Tesis Completa222

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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL REGION CAPITAL ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”. Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Informática Autores

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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL

REGION CAPITAL

ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON

RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA

EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.

Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la

Especialidad de Informática

Autores

Galindo Wendy

Toro Javier

Caracas, Junio de 2011

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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL

REGION CAPITAL

ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON

RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA

EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.

Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la

Especialidad de Informática

Autores

Galindo Wendy

Toro Javier

Caracas, Junio de 2011

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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL

REGION CAPITAL

ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON

RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA

EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.

Por: Wendy Galindo y Javier Toro.

Trabajo Especial de Grado para optar al título de Técnico Superior en

INFORMÁTICA Aprobado, en nombre del Instituto Universitario de

Tecnología de Administracion Industrial (IUTA), por el siguiente Jurado, en la

ciudad de Caracas a los _____ días del mes de Julio de 2011.

_________________ _________________

Nombre: Nombre:

C.I.: C.I.:

_________________

Nombre:

C.I.:

III

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DEDICATORIA

En primer lugar a Dios por haberme dado la oportunidad de existir, por

ayudarme y protegerme en cada uno de los momentos de mi vida y en este

particularmente, en uno de mis logros que he alcanzado.

A mi madre por apoyarme y orientarme en mi vida en general, por

entenderme, por darme fortaleza para mejorar mis debilidades, por entender

mis tristezas y alegrías, por ser mi madre.

A mi Tutora Bulisu Albo por orientarme siempre durante el desarrollo

de este trabajo especial de grado.

Javier Toro

IV

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INDICE

DEDICATORIA

CAPITULO I Problema de Investigación

1.1 Plantemiento del Problema de la Investigación

1.2 Objetivo de la Investigación

1.2.1 Objetivo General de la Investigación

1.2.2 Objetivos Especificos de la Investigación

1.3 Justificación de la Investigación

1.4 Alcance y Delimitación

1.4.1 Alcance

1.4.2 Delimitación

CAPITULO II Marco Teórico de la Investigación

2.1 Contexto donde se realizo la Investigación

2.2 Antecedentes de la Investigación

2.3 Bases Teóricas de la Investigación

2.3.1 Sistemas de Información

2.3.2 Diagramas de Flujo

2.3.3 Tipos de Diagramas de Flujo

2.3.4 Base de Datos

2.3.5 Tipo de Base de Datos

2.3.5.1 Según la Variabilidad de los Datos Almacenados

2.3.5.2 Según el Contenido

2.3.6 Modelo Entidad – Relació

2.3.7 Cardenalidad de las Relaiones

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2.3.8 Atributo

2.3.9 Identificador

2.3.10 Estructura de una Base de Datos

2.3.11 Normalizacion de Base de Datos

2.3.12 Dependencia

2.3.13 Formas Normales

2.3.14 Léxico y Programación

2.3.15 Compilación

2.3.16 Microsoft Visual Basic 6.0

2.3.17 Contabilidad

2.3.18 Inventario

2.3.19 Tipos de Inventarios

2.3.20 Metodos de Evaluación de Inventarios

2.3.21 Control

2.3.22 Importancia del Control

2.3.23 Control Interno de Inventario

2.3.24 Objetivo del Control Interno de Inventario

2.3.25 Importancia del Control Interno de Inventario

2.4 Base Legales

2.5 Definión de Términos Básicos

CAPITULO III Metodología de la Invesztigación

3.1 Modalidad de la Investigación

3.2 Nivel de la Investigación

3.3 Población y Muestra

3.4 Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos

3.5 Técnica y Herramienta de Procesamiento de Análisis de Datos

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CAPITULO IV Resultadps de la Investigación

4.1 Análisis y Presentaciíon de Resultados

4.2 Aplicación de la Metodología Utilizada

4.2.1 Fases de Análisis

4.2.2 Definición de Requerimientos de Información

4.2.3 Modelo de la Propuesta

4.2.4 Diseño de la Base de Datos

4.2.5 Carta Estructurada

4.2.6 Manual de Usuario

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

ANEXOS

FUENTES CONSULTADAS

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CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA

Un sistema de control de inventarios diseñado especialmente para las

necesidades de la empresa debe constituir un factor esencial en las políticas

de producción y venta, pues permite garantizar el adecuado suministro de

recursos manejados en la institución para disponer la totalidad de la

producción empresarial. Según Render, (2004). Establece que “El buen

control de inventario es crucial en la organización” (P.78)

Toda Institución pública o privada donde se manejen grandes

cantidades de productos y materiales, de acuerdo al ramo en que se

desenvuelve debe tener como meta clara que los inventarios son

herramientas que controlan la entrada y salida de los productos disponibles

la cual permite mantener un conocimiento exacto de existencia.

En este sentido Keith, (1980). Señala que: “El inventario es una

variable significativa que se debe observar y controlar, específicamente en

los procesos de producción, lo cual ocasiona un costo muy elevado cuando

no se dispone del material adecuado en un lugar preciso, momento oportuno

y en la cantidad necesaria. (p.53)”.

Dentro del contexto latinoamericano, la mayoría de las empresas

buscan principalmente el incremento de su productividad y la prestación de

un servicio de óptima calidad, el cual es posible solo con una buena

administración y combinación de los Recursos Materiales, Humanos y

Financieros, aunado a los sistemas automatizados; los cuales contribuyen a

brindar respuestas reales y oportunas.

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Considerando que el uso de la tecnología contribuye en gran medida en

la capacidad para la captura, almacenamiento, de información, se puede

decir que en los procesos de control de inventarios es necesario la aplicación

de sistemas automatizados capaces de proporcionar un mayor grado de

efectividad en el manejo de datos así como la reducción de tiempo y costos

de operación. Esto debido a que el nuevo estilo de dirección de la economía

de las empresas presupone el perfeccionamiento organizacional y ha creado

las bases para que las organizaciones desarrollen de forma organizada todas

las transformaciones necesarias que permitan lograr una gestión económica,

eficiente y eficaz sobre sus productos.

En este sentido el entorno en que se desenvuelven hoy las empresas

de productos comestibles, se caracteriza por una mayor necesidad de mejora

continua y flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios, requiriéndose

de un esfuerzo de creatividad e innovación.

La ciencia y la tecnología avanza diariamente a pasos agigantados,

proporcionando a la sociedad un gran número de herramientas que le

ayudan a realizar de forma rápida, simple y efectiva actividades de la vida

diaria tanto laboral como personal. La informática a unido muchas de las

técnicas, procesos y máquinas que el hombre ha desarrollado a lo largo de la

historia para apoyar y potenciar su capacidad de memoria, de pensamiento y

de comunicación mediante el uso de ordenadores o computadoras, con el fin

de procesar y transmitir información y datos utilizando redes de conexión

entre organizaciones y personas a nivel mundial para garantizar un eficaz

funcionamiento y obtener un mejor desempeño en todas las áreas de los

distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos entre otros.

Si bien en Venezuela encontramos organizaciones que van a la par

con estas tecnologías hay otras que van quedando obsoletas ya que,

realizan procesos de forma manual cuando pueden ser ejecutados por

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sistemas automatizados, Según Loyola, (1995), señala que "un Sistema

Automatizado es la automatización de un sistema donde se trasfieren tareas

de producción, realizadas manualmente por operadores humanos a un

conjunto de elementos tecnológicos". (p.40) o por el contrario poseen

sistemas muy primitivos y limitados que dificultan el buen desempeño de las

actividades ejecutadas.

Como es el caso de la empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”

que se dedica a la comercialización de productos de natación, esta empresa

posee un sistema de control de inventario que se lleva de manera manual, al

momento de ingresar mercancía esta es anotada en un libro de Excel donde

se registra nombre precio y cantidad, cuando se genera una venta se registra

en un cuaderno sin tomar en cuenta el libro de Excel donde está registrada

toda la mercancía.

De esta manera no se tiene un control de la mercancía existente

porque nunca esta actualizada la cantidad de mercancía restante en stock,

por ejemplo si su producto mas vendido no tiene un control en la cantidad

restante en stock en cualquier momento cuando haya una gran demanda del

mismo no se podrá hacer nada sino esperar a que el proveedor envié un

nuevo pedido trayéndole perdidas a la empresa ya que esa mercancía

debería estar en stock, esto no debería ser así ya que si es su producto mas

vendido este tiene que tener un control exacto, tiene que tener un Stock

mínimo para que así alerte al departamento de compras y agilice un rápido

pedido de mercancía, su sistema manual le fue útil en sus comienzos pero

hoy en día posee un stock demasiado alto de esta manera el sistema de

control de inventario manual es completamente ineficiente porque no permite

tener un control exacto de la mercancía en stock, tampoco se puede saber

cual es la mercancía que mas se vende ni cual es la que se necesita pedir al

proveedor para abastecer la mercancía en stock.

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Esto trae como consecuencia la pérdida de mercancía, un descontrol

y manejo inadecuado en la entrada y salida de mercancía. De continuar esta

situación el departamento de inventario será siempre un punto débil de la

empresa y no podrá ejecutar sus actividades de manera coordinada

haciendo el proceso de entrada y salida lento y tedioso, Por lo tanto es

indispensable establecer un sistema automatizado de control de inventario

que permita establecer el manejo adecuado de entrada y salida de

mercancía para así mantener un equilibrio dentro de la empresa

Partiendo de lo antes expuesto se establecen las siguientes interrogantes

de la investigación:

- ¿Cómo seria el sistema automatizado de control de inventario de la

empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”?

- ¿Cual sería el impacto que tendría un sistema automatizado de control de

inventario dentro de la empresa?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

- Elaborar un Sistema de Control de Inventario con reconocimiento óptico

de caracteres (O.C.R) para la empresa “Proatlethic`s Production 2021

C.A.”. Ubicada en el complejo deportivo de las Naciones Unidas”,

Caracas.

Objetivos Específicos

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- Detectar las fallas y debilidades del proceso en el departamento de

inventario en la empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”.

- Establecer Requerimientos de información para la Elaboración del

Sistema.

- Diseñar Base de datos con campos correspondientes al sistema de

control de inventario

- Programar el sistema de control de inventario para la empresa

“Proatlethic`s Production 2021 C.A.”.

- Asegurar la perfecta puesta en marcha del sistema de control de

inventario

JUSTIFICACIÓN

El mundo empresarial se hace cada vez más competitivo dentro de su

ramo y constantemente adoptan cambios tanto administrativos como

tecnológicos que cubran sus necesidades a fin de garantizar el logro de sus

metas, debido a esto es necesario que las organizaciones que ofrecen

servicios de distribución y venta sean más confiables a la hora de realizar

sus operaciones, ya que de esto depende los altos niveles de disponibilidad;

esto se logra manteniendo una buena administración y un buen control sobre

el manejo de su información.

Una empresa que se dedica a las ventas debería apoyarse en un

sistema de información que genere datos precisos para ayudar a la toma de

decisiones y la resolución de problemas de forma oportuna e inteligente. Las

tecnologías informáticas están estrechamente relacionadas a los procesos

administrativos dentro de las organizaciones, ya que gracias a estas la

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computación ha tenido grandes avances en el desarrollo de software que

permiten llevar acabo procesos manuales de una forma automatizada

reduciendo altos costos y retrasos en los proceso.

Por esta razón la empresa PROATLETHICS PRUDUCTION C.A., se

ve en la necesidad de realizar cambios en la forma de realizar el proceso que

se lleva a cabo para el control de inventario, ya que este proceso es

realizado de manera manual arrojando como resultado un control inexacto de

la mercancía existente en su depósito .

Debido a esto es necesario implantar un sistema automatizado de

inventario que facilite la entrada, salida y almacenamiento de datos que

describan las características de los productos y así obtener un reporte

inmediato y exacto de la mercancía con la que cuenta la empresa y poder

realizar las compras necesarias para abastecer el depósito, este reporte

proporcionara información referente a la mercancía existente disponible para

las ventas, el análisis de esta información permitirá conocer el estado

económico real de la empresa y los elementos involucrados que son

necesarios para el crecimiento de ésta.

Su mayor beneficio radica en la posibilidad de mantener un orden en

cuanto a la solicitud y registro de los productos que se distribuyen en el local,

evitando la compra de material de poca demanda y surtiendo de forma

oportuna con la mercancía más vendida cumpliendo con las necesidades de

los clientes.

Al implementar el sistema se estima que la empresa tenga una mejora

al momento de consultar la existencia de algún producto. La función de este

sistema será la de ser una herramienta para agilizar todos los procesos

relacionados con la inclusión, exclusión, consulta y modificación de

productos.

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Permitirá reconocer de forma rápida y confiable toda la información

que requiere el usuario sobre la existencia de mercancía, productos más

vendidos para requerir el abastecimiento por parte de los proveedores. De

manera que el principal objetivo en la elaboración del proyecto en cuestión

es la de la optimización en general del sistema de inventario que se utiliza en

la empresa PROATLETHICS PRUDUCTION C.A., que siendo manual tiende

a tener fallas por lo largo y complejo, debido a que la introducción de los

productos puede ser muy repetitiva y redundante esperamos que con la

implementación del nuevo sistema estos problemas sean minimizados en un

cierto porcentaje.

ALCANCE Y DELIMITACIÓN

Alcance

Dadas las observaciones realizadas, se puede inferir que gracias a la

implantación del proyecto de control de inventario, los vendedores se verán

beneficiados mediante el uso de un inventario adecuado, proporcionándoles

así las condiciones óptimas a la hora de realizar sus despachos, influyendo

positivamente en el logro de un buen rendimiento a la hora de verificar

cualquier articulo o producto de ventas.

Delimitación

El estudio será realizado en el departamento de control de inventario

de la empresa “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.” en el complejo

deportivo parque naciones unidas ubicado en la Av. Páez El Paraíso-

Caracas durante el período Enero – Junio de 2011.

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CAPITULO II

MARCO TEORICO

Contexto donde se realizó la investigación.

PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., nace de la idea de un negocio

que brindara a la comunidad soluciones de servicios de venta de artículos

confección de uniformes deportivos.

Dicha empresa comienza labores un 1 de febrero de 1996, junto a sus

dueños Marco. A Cardier y Jaime .A Duran, en aquel momento la empresa

solo contaba con ellos como colaboradores del negocio los cuales se

turnaban para cubrir las horas de trabajo, poco a poco el negocio fue

creciendo y se vio la necesidad de integrando jóvenes brindándoles una

oportunidad de trabajo.

Días tras PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A. sigue actualizándose

en vías de mejorar y poder ofrecer un mejor servicio a sus clientes y estos se

sientan satisfechos, por lo que en estos momentos se ha ampliado el local y

el tipo de mercancía.

PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., ubicado en la Av. José Antonio

Páez del Paraíso, más allá de ser una empresa de servicios, la misma

también es un apoyo a la comunidad ya que les da la oportunidad a personas

a tener una oportunidad de trabajo y tomar experiencia que es tan importante

en el desarrollo personal.

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Misión

PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., tiene como misión satisfacer la

demanda de productos para la industria, el comercio y público en general a

través de la distribución de productos de las marcas líderes en el mercado,

siguiendo el protocolo de nuestro servicio personalizado a clientes y de igual

manera fomentando el desarrollo integral de nuestros empleados. En una

búsqueda constante de nuevos productos así como la elección de

proveedores con los precios más competitivos que nos permitirá satisfacer

las necesidades más exigentes a nuestros clientes ofreciendo la mejor

alternativa de compra en cuanto a calidad y precio.

Visión

Ser un proveedor con solidez en el mercado, que brinde los elementos

principales como honestidad y confiabilidad respaldando a nuestros clientes

en todas las necesidades del ramo deportivo, siempre en una constante

evolución y actualización de todas nuestras áreas. Ser rentables abriendo la

oportunidad de negocio dentro de un marco de beneficio mutuo con nuestros

proveedores y clientes a través del profesionalismo, respeto y capacitación.

Apegados a nuestras filosofías de organización estableciendo estándares de

productividad y calidad afianzando nuestro compromiso con el desarrollo

económico y social como líderes en la comercialización deportiva.

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Organigrama

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Fuente: Elaboración Propia

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Gerente General

Director Ejecutivo

Asistente

Gerente Comercial Gerente Administrativo

CajeroEncargado del Depósito

Vendedora

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Antecedentes de la Investigación

Las bases teóricas constituyen la información en la que la investigación se

sustenta, definición de términos básicos y los antecedentes de la investigación.

