinyerp.org 3. Tiny ERP Client Le serveur de Tiny ERP dpend directement de la base de donnes, il faut donc installer la base de donnes en premier. Le client ne peut fonctionner sans possibilit de connexion un serveur Tiny ERP. La connexion peuttre une connexion locale sur l'ordinateur mme ou bien par rseau sur un serveur distant.

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Installation de PostgreSQL

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Installation de PostgreSQLSi vous avez dj install et configur PostgreSQL, vous pouvez avancer la section de Prparation d'une nouvelle base de donnes.

Tlchargement de PostgreSQLTlchargez l'installeur de la base de donnes partir du site de PostgreSQL. Vous trouverez des archives contenant diffrentes versions de la base de donnes dans le rpertoire http://www.postgresql.org/ftp/binary/ Dans ce rpertoire il y a plusieurs versions, n'hsitez pas prendre la version la plus rcente. En entrant dans le rpertoire correspondant la version choisie, vous trouverez la version pour Windows dans le sousrpertoire win32

Installation de PostgreSQL 8Dcompressez l'archive dans un rpertoire. Attention, quatre fichiers vont apparatre, et ils vous sont tous ncessaires ! Lancez le programme d'installation en excutant le fichier nomm postgresqlX.Y.msi, avec X, Y comme numros de version Les premiers crans de l'installeur peuventtre laisss avec les choix par dfaut. Il s'agit du choix des composants qui vont tre installs. Il y a deux jeux de nom d'utilisateur et de mot de passe qui seront connatre plus tard : 1. Le premier identifiant est demand dans l'cran de Configuration du service (Service configuration). C'est la mise en place d'un compte spcial pour services qui assure le fonctionnement du serveur PostgreSQL. Vous n'aurez probablement pas besoin de ces identifiants par la suite, mais enregistrezles pour cas de besoin futur. 2. Le second identifiant est requis pour accder la base de donnes. Il est dfini dans l'cran Initialisation du cluster de la base (Initialise database cluster). Assurezvous de retenir ce nom d'utilisateur et le mot de passe correspondant. Vous en aurez besoin plus tard dans l'installation.

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Installation de PostgreSQL

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Dans l'cran de configuration du service, le champ Account domain (domaine du compte de service) devrait rester le mme que le nom du serveur. L'installeur remplit la valeur correcte par dfaut. Vous pouvez obtenir un avertissement disant que le mot de passe que vous avez fourni est trop faible pour protger correctement la base de donnes, dans ce cas vous pouvez remplacer le mot de passe par un mot de passe gnr automatiquement de faon alatoire. Vous pouvez bien sr garder votre mot de passe.

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Prparation d'une nouvelle base de donnes pour Tiny ERP Server Dans l'cran Initialisation du cluster de la base (Initialise database cluster) vous tes invit entrer un nom du superutilisateur et son mot de passe. Ce compte est un compte d'administrateur sans restriction d'accs et il sera utilis pour la cration de la base de donnes pour Tiny ERP Server. Les choix par dfaut dans le reste des crans n'ont pas besoin d'tre modifis.

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Vous avez maintenant un serveur de PostgreSQL install et configur. Vous devez maintenant crer une base de donnes pour Tiny ERP Server.

Prparation d'une nouvelle base de donnes pour Tiny ERP ServerSi vous possdez dj une base de donnes pour Tiny ERP ou si vous mettez votre installation jour, vous pouvez continuer la section suivante, Installation de Tiny ERP Server Pour crer la base de donnes correcte pour Tiny ERP Server, ouvrez l'invite de commande partir du menu principal de PostgreSQL :

L'invite s'ouvre directement dans le rpertoire d'installation de PostgreSQL et vous pouvez directement procder la cration de la base :createdb U encoding=UNICODE terp

1. terp sera le nom de la base de donnes qu'on va crer 2. database_superuser_username est le nom d'administrateur que vous avez choisi dans l'cran d'initialisation du cluster de la base. N'oubliez pas de spcifier l'option "Encoding". En effet, sans cette option, les donnes ne seront pas enregistres dans le bon format, et vous pourriez rencontrer des erreurs lors de l'utilisation de TinyERP !

Si vous voyez une commande avec du texte complter en accord avec votre configuration: La convention est de mettre le texte complter entre des crochets , en compltant vous ne devez pas mettre les crochets avec votre texte. Par exemple indique que vous devez mettre postgresadmin dans ce cas particulier. Exemple de commande :C:\Program Files\PostgreSQL\8.1\bin>createdb U postgresadmin encoding=UNICODE terp

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Installation de Tiny ERP ServerPassword: CREATE DATABASE C:\Program Files\PostgreSQL\8.1\bin>

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L'affichage en sortie peut varier, et si vous tes invit entrer le mot de passe une deuxime fois, saisissez le une deuxime fois. Vous pouvez entrer la mme commande une deuxime fois, et aprs la saisie du mot de passe, vous verrez l'erreur suivante :

Cette erreur vous signale que la base de donne que vous avez tent de crer existe dj. Ainsi vous avez une installation complte et fonctionnelle de PostgreSQL. Vous pouvez procder l'installation de Tiny ERP Server.

Installation de Tiny ERP ServerTlchargement de Tiny ERP ServerVous trouverez l'installeur de la dernire version de Tiny ERP Server l'adresse suivante http://www.tinyerp.org/download.php Tlchargez le fichier tinyerpserverX.Y.Z.exe.

Installation de Tiny ERP ServerL'application du serveur s'installe de faon automatique. Tiny ERP Server s'installe dsormais en tant qu'un service Windows. C'estdire vous n'avez plus dmarrer le serveur chaque dmarrage d'ordinateur et il tourne sans besoin d'ouvrir une session utilisateur. A la fin de l'installation le guide d'installation propose d'ouvrir le Tiny ERP Prompt, la ligne de commande, d'o vous pouvez prparer votre serveur comme suit.

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Prparation du serveur pour le premier dmarrage

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Prparation du serveur pour le premier dmarrageLe service Windows pour Tiny ERP Server est install lors de l'installation et est configur pour dmarrer automatiquement lors le dmarrage du systme. Le fichier de configuration est dsormais enregistr dans le rpertoire d'installation, par exemple dans :C:\Program Files\Tiny ERP Server\etc\tinyerpserver.conf

Tiny ERP PromptA la fin de l'installation, le guide d'installation propose d'ouvrir une ligne de commande Tiny ERP Prompt. Pour dmarrer le serveur manuellement, dmarrez l'invite de commandes Windows et naviguez dans le rpertoire d'installation dans "C:\Program Files\Tiny ERP Server\bin\":

Vous pouvez galement dmarrer Tiny ERP Prompt partir du menu dmarrage qui vous amne directement dans le rpertoire du serveur, ainsi vous pourrez excuter les commandes directement:

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Prparation du serveur pour le premier dmarrage

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Vous devez initialiser le serveur ERP et enregistrer les configurations pour que le service soit capable de dmarrer automatiquement. Vous devriez galement prciser un fichier de log afin d'avoir la sortie de l'excution du serveur. Une fois dans le rpertoire du serveur, saisissez cette commande, mais ne l'excutez pas encore:tinyerpserver.exe d r w db_host=localhost db_port=5432 logfile="" s stopafterinit

L'initialisation de Tiny ERP Server consiste fournir les informations ncessaires pour la connexion la base de donnes PostgreSQL et l'indication du choix des structures charger. Voici l'explication des options utilises : 1. d : Nom de la base de donnes cre pour Tiny ERP Server 2. r : Nom de l'administrateur de PostgreSQL. 3. w : Mot de passe de l'administrateur. 4. db_host= : Adresse du serveur o se situe le serveur PostgreSQL, si vous avez install PostgreSQL sur le mme ordinateur que Tiny ERP Server, vous pouvez entrer localhost, sinon l'adresse IP/nom du serveur distant. 5. db_port= : Numro du port sur lequel coute PostgreSQL. Par dfaut c'est 5432. 6. s : Cette option permet de sauvegarder les options dans la configuration du serveur. Ceci permet d'obtenir une meilleure securit, car on n'est pas oblig de dmarrer le serveur chaque fois avec le mot de passe en clair. 7. stopafterinit: Cette option sert arrter le serveur aprs l'initialisation. 8. '''logfile="": spcifie le fichier o seront enregistres les informations lors de l'excution du serveur. Avant l'excution de cette commande vous devez dcider pour quel usage vous allez utiliser Tiny ERP: procdez la section suivante! La commande est sur une seule ligne, les autres commandes longues le sont galement.

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Dcider l'utilisation du serveur Commande type :

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tinyerpserver.exe d terp r postgresadmin w postgresadminpasswd db_host=localhost logfile="C:\Program Files\Tiny ERP Server\tinyerpserver.log" db_port=5432 s stopafterinit

Ici vous devez entrer le nom d'utilisateur et mot de passe initialis dans l'cran Initialise database cluster. Quand vous excuterez la commande d'initialisation, si vous avez spcifi un fichier de log, vous ne verrez rien dfiler dans la fentre du prompt. Tout est crit dans le fichier de log. Vous n'avez qu' attendre que le prompt vous redonne la main.

