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Creando Oportunidades

Taller: Pequeñas y Medianas EmpresasAsesoría gratuita para el crecimiento de su empresa.

Servicios Bancarios para Pequeñas Empresas

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Índice Cómo elegir una institución financiera ........................................................................................ 3Tipos de cuentas comunes ......................................................................................................... 4Seguro de cuentas ...................................................................................................................... 5Apertura de una cuenta empresarial: lista de verificación de documentación ............................ 6Servicios de banca en línea, móvil y remota ............................................................................... 7Uso eficaz de las tarjetas de débito empresariales ..................................................................... 8Uso eficaz de las tarjetas de crédito empresariales .................................................................... 9Estudios de caso ....................................................................................................................... 10Servicios de procesamiento para comerciantes ........................................................................ 11Cómo generar una buena relación con la institución financiera ................................................ 12¿Qué es importante para mí? ................................................................................................... 13Necesidades bancarias de mi empresa .................................................................................... 14

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Cómo elegir una institución financiera Prácticas Recomendadas: • Pídale a un gerente de sucursal o a un ejecutivo de préstamos empresariales de algunas

instituciones financieras de su vecindario que le recomiende servicios o cuentas empresariales que puedan ser útiles para su empresa.

• Si ya tiene una buena relación con una institución financiera, quédese con esa institución. • Pídales recomendaciones a otros titulares de empresas pequeñas. • Consulte los cargos y las tasas de interés de la institución financiera. • Asegúrese de que la institución financiera tenga un seguro.

o Los bancos deben estar asegurados por la Federal Deposit Insurance Corporation (Corporación Federal de Seguro de Depósitos, FDIC). Visite https://www.fdic.gov para obtener más información.

o Las cooperativas de crédito deben estar aseguradas por la National Credit Union Administration (Administración Nacional de Cooperativas de Crédito, NCUA). Visite https://www.ncua.gov para obtener más información.

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Tipos de cuentas comunes Prácticas Recomendadas: ● No use su cuenta empresarial para realizar transacciones personales, y viceversa.

○ Al transferir fondos de una cuenta empresarial a una personal, emita un cheque a su nombre o solicite a la institución financiera que procese una transferencia.

● Consulte regularmente los estados de su institución financiera y notifique las transacciones sospechosas de inmediato.

● Explore diferentes opciones para encontrar el mejor porcentaje anual de rendimiento (Annual Percentage Yield, APY) en las cuentas, los cargos más bajos y otras características tales como las chequeras gratuitas.

● Asegúrese de que su institución financiera: ○ Se adapta a las necesidades específicas de su empresa. ○ Tiene experiencia en proporcionar servicios a pequeñas empresas. ○ Está asegurada por la Corporación federal de seguro de depósitos (FDIC)

o la Administración nacional de cooperativas de crédito (NCUA). Elección de los servicios de su cuenta Elegir qué tipos de cuentas abrir depende de los tipos de servicios que necesite y de la etapa de crecimiento en la que se encuentre su empresa. Estas son algunas de las opciones que tiene:

• Cuentas corrientes: o Cuenta corriente para pequeñas empresas o Cuenta corriente comercial

• Cuenta de ahorros

• Cuenta del mercado monetario

• Certificado de depósito

• Cuenta de nómina Hable con un representante de su institución financiera para obtener más información acerca las opciones de cuentas.

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Seguro de cuentas Consulta el siguiente cuadro para identificar el seguro que suele proteger varios tipos de cuentas.

Tipo de cuenta

Titularidad única

Cuenta fiduciaria

Cuenta de beneficios para

el empleado

Cuentas de sociedades

anónimas, sociedades

o asociaciones sin personería

jurídica Definición Cuenta a nombre

de una sola persona

Una cuenta que procesa el dinero de otras personas, por ejemplo, depósito en garantía, IOLTA, agencia o administración de propiedades

Cuenta que cubre planes de salud, asistencia social y de jubilación para los empleados, por ejemplo, el 401(k)

Cuenta a nombre de una sociedad anónima, sociedad o asociación sin personería jurídica

Asegurada por

FDIC FDIC FDIC FDIC

Monto máximo asegurado

$250,000 $250,000 $250,000 $250,000

Requisitos para acceder

Su empresa debe proporcionar un servicio y haber sido constituida con un objetivo distinto del de obtener cobertura de seguro.

Debe proporcionar documentación que demuestre que es el custodio de los fondos que pertenecen a un propietario principal que no es usted.

Un administrador de planificación debe ser quien tome las decisiones de inversión.

Su empresa debe proporcionar un servicio y haber sido constituida con un objetivo distinto a la adquisición de cobertura de seguro.

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Apertura de una cuenta empresarial: lista de verificación de documentación Consulte el siguiente cuadro e identifique los documentos que puede necesitar cuando abra cuentas para su tipo de empresa.

