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Tax Season: Build the Perfect Accounting System

for your Law Firm A Clio Webinar

Hosts: Joshua Lenon – Clio & Micky Denning – Kahuna Accounting Evan Birch – Bench Accounting

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Instructors

•  Joshua Lenon –  New York-admitted

attorney –  Lawyer in Residence at

Clio

•  Micky Deming –  Director at Kahuna

Accounting

•  Evan Birch –  Accountant at Bench

Accounting

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Agenda

•  Perfect Accounting Systems (40 minutes) – Purpose – Accounting fundamentals – Accounting systems – What a system accomplishes – How do you get there?

•  Accounting in Clio (5 minutes) •  Questions with Evan Birch (15 minutes)

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THE$PERFECT$ACCOUNTING$SYSTEM$

Micky)Deming)Kahuna$Accoun9ng$

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What)we’ll)cover)

1.  Defining)the)Purpose)2.  AccounBng)Fundamentals)3.  The)Perfect)AccounBng)System)4.  What)that)Accomplishes)5.  How)Do)You)Get)There?)

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About)Kahuna)AccounBng)

•  20)years)in)business)•  10)years)of)outsourced)accounBng)•  2)years)doing)naBonQwide)

bookkeeping)with)Xero)•  My)journey)in)observing)and)

helping)aTorneys)

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STEP$1:$DEFINING$THE$PURPOSE$

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The)Purpose)of)Healthy)AccounBng)

•  You)become)an)empowered)business)owner)

•  You)take)control)of)the)business)•  It’s)not)about)numbers)in)boxes)or)

on)paper)

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Person$A$)•  Spends)an)enBre)week)compiling)

informaBon)for)taxes)•  Meets)with)CPA)then)has)more)

work)to)do)•  ConBnues)backQandQforth)and)

eventually)completes)taxes)•  Plays)catchQup)most)of)the)year)on)

books)

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Person$B$)•  Has)financial)reports)every)month)•  Can)produce)needed)reports)on)

demand)for)CPA)•  Gets)taxes)done)quickly)and)

painlessly)•  Has)Bme)for)real)advice)from)CPA)

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The)Purpose)

•  It’s)bigger)than)geXng)taxes)done)•  Time)is)your)most)precious)asset)•  What)is)the)lens)through)which)

you)are)looking)at)your)financials?)•  Ask:)What)is)best)for)my)business?)

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Defining)the)Purpose)

Financial$visibility$that$drives$your$business$yearIround,$informs$

decisions$and$ul9mately$makes$you$a$more$confident$business$owner.$

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STEP$2:$ACCOUNTING$FUNDAMENTALS$

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AccounBng)Fundamentals)Person)A)vs.)Person)B)Key)Differences:))•  YearQround)understanding)•  Simplicity)•  Accessible)financial)reports)Key$point:$That$doesn’t$just$happen!$

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AccounBng)Fundamentals)

•  Chart)of)Accounts)•  Proper)setup)•  Bank)ReconciliaBons)•  Financial)Reports))•  Taxes)

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Chart)of)Accounts)

•  How)you)will)categorize)your)financial)informaBon)

•  Allows)for)depth)of)informaBon)•  It’s)a)detailed)lisBng)of)all)accounts)

needed)for)reporBng)

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Bank)ReconciliaBons)

•  Need)to)Account)for)the)transacBons)that)happen)

•  Tells)what)happened)with)cash)•  Good)AccounBng)tool)makes)this)

easy)$

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Bank)ReconciliaBons)

•  Provides)realQBme)informaBon)•  Provides)audit)trail)•  It’s)like)doing)the)dishes!)

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Do$the$dishes$regularly$–$don’t$let$them$pile$up$

#ClioWeb)

ReporBng)

•  Financial)reports)tell)the)story)of)what’s)happening)

•  CommunicaBon)with)advisors,)consultants,)banks)and)CPA)

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Income)Statement)

•  Tracks)profitability)over)a)specified)Bme)interval)

•  Shows)revenues,)expenses,)gains)and)losses)

Revenues$–$Expenses$=$Net$Income$

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Balance)Sheet)

•  Snapshot)of)a)company’s)financial)posiBon)at)a)specified)moment)

•  Tracks)current)state)of)assets,)liabiliBes,)equity)

•  Balance)Sheet)should)always)balance)

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Balance)Sheet)

Assets$=$Liabili9es$+$Equity$Equity$includes:$•  Contributed)capital)•  Retained)earnings)•  Income)

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Taxes)

•  Has)to)be)done)•  Should)absolutely)be)done)by)a)

professional)

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Taxes)

•  What)are)you)geXng)from)your)tax)professional?)

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Recap)

1.  Chart)of)Accounts)2.  Bank)ReconciliaBon)3.  Financial)ReporBng)4.  Taxes)by)Professional)

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WHERE$DID$IT$GO$WRONG?$

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It)Never)Started)Correctly)

•  In)early)stages)you)have)too)many)things)to)think)about)

•  Always)playing)catch)up)•  Never)taught)how)to)use)the)

system)you)are)in)

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You)Don’t)Make)it)a)Priority)

•  Understandable)when)you’re)first)starBng,)but)sBll)problemaBc)

•  AccounBng)is)the$language$of$business)and)deserves)equal)priority)to)anything)else)in)your)pracBce)

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PART$3:$THE$PERFECT$ACCOUNTING$SYSTEM$

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Technology)is)not)the)answer)

•  No)technology)will)solve)all)the)issues)