Una vez planteado el tema de estudio y conocida su relevancia se procede a

sustentar teóricamente la presente investigación. Para el desarrollo de este

proyecto se consultaron diferentes trabajos de grado que sirvieron de apoyo para

su complementación, para lo cual tomamos en consideración los siguientes

trabajos de grado similares a este estudio de investigación:

Autor: Delgado Liseth y Loviza Jessica

Fecha: (2009)

Institución: Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios

(CAPROFUIT-FRP)

Nombre: “Optimización del Sistema de Control de Inventario para la Proveeduría

de la Caja de ahorro de los profesores del Instituto Universitario de Tecnología Dr.

Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP)”

Objetivo General: “Diseño de un sistema de control de inventario para la

proveeduría de la caja da ahorro de los profesores del Instituto Universitario de

Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP).

Vinculación: El propósito de la investigación tuvo como objetivo optimizar el

sistema de control de inventario con el cual se manejaba la proveeduría, ésta

presentaba un alto flujo dentro del mismo y hubo la necesidad de llevar un control

sobre la venta y compra de mercancía para conocer la realidad de lo que se

procesaba en contabilidad. Es por esta razón que el trabajo se toma como

antecedente ya que nos proporciona de una manera clara y precisa como abordar

el tema de inventarios dentro de una organización, para así tener un análisis de

resultados y determinar las diferentes fortalezas y debilidades que tiene el sistema

compra venta de la empresa Proatlethic’s Production 2021 C.A.

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Autor: Gonzáles, Jessica y Martínez Rosangela

Fecha: (2007)

Institución: Instituto Universitario de Tecnología Industrial Rodolfo Loero

Arismendi (IUTIRLA) El paraíso.

Nombre: “Diseño de un Sistema Automatizado de compras, ventas y control de

inventarios de productos derivados del plástico para la empresa SASTOQUE C.A.”

Objetivo: “Diseñar un sistema automatizado de compras, ventas y control de

inventarios de productos derivados del plástico para la empresa inversiones

Sastoque C.A.”, basándose en una metodología de proyecto factible e

investigación de campo trayendo como conclusión “con el desarrollo del sistema

automatizado la empresa logró obtener un beneficio y un gran cambio que mejoró

de forma efectiva las funciones operativas, de logística, de trabajo y económico”.

Autor: Rabat T y Franco, M

Fecha: (2008)

Institución: Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios

(CAPROFUIT-FRP)

Nombre: “Elaboración del control de inventario de mercancías para la compañía

MINI BAZAR TABAR C.A. Ubicada en los Teques Estado Miranda”

Objetivo General: “Diseño de un sistema de control de inventario para la

compañía MINI BAZAR TABAR C.A. Ubicada en los Teques Estado Miranda”.

Vinculación: Esta fue una investigación de campo, a nivel explicativa, y así se

detectó carencia en el control de inventarios. Proponiendo así un control de los

mismos mediante una codificación de datos. Así los accionistas se mantendrán

informados de todas las observaciones que genera la compañía, de este modo se

obtendrá un mejor funcionamiento con respecto a sus inventarios, y eliminaría la

pérdida de tiempo que se toma la búsqueda de los mismos.

Esta investigación nos facilita el trabajo en la codificación de la mercancía que va

entrar dentro del inventario de la empresa ya que utilizan una codificación de 10

números“0000000000”esto nos deja claro que hay que pensar que el inventario de

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la empresa está en constante crecimiento con la asignación de un formato de

codificación de diez números los campos de la base de datos del sistema de

control de inventario siempre tendrán espacio disponible para agregar mercancía

al mismo.

Autor: Bustamante Yuri y Finol Elsis

Fecha: (2010)

Institución: Instituto Universitario de Tecnología Venezuela

Nombre: “Evaluación del sistema de control interno de inventario en la cadena de

tiendas Supermart”

Objetivo General: “Diseño de un sistema de control interno de inventario en la

cadena de tiendas Supermart”.

Vinculación: El propósito que tuvo esta investigación fue de una evaluación de

cómo la empresa Supermat llevaba su control interno con respecto a sus

inventarios, la misma fue de tipo evaluativa, descriptiva y de campo. Esta

investigación nos proporciona datos muy útiles para evaluar a la empresa

Proatlethic’s Production 2021 C.A. y así ver las debilidades y fortalezas que tienes

su sistema de inventario actual.

Autor: Gonzáles, Eduardo

Fecha: (2007)

Institución: Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”

Nombre: Propuesta de Automatización del Sistema de Facturación e Inventario de

“Impresiones Barría”

Objetivo: Analizar los productos que se venden en el local que no tienen

verificación, para así llevar el control de la mercancía.

Vinculación: Generalmente, con la automatización y el mejoramiento del

inventario de mercancía se organizara y mejorara el funcionamiento, rendimiento y

productividad de los insumos de la empresa. Esta tesis aporto ideas en la

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Page 22: Tesis Completa222

elaboración de los objetivos, tanto específicos como generales, debido a que el

desarrollo de la investigación es sumamente parecido.

Autor: Luis Pernia, Joselyn Gutiérrez

Año: Julio 2008

Institución: Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial

“IUTA” Región Capital.

Nombre: Sistema Automatizado de Facturación y control de Materiales en el

empresa Inversiones Prisma C.A.

Objetivo del Trabajo: El objetivo es implementar un sistema de información

automatizado que facilite el registro y el control de la mercancía vendida y la

mercancía recibida, por la empresa Inversiones Prisma C.A. el mismo permitirá a

los gerentes generar los reportes requeridos por los usuarios, además almacenar

información rápida y segura, como también facilitara el acceso a la información,

por ende hacer que los empleados tengan un mejor desenvolvimiento.

Vinculación: El trabajo especial de Grado se vincula con este antecedente ya que

se busca implantar un sistema automatizado el cual garantiza agilidad en las

operaciones relacionadas con los productos que distribuye la empresa Inversiones

Soles C.A. así como la seguridad en el control de entrada y salida de la

mercancía, por otra parte genera una mayor productividad en el personal que

labora, y por ende ayuda alcanzar a plenitud los objetivos de la empresa, además

de optimizar el proceso manual que actualmente se lleva a cabo en la misma.

Autor: Quevedo Cecilia.

Año: Julio 2009

Institución: Instituto Universitario de Tecnología Industrial “Rodolfo Loero

Arismendi”.

Nombre del Trabajo: Diseño de un sistema automatizado para el registro y

control de inventario de productos existentes en la empresa sistema de

diagnostico universal de Venezuela, C.A.

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Page 23: Tesis Completa222

Objetivo del Trabajo: Diseñar un sistema automatizado para el registro y el

control de inventario de la empresa sistema de diagnostico universal de Venezuela

que facilite la distribución de material en los bancos de sangre, laboratorios

clínicos y médicos quirúrgicos, el mismo permitirá a los administradores a d

generar los reportes requeridos por el usuario de forma rápida y segura.

Vinculación: El trabajo especial de grado se vincula con este antecedente ya que

se implementara un sistema automatizado en el que se garantiza la agilidad en las

operaciones relacionadas con los productos que distribuye la empresa sistema de

diagnostico universal Venezuela C.A., así como la seguridad en el control de

inventario de la mercancía y generar mayor productividad en el personal que

labora.

Bases Teóricas

Para la realización de la investigación, se tomaron en consideración distintas

definiciones que sirven como soporte para el desarrollo de éste estudio.

Sistemas de Información

Un sistema de información es el conjunto organizado de datos, personas

actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales informáticos y de

comunicación que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una

empresa o negocio.

Todo ese conjunto de elementos procesa los datos y la información (incluyendo

procesos manuales y automáticos) para distribuirla de la manera más adecuada

posible en una determinada organización en función de sus objetivos.

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Page 24: Tesis Completa222

La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la entrada de datos,

mantener los archivos de datos en relación con la organización y producir

información a través de informes y otras salidas.

Los sistemas de información gerencial permiten un mayor grado de control

centralizado porque los altos cargos pueden recibir información de de

departamentos dispersos a tiempo, para decidir cuál es la acción apropiada.

La definición de sistemas de información, va orientada en el criterio fundamental

del desarrollo de esta investigación. Una de las definiciones más conocidas y

aceptadas es según:

Gordon, D. (1979) el cual conceptualiza un sistema de información

como “un sistema hombre - máquina integrado que provee

información para el apoyo de las funciones de operaciones, gerencia

y toma de decisiones en una organización.”(130).

La siguiente investigación será desarrollada cumpliendo con las fases del ciclo de

vida de los sistemas que plantea MEDSI.

FASE 1

Definición del proyecto

Determinar la factibilidad de desarrollar un nuevo sistema de información y

estimar los costos, tiempos y recursos requeridos de tal manera que las unidades

interesadas puedan decidir si se ha de emprender o no el proyecto. Si se decide

realizarlo se elabora el plan del proyecto. Dentro de esta fase encontramos los

siguientes pasos:

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Page 25: Tesis Completa222

Estudio Preliminar del proyecto

Este estudio muestra de manera general si se justifica o no desarrollar un sistema

de información para satisfacer las necesidades de las unidades interesadas. Para

ello, el gerente realiza las siguientes actividades:

Reconocer el problema

Implica efectuar las acciones necesarias para reconocer que existe un problema.

Las tareas que este debe realizar en esta actividad son:

Recopila y analizar aquellos elementos que indiquen la necesidad de un

nuevo sistema.

Realizar reuniones preliminares con el personal de las unidades

involucradas para definir la necesidad de un cambio.

Formular el problema

Esta actividad busca diagnosticar, de modo muy general, el sistema actual, si es

que existe, tratando de responder entre otras cosas, las siguientes interrogantes:

¿Qué hace este sistema actual?

¿Qué objetivo persigue? ¿Los logra actualmente? ¿Por qué?

¿Qué dificultades o inconvenientes presenta?

¿Qué áreas de la organización se ven afectadas?

¿Es parte de un problema mayor?

Así mismo se busca determinar las necesidades preliminares que puedan o no

justificar el desarrollo del nuevo sistema. Alguna de las interrogantes que se han

de responder son:

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Page 26: Tesis Completa222

¿Qué argumentos justifican un cambio?

¿Por qué es importante un cambio?

¿Por qué se cree que un nuevo sistema resolverá el problema?

¿Qué funciones generales debería ejecutar el nuevo sistema?

Para esta actividad el gerente del proyecto debe llevar a cabo las siguientes

tareas

Realizar entrevistas con las personas que sientan la necesidad de un

cambio.

Recopilar y archivar documentos, notas de las entrevistas y datos

relevantes del sistema actual, sus inconvenientes y la necesidad de cambio.

Analizar la documentación archivada.

FASE II

Análisis De Contexto

En esta fase se busca ganar un sólido conocimiento del sistema ampliado dentro

del cual se ubicará el nuevo sistema de información y determinar las deficiencias y

problemas que presenta el actual sistema de información (Si existe). Dentro de

esta fase encontramos los siguientes pasos:

Análisis documental

Este paso le permite al grupo de desarrollo disponer de una biblioteca organizada

de documentos relativos al proyecto. Una vez constituida la biblioteca, el grupo se

ocupa de estudiar la documentación propia del sistema con iras a obtener una

primera aproximación al conocimiento del citado sistema y sobre todo al contexto

que lo contiene. Las actividades que el grupo desarrollo debe llevar a efecto

durante ese paso son:

Recopilar documentos

Con la colaboración de los diferentes usuarios del sistema actual, el grupo recopila

toda la documentación posible a tal sistema.

26

Page 27: Tesis Completa222

Organizar documentación

Al finalizar la recopilación de documentos el gerente del proyecto asigna a una o

más personas del grupo para que se encarguen de organizar la biblioteca, estas

personas son denominadas bibliotecarios del proyecto.

Estudiar documentos

Después de haberse organizado la biblioteca el grupo se dedica a estudiar a

documentación. El gerente programa reuniones de discusión, distribuye el material

para lecturas individuales y conduce las discusiones en equipo sobre algunos

documentos en particular el objetivo de este estudio es familiarizarse con el

sistema actual antes de iniciar su análisis formal

Análisis del Contexto

Este paso constituye un estudio formal de todo el sistema, con un nivel de detalle

más profundo que aquellos realizados anteriormente. Su objetivo es permitirle al

grupo de desarrollo conocer el sistema actual y su contexto para luego modelarlo y

sobre el modelo identificare las situaciones problemáticas que el sistema presenta.

El modelo del sistema actual se elabora utilizando la técnica conocida como

“Análisis Estructurado de Sistema”. El modelo general esta integrado por dos sus

modelos.

Analizar el contexto del sistema

Durante esta actividad el grupo de desarrollo estudia el sistema de actividades

(sistema empleado) dentro del cual está enmarcado el sistema de información.

Ello debe llevar a determinar los objetivos de ese sistema, definir su estructura,

establecer sus procesos y determinar su comportamiento.

FASE III

Definición de requerimientos

Esta fase busca definir los requerimientos de los usuarios y establecer las

funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema de información debe

satisfacer.

27

Page 28: Tesis Completa222

Especificación de Requerimientos de Información

El grupo de desarrollo se encarga de especificar junto con el usuario del nuevo

sistema las salidas, las entradas y las estructuras necesarias de datos. Las

actividades que realizas el grupo de desarrollo durante este paso son las

siguientes:

Determinar los requerimientos de información

En conjunto con los usuarios, el grupo de desarrollo determina las necesidades

actuales y futuras de información que el nuevo sistema de información debe

satisfacer. Dichos requerimientos son:

Requerimientos de entrada.

Requerimientos de salida.

Requerimientos de almacenamiento.

Construir el libro de requerimientos de información

Este libro contiene una entrada para cada requerimiento de información nuevo o

viejo. Los requerimientos se agrupan e divisiones de acuerdo al tipo señalado en

la actividad anterior. La división de requerimientos de salida se organiza por

sesiones. Cada sesión contiene los requerimientos de información de una unidad

funcional que esta involucrada en el sistema.

Especificación Funcional del Nuevo sistema

Tomando como elemento de entrada el informe del sistema actual y el libro de

requerimiento, el grupo, a lo largo de este paso, especifica con los usuarios las

funciones que el nuevo sistema debe realizar.

Determinar requerimientos funcionales

Este tipo de requerimiento constituye las funciones que el nuevo sistema debe

ejecutar para lograr la consecución de los objetivos identificados en el estudio de

factibilidad. Utilizando el informe del sistema actual, el grupo determina con los

usuarios, aquellas funciones que deben continuar, las que se han de modificare o

eliminar y las que se han de incorporar al nuevo sistema.

28

Page 29: Tesis Completa222

Construcción del modelo lógico del nuevo sistema

Este modelo es constituido utilizando la técnica “Análisis Estructurado de

Sistema”, y constituye un medio gráfico de valioso apoyo descriptivo y

documentado de cada una de las funciones del sistema en desarrollo debe

realizar.

Elaborar el informe del nuevo sistema

Bajo el nombre de especificación funcional del nuevo sistema se almacena en la

biblioteca del proyecto el modelo lógico y la lista de restricciones y atributos y a

partir de ellos se elabora un resumen que denominaremos informe del nuevo

sistema.

Discutir el informe del nuevo sistema

Especificación de Restricciones y Atributos. En este paso, el grupo de desarrollo

establece junto con los usuarios las restricciones bajo las cuales se deben

desarrollar y debe operar el sistema de información. Así mismo se establece

también, la interacción que debe haber entre el hombre, el computador y los

atributos de calidad que se la van a imponer al mencionado sistema de

información

Determinar Restricciones

Estas restricciones se pueden agrupar tal como se muestra a continuación:

Económica: de qué cantidad de dinero se dispone para mantener el

sistema.

Técnicas: que equipo debe o puede utilizarse.

De personal: de que personal se dispone para mantener y operar el

sistema.

Legales: que políticas, reglamentos, normas, leyes, etc, tanto internas como

externas deben acatarse.

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Page 30: Tesis Completa222

Determinar interacción hombre – máquina

Esta actividad es esencial pues define la comunicación que debe haber entre los

usuarios y el computador a través del subsistema programado.

Determinar atributos de calidad

Entre las interrogantes que se deben responder para algunos de los atributos de

calidad se destacan las siguientes:

Confiabilidad.

Grado de prueba.

Movilidad

Adaptabilidad

Mantenimiento requerido.

Seguridad y privacidad.

Eficiencia y rendimiento.

Documentación.

FASE IV

Diseño Preliminar

Esta fase se encarga de elaborar un diseño preliminar del sistema de información

que satisfaga los requerimientos, restricciones y atributos establecidos en la fase

III. El diseño preliminar consta de un prototipo o modelo físico que delinea la

interacción hombre- máquina del sistema de información y describe, en forma

general sus procesos automatizados. Dentro de esta fase encontramos:

Definición de prototipos

En este paso el grupo de desarrollo elabora diferentes prototipos que puedan

satisfacer la especificación funcional, las restricciones y los atributos identificados

en la fase anterior. se solicitan precios y especificaciones técnicas de los equipos

o programas que hagan falta, a los diferentes vendedores del mercado.

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Page 31: Tesis Completa222

La definición de prototipo está regida por la estructura o configuración global del

sistema de información, en ella se indica si el diseño del sistema ha de ser

independiente, centralizado o distribuido. Partiendo de este enfoque, se

establecen diferentes configuraciones para el procesamiento y para la interacción

que existirá entre el hombre y la maquina.

Elaborar diferentes prototipos alternativos

A partir del modelo lógico del nuevo sistema y de las restricciones y atributos

establecidos anteriormente, el grupo desarrolla diferentes prototipos. Un prototipo

es un modelo construido sobre el modelo lógico que muestra claramente la

interacción hombre-maquina, esto indica que procesos son manuales y cuales

automáticos. El prototipo muestra también los procedimientos de activación del

subsistema programado, los de respaldo y recuperación de fallas y los de

seguridad de la base de datos

Evaluar configuración técnica existente

Tomando como datos las configuraciones de equipos existentes en la

organización, que puedan ser utilizados por el nuevo sistema, se procede luego a

evaluar estas configuraciones y a determinar que prototipos se pueden desarrollar

con ellos en forma parcial o total.

Determinar configuración técnica necesaria

Para aquellos prototipos que no puedan ser desarrollados totalmente con la

tecnología disponible en la organización actualmente, se elaboran las

configuraciones técnicas adicionales que ellos requieran y se solicitan las

cotizaciones respectivas a los vendedores del mercado.

Selección de prototipos

En este paso el grupo de desarrollo realiza un análisis de costo beneficio para los

diferentes prototipos definidos en el paso anterior. De los resultados de este

análisis se presenta y discute con la comisión de planificación, quién decide

posteriormente el prototipo más conveniente y da las instrucciones necesarias

para la adquisición de la tecnología que haga falta.

31

Page 32: Tesis Completa222

Realizar un análisis costo – beneficio

Para cada prototipo se determina sus costos de desarrollo y operaciones y se

estima los beneficios que puedan obtenerse. Se comparan los diferentes

prototipos bajo un criterio económico pre-establecido. Los resultados obtenidos se

resumen en un informe técnico denominado informe de prototipo.

Discutir informe de prototipos

El informe producido en la actividad anterior se presenta a la comisión de

planificación, quien lo discute y finalmente selecciona el prototipo que considere

más conveniente para la organización.

Adquirir tecnología necesaria

De ser necesario el grupo de desarrollo, o en su defecto, el que designe la

comisión de planificaciones, se encarga de adquirir, instalar y probar el equipo y

los programas que el prototipo seleccionado requiera para su desarrollo u

operación.

Refinamiento de Prototipo

Finalmente, el grupo se dedica a refinar el prototipo escogido, es decir, se

describen con mayor detalle aquellos procesos del prototipo que sean

automáticos, siguiendo la técnica de análisis estructurado de sistema.

Refinar prototipo

Cada proceso automático del prototipo se refina mediante la descomposición

funcional establecida por la técnica AES. Cada proceso del mas bajo nivel debe

describirse utilizando cualquier de las técnicas siguientes: algoritmos

estructurados, tablas de decisión o árboles de decisión. Los entes del diccionario

de datos que se vean afectados por la automatización deben ser actualizados

durante esta actividad

Revisar Prototipo

El modelo o prototipo obtenido en la actividad anterior se somete a una revisión

estructurada o a una inspección de diseño.

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Page 33: Tesis Completa222

FASE V

Diseñado Detallado

Esta fase busca elaborar un diseño detallado del sistema de información que

muestre como se construirán los subsistemas de datos y el subsistema

programado. Esta fase produce el paquete de diseño, el cual contiene todas las

especificaciones para la construcción del sistema, y el plan de pruebas que regirán

las diferentes pruebas del sistema de información durante las fases de

construcción, pruebas e implantación. Dentro de esta encontramos los siguientes

pasos:

Diseño de Entradas y Salidas

En este paso se elabora minuciosamente el diseño de la interacción entre el

hombre y la máquina, la cual ha sido delineada en el prototipo del sistema.

Diseñar dialogo hombre – máquina

Dependiendo del tipo de interacción hombre-máquina seleccionada, en esta

actividad se debe:

Determinar el medio de comunicación (terminal, teleimpresor, lectora óptica,

étc), estableciendo además sus características capacidades y especificaciones

técnicas que afecten al diseño de los programas.

Determinar el tipo de diálogo hombre-máquina y diseñarlo completamente.

Describir la acción que debe realizar el computador ante cada comando o

selector que del usuario.

Diseñar las pantallas de entrada – salida

Esta actividad consiste en diseñar la estructura o formato de cada pantalla de

entrada de datos al sistema y de salida de información a los usuarios.

Diseñar los reportes

En esta actividad el grupo diseña aquellos reportes que no fueron especificados

en la actividad anterior. Estos son básicamente, los listados de papel, los gráficos

33

Page 34: Tesis Completa222

y los diagramas. Para cada uno de ellos se debe especificar su estructura o

formato, su contenido (registro de datos ) y el medio de producción o salida.

Diseño de Datos

El diseño del subsistema de datos del sistema de información gira en torno a el

diseño de la (s) base (s) de datos necesaria (s) para almacenar los datos de dicho

sistema y el diseño de los programas que permitirán crear y cargar la (s) base (s)

de datos.

Realizar el diseño lógico de la base de datos

En este proceso de diseño se elabora un modelo de datos que representa las

entidades, sus atributos y las relaciones existentes entre esas entidades. Las

tareas que realiza el grupo para elaborar un modelo de datos son:

Analizar los flujos de datos que entran y salen de cada archivo del prototipo

del sistema.

Derivar la (s) estructura (s) de datos contenida (s) en cada archivo,

identificando las entidades que representa y los atributos que poseen.

Establecer las relaciones que existan entre las diferentes entidades y

construir el modelo de entidad-relación correspondiente.

Si el SMBD (sistema manejador de base de datos) que se valla a utilizar

manipula base de datos relacionales, entonces cada entidad del modelo entidad-

relación debe ser normalizada hasta por lo menos la tercera forma normal.

Verificar si el modelo de datos obtenido satisface todos y cada uno de los

requerimientos detallados en el libro de requerimientos.

Realizar el diseño físico de la base de datos

Dependiendo del tipo y característica del sistema de manejo de bases de datos

que se halla dispuesto a utilizar, el grupo traduce el modelo de datos a un

esquema, esto es, un programa que describe las estructuras lógicas de los datos y

sus correspondientes estructuras de almacenamiento e indica los métodos de

34

Page 35: Tesis Completa222

acceso que se utilizaran, en términos de lenguaje de descripción de datos del

SMBD.

Diseñar los programas de inicialización y mantenimiento de la base de datos

En esta actividad el grupo diseña aquellos programas que no forman parte del

subsistema programado y que permiten iniciar o cargar la base de datos con los

datos provenientes de fuentes de volumen considerable. Estos programas serán

operados y mantenidos por el administrador de la base de datos y por lo tanto se

consideran parte integrante del subsistema de datos en lugar del subsistema

programado.

Diseño de programas y procedimientos

Luego que se ha elaborado el diseño de entrada-salida y el de datos, el grupo de

desarrollo puede proceder a diseñar los programas y procedimientos del

subsistema programado.

El prototipo del nuevo sistema de información, su correspondiente especificación

funcional y la lista de restricciones y atributos le imprimen una forma única a la

estructura del sistema programado.

Diseñar la estructura del subsistema programado

El subsistema programado se diseña como una estructura jerárquica compuesta

por una o mas programas, cada uno de estos se compone a su vez de módulos un

modulo se define como una unidad de programa que se caracteriza por lo

siguiente:

Posee un nombre propio y único.

Ejecuta una función claramente especificable.

Puede compilarse y catalogarse en forma catalogada.

Puede definir y mantener un conjunto propio de variables locales se llama o

invoca de otro modulo.

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Page 36: Tesis Completa222

Diseñar cada modulo de la estructura

Durante la presente actividad el grupo elabora el diseño de cada uno de los

módulos que configuran la estructura del subsistema programado. Este diseño

consiste en establecer la lógica general de cada modulo, esto es, describir los

pasos necesarios para llevar a cabo la función asignada al modulo. La lógica de

un modulo se puede representar mediante el uso de algoritmos o diagramas de

flujo.

El algoritmo o diagrama de flujos del modulo, en si, no es suficiente como para

que un programador empiece su codificación, pues se requiere de una información

adicional sobre las características del modulo, su función, su ubicación, sus

argumentos, etc. Toda esta información se condensa en un formulario elaborado

para tal fin y que se denomina especificación de programa.

Diseñar la documentación y los procedimientos manuales

En esta actividad el grupo se ocupa a determinar el formato y contenido de cada

uno de los manuales que forman la documentación del sistema de información de

acuerdo a lo que se ha establecido en el plan de documentación. De igual modo

se diseñan los formatos, formularios, instructivos, planillas y demás

procedimientos manuales que se mencionan en el prototipo del sistema, y que se

requieren como elemento de los flujos de datos de los procesos manuales del

sistema de información.

La estructura del sistema programado, las especificaciones del programa

asociadas a cad modulo de esa estructura y el diseño de la documentación y de

los procedimientos manuales, constituyen lo que se denomina como la

especificación del subsistema programado.

Ensamblaje del paquete de diseño

Este paso se basa en revisar y ensamblar el conjunto de especificaciones de

diseños producidas en los anteriores, con el propósito de garantizar la

consistencia, calidad y exactitud del diseño e integrar lo que hemos denominado

como paquete de diseño. Para cada una de las especificaciones antes

36

Page 37: Tesis Completa222

mencionadas se realiza una revisión estructurada (o una inspección de diseño)

siguiendo los lineamientos dados para esas técnicas. Los objetivos de estas

revisiones son :

Determinar las inconsistencias de diseño.

Determinar las fallas y errores cometidos en las diferentes especificaciones.

Medir y corregir las desviaciones del diseño con respecto a las normas y

procedimientos de diseño establecidos en el plan metodológico.

Asegurar que las restricciones y atributos establecidos se satisfagan

plenamente con el diseño elaborado.

Asegurar que cada requerimiento contenido en el libro de requerimiento y

cada especificación funcional del prototipo se cubran o satisfagan con el diseño

producido.

Ensamblar el paquete de diseño

Las especificaciones de diseño, una vez revisadas y corregidas, se ensamblan

para producir el paquete de diseño. Este documento contiene todo el material

descriptivo necesario para conducir la construcción del sistema. Por consiguiente,

contiene:

El prototipo del sistema.

La configuración y documentación del equipo que se va a emplear.

Las especificaciones de entrada y salida.

La especificación del subsistema programado.

La especificación del subsistema de datos.

Cualquier otro material que fuese necesario

Elaborar y discutir el informe del diseño detallado

Haciendo uso del paquete de diseño, el gerente del proyecto elabora un informe

descriptivo de las características, ventajas, desventajas, y los ajustes de costos y

tiempos de desarrollo, que el diseño elaborado involucra.

37

Page 38: Tesis Completa222

Planificación de pruebas

Las actividades concernientes a esta fase se desarrolla a lo largo de esta

metodología, por otro lado es evidente que muchas de las actividades de prueba

se pueden realizar en paralelo con actividades de fase tales como las de diseño y

construcción del sistema. Bajo este criterio, podemos dividir las actividades

generales de las pruebas en :

Planificación de las pruebas.

Diseño y construcción de las pruebas.

Ejecución de las pruebas.

La primera de ellas se realiza durante esta fase de diseño; la segunda durante la

fase de construcción y la última se distribuye durante la fase de construcción y

pruebas previamente dichas.

Para representar gráficamente el sistema a desarrollar se hará uso de los

diagramas de flujo que son una herramienta vital dentro de el desarrollo de

sistema automatizados.

Diagramas de Flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo proceso. Se

utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales

y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien

definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de

ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término.

Características

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de

término. Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio

hasta el término.

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Page 39: Tesis Completa222

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar

presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del

proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes

interesadas.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quién lo empleará y cómo.

Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el

comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del

proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el

proceso a describir y su orden cronológico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

Identificar y listar los puntos de decisión.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los

correspondientes símbolos.

Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud

el proceso elegido.

Tipos de Diagrama de Flujo

Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la

información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de

izquierda a derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y

puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo

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Page 40: Tesis Completa222

que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo

en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la

participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no

registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona

sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los

utilizados son fundamentalmente representativos.

Óvalo: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).

Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o

procedimientos).

Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un

procedimiento).

Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma

permanente).

Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el

almacenamiento del documento).

Toda la información ingresada en el sistema será guardada en una base de datos

que se define de la siguiente manera.

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o

con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo

contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido,

una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría

por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la

actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la

40

Page 41: Tesis Completa222

electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico),

que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado

SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma

rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y

administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e

instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos

con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos,

algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por

ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley

Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Tipos de Base de Datos

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al

contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que

satisfagan.

Según la variabilidad de los datos almacenados

Bases de datos estáticas

Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para

almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el

comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo,

realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinámicas

Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica

con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de

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Page 42: Tesis Completa222

datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto

puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un

supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa;

Bases de datos jerárquicas

Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información

en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma

similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede

tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que

no tienen hijos se los conoce como hojas.

Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de

aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy

compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.

Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de

representar eficientemente la redundancia de datos.

Base de datos de red

Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental

es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga

varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).

Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una

solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad

que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado

que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por

usuarios finales.

Bases de datos transaccionales

Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes

velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general

42

Page 43: Tesis Completa222

al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante

entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad

posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un

problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas

aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos

relacionales.

Bases de datos relacionales

Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y

administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos

en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California),

no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de

datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían

considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a

que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Codd, la

mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto

es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta

por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las

columnas de una tabla).

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen

relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto

tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un

usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o

almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para

administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos

relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de

43

Page 44: Tesis Completa222

Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de

gestión de bases de datos relacionales.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le

conoce como normalización de una base de datos.

Gestión de bases de datos distribuida (SGBD)

La base de datos y el software SGBD pueden estar distribuidos en múltiples sitios

conectados por una red. Hay de dos tipos:

1. Distribuidos homogéneos: utilizan el mismo SGBD en múltiples sitios.

2. Distribuidos heterogéneos: Da lugar a los SGBD federados o sistemas

multibase de datos en los que los SGBD participantes tienen cierto grado de

autonomía local y tienen acceso a varias bases de datos autónomas preexistentes

almacenados en los SGBD, muchos de estos emplean una arquitectura cliente-

servidor.

Estas surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados.

Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder

así a distintas universidades, sucursales de tiendas, etcétera.

En el diseño de bases de datos se usan primero los modelos conceptuales para

lograr una descripción de alto nivel de la realidad para ello se hará uso del modelo

entidad relación que se describe a continuación.

Modelo entidad-relación

Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su

siglas, ERD “Diagram Entity relationship”) son una herramienta para el modelado

44

Page 45: Tesis Completa222

de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades

relevantes para un sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.

Entidad

Cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que se recoge información:

cosa, persona, concepto abstracto o suceso. Por ejemplo: coches, casas,

empleados, clientes, empresas, oficios, diseños de productos, conciertos,

excursiones, etc. Las entidades se representan gráficamente mediante

rectángulos y su nombre aparece en el interior. Un nombre de entidad sólo puede

aparecer una vez en el esquema conceptual.

Hay dos tipos de entidades: fuertes y débiles. Una entidad débil es una entidad

cuya existencia depende de la existencia de otra entidad. Una entidad fuertes una

entidad que no es débil.

Relación (interrelación)

Es una correspondencia o asociación entre dos o más entidades. Cada

relación tiene un nombre que describe su función. Las relaciones se representan

gráficamente mediante rombos y su nombre aparece en el interior.

Las entidades que están involucradas en una determinada relación se

denominan entidades participantes. El número de participantes en una relación es

lo que se denomina grado de la relación. Por lo tanto, una relación en la que

participan dos entidades es una relación binaria; si son tres las entidades

participantes, la relación es ternaria; etc.

Una relación recursiva es una relación donde la misma entidad participa más de

una vez en la relación con distintos papeles. El nombre de estos papeles es

importante para determinar la función de cada participación.