Dcider l'utilisation du serveurVous avez trois possibilits pour le premier dmarrage. Cette partie est trs importante car l'initialisation correcte des donnes peut s'avrer cruciale. Vous pouvez initialiser la base de donnes par Tiny ERP Server afin de : 1. Observer le systme avec des donnes de dmonstration. Dans ce cas le serveur chargera des exemples de diffrents objets de l'ERP (produits, partenaires, comptes analytiques, etc.) 2. Initialiser le systme avec une base de donnes vide (sans donnes de dmonstration). Dans ce cas vous pouvez commencer crer votre propre structure correspondant votre entreprise. 3. Mettre jour l'installation d'une version prcdente.

Premier dmarrage avec les donnes de dmonstrationAfin d'initialiser Tiny ERP Server avec les donnes de dmonstration, vous devez ajouter cette option la commande plus haut:init=all

Commande exemple:tinyerpserver.exe d terp r postgresadmin w postgresadminpasswd db_host=localhost logfile="C:\Program Files\Tiny ERP Server\tinyerpserver.log" db_port=5432 s stopafterinit init=all

Cette commande initialise Tiny ERP Server et remplit sa base de donnes PostgreSQL avec les donnes de dmonstration.

Premier dmarrage avec base de donnes videExcutez la commande avec l'option qui exclue les donnes de dmonstration:withoutdemo=all

a va charger tous les modules, mais ne va pas charger les donnes de dmonstration. Commande exemple:tinyerpserver.exe d terp r postgresadmin w postgresadminpasswd db_host=localhost logfile="C:\Program Files\Tiny ERP Server\tinyerpserver.log" db_port=5432 s stopafterinit withoutdemo=all

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Premier dmarrage avec une version de Tiny ERP Server mise jour Si vous avez dj initialis la base de donnes et vous avez charg les donnes de dmonstration, vous pouvez recrer une nouvelle base de donnes

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Premier dmarrage avec une version de Tiny ERP Server mise jourExcutez la commande avec l'option qui met jour les structures de donnes:update=all

Commande exemple:tinyerpserver.exe d terp r postgresadmin w postgresadminpasswd db_host=localhost logfile="C:\Program Files\Tiny ERP Server\tinyerpserver.log" db_port=5432 s stopafterinit update=all

Dmarrage du serveurMaintenant le serveur ERP tant initialis et les configurations enregistres, vous pouvez dmarrer enfin le service de Tiny ERP Server. Dans le menu nous avons encore conserv l'icne qui excute directement le serveur ERP, mais ce n'est que pour des raisons de tests et de dboggage.

A partir de l'invite de commandeVous pouvez prsent dmarrer Tiny ERP Server service partir d'une invite de commandes avec une commande simple:net start tinyerpservices

Vous pouvez galement arrter le service d'une facon similaire, par exemple quand le service est en excution, mais vous devez le redmarrer:net stop tinyerpservices

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A partir du menu principal

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A partir du menu principalVous pouvez galement contrler le service partir du menu des programmes :

A partir du gestionnaire des services WindowsLe service et quelques informations sur l'excution sont galement disponibles dans le Gestionnaire de l'ordinateur dans les Outils d'administration.

Le service d'enregistrement des messages offre des informations complmentaires sur l'excution du service de Tiny ERP Server. Dans le gestionnaire des services vous pouvez galement dfinir les actions entreprendre lors d'une dfaillance du serveur.

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Surveillance de Tiny ERP Server

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Surveillance de Tiny ERP ServerVous pouvez trouver les informations de dmarrage et d'arrt dans l'observateur d'vnements. La sortie d'excution de Tiny ERP Server peuttre consult dans le fichier de log que vous aurez spcifi dans la commande d'initialisation. tant donn que le serveur s'excute en tant que service Windows, il n'a aucune sortie de messages lors de l'excution. La seule solution est de dfinir un fichier de log. Vous pouvez surveiller si Tiny ERP Server est en excution en ouvrant le Gestionnaire des tches de Windows et en regardant dans l'onglet Processus vous verrez TinyERPServerService.exe et tinyerpserver.exe et que ces deux processus sont excuts en tant que utilisateur SYSTEM.

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Configurer Tiny ERP Server

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Configurer Tiny ERP ServerLe menu de Tiny ERP Server contient un lien direct au fichier de configuration utilis par le service. De cette faon vous pouvez diter la configuration et ensuite redmarrer le service afin de charger les nouvelles configurations.

Soyez extrmement prudent lors de l'dition directe du fichier de configuration, vous pouvez casser l'ensemble du systme avec des valeurs incorrectes.

Installation de Tiny ERP ClientL'installation du client est trs simple grce l'installeur automatis. Avant d'installer Tiny ERP Client, veuillez installer Tiny ERP Server! Le client ne peut fonctionner sans le serveur. Vous pouvez installer l'application du serveur ERP sur le mme ordinateur ou sur un serveur distant accessible par rseau.

Tlchargement de Tiny ERP ClientVous trouverez l'installeur de la dernire version de Tiny ERP Client l'adresse suivante http://www.tinyerp.org/download.php Tlchargez le fichier tinyerpclientX.Y.Z.exe 10/11/06

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Installation du Client

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Installation du ClientL'application du serveur s'installe de faon automatique, vous pouvez choisir le rpertoire d'installation. Notez le rpertoire d'installation pour un usage ultrieur.

Dmarrage du clientLe programme d'installation cre des racourcis dans le menu principal et sur le bureau pour faciliter le lancement du client. Avant de tenter une connexion au serveur, assurezvous qu'il y a un serveur Tiny ERP qui est en excution soit sur l'ordinateur o s'excute le client, soit sur un serveur distant accessible par rseau. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez pas utiliser le logiciel client. Lorsque vous lancez le client pour la premire fois, vous serez invit remplir une enqute sur les usages de Tiny ERP dans votre entreprise. Ces informations sont un retour utile pour les dveloppeurs.

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Installation du Client

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Installation de Tiny ERP sur Debian GNU/Linux

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Installation de Tiny ERP sur Debian GNU/LinuxVous trouverez ici les instructions suivre pour installer Tiny ERP sur un systme Debian GNU/Linux. Les paquets ncessaires ainsi que les dpendances sont inclus dans les paquets de la distribution Debian.

Les dpendancesTiny ERP Server dpend directement des paquets suivants, qui sont donc obligatoires : Python (version au moins 2.3) liaisons Python pour la bibliothque XML liaisons Python pour libxslt1 module Python pour PostgreSQL bibliothque ReportLab permettant de crer des documents PDF avec Python Le serveur dpend galement de la base de donnes PostgreSQL, mais il n'est pas ncessaire d'avoir le serveur Tiny ERP et PostgreSQL sur le mme systme. Cette dpendance est donc parmi les dpendances recommandes. Voici donc les commandes pour installer Tiny ERP Server l'aide de apt : dpendances obligatoires (Tiny ERP version 3.3.01) :

aptget install adduser python pythonlibxml2 pythonlibxslt1 pythonpsycopg pythonreportlab py

dpendances recommandes :aptget install graphviz pythonimaging pythonpyparsing aptget install postgresql postgresqlclient

Installation du serveur Tiny ERPPour installer le serveur, il suffit d'excuter la commande suivante :aptget install tinyerpserver

A l'issue de l'installation, et si il trouve une connexion locale possible vers PostgreSQL, l'installeur automatique de Debian initialise une base de donnes pour l'ERP. Ainsi si c'est la premire fois que vous installez le serveur TinyERP, le serveur remplira automatiquement la base de donne terp avec les donnes de dmonstration. Dans ce cas vous pourrez alors vous connecter directement avec le client et explorer les donnes de dmonstration.

Prparation d'une nouvelle base de donnesVous pouvez crer une nouvelle base de donnes dans PostgreSQL afin d'y charger uniquement les structures de base sans les donnes de dmo.

Cration de base de donnesLors de l'installation du paquet de Tiny ERP Server, un compte utilisateur est ajout au systme : terp. Lorsqu'on dmarre le service tinyerpserver dans /etc/init.d/, le processus est excut sous ce nom. Il y a galement un profil dans PostgreSQL qui correspond ce compte utilisateur qui permet la connexion la base de donnes au service.

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Configuration de Tiny ERP Server

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La base de donnes qui va tre utilise par l'ERP doit appartenir ce profil, sinon il faut crer un nouveau profil auquel va appartenir la base. Pour crer une nouvelle base, il faut excuter la commande suivante :su postgres c "createdb U postgres O terp encoding=UNICODE terp"

Configuration de Tiny ERP ServerLa configuration du serveur se trouve dans/etc/default/tinyerpserver

Lorsque vous souhaitez modifier les paramtres de connexion la base de donnes, le nom de la base ou l'interface rseau sur laquelle coute le serveur ERP, il faut enregistrer ces donnes dans ce fichier et recharger le serveur ERP. Il est important de savoir que lorsqu'on modifie le nom de base utiliser, le serveur initialise la base avec les donnes de dmonstration la premire fois qu'il dmarre. Si vous avez cr une nouvelle base de donnes et vous souhaitez l'initialiser sans les donnes de dmonstration, arrtez le serveur ERP, crez la base de donnes, enregistrez les configurations et procdez la section suivante qui indique comment initialiser la base proprement.

