10/17/2019

1

11

State of CollaborationAdvance Your RFP Knowledge

2

• Introduction

• Nine RFP Case Studies

• Q&A

• Conclusion

Agenda

3

CASE STUDY 1CASE STUDY 1

10/17/2019

2

4

• What is a Solicitation of Interest (SOI)?• Process to determine whether there is any interest in a procurement• A method of outreach to support a single source justification• A vendor’s response does not create obligation or commitment of any kind• A vendor’s response is neither a binding agreement nor an agency’s 

acceptance of offer.

Solicitation Of Interest (SOI)

5

• How should an SOI be used?

• Announce required services in the Contract Reporter for 15 business days

• Describe required activities

• Identify minimum qualifications

Solicitation Of Interest (SOI)

6

• Things to consider after an SOI has been conducted:

• Not all vendors that provide this service may respond to an SOI.

• SOI does not typically request cost information and cannot be used for evaluation and award.

• Vendors that do not respond to an SOI should not be excluded from participating any future formal procurement.

• Agency must still submit CRER to OSC and post advertise.

Solicitation Of Interest (SOI)

10/17/2019

3

7

• Agency Z requires specialized services that they believe can only be offered by Vendor X.

• Agency Z conducts an SOI to determine if there are other vendors that can also provide these services. 

– The SOI identifies required activities and minimum qualifications.

Solicitation Of Interest (SOI) – Case Study

8

• Recommended:

• Only one vendor responded to the SOI and provided their qualifications.• As a result of the SOI, Agency Z supported the single source nature of 

the services.• Agency Z submitted a single source Contract Reporter Exemption 

Request (CRER) to OSC including:– Justification of vendor selection – Reasonableness of cost

Solicitation Of Interest (SOI) – Case Study A 

9

• Recommended:

• Two vendors responded to the SOI and provided their qualifications. 

• As a result of the SOI, Agency Z determined there are other potential vendors for these services and conducted a formal competitive procurement.

• Both vendors were included on the bidders list.

Solicitation Of Interest (SOI) – Case Study B 

10/17/2019

4

10

• Not Recommended:

• Four vendors responded to the SOI and provided their qualifications. • Agency Z evaluated each response and determined that Vendor 4 was 

the most qualified.• Concerns with this process:

– SOI is not a procurement vehicle and should not be evaluated.– SOI is not a formal procurement.  When the potential for competition 

exists, the process shall not result in a contract.

[SFL§163.7 Method of Procurement]

Solicitation Of Interest (SOI) – Case Study C 

11

CASE STUDY 2CASE STUDY 2

12

• Research* indicates that suppliers add, on average, approximately 20% to most fixed price contracts because of uncertainty and risk caused by unclear specifications. 

• The research also revealed that most public organizations consider their distributed specifications to be of a high quality and easy to comprehend.

* Pettijohn, Carole and Qiao, Yuhua (2000). Procuring Technology: Issues Faced by Public Organizations, Journal of Public Budgeting, Accounting, and Financial Management 12 (2):  441‐461

RFP Requirements

10/17/2019

5

13

• What are Mandatory Requirements or Minimum Qualifications?

Lowest required level of knowledge, ability or experience that a company as a whole, or any proposed staff, must possess to be considered for award of the RFP. 

Mandatory Requirements

14

• How do you write GOOD Minimum Qualifications?

• What may be clear to you and your agency may not be clear to a potential vendor. 

• Minimum qualifications should encompass specific skills and abilities that your agency feels are “non‐negotiable”.

Mandatory Requirements

15

• Measurable• Pass/Fail• Review by individual or team• Make sure you NEED it• Must be met without alteration• Follow evaluation plan• Match evaluation instrument 

Mandatory Requirements

10/17/2019

6

16

Mandatory Requirements – Case Study

• Agency X issued an RFP for a Point of Sales System:

• Mandatory Requirement:– Two (2) Pass/Fail Requirements– Three Evaluators

• Technical Evaluation:  70 points

• Financial Evaluation:  30 points

17

Mandatory Requirements – Case Study• Does this vendor fail to meet Mandatory 1, Mandatory 2 or both?

Vendor A’s Proposal

1The Bidder must have successfully managed a point of sales system, for more than five (5) consecutive years and within the past eight (8) years.  The contract for this engagement must be included as part of meeting requirement 2.

2The Bidder must have managed a minimum of three (3) contracts, within the past eight (8) years.  At least one of the contracts evidenced for this requirement must meet requirement 1.

Point of Sale System Contract with NYC – 6 years

1. Rensselaer – 4 years2. Albany – 3 years3. East Greenbush – 6 years

Evaluator 1M 1 M 2

Vendor A ? ?

point of sale systemfive (5) consecutive years  within the past eight (8) years 

three (3) contractswithin the past eight (8) years. 

18

• Mandatory Requirement Evaluation Result:

Mandatory Requirements – Case Study

Evaluator 1 Evaluator 2 Evaluator 3M 1 M 2 M 1 M 2 M 1 M 2

Vendor 1 F F P F P PVendor 2 P P P P P PVendor 3 F FVendor 4 P P P P P PVendor 5 P FVendor 6 P P P P P P

10/17/2019

7

19

• Issues Raised:

1. Vendor one (1) was evaluated by all three (3) evaluators, which agrees with the evaluation plan. However, the pass/fail conclusions do not agree among evaluators. 

2. Vendors three (3) and five (5) were evaluated by one evaluator.  The evaluation process did not follow the evaluation plan.  

3. The mandatory requirements were confusing and possibly too restrictive. 

Mandatory Requirements – Case Study

20

CASE STUDY 3CASE STUDY 3

21

Technical Evaluation

• Technical Criteria:

• To get your RFP evaluation right, you have to consider:– What you want to score in your RFP responses (desirables)– How you’re going to score the vendor’s responses (type of scale, weight)– Who is going to do the scoring (individuals or team)

10/17/2019

8

22

Technical Evaluation

• Helpful Hints:

• The RFP must present the criteria that will be used for the evaluation of proposals. 

• Words such as “must,” “will” and “shall” will make a technical requirement a mandatory. 

23

0 Meets no aspects and/or expectations of the requirement or information is not present as required

1 Meets few aspects and/or expectations of the equipment; shows major gaps in knowledge and understanding of material; substantial inaccuracies

3 Meets most to all aspects and/or expectations of the requirement; shows understanding of key aspects and requirement

5 Exceeds aspects and/or expectations of the requirement; highly detailed knowledge and understanding of the requirement

Technical Evaluation – Case Study• Technical Evaluation – 70 points:

• 14 evaluation criteria • Score Key, as provided to evaluators by Agency X:

24

• Non‐Recommended Sample of Technical Requirements:

Technical Evaluation – Case Study

# Requirement Mandatory or Desirable Score 

1 The system must be capable of sending a confirmation to the customer’s designated preferred contact method. 

M

2 The system is capable of offering alternate options to customers in the event that the customer’s preference is unavailable.  D

3 The system offers a mobile application(s) for authorized users and/or customers.  D4 Authorized users must be able to set and modify business rules. M5 The system must have a process in place to ensure that profiles are unique.  M6 Contractor mustmanage customer logins and authentications.   M7 The system must allow for variations in fees based on business rules.  M

10/17/2019

9

25

Technical Evaluation – Case Study

• Issues Raised:

• Each technical criteria using the word “must” makes the requirement a mandatory.

• Mandatories are Pass/Fail and should not be scored or included in the technical evaluation. 

26

• Recommended Sample of Technical Requirements:

Technical Evaluation – Case Study

# Requirement Score 

1 The system is capable of sending a confirmation to the customer’s designated preferred contact method. 

2 The system is capable of offering alternate options to customers in the event that the customer’s preference is unavailable. 3 The system offers a mobile application(s) for authorized users and/or customers. 

