TimeStar™ Supervisor Manual -...

105
Version 8.00 TimeStar™ Supervisor Manual

Transcript of TimeStar™ Supervisor Manual -...

Page 1: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Version 8.00

TimeStar™ Supervisor Manual

Page 2: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 2

Table of Contents TimeStar™ Supervisor Manual ................................................................................... 1 Table of Contents ...................................................................................................... 2 Overview ................................................................................................................... 4 

Product Support ................................................................................................. 4 Locating your TimeStar™ Version Number .............................................................. 4 How to Login ...................................................................................................... 6 How to Punch ..................................................................................................... 6 How to Transfer .................................................................................................. 8 How to Reset Password via the Web Punch ........................................................... 10 Punching the Web Clock when logged into TimeStar™ ............................................ 11 Home Page Navigation ...................................................................................... 13 

Employee Navigation ................................................................................. 14 

Adding a Favorite ....................................................................................... 15 Changing a Supervisee’s Password ...................................................................... 17 Searching for an Employee ................................................................................. 18 

Using Filters .............................................................................................. 18 Simple Filters ................................................................................................... 19 Complex Filters ................................................................................................ 21 

Daily Procedures ...................................................................................................... 24 Data Entry - Dollars .......................................................................................... 25 Adding/Editing/Viewing Dollars ........................................................................... 26 Mileage ........................................................................................................... 27 Assigning a Default Vehicle to Employees ............................................................. 27 Adding/Editing/Viewing Mileage Information ......................................................... 28 Data Entry - Hours ............................................................................................ 29 Adding/Editing/Viewing Hours ............................................................................. 31 Data Entry - Punches ........................................................................................ 32 Adding /Editing/Viewing Punches ........................................................................ 35 Data Entry - Timesheet ..................................................................................... 40 Adding/Editing/Deleting Data via Timesheet ......................................................... 41 To add hours, follow these steps: ........................................................................ 42 To add punches, follow these steps: .................................................................... 43 To add dollars, follow these steps: ...................................................................... 43 To add mileage, follow these steps: ..................................................................... 44 To add units, follow these steps: ......................................................................... 45 Follow these steps to create and apply a timesheet template. ................................. 46 Data Entry – Units ............................................................................................ 46 Adding/Editing/Viewing Units .............................................................................. 47 Exceptions - Alerts ............................................................................................ 48 Exceptions – Attendance .................................................................................... 50 Adding/Editing/Viewing Attendance records .......................................................... 51 To add an attendance record: ............................................................................. 51 Exceptions - Attendance Calendar ....................................................................... 52 Requests ......................................................................................................... 53 Overview of Request Setup ................................................................................ 53 Submitting a Request ........................................................................................ 54 Submitting a Time Off Request ........................................................................... 54 Submitting a Schedule Change Request ............................................................... 57 Submitting a General Request ............................................................................ 58 Submitting a Missing Punch Request .................................................................... 58 Monitoring Requests .......................................................................................... 60 Schedules - Coverage View ................................................................................ 64 

Page 3: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 3

Schedules - Employee Schedule .......................................................................... 65 Schedules - Schedule Deviation .......................................................................... 68 Schedules - Schedule Group ............................................................................... 69 Schedules - Team Schedule................................................................................ 70 Schedules - Time-Off Calendar ........................................................................... 73 Total Hours ...................................................................................................... 74 

End of Period Procedures ......................................................................................... 77 Approvals ........................................................................................................ 77 

Employee Maintenance ............................................................................................. 79 Employee Information - Accrual Summary ............................................................ 79 Adding/Editing/Viewing Accrual Information ......................................................... 79 Employee Information - Contact Info ................................................................... 84 Employee Information - Pay History .................................................................... 84 Employee Information - Profile ........................................................................... 85 New Employee ................................................................................................. 90 Employee Assignments - Accrual Plans ................................................................. 94 Employee Assignments – Groups ........................................................................ 95 Employee Assignments - Input Devices ................................................................ 97 Employee Assignments - Org Levels .................................................................... 98 Employee Assignments – Scripts ......................................................................... 98 Employee Assignments - Supervisors ................................................................... 99 

Appendix A – Accrual Suspension ........................................................................... 100 Appendix B - Alerts .............................................................. Error! Bookmark not defined. Appendix K - Organization Level Report ................................................................. 104 

Page 4: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4

Overview

Product Support: Insperity Time and Attendance is dedicated to bringing you user‐friendly systems that integrate with your company’s needs. If you have a question about TimeStar™, first refer to this manual. If you are unable to find the answers to your questions within this manual, please contact technical support. We welcome all questions and comments, and can be reached from 8:00 a.m. to 6:00 p.m. Central Standard Time at (800) 314‐8223.  

Locating your TimeStar™ Version Number: When contacting technical support, it is helpful to have the version number of the TimeStar™ software your company is using. This information will help the technical support staff readily assist you.  Follow these steps below to locate your company’s version number. 

1. Launch your login screen, under the TimeStar™ logo a version number will appear. 

 

2. To view the full version number of your system, login and click the   button. The following page will display: 

 

Page 5: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 5

Page 6: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 6

How to Login: If you have setup employees with the ability to view and/or enter hours, he/she would access the Insperity™ TimeStar™ login page.  To access the login page, the employee would enter the URL established for your company.  The following page would appear: 

 The user must enter their user name and password and press the ‘Enter’ key or click the ‘Login’ button to enter TimeStar™.   The TimeStar™ version information also appears on the login page.

How to Punch: There are two ways to access the TimeStar™ Web Punch feature.  

Page 7: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 7

  Option 1.  

1. Enter the URL established for your company to punch in and out using the TimeStar™ web punch feature. 

2. Enter Username and Password. 3. Enter a Comment, if needed. 4. Click an action button that defines the punch. 

 Once the employee clicks the action button, a confirmation message will appear displaying the punch that was successfully added to the system.   Option 2.  An employee can access the TimeStar™ web punch feature by entering the login page URL established for their company.   

Page 8: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

 1.23.45.

 Once page.succe

HowTo pemust 

rity TimeStar™

. Enter User

. Click the ‘P

. After click

. Enter a Co

. Click an ac

 the employe. The login paessfully added

w to Transferform an org follow these 

™ Supervisor Ma

rname and Pa  Punch’ buttoning the ‘Puncomment assoction button t

ee clicks the aage will contad to the syste

fer: anization lev steps below.

anual

assword. n. ch’ button, thciated with th that defines t

 action buttonain a green indm.  

vel transfer pu 

Page 8

 

e Web Punchhe punch if ne the punch. 

, they will be dicator line d

unch using th

h page will diseeded. 

 redirected todisplaying the

he TimeStar™

splay. 

o the TimeSte punch that w

™ Web Punch

ar™ login  was 

 an employeee 

Page 9: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 9

 

1. Enter Username and Password. 2. Enter a Comment associated with the transfer punch if necessary. 3. Click the ‘Transfer Orglevel’ button.  4. Select the organization  levels they are transferring  to by using the drop‐down menus 

located on the screen. 5. Click the ‘Complete’ button.  

After clicking the ‘Complete’ button the Web Punch screen will display a green indicator line displaying the punch that was successfully added to the system.   If an employee must return to their home organization levels during their work day, they must perform the same transfer process and select their home organization levels.   NOTE ‐ It is not necessary for an employee to punch ‘OUT’ before performing an organization level transfer. 

Page 10: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 10

How to Reset Password via the Web Punch: In the event the user has lost, forgotten or would like to change their password, they may click the ‘Reset Password’ link on the TimeStar™ Web Punch page.   

  In order for a user to have their TimeStar™ password reset, they must enter their username and email address that is on file within the TimeStar™ system for their user account. If the user does not have an e‐mail address in the system, they will need to contact their TimeStar™ System Administrator.  

Page 11: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 11

  After entering the information, the user must click the ‘Reset Password’ button. If the information entered matches the information within TimeStar™, a new password will be emailed to the address entered.   The next time the user logs into TimeStar™ with the generated password from the email, they will be required to change their password. 

Punching the Web Clock when logged into TimeStar™: An employee can access the TimeStar™ Web Punch feature while logged into the system. By 

selecting the   option located in the upper right corner of the home page, the Web Punch screen will display. 

 1. Enter a Comment associated with the punch if needed. 2. Click an action button that defines the punch. 

3. When the   button is clicked on the Web Punch screen, the employee will be directed to the TimeStar™ page they were previously located at. 

Page 12: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 12

Page 13: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 13

Home Page Navigation: Below is an example of the home page for a user with a TimeStar™ administrator role that has logged into TimeStar™. Others may have less displayed, based on their permissions set by the System Administrator. 

On the home page of TimeStar™, a ‘Take Action’ and ‘Employee Info’ tab appear with different areas of information. These will are referred to as Widgets. Additional details about each widget can be found in the Widgets section.  NOTE ‐ If a user navigates to a specific page and would like to return to the home screen, they 

can click at the top left side of the screen. 

Page 14: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

 Abov

Emp To selast nbetweusing Abov

 F 

 L 

 R 

 Qconso

 M 

 M  LocatLog O 

rity TimeStar™

e is the navig

ployee Nav

lect an emploame to moveeen employe the pay perio

e the left nav

avorites – Se

List of saved f

Reports – list 

Quick launchole, time off c

My Alerts ‐ S

My Requests 

ted in the uppOut are availa

‐ Displays 

‐ Logout

™ Supervisor Ma

gation bar tha

vigation

oyee, use thee to that groues. Additionaod drop‐dow

vigation tree, 

e ‘Adding Fav

 filters. 

 of system rep

 ‐ Options inc calendar and t

pecific to the

 ‐ Specific to t

per right cornble to all use

 support infor

t of TimeStar

anual

at appears wh

:

 employee naup of employeally, you can an. 

 there are 7 ic

vorite’ sectio

ports and sha

cluding appro timesheet. 

e user. 

 the user. 

ner of the winrs. 

rmation and i

™. 

Page 14

hen accessing

ame drop‐doees. You can  access histori

cons. 

n for more de

ared reports. 

ovals, attenda

dow may be 

 installed opti

g any screen w

own and type also use the aical pay perio

etails 

 

ance calenda

 several optio

ons for the T

 within TimeS

 the first few  arrow buttonods or future p

ars, coverage 

ons. About, A

TimeStar™ sy

Star™. 

 letters of thens to move  pay periods b

 view, monito

Account, and 

ystem. 

 

 by 

or 

Page 15: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 15

 ‐ Allows the user to change their own and, if permissions allow, their supervisee’s passwords.  If the user logged into TimeStar™ has access to punch in/out via the Web Punch feature, an additional icon will be available in the upper right corner of the home page.  

‐ Punch in/out without having to logout of TimeStar™.  

Adding a Favorite:  Favorites may be added from items on the navigation tree.   To add a Navigation favorite, follow these steps: 

1. Click the   icon on the navigation tree. 2. On the navigation tree, select the page to add as a Favorite. 

3. Hold  the mouse over  the name of  the page and when  the  icons appear, click  the   icon to add to Favorites. 

To add a Reports favorite, follow these steps: 

1. Click the   icon on the navigation tree. 2. On the navigation bar, select the report to add as a Favorite. 

3. Hold the mouse over the name of the report and when the  icons appear, click the   icon to add to Favorites. 

4. To generate the Report favorite, click the report name to bring up the Report Generator screen to generate the report with saved options. 

To add a Quick Launch favorite, follow these steps: 

1. Click the   icon on the navigation tree. 2. On the navigation tree, select the item to add as a Favorite. 

3. Hold the mouse over the name of the item and when the icons appear, click the   icon to add to Favorites. 

 To open any of the pages on the navigation tree in a new window or tab, follow these steps: 

1. Hold the mouse over the name of the page and when the  icons appear, click the icon to open the page in a new window. 

a. Users  can  also hold down  the Shift  key  and  click  the page  to open  in  a new window. 

 

Page 16: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 16

TimeStar™ has multiple navigation tools available based on the security assigned to the user. A user can select from the widgets that appear on the main page, or use the navigation tree on the left side of the screen. The widgets are linked to frequently used areas of the system. If an icon is clicked, the user will be directed to the page requested. The navigation tree is grouped by category.  

Page 17: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 17

Changing a Supervisee’s Password: If supervisors are given access to the permission ‘SUP Change Employee Password’, they may change the TimeStar™ password for any of their supervisees.  

  To reset an employee’s password, follow these steps: 

1. From the TimeStar™ home page, select the ‘Account’ button.  2. Select ‘Supervisee Passwords’ tab. 3. A drop‐down will display for those employees that have user accounts established. 4. If the user is granted the ability to change usernames, the user name will appear on this 

screen. 5. Mark the checkbox to change password. 6. Enter new and confirm password for the employee. 7. Click the ‘Save’ button. 

 NOTE ‐ This password change will occur for both the Login and Web Punch pages.  NOTE ‐ All passwords need to comply with the Password Rules set by the System Administrator. 

Page 18: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 18

Searching for an Employee: You may search for an employee using the employee search function. To search for an 

employee, click on the   icon.  

  To search for an employee, follow these steps: 

1. Use the drop‐down for Employee’s Last Name (options are: includes, begins with, and ends  with).  Other  options  available  for  searching  are:  Badge  Number,  Employee Number, SSN, Job Title and Birth Date. 

