STRATEGIJA KOMUNIKACIJE U SEKTORU OBRAZOVANJA

Nemačka saradnja DEUTSCHE ZUSAUMENARBEIT

Republika e Kosovës Republika Kosova —

Republic of Kosovo

Qeveria - Vlada - Government

MINISTRIA E ARSIMIT E SHKENCËS

DHE E TEKNOLOGJISË

MINISTRASTVO OBRAZOVANJA NAUKE I

TEHNOLOGIJE

MINISTRY OF EDUCATION, SCIENCE

AND TECHNOLOGY

STRATEGIJA KOMUNIKACIJE

U SEKTORU OBRAZOVANJA

giz Deutsche Gesellschaft fiir

Internationale Zusammenarbeit

(GIZ) GmbH

STRATEGIJA KOMUNIKACIJE U

SEKTORU OBRAZOVANJA

Republika e Kosoves

Republika Kosova-Republic of Kosovo Qeveria -Vlada-Govemment

Ministria e Arsimit, e Shkences dhe e Teknologjise - Ministarstvo za Obrazovanje Nauku i Tehnologiju - Ministry of Education Science &Technology

Kabineti i Ministrit / Kabinet Ministra / Cabinet of the Minister

Br. 172/01B Dt. 03.12.2013

Ministar Obrazovanja, Nauke i Tehnologije, na osnovu Člana 4, 21, 22 Zakona br. 03/L-189 za državnu

administraciju Republike Kosovo, na osnovu Člana 8 stav 1.4 i dodatku 6 Uredbe br. 02/2011 o polju

administrativne odgovornosti Kancelarije Premijera i Ministarstava, dt. 22.03.2011. donosi sledeću:

ODLUKU

• Za sprovođenje Strategije komunikacije za sektor obrazovana.

• Odluka stupa na snagu njegovim potpisivanjem od strane ministra.

Obrazloženje

Na osnovu gore-navedenih odredbi i sa ciljem sprovođenja aktivnosti koje proizilaze iz Strateškog Plana Obrazovanja na Kosovu 2011-2016, povećanja razmene i protoka informacija u procesu sprovođenja SPOK -a 2011-2016 i drugih reformi u obrazovanju, poboljšanju prenošenja odgovornosti sa centralnog nivoa na opštinski nivo i sa opštinskog nivoa na nivo škola, odlučeno je kao u dispozitivu ove Odluke.

Odluka se podnosi:

1.1 Kabinetu Ministra; 1.2 Kancelariji SS/MONT; 1.3 DAAP; 1.4 Pravnom odeljenju; 1.5 Arhivi.

STRATEGIJA KOMUNIKACIJE U SEKTORU OBRAZOVANJA

3

Članovi radne grupe za razvoj i pripremu Strategije za komunikaciju u obrazovanju na Kosovu:

• Miranda Kasneci, MONT, rukovodilac radne grupe

• Azem Azemi, MONT

• Azem Guri, ODO Kačanik

• Ramiz Rrusta, ODO Klina

• Ismet Gashi, direktor škole u Kosovo Polju

• Marqe Selmani, direktor škole u Klini

• Enver Grainca

Podržano od: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH – Razvoj kapaciteta

u sektoru osnovnog obrazovanja (CDBE)

• Alejtin Berisha (GIZ-CDBE konsultant)

• Jochen Lohmeier (GIZ-CDBE konsultant)

• Lena Stamm (GIZ-CDBE)

• Sokol Elshani (GIZ-CDBE)

Dizajn i priprema: Envinion, Priština

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH u ime Nemačkog federalnog

ministarstva za međunarodnu saradnju i razvoj (BMZ).

4

Predgovor ministra

Bitna reforma u sektoru obrazovanja bez sumnje predstavlja jedan kvalitetan korak ka olakšanju

komunikacije, tako da veoma složeni rad predavanja i samih nastavnika i p redavača bude efikasniji i

profesionalniji. Ova Strategija treba da bude bitna u promociji naših zajedničkih reformi za jedan kvalitetan

i transparentan obrazovni sistem, gde su u fokusu građani koji treba da budu u stanju da svojom slobodnom

voljom u kratkim vremenskim periodima budu u stanju da komuniciraju jedni sa drugim uz niske i efikasne

troškove koji prate takvu komunikaciju. Poboljšanje komunikacije i saradnja u procesu reformisanja i

decentralizacije sektora obrazovanja predstavlja poseban izazov , jer sveobuhvatna komunikacija

predstavlja jedini put ka poboljšanju kvaliteta u obrazovanju. Razmena informacija, komunikacija između

nivoa treba da bude preferirana kao i način institucionalizovane komunikacije u Republici Kosovo. Ova

Strategija stvara jednu mogućnost da sektor obrazovanja ima jedan institucionalizovani okvir

komunikacije. Ovim dokumentom projektujemo jezik komunikacije, ciljeve poruka, osnovne vrednosti

komunikacije, vremenske rokove. Za dalje od toga, samim sprovođenjem ove strateg ije osiguravamo

protok informacija, efikasno učestvovanje javnosti i civilnog društva a pored toga garantujemo platformu

komunikacije na javnim debatama. Trendovi formalne i neformalne komunikacije, unutrašnje i vanjske,

među osobama i javne, direktne i indirektne komunikacije, vertikalne i horizontalne su rukovodeći principi

ove strategije koja je posvećena svima onima koji su na bilo koji način povezani sa sektorom obrazovanja.

Zajedno sa Strategijom za visoko obrazovanje na Kosovu 2005-2015, Strategije za pred-univerzitetsko

obrazovanje 2007-2017, Strategija za poboljšanje komunikacije u sektoru obrazovanja na Kosovu

predstavlja osnovu za jedan generalni i integrisani pristup obrazovanju na Kosovu. Tako da smo uvereni

da smo postigli široki politički, građanski i profesionalni konsenzus za realizovanje naših objektiva i takva

vrsta pristupa je dovela do toga da smo u strategiji uspeli da obuhvatimo interese i posebnosti svih

društvenih grupa i da sprovođenje ove strategije ima jednu širu podršku svih interesnih strana u ovom

procesu.

Mi smo zahvalni na angažovanju svih aktera koji su učestvovali u ovom procesu , koji su svojim

opomenama, sugestijama i predlozima obogatili nacrt strategije koji je prethodno pripremljen od strane

radne grupe. Ovom prilikom, želim da izrazim moju zahvalnost kao i zahvalnost mog ministarstva

(MONT) svim članovima radne grupe kao i za podršku koju je pružio GIZ i svima onima koji su

učestvovali u pripremi ovog veoma bitnog dokumenta.

Sprovođenjem ove strategije za učenike, nastavnike i direktore institucija obrazovanja stvaramo

mogućnost da budemo bolje informisani i da samim tim postanemo deo Evro -zapadnih procesa i razvoja.

Puno uspeha svima!

Prof. dr. Ramë BUJA

Ministar obrazovanja, nauke i tehnologije

5


Tabela sadržaja

Predgovor ........................................................................................................................................................ 5

1. Uvod ........................................................................................................................................................ 7

1.6 Strategija komunikacije i saradnje u sektoru obrazovanja na Kosovu ................................................... 7

1.7 Potreba za Strategiju komunikacije ................................................................................................... 8

1.8 Stvaranje Strategije za komunikaciju ...............................................................................................11

1.9 Strategija ........................................................................................................................................12

1.10 Sprovođenje i menadžment Startegije za komunikaciju .....................................................................12

2 Vizija i ciljevi .............................................................................................................................................13

2.1 Vizija strategije za komunikaciju ......................................................................................................13

2.2 Ciljevi strategije ..............................................................................................................................14

3. Istorijat teoretskog sadržaja ...................................................................................................................15

Šta je komunikacija; (stilovi i način komuniciranja) ....................................................................................15

3.1 Orijentacioni koncepti .....................................................................................................................15

3.2 Stilovi komunikacije i menadžmenta ................................................................................................18

3.3 Metode komunikacije: kako preneti neku poruku .............................................................................20

4. Osnovni principi za poboljšanje komunikacije ........................................................................................23

4.1 Date informacije koje su na raspolaganju, u potrebno vreme i

dovoljno za donošenje odluke u sistemu obrazovanja .................................................................... 24

4.2 Redosled protoka informacija za sprovođenje odluka ......................................................................25

4.3 Aktivno učestvovanje građana i civilnog društva je poboljšano u debatama o strategiji obrazovanja ............................................................................................... 27

Dodatak ......................................................................................................................................................28

I. Komunikacija u praksi – studije nekih slučaja ....................................................................................28

II. Planirani koraci za razvoj i sprovođenje

Strategije za komunikaciju u obrazovanju ......................................................................................... 46

III. Sredstva efikasne komunikacije među ljudima u vezi sa poslovnim temama .......................................47

IV. Komunikacija na nivou demokratskog rukovodioca ...........................................................................53

6

1 Strateški plan za obrazovanje predstavlja sektoralni pristup koji je programiran kako bi odredio glavne elemente sektora i kako ih treba razviti i

unaprediti tokom budućeg vremenskog perioda.



1. Uvod Prvo poglavlje razmatra generalni kontekst Strategije za komunikaciju u okviru

sektora obrazovanja; sektoralna uputstva za obrazovanje, mandat i fokus

Strategije za komunikaciju, neke bitne aktuelne aspekte komunikacije, kao i

institucionalno-pravnu strukturu, u okviru koje svrstavamo Strategiju za

komunikaciju.

1.1 Strategija za komunikaciju i saradnju u sektoru obrazovanja na Kosovu

Vlada Republike Kosovo, Ministarstvo obrazovanja, nauke i tehnologije (MONT) razume i

podržava potrebu za jednom strategijom komuniciranja u samom sektoru obrazovanja na

Kosovu. U okviru Strateškog plana za obrazovanje na Kosovu 2011-2016 (SPOK)11 koji je

identifikovan i posmatran kao veoma bitan sa puno izazova pa se javila i potreba za

poboljšanjem komunikacije i saradnje za dalje sprovođenje procesa reformi i decentralizacije u

sektoru obrazovanja.

Sa tim u vidu ova strategija za komunikaciju predstavlja zajednički okvir za sve aktere u sektoru

obrazovanja na Kosovu sa svojom vizijom koja ima za cilj sledeće:

"Sveobuhvatna i efikasna komunikacija između svih relevantnih aktera u sektoru obrazovanja

vodi direktno ka poboljšanju kvaliteta i efikasnosti sistema obrazovanja na Kosovu."

Komunikacijom se uspostavlja veza između individualnog ponašanja, organizacione strukture i

rukovođenja. Promene u komunikaciji mogu biti rezultat reforme obrazovanja, ali isto tako

mogu biti i stimulacija za šire promene u organizacijama i modelima saradnje.

Glavni fokus strategije za komunikaciju se oslanja na:

• Povećanje razmene i protoka informacija u procesu sprovođenja SPOK-a i ostalih reformi

u sektoru obrazovanja;

• Poboljšani prenos odgovornosti sa centralnog nivoa na opštinski nivo kao i sa opštinskog

nivoa na nivo same škole.

Strategija za komunikaciju predstavlja orijentacione principe i uputstva za komunikaciju u okviru

sektora obrazovanja.

Cilj joj je poboljšanje komunikacije na svim nivoima obrazovanja na Kosovu, kao što je centralni

nivo (osoblje MONT-a), opštinski nivo (Opštinski direktorijati za obrazovanje) i škole. Ona isto

tako obuhvata i komunikaciju sa civilnim društvom, sredstvima informisanja i datim

profesionalcima koji su povezani sa našim radom.

7

STRATEGIJA KOMUNIKACIJE ZA SEKTOR OBRAZOVANJA

1.2 Potreba za strategiju komunikacije

Republika Kosovo, iako spada u novije države, sa puno izazova, pretenduje da se razvije u jednu

modernu demokratsku zemlju sa decentralizovanom upravom. Vlada Kosova ima za cilj

postizanje progresa i brzih reformi u svim oblastima, obuhvatajući i obrazovanje.

Demokratizacija, decentralizacija i visoki stepen razvoja su neprestani izazovi.

Sistemi uprave, na više nivoa, kao što je decentralizovana administracija obrazovanja na Kosovu,

zahtevaju bolju međusobnu saradnju i redosleda od centralizovane vrste administracije i

upravljanja.

Različiti autoriteti i uprave treba da budu sinhronizovani na način da bi mogli da ostvare svoje

zajedničke ciljeve. Zbog toga se zahteva visok stepen efikasnosti u komunikaciji, kao i puno

različitih vrsta komunikacije. Sektor obrazovanja na Kosovu se nalazi u procesu brzih reformi

koje imaju za cilj poboljšanje kvaliteta u obrazovanju, koje treba da bude u skladu sa Evropskim

i međunarodnim standardima. Zakoni i nova administrativna uputstva su u punom skladu sa

kriterijuma EU, koji jačaju proces decentralizacije u svim oblastima, koji obuhvataju i

obrazovanje. Ovi novi zakoni i administrativni uputstva isto tako imaju uticaja na komunikaciju u

okviru sektora obrazovanja.

Rezultati analiza za procenu potrebe za komunikacijom koje su sprovedene u sektoru

obrazovanja na Kosovu su identifikovali sledeće aktuelne primere prakse u komunikaciji, sa

kojima se trebamo baviti u okviru konteksta ove strategije za komunikaciju:

Aktuelna praksa Obrazloženje za poboljšanje

Neformalna usmena komunikacija

Postoji želja za jedan stil lične usmene

komunikacije pre nego za pisanom

komunikacijom koja ostavlja tragove.

Stupanje u kontakt sa nekim na

poverljiv način (na primer, za

zakazivanje sastanka, hitne

informacije, itd.) generalno se obavlja

preko poziva mobilnim telefonom ili

nekom kratkom porukom sa mobilnog

telefona (sms). Elektronska pošta

(e-mail) se manje koristi, internetska

veza ne pokriva čitavo Kosovo; postoje

i razlike oko ovog pitanja između

različitih generacija.

i) Usmena komunikacija je mnogo otvorenija za

nesporazume od one pisane.

ii) Komunikacija u pisanoj formi je efikasnija u

tome da osigura da svi određeni akteri

primaju istu poruku, a time štedimo rad i

vreme za kontaktiranje osoba jednu po

jednu.

iii) Komunikacija u pisanoj formi može biti

prevedena na različite jezike pa time jača

uključenje svih zajednica na Kosovu.

iv) Povećava održivost i transparentnost

komunikacije jer je dokumentovana i može

se lako pratiti.

v) Standardi, forme i formulari mogu biti

pripremljeni i harmonizovani da pomognu u

komunikaciji.

8


Neplanirani sastanci (ad-hok)

Planirani sastanci i efikasan timski rad

još uvek nisu uobičajena praksa. Pozivi

za sastanke se pripremaju ad-hok,

veoma često bez dnevnog reda ili pisma

za obrazloženjem koji nedostaju, a

često se ne vodi i zapisnik sa sastanka.

Sastanci se momentalno koriste za

raspodelu informacija bez rasprave i

povratnih informacija.

i) Sastanci su efikasniji ako se planiraju na

vreme a učesnici su obavešteni o temi

sastanka tako da dolaze pripremljeni.

ii) Efikasnije se radi ako se ne fokusiramo samo

na raspodeli informacija nego posebno na

diskusiju, reflektovanje i povratne

informacije tokom sastanka.

iii) Kako bi neprekidno osigurali profesionalni

rad, odluke trebaju biti dokumentovane u

vidu zapisnika sa sastanka, u kojemu je

vidljivo vreme, odgovornosti i kako treba

dostaviti svim relevantnim akterima.

Profesionalni izveštaj koji je politički obojen Neke odluke su vidljivo politički

obojene gde se vidi pripadnost nekoj

partiji.

i) Odluke trebaju biti zasnovane na

činjenicama i podacima.

ii) Odluke su mnogo efikasnije kada se uzmu

u obzir različite tačke gledišta svih

relevantnih aktera na adekvatan način u

ovom procesu.

Službena komunikacija Službena komunikacija, pored ostalog

(zakoni, pod-zakonski akti,

administrativna uputstva, odluke,

podnesci, preporuke, itd), se ne

smatra obavezujućom pa se samim tim

sprovodi samo ako je primljena u

pismenoj formi i uz original potpisa.

Samo fizički dokumenti koji su

potpisani se smatraju zvaničnom

komunikacijom na osnovu koje se

deluje. Time se smanjuje uloga

elektronske komunikacije.

i) Mnogo je efikasnije prihvatiti pisanu

komunikaciju (obuhvatajući i potpise) preko

elektronske pošte (e-mail), posebno imajući u

vidu ruralne zone, veliku udaljenost, itd.

ii) Uloga elektronskog dopisivanja se smanjuje

samo zbog potpisanih fizičkih dokumenata

koji se smatraju validnim.

9


Jednosmerna komunikacija Obaveštenje o prihvatanju poruke nije

uobičajena praksa. Time se stvaraju i

poremećaji u komunikaciji od gore ka

dole: čak iako oni na visokim

pozicijama u hijerarhiji šalju poruku,

čiji autoritet za slanje i/ili

sankcionisanje delovanja u skladu sa

pravilima se ne sprovodi u realnosti

onoliko koliko treba.

i) Oni koji dostavljaju poruku – posebno u

horizontalnoj komunikaciji i od dole ka gore,

mogu ostati bez znanja da li je ta osoba

primila poruku.

Nedostatak komunikacije između nivoa Postoji vrlo malo razmene informacija

i poslova u ekipi o profesionalnim

pitanjima unutar i između različitih

nivoa u decentralizovanom sistemu

obrazovanja.

i) Radne grupe unutar i između različitih

nivoa u decentralizovanom sistemu

obrazovanja osnažuju zajedničko

razumevanje strategija i koncepta i

dubljeg shvatanja izazova koje i jedni i

drugi imaju.

ii) Zahteva se odgovarajući put za

među-institucionalizovanu debatu o

sledećim temama: pitanja kvaliteta u

obrazovanju, procesi razvoja nastavnog

plana, odluke o imenovanju kandidata na

pozicije, Politički uplitaj u profesionalne

oblasti obrazovanja, motivisanje osoblja,

zakoni i uredbe u decentralizovanom

sistemu, stilovi rukovođenja, itd.

10


Nedostatak javnih debata i

učestvovanje civilnog društva

Javne debate, dijalog sa civilnim

društvom ili izveštavanja u štampi o

pravim dilemama o strategijama

obrazovanja koje dolaze uz

decentralizaciju ili razvoj nastavnog

plana, nisu stvorene navike.