Initialisation de Tiny ERP ServerAfin d'initialiser une nouvelle base de donnes vide, il faut excuter la commande suivante :su postgres c "/usr/sbin/tinyerpserver withoutdemo=all d newdbname"

avec pour newdbname le nom de la base que vous avez cr pralablement et qui est donc vide. Vous pouvez biensur ajouter toute option du serveur ncessaire pour que l'initialisation s'excute correctement. Cette opration charge les structures ncessaires pour le fonctionnement du serveur ERP.

Dmarrage de Tiny ERP ServerLe serveur ERP est dmarr par dfaut dans les runlevels habituels, et donc le service est disponible ds le dmarrage du systme. Si vous souhaitez interrompre l'excution et relancer le serveur, vous pouvez le faire l'aide du script d'initialisation du service :/etc/init.d/tinyerpserver

avec des options classiques (start|stop|restart)

Installation de Tiny ERP ClientL'installation de Tiny ERP Client peut se faire l'aide de la commande :aptget install tinyerpclient

Cette commande va installer toutes les dpendances ncessaires pour le client, et vous pouvez vous connecter immdiatement un serveur Tiny ERP.

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Informations supplmentaires

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Informations supplmentairesPour obtenir des informations supplmentaires, concernant la gestion des localisations par exemple, vous pouvez consulter le fichier/usr/share/doc/tinyerpserver/README.Debian

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Prise en main de l'interface

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Prise en main de l'interfaceCommenons par tudier l'interface graphique du client Tiny ERP. Dans cette section, nous allons apprendre se connecter auprs du serveur Tiny ERP, utiliser les fonctionnalits de base du logiciel, naviguer dans les menu et les formulaires. Les fonctionnalits plus avances sont galement dcrites, telles que les raccourcis clavier, les requtes, les structures en arbre et autres facilits du logiciel. Tous les documents, les modules et les diffrentes fonctions de Tiny ERP possdent une interface homogne. Une fois cette premire approche matrise, vous allez pouvoir naviguer et utiliser tous les modules de Tiny ERP.

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La premire fois...

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La premire fois...Lors du premier dmarrage du client Tiny ERP, un cran de sondage apparat.

Cet cran vous permet de participer un sondage ralis par Tiny, la socit ditrice de Tiny ERP. Les diffrents champs sont optionnels et vous pouvez les laisser vides avant de cliquer sur le bouton valider. Le sondage en question permet aux dveloppeurs d'avoir une meilleure perception du type de personnes qui utilisent le systme, et ainsi de pouvoir mieux cibler les dveloppements futurs. Cette fentre n'apparat que la toute premire fois Il se peut que le sondage soit affich dans une autre langue que le franais ou l'anglais. En effet, celuici prend automatiquement la langue configure par dfaut sur votre ordinateur. Une fois connect au systme, Tiny ERP peut prendre les donnes configures pour votre compte utilisateur et vous allez pouvoir changer la langue par dfaut.

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L'cran de connection

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L'cran de connectionAvant de pouvoir commencer utiliser Tiny ERP, il est ncessaire de vous identifier auprs du serveur. C'est pourquoi la premire fentre qui s'ouvre est la fentre d'identification. Selon la configuration de votre systme, il est possible que cette fentre ne s'ouvre pas automatiquement au dmarrage. Vous pouvez alors l'obtenir grce la barre de menu du dessus: Fichier > Connecter.

Dans cette fentre, vous pouvez entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si c'est la toute premire installation, deux utilisateurs ont t crs, vous permettant de tester le systme. Utilisateur admin demo Mot de Passe admin demo Droits d'accs Accde toutes les fonctions installes Vue limite aux fonctions utilisatrices

Changer de serveurLors de la premire utilisation de Tiny ERP, ou si la configuration du serveur a chang, il se peut que vous deviez spcifier l'adresse et le port de celuici.

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L'cran de connection

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Pour accder ces paramtres que vous ne devrez certainement rentrer qu'une seule fois, cliquez sur l'icne en forme de flche se trouvant gauche de Paramtres du serveur. Apparatront alors les champs Serveur et Port que vous pouvez modifier. Tiny ERP enregistre automatiquement ces paramtres en mmoire pour la prochaine connection. Si le serveur tourne sur la mme machine que le client, conservez "localhost" comme adresse du serveur. 8069 est le port utilis par dfaut l'installation du serveur.

Il est conseill d'utiliser l'adresse IP de la machine sur laquelle est install le serveur Tiny ERP. Cependant, si votre rseau le permet, vous pouvez galement utiliser le nom de la machine.

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La fentre principale

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La fentre principaleAprs avoir t identifi, la fentre principale de Tiny ERP apparat devant vous. Cette fentre comporte plusieurs sections que nous allons dcouvrir ensemble.

Les icnesLes icnes sont toujours prsentes, elles vous permettent d'effectuer une grande partie des manipulations usuelles (ouvrir, sauver, rechercher, ...) et ne changent jamais d'un formulaire l'autre. Nous dtaillerons les diffrentes icnes plus loin.

La barre d'tatLa barre d'tat est un autre composant de la fentre de Tiny ERP qui reste toujours visible. Dans cette barre vous pouvez retrouver (de gauche droite):

les raccourcis claviers. 10/11/06

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Le menu le nom et le prnom de l'utilisateur actuellement enregistr. l'adresse et le port du serveur. les informations relatives aux requtes.

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Les requtes sont une sorte de messages privs envoys aux utilisateurs pour les informer de choses importantes. Les requtes servent galement de systme de communication interne entre les diffrents utilisateurs. Nous en reparlerons plus loin. Il se peut qu'un cadenas soit visible dans la barre d'tat. Dans ce cas, cela signifie que vous tes connect en mode scuris. (via la protocole HTTPS). La notation ^N reprsente la combinaison des touches +

Le menuLa dernire partie fixe de l'interface est le menu. Ce menu comporte diffrentes sections qui permettent de faire des actions diffrentes.

Fichier: des actions gnrales. Utilisateurs: des actions propres l'utilisateur courant. Formulaire: des actions sur l'enregistrement ou le formulaire courant. Plugins: lancer un plugin sur l'enregistrement courant. Help: obtenir de l'aide ou des informations sur Tiny ERP. Certaines lettres sont soulignes dans les lments du menu. Ce sont les touches de raccourci clavier. Si le menu est dj focalis, il suffira d'appuyer sur cette touche pour ouvrir le menu concern (ex: ouvrira le menu Options). Il est galement possible d'ouvrir un menu de n'importe o dans l'application avec la combinaison des touches + (ex: + ouvrira le menu Aide)

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A l'intrieur...

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A l'intrieur...Outre les diffrents lments que nous venons de voir, la fentre principale de Tiny ERP, celle qui s'affiche aprs que vous vous soyez identifi, contient galement le menu proprement dit. Ce menu peuttre diffrent selon les droits de l'utilisateur connect. Il dpend galement de l'installation de l'entreprise.

Le menu de Tiny ERP est arborescent. Cela signifie que chaque lment du menu en contient un ou plusieurs. On peut "ouvrir" chaque menu ou sousmenu en cliquant sur l'icne se trouvant gauche ( ) de l'lment de menu que l'on souhaite "dplier". Une fois le menu "dpli" comme souhait, vous pouvez ouvrir un formulaire en doublecliquant sur l'lment du menu concern.

Les rpertoires de menu, reprsents par un dossier entrouvert, ne sont gnralement pas associs des formulaires. Si on doubleclique sur un menu qui n'a pas de formulaire associ, un message d'alerte apparat pour dire qu'il n'y a pas d'action associe ce menu. Lors de votre premire connection au systme, le menu s'affiche en anglais mme si vous avez correctement charg la langue franaise l'installation. C'est parce que le systme prend les prfrences de l'utilisateur connect pour slectionner la bonne langue. Pour passer en mode franais, utilisez le menu du dessus: Utilisateur > Prfrences. Slectionnez alors le franais. 10/11/06

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A l'intrieur...

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Ce changement de langue ne s'appliquera que pour les prochaines fentres ouvertes. Pour ouvrir un nouveau menu en franais, utilisez le menu du dessus: Fichier > Nouveau menu. (ou CTRL + T). Une autre solution est de se dconnecter et de se reconnecter via le menu 'Fichier'.

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Les raccourcis

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Les raccourcisDans la partie gauche de la fentre menu se trouvent les raccourcis utilisateur. Chaque utilisateur possde ses propres raccourcis. Cela vous permet d'avoir une compilation des menus frquemment utiliss afin d'accder au plus vite aux formulaires frquemment utiliss. Pour ajouter un tel raccourci, il suffit de se positionner sur le menu que l'on dsire ajouter aux raccourcis et appuyer sur l'icne ajouter ( ). Pour accder au formulaire associ ce menu, il suffira maintenant de doublecliquer sur son entre dans les raccourcis ou de slectionner l'entre concerne et de cliquer sur l'icne aller ( ).