2. Enter a few characters of the employee’s last name. 3. Select the ‘Search’ button.  

A listing of potential matches will appear. TimeStar™ does have phonetic searching technology enabled for these types of searches.  The employee will be listed in the lower portion of the ‘Search Results’ area on the page. If multiple employees are found, they will be listed in alphabetical order.   The employee’s name will appear as a link. If the link is clicked, the search window will close and the user will be returned to the home page with the selected employee’s information displaying. 

Using Filters: Filters can be used within TimeStar™ as a means to view a specific set of employees. For example, if a user wants to access all employees that are part of a specific pay group, the user could create a filter.  

Page 19: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 19

To create a filter, the user must click the   icon that is located in the employee tool bar. When creating a filter using the filter option on the employee toolbar, the filter will be saved specifically for the user who created it.   

  If a filter must be applied to user accounts other than the currently logged in user, select Security Setup – User Security and below the section titled Employee List Filtering, click the 

icon to create the filter.  You must save the filter for the filter to be available for user accounts. The filtering setup is the same as the filter page accessed via the employee toolbar. Once you have saved the filter, select the filter from the Filter drop‐down and save the user account.   

Simple Filters:  Filters that use the ‘Match All’ or ‘Match Any’ options are called simple filters. Simple filters do not contain comparisons between different criteria.  

To create a simple filter, click the  icon from the employee toolbar. 

Page 20: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 20

Filters must contain a name in order to be saved. If a filter is going to be saved, enter the name of the filter in the ‘Filter Name’ field.   For a simple filter choose a filter type of ‘Match ANY’ to display a list of employees that match any of the criterion selected. A filter type of ‘Match ALL’ will display a list of employees that match the entire criterion selected.  Use the first drop‐down menu to select the criteria to be used to filter the employee data. Use the second drop‐down menu to further limit the value set in the first drop‐down menu.   An example of a simple filter is Active Status IS NOT Terminated. 

Page 21: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 21

  ‘IN’ and ‘NOT IN’ are useful for comparisons that involve organization levels or pay groups so that multiple comparisons do not need to be created.  When ‘IN’ or ‘NOT IN’ are selected, the user is presented with more options via an additional entry screen. A number of items may be selected and by clicking the ‘Apply’ button, the comparison is created.  

  

If the comparison is a ‘NOT IN’ or ‘IN’ statement, the   icon will appear to update the items in 

the list. Comparisons may be deleted by clicking the  icon.  

Complex Filters: Complex filters give the user very robust filtering capabilities. A user may create a combination of AND/OR statements as well as combine saved filters to create comparisons.   To create a complex filter, select ‘Complex’ from the ‘Filter Type’ drop‐down. Add comparisons using the same method used in simple filters.  

To assign multiple comparisons at once, click the   icon between comparisons. 

Page 22: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 22

For complex filters, the filter name must be defined before the filter can be applied. The ‘Apply’ button will be grayed out until the complex filter is named.  Below is an example of three comparisons to be used to create a complex filter. The user is looking for a list of employees that are paid hourly, in any department and work first or second shift.  

To further define the comparisons, click and drag the   icon of the second comparison to the top of the first.   Once the filter is named, use the drop‐downs to select comparison values.   

Page 23: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 23

  If the ‘OR’ drop‐down is set to ‘AND’ then the word ‘EITHER’ will be changed to the word ‘BOTH’.  

  Name the first complex filter, then drag the second filter into the first and you will see the results below. The filter will select employees who are in pay group ‘Hourly’ and not in the list of departments defined on the previous screen.  

Page 24: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 24

 

  This filter now applies to employees that are either in the Hourly pay group AND the listed departments OR the shifts listed.   Filters must be named in order to be saved. Click the ‘Save’ button to save a filter. Click the ’Apply’ button to save the filter and apply the filter immediately. 

Daily Procedures:

When selecting any of the Daily Procedures – Data Entry pages, the system automatically brings up the first employee in the system, if this is your first time selecting an employee after logging in to TimeStar™. Otherwise, it will display the last employee you worked with at any point within the system.  

 

To locate an employee, use the employee toolbar on the top of the screen. See the TimeStar™ Navigation section, for more information on searching for employees. 

 

When a date field is selected, a pop‐up calendar will appear. The dates available for selection are determined by the security settings ‘Allowable Range Outside of Current Period – Forward and Backward’.  

 

Page 25: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 25

By clicking the   icon a print preview of the page will display and the user will be able to print the information displayed in a report format.  

 

TimeStar™ has the ability to allow decimal hours entry, or hours and minutes entry. Contact your Insperity Time & Attendance consultant to update your system to display hours and minutes format. 

Data Entry – Dollars: The Dollars page can be utilized to enter dollar amounts within TimeStar™. The following fields appear on the page: 

 NOTE‐ If your company uses quick reports, click the ‘Reporting’ option and then click ‘Dollars Report’.  A new window will display the report.  

Field Name  Description 

Page 26: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

Effe

Dolla

Pay 

Devi

Sour

 

 

AddiTo ad

1.23.45.

Field

Effe

rity TimeStar™

ctive  

ars 

 Type 

ice  

rce  

 

 

 

ng/Editing/Vdd Dollars:  

. Click the ‘A

. Edit the ‘E

. Select a do

. Enter the d

. Make any  

d Name 

ctive Date 

™ Supervisor Ma

/Viewing Do

  Add Dollars’ bEffective Dateollars pay typ dollar amoun additional ch

anual

ollars:

 button. e’ to reflect thpe. nt. hanges and cl

Page 26

The dat

Numberecord.

Pay typ

Device 

Source 

Select tDollars 

Select t

Select taudit loThis is oParame

he day to add

ick the ‘Save

Descrip

The dat

te that the do

er of dollars a 

pe that is app

 Number.  

 Code. 

 this icon to ed record. 

 this icon to d

 this icon to viog associated only availableeters – Audit 

d Dollars. 

’ button. 

ption 

te that the do

ollars are effe

ssociated wit

plied to the Do

dit any detail

elete the Dol

iew the detaid with the Doe if the Syste Trail is set to

ollars are effe

ective.  

th the 

ollars record.

ls of the 

lars record. 

ls of the llars record. m o Yes. 

ective.  

 

Page 27: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 27

Pay Type  Pay type to be applied to the dollars. 

Amount Number of dollars to grant the employee with the Dollars record. 

Device Number 

The device that the Dollars record originated from. When adding a Dollars record in TimeStar™, the device number will be TimeStar™. 

Source Code The Source Code defaults to a value of TimeStar™. 

Comment Enter any comment to have associated with the Dollars record. 

Organization Level Drop‐downs Use these drop‐downs to override the organization levels assigned.  

To edit Dollars: 

1. Click the   icon to the right of the record to edit. 2. Edit any fields needed. 3. Enter comment. 4. Click ‘Save’. 

NOTE – Dollars records may also be edited on the main Dollars page without selecting the   icon. You may also edit any of the fields that are shown on the main Dollars page and select ‘Save’ to apply any changes.  To delete Dollars: 

1. Click the   icon to the right of the record to delete. 2. You will receive a warning message ‐ to delete, click ‘OK’, or to cancel, click ‘Cancel’. 

Mileage: Mileage is one of Insperity Time and Attendance’s additional optional modules for purchase.   

Assigning a Default Vehicle to Employees: To simplify employee’s entry of mileage, you may assign employees to a default vehicle.    To assign a default vehicle to an employee, follow these steps: 

 

Page 28: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 28

1. Select Employee Maintenance –  Employee Assignments – Groups. 2. Select the Vehicle tab. 3. Use the drop‐down under the ‘Add New’ section to select a ‘Vehicle’. 4. Enter an effective date for the assignment. 5. Click the ‘Save’ button. 

 

Adding/Editing/Viewing Mileage Information: To add Mileage:  Click the ‘Add Mileage’ icon on the Dollars page and the following page will display: 

  Enter required information 

o Effective date. o Pay Type – only pay types with the dollar flag set to ‘Yes’ under System Setup – 

Reference Tables will be listed. o Amount – calculation of the total miles multiplied by the rate – cannot be 

edited. o Vehicle – if a default vehicle is specified, the vehicle will be selected. o Rate – may be edited if the employee is given the access right to do so. o Begin – will default to one mile after the last entry made. o End – will default to one mile after the last entry made. o Total Miles – difference between begin and end mileage.  This field may not be 

edited if the begin and end mileage fields are enabled. o Comment. o Organization level information may be changed. o Click the ‘Save’ button. 

Page 29: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 29

To edit mileage: 

Click the   icon to the right of the record to edit. 

Edit any information. 

Click the ‘Save’ button.  To delete mileage: 

Click the   icon to the right of the record to delete. 

You will receive a warning message ‐ if you want to delete, click ‘OK’.  If you want to cancel, click ‘Cancel’. 

 When the mileage option is available, the ‘Add Mileage’ button will be displayed next to the ‘Add Dollars button’.  After mileage has been entered, the record will display on the Dollars panel with the dollar amount awarded.  NOTE – if the user is granted only view access to the Dollars panel, the ‘Add Dollars’ and ‘Save’ buttons will not be available.  

Data Entry – Hours: The Hours page can be utilized to enter a block of hours for an employee. Any auto‐generated hours, such as salary records or holiday records will appear on this page. 

Page 30: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 30

NOTE‐ If your company uses Quick Reports, click the ‘Reporting’ option and then click ‘Hours Report’.  A new window will display the report.  

Field Name  Description 

Actual   Actual date the Hours were earned. 

Effective   The date that the Hours are effective.  

Hours  Number of Hours. 

Pay Type  Pay type that is applied to the Hours record. 

Device   Device number.  

 Click this icon to edit any details of the Hours record. 

 Click this icon to delete the Hours record. 

 

Click this icon to view the details of the audit log associated with this Hours record. This is only available if the System Parameters – Audit Trail is set to Yes. 

 

Page 31: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 31

NOTE – The   icon will not be available for selection on any auto‐generated Hours records within TimeStar™ including but not limited to salary and holiday records.  To adjust hours for these records, edit the record or add hours of another pay type which will offset the number of hours for the auto‐generated record.  

Adding/Editing/Viewing Hours:  To add Hours:  

Click the ‘Add’ button. 

  The minimum requirements to add an Hours record in TimeStar™ are: 

1. Edit the ‘Actual Date’ to reflect the day to add hours. 2. Use the ‘Pay Type’ drop‐down to select the pay type. 3. Enter number of decimal hours or hours and minutes. 4. Make any additional changes to fields and click the ‘Save’ button. 

Field Name  Description 

Actual Date  Actual date the hours were earned. 

Effective Date  The date that the hours are effective.  

Pay Type  Pay type to be applied to the hours. 

Shift Use the drop‐down to override the shift code awarded with the Hours record. 

Device Number  The device that the Hours record originated 

Page 32: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 32

from. When adding an Hours record in TimeStar™, the device number will be TimeStar™. 

Source Code  The Source Code defaults to TimeStar™. 

Comment Enter any comment to have associated with the Hours record. 

Hours Number of hours to grant the employee with the Hours record. 

Hours/Minutes (if format turned on) 

Number of hours and minutes to grant the employee.  NOTE – Minutes cannot be entered for a value greater than 59. 

Organization Level drop‐down menus Use these drop‐down menus to override the organization levels assigned. 

Schedule Deviation 

If your company has the parameter 'Auto generate other hours and schedule deviations' set to True, this option will appear. Select ‘Yes’ to generate a deviation and specify the times of the deviation if applicable. 

 To edit Hours: 

1. Click the   icon to the right of the record to be edited. 2. Edit any information. 3. Enter comment, if applicable. 4. Click ‘Save’. 

NOTE – Hours records may also be edited on the main Hours page without selecting the icon. You may also edit any of the fields that are shown on the main Hours page and click ‘Save’ to apply any changes.  NOTE –If your system has accruals setup that are linked to a specific pay type and the pay type 

is selected on the hours page a balance icon will show   Scrolling over this balance will show the accrual plan the pay type is linked to, and both committed and running balances.  The committed and running values displayed can be configured by the following options: the balance as of the end of the current accrual plan year, end of last closed pay period or first requested effective date.  Please contact Insperity Time and Attendance if changes in setup need to be made.  To delete Hours: 

1. Click the  icon to the right of the record. 2. You will receive a warning message. To delete, click ‘OK’. To cancel, click ‘Cancel’. 

 

Data Entry – Punches: The punches page displays punch information coming from time clocks or web punching. 

Page 33: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 33

 

  NOTE‐ If your company uses Quick Reports, click the ‘Reporting’ option and then click ‘Punches Report’.  A new window will display the report.   

Field Name  Description 

Actual Date/Time  Actual date & time the employee punched IN or OUT. 

Type  The type of punch  IND – In for Day INL – In from Lunch INB – In from Break IDA – In for Day Again  INS – In from Split TXO – Transfer punch ALO – Auto lunch override CAL – On Call 

Page 34: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 34

CBI – Call Back In OUT – Any Out punch 

Round Date/Time  Displays the rounded date and time of the punch based on your company’s rules.   NOTE‐ Employees are paid from the dates and times in the round date/time field. 

Rounding  Type of rounding that is in effect for the punch. Combine – a TXO and IND punch were combined (the IND rounding rules apply). None – No rounding rules are affecting the punch. O/R Effective Date – The effective date for the punch was overridden.  O/R Org Levels – org levels were changed from the employees home assignments. O/R Time – The rounded date/time was manually entered overriding the rounding rules.  Override – The round date/time was manually overridden. Rule – The punch is rounding based on the rounding rules. Schedule – The punch is rounding to the employee’s schedule IN or OUT time. 