Sa strane civilnog društva, javne debate

o obrazovanju i aktivnosti civilnog

društva povezane sa obrazovanjem još

uvek ne predstavljaju uobičajenu

praksu. I štampa pa i druga sredstva

informisanja koji predstavljaju ili

doprinose u formiranju javnog mnjenja

ili samosvesnosti javnosti u vezi sa

obrazovanjem, skoro da ne postoje.

Nedostatak javne podrške/lobiranje za

bolje obrazovanje.

i) Profesionalne javne debate o obrazovanju;

ii) Osnaživanje učestvovanja građana u sistem

obrazovanja;

iii) Aktivno obuhvatanje civilnog društva u

diskusijama o pitanjima povezanim sa

obrazovanjem je karakteristika jedne

demokratske zemlje. Javna podrška i

lobiranje imaju kapaciteta da podstaknu

teme iz obrazovanja na dnevni red političkih

tema ove zemlje.

iv) Organizacije i civilno društvo artikulišu i

pregovaraju o grupnim interesima i

potrebama i na taj način doprinose

integraciji i socijalnoj koheziji.

v) Mediji su potrebni da emituju činjenice i

podatke ka javnosti.

vi) Osnivanje i funkcionalnost profesionalnih

udruženja na nivou države i njihovo

aktiviranje u javnoj debati o obrazovanju.

vii) Aktiviranje i angažovanje

sindikata u obrazovanju u javnim debatama

u vezi sa zaštitom prava nastavnog osoblja.

1.3 Stvaranje strategije za komunikaciju

Ministarstvo obrazovanja, nauke i tehnologije (MONT) je donelo odluku maja 2011 godine da

izradi strategiju za komunikaciju za sektor obrazovanja, kako bi mogli da poboljšamo

informisanje i komunikaciju između raznih interesnih strana u sistemu obrazovanja na Kosovu.

Uz podršku GlZ programa za povećanje kapaciteta u osnovnom obrazovanju(NKAF),

realizovana je zajednička aktivnost konsultacija i detaljnog planiranja tokom perioda septembar

2011 do oktobra 2012. Kao prvi korak obavljena je procena o potrebama komunikacije, sa ciljem

razumevanja trenutnih praksi u komunikaciji koje smo trebali poboljšati. 22 profesionalna

eksperta smo odabrali iz sektora obrazovanja na Kosovu koje smo intervjuisali u individualnim

razgovorima koji su trajali po sat vremena, u vezi sa njihovim stavovima oko potrebe za

komunikacijom u sektoru obrazovanja. Tako smo mogli da ocenimo i pravni i institucionalni

okvir povezan sa komunikacijom unutar sektora obrazovanja, jedna analiza institucionalnog sektora

realizovana je istovremeno. Razvoj strategije komunikacije obavljena je u uskoj saradnji sa

radnom grupom koja je formirana od strane Generalnog sekretara MONT-a. Jedinica radne

grupe, sastoji se od predstavnika svih nivoa sektora obrazovanja na Kosovu

11

STRATEGJIA E Komunikacije NË SEKTORIN E ARSIMIT

(MONT, ODO i škole). Strategija, koja obuhvata ciljeve i njenu viziju, dobijena u vidu

obavljenih radionica, diskusija i intervjua, u kojima su učestvovali svi glavni partneri u sektoru

obrazovanja na Kosovu.

1.4 Strategija

Strategija je jedan plan pripremljen za postizanje nekog cilja. Organizacije, udruženja i

kompanije pripremaju strategiju kako bi mogli da predstave svoju viziju i ciljeve na veoma jasan

način. Strategije uglavnom treba propratiti sa operativnim uputstvima (ciljevi, očekivani

rezultati, konkretne aktivnosti i budžetska sredstva) kako bi teoriju preneli na praksu. Strategije

u oblasti komunikacije sačinjavaju veoma bitno sredstvo, jer se time podstiče usvajanje

standardizovanih praksi i obostrana razmena informacija.

1.5 Sprovođenje i menadžment strategije za komunikaciju Strategija, u praksi treba da bude sprovedena od uključenih strana u samom sektoru

obrazovanja. Time se rukovodi implementacijom strategije komunikacija, a treba izraditi i

detaljan plan delovanja. Ovaj detaljan plan delovanja se poziva na izazove (poglavlje 1), ciljeve

(poglavlje 2) i uputstva za poboljšanje komunikacije (poglavlje 4). Plan delovanja treba da

identifikuje bilo koje potrebno administrativno uputstvo, razne aktivnosti povećanja kapaciteta,

izrada dokumentacija sa uputstvima, prezentacije i modeli, kao sredstvo poboljšanja

komunikacije, zajedno sa vremenskim rokovima za potrebne aktivnosti koje treba organizovati,

planirati i realizovati.

12


2 Vizija i ciljevi

I Drugo poglavlje predstavlja viziju strategije za komunikaciju i

ciljeve kojima težimo tokom njenog sprovođenja .

2.1 Vizija strategije za komunikaciju Vizija strategije za komunikaciju je:

Sveobuhvatna i efikasna strategija

između svih zainteresovanih partnerskih

strana u sektoru obrazovanja vodi ka

poboljšanju kvaliteta i efikasnosti u

sistemu obrazovanja na Kosovu. ¥

Cilj komunikacije je da komunikacijske kulturu napravi boljom uz etiku, iskrenost, toleranciju,

transparentnost, efikasnost, održivost, preciznije i profesionalnije u odnosu na zadatke koje

različite jedinice preduzimaju u sistemu obrazovanja.

Time obuhvatamo:

1. Profesionalna komunikacija treba da uvek obuhvata i koristi jednostavan jezik tako da

izjave budu formulisane na veoma jasan način pa poruke svako može shvatiti veoma

lako.

2. Čitava komunikacija treba da jasno izražava cilj poruke i treba imati u vidu kontekst u

okviru koje se ista šalje.

3. Komunikacija treba da poštuje osnovne vrednosti i ljudska prava i treba da uzmemo u

obzir strategiju obrazovanja i ostala povezana načela i principe.

4. Komunikacija treba da odredi vremenske rokove i odgovornosti kako bi podržali

redosled svih donosioca odluka u sistemu obrazovanja.

5. Komunikacija treba da pažljivo razmotri jezičku formulaciju kako bi mogli odrediti najbolji

način predstavljanja određene poruke.

13

STRATEGIJA KOMUNIKACIJE U SEKTORU OBRAZOVANJE

2.2 Ciljevi strategije

Ciljevi ove strategije za komunikaciju se odnose na povećanje komunikacije i redosleda aktivnosti

između MONT-a, ODO-a, škola i šire javnosti.

Ciljevi strategije su sledeći:

1. Relevantne informacije su dostupne u potrebnom vremenskom roku i dovoljne za donošenje odluka

sa dovoljno informacija u sistemu obrazovanja.

• Sve zainteresovane strane koje su deo procesa donošenja odluka su primili date i

sveobuhvatne informacije u pisanoj formi i na vreme.

• Donete odluke se zasnivaju na informacijama, podacima i potvrđenim činjenicama.

• Odluke razmatraju i uzimaju u obzir različite stavove glavnih partnera koji su bili

uključeni u proces diskutiranja i prethodnih pregovora.

• Odluke se prenose na transparentan način svim uključenim stranama tako da svi mogu da

razumeju ko donosi koju odluku, kada i zašto.

2. Protok informacija za sprovođenje odluka je ko-ordiniran

• Uloge, obaveze i odgovornosti svake strane su jasne.

• Svaka institucija priprema pravila i svoja načela o unutrašnjoj komunikaciji.

• Standardne procedure delovanja (SPD) za različite procese komunikacije su definisane,

obavezujuće su i ostavljene na raspolaganje svim zainteresiranim stranama koje su

uključene.

3. Efikasno učestvovanje javnosti i civilnog društva u debati o strategijama u obrazovanju je vidljivo

poboljšano.

• Platforme pregovaranja i diskusija za razne partnere u sektoru obrazovanja su osnažene

na takav način da se razgovara o zabrinutostima i lobira se za njihovo rešavanje.

• Službena komunikacija na javnim debatama, nove strategije i projekti reformi

osiguravaju učestvovanje šire javnosti i civilnog društva.

• Partnerstvo obrazovnih institucija sa sredstvima informisanja jača samosvesnost javnosti

u vezi sa potrebom za boljim obrazovanjem.

Zaključak: • Vizija i ciljevi strategije za komunikaciju se nadovezuju na poboljšanje u

profesionalizaciji u komunikaciji, stavove u komunikaciji, kao i pitanje samo-kontrole u

komunikaciji u sektoru obrazovanja. Informacije za bolje donošenje odluka,

transparentnost, odgovornost i redosled u decentralizovanom sistemu su osnova u

glavnim oblastima.

• Poglavlje 4 o uredbama i unutrašnjim pravilima nudi neka uputstva koja mogu da

doprinesu u ispunjavanju vizije i ciljeva. Kako bi strategija postala jedno operativno

sredstvo, rezultati i merljivi pokazatelji treba da budu određeni u kontekstu jednog plana

delovanja.

14

U nastavku smo predstavili neke osnovne definicije o komunikaciji:

• Komunikacija je površinsko predstavljanje mnogih stvari

koja ostanu ne iskazana2 primer:

ako nekom kažemo "vaš rad obavljate veoma dobro", mi isto

tako mislimo da je funkcionalnost veoma dobra [=

vrednost-procena]i da je dobra funkcionalnost korisna

u životu [= duboko ukorenjeno verovanje]


3. Istorijat teoretskog sadržaja

Šta je komunikacija; (stilovi i načini komunikacije) Treće poglavlje podvlači šta je u stvari komunikacija.

Poglavlje prikazuje kako faktor čoveka ima uticaja na komunikaciju, od

organizativne kulture, i kako ona utiče na ljude i institucije.

Predstavlja rešenja za metode komunikacije koje su povezane

sa ciljem komunikacije.

3.1 Orijentacioni koncepti

Onoliko koliko je istina da komunikacija podrazumeva način na koji govorimo i pišemo jedni

drugima, istina je i da komunikacija predstavlja mnogo više od razmene informacija.

2 Ovde se pozivamo na model kulture Edgar Scheinit-a (organizaciona kultura i rukovođenje (1985) ISBN 1-55542-487-2)

15

ili

nezainteresovan


• Komunikacija predstavlja cikličnu

interakciju između onoga koji dostavlja

i primaoca poruke, kao na primer: ako

pišemo jedan e-mail mi nismo

obavešteni u vezi sa tim da li je on

primljen ili nismo dobili neki dati

odgovor, pa mi ne znamo da li poruka

stigla na željenu destinaciju, i time smo

ostali nezavršenog posla.

• Komunikacija se isto tako iskazuje u vidu

naših i drugih osećaja, sa određenim

ciljem, kao na primer: zamislite da sa

svojim najboljim prijateljem podelite neku

svoju privatnu stvar; a zatim zamislite

kako ćete o istoj stvari govoriti sa svojim

mužem ili suprugom; da li će doći do

promene u načinu vaše komunikacije?

• Komunikacija – nažalost i na radnom

mestu – veoma zavisi od naše

unutrašnje izgrađene ljudske

sposobnosti i od naših navika kojih

nismo svesni da u stotini jedne

sekunde pravimo razliku između

zainteresovanog ili

nezainteresovanog, kao na primer:

ako šaljemo poziv za sastanak sa

posebnim dnevnim redom i

zahtevamo potvrdu učestvovanja i

povratnu informaciju o dnevnom

redu, mi time imamo uticaja na njih da

nam odgovore pozitivno i

dobronamerno i to i oni koji ne

reaguju/koji su

kritičari/nezainteresovani.

Dostavljač / / /

kodiranje—>■ emitovanjei \

Primalac

,' dekodiranje ------------------------ ► razumevanje / /

----------------* -------------- obaveštenje o primanju < ----------------- 1

Daleko od

... straha,

pretnja

zainteresovan ---------------- ►

Pravo ....

Pristup

Nagrada

16


• Komunikacija je deo opšte kulture

ljudi i svih organizacija; ako

ostanemo unutar granica svojih

kultura mi teško da možemo

otkriti ove granice; ako se

susretnemo sa drugim kulturama,

veoma često to postaje izazovno

jer mi shvatamo svoja ograničenja

(i ne mora da znači da nam se to

sviđa), primer: da li znate neku

školu gde mnogo više hvale

nastavnike nego što ih kritikuju?

Zaključak:

• Komunikacija predstavlja jedno složeno pitanje, koje je dobro ispitano i razumljivo.

Održive promene u komunikaciji ne mogu se naručiti odozgo; promena u komunikaciji

podrazumeva da se promeni ponašanje, to ima uticaja i na osećanja, vrednosti,

poverenju, stavove pa čak i na nesvesne navike. Napori za promenu praktične

komunikacije bez ozbiljnog posvećivanja ovim osnovnim faktorima osuđena je na

neuspeh i nema ikakvih šansi da dovede do željenih rezultata.

• Komunikacija unutar jedne organizacije zavisi od određenih unutrašnjih struktura,

cilja i konteksta te organizacije: struktura podrazumeva načine donošenja odluka i

prihvatanja odgovornosti, cilj zahteva jedan mnogo direktniji pristup ili jedan pristup koji

ohrabruje šire učešće u komunikaciji. Samim tim se i komunikacija menja kada se menja

jedna organizacija.

• Ako se tako nešto ne dešava, onda ostarele strukture komunikacije u stvari smetaju u

razvoju i organizacionoj reformi.

17


3.2 Stilovi komunikacije i menadžmenta

Ovaj deo je u vezi sa uticajem situacija i okolnosti na stilove

komuniciranja. To je pre svega u vezi sa izborom koje treba da obavi

svaka osoba, na način na koji oni rukovode, kako se ponašamo

i kako komuniciramo.

Sa centralizovanih ka demokratskim stilovima: kretanje sa pozicije rukovodioca ka pozicije pratioca Jedna od glavnih tranzicija kroz koju Kosovo i sektor obrazovanja prolaze je promena

centralizovanog mentaliteta javnog sektora u savremenu i decentralizovanu javnu administraciju.

Sami tim i načine komunikacije treba prilagoditi:

• U centralizovanom sistemu, svaki rukovodilac ili menadžer ima jasnu poziciju

- uglavnom – u jednoj hijerarhiji. Vi ili izdajete drugima naredbe (= šef) ili treba da

ispunjavate naredbe drugih (= zavisite).

• U sistemu koji je potpuno decentralizovan, rukovodilac ili menadžer ima ovu

poziciju zbog svoje funkcije ili svog mandata, kada treba da uveri svoju ekipu da

ispunjava svoje zadatke. Zaposleni su ti koji nekog čine rukovodiocem, tako da i

rukovodioci ne mogu da postoje bez svojih pratioca. Odlični rukovodioci imaju

verne zaposlene radnike.

• U demokratskom sistemu, kao rukovodilac, vi menjate svoju poziciju i povremeno

ste rukovodilac a ponekad vi pratite druge.

• U demokratskom sistemu, pratioci treba da znaju i veruju da komentari i

i njihov doprinos u prikupljanju informacija i pratećih odluka koje se donose

na osnovu ovih poslednjih, stvarno su mnogo bitne i vredni su deo procesa

(drugim rečima komunikacija i izveštaji na koje se oni odnose, su pre svega iskreni).

Ako neko zamenjuje dužnost' između rukovodioca/menadžera i pratioca na istoj poziciji,

korisno je da se i stilovi komunikacije time prilagode.

"Inteligentno prelaženje sa različitih stilova", kako bi se prilagodili nekoj situaciji treba da bude moto.

Fleksibilnost u stilovima komunikacije i ciljano rešenje od više stilova može se i treba naučiti.

Različite situacije zahtevaju različite stilove menadžmenta i komunikacije Decentralizacija u današnjoj situaciji određuje ovlašćenja ili odgovornosti i obaveze kao i uloge u

donošenju odluka, zajedno sa resursima na različitim nivoima uprave. Ovde se sprovodi princip

subsidijarnosti3. Pošto postoji više donosioca odluka, koji imaju različite poglede u demokratskom

procesu,

3 Princip subsidijarnosti je određen u članu 5 u Povelji Evropske Unije. Princip subsidijarnosti osigurava da se odluke donose bliže i u saglasnosti sa samim građanima .

18


potreban je viši stepen ko-ordinacije u poređenju sa centralizovanim sistemima.

Unutar okvira ovih administrativnih instrukcija za donošenje odluka, komunikacija ovde ima

odlučujuću ulogu: bolje odluke se zasnivaju na najboljim informacijama, a delimično to je zbog

cifara kojima svi trebaju imati pristupa generalno gledajući i poverljivih činjenica, delimično

zbog različitih percepcija, shvatanja i procenjivanja od strane ljudi. U donošenju odluke, ovo

zadnje je mnogo bitnije od objektivnih podataka. Zato je i dokumentacija najbitnija zbog dva

aspekta:

• Povećanje protoka objektivnih informacija za posebne odluke koje donose odgovorne

agencije; i

• Omogućava onima koji donose odluke da stave na diskusiju i podele svoje

nadgledanje, interpretaciju, donete sudove i vrednosti pitanja o kojima treba doneti

odluku, kako bi došli do konstruktivnog sporazuma i odgovornih odluka.

Zaključak:

• NE postoji ni jedan "pravilan ili pogrešan" stil komunikacije i menadžmenta/rukovođenja,

jer potrebe i različite situacije zahtevaju različite načine rukovođenja i komunikacije.

• Tako da, posebna je potreba situacije, kao i organizaciona želja ona koja određuje

odgovarajući stil komunikacije.

• U javnoj demokratskoj službi, prelazak iz uloge rukovodioca u ulogu pratioca predstavlja

veoma bitnu sposobnost svakog menadžera.

• Rešenje za efikasan menadžment i stilove komunikacije manje zavisi od samog osoblja;

ono ima veću potrebu da se prilagodi posebnoj situaciji u menadžmentu. Sa tim u vidu,

menadžer kao komunikativan treba da radi na svojim sposobnostima:

• kako bi identifikovao posebne situacije i okolnosti,

• kako bi odabrao odgovarajući stil menadžmenta, i

• da radi na novim sposobnostima kako bi koristio razne stilove na efikasan način.

