SOP EProcurement Surabaya

8/17/2019 SOP EProcurement Surabaya

1/14

Prosedur eProcurement

No. Dok P03/GRMS/BP.Sby

Revisi 00

Halaman 1 dari 14

PROSEDUR EPROCUREMENT

No Dokumen P03/GRMS/BP.Sby

Revisi 00

!an""al !erbi#

Re$. %S& '(001 ).10.1.1 Do*umen#ed o+era#in" +ro*edure

Re$. Re"ulasiPer+res ,4/'010- Per+res (0/'01'- Perali

(3/'01'- Perali ,/'01'

Dise#uui ole

2oordina#or

Klasifikasi: Internal 1


2/14



Revisi 00

Halaman ' dari 14

R%))! P5R6B)H)N

Rev !an""al 6raian Perubaan

00 Penerbi#an )al



3/14



Revisi 00

Halaman 3 dari 14

1 Tujuan

1.1 Menamin +elaksanaan lelan" se*ara elek#ronik 7ePro*uremen#8 yan" dikelola 9PS5beralan den"an baik

1.' Menamin +elaksanaan lelan" sesuai adal yan" #ela di#e#a+kan.

' Ruang Lingkup

Proses lelan" yan" di*aku+ dalam +rosedur ini meli+u#i

'.1 Persia+an 9elan"

'.' Proses 9elan"

'.3 Perubaan Da#a 9elan"

'.4 Pemba#alan 9elan"

3 Definisi

3.1 Proses lelan" se*ara elek#ronik Sua#u +roses +elelan"an yan" meman$aa#kanmedia in#erne# men""unakan a+likasi yan" suda disia+kan ole 9PS5.

3.2 !im Peneli#i !im +enyelia )n""aran Belana 9an"sun" +ada Ba"ian Bina Pro"ram.

3.3 Pemilik %n$ormasi Pen""una +or#al e:Pro*uremen# yan" men"in+u# da#a danmen":u+load in$ormasi ke +or#al e:Pro*uremen#- baik +en""una a+likasi in#ernal7Pen""una )n""aran- Peaba# Pembua# 2omi#men- 2elom+ok 2era8 mau+unPenyedia baran"/asa.

3.4 6ni# 2era )dminis#rasi 6mum ba"ian dalam 9PS5 yan" ber#u"as un#ukmendokumen#asikan dan mem$asili#asi semua ke"ia#an adminis#rasi yan"berubun"an den"an +roses e:Pro*uremen#.

3.5 Pen""una )n""aran 7P)8 2e+ala Sa#uan 2era yan" berak un#uk menen#ukandan men"elola an""aran.

3.6 S#a$ Pen""una )n""aran s#a$ yan" di#unuk ole Pen""una )n""aran un#ukmemban#u dalam +roses +elelan"an +ada +or#al e:Pro*uremen#.

3.7 Peaba# Pembua# 2omi#men/Pelaksana 2e"ia#an 7PP28 Peaba# di lin"ku+S2PD/6ni# kera yan" melaksanakan sa#u a#au bebera+a ke"ia#an dari sa#u+ro"ram sesuai den"an bidan" #u"asnya



4/14



Revisi 00

Halaman 4 dari 14

3.8 6ni# 9ayanan Pen"adaan 769P8 sa#u uni# yan" #erdiri dari bebera+a kelom+ok+ani#ia +en"adaan yan" #ela memiliki ser#i$ika# kealian +en"adaan baran"/asa+emerin#a- yan" diben#uk ole 2e+ala Daera

3.9 2elom+ok 2era 7Poka8 dalam 69P 2elom+ok:kelom+ok +ani#ia +en"adaan yan"di#unuk 2e+ala Daera un#uk melalukan +emilian +enyedia baran"/asa

3.10 Por#al e:Pro*uremen# )+likasi berbasis in#erne# yan" disediakan ole 9PS5 un#ukmendukun" alannya +roses lelan" se*ara elek#ronik.

3.11 an" menadi #an""un" aab 9PS5 dalam +elaksanaan lelan" se*ara elek#ronikanyala +enyediaan $asili#as dalam ben#uk a+likasi in#erne#.

3.12 2ebenaran isi dari se"ala in$ormasi yan" masuk ke dalam +or#al e:Pro*uremen#meru+akan #an""un" aab +emilik in$ormasi.

4 Tanggungjawa

4.1 2oordina#or !eknis ber#an""un" aab un#uk membua# adual lelan" se"era se#ela)PBD disakan dan men"koordinasi dis#ribusi Sura# 5daran ke Sa#uan 2era#en#an" adual lelan"- baik #aunan mau+un +er +eriode lelan".

4.' Pen""una )n""aran 7P)8 ber#an""un" aab a#as +enunukan Peaba# Pembua#2omi#men dan +ekeraan di S2PD yan" menadi #an""un" aabnya.

4.3 Peaba# Pembua# 2omi#men 7PP28 ber#an""un" aab a#as +enunukkan +enyediabaran"/asa +ada +roses +emilian +enyedia baran"/asa.

4.4 Poka ber#an""un" aab +enu a#as +elaksanaan +roses +emilian +enyediabaran"/asa- +erubaan da#a lelan" dan +emba#alan lelan".

4., 9PS5 ber#an""un" aab #erada+ keamanan- kelan*aran- dan ke#ersediaan#em+a# ba"i seluru dokumen lelan" elek#ronik dan +roses:+roses yan" relevanselama +roses +elelan"an.

4.; 6ni# )dminis#rasi 6mum ber#an""un" aab a#as dokumen#asi dokumen +roseslelan" yan" berben#uk ard*o+y dan berubun"an den"an +roses yan" menadi#an""un" aab 9PS5 dan memas#ikan baa semua +ersyara#an un#ukmelakukan +erubaan da#a lelan" a#au +emba#alan lelan" #ela dilen"ka+i olePoka.

4.( 6ni# Re"is#rasi dan


5/14



Revisi 00

Halaman , dari 14

, Prosedur

,.1 Prosedur Persiapan Le!ang

,.1.1 2oordina#or !eknis membua# adual lelan" #aunan +alin" lamba# ' arikera se#ela +en"esaan )PBD.

,.1.' Sub 6ni# 2era )dminis#rasi 6mum membua# Sura# 5daran +alin" lamba# 1 arikera se#ela adual lelan" dibua#.

,.1.3 Sub 6ni# 2era )dminis#rasi 6mum men"irimkan Sura# 5daran #en#an" aduallelan" #aunan melalui kurir +alin" lamba# ' ari kera se#ela adual dibua#.

,.1.4 Sub 6ni# 2era )dmini#rasi 6mum melalui kurir- men"irimkan sura# edaran#en#an" adual lelan" +eriodik +alin" lamba# 1, ari kera sebelum +eriodelelan" dimulai.

,.' Prosedur Proses Le!ang

,.'.1 PP2 men"usulkan +ake# +ekeraan yan" akan dilelan" ke+ada Pro*uremen#6ni# / 6ni# 9ayanan Pen"adaan 769P8 dan memasukkan +ake# +ekeraan ke

+or#al e:Pro*uremen# maksimal 10 7lima8 ari kera sebelum +en"umuman lelan"un#uk +ekeraan 2ons#ruksi- dan maksimal ( 7#uu8 ari kera sebelum+en"umuman lelan" un#uk +ekeraan selain 2ons#ruksi.

,.'.' 69P menen#ukan dan men"alokasikan +ake# = +ake# +ekeraan yan" #eladiusulkan ole PP2

,.'.3 Peaba# Pembua# 2omi#men/Pelaksana 2e"ia#an memin#a username dan+assord ke+ada P).

,.'.4 Poka memin#a username dan +assord ke+ada 69P.

,.'., Reka+ usulan da#a lelan" #er#ulis dikirimkan oel 69P- kemudian disim+an Sub6ni# )dminis#rasi 6mum.

,.'.; Poka memasukkan da#a lelan" elek#ronik- men":upload dokumen lelan" yan"kemudian +ake# +ekeraan yan" akan dilelan" dire"is#erkan ole 69P ke +or#ale:Pro*uremen# +ada saa# +eriode +emasukan da#a lelan" dibuka. Proses+emasukan da#a lelan" di#u#u+ 3 ari kera sebelum +en"umuman lelan".

,.'.( Da#a lelan" yuan" suda dire"is#erkan ke sua#u +eriode lelan" disam+aikan oleSub 6ni# )dminis#rasi 6mum ke+ada !im Penyelia un#uk +roses klari$ikasi kode+ake#- nama +ake# +ekeraan- nilai an""aran dan ke#ersediaan an""aran den"anmen""unakan >e*klis# Penyelia. Proses ini arus suda selesai 1 ari sebelum



6/14



Revisi 00

Halaman ; dari 14

+en"umuman lelan".

,.'. Se#ela !im Peneli#i selesai melakukan klari$ikasi da#a lelan" maka da#a #ersebu#disam+aikan ke+ada 2e+ala Ba"ian Bina Pro"ram Pemerin#a 2o#a Surabayaun#uk di+eriksa kembali dan di#en#ukan +ake# +ekeraan manaka yan" bole iku#+en"umuman lelan" +eriode #ersebu#.

,.'.? Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum memeriksa kelen"ka+an dokumen lelan" sesuaiden"an >e*klis# 2elen"ka+an Dokumen 9elan" dalam ak#u maksimal ' arikera se#ela +eriode +emasukan da#a lelan" di#u#u+.

,.'.10 @ika #idak ada +erubaan #erada+ da#a lelan" maka Poka menanda#an"ani

"erita #cara $esepakatan $e!ompok $erja untuk Paket Pekerjaan %angakan Di!e!ang e&Procurement.

,.'.11 6ni# Re"is#rasi dan


7/14



Revisi 00

Halaman ( dari 14

,.3.1.; "erita #cara $esepakatan $e!ompok $erja untuk Paket Pekerjaan %angakan Di!e!ang e&Procurement #ersebu# disim+an ole Sub 6ni# )dminis#rasi6mum.

,.3.' Perua'an Data Le!ang Sete!a' Diumumkan

,.3.'.1 Bila #eradi +erubaan isi dokumen lelan" 7R2S- BA- "ambar dan dokumenlelan" lain8 see!um atau se!ama masa aanwij(ing maka semua +erubaandi#uan"kan dalam beri#a a*ara aaniin" dan a#au addendum ole Poka.

,.3.'.' Poka membua# dan men"u+load beri#a a*ara aaniin" dan a#au addendum ke+or#al e:Pro*uremen# maksimal ' ari kera sebelum masa akir +emasukan+enaaran.

,.3.'.3 Poka berkoordinasi den"an 2e+ala 69P un#uk melakukan kon$irmasi Cbuka+ake#- a"ar +oka mau+un PP2 da+a# melakukan +erubaan da#a yan" sudadise+aka#i dalam aaniin".

,.3.'.4 6n#uk Perubaan sete!a' masa aanwij(ing erak'ir maka Poka membaaBeri#a )*ara 2ese+aka#an Perubaan Da#a 9elan" yan" di#anda#an"ani olePoka dan Penan""un" @aab )n""aran ke Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum un#ukdisim+an.

,.3.'., Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum melakukan Ekon$irmasi bukaE a#au memberikans#a#us open un#uk +ake# +ekeraan yan" diusulkan ole Poka un#uk diuba da#aa#au dokumen lelan"nya.

,.3.'.; Se#ela selesai melakukan +erubaan- Poka melakukan kon$irmasi la"i ke+adaSub 6ni# )dminis#rasi 6mum sekali"us memeriksa +erubaan da#a lelan"elek#ronik dan dokumen lelan" yan" baru di +or#al e:Pro*uremen#.

,.3.'.( Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum memberikan s#a#us close un#uk +ake# +ekeraanyan" bersan"ku#an sekali"us men"e*ek +erubaan yan" dilakukan ole Poka#erkai# den"an kelen"ka+an dokumen lelan".

,.3.'. Poka menanda#an"ani Beri#a )*ara Perubaan Da#a 9elan" Se#elaDiumumkan- kemudian diserakan ke Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum.

,.3.'.? Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum men"in$ormasikan ke+ada 6ni# Re"is#rasi dan


8/14



Revisi 00

Halaman dari 14

,.4 Prosedur Pemata!an Le!ang

,.4.1 Pemata!an Le!ang See!um Diumumkan

,.4.1.1 Poka men"aukan da#a +ake# +ekeraan yan" akan diba#alkan ke Sub 6ni#)dminis#rasi 6mum.

,.4.1.' Pemba#alan lelan" +alin" lamba# ' am sebelum ba#as akir +enanda#an"ananberi#a a*ara kese+aka#an Poka un#uk +ake# +ekeraan yan" akan dilelan" e:Pro*uremen#.

,.4.1.3 Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum men"a+us da#a +ake# +ekeraan yan" suda

masuk ke +or#al sesuai den"an da#a yan" diaukan ole Poka.

,.4.1.4 Poka memeriksa dan memas#ikan da#a +ake# +ekeraan di +or#al suda dia+usole Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum.

,.4.1., Poka menanda#an"ani Beri#a )*ara Pemba#alan Proses 9elan" un#uk Pake#Pekeraan yan" akan Dilelan" e:Pro*uremen# dan beri#a a*ara #ersebu# disim+anole Sub 6ni# )dminis#rasi 6mum.

,.4.' Pemata!an Le!ang Sete!a' Diumumkan

,.4.'.1 Poka 69P men"irimkan sura# +emba#alan +ake# +ekeraan diser#ai den"an sura#+emba#alan dari S2PD.

,.4.'.' 6ni# Re"is#rasi dan


9/14



Revisi 00

Halaman ? dari 14

,., )!owc'art Le!ang On!ine

,.,.1 Persia+an 9elan"



10/14



Revisi 00

Halaman 10 dari 14

,.,.' Proses 9elan"



11/14



Revisi 00

Halaman 11 dari 14

,.,.3 Perubaan Da#a 9elan"

,.,.3.1 Perubaan Da#a 9elan" Sebelum Diumumkan



12/14



Revisi 00

Halaman 1' dari 14

,.,.3.' Perubaan Da#a 9elan" Se#ela Diumumkan



13/14



Revisi 00

Halaman 13 dari 14

,.,.4 Pemba#alan 9elan"

,.,.4.1 Pemba#alan 9elan" Sebelum Diumumkan



14/14



Revisi 00

Halaman 14 dari 14

,.,.4.' Pemba#alan 9elan" Se#ela Diumumkan


SOP EProcurement Surabaya

Documents

Transcript of SOP EProcurement Surabaya