Solutions de dmatrialisation des courriers et des factures dentreprise

Transformation PDF, OCR et reconnaissance RAD - LAD Circuits de validation des documents entre utilisateurs

HK-OUTSOURCING 29. Rue de l'Europe - 97400 - Saint Denis - E-mail: secretariat@hk-outsourcing.com - Standard: +33 (0)1 73 79 08 55

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WEB

Introduction aux concepts Solution complte et facile installer, pour la numrisation, le Workflow et le stockage en GED, des courriers entrants, factures et autres documents de lentreprise.

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SYSTME DE NUMERISATION PDF OCR HAUTE PERFORMANCE RECONNAISSANCE AUTOMATIQUE DE DOCUMENTS RAD LAD

STOCKAGE EN GED DES DOCUMENTS DANS LENTREPRISE

COURRIERS SORTANTS Rdaction collaborative de nouveaux courriers/rponses Editeur intgr ou documents Open Office/MS Word Workflows rdacteurs et valideurs intgrs Transformation PDF et signature avant envoi Stockage long terme dans la GED pour tous les documents

COURRIERS ENTRANTS Dfinition des services et des utilisateurs destinataires Dispatching automatique Supervision et dispatching manuel du document Accs aux documents distance avec un navigateur Web Stockage long terme dans la GED pour tous les documents

VALIDATION DE FACTURES Workflow de validation de paiement ddi OCR automatique et lecture de contenu : date, montants Signature lectronique, tampons, annotations Lien URL daccs au document partir du logiciel tiers Stockage long terme dans la GED de toutes les factures

WORKFLOWS PERSONNALISES A 3 ETAPES Pour les documents lectroniques ou scanns

Jusqu 3 bannettes squentielles avec dbranchement

Permet de signer, commenter et annoter les documents Stockage long terme dans la GED pour les documents

GED : STOCKAGE DE DOCUMENTS Gestion documentaire lectronique intgre Stocke et scurise tous vos documents Gre la numrisation, les PDF, images et fichiers Office Recherche plein texte puissante, arborescence et index Prvisualisation vignettes et PDF de tous les documents

LOGICIEL CLIENT BANNETTE Logiciel portable facile dployer Pas de droits administrateurs sur le PC des utilisateurs Le client ergonomique complte laccs par navigateur Notification de nouveaux documents en temps rel Gliss-dpos des documents dispatchs et signs

ACCES VIA NAVIGATEUR WEB Accdez tous vos documents par navigateur web Internet Explorer partir de la version 6 Firefox 3+ disponible sur PC, MAC et Linux

Intgration Adobe PDF Reader pour visualiser les documents

Architectures de serveur haute

performance pour des configurations importantes

PDF optimiss de haute qualit avec OCR

Sauvegarde rseau

intgre pour la scurit de vos

donnes

WORKFLOWS COURRIER ET FACTURE DEDIES

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Solution Courriers Entrants La mthode la plus simple pour numriser vos documents entrants, les convertir en PDF et les faire circuler entre utilisateurs via les bannettes en mode Web.

NUMERISATION PROFESSIONNELLE DU COURRIER

PRE-DISPATCHING ET CONTRLE PAR SUPERVISEURS

CIRCULATION DU COURRIER DANS LES SERVICES

TRACABILITE, RAPPELS ET STATISTIQUES

ARCHIVAGE DANS UNE GED EXTERNE

DISTRIBUTION AUX UTILISATEURS Bannettes dentre du service pour distribution interne Ajout possible de tampons, post-it et signature PDF Circulation du document entre les utilisateurs du service Renvoi du document vers les autres services Complment dindexation lentre de chaque service Rappels automatiques pour les documents en retard

PDF, OCR, DISPATCHING, SUPERVISION Gnration de PDF texte image optimise avec OCR

Lecture automatique des documents : RAD - LAD

Indexation complmentaire via bannettes dispatching

Affectation du service et des destinataires du courrier

Envoi direct aux services ou contrle des superviseurs

Tampons PDF automatiques apposs sur les courriers

ARCHIVAGE EN GED DES COURRIERS Archivage natif dans la GED Gestion des droits daccs automatiques par service Statistiques de traitement du courrier par service Traabilit intgrale des oprations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index Gestion des pices jointes et des rponses aux courriers

Scanner utilisateur

OCR

Transformation PDF texte image optimise, avec

contenu OCR

Validation Dispatching Responsable

du service

Utilisateurs du service

Transfert vers les autres services

Bannette de dispatching du courrier vers le service destinataire et les

utilisateurs en charge des traitements

De 1 5 valideurs successifs dans le flux avant distribution effective du courrier

Distribution directe du courrier partir des informations

Distribution du courrier en direct depuis ltape de dispatching

Rception, contrle et dispatching du

courrier au sein du service

Traitement du courrier par les utilisateurs dans leurs bannettes personnelles

MAJ

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HK OUTSOURCING

secrtairePensecrtairePen

Solution Workflows Personnaliss La mthode la plus simple de faire circuler des documents entre utilisateurs pour validation et signature, avec une traabilit intgrale et un archivage en GED scurise.