19


3.3 Metode komunikacije: kako poslati poruku

Ovaj deo predstavlja različite metode komunikacije koje su povezane sa ciljem

komunikacije. Tokom odabira efikasnih instrumenata komunikacije, vizije i

principa organizacije, glavnih poruka, ciljanih grupa i njihovih stilova komunikacije

sve zajedno spadaju pod: "Forma prati funkciju". U daljem tekstu predstavljamo

nekoliko alternativa "ili - ili", i nekoliko načina po kojima možemo kombinovati

instrumente. U praksi, veoma je bitno da budemo jasni oko metode komunikacije

koju odabiramo za postizanje određenog cilja . Osnaživanje odgovornosti i

transparentnosti su osnovni ciljevi svakog odabira.

Koja metoda komunikacije je odgovarajuća

za određeni cilj? ff

Neformalna i formalna komunikacija Formalna komunikacija uglavnom prati službenu liniju autoriteta i obavlja se u pisanoj formi, koristi

se logo i potpis (koji može da stoji na papiru ili u današnje vreme sve više se obavlja na

elektronski način), a zatim se odnosi u dosije ili arhivu radi institucionalne evidencije.

Neformalna komunikacija uglavnom se obavlja usmeno, "neslužbeno", a poznata je i kao "vinova

loza". Za cilj ima prenošenje informacija – i da ima neki uticaj na osobe kojima se prenosi poruka

– bez ikakvih obaveza za osobu od koje dolazi poruka. Ovakva komunikacija je česta kod grupe

ljudi koji su u rodbinskim vezama, uglavnom je povezano i sa verom. Neformalna komunikacija

je usmena, ali se izražava i u vidu jednostavnog pogleda, znaka ili tišine. često se dešava da ostane

neshvaćena, razumljiva samo za osobe koje su upoznate sa kontekstom, spontana je i raznovrsna.

Unutrašnja i vanjska komunikacija Unutrašnja komunikacija se bavi unutrašnjim organizacionim pitanjima i sa osobama unutar jedne

jedinice (jedinica može biti odeljenje, ODO kancelarija, škola, MONT, Kolegijum ODO, organ

uprave škole, savet koji organizuje neko dešavanja, itd).

Vanjska komunikacija se pre svega bavi prelazom granica među jedinicama. Za vanjski deo, postoje odnosi na osnovu hijerarhije, kolegijalnosti, klijenta ili javnosti gde se

obavlja izveštavanje i informisanje. Date odluke se donose na osnovu elemenata unutrašnje

komunikacije koja se treba podeliti i na vanjski deo. Osim toga, vanjskom komunikacijom se

rukovodi na osnovu dobro izraženih ciljeva u jedinici. Dizajnira se i predstavlja na način koji

predviđa moguće reakcije onih koji primaju poruke.

20


Željeni efekti rukovode vanjskom komunikacijom.

Lična i javna komunikacija Lična komunikacija se smatra i komunikacijom "u četiri oka". Uglavnom se dešava "oči u oči".

U vezi je sa svim stvarima koje se javljaju između dve osobe u jednoj organizaciji: u aspektu

hijerarhije između menadžera i osobe koja je pod njegovim/njenim direktnim autoritetom,

između kolega na istom nivou ili između dve osobe iz različitih odeljenja .

Javna komunikacija u formi javnih izjava i deklaracija se bavi pitanjem jednog drugog sistema.

Veoma je bitno napraviti razliku i odabir o tome koga treba obuhvatiti u poruci, ili šta treba kazati

imajući u vidu audijenciju kojoj se obraćamo.

Direktna i i indirektna komunikacija: Direktna komunikacija omogućava direktan kontakt između dostavljača i primaoca, između jedne

organizacije i ciljanih grupa: sve vrste ličnih kontakta kao na primer posete od vrata do vrata;

kampanja na ulici, telefonski pozivi, itd. su sredstva direktne komunikacije, ali isto tako i

posteri, brošure, internet stranice i novine.

U indirektnoj komunikaciji, poruka se šalje preko nekog posrednika, na primer novinar (sredstva

javnog informisanja), agencije za javne odnose, rukovodioca ili lidera (multi-plikovano) javno

mnjenje, zvanični predstavnici političkih partija kod mesta za glasanje, članovi skupštine, glave

porodice ili starija lica, ali i korisnici socijalnih sredstava informisanja (facebook, twitter, ...). Sve

ovo pomenuto predstavlja indirektnu komunikaciju i može da promeni uloge dostavljača i

primalaca poruka.

Horizontalna i vertikalna komunikacija • Vertikalna komunikacija se sastoji od:

• ponuda odgovarajućih informacija (vizije, ciljevi i strategije, obaveze,

objašnjenja, odluke, instrukcije za motivisanje) kako bi se neki posao obavi,

ili za poboljšanje funkcionalnosti zaposlenih;

• izveštaj o progresu i performansama na poslu, (dostignuća, problemi,

žalbe, objašnjenja, promene osnovnih uslova, podaci potrebni za donošenje

neke odluke, predlozi, ...)

• Horizontalna komunikacija (ili sa strane) podrazumeva razmenu informacija

između odeljenja ili funkcionalnih jedinica, ili razmena informacija

između različitih organizacija koje se mogu smatrati da su na sličnom

nivou. Ljudi na istom nivou komuniciraju direktno bez upotrebe

hijerarhije u samoj organizaciji.

21


Komunikacija/dijagonalna matrica ili komunikacija u mreži • Dijagonalna komunikacija posebno je potrebna u institucijama koje koriste grupni rad, radne

grupe, rukovode projektima kao delo više odeljenja ili više organizacija. Realizuje se na

funkcionalan način preko menadžera i zaposlenih u različitim jedinicama rada a ne

rukovode se od strane statusa hijerarhije osoba u organizacijama iz kojih dolaze i

predstavljaju. Rad sa dijagonalnom komunikacijom je deo samo-organizacije. Dijagonalna

komunikacija povećava solidarnost u ljudskim odnosima pre svega. Ona omogućava

različitim jedinicama da razumeju uzajamne odgovornosti, i da omoguće uzajamno

delovanje i učestvovanje.

• Sledeće poglavlje se bavi unutrašnjim uredbama i uputstvima za poboljšanje komunikacije

u institucijama/agencijama obrazovanja kao i u organizacionim jedinicama na svim

nivoima obrazovanja.

22


4. Osnovni principi za poboljšanje komunikacije

Ovo poglavlje se bavi komunikacijom iz ugla organizacionih

jedinica institucija i agencija na svim nivoima administracije

obrazovanja. Osnovni principi za poboljšanje komunikacije

pre svega se direktno odnose na i doprinose u ispunjavanju

tri cilja koja smo odredili u poglavlju 2.

One pokrivaju sledeće ciljeve:

• Da informacije budu na raspolaganju u potrebnom trenutku,

i dovoljne za donošenje odluka;

• Da protok informacija za sprovođenje odluka bude pravilan i po

redosledu.

• Da učestvovanje civilnog društva u političkim debatama o

obrazovanju bude podstaknuto.

Kako bi mogli da ispunimo ove ciljeve, treba da identifikujemo uputstva i uredbe na svakom

nivou administracije obrazovanja. Uputstva i unutrašnje uredbe trebaju biti određene od strane

svakog nivoa i različitih jedinica, uz pravilan poredak i prilagođene između institucija na način

da jedinice i nivoi zajedno funkcionišu za realizovanje SPOK-a.

Postoji velika raznovrsnost načina, kanala i instrumenata komunikacije. Opšta pravila treba da

budu usvojena i da budu obavezujuća za sve, uz propisane sankcije ako se ne sprovode.

Uputstva i uredbe ovde podrazumevaju jasan način, detaljno određen, usvojen i dokumentovan

kako se donose odluke, koga treba obuhvatiti u kojoj odluci, koji su standardni zahtevi za

informacije za donošenje odluka, kako se izveštava unutrašnjim strukturama, kako ide protok

informacija. U sistemu obrazovanja, određena jedinica za koju se sprovodi takva uredba, treba da

bude identifikovana na realan način. Korisni kriterijumi za razlikovanje jedne jedinice od druge

mogu biti sledeći:

• Rad treba da bude različit i jedinstven od ostalih (na primer MONT, svako ODO i

svaka škola)

• Ima određen broj članova, i/ili

• Praktikuje – ili garantuje – sprovođenje načela i određenih procedura (na primer

inspektorijat, ODO kolegijum, revizija itd., ...)

23

STRATEGIJA KOMUNIKACIJE U SEKTORU ORAZOVANJA

4.1 Određene informacije su na raspolaganju, u potrebnom trenutku i dovoljne su za donošenje odluka u sistemu obrazovanja

Osnovni principi za proces planiranja: • Obuhvatite sve članove ekipe u zajedničkom planiranju i prethodno osigurajte da svi

imate potrebni materijal;

• Koristite standardni formular za planiranje;

• Podstaknite otvoreni razgovor o izazovima tako da sve informacije budu uzete u obzir

tako da planiranje bude realno;

• Fokusirajte se na strateške informacije i koristite/zahtevajte empirijske podatke o

donošenju odluka;

• Dokumentujete rezultate planiranja i dogovora o odgovornostima i pošaljite svima

drugima upotrebom elektronske pošte: ko šta treba da uradi, sa kim i kada?

• Identifikujte dupliciranje (dvostruki rad) sa interesnim stranama/ostalim jedinicama i

spojite zajedničku energiju koja se zasniva na ciljevima i planiranju.

Osnovni principi za komunikaciju odluka: • Odluke objavljujte u pisanoj formi, šaljite zapisnike i zahtevajte potvrdu o njihovom

primanju;

• Praktikujte upotrebu komunikacije u pisanoj formi elektronskom poštom (e-mail) umesto

komunikacije preko telefona kao standard za sve nivoe sistema obrazovanja za

komunikaciju koja je efikasna, sveobuhvatna i transparentna. Svi trebaju osigurati po

jednu adresu elektronske pošte (e-mail adresa) koja je funkcionalna i da je kontrolišu

makar jednom dnevno.

• Ohrabrite pisanu komunikaciju upotrebom "prijateljskog govora" na greške koje se dese;

• Dokumentujte sporazume i zajedničke aktivnosti i raspodelite sve relevantne informacije

kod svih vaših partnera, a zahtevajte i potvrdu o primanju poruke;

• Ponudite sveobuhvatne informacije u pisanoj formi o ciljevima, koracima u procesu,

vremenskim rokovima i odgovornim osobama u glavnim procesima promena, kako bi

osigurali da sve interesne strane budu upoznate oko stanja (koristite internet stranice

koliko god je to moguće)

• Informišite sve uključene stranke, u pisanoj formi za formiranje radne grupe i

komunicirajte o ciljevima i obavezama.

Sastanci • Osigurajte da bitna dokumenta i pozivnice budu poslate preko e-majla; zahtevajte i

potvrdu o primanju poruke;

• Pozovite učesnike preko e-maila najmanje jednu nedelju pre sastanka: zahtevajte potvrdu

učestvovanja na sastanku;

24


• Pošaljite prethodno dnevni red svim učesnicima i zahtevajte povratnu informaciju;

dokumentujte odluke, odgovornosti, dalje krake i vremenske rokove

u zapisnik sastanka, koji treba da bude spreman i da se dodeli učesnicima

kako bi dobili povratne informacije u okviru određenog roka;

• Održavaju se redovni sastanci između organizacionih jedinica na nivou posla;

• Povezivanje na prethodni sastanak u vidu zapisnika davajući tako informacije

za dalje korake, usvaja se zapisnik, razjasne se otvorena pitanja i diskutira se o

podignutim pitanjima;

• Osnažuje se učestvovanje i doprinos svih članova unutar sastanaka, delegiranjem

zadataka i odgovornosti;

• Organizovanje sastanaka za obaveštavanje na svim nivoima gde se predstavljaju novi

zakonski dokumenti svim interesnim stranama (u standardnom formatu kao što je PPP,

priručnik, itd..)

4.2 Redosled protoka informacije za sprovođenje odluka

Osnovni principi za protok informacija u sprovođenju odluka • Osigurajte da ekipa/jedinica jednako razume zajedničke ciljeve i zadatke;

• Sprovodite redovno izveštavanje o postignutom napretku u sprovođenju planiranja

(monitoring): izveštaje treba dostaviti u pisanoj formi uz upotrebu standardnog formulara

koji je usvojen i potpisan od strane autora;

• Na redovnim sastancima razmenite informacije oko sprovođenja planiranja i

razmatranja o izazovima sa kojima se suočavate;

• Ponudite mogućnost za povratne informacije i zajedničko učenje;

• Složite se o standardima za kvalitetno izveštavanje;

• Izveštavanje treba da se kreće u dva pravca: "od dole ka gore" i "od gore ka dole"

• Standardni izveštaji olakšavaju prenošenje informacije za različite ciljeve

(višestruka upotreba)

• Razjasnite vremenske rokove koji obuhvataju i pripremne vremenske periode;

Zadaci i odgovornosti • Razjasnite zadatke na osnovu postignutog dogovora tokom planiranja, dopunjujući

službeni opis radnog mesta (ili obavljanjem zamene u slučaju da opis ne postoji): Svaki član

je jednako odgovoran;

• Koristite "pomoćno sredstvo kako bi pokazali da niste u kancelariji - out of office

assistant" i obavestite o svojoj zameni;

• Komunicirajte u pisanoj formi sa aspekta hijerarhije i odgovornosti;

• Osigurajte da svaka jedinica razume doprinos koji nudi u sveobuhvatnom cilju (SPOK).

25


Standardne procedure delovanja treba koristiti po sledećem: • Povećajte poverenje u komunikaciju smanjenjem "koraka u komunikaciji" od dostavljača

do primaoca: iste informacije mogu da se istovremeno šalju dalje na različitim nivoima

(koristite funkciju Cc: (dostava kopije)

• Osigurajte korektan pristup datim informacijama svim članovima administracije u

obrazovanju, koji se bave i imaju uticaja na odluke koje se donose, i koje treba uključiti u

pripremu ovih odluka.

Ponuda osnovnih informacija ili istorijata i objašnjenja • Dizajnirate i ponudite prateće informacije za povezane dokumente, kao što su uputstva,

štampani materijal, priručnik, poster; ali isto tako obuhvatite i raspodelu informacija na

sastancima. Formulišite jedno pismeno obaveštenje sa objašnjenjima tokom raspodele

informacija.

Sistem arhive • Povećajte i ponudite pristup informacijama tako što se složite oko zajedničkog sistema

arhive: tako da podržite razvoj i dodatno prakticiranje kulture pisanja u javnoj

administraciji u sektoru obrazovanja, svaka jedinica treba da objavi i da na jedan

transparentan način ima na raspolaganju u svom sistemu arhiviranja. To se odnosi na

fizičku arhivu u vidu dokumenta kao i na elektronsku arhivu.

Administracija dokumentacije • Razjasnite status dokumenata upotrebom imena dokumenta, verzije, datuma, itd.

• Ponudite štampane beleške i materijal u pisanoj formi kao i u elektronskoj verziji.

Upotreba informativne tehnologije • Osnažite upotrebu modela koji su ponuđeni na kompjuteru za standardne procedure (na

primer, liste javne nabavke, zapisnik sa sastanka, itd.)

• Koristite što je više moguće formate koji su "prihvaćeni" u kompjuteru za svaku vrstu

procene, promocije, itd. da bi bilo što prirodnije i da se smanji opterećenje na radu.

• Razmenite i koristite dobre primere iz iskustva koji postoje kao što je na primer

elektronski katalog za obuku nastavnika kao i softver za administraciju obuke za

nastavnike.

26


4.3 Aktivno učestvovanje građana i civilnog

društva je poboljšano u debatama o obrazovanju • Stvorite forum za razmenu informacija i izazova, kao i za pronalaženje zajedničkih

rešenja između nivoa obrazovanja;

• Stvorite efikasne kontakte sa sredstvima informisanja a koristite i sredstva informisanja

za obaveštavanje javnosti oko sistema obrazovanja na Kosovu, sa ciljem dobijanja

podrške građana za bolje uključenje i kvalitet obrazovanja.

• Koristite internet/veb stranice sa ciljem obaveštavanja opštine, nastavnika i roditelja

u vezi sa aktivnostima koji su u daljem nastavku u okviru obrazovnog sektora.

• Objavljujte izveštaje i magazine (kao što su SMIA izveštaji) na internet stranici;

• Komunicirajte sa publikom preko elektronske pošte oko objavljene debate na internet

stranici, kako bi mogli da dobijete povratne informacija kao na primer, važni dokumenti,

itd.

• Komunicirajte sa publikom kroz debate na medijima (TV, radio, internet itd.)

• Komunicirajte sa publikom upotrebom magazina ili postera u vezi sa posebnim temama

i/ili ostalim dešavanjima kako bi osigurali učestvovanje;

• Redovno komunicirajte sa vanjskim interesnim partnerima kao što su partneri u razvoju,

uz pisani dogovor kako bi mogli da harmonizujemo i prilagodimo saradnji;

• Osnažite sadržajno poznavanje pitanja obrazovanja predstavnika medija

Sledeće poglavlje se fokusira na protok komunikacije u odabranim primerima ko ji su

identifikovani kao odlučujući za sektor obrazovanja. To je institucionalno-tehnički deo

poboljšanja komunikacije. Fokus u vidu logike, strukture, procedure za koje je korisna

metodologija dijagrama.