Info  If the punch is a missing punch, ‘Missing Punch’ will display in the ‘Info’ column.  If the punch has a comment associated with it, a notation ‘Comment’ will display in the ‘Info’ column.  If an attendance transaction exists for the punch, the type of transaction will display, for example ‘Late Out.’ Clicking on this message will take the user to attendance record detail. 

 Click this icon to edit any details of the punch. 

 Click this icon to delete the punch. 

 

Click this icon to view the details of the audit log associated with this punch.  This is available if the System Parameters – Audit Trail is set to Yes. 

Page 35: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 35

Adding /Editing/Viewing Punches: To add a punch:   

Click the ‘Add’ button. The following window displays:  

  The minimum requirements to add a punch in TimeStar™ are below: 

1. Edit the Actual Date/Time.  2. Use the ‘Punch Category’ drop‐down to select the punch type. 3. Make any additional changes to fields and click the ‘Save’ button. 

Field Name  Description 

Actual Date/Time Actual date & time the employee punched IN or OUT. 

Punch Category  The type of punch.  

Round Date/Time The rounded date and time of the punch based on your company’s rules.  

Rounding Source  Rounding that is in effect for the punch. 

Pay Type Use the drop‐down to override the pay type that will be associated with the punched time. 

Shift Use the drop‐down to override the shift code that will be associated with the punched time. 

Device Number The device that the punch originated from. When adding a punch in TimeStar™, the device number will be TimeStar™. 

Page 36: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 36

Source Code  The Source Type defaults to TimeStar™. 

Comment Enter any comment to have associated with the punch. 

Org Level Transfer 

Select the checkbox to force home organization levels for the punches even if the organization levels are changed on the punch. 

Organization Level drop‐downs Use these drop‐downs to override the organization levels assigned to the punched time. 

 To edit a punch: 

1. Click the   icon to the right of the punch to be edited. 2. Edit any of the fields. 3. Click the ‘Save’ button. 

 Correcting a missing punch: 

1. Click the   icon to the right of the punch to be edited. 2. Correct the actual date/time and punch type. 3. Click the ‘Save’ button. 

 NOTE – Any information that displays on the Punches page may also be edited on the main 

Punches page without selecting the   icon. If correcting a missing punch, simply highlight the actual date/time and enter the correct actual/date time and use the drop‐down for the punch type and click ‘Save’. You may also edit the rounded time/date or rounding on the Punches page.  To delete a punch: 

1. Click the   icon to the right of the punch to be deleted. 2. You will receive a warning message: ‘You are about to permanently delete this punch 

record. This action can NOT be undone! Continue?’ To delete, click ‘OK’. To cancel, click ‘Cancel’. 

Page 37: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 37

Punches 

Time & Attendance - Punches

Note – if your system is setup with hours and minutes instead of decimal hours, the punches screen will display as shown below:

Page 38: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 38

Field Name Description Actual Date/Time Actual date & time the employee punched IN

or OUT. Type The type of punch

IND – In for Day INL – In from Lunch INB – In from Break IDA – In for Day Again INS – In from Split TXO – Transfer punch ALO – Auto lunch override CAL – On Call CBI – Call Back In OUT – Any Out punch

Round Date/Time The rounded date and time of the punch based on your company’s rules. Note that employees are paid from the dates and times in the round date/time field.

Rounding Type of rounding that is in effect for the punch. Combine – a TXO and IND punch were combined (the IND rounding rules apply). None – No rounding rules are effecting the punch. Override – The round date/time was manually overridden. Rule – The punch is rounding based on the rounding rules. Schedule – The punch is rounding to the employee’s schedule IN or OUT time.

Info If the punch is a missing punch, ‘Missing Punch’ will display in the Info column. If the

Page 39: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 39

punch has a comment associated with it, a notation ‘Comment’ will display in the Info column. If an attendance transaction exists for the punch, the type of transaction will display, for example ‘Late Out.’

Select this icon to edit any details of the punch.

Select this icon to delete the punch.

Select this icon to view the details of the audit log associated with this punch.

Viewing/Adding/Editing Punches

To add a punch

Click the Add Punch button and the following page will display:

The minimum requirements to add a punch in TimeStar™ are below: Edit the Actual Date/Time. Use the drop-down to select Punch Type.

Make any additional changes to fields as you wish and click ‘Save’.

Field Name Description

Actual Date/Time Actual date & time the employee punched IN or OUT.

Punch Type The type of punch.

Round Date/Time The rounded date and time of the punch based on your company’s rules.

Rounding Rule Rounding that is in effect for the punch.

Pay Type Use the drop-down to override the pay type that will be associated with the punched time.

Shift Use the drop-down to override the shift code that will be associated with the punched time.

Page 40: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 40

Device ID The device that the punch originated from. When adding a punch in TimeStar™, the device ID will be TimeStar.

Source Type The Source Type defaults to TimeStar.

Comment Enter any comment you wish to have associated with the punch.

Org Level Transfer

Select the checkbox to force home organization levels for the punches even if the organization levels are changed on the punch.

Organization Level Drop-downs Use these drop-downs to override the organization levels assigned to the punched time.

To edit a punch:

1. Click the icon to the right of the punch you wish to edit. 2. Edit any of the fields you wish. 3. Click ‘Save’.

Correcting a missing punch:

1. Click the icon to the right of the punch you wish to edit. 2. Correct the actual date/time and punch type. 3. Click ‘Save’.

Note – any information that displays on the punches page may also be edited on the main punches page without selecting the icon. If correcting a missing punch, simply highlight the actual date/time and enter the correct actual/date time and use the drop-down for the punch type and select Save. You may also edit the rounded time/date or rounding on the Punches page and select Save.

To delete a punch:

1. Click the icon to the right of the punch you wish to delete. 2. You will receive a warning message - to delete, click OK. To cancel, click Cancel.

Data Entry – Timesheet: The Timesheet page can be setup to display an employee’s punches, hours, dollars, mileage, and/or units. Timesheet is configured via the Company Setup – Timesheet Setup page. Saved Timesheets can be applied to groups of employees from the Company Setup ‐ Pay Groups – Timesheet tab.  Below is an example Timesheet configuration:  

Page 41: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 41

 

Adding/Editing/Deleting Data via Timesheet: Please note that the following steps may vary depending on your company’s setup.   

  After clicking Data Entry – Timesheet, a drop‐down list for available Timesheets appears along with a View drop‐down to choose the period or specific weeks to display.  The initial view for this screen is for the entire pay period for the employee selected. You may use the drop‐down on the top of the screen to select a different employee or pay period.  

Page 42: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 42

Employee Information found on this page includes employee name, ID, badge, home organization levels, assigned schedule group, current approval status, and pending requests.  If configured, supervisors will be able to approve employees’ time via the Timesheet page by selecting the Employee Information tab and clicking ‘Supervisor Approve’ button.  Each data type will display in a separate section.  The sections can be selected and dragged to 

change the order they appear on the page. Click the   icon to the left of the name to drag the section up or down. They can also be expanded or collapsed to allow for more visibility.   

To add hours, follow these steps:

1. Select the Date to add a record for. 2. Enter the number of hours to the Hours column. 3. Use the ‘Pay Type’ drop‐down and change the pay type. 4. Use the Schedule drop‐down and select ‘Day Off’ to assign a time off schedule 

deviation for the entire day if applicable. 5. Enter a comment if applicable. 6. Use the drop‐downs to select any organization level overrides if applicable. 

7. If necessary, you may add another line to a day by clicking the icon on the right side of the screen. This will enable you to enter additional hours records. 

8. Click ‘Save’ to save records. 9. A green message stating “Timesheet Saved” will appear. If there is any invalid or 

missing data it will appear in red. 

Page 43: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 43

To add punches, follow these steps:

1. Select the Date to add punches for. 2. Enter times in the green and red outlined fields.   

a. If the ‘Allow Transfer’ setting is applied, click the   icon to enter a transfer punch.   

NOTE– You do not need to complete all fields on a line. For example, if an employee did not punch out for lunch, you may complete the IND and OUT items for that line. 

3. Use the ‘Shift Type’ to select a shift if applicable. 4. Use the drop‐downs to select any organization level overrides if applicable. 

5. You may add another line to a day by clicking the   icon on the right side of the screen. This will enable you to enter additional punches if needed. 

6. The total for the day will appear below the date. 7. Click ‘Save’ to save records. 8. A green message stating “Timesheet Saved” will appear.If there is any invalid or 

missing data it will appear in red. 

NOTE – If the ‘Require Valid Punch Pairs’ setting is set to ‘Yes’, a valid IN/OUT combination will need to be entered before saving the Timesheet.  

To add dollars, follow these steps:

1. Select the Date to add dollars for. 

Page 44: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 44

2. Enter amount in Dollars field  3. Enter pay type. 4. Enter a comment if applicable. 5. Use the drop‐downs to select any organization level overrides if applicable. 

6. You may add another line to a day by clicking the   icon on the right side of the screen. This will enable you to enter additional punches if needed. 

7. Click ‘Save’ to save records. 8. A green message stating “Timesheet Saved” will appear.If there is any invalid or 

missing data it will appear in red.  

NOTE – Fields to enter will vary with individual Timesheet Setup configurations.  

To add mileage, follow these steps:

1. Select the Date to add mileage for. 2. Enter values Begin and End Miles fields. Totals will automatically be updated based on 

these values.  3. Select the Vehicle. 4. Select the pay type. 5. Enter a comment if applicable. 6. Use the drop‐downs to select any organization level overrides if applicable. 

7. You may add another line to a day by clicking the   icon on the right side of the screen. This will enable you to enter additional punches if needed. 

8. Click ‘Save’ to save records. 9. A green message stating “Timesheet Saved” will appear.If there is any invalid or 

missing data it will appear in red. 

Page 45: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 45

To add units, follow these steps:

1. Select the Date to add units for. 2. Enter amount in Units field.  3. Enter Units type. 4. Enter a comment if applicable. 5. Use the drop‐downs to select any organization level overrides if applicable. 

6. You may add another line to a day by clicking the   icon on the right side of the screen. This will enable you to enter additional punches if needed. 

7. Click ‘Save’ to save records. 8. A green message stating “Timesheet Saved” will appear.If there is any invalid or 

missing data it will appear in red.  To edit existing records to any of the sections, follow the steps below:  

1. Update the appropriate section with the changes. 2. Click ‘Save’. 3. A green message stating “Timesheet Saved” will appear.If there is any invalid or 

missing data it will appear in red.  

NOTE – Not all setups will display existing records.  To delete records via Timesheet, follow the steps below:  

1. Click the icon to delete the record. 2. Click ‘Save’. 3. A green message stating “Timesheet Saved” will appear. 

 The Totals section will display with options chosen on the Timesheet Setup page.  The following are options available to be displayed from this section, period totals, period accrual totals, hours worked by org level, and totals by pay type.  

Page 46: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

Follow1.23.45.

NOTEchang‘Canc

67.8

NOTE

DataThe U

Field

Effe

Amo

Type

Devi

Sour

Link

rity TimeStar™

w these step. Click the ‘C. Enter info. Click ‘Save. Message a. Click ‘BackE – If you madges have not cel’ to return t. Click ‘Use . To save th. To go back 

E – Template

a Entry – UUnits page ca

d Name 

ctive  

ount 

ice  

rce  

ked To 

 

™ Supervisor Ma

ps to create   Create Temprmation to sae Template’ b appears that “k to Timesheede changes o been saved. P to the templa Template’ toe Timesheet k and edit the

s will only be

Units: n be utilized t

anual

and apply alate’ button. ave as a temp button.  “Timesheet Tet’ button to on the templa Press OK to cate screen. o apply the te click ‘Save’. e template cl

e saved for the

 to enter Unit

Page 46

a timesheet  plate to reuse

 Template suc return to timate screen wit continue with

mplate creat ick ‘Edit Tem

e specific em

s records wit

Descrip

The dat

Numbe

Units tyrecord.

Device 

Source 

Hours olinked tdisplay

Select t

t template:

e. 

cessfully savemesheet pagethout saving, hout saving th

ted. 

mplate’. 

ployee it was

hin TimeStar

ption 

te that the un

er of units ass

ype that are a 

 Number. 

 Code. 

 or Dollars rec to. If no recory. 

 this icon to ed

ed”. .  a message whose changes

s created for.

r™.  

nits are effect

sociated with

 applied to the

cord the unitsrd is linked, N

dit any detail

will state “Yous.”  Click 

  

tive.  

 the record. 

e units 

s record is N/A will 

ls of the 

ur 

 

Page 47: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 47

Dollars record. 

 

 

Select this icon to delete the Dollars record. 

 

Select this icon to view the details of the audit log associated with this Dollars record. This is only available if the System Parameters – Audit Trail is set to Yes. 

Adding/Editing/Viewing Units:  To add units:  

1. Click the ‘Add’ button. 

 2. Edit the ‘Effective Date’ to reflect the day to add units. 3. Select the ‘Unit Type’. 4. Enter the unit amount. 5. Make any additional changes and click the ‘Save’ button. 

 

Field Name  Description 

Effective Date  The date that the units are effective.  

Unit Type  Unit type to be applied to the record. 

Amount  Number of units.  

Shift  Shift type for the Units record. 

Device Number 

The device that the Units record originated from. When adding a Units record in TimeStar™, the device number will be TimeStar™. 

Source Code  The Source Code defaults to TimeStar™. 