•  Many)Bmes)we)think)a)new)tool)will)bail)us)out)from)prior)mistakes)

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“The$first$rule$of$any$technology$used$in$a$business$is$that$automa9on$applied$to$an$efficient$opera9on$will$magnify$the$efficiency.$The$second$is$that$automa9on$applied$to$an$inefficient$opera9on$will$magnify$the$inefficiency.”$$$–$Bill$Gates))

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A)Healthy)Law)Firm)

1.   Law$Prac9ce$2.   Marke9ng$3.   Accoun9ng$)•  Deserve)equal)aTenBon)•  Are)mulBplied)by)technology)

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FOUR$TRENDS$$IN$ACCOUNTING))

Source:$Doug$Sleeter$$www.sleeter.com$for$the$latest$news$in$accoun9ng$)

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1.)ChunkificaBon)

The)right)tools,)doing)the)right)funcBons)is)beTer)than)one)clunky)system)trying)to)do)it)all)Example:)Clio)+)Xero)+)Zen)Payroll)+)Gmail)Allows)experts)to)be)experts)

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2.)EliminaBng)Data)Entry)

•  Integrated)tools)•  Integrated)bank)feeds)•  Mobile)receipts)and)invoicing)•  =)Huge)Bme)savings)

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3.)CollaboraBve)

•  Easy)access)to)professionals)•  Can)collaborate)with)professionals)

from)anywhere)•  Have)realQBme)informaBon)and)

access)

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4.)Mobile)

•  Access)from)any)device)•  You’re)not)Bed)to)one)place)•  Make)an)instant)entry)so)

documentaBon)is)not)lost)

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What)does)perfect)accounBng)system)look)like?)

1.  Consider)our)goal)2.  Consider)the)fundamentals)of)

accounBng)3.  Consider)the)possibiliBes)within)

technology)

#ClioWeb)

What$does$the$perfect$accoun9ng$system$look$like?))

#ClioWeb)

What)does)a)perfect)accounBng)system)look)like?)

•  PracBce)management)tool)you)love)

•  Integrates)with)cloud)accounBng)sogware)

•  Proper)setup)to)ensure)integraBons)work)and)you)are)equipped)to)handle)it)

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What)does)a)perfect)accounBng)system)look)like?)

•  Professional)collaboraBon)regularly)

•  Easy)access)for)CPA/advisor)•  You)spend)Bme)viewing)financials)

at)a)high)level,)but)are)laser)focused)on)your)business)

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Perfect)AccounBng))=)Being)in)Control)

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PART$4:$THE$EMPOWERED$BUSINESS$OWNER$

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What)does)it)mean)to)be)in)control)of)financials?)

Look)forward,)not)backward)

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What)does)it)mean)to)be)in)control)of)financials?)

Work)on)your)business,)not)in)it)

#ClioWeb)

What)does)it)mean)to)be)in)control)of)financials?)

Make)beTer,)more)informed)decisions)

#ClioWeb)

What)does)it)mean)to)be)in)control)of)financials?)

Stay)in)compliance)without)constant)worry)and)fear)

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What)does)it)mean)to)be)in)control)of)financials?)

Most)importantly)–)save)Bme!))Or)to)put)it)another)way)–)invest$your$9me$in$more$meaningful$ac9vity$

#ClioWeb)

Tax)Season)ImplicaBons)

Get)meaningful)advice)from)a)CPA$Ask)quesBons)–)get)proacBve)answers))

#ClioWeb)

Tax)Season)ImplicaBons)

Get)taxes)done)quickly)and)painlessly)and)conBnue)to)focus)on)your)firm))

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PART$5:$HOW$DO$YOU$GET$THERE?$

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1.)Commit)to)being)financially)literate)

•  Cash)flow)is)the)lifeblood)of)your)business)–)you)need)to)know)the)numbers)

•  If)you’re)serious)about)the)business,)make)finances)a)priority)

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2.)Get)setup)properly)

•  Decide)right)now)you’ll)make)2015)a)great)year)

•  It)is)possible)to)make)a)change)•  Ask)for)help)

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3.)Develop)trusted)relaBonships)

•  CPA)who)you)can)work)with)more)than)once)per)year)

•  Preferable)to)have)a)reliable)bookkeeper)who)keeps)you)up)to)date)and)accurate)

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4.)The)right)tools)

•  Find)tools)that)allow)you)to))•  Collaborate)•  Be)mobile)•  Integrate)with)other)apps)•  Eliminate)data)entry)

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5.)Stay)focused)on)the)goal)

•  Proper)accounBng)is)not)about)numbers)on)paper)

•  It’s)about)the)health)and)viability)of)your)business)

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THANKS$FOR$LISTENING!$

More$informa9on$at$$

$

Kahunaaccoun9ng.com/clio$$Email$me$at:$micky@kahunaaccoun9ng.com$$

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ACCOUNTING IN CLIO

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"With  trust accounting ledgers in Clio, and trust account management has since become a breeze for us.”

Jason Molder, Molder Legal Group, P.A.

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Accurate legal billing and invoicing the way you want

Create professional invoices with a single click.

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Any pricing model or fee structure

From flat fees, hourly rates or contingencies, Clio can do it all.

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Accurate expense and time-tracking

Know which expenses are related to which matters, and seamlessly track time for multiple activities.

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Simple Billing

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Simple Billing

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Easy Syncing

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Easy Syncing

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Complete Exporting

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QUESTIONS

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Thank You

Joshua Lenon joshua@goclio.com @JoshuaLenon Linkedin.com/in/joshualenon