CAPTURE DES DOCUMENTS EDITES OU NUMERISES

CREATION DE DOCUMENTS BUREAUTIQUES SELON MODELES

WORKFLOW DE VALIDATION A TROIS ETAPES

DEBRANCHEMENT DETAPES ET ENCHAINEMENT DYNAMIQUE

ARCHIVAGE DANS UNE GED EXTERNE

WORKFLOW A TROIS ETAPES Circulation du document entre les diffrents valideurs Dbranchement possible en fonction des index saisis Publication en fin de flux vers une application tierce Possibilit de signature PDF graphique ou lectronique Statistiques, relances et dlais de traitement Enchainement dun autre Worflow en fin de traitement

ARCHIVAGE EN GED DES FACTURES Archivage natif dans la GED

Gestion des droits daccs automatiques Dtermination du plan de classement selon index Traabilit intgrale des oprations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index

OUTILS VIRTUELS PDF Transformation PDF pour validation visuelle Ajout de tampons visuels sur la copie PDF Ajout de notes (post-it) dans la copie PDF Gestion des pices jointes justificatives associes Signature lectronique PDF Tampons PDF horodats apposs chaque tape

Document bureautique

Numrisation du document

Critre dynamique de

prsentation du document au

valideur1 Premier valideur

Publication

Possibilit de dbrancher un valideur en fonction

des index associs au document

Comportement dynamique en

fonction des index du document

Publication vers tout autre logiciel tiers

CRM, ERP, GED

Validation, annotation,

signature par le troisime valideur

de la chaine

?

Autre Worflow

?

Second valideur

Troisime valideur

? ?

Cration de documents partir de modles prdfinis

Validation, annotation, signature par le second valideur de la chaine

Indexation, contrle, annotation par le premier valideur de la chaine de traitement

Enchainement dun autre Workflow personnalisable

MAJ MAJ MAJ

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Rdaction documents Collaboratifs Rdigez vos courriers sortants ou gnrez des rponses aux courriers entrants partir de modles prdfinis, avec circuit dapprobation, de signature et enregistrement en GED.

REPONSE LIEE A UN COURRIER ENTRANT

BASE DE MODELE DE DOCUMENTS PARTAGEE

ROLES DE REDACTEUR ET APPROBATEUR DE WORKFLOW

SIGNATURE ELECTRONIQUE ET TRACABILITE DES ACTIONS

ARCHIVAGE SECURISE EN GED AU FORMAT PDF

VALIDATION ET SIGNATURE ELECTRONIQUE Possibilit ddition directe du document avec versioning Possibilit dajout de commentaires et renvoi au rdacteur Transfert du document entre valideurs et signataires Conversion en PDF et signature lectronique PDF Intgration de signatures graphiques dans les documents

Rappels automatiques pour les documents en retard

ARCHIVAGE EN GED DES DOCUMENTS Archivage natif dans la GED Gestion des droits daccs automatiques par service Statistiques de traitement du courrier par service Traabilit intgrale des oprations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index Gestion des pices jointes et des rponses aux courriers

LES MODELES DE DOCUMENTS Bibliothque partage de documents Gestion de catgories de modles de document Format Word, Excel, Powerpoint Insertion dindex la cration du nouveau document

Pour la cration de nouveaux documents Pour la rponse un courrier entrant dj numris

Lien direct entre le courrier entrant et sa rponse

LA REDACTION AVEC MS OFFICE Intgration de la suite MS Office dans les bannettes Versioning auto chaque rvision du document Bannette de suivi des documents en cours de validation

Bannette des documents accepts publier Bannette des documents refuss archivs en GED Ajout de commentaires et post-it pour les valideurs

Rdaction des documents directement dans la suite MS Office

Validation et signature

Rdaction Documents accepts

Bannette de rdaction, de contrle et de modification

des documents Les documents peuvent circuler entre plusieurs valideurs et signataires

Bannette de suivi des documents en cours

de validation

Bannette des documents

accepts

Documents refuss

Rponse un courrier entrant

Nouveau document partir dun modle

Publication

Publication du document vers les logiciels externes,

CRM, GED

Transfert entre valideurs et signataires

Bannette des documents refuss

MAJ MAJ MAJ

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