CORPORACION UNIVERSITARIA DEL CARIBE CECAR

TALLERSUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTINACTIVIDADES DE CONTROL

ANGELICA MARIA AGUIRRE BERTELANDREA PAOLA BAQUERO TOBIASCAROLIM TORRES ARIAS

Docente:MARIA CLAUDIA LOZANO

CORPORACIN UNIVERSITARIA DEL CARIBE CECARFACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIALELECTIVA PROFESIONAL IIIMECISINCELEJO SUCRE2013

CORPORACION UNIVERSITARIA DEL CARIBE CECARFACULTAD DE INGENIERIAPROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIALELECTIVA III: MECITALLER EN CLASE

1. Disear una poltica de operacin teniendo en cuenta la empresa o Entidad que ha venido trabajando en grupo: Identifique el producto/servicio que ofrece Seleccione un proceso Tenga en cuenta el objetivo del producto/servicio e identifique su objetivo Identifique un riesgo segn el mapa de riesgos diseado anteriormente Disee la poltica de operacin

2. Utilice el siguiente formato para realizar seguimiento al control planteado

DISEO DE CONTROLES Y ANALISIS DE EFECTIVIDAD

COMPONENTE

ELEMENTO

PROCESO

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADRIESGOACCIONESCRITERIO DE DISEOTIPO DE CONTROLCONTRO PROPUESTOEFICACIAEFICIENCIAEFECTIVIDAD

TALLERACTIVIDADES DE CONTROLCONTROLES

EMPRESA: Caja de Compensacin Familiar de Sucre COMFASUCRE

NUESTROS SERVICIOS: La Caja de Compensacin Familiar de Sucre ofrece a sus afiliados y beneficiarios, numerosos servicios sociales entre los que podemos resaltar: Subsidio Familiar Monetario, Subsidio al Desempleo, Subsidio de Vivienda, Educacin, Recreacin, Cultura, Turismo, Apoyo Empresarial, Servicios de Salud (EPS-S), entre otros.

OBJETIVO Administrar los procesos de afiliaciones de empleadores y trabajadores, recaudo de aportes y pago de subsidio familiar monetario.

vigilado superintendencia del subsidio familiar PROCEDIMIENTOS DEL SGC DE COMFASUCRE

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA AFILIACION DE EMPLEADORES, TRABAJADORES, FACULTATIVOS E INDEPENDIENTES

CODIGO: GC-AS-AETPAGINA:

ESTADO DE REVISION: Revisin 3

1. OBJETIVO:Registrar las afiliaciones de empleadores y trabajadores, para dar cumplimiento a lo establecido en los Artculos7 y 57 de la Ley 21 de 1982 y Artculo 39 del Decreto 341 de 1988, ley 789 de 20022. ALCANCE:Aplica para las actividades del Departamento de Aportes y Subsidio Familiar.

3. RESPONSABLES:

Auxiliar Administrativo- atencin al cliente: Informar al pblico y brindar orientacin sobre el diligenciamiento de los formularios pertinentes, entregar y recibir los formularios de empleadores y trabajadores, asignar PQR.Jefe Departamento de Aportes y Subsidio Familiar: Realizar seguimiento al cumplimiento del procedimiento y presentar las solicitudes de afiliacin de empleadores al Director Administrativo.Consejo Directivo: Aprueba las afiliaciones o delega estas al Director Administrativo.Trabajadora Social: Realizar visitas para verificar la informacin suministrada por las empresas que han solicitado afiliacin y la de los traslados de beneficiarios de un afiliado a otro mediante informacin suministrada por el jefe departamento de aportes y subsidio familiar. Auxiliar Administrativo- subsidio familiar: Digitar la informacin de los nuevos afiliados y actualizar la base de datos de subsidio familiar, ingresando las novedades reportadas por los trabajadores afiliados.4. DEFINICIONES:

