Standard Operating Procedure AUDIT...
Transcript of Standard Operating Procedure AUDIT...
Standard Operating Procedure
AUDIT INTERNAL
LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS
Universitas Brawijaya
Malang
2017
Hal. i
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F07/88/HK.01.02.a/003
17 November 2017
AUDIT INTERNAL 0
Halaman i dari 5
AUDIT INTERNAL
Proses
Penanggungjawab
Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan
1. Perumusan Fachrezy
Pangestu Widi
Koordinator
Asisten
17 November 2017
2. Pemeriksaan Debrina Puspita
Andriani, ST.,
M.Eng.
Kepala
Laboratorium
17 November 2017
3. Persetujuan Ishardita
Pambudi Tama
ST., MT., Ph.D.
Ketua
Jurusan
Teknik
Industri
20 November 2017
4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri
Juwono, MT.
Dekan
Fakultas
Teknik
20 November 2017
5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono,
MTP.
Wakil Dekan
I Fakultas
Teknik
20 November 2017
Hal. ii
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i
DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii
A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1
C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1
D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1
E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
Hal. 1
A. Tujuan
Tujuan dilaksanakannya audit internal adalah sebagai berikut:
1. Melakukan verifikasi terhadap efektivitas dari penerapan sistem mutu
secara efektif dan efisien.
2. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan
masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait
Ruang lingkup dan unit yang terkait yaitu semua kegiatan audit internal
yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem
manajemen mutu di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yaitu
sebagai berikut:
1. Kepala Laboratorium Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
2. Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
3. Auditor
4. Tim Audit Jurusan Teknik Industri FT-UB
C. Standar Mutu yang Terkait
Standar Mutu yang terkait dengan diadakannya audit internal adalah
standar capaian, standar proses dan penilaian dimana dalam audit internal
nantinya akan dievaluasi proses selama setahun terkait Laboratorium
sehingga dapat diketahui standar capaian dan hal-hal yang harus dievaluasi
untuk perbaikan kedepannya.
D. Istilah dan Definisi
1. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan
kesesuaian antara keberadaan sistem manajemen mutu dengan
pelaksanaannya.
2. Divisi Quality Assurance adalah pihak yang bertanggung jawab
mengurus segala dokumen yang dibutuhkan untuk audit bersama
Kepala Laboratorium
3. Tim UJM Jurusan adalah pihak yang bertanggung jawab mengenai unit
jaminan mutu jurusan
Hal. 2
E. Urutan Prosedur
Berikut merupakan prosedur diadakannya kegiatan audit internal:
1. Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal oleh pihak
laboratorium sesuai dengan pilihan jadwal yang disediakan oleh
audio.
2. Divisi Quality Assurance menyiapkan segala dokumen yang
dibutuhkan untuk keperluan audit. Divisi Quality Assurance
menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12
bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun.
3. Divisi Quality Assurance akan mengoordinasikan seluruh asisten
laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dalam pembuatan
dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk audit sesuai dengan
divisi-divisi yang bersangkutan dengan kebutuhan dokumen.
4. Divisi Quality Assurance mengoordinasikan seluruh asisten
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas untuk membuat
laporan pertanggung jawaban setiap divisi dan setiap program kerja
serta dokumen-dokumen pendukung lainnya yang dimiliki oleh
seluruh divisi yang dibutuhkan untuk kepentingan audit internal.
5. Divisi Quality Assurance mengonsultasikan seluruh dokumen audit
internal kepada Kepala Laboratorium.
6. Pelaksanaan audit internal Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas yang dihadiri oleh Kepala Laboratorium, asisten laboratorium
SRK, tim audit internal jurusan, dan auditor yang sudah ditentukan
oleh pihak universitas.
7. Divisi Quality Assurance mencatat segala ketidak-sesuaian hasil audit
dan mengonfirmasikannya kepada auditor.
8. Auditor menerima dan mengklarifikasi temuan ketidak-sesuaian dan
mengajukan tindakan perbaikan melalui borang klarifikasi.
9. Pihak laboratorium melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan
atas temuan ketidak-sesuaian yang dikoordinasikan oleh Kepala
Laboratorium.
10. Melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan
yang telah dilakukan bersama Kepala Laboratorium dan seluruh
asisten yang terkait.
11. Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan.
12. Divisi Quality Assurance melaporkan hasil audit internal secara
manajemen.
13. Melaksanakan kegiatan audit internal.
Hal. 3
F. Bagan Alir
Ketua Jurusan
Kepala
Laboratorium
Pihak Auditor
Asisten
laboratorium
(Divisi Quality
Assurance)
Asisten
laboratorium
(Divisi Quality
Assurance)
Seluruh asisten
laboratorium
• Ketua Jurusan
• Tim UJM Jurusan
Kepala
laboratorium
• Pihak Auditor
Asisten
laboratorium
(Divisi Quality
Assurance)
Kepala
laboratorium
Auditor
Mulai
Menetapkan Jadwal Pelaksanaan Audit Internal oleh Pihak Laboratorium (1
minggu)
Jadwal visitasi
oleh auditor
Divisi Quality Assurance menyiapkan segala dokumen untuk keperluan audit (3
bulan)
Seluruh dokumen
untuk audit mutu
Divisi Quality Assurance
mengoordinasikan seluruh asisten
Laboratorium SRK untuk membuat
dokumen audit (1-2 bulan)
Laporan pertanggung
jawaban program
kerja dan divisi
Pelaksanaan audit internal Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas (1 hari)
Notulensi Divisi Quality Assurance mencatat segala
ketidaksesuaian audit dan
mengonfirmasikannya kepada auditor.
(1 hari)
A
Hal. 4
• Auditor
• Asisten
Laboratorium
• Kepala
Laboratorium
• Auditor
• Auditor
G. Referensi
Referensi yang digunakan adalah:
1. Manual Prosedur Pengolahan Dokumen Laboratorium Statistik &
Rekayasa Kualitas
2. Dokumen job description Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas
Auditor menerima dan mengklarifikasi
temuan ketidaksesuaian dan mengajukan
tindakan perbaikan melalui borang klarifikasi. (6 bulan)
Temuan
laboratorium oleh
Auditor
Melakukan verifikasi terhadap tindakan
perbaikan dan pencegahan
(1 bulan)
PDCA
Memantau tindakan perbaikan dan
pencegahan yang dilakukan
(1 bulan)
Divisi Quality Assurance melaporkan hasil
audit internal secara manajemen
(1 hari).
Selesai
A
Hal. 5
H. Lampiran
1. Formulir Evaluasi Laboratorium
TIMELINE AUDIT INTERNAL
2016 December
MONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY FRIDAY SATURDAY SUNDAY
28 29 30 01 02 03 04Menentukan
jadwal audit
internal
Menentukan
jadwal audit
internal
Menentukan
jadwal audit
internal
Menentukan
jadwal audit
internal
Pelaksanaan
internal audit
Lab SRK
05 06 07 08 09 10 11QA mencatat
temuan dan
konfirmasi ke
auditor
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 01
02 03a. Menentukan jadwal audit internal: 7 hari; b. QA menyiapkan semua dokumen
(September- November 2016 atau 3 bulan); c. QA koordinasi ke asistan lab srk
untuk membuat dokumen (October-November 2016); d. QA mengkonsultasikan ke
Kalab (November 2016); e. Auditor menerima & klarifikasi temuan dan perbaikan
melalui borang (6 bulan= December-June 2017); f. Verifikasi perbaikan dan
pencegahan(Juni-Juli 2017); g. Memantau tindakan perbaikan (Juli-Agustus 2017)
Notes: