Téléinscription Vue établissement d’accueil...

DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Accueil 1 mai 2015

DEROULEMENT DES OPERATIONS

En amont de la

campagne :

Mars à début

Juin

Mettre à jour les paramètres généraux de son établissement :

� Via le menu « Paramètres généraux » (Dénomination principale, Dénomination complémentaire, Téléphone, Adresse, ...) depuis le module Commun de SIECLE BEE.

Vérifier les données responsables de son établissement :

� Via le menu « Données Base Élèves Établissement » (doublons responsables, coordonnées et qualités des responsables) depuis le module Mise à jour de SIECLE BEE.

Opération préalable

� L’ouverture de la Téléinscription nécessite que le profilage des nomenclatures, notamment les matières, pour l’année scolaire en préparation soit finalisé. En effet, lors de l’inscription de l’élève par son responsable, ce dernier devra faire des vœux pédagogiques

� Enseignements d’exploration (disponible pour des vœux non contingentés et non précisé lors de la saisie des vœux )

� Langues vivantes � Matières facultatives

Téléinscription

Vue établissement d’accueil (Lycée)


Préparer un message d'accueil :

� Via le menu « Gestion des Téléservices -> Paramétrage -> Message d'accueil » du module Administration Téléservices, l'établissement peut personnaliser un message d'accueil (établissement origine ) ou un message d'information (établissement d’accueil). Ce message apparaitra sur les pages d’accueil de la téléinscription.

� Exemple de message d’accueil du lycée.

Lien de contact établissement :

� Via le menu « Gestion des Téléservices -> Paramétrage -> Lien de contact établissement », il est possible d'offrir aux responsables le moyen de communiquer par messagerie électronique avec l'établissement (cf capture ci-dessus)

Liens utiles :

� Via le menu « Gestion des Téléservices -> Paramétrage -> Liens utiles », il est possible de définir des liens vers des sites internet utiles aux responsables qui apparaîtront alors sur la page d'accueil des Téléservices (cf capture ci-dessus)

Documents :

� Vous pouvez aussi , poster des documents que les familles pourront télécharger


Pendant la

campagne :

22 Juin

au

25 juin

Le proviseur, dès l’ouverture de la campagne de téléinscription, à

la possibilité :

� De suivre au fil de l’eau la campagne de téléinscription. Il a à sa disposition dans SIECLE BEE, menu « Importation », une liste des dossiers élèves affectés et pourra visualiser l’évolution de leur téléinscription en observant le changement du statut d’ « inscription » pour chaque élève. De plus, il pourra affiner son suivi en triant les dossiers par collège d’origine .

� D’importer les dossiers soit individuellement, soit par lot, en cochant un ou plusieurs dossiers, puis en cliquant sur le bouton « Importer ». Attention, seuls les dossiers ayant un statut d’inscription « Acceptée » ou « Hors TS » peuvent être importés.

Etats d’une inscription :

� Acceptée : la famille a confirmé l’inscription de l’enfant dans l’établissement d’accueil. Le dossier peut être importé dans SIECLE-BEE.

� Refusée : la famille a refusé l’inscription de l’enfant dans l’établissement d’accueil. (elle doit prendre contact avec l’établissement d’origine).

� En attente : la famille n’a pas encore donné sa réponse à la proposition d’affectation via la procédure de Téléinscription. Tant que la famille n’a pas répondu et jusqu’à la fin de la campagne de Téléinscription, le lycée d’accueil ne peut importer le dossier dans Base Élèves.

� Hors TS : le dossier devra être traité en procédure manuelle (par exemple l’élève est issu d’un établissement privé ou hors Education Nationale). Il peut être importé dans Base Élèves à tout moment par l’établissement d’accueil


Dès la clôture de

la campagne :

Le proviseur, dès la clôture de la campagne de téléinscription, a la

possibilité :

� De consulter la liste entière d’élèves affectés dans son établissement. Il peut trier sa liste d’élèves par leur statut d’inscription (« acceptée », « en attente » et « hors TS »).

� D’importer par « lot » ou individuellement (1) les fiches « élève » dans la base élèves. Cet étape inclut la vérification des modifications des fiches de renseignements (2) apportées par les familles. Cette fonctionnalité permet de repérer d’éventuelles fautes de saisies.

� D’extraire sous forme de fichier excel (format csv) l’ensemble des enseignements d’exploration et facultatifs ainsi que les langues vivantes choisies par les familles (3).


� Une fois les transferts effectués entre AFFELNET et SIECLE, la base SDO/SIPA

(Suivi des Inscriptions Post Affectation) est mise à jour en temps réel et un

message informatif, préviens le proviseur que le calcul des places vacantes est

effectué à partir des inscriptions effectives dans BEE.


