TRAITEMENT DES OPÉRATIONS COLLECTIVES… · 2015-06-23 · Votre fichier peut comporter des zones...

TRAITEMENT DES OPÉRATIONS COLLECTIVESGuide de l’intégration de fichier

2 Traitement des opérations collectives - Guide de l’intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l’intégration de fichier 3

A NOTER

Pour réaliser vos opérations dans les meilleures conditions, la configuration de poste recommandée est la suivante :Navigateur : Internet Explorer de Microsoft / Connexion « haut débit » / Configuration écran : 1280 x 1024 pixels / Suppression des « cookies » et « fichiers temporaires » (pour cela rendez-vous dans le menu « Outils > Options Internet » de votre navigateur).

TRAITEMENTS COLLECTIFS La rubrique « Traitements Collectifs »

vous permet d’accéder directement à la « signalétique », au « Pilotage », à la « Participation », à « L’intéressement », au « Versement volontaire », et aux « Bordereaux ».

Votre espace Internet Directeo vous permet de transmettre en toute sécurité et confidentialité les données indispensables au traitement des opérations de vos salariés : mise à jour de la signalétique salariés, réserve spéciale de participation, intéressement, versements volontaires, abondement (selon le dispositif d’épargne salariale de votre entreprise).

Vous pouvez procéder :• par saisie unitaire, salarié par salarié,• par intégration de fichier Excel.

Remarque : Même pour quelques saisies, nous vous conseillons de procéder par intégration de fichiers Excel. En effet, vous complétez hors connexion le fichier au format attendu (par exemple à partir d’extractions de votre logiciel de paye) puis vous vous connectez pour effectuer la transmission.

La qualité de vos envois est garantie : Le site effectue un contrôle en ligne de vos données. Vous êtes informé(e) en temps réel des anomalies détectées, et vous les corrigez. Ainsi les données sont immédiatement exploitables.

PRINCIPE GÉNÉRALToutes vos opérations (intéressement, participation, versements volontaires, signalétique salariés), se font de la même façon en deux étapes :

1) Mise à jour des données salariés de votre entreprise :• à la création de votre entreprise: vous devez

nous communiquer les coordonnées de vos salariés.

• Si vous nous avez déjà communiqué ces informations : vous pouvez les consulter sur Directeo, procéder aux mises à jour (changement d’adresse, coordonnées bancaires, date de départ…) et créer de nouveaux salariés.

Rubrique « VOS ENTREPRISES / SALARIES ».

Attention ! • Les changements d’adresse et coordonnées

bancaires seront pris en compte uniquement si le salarié n’a pas mis à jour lui-même ces données au préalable.

2) Transmission des éléments liés à l’opération (participation, intéressement…)

Rubrique à choisir dans le menu « TRAITEMENTS COLLECTIFS ».

COMMENT REMPLIR VOS FICHIERS EXCEL ?• Les colonnes en gras et rouge sont obligatoires,

les autres sont optionnelles.• Si certaines colonnes ne vous concernent pas, ne

les complétez pas et surtout ne les supprimez pas.• Ne modifiez pas les libellés des en-têtes de colonnes.• Ne modifier pas le nom de l’onglet du fichier• Votre fichier doit être trié par identifiant (ordre

croissant ou décroissant). Sur les chiffres : pas de «,» mais des «.».

En passant la souris sur la ligne des en-têtes de colonnes (et plus particulièrement sur le petit triangle rouge), des commentaires vous indiquent comment compléter les colonnes.

Important :• Si vos données proviennent d’extractions de logiciel

paye, n’oubliez pas d’enregistrer votre fichier Excel au format 97/2003. (Fichier / enregistrer sous / type de fichier 97/2003.xls). Ce format ne tolérant pas les caractères spécifiques en provenance des extractions, votre fichier s’intègrera correctement sur le Web.

Sommaire

Introduction ...................................................................................................................................................p.3TRAITEMENTS COLLECTIFS ................................................................................................................................................................. p.3

PRINCIPE GÉNÉRAL ................................................................................................................................................................................ p.3

COMMENT REMPLIR VOS FICHIERS EXCEL ........................................................................................................................................ p.3

Partie 1 : signalétique salariés1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL .............................................................................................................................p.4

2. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL « PRÊT À L’EMPLOI » ......................................................................................p.5

3. UNE FOIS VOTRE FICHIER COMPLÉTÉ OU MODIFIÉ, TRANSMETTEZ-LE EN QUELQUES CLICS ..........................................p.6 3.1 - 1 er cas : votre fichier est correct, il est intégré ................................................................................................................p.8 3.2 - 2nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté ...............................................................................................................p.9

4. DESCRIPTION DU FICHIER ...............................................................................................................................................................p.10

Partie 2 : opérations collectives1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL ...........................................................................................................................p.12

2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL .........................................................................................................................................p.13 2.1 - 1 er cas : votre fichier est correct, il est intégré...............................................................................................................p.17 2.2 - 2nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté .............................................................................................................p.19

3. DESCRIPTION DES FICHIERS ...........................................................................................................................................................p.193.1 Calcul de la répartition effectué par le teneur de compte .............................................................................................p.193.2 Calcul de la répartition effectué par votre entreprise ....................................................................................................p.20

3.2.1 Transmission des montants et du (ou des) support(s)s de placement sélectionné(s) par vos salariés sans abondement. ................................................................................................................................p.203.2.2 Transmission des montants et du (ou des) support(s) de placement sélectionné(s)

par vos salariés avec abondement. .................................................................................................................................p.203.2.3 Transmission des montants de quotes-parts.

Envoi d’un bulletin d’option permettant au salarié d’effectuer son choix d’affectation. .................................p.21

Partie 3 : données de pilotage1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL ...........................................................................................................................p.22

2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL .........................................................................................................................................p.23 2.1 - 1er cas : votre fichier est correct, il est intégré ...............................................................................................................p.26 2.2 - 2nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté .............................................................................................................p.27

3. DESCRIPTION DU FICHIER ...............................................................................................................................................................p.27

Introduction

Traitement des opérations collectives - Guide de l’intégration de fichier 54 Traitement des opérations collectives - Guide de l’intégration de fichier

Partie 1 Signalétique salariés1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCELDans ce cas, complétez le modèle téléchargé à partir d’extractions de votre logiciel de paie. Une fois enrichi, il vous suffit de nous le transmettre.

1. Cliquez sur « Vos entreprises », puis sur « Salariés ».Vous accédez alors à la liste des salariés pour une entreprise souhaitée :Vous pouvez à tout moment choisir et changer l’entreprise de connexion dans la liste déroulante à droite si vous êtes correspondant de plusieurs entreprises.

2. Sélectionnez « Créer et modifier la signalétique des salariés » dans le menu de droite « Vous souhaitez ».

3. Téléchargez le modèle en cliquant sur « Modèle de fichier signalétique ». Vous pouvez vous déconnecter pour préparer votre fichier.

2. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL « PRÊT À L’EMPLOI »Vous pouvez télécharger un fichier reprenant l’ensemble de la signalétique des salariés existante sur notre base. Après avoir mis à jour les informations, il vous suffira de nous le transmettre.

1. Cliquez sur « Vos entreprises », puis sur « Salariés ».Vous pouvez à tout moment choisir et changer l’entreprise de connexion dans la liste déroulante à droite.

2. Sélectionnez « La signalétique des salariés » sous « Télécharger dans votre infocentre » dans le menu de droite « Vous souhaitez ».

3. L’accès au fichier de la signalétique pré-renseignée des salariés s’effectue via le menu « Etats de gestion » en cliquant sur le lien « Prête à l’emploi - Signalétique salariés ».

4. Après avoir saisi les critères de recherche dans l’onglet, on accède à la page affichant la liste totale des salariés.5. Cliquez sur « Télécharger » pour conserver le fichier.

Il vous reste ensuite à effectuer les modifications directement sur le fichier téléchargé, puis vous pouvez passer à l’étape 3.

Il vous reste ensuite à compléter le fichier excel, en suivant les consignes rappelées précédemment.

Traitement des opérations collectives - Guide de l’intégration de fichier 76 Traitement des opérations collectives - Guide de l’intégration de fichier

3. UNE FOIS VOTRE FICHIER COMPLÉTÉ OU MODIFIÉ, TRANSMETTEZ-LE EN QUELQUES CLICS

1. Via le menu « Vos entreprises » - « Salariés », cliquez sur le lien « Créer et modifier la signalétique des salariés » puis sélectionnez « Intégrer un fichier de mise à jour salariés » OU via le menu « Traitements collectifs > signalétique ».

4. Le bouton « Enregistrer votre fichier » lance le contrôle et l’intégration du fichier.

2. Joignez votre fichier Excel en cliquant sur « Ajouter votre fichier ».

5. Les données sont contrôlées en temps réel. Veuillez patienter jusqu’à la fin du chargement.

3. Cliquez sur « Parcourir » puis « Ajouter » pour sélectionner et enregistrer le fichier que vous venez de préparer.

Partie 1 Signalétique salariés


3.1 - 1 er cas : Votre fichier est correct, il est intégré6. Cliquez sur « Continuer » pour passer à l’étape suivante. Votre fichier peut comporter des zones pour lesquelles des anomalies non bloquantes sont présentes. Elles n’empêchent pas la mise à jour des autres zones correctes.

3.2 - 2nd cas : Votre fichier est incorrect, il est rejeté7 bis. Récupérer la liste des erreurs. Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant.

Il vous suffit de faire les modifications sur votre fichier excel initial. Une fois votre fichier corrigé, vous pouvez à nouveau procéder à une intégration de fichier en cliquant sur « Créer et modifier la signalétique des salariés » du menu « Vos entreprises / Salariés ».

7. Les saisies sont terminées. Nous vous communiquons la référence de votre intégration.



Column Format and comments Default value

Date sortie Zone obligatoire si le Code situation est ‘S’ ou ‘R’ Date au format : JJ/MM/AAAA

Date entrée période précédente

Date au format : JJ/MM/AAAA

Date sortie période précédente

Date au format : JJ/MM/AAAA

Adresse (complément destination) 38 caractères maximum

Adresse (complément géographique)

38 caractères maximum

Address 38 caractères maximum Zone obligatoire

Adresse (complément lieu) 38 caractères maximum

Code postal Zone obligatoire - Numérique sur 5 caractères - Si étranger : 99999

Ville Zone obligatoire - Alphanumérique sur 38 caractères

Code pays Zone obligatoire si le code postal est 99999. Liste des codes pays dans l'onglet d'aide du fichier.

FRA (France)

Résident fiscal Zone obligatoire numérique sur 1 caractère : - R = Résident soumis - S = Résident non soumis - N = Non Résident - C = Résident CEE

TNS TNS (Travailleur Non Salarié) - Alphanumérique sur 1 caractère : - O : Oui - N : Non

CC (Conjoint collaborateur) - Alphanumérique sur 1 caractère : - O : Oui - N : Non

4. DESCRIPTION DU FICHIER

Zone Format & Commentaires Valeur par défaut

Identifiant Zone obligatoire - Alphanumérique sur 15 caractères maximum

Cette référence commune à BNPP et à l’entreprise identifie de manière unique le salarié dans l’entreprise (numéro de sécurité sociale sans la clé ou matricule interne).

Matricule Alphanumérique sur 30 caractères maximum

Code Qualité Zone obligatoire - Numérique sur 1 caractère : 1 : Monsieur 2 : Madame 3 : Mademoiselle

Code qualité du numéro INSEE. Sinon pas de valeur par défaut.

Nom Zone obligatoire - Alphanumérique sur 32 caractères maximum

Prénom Zone obligatoire - Alphanumérique sur 32 caractères maximum

Situation du salarié Zone obligatoire - Alphanumérique sur 1 caractère : P : présent S : sorti R : retraité

Sous statut C= Commun (par défaut) E= Expatrié ( pour statut =S) I= Impatrié (pour statut= P ou S) P= Pré-retraité (pour statut= R) T= Transferé (pour statut= S) M= Muté (pour statut = S)

Date entrée Date au format : JJ/MM/AAAA Column Format and comments Default value

Pays naissance Alphanumérique sur 3 caractères : Liste des codes pays dans l'onglet d'aide.

FRA=France

NIN Alphanumérique sur 9 caractères. N° d'identification Nationale pour les salariés étrangers

NIF Alphanumérique sur 20 caractères Code d’identification fiscale mis en place au niveau européen

UPI Alphanumérique sur 25 caractères Code d’identification universelle

Column Format and comments Default value

Langue édition relevés Zone obligatoire - Alphanumérique sur 3 caractères : Voir dans l'onglet d'aide : liste des codes langues

FRA (France)

Adresse électronique Alphanumérique sur 50 caractères maximum.

Clé IBAN 4 premiers caractères de l'IBAN. - code ISO du pays sur 2 caractères - clé IBAN sur 2 caractères

Numéro de compte Numéro du compte bancaire du salarié sur lequel seront effectués les différents règlements. IBAN sans les 4 premiers caractères (qui doivent être renseignés dans la colonne "Clé IBAN") Attention, les zones "Code BIC" et "Clé IBAN" doivent être renseignées

Code BIC Code SWIFT de l'établissement bancaire (Bank Identifier Code). 8 ou 11 caractères.

Etablissement Zone obligatoire si l’entreprise possède des établissements

Division Alphanumérique sur 7 caractères maximum

Service Alphanumérique sur 7 caractères maximum

Catégorie socio professionnelle Alphanumérique sur 2 caractères : Liste des codes Catégories Socio Professionnelles dans l'onglet Aide

Date naissance Zone obligatoire si l’entreprise propose du PERCO ou PERCOI piloté et que l’entreprise est étrangère.

Département naissance Alphanumérique sur 2 caractères : - 20 pour la Corse - 99 pour l'étranger

Libellé commune naissance Alphanumérique sur 32 caractères



Partie 2 Opérations collectives1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL1. Cliquez sur « Vos entreprises », puis sur « Opérations ».

Vous accédez alors à la liste des opérations pour une entreprise souhaitée.

2. Vous pouvez à tout moment choisir et changer d’entreprise dans la liste déroulante à droite.

3. Sélectionner l’opération que vous souhaitez effectuer dans le menu de droite « Vous souhaitez» ou «Traitements collectifs».

2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL1. Refaites le même chemin que précédemment : Menu > « Vos entreprises » / « Opérations » > Choisir le type d’opération ou menu «Traitements collectifs».

La transmission de fichier est illustrée ci-dessous par l’exemple d’une participation. Le principe est le même pour les autres opérations.

4. Téléchargez le modèle en cliquant sur le type de fichier souhaité*. Vous pouvez vous déconnecter pour préparer votre fichier.

* La liste est paramétrée suivant votre convention de tenue de compte

2. Sélectionnez le type de données que vous souhaitez nous transmettre*.

* La liste est paramétrée en fonction des prestations de l’entreprise (convention de tenue de compte)


4. Joignez votre fichier Excel : Cliquez sur « Ajouter votre fichier ».

Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner le fichier que vous venez de préparer.Puis cliquez sur « Ajouter » afin d’enregistrer votre fichier.

Le bouton « Enregistrer votre fichier » lance le contrôle et son intégration.

3. Indiquez les caractéristiques de l’opération*. Puis cliquez sur « Continuer ».

Attention !Pas de «,», uniquement des «.» pour la saisie des données.

* La liste est paramétrée en fonction des prestations de l’entreprise (convention de tenue de compte).

Partie 2 Opérations collectives


2.1 - 1 er cas : Votre fichier est correct, il est intégré6. Téléchargez le reporting de l’opération. Si le reporting est correct, vous pouvez alors « Valider » l’opération. Si le reporting est incorrect, vous pouvez réintégrer un nouveau fichier en utilisant le bouton « Modifier » (retour à l’étape

de sélection du fichier Excel).


7. Choix du mode de paiement *. Veuillez sélectionner les modalités de paiement de votre opération dans la liste déroulante. Cliquez sur « Valider » pour passer à l’étape suivante.

* Cet écran ne sera pas présent si vous nous avez transmis un fichier de « temps de présence et salaire ». Les modalités de paiement de votre opération collective dépendront de votre convention de tenue de compte.

Attention !Si vous n’optez pas pour le règlement par prélèvement, veuillez compléter le bordereau de versement téléchargeable en ligne. Adressez-le ensuite à votre Chargé de Comptes Entreprises.



8. Les saisies sont terminées. Nous vous communiquons les références de votre opération et vous pouvez télécharger le bordereau de versement.

2.2 - 2nd cas : Votre fichier est incorrect, il est rejeté6 bis Récupérez la liste des erreurs. Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant Nous vous conseillons d’enregistrer le fichier pour le modifier tranquillement.

3. DESCRIPTION DES FICHIERS

3.1 - Calcul de la répartition effectué par le teneur de compte

Une fois votre fichier corrigé, vous pouvez à nouveau procéder à une intégration de fichier en cliquant sur « Modifier ».Vous reviendrez sur l’étape 4 pour sélectionner votre fichier.

Identifiant Temps de présence Montant de salaire brut

1254569874563 12 30000

Colonne Zone obligatoire Longueur de champ Information attendue

Identifiant Oui 15 caractères maximum Numéro d’identification personnel du salarié

Temps de présence Oui 5 caractères maximum

Nombre entier, temps de présence du salarié sur l’exercice considéré.

Montant de salaire brut Oui 10 caractères maximum

Salaire brut perçu par le salarié sur l’exercice considéré, 2 décimales au maximum.

Important !Adressez ce document à votre Chargé de Comptes Entreprises. Il nous est indispensable pour poursuivre le traitement de votre opération.



3.2 - Calcul de la répartition effectué par votre entreprise

3.2.1 - Transmission des montants et du (ou des) support(s)s de placement sélectionné(s) par vos salariés sans abondement.

3.2.2 - Transmission des montants et du (ou des) support(s) de placement sélectionné(s) par vos salariés avec abondement.

Identifiant Code dispositif Code formule Montant de la quote-part

1254569874563 12542 2254 300


Identifiant Oui 15 caractères maximum Numéro d’identification personnel du salarié.

Code dispositif Oui 10 caractères maximum Code dispositif sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo.

Code formule Oui 10 caractères maximum

Code du support de placement sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo. Si le salarié investit sur plusieurs supports, saisir une nouvelle ligne « Identifiant/code dispositif/code support/Montant » pour ce salarié.

Montant de quote-part Oui 10 caractères maximum

Quote-part du salarié investie sur le support indiqué dans la ligne code dispositif/code formule. Montant net ou brut selon convention de tenue de compte. 2 décimales au maximum.

Identifiant Code dispositif Code formule Montant de la quote-part Montant abondement

1254569874563 12542 2254 300 100



Code dispositif Oui 10 caractères maximum

Code dispositif sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo.

Code formule Oui 10 caractères maximum Code du support de placement sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo. Si le salarié investit sur plusieurs supports, saisir une nouvelle ligne « Identifiant/code dispositif/code support/Montant » pour ce salarié.


Quote-part du salarié investie sur le support indiqué dans la ligne code dispositif/code formule. Montant net ou brut selon convention de tenue de compte. 2 décimales au maximum.

Montant abondement Oui 10 caractères maximum

Même chose que pour Montant quote-part. Remplir « o » si « pas d’abondement »

3.2.3 - Transmission des montants de quotes-parts. Envoi d’un bulletin d’option permettant au salarié d’effectuer son choix d’affectation.

Identifiant Montant de la quote-part

1254569874563 300




Quote-part du salarié. Montant net ou brut selon convention de tenue de compte. 2 décimales au maximum.



Partie 3 Données de pilotage1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL1. Cliquez sur « Vos entreprises », puis sur « Salariés ». Vous accédez alors à la liste des salariés pour une entreprise souhaitée :

2. Vous pouvez à tout moment choisir et changer d’entreprise dans la liste déroulante à droite.

3. Sélectionnez « Créer et modifier les données de pilotage des salariés » dans le menu de droite « Vous souhaitez » ou par le menu « Traitements collectifs ».

2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL1. Refaites le même chemin que précédemment : Menu : « Vos entreprises » - « Salariés » - « Créer et modifier les données de pilotage des salariés ».

4. Téléchargez le modèle en cliquant sur « Modèle de fichier de données de pilotage ».

Vous pouvez vous déconnecter pour préparer votre fichier.

2. Sélectionnez « Intégrer un fichier de mise à jour salariés ».


Le bouton « Enregistrer votre fichier » lance le contrôle et l’intégration du fichier.3. Joignez votre fichier Excel. Cliquer sur « Ajouter votre fichier ».

Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner le fichier que vous venez de préparer.Puis cliquez sur « Ajouter » afin d’enregistrer votre fichier.


Partie 3 Données de pilotage


2.1 - 1er cas : Votre fichier est correct, il est intégré7. Cliquez sur « Valider » pour passer à l’étape suivante.

2.2 - 2nd cas : Votre fichier est incorrect, il est rejeté6. Récupérez la liste des erreurs. Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant. Nous vous conseillons d’enregistrer le fichier pour le modifier tranquillement.

Votre fichier peut comporter des zones pour lesquelles des anomalies non bloquantes sont présentes.Contrairement au rejet, les anomalies non bloquantes n’empêchent pas la mise à jour des autres zones correctes.

8. Les saisies sont terminées. Nous vous communiquons la référence de votre intégration.

3. DESCRIPTION DU FICHIER

Zone Format & Commentaires Valeur par défaut

Identifiant Zone obligatoire Alphanumérique sur 30 caractères maximum

Code dispositif Zone obligatoire Alphanumérique sur 10 caractères maximum

Profil de risque Zone obligatoire Alphanumérique sur 30 caractères maximum - libre - Prudent - Dynamique - Equilibre - A la carte

Horizon de placement - Ne rien renseigné si le Profil de risque est « à la carte » - Zone obligatoire si l’entreprise permet la saisie de l’horizon de placement et que le profil de risque est différent de libre - Date au format : MM/AAAA

Age d’objectif Ne rien renseigné si le Profil de risque est « à la carte » - Zone obligatoire si l’entreprise permet la saisie de l’horizon de placement et que le profil de risque est différent de libre - Numérique sur 2 caractères

Code formule du support de placement Zone obligatoire si le profil de risque est « à la carte » Alphanumérique sur 10 caractères maximum.

Pourcentage Zone obligatoire si le profil de risque est « à la carte » Numérique sur 3 caractères inférieur ou égal à 100%. 2 décimales possibles.

Partie 3 Données de pilotage

BNP Paribas Epargne & Retraite Entreprises est un Métier de BNP Paribas SABNP Paribas SA - Société Anonyme au capital de 2 492 414 944 eurosSiège social : 16, bd des Italiens 75009 ParisRCS Paris 662 042 449N° identifiant CE FR 76 662 042 449www.bnpparibas.com

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