SOUTH AFRICA – SWEDEN UNIVERSITY FORUM

AGENDA

Projektplanering

Organisation

Finansiella frågor

Första Seminarieveckan

South Africa – Sweden University Forum

• Strategic internationalization project running from 2017-2020

• 10 249 988 SEK Budget

• Collaboration between 27 universities together with embassies,

organizations, funding agencies & ministries in both countries

• Bringing together more than 300 researchers, PhD:s and students

from Sweden & South Africa in seminars, mobilities & projects

• Creating innovative ways to approach internationalization & utilizing

the power of online tools

• Connecting universities with funding agencies, industry, ministries &

surrounding society in working towards the SDG

PROJECT ACTIVITIES

Research seminars, Short term research mobility projects, interactive platform

Timeline South Africa Sweden University Forum

April

First seminar week

Pretoria

April

2nd seminar week

Cape Town

2018

September

Kick off meeting

Pretoria

2019

April

Final Seminar

Sweden

Short Term Research Mobility

20202017

Preparatory trip + SC meetingPreparatory trip + SC meeting

Research seminars• Researchers from Sweden and South Africa

• Topics based on 17 SDG:s

• Challenges relevant to both countries

• Target group emerging researchers

• Funding for SA researchers from NRF

• Other participants: • University Management, Funding Agencies, Embassy,

Government representatives

When Where SE-researchers SA-researchers

Research seminar 1 March 2018 Pretoria 50 50-100

Research seminar 2 March 2019 Cape Town 50 50-100

Research seminar 3 /

Final seminar

June 2020 Sweden 75-100 50

Research seminars-surrounding activities• Based on interests from universities & research groups

• Maximize impact of long trip• Spread out across universities in SA & SE

1. University - Industry linkage – innovation• Collaboration with Business Sweden

• Swedish companies in SA, SA companies• Ex. Aim-Day• Include Vinnova, Council for Scientific & Industrial Research

2. Focused workshops• Chance to continue and develop discussions

• Ex. Water in Port Elizabeth, Big Data in Cape Town

3. Capacity development for emerging researchers• Seminars in academic writing, proposal writing, supervision development

4. Social outreach – glocalization• Working with local communities

Short term research mobilityprojects• Seed funding for researchers to facilitate ”next step” collaboration

• 50 000 SEK – 40 projects funded

• Flexible use of funding

• Applications open directly after two first research seminars• Open to participants in seminars or PhD:s, post-docs other colleagues in research group

• Mandatory for proposals• Linked to SDG:s

• Reciprocal

• Plan for how mobility project can be included in the interactive platform

• Priority for proposals that include:• research groups from at least 2 SE + 2 SA unis

• a plan for joint supervision of PhD:s/ master students

• In collaboration with DHET• Linked to capacity development of emerging researchers

Interactive platform

• Content• Story-driven, not technology-

driven• Collaborative production

• Cross-university exchange• Cross-country exchange• All collaborations bring

experience• All results come with a story• Stories are what last over time

• Enablers• ‘How-to’ support to empower• Champions

• Inspire, Involve, Illustrate

• Examples• Documentaries: ‘A day in the life

of a PhD student in...’• Live-streaming seminars• Longer recorded lectures• Short videos• Blog posts (with social media

integration)

• Technology• Core features: SUNET Play

• Cultura, PLAY, Zoom• Learning Mgmt System: Canvas• Blog support: WordPress

ORGANIZATION

Roles & responsibilities, Quality Assurance, Risk Management, Next steps

Roles & Responsibilities• Project Coordinator (Uppsala University)

• Economy, administration, day to day handling

• Coordination of all activities in the project

• Prepare material for meetings

• Steering Committee• Six SE unis, six SA unis + Project coordinator

• Decisions in implementation of project

• Decision on distribution of Short Term Mobility Project Grants

• Academic Advisory Committee (4)• Researchers from both countries divided by topics (based on 17 SDG:s)

• Advise for academic content for seminars

• Suggest distribution of Short Term Mobility Project Grants

• Local project manager (LPM)

Roll för LPM• Budget 400 000 SEK / 3 år

• ≈ 20 - 30% tjänst i 3 år (22% med 35 000 i månaden)• 100 000 för resor

• Avspark, 2 förberedande resor, 2 seminarier

• Driva på projektet på det egna universitetet • Inom akademin och inom ”förvaltningen”

• Säkerställa engagemang inom projektets olika delar• Deltagande av forskare i seminarier (och kringliggande aktiviteter)• Short term research mobility projects

• Avgörande för att maximera utfall av projektet

• Delta i Steering Committee

• Rapportering, ekonomi och administration

Academic Advisory Boards

• 17 SDG:s - 4-5 utmaningar relevanta för båda länder• Bör bestämmas på Kick-off (samtliga universitet bör ha en idé

innan)

• Representanter från både SA och SE

• En person ansvarig gentemot projektledare

• Bra sätt att engagera forskare och få ut information till olika grupper

• Grupperna kan också ansvara för att ordna specifika aktiviteter inom sitt område under seminarieveckan

Steering committee

• Förankring av beslut och idéer

• Fysiska möten främst i samband med projektaktiviteter

• Mycket går att ta via mail

Quality & Risk

• Quality assurance• External evaluator specialized in higher education projects

• On-going evaluation giving chance to adapt project if not on track

• Risk management• Close collaboration with Swedish Embassy & South African unis

• Long experience in working with developing countries

BUDGET

Budget• Budget (SEK)

