Soluciones de SAP SAP Business One 2007 A · de corrección y los documentos y operaciones de libro...

PÚBLICO

Cómo realizar un upgrade dereconciliación interna

Soluciones de SAP

SAP Business One

2007 AV2.0

Noviembre de 2007

Applies to SAP Business One 8.8 release family and SAP Business One 9 release family

SAP Business One 2007 A Cómo realizar un upgrade de reconciliación interna

© SAP AG 2007 2

Contenido

Introducción ............................................................................................................................................. 4

Información adicional................................................................................................................................ 5

Glosario ................................................................................................................................................... 5

Resumen.................................................................................................................................................. 8

Identificación de inconsistencias durante el proceso de upgrade............................................................... 9

Generación del informe del historial de inconsistencias ...........................................................................10

Parametrización de los criterios del informe .........................................................................................10

Visualización del informe......................................................................................................................12

Área de cabecera .............................................................................................................................14

Área de la tabla ................................................................................................................................14

Asientos de upgrade................................................................................................................................19

Tratamiento de asientos de upgrade........................................................................................................21

Clases de inconsistencia .........................................................................................................................22

Factura enlazada al pago reconciliado..............................................................................................22

Abono enlazado al pago reconciliado................................................................................................27

Pago enlazado a la operación reconciliada.......................................................................................30

Factura/Haber enlazado al Haber/Factura ........................................................................................33

Asiento enlazado al pago reconciliado..............................................................................................37

Reconciliación cancelada .................................................................................................................41

Reconciliación no compensada ........................................................................................................45

Cancelación del pago/asiento dentro del pago..................................................................................48

Reconciliación de un pago cancelado...............................................................................................51

Reconocimiento parcial de la diferencia del tipo de cambio...............................................................53

Reconciliación de pagos asociados con solicitud de anticipo ............................................................58

Reconocimiento de diferencia de cambio de pagos de solicitudes de anticipo...................................61

Pago/asiento manual cancelado en reconciliación de diversos IC .....................................................65

Falta de diferencia de tipo de cambio detrás de reconciliación de varios IC.......................................67

Pago cancelado de solicitud de anticipo ...........................................................................................68

Pago de un documento traspasado de ejercicio................................................................................71

Haber de una factura traspasada de ejercicio ...................................................................................73

Proceso de pago enlazado a operaciones ........................................................................................76

Interlocutor comercial de consolidación ............................................................................................79

Cuenta asociada múltiple .................................................................................................................82

Distintas cuentas asociadas en el pago cancelado ...........................................................................83

Compensación de la operación del asiento de upgrade ....................................................................84

Caso especial: reconciliación de interlocutor comercial con el saldo vencido igual a cero..................86


© SAP AG 2007 3

Copyrights y marcas registradas.............................................................................................................88


© SAP AG 2007 4

Cómo realizar un upgrade de reconciliacióninternaIntroducciónEn este documento se describen los posibles resultados e implicaciones de un upgrade a SAP BusinessOne 2007 A con referencia a los datos relativos a reconciliaciones internas.

Si el release SAP Business One 2007 A es su primera instalación, este documento no es relevante.

Si está considerando realizar un upgrade a SAP Business One 2007 A y tiene instalada la herramienta desimulación de upgrade de reconciliación interna, este documento sí que es relevante, ya que la salida deesta herramienta es idéntica a la salida del upgrade.

Si justo acaba de realizar un upgrade de la aplicación y de las bases de datos de la empresa a SAPBusiness One 2007 A, proceda del siguiente modo:

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades.

2. Compruebe si aparece la opción de menú Upgrade de reconciliación interna, tal como se muestra enla figura siguiente:

La opción no aparece: No ha habido complicaciones para los datos de reconciliación interna de laempresa al realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A; no hace falta que siga leyendo eldocumento.

La opción aparece: Las bases de datos de la empresa contienen al menos una inconsistenciarelativa a los datos de reconciliación interna; este documento es relevante.


© SAP AG 2007 5

El proceso de upgrade identifica las inconsistencias existentes: no las causa. Todainconsistencia se crea mientras se trabaja con los releases anteriores. Existen en las bases dedatos de la empresa, independientemente del upgrade a SAP Business One 2007 A.

En este documento se responden las preguntas siguientes:

¿Qué es una inconsistencia y por qué existe?

¿Cómo SAP Business One 2007 A identifica y corrige inconsistencias?

¿Cómo puedo corregir una inconsistencia?

Si utiliza la herramienta de simulación de upgrade de reconciliación interna, este documento leayudará en el análisis y comprensión de los resultados de upgrade de simulación; no obstante,como la herramienta de simulación de upgrade de reconciliación interna es una aplicación desólo lectura, no podrá llevar a cabo acciones ni tratar la corrección de inconsistencias hastaque efectivamente realice el upgrade del sistema productivo.

Información adicionalA continuación encontrará enlaces a páginas útiles del portal de distribuidor, desde donde se puede hacerun download de:

Las últimas revisiones de este manual (el manual se revisa cada cierto tiempo para incluir escenariosy ejemplos adicionales). Verifique periódicamente si existe un número de versión posterior.

Los juegos de datos de formación registrados que complementan este manual, en particular el juegode datos de formación de dos partes formadas por:

Primera parte: Upgrade de reconciliación interna: Resumen

Segunda parte: Upgrade de reconciliación interna: Juego de datos detallado

SAP BUSINESS ONE 2007 - NEW RECONCILIATION ENGINE

SAP BUSINESS ONE 2007 - RECONCILIATION TRAINING

Para información sobre posibles implicaciones en modelos XL Reporter, consulte la nota SAPnº 1063565.

GlosarioTérmino Descripción

Inconsistencia Está comprometida la correspondencia entre todos los objetosinvolucrados en una reconciliación interna específica.

Clase deinconsistencia

La categoría de la inconsistencia; normalmente se basa en elescenario que ha provocado la inconsistencia.

https://websmp208.sap-ag.de/~sapidb/011000358700000380562007E

https://websmp208.sap-ag.de/~sapidb/011000358700000383612007E


© SAP AG 2007 6

Factura Representa uno de los siguientes artículos de deudores oacreedores:

Factura

Factura de anticipo

Factura de anticipo

Nota de cargo

Abono Representa un documento de abono de deudores y/o abono decompras.

Pago Representa un pago y/o cobro, independientemente del modo enque se genere.

Asiento manual Cualquier asiento manual cuyo origen sea AS y que no se hayacreado como resultado de añadir un documento.

Asiento asociado adocumento

Asiento que se crea automáticamente al añadir determinadosdocumentos en SAP Business One.

Factura de deudores, factura de acreedores, pagos y cobros,depósitos…

Documentosenlazados

Documentos reconciliados mediante documentos de cobros/pagos,abonos de compras o abonos de deudores.

En teoría Conceptualmente, efectivamente.

Una factura abierta en teoría conserva el status previo alupgrade pero aparecerá como "pendiente" mediante unasiento de corrección con fines de reconciliación interna.(Por ejemplo, una factura puede estar pendienteparcialmente en el upgrade y se puede volver a abrir enteoría la parte de la factura que ya está cerrada).

Reconciliacióncompleta

Las operaciones y los documentos seleccionados para efectuar lareconciliación estaban totalmente pendientes antes de lareconciliación y totalmente cerrados después de la reconciliación.


© SAP AG 2007 7

Reconciliación parcial Al menos una de las operaciones o de los documentos involucradosen la reconciliación no estaba totalmente pendiente antes de lareconciliación o no está totalmente cerrado después de lareconciliación.

En los releases anteriores de SAP Business One 2007 A, lareconciliación parcial únicamente puede realizarse en el nivel dedocumento.

Las facturas de deudores nº 500, 550 y 604, por un importe de100 USD, 150 USD y 250 USD, se pagaron mediante el cobronº 330 por valor de 470 USD.

El importe del pago se aplica del siguiente modo:

Las facturas de deudores nº 500 y nº 550 se paganíntegramente (100 + 150 = 250 USD), mientras que de lafactura de deudores nº 604 sólo se liquidan 220 USD de los250 USD.

Aunque las facturas de deudores nº 500 y 550 se han pagadoíntegramente, es una reconciliación parcial, debido al pagoparcial de la factura de deudores nº 604.

Reconciliaciónmanual

La reconciliación entre dos asientos, que pueden estar asociados adocumentos.

En los releases anteriores a SAP Business One 2007 A, lasreconciliaciones manuales sólo pueden ser una reconciliacióncompleta.

Reconciliación desistema

Reconciliación completa resultante del pago o abono de documentosy/u operaciones mediante la creación de documentos.

Al añadir un cobro que paga íntegramente una factura dedeudores, el sistema efectúa automáticamente unareconciliación completa de las operaciones asociadas a estosdocumentos.


© SAP AG 2007 8

ResumenUna inconsistencia es una situación en la que el valor de saldo vencido de un documento difiere del saldovencido efectivo del asiento asociado a este documento.

Los releases anteriores a SAP Business One 2007 A cuentan con dos motores de reconciliación internaseparados:

Por documentos

Por asientos

Cada motor de reconciliación interna ofrece diversas funciones, algunas de la cuales son comunes a ambos,como la reconciliación de datos de dos documentos con importes íntegros exactos o la reconciliación de dosasientos con importes idénticos (en otras palabras, reconciliación completa).

Los dos motores también difieren en sus capacidades. El motor “Por documentos” le permite pagar o abonarparcialmente una factura, mientras que el motor "Por asientos” únicamente le permite pagar o abonarimportes íntegros.

En una factura pagada o abonada parcialmente se muestran los datos del siguiente modo:

Ésta es la factura de deudores nº 26, asociada a la operación nº 77:

No obstante, en la ventana Reconciliación interna, el asiento nº 77, asociado a la factura de deudores nº 26,no refleja el pago o abono parcial. El importe a reconciliar (saldo vencido) es el importe íntegro y original dela factura. Además, el usuario puede reconciliarlo con cualquier asiento o cualquier grupo de asientos quemuestren un importe coincidente:

Como el saldo vencido en el documento es diferente del saldo vencido del asiento asociado al documento,aparecerá una inconsistencia.