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Les onglets

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Les ongletsDans Tiny ERP, lorsque l'on ouvre un formulaire, celuici s'affiche dans un nouvel onglet. On pourra naviguer d'un formulaire l'autre ou retourner au menu en cliquant sur l'onglet correspondant ce formulaire.

Ce systme d'onglet est trs pratique pour traiter plusieurs actions en mme temps. En effet, imaginez que vous tes en train de rdiger un devis pour un client. Le tlphone sonne et un autre client vous demande des informations. Vous pouvez laissez l'onglet concernant le devis ouvert, et ouvrir un nouvel onglet pour la fiche client correspondant la personne au tlphone. Une fois le coup de tlphone trait, vous pouvez fermer cet onglet et revenir sur le devis en cours. Attention, certains formulaires contiennent euxmme des onglets qui permettent de naviguer dans diverses parties d'un mme formulaire. L'image cidessus propose ainsi 5 onglets ("Informations", "Procurement (days)", "Names", "Descriptions", "Packaging") pour le formulaire de produit, qui est lui mme affich dans l'onglet "Product" au mme titre que "Menu", "Partners", "Sales Order" et "Language".

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L'utilisation des formulaires

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L'utilisation des formulaires

Dans un formulaire, on peut voir plusieurs sections se distinguer. dans la partie centrale, le formulaire proprementdit. en bas, une rglette d'informations. Dans cette rglette, on trouve deux sections: gauche: les informations sur l'enregistrement courant permettent d'indiquer le nombre d'enregistrement charg et celui qui est un mode d'dition. droite: l'tat des oprations sur cet enregistrement: sauvegard, invalide, ...

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Les champs

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Les champsDans les formulaires Tiny ERP, vous pouvez trouver des champs de diffrentes couleurs (blanc, gris et bleu).

Les champs blancs sont des champs que l'on peut qualifier de normaux, Les champs bleus sont des champs obligatoires, Les champs gris sont en lecture seule, ils ne peuvent pas tre modifis. Si l'on oublie de remplir un champ obligatoire ou qu'il n'est pas rempli tel que l'attend Tiny ERP, lors de l'enregistrement du formulaire, ce dernier ne sera pas sauvegard et le champ omis deviendra rouge.

Un message d'erreur apparatra galement dans la partie droite (zone "Status") de la rglette d'informations propre l'enregistrement.

Il se peut que le champ obligatoire ne se situe pas sur l'onglet courant du formulaire. Lorsque vous avez un message d'erreur dans la rglette d'informations, pensezdonc vrifier tous les onglets du formulaire.

Les types de champs:On dnombre onze types de champs dans Tiny ERP. Voici une liste et une description de chacun d'entre eux.

1. TexteSimple champ remplir d'un ou plusieurs mots. La taille de ce type de champ est limite en nombre de caractres. Si le texte que vous essayez d'introduire dans ce champ est plus long que la taille maximale, les caractres taps au clavier ne s'ajouteront plus l'cran.

2. NombreSimple champ remplir d'un nombre. On peut remarquer sur la droite du champ deux boutons (flche vers le haut / flche vers le bas). Ces boutons peuvent tre utiliss pour faire augmenter ou diminuer le nombre qui se trouve l'intrieur du champ.

Il existe deux types de champs nombres: les entiers et les nombres virgules flottantes.

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3. Date On peut galement faire augmenter/diminuer ce nombre en positionnant la souris audessus du champ et en utilisant la roulette.

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3. DateChamp remplir d'une date. Pour remplir ce champ, on peut cliquer sur le bouton se situant la droite du champ et symbolisant une loupe. Apparat alors une nouvelle fentre intgrant un calendrier, dans lequel il suffit de cliquer sur la date dsire et de valider son choix.

Les champs dates sont reprsents diffremment d'un pays l'autre. La reprsentation du champ est dfinie par la configuration de la machine sur laquelle vous vous trouvez. Il est donc toujours prfrable d'utiliser le calendrier pour remplir ce champ, si l'on ne connat pas le format exact. Trois types de champs date sont disponible dans Tiny ERP: Les dates simples, exemple: 04/05/1979 Les dates avec heures, exemple: 04/05/1979 06:43:36 Le heures simples: 06:43:36

4. SlectionPour remplir ce champ il suffit de cliquer sur le bouton figurant sa droite et symbolisant une liste droulante, et de choisir un lment de la liste.

5. Case cocherCe champ est reprsent par une case que l'on peut cocher ou dcocher.

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6. Description

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6. DescriptionC'est un champ quivalent au champ de type texte, mais plus grand dans lequel on peut donc mettre un texte plus long. Il n'y a pas de limite de taille pour les champs descriptions.

Il existe aussi une version du champ description avec des lments de mise en forme: gras, italique et soulign.

7. URL/EmailChamp servant indiquer des adresses de site internet ou des adresses de courrier lectronique. Pour se rendre l'adresse indique ou envoyer un mail via votre programme d'envoi de courriers lectroniques, il suffit de cliquer sur le bouton se trouvant la droite du champ.

Le type URL ou Email est dfini par le programmeur, ils ne sont donc pas interchangeables par l'utilisateur. S'il s'agit d'une URL n'oubliez pas d'indiquer le protocole (http:// ou ftp://) en dbut de l'adresse.

8. TraduisibleCes champs (gnralement texte ou description) peuvent tre traduits, il suffit de cliquer sur le drapeau droite du champ pour voir apparatre un popup permettant de donner les diffrentes traductions de ce champ.

Selon la langue de l'utilisateur, la valeur affiche dans ce champ peut tre diffrente. Il en est de mme pour les rapports. Ainsi, un bon de commande peut afficher le nom anglais ou franais du produit selon la langue par dfaut dfinie dans la fiche client. Pour qu'une langue soit disponible lors de la traduction, il faut qu'elle ait t ajoute lors de l'installation du logiciel.

9. Les relations multiplesCe champ marque la relation entre l'enregistrement courant et plusieurs autres enregistrements. Pour ajouter des relations on peut appuyer sur le bouton ajouter (add), ce qui ouvre une fentre de recherche. On peut galement ajouter des enregistrements en tapant le code DE MANIRE EXACTE ou une partie du nom de l'enregistrement ajouter et en appuyant sur ou sur le bouton ajouter.

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10. Les relations lies

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Si Tiny ERP ne trouve qu'un seul et unique rsultat, la fentre de recherche n'est pas ouverte et l'enregistrement est directement ajout. Exemple d'utilisation du type de champ many2many: un partenaire peut tre prsent dans une ou plusieurs catgories (je suis soustraitant, et un de mes fournisseurs est galement un bon client), et une catgorie peut comprendre un ou plusieurs partenaires.

10. Les relations liesCe champ marque galement la relation entre l'enregistrement courant et plusieurs autres enregistrements (de mme type ou de type diffrent). On peut crer directement l'enregistrement auquel on dsire se lier grce l'icne nouveau ( ) en haut droite du champ. Si cet enregistrement existe dj, on peut l'ouvrir grce l'icne ouvrir ( ) en haut droite du champ. Il est possible de naviguer entre les diffrents enregistrements lis grce aux icnes de navigation ( ).

Il existe une version liste de ce champ vers laquelle on peut basculer grce l'icne liste (

).

Un exemple d'utilisation du type de ce champ: Un partenaire peut possder plusieurs adresses (une adresse de livraison et une de facturation). Chaque adresse n'appartient qu' un seul partenaire. Ce champ est galement utilis, par exemple, pour la cration des diffrentes lignes de commande dans un bon de commande.

11. Les relations simplesCe champ marque la relation entre l'enregistrement courant et un autre enregistrement (de mme type ou de type diffrent). 10/11/06

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10. Les relations lies

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On peut crer directement l'enregistrement auquel on dsire se lier grce l'icne nouveau ( ) la droite du champ. Si cet enregistrement existe dj, on peut le rechercher grce l'icone rechercher ( ) la droite du champ. Une fois que la relation entre les deux enregistrements aura t tablie, l'icne rechercher ( ) se transforme en une icne ouvrir ( ).

En cliquant sur cette icne, il sera possible de voir et/ou modifier l'enregistrement auquel on se lie. Il est galement possible de rechercher un enregistrement en tapant son code DE MANIRE EXACTE dans le champ ou une partie de son nom et en appuyant ensuite sur . Attention, si vous avez indiqu le code ou le nom de l'enregistrement et que vous avez oubli d'appuyer sur , l'icne rechercher ne se transformera pas en icne ouvrir et le champ sera considr par Tiny ERP comme non rempli. Exemple d'utilisation du type de champ many2one : un groupe de commandes a t pass par un seul partenaire. Chaque commande rfrence donc le mme partenaire. Gnralement, les champs relations lies possdent leur quivalent relation simple dans la ressource associe.

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Les icnes

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Les icnesDans les premires pages du livre, nous avons rapidement survol les diffrentes icnes disponibles dans l'interface graphique du programme client de TinyERP. Revenons maintenant ces icnes, et approfondissons notre connaissance de ce qu'elles nous permettent de faire, savoir effectuer des manipulations sur la ou les ressources courantes (ex: un partenaire, un bon de commande, etc) lorsque l'on se trouve en mode liste ou formulaire. (nouveau): Cre un enregistrement vide. (Enregistrer): Sauvegarde l'enregistrement courant. (Effacer): Supprime l'enregistrement courant.

Si vous essayez de supprimer un enregistrement qui est utilis et requis par une autre ressource, TinyERP affichera alors un message d'erreur. (Rechercher): Ouvre la fentre de recherche propre la ressource courante. (Flches de navigation): Permettent de passer d'un enregistrement au prcdent/suivant. (Mode liste/Mode formulaire): Si on est en mode liste, on passe en mode formulaire et viceversa. (Action): Si la ressource courante ne propose qu'une seule action possible, lance cette action. Si la ressource courante permet proposer plusieurs actions, alors cliquer sur cette icne affiche la liste des actions disponibles. (Impression): Si la ressource courante ne propose qu'un seul rapport, Tiny ERP lance l'impression de ce rapport. Si la ressource courante propose plusieurs rapports, l'utilisateur doit choisir parmi les rapports disponibles. (Prfrences): Affiche et permet de modifier les prfrences relatives l'enregistrement courant. (Attachements): Affiche et permet de ajouter/modifier/supprimer les fichiers attachs relatifs l'enregistrement courant. (Fermer): Ferme l'onglet en cours.

Les icnes 'Action' et 'Impression' ont un comportement diffrent selon que vous tes en mode liste ou en mode formulaire. Si vous tes un mode formulaire, l'action ne porte que sur l'enregistrement affich l'cran, mme s'il y en a plusieurs de slectionns. Si vous tes en mode liste, l'action ou l'impression portera sur tous les lments slectionns. Cette distinction entre le mode formulaire et le mode liste est trs importante car elle permet d'utiliser de plusieurs faons une mme opration. Par exemple, vous pouvez imprimer une facture en mode formulaire ou imprimer la liste des factures impayes en mode formulaire. Et cela, avec la mme action. Les icnes 'Action', 'Imprimer', 'Prfrences' et 'Attachements' ne fonctionnent que si un enregistrement est slectionn. Pour effectuer ces actions sur un nouvel enregistrement, pensez le sauvegarder pralablement.

Les icnes du menuDans le menu se trouvent galement des icnes dont il est bon de connatre la signification; d'abord pour savoir ce qui va s'ouvrir devant vous, mais galement pour vous aider slectionner la bonne entre de menu en fonction du besoin. Par exemple, si vous dsirez saisir vos heures prestes; vous savez qu'afin de faciliter la vitesse de saisie, l'interface en question s'ouvrira en mode liste ditable. Vous n'allez donc pas cliquer sur un menu agrment d'une icne de type formulaire.

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Les icnes

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Passons en revue les diffrentes icnes: : Indique un menu sans action, mais contenant des sousmenus. Si vous doublecliquez dessus, vous obtiendrez un message d'erreur vous indiquant qu'aucune action n'est associe cette entre de menu. : Indique qu'un formulaire va s'ouvrir si vous cliquez dessus. : Indique qu'une liste va s'ouvrir si vous cliquez dessus. : Indique qu'un arbre va s'ouvrir si vous cliquez dessus. : Indique que le fait de doublecliquer sur l'entre dans le menu lance une action. Les rsultats peuvent tre divers; ouverture d'un nouvel lment (formulaire, liste, arbre), impression d'un rapport, affichage d'un questionnaire et attente de saisie de votre part... : Indique que doublecliquer sur l'entre de menu va dclencher l'impression d'un rapport. N'oublions pas que n'importe quel type de menu peut galement contenir des sous lments, de la mme manire que le font les entres de menu avec icne de type rpertoire ( ). Ainsi, il y a souvent plusieurs points d'entre vers le mme document dans Tiny ERP pour facilit l'accs rapide aux donnes.

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Les menus

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Les menusLe menu "Fichier"

Connecter: permet de se connecter un serveur Tinyerp (si vous tes dj connect, affiche un message vous informant que vous tes dj connect dans la barre d'tat, la place des raccourcis clavier). Dconnecter: permet de se dconnecter d'un serveur Tiny ERP (ne fonctionne que lorsqu'on est dj connect un serveur Tiny ERP). Nouvelle fentre: rouvre un onglet Menu. Fermer la fentre: ferme l'onglet courant. Quitter: ouvre une boite de dialogue vous demandant de confirmer votre volont de quitter l'application.

Le menu "Utilisateur"

Prfrences: permet de changer les prfrences (dont la langue) de l'utilisateur courant. Envoyer une requte: permet de crer une nouvelle requte. Lire mes requtes: permet de consulter les requtes qui m'ont t envoyes. Requtes en attente: permet d'obtenir la liste de mes requtes envoyes mais qui n'ont pas encore t traites par le destinataire. Nous verrons le concept et le principe de fonctionnement des requtes dans le chapitre suivant.

Le menu "Formulaire"

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Le menu "Options"

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New, Save, Delete, Find, Next, Previous, Switch to list/form ont la mme fonction que leurs homologues prcdemment cits dans la barre des icnes. Dupliquer: cre un enregistrement distinct, copie de l'enregistrement courant. Previous/Next Window: passe l'onglet prcdent/suivant. View logs: montre qui a cr et modifi l'enregistrement courant ainsi que les dates auxquelles ces vnements se sont produits. Go to resource ID... : va directement sur un enregistrement si on en connat l'identifiant. Open: ouvre le menu slectionn. Reload/Undo: recharge l'enregistrement courant sans tenir compte des modifications apportes. Repeat latest action: rpte la dernire action ou impression. Preview in PDF/editor: montre le/un rapport sur l'enregistrement courant en format PDF/Office. Export datas: exporte les enregistrements slectionns en CSV ou vers MS. Excel. Vous avez la possibilit de slectionner les champs exporter. Import datas: importe des enregistrements CSV du type de la ressource courante.

Le menu "Options"

Menubar: permet de choisir le mode de reprsentation de la barre d'icnes; avec icnes uniquement, avec texte seulement, ou avec icnes et texte

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Le menu "Plugins" Client Mode: passe du mode normal" au mode PDA. Le mode PDA montre les formulaires en une seule colonne, ce qui permet de les visualiser plus aisment sur un cran avec une faible rsolution. Des lments superflus comme la barre de status ne sont plus visibles en mode PDA.

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Print: fautil prvisualiser les documents avant de les imprimer ?

Save options: Enregistre les options slectionnes pour le prochain dmarrage du client Tiny ERP.

Le menu "Plugins" Excute a plugin: affiche la liste des plugins disponibles. Celleci dpend de votre installation. Le principal plugin est l'affichage du processus courant grce au systme BPM (Business Process Management) intgr Tiny ERP.

Les plugins sont communs pour tous les types de ressources.

Le menu "Aide"

Demande de support: permet d'introduire une demande de support chez Tiny ERP ou chez un partenaire officiel. Pour avoir la garantie d'une rponse, cela ncessite un contrat de support chez une socit de service partenaire de Tiny ERP. Manuel utilisateur: ouvre votre navigateur favori sur le Manuel d'utilisation de Tiny ERP. Aide contextuelle: ouvre galement le manuel d'utilisation mais se positionne directement sur la page concernant la ressource courante. Tips: ouvre les astuces Tiny ERP. Licence: montre le texte de la GPL v2 (licence sous laquelle Tiny ERP est publi). A propos: montre les informations relatives Tiny ERP et l'diteur Tiny sprl.

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Les requtes

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Les requtesLes requtes constituent un systme de messagerie interne Tiny ERP. Elles sont utilises pour: envoyer des messages d'autres utilisateurs, envoyer des rappels dans le temps d'autres utilisateur ou soimme, recevoir des alertes gnres automatiquement par Tiny ERP: tats de stock, rsultat du calcul des besoins, etc. Outre ceci, chaque requte peut galement se voir adjoindre un lien vers une ou deux ressources de Tiny ERP afin d'augmenter l'utilit du message faire passer. Vous pouvez ainsi planifier une requte qui sera envoye un de vos collaborateurs dans 15 jours, pour lui rappeler de tlphoner au fournisseur pour vrifier la baisse de prix d'un produit que vous utilisez, avec un lien vers le contact utiliser pour joindre le fournisseur, ainsi qu'un autre lien vers le produit concern, avec le dernier prix disponible aujourd'hui.

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Les concepts rcurrents

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Les concepts rcurrentsVous venez d'avoir un premier aperu de l'interface utilisateur de Tiny ERP, et vous avez appris utiliser les icnes bon escient, comprendre les divers lments du menu, et savoir o et comment rechercher de l'information. Nous conseillons au lecteur d'installer et d'essayer d'utiliser Tiny ERP cette phase de la lecture. Dans les sections qui suivent, nous allons pousser la dcouverte plus loin, avec l'explication de quelques concepts sans cesse prsents. Assurezvous d'avoir bien compris le contenu de cette section avant de procder plus en avant avec Tiny ERP; en effet, cette section contient tout ce que vous ne savez pas encore sur l'utilisation de Tiny ERP, mais qui vous est ncessaire pour arriver l'utiliser en tirant parti de toute sa puissance.