Empleador: Para efectos del rgimen del subsidio familiar se entender por empleador toda persona natural o jurdica que tenga 1 o ms trabajadores a su servicio y se encuentre dentro de la enumeracin hecha en el Art.7 de la Ley 21/82.Trabajadores Afiliados: Son todos los trabajadores de carcter permanente que prestan sus servicios a un empleador pblico o privado, afiliado a una caja de compensacin familiar.Trabajadores Beneficiarios: Son beneficiarios los trabajadores de carcter permanente, que laboran mnimo 96 horas al mes, afiliados al rgimen del subsidio familiar, con remuneraciones hasta de cuatro (4) veces el SMMLV o que sumado su salario con el de su cnyuge o compaero(a) no sobrepase los seis (6) SMMLV y con personas a cargo, por las cuales tienen derecho a percibir la prestacin subsidio familiar en dinero.Afiliados Facultativos E Independientes: Son las personas que no encontrndose dentro de las categoras anteriores, puede tener acceso a los servicios sociales de las cajas de compensacin familiar por disposicin de la ley o en desarrollo de convenios celebrados por las mismas.Personas A Cargo: Para efectos del subsidio familiar se consideran personas a cargo: 1. Los hijos legtimos, los naturales, los adoptivos y los hijastros, desde el nacimiento hasta la edad de 18 aos. 2. Los hermanos hurfanos de padres, hasta la edad de dieciocho aos. 3. Los padres del trabajador mayores de 60 aos. Siempre y cuando convivan y dependan econmicamente del trabajador.

5. POLITICAS:

La documentacin para afiliar tanto empresas como trabajadores, debe contener la informacin descrita en el formulario de inscripcin con sus respectivos anexos. Los documentos deben ser legibles sin tachaduras o enmendaduras. Los que no cumplan con estos requisitos deben ser rechazados. Cuando se trata de traslados de empresa, el Auxiliar de atencin al cliente solicitar al auxiliar de archivo los documentos del afiliado y le anexar el Formulario diligenciado para registrar el traslado con el nuevo empleador y los pasar al auxiliar de digitacin. Cuando no se encuentran los documentos en el archivo, se le solicita al trabajador que los aporte. Los traslados de beneficiarios de un afiliado a otro afiliado, se debe verificar por la trabajadora social para constatar la veracidad de la informacin, la cual ser enviada a al jefe Dpto. Aportes y Subsidio Familiar. La caja de compensacin familiar de sucre tiene un plazo de 30 das para contestar la solicitud a las empresas que desean afiliarse.

6. PROCEDIMIENTO/DESARROLLO:DIAGRAMA

ACTIVIDADESRESPONSABLE

INICIO

2. Formulario Diligenciado Correctamente??3. Entregar al Dpto. de aportes y subsidio familiar1. Entregar formularios7. Cumple con los requisitos?9. Entregar y presentar solicitud a direccin administrativa y consejo directivoNO11. Comunicar a empleador5. Realizar programacin de visitasNOFIN12. Registrar en base de datos las empresas 8. Elaborar resoluciones de afiliacin 10. Aprobar y autorizar afiliaciones de empleadoresSI6. Visitar a las empresas y verificar el formulario4. Relacionar empresas a visitarSIA. AFILIACION DE EMPRESAS

Entregar formulario Solicitud de Afiliacin de Empresa, explicar al solicitante la forma de diligenciarlo y los documentos que debe anexar.Auxiliar administrativo- Atencin al cliente.

Recibir el formulario con todos sus anexos, para su radicacin y posteriormente entregar al departamento de aportes y subsidio familiar. Auxiliar administrativo- Atencin al cliente.

Informar mediante comunicado escrito a trabajo social la relacin de las empresas a visitar.Jefe Dpto. aportes y subsidio familiar.

Realizar programacin de las visitas a las empresas y entregar al jefe Dpto. aportes y subsidio familiar.Trabajo social.