Tipo de organización Titularidad única Sociedad

Empresa de responsabilid

ad limitada Sociedad anónima

Asociación sin personería

jurídica, organización social o club

Definición A nombre de una sola persona

A nombre de dos o más personas

A nombre de una persona o de socios con responsabilidad limitada

A nombre de una persona o de un grupo de personas con identidad propia y los mismos derechos que una persona

A nombre de dos o más personas

Documentos necesarios

Número de seguridad social o número de identificación fiscal de la empresa Dos formas de identificación: un documento de identidad emitido por el gobierno (como una licencia de conducir o un pasaporte) y otra, como una factura de tarjeta de crédito o una cuenta de un servicio Documentación de la empresa, como un documento de registro de DBA (en algunos estados, excepto en Texas)

Número de identificación fiscal de la empresa Acuerdo societario Certificado de nombre comercial

Número de identificación fiscal de la empresa Estatuto de constitución Acta constitutiva

Número de identificación fiscal de la empresa Estatuto de constitución Acta constitutiva

Número de identificación fiscal de la empresa Estatuto de asociación (si hay)

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Servicios de banca en línea, móvil y remota Banca en línea: Cada vez que accede a sus servicios bancarios por medio de Internet, está aprovechando los beneficios de la banca en línea. Banca móvil: El uso de un teléfono u otros dispositivos móviles, como las tabletas, para acceder a los servicios bancarios es un tipo de banca en línea. Banca remota: Puede utilizar una serie de servicios diseñados para administrar sus cuentas y obtener ayuda de los empleados del banco desde cualquier lugar, así como servicios automatizados.

• Por ejemplo: los servicios de caja de seguridad (o “lockbox”) tienen las siguientes características:

o Establecer un domicilio único para la empresa. o Recibir pagos de clientes directamente en ese domicilio. o La institución financiera procesa los pagos y registra las transacciones por ustedes.

Beneficios de la banca en línea, móvil y remota

• Procesar pagos y transferencias con rapidez. o Transferir fondos por depósito directo, cámara de compensación automatizada

(Automated Clearing House, ACH) y procesamiento de crédito. o Girar fondos a proveedores y otras empresas. o Pagar a los empleados por medio de servicios de nómina.

• Acceder al anverso y al reverso de los cheques en caso de pagos en disputa o pérdida de cheques.

• La captura remota de depósitos (Remote Deposit Capture, RDC) es un sistema que permite hacer lo siguiente:

o Tomar fotos de los cheques o escanearlos. o Cargarlos a la cuenta bancaria para depositarlos. o Usar un escáner de alta velocidad, en caso de recibir muchos cheques.

Pregunte a su banco si puede proporcionarle un escáner de alta velocidad. o Acceder a los fondos rápidamente (los cheques pueden procesarse en dos días). o Depositar cheques según resulte más conveniente.

Prácticas Recomendadas: ● Converse con su institución financiera acerca de las medidas que puede tomar para

proteger su identidad y evitar el fraude. ● Establezca diversos niveles de acceso para los empleados que están autorizados para ver

su cuenta empresarial o acceder a ella. ● Si su empresa procesa muchos cheques por día, la RDC puede ser útil. Por medio de la

RDC, puedes capturar fotos o imágenes escaneadas de cientos de cheques y cargarlos directamente a tu cuenta. Es posible que los depósitos móviles o presenciales no sean prácticos para cantidades tan grandes de cheques.

o Guarde los cheques, incluso después de depositarlos remotamente, en caso de disputas.

o Deseche todos los cheques y documentos antiguos de manera segura. o Endose todos los cheques antes de escanearlos y enviarlos.

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Uso eficaz de las tarjetas de débito empresariales Consulte este cuadro para determinar si usar tarjetas de débito empresariales es la mejor decisión para diversas transacciones.

VENTAJAS DESVENTAJAS

Permiten gastar únicamente el dinero que se tiene.

Pueden poner en riesgo o agotar el saldo de la cuenta.

Ofrecen protección limitada contra el fraude, en especial si el dinero se retira directamente desde cajeros automáticos.

Acceso a efectivo desde cajeros automáticos.

Es posible que su institución financiera no cuente con cajeros automáticos suficientes cerca de usted.

Pueden cobrarse cargos por extracción de fondos de cajeros automáticos no asociados con su banco.

Proteja su tarjeta y su cuenta con un número PIN.

Usar una tarjeta de crédito le permite llevar un registro de sus gastos menores en un solo lugar.

Otros usuarios autorizados pueden solicitar acceso a un número PIN para usar la tarjeta de débito.

Los cargos son más bajos que los de las tarjetas de crédito. No contribuyen al historial de crédito. No generan intereses en los pagos.

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Uso eficaz de las tarjetas de crédito empresariales Consulte este cuadro para determinar si usar tarjetas de crédito empresariales es la mejor decisión para diversas transacciones.

VENTAJAS DESVENTAJAS

Se puede agregar personal clave como “usuarios autorizados” y llevar un registro de sus gastos.

Los usuarios autorizados no son responsables del pago de las cuentas.

Se pueden asignar límites de crédito a los “usuarios autorizados”.

No utilizar correctamente una cuenta de tarjeta de crédito empresarial puede afectar de manera negativa a su empresa y al informe de crédito personal.

Mantienen los gastos personales separados de los gastos de la empresa.

