«Ten ways to sink a project»

Jorunn Næss

Senior Project Manager, PMP

«Ten ways to sink a project»

• ETT SKRÅBLIKK PÅ 10 MÅTER Å TORPEDERE PROSJEKTET DITT PÅ ELLER

HVORDAN UNNGÅ Å TORPEDERE PROJEKTER OG UNNGÅ DE VANLIGSTE

FALLGRUBENE?

• WORKING TOWARDS SUCCESS

1. ”Vær vag!

- et generisk scope gjør at kunden ikke stiller spørsmål om detaljer…….”

Et veldefinert scope kan begrense deg!

Du kan bli tvunget til å gjøre det du har lovet!

Hvis leverandøren gjør en feil, kan du ikke justere deg inn

underveis!

Ikke revurder scope etter kontraktssignering!

Working toward success …Definer Scope

Scope er utgangspunkt for alle prosjekt aktiviteter og

estimater, både tid, kost og risikostyring

Ta deg tid til å detaljere scope og styre/justere kundens

forventning

Involver erfarne tekniske ressurser i teamet ditt

Et presist omforent scope er 1.steg på vei til suksess

2. ”Start prosjektet umiddelbart!”

Hvorfor bruke tid på planlegging når du allerede nå vet at det blir

endringer?

Kunden venter utålmodig på at prosjektet skal starte!

Alle planer vil endres og det er ikke tid til å holde de oppdatert!

Start prosjektet ASAP og du vil få en mye mer fornøyd kunde!

Working toward success … Planning is everything

Endringshåndtering i alle ledd (husk trekanten)

Prosjektplanen er basis for alle endringer, uten en god plan kan (og

vil) man ta feil beslutninger

Uten en plan mister skipet kursen, og et skip uten kurs er dømt til å

ikke nå sitt endelig bestemmelsessted

3. ”Fokuser på arbeidet til teamet ditt, for mye kundekontakt vil

distrahere deg!....”

Å ha kunden for nære fører til for mye innblanding!

Kunden kan overstyre prosjektleders autoritet foran prosjektteamet!

Overdreven kundeinvolvering kan slite på relasjonen!

Prosjektleder bør investere tiden sin i å jobbe sammen med

prosjektteamet!

Working toward success … Kundedialog

Det er fundamentalt å ha en vennlig tone med kunden

Prosjektleder må forstå kunden og bedriftens behov

Prosjektleder må etablere en god kommunikasjons kanal og jobbe

som kundens partner

4. ”IKKE dokumenter endringer!.....”

Spar deg selv for diskusjoner med kunden!

Endringer vil alltid være nødvendig!

Vi får aldri avsluttet prosjektet hvis vi skal stoppe opp for å

dokumentere alle endringer!

Det er forventet at det skal være et tillitsfullt forhold i prosjektmiljøet!

Working toward success … Endringshåndtering

Alle endringer bør gjennomgå en intern evaluering før den formelle

godkjenningen (fra de riktige personene)

Vær forsiktig, endringer kan totalt endre scopet for produktet

Og hva hvis kunden nekter å akseptere produktet basert på

opprinnelig scope?

5. ”OVERGÅ kundens forventinger…! Legg til ekstra i scope…”

Kundene forventer alltid MYE MER av deg og bedriften!

Konkurransen er HARD!

Overbevis sjefen din om at det er NØDVENDIG å legg til ekstra

arbeid!

Ifm med nye signerte kontrakter i fremtiden vil vi ta igjen den

inntjeningen vi mistet her..

--- ”gold plating” ---- ” scope creep ” ---

Working toward success … Lever (kun) det som er avtalt

Kunden er ivrig etter å få levert det som faktisk står i

kontrakten, ingenting annet..

Er ikke det utfordrende nok å levere det som står i kontrakten, i

henhold til tid og kost ?

”Gold plating leads to scope creep, wich may make it difficult or

impossible to reach your projects goals’’ – Tomczyk 2005

6. ”Risikostyring??”

Å satse på hell og lykke er den eneste måten!

Per definisjon er risiki usikre hendelser!

Selv om man benytter gode metoder opptrer risiki helt tilfeldig!

Hvorfor bruke tid og krefter på å spå om fremtiden!

Vær realistisk, løs problemene etter hvert som de oppstår!

Det kunden legger merke til er hvordan produktet er blitt tilslutt!

Working toward success …ha en god risikostyrings plan

Har du ikke ’lidd’ av noen av disse risiki i det siste?