SYNTHESE DES OPERATIONS

ETABLISSEMENT D’ORIGINE (Collèges) ETABLISSEMENT D’ACCUEIL (Lycées)

AVRIL

à

Mi MAI

• Délégation de droits à un administrateur de téléservices par le chef d’établissement

• Ouverture des téléservices par le chef d’établissement ou l’administrateur. Il est possible de n’ouvrir aucun téléservice en cliquant sur ouvrir puis fermer puis valider.

• Paramétrage des téléservices par le chef d’établissement ou l’administrateur

• Mise en ligne de l’information sur le site web de l’établissement

• Rédaction du message d’accueil sur le site de téléinscription

• Création des codes d’activation en masse

• Envoi d’un courrier de notification et d’une note d’information aux familles

• Accompagnement si besoin des parents pour la création des comptes (ex : mise en place de kiosque, …)

• Communication dans les différentes instances de l’EPLE (au C.A., conseils de classe, rencontres parents/professeurs, séances d’information sur l’orientation).

• Désignation d’une personne ressource pour l’aide aux parents

• Délégation de droits à un administrateur de téléservices par le chef d’établissement

• Ouverture des téléservices par le chef d’établissement ou l’administrateur

• Paramétrage des téléservices par le chef d’établissement ou l’administrateur

• Mise en ligne de l’information sur le site web de l’établissement

• Rédaction du message d’accueil sur le site de téléinscription

• Information des parents d’élèves concernés par la téléinscription lors :

- de l’opération « Portes Ouvertes »,

- de visites individuelles du lycée,

- des réunions de présentation du lycée dans les collèges (présentation commune avec le principal).

• Désignation d’une personne ressource pour l’aide aux parents.


Fin MAI

à

MI JUIN

• Rappeler aux élèves et aux familles lors des conseils de classes du 3ème trimestre les dates de :

• la procédure d’orientation et d’affectation,

• les dates de la campagne de Téléinscription (ouverture et clôture).

• les inviter à consulter le portail des Téléservices : https://famille.ac-montpellier.fr

• Rafraîchir le message sur le site de la téléinscription (date de diffusion des résultats – dates d’ouverture et de fermeture de la téléinscription…)

• Effectuer un SUIVI régulier des créations de comptes et signaler les difficultés à la DASI (assistance) 04 67 81 48 00

• Rafraîchir le message sur le site de la téléinscription (date de diffusion des résultats – dates d’ouverture et de fermeture de la téléinscription…)

• Après le basculement et la réception des nomenclatures dans SIECLE pour l’année scolaire 2014/2015, vérifier le paramétrage de l’offre de formation de l’établissement qui apparaitra dans les listes proposées aux parents : enseignements d’exploration et enseignements facultatifs.

Du 21 au 25 juin

• Accompagnement des parents (réponses aux questions, mise en place d’un kiosque d’aide à la saisie,….)

• Suivi des acceptations d’inscription, des refus et des non réponses, Le principal du collège d’origine peut, en temps réel l’état des inscriptions en ligne.

• Relance des familles n’ayant pas répondu.

• Durant la campagne Téléinscription, dans SIECLE BEE, menu IMPORTATIONS/Dossier depuis affectation :

- Suivre au quotidien les inscriptions saisies par les parents, et les enseignements d’explorations souhaités

- Importer dans la BEE les dossiers élèves étiquetés « Acceptés »dans la téléinscription (Attention, les établissements devront saisir les Enseignements d’Exploration et les options facultatives une fois la répartition des élèves faite au sein de l’établissement).


Après le 26 juin

• Faire un bilan de l’affectation des élèves

• En liaison avec les services départementaux d’orientation, aider les familles n’ayant pas obtenu d’affectation à formuler des vœux pour la commission d’ajustement

• Poursuite des inscriptions au sein de l’établissement jusqu’au 7 juillet

• Importation dans BEE les dossiers d’élèves affectés hors Téléinscription (menu, importations, dossiers issus d’affectation),

• Visualiser et valider les modifications apportées par les parents sur les fiches de renseignements.


OPERATIONS DETAILLEES

1 Les étapes préalables au lycée

1.1 Pilotage de la téléinscription

Pour réussir la campagne de téléinscription, il convient de :

� mobiliser les acteurs (professeurs principaux, COP, etc…), � définir les médias de communication aux familles (note aux parents, Site WEB, ENT,…), � prévoir les différentes modalités de notification d’affectation : notification en ligne pour les élèves affectés en

LGT, ou version papier pour les élèves affectés en LP.