27


Dodatak I. Praksa u komunikaciji – studije nekih slučajeva Ovo poglavlje predstavlja studiju povezanih slučajeva sa procesom komunikacije u okviru sektora

obrazovanja na Kosovu. Njen cilj je da predstavi situacije iz realnog života, kako bi podržali

gornja poglavlja ove strategije, povezujući teoriju sa mnogo praktičnih primera svakodnevnog

rada. Studije slučaja su odabrane od strane radne grupe imenovane od MONT-a za razvoj opšte

strategije za komunikaciju u obrazovanju; glavni kriterijumi odabira su bili važnost primera za

sektor obrazovanja kao i njihova povezanost sa shvatanjem razmene informacija i redosleda

koraka. Uz inicijativu MONT-a usvojen je pristup učestvovanja u analizi studije primera slučaja,

kako bi mogli da stvorimo jednu grupu raznovrsnih eksperata, između kojih će se razviti dijalog i

pogodna debata kako bi prikupili sve podatke, doprinose i potrebne stavove; tako da smo

obuhvatili osoblje institucija Kosova za obrazovanje na svim nivoima (MONT, ODO i škole) kao

i predstavnici roditelja i međunarodne zajednice. Rezultati ovog sveobuhvatnog rada

predstavljeni su ovde u vidu preporuka za donošenje odluka u budućnosti. Metoda predstavljanja

dijagrama aktivnosti je smatrana najbitnijim kako bi opisali svaki tok informacija; ona omogućava

vizuelni pregled svih koraka u procesu. Razmatranje svakog koraka i faktora prakse u

komunikaciji predstavljeni su ovde u opisnoj formi4. Analiza studija primera sadrži opis gore

pomenutih koraka kao i praktične komentare i postojeće/planirane predloge za poboljšanjem. I

pored toga svi slučajevi se ne odnose na procese, sprovođenje kojih je počelo ili je završeno

tokom perioda pripreme ovog dokumenta, oni se razlikuju na supstancijalni način o tome kako su

predstavljene informacije, kao što je prikazano dole u tekstu:

• Studija primera (A): Sistem menadžmenta informacija u obrazovanju (SMIO)

SMIO je sada funkcionalan na svim nivoima a ovde su opisane njene aktuelne prakse;

kvadrati posle svakog opisnog dela sadrže moguće predloge za poboljšanje .

• Studija primera (B): Sprovođenje "Novog okvira nastavnog plana Kosova" (NPK)

Fokus je na komunikaciji tokom razvoja NPK-a, koji je sada izrađen i već se sprovodi u

vidu pilot projekata (jedan deo istih tek treba da krene). Sa tim u vidu, faktori postojeće

prakse komunikacije su uzeti u obzir za razvojnu fazu (u kvadratima posle opisa), dok

druga i treća faza predstavljaju sprovedenu/planiranu praksu koja je obogaćena

kvadratima koji sadrže predloge za poboljšanje.

4

Četiri dijagrama aktivnosti se nalaze u pratećem dokumentu.

28


• Studija primera(C): Procena "Funkcionalnosti nastavnika" (PFN)

PFN je jedan potpuno novi sistem, koji se trenutno nalazi u fazi razvijanja

pa su zbog toga svi opisni delovi zasnovani na aktuelnim planovima MONT-a, dok

kvadrati sadrže predloge za ozvaničenje različitih praksi komunikacije.

• Studija primera (D): "Uključenje roditelja u rad škole"

Uključenje roditelja u rad škole je regulisano na svojim širim principima,

ali je malo pažnje posvećeno procesu komunikacije sa njima; pa se zato i faktori koje smo

uzeli u obzir tokom analize fokusiraju na stavljanje u funkciju standardnih praksi

komunikacije.

29


Studija primera (A) - Sistem menadžmenta informacija u obrazovanju (SMIO)

SMIO je sistem pripremljen od strane MONT-a za menadžment informacija u sektoru

obrazovanja. Podržan je od kompjuterskog programa i ovde se razmatra još od stvaranja ad hok

strukture, kako one pravne, strateške i institucionalne (prva faza), sve do razvoja određenog

softvera zajedno sa modelima obuke za korisnike (druga faza), sve do njenog sprovođenja od

strane partnera na centralnom i lokalnom nivou (treća faza). Opis svake faze prati po jedan

kvadrat koji sadrži preporuke koje dolaze tokom učestvovanja u radu grupa.

PRVA FAZA - PRAVNI, STRATEŠKI i INSTITUCIONALNI OKVIR Jedan broj dokumenata pripremljenih od strane MONT-a predstavlja okvir za predstavljanje i

sprovođenje sistema SMIO. Za dalje od toga, sektor SMIO je osnovan u okviru Kancelarije za

planiranje i analizu u MONT-u. Od čitavog osoblja u Ministarstvu, samo njihovo osoblje ima

ekskluzivni pristup u SMIO. Oni su odgovorni za nadgledanje upotrebe SMIO, ponudu pomoći

korisnicima na lokalnom nivou preko onlajn i telefonskih linija, kao i u vidu terenskih poseta i

izveštavanja o podacima koji se unose u sistem.

Sva gore pomenuta dokumenta su predstavljena na internet stranici MONT-a i službeno su

objavljena. Osim toga, održani su informativni sastanci na centralnom nivou za prezentaciju

novina u SMIO za sve direktore ODO-a, koji su isto tako dobili uputstva da iste aktivnosti

ponove na opštinskom nivou za osoblje u školama.

Prva faza sadrži aktivnosti komunikacije (postavljanje na internet stranici MONT-a,

službeno objavljivanje, organizacija obaveštenja sa prezentacijom) koje su bez ikakve

sumnje temeljne.

Kako bi postigli optimalne standarde komunikacije, veoma je bitno da čitavo osoblje

koje se bavi sa sistemom SMIO (obuhvatajući i lokalno osoblje) stavi na raspolaganje sve

informacije u vezi sa zakonskim, strateškim i institucionalnim okvirom na svom radnom mestu,

imajući u vidu činjenice da: a) zvanična obaveštenja nisu dovoljno distribuirana na lokalnom

nivou; b) nemaju sve škole pristupa internetu tako da nemaju pristupa ni internet stranici

MONT-a.

Zbog ovog razloga, preporučuje se da: • Informacije se distribuiraju u pisanoj formi (možda u formi jednog dosijea) svim

ODO/školama, kao i

• Elektronske dosije treba poslati kao dodatak elektronskoj pošti (e-mail) svom relevantnom

osoblju.

• Uz dokumente uvek treba da sledi i pismo koje predstavlja sistem SMIO, jer je jasna

komunikacija u vezi sa prirodom i ciljem iste koja se dostavlja svom osoblju koje je

uključeno skoro isto toliko bitna koliko i ponuda samih sveobuhvatnih uputstva za

upotrebu sistema,

30


kako bi osigurali precizno i efikasno ispunjavanje zadataka.

• Svim partnerskim stranama treba ponuditi kontakt informacije za osoblje u SMIO

sektoru (idealno bi bilo kada bi za sve njih imali e-mail adrese i telefonske brojeve), kako bi

mogli stvoriti vezi od dole ka gore, čime omogućavamo direktnu saradnju uz inicijativu sa

lokalnog nivoa.

DRUGA FAZA – RAZVOJ SMIO I DISTRIBUCIJA UPUTSTVA Posle izrade zakonskog, strateškog i institucionalnog okvira, Svetska banka je podržala razvoj

jednog kompjuterskog programa, zajedno sa modelom za obuku i uputstva (priručnik i lekcije

preko upotrebe vide snimaka) za samo imenovane korisnike.

Server za SMIO je instaliran u sektoru SMIO u Kancelariji za planiranje i analizu MONT-a. Škole

koje imaju pristupa internetu mogu da direktno pristupe sistemu uz upotrebu lozinke (onlajn

metoda), dok je jedna aplikacija instalirana u tim školama koje nemaju pristupa internetu, kako bi

one mogle da alternativno ubacuju podatke (oflajn metoda).

Modeli obuke su direktno realizovani sa centralnog nivoa za sve buduće SMIO korisnike. Slično

tome, priručnik sa uputstvima za korisnike i lekcije u vidu video snimaka su integrisane u

kompjuterskom programu SMIO, i ilustrativno su prikazane učesnicima.

U ovoj fazi, dobro planirane aktivnosti omogućavaju da se lako stupi u kontakt sa svim ODO i

školama na direktan način, kako bi osigurali optimalnu distribuciju uputstava; pored toga,

integrisanje priručnika i lekcija u vidu video snimaka u sistem predstavlja veoma efikasan način

ostavljanja istih na raspolaganje svim korisnicima.

Kako god, preporučljivo je da priručnici i lekcije u video snimcima isto tako budu distribuirane

direktno u ODO i direktorima škola, u pisanoj formi i u elektronskoj formi (ovo poslednje treba

dodati e-mailu i zahtevati od primaoca e-maila da dalje distribuira svim korisnicima SMIO na

njihovom radnom mestu). Time smo a) osigurali da svaki SMIO korisnik ima ovaj materijal u

svojoj ličnoj arhivi, b) osiguramo jednu kopiju u slučaju kvara na sistemu ili u slučaju

gubitka/uništenja/demontiranja bilo koje od ove dve verzije, i c) omogućimo da više od jednog

korisnika u istoj instituciji ima pristupa istovremeno. Prirodno je da elektronski dosije ne može

doći do škole upotrebom elektronske pošte ako ta škola nema pristupa internetu, pa jedna

alternativa može da bude distribucija dosijea u CD kopiji jer se tako dosije može skinuti na

svakom kompjuteru. Ova druga procedura distribucije treba da predvidi i jedno prateće službeno

pismo sa jasnim uputstvima oko sadržaja i cilja dostave CD kopije.

31


Ako ne uzmemo u obzir koja opcija je preferirana za distribuciju uputstva oko SMIO, veoma je

bitno preduzeti sve mere kako bi se osigurali da svo osoblje u školama, ODO i u MONT-u koje

treba da se bavi elektronskim sistemom, bude u potpunosti obavešteno o načinu ispunjavanja

svojih dužnosti. Zbog ovog razloga, sve dok je preko potrebno planirati standardne metode

distribucije, kao što su obuka i priručnici, isto tako se preporučuje:

• Prilagoditi korisnicima i dizajnirati na fleksibilan način kako bi omogućili prilagođavanje

različitim lokalnim okolnostima;

• Uglavnom se fokusirati na praktično sprovođenje teorije i ako je moguće obuhvatiti sav

materijal koji je na raspolaganju – kada se materijal i lekcije u video snimcima

predstavljaju učesnicima tokom obuke, deo za pitanja i odgovore treba planirati na takav

način da se o njima diskutira tokom plenarnog dela.

TREĆA FAZA - UPOTREBA SMIO OD STRANE PARTNERA NA LOKALNOM I CENTRALNOM NIVOU Direktori škola trebaju ubaciti različite podatke u SMIO program, koji su ultimativno odgovorni

za preciznost i tačnost procedure unošenja podataka. U slučaju podataka oko škola i osoblja, ne

zahteva se njihovo prikupljanje, jer je ova vrsta podataka na raspolaganju direktorima škola tokom

čitavog vremena. U slučaju podataka za učenike, razredni starešina obavlja ulogu prikupljača

podataka na osnovu dnevnika odeljenja; zatim se ovi podaci unose u stranice programa Microsoft

Excel koji je osiguran od strane direktora škole, a zatim se kopija odštampa i dobija se pisana

forma.

Suprotno odgovornosti koju direktori škola imaju za prikupljanje i unošenje podataka u sistem, u

vezi sa tim koliko vremena oduzima ovaj posao, treba prihvatiti kao primer dobre prakse da se

prikupljanje podataka delegira razrednim starešinama a da se povremena kontrola obavlja od

strane direktora škole. Kako bi poboljšali prenošenje podataka o učenicima od razrednih starešina

do direktora škola i od njih do SMIO programa, savetuje se da se izbegne upotreba dosijea na

običnom papiru gde se podaci unose dva puta pa kao posledica toga dolazi do grešaka. Idealno bi

bilo kada bi SMIO program mogao da bude prilagođen tako da se dosijei mogu direktno ubacivati

u program: razredni u odeljenju bi onda mogli da direktno popunjavaju elektronski formular ad

hok, i tako automatski unosili podatke u sistem. Prirodno je da ovakvo radikalno prilagođavanje

nije moguće sprovesti u ovako kratkom periodu, ali ga treba ipak ozbiljno razmotriti ako se čitav

sistem ponovno razmatra. Pošto će u budućnosti svi dnevnici odeljenja biti u elektronskom

formatu, pa ovaj problem više neće postojati, tada će se podaci učenika prebacivati na automatski

način u SMIO. Za sada, preporučljivo je da se dosijei u programu Microsoft Excel razmenjuju

elektronskim putem – kao dodatak e-mailu tamo gde to uslovi dozvoljavaju, ili upotrebom vanjske

memorije (USB) ili sličnim načinom u školama koje nemaju pristupa internetu, čime sprečavamo

ručno unošenje podataka u program Microsoft Excel u okviru SMIO sistema.

32


Upotrebom onlajn metode (za škole koje imaju pristupa internetu), direktori škola unose podatke

oko škole, osoblja i svojih učenika na početku svake akademske godine a zatim dopunjavaju kad

god je to potrebno. Upotrebom oflajn metode (za škole koje nemaju pristupa internetu), direktori

škola skidaju sve podatke iz školskog kompjutera upotrebom jedne ad hok aplikacije, a zatim to

unose u SMIO na nekoj lokaciji gde imaju pristupa internetu (recimo u ODO kancelarijama,

Internet Kafeu ili u privatnoj kući), a u ovom primeru to znači jedan dodatan korak u procesu

između prikupljanja podataka i njihovog unošenja u sistem.

ODO imaju pristup koji im samo omogućava da čitaju dosije u SMIO programu pa su tako

odgovorni samo za kontrolu preciznosti i tačnosti unošenja podataka u sistem , kao i za

obaveštavanje MONT-a. Pošto oni nemaju pristupa primarnim izvorima podataka (koji se čuvaju

u školi), oni ipak mogu kontrolisati da li su podaci uneti uz vremensku preciznost, ali ne i njihovu

preciznost u vezi sa mogućim greškama. ODO mogu isto tako zajedno da izvuku izveštaje za

škole u okviru svojih opština – tokom perioda izrade ovog dokumenta, nije bila razvijena neka

praksa za izradu i predstavljanje izveštaja, iako su izvestili o upotrebi standardnog formulara.

Sektor posvećen SMIO u MONT-u je smatran zaključnim za sve unete podatke, kao i krajnja

lokacija u lancu komunikacije odozdo do gore koji vodi od škola. Oni pristupaju u SMIO kako bi

prikupili podatke za svrhu izveštavanja i izrade i razvijanja daljih politika. Automatski se kreiraju

statistički podaci na kraju svake godine i sačinjavaju materijal za magazin Ministarstva, ali ad hok

analize mogu da se isto obave na osnovu informacija unesenih u program SMIO i to u formi

tematskih izveštaja. Magazini i izveštaji se onda objavljuju na internet stranici MONT-a i

zvanično se objavljuju, tako da svi zaposleni u MONT-u, ostali koji su uključeni u sektor

obrazovanja (uglavnom ODO i osoblje u školama) kao i svi građani mogu da imaju pristupa svim

ovim stvarima. Pored toga, SMIO sektor predstavlja jedan od ciljeva povezivanja preko kojeg

MONT nudi podršku i pomoć u upotrebi sistema od strane korisnika na lokalnom nivou – i to u

vidu razmene i pomoći preko telefona ili upotrebom e-maila ili organizovanjem terenskih poseta.

Raspolaganje podacima i izveštajima dobijenih od SMIO programa na internet stranici MONT-a

i preko zvaničnog objavljivanja se može smatrati dobrom praksom komunikacije, ali da bi ona

bila optimalna, preporučuje se:

• Da se obavlja njihova javno objavljivanje od strane MONT osoblja, slanjem u ODO

i školama u vidu e-maila/faksa, jer se time povećavaju šanse da će osoblje na

lokalnom nivou pročitati i time se olakšava dalji generalni pristup tim

informacijama;

• Obratiti se odgovornom osoblju za pripremanje politika na centralnom nivou uz potrebne

e-mail poruke kojima su pridodati elektronski dosijei.

33


Kako bi afirmisali uspostavljanje dvostrane linije za komunikaciju, dalje se preporučuje da

kontakt informacije (e-mail adrese i brojevi telefona) za osoblje u SMIO sektoru bude

distribuirano u sva ODO i škole preko e-maila kada god je to moguće (ili drugačije preko faksa),

zajedno sa jasnim pozivom koji se zasniva na primerima sumnji ili poteškoća tokom upotrebe

ovog sistema. Terenske posete predstavljaju odličnu praksu, i treba ih organizovati redovno uz

najavu preko e-mail poruke a ako to nije moguće onda upotrebom faksa. Posete ad hok na terenu

treba isto tako realizovati, onda kada osoblje u SMIO sektoru to smatra potrebnim i u svakoj

prilici kada se to zahteva sa terena. Ljudski je da MONT ponudi svu potrebnu podršku partnerima

na lokalnom nivou: to treba da bude obavljeno na takav način ne samo da bi osigurali da će lokalni

nivo uneti sve potrebne informacije u sistem, već da izgradimo i imidž SMIO sektora kao onog

koji je uvek na raspolaganju za razgovor i savete. Školsko osoblje i ODO treba da osete prisustvo

mentora iz MONT-a tokom čitavog perioda zbog čestih poseta i tačnih odgovora koje dobijaju na

svoje zahteve i pitanja. Iz ugla same komunikacije, bitno je osigurati da sva ODO i škole budu

upoznate sa svojim pravom da kontaktiraju centralni nivo i koje kanale mogu koristiti kako bi

preduzeli takav jedan korak.

34


Studija primera (B) - Sprovođenje ''Okvira

nastavnog plana Kosova” (ONPK)

Izrada novog okvir nastanog plana i programa je jedna od mera preduzetih od strane MONT-a

kako bi povećali standarde u obrazovanju. Ovde se razmatra vreme od njegove izrade (prva faza),

njegove distribucije (druga faza), sve do sprovođenja pilot projekata kako bi ga testirali u

odabranim školama (treća faza). Pošto je veliki deo aktivnosti u okviru sprovođenja ONPK-a još

uvek u procesu, treba napraviti razliku između onoga što smo planirali u praksi i onog što postoji

na jednoj strani i preporuka na drugoj strani – ove druge možete naći u kvadratima.

Prva faza – izrada ONPK-a MONT je pružio mandat jednoj radnoj grupi tehničkih eksperata za izradu novog okvira

nastavnog plana i programa za osnovno obrazovanje na Kosovu. Izrada je prošla kroz nekoliko

faza, sa karakteristikom održavanja redovnih sednica za obaveštavanje MONT-a kao i za

obuhvatanje donatora, profesionalaca koji su aktivni u obrazovanju na lokalnom nivou, kao i

različitih interesnih strana iz civilnog društva, kao što su sredstva informisanja i građani u celini.

To podrazumeva da su u tom cilju upotrebljene debate i konferencije, radionice, interni

obaveštajni sastanci, distribucija brošura osoblju na lokalnom nivou kao i otvaranje jedne e-mail

adrese gde su mogli slati predloge. Prva faza je bila sastavljena od nekoliko koraka koji

obuhvataju unutrašnju i vanjsku komunikaciju, dok se prva vrsta interakcije sastoji od razmene

između MONT-a i tehničkih eksperata, kojima je dat zadatak izrade ONPK-a što je realizovano

na radnom nivou u vidu redovnih sastanaka, ali više u vidu neformalnih sastanaka, koji su

upotrebljeni kako bi predstavili postignuti napredak. Druga interakcija je bila zasnovana na

aktivnostima distribucije informacija o ONPK-u svim zainteresiranim stranama. Redovnost

održanih sastanaka za unutrašnju komunikaciju, kao i raznovrsnost upotrebljenih kanala za

vanjsku komunikaciju, zajedno sačinjavaju veoma dobar primer prakse i nema nijedne preporuke

u vezi sa ovim.

Druga faza – DISTRIBUCIJA INFORMACIJA O ONPK i DISTRIBUCIJA ONPK-a MONT za sada planira da distribuira informacije u vezi sa novim ONPK-om svim

profesionalcima u obrazovanju, učenicima, roditeljima i građanima kroz javno informisanje, koje

obuhvata:

• Organizovanje informativne kampanje;

• Publikacija osnovnog nastavnog plana po nivoima, planu i programu, politikama podrške,

razmotrenih/novih resursa predavanja i učenja, standardnih procedura delovanja za ODO

i osoblje u školama.

Ova druga faza je odlučujuća sa gledišta komunikacije. Preko svojih koraka, MONT u stvari

zahteva posvećenost svih interesnih strana koje su obuhvaćene na centralnom i lokalnom nivou u

usvajanju novog ONPK-a i za njegovu implementaciju.

35


Zato je ljudski da svo osoblje u obrazovnim institucijama kao i građani uopšteno (posebno

obuhvatiti učenike i roditelje) u potpunosti razumeju stepen i implikacije ovih novina. Zbog ovog

razloga, dole pomenute aktivnosti obuhvataju upotrebu nekoliko različitih kanala komunikacije

(kampanje sa sredstvima informisanja, obaveštenja, distribucija dosijea u elektronskoj formi i na

papiru) koji imaju za cilj što šire moguće pokrivanje broja primalaca poruka, gde svi treba da

imaju pristupa bitnim informacijama.

Iako je MONT predvideo glavne aktivnosti u okviru ove faze, preporučuje se veoma detaljno planiranje

mera komunikacije, predviđajući jedan sistem spuštanja koji počinje sa centralnog nivoa, po sledećem:

- Treba postaviti link na internet stranici MONT-a sa punim tekstom ONPK-a, kao i sa

opštim informacijama oko ciljeva i njegovog predstavljanja, kao i kontakt informacije za

date osobe, koji će biti na raspolaganju građanima;

- Kampanja treba da obuhvati emitovanje spotova na televiziji i radiju zajedno sa

brošurama, sa ciljem obuhvatanja šire populacije Kosova;

- Informacije treba objaviti u magazinu "Nastavnik", sa ciljem informisanja osoblja u

MONT-u i ODO-u;

- Obaveštenja i prezentacije treba uraditi za osoblje u MONT-u i ODO-u kao i za štampu,

tokom kojih treba koristiti program power point kako bi ilustrovano prikazali glavne

novine koje donosi ONPK;

- Osoblju iz ODO-a koje učestvuje na informativnim sastancima, treba osigurati

informativni materijal (kao što su power point materijal u elektronskoj formi i brošure)

koje oni treba da koriste prilikom ponavljanja istih sastanaka za informisanje na lokalnom

nivou;

- Informativni sastanci koji obuhvataju predstavnike škola, treba da budu organizovani na

opštinskom nivou od strane ODO osoblja, koji su učestvovali na informativnim

sastancima na centralnom nivou. Ovi informativni sastanci na opštinskom nivou treba da

ponove model centralnog nivoa i da predstave isti materijal pripremljen od strane

centralnog nivoa.

- Učesnici informativnog sastanka na opštinskom nivou treba da distribuiraju informacije

koje su oni dobili, ponavljanjem istog modela i upotrebom istog materijala u školama iz

kojih dolaze.

- Potpuni ONPK treba distribuirati svom osoblju u MONT-u, ODO-u i školama

upotrebom najmanje dva kanala, kako bi osigurali optimalnu distribuciju po sledećem:

svaka kancelarija (škola, ODO i jedinica MONT-a) treba da ima na raspolaganju kopiju u

pisanoj formi i elektronsku kopiju na CD-u; svaki član osoblja, čija je e-mail adresa poznata

MONT-u treba da primi jedan elektronski dosije koji je pridodat e-mail poruci; a tekst u

poruci treba da zahteva od primaoca da dalje distribuira materijal svim interesnim

stranama (obuhvatajući roditelje i zajednicu u celini).

36


Treća faza – SPROVOÐENJE PILOT PROJEKATA Određen broj škola je odabran od strane MONT-a i ODO-a za sprovođenje pilot projekata koji

imaju za cilj testiranje ONPK-a i razvoj dobrih praksi naučenih lekcija, na osnovu kojih treba

izgraditi potrebno znanje kako bi preciznije regulisali ONPK pre sprovođenja na čitavom

Kosovu.

To će se desiti na osnovu kriterijuma koji su pripremljeni i usvojeni ranije, tako da omogućimo i

odabir predstavnika sa čitave teritorije Kosova. Jezgro nastavnog plana na osnovu nivoa i

priručnika koji sadrže informacije i uputstva kako treba sprovesti ONPK se pripremaju od strane

MONT-a u vreme izrade ovog dokumenta. Sa gledišta komunikacije, sledeće aktivnosti su

planirane:

• Monitoring se nastavlja i dalje;

• Neprekidne aktivnosti izgradnje kapaciteta koje imaju za cilj obuhvatanje svog osoblja iz

obrazovanja;

• Osnivanje mreža u pilot školama, kao i između njih, ODO i drugih škola.

Što se prethodne faze tiče, preporuka je da treba predstaviti gore pomenute mere uz mnogo više detalja,

da bi ih još više ojačali, po sledećem:

- Monitoring – Sredstvo nadgledanja ciljeva, obuhvata i mehanizam izveštavanja i posete na

terenu, trebaju se odvijati tako da možemo osigurati transparentnu podelu informacija u

fazi sprovođenja. Osoblje MONT-a (inspektori i osoblje koje je bilo uključeno u izradi

ONPK-a) i osoblje ODO treba da bude odabrano kako bi mogli da formiraju ekipu za

monitoring, koja će biti odgovorna za praćenje situacije. Njima treba dati u zadatak

realizovanje redovnih terenskih poseta pilot školama kako bi mogli da nadgledamo

napredak u sprovođenju i pratimo moguće izazove i primere dobre prakse. Direktore škola

treba ohrabriti da pripreme redovne i ad hok izveštaje o napretku koji su oni/one uočili,

izazove sa kojima se suočavaju kao i predloge koje možda imaju. Ove izveštaje treba

dostaviti ekipi za monitoring (idealno bi bilo kao dodatak e-mailu). Na osnovu terenskih

poseta i dobijenih izveštaja od škola, ekipa za monitoring treba da pripremi redovne

izveštaje koji sadrže analizu situacije u vezi sa sprovođenjem pilot projekta. Ovi izveštaji

treba da se fokusiraju na identifikaciji primera dobre prakse i nedostataka, kao i na naučene

lekcije koje su korisne za preporuke oko toga kako treba prilagoditi ONPK i metode

njegovog sprovođenja pre nego što se prihvati širom Kosova. Ekipa za monitoring treba

da dostavi svoje izveštaje MONT-u kao dodatak e-mailu.

- Primeri izgradnje kapaciteta – kao što su radionice, trebaju se održavati na centralnom

nivou kako bi ODO bili obuhvaćeni, gde treba predstaviti karakteristike, prirodu i cilj pilot

projekta. Materijali kao što su prezentacije u power point programu, brošure i puni tekst

ONPK-a treba distribuirati tom prilikom.

37


- Celokupno osoblje obuhvatajući i škole treba da bude u potpunosti informisano o

detaljima sprovođenja pilot projekata. To se može postići preko ODO osoblja,

ponavljajući na opštinskom nivou model prezentacije u kojem su oni učestvovali. Isti

materijal treba distribuirati, a obratiti pažnju na prilagođavanje materijala posebnom

kontekstu i okolnostima svake škole.

- Obuhvaćeni nastavnici treba da imaju na raspolaganju sveobuhvatne treninge pre početka

sprovođenja pilot projekata. Oni treba da se sastoje od dvosmernih konsultacija kao i

materijala koji je prethodno pripremljen i distribuiran u pisanoj i elektronskoj formi.

- Umrežavanje

- Uključenim školama treba pružiti mogućnost razmene informacija, nejasnoća i primera

dobre prakse u vidu jedne platforme stvorene od strane MONT-a.

To se pre svega odnosi na redovne sastanke (na primer, mesečne) koji se održavaju na

opštinskom nivou (na primer u prostorijama ODO), kao i u vidu neformalnih razgovora i

diskusija preko e-maila ili telefonskih poziva, tako da treba pravovremeno osigurati

kontakt detalje direktora škola za MONT osoblje i iste zatim dalje distribuirati. Čitavo

osoblje iz škole koje je uključeno (obuhvatajući i nastavnike) treba da bude ohrabreno da

aktivno deluje u mreži upotrebom ovih kanala.

Kako bi mogli da osiguramo maksimalnu transparentnost u odabiru pilot škola i afirmisanju

propisne komunikacije tokom sprovođenja pilot projekata,

preporučuje se da:

- Kriterijumi odabira pilot škola (koji su prethodno pripremljeni i usvojeni) kao i rezultati

odabira treba da budu objavljeni na internet stranici MONT-a, kako bi bili na raspolaganju

svim interesnim stranama obuhvatajući i građane.

- Direktorima škola treba dati u zadatak da distribuiraju informacije u vezi sa prezentacijom

ONPK-a u svojim školama. Svi roditelji i zajednica generalno treba da budu meta

sastanaka na kojima pred njih treba predstaviti jasan pregled promena kao i implikacija na

svakodnevni život učenika i roditelja.

38


Studija primera(C) – Procena funkcionalnosti

nastavnika (PFN)

Novi sistem procene funkcionalnosti nastavnika je bio u razvojnoj fazi tokom pripreme ovog

dokumenta. On treba da obuhvati bitne promene u odnosu na prethodni sistem, gde je glavna

promena prelaz sa administrativnog na pedagoško ocenjivanje. Novi PFN se tako razmatra po

fazama svog razvoja (prva faza), potrebna obuka za njegovo sprovođenje (druga faza), pa sve do

predviđene implementacije (treća faza). Imajući u vidu razvoj novog PFN-a koji je još uvek u

početnoj fazi, sve tri faze se predstavljaju na različiti način: prva faza opisuje planirane aktivnosti

uz jedan kvadrat koji sadrži preporučene detalje; druga faza još uvek nije regulisana pa se zato

ekskluzivno sastoji od nekih osnovnih predloga; treća faza se fokusira na aspekte komunikacije za

završnu fazu sprovođenja, koja još uvek nije regulisana i predstavljena je u kvadratu posle opisa

planiranih procedura. Preporuke u ovoj poslednjoj fazi su posebno detaljne i pripadaju delikatnoj

prirodi obuhvaćenog procesa.

Prva faza - RAZVOJ PFN-a i DISTRIBUCIJA INFORMACIJA MONT je izradio pod-zakonske akte i uputstva za regulisanje PFN-a u okviru postojećih zakona

o obrazovanju. Time se obuhvata osnivanje Jedinice za PFN u Odeljenju za inspekciju kao i

pripremu posebne obuke, sa ciljem obuhvatanja svih interesnih strana (osoblje Jedinice PFN-a u

MONT-u, ODO osoblje, direktori škola i nastavnici).

Pravni i normativni okvir PFN-a zajedno sa informacijama i donetim promenama od sprovođenja

novog sistema, kao što je kreiranje jedinice posvećene PFN-u u MONT-u, treba da bude distribuirano

svim interesnim stranama, obuhvatajući i građane u celini.

Sa ciljem osiguranja transparentne komunikacije i lakog pristupa informacijama, preporučuje se

da:

- Usvajanje novih pod-zakonskih akata sa datim novim informacijama na internet stranici

MONT-a;

- Direktna dostava svih informacija svom uključenom osoblju, gde god je to moguće kao

elektronski dosije koji cirkuliše preko e-maila (alternativno, moguća je i distribucija

upotrebom USB diska) kao i upotreba pamfleta;

- Organizovanje informativnih sastanaka za osoblje MONT-a, ODO i škola;

- Emitovanje televizijskih i radio spotova.

39


Druga faza - OBUKA Različite interesne strane koje su obuhvaćene treba da učestvuju u obukama i raznim treninzima

kako bi dobili data sveobuhvatna uputstva o njihovoj ulozi u okviru novog PFN sistema. Obuka

treba da obuhvati prezentaciju i obaveštenje sa novim formularima , sredstvima, kriterijuma i

novih procedura, zajedno sa potrebom za dobrom komunikacijom.

Treća faza – SPROVOÐENJE Ova faza obuhvata ključne korake u komunikaciji, čije sprovođenje ima velikog uticaja na

očekivani rezultat rada PFN-a. Aktuelni planovi pripremljeni od strane MONT-a u ovom

aspektu predviđaju sledeće:

• Svaki nastavnik treba da kreira svoje samo-ocenjivanje i portfolio i da to podeli sa svojim

direktorom škole i sa PFN jedinicom, kao i samo sa PFN jedinicom;

• Svaki direktor škole treba da oceni funkcionalnost svojih nastavnika na osnovu procesa

samo-ocenjivanja i individualnih intervjua, a da zatim svoje utiske podeli sa nastavnicima;

• Direktori škola o svojim utiscima izveštavaju PFN jedinicu;

• Inspektori PFN jedinice obavljaju nadgledanje u odeljenju i svoje samo-ocenjivanje dele

sa nastavnicima koje su nadgledali;

• PFN jedinica ocenjuje opštu funkcionalnost nastavnika na osnovu obavljenog

nadgledanja u odeljenju i analize dostavljenog materijala od strane nastavnika kao i od

direktora škole.

Komunikacija u ovoj fazi ima jedno veoma bitno značenje zbog pitanja zaštite podataka i poverljivosti.

Garantovanje privatnosti, minimiziranje mogućnosti gubitka dokumenata kao i kreiranje evidencije

koju možete lako pratiti predstavljaju fundamentalne aspekte koje trebamo imati u vidu. Zato se

preporučuje:

- Nastavnici treba da pripreme i podele svoje samo-ocenjivanje i portfolio samo u

elektronskoj formi i da zahtevaju potvrdu primanja od primaoca poruke;

- Direktori škola (za samo-ocenjivanje) i PFN jedinica (za oba dva dokumenta) da

osiguraju potvrdu o primanju;

- Direktori škola treba da ponude nastavnicima prethodno obaveštenje u pisanoj formi o

individualnim intervjuima (na idealan način preko e-maila) i da zahtevaju potvrdu

primanja od primaoca poruke;

- Nastavnici da osiguraju potvrdu;

- Individualni intervjui treba da se održavaju samo u prisustvu treće strane koja je određena

i dogovorena prethodno;

- Povratne informacije posle individualnih intervjua kao i bilo koji mogući komentar, treba

podneti u pisanoj formi, na idealan način preko e-maila;

40


- Direktori škola treba da obaveste PFN jedinicu preko e-maila kad god je to moguće, ili

alternativnim putem preko faksa i da zahtevaju potvrdu o primanju;

- PFN jedinica treba da potvrdi primanje izveštaja direktora škola preko e-maila kad god

je to moguće, ili alternativnim putem preko faksa;

- Inspektori PFN jedinice treba da osiguraju direktorima škole prethodno obaveštenje o

inspekciji preko e-maila kad god je to moguće, ili alternativnim putem preko faksa i da

zahtevaju potvrdu o primanju obaveštenja;

- Direktori škola treba da osiguraju potvrdu;

- Direktori škola treba da obaveste nastavnike oko naredne inspekcije u pisanoj formi, na

idealan način preko e-maila, i da zahtevaju potvrdu o primanju obaveštenja;

- Nastavnici treba da ponude potvrdu;

- Inspektori PFN jedinice treba da ponude povratne informacije u vezi sa posmatranjem u

istom danu tokom inspekcije, u pisanoj formi, na idealan način preko e-maila, i da zahtevaju

potvrdu o primanju;


- Bilo koja moguća usmena diskusija oko povratnih informacija treba održati samo u

prisustvu treće strane koja je prethodno određena i usvojena ;

- PFN jedinica da dostavi svoju završenu procenu u KSLN u pisanoj formi, ako je

moguće preko e-maila, i da zahtevaju potvrdu o primanju;

- KSLN da ponudi potvrdu;

- KSLN da analizira izveštaje PFN jedinice i da odluči o potvrđivanju/povlačenju licence

nastavnika ili oko unapređenja u karijeri nastavnika; odluku dostaviti direktoru škole kao i

ODO-u u pisanoj formi, na idealan način preko e-maila, i da zahtevaju potvrdu o primanju;

- Kako direktori škole tako i ODO treba da ponude potvrdu;

- Direktori škole treba da dostave KSLN odluke svojim nastavnicima, na idealan način

preko e-maila, i da zahtevaju potvrdu o primanju;


- ODO treba da donesu odluku o potvrđivanju/izbacivanju nastavnog osoblja;

odluka se komunicira direktorima škole i KSLN-u u pisanoj formi, na idealan način preko

e-maila, i da zahtevaju potvrdu o primanju;

- Kako direktori škole tako i KSLN treba da ponude potvrdu;

- Direktori škole treba da dostave ODO odluke svojim nastavnicima, na idealan način preko

e-maila, i da zahtevaju potvrdu o primanju;


- KSLN evidentira izveštaje PFN jedinice i odluke ODO-a.

41


Studija primera (D) – Obuhvatanje roditelja u školi

Obuhvatanje roditelja u rad škole se smatra vanredno bitnim u svrhu postizanja visokih

standarda u obrazovanju. To je regulisano zakonom u svojoj strukturi, ali aspekt komunikacije

još uvek treba da bude ozvaničen. Ova poslednja komponenta je ovde analizirana imajući u vidu

proces obuhvatanja roditelja kroz distribuciju datog pravnog okvira (prva faza) sve do njenog

sprovođenja na nivou škole, opštine ili centralnog nivoa (druga, treća faza i posebno data

četvrta).