4 Authorized users are able to set and modify business rules.5 The system has a process in place to ensure that profiles are unique. 6 Contractor manages customer logins and authentications.  7 The System allows for variations in Fees based on business rules. 

27

CASE STUDY 4CASE STUDY 4

10/17/2019

10

28

State Finance Law §163.7:

“Where the basis for award is the best value offer, the state agency shall document……the determination of the evaluation criteria, which whenever possible, shall be quantifiable, and the process to be used in the determination of best value and the manner in which the evaluation process and selection shall be conducted.”

Weighting Technical Evaluations

29

• A breakdown of values for cost vs technical criteria should be included as part of your RFP.

• Further breakdown of the Technical Criteria may be provided in the RFP.

• The cost weight should not be less than 20% of the entire value of the procurement. 

• If normalization or perfecting will occur, it must be included as part of the evaluation instrument. 

• Evaluation instrument must be determined prior to the receipt of proposals. 

Weighting Technical Evaluations

30

Component Maximum PointsCompany Experience and Program Structure 15Proposed Approach 30Expansion of Training and Consultation Services 10Personal Experience 10References 5Total Technical Points 70Cost Evaluation  30Total Proposal Score 100

Weighting Technical Evaluations – Case Study

10/17/2019

11

31

Component Maximum PointsCompany Experience and Program Structure 30Proposed Approach 60Expansion of Training and Consultation Services 15Personal Experience 15References 15Total Technical Points 135Cost Evaluation  30Total Proposal Score 165

Weighting Technical Evaluations – Case Study

32

• Here is an example of how the Technical Score could be normalized:

– (Proposer’s Raw Points ÷Maximum Raw points) x Maximum weighted points = weighted technical score– Examples:  Vendor A:  (119 ÷ 135) x 70 = 61.70

Vendor B:  (121 ÷ 135) x 70 = 62.74

• Normalization process must be included in the evaluation instrument.

Weighting Technical Evaluations – Case Study

70% Technical Weight135 Maximum Raw Technical Points Vendor A Vendor B

Proposer’s Raw Technical Points 119 121Proposer’s Normalized Technical Points 61.70 62.74

33

Weighting Technical Evaluations – Case Study

• Total points were used for evaluation purposes.

• No longer 70% Technical vs. 30% Cost (state actual %s)

• Not in accordance with RFP and evaluation instrument. 

Vendor Technical Score Cost Score Composite ScoreA 119.00 30.00 149.00B 121.00 28.50 149.50C 125.00 10.50 135.50D 101.00 21.25 122.25

10/17/2019

12

34

• The composite scores are no longer weighted at 70% Technical and 30% cost as indicated in the RFP.

• Agency award was based on the total of 165 points (135 Raw Technical points + 30 Cost points) which changed the Technical weight to 82%.  

• The evaluation process omitted the step of normalizing the Technical score to agree with the weights specified in the RFP.

• Evaluation results in accordance with the RFP:

Evaluation Vendor A Vendor B Vendor C Vendor DTechnical (70%) 61.70 62.74 64.81 52.37

Cost (30%) 30.00 28.50 10.50 21.25

Composite 91.70 91.24 75.31 73.62

Weighting Technical Evaluations – Case Study

35

CASE STUDY 5CASE STUDY 5

36

• Evaluation Process Consistent with RFP:

• Criteria being evaluated• Maximum scores per criteria• Evaluator instructions:

– Rating Scale– Group discussion – Shortlisting– Interview/presentation

Documenting Technical Evaluation

10/17/2019

13

37

• Individual Evaluation Sheets:

• Identify the Vendor & Evaluator• Signed & Dated • Criteria with Maximum Allowable Points • Rating Scale with Explanation of Point Value • Adequate Spacing for Comments & Scores

Documenting Technical Evaluation

38

• Individual evaluator comments should be:

• Legible• Detailed • Appropriate • Relevant to Procurement Being Reviewed

Documenting Technical Evaluation

39

Documenting Technical Evaluation ‐Case Study 

Vendor Name:_____________                                           Evaluator Name:_____________Rating Scale 1 2 3 4 5

Signature:_____________                                                                       Date:_____________

Evaluation Criteria Max Points Initial Score Comments1a. Staffing Plan 51b. Key Personnel 51c.  Availability 5

10/17/2019

14

40

Documenting Technical Evaluation ‐ Case Study Example of Irrelevant Comments:

Evaluation Criteria Max Points Initial Score Comments

1a. Staffing Plan 5 1 Bad Handwriting

1b. Key Personnel 5 4

1c.  Availability 5 2 Poor Grammar

41

Documenting Technical Evaluation ‐ Case Study Example of Relevant Comments:

Evaluation Criteria Max Points Initial Score Comments

1a. Staffing Plan 5 1 Only one manager listed, insufficient for all sites

1b. Key Personnel 5 4

1c.  Availability 5 2 Vendor unable to provide weekend staff

42

Documenting Technical Evaluation ‐ Case Study Scoring Matrix:

Evaluation Criteria Evaluator 1 Evaluator 2 Evaluator 3 Final Score Max Points

1a. Staffing Plan 2 1 5 2.7 5

1b. Key Personnel 3 4 4 3.7 5

1c.  Availability 2 2 5 3 5

Total 9.4 15

10/17/2019

15

43

Evaluation Criteria Max Points Initial Score Comments

1a. Staffing Plan 5 51b. Key Personnel 5 41c.  Availability 5 5

Documenting Technical Evaluation – Case Study• Evaluator 1:

• Evaluator 2:

• Evaluator 3:

Evaluation Criteria Max Points Initial Score Comments

1a. Staffing Plan 5 1 Only one manager listed, insufficient for all sites1b. Key Personnel 5 41c.  Availability 5 2 Did not mention coverage for time off

Evaluation Criteria Max Points Initial Score Comments

1a. Staffing Plan 5 2 Inadequate staff for multiple sites1b. Key Personnel 5 31c.  Availability 5 2 One of four preferred qualifications met

44

CASE STUDY 6CASE STUDY 6

45

• NYS Procurement Guideline V.I. Conducting the Cost Evaluation:

“Methods for calculating costs vary depending on a mix of factors concerning the nature and extent of the services, the costs associated with utilizing the services, and the impact of the services on agency programs and operations (State Finance Law§160.5 and 6).”

Financial Evaluation

10/17/2019

16

46

• Best Practice for Conducting Cost Evaluation:

• Must be evaluated objectively • Should not be weighted at less than 20%• Vendor should use the cost form included with the RFP

– Costs submitted must be completed in accordance with RFP.  Do not accept narratives.

Financial Evaluation

47

• Cost Proposals shall be equivalent. • Can you compare “Apples to Apples”?

• Agency must be able to tell how the contract value was calculated based on the proposed cost.

• Agency must be able to justify how the costs are reasonable. 

• Agency may clarify that vendor fully understands scope if the cost appears to be out of line with the other proposals.

Financial Evaluation Considerations

48

• Evaluating cost is a calculation, not an analysis

• Recommended formula for cost scores:

Cost Score = (Lowest Bid ÷ Bid Being Evaluated) X Maximum Cost Points Available

Financial Evaluation

10/17/2019

17

49

• Must identify all titles for a vendor to bid on• Should require that a vendor provide rates for all titles listed• Should provide estimated usage hours for vendors to bid equally• May weight each title separately within the cost score • Should not take simple average of all hourly rates across the board• Should not allow vendors to bid a range of rates 

Financial Evaluation on Hourly Rates

50

• Sample Cost Proposal Form:

Financial Evaluation on Hourly Rates

Job Title Hourly Rate Estimated Hours  Total Cost

Title 1 To be entered by vendor To be entered by agency $

Title 2 To be entered by vendor To be entered by agency $

Title 3 To be entered by vendor To be entered by agency $

Title 4 To be entered by vendor To be entered by agency $

Total Bid Amount $

51

• Vendor A • Vendor B

• Averaging the hourly rates does not provide reasonable representation of actual costs for evaluation purposes. 

• No estimated usage was provided by the Agency.

Financial Evaluation on Hourly RatesNon‐recommended options for evaluating hourly rates:

Job Title Hourly Rate

Manager $160

Sr. Analyst $90

Analyst $55

Tech Staff $45

Avg. Hourly Rate $87.50

Job Title Hourly Rate

Manager $130

Sr. Analyst $110

Analyst $65

Tech Staff $55

Avg. Hourly Rate $90

10/17/2019

18

52

• Vendor A • Vendor B

• Agency provided the estimated usage hours.

Financial Evaluation on Hourly RatesRecommended options for evaluating hourly rates:

Job Title Hourly Rate # of Hours Total

Manager $160 3,000

Sr. Analyst $90 1,000

Analyst $55 2,000

Tech Staff $45 4,000

Total

Job Title Hourly Rate # of Hours Total

Manager $130 3,000

Sr. Analyst $110 1,000

Analyst $65 2,000

Tech Staff $55 4,000

Total

$480,000

$90,000

$110,000

$180,000

$860,000

$390,000

$110,000

$130,000

$220,000

$850,000

53

• RFP for a Consulting Service – Cost will be based on hourly rates.– Cost sheet requires vendors to provide a rate for each title listed below. – Two (2) vendors submitted proposals. – Vendor A was deemed non responsive.

• Vendor A  • Vendor B

Financial Evaluation on Hourly Rates – Case Study A

Job Title Rates # of Hours

Manager $140 ‐ $160 3,000

Sr. Analyst $80 ‐ $90 1,000

Analyst $55 ‐ $75 2,000

Tech Staff $40 ‐ $60 4,000

Job Title Rates # of Hours

Manager $150 3,000

Sr. Analyst $75 1,000

Analyst $55 2,000

Tech Staff $65 4,000

54

• An agency is implementing a new system for invoice tracking. • There is no previous contract for these services.• An agency is unsure of the estimated number of hours for each job title that is required for this contract. 

Financial Evaluation on Hourly Rates – Case Study B

Title Rate Weight PointsProject Manager $300 70% 21

Programmer $175 20% 6

Support Staff $100 10% 3

Total 100% 30

10/17/2019

19

55

CASE STUDY 7CASE STUDY 7

56

• An agency issued an RFP.

• The RFP specified the following:• Evaluation would be 70% Technical, 20% Cost and 10% Presentation. • Vendors will be shortlisted for a presentation.• Two awards would be made.

Financial Evaluations – Case Study

57

• Vendors must propose their costs in the following manner:

Vendors could propose either a % of compensation with a minimum fee OR vendors could propose a flat fee. 

Financial Evaluations – Case Study

PROFESSIONAL FEES

% of Compensation %

Minimum Fee $

Flat Fee $

10/17/2019

20

58

• Vendors’ proposals were submitted in the manner per the table below:

• Cost Proposals are NOT equivalent.• Cannot be evaluated “apples to apples”.• This is NOT recommended.

Financial Evaluations – Case Study

Vendor A Vendor B Vendor C

PROFESSIONAL FEES Pricing Score Pricing Score Pricing Score

% of Compensation (10 pts) 30% 9.33 28% 1.00

Minimum Fee (10 pts) $45,000  10.00 $72,000  16.25

Flat Fee (20 pts) $60,000  20.00

TOTAL COST SCORE 19.33 20.00 16.25

59

CASE STUDY 8CASE STUDY 8

60

State Finance Law §163.9(a)(b):

“The evaluation criteria and methodology for evaluating proposals must be completed prior to the initial receipt of proposals.”

Oral Presentations and Shortlisting

10/17/2019

21

61

• There are multiple ways interviews and oral presentations can be used in the evaluation:

• Can be scored as its own separate category• Can be used to clarify items from the vendor’s technical proposal• Evaluators can revise technical scores based on information provided in an 

interview/oral presentation.  If this method is used, evaluators must address any changes to the original scores.