Cardinalidad de las Relaciones

45

Page 46: Tesis Completa222

El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la

siguiente:

• Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con

una y solamente una de la entidad B.

• Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona

con varias instancias de la entidad B.

• Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se

relaciona con cualquier instancia de la entidad B.

La cardinalidad con la que una entidad participa en una relación especifica el

número mínimo y el número máximo de correspondencias en las que puede tomar

parte cada ocurrencia de dicha entidad. La participación de una entidad en una

relación es obligatoria (total) si la existencia de cada una de sus ocurrencias

requiere la existencia de, al menos, una ocurrencia de la otra entidad participante.

Si no, la participación es opcional (parcial). Las reglas que definen la cardinalidad

de las relaciones son las reglas de negocio.

A veces, surgen problemas cuando se está diseñado un esquema

conceptual. Estos problemas, denominados trampas, suelen producirse a causa

de una mala interpretación en el significado de alguna relación, por lo que es

importante comprobar que el esquema conceptual carece de dichas trampas. En

general, para encontrar las trampas, hay que asegurarse de que se entiende

completamente el significado de cada relación. Si no se entienden las relaciones,

se puede crear un esquema que no represente fielmente la realidad.

Una de las trampas que pueden encontrarse ocurre cuando el esquema

representa una relación entre entidades, pero el camino entre algunas de sus

ocurrencias es ambiguo. El modo de resolverla es reestructurando el esquema

para representar la asociación entre las entidades correctamente.

Otra de las trampas sucede cuando un esquema sugiere la existencia de una

relación entre entidades, pero el camino entre una y otra no existe para algunas de

46

Page 47: Tesis Completa222

sus ocurrencias. En este caso, se produce una pérdida de información que se

puede subsanar introduciendo la relación que sugería el esquema y que no estaba

representada.

Atributo

Es una característica de interés o un hecho sobre una entidad o sobre una

relación. Los atributos representan las propiedades básicas de las

entidades y de las relaciones. Toda la información extensiva es portada por

los atributos. Gráficamente, se representan mediante bolitas que cuelgan de

las entidades o relaciones a las que pertenecen.

Cada atributo tiene un conjunto de valores asociados denominado dominio.

El dominio define todos los valores posibles que puede tomar un atributo. Puede

haber varios atributos definidos sobre un mismo dominio.

L os atributos pueden ser simples o compuestos. Un atributo simple es un

atributo que tiene un solo componente, que no se puede dividir en partes más

pequeñas que tengan un significado propio. Un atributo compuesto es un atributo

con varios componentes, cada uno con un significado por sí mismo. Un grupo de

atributos se representa mediante un atributo compuesto cuando tienen afinidad en

cuanto a su significado, o en cuanto a su uso. Un atributo compuesto se

representa gráficamente mediante un óvalo.

Los atributos también pueden clasificarse en monovalentes o polivalentes.

Un atributo monovalente es aquel que tiene un solo valor para cada ocurrencia de

la entidad o relación a la que pertenece. Un atributo polivalente es aquel que tiene

varios valores para cada ocurrencia de la entidad o relación a la que pertenece. A

estos atributos también se les denomina multivaluados, y pueden tener un número

máximo y un número mínimo de valores. La cardinalidad de un atributo indica el

número mínimo y el número máximo de valores que puede tomar para cada

ocurrencia de la entidad o relación a la que pertenece. El valor por omisión es.

47

Page 48: Tesis Completa222

Por último, los atributos pueden ser derivados. Un atributo derivado es aquel que

representa un valor que se puede obtener a partir del valor de uno o varios

atributos, que no necesariamente deben pertenecer a la misma entidad o relación.

Identificador

Un identificador de una entidad es un atributo o conjunto de atributos que

determina de modo único cada ocurrencia de esa entidad. Un identificador de una

entidad debe cumplir dos condiciones:

1. No pueden existir dos ocurrencias de la entidad con el mismo valor del

identificador.

2. Si se omite cualquier atributo del identificador, la condición anterior deja de

cumplirse.

Toda entidad tiene al menos un identificador y puede tener varios identificadores

alternativos. Las relaciones no tienen identificadores.

A los esquemas conceptuales correspondientes a cada vista de usuario se les

denomina esquemas conceptuales locales. Cada uno de estos esquemas se

compone de entidades, relaciones, atributos, dominios de atributos e

identificadores. El esquema conceptual también tendrá una documentación, que

se irá produciendo durante su desarrollo. Las tareas a realizar en el diseño

conceptual son las siguientes:

1. Identificar las entidades.

2. Identificar las relaciones.

3. Identificar los atributos y asociarlos a entidades y relaciones.

4. Determinar los dominios de los atributos.

5. Determinar los identificadores.

6. Determinar las jerarquías de generalización (si las hay).

7. Dibujar el diagrama entidad-relación.

8. Revisar el esquema conceptual local con el usuario.

48

Page 49: Tesis Completa222

En primer lugar hay que definir los principales objetos que interesan al

usuario. Estos objetos serán las entidades. Una forma de identificar las entidades

es examinar las especificaciones de requisitos de usuario. En estas

especificaciones se buscan los nombres o los sintagmas nominales que se

mencionan (por ejemplo: número de empleado, nombre de empleado, número de

inmueble, dirección del inmueble, alquiler, número de habitaciones). También se

buscan objetos importantes como personas, lugares o conceptos de interés,

excluyendo aquellos nombres que sólo son propiedades de otros objetos. Por

ejemplo, se pueden agrupar el número de empleado y el nombre de empleado en

una entidad denominada empleado, y agrupar número de inmueble, dirección del

inmueble, alquiler y número de habitaciones en otra entidad denominada

inmueble.

Otra forma de identificar las entidades es buscar aquellos objetos que

existen por sí mismos. Por ejemplo, empleado es una entidad porque los

empleados existen, sepamos o no sus nombres, direcciones y teléfonos. Siempre

que sea posible, el usuario debe colaborar en la identificación de las entidades.

A veces, es difícil identificar las entidades por la forma en que aparecen en las

especificaciones de requisitos. Los usuarios, a veces, hablan utilizando ejemplos o

analogías. En lugar de hablar de empleados en general, hablan de personas

concretas, o bien, hablan de los puestos que ocupan esas personas.

Para liarlo aún más, los usuarios usan, muchas veces, sinónimos y homónimos.

Dos palabras son sinónimos cuando tienen el mismo significado. Los homónimos

ocurren cuando la misma palabra puede tener distintos significados dependiendo

del contexto.

No siempre es obvio saber si un objeto es una entidad, una relación o un

atributo. Por ejemplo ¿cómo se podría clasificar matrimonio? Pues de cualquiera

de las tres formas. El análisis es subjetivo, por lo que distintos diseñadores

49

Page 50: Tesis Completa222

pueden hacer distintas interpretaciones, aunque todas igualmente válidas. Todo

depende de la opinión y la experiencia de cada uno. Los diseñadores de bases de

datos deben tener una visión selectiva y clasificar las cosas que observan dentro

del contexto de la empresa u organización. A partir de unas especificaciones de

usuario es posible que no se pueda deducir un conjunto único de entidades, pero

después de varias iteraciones del proceso de análisis, se llegará a obtener un

conjunto de entidades que sean adecuadas para el sistema que se ha de

construir.

Conforme se van identificando las entidades, se les dan nombres que tengan un

significado y que sean obvias para el usuario. Los nombres de las entidades y sus

descripciones se anotan en el diccionario de datos. Cuando sea posible, se debe

anotar también el número aproximado de ocurrencias de cada entidad. Si una

entidad se conoce por varios nombres, éstos se deben anotar en el diccionario de

datos como alias o sinónimos.

2. Identificar las relaciones

Una vez definidas las entidades, se deben definir las relaciones existentes entre

ellas. Del mismo modo que para identificar las entidades se buscaban nombres en

las especificaciones de requisitos, para identificar las relaciones se suelen buscar

las expresiones verbales (por ejemplo: oficina tiene empleados, empleado

gestiona inmueble, cliente visita inmueble). Si las especificaciones de requisitos

reflejan estas relaciones es porque son importantes para la empresa y, por lo

tanto, se deben reflejar en el esquema conceptual.

Pero sólo interesan las relaciones que son necesarias. En el ejemplo anterior, se

han identificado las relaciones empleado gestiona inmueble y cliente visita

inmueble. Se podría pensar en incluir una relación entre empleado y cliente:

empleado atiende a cliente, pero observando las especificaciones de requisitos no

parece que haya interés en modelar tal relación.

50

Page 51: Tesis Completa222

La mayoría de las relaciones son binarias (entre dos entidades), pero no hay que

olvidar que también puede haber relaciones en las que participen más de dos

entidades, así como relaciones recursivas.

Es muy importante repasar las especificaciones para comprobar que todas las

relaciones, explícitas o implícitas, se han encontrado. Si se tienen pocas

entidades, se puede comprobar por parejas si hay alguna relación entre ellas. De

todos modos, las relaciones que no se identifican ahora se suelen encontrar

cuando se valida el esquema con las transacciones que debe soportar.

Una vez identificadas todas las relaciones, hay que determinar la cardinalidad

mínima y máxima con la que participa cada entidad en cada una de ellas. De este

modo, el esquema representa de un modo más explícito la semántica de las

relaciones. La cardinalidad es un tipo de restricción que se utiliza para comprobar

y mantener la calidad de los datos. Estas restricciones son aserciones sobre las

entidades que se pueden aplicar cuando se actualiza la base de datos para

determinar si las actualizaciones violan o no las reglas establecidas sobre la

semántica de los datos.

Conforme se van identificando las relaciones, se les van asignando nombres que

tengan significado para el usuario. En el diccionario de datos se anotan los

nombres de las relaciones, su descripción y las cardinalidades con las que

participan las entidades en ellas.

3. Identificar los atributos y asociarlos a entidades y relaciones

Al igual que con las entidades, se buscan nombres en las especificaciones de

requisitos. Son atributos los nombres que identifican propiedades, cualidades,

identificadores o características de entidades o relaciones.

Lo más sencillo es preguntarse, para cada entidad y cada relación, ¿qué

información se quiere saber de...? La respuesta a esta pregunta se debe encontrar

51

Page 52: Tesis Completa222

en las especificaciones de requisitos. Pero, en ocasiones, será necesario

preguntar a los usuarios para que aclaren los requisitos. Desgraciadamente, los

usuarios pueden dar respuestas a esta pregunta que también contengan otros

conceptos, por lo que hay que considerar sus respuestas con mucho cuidado.

Al identificar los atributos, hay que tener en cuenta si son simples o compuestos.

Por ejemplo, el atributo dirección puede ser simple, teniendo la dirección completa

como un solo valor: `San Rafael 45, Almazora´; o puede ser un atributo

compuesto, formado por Lacalle (`San Rafael), el número (`45´) y la población

(`Almazora´). El escoger entre atributo simple o compuesto depende de los

requisitos del usuario. Si el usuario no necesita acceder a cada uno de los

componentes de la dirección por separado, se puede representar como un atributo

simple. Pero si el usuario quiere acceder a los componentes de forma individual,

entonces se debe representar como un atributo compuesto.

También se deben identificar los atributos derivados o calculados, que son

aquellos cuyo valor se puede calcular a partir de los valores de otros atributos. Por

ejemplo, el número de empleados de cada oficina, la edad de los empleados o el

número de inmuebles que gestiona cada empleado.

Algunos diseñadores no representan los atributos derivados en los esquemas

conceptuales. Si se hace, se debe indicar claramente que el atributo es derivado y

a partir de qué atributos se obtiene su valor. Donde hay que considerar los

atributos derivados es en el diseño físico.

Cuando se están identificando los atributos, se puede descubrir alguna entidad

que no se ha identificado previamente, por lo que hay que volver al principio

introduciendo esta entidad y viendo si se relaciona con otras entidades.

Es muy útil elaborar una lista de atributos e ir eliminándolos de la lista conforme se

vayan asociando a una entidad o relación. De este modo, uno se puede asegurar

52

Page 53: Tesis Completa222

de que cada atributo se asocia a una sola entidad o relación, y que cuando la lista

se ha acabado, se han asociado todos los atributos.

Hay que tener mucho cuidado cuando parece que un mismo atributo se debe

asociar a varias entidades. Esto puede ser por una de las siguientes causas:

• Se han identificado varias entidades, como director, supervisor y

administrativo, cuando, de hecho, pueden representarse como una sola entidad

denominada empleado. En este caso, se puede escoger entre introducir una

jerarquía de generalización, o dejar las entidades que representan cada uno de los

puestos de empleado.

• Se ha identificado una relación entre entidades. En este caso, se debe

asociar el atributo a una sola de las entidades y hay que asegurarse de que la

relación ya se había identificado previamente. Si no es así, se debe actualizar la

documentación para recoger la nueva relación.

Conforme se van identificando los atributos, se les asignan nombres que tengan

significado para el usuario. De cada atributo se debe anotar la siguiente

información:

• Nombre y descripción del atributo.

• Alias o sinónimos por los que se conoce al atributo.

• Tipo de dato y longitud.

• Valores por defecto del atributo (si se especifican).

• Si el atributo siempre va a tener un valor (si admite o no nulos).

• Si el atributo es compuesto y, en su caso, qué atributos simples lo forman.

• Si el atributo es derivado y, en su caso, cómo se calcula su valor.

• Si el atributo es multievaluado.

4. Determinar los dominios de los atributos

El dominio de un atributo es el conjunto de valores que puede tomar el atributo.

Por ejemplo el dominio de los números de oficina son las tiras de hasta tres

caracteres en donde el primero es una letra y el siguiente o los dos siguientes son

53

Page 54: Tesis Completa222

dígitos en el rango de 1 a 99; el dominio de los números de teléfono y los números

de fax son las tiras de 9 dígitos.

Un esquema conceptual está completo si incluye los dominios de cada atributo: los

valores permitidos para cada atributo, su tamaño y su formato. También se puede

incluir información adicional sobre los dominios como, por ejemplo, las

operaciones que se pueden realizar sobre cada atributo, qué atributos pueden

compararse entre sí o qué atributos pueden combinarse con otros. Aunque sería

muy interesante que el sistema final respetara todas estas indicaciones sobre los

dominios, esto es todavía una línea abierta de investigación.

Toda la información sobre los dominios se debe anotar también en el diccionario

de datos.

5. Determinar los identificadores

Cada entidad tiene al menos un identificador. En este paso, se trata de encontrar

todos los identificadores de cada una de las entidades. Los identificadores pueden

ser simples o compuestos. De cada entidad se escogerá uno de los identificadores

como clave primaria en la fase del diseño lógico.

Cuando se determinan los identificadores es fácil darse cuenta de si una entidad

es fuerte o débil. Si una entidad tiene al menos un identificador, es fuerte (otras

denominaciones son padre, propietaria o dominante). Si una entidad no tiene

atributos que le sirvan de identificador, es débil (otras denominaciones son hijo,

dependiente o subordinada).

Todos los identificadores de las entidades se deben anotar en el diccionario de

datos.

6. Determinar las jerarquías de generalización

54

Page 55: Tesis Completa222

En este paso hay que observar las entidades que se han identificado hasta el

momento. Hay que ver si es necesario reflejar las diferencias entre distintas

ocurrencias de una entidad, con lo que surgirán nuevas subentidades de esta

entidad genérica; o bien, si hay entidades que tienen características en común y

que realmente son subentidades de una nueva entidad genérica.

En cada jerarquía hay que determinar si es total o parcial y exclusiva o

superpuesta.

7. Dibujar el diagrama entidad-relación

Una vez identificados todos los conceptos, se puede dibujar el diagrama entidad-

relación correspondiente a una de las vistas de los usuarios. Se obtiene así un

esquema conceptual local.

8. Revisar el esquema conceptual local con el usuario

Antes de dar por finalizada la fase del diseño conceptual, se debe revisar el

esquema conceptual local con el usuario. Este esquema está formado por el

diagrama entidad-relación y toda la documentación que describe el esquema. Si

se encuentra alguna anomalía, hay que corregirla haciendo los cambios

oportunos, por lo que posiblemente haya que repetir alguno de los pasos

anteriores. Este proceso debe repetirse hasta que se esté seguro de que el

esquema conceptual es una fiel representación de la parte de la empresa que se

está tratando de modelar.

Estructura de una Base de Datos

Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un

orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente.

Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de

contener los campos.

55

Page 56: Tesis Completa222

Una vez que la base de datos tiene su base es momento de descomponer dicha

base en grupos y segmentos de registro Este proceso es necesario

independientemente de la arquitectura de la base de datos - relacional, red o

jerárquica-. Sin embargo, para la base de datos relacional, la acción

correspondiente puede dividirse y expresarse en términos formales y se denomina

normalización a la misma.

Normalización de Base de Datos

El proceso de normalización de bases de datos consiste en aplicar una serie de

reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relación al

modelo relacional.

Las bases de datos relacionales se normalizan para:

Evitar la redundancia de los datos.

Evitar problemas de actualización de los datos en las tablas.

Proteger la integridad de los datos.

En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relación, aunque para que

una tabla sea considerada como una relación tiene que cumplir con algunas

restricciones:

Cada tabla debe tener su nombre único.

No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados.

Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo

Terminología Relacional Equivalente

Relación =tabla o archivo

Registro =registro, fila o renglón

Atributo =columna o campo

Clave = llave o código de identificación

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Page 57: Tesis Completa222

Clave Candidata = superclave mínima

Clave Primaria = clave candidata elegida

Clave Ajena = clave externa o clave foránea

Clave Alternativa = clave secundaria

Dependencia Multivaluada = dependencia multivalor

RDBMS = Del inglés Relational Data Base Manager System que significa,

Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales.

1FN = Significa, Primera Forma Normal o 1NF del inglés First Normal Form.

Los términos Relación, Tupla y Atributo derivan del álgebra y cálculo relacional,

que constituyen la fuente teórica del modelo de base de datos relacional.

Todo atributo en una tabla tiene un dominio, el cual representa el conjunto de

valores que el mismo puede tomar. Una instancia de una tabla puede verse

entonces como un subconjunto del producto cartesiano entre los dominios de los

atributos. Sin embargo, suele haber algunas diferencias con la analogía

matemática, ya que algunos RDBMS permiten filas duplicadas, entre otras cosas.

Finalmente, una tupla puede razonarse matemáticamente como un elemento del

producto cartesiano entre los dominio.

Dependencia

Dependencia funcional

B es funcionalmente dependiente de A.

57

Page 58: Tesis Completa222

Una dependencia funcionales una conexión entre uno o más atributos. Por

ejemplo si se conoce el valor deFecha DeNacimientopodemos conocer el valor

de Edad.

Las dependencias funcionales del sistema se escriben utilizando una flecha, de la

siguiente manera:

FechaDeNacimiento   Edad

Aquí a FechaDeNacimiento se le conoce como un determinante. Se puede leer de

dos formasFechaDeNacimiento determina a Edad o Edad es funcionalmente

dependiente de FechaDeNacimiento. De la normalización (lógica) a la

implementación (física o real) puede ser sugerible tener éstas dependencias

funcionales para lograr la eficiencia en las tablas.

Propiedades de la Dependencia funcional

Existen 3 axiomas de Armstrong:

Dependencia funcional Reflexiva

Si "x" está incluido en "x" entonces x   x A partir de cualquier atributo o conjunto

de atributos siempre puede deducirse él mismo. Si la dirección o el nombre de una

persona están incluidos en el DNI, entonces con el DNI podemos determinar la

dirección o su nombre.

Dependencia funcional Aumentativa

 entonces 

DNI   nombre

DNI, dirección   nombre, dirección

Si con el DNI se determina el nombre de una persona, entonces con el DNI más la

dirección también se determina el nombre o su dirección.

Dependencia funcional transitiva

58

Page 59: Tesis Completa222

Dependencia funcional transitiva.

Sean X, Y, Z tres atributos (o grupos de atributos) de la misma entidad. Si

Y depende funcionalmente de X y Z de Y, pero X no depende funcionalmente

de Y, se dice entonces que Z depende transitivamente de X.

Simbólicamente sería:

X   Y   Z entonces X   Z

FechaDeNacimiento   Edad

Edad   Conducir

FechaDeNacimiento   Edad   Conducir

Entonces tenemos que FechaDeNacimiento determina a Edad y la Edad

determina a Conducir, indirectamente podemos saber a través de

FechaDeNacimiento a Conducir (En muchos países, una persona necesita ser

mayor de cierta edad para poder conducir un automóvil, por eso se utiliza este

ejemplo).

Propiedades deducidas

Unión

 y   entonces 

Pseudo-transitiva

 y   entonces 

Descomposición

 y z está incluido en y entonces 

59

Page 60: Tesis Completa222

Claves

Una clave primaria es aquella columna (o conjunto de columnas) que identifica

únicamente a una fila. La clave primaria es un identificador que va a ser siempre

único para cada fila. Se acostumbra a poner la clave primaria como la primera

columna de la tabla pero es más una conveniencia que una obligación. Muchas

veces la clave primaria es numérica auto-incrementada, es decir, generada

mediante una secuencia numérica incrementada automáticamente cada vez que

se inserta una fila.

En una tabla puede que tengamos más de una columna que puede ser clave

primaria por sí misma. En ese caso se puede escoger una para ser la clave

primaria y las demás claves serán claves candidatas.

Una clave ajena (foreign key o clave foránea) es aquella columna que existiendo

como dependiente en una tabla, es a su vez clave primaria en otra tabla.

Una clave alternativa es aquella clave candidata que no ha sido seleccionada

como clave primaria, pero que también puede identificar de forma única a una fila

dentro de una tabla. Ejemplo: Si en una tabla clientes definimos el número de

documento (id_cliente) como clave primaria, el número de seguro social de ese

cliente podría ser una clave alternativa. En este caso no se usó como clave

primaria porque es posible que no se conozca ese dato en todos los clientes.

Una clave compuesta es una clave que está compuesta por más de una columna.

La visualización de todas las posibles claves candidatas en una tabla ayuda a su

optimización. Por ejemplo, en una tabla PERSONA podemos identificar como

claves su DNI, o el conjunto de su nombre, apellidos, fecha de nacimiento y

dirección. Podemos usar cualquiera de las dos opciones o incluso todas a la vez

como clave primaria, pero es más óptimo en la mayoría de sistemas la elección

del menor número de columnas como clave primaria.

60

Page 61: Tesis Completa222

Formas Normales

Las formas normales son aplicadas a las tablas de una base de datos. Decir que

una base de datos está en la forma normal N es decir que todas sus tablas están

en la forma normal N.

En general, las primeras tres formas normales son suficientes para cubrir las

necesidades de la mayoría de las bases de datos. El creador de estas 3 primeras

formas normales (o reglas) fue Edgar F. Codd.1

Primera Forma Normal (1FN)

Una tabla está en Primera Forma Normal si:

Todos los atributos son atómicos. Un atributo es atómico si los elementos

del dominio son indivisibles, mínimos.

La tabla contiene una clave primaria única.

La clave primaria no contiene atributos nulos.

No debe de existir variación en el número de columnas.

Los Campos no clave deben identificarse por la clave (Dependencia

Funcional)

Debe Existir una independencia del orden tanto de las filas como de las

columnas, es decir, si los datos cambian de orden no deben cambiar sus

significados

Una tabla no puede tener múltiples valores en cada columna. Los datos son

atómicos. (Si a cada valor de X le pertenece un valor de Y y viceversa)

Esta forma normal elimina los valores repetidos dentro de una BD

Segunda Forma Normal (2FN)

Dependencia Funcional. Una relación está en 2FN si está en 1FN y si los atributos

que no forman parte de ninguna clave dependen de forma completa de la clave

principal. Es decir que no existen dependencias parciales. (Todos los atributos que

no son clave principal deben depender únicamente de la clave principal).

61

Page 62: Tesis Completa222

En otras palabras podríamos decir que la segunda forma normal está basada en el

concepto de dependencia completamente funcional. Una dependencia funcional

es completamente funcional si al eliminar los atributos A de X significa que la

dependencia no es mantenida, esto es que . Una dependencia funcional es una

dependencia parcial si hay algunos atributos que pueden ser eliminados de X y la

dependencia todavía se mantiene, esto es:

Por ejemplo {DNI, ID_PROYECTO} HORAS_TRABAJO (con el DNI de un

empleado y el ID de un proyecto sabemos cuántas horas de trabajo por semana

trabaja un empleado en dicho proyecto) es completamente dependiente dado que

ni DNI HORAS_TRABAJO ni ID_PROYECTO HORAS_TRABAJO mantienen la

dependencia. Sin embargo {DNI, ID_PROYECTO} NOMBRE_EMPLEADO es

parcialmente dependiente dado que DNI NOMBRE_EMPLEADO mantiene la

dependencia.

Tercera Forma Normal (3FN)

La tabla se encuentra en 3FN si es 2FN y si no existe ninguna dependencia

funcional transitiva entre los atributos que no son clave.

Un ejemplo de este concepto sería que, una dependencia funcional X->Y en un

esquema de relación R es una dependencia transitiva si hay un conjunto de

atributos Z que no es un subconjunto de alguna clave de R, donde se mantiene X-

>Z y Z->Y.

Por ejemplo, la dependencia SSN->DMGRSSN es una dependencia transitiva en

EMP_DEPT de la siguiente figura. Decimos que la dependencia de DMGRSSN el

atributo clave SSN es transitiva vía DNUMBER porque las dependencias

SSN→DNUMBER y DNUMBER→DMGRSSN son mantenidas, y DNUMBER no es

un subconjunto de la clave de EMP_DEPT. Intuitivamente, podemos ver que la

dependencia de DMGRSSN sobre DNUMBER es indeseable en EMP_DEPT dado

que DNUMBER no es una clave de EMP_DEPT.

62

Page 63: Tesis Completa222

Formalmente, un esquema de relación R está en 3 Forma Normal Elmasri-

Navathe, 2 si para toda dependencia funcional, se cumple al menos una de las

siguientes condiciones:

1. X es superllave o clave.

2. A es atributo primo de R; esto es, si es miembro de alguna clave en R.

Además el esquema debe cumplir necesariamente, con las condiciones de

segunda forma normal.

Forma normal de Boyce-Codd (FNBC)

La tabla se encuentra en FNBC si cada determinante, atributo que determina

completamente a otro, es clave candidata. Deberá registrarse de forma anillada

ante la presencia de un intervalo seguido de una formalización perpetua, es decir

las variantes creadas, en una tabla no se llegaran a mostrar, si las ya planificadas,

dejan de existir.

Formalmente, un esquema de relación R está en FNBC, si y sólo si, para toda

dependencia funcional válida en R, se cumple que

1. X es superllave o clave.

De esta forma, todo esquema R que cumple FNBC, está además en 3FN; sin

embargo, no todo esquema R que cumple con 3FN, está en FNBC.

Cuarta Forma Normal (4FN)

Una tabla se encuentra en 4FN si, y sólo si, para cada una de sus dependencias

múltiples no funcionales X->->Y, siendo X una super-clave que, X es o una clave

candidata o un conjunto de claves primarias.

Quinta Forma Normal (5FN)

Una tabla se encuentra en 5FN si:

La tabla está en 4FN

63

Page 64: Tesis Completa222

No existen relaciones de dependencias no triviales que no siguen los

criterios de las claves. Una tabla que se encuentra en la 4FN se dice que está en

la 5FN si, y sólo si, cada relación de dependencia se encuentra definida por las

claves candidatas.

Microsoft Acces será el programa a utilizar para realizar la base de datos, Access

es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la

gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser

usado en entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de

la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que

pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas

bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un

sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de

ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos en

forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas,

consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la

información

Para el desarrollo de el sistema a desarrollar es necesario el uso de la

programación que de describe a continuación.

La programación es el proceso de diseñar, escribir, probar, depurar y mantener el

código fuente de programas computacionales. El código fuente es escrito en un

lenguaje de programación. El propósito de la programación es crear programas

que exhiban un comportamiento deseado. El proceso de escribir código requiere

frecuentemente conocimientos en varias áreas distintas, además del dominio del

lenguaje a utilizar, algoritmos especializados y lógica formal. Programar no

involucra necesariamente otras tareas tales como el análisis y diseño de la

aplicación (pero si el diseño del código), aunque si suelen estar fusionadas en el

desarrollo de pequeñas aplicaciones.

64

Page 65: Tesis Completa222

Léxico y programación

La programación se rige por reglas y un conjunto más o menos reducido de

órdenes, expresiones, instrucciones y comandos que tienden a asemejarse a una

lengua natural acotada (en inglés); y que además tienen la particularidad de una

reducida ambigüedad. Cuanto menos ambiguo es un lenguaje de programación,

se dice, es más potente. Bajo esta premisa, y en el extremo, el lenguaje más

potente existente es el binario, con ambigüedad nula (lo cual lleva a pensar así del

lenguaje ensamblador).

En los lenguajes de programación de alto nivel se distinguen diversos elementos

entre los que se incluyen el léxico propio del lenguaje y las reglas semánticas y

sintácticas.

Compilación

El programa escrito en un lenguaje de programación (fácilmente comprensible por

el programador) es llamado programa fuente y no se puede ejecutar directamente

en una computadora. La opción más común es compilar el programa obteniendo

un módulo objeto, aunque también puede ejecutarse en forma más directa a

través de un intérprete informático.

El código fuente del programa se debe someter a un proceso de traducción para

convertirlo en lenguaje máquina, código éste directamente ejecutable por el

procesador. A este proceso se le llama compilación.

Normalmente la creación de un programa ejecutable (un típico.exe para Microsoft

Windows o DOS) conlleva dos pasos. El primer paso se llama compilación

(propiamente dicho) y traduce el código fuente escrito en un lenguaje de

programación almacenado en un archivo a código en bajo nivel (normalmente en

código objeto, no directamente a lenguaje máquina). El segundo paso se llama

enlazado en el cual se enlaza el código de bajo nivel generado de todos los

ficheros y subprogramas que se han mandado compilar y se añade el código de

65

Page 66: Tesis Completa222

las funciones que hay en las bibliotecas del compilador para que el ejecutable

pueda comunicarse directamente con el sistema operativo, traduciendo así

finalmente el código objeto a código máquina, y generando un módulo ejecutable.

Estos dos pasos se pueden hacer por separado, almacenando el resultado de la

fase de compilación en archivos objetos (un típico.obj para Microsoft Windows,

DOS o para Unix); para enlazarlos en fases posteriores, o crear directamente el

ejecutable; con lo que la fase de compilación se almacena sólo temporalmente. Un

programa podría tener partes escritas en varios lenguajes (por ejemplo Visual

Basic, C++ y ensamblador), que se podrían compilar de forma independiente y

luego enlazar juntas para formar un único módulo ejecutable.

La base de datos del sistema a desarrollar será manejada por el lenguaje de

programación de visual Basic 6.0 que según

Tom Sheldon (1996) consiste: “en un editor de código; donde se

escribe el código fuente, un depurador que corrige errores en el

código fuente para que pueda ser bien compilado, un compilador que

traduce el código fuente a lenguaje de máquina, y un constructor de

interfaz gráfica que es una forma de programar en la que no es

necesario escribir el código para la parte gráfica del programa, sino

que se puede hacer de forma visual” (p 168)

Características

El compilador de Visual Basic x.0 genera código que requiere librerías de enlace

dinámico DLL para que funcione, en algunos casos llamada MSVBVMxy.DLL

(acrónimo de "MicroSoft Visual Basic Virtual Machine x.y", donde x.y es la versión)

y en otros VBRUNXXX.DLL ("Visual Basic Runtime X.XX"). Estas DLL proveen las

funciones implementadas en el lenguaje, conteniendo rutinas en código ejecutable

que son cargadas bajo demanda. Además existe un gran número de bibliotecas

DLL, que facilitan el acceso a la mayoría de las funciones del sistema operativo y

también la integración con otras aplicaciones.

66

Page 67: Tesis Completa222

En el IDE de Visual Basic se puede ejecutar el programa en desarrollo, "al vuelo" o

en modo intérprete (en realidad pseudo-compila el programa muy rápidamente y

luego lo ejecuta), y también se permite la generación del programa en código

ejecutable (exe). Tal programa generado en disco puede luego ser ejecutado fuera

del ambiente de programación (incluso en modo stand alone, dependiendo de los

requisitos de DLL´s), aunque será necesario que las librerías DLL requeridas se

encuentren instaladas en el sistema para su apropiada ejecución.

Visual Basic provee soporte para empaquetado y distribución, es decir, permite

generar un módulo instalador que contiene el programa ejecutable y las bibliotecas

DLL necesarias para él. Con ese módulo la aplicación generada se distribuye y

puede ser instalada en cualquier equipo (con sistema compatible).

Así como bibliotecas DLL, hay numerosas aplicaciones de terceros que disponen

de variadas funciones y mejoras para Visual Basic, incluyendo también para

empaquetado y distribución.

Entorno de desarrollo

Existe un único entorno de desarrollo para Visual Basic, desarrollado por

Microsoft: Microsoft Visual Basic x.0 para versiones desde la 1.0 hasta la 6.0,

(con las diferencias entre las versiones desde la 1.0 (MS-DOS/Windows 3.1) hasta

la 3.0 (16 bits, Windows 3.1/95) y las de la 4.0 (16/32 bits, Windows 3.1/95/NT)

hasta la 6.0 (32 bits, Windows 9x/Me/NT/2000/XP/2003 server).

Su entorno de desarrollo es muy similar al de otros lenguajes e IDE's.

Se compone principalmente de una barra de herramientas y menús, que se

pueden personalizar con prácticamente la totalidad de los comandos del IDE, a

necesidad.

El espacio de trabajo incluye y muestra todas las ventanas del proyecto,

las vistas del código de los módulos y objetos, y los controles con los que se

67

Page 68: Tesis Completa222

compondrán las ventanas de la aplicación. Por defecto se dispone los siguientes

controles:

(PictureBox) Caja de Imágenes.

(Label) Etiqueta.

(TextBox) Caja de texto.

(Frame) Marco.

(CommandButton) Botón de comando.

(CheckBox) Casilla de verificación.

(OptionButton) Botón de opción.

(ComboBox) Lista desplegable

(ListBox) Lista.

(HScrollBar) Barra de desplazamiento horizontal.

(VScrollBar) Barra de desplazamiento vertical.

(Timer) Temporizador.

(DriveListBox) Lista de unidades de disco.

(DirListBox) Lista de directorios.

(FileListBox) Lista de archivos.

(Shape) Figura.

(Line) Línea.

(Image) Imagen.

(Data) Conexión a origen de datos.

(OLE) Contenedor de documentos embebidos compatibles con Object

Linking and Embedding

Se pueden agregar todo tipo de controles de terceros, y hay una gran cantidad de

ellos que se proveen con la instalación de Visual Basic 6.0, vienen embebidos

dentro de archivos de extensión OCX.

Un control OCX, es un objeto que se coloca en un formulario para habilitar o

mejorar la interacción del usuario con una aplicación. Los controles ActiveX tienen

68

Page 69: Tesis Completa222

eventos que se pueden incorporar en otros controles. Estos controles tienen una

extensión de nombre de archivo .ocx.

El panel lateral derecho contiene dos vistas principales:

El Explorador de Proyectos, que muestra todos los elementos que

componen el proyecto o grupos de proyectos (formularios, interfaz de controles,

módulos de código, módulos de clase, etc.)

El Panel de propiedades, donde se muestran todos los atributos de

los controles de los formularios o la información de modulos clase y formularios,

entre muchos otros.

La Ventana inmediato, por defecto se encuentra en la parte inferior,

aunque puede no estar visible; utilizar Ctrl+G para mostrar la ventana. Esta

ventana resulta una herramienta muy útil a la hora de depurar el programa o

incluso de realizar pruebas rápidas, ya que permite imprimir mensajes de texto

desde el código y ejecutar sentencias y comandos simples (solo sentencias que se

puedan representar, en una sola línea), como por ejemplo, desde código de la

propia aplicación, se puede consultar el valor de una variable o llamar a un método

declarado en el módulo que se está depurando. También se puede ejecutar código

"al vuelo", por ejemplo probar sentencias como:

?2+2

Al ejecutarlo devolvería el resultado de la operación. Se puede usar variables del

código de la aplicación, o sentencias de código como:

Msgbox "Prueba de cuadro de mensaje de error.", vbCritical, "Titulo del mensaje"

A la hora de depuración puede ser útil para consultar un código de error:

?Err.Number

En este lenguaje de programación será desarrollado el sistema de control de

inventario para la empresa Proatlethics Production C.A. ya que nos permite una

codificación fluida y el desarrollo de un ambiente amigable en la interfaz de

nuestro sistema.

69

Page 70: Tesis Completa222

Dentro De un sistema de control de inventario la contabilidad es un factor

importante ya que mediante esta podemos llevar nuestro sistema a un rendimiento

máximo por ello definimos la contabilidad según el autor Brito.

Contabilidad Según BRITO (2007)Se define por inventario al registro documental

de bienes o pertenencias de una persona o comunidad, en la gestión de una

entidad el inventario lleva control sobre el conjunto de los bienes propios y

disponibles de la misma, considerados como activos. Los bienes de dicha entidad

que son objeto de inventario son las existencias que están destinadas

internamente al proceso productivo. (p.135).

Los inventarios deberán ser presentados en el Balance General dentro del grupo

de activo circulante siempre que el tiempo que deba transcurrir hasta que se

produzca la venta no sea superior a un año

Inventario Según Catátcora (1998) Indica que los inventarios

representan las partidas del activo que son generadores de ingresos

para varios tipos de empresas, entre los cuales se encuentran las

que tienen una actividad de transformación y los que se dedican a la

compra y venta o comercialización. Los inventarios en el caso de las

empresas comercializadoras, se pueden definir como los artículos

que se encuentran disponibles para la venta y en caso de una

compañía manufacturera, los productos terminados, en proceso,

materia prima y suministros que se vayan a incorporar en la

producción. (p. 148).

El inventario es muy importante porque permite ganar tiempo ya que ni la

producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del

producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no

tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.

70

Page 71: Tesis Completa222

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda

del cliente se irá con la competencia, esto hace que la empresa no sólo almacene

inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad

adicional para satisfacer la demanda inesperada.

El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en

el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de

precios y contra la escasez de materia prima.

Tipos de Inventario

Para las empresas comerciales que presentan actividades de compra y venta de

mercancías, así como las manufactureras, por su carácter comercial tienen en su

haber distintos tipos de inventarios; discriminados a razón de su valor monetario y

de su normativa procedimental. Por ello el autor POCH (2000) afirma que existe

la siguiente clasificación:

Inventario periódico: Este inventario es generalmente utilizado por empresas

pequeñas y medianas y tienen dos características:

• Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es

indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.

• Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se

utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se

esté utilizando.

El registro de las transacciones, junto con la toma de inventario físico y su

correspondiente investigación, permitirá la elaboración del importantísimo estado

físico denominado estado de ganancias y pérdidas o estado de resultado.

El costo de los artículos vendidos y el saldo del inventario sólo se calculan al final

del período contable, cuando se toma un inventario físico.

Inventario Continuo o Perpetuo:

71

Page 72: Tesis Completa222

La mercancía que entra se registra a la cuenta del inventario directamente, en este

método de inventario se lleva un registro de forma que muestre a cada momento

cuál es la existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien las compras y las

ventas de productos se registran según vayan ocurriendo las transacciones o

movimientos que maneje la empresa.

Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de

artículos vendidos (p44).

Métodos de Evaluación de Inventarios

Para realizar un estudio completo acerca de los inventarios, se desarrollará a

continuación aspectos relativos a los métodos que lo hacen posible:

Método promedio móvil de CATACORA (1997) “existen diferentes métodos para

valorar los inventarios, debido a los distintos sistemas de contabilidad en las

organizaciones como: promedio ponderado y promedio móvil” (p110).

Método promedio ponderado, de acuerdo con CATACORA (1997)”la valuación de

los inventarios bajo el método de promedio ponderado, se aplica dividiendo el

costo total del inventario inicial más las compras entre el total de las unidades”. (p

100)

En este método supone que todos los artículos que están disponibles para la

venta durante el periodo, se pueden presentar mediante un costo de

promedio ponderado.

Método de promedio móvil de acuerdo con CATACORA (1997)”afirma que se

utiliza, cuando se tiene un sistema contable o método de contabilización continua,

y consiste en efectuar un cálculo cada vez que se tiene una entrada o salida de

productos y/o mercancía”. (p. 183)

72

Page 73: Tesis Completa222

El costo de los inventarios aplica sobre la base del último costo promedio

calculado, razón por la cual recibe el nombre de promedio móvil.

Definición de Control

Existen varias definiciones de control entre las cuales se pueden mencionar la de

CHIAVENATO (2001) quien señala que el control es una función administrativa:

“es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la

acción correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso

esencialmente regulador” (p. 349).

Podemos decir qué el sistema de control interno son los procesos que debe llevar

a cabo toda organización tanto administrativa como contable para lograr la

eficiencia administrativa operativa.

Importancia del Control

El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la

conducción de la organización, como en el control e información de la

operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e

información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación

confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los

recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma

eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y

registro oportuno, en los sistemas respectivos.

El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en

la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y

financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las

irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los

niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas

contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y

manejos empresariales.

73

Page 74: Tesis Completa222

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos

los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del

negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y

confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,

productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las

exigencias ordenadas por la gerencia.

Control Interno de Inventario

Se establece un sistema de control interno, con el fin de evitar errores, fraudes,

descuidos, y desperdicios. Uno de los mejores medios de control, es el designar

personas con distintas responsabilidades en los trabajos afines: hacer los pedidos,

recibirlos, almacenarlos, hacer pagos, los registros de salida y de existencias. El

sistema de control interno de inventario de mercancías debe proporcionar un

método que obligue a cada persona que reciba mercancías, a responder por ella y

que el saldo de la cuenta sea igual a la existencia.

Objetivos del Control Interno de Inventario

Al respecto Cepeda (1997) el control interno de inventario tiene como

objetivo fundamental establecer las acciones, políticas, los métodos

procedimientos y mecanismo de prevención, control, evaluación del

stock en la empresa así como, del mejoramiento continuo del

almacén que le permita la autoprotección necesaria para garantizar

una función administrativa transparente, eficiente, cumpliendo con la

constitución, leyes y normas que regulan la coordinación de

actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y

una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del

estado(p.24).

74

Page 75: Tesis Completa222

Visto de este modo el sistema de control interno es un concepto universal que se

aplica en distintamente en todas las empresas, donde los gerentes de la misma

requieren de un mejor proactivo aseguramiento del desarrollo de control y en

especial de la detención de problemas potenciales que pueda presentar la

organización. Es de gran importancia destacar que el control interno no importa

que tan bien haya sido diseñado y operado, porque solamente puede dar un

seguridad razonable a la gerencia de una empresa sobre el logro de sus objetivos

y metas programadas, donde su eficiencia y eficacia en muchas oportunidades se

ven afectadas por limitaciones inherentes al mismo control utilizado por la

empresa.

Importancia del control interno del inventario

Es de vital importancia ya que constituye la base o soporte sobre el cual

descansa la confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza

determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas

en los estados financieros son confiables.

Este no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras

reflejada en los estados financieros, sino que también evalúa el nivel de eficiencia

operacional en los procesos contables, se orienta a prevenir y a detectar

irregularidades.

Todo sistema de control debe llevar un registro lógico de datos esto se hace

mediante el uso de base de datos que:

Según autores Kendall K. y Kendall J. (1997)se define como “las

bases de datos no son simplemente un conjunto de archivos. En vez

de ello una base de datos es una fuente central de datos pensada

para que sea compartida por muchos usuarios con una diversidad de

aplicaciones. “

75

Page 76: Tesis Completa222

Bases Legales

Venezuela cuenta con una serie de leyes, decretos y normas que rigen el

funcionamiento de las instituciones como de los ciudadanos, en este proyecto se

toman en cuenta la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley

Especial contra Delitos Informáticos y la Ley sobre Derecho de autor.

LA CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUALA

PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 36.859 de fecha 29 DE

DICIEMBRE DE 1999

TÍTULO III

De los Derechos Humanos y Garantías, Y de los Deberes

Capítulo VI

De los Derechos Culturales y Educativos

Artículo 110. El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología el

conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información

necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico,

social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el

fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara recursos suficientes

y creara el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El

sector privado deberá aportar recursos para los mismos. El estado garantizara el

cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las actividades de

investigación científica, humanística y tecnológica. L ley determinara los modos y

medios para dar cumplimiento a esta garantía.

LA LEY DE DELITOS INFORMATICOS DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE

VENEZUELA, PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 37.313 DEL30 DE

OCTUBRE DE 2001

76

Page 77: Tesis Completa222

Señala en los siguientes artículos:

Título I

Disposiciones Generales

ARTICULO 1:

Objeto de la Ley La presente Ley tiene por objeto la protección integral de los

sistemas que utilicen tecnologías de información, así como la prevención y

sanción de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualesquiera de sus

componentes, o de los cometidos mediante el uso de dichas tecnologías, en los

términos previstos en esta Ley.

ARTICULO 6:

Acceso Indebido Toda persona que sin la debida autorización o excediendo la que

hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice

tecnologías de información, será penado con prisión de uno a cinco años y multa

de diez a cincuenta unidades tributarias.

ARTICULO 7:

Sabotaje o Daño a Sistemas Todo aquel que con intención destruya, dañe,

modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un

sistema que utilice tecnologías de información o cualesquiera de los componentes

que lo conforman, será penado con prisión de cuatro a ocho años y multa de

cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias.

ARTICULO 9:

Acceso Indebido o Sabotaje a Sistemas Protegidos Las penas previstas en los

artículos anteriores se aumentarán entre una tercera parte y la mitad, cuando los

hechos allí previstos o sus efectos recaigan sobre cualesquiera de los

componentes de un sistema que utilice tecnologías de información protegido por

77

Page 78: Tesis Completa222

medidas de seguridad, que esté destinado a funciones públicas o que contenga

información personal o patrimonial de personas naturales o jurídicas.

ARTICULO 12:

Falsificación de Documentos Quien, a través de cualquier medio, cree, modifique o

elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice

tecnologías de información; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o

incorpore a dicho sistema un documento inexistente, será penado con prisión de

tres a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias.

Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para sí o para otro algún

tipo de beneficio, la pena se aumentará entre un tercio y la mitad.

El aumento será de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para

otro.

ARTICULO 13:

Hurto Quien a través del uso de tecnologías de información, acceda, intercepte,

interfiera, manipule o use de cualquier forma un sistema o medio de comunicación

para apoderarse de bienes o valores tangibles o intangibles de carácter

patrimonial sustrayéndolos a su tenedor, con el fin de procurarse un provecho

económico para sí o para otro, será sancionado con prisión de dos a seis años y

multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias.

Los artículos mencionados anterior mente hablan sobre los derechos que se

tienen que aplicar en la informática ya que toda empresa que preste con estos

servicios debe cumplir cabalidad.

LEY DE DERECHOS DE AUTOR DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE

VENEZUELA PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 39.321 DEL 27 DE

OCTUBRE DE 2001

78

Page 79: Tesis Completa222

SECCIÓN PRIMERA

De los Derechos Morales y Patrimoniales

Artículo 18:

Corresponde exclusivamente al autor la facultad de resolver sobre la divulgación

total o parcial de la obra y, en su caso, acerca del modo de hacer dicha

divulgación, de manera que nadie puede dar a conocer sin el consentimiento de su

autor el contenido esencial o la descripción de la obra, antes de que aquél lo haya

hecho o la misma se haya divulgado. La constitución del usufructo sobre el

derecho de autor, por acto entre vivos o por testamento, implica la autorización al

usufructuario para divulgar la obra. No obstante, si no existe una disposición

testamentaria específica acerca de la obra y ésta queda comprendida en una

cuota usufructuaria, se requiere el consentimiento de los derechohabientes del

autor para divulgarla.

Artículo 19:

En caso de que una determinada obra sea publicada o divulgada por persona

distinta a su autor, éste tiene el derecho de ser reconocido como tal, determinando

que la obra lleve las indicaciones correspondientes.

Artículo 20:

El autor tiene, incluso frente al adquirente del objeto material de la obra, el

derecho de prohibir toda modificación de la misma que pueda poner en peligro su

decoro o reputación. El autor de obras de arquitectura no puede oponerse a las

modificaciones que se hicieran necesarias durante la construcción o con

posterioridad a ella. Pero si la obra reviste carácter artístico, el autor tendrá

preferencia para el estudio y realización de las mismas. En cualquier caso, si las

modificaciones de la obra arquitectónica se realizaren sin el consentimiento del

autor, éste podrá repudiar la paternidad de la obra modificada y quedará vedado al

propietario invocar para el futuro el nombre del autor del proyecto original.

79

Page 80: Tesis Completa222

CAPITULO III

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

Fidias G. Arias (2006) Dice que “La metodología del proyecto incluye el tipo o tipos

de investigación, las técnicas y los instrumentos que serán utilizados para llevas a

cabo la indagación. Es el “como” se realizara el estudio para responder el

problema planteado”. (P.110).

El tipo de investigación en la cual se basa el presente trabajo especial de grado

es la “Investigación de Campo” la cual se define de la siguiente manera:

Diseño y Modalidad de la Investigación

Según Fidias G. Arias (2006) el diseño de investigación “Es la estrategia general

que adopta el investigador para responder el problema planteado. En atención al

diseño, la investigación se clasifica en documental, de campo y experimental” (p

26).

El diseño de investigación empleado en la presente investigación fue de campo y

de modalidad, proyecto factible, Fidias G. Arias Define el diseño de campo de la

siguiente manera:

80

Page 81: Tesis Completa222

La investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad desde donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigados obtienes la información pero no altera las condiciones establecidas, de allí su carácter de investigación no experimental (p ,31)

Se utilizo este diseño de investigación puesto que se realizo la respectiva

observación de los hechos desde el lugar donde están ocurriendo los mismos y

recolectar los datos relacionados con la problemática actual de la empresa en este

caso la Empresa Proatlethics Producción C.A.

La presente investigación es de modalidad, proyecto factible. Al respecto, la

Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL 2005) define a la

modalidad, proyecto factible de la siguiente forma:

“Propuesta de acción para resolver un problema practico o satisfacer una

necesidad. Es Indispensable que dicha propuesta se acompañe de una

investigación que demuestre factibilidad o posibilidad de realización” (P. 134)

Esta investigación es de modalidad proyecto factible por la sencilla razón de que

se realizo una propuesta para ensamblar un sistema automatizado de control de

inventario que realice todas las funciones del sistema actual que es de forma

manual y, para que por medio del sistema automatizado se pueda solucionar la

problemática existente en dicha empresa.

Tipo de Nivel de la Investigación

Para Fidias G. Arias (2006)”...El nivel de investigación se refiere al grado de

profundidad con que se aborda un fenómeno u objeto de estudio” (P.23).

El nivel de investigación empleado en la presente investigación fue descriptivo. Al

respecto Fidias G. Arias define a la investigación descriptiva de la siguiente

manera:

81

Page 82: Tesis Completa222

La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho,

fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o

comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel

intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere (P 24).

Fue Empleado el nivel de investigación Descriptivo puesto que se esta

estableciendo en la presente investigación la forma como se comporta el sistema

actual de la empresa y la situación actual de la misma.

Población y Muestra.

Población

Para Fidias G. Arias (2006) “… La población, o en términos mas precisos

población objetivo, es un conjunto finito o infinito de elementos con características

comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación.

Esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio” (P. 84).

Cuando se habla de población se refiere al conjunto de unidades o fuente de

datos, que es preciso reducir a proporciones manejables para poder explorar.

Cada uno de estos datos o unidades no son mas que cada uno de los elementos

de información que se recogen durante el desarrollo de una investigación y sobre

la base de los cuales, convenientemente sintetizados, podrían extraerse

conclusiones de relevancia al problema inicial planteado.

La población Objeto de estudio de esta investigación estuvo conformada por

veinte (20) personas, que son aquellas personas relacionadas tanto directas como

indirectamente con el sistema de control de inventario actual de dicha empresa.

Como la población es menor a 100 se tomara el 100 % de la misma.

Tipo N° Personas Porcentaje

82

Page 83: Tesis Completa222

Empleados 12 60%

Clientes 8 40%

Muestra

Morales (citado por Fidias G. Arias, 2066) dice que “la muestra es un subconjunto

representativo de un universo o población” (P.110)

La muestra tomada en esta investigación es el total de la población, es decir es de

Veinte (20) personas, entre clientes y personal que laboral en dicha empresa,

debido a que son personas que realizan labores directas o indirectas con el tema

trabado y con el fin de agilizar el proceso de recolección de información.

Tipo de Muestreo

El tipo de muestreo de esta investigación es no probabilístico. Fidias G

Arias (2006) lo define como:

“Es un procedimiento de selección en el que se desconoce la probabilidad que

tienen los elementos de la población para integrar la muestra” (P 85).

Dentro del tipo de muestreo no probabilístico fue abordado el muestreo intencional

y opinatico. Según Fidias G Arias (2006) se define:

“En este caso los elementos son escogidos con base en criterios o juicios

preestablecidos por el investigador” (P.85).

El tipo de muestreo no probabilístico antes mencionado fue seleccionado en base

a que se dedujo que la muestra debía ser integrada por las personas que se

encargan tanto directa como indirectamente del sistema de control de inventario

actual de la empresa

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.

83

Page 84: Tesis Completa222

Según Fidias G Arias (2006) Define a las técnicas de recolección de datos “Son

las distintas formas o maneras de obtener la información. Son ejemplos de

técnicas; la observación directa, la encuesta es sus modalidades oral o escrita

(cuestionario), la entrevista, el análisis documental, análisis de contenido, etc.” (P.

111).

El mismo autor define los instrumentos de recolección de datos como: “Son los

medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información.

Ejemplo: Fichas, formatos de cuestionarios, guía de entrevista, listas de cotejo,

escalas de actitudes u opinión, grabador, cámara fotográfica o de video, etc.”

(p.111).

Las técnicas e instrumentos de recolección de datos que se aplicaron en esta

investigación fueron la entrevista, la observación directa y el cuestionario: al

respecto, Fidias G Arias (2006) define la entrevista y el cuestionario de la siguiente

manera:

“La entrevista, mas que un simple interrogatorio, es una técnica basada en un

dialogo o conservación “cara a cara”, entre el entrevistador y el entrevistado

acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador

pueda obtener la información requerida”. (P. 73).

“El cuestionario es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita

mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas.

Se le denomina cuestionario administrativo porque deber ser llenado por el

encuestado, sin intervención del encuestador “(P.74).

La entrevista realizada en la empresa fue de una forma directa con las personas

que trabajan en los departamentos de caja y contabilidad de la misma, es decir, a

medida que se realizaban los cuestionarios, se iba haciendo preguntas adicionales

relacionadas, tanto de la operatividad como del funcionamiento del sistema,

además la observación directa permitió conocer desde el mismo lugar el problema

y los hechos con el sistema actual.

84

Page 85: Tesis Completa222

Es importante destacar la necesidad de exigir a los trabajadores responder el

cuestionario con la mayo sinceridad posible, con el fin de obtener resultados

óptimos.

El cuestionario se llevo a cabo con la finalidad de confirmas la información

proporcionada en el entrevista realizada, en relación a las diversas fallas

presentadas.

Es fundamental recalcar que el objetivo principal de esta herramienta, es

suministrar los argumentos necesarios para realizar los estudios solicitados por la

gerencia.

Técnicas de procesamiento y análisis de datos.

Según Fidias G Arias (2006) las técnicas de procesamiento de datos: “Son las

distintas operaciones a las que serán sometidos los datos que se obtengan

clasificación, registro, tabulación y codificación si fuere el caso”. (P.111)

Lo expresado anteriormente por Fidias G. Arias indica que, una vez realizados los

cuestionarios, se debe clasificar y analizar las respuestas proporcionadas por los

usuarios, donde se refleja la necesidad de implantar un sistema automatizado para

el control de inventario.

Al tener clasificada la información, se procedió a la aplicación de las técnicas de

procesamiento y análisis de datos para luego proceder a la elaboración de los

gráficos ilustrativos. Dentro de estas se encuentran el registro, la clasificación y la

tabulación. Al respecto, Fernando C (2001) las define de la siguiente manera:

“El registro es la técnica mediante la cual se indica la frecuencia con que ocurre un

hecho o fenómeno” (P.71).

“La clasificación es la técnica que consiste en la distribución de los datos

obtenidos en grupos, tomando en cuenta su tipología, bien sea de manera

cualitativa o cuantitativa. (P. 71).

85

Page 86: Tesis Completa222

“La codificación es la técnica que consiste en categorizar los datos obtenidos,

dicha categorización consiste, comúnmente en transformar dichos datos en

símbolos numéricos” (P. 71)

“La tabulación es la técnica que consiste en el recuento de los datos a fin de

determinar el número de casos que se corresponden con las distintas categorías”

(P.71).

CAPITULO IV

DESARROLLO DE LA INVESTIGACION

Presentación y análisis de los resultados.

Gráficas y análisis de Datos

Esta Herramienta se utilizó para medir el rendimiento del sistema de trabajo

actual de la empresa y así obtener de una manera clara los resultados de las

encuestas realizadas a las personas que integran los departamentos de caja e

inventario, y a un cierto número de clientes.

La técnica del procesamiento y análisis de datos aplicada en esta investigación fue

tabulación. Al respecto, Fernando Castro (2001) define la tabulación de la

siguiente manera:

“La tabulación es la técnica que consiste en el recuento de los datos a fin de

determinar el numero de casos que se corresponden con las distintas categorías”

(P, 71).

La fuente toma del cuestionario permitió dar a conocer las fallas y necesidades

que presenta la tienda deportiva “Proatlethic’s Production C.A.”, el mismo fue

elaborado y aplicado por Javier Toro a un grupo comprendido de veinte (20)

personas de los cuales un sesenta por ciento (60%) son los empleados de la

86

Page 87: Tesis Completa222

empresa (12 personas) y el 40 por ciento restante (40%) que son los clientes (8

personas).

Entre las preguntas que se plantearon en el cuestionario se encuentran:

1) ¿Considera Usted, que el procedimiento actual utilizado para realizar el

control de inventario en la empresa es el más óptimo?

2) ¿Considera Usted que el tiempo de respuesta al realizar el inventario en

existencia es rápido y eficaz?

3) ¿Considera Usted que un sistema automatizado mejorará el tiempo de

respuesta en el momento de realizar una consulta de la existencia de

productos?

4) ¿Considera usted que es necesario cambiar el sistema actual?

5) ¿Cree usted que el sistema es completo?

6) ¿Considera usted que la implementación de nuevos equipos tecnológicos

solventara los inconvenientes del proceso actual?

7) ¿Considera usted que el sistema propuesto perjudicaría a la empresa?

8) ¿Se sentiría beneficiado por la implantación del nuevo sistema?

9) Estima usted que son pocos los pasos que se deben seguir para la

elaboración del inventario en el sistema propuesto

10)¿Considera usted necesario que el sistema posea un control de seguridad

para los datos almacenados?

11)¿Cree usted que el sistema propuesto ayude a corregir posibles fallas en el

sistema actual?

12)¿Cree usted que el sistema propuesto beneficiaria a la empresa?

13)Estaría usted de acuerdo con que el sistema este constituido por pantallas

amigables de fácil comprensión para la introducción de datos

14)¿Considera usted que deben realizarse cursos de capacitación para el

manejo del software al personal de la empresa’

15)¿Cree usted que la implementación del nuevo sistema ayudaría a la

seguridad del inventario de la empresa’

87

Page 88: Tesis Completa222

A continuación en las siguientes páginas se presenta el análisis de las

preguntas antes mencionadas.

1) ¿Considera usted, que el procedimiento actual utilizado para realizar el

control de inventario en la empresa es el más óptimo?

Tabla #1

Fuente: Elaboración

Propia

Grafico # 1

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

88

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 4 20%

NO 16 80%

Total 20 100%

4%

16%

Page 89: Tesis Completa222

El ochenta por ciento (80%) de la población encuestada cree que el

sistema que actualmente se emplea genera fallas a la empresa, debido a

que piensa que el mismo no esta acorde con los requerimientos de la

misma, mientras que un veinte por ciento (20%) cree que el sistema actual

esta operando bien puesto que dijeron que el sistema esta acorde con los

requerimientos de la empresa.

2) ¿Considera usted que en el sistema actual el tiempo de respuesta al

realizar el inventario en existencia es rápido y eficaz?

Tabla #2

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 2

Fuente: Elaboración Propia

89

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 2 10%

NO 18 90%

Total 20 100%

10%

Page 90: Tesis Completa222

Análisis

A través de este ítem se quiso determinar la rapidez al realizar una consulta

de inventario en existencia, el 90 % de los encuestados respondieron NO

demostrando que el sistema posee retrasos al realizar la solicitud de

mercancía en existencia.

3) ¿Considera Usted que un sistema automatizado mejorara el tiempo de

respuesta en el momento de realizar una consulta de la existencia de

productor?

Tabla # 3

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 3

Fuente: Elaboración Propia

90

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Page 91: Tesis Completa222

Análisis

En el gráfico anterior la muestra encuestada expresa, que un sistema

automatizado permitirá el control de la información procesada en forma

efectiva evitando la pérdida de tiempo, control y buena administración de

los recursos. Es Importante resaltar la simplificación de los procedimientos y

el nivel de seguridad que ofrece un sistema automatizado para el proceso

de información por lo cual es necesaria la implementación del mismo.

4) ¿Considera que es necesario cambiar el sistema actual?

Tabla # 4

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 4

91

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Page 92: Tesis Completa222

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

Claramente en el grafico anterior se puede notar una inconformidad con el

sistema actual de control ya que un cien por ciento (100%) de la población

encuestada no se siente cómoda trabajando con el sistema actual de

control de inventarios debido a que los tiempos de respuesta y

procesamiento de datos son demasiado lentos.

5) ¿Considera usted, que el sistema actual es completo?

Tabla # 5

Fuente: Elaboración Propia

92

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 18 90%

NO 2 10%

Total 20 100%

Page 93: Tesis Completa222

Grafico # 5

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

El 90 por ciento de la población considera que el sistema actual debería

almacenar más información por ejemplo la de los proveedores ya que

actualmente no es posible realizar un reporte general de los proveedores

que posee la empresa, mientras que un dos por ciento de la población

considera que el sistema actual es completo y cumple con los

requerimientos de la empresa.

6) ¿Considera Usted que la implementación de nuevos equipos tecnológicos

solventará los inconvenientes del proceso actual?

Tabla # 6

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 6

93

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Leyenda

Page 94: Tesis Completa222

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

Los miembros de la empresa consideraron necesario la adquisición de nuevos

equipos para optimizar el funcionamiento del nuevo sistema. Sienten que los

equipos tecnológicos solventaran todos los inconvenientes del sistema manual ya

que con los equipos tendrán mayor eficiencia en su trabajo trayendo consigo la

mejor organización de los recursos. La implantación de un nuevo sistema

automatizado es rentable en un gran porcentaje debido a la simplificación de

pasos realizados en los procesos de información y al poco material que requiere a

la hora de imprimir un documento

7) ¿Considera usted que el sistema propuesto perjudicara a la empresa?

Tabla #7

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 7

94

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 1 5%

NO 19 95%

Total 20 100%

Page 95: Tesis Completa222

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

El 95 % de la población esta de acuerdo con que el sistema propuesto

traerá beneficios operacionales a la empresa mientras que el 5 por ciento

esta en desacuerdo ya que opina que la adaptación del sistema actual al

sistema propuesto podría perjudicar a la empresa.

8) ¿Estima Usted que son pocos los pasos que se deben seguir para la

elaboración del inventario en el sistema propuesto?

Tabla # 8

Fuente: Elaboración Propia

95

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Page 96: Tesis Completa222

Grafico # 8

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

La población entrevistada a respondido a la siguiente pregunta

afirmativamente obteniendo así un 100% de aprobación esto se debe a que

la automatización de los pasos para el control de inventario en el sistema

propuesto agrada a la directiva de la empresa.

9) ¿Considera usted necesario que el sistema posea un control de

seguridad para los datos almacenados?

Tabla # 9

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 9

96

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Page 97: Tesis Completa222

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

La muestra encuestada acepto el ítem anterior en su totalidad arrojando un

resultado del 100%. De acuerdo a esto los empleados destacaron la

necesidad de implementar un control de acceso a los datos del sistema, ya

que así se mantendría la seguridad de los datos almacenados y no podría

ser modificado por personas ajenas a la empresa.

10) ¿Cree usted que el sistema propuesto ayude a corregir posibles las

posibles fallas en el sistema actual?

Tabla # 10

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 10

97

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Page 98: Tesis Completa222

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

El 100% de la población encuestada ha respondido afirmativamente ya que

todos concuerdan que con un sistema automatizado el margen de error se

reduce significativamente trayendo así beneficios operacionales a la

empresa.

11) ¿Cree usted que el sistema propuesto beneficiaria a la empresa?

Tabla # 11

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 11

98

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 18 90%

NO 2 10%

Total 20 100%

Page 99: Tesis Completa222

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

El 90% de la población cree que con la implementación de un nuevo

sistema de control de inventarios se protegería la integridad de la

mercancía en stock trayendo así mayo productividad dentro de este

departamento, mientras que el 10 % restante cree que no beneficiaria a la

empresa porque piensa que el sistema actual esta en optimas condiciones.