Prva faza – DISTRIBUCIJA PRAVNOG OKVIRA Pravni okvir koji određuje mehanizme za promovisanje obuhvatanja roditelja u rad skole treba

da bude distribuiran na takav način da osigura brz i lak pristup svim datim zainteresovanim

stranama (osoblje MONT-a i ODO-a, direktori škola, nastavnici, roditelji i građani u celini).

Preporučuje se:

• Da sva dokumenta treba postaviti na internet stranici MONT-a i da se zvanično objave;

• Distribucija informacija na direktan način oko njenog sadržaja svim zainteresiranim

stranama koje su obuhvaćene na nivou DKA i škola;

• Održati informativne sastanke kako bi naglasili njihov sadržaj na centralnom nivou za sve

ODO direktore, kako bi ih uputili za ponavljanje istog obaveštenja na opštinskom nivou

sa direktorima škola; u ovom slučaju podeliti i brošure;

• Distribuirati verzije u pisanoj formi (pripremljeno u formi priručnika) svim

ODO/školama, a treba dostaviti i elektronske dosije kao dodatak e-mailu određenom

osoblju – u oba slučaja jedno pismo sa informacijama treba da bude pridodato

dokumentima;

• Emitovati video i radio spotove kako bi promovisali samosvesnost oko njihovih prava u

okviru zajednice roditelja.

Druga faza - OBUHVATANJE RODITELJA NA NIVOU ŠKOLE Odgovornost je direktora škole da promoviše osnivanje Saveta Roditelja Škole (SRŠ). Zato se

preporučuje:

• Distribucija informacija oko sredstava koja su na raspolaganju roditeljima za podsticanje

njihovih interesa kroz kampanje podizanja svesti, koje obuhvataju distribuciju postera na

glavnim mestima za sastanke (radnje, kafane, službene kancelarije) kao i dane za

informisanje koji se održavaju u prostorijama škole;

• Organizovati korektne i transparentne izbore za članove SRŠ-a, distribucijom datih

informacija svim roditeljima preko e-maila (ako je moguće) ili štampanog materijala koji se

distribuira preko učenika;

• Ozvaničiti osnivanje SRŠ-a kao rezultat izbora i objaviti ga tokom sastanaka Upravnog

Saveta Škole, i ako je moguće u magazinu/informativnim novinama škole;

42


• Pripremiti listu sa kontakt informacijama svih osoba koje su članovi SRŠ-a i onda je

distribuirati svim roditeljima, ako je moguće preko e-maila ili preko štampanih kopija

koje se distribuiraju preko učenika;

• Distribuirati svim roditeljima kalendar sastanka SRŠ-a za celu akademsku godinu, ako je

moguće preko e-maila ili preko štampanih kopija koje se distribuiraju preko učenika;

• Distribuirati podsetnike za održavanje SRŠ sastanaka, idealno bi bilo upotrebom e-maila

(ili preko telefona), najmanje nedelju dana pre sastanka.

Jednom kada se SRŠ uspostavi, treba preduzeti dalje mere za afirmisanje efikasne komunikacije,

kao što je ovde prikazano:

• Jedan član SRŠ-a treba da bude zadužen za održavanje zapisnika tokom svakog sastanka.

Zapisnik treba da bude na raspolaganju u elektronskom formatu.

• Zapisnik treba dostaviti Savetu Roditelja za Obrazovanju u Opštini (SROO) i da ga treba

distribuirati svim roditeljima. U oba slučaja, treba preferirati upotrebu e-maila u poređenju

sa drugim sredstvima. Kao alternativan način, možemo koristiti faks u prvom slučaju i

štampane kopije u drugom slučaju. U školama koje objavljuju magazin i/ili informativne

novine, zapisnik isto tako treba objaviti.

• Jednom kada je SRŠ održao interne izbore kako bi odabrali jednog člana koji će ih zastupati

u SROO, oni treba da distribuiraju povezane informacije pri ODO (idealno bi bilo

upotrebom e-maila, ili na alternativan način preko faksa) kao i svim roditeljima (ako je

moguće preko e-maila ili alternativno preko štampanih kopija koje se distribuiraju preko

učenika).

Treća faza – OBUHVATANJE RODITELJA NA OPŠTINSKOM NIVOU Odgovornost za promovisanje osnivanja Saveta za Roditelje u Obrazovanju u Opštini leži na

ODO direktoru. Zato se preporučuje:

• Potvrde prisustvo informacija oko odabranih predstavnika SRŠ-a;

• Ozvaniče osnivanje SROO-a, informišu direktore škola i da zahtevaju potvrdu o

primanju informacija (idealno bi bilo upotrebom e-maila ili na alternativan način preko

faksa);

• Priprema liste sa kontakt informacijama za sve članove SROO i da se ona dostavi

direktorima škola (idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili na alternativan način preko faksa)

zahtevajući potvrdu o primanju;

• Distribuirati direktorima škola, kalendar sa SROO sastancima za celu akademsku godinu

(idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili na alternativan način preko faksa) zahtevajući

potvrdu o primanju;

• Distribuirati školama podsetnike za održavanje SROO sastanaka, idealno bi bilo

upotrebom e-maila (ili preko telefona), najmanje nedelju dana pre sastanka, zahtevajući

potvrdu o primanju.

43



Direktori škola isto tako imaju ulogu u ovom procesu, pa se njima preporučuje:

• Potvrde primanje informacija o osnivanju SROO (idealno bi bilo upotrebom e-maila,

ili na alternativan način preko faksa);

• Izveste o osnivanju SROO tokom sastanaka upravnog odbora škole, i ako je moguće u

magazinu/informativnim novinama škole;

• Potvrde primanje informacija o kontakt detaljima članova SROO (idealno bi bilo

upotrebom e-maila, ili na alternativan način preko faksa);

• Distribuiraju kontakt informacije svim roditeljima (ako je moguće preko e-maila ili

alternativno preko štampanih kopija koje se distribuiraju preko učenika);

• Potvrde primanje kalendara o SROO sastancima (idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili

na alternativan način preko faksa);

• Distribuiraju kalendar SROO sastanaka svim roditeljima (ako je moguće preko e-maila

ili alternativno preko štampanih kopija koje se distribuiraju preko učenika);

• Potvrde primanje podsetnika o održavanju sastanka (idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili

na alternativan način preko faksa);

• Pošalju podsetnik svim roditeljima (idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili na alternativan

način preko faksa).

Jednom kada se SROO osnuje, treba preduzeti slične mere sa onim usvojenim od strane

SRK, kao što je dole prikazano:

• Jedan član SRO treba da bude zadužen za održavanje zapisnika tokom svakog sastanka.

Zapisnik treba da bude na raspolaganju u elektronskom formatu.

• Zapisnik treba dostaviti Savetu Roditelja Kosova (SRK) i da ga treba distribuirati svim

roditeljima. U oba slučaja, treba preferirati upotrebu e-maila u poređenju sa drugim

sredstvima. Kao alternativan način, možemo koristiti faks.

• Direktori škola treba da dostave zapisnik sa sastanka Saveta Roditelja Kosova (SRK) u

opštinama i svim roditeljima preko e-maila kad god je to moguće, ili alternativno preko

štampanih kopija koje se distribuiraju preko učenika. U školama koje objavljuju magazin

i/ili informativne novine, zapisnik isto tako treba objaviti.

• Jednom kada SRO bude održao interne izbore kako bi odabrali jednog člana koji će

učestvovati na sastancima Saveta Roditelja Kosova (SRKK), oni treba da distribuiraju

povezane informacije u MONT i SRŠ (idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili na

alternativan način preko faksa).

• SRŠ zatim treba da dostave informacije svim roditeljima ( idealno preko e-maila kad

god je to moguće, ili alternativno preko štampanih kopija koje se distribuiraju preko

učenika).

44


Četvrta faza – OBUHVATANJE RODITELJA NA CENTRALNOM NIVOU Odgovornost za promocijom osnivanja Saveta Roditelja Kosova (SRK)

leži na MONT-u. Zato se preporučuje:

• Potvrde primanje informacija oko odabranih predstavnika u SRK od strane opština;

• Ozvaniče osnivanje Saveta Roditelja Kosova (SRK), obaveste ODO direktore i zahtevaju

potvrdu o primanju informacija (idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili drugačije preko

faksa);

• Pripreme listu sa kontakt detaljima svih članova Saveta Roditelja Kosova (SRK) i da je

dostave svim direktorima ODO-a (idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili drugačije preko

faksa), zahtevajući potvrdu o primanju informacija;

• Distribuiraju ODO direktorima kalendar sastanaka Saveta Roditelja Kosova (SRK) za

celu akademsku godinu (idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili drugačije preko faksa), i

zahtevajući potvrdu o primanju informacija;

• Distribuiraju podsetnike za održavanje sastanaka Saveta Roditelja Kosova (SRK) pri

ODO, idealno bi bilo upotrebom e-maila, ili drugačije preko faksa, najmanje jednu

nedelju pre održavanja sastanaka, kao i da traži potvrdu prijema .

Isti proces se sprovodi od strane ODO direktora prema direktorima škola, koji zatim

obaveštavaju roditelje na osnovu pomenute prakse u okviru treće faze.

Jednom kada Savet Roditelja Kosova bude osnovan, treba preduzeti uobičajene mere kao po

sledećem:

• Jedan član Saveta Roditelja Kosova treba da bude zadužen za održavanje zapisnika tokom

svakog sastanka. Zapisnik treba da bude na raspolaganju u elektronskom formatu.

• Zapisnik treba dostaviti MONT-u a zatim ga treba dostaviti i u sva ODO. U oba

slučaja, treba preferirati upotrebu e-maila u poređenju sa drugim sredstvima. Kao

alternativan način, možemo koristiti faks.

• ODO direktori treba da dostave zapisnik sa sastanaka Saveta Roditelja Kosova svim

školama preko e-maila kad god je to moguće, ili preko faksa.

• Direktori škola treba da distribuiraju zapisnike sa sastanaka Saveta Roditelja Kosova svim

roditeljima preko e-maila kad god je to moguće, ili alternativno preko štampanih kopija

koje se distribuiraju preko učenika. U školama koje objavljuju magazin i/ili informativne

novine, zapisnik isto tako treba objaviti.

45


II. Planirani koraci za razvoj i sprovođenje Strategije komunikacije u obrazovanju

U ovom kratkom dodatku će se predstaviti konkretni koraci koji su preduzeti i koji će se preduzeti za Strategiju komunikacije u obrazovanju.

Prva Etapa • Razvijena je strategija komunikacije (MONT-ODO-škole) uključujući i plan razvoja

kapaciteta (fokusirajući se na potrebe komunikacije), čije sprovođenje obuhvata ove

postupke i aktivnosti:

• Procena trenutnog nivoa komunikacije i zadovoljstva komunikacijom/saradnjom preko

komunikacije;

• Identifikovanje i procena potreba komunikacije, skiciranje i određivanje toka

komuniciranja (kanali, izvori, forme, vrste informacija, itd.).

• Organizovanje radionice vezano za: Razvoj strategije komunikacije uključujući i strukture

i sredstva komunikacije, itd;

• Finalizacija strategije komunikacije;

• Prezentiranje strategije komunikacije MONT-u, ODO-ima i predstavnicima škola;

• Identifikovanje potreba razvoja kapaciteta kako bi sproveli plan komunikacije;

• Razvoj plana za razvijanje kapaciteta (kao deo komunikativne strategije;

• Određivanje nosioca plana rada i određivanje prioriteta za glavne aktivnosti radi

pokretanja sprovođenja strategije komunikacije.

Druga Etapa • Primenjeni su glavni elementi komunikativne strategije (uključujući i plan za razvoj

kapaciteta)

• Razvoj struktura, formi, sredstava, mehanizama i smernica za primenu plana razvoja

kapaciteta, koji se fokusira na tri nivoa komunikacije u obrazovanju

• Razvoj kapaciteta / obučavanje nosioca komuniciranja u skladu sa analizama razvoja

kapaciteta za komuniciranje u MONT, ODO i škole;

• Primena ključnih elemenata strategije za komuniciranje od različitih nosioca;

• Nadzor primene strategije komuniciranja.

Treća Etapa • Puno sprovođenje komunikativne strategije, uključujući i realizovanje plana za razvoj

kapaciteta i njegovo procenjivanje;

• Srednjoročna procena primene komunikativne strategije u pilot opštinama;

• Završna procena;

• Završni izveštaj, uključujući i relevantne preporuke.

46


III. Sredstva za efektivnije međusobno komuniciranje vezano sa poslom

Napisane poruke Format za pripremu i što bolje pisanje poruka, kao što su dopisi, okružnice, memorandumi,

elektronska pošta, ...

Logika vezana za format: Poruke trebaju biti kratke i tačne, međutim one imaju većeg uticaja ako

se postave u kontekstu, i kada su ciljevi jasni. Konfirmacija prijema poruke zatvara krug

komuniciranja i omogućava naknadno praćenje osoba koje ne primaju poruke.

Od: (osoba, jedinica institucija, ...) Za: (uzmite u obzir sve-obuhvatnost, izbegavajte

štetne poruke)

Predmet: (specifičnost ove poruke) Kopija: (radi informisanja)

Kontekst/istorijat: (onoga što je postavljeno u okviru „predmeta“)

Ranija istorija: (kratak podsetnik onoga što se desilo ranije)

Razlog za slanje ove poruke: (zašto pošiljalac to piše, otkrivanje teme)

Poruka:

(a) Povezujuća: (postavljanje kontakta na jasan način, navodeći odnos sa primaocem/ima od strane

pošiljaoca)

(b) Sadržaj: (sama poruka)

Cilj: (Šta trebaju da rade primaoci sa porukom?)

Naredna dela: (rokovi, odgovornosti, specifikacije/primedbe)

Konfirmacija prijema: (bilo to šaljući nazad pošiljaocu ili prema merama određenim od strane

informativne tehnologije)

(u „Italic“ stilu pisma: dodatna objašnjenja ovog dela)

Sastanci

Sastanci se karakterizuju preko: • Članova koji se pozivaju da učestvuju;

• Dnevnog reda koji treba da se pripremi pre vremena (koji se može prilagoditi /dopuniti

tokom sastanka);

• Određivanje različitih uloga za one koji donose odluke, kao što je predsedavajući i/ili različiti

članovi;

• Posedovanja određenog stila/kulture i kodeksa ponašanja;

• Namere da se urade promene nad članovima koji investiraju svoje vreme u to.

47

I sada u ovoj etapi sastanka, želeo bih da

skinem krivicu sa sebe i da je prebacim nekom

drugom.


Reflektiranje Podsetite se dva sastanka na kojim ste bili prisutni, jednog „dobrog“ i jednog „lošeg“ sastanka.

Šta je bilo dobro a šta loše vezano za te sastanke ...???

• Pre sastanka?

• Tokom sastanka?

• Nakon sastanka?

Sastanci su dizajnirani kako bi • Podelili ideje i informacije, kako bi uzeli podatke i ideje za poboljšanje učinka i uticaja, za

ažuriranje informacija od zajedničkog interesa;

• Ohrabrili grupu /ekipu /organizaciju da rade zajedno, kako bi povezali organizacije, kako

bi odredili ciljeve, kako bi videli njihovu realizaciju;

• Radili na problemima i mogućnostima, analizirali razloge slabosti i rizika, kako bi

preporučili rešenja i kako bi donosili odluke;

• Ostvarili status, da obezbedimo članovima jednog sastanka povratne informacije, da

damo odobrenje i ojačanje kako bi zatražili korekcije;

• Ostvarili lične kontakte sa jedni-drugim, kako bi se povezali sa drugima preko formalne i

neformalne komunikacije;

• Sastanci NISU (pre svega) za žalbe, energične razgovore, usko društveni sastanci, za

napadanje i kritikovanje pojedinaca, za diskutovanje pitanja pod-ugovorenog osoblja, ili

kako bi dali predsedavajućem ili nekom drugom, jedan forum za samo-prezentovanje i

samo-izražavanje.

48


Svi koji su za ovo neka kažu: DAAA "DAA" "DAA" "DAA" "DAA" "DAA"

Planiranje sastanka: • Objektiv sastanka, tretirane teme, prikladan sadržaj prisutnih, ILI:

motivacija i zajednički jezik ljudi koji se sakupljaju zajedno za sastanak;

• Pokušaj sastanka (npr. čestoća) koja garantuje očekivane rezultate (i suprotno tome)

• Upotrebljena procedura za upravljanje sastankom, predviđene komplikacije.

Pre sastanka (priprema) Ako pripremate sastanak ili takođe ako ste u pripremi za sastanak:

• Objasnite očekivane ciljeve i rezultate sastanka;

• Pozovite potrebne ljude na vreme / kontrolišite ko učestvuje;

• Zajedno sa pozivnicom, obezbedite jedan dnevni red i odgovarajući raspored – kontrolišite

dali su vaši interesi odraženi5;

• Pripremite sve materijale i informacije koje vam se mogu zatražiti;

• Organizujte dokumentiranje /ko će održati zapisnik;

• Predvidite moguće sukobe i taktike.

Primer dnevnog reda/postupak i format dokumentiranja Organizacija/Jedinica:

Cilj sastanka:

Lokacija: Datum:

Predsedavajući: Vreme sastanka:

Dokumentirano od: Početak Sastanka:

Lista učesnika: Vreme završetka sastanka:

5 Pogledajte primer dnevnog reda/postupak i format dokumentiranja na narednoj strani

49


1. Uvod i prateće tačke koje trebaju da se pokriju (iz ranijih sastanaka)

A. Dobrodošlica/Cilj/Očekivani rezultati /Vremenski period /Posebne uloge (npr.

predsedavajući, pomoćnik zapisničar).

B. Pregledajte dnevni red: pređite preko dnevnog reda zajedno sa učesnicima, objasnite

tačke za koje su potrebna objašnjenja, dajte učesnicima mogućnost da sugerišu bilo

kakvo pitanje koje bi želeli da dodaju; obezbedite konsenzus grupe za modifikaciju

dnevnog reda.

C. Pregledajte bilo kakav zapisnik ranijeg sastanka: pročitajte i uzmite komentare /

odobrenje, pregledajte stanje delovanja za koje je ranije dobijena saglasnost.

D. Nezavršene poslove od ranijih sastanka: izveštavanja, tačke koje bi trebale da se adresuju

na višem nivou (pravo informisanje nižih nivoa).