1.2 Vérification de la dénomination du lycée d’affectation

Depuis le module Commun de SIECLE BEE, dans les paramètres généraux de l’établissement, le proviseur doit indiquer :

� la nature de l’établissement dans la dénomination principale (lycée général et technologique, lycée polyvalent ,…), le nom du lycée, ou de la commune (précédée de « de » ou « d’ ») si l’établissement n’a pas de nom dans la dénomination complémentaire.

Dans le Téléservice Inscription, les deux dénominations sont utilisées pour présenter le lycée d’affectation.


Exemple de définition à éviter :

1.3 Activation du téléservice par le lycée

Le paramétrage des téléservices par le chef d’établissement s’effectue via ARENA,

« Administration des Téléservices », Menu « Gestion des Téléservices :

� Finaliser l’activation en ouvrant et fermant un des Téléservices au choix, puis valider.

Personnalisation du message d’accueil :


Dans le menu « Paramétrage / message d’accueil » du module « Administration Téléservices », chaque lycée peut personnaliser le message qui sera affiché le lendemain sur la page d’accueil des téléservices du responsable.

Ce message sera visible tout le temps de la campagne de téléinscription.

2 Traitement par le lycée des inscriptions dans BEE

2.1 Importation des dossiers élèves

Dès l’ouverture de la campagne de téléinscription, SIECLE/BEE est mis à jour en temps réel dans le lycée d’affectation. Dans le menu Importations/Dossiers depuis affectation, le proviseur voit la liste de tous les élèves affectés dans son établissement, dont ceux inscrits via la téléinscription. Chaque dossier élève a un statut d’inscription qui peut prendre les valeurs : « En attente » : le responsable de l'élève n'a pas encore pris de décision concernant l'inscription de son enfant « Acceptée » : le responsable de l’élève a accepté l’inscription de l’élève « Refusée » : le responsable de l’élève a refusé l’inscription de l’élève, le dossier sera traité manuellement « Hors TS » dans les cas suivants :

� l’établissement d'origine de l’élève ne participe pas à la téléinscription, � les responsables légaux ont refusé d'avoir un compte Téléservices, � le MEF d'affectation ne fait pas partie du périmètre de la téléinscription

Il peut affiner le suivi en triant les dossiers par collège d’origine et importer dans SIECLE BEE les dossiers ayant un statut d’inscription « Acceptée » et « Hors TS » Les dossiers avec le statut d’inscription « en attente » ne peuvent être importés qu’à la fin de la campagne.


2.2 Validation des modifications de la fiche administrative de l’élève Après avoir demandé l'importation des dossiers, le proviseur visualise les modifications administratives apportées par les familles. Il peut les accepter ou les refuser à l'aide de boutons radio, pour tous les élèves ou individuellement. La famille a pu de choisir le mode d’hébergement (externe, ½ pensionnaire, interne). Seul les régimes externe et ½ pensionnaire seront intégrés dans SIECLE BEE. Le régime interne constitue seulement un souhait. Il vous appartiendra de contacter la famille pour lui accorder ou non ce choix en fonction des places disponibles.

Si les modifications sont acceptées, la fiche élève est créée dans BEE avec les données modifiées dans le téléservice Inscription. Si elles sont refusées, la fiche élève est également créée dans BEE, avec les données issues d'Affelnet.


2.3 Export des souhaits des familles au format csv (Excel)

Les enseignements d’exploration, les options, et les enseignements facultatifs saisis par les familles, sont consultables par le chef d’établissement dans un fichier au format csv et pris en compte si possible.

Les colonnes EE1, EE2 et EE3 correspondent aux vœux fléchés : c'est-à-dire définis au moment du processus d'affectation. Les colonnes des enseignements souhaités correspondent aux choix des familles pendant la téléinscription. Ce fichier est disponible jusqu’à la rentrée scolaire.

3 Clôture de la campagne Le proviseur, dès la clôture de la campagne de téléinscription (date définie par l’académie), doit traiter les dossiers restés en attente :

• supprimer les dossiers des élèves dont il sait qu’ils ne se présenteront pas à la rentrée (inscription dans le privé …)


• importer les dossiers des élèves dont les parents veulent inscrire leur enfant dans le lycée d'affectation, mais qui n'ont pas pu ou n'ont pas souhaité utiliser la téléinscription.

Vous aurez la possibilité de choisir le mode d’hébergement (externe, ½ pensionnaire, interne).

Attention: Le choix « internat » ne sera accordé qu’en fonction du nombre de places disponibles. Le

lycée d’accueil prendra contact avec vous.

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