Oral Presentations and Shortlisting

62

• There are multiple ways interviews and oral presentations can be used in the evaluation (continued):

• There should be a script or set of questions that are followed so that all evaluators ask the same thing of all vendors.

• Same evaluators should participate in each interview and oral presentation.• Evaluation method needs to be documented in the procurement record before 

proposals are received.

Oral Presentations and Shortlisting

63

• What is Shortlisting?• Process that limits the number of proposers that are allowed to continue 

through the final steps of the evaluation process. 

• When shortlisting, agency MUST take into consideration BOTH technical and cost scores.– Shortlisting without considering cost is arguably inconsistent with the SFL “best 

value” concept.

Oral Presentations and Shortlisting

10/17/2019

22

64

• What is Shortlisting? (continued)

• Shortlisting is an optional technique and should only be done if deemed necessary by an Agency. 

• Shortlisting must be identified in the evaluation instrument, if an agency plans to utilize this technique.

• Shortlisting should include all vendors that were susceptible to award after the preliminary technical and cost scores. – Example:  If the oral presentation and interview is worth 10 points, anyone 

within 10 points of the highest scoring vendor is susceptible to award and must be shortlisted. 

Oral Presentations and Shortlisting

65

• An agency issued an RFP.

• The RFP specified the following:

• Evaluation would be 70% Technical, 20% Cost and 10% Presentation. • Vendors will be shortlisted for a presentation. • Two awards would be made.

Oral Presentations and Shortlisting – Case Study

66

• Preliminary Scores:         

• Short Listed Vendors:

Oral Presentations and Shortlisting – Case Study

Vendor Technical Score Cost Score Composite Score

A 53.33 19.33 72.66B 54.00 20.00 74.00C 42.97 16.25 59.22D 59.00 16.70 75.70E 62.00 11.96 73.96F 56.00 16.76 72.76

Vendor Technical Score Cost Score Composite Score

D 59.00 16.70 75.70B 54.00 20.00 74.00E 62.00 11.96 73.96F 56.00 16.76 72.76

• RFP Stated:

The proposal that receives the highest composite score and the next three highest scoring proposals, if they are all within 10 points of the highest total score, will be shortlisted and invited for an oral presentation.

10/17/2019

23

67

• The four shortlisted vendors were invited to oral presentations and the results were as follows:

• Agency awarded contracts to Vendors D and B.

Oral Presentations and Shortlisting – Case Study

Vendor Technical Score Cost Score Oral Presentation Composite Score

D 59.00 16.70 6.50 82.20B 54.00 20.00 8.00 82.00E 62.00 11.96 7.00 80.96F 56.00 16.76 9.00 81.76

This is incorrect.

68

• Preliminary Scores:         

• Short Listed Vendors:

Oral Presentations and Shortlisting – Case Study

Vendor Technical Score Cost Score Composite ScoreA 53.33 19.33 72.66B 54.00 20.00 74.00C 42.97 16.25 59.22D 59.00 16.70 75.70E 62.00 11.96 73.96F 56.00 16.76 72.76

• All Vendors Susceptible to Award were shortlisted.  

• After the Oral Presentation, Vendors A and D have the highest composite scores and should be awarded contracts. 

Vendor Technical Score Cost Score Composite Score Oral Presentation Total Score

A 53.33 19.33 72.66 10.00 82.66B 54.00 20.00 74.00 8.00 82.00D 59.00 16.70 75.70 6.50 82.20E 62.00 11.96 73.96 7.00 80.96F 56.00 16.76 72.76 9.00 81.76

69

CASE STUDY 9CASE STUDY 9

10/17/2019

24

70

• What is a Clarification?

• A procurement tool to provide agencies an assurance of the offerer’s full understanding of responsiveness to the solicitation requirements

• Where provided in the solicitation, state agencies may require clarification [SFL 163.9(c)]

Clarification

71

• Things to consider when clarifying a vendor’s response:

• All clarifications must be addressed prior to award.