Las comisiones y las tasas de interés pueden ser altas.

Programas sólidos de recompensas.

Pueden brindar acceso a límites de crédito más altos que las tarjetas de crédito personales.

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Estudios de caso Saber si es mejor usar una tarjeta de débito o una tarjeta de crédito puede ser complicado. Vea algunos estudios de caso. Estudio de caso 1: Es dueño de una lavandería de autoservicio en el vecindario. Hace algunos minutos, uno de sus clientes le comunicó que no tenían más sustituto de leche en polvo para la máquina de café. ¿Utilizaría una tarjeta de débito o una tarjeta de crédito? Estudio de caso 2: Es titular de un pequeño negocio de enmarcado. Este mes vendió muchísimo, pero el flujo de dinero que llega a la cuenta es un poco lento. Pagó casi todas las cuentas y está por llegar al saldo mínimo requerido en la cuenta bancaria. Un empleado le comenta sobre una oferta genial en cajas de embalaje que ha contemplado comprar. ¿Utilizaría una tarjeta de débito o una tarjeta de crédito?

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Servicios de procesamiento para comerciantes Los servicios de procesamiento para comerciantes son servicios bancarios que permiten que una empresa procese varios tipos de pagos y transacciones. Los servicios de procesamiento para comerciantes pueden abordar una gran variedad de necesidades empresariales. Los servicios de procesamiento le permiten procesar varias transacciones, incluidas:

• Pagos con tarjeta de débito o crédito de los clientes. • Transacciones automáticas. • Anticipos de efectivo.

Nota importante sobre los servicios de procesamiento para comerciantes: Si su empresa acepta las ventas con tarjeta de crédito a los clientes, es probable que deba pagar un cargo de procesamiento Este cargo suele ser entre de entre el dos y tres por ciento. Si está considerando no admitir pagos con tarjeta de crédito, considere el costo para su empresa. Busque un proveedor con cargos negociables.

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Cómo generar una buena relación con la institución financiera Prácticas Recomendadas: • Busque a un representante bancario que tenga una trayectoria de asistencia a pequeñas

empresas. • Capacítese:

o Obtenga información sobre los servicios básicos que ofrecen los bancos. o Prepárese para responder preguntas sobre su empresa y sus necesidades financieras

constantes. Cuanto más sepa sobre su empresa, más eficazmente podrá ayudarlo el representante del banco.

• Vincúlese:

o Programe citas con su representante bancario antes de que necesite un préstamo. o Pregunte a su representante bancario por adelantado acerca de servicios, productos

y ofertas adaptados para ayudar a su pequeña empresa. o Asista a eventos para obtener contactos empresariales a los que es probable que

asistan representantes de instituciones financieras.

¿EN QUÉ TE BENEFICIAS? ¿EN QUÉ SE BENEFICIA TU INSTITUCIÓN FINANCIERA?

Los representantes velan por los clientes además de representar a su institución financiera.

Tener mejores relaciones significa tener clientes leales y duraderos.

Recibe beneficios de precios por centralizar todas sus relaciones bancarias.

Mejores tasas para usted implican mayor actividad para su empresa y más dinero para su institución financiera a largo plazo.

Recibe mejor asesoramiento financiero y mejores perspectivas de planificación a largo plazo. Proporcionar una experiencia personalizada

significa que es más probable que los clientes recomienden la institución financiera a sus contactos.

Centre su administración financiera al contar un punto de contacto único para toda su información.

Mejoras el servicio al cliente

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¿Qué es importante para mí? Marque los servicios que son importantes para usted a la hora de elegir una institución financiera. c Ubicaciones de los cajeros

automáticos c Pagos automáticos

de cuentas c Servicios de cambio

de divisas c Cuentas que generan

intereses c Experiencia con Pequeñas

Empresas c Cargos

c Chequera gratuita c Tasas de interés de los préstamos c Opciones de idiomas

c Titularidad compartida en las cuentas c Banca móvil/en línea c Banca telefónica

c Sucursales cercanas a mí c Accesibilidad por rampas c Períodos de compensación de cheques

c Restricciones en las transacciones c Otros

¿Qué otros factores son importantes para usted? Anótelos en el siguiente espacio:

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Necesidades bancarias de mi empresa ¿Cuáles de los siguientes servicios serían beneficiosos para su empresa? Categorícelos según la importancia que tengan para usted. Agregue más servicios y productos cuando aprenda sobre ellos. Esta hoja de ejercicios lo ayudará a realizar una planificación para sus necesidades actuales y a predecir sus necesidades potenciales a corto plazo.

SERVICIO BANCARIO NECESARIO DESEABLE INNECESARIO

Tarjeta de crédito empresarial

Tarjeta de débito empresarial

Línea de crédito empresarial

Certificados de depósito

Cuenta corriente comercial

Buena asistencia al cliente

Servicios de caja de seguridad

Servicios de Procesamiento para Comerciantes

Banca móvil

Banca en línea

Protección de descubierto

Cuenta de nómina

Servicios de nómina

Captura remota de depósitos

Cuenta corriente para pequeñas empresas

Cuenta de ahorros