2. Informacija/Kakvih novosti ima?/Povratne informacije oko učinka (još iz zadnjeg

sastanka);

Prostor kako bi se donele informacije koje su povezane sa temom i ciljem sastanka, od

različitih učesnika. Takođe prostor kako bi se diskutovao rad same ekipe.

3. Poboljšanje pozitivnih napora i doprinosa od učesnika;

Zahvalite pojedince ili ekipe za poboljšanje učinka ili dostizanja postavljenih objektiva.

Odobrite dobro rukovodstvo. To je prostor kako bi dali odobrenje nad jedni-drugima za

sva učinjena dostignuća.

4. Tačke rešavanja problema/rada

Fokus je u problemima i mogućim rešenjima koji trebaju da se adresuju od cele prisutne

grupe na sastanku. Cilj je da se dođe do pomirljivog rešenja koji može da se primeni.

5. Planiranje delovanja i tačke koje trebaju da se prate.

Koraci delovanja Odgovorna osoba Datum za realizaciju

Složite se i evidentirajte akcioni plan koji rezultuje iz diskusije za rešenje problema i bilo kakvog

drugog dela dnevnog reda.

6. Neko drugo pitanje

Otvorena pitanja, problematične oblasti koje trebaju da se tretiraju u buduće , sugestije za

poboljšanje, pitanja koja treba da se pošalju na više nivoe hijerarhije, ...

7. Sažetak i zatvaranje

Pregledajte sastanak i ono što se desilo, dajte smisao i pružite konstruktivno tumačenje;

odredite vreme i datum za sledeći sastanak, zahvalite se svima na učešću.

Tokom sastanka (predsedavanje) Ako predsedavate / pomažete sastanak:

50


• Započnite i završite na vreme;

• Na osnovu jednog ranijeg dnevnog reda /pozivnice, sakupite pitanja koje učesnici žele da

tretiraju, predvidite ih i završite dnevni red, uzmite saglasnost za dnevni red, usaglasite se

takođe i oko vremenskih perioda / mesta / rasporeda nakon toga, razmotrite ga tačku po

tačku

• Upotrebite kodeks ponašanja, podstaknite učešće i razmotrite sve zabrinutosti na

ravnopravan način6

• Upotrebite vaše najbolje sposobnosti profesionalnog komuniciranja u cilju uspostavljanja

standarda kako bi ostali mogli da vas imituju;

• Kad god je prilagodljivo, podelite se u malim grupama kako bi radili u posebnim

aspektima; sugestije malih grupa donesite na plenarnim sednicama za donošenje odluka

• Odrazite izjave i glavne diskusije na prikladan način (ili neka se odraze od nekog drugog)

• Osigurajte se da donesene oduke budu registrovane odmah, kako bi bile vidljive za sve

učesnike;

• Pitanja donesite na pravilan završetak tačku po tačku;

• Sakupite i povećajte svesnost oko toka sastanka na neprekidan način;

• Osigurajte se da je zapisnik uzet i da su zadaci i vremenski rokovi registrovani;

• U slučaju poremećaja i dinamike /sukoba grupe, adresujte ih na pravilan način kako bi

sastanak mogao ići napred i kako bi dostigao očekivane rezultate;

• Na kraju, pitajte učesnike o njihovim komentarima oko sastanka (nemojte davati

vaše mišljenje na početku!)

Nakon sastanka Često je korisno da se izvrši naknadna procena oko efikasnosti sastanka7.

ako ste odgovorni za izvršenje zadataka ili za nadzor odrađenih odluka i zadataka tokom

sastanka:

• Osigurajte se da je uzeti zapisnik napisan i podeljen;

• Uključite zadatke u planovima rada;

• Uključite naknadne delatnosti o donesenim odlukama u vašem radu nadgledanja;

• Osigurajte učesnicima sastanka povratne informacije oko procesa primene.

6 Kodeks ponašanja

Pravila i instrukcije koje će učesnici da prate tokom sastanka trebaju da se ostvare uz saglasno st svih učesnika. To je jedan merač naspram kojeg učesnici mogu da

izmere svoje ponašanje. Kako se ostvaruje kodeks ponašanja ...

Objasnite šta je kodeks ponašanja i kako može poboljšati efikasnost (isključenje neželjenog ponašanja zbog ograničenih izvora , investiranih u jednom događaju);

Pripremite vaše tačke i zatražite doprinos grupe za kodeks ponašanja;

Napišite sve tačke na jasan način i uzmite saglasnost grupe za one koje su korisne / prihvatljive;

Nađite rešenje za one neprihvatljive (npr. ako neko želi da bude kontaktiran tokom sastanka i želi da njegov/njen telefon bude uključen, dali može da se to realizuje na što

nesmetljiviji način?)

Primer pitanja koja mogu da se uključe /predstave:

Biti na vreme;

Da nema prepreka koje mogu da se izbegnu (npr. gašenje ili isključenje mobilnih telefona) procenjuje se doprinos svakoga, bez obzira na čin, da se ne potceni doprinos

drugih. Saslušajte druge i dopustite da završe svoje izražavanje. Izvršenje zadataka prema rasporedu.

Svaki član je odgovoran za napredak, svaki treba da doprinese, Mi ne znamo koji će biti tačan rezultat sastanka.

7 Pogledajte primer kontrolne liste efektivnosti sastanka na sledećoj stranici

51


Kontrolna lista efikasnosti sastanka

Logistika • Sala sastanka treba biti prilagodljiva (veličina, osvetljenje, vazduh, itd.)

• Snabdevanje i sredstva trebaju biti na dispoziciji i prikladna;

• Način spuštanja i regulisanje stola treba biti prikladno;

Priprema • Cilj sastanka je bio jasan;

• Cilj je dokazan održanjem sastanka;

• Dnevni red sastanka je razdeljen učesnicima;

• Pozivnice su poslate na vreme.

Učesnici • Prikladni ljudi su učestvovali;

• Potrebni materijali /dokumenti su bili na dispoziciji učesnika;

• Učesnici su došli na vreme;

• Učesnici su bili spremni da diskutiraju teme sastanka;

• Učešće je bilo adekvatno i od svih prisutnih;

• Učesnici su potvrdili pozitivno ponašanje i pružili su konstruktivan doprinos;

• Učesnici su bili u istoj liniji sa procedurama/pomoćnikom sastanka.

Iskorišćeno vreme • Sastanak je počeo na vreme;

• Uloge predsedavajućeg, pomoćnika, zapisničara, su realizovane;

• Posvećeno vreme za svaku temu je bila pravo;

• Sastanak je ostao fokusiran;

• Nije imalo prekida, prepreka, sporednih razgovora;

• Sastanak je završen na vreme.

Aktivnosti • Celokupno uvodno razmatranje je dato na samom početku;

• Ljudi su se upoznali među sobom

• Dnevni red je praćen;

• Podstaknuto je učešće svih;

• Prisutni sa ekspertizom i relevantnim istorijatom su doprineli na adekvatan način;

• Članovi koji su kočili slobodne i otvorene diskusije, .., nisu dominirali;

• Učesnici su slušali jedni druge;

• Raznovrsnost (čin, kultura, pol, starost, specijalizacija) je povećalo kvalitet.

52


Dijalog • Briga je realizovana oko emotivnih aspekta doprinosa;

• Nejasnoće i sukobi su tretirani na konstruktivan / posredovan način

Rezultati • Pitanja su adresirana detaljno i sa odgovarajućom otvorenošću (nije imalo sakrivanja)...

• Donete su potrebne odluke

• Tačke, odgovornosti, zadaci i budući koraci akcija su bili jasni;

• Postignut je cilj sastanka; • Povratne informacije od učesnika na kraju sastanka, bile su zadovoljavajuće.

IV. Komuniciranje kao demokratski rukovodilac

Menadžeri/rukovodioci komuniciraju u strateškim sredinama i više su efektivniji ako ih drugi lično

motivišu. Jedan dobro osnovani pristup, sveobuhvatni, za izgradnju kapaciteta sposobnosti je

Prozor Johara8. To je jedno sredstvo kako bi upoznali sebe jasnije i kako bi bolje upoznali druge sa

kojima čovek komunicira, omogućujući tako poboljšanje ličnih odnosa.

Ja / ostali Poznato je za mene Nepoznato je za mene

Poznato je za druge j 'Oblast' I

: Otvorena figura, javna

j 'Oblast' II : Slepa tačka

Nepoznato za druge j 'Oblast' III

: Privatna osoba / Sakrivena oblast

1 'Oblast' IV : Podsvest,

nepoznanica

• Oblast I je deo našeg sopstva kojeg vidimo mi i ostali, „otvorena“ oblast.

• Oblast II su aspekti koje drugi vide ali za koje mi nismo svesni.

• Oblast III je naš privatni prostor, koji mi znamo ali kojeg krijemo od drugih.

• Oblast IV je najmisteriozniji prostor u smislu da je naš deo svestan ili podsvestan koji se

nevidi ni od nas ni od drugih.

Subjektima se daje jedna lista zamenica gde oni biraju pet ili šest za koje oni misle da oni opisuju

njihovu ličnost. Kolegama subjekata se nakon toga daje ista lista i svaki bira pet ili šest zamenica

koji opisuju subjekat9.

56 zamenica se koriste kao mogući opisi subjekta:

8 Luft, Joseph; Ingham, Harry. (1950). "Prozor Johara“, grafički model među -osobne svesnosti ". Tok zapadne laboratorije obučavanja u grupnom razvoju (Los Anđeles:

UCLA). Luft i Ingham su nazvali njihov model Prozor Johara 'Johar' nakon kombinacije njihovih imena, Joe i Harry.

Videti takođe: http://en.wikipedia.org/wiki/Johari_window

9 Onlajn test je dostupan pri: ittp://kevan.org/iohari

53

http://en.wikipedia.org/wiki/Johari_window


sposoban •otvoren •zreo • kategoričan

prihvatljiv • prijateljski • skroman •svestan

pogodan • davalac • nervozan •razuman

neustrašiv •srećan •posmatrač • sentimentalan

hrabar •koristan •organizovan •stidljiv

miran • idealista • strpljiv • glup

pažljiv •nezavisan •snažan • lukav

veseo •oštar • ponosan • spontan

pametan • inteligentan •miran • solidaran

komplikovan •sebičan •reflektivan •napet

poverljiv •mek •opušten •poverljiv

siguran •pametan •religiozan •topao

dostojanstven • logičan • reaktivan •pametan

energičan •drag •istraživač • oštrouman

Nakon toga, ove zamenice se postavljaju na gornjem grafikonu u oblastima od I do IV.

• I: Zamenice su izabrane od učesnika i njegovog/njenog kolege, postavljaju se u

otvorenim oblastima.

• II: Zamenice koje se ne odabiraju od subjekata nego samo do njihovih kolega,

postavljaju se u oblasti slepe tačke.

• III: Odabrane zamenice samo od subjekata, ali koje nisu odabrane od nijednog

njihovog kolege, postavljaju se u sakrivenoj oblasti.

• IV: Zamenice koje se ne odabiraju ni od subjekta niti od njihovih kolega, ostaju u

nepoznatoj oblasti.

Prvi kriterijum procene je broj opisivanja koje jedan subjekat dobija: drugo, razlike između

samo-opisivanja i opisivanja od drugova; treće vrsta opisivanja u svakoj od četiri oblasti.

Profili upravljanja se menjaju: najmlađi rukovodioci, neiskusni i/ili nesigurni mnogo malo njih

su svesni za njihove slepe tačke, oni se osećaju samim i pod pritiskom i ne daju prioritet

razmatranju nepoznate.

Problematična Željena

54


Kako bi bili što uticajniji u komuniciranju, strategija rukovodioca za razvoj, sastoji se od:

I = povećanje transparencije, upoznavanje sa jedni drugima, izgradnja poverenja, davanje

pozitivnih informacija jedni drugima

II = smanjenje 'slepih tačaka' ('lošeg mirisa usta'), biti što manje 'debelo-kožac', grupa može

da odluči ako želi i u kojoj formi želi da obavesti pojedinca vezano za njegove/njene

„slepe tačke“

III = rukovođenje granicama privatnosti na svestan način, rukovođenje sopstvenog otkrića

(nakon toga zavisi od osobe dali će on da otkrije informacije ili ne).

IV = podizanje svesnosti preko:

• Nadgledanja od drugih (koje može da privremeno podigne zelenu oblast);

• Od samo-otkrivanja (koje može povećati privremeno sakrivenu oblast), ili;

• Preko zajedničkog objašnjenja – obično preko iskustva i diskusija u grupama koja

povećava otvorenu oblast smanjujući nepoznatu oblast; blokiranja se mogu desiti zato što

ljudi ne angažuju sami sebe, ili zato što postoji kolektivno ignorisanje (= kulturne)

postajanja ovih karakteristika i;

• Preko ljudske prirode, uvek će postojati oblasti podsvesti.

Sredstva za teške razgovore

Pitajte, ne kažite im: • Dajte signal da slušate:

(1) Ne-verbalni, kontakt očima, afirmacija glavom, ostajući tihim, jasno pokazana

pažnja

(2) Usmeno: usvajanje usklika, podsticanje sa niskim glasom

(3) Usvajanja: signalizacija da je poruka saslušana

• Pokažite da shvatate:

• Rezimirajte sadržaj

• Potvrdite/ponovite izjave

• Reflektujte jezikom tela

• Pobrinite se za emotivne elemente poruke

• Postavljajte otvorena pitanja,

• Koja stimulišu drugog da se otvori,

• Koje ne zamenjuju odgovore,

• Koje pružaju jedan širi spektar mogućih odgovornosti

• Fokusirajte pitanja: shvatanje prošlosti, aktualne situacije i buduće

• Izbegavajte zatvorena pitanja, koje mogu uticati kod anketiranih,

npr. pitanja „ili-ako“', sugestivna pitanja, tajne savete ili otvorene.

55


Povratne informacije su poklon

Povratne informacije • Trebaju biti informacije osnovane na podatke,

• Trebaju da pružaju učenje/promenu i da budu solidarne,

• Trebaju da budu prihvatljive i motivišuće na način kako bi bile efektivne.

1. Razgovarajte o ponašanju, ne oko karaktera;

2. Opišite određena nadgledanja, uzdržite se od suđenja;

3. Uravnotežite aspekte procenjivanja i kritikovanja;

4. Povežite kritične povratne informacije sa ponašanjem koje može da se promeni;

5. Budite jasni oko vaših ciljeva kada pružate povratne informacije;

6. Izaberite prikladan trenutak kada drugi ima mogućnosti da sasluša i da ih primi;

7. Ispratite nadalje i osigurajte se da drugi razume.

Povratna komunikacija

Ciljevi: pružite povratne informacije o ponašanju/učinku, ispratite detaljni pregled vezano za

moguća poboljšanja, inicirajte promenu stava, složite se oko promena ponašanja na osnovu

onoga šta sugestira/traži strateški sistem.

4 standardnih faza dijaloga za akcije korigiranja

(1) Uvod: pitanje i motivacija, razlog i cilj komuniciranja, pravila, učestvujte u atmosferi.

(2) Kakvo je? Procena samo-ponašanja /učinka: opišite detaljno (sa podacima,

primerima), ukažite pozitivne elemente ponašanja, napomenite kritične

aspekte/efekte ponašanja (ko je zabrinut, kako, zašto, dali trebaju da se izvrše

promene)

(3) Ostvarite interes u poboljšanoj promeni /ponašanju šta se tačno treba promeniti, prednosti

željenog ponašanja (za osobu o kojoj se govori, za ostale za…)

Složite se sa promenama/poboljšanjima: šta se može očekivati u bliskoj budućnosti,

kakva podrška se može obezbediti (od koga), kako će se proceniti poboljšanja, kada

će imati naknadnih akcija;

Budite svesni: uvek postoji nelagodnost i na neizbežan način postoji otvorena

rezistencija ili potisnuta, u situacijama gde strateški sistem ima potrebe za promenu

koji utiče na ličnom nivou.

56


Tipična interakcija između menadžera i autoritativnih zavisnika

Zavisnici Rukovodilac

Pošiljka neprijatne poruke

Ne slušaju Ponavljanje i ponovna konfirmacija poruke

Ne shvataju, ponovno tumače, odstupaju Pružanje daljeg objašnjenja, potvrđivanje pitanja

Emotivne reakcije (strah, agresija) Ostati nad situacijom, trpljenje reakcija, biti prisutan,

podrška

Diskusija, tretiranje pitanja Suočavanje, ne-podržavanje, da se obezbedi prenos

poruke kod druge stranke.

Ponovno orijentisanje, ponovo ostvarivanje, ponovni početak

Pružanje podrške, dostizanje konkretnih sporazuma za

budućnost

Kako odgovoriti usmenim napadima? - tehnika PISO-a (PINO) PISO (PINO) je vrsta verbalne borilačke veštine za odgovor prema ne-fizičkim agresorima.

Princip:

• Ne reagujte nad agresijom (putem vraćanja odgovora, preko zaštite,

protiv-agresije), nego spustite vaš stav, nemojte gubiti živce

• Iskoristite energiju napada na pozitivan način

PINS:

• Pohvalite ih („Bilo bi dobro ako biste to stvorili kao jednu temu“)

• Pokažite interesovanje „Mislim da je vaš argumenat veoma interesantan i mi bi želeli

da čujemo više oko njega“)

• Primite nedostatke („Verovatno nismo uzeli u obzir ovo pitanje na dovoljan način do

sada“)

• Pokažite otvorenost („Ako imate specifične predloge, vi ste dobrodošli da ih

pružite…“)

57

> S Akcioni plan strategije komuniciranja

Objektiv 1: Relevantne informacije su na dispoziciji, na vreme i dovoljne za donošenje odluka u obrazovnom sistemu

Pod-objektivi Odgovornost

2013 – 2014 2015 - 2016

1.1. Sve zainteresovane strane koji su deo procesa donošenja odluka su primile relevantne sveobuhvatne informacije pismeno i usmeno.