STINT grant 4 999 988

SE-partners co-finance 5 250 000

NRF co-finance 3 800 000

TOTAL 14 049 988

Research seminars - 7 330 000

Short term mobility projects - 2 000 000

Interactive platform - 712 000

Travel costs - 300 000

External evaluator - 300 000

Staff costs - 3 407 988

Budget

STINT

Short Term Research Mobility 2 000 000

External Evaluator 300 000

Venue, Catering, Marketing 230 000

Interactive platform 612 000

110 SA researchers* 1 300 000

Project Leader UU 550 000

TOTAL: 4 992 000

Local project managers (6*400k) 2 400 000

LPM travel (6*100k) 600 000

Interactive platform travel 100 000

Project Leader travel 158 000

100 SE researchers** 2 000 000

TOTAL: 5 258 000

Co-financing

*60*5 000 p.p in South Africa

50*20 000 p.p. in Sweden

**100*20 000 pp in South Africa

Co-financing per university

• 750 000 SEK/university

• 400 000 in kind (salary)

Cash:

• 15 forskare (två seminarier i Sydafrika)• Möjligt att skicka fler, helst inte färre

• Resor för LPM• Projektledare + Plattformsansvarig om relevant

Antaganden i budgeten• 20 000 SEK per svensk forskare i Sydafrika

• Klumpsumma, inkluderar kostnader för flyg och hotell

• Om finansieras av universitet kan vara mer eller mindre

• 5000 SEK per sydafrikansk forskare i SA

• 20 000 SEK per sydafrikansk forskare i Sverige

• Kostnader för catering och venue kan öka

• ”kringliggande aktiviteter” finansieras från existerande resebudget

• Extern utvärdering kan kosta mer (om vi vill)

NRF & DHET

• NRF (3 800 000 SEK) will go to participation of SA researchers

• The funds will be transferred to a university in South Africa who in turn transfers money to researchers

• Most likely University of Pretoria

• Possibility to fund more SE researchers• Substantially higher than the 1 300 000 in our budget

• DHET – might be able to co-finance short term research mobility

Rapportering och ekonomisk hantering

• Föreslår att vi håller det så enkelt som möjligt..

• Men universitet måste kunna visa kostnader

• Vi kommer ej få pengar över så jobba inte för mycket

• Hantering av SA-bidrag, behövs en mall

• Hantering av short term mobility projects, betalas ut till institution i Sverige (pga praktiska skäl)

• Om vi kan använda SA-respengarna till annat överförs dessa till respektive universitet post action

SEMINAR WEEK 1

Forskningseminariet

• Exakt datum bestäms tillsammans med ambassaden• Förhoppning att det går att kombinera med besök från

minister/delegation

• University of Pretoria är förmodligen värdar

• 4 parallella workshops + ”high level management”

• Forskningsfinansiärer

Vad vill vi göra den första veckan?

• Vad ska vi kalla veckorna för?• South Africa Sweden Global Challenges week

• South Africa – Sweden research, innovation & education week

• Allt är möjligt!• Forskningsseminarier (breda/smala), inkludera NGO:s,

masterrekrytering, webinars, seminars, outreach

• Initiera samarbeten med sydafrikaner

• Business Sweden

Arbetsprocess forskningsseminarium

1. SDG:s bryts ner i fyra utmaningar relevanta för båda länder• Ex: finding the next generation of solar/clean energy

• Reducing the use of anti-biotics

2. Färdiga förslag bör finnas klara till avsparken• Konsultativ process, varje universitet får skicka in förslag

3. Beslut på avspark• Universitet får välja vilken/vilka utmaningar man känner mest för

• Möjlighet att delta i AAC

• Möjlighet att vara ordförande för en AAC

4. Varje AAC får i uppgift att sätta ihop ett position paper för sin challenge• Max en A4 med titel, keywords, summary och förslag på relevanta ämnen

• Kopplingar till SDG:s samt interaktiv plattform

5. Position papers publiceras, forskare skickar in abstract• Beskriver hur deras forskning bidrar till utmaningen

• Plus i kanten för kopplingar till interaktiva plattformen

• Enkel process + max en halv A4:s ansökan

• Går att komplettera ifall något svenskt universitet saknar sökande

6. AAC bedömer abstracts, sätter ihop program (tillsammans med SC)

Praktiskt

• Logo

• Hemsida

• Tidslinje

• Kontrakt• Sverige + Sydafrika

• 27/9 – workshop 11.30 -16.30 i GBG

• 2-3/10 – pretoria Kick-off

• Presentera projektet i SANORD

• Learning together: sustainable impact through research, innovation & education

• Learning together: Sweden South Africa solution week

• Learning together: South Africa- Sweden research & innovation week

• Sweden - South Africa research & innovation week: Learning together

• Global challenge week: SE SA….

• Glocal challenge week: research & innovation

• Glocal challenge week: creating solutions through research & innovation

• Glocal challenge week: impact through research, innovation & education

Local solutions for global challenges: the Sweden South Africa university forum

• Knowledge sharing for sustainable impact through research & innovation

• Co-creating sustainable impact through research & innovation

• Finding solutions

• Magnet week

• Learning together for change: Sweden – South Africa research & innovation week