Vi kan ikke spå eller eliminere alle risiki, men det er ingen

unnskyldning for ikke å jobbe med de

All den harde jobbingen vil være bortkastet hvis ikke prosjektleder

har den riktige holdningen til å lede teamet sitt for å unngå risiki

7. ”Fokus på kvalitet er viktigst i sluttfasen av prosjektet…...”

Det som virkelig teller er produktet slik det blir til slutt!

Alle har kvalitetsnormer, prosedyrer, metoder og skjemaer som

skulle vært fulgt…!

Mye tid og krefter vil gå med til endeløse møter vedr.

standarder, kvalitetsplaner og interne gjennomganger!

Det kunden legger merke til er hvordan produktet er blitt tilslutt!

Manglende kvalitetskontroll….

Working toward success … Bry deg om kvalitet

Tror du fortsatt at det bare er i sluttfasen vi kan korrigere feil?

Oppnådde resultater må alltid måles mot planen ved hver milepæl

Prosjektleder har også ansvar for kvalitet i prosjektledelsen i tillegg

til produktkvalitet

8.”UNNGÅ byråkrati, utfylling av skjemaer er bortkastet tid…..”

Dokumentasjon bare fyller opp hylla!

Prosjektleder og andre prosjektdeltakere bruker vannvittig mye tid

på å fylle ut skjemaer for ingenting!

Tenk deg hva vi kunne fått ut av disse timene på andre

prosjektaktiviteter!

Working toward success …Dokumentasjon vs byråkrati

Hvordan kan man korrigere/gjøre tiltak hvis man ikke evaluerer

prosjektets prestasjon?

Dokumenter alt; forutsetninger gjort ifm planlegging, forhold oppstått

under utførelse, utførte sjekker etc.

Ikke glem forpliktende bekreftelser underveis, kun det som er

godkjent gjelder ved en evt. konflikt

9. ”Få teamet til å jobbe hardt i hele prosjektperioden. Overtid er

nødvendig og holder prosjektet fokusert!”

Alle prosjekter er praktisk talt ’født’ forsinket!

Overtid hjelper Prosjektleder til å holde prosjektteamet dedikert og

fokusert hele tiden!

Legg press på prosjektteamet med en gang!

Working toward success …Ekstra innsats

Det er alltid nødvendig med ekstra innsats underveis

Systematisk bruk av overtid kan være ødeleggende for teamet

Ikke PLANLEGG med bruk av overtid

10. ”Kvitt deg med prosjektdokumentasjon så fort prosjektet er

avsluttet..”

Gammel informasjon tar bare opp hylleplass!

Det bare fyller opp bedriftens lager!

Ingen kommer til å bruke det, verken nye team eller andre

prosjektledere!

Ville det ikke vært både bedre, billigere og raskere å kvitte seg av

med denne papirstabelen!

Working toward success …Ta vare på prosjektdokumentasjon

Ønsker du å dra nytte av ’lessions learned’ ?

Dette er den beste form for læringsmateriell en Prosjektleder kan få

tak i

Lag et system for hvordan dokumentasjon skal lagres gjennom

prosjektperioden

Dette er startpunkt for kontinuerlig forbedring

Prosjektsuksess skapes gjennom

1. Definer scope

2. Planning is everything

3. Kundedialog

4. Endringshåndtering

5. Lever (kun) det som er avtalt

6. Ha en god risikostyrings plan

7. Bry deg om kvalitet

8. Dokumentasjon vs byråkrati

9. Ekstra innsats

10. Ta vare på prosjektdokumentasjon

Working toward success!

- Hold prosjektet ditt flytende

Working toward success (oppsummering)

1. Holdning

– Kapteinen forlater aldri skuten sin!

2. Ferdigheter

– Ingen sjømann blir kaptein bare med mange timers erfaring, det kreves mye

læring og trening!

3. Hardt arbeid

– Ingen prosjekter lykkes uten ekstra innsats fra alle i prosjektet

4. Forstå det store bildet

– Risikostyring må gjøres gjennom hele prosjektet og innenfor alle

kunnskapsområder

Konklusjon

Det er helt vanlig at risiki oppstår i prosjektperioden

Mange risiki er forårsaket av manglende kunnskap hos Prosjektleder

eller at han/hun ikke følger beste praksis eller metodeverk

Det er opp til Prosjektleder å lede prosjektet og etablere

forebyggende prosedyrer!

Hold prosjektet ditt flytende på veien mot suksess!!