Page 48: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 48

Comment Enter any comment to have associated with the Units record. 

Organization Level drop‐downs Use these drop‐downs to override the organization levels assigned  

 To edit units: 

1. Click the   icon to the right of the record to edit. 2. Edit any information. 3. Enter a comment if applicable. 4. Click the ‘Save’ button. 

NOTE – If a Dollars or Hours record is linked to the Units record, the linked record is also updated. 

NOTE – Units records may also be edited on the main Units page without selecting the   icon. You may also edit any of the fields that are shown on the main Units page and select ‘Save’ to apply any changes.  To delete units: 

1. Click the   icon to the right of the record to delete. 2. You will receive a warning message ‐ to delete, click ‘OK’, or to cancel, click ‘Cancel’. 

 NOTE – If a Dollars or Hours record was linked to the units record, the linked record is also deleted with this process. 

Exceptions – Alerts: When a supervisor logs in, he/she will see the number of alerts received via the My alerts icon. 

For example  indicates there are 8 alerts that need to be acknowledged by the supervisor.   To view alerts, click on the ‘My Alerts’ icon or select the Daily Procedures – Exceptions – Alerts page.   

Page 49: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 49

 

To access the employee’s timesheet where the alert took place, you can select the alert.  

To delete the alert from the list, click the  icon next to the alert or check all by 

clicking the   icon and then click ‘Save’. A nag message will appear, click ‘OK’ to delete and ‘Cancel’ to return to the alerts page. 

To check the system for new alerts, click the ‘Check for New Alerts’ button and any new alerts will be added to your alerts page. 

To check for alerts in the next pay period, click the ‘Check for New Alerts Next Period’ button and any new alerts will be added to your alerts page. 

To print a list of alerts, click the ‘Quick Report’ button and a new browser window will appear with the screen in a printable format. 

Filters may be set to limit the list of alerts you are viewing. The ‘Alert Type’ drop‐down will list the alert types you currently have listed. You may also filter on individual employees who have alerts or a certain date range as well. Select option you desire and click the ‘Filter’ button to apply the settings.  

Page 50: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 50

NOTE – If multiple supervisors receive alerts for the same employee, when one supervisor deletes the alert, the alert will be removed from all supervisors.  For a complete list of the types of alerts configurable in the system see Appendix B. 

Exceptions – Attendance: The attendance page holds your company’s attendance information. Certain pay types entered on the Hours page can be saved here such as vacation, sick, or personal.  Also, attendance data can be generated from alerts such as, early outs, tardiness and absences.   

  Attendance records can be saved to this page and points can be associated with each instance if your company has a Points policy.  

Any user given ‘edit’ access to the attendance panel may adjust points associated with attendance transactions.  

Points warnings can also be configured to alert supervisors when an employee has reached the defined points threshold(s).  

In addition to the ability to generate points, TimeStar™ can also be configured to automatically generate award points.  

Award points would be given to an employee if the employee did not have any point transactions in the number of days defined.  

Page 51: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 51

A point cap can also be defined so employees who do not have points are not given award points. 

Adding/Editing/Viewing Attendance records:

The attendance page holds any attendance incidents as well as Hours records to track for attendance purposes.  

The ‘Excused’ checkbox may be used to excuse an attendance transaction.  NOTE – The ‘Points’ value must still be set to 0.00 manually after the ‘Excused’ checkbox is selected for the transaction to be disregarded for points awards.  The ‘Filter Expired’ option may be used to hide records that have points values that have expired before the end date of the date range you are currently viewing. NOTE – This filter will not remove transactions if the View Range is set to ‘All Attendance History’.   The ‘Filter Excused’ option will remove any excused transactions from the view.  To add an attendance record: Select the Attendance page from Daily Procedures – Exceptions ‐ Attendance: 

1. Click the ‘Add’ button. The following window displays:  

 2. Enter ‘Effective Date’. 3. Use drop‐down to select Attendance Category. 4. Use drop‐down to select Reason Code (if applicable). 5. Use drop‐down to select Pay Type (if applicable). 6. Enter ‘Minutes’. 7. Enter an Attendance Comment (if applicable). 8. Check the ‘Excused Flag’ check box (if applicable). 9. Enter Points (if applicable). 

Page 52: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 52

10. Enter a Points Comment (if applicable). 11. Enter Expiration Date for the points (if applicable). 12. Click the ‘Save’ button. 

 To edit an attendance record: 

1. Click the   icon to the right of the record to be edited. 2. Edit the fields you would like changed. 3. Click the ‘Save’ button. 

 To delete an attendance record: 

1. Click the   icon to the right of the record to be deleted. 2. You will receive this warning message – ‘You are about to permanently delete this 

attendance record. This action can NOT be undone! Continue?’ Click ‘Ok’ to delete the record, click ‘Cancel’ to keep the record and close the message. 

Exceptions - Attendance Calendar:  

 

Page 53: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 53

The Attendance Calendar provides a calendar view of attendance transactions and/or Hours records for a single employee.  This calendar is configurable under Company Setup – Calendar Setup – Attendance Calendar Setup.  NOTE – If your system is setup with hours and minutes instead of decimal hours, the coverage view will display with those values.  

Requests: Insperity TimeStar™ has integrated a request module to minimize data entry by supervisors and administrative personnel. You may also use this process to replace a manual paper tracking system for time off.  Employees may submit requests within TimeStar™. After the employee completes the request, a supervisor will receive a notification that a request has been submitted.  Supervisors may approve or deny the request. At the time the request is approved or denied, a supervisor may enter comments or edit any data entered by the employee.   After the supervisor has replied to the request, the employee receives a notification detailing the supervisor’s response.  To setup requests to be sent to more than just the employee’s direct supervisor, please see Company Setup – Request Setup – Request Workflow section or Appendix H.  

Overview of Request Setup: Administrators of TimeStar™ will need to determine pay types that will be available to employees when requesting time off. Once the pay types have been established, the employees and supervisors will need access to the request option within TimeStar™.  To setup pay types for the request module, follow these steps: 

1. Login to TimeStar™. 2. Go to System Setup ‐ Reference Tables. 3. Use the drop‐down in the upper right corner and select ‘Pay Types’. 4. Use the drop‐down in the ‘Request Flag’ column to set those pay types to be available 

for selection by employees to ‘Yes’.  5. Click the ‘Save’ button. 

TimeStar™ may be configured to limit the increment of hours that may be requested by an employee. The request increment is setup by pay group in TimeStar™. To setup an increment, go to Company Setup – Pay Groups.  Update the ‘Min. Hours Increment (Requests)’ to the correct value and click ‘Save’.  

Page 54: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 54

  In the case above, an employee may request on the Daily Procedures – Requests page in increments of 4 (i.e. 4, 8, 12, 16, etc.). When an employee or supervisor attempts to enter a request for a non‐valid amount, a prompt will display to correct the hours and the amount is automatically rounded to the nearest valid amount.  The request module may also be configured to display a disclaimer message for employees when submitting a request. Contact an Insperity TimeStar™ application consultant for assistance in setting up a disclaimer message.  

Submitting a Request: After an employee’s request has been made, a notification will appear on the request icon for the employee’s supervisor.   There are five types of requests that can be submitted: 

Time Off: Time that will be added to an employee’s hours for a pay period (Examples: vacation, sick, bereavement) 

Schedule Change: Change to scheduled hours. 

General Request: Send a message to a supervisor. 

Missing Punch (optional): Fix an inaccurate punch or missed punch. 

TimeStar™ Message (optional): Send a message to any user in TimeStar™.  NOTE – Users who have access to the My Request Widget will be able to view and submit requests via the Widget.  Please see the Widget section for more details.  

Submitting a Time Off Request: To submit a Time Off Request, follow these steps: 

1. Login to TimeStar™.  

2. Click the Requests icon , or click Daily Procedures ‐ Requests on the TimeStar™ menu. 

3. Click the ‘New Request’ button. The menu will open upwards and display additional options.  

4. Click ‘Time Off Request’. The following window displays: 

Page 55: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 55

 5. When submitting or approving a request, if a user has access to the Daily Procedures – 

Schedules ‐ Time Off Calendar page, the   icon will appear on the detail screen so the Time Off Calendar may be accessed when reviewing or entering a request. 

6. Use the ‘Send Request To’ drop‐down to select which supervisor to send your request to. 

7. Click the   icon to open a calendar. The calendar window displays: 

 a. Add daily hours information.  b. Select Pay Type option. c. Click and drag to select days (Selected dates will appear in orange). d. Hold ‘Ctrl’ to add additional days from other weeks or months. e. Click ‘Add Dates’ button to add the selected dates to the request screen. The 

following Request Detail will display: 

Page 56: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 56

 f. Only one entry per pay type per day is allowed. g. Click the close ‘X’ to cancel and return to the Requests page. 

8. Select the ‘Pay Type’ for each day and modify hours, if needed. 9. To take a partial day, select ‘Partial Day’ from the ‘Scheduling’ drop‐down list and enter 

a start time. NOTE – If you are scheduled over midnight and have a schedule that includes break minutes, you may select the ‘Cancel Shift’ scheduling tab and enter a start time for the system to automatically cancel any contiguous schedule(s) within the start time + number of hours entered. 

10. Click the   icon to remove a certain day from the request. 11. As needed, enter comments for your supervisor. 12. Click ‘Submit Request’. You will receive a message that the request has been sent to 

your supervisor and the request will be listed on the Requests page with a status of unanswered. 

NOTE – If an employee is entering a request for over 24 hours on one day, a message will appear stating, “This request is for more than 24 hours on a single day, are you sure you wish to continue?” 

If the employee selects ‘OK’ to this message, the supervisor will receive the same prompt when approving the request.  

If an employee is requesting more than one day of time off, it is recommended that the employee separate out the requested date(s) to ensure schedule deviations and hours records are created accurately. 

After the supervisor has responded to the request(s) entered, the user will receive a notification on the ‘Requests’ area on the home page. 

Page 57: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 57

Submitting a Schedule Change Request: To submit a Schedule Change Request, follow these steps: 

1. Login to TimeStar™.  

2. Click the Requests icon  , or click Daily Procedure ‐ Requests on the TimeStar™ menu. 

3. Click the ‘New Request’ button. The menu will open upwards and display additional options.  

4. Click ‘Schedule Change Request’. The following window displays: 

 5. Use the drop‐down to select which supervisor to send the request to. 6. Use the drop‐down to select the type of schedule change request. 

NOTE – You must enter each day as a separate request. a. Unpaid Time Off: Remove scheduled time for a day and take unpaid time off. b. Regular Schedule Override: Modify hours scheduled for a day. c. Additional Scheduled Time: Add a new schedule for a day or add hours 

scheduled for a day. d. Cancel Shift with Time Off: Remove any schedules that overlap the requested 

date and times off. 7. Enter the start and stop date this schedule change applies to. 8. To enter ‘In & Out’ times, uncheck the checkbox next to ‘All Day’ and enter the times. 9. If needed, enter comments for your supervisor. 10. Click ‘Submit Request’. You will receive a message that the request has been sent to 

your supervisor and your request will be listed on the requests page with a status of unanswered. 

After your supervisor has responded to the request(s) you have entered, you will receive a notification on the ‘Requests’ area on the home page.  

Page 58: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 58

Submitting a General Request: To submit a General Request, follow these steps:  

1. Login to TimeStar™.  

2. Click the Requests icon  , or click Daily Procedure ‐ Requests on the TimeStar™ menu. 

3. Click the ‘New Request’ button. The menu will open upwards and display additional options.  

4. Click ‘General Request’. The following window displays: 

 5. Use the drop‐down to select which supervisor to send your request to. 6. Enter the request details in the ‘Comment’ section. 7. Click ‘Submit Request’. You will receive a message that the request has been sent to 

your supervisor and your request will be listed on the requests page with a status of unanswered. 

 After your supervisor has responded to the request(s) you have entered, you will receive a notification on the ‘Requests’ area on the home page. 

Submitting a Missing Punch Request: To submit a Missing Punch Request, follow these steps:  

1. Login to TimeStar™.  

2. Click the Requests icon , or click Daily Procedure ‐ Requests on the TimeStar™ menu. 

Page 59: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 59

3. Click the ‘New Request’ button. The menu will open upwards and display additional options.  

4. Click ‘Punch Request’. The following window displays: 

 5. Use the drop‐down to select which supervisor to send your request to. 6. Enter an ‘Actual Date/Time’ of the punch. 7. Use the drop‐down to select a Punch Type. 8. Use the drop‐down to select a Pay Type. 9. You may select different organization levels if needed. 10. Click ‘Submit Request’. You will receive a message that the request has been sent to 

your supervisor and your request will be listed on the requests page with a status of unanswered. 

NOTE –Users may also enter a missing punch request via the Punches page by clicking the icon next to the missing punch.   After your supervisor has responded to the request(s) you have entered, you will receive a notification on the ‘Requests’ area on the home page.  To submit a TimeStar™ message, follow these steps: 

1. Login to TimeStar™.  

2. Click the Requests icon , or click Daily Procedure ‐ Requests on the TimeStar™ menu. 

3. Click the ‘Message’ button. The following window displays: 

Page 60: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

45.

67.

After on the 

MonAfter TimeS

If the them  You mreque

rity TimeStar™

. Use the se

. Use the drbutton to 

. Enter your. Click ‘Subm

your superunanswere

 the user has e ‘Requests’ a

nitoring Re an employeeStar™ Naviga

 user has acce can be moni

 may view the ests waiting o

™ Supervisor Ma

election box trop‐down to s clear the orgar message in tmit Request’.rvisor and yoed. 

 responded to area on the h

equests: e has submittation Tree ico

ess to the Emtored via the

 requests subor Daily Proce

anual

  o select ‘Ava specify users anization leve the message. You will receur request wi

o the requestome page. 

ted a request,on when logg

mployee Requ widget.  Plea

bmitted by emedures ‐ Requ

Page 60

ilable’ recipie in a certain oel filter.  box. eive a messagll be listed on

t(s) you have 

, a supervisorging in. An exa

uest Widget oase see Widg

mployees by sests from the

ents and add t organization l

ge that the ren the request

 entered, you

r will receive aample of this

 on the home pet section for

 selecting the e TimeStar™

 them to ‘Ass level. Use the

equest has bes page with a

 will receive a

 a notifications is below: 

 page, requestr more inform

 icon with the menu. 

igned’. e ‘Clear Filter’

een sent to  a status of 

 a notification

n on the 

ts sent to mation. 

e number of 

’ 

 

 

Page 61: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 61

 The ‘My Requests’ screen displays requests made by the user logged in. The following is an example of information that will display on the tab:  

  The ‘Employee Requests’ screen allows a supervisor to view a list of the supervisee requests waiting to be answered. The following is an example of information that will display on the tab:  

Page 62: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 62

  

Any TimeStar™ message requests will appear on the ‘Employee Requests’ screen. 

Use the Select Request Filtering section to display the requests you would like to see. 

If the user wants to display hidden requests, select the drop‐down in the ‘Status/Type Filter’ to be ‘Including Hidden’, and then click ‘Filter’.  

The request list displayed may also be filtered by Employee, Supervisor, Request Type, Status Type, and Date. 

The requested date range may be used to display only requests that were submitted within a specific date range.  

Any requests can be hidden by marking the checkbox on the left and clicking ‘Hide Selected’ button. 

When viewing hidden requests, the checkbox on the left will not be available because the request has already been hidden from the initial view.  

To assign a user the ability to respond to requests on a supervisor’s behalf in his/her absence, assign the ‘OP Requests – Disable Universal View’ security option set to ‘No Access’ to the user. The user will then have the ability to see all requests for all employees. The user may then filter the list by selecting the ‘Supervisor (to)’ drop‐down and may respond to requests made to the 

Page 63: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 63

supervisor. Note users with this access may need to include hidden requests when acting on a supervisor’s behalf.    For details on how to submit a request, please see the previous section ‘Submitting a Request’.  To view the details of a request, follow these steps: 

1. Login to TimeStar™.  

2. Click the  icon or go to Daily Procedures ‐ Requests on the TimeStar™ menu. 3. Select the ‘Employee Requests’ page, if applicable. 4. A list of the unanswered requests will display. 5. Select the request to show detail. The following window displays: 

  To respond to a request, follow these steps: 

1. Detail the record, as previously described. 2. The following fields display: 

a. Request Timedate: The date and time the employee submitted the request in TimeStar™. 

b. Request From: Employee’s name who submitted the request. c. Total Hours: The number of hours the employee expects to have applied for 

this request. d. Status: The current status of the request  

i. Unanswered: Response has not been submitted. ii. Approved: Request has been approved. iii. Cancelled: Request has been cancelled. iv. Declined: Request has been denied. 

Page 64: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 64

v. No Action Required: No action is needed. vi. Acknowledged: Message was read. Available for TimeStar™ Message 

and General requests only.  e. Comment: Comments the employee entered when submitting the request. f. Response: Comments entered when responding to the request. g. Previous Responses: Shows the order and status of the responses h. Sequence Status: Active, Inactive, or Completed. i. Status: The status that corresponds with each user’s response. j. Comment: The response comment appears here. k. Date & Time: Date & Time of the response. 

3. Make any adjustments to the date(s) and other information as necessary.  a. To deny part of the request (i.e. deny one day, but approve other days), you 

may select the   icon next to the date to deny.  b. You may also add days (or separate out days if the request was submitted 

incorrectly), by selecting the ‘Add’ button. 4. Enter any comments in the ‘Response’ section. 5. Leave the ‘Automatically hide request on approve/decline action’ checked to hide 

request from the list after response. Uncheck it to keep the record in your list. 

 6. Select your response: 

a. Select ‘Approve Request’ to approve the request. b. Select ‘Decline Request’ to deny the request. c. Select ‘X’ if you do not want to respond at this time. 

7. After your reply has been submitted, the employee’s request notification will be updated detailing your response. 

NOTE – TimeStar™ has the ability to send request information via email.  Responses to request can be made through an email instead of users logging in to the system.  Please contact Insperity Time and Attendance for more information on this functionality.  

Schedules - Coverage View: The Coverage View is a screen that graphically displays schedule coverage for a select group of employees. The setup of the screen is performed on the Company Setup – Coverage Schedule Setup page.   

Page 65: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 65

   NOTE – If your system is setup with hours and minutes instead of decimal hours, the coverage view will display with those values.  

Schedules -Employee Schedule:  Employees must be assigned to a Schedule Group before any scheduled time can be applied. To assign a schedule to an employee, please see the Global Update chapter or Employee Maintenance chapter.  To view an employee’s schedule, select Daily Procedures ‐ Schedules – Employee Schedule.  You will see a list of the schedule(s) the employee is assigned.   

Page 66: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

 To vieheadi

There

Whenan adthis li 

rity TimeStar™

ew the detailsng.   

e are three ty

Group RulEmployee

Employee

Deviation via a sched

n viewing thisditional link wnk to go to th

™ Supervisor Ma

s of any Sche

pes of schedu

e – a schedul Maintenance

 Rule ‐ a sche

 – a schedule dule deviation

s screen, if the will appear tohe Employee 

anual

dule, select t

ules that will 

e that is assige ‐ Groups. 

edule that is a

 that is assignn record. 

e user has acco View/Edit th Maintenance

Page 66

 the name of t

 be displayed 

gned to the e

 assigned to th

ned to the em

cess to the Emhe employee’e– Groups the

 the schedule 

 on this pane

employee via 

he employee 

mployee via a 

mployee Mai’s Schedule Gen Schedule G

 under the Sc

el: 

 the Schedule

 via the ‘New 

 team schedu

ntenance – GGroup assignm Group page. 

 

hedule Item 

e Group tab in

 Rule’ button

ule change or

Groups screenment.  Select  

 

  n 

n,  

Page 67: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

To th

periodpictur

To adsteps

1.2

3.4

5.

67.8910

11

rity TimeStar™

e left of the s

d appears.  Scre mean. 

dd a new Sche: . Click Daily. Click the ‘A

. Enter a Na

. Use the dra. Cab. W

. Select the TimeStar™

. Adjust the. Enter the S. Enter the U. Select a Sh0. If the sche

next on a c1. Select the 

™ Supervisor Ma

 schedule assig

crolling over 

edule Rule (re

y Procedures Add Rule’ but

ame and Descrop‐down for all – time thatork – time th ‘Schedule Ac™. e Effective DaStop Date forUnpaid Minuthift Type anddule is not ro continuing ba ‘Days of the 

anual

gnments, a ca

 the  value

ecurring sche

‐ Schedules–tton. The follo

cription for th the Schedulet the employeat the emploctive’ for the 

ate, if neededr the rule, if ntes and Luncd Pay Type frootating (I.E. wasis), the sche Week’ the sc

Page 67

alendar view 

e defines wha

dule) just for 

– Employee Scowing windo

he rule. e Type. ee is scheduleoyee is schedu schedule. Ina

.  needed. h Start Time om the drop‐dwork 9AM‐5PMedule should chedule applie

 of the sched

t each of the

 r the individua

chedule. ow displays: 

ed to be on cauled to work.active schedu

 (if applicabledowns. M one week a be set to occes to. 

ule for the se

 colors shown

al employee, 

all.  ules will not d

e). 

 and 9:30AM‐cur every 1 we

elected pay 

n in the 

 follow these

 

isplay within 

4:30PM the eek. 

 

 

Page 68: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 68

12. Use the drop‐down to select the day the work week begins. 13. To override Org Levels, select ‘Yes’ and use the drop‐down to select the value(s). 14. Click the ‘Save’ button. 

NOTE ‐ Employee schedules are based on groups in TimeStar™.  A group then has schedule rules associated with it that can be assigned to multiple employees.  

Schedules - Schedule Deviation: To add a deviation to the schedule (additional scheduled time, cancel shift, override all schedule items, override shift, override schedule rules only, or time off), perform the following steps: 

1. Select Daily Procedures – Schedules – Schedule Deviations. 2. Give the deviation a Name and Description.  3. Use the drop‐down for the Deviation type. 

a. Additional Scheduled Time – time to be added to the employee’s existing schedule for the day. 

b. Cancel Shift – will create a time off record for the entire duration entered. Any overlapping schedule items will be cancelled. 

c. Override All Scheduled Items – time entered will override any schedule rules or deviations currently in the system for the employee. 

d. Override Shift – time entered will override any schedule rules or deviations for employees.  This deviation type is best used for employees scheduled over midnight. 

Page 69: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

4

5.67.8

910

111213

14

NOTE‘Add  

ScheThe st

1.2

3.45.6

 To ad

1.

rity TimeStar™

e. Ovthth

f. Timem

. If you are atimes for t

. Enter Unp

. Enter the S. In the Dev. To overrid

value(s). . Enter Shift0. You may g

and not pu1. Select ‘Yes2. Adjust the3. In the Assi

‘Selected E4. When all f 

E‐ Users can a Deviation’ bu

edules - Scteps for addi. Click Daily. Click the ‘A

. Enter the G

. Enter the D

. Select ‘Yes

. Click the ‘S

dd schedules r. Click Daily

™ Supervisor Ma

verride Schede system for e day, the timme Off/Vacatmployee will n adding additi the deviationaid Minutes a Start/Stop daviation Times e Organizatio

t Type and Pa generate an Hunch.   s’ to Generate number of hgnment Scop Employees’, ‘  ields have be

 also completeutton. 

chedule Grng a Scheduly Procedures –  Add’ button. 

 Group Name Description. s’ to the Activ  Save’ button.

 rules to a groy Procedures 

anual

dule Rules On the employeme will be addtion – will cre not be scheduional schedul.   and the Luncates for the d and Durationon Levels, se

ay Type infor Hours record f

e Hours Reco hours. pe you can id ‘Single Emploeen appropria

e the above s

roup: e Group are a– Schedules – The following

.  ve field, for th. 

up, follow th‐ Schedules ‐

Page 69

nly – time ente. If scheduleded to the scheate a time ofuled. e time or a Sc

h Start Time.eviation. n, populate thlect ‘Yes’ and

rmation (if ap for this day if

ord. 

entify if the doyee’ or ‘Scheately populate

 steps from th

 as follows: – Schedule Gg screen will 

he group to b

ese steps: ‐ Schedule Gr

tered will ovee deviations ehedule deviatff record for t

chedule Over

he appropriatd use the drop

pplicable).   f the employe

 deviation is foedule Group’ed, click the ‘

e Employee S

roup.  display: 

 be active. 

roup. 

erride any sch exist for the etion.  the entire day

rride, enter th

te details as np‐downs to se

ee is going to

or ‘All Employ.   Save’ button

 Schedule pag

hedule rules in employee on 

y and the 

he start/stop 

 needed. elect the 

o receive pay 

yees’, 

ge by clicking

  n 

 

 

Page 70: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

23.

45.

67.8

910

11121314

NOTEcreatewould

ScheA Teatotals 

rity TimeStar™

. Select the 

. Click ‘New

. Enter the N

. Use the dra. If t

do. Enter the S. Enter the I. Enter any 

a. Th. Select Shif0. If the sche

next on a c1. Select the 2. Use the dr3. You may o4. Click the ‘S 

E – If an emple multiple schd have 2 sche

edules - Team Schedule s by employee

™ Supervisor Ma

 Group to addw Rule’ button

 Name and Derop‐down to a the schedule o not come in Start Date fo In/Out times  Unpaid Lunchis value will bft Type and Pdule is not ro continuing ba days of the wrop‐down to s override orga  Save’ button.

loyee works dhedules (i.e. 9edule assignm

eam Sched allows you toe and by day

anual

d schedules fn. The followi

escription for assign the Sc is set as on‐c as scheduledr the schedul for the schedh or break tim be used for sc Pay Type if thotating (i.e. wasis), the sche week the sche select the daynization leve. 

 different time 9‐5 Monday &ments). 

dule: o schedule mu. 

Page 70

 for in the Seleng window d

r the schedulehedule Type call, the empld. e in the Effecdule. me and Lunchchedule repoey are differe

works 9AM‐5Pedule should edule appliesy the work wels if needed. 

es on differen & Tuesday, 8:

ultiple emplo

ect a Schedul displays: 

e (i.e. 9‐5).  (Work or Onoyee will not

ctive Date fie

h Start Time rting. ent than DefaPM one week be set to occs to. eek begins.  

nt days of the:30‐4:30 Wed

oyees on one 

e Group drop

‐Call).  t display as ab

eld. 

 if applicable. 

ault. k and 9:30AMcur every 1 we

 

e week, you wdnesday‐Frida

 screen and re

p‐down. 

 

bsent if they 

   

‐4:30PM the eek. 

 will need to ay, employee

eceive hour 

 

Page 71: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

Highlwhole

 Click tsched 

rity TimeStar™

ight the indive week.   

 the ‘Launch Sdule rules asso

A report mOrganizat

A filter can

™ Supervisor Ma

vidual days on

 Schedule’ butociated with 

may be generaion Level Rep

n be set for th

anual

n the Team S

tton and the s each employ

ated by clickiport for more

he list by sele

Page 71

chedule page

 system will byee. The follow

ng the ‘Repoe details. 

cting the ‘Filt

e or select the

build a list of ywing screen d

ort’ button. Pl

ter’ button at

e link to high

 your employe displays: 

ease see App

t the bottom 

light the 

 

ees and the 

pendix K – 

 of the page. 

 

 

Page 72: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

NOTEis notsteps 

 

 NOTEconfir

 remo

 the sy

scheddispla NOTErecordIN/OU NOTEsched

rity TimeStar™

Users mayentering a

To cancel t

Select the 

E – To ensuret scheduled ov below to can

Select the for the dayshift(s).   

Select this

  Select thisE – If an Hourrm you want 

  Select thisve schedules 

  Select thisystem param

Seledule since theay as it did be

E – When assd option to ‘YUT options an

E – If your sysdule will displ

™ Supervisor Ma

y edit the tim new time.   

 the current s

   icon to c

e accurate schver midnightncel a shift.   

   icon in ty, generate a

s icon above t

s icon to deletrs record is as to delete the

s icon to canc over midnigh

s icon to displeter is enable

ect this icon toe last save of Tefore any cha

igning an HoYes’ and thennd define the 

stem is setup ay with those

anual

e(s) employe 

hift remove t

 create a day o

hedule data, o.  If the emplo 

  he lower left n Hours reco

 the scheduled

te the schedussociated with Hours record

el the shift byht from the te

ay the detail ed) and overr

o remove any Team Schedunges were m

urs deviation enter the nu pay type.   

 with hours ae values. 

Page 72

es are schedu

 the scheduled

 off for the sch

 only select thoyee is sched

 corner of therd, override o

d shift to add

uled shift.   h the scheduld as well. 

y assigning tieam schedule

 screen that iride organizat

y changes youule informatioade.     

n record, you mber of hour

nd minutes in

uled by select

d time record

hedule time. 

he   icon foduled over mi

e scheduled d organization 

 an additiona

led shift, a m

me off. This e page accura

  ncludes an otion levels. 

u have made on.  The emp

 must first setrs to award th

  nstead of dec

ting the exist

ds and click ‘S

  

or a day off if dnight, pleas

 day to create  levels, or can

al shift to the 

essage will a

 option must ately. 

ption to gene

 to the emploployee’s sched

t the generathe employee 

cimal hours, t

ting time and

Save’. 

 the employese follow the 

 multiple shiftncel or delete 

 schedule. 

ppear to 

 be used to 

erate Hours (i

oyee’s dule will 

e hours  using the 

 the team 

ee  

ts  

 

  if 

Page 73: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 73

Schedules - Time-Off Calendar: The Time‐Off Calendar provides a calendar view of Hours transactions and/or Schedule Deviations for a group of employees. This calendar is configurable under the Company Setup –Calendar Setup ‐ Time‐Off Calendar Setup page.  

  NOTE – If your system is setup with hours and minutes instead of decimal hours, the time‐off calendar will display with those values.  

Page 74: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

TotaThe Tperiod Use thincludType, NOTEsee A 

rity TimeStar™

al Hours: Total Hours pad.  This is also

he Display drde: Daily Sum, Daily by Org

E – The displappendix I for 

Daily Sumhour totals

Detail Vie

o se

o thre

 

™ Supervisor Ma

age displays do where the c

rop‐down to smmary, Detailg Level, and S

ay options ca more details

mmary – is thes by day sepa

w – will displ

 lected. 

 is icon is selecord highligh

anual

 detailed infor calculation/ru

 select the Totl View, Comb Summary by O

n be limited fs.  

e default viewarated by Pay

ay the emplo

Click  this  ic

Click this icoected, you wihted that the 

Page 74

rmation of thles in the sys

tal Hours viewbine by Pay Ty Org level. 

 for certain us

w displayed oy Type and Sh

oyee’s hour ca

con  to  view  t

on to view thll be directed total hours p

he time workestem will be a

w you would ype, Weekly S

sers by setting

on the Total Hhift.  

alculations fo

  the  hour  calc

e source for td to the puncpage displaye

ed in the curr applied.  

 like to see. O Summary, W

g up security 

 Hours page an

or each day of

culation  deta

 the hours calches or hours d. 

rent pay 

Options Weekly by Pay

 masks. Pleas

nd displays 

f the week 

ail  for  the  lin

culated. Whe page with th

se 

ne 

en he 

Page 75: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

 

rity TimeStar™

 

Combine b 

Weekly  Semployee’ 

Weekly  Sbroken ou

™ Supervisor Ma

 by Pay Type 

Summary  ‐  w’s pay group d

ummary  by t by pay type

anual

 ‐ will combin

will  display  determines t

  Pay  Type  ‐e. The employ

Page 75

ne all the hou

  the  total  ho  he week start

 will  display yee’s pay gro

rs on the pag

ours  for  the t day.  

  the  hours  fup determine

ge by pay typ

  employee  b

for  the  emploes the week s

e. 

by  week.  Th

oyee  by wee start day.  

he 

ek 

Page 76: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

rity TimeStar™

 

 

Daily by ODaily by O 

 

Summaryperiod.  

™ Supervisor Ma

 Org Level – wOrg Level disp

y by Org Lev

anual

will vary baseplays the org l

vel  ‐ will disp

Page 76

ed on the org levels assigne

play  the  tota

ganization  leed by time blo

al hours by o

evels setup  inock. 

org  level  for  t

n your system

  the  entire pa

m. 

ay 

Page 77: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

 To disrefer t Use thminutappea 

Click tpunchNow’ NOTEapproOrderavaila

En

AppAdmiemploEmploEnd o 

SelecfurtheAppro 

1.23.

 NOTEselect

1.23.

rity TimeStar™

splay a differe to Company 

he ‘Time Formtes.  Please nar. 

 the h out right no.  

E –If your sysove buttons wr’ set in eitheable to select

d of Pe

rovals: nistrators maoyees at the toyees can be of Period Proc

t the Approver define whicovals’. 

. Display Al

. Approved 

. Unapprove

E – If employetion: . Supervisor. Supervisor. Employee

™ Supervisor Ma

ent default vi Parameters o

mat’ drop‐doote that if ho

 iow. After the 

tem does notwill not displar Company o. 

eriod P

ay approve em time of payro approved indcedures allow

al List to dispch employee

l – Displays a Only – Only ded Only – On

ee approval i

r Approved – r Unapproved Approved – 

anual

iew for Total  or System Pa

wn to select tours & minute

con to displa button is sele

t have employ on the Totar System Par

rocedu

mployees indoll export or pdividually on ws a user to ap

play a list othes that will dis

pproved and  displays apprly displays un

  s active in yo

 Displays emd – Displays eDisplays emp

Page 77

 Hours other trameters sec

 the hour fieldes format is tu

y an employeected, the bu

yee and/or sual Hours pagerameters dete

ures

dividually or a pay period clo the Total Hopprove a grou

er than the Dsplay on the a

 unapproved roved employnapproved em

ur system, th

ployees with  employees wiployees with e

 than the dailyctions.  

d to view as durned on, this

ee’s total timtton changes

upervisor appe.  The ‘Emploermines whic

 as a group. If tose, the proceours page. Goup of employ

Default. Select approvals pag

 employees. yees. mployees. 

he following o

 supervisor aithout superv employee ap

y summary v

 decimal values drop down 

me if the empls to ‘Deactiva

proval enableoyee/Supervich approval b

 there are unaess will not cooing to Approyees at one tim

t the filter listge and click ‘L

 

 options will a

pproval compvisor approvapproval comp

iew, please 

es or hours &  will not 

oyee were toate Time as o

ed, the sor Approvalutton is 

approved omplete. vals under thme.  

t option to Launch 

lso appear fo

plete. al complete. lete. 

o f 

he 

 

or 

 

Page 78: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 78

4. Employee Unapproved ‐ Displays employees without employee approval complete.  

  

The ‘Sort’ option is defined on the Approval Setup page and can be set to Employee, Pay Group or Supervisor.  To approve all employees, select the ‘Approve/Unapprove All’ button and select Employee or Supervisor Approval All and click ‘Save’. If any errors are found on employees’ timesheets, the following message will display ‐ “Approvals processing completed, but with errors! Some employees were not updated.”  The employees who have errors will be highlighted in red with a description of what the error is. The user will then need to correct these errors in order to successfully approve the employee’s timecard. For example: 

  Users also have the ability to view an employee’s Total Hours, Punches, Hours or Dollars screens via the links on this page.   

  Select the Total Hours link to be directed to the employee’s Total Hours page 

   Select this icon to be directed to the employee’s Punches page. 

  Select this icon to be directed to the employee’s Hours page. 

  Select this icon to be directed to the employee’s Dollars page. 

 This icon will be available if TimeStar Message is available.  Selecting this will allow user to send a TimeStar Message.  NOTE – If your system is setup with hours and minutes instead of decimal hours, the approvals screen will display 8h 0m instead of 8.00. 

Page 79: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

EmThe EAssigHistoGroupSuper All asstop dpleaseassign NOTEsee th

EmpThe Tinform TimeSalso b To haconta

AddiEmplo

rity TimeStar™

mployeeEmployee Manments. The ry (if applicabps, Input Devrvisors. 

signments m dates are usee be aware thnment is befo

E –The emplohe Security se

ployee InfoTimeStar™ apmation from a

Star™ may b be setup to ca

ave TimeStar™act an Insperit

ng/Editing/Voyee Mainten

The Accru

On the Baplan assign

Use  the  ‘Paccrual pe

™ Supervisor Ma

e Mainintenance se employee inble), and Profvices, Labor A

made within Ind for assignmhat a previousore the start d

oyee needs toection to crea

ormation -pplication is v an outside ap

e setup to dealculate based

™ setup to dety Time & Att

/Viewing Acnance –Emplo

al Summary 

alances tab, yned to an em

Period’  dropriods. 

anual

ntenancction containformation sefile. The empAllocations, O

nsperity Timements and a hs assignment date of an exi

o be a user in ate users in th

- Accrual S versatile enoupplication, or 

educt hours tad on eligibility

educt taken ttendance Pro

crual Informoyee Informa

 page displays

you have the ployee.  

‐down  to  vie

Page 79

ce ns two parts, ection includeloyee assignm

Org Levels, Sc

eStar™ are pohistory is keptt could be oveisting assignm

 TimeStar™ ihe system. 

Summary:ugh to allow y calculate acc

aken from they rules. 

 time from accofessional Ser

mation: ation ‐ Accrua

s 2 tabs, Bala

 ability to vie

ew  accrual  in

 Employee Infes Accrual Summent sectionripts, Second

oint in time, mt of all assignerwritten if thment. 

 in order to us

:  you to transfecrual data wit

e different ac

cruals or calcurvices Repres

al Summary  

ances and Tra

ew balance in

nformation  f

formation anmmary, Cont includes Accdary Rates, an

 meaning thatments. For thhe effective d

se the applica

er accrual balthin the syste

ccrual plans. A

ulate accrualssentative for a

 

ansactions. 

nformation fo

  for  the  prev

nd Employee tact Info, Paycrual Plans, nd 

t effective anhis reason,  date for a new

ation.  Please 

lance em. 

 Accruals may

s, please  assistance. 

or each accru

ious  and  nex

 

al 

xt 

Page 80: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

Field

Perio

Type

Accr

Carr

Take

Pend

Pend

Adju

Bala

 The oBelow

 On thdate r WhenperiodUse th 

Field

rity TimeStar™

d Name 

od 

rued 

ry 

en 

ding Accrued

ding Taken 

ust 

ance 

other view on w, is an exam

his tab, all acc ranges may b

n this page is d will be disphe ‘View Ran

d Name 

™ Supervisor Ma

 the Accrual Sple of inform

crual transact be specified to

 initially seleclayed. Use thge’ drop‐dow

anual

 Summary pagation that ap

tions will appeo view this pa

cted, the first he ‘Accrual Tywn to view tra

Page 80

Descrip

The accSelect tperiods

The accAccrua

Hours a

Carryov

Hours t

Hours speriod 

Hours sin futur

The totrecordsbeen enconversTimeSt

The cur

ge is Accrual ppears on this

ear in a sequeage.   

 accrual plan’ype’ drop‐dowansactions by

Descrip

ption 

crual period f the drop‐dows to view bala

crual plan defls Setup – Ac

 accrued in pre

ver hours from

 taken in previ

 set to become or in future p

 set to be takere pay period

tal hours of ms. These adjusntered by a usion from an tar™. 

rrent balance

 Transactionss tab:  

ential list by e

’s transactionwn to switch ty a different d

ption 

 for the balancwn to switch aance informat

fined in Compccrual Plans. 

evious pay pe

m previous a

ious pay perio

e accrued in tpay periods. 

en in the curres. 

manual adjuststment recoruser or create earlier versio

e for the accru

s, ‘Transactio

 effective date

ns for the curr to another ac date range. 

ce displayed.  accrual tion. 

pany Setup– 

eriods. 

ccrual years. 

ods. 

 the current 

ent period or 

tment rds may have d during a on of 

ual plan. 

ns’ tab. 

e. Specific 

rent pay ccrual plan. 

  

 

 

 

 

Page 81: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 81

Trans.Type  The type of accrual transaction.  Available transaction types include Accrual, Accrual Adjustment, Beginning Balance, Carryover, Carryover Adjustment, Expired, Manual Adjustment, Taken and Taken Adjustment. 

Eff. Date  The effective date for the transaction type. 

Hours  The hours amount of the transaction. 

Status    Indicator if the transaction is pending (taken or accrued in the current period or into the future). Transactions that are pending will be denoted with ‘Pending’ in the ‘Pending’ column. Transactions that are no longer pending will be denoted with ‘Closed’ in the ‘Pending’ column. 

Running Balance  The running balance of the accrual type. 

 To add an accrual adjustment: 

1. On the ‘Transactions’ tab, click the ‘Add’ button. The following window displays: 

 2. Use the drop‐down to select Accrual Type. 3. Select the Transaction Type. 4. Enter Adjustment Hours. 5. Enter Effective Date. 6. Enter a Comment if needed. 7. Click the ‘Save’ button. 

 NOTE ‐ Adjustment hours entered with type ‘Manual Accrual’ or ‘Manual Taken’ will appear in the ‘Pending Accrued’ or ‘Pending Taken’ column on the Accrual Summary page until the pay period that includes the adjustment date is ended.  To edit an Accrual Adjustment: 

Page 82: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 82

 

1. Click the   icon to the right of the record to edit.   2. Edit the information. The only fields that may be edited for an existing transaction are 

Transaction Type, Adjustment Hours, Effective Date and Comment. 3. Click the ‘Save’ button. 

 NOTE –Only manual adjustment transactions in the current period and forward may be edited. System generated transactions may not be edited at any time.   To delete an Accrual Adjustment:  

1. Click the   icon to the right of the record to be deleted. 2. You will  receive  this warning message  –  ‘You  are  about  to  permanently  delete  this 

attendance record. This action can NOT be undone! Continue?’ Click ‘Ok’ to delete the record, click ‘Cancel’ to keep the record and close the message. 

 TimeStar™ may be configured to suspend employee accrual calculations for a period of time. Employee accruals will not calculate during the suspension period defined and will begin on the day after the suspension period.    To setup accruals suspension see Appendix A or contact Insperity Time & Attendance Professional Services for assistance. To setup accruals suspension, the following steps are necessary in TimeStar™. Please contact Insperity Time and Attendance Professional Services for assistance.

Page 83: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 83

In order to allow for the suspension of an accrual, the te_accrual_calc_period_suspend accrual script must be in place for the accrual plan that will suspend. In the ref_parameter table, the 'ENABLE_ACCRUAL_SUSPENSION' value must be set to 1. To place an employee’s accrual plan on suspension, follow these steps:

Go to Employee – Accrual Plans. Select the Add suspension button and the following screen will display:

Enter the suspension start and stop dates and a comment if you wish. Select Save to add the suspension.

Note – if multiple suspensions are entered that overlap, the comment will display as the comment for the later time period.

Page 84: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

EmpThe C 

1.

2

EmpNOTEEmplo

rity TimeStar™

ployee InfoContact Info p

. On  this  painformatio

. Click  the  ‘areas. 

ployee InfoE ‐The Pay Hioyee Informa 

™ Supervisor Ma

ormation - page allows u

age,  enter  thon.     ‘Save’ button

ormation -istory moduleation– Pay Hi

anual

- Contact Isers to add g

he  employee

n when you h

- Pay Histoe must be pustory screen t

Page 84

Info: eneral conta

's Address, P

 have complet

ory: rchased sepa to be visible. 

ct informatio

 Phone,  Emai

ted entering

arately for the 

on for each em

l,  and  Emerg

  the data  in 

e Employee M

mployee. 

 gency Contac

 each of  thes

 Maintenance 

ct 

se 

 – 

Page 85: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 85

 Pay History displays a listing of pay checks that have been imported into TimeStar™.  

 

Field Name Description Pay Date  The date of the pay check. 

Hours  The number of hours paid on the pay check. 

Gross Pay  The gross pay for the pay check (hours x pay rate). 

Deductions  The total deductions for the pay check. 

Taxes  The total taxes withheld on the pay check. 

Net Pay  The amount paid on the pay check. 

Detail Click the   icon to generate a pay advice for the pay check. 

 The date range of pay checks that display may be changed by selecting the ‘View Date Range’ drop‐down. 

Employee Information – Profile: The Profile page includes the following tabs: Employee, Employment, Badge and Demographic. 

Page 86: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

 The E 

  

FielNam

Salu

Emp

SSN

Title

Phot

Time

Pref

Expo

 NOTEPay H The E 

rity TimeStar™

Employee tab

d Name me 

tation 

ployee Numb

 

to  

e Zone 

ferred Langua

ort Override 

E – The emploHistory, Accru

Employment t

™ Supervisor Ma

b contains the

DescEmplo

Emplo

er  Emplo

Emplobe leftBlank

Emplo

Emplobe up

Emploemplothe vaParam

age  Defau

  Includthe pa

oyee photo wual Summary,

 tab contains 

anual

e following fie

cription oyee Name 

oyee Salutati

oyee number

oyee social set blank if syst SSN’ is set to

oyee job title

oyee’s photo loaded by clic

oyee’s time zoyee the defaalue set in Cometers. 

ulted to Englis

de or exclude ayroll export.

 will display on, and Attenda

 the following

Page 86

elds: 

on 

ecurity numbtem parameto ‘True’) 

 

 file – image fcking the ‘Ad

one.  When aault time zonempany or Sys

sh 

 the employe 

n the Dollars, ance pages. 

g fields: 

ber (may ter ‘Allow 

 files may dd’ button 

 adding an e will be stem 

ee from 

 Hours, Punc 

hes, Units, To

 

otal Hours, 

Page 87: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 87

  

Field Name Description Active Code  Employee’s active status 

Employment Type  Employee’s employment type. Options are the employment codes setup under System Setup ‐ Reference Tables ‐ Employment Status Codes 

Hire Date   Employee’s hire date 

Last Raise  Employee’s last raise date 

Next Raise  Employee’s next raise date 

Next Review  Employee’s next review date 

Normal Hours/Period  Employee’s normal hours worked for the pay period 

Normal Hours/Day  Employee’s normal hours worked per day 

Pay Rate  Employee’s pay rate 

Pay Status  Employee’s pay status. Options are the codes setup under System Setup ‐ Reference Tables ‐ Pay Status Codes 

Salary  Employee’s salary 

Termination   Employee’s termination code. Options are the codes setup under System Setup ‐ Reference Tables ‐ Termination Codes 

Page 88: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 88

Termination Date  Employee’s termination date 

Withholding  Employee’s withholding status 

Work Shift  Employee’s shift code. Options are the shift codes setup under System Setup‐ Reference Tables ‐ Shift Types 

Effective Date  The start date of the first pay period the employee’s employment record is active on. 

Stop Date  The end date of the employee’s employment record. 

 The Badge tab contains the following fields:  

  

Field Name Description Badge  Employee’s badge number. 

Effective Date  The start date of the first pay period the employee’s badge number is active on. 

Stop Date  The end date of the employee’s badge number. 

 The Demographic tab contains the following fields:  

  

Field Name Description Birth Date  Employee’s birth date 

Gender Code  Employee’s gender code 

Race Code  Employee’s race code 

Marital Status  Employee’s marital status 

Federal Filing Status  Employee’s federal filing status 

Federal Dependents  Employee’s federal dependents 

State Filing Status  Employee’s state filing status 

Page 89: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 89

State Dependents  Employee’s state dependents 

Page 90: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 90

New Employee: To add a new employee record, navigate to the Employee Maintenance – Employee Information ‐ Employee Profile screen and click the ‘Add’ button in the lower right to launch the new employee detail screen.  The Employee tab will need to be completed before moving to any of the other tabs. All four fields on the first screen are required. The new employee will be added to the company currently selected in the company drop down list. If the wrong company is selected close the window and navigate to the company the employee should be added to.  The Employee tab contains the following:  

  

Field Name  Description 

Name  Employee Name 

Pay Group  The pay group the employee is assigned to. The pay group controls the calculation of all hours and punches within TimeStar™. 

Supervisory Level  The level of supervisor the new employee is (i.e. employee, supervisor, manager, etc.) 

Effective Date  The start date of the first pay period the employee is active. 

 The Primary tab will display the following: 

  

Field Name  Description 

Employee Number  Employee’s identification number within the company. 

Social Security Number 

The employee’s social security number.   Note ‐ this field may be required depending on the System Setup – 

Page 91: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 91

System Parameters “Allow Blank SSN” value. 

Badge  Employee’s badge number. 

Title  Employee’s job title. 

Time Zone  Employee’s time zone. The time zone defaults to the time zone setup for the company. 

Export Override  Employee’s export status – to include or not include the employee in the payroll export from TimeStar™. The payroll export status is defaulted to include the employee in the payroll export. 

 Administrators can enter information on the primary tab if necessary, the only required field is Export Override. On the Employment tab the following information will display:  

  

Field Name  Description 

Employment Type  Employee’s employment type (i.e. full time, part time, etc.) 

Hire Date  Employee’s hire date 

Normal Hours/Period 

Employee normal hours worked in a pay period 

Pay Rate  Employee’s pay rate 

Pay Status  Employee’s pay status (i.e. hourly, salary, etc.) 

Salary  Employee’s annual salary 

Withholding  Employee’s withholding status (i.e. required, exempt) 

Work Shift  Employee’s shift code 

 The Org Level tab will display the organization levels setup for your company. Select org level items to assign to the new employee if applicable.  NOTE ‐ That organization level hierarchy is enforced, so assign organization level from the first level downward.    

Page 92: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 92

 On the Supervisor tab, use the drop‐down to assign supervisor(s) to the new employee. Supervisors will be grouped by the supervisor level and listed alphabetically within each supervisor level. When you have completed supervisor assignments continue to the Groups tab.    NOTE – When the user adding the new employee is a supervisor in the system, a message will appear asking “Assign yourself as a supervisor to this employee?” At this point, click ‘OK’ to add the user logged in as a supervisor or click ‘Cancel’ to return to the new employee wizard.  

  The Groups tab will display different groups that are setup for your company. If the company uses a specific request workflow group administrators can assign it here. If the company uses schedules, then select the schedule group to assign. If your company applies accruals, select the employee’s accrual group assignment.    

   The Security tab will need to be completed to create a user in TimeStar™.  A TimeStar™ user can be added for the new employee from this window. This tab can be left blank if a user chooses to not create a user for the employee at this time. Administrators can add users to multiple employees at once via the Global Update – User Update page, see Global Update section for details. The following fields display on this tab:  

Page 93: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 93

  

Field Name  Description 

User Name  Enter username. This data is case sensitive. 

Password  Enter password. This data is case sensitive. 

Confirm Password  Confirm password. This data is case sensitive. 

Authentication  The default method is ‘TimeStar’ (use the TimeStar password). If your company utilizes LDAP authentication with TimeStar™, select ‘LDAP’. If your company utilizes strong password rules within TimeStar™, select ‘TimeStar – Strong Passwords’. 

Email Address  Enter email address. 

Generate exceptions at login 

Select ‘Yes’ to generate alerts upon login. 

Force user to change password at next login 

Select ‘Yes’ to force the user to change their password at the next login. 

Company Memberships 

Select the default company. 

Group Memberships 

Select the security group the user belongs to. 

 When you have completed your entries, click the ‘Save’ button. If there are any sections you have not completed, a pop‐up message will appear stating what tabs were not changed. Click ‘OK’ to add the employee to the system.   NOTE ‐ Not all fields must be completed when entering a new employee. In addition, certain fields may be hidden from view for users (such as pay rate and salary).  See the Security Setup chapter for more information on limiting the fields viewable within TimeStar™. 

Page 94: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

EmpAccruplans 

1.

2 Accrususpe

rity TimeStar™

ployee Assual Plans defin will be autom

. To assign plan to an 

. Click the ‘S

ual Suspensioended and no

™ Supervisor Ma

ignments ne how accrumatically assi

 an accrual p employee.    Save’ button 

ons allow user calculations 

anual

- Accrual uals are calculgned. 

lan to an em  after making

rs to add a sta will occur du

Page 94

Plans: ated. If your 

mployee, selec

g assignments

art and end dring that tim

 company use

ct the drop‐d

s. 

date in which e.   

es accrual gro

down and clic

 an accrual pl

oups, accrual 

 ck  ‘+’ to add 

an will be 

 

 a 

Page 95: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

EmpAn emgroupGroup 

 An emreporemplogo to selectthe em If youan em 

 1.2

If youemploemplo 

rity TimeStar™

ployee Assmployee's payp, and vehicleps page. 

mployee musrts. If an employee’s daily p either Emplot the ‘Missingmployee. 

ur company utmployee. To a

. Select the 

. Click the ‘S 

ur company utoyee for rounoyee follow t

™ Supervisor Ma

ignments y group, reque may be assig

t be assignedloyee is not a procedures paoyee Assignmg Pay Group’ o

tilizes the req assign a Requ

 request work  Save’ button.

tilizes the schnding and atte  hese steps: 

anual

– Groups:uest workflowgned on the E

d to a pay grossigned to a ages in TimeSments – Group option from t

quest portionest Workflow

kflow group t. 

hedule portioendance trac

Page 95

: w group, sche Employee Ma

oup for hours  pay group, yoStar™. If this p or go to Glo the drop‐dow

 of TimeStarw Group to an

 to assign from

on of TimeStacking purpose

dule group, eaintenance – 

 to calculate cou will not be situation arisobal Update –wn to add a pa

™, assign a Rn employee, f

m the drop‐do

ar™, assign a es.  To assign 

 earning group Employee As

 correctly ande able to acceses in the sys– Employee Uay group assi

 Request Work follow these s

own. 