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La fentre de recherche

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La fentre de rechercheLa fentre de recherche est l'outil de base vous permettant de trouver les enregistrements auxquels vous dsirez accder. Si vous souhaiter visualiser ou modifier un enregistrement, la premire opration est de le rechercher avant de le modifier. Le formulaire de recherche est accessible de deux manires diffrentes.

Rechercher un enregistrement

L'icne 'loupe', entour en rouge, lance l'interface de recherche pour le type d'enregistrement concern par le formulaire. Dans le cas de la capture d'cran cidessus, si je clique sur l'icne, je vais donc pouvoir rechercher des produits.

Rechercher un lien relationnel

L'icne entoure en rouge lance l'interface de recherche pour le type d'enregistrement concern par le champ relation. Dans le cas de la capture d'cran cidessus, je vais pouvoir rechercher la catgorie de produit qui concerne l'enregistrement du produit actuel, parmi toutes les catgories disponibles.

La fentre de rechercheLa fentre de recherche se divise en 2 zones: la zone de slection des critres la zone liste des rsultats trouvs

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Slection des critres

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Slection des critresLa zone de slection des critres permet de rechercher des enregistrements sur base d'une ou plusieurs valeurs associes des champs d'un type d'enregistrement. Dans le cas qui nous occupe ici la recherche d'un produit, on peut rechercher en utilisant des critres qui portent sur toutes les informations relatives un produit. Contrairement certains moteurs de recherche ou programmes, la recherche de Tiny ERP est une recherche qui "additionne" les critres. Ainsi, si vous recherchez les produits bleus et carrs, vous n'aurez en retour que les produits la fois carrs et bleus. Pour les critres de type date ou chiffres, vous pouvez spcifier un intervalle de recherche. Ainsi, dans l'exemple cidessus, vous pouvez rechercher tous les produits dont les dlais de livraison fournisseur sont entre 3 et 9 jours. Lors de la saisie des critres, vous pouvez utiliser la touche tabulation pour vous dplacer d'un enregistrement un autre. Le raccourcis ENTER permet de rechercher les lments. Une deuxime fois ENTER sans modifier les critres de recherche permet de valider la slection obtenue.

RsultatsLa zone de rsultats affiche sous forme de liste l'ensemble des enregistrements qui correspondent aux critres slectionns. Une fois les rsultats affichs, s'ils ne vous satisfont pas, vous pouvez modifier un ou plusieurs critres de recherche, et relancer la recherche. Selon le type de recherche effectue (recherche d'un enregistrement ou d'un lien relationnel), il se peut que vous puissiez rcuprer tous les rsultats, ou que vous ne puissiez en slectionner qu'un seul (dans le cas de la catgorie de produit, par exemple, il n'est pas possible de placer un produit dans plusieurs catgories, et l'interface de recherche ne vous permettra pas de slectionner plusieurs enregistrements). 10/11/06

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Les boutons

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Par dfaut, la recherche est limite aux 80 premiers rsultats trouvs. Pour changer cette limitation, vous pouvez modifier les paramtres de recherche avancs en bas droite du formulaire.

Les boutonsTrois boutons sont accessibles dans l'interface de recherche. rechercher: lance une recherche en utilisant les critres de recherche saisis. annuler: ferme l'interface de recherche sans tenir compte de ce qui se trouve dans la zone de rsultats. valider: ferme l'interface de recherche en rcuprant les enregistrements slectionns dans la zone de rsultats. Vous pouvez slectionner un ou plusieurs enregistrements pour le rsultat de la recherche. Si aucun enregistrement n'est slectionn, ils seront tous chargs. Pour slectionner un ou plusieurs enregistrement, utilisez le bouton gauche de la souris combin la touche ou du clavier.

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Les arbres

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Les arbresLes arbres sont l'outil parfait pour aider la visualisation de la structure hirarchique de nombreux lments de Tiny ERP. Le premier exemple d'un arbre que vous trouvez dans Tiny ERP est le menu.

Utilit des arbresOutre l'aide la visualisation de certains types de donnes, les arbres sont galement idaux pour une gestion de droits sur un ensemble de donnes appartenant un mme domaine. Ainsi, il est facilement possible, via une hirarchie arborescente de produit, de dfinir une promotion sur une catgorie de produit, englobant des souscatgories de produits et des produits: services produits crans pices dtaches disques durs boitiers claviers kits (en promotion) claviers souris haut parleurs On peut galement dfinir des droits d'accs certains niveaux de l'arbre, pour par exemple autoriser un groupe 10/11/06

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Modifier un arbre

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de personnes utiliser une certaine partie du plan comptable, ou n'accder qu' certains comptes analytiques... De mme, cette structure arborescente peut nous permettre de reprsenter de manire informatique un ensemble de lieux de stockage, comme par exemple: entrept de Wavre nord btiment est rails tagres pice chauffe btiment sud tagres bleues tagres rouges entrept de Wavre sud zone de transit zone principale pice rfrigre zone de stockage gembloux arrive contrle dpart par camion vers Zaventem Fret par train Cette structure peut par exemple nous permettre de valoriser notre stock entrept par entrept, de voir quel entrept est le plus utilis par des produits corrosifs, tout en tenant compte de l'imbrication des diffrents lieux de stockage.

Modifier un arbrePour modifier la structure d'un arbre, il faut modifier le lien vers le ou les parents dans le noeud de niveau le plus haut dplacer. Ainsi, dans l'exemple de stock cidessus, pour dplacer la zone de dpart de Gembloux vers le btiment est de Wavre nord, il me suffit de changer le parent de dpart (zone de stockage Gembloux) btiment est de Wavre nord. La modification du parent n'est disponible qu'en mode formulaire; aussi pour modifier le parent d'un noeud de l'arbre, vous devez le slectionner, et puis cliquer sur l'icne qui permet de passer du mode liste au mode formulaire (et viceversa). Une fois en mode formulaire, il n'y a plus qu' changer la valeur du champ parent que vous dsirez modifier, et sauvegarder les modifications effectues sur l'enregistrement.

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Modifier un arbre

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Les lments racines d'une structure d'arbre sont les lments dont le champ 'Parent' est vide.

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Les squences

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Les squencesLes squences sont un moyen pratique et facilement modifiable (il suffit souvent de passer en mode formulaire pour pouvoir les modifier) d'ordonner une suite d'lments. Il est ainsi possible de dfinir un ordre arbitraire qui sera utilis pour ordonner la suite d'objets sur laquelle la squence s'applique, plutt que de trier par ordre alphabtique sur le nom, ou par ordre numrique sur un identifiant. Depuis la version 3.4 de Tiny ERP, les squences sont conues de telle sorte qu'un "glisserdposer" ("draganddrop") de la ressource ailleurs dans la fentre (au dessus ou en dessous dans la liste) permet de rordonner les lignes d'une liste. La fonction 'Set Sequence' permet de fixer la valeur du champ squence. Il est ainsi possible de modifier rapidement l'ordre des lments d'une liste avec la souris par simple glisserdposer.

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Les vues

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Les vuesLes vues dterminent la manire dont un objet ou un ensemble d'objets sera reprsent l'cran. Il y a deux grands types de vues, les vues de type formulaire, et les vues de type liste. Un mme objet peut avoir plusieurs vues ou reprsentations diffrentes, selon le besoin ou le contexte. Par exemple, un devis n'a pas ncessairement la mme reprsentation qu'un bon de commande. Dans Tiny ERP c'est pourtant le mme objet mais qui volue grce un status diffrent.

FormulaireUne vue de type formulaire ne montre qu'un enregistrement la fois, mais en contrepartie de ce point, propose une interface utilisateur plus simple comprendre, et plus agrable utiliser pour le nophyte ou la personne qui matrise encore mal le sujet.

La section prcdente contient l'explication des diffrents types de champs que vous pouvez trouver dans ce formulaire. Je vous invite vous y rapporter si vous doutez du fonctionnement ou de l'utilit d'un des champs prsent sur cette capture d'cran.

ListeA l'oppos, une vue de type liste, liste l'ensemble des enregistrements slectionns sous forme tabulaire, afin d'offrir une vision d'ensemble l'utilisation. Pour encore faciliter la comparaison des donnes sous forme de liste, il est possible de trier les donnes affiches en ordre croissant ou dcroissant sur une colonne. 10/11/06

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Les filtres

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Il est possible de passer d'un affichage de type liste un affichage de type formulaire en cliquant sur l'icne concerne. Je vous invite retourner voir dans la section prcdente si vous ne vous souvenez plus de quelle icne il s'agit...

Les arbresLes arbres sont un cas particulier des listes, dans le sens qu'il s'agit d'un ensemble d'enregistrement qui possdent une structure hirarchique. Cependant, comme pour les listes et les formulaires, il est possible de passer d'un mode de vue arbre un mode de vue formulaire, et ce avec la mme icne qui vous permet de passer de formulaire liste, et de liste formulaire.