Visitar a la(s) Empresa(s), para verificar la informacin consignada en el formulario y hace entrega de la relacin de las empresas visitadas con la informacin pertinente a la Jefe del Dpto. en un lapso de 5 das hbiles despus de haber recibido la relacin respectiva e empresas a visitar.Trabajador social

Si cumple con todos los requisitos de Ley, elaborar la(s) Resoluciones de Afiliacin segn el caso (Empresas, facultativos e independientes), si no devuelve los documentos informando los motivos de la no aceptacin.Secretaria Dpto. Aportes y Subsidio Familiar.

Entregar a direccin administrativa la relacin de las resoluciones de las empresas segn lo efectuado.Jefe Dpto. aportes y subsidio familiar

Presentar las solicitudes al Consejo Directivo para su aprobacin.

Director administrativo.

Aprobar las afiliaciones y delegar a la Direccin Administrativa para la firma de la (s) de las Resoluciones de Afiliacin (es) y las enva al Dpto. de Aportes y Subsidio Familiar.

Consejo Directivo, Director Administrativo.

Comunicar la aprobacin/desaprobacin por parte de la Caja al empleador.

Jefe Dpto. Aportes y Subsidio Familiar.

Registrar en la base de datos del aplicativo SISU la informacin de la(s) empresas, abrir una carpeta fsica con la documentacin de cada empresa y guardar en el archivo de empresas.

Secretaria Dpto. Aportes y Subsidio Familiar.

DIAGRAMAACTIVIDADESRESPONSABLE

INICIO1. Entregar formularios para afiliacin de trabajadores2. Formulario correctamente diligenciado?3. Colocar fecha y sello de recibido5. Recibir y digitar los documentos4. Escolaridad y supervivencia actualizada?FINNOSISINO

B. AFILIACION DE TRABAJADORES

Entrega Formulario de inscripcin del trabajador beneficiario del subsidio familiar, explica al solicitante la forma de diligenciarlo y los documentos que debe anexar para acreditar el derecho al subsidio familiar. En los casos de trabajadores sin personas a cargo, entrega el Formulario de inscripcin del trabajador sin personas a cargo.Auxiliar administrativo- atencin al cliente

Recibe los formularios, verifica que tenga todos los soportes completos, coloca fecha de recibido con un sello en el documento en la casilla correspondiente y elabora un Recibo de documentos y lo entrega como constancia al trabajador. Si no presenta la documentacin completa, se le devuelven con el fin de que cumpla con todos los requisitos legales. Diariamente hace una relacin de los formularios y los entrega al auxiliar de registro de afiliaciones.Auxiliar administrativo- atencin al cliente

Recordar a trabajadores que a ms tardar el 31 de marzo de cada ao entregar en la oficina del Subsidio Familiar los Certificados de Escolaridad de los hijos mayores de doce (12) aos y Supervivencia de los padres mayores de sesenta (60) aos, acompaado de la tarjeta de Servicios vigentes.

Auxiliar administrativo- atencin al cliente

Recibe los Certificados Escolares y de Supervivencias, digita la informacin, elaborar el Formato RECIBO DE DOCUMENTOS, relacionando los documentos que se recibieron, lo firma, coloca sello y fecha y lo entrega al afiliado. Archivar por da los certificados recibidos.

Auxiliar Subsidio Familiar.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Art.7 y 57 de la Ley 21/82. 2. Art. 39 Decreto 341/88.3. Ley 789/02

7. REGISTROS ASOCIADOS:1. Solicitud de afiliacin de empresa.2. Formulario de inscripcin del trabajador beneficiario del subsidio familiar.3. Formulario de inscripcin del trabajador sin personas a cargo.4. Recibo de documentos y Resolucin de afiliacin5. Flderes de empresas y trabajadores afiliados Tomado documentacin Comfasucre

vigilado superintendencia del subsidio familiarFORMATO DISEO DE CONTROLES Y ANALISIS DE EFECTIVIDAD

DISEO DE CONTROLES Y ANALISIS DE EFECTIVIDAD

COMPONENTEACTIVIDADES DE CONTROL

ELEMENTOCONTROLES

PROCESOPROCESO DE APORTES Y SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO

PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO PARA AFILIACION DE EMPLEADORES, TRABAJADORES, FACULTATIVOS E INDEPENDIENTESCODIGO: GC-AS-AET

ACTIVIDADRIESGOACCIONESCRITERIO DE DISEOTIPO DE CONTROLCONTROL PROPUESTOEFICACIAEFICIENCIAEFECTIVIDAD

Recepcionar la documentacinEntrega extempornea de la documentacin por parte del afiliadoPublicar y promover la informacin de los requisitos necesarios para el proceso de afiliacin Evitar el riesgoPreventivoMonitoreo del personal de atencin al usuario al brindar informacin y orientacin sobre el proceso de afiliacin

0.29

0.5

0.395

Digitar la informacinInformacin errada Mayores capacitaciones en el manejo del aplicativo de Subsidio Familiar Monetario. Implementacin de software avanzados que detecte los errores en la informacinReducir el riesgoPreventivoEvaluacin y seguimiento al personal responsable de la digitacin de la informacin.Informe mensual con indicadores respecto a los filtros hechos por el software en cuanto a los errores en la informacin digitada

0.73

0.6

0.665

Visitas de verificacin

No concordancia de la informacin

Sensibilizacin a los afiliados en cuanto a la importancia de proporcionar los datos correctos y reales

Reducir el riesgo

CorrectivoReporte de visitas e informe de los solicitantes admitidos y no admitidos como afiliados al Subsidio Familiar Monetario.Verificacin detallada y seguimiento de los requisitos y perfiles de los solicitantes y beneficiarios.

0.55

0.75

0.65

Calificacin de la Eficacia de los Controles: Se desarrolla considerando el siguiente cuadro:

Valor del RiesgoEficacia del Control

Con Existencia del ControlSin Existencia del Control

40600.36

30600.55

400.29

20600.73

400.57

300.40

15600.82

400.71

300.60

200.33

10600.91

400.86

300.80

200.67

150.50

Eficiencia de los Controles:BENEFICIOEFICIENCIA

ALTOMUY ALTAALTAMEDIA

MEDIOALTAMEDIABAJA

BAJOMEDIABAJAMUY BAJA

BAJOMEDIOALTO

COSTO

EFICIENCIACALIFICACIN

MUY ALTAEntre 0.81 y 1.0

ALTAEntre 0.61 y 0.8

MEDIAEntre 0.41 y 0.6

BAJAEntre 0.21 y 0.4

MUY BAJAEntre 0.0 y 0.2

Efectividad de los Controles: Valor Efectividad = (Valor Eficiencia + Valor Eficacia) / 2

Analizar la efectividad de los controles, considerando, si el valor es igual o superior a 0.6 implemente el o los controles, si el valor es inferior a 0.6 revselos y replantelos.POLITICA DE OPERACINPROCESO DE APORTES Y SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIOPROCEDIMIENTO PARA AFILIACIN DE EMPLEADORES, TRABAJADORES, FACULTATIVOS E INDEPENDIENTES

La Caja de Compensacin Familiar de Sucre en su adecuada administracin y control en el registro de las afiliaciones de empleadores y trabajadores, busca desarrollar su objeto social y misional ofreciendo un servicio que responda a las necesidades y expectativas de sus usuarios, dando cumplimiento a lo establecido en la ley 21 de 1982, decreto 341 de 1988 y ley 789 de 2002, y a los requerimientos establecidos en el manual de procesos y procedimientos, donde se verifique la veracidad de la informacin de los afiliados, la disponibilidad de la documentacin solicitada para ser admitidos y se realice el registro efectivo de la afiliacin, a travs de un talento humano calificado y comprometido con el mejoramiento continuo de los procesos y el cumplimiento de la normatividad que nos rige, logrando as la satisfaccin de los usuarios en el tiempo estipulado de 30 das para dar respuesta a la solicitud de afiliacin.