The SharePoint ECM Solution

Tom Mullen – Regional Sales Manager

Tom.Mullen@KnowledgeLake.com

847 356‐2005

Matt Kaylor – System Engineer

SharePoint for Enterprise Content ManagementTogether Providing Solutions

Globally over 2 million licensed usersGlobally over 2 million licensed users• First vendor to adopt SharePoint since 2003• SharePoint Imaging since 2003• First Mover with SharePoint

• Fujitsu is a stakeholder in KnowledgeLake• KL software is shipped with every Fujitsu scanner

2009 & 2010

"Our partners leverage 

Microsoft technologies to 

address the most pressing 

challenges facing state and 

local government customers," 

said Gail Thomas Flynn, Vice 

President, US State and Local 

Government at Microsoft. 

"KnowledgeLake's 

implementation shows what 

can be accomplished when 

great technology is 

combined with government 

expertise."

“KnowledgeLake is a go‐to partner for scanning and capture for 

SharePoint 2010.

They have built their solution entirely on the 

SharePoint platform, providing a consistent user experience and 

helping organizations drive great value from their existing 

technology investments.KnowledgeLake specializes in scanning and capture, has a deep 

understanding of the SharePoint platform, and a rich heritage in

the ECM industry.

Their focus and expertise helps organizations 

extend our platform, bringing the world of scanning and capture to 

SharePoint.”Ryan Duguid, Senior Product Manager

Office Business Platform Marketing Group

Microsoft Corporation

“KnowledgeLake is a go‐to partner”

Ryan is responsible for SharePoint Enterprise Content Management, having 

moved to Redmond from Microsoft New Zealand where he was a Technology

Specialist responsible for evangelizing the Microsoft Office system.

• Technology Partner with the State of Michigan since 1997

• Primary supplier of Multi‐function copier technology for 

the State of Michigan

• Supply and support in excess of 3,000 devices for the 

State of Michigan

• IKON enables organizations to: • Recognize and reduce document‐related costs• Streamline information access and sharing • Automate time‐consuming manual tasks• Simply Work Smarter…Not Harder

• Focused on End to End Solutions across the document lifecycle

• Integration of hardware & software solutions

About IKON About IKON ––

Dan CarmodyDan Carmody

WORK SMARTER… NOT HARDER_____________________________________________________________________________________

Simply Do More with Less

The Growing Consumption Gap

7

Software & HardwareSolution features sets growing Declining percent of features in useAdoption + Integration = Maximizing your Investment

MFP Fleet

Leveraging Your Investment – Closing the Gap

SHAREPOINT

What is Microsoft SharePoint?

• Internal Website ‐

Intranet 

• All Web Browser User Experience 

• Document Management

• Search • Process Automation 

• Project Collaboration • Forms Processing 

• Website Management

• Business Intelligence 

• Reporting 

200720082009

Fastest Solution ever to reach the leader 

quadrant!  R k d #1

f

C l t Vi

i

What Changed, Same SharePoint?

Successful & many implementations

Added Solutions developed by Microsoft partners like KnowledgeLake

Solves multiple business requirements with 1 technology

More SharePoint experts than anyother ECM product

Gartner's Magic ECM Quadrant

Gartner Research

• SharePoint 2010 remains a horizontal content management offering.  Microsoft does not appear 

to be targeting vertical applications or transactional (fixed) content management with this 

release, but rather more collaborative processes and dynamic content applications.

• This release promises improved scalability and better support for broad enterprise deployments.

• Enterprises will be better able to govern their SharePoint deployments if new features, such as 

policy‐based information management, prove robust and effective.

• SharePoint 2010 provides a more intuitive user interface.  The range of information workers who 

can consume and use content management therefore continues to increase, blurring more 

completely the distinction between user and administrator.

• ECM vendors will increasingly find themselves competing against,

rather than coexisting with, 

SharePoint 2010

‐Gartner, April 2010

Reduce Redundant Solution Costs

Business Process and Forms

Business ProcessBusiness Process and Formsand Forms

Enterprise Content Management

Enterprise ContentEnterprise Content ManagementManagement

PortalPortalPortal

SearchSearchSearch

Business Intelligence

BusinessBusiness IntelligenceIntelligence

CollaborationCollaborationCollaboration

Reduce Redundant Solution Costs

CommunitiesCommunities

SearchSearch

SitesSites

CompositesComposites

ContentContentInsightsInsights

What else is AIIM Saying about SharePoint?

• It seems like all organizations using Microsoft products will over the next few years 

implement SharePoint in some fashion

• Recent AIIM surveys have indicated adoption rates of over 65% across multiple 

geographical regions and different verticals

• In many ways, "SharePoint" has become somewhat of a noun in the ECM space (like 

"Kleenex" for tissues)

• A Good Starting Point:  Focus on Paper

• With the average cost of each wasted page being about six cents,

a company with 

500 employees could be spending $42,000 per year on wasted prints. 