Les filtresLes filtres sont une particularit importante de Tiny ERP qu'il faut comprendre pour matriser le menu et ses entres. Un filtre permet d'ajouter un critre de slection aux enregistrements slectionns. Ainsi, dans la capture d'cran suivante, un doubleclique sur le menu "Hours encoding" ouvrira un formulaire de saisie des heures, tandis que doublecliquer sur Hours encoding > For me > Today ouvrira une liste ditable de saisie de vos heures pour aujourd'hui.

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Les filtres

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En descendant ainsi dans le menu, nous avons rencontr deux filtres, un sur l'utilisateur, un sur la date. Si vous ouvrez un menu associ un ou plusieurs filtres, il ne vous sera pas possible d'accder aux donnes de mme type mais hors du filtre. Ainsi, par rapport l'exemple du dessus, si vous doublecliquez sur le menu Hours encoding > For me > All the entries, vous ne pourrez voir que vos prestations, mme si vous lancez une recherche sur tous les utilisateurs. Il vous faudra donc doublecliquer sur le menu Hours encoding > For everyone > All the entries, ou sur le menu Hours encoding, le passer en mode formulaire, et faire une recherche sans critre. Nous verrons dans la section administration de Tiny ERP que vous pouvez assigner des droits d'accs aux diffrents menus selon l'utilisateur. Cette fonctionnalit, combine avec le systme de filtre permet de ne donner que des droits restreints certaines ressources uniquement.

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Listes ditables

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Listes ditablesLes listes ditables sont une nouvelle fonctionnalit du client Tiny ERP introduite depuis la version 3.3. Cette fonctionnalit permet la saisie d'informations via une liste d'enregistrements prsente sous forme tabulaire, plutot que via un formulaire. Pour introduire un grand nombre d'enregistrements dans Tiny ERP, une liste ditable est donc plus rapide mais elle possde l'inconvnient de ne pouvoir reprsenter qu'un nombre limit de champs l'cran. Heureusement, vous pouvez passer du mode liste au mode formulaire tout moment.

La touche vous permet de valider le contenu d'une ligne saisie. Lorsque le curseur se trouve dans un champ relationel, la touche permet de crer une ressource du type point par le champ, tandis que la touche permet d'ouvrir une fentre de recherche. La touche (tabulation) vous permet de passer au champ suivant (tandis que la squence + vous permet de passer au champ prcdent), et le raccourci clavier + vous permet de sauver l'enregistrement courant et d'en crer un suivant en se positionnant sur la premire colonne du nouvel enregistrement, tandis que + vous permet de supprimer rapidement un enregistrement superflu. Vous pouvez galement utiliser les touches de direction haut, bas, gauche et droite pour vous dplacer dans les diffrents champs et enregistrements.

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La navigation par clic droit

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La navigation par clic droitParmi les fonctionnalits de Tiny ERP, l'une d'entre elles est particulirement intressante. Il s'agit du clic droit. Cette fonctionnalit permet de nombreuses actions sur les diffrents champs. Par exemple, partir d'un bon de commande, en faisant un clicdroit sur le champ du partenaire concern, on peut ainsi effectuer quelques actions sur le partenaire spcifi, comme l'illustre la capture d'cran suivante :

Cette fonctionnalit ne s'applique bien sur pas qu'aux partenaires, il est possible de raliser des actions sur tous les champs d'un ERP: partir d'un produit demander le stock futur, partir d'un commercial demander son planning, partir d'un utilisateur demander ses cas en cours, etc. Dtaillons maintenant la liste des actions disponibles.

Les valeurs par dfautLes valeurs par dfaut permettent de gagner du temps lors de la saisie, en spcifiant une fois pour toutes quelle valeur vous dsirez voir apparatre dans un champ. Dans Tiny ERP, les valeurs par dfaut peuvent tre conditionelles et dpendre de la valeur d'autres champs. Par exemple, la valeur par dfaut du mode livraison d'une commande peut dpendre du partenaire. L'entre de menu "dfinir le dfaut" permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer une valeur par dfaut.

Ajout d'une valeur par dfautPour ajouter une valeur par dfaut, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ que l'on dsire 10/11/06

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Les actions fixer. Choisissez alors l'option 'Dfinir le dfaut". Une nouvelle fentre telle qu'illustre cidessous s'ouvre alors.

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La fentre ainsi ouverte vous signale que vous allez utiliser la valeur 1 comme valeur par dfaut pour le champ Magasin pour les bons de commande, et vous demande si vous voulez spcifier la nouvelle valeur par dfaut uniquement pour vous, ou pour tout les utilisateurs du systme. En cochant le champ Partner_ID, vous pouvez galement indiquer que cette valeur par dfaut n'est valable que pour le partenaire donn. Dans ce cas, le champ Magasin se complte automatiquement uniquement si l'on cre une nouvelle commande pour ce partenaire. Ce systme est trs pratique pour simplement encoder les prfrences des diffrents clients et fournisseurs. Lorsque plusieurs rgles de dfaut s'appliquent, la plus prcise est choisie. Celle ne concernant qu'un utilisateur est plus prcise que celle pour tout le monde, et celle contenant une condition sur un champ du formulaire est plus prcise que celle qui s'applique quel que soit le contenu du formulaire. Pour modifier une valeur par dfaut, il suffit simplement de mettre une nouvelle valeur par dfaut, avec les mmes conditions d'application que la valeur par dfaut que l'on souhaite changer. Pour supprimer une valeur par dfaut, il suffit de spcifier un contenu vide comme valeur par dfaut.

Les actionsLe menu action a le mme effet que d'appuyer sur le bouton d'engrenage pour une ressource du mme type que le champ slectionn, c'estdire que le menu action affiche la liste des actions disponibles par rapport la ressource slectionne dans le champ point par la souris. Dans le cas d'un partenaire sur d'un bon de commande, Tiny ERP affiche une fentre telle que celle cidessous, proposant la liste des actions disponibles pour le partenaire slectionn.

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Les rapports

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Les rapportsLe menu rapport a le mme effet que d'appuyer sur le bouton d'imprimante pour une ressource du mme type que le champ slectionn, c'estdire que le menu rapport affiche la liste des rapports, ou imprime un rapport si il n'y en a qu'un. Ce rapport s'applique sur la valeur du champ slectionn par la souris. Dans le cas du click droit sur le champ partenaire d'un bon de commande, Tiny ERP propose les rapports donns par la figure cidessous.

Les mises en relationLe reste du menu contient les entres permettant de mettre en relation la ressource slectionne avec d'autres ressources. Pour revenir notre exemple du bon de commande, les quatre derniers lments du menu me permettent d'ouvrir respectivement: la liste des factures non payes pour ce partenaire. la liste des cas qui le concernent dans le module de suivi des cas (opportunits commerciales ou support). les ordres d'achats passs chez ce partenaire les commmandes relatives ce partenaire. Les nouvelles fentres ouvertes sont de type liste.

Exemples d'utilisationAnalyse sur un vendeurPour tester cette fonctionnalit, ouvrez un bon de commande depuis le menu: Ventes > Saisie des commandes clients. Dans le deuxime onglet, pointez la souris sur le champ 'vendeur' qui dsigne le commercial responsable de cette commande. Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez: ...Tches. Tiny ERP ouvre alors automatiquement les tches en cours pour ce commercial. 10/11/06

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Analyse sur un produit

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Cliquez maintenant sur l'icne d'imprimante, vous obtenez alors le planning de ce commercial. En seulement deux cliques de souris, nous sommes pass du bon de commande la liste des tches assignes au responsable de cette commande et ensuite son planning.

Analyse sur un produitUne utilisation frquente de ces fonctionnalits du clique droit est l'analyse dtaille d'une fiche produit lors de la saisie d'un devis. Pour ce faire, commencez saisir un devis. Lorsque vous tes la premire ligne du devis, slectionnez un produit. La liste des produits vous donne dj les informations de prix et de disponibilit du stock rel et virtuel. Pour obtenir plus d'informations sur le produit, faites simplement clique droit sur ce champ et slectionnez: Rapport. Vous obtenez alors le choix entre diffrents rapports qui s'appliquent sur le produit slectionn: Prvision du stock futur: un graphe des disponibilits dans le temps, Structure de cot du produit: dtail des cots chez les fournisseurs alternatifs, les matires premires et les gammes, Localisation du produit: donne la localisation dans les diffrents entrepts pour ce produit.