12) ¿Estaría usted de acuerdo con que el diseño del sistema este constituido

por pantallas amigables de fácil comprensión para la introducción de datos?

Tabla # 12

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 12

99

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Page 100: Tesis Completa222

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

El resultados obtenido a la pregunta anterior fue del 100%, en la gráfica se

ha de notar que los empleados prefieren un sistema rápido y preciso que

permita hacer modificaciones con pocos y sencillos pasos.

13) ¿Considera usted que deben realizarse cursos de capacitación para el

manejo del software al personal de la empresa?

Tabla # 13

Fuente: Elaboración Propia

100

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Page 101: Tesis Completa222

Grafico # 13

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

El grafico anterior muestra que el personal que labora en la empresa desea

obtener adiestramiento ya que se enfrentarían a un método diferente donde

se utilizaran nuevas herramientas.

14) ¿Considera usted que la implementación del nuevo sistema ayudaría a la

seguridad del inventario de la empresa?

Tabla # 14

Fuente: Elaboración Propia

Grafico # 14

101

Opciones N° de Personas Porcentaje

SI 20 100%

NO 0 0%

Total 20 100%

Page 102: Tesis Completa222

Fuente: Elaboración Propia

Análisis

El grafico anterior muestra que todo el personal de la empresa esta de

acuerdo con que el sistema propuesto ayudara con la seguridad del

inventario debido a que se tendrá un control exacto del mismo evitando así

cualquier extravió o hurto que pudiese ocurrir en el departamento de

inventario.

Metodología Aplicada para el desarrollo del sistema.

La metodología utilizada para el desarrollo del sistema de la presente

investigación fue la Metodología de Desarrollo de sistema de Información

(MEDSI), la misma fue definida en el capitulo II, A continuación, se presenta

la explicación del desarrollo del sistema utilizando las fases de dicha

metodología.

Fase I Definición del Proyecto

102

Page 103: Tesis Completa222

Se determino la factibilidad de desarrollo un nuevo sistema de información

para la empresa Proatlethics Production C.A., estimando costos, tiempos y

recursos requeridos de tal manera que cumpla con la necesidades

expuestas por los futuros usuarios, para que así las partes interesadas

decidan o no si han de emprender el proyecto, ya que los procesos

administrativos se han estado llevando de forma manual, esto genera

lentitud e inseguridad.

Estudio de Factibilidad

Abarca tres aspectos.

A) Factibilidad Técnica: Es posible desarrollar el sistema propuesto con la

tecnología actual con la que dispone la empresa Proatlethics Production

C.A., cualquier otra tecnología adquirida adicionalmente deberá ser por

medio de la empresa.

B) Factibilidad Económica. El sistema automatizado traerá beneficios

para la empresa, tales como: seguridad a la hora de llevar el registro y

control de los productos que disminuyen así como reducción de tiempo

al realizar los tramites administrativos el costo que genera el desarrollo

del sistema significa que el mismo sea puesto en marcha, ya que la

empresa cuenta con los recursos adecuados para cubrir dichos gastos

sin que el presupuesto asignado sea afectado.

C) Factibilidad Psicosocial: Se aprobó la implantación de un sistema

automatizado de acuerdo con las necesidades del personal que labora

en la empresa Proatlethics Production C.A., quienes pedían a la

empresa medida en la agilidad y seguridad de los procesos, aunque en

algunas determinadas ocasiones existía resistencia al cambio

tecnológico por parte del personal aunque la misma sea diminuta.

103

Page 104: Tesis Completa222

Fase 2 Análisis de Contexto

Se recopilo información con la ayuda de los usuarios del sistema actual llegando a

la conclusión de que este no cuenta con ninguna tecnología para el registro y

control de los productos que se distribuyen ya que se manejan varios formatos en

libros de Microsoft Excel en los cuales se registran todos los datos relacionados

con los productos que comercializa la empresa, se hizo un estudio formal de todo

el sistema actual con la finalidad de conocer las debilidades presentadas a la hora

de su uso.

104

Page 105: Tesis Completa222

Diagrama de Contexto Sistema ActualNivel 0

Clientes Contabilidad

0

Control de Inventario para la empresa PROATLETHC´S PRODUCTION 2021 C.A.

Caja

Datos Personales

Factura Inventario

Factura de Compra

Datos del Cliente y CompraCopia de Factura

Page 106: Tesis Completa222

Diccionario de Datos Sistema Actual Nivel 0

106

Page 107: Tesis Completa222

107

Page 108: Tesis Completa222

108

Page 109: Tesis Completa222

109

Page 110: Tesis Completa222

Nivel 1 Sistema Actual

Page 111: Tesis Completa222

Sistema Actual nivel 1

111

Page 112: Tesis Completa222

112

Page 113: Tesis Completa222

113

Page 114: Tesis Completa222

114

Page 115: Tesis Completa222

115

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116

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Page 120: Tesis Completa222

120

Page 121: Tesis Completa222

121

Page 122: Tesis Completa222

Fase III Definición de los requerimientos

Esta fase busca definir los requerimientos de los usuarios y establecer las funciones,

restricciones y atributos que el nuevo sistema automatizado deber realizar para ello se

especifico en conjunto con los usuarios del nuevo sistema, las salidas, las entradas y las

estructuras de datos necesarios, tanto las actuales como las futuras para la elaboración

del sistema.

No se determinaron restricciones ya que económicamente la empresa cuenta con los

recursos monetarios propios, además existen equipos de computación en las

instalaciones. Esta empresa cumple con las normas y leyes establecidas, tanto externa

como interna para desarrollar cualquier tipo de sistema.

Con la automatización de un sistema de inventario, existirán muchas mejoras con

respecto a la calidad del manejo de información, ya que se obtendrá un mejor control de

los procesos realizados en la compañía. Este sistema representa un gran cambio para la

compañía, ya que seria fácil de operar, además permitirá se modificado por otro usuario,

debido a que el sistema posee un nivel de seguridad de acceso para cada uno de los

usuarios.

122

Page 123: Tesis Completa222

Diagrama de Contexto Sistema PropuestoNivel 0

Page 124: Tesis Completa222

Diccionario de Datos Nivel 0 Sistema Propuesto

Sistema Propuesto Nivel o

124

Page 125: Tesis Completa222

125

Page 126: Tesis Completa222

126

Page 127: Tesis Completa222

127

Page 128: Tesis Completa222

128

Page 129: Tesis Completa222

Nivel 1 Sistema Propuesto

Page 130: Tesis Completa222

Diccionario de Datos Nivel 1 Sistema Propuesto

Sistema Propuesto nivel 1

130

Page 131: Tesis Completa222

131

Page 132: Tesis Completa222

132

Page 133: Tesis Completa222

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Page 134: Tesis Completa222

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Page 135: Tesis Completa222

135

Page 136: Tesis Completa222

136

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138

Page 139: Tesis Completa222

139

Page 140: Tesis Completa222

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Page 141: Tesis Completa222

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Page 142: Tesis Completa222

142

Page 143: Tesis Completa222

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Page 144: Tesis Completa222

Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 6)

144

Page 145: Tesis Completa222

145

Page 146: Tesis Completa222

146

Page 147: Tesis Completa222

147

Page 148: Tesis Completa222

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Page 149: Tesis Completa222

149

Page 150: Tesis Completa222

Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 13)

150

Page 151: Tesis Completa222

151

Page 152: Tesis Completa222

152

Page 153: Tesis Completa222

.

153

Page 154: Tesis Completa222

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Page 155: Tesis Completa222

Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 9)

Page 156: Tesis Completa222

156

Page 157: Tesis Completa222

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Page 158: Tesis Completa222

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Page 159: Tesis Completa222

159

Page 160: Tesis Completa222

Fase IV Diseño Preliminar

En esta fase se elaboro un diseño preliminar del sistema automatizado de inventario de los

equipos de la empresa Proatlethics Production que satisface los requerimientos, restricciones y

atributos establecidos, Además se elaboraron prototipos del sistema en donde se muestran los

procedimientos realizados en dicha empresa.

El sistema indicara mensajes que informen a los usuarios si hay errores en el mismo o si esta

pasando algo irregular, por ejemplo al ingresar un producto y la información no esta completa,

mostrara un mensaje de error.

160

Page 161: Tesis Completa222

Diseño Físico Base de Datos

Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción

Nombre N Texto 20 Nombre del cliente

Empresa N Texto 20 Nombre de Empresa en que labora el cliente

Teléfono N Texto 20 Teléfono del cliente

Dirección N Texto 50 Dirección de domicilio de cliente

Cedula S Numero Entero Cedula del cliente

161

Page 162: Tesis Completa222

Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción

Fecha N Fecha Fecha Fecha de Venta

Vendido_a N Texto 20 Nombre de Cliente

Articulo S Texto 20 Descripción de Articulo

Cantidad N Numero Entero Cantidad de Articulo Vendido

Valor_Unitario N Numero Entero Costo Unitario de Producto

Valor N Numero Entero Costo de proveedor del producto

Utilidad N Numero Entero Utilidad Ganada por venta

162

Page 163: Tesis Completa222

Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción

Id S Autonumérico Entero Id Crédito

Código N Numero Entero Código de Crédito

Cliente N Texto 20 Nombre de Cliente

Producto N Texto 20 Nombre de Producto

Cantidad N Numero Entero Cantidad de Producto

Deuda N Numero Entero Total de mercancía vendida

Fecha_de_Pago N Fecha Fecha Fecha tope pago de crédito

Utilidad N Numero Numero Ganancia de venta.

163

Page 164: Tesis Completa222

Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción

Id S Autonumérico Entero Id Mercancía

Fecha N Texto 15 Fecha de entrada de mercancía a stock

Producto N Fecha 20 Nombre de producto entrante

Cantidad_ Anterior N Numero Entero Cantidad en stock

Cantidad_Entrante N Numero Entero Cantidad entrante de mercancía

Cantidad_Total N Numero Entero Total de mercancía

164

Page 165: Tesis Completa222

Nombre del Campo Campo

Clave

Tipo de Dato Tamaño Descripción

Id S Numero Entero Id Ingresos

Nombre N Texto 25 Nombre de Articulo

Marca N Texto 25 Marca de Articulo

Talla N Texto 25 Talla de articulo

Precio_de_Venta N Numero Entero Precio de venta al publico

Precio_de_Compra N Numero Entero Precio de proveedor

Cantidad N Numero Entero Cantidad entrante de articulo

StockMínimo N Numero Entero Stock Mínimo de articulo

165

Page 166: Tesis Completa222

Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción

Producto N Texto 25 Nombre de producto

Cantidad_Total N Numero Entero Cantidad de Producto

Stock Mínimo N Numero Entero Stock mínimo de producto

Proveedor N Texto 25 Proveedor de producto

166

Page 167: Tesis Completa222

Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción

Representante N Texto 25 Nombre de representante de proveedor

Empresa N Texto 25 Nombre de empresa

Teléfono N Texto 25 Teléfono de contacto

Dirección N Texto 25 Dirección de proveedor

Rif S Texto 25 Rif de proveedor

Email N Texto 25 Email de Proveedor

167

Page 168: Tesis Completa222

Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción

Índice N Número Entero Índice de usuario

Usuario S Texto 25 Nombre de usuario

Permiso1 N Número Entero

Permiso2 N Número Entero

Permiso3 N Número Entero

Permiso4 N Número Entero

Permiso5 N Número Entero

Permiso6 N Número Entero

Permiso7 N Número Entero

Permiso8 N Número Entero

Permiso9 N Número Entero

Permiso10 N Número Entero

Permiso11 N Número Entero

Permiso12 N Número Entero

Contraseña N Texto 25 Contraseña usuario

168

Page 169: Tesis Completa222

Fase V Diseño del sistema

Se diseña el sistema siguiendo los pasos de diseño de entrada y salida de datos, determinando

medios de comunicación (monitos, teclado, impresora, unidad central) describiendo la labor que

debe realizar el computador ante cada comando que utilice el usuario.

Se diseña una serie de pantallas tales como acceso al sistema, entrada, salida, modificación,

consultas y reportes.

Se realizo un diseño lógico de la base de datos, tomando en cuenta entidades y atributos y las

relaciones existentes entre cada una de ellas, también se diseño el sistema físico, el cual describe

la estructura lógica de los datos, almacenamiento y métodos de acceso.

Se elaboro prueba a las plantillas y a la base de datos, a fin de comprobar el buen funcionamiento

del sistema de inventario a emplearse en el almacén de la empresa Proatlethics Production C.A.

169

Page 170: Tesis Completa222

Pantalla Principal

Nuevo Producto Entradas Venta Registros de EntradaInventario PagosRegistro de VentasCreditoModficar - Eliminar

Nuevo Articulo

Guardar Articulo

Imprimir Listado

Imprimir Inventario

Imprimir Ficha

Eliminar Articulo

Cancelar Edicion

Actualizar

Cancelar

Eliminar

Salir

Modificar Existente

Buscar

Aplicar

Leer desde Barcode

Imprimir Codigo de

Barras

Agregar

Salir

Vender

Salir

Crear Informe

Cancelar

Modificar

Eliminar

Salir

Vender

Salir

Generar Informe

Modificar Existentes

Generar Informe

Volver

Buscar Ventas

Cancelar

Generar Informe

Volver

Page 171: Tesis Completa222

CONCLUSIÓN

La Empresa Proatlethics Production C.A. situada en la Av. Páez del Paraíso

Complejo Deportivo Parque Naciones Unidas, en ella se hizo un estudio de las

actividades que se realizan en el almacén, logrando con el mismo conocer que

dichas actividades se ejecutaban de forma manual. Por ello, se planteo un

proyecto que permitió elaborar un Sistema Automatizado de Control de Inventario

en dicha empresa. El sistema fue propuesto como una manera de solventar los

errores que se presentaban son su uso, asimismo, se planteo el objetivo general y

los objetivos específicos, siento esto cumplidos en su totalidad.

Con la implantación de un sistema automatizado se ofreció al usuario

agilidad en el desarrollo de las actividades, seguridad y confianza, ya que solo

tendrían acceso al sistema personas autorizadas para el manejo de la información.

Cabe destacar que el desarrollo de este proyecto cumple con las exigencias,

requerimientos y necesidades del usuario.

Para el desarrollo de este proyecto, se tomo como metodología para la

investigación, la “Metodología Estructurada de Sistemas de Información MEDSI”,

la cual permitió el desarrollo de las aplicaciones informáticas en forma

estructurada, en donde se aplicaron las fases para llevar a cabo el desarrollo del

proyecto.

El sistema en su fase funcional facilito el proceso, y trajo como beneficio

para la empresa, rapidez al momento de verificar los datos y de emitir reportes de

los productos y servicios no aplicados. Además se realizo un estudio sobre los

aspectos a incluir en el sistema conociendo los procesos que lo constituyen, con el

objetivo de lograr mayor eficiencia en su registro.

Asimismo, se logro la creación de una estructura de base de datos que

resumió los indicadores necesarios para lograr el control de los mismos.

171

Page 172: Tesis Completa222

Finalizando los requerimientos para el desarrollo del proyecto, se llego a la

conclusión que con la implantación del nuevo sistema se logro automatizar y

disminuir los procesos manuales. Es importante destacar que los conocimientos y

la experiencia adquirida durante el desarrollo de la carrera fueron puestos en

práctica al momento de realizar el Análisis, Diseño y Desarrollo del Sistema

Automatizado De Control de Inventario para la empresa Proatlethics Production

C.A.

172

Page 173: Tesis Completa222

RECOMENDACIONES

Con el propósito de que el Sistema Automatizado de Control de Inventario pueda

llevar a cabo las funciones para los cuales fue proyectado y sobre todo para que

en el futuro pueda permanecer en funcionamiento, se hacen las siguientes

recomendaciones.

a. Estar actualizado con los avances a nivel tecnológico, y en la manera

posible irlos adaptando al sistema automatizado.

b. Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema, para un mejor

funcionamiento del mismo.

c. Mantenimiento constante al sistema como a la base de datos.

d. Tomar en cuenta las ideas que el usuario pueda aportar, a fin de estudiarlas

y si esta en lo posible implantarlas.

e. Informar al Departamento que le compete las posibles fallas o mejoras del

sistema.

f. Generar un modulo de respaldo de la información obtenida por el sistema

cada cierto tiempo y deber ser posible tener una copia de seguridad

g. Es importante señalar que el desempeño del sistema va a depender en

gran medida del equipo utilizado, es por ello la recomendación de

mantenimientos a los equipos que tienen instalado en sistema.

173