• All offerers shall be accorded fair and equal treatment. 

Clarification

72

• What is an allowed vendor clarification?• A mathematical error• Allows additional information/further explanation

• What is not allowed in a vendor clarification?• The opportunity to remedy a technical and/or cost proposal• Remedy a prior omission with new material change

Clarification

10/17/2019

25

73

• Agency Q advertised an RFP for computer programming services.

• Requirement ‐ Experience in JavaScript:

– Vendor 1: “I have experience in JavaScript”– Vendor 2: “I have experience in the required program”– Vendor 3: “I have experience in programs that are similar to JavaScript”

Clarification – Case Study 

74

• Recommended Steps:• Reach out to the bidders who didn’t clearly confirm they can meet 

the requirements

– Ask Vendor 2 and Vendor 3 if they have experience in JavaScript– Give the vendors a chance to further explain

• Submit the written communication as part of your procurement record

Clarification – Case Study A

75

• Agency Z has an RFP for a one year term for software maintenance services.  Vendors were required to provide the following as part of their cost:

• Hourly rates for the following titles:» Job Title A » Job Title B » Job Title C 

• One‐time start up fee• Annual maintenance fee

• Three vendors responded• Each of the three proposals had one cost item that required clarification

Clarification – Case Study B

10/17/2019

26

76

Required Vendor A Vendor B Vendor CJob Title A $100 $ $100Job Title B $80 $80 $80Job Title C $60 $60 $60Estimated 2,080 Hours for Each Job Title $499,200 $291,200 $499,200

One Time Start‐Up Fee $ $3,000 $300,000Annual Maintenance Fee $4,500 $4,500 $4,000Total $503,700 $298,700 $803,200

Clarification – Case Study B (Before Clarification)

77

Required Vendor A Vendor B Vendor CJob Title A $100 $80 $100Job Title B $80 $80 $80Job Title C $60 $60 $60Estimated 2,080 Hours for Each Job Title $499,200 $457,600 $499,200

One Time Start‐Up Fee $0 $3,000 $300Annual Maintenance Fee $4,500 $4,500 $4,000Total $503,700 $465,100 $503,500

Clarification – Case Study B (After Clarification)

• Vendor A:  Confirmed no omission, $0 dollar fee – not changed Proposal • Vendor B:  Was supposed to include $80 hourly rate – changed proposal • Vendor C:  Typographical error, should list $300 – changed proposal

78

Any Questions?

10/17/2019

27

79

• Angelina Cadena, (518) 474‐0039, acadena@osc.ny.gov• Priscilla Cassidy, (518) 402‐2969, pcassidy@osc.ny.gov• Amanda Colomb, (518) 486‐5197, acolomb@osc.ny.gov• Alyssa Connelly, (518) 474‐4028, aconnelly@osc.ny.gov• Christina Crasto, (518) 408‐3895, ccrasto@osc.ny.gov• Jenny Fung, (518) 473‐6765, jfung@osc.ny.gov• Michelle Ko, (518) 479‐2401, mko@osc.ny.gov• Ashley Markowski, (518) 486‐3165, amarkowski@osc.ny.gov• Matthew Mirabile, (518) 474‐4358, mmirabile@osc.ny.gov• Zachary Nash, (518) 474‐6938, znash@osc.ny.gov• Dan Robinson, (518) 473‐7107, drobinson@osc.ny.gov• Jennifer Waithe, (518) 408‐4389, jwaithe@osc.ny.gov

• Melanie Young, (518) 486‐6231, mlyoung@osc.ny.gov• Melissa Taub, (518) 486‐3033, mtaub@osc.ny.gov• Jenny Reyes, (518) 474‐8946, jreyes@osc.ny.gov• Dave Burmaster, (518) 486‐3075, dburmaster@osc.ny.gov• Randy McConnach, (518) 486‐1250, rmcconnach@osc.ny.gov

Contacts

80