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Les fonctions de l'entreprise

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Les fonctions de l'entrepriseDans les chapitres qui suivent, nous prsenterons comment Tiny ERP peut aider organiser, automatiser et grer les diffrentes fonctions de l'entreprise. Chaque entreprise est diffrente, c'est pourquoi Tiny ERP est ax sur un dveloppement modulaire. Les diffrentes fonctionnalit sont groupes dans des modules qui peuvent tre installs ou non selon les besoins. Il existe aujourd'hui plus de 60 modules diffrents, et environ trois nouveaux modules sont publis chaque mois. Nous nous contenterons donc dans les pages qui suivent de ne prsenter en dtail que les principaux modules de Tiny ERP. Un aperu des autres modules optionnels est donn dans l'avant dernier chapitre de ce livre. Les chapitres qui suivent concernent chacun une fonction de l'entreprise implmente par un module de Tiny ERP. Afin de vous aider bien cerner tous les aspects de la gestion, ils sont structurs en 5 grandes phases: Introduction Le processus Utilisation du module Paramtrage des donnes Fiche technique. Pour chaque chapitre, une courte introduction permet de dfinir le rle du module concern. Les diffrentes terminologies y sont dcrites et les rles des documents sont situs dans leur contexte. Ensuite, une prsentation du processus concern est donne pour chaque module. Cette prsentation des diffrentes oprations permet de situer les activits de l'entreprise dans leur contexte global. Ce chapitre est principalement utile pour l'administrateur du systme qui doit matriser toutes les interactions entre les diffrentes personnes et les diffrents documents. La section suivante, sur l'utilisation du module, est constitu de procdures pour les diffrentes oprations effectuer. Ces diffrentes oprations sont destines aux utilisateurs finaux et sont voir comme des recettes de cuisine, simples, appliquer. La section suivante de chaque chapitre dcrit le paramtrage du module. Cette section est intressante pour la mise en oeuvre et la configuration initiale du logiciel. Un bon paramtrage de Tiny ERP permet une adaptation adquate aux besoins de l'entreprise. Enfin, chaque chapitre se termine par une fiche technique prsentant le listing des fonctionnalits dtailles du module. Cette fiche peut servir de guide l'valuation du logiciel par rapport vos besoins ou pour le comparer d'autres solutions. Toutes les fonctions du module y sont listes pour vous aider cerner le domaine d'application et l'ventail des possibilits. Les 11 principaux modules sont donc dcrits en dtail dans les chapitres qui suivent: gestion de la relation client (CRM), comptabilit et finance, suivi des achats et rapprovisionnements, gestion des ressources humaines, gestion de stock, gestion commerciale, gestion de projets et activits de services, les campagnes marketing, la gestion de production, l'intgration avec un site eCommerce et l'administration du systme. Tiny ERP est un systme de gestion trs flexible, ce qui permet d'obtenir des rsultats diffrents selon l'utilisation et le paramtrage du systme. Nous prsenterons une bonne mthode de travail avec Tiny ERP dans les chapitres suivants. Mais la lecture de ces pages, il est important de garder en tte que Tiny ERP est une formidable bote outils, et que chacun est libre d'utiliser les outils proposs selon ses propres besoins.

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Gestion de la relation client

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Gestion de la relation clientNe diton pas que "Le client est roi" ? Dans les affaires, s'il n'est pas toujours le roi, il doit en tout cas tre au centre de toutes nos attentions. Le but du module CRM (Customers Relationship Management) de Tiny ERP est justement de vrifier cet adage, en aidant les collaborateurs de l'entreprise mieux connatre les clients et leurs besoins. Le module de CRM propose ainsi un nombre imposant de fonctionnalits qui permettront vos collaborateurs d'effectuer du suivi de cas, de la gestion d'vnements clients, de la gestion d'opportunits de ventes, du helpdesk, etc. Vous apprcierez pour ce faire, la possibilit de segmenter automatiquement vos partenaires, de grer des types de contrats, des devis et autres fonctionnalits d'utilit journalire. Il est galement utilis pour suivre les demandes et les pleintes des clients, de l'helpdesk ou des fournisseurs. Pour chaque commande il gre les diffrentes actions correctives, prventives ou autre. Sa puissance et la grande facilit pour tracer toutes les demandes et les actions associes sont trs apprci par les entreprises certifies qualit ISO9001.

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Les partenaires

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Les partenairesQu'estce qu'un partenaire ?Dans Tiny ERP, un partenaire est une entit avec laquelle on peut faire des affaires. Il y a plusieurs types de partenaires: les fournisseurs, les fabriquants, les clients, les employs, et les prospects. Le principe de partenaire est beaucoup plus flexible que dans la plupart des applications de gestion existantes car un partenaire peut tre l'un de ces types ou une combinaison de plusieurs de ces types. Cela vite le double encodage et permet une plus grande flexibilit sur les fonctions disponibles pour chacun de ces types de partenaires. Ainsi, dans Tiny ERP un partenaire peut la fois tre votre fournisseur et votre client. Cette fonctionnalit est particulirement importante lors de filiales ou de franchises, car dans ce cas, les ventes entre la socit principale et les filiales se font gnralement dans les deux sens. Un partenaire possde plusieurs contacts, chacun pouvant avoir sa propre localisation et ses propres donnes. Les donnes bancaires, les informations concernant l'historique des vnements passs, les informations comptables et les informations de relations entre partenaires sont galement prsentes sur une fiche partenaire.

Les catgories de partenairesPour segmenter les partenaires, Tiny ERP intgre la notion de catgories hirarchises. Quatre grandes fonctionnalits font de ce systme de segmentation le plus volu et flexible sur le march du CRM: la structure hirarchique des catgories, l'attribution automatise ou manuelle des catgories, le systme de partenaire et l'appartenance d'un partenaire plusieurs catgories. Pour obtenir les catgories de partenaires disponibles, consultez le menu: Partners > Definitions > Partners Categories.

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Dfinir un partenaire

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Les catgories sont donc structures de manire hirarchique. Cela permet d'appliquer une rgle tout niveau de la hirarchie pour, par exemple, faire une promotion pour tous les clients ou uniquement pour la catgorie 'Clients > Revendeurs > Importants'. La structure en arbre est galement trs intressante pour les diffrents tats statistiques. En effet, vous pouvez sortir des rapports par segments de partenaires et cela, tout niveau de l'architecture. Nous verrons dans l'une des sections suivantes que les catgories peuvent tre attribues manuellement aux partenaires (exemple: newsletter, prospects chauds) ou automatiquement par une rgle de segmentation (exemple: les clients ayant pour plus de 1000 EUR de commande). Pour dfinir une nouvelle catgorie, utilisez le menu: Partners > Definitions > Categories > Edit Categories.

Dfinir un partenaireLe fichier partenaire de Tiny ERP est disponible via le menu: Partners > Partners.

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Dfinir un partenaire

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Le premier onglet donne les informations de base sur le partenaire et ses diffrents contacts. Seul le nom est obligatoire. Le titre du partenaire dsigne la fonction sociale de l'entreprise: sarl, sa, eurl, asbl, etc. Vous pouvez dfinir vos propres titres grce au menu: Partenaires > Definitions > Titres. Le code du partenaire est souvent utilis pour donner un raccourci au partenaire. Ainsi, lorsque vous recherchez un partenaire (par exemple, depuis un devis), il est parfois plus facile de travailler par code que par nom. La recherche dans un champ rfrence vers un partenaire se fait donc d'abord sur le champ code, si aucun partenaire n'est trouv la recherche continue sur le champ 'Nom'. La langue du partenaire permet de dfinir dans quelle langue les documents doivent tre imprims pour ce partenaire. Pour dfinir de nouvelles langues, utilisez le menu: Administration > Interfaces > Langues. Lorsque vous chargez un fichier de traduction pour une nouvelle langue lors de l'installation du serveur, Tiny ERP l'ajoute automatiquement dans la liste des langues disponibles. La section suivante permet de dfinir les diffrents contacts pour ce partenaire. Chaque contact possde ses propres informations de localisation et ses donnes de contact. Ceuxci peuvent tre de diffrents types: par dfaut, facturation, livraison, contact ou autre. Cela permet, par exemple, lors de la saisie d'un bon de commande, 10/11/06

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Dfinir un partenaire de slectionner automatiquement les adresses de livraison, facturation et commande en fonction du partenaire choisi. La dernire section du premier onglet de la fiche partenaire permet d'indiquer les catgories auxquelles ce partenaire appartient. Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de catgories ncessaires grce aux boutons 'Ajouter' et 'Supprimer'. Des informations supplmentaires sont renseignes dans le deuxime onglet, intitul 'Extra Info'.

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Vous y trouverez le numro de TVA du partenaire, ses conditions de paiement et sa limite de crdit. Les champs 'Dbit' et 'Crdit' indiquent respectivement combien nous doit le client et combien nous devons au fournisseur. Ces deux champs sont accessibles en lecture uniquement et sont automatiquement calculs grce l'interface avec le module de comptabilit. Il y a galement un champ "active" qui permet de dsactiver une fiche partenaire, sans devoir le supprimer. Lorsqu'une ressource est dsactive, elle n'est plus disponible lors d'une recherche. Vous pouvez cependant rechercher parmi les partenaires dsactivs en spcifiant explicitement lors de la recherche le critre Active No. Cette fonctionnalit de Tiny ERP est trs intressante pour cacher des partenaires avec qui l'on ne travaille plus mais qui doivent rester dans la base de donne car d'autres documents sont lis cette fiche (des factures, bons de commande, ...). Cela sert galement de fonctionnalit d'archivage. Tiny ERP est capable de grer les relations hirarchiques entre diffrents partenaires. Ainsi, pour indiquer qu'un partenaire es