 Schedule Gro a schedule g

p, accrual ssignments ‐ 

 display on ess the tem, you can Update and gnment to 

kflow Group t steps: 

oup to an roup to an 

 

 

 to 

 

Page 96: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

 1.23.

 An AcTo as 

 1.2

A veha veh 

1.2

 NOTEassignassign

rity TimeStar™

. Select the 

. Enter an e

. Click the ‘S

ccrual Group sign an accru

. Select the 

. Click the ‘S 

hicle can be asicle follow th

. Select the 

. Click the ‘S

E ‐ If an existinment is madnment.   

™ Supervisor Ma

 schedule groffective date  Save’ button.

 may be assigual group follo

 accrual grou  Save’ button.

ssigned if youese steps: 

 vehicle to as  Save’ button.

ng group assde, the stop d

anual

oup to assign  for assignme.   

gned if your coow these step

p to assign fr. 

ur company u

ssign from the. 

signment is pr date for the p

Page 96

 from the droent. 

ompany utilizps: 

rom the drop

 utilizes the m

e drop‐down.

resent and norevious assig

op‐down. 

zes the accru

‐down. 

ileage modul

o stop date isnment will be

als module o

le of TimeSta

s specified bee the day bef

of TimeStar™

ar™. To assig

fore a new fore the new 

 

 

 

Page 97: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

EmpInput  

rity TimeStar™

ployee Ass Devices indic

Input deviinput devic

Input deviemployee 

™ Supervisor Ma

ignments cate which m

ce assignmeces can be se

ces may be s when import

anual

- Input Dmethod emplo

nts are not  relected by use

 setup to be reting punch da

Page 97

evices: oyees can use

  required becaers in the syst

eferenced to ata.   

e to punch in 

ause  the  refetem.  

 indicate whi

 and out.   

erence  tables

ch devices ar

s define whic

re valid for th

 ch 

he 

Page 98: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insper

EmpThe O 

 1.

NOTEOrg L 

23.

NOTEorgan

EmpScriptunder Scriptcalculscript 

 1.

2

rity TimeStar™

ployee AssOrg Levels pa

. Select thethe first da 

E – OrganizatLevels and Co

. Click the ‘S

. To end an 

part of the 

E – Organizatnization level 

ployee Assts indicate whr Employee M

ts control howlation. If yourts is not neces

. To assign that shoul

. Click the ‘S

™ Supervisor Ma

ignments ge stores em

 org level iteay of the curr

tion levels areompany Setup

  Save’ button  org level ass

e employee’s 

tion levels are 2, etc. 

ignments hich rules/calMaintenance –

w hours are cr company hassary.   

 a script to a sd be associatSave’ button.

anual

- Org Levployees’ orga

m from the drent pay perio

e setup underp – Organizat

 when compleignment set a

 history recor

e hierarchical

– Scripts:culations are– Employee A

alculated. In as setup pay g

 single emploted with the e. 

Page 98

vels: anization leve

 drop‐down aod). 

r Company Stion Levels‐ O

ete.   a stop date fo

rd which can 

l, so organiza

 performed o Assignments 

 most cases, t groups with s

yee, use the  employee. 

el item assign

nd set an eff

etup– OrganOrg Level Item

or the org lev

 be viewed by

ation level 1 m

 on employee  – Scripts.  

 the Pay Grou script assignm

 drop‐down t

nments. 

fective date (

ization Levelms.   

vel item.  This

y clicking the 

must be speci

 time. This pa

up script contments, assign

 to select each

 

  default will b

s ‐ Company 

s will then be

  icon. 

fied to select

age is located

rols the ing employee

 

h of the script

 be 

 

 a 

ts 

Page 99: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 99

Employee Assignments – Supervisors: The Employee Maintenance – Employee Assignments – Supervisor page allows users to assign the employee’s supervisor level and select available supervisors if applicable.  To view the Supervisor Level Assignments tab, follow these steps: 

1. Select  the  supervisor  group  from  the  drop‐down  list.  The  groups  come  from  the 

Company Setup – Supervisor Level page. 2. Enter an ‘Effective Date’ (default is the first day of the current period). 3. Select the ‘View Limit Preference’ which determines who the employee is able to view.   

a. ‘Direct  reports only’,  allows  the  current user  to  see  employees who  are  their direct reports. 

b. ‘Direct reports + 1 level down’,allows the current user to see employees who are their direct reports and one level below.  

c. The  levels  down  options  depend  on  your  company  setup  on  the  Company Setup – Supervisor Level page.   

4. Select  the  ‘Alert  Limit  Preference’ which  determines who  the  employee will  receive alerts from. 

5. Click the ‘Save’ button.  NOTE – Only supervisors with a supervisor level above the employee’s selected supervisor level and those who have user accounts established under System Setup ‐ User Security will appear in the list of available supervisors.  To add Supervisor Assignments to an employee, follow these steps: 

  

1. Click the Supervisor Assignments tab. 

2. Select the supervisor from the drop‐down and click  icon to add them. 3. Enter an effective date (default is the first day of the current period). 4. Select additional supervisors from the drop‐down list if applicable. 

Page 100: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 100

5. Click the ‘Save’ button.  To stop/remove a supervisor assignment, follow these steps:  

1. Apply a  stop date next  to  the current  supervisor  to end  the assignment and create a history record. 

2. Click  the  icon  next  to  the  supervisor  assignment  to  remove.  By  deleting  the assignment no history will be recorded.  

3. Click the ‘Save’ button.  To change an employee’s supervisor group to another level (i.e. from supervisor to employee), follow these steps: 

1. Set an employee filter to those employees with a supervisor equal to the employee you will be updating. See  ‘TimeStar™ Navigation’ section for more  information on setting up filters. 

2. Assign  new  supervisor(s)  to  the  employees  currently  assigned  to  the  supervisor  via Employee Assignments ‐ Supervisors or Global Update – Employee Update. 

3. Remove  the employee  filter and  select  the employee whose  supervisor  level you are updating. 

4. Select Employee Assignments‐ Supervisors 5. Select  the Employee option under  the Supervisor Group. The  following message will 

appear  “By  changing  the  current  supervisor  level,  you  may  invalidate  existing supervisor assignments!    If you’d  like  to proceed, please  save your changes and  then review the updated supervisor assignments. The system will automatically disable any invalidated assignments for you.” 

6. Click ‘OK’. 7. Click the ‘Save’ button. 

 The list of available supervisors for the employee will be changed as necessary and previous supervisor assignments to other employees will be removed.  To add or edit an employee supervisor profile, follow these steps:  

1. Select Employee Maintenance – Employee Assignments – Supervisors. 2. Select the desired option under the ‘Supervisor Group’. 3. Change the view limit preference or alert limit preference as applicable. 4. Click the ‘Save’ button. 

Appendix A – Accrual Suspension: In order to allow for the suspension of an accrual, the te_accrual_calc_period_suspend accrual script must be in place for the accrual plan that will suspend.  In the ref_parameter table, the 'ENABLE_ACCRUAL_SUSPENSION' value must be set to 1. 

Page 101: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 101

 To place an employee’s accrual plan on suspension, follow these steps: 

1. Navigate to Employee Maintenance – Employee Assignments– Accrual Plans. 2. Select the ‘Add Accrual Suspension’ button and the following screen will display: 

 3. Enter the suspension start and stop dates and a comment. 4. Click ‘Save’ to add the suspension. 

NOTE – If multiple suspensions are entered that overlap, the comment will display as the comment for the later time period. 

Appendix B – Exception Alerts Below is a listing of exception alerts available for use with TimeStar™. Any of these alerts may be disabled and some have configurable thresholds that must be reached before the alert will be generated. Please contact an Insperity Time and Attendance Professional Services Representative for assistance with alerts setup.   Absent – This alert is generated when there are no punches on a scheduled workday. The alert may be configured to not generate if an employee has other hours on a scheduled workday.  Accrual Balance – This alert is generated when an employee’s accrual balance is less than the specified amount.  Accrual Maximum Balance – This alert is generated when an employee’s accrual balance is greater than the specified amount.  Allocation Too High – This alert is generated if allocations for the day are greater than the payroll hours.  Approaching Weekly Premium – This alert is generated when an employee works more than a specified number of regular hours in the same workweek, but does not work more than the maximum number of hours defined.  Automatic Hours Adjustment – This alert is generated when an employee exceeds a specified number of hours per day where there is PTO on that date and the hours are adjusted down to the specified number of hours.  

Page 102: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 102

Break Too Long – This alert is generated when an employee takes longer than the defined duration for a paid break.  Consecutive Hours – This alert is generated when an employee works more than a specified number of hours in a single day  Create Holidays ‐ This alert is generated when no holidays exist for the next calendar year.  Daily Hours Threshold – This alert is generated when an employee works less than the minimum number of hours specified or greater than the maximum number of hours specified in a single day.  Duplicate Punch – This alert is generated when two punches of the same type are recorded within a specified number of minutes from each other.  Early In – This alert is generated when an In punch is recorded prior to the scheduled start time (including any grace minutes).  Early Out – This alert is generated when an Out punch is recorded prior to the scheduled stop time (including any grace minutes).  Excessive Breaks – This alert is generated when an employee punches for more than the defined number of breaks per day.  Excessive Lunches – This alert is generated when an employee punches for more than the defined number of lunches per day.  Generate Pay Periods – This alert is generated when no pay periods exist for the next calendar year.  In For Day Again – This alert is generated when an In For Day Again (IDA) punch is recorded for an employee on any day.  Missing Allocation – This alert is generated if allocations for the day are less than the payroll hours.  Missing Punch – This alert is generated when a punch is recorded for a day that does not have a match. (An In punch must have an Out punch after it, and visa‐versa – if either is missing, a Missing Punch alert will be generated).  Last Out Punch – This alert is generated when an employee does not have an Out punch within a specified time from his/her In punch on the last day worked in a pay period. (This alert is used to help identify missing Out punches at the end of a pay period).  Late In – This alert is generated when an In punch is recorded after the scheduled start time (including any grace minutes).  

Page 103: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 103

Late Out – This alert is generated when an Out punch is recorded after the scheduled stop time (including any grace minutes).  Lifetime Hours Threshold – This alert is generated when an employee surpasses a specified number of hours in his/her entire employment.   Lunch Too Long – This alert is generated when an employee takes more than the defined duration for an unpaid lunch (including any grace minutes).  Lunch Too Short – This alert is generated when an employee takes less than the defined duration for an unpaid lunch (including any grace minutes).  No Call No Show – This alert is generated when an employee is absent without a call beyond a specified threshold.  No Lunch Taken – This alert is generated when an employee is required to take a lunch and no In From Lunch (INL) punch is recorded for the day.  Non Scheduled – This alert is generated when any punch is recorded for an employee on a day he/she is not scheduled to work.  Not Enough Breaks – This alert is generated when an employee takes less than the defined number of breaks in a day.  Period Hours Threshold – This alert is generated when an employee works less than the minimum number of hours specified or greater than the maximum number of hours specified in a pay period.  Points Threshold – This alert is generated when an employee’s points balance has reached a defined value.  Probation Pay – This alert is generated if an employee has Other Hours of a specified pay type prior to the defined required number of days since hire.  Punch Category – This alert is generated when an employee has a punch with the specified punch category for any day.  Punch During DST – This alert is generated when an employee is on the clock at the time when Daylight Savings Time begins or ends. Usually TimeStar™ will handle this time properly, but this alert identifies these employees so you may check their hour totals.  Punch Inverted Rounding – This alert is generated when rounding rules cause an In and Out punch to reverse positions.  Punches and Other Hours – This alert is generated when an employee has both Punches and an Other Hours entry for the same day.  

Page 104: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 104

Skill Alert – This alert is generated when an employee’s total hours worked from a specific date crosses a threshold in the current period.  Suspicious Punch – This alert is generated when an employee has more than one In For Day (IND) punch in the same day.  Transfer – This alert is generated when an Org Level Transfer (TXO) punch is recorded for any day.  Unauthorized Device – This alert is generated when a punch is recorded for a device not associated with the employee via employee device or pay group device tables.  Unauthorized Org Level – This alert is generated when a punch is recorded for an org level not associated with the employee via employee org level table.  Weekly Hours Threshold – This alert is generated when an employee works less than the minimum number of hours specified or greater than the maximum number of hours specified in a single day.         

Appendix K - Organization Level Report: When clicking the Report button from the Team Schedule screen, the following dialog will display with report options: 

Page 105: TimeStar™ Supervisor Manual - thedispatch.usthedispatch.us/wp-content/uploads/2015/04/TimeStar_Supervisor_M… · Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 4 Overview Product

Insperity TimeStar™ Supervisor Manual Page 105

You may run the report for any organization level setup for your organization.  The report may be run for all or one organization level item.  The report may be grouped by employee, the organization level you chose, or the organization level chosen and the organization level one level down from the chosen level.  

 You may also filter the records that display on the Team Schedule by scheduled org levels by 

selecting the  icon.  Records will be read‐only and may only be reviewed on the Team Schedule at this time.