‐AIIM, Jan 2010

Highly Specialized 

Standard

Features

Number of Likely Users

ECM Solution

The Paper ChallengeThe Paper Challenge

Today’s Challenges: Handling Paper

Compelling FactorsCompelling Factors$Offsite storage of paper$Office floor space cost

$Security of paper assets$Audit prep and execution

$Dispersed workforce$Copy, fax, and courier costs

An average

paper document

gets copied

19 times**

$220 $220 in Laborin Laborto reproduce a lost document*

$120 $120 in Laborin Laborto find a misfiled paper document*

$20 $20 in Laborin Laborto file a paper document*

There are over

4 trillion

paper documents

in the U.S. alone,

growing at a rate

of 22% per year**

* PricewaterhouseCoopers 

** Coopers & Lybrand 

Document Imaging BenefitsDocument Imaging Benefits

• Reduce Environmental Impact • Improve Operational Efficiency• Enhance Customer Service• Eliminate Shipping and Faxing • Streamline Document Processing• Enable Regulatory Compliance• Decrease Operating Costs• Decrease Storage Space • Provide Disaster Recovery

Email is Not a Doc Management Solution

– Email Inbox –

Outlook  

– Email Distribution Lists

Digital Landfill ‐

Network Folder Repository

Metadata:

you’re already 

doing this 

today

Metadata:

you’re already 

doing this 

today

KnowledgeLake ImagingKnowledgeLake Imaging

KnowledgeLake Capture ProductsKnowledgeLake Capture Products

SharePoint  + KnowledgeLake

PaperPaper

Electronic FilesElectronic Files

EmailsEmails

Electronic 

Files

Electronic 

Files

Document Process

ERPERPSharePoint ServerSharePoint Server

SharePointSharePoint

Routed for ReviewApproved

MFP / ScannerMFP / Scanner

KnowledgeLake Capture ServerKnowledgeLake Capture Server

BarcodeBarcode

COLD ? XML 

/ CSV

COLD ? XML 

/ CSV

+ KnowledgeLake Imaging+ KnowledgeLake Imaging BCSODBCOracle

BCSODBCOracle

Web Viewer   |   Search   |   Indexing  |   Export   Web Viewer   |   Search   |   Indexing  |   Export   

Demonstration

Desktop User Products

Server Products

Content Mgmt Forms Business IntelSearchPortal Collaboration

Capture Server

Batch ProcessingBatch Processing

Web Scan /

IndexingWeb Scan /

IndexingFolder Watch /

MFPFolder Watch /

MFPImage Clean UpImage Clean Up

OCR Barcode / full textOCR Barcode / full textCSV & XML ImportCSV & XML Import

Capture (Scan)Batch Scanning Batch Scanning 

OCR (full text & zonal)OCR (full text & zonal)

Inherits SP SettingsInherits SP Settings

PDF, TIF & XPS creationPDF, TIF & XPS creation

Barcodes & Patch codesBarcodes & Patch codes

Auto Index w/ ImagingAuto Index w/ Imaging

ConnectFile/Index Outlook filesFile/Index Outlook files

File/Index all Doc TypesFile/Index all Doc Types

Auto Index w/ Imaging Auto Index w/ Imaging 

Inherits SP SettingsInherits SP Settings

Image Enable LOBImage Enable LOB

MS Office IntegrationMS Office Integration

Imaging

Content Type

WorkflowIndexingIndexing

Set Required Fields, Masks, ViewSet Required Fields, Masks, ViewValidationValidation

Results Thumbnail PreviewExport ResultsExport ResultsScope & User ControlScope & User ControlIndex Data SearchIndex Data Search

Redaction EncryptionRedaction EncryptionAnnotationsAnnotationsTIF, PDF, JPG, MS OfficeTIF, PDF, JPG, MS Office

Database Lookup IndexingDatabase Lookup Indexing

Web Viewer:Web Viewer:

Search:Search:

Indexing:Indexing:

Scanned Documents 

Released to SharePoint 

Successful ReleaseSuccessful 

Total ECM & Value with SharePoint & KnowledgeLake

KnowledgeLake Certifications 

Certification Description Total

MCTS Microsoft Certified Technical Specialist 46MCP Microsoft Certified Professional 17MCPS Microsoft Certified Product Specialist 10MCNPS Microsoft Certified Network Product Specialist 7MCSE Microsoft Certified Systems Engineer 6ECMp Enterprise Content Management: Practitioner 12CDIA+ Certified Document Imaging Architect 41

KnowledgeLake has over 130

industry related certifications including:

*

Microsoft Most Valuable Professional (MVP)*

Microsoft Certified Master for SharePoint (MCM)

“The document capture solution 

from KnowledgeLake and 

Microsoft SharePoint has 

allowed Build‐A‐Bear associates 

to scan business critical 

documents from stores around 

the country and share them in 

SharePoint.”

Dave FinneganChief Information BearBuild‐A‐Bear Workshop, Inc.

“With KnowledgeLake and SharePoint, we got rid of faxing and emailing for approvals [and] we increased processing by 40%!”

Lewis WakeCIOAdvantage Sales 

& Marketing

“The problems of locating documents, through the  approval process, and havingdocuments available tocustomers regardless of whichbranch they enter‐those problems are gone, thanks to 

KnowledgeLake and SharePoint Server”

Dan Barbattini, Senior Vice 

President and CIOBank Of Choice

UsabilityUsability

• Ease of Use• Consistent Look & Feel• Increased User Adoption• Industry Compliances

SavingsSavings

• Rapid Payback in Months • Hard and Soft Dollar Savings• From 3 to 1 Ratio of Savings over

Cost Per User Per Month

CostCost

• Low Cost of Ownership• No Volume or Click Charges• Modular Deployment

SharePointSharePoint

• Leveraging SharePoint as a Repository• Works with WSS or MOSS• Integrated into SharePoint•Business Process Workflow & Automation

Resources

• KnowledgeLake

White Papers• Product Demonstrations• Streaming Presentations• Webinars• ROI Assessment • Case Studies

– Microsoft & KnowledgeLake– KnowledgeLake

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