AKTIVNOSTI

1.1.1. Ostvaruju se službeni shvatljivi mehanizmi na različitim nivoima za informisanje zainteresovanih stranaka o donošenju odluka;

1.1.2. Organizuju se informativni sastanci, debati i okrugli stolovi u svim nivoima, radi plasiranja i diskutiranja relevantnih odluka (npr.

nacionalna konferencija PFN-a);

1.1.3. Izrađuje se vodič / pamflet za PFN za informisanje nastavnika i direktora škola oko procesa;

1.1.4. Analiziraju se profesionalni i tehnički zahtevi službenika škola, ODO-a i MONT-a;

1.1.5. Ostvaruju se pravila za elektronsko komuniciranje / otvaraju se službene adrese e-maila za svo rukovodeće osoblje obrazovanja

(uključujući i ODO-e)

1.1.6. Ostvaruje se veb stranica ili službeni link i stavlja se na dispoziciji za zainteresovane stranke;

1.1.7. Koristi se internet /veb stranica, kako bi se informisala opština nastavnici i roditelji, vezano za aktivnosti u toku u obraz ovnom sistemu

1.1.8. Razvijaju se standardne teme (kao što su informativni bi lteni, itd) kako bi prikazali vesti/promene u oblasti obrazovanja;

1.1.9. Ostvarivanje jednog informativnog mehanizma za novo osoblje;

1.1.10. Uključuju se svi članovi grupe u zajedničkom planiranju i obezbeđuje se da svi imaju potrebni materijal pre vremena;

1.1.11. Obezbeđuje se pravi pristup nad relevantnih informacijama od svih osoba obrazovne administracije, koji se tiču i koji su uticani od

odluke i koji trebaju biti uključeni u pripremi takvih odluka.

1.2. Donete odluke trebaju biti osnovane nad informacijama, podac ima i poverljivim činjenicama;

—I

AKTIVNOSTI

1.2.1. Pripremaju se treninzi na različitim nivoima za sastanke, preradu i analiziranje informacija/podataka;

1.2.2. Ostvaruju se funkcionalni mehanizmi za procenjivanje poverljivosti informacija za donošenje određenih odl uka (relevantnih);

1.2.3. Osnažuje se on-lajn način postavljanja podataka u SMIO;

1.2.4. Unapređuje se softver SMIO za prikupljanje podataka i postavljanje individualnih podataka za učenike;

1.2.5. Kreira se standardni format izveštavanja na mestu sa uključivanjem zahteva od m eđunarodnih standarda, naprimer za SMIA-u one od

UNESCO-a;

1.2.6. Obučavaju se službenici iz 3 nivoa analiziranja i tumačenja podataka, kao i za izradu izveštaja SMIA;

1.2.7. Fokusiranje u strateškim informacijama, kao i upotrebu/traženje empiri jskih podataka za donošenje odluka;

1.2.8. Kreira se jedan jedini izvor podataka (znači SMIO);

1.2.9. Donošenje odluka osnovano na pokazatelje;

1.3. Odluke trebaju uzeti u obzir različite stavove glavnih zainteresovanih strana koje su uključene nakon procesa diskusije i prethodnog

pregovaranja.

AKTIVNOSTI

1.3.1. Organizuje se šira javna debata vezano za reforme u procesu obrazovanja;

1.3.2. Ostvaruje se i obezbeđuje se mehanizam nad pravu na žalbu za uključene strane u donetoj odluci;

1.3.3. Obezbeđuje se da nastavnici i direktori škola budu izabrani u skladu sa zakonskim standardima (sprovođenje zakonske regulative);

1.3.4. Obezbeđuje se informisanje stranaka oko procedura donošenja odluka;

1.3.5. Podstiče se otvoreno reflektovanje za izazove kako bi se sve informacije uzele u obzir i kako bi planiranje bilo realno;

1.3.6. Identifikuju se sumnje sa strankama/drugim jedinicama i razvijaju se mogući zajednički napori bazirajući se na objektive i zajednič ko

planiranje;

1.3.7. Promoviše se upotreba jednog softvera office programa sa lakim pristupom, kako bi svi mogli da učestvuju u razgovor u;

Transfer projekta e-škole iz MJU u MONT (+ naučene lekcije iz USAID-ovog projekta „E-škola“)

v

O

>

o e ^ >

1 ' 7S

> o

1.4. Odluke se objavljuju na transparentan način svim odgovarajućim strankama, tako da svi mogu da znaju ko donosi odluku, kada i zašto

AKTIVNOSTI

1.4.1. Priprema se nacrt administrativnog uputstva za pravila i procedure za transparentnu komunikaciju u procesu donošenja odluka (koristeći

razne kanale informisanja) (videti zakon o pristupu javnim dokumentima);

1.4.2. Dokumentuju se rezultati planiranja i saglasnosti vezano za odgovornosti, kao i raspodela materijala svima putem e-maila: Ko šta radi, sa kim i

kada

1.4.3. Nude se sveobuhvatajuće informacije u pisanoj formi vezano za objektive, korake u procesu, vremenske rokove, kao i odgovorne osobe za

procese glavnih promena, kako bi se osiguralo da sve stranke koje imaju interesa budu upoznate sa trenutnim stanjem (koristite veb-stranicu što je

više moguće)

1.4.4. Organizuju se informativni sastanci na svim nivoima, gde se vrši prezentacija novih pravnih dokumenata za sve stranke koje imaju interes

(putem standardnih formi kao što su PowerPoint prezentacije, štampani materijali, itd.).

1.4.5. Dizajniraju se prateće informacije za komplikovane dokumente, kao što su na primer smernice, štampani materijali, priručnici, pamfleti; ali se

takođe tu treba uključiti i podela informacija tokom sastanaka : pripremite jedan informativni list sa objašnjenjima tokom podele materijala

1.3. Odluke trebaju imati u vidu različite stavove glavnih stranaka koje imaju interesa, uključen ih nakon prethodnog procesa diskusije i

pregovora.

AKTIVNOSTI

1.3.1. Organizuje se sveobuhvatna javna debata vezana za reforme u procesu obrazovanja

1.3.2. Stvara se i osigurava mehanizam za pravo žalbe za stranke uključene u donesenoj odluci

1.3.3. Osigurava se da se nastavnici i direktori škola biraju u skladu sa zakonskim standardima (sprovođenje zakonskih odredbi);

1.3.4. Osigurava se informisanje stranaka vezano za procedure procesa donošenja odluka

1.3.5. Podstiče se otvoreno reflektiranje za izazove, kako bi se sve informacije uzele u obzir i planiranje bilo realistično

1.3.6. Identifikuju se udvostručenja sa strankama/drugim jedinicama i razvijaju se mogući zajednički pokušaji na osnovu

zajedničkih objektiva i planiranja

1.3.7. Promoviše se upotreba jednog softvera iz paketa Office programa koji ima jednostavan pristup, kako bi svi mogli

učestvovati u zajedničkim razgovorima;

Transfer projekta „E-škole“ iz MJU u MONT (+izvučene lekcije iz projekta „E-škola“ USAID-a)

Akcioni Plan strategije komunikacije

Objektiv 2:

Tok informacija za sprovođenje odluka je koordiniran

Pod-objektivi Odgovornost

2013 - 2014 2015 - 2016

2.1. Uloge, dužnosti i odgovornosti svake stranke su jasne

AKTIVNOSTI

2.1.1. Informisanje svih stranaka uključenih u sektor obrazovanja vezano za nove odgovornosti za komunikaciju, informisanje i izveštavanje, u

skladu sa strategijom komunikacije:

MONT informiše ODO-e vezano za strategiju komunikacije i povezane aktivnosti na prvom redovnom sastanku nakon usvajanja

strategije;

ODO informiše škole vezano za strategiju komunikacije na prvom redovnom sastanku nakon usvajanja strategije;

Upravni i profesionalni organi organizuju (Upravni odbor škole, Odbor roditelja, Odbor učenika, itd.) informativne sastanke sa nastavnicima,

roditeljima i učenicima vezano za odgovornosti u komunikaciji, informisanje i izveštavanje.

2.1.2. Imponacija odgovornosti i sankcionisanje za neizvršenje odgovornosti;

2.1.3. Priprema nacrta jednog kataloga mera zasnovanih na uredbama i na etički kodeks na radnom mestu; (Diskusija ismeđu AKK i ODO-a)

2.1.4. Pojašnjenje dužnosti zasnovano na postignutim sporazumima pri planiranju, i uz dopunu službenih opisa radnih mesta;

2.1.5. Uključivanje komunikacije kao dela planiranja;

>

2.2 Svaka institucija priprema svoje uredbe i unutrašnje politike komunikacije

AKTIVNOSTI

2.2.1. Organizacija pilot-treninga za pripremu nacrta i sprovođenje politika/uredbi za komunikaciju za osoblje MONT-a, ODO-e i škole

2.2.2. Priprema nacrta i sprovođenje uredbi za unutrašnju komunikaciju za MONT, ODO-e i škole (uključene u razvojni plan škole), uključujući

i druge aktivnosti/principe vodilje, kao u nastavku:

2.2.3. Realizacija redovnih sastanaka radnog nivoa između postojećih organizacionih jedinica

2.2.4. Ojačanje učešća i doprinosa svih članova učesnika na sastancima putem delegiranja obaveza i odgovornosti

2.2.5. Osiguranje zajedničkog razumevanja zajedničkih objektiva i obaveza date ekipe/jedinice.

2.2.6. Osiguranje mogućnosti za povratne informacije i zajedničkog učenja

2.2.7. Osiguranje razumevanja doprinosa svake jedinice za dostizanje sveobuhvatnog cilja (PSAK)

2.2.8. Organizacija pilot-treninga sa školskim ekipama vezano za uključivanje komunikacije i izveštavanja u razvojni plan škole (RPŠ);

2.3. Standardne Procedure Delovanja (SPD) za različite procese komunikacije su definisane, jesu obavezne i stavljene su na raspolaganje svim

strankama od interesa koje su uključene u proces

AKTIVNOSTI

2.3.1. Priprema SPD-a u skladu sa potrebama odgovarajućih institucija: formiranje radne grupe za pripremu nacrta SPD-a (MONT, ODO, škole).

2.3.2. Priprema administrativnog uputstva za sprovođenje SPD-a: formiranje radne grupe za pripremu nacrta administrativnog uputstva

2.3.3. Podrška sprovođenja SPD-a na raznim nivoima (MONT, ODO, i škole)

Mogući SPD-i su:

2.3.4. Složnost vezano za standarde za kvalitetno izveštavanje i njihovo sprovođenje u svim institucijama

Izveštavanje ide u oba pravca: "dole - gore“ i "gore - dole"

Standardni izveštaji olakšavaju protok informacija za različite potrebe ("mnogo-fazne")

Jasni vremenski rokovi, uključujući i vreme pripreme istih

2.3.5. Komunicirajte vaše odluke u pismenoj formi, pošaljite zapisnike i tražite potvrdu prijema poslatih dokumenata.

2.3.6. Praktikujte upotrebu komunikacije putem e-maila umesto komunikacije mobilnim telefonima kao standardom za sve nivoe obrazovanja

radi jedne efikasnije, transparentne i sveobuhvatne komunikacije: svako treba da garantuje da ima jednu funkcionalnu e-mail adresu i da

kontroliše svoju e-mail adresu barem jednom dnevno.

2.3.7. Zovite učesnike putem e-maila najmanje jednu nedelju pre datuma sastanka; obavezno se traži potvrda učešća

2.3.8. Podelite dnevni red svim učesnicima pre vremena, i tražite povratne informacije

2.3.9. Povežite se sa prethodnim sastankom putem zapisnika nudeći informacije za naredne korake, usvojite zapisnik, pojasnite otvore na pitanja

i diskutujte pitanja koja se podignu na sastanku.

2.3.10. Sprovodite redovno izveštavanje o postignutim uspesima tokom sprovođenja planova (nadzor): izveštaji se trebaju podneti u u jednoj

standardnoj pisanoj formi, odobren i potpisan od strane autora

2.3.11. Razmenjujte informacije na redovnim sastancima o sprovođenju planova i razmatrajte izazove sa kojima se s uočavate.

2.3.12. Povećajte poverenje u komunikaciju putem smanjenja "koraka komunikacije" od pošiljaoca do primaoca: ista informacija se može

podeliti u istom vremenu različitim nivoima (korišćenje e-mail funkcije "CC")

2.3.13. Povećanje pristupu informacijama putem složnosti o zajedničkom sistemu vođenja evidencije: Sa ciljem podrške razvoju i korišćenju

dodatne kulture pisanja u javnoj administraciji u sektoru obrazovanja, svaka jedinica treba da odredi i treba da postavi na raspolaganju na

transparentan način svoj sistem evidentiranja dosijea. To se tiče evidentiranja na papiru i elektronskog evidentirana.

2.3.14. Pojasnite status dokumenta prema imenu, verziji, datuma dokumenta, itd.

2.3.15. Obezbedite odštampane i druge materijale kako u fizičkoj tako i u elektronskoj verziji.

2.3.16. Podstaknite upotrebu šablona pruženih od strane kompjuterskih programa za standardne procedure (npr. liste nabavke, zapisnike sastanaka,

itd.)

2.3.17. Koristite što je više moguće formate koji se mogu „pročitati“ od strane kompjutera za bilo koju vrstu procene, ispita, itd., kako bi bili što

nepristrasniji i kako bi smanjili količinu posla.

2.3.18. Širite i koristite već postojeće najbolje prakse, kao što su e-katalog za softver menadžmenta treninga za nastavnike.

CTN UJ

>

o e ^ >

1 ' 7S

> o

Plan delovanja strategije komunikacije

Objektiv 3: Aktivno učešće javnosti i civilnog društva na debatama vezanim za politike obrazovanja se vidno poboljšao.

Pod-objektiv Odgovornost

2013 - 2014 2014 - 2015

3.1. Platforme pregovora za razne stranke od interesa u sektoru obrazovanja su osnažene na takav način da mogu da diskutuju svoje brige i da propagiraju za njihovo rešavanje.

AKTIVNOSTI

3.1.1. Integracija portala (www.shkolla-rks.org) na veb-stranici MONT-a kao forum i baza informativnih i debatnih podataka za građane i

civilno društvo u obrazovanju.

3.1.2. Postavljanje trening-materijala na veb-stranici MONT-a pod kategorijom (treninzi) u formi video-tutorijala, e-seminara, e-priručnika,

itd., i ponuda dodatnih uputstava vezanih za upotrebu veb-stranice.

3.1.3. Planirajte inspekciju/nadziranje škola od strane službenika obrazovanja, sa ciljem sprovođenja sekundarnog zakonodavstva koje

reguliše komunikaciju u obrazovanju i sa trećim strankama (zapisnici sa sednica, izveštaji, itd.).

3.1.4. Organizacija treninga i seminara vezanih za kulturu komunikacije za stranke koje imaju interesa - škole, saveti roditelja, NVO-e, službenike

ODO-a i MONT-a, kako bi se osnažilo funkcionisanje komunikacije.

3.1.5.

3.1.6. Organizacija planiranih tromesečnih sastanaka sa strankama koje imaju interesa na nivou škole, opštine i centralnom nivou, i vođenje

zapisnika na datim sastancima.

3.1.7. Komunicirajte putem informativnih biltena i pamfleta, i debata u sredstvima informisanja (TV, radio, internet, itd.) sa građanima vezano

za posebne teme i/ili događaja kako bi osigurali njihovo učešće

3.1.8. Komunicirajte sa građanima putem debata preko e-mail-ova objavljenih na veb-stranici kako biste dobili povratne informacije, na primer,

vezano za značajne dokumente, itd.

3.1.9. Pripremite formulare, dopise, uputstva za komunikaciju sa određenim grupama – roditeljima, civilnim društvom, sredstvima

informisanja i drugim državnim institucijama.

http://www.shkolla-rks.org/

2013 - 2014 2015 - 2016

3.2. Službena komunikacija na javnim debatama, vezana za nove politike i projekte reformi osigurava široko učešće građana i civilnog društva.

AKTIVNOSTI

3.2.1. Da se organizuju radionice za MONT, ODO-e, škole, NVO-e, i da se pripreme uputstva (pozivnice, logistička podrška, uključivanje

eksperata, prevod) radi pripremanja javnih debata.

3.2.2. Da se pripremi jedno uputstvo za komunikaciju od strane MONT-a i ODO-a za dužnosti i obaveze saveta roditelja, upravnog odbora škole

i savete učenika na nivou škole, opštine i na centralnom nivou .

3.2.3. Da se odredi jedna budžetska linija sa ciljem stavljanja u funkciju Saveta Roditelja Kosova i da se stvore uslovi kako bi bili funkcionalni

komiteti saveta roditelja na svim nivoima.

3.2.4. Organizacija informativnih i debatnih sastanaka za obrazovanje putem godišnjih konferencija u svih 7 regiona Kosova za stranke koje

imaju interesa (MONT, ODO-i, škole, zajednice, civilno društvo, mediji, biznisi, itd.).

2013 - 2014 2015 - 2016

3.3. Partnerstvo obrazovnih institucija sa sredstvima informisanja ojačava podizanje svesti javnosti vezano za potrebu za boljim obrazovanjem.

AKTIVNOSTI

3.3.1. Da se organizuju kampanje podizanja svesti sa ciljem podizanja svesti zajednica za sveobuhvatnost u obrazovanju .

3.3.2. Da se organizuju konferencije na teme vezane za obrazovanje, kao što je na primer ekonomija u obrazovanju.

3.3.3. Da se pripreme promotivni materijali (pamfleti, priručnici, bilbordi, itd.) za najbolje načine komunikacije i da se podele na svim nivoima

obrazovanja.

3.3.4. Da se izvrši ojačanje supstancijalnih znanja predstavnika medija vezanih za obrazovanje: Organizacija treninga za novinare iz polja

obrazovanja a na polju komunikacije sa građanima.

3.3.5. Trening za opštinske glasnogovornike (kancelarije za informisanje na polju obrazovanja) vezan za komunikaciju.

3.3.6. Da se izvrši promocija obrazovnih aktivnosti i da se uključe mediji pri svim dešavanjima i aktivnostima na polju obrazovanja : Da se poziva

učešće medija na posebna školska događanja, i priprema i slanje saopštenja za štampu sa fotografijama datih događanja (dan škole, dan otvorenih

vrata, itd.).

3.3.7. Da se dodele nagrade za najbolju istraživačku priču i najbolju novinarsku fotografiju na polju obrazovanja.

3.3.8. Da se stvore efektivni kontakti sa medijima, i da se mediji koriste za informisanje građana vezano za obrazovni sistem na Kosovu, sa ciljem

osvajanja podrške građana za sveobuhvatno uključivanje i kvalitet u obrazovanju . Identifikacija osoba za kontakt pri medijima za polje obrazovanja.

STRATEGIJA KOMUNIKACIJE U SEKTORU OBRAZOVANJA

Documents

Transcript of STRATEGIJA KOMUNIKACIJE U SEKTORU OBRAZOVANJA