The purpose of this workshop is to introduce you to the best practices in fellowships, scholarships, & alumnae outreach.  AAUW has a long history of administering fellowships at the national level and scholarships at the state and branch level.  This provides AAUW with a depth and breadth of funding opportunities for young women that is far greater than other similar organizations, $4m per year.  It allows AAUW to support the educational endeavors of students at all levels, undergraduates, graduate level, post‐grads, women returning to the workforce, changing careers, international students, and women pursuing nontraditional careers in science, technology, engineering, and mathematics.

In today’s workshop we will provide an overview of general best practices in managing fellowship & scholarship programs. 

Scan of Audience‐How many states or branches provide scholarships?

1

As we meet here today, there are over 21 million students enrolled at the nearly 5,000 colleges and universities currently in operation across the United States.  Many of these institutions of higher learning are now charging $20,000, $30,000 or even $40,000 a year for tuition and fees.  That does not even count living expenses. Today it is 400% more expensive to go to college in the United States than it was just 30 years ago. Something that I am experiencing firsthand with a current college student.

Most of these 21 million students have been told over and over that a "higher education" is the key to getting a good job and living the American Dream. (A little difficult in the current economy). They have been told not to worry about how much it costs and that there is plenty of financial aid (mostly made up of loans) available.

2

College tuition continues to outpace median family income and the cost of medical care, food, and housing.

Long gone are those days when someone could work the night shift and pay for college.  You always hear from older baby boomers how students need to suck it up and how they worked at the local retail store and paid their way to college.  This was possible when a semester of school cost $300 but even state schools are becoming more expensive.

Students seeking support for undergraduate studies are significantly challenged to identify sources of financial aid, particularly in the current economic climate where credit limitations for loans are pressuring the capacity of scholarship‐granting entities.  When coupled with the fact that a large number of these students are older, returning students, usually also employed, often supporting families, the financial burden of a college education is a barrier that is insurmountable for many deserving, and promising, women.  

That’s why the AAUW funding at the local and national level continues to be a critical piece of student funding. 

3

Now we’ve set the stage for the current climate, so let’s talk a bit about key factors that will assist you in managing any awards program. 

4

Reminder: Avoid conflicts of interest.

5

Remember that your criteria may determine how broad or narrow your pool will be.

6

Obviously, the linchpin of a scholarship program is money ‐‐ for scholarships, and for operations. Programs have started up with as little as two scholarships. Others have been launched with over a one million dollars, distributing 900 scholarships in the first year. Money will play a large part in defining the scope of your program.

7

Catherine Heffernan: But you also have to mindful of relevant rules and statutes related to accepting charitable contributions… For example, you want to make sure that you are transparent about your selection process because we don’t want the IRS to assume that you are acting as a pass‐through to your cousin Sally’s daughter.  

As Gloria mentioned, a great way to ensure this transparency is by creating relationships with your local colleges and universities.  If you always give a scholarship to a girl that attends your local community college, be in touch with their foundation office to see if you can’t set up a Fund that will be given out based on your specific criteria.  You can make sure that your process is fair and your branch will be recognized on the local campus as well!  Even if you can’t set up a fund in their system, which would be unlikely, you can expand your pool of applicants simply by sharing the scholarship opportunity with these folks. 

As always, be mindful of the fundraising you do.  If your branch is a c(4) as most are, make sure you don’t accept gifts from people that expect a tax deduction from that gift, like other local foundations.  If you get yourself in a sticky situation, call us.  Call me!  We’re here to help! 

8

9

‐You need to decide who has the expertise to evaluate your applications and ensure that there is no conflict of interest.‐Evaluation criteria must be explicit and applicants must be informed beforehand.‐What method will you use to notify awardees? Via email, snail mail?‐Who will receive the funding‐the awardee or the school? What documentation will you require before disbursing funds‐proof of enrollment? Receipts for books or tuition? These items must be clearly articulated in the application.

10

I  will just mention briefly that you may want to include an evaluation or alumnae follow‐up component in your program to track achievement of participants (if they actually graduate), develop a community of recipients, or just to create a mechanism to continue to engage the recipients with the work of your state or local branch.   This information is also useful to show donors the impact of their giving.

Establishing ongoing contact with recipients is a key mechanism to develop ongoing relationships, monitor the impact of your giving, receive feedback on your program, and recruiting other potential recipients.

You could also be setting the stage for future AAUW members!

11

12