Tales inconsistencias son las más comunes. Si las operaciones asociadas con los documentos enlazadosno se han reconciliado, estas inconsistencias se tratan automáticamente en el upgrade y no requierenacciones adicionales por parte del usuario.

No obstante, algunas inconsistencias se corrigen mediante la creación automática de un asiento especialque se deberá tratar después del upgrade.


© SAP AG 2007 9

Identificación de inconsistencias durante el proceso deupgradeSAP Business One 2007 A incluye un nuevo motor de reconciliación interna que combina las capacidadesde los dos motores incluidos en los releases anteriores. Además, actualiza constantemente los datos dereconciliación interna, para que un documento siempre proporcione la imagen inversa del asiento al queestá asociado y viceversa.

El nuevo motor de reconciliación no permite la creación de inconsistencias, ni siquiera las no intencionadas.

Como éste es un cambio importante con respecto de los releases anteriores, parte del proceso de upgradea SAP Business One 2007 A se dedica a la transición del trabajo con dos motores de reconciliación internaseparados al trabajo con un motor integrado.

El siguiente proceso identifica y trata automáticamente cualquier inconsistencia que pueda existir durante elupgrade a SAP Business One 2007 A:

1. El sistema verifica todos los documentos y operaciones de libro mayor para identificar los que se hanreconciliado (parcial o íntegramente) y los que no.

Además, el sistema analiza los documentos y las operaciones de libro mayor identificados comoreconciliados parcial o íntegramente para determinar si la reconciliación identificada se refleja demanera idéntica en los datos de documento y los datos de la operación de libro mayor.

Si se identifica una inconsistencia resultado de una reconciliación interna entre los datos de documento y dela operación de libro mayor asociada, el sistema crea un asiento especial de upgrade para corregir lainconsistencia.

Una vez finalizado el upgrade, se puede generar un informe que enumere los asientos de correcciónañadidos durante el proceso (Gestión Utilidades Informe del historial de upgrade de reconciliacióninterna). El informe proporciona información detallada que explica el proceso de fondo de los asientosde corrección y los documentos y operaciones de libro mayor asociados que requieren ajustes.

No se podrá corregir ninguna inconsistencia antes de realizar el upgrade.


© SAP AG 2007 10

Generación del informe del historial de inconsistenciasDespués de completar el upgrade, genere el informe del historial de inconsistencias, que proporciona lasiguiente información:

Información detallada relativa a las inconsistencias identificadas durante el proceso de upgrade

Detalles de las operaciones de upgrade correspondientes que se han creado para resolver dichasinconsistencias

Parametrización de los criterios del informePara crear el informe, en el menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión UtilidadesInforme del historial de upgrade de reconciliación interna.

Aparecerá la ventana de criterios de selección del historial de inconsistencias:

Se puede generar el informe para toda la base de datos o bien filtrar los resultados mediante cualquiercampo de los siguientes como criterios:

Campo Descripción/Acción

Clase deinconsistencia

Para filtrar el informe para una sola clase de inconsistencia,seleccione el tipo correspondiente en la lista; de lo contrario,seleccione Todos.


© SAP AG 2007 11

Clase de origen dedocumento "teórico"

Los resultados incluyen:

La clase de origen de los documentos involucrados en lasinconsistencias identificadas

Los documentos que el asiento de upgrade ha vuelto a abrir enteoría

Seleccione una clase de origen de la lista para ver los asientos deupgrade creados para la clase de documento específica.

Para generar una lista con los asientos de upgrade creadospara las inconsistencias identificadas en facturas de deudores,seleccione la clase de origen FA.

Para ver la leyenda completa de clases de origen, véase elTodas las operaciones de este documento.

Clase de interlocutorcomercial

Genere el informe sólo para clientes, sólo para proveedores opara ambos.

Interlocutor comercialde/a

Especifique el rango de interlocutores comerciales para los quedesea generar el informe.

Las opciones dependerán de la selección realizada en el campoClase de interlocutor comercial.

Número de asiento deupgrade de/a

Especifique el rango de números de asientos de upgrade paraincluir en el informe.

Los números asignados a los asientos de upgrade soncorrelativos y se toman de la serie de numeraciónpredeterminada asignada a los asientos manuales.

Fecha decontabilización, de/a

Especifique el rango de fechas de contabilización para incluirúnicamente los asientos de upgrade cuyas fechas decontabilización estén dentro del rango.

La fecha de contabilización del asiento de upgrade vienedeterminada por la fecha de contabilización deldocumento/operación que en teoría se ha vuelto a abrir y parael cual fue creado.

Si el asiento de upgrade contiene líneas, cada una con unafecha de contabilización diferente, el informe muestra sólo laslíneas con fecha de contabilización dentro del rango definido.


© SAP AG 2007 12

De fecha devencimiento... A...

Especifique el rango de fechas de vencimiento para incluirúnicamente los asientos de upgrade cuyas fechas de vencimientoestén dentro del rango.

La fecha de vencimiento del asiento de upgrade vienedeterminada por la fecha de vencimiento deldocumento/operación que en teoría se ha vuelto a abrir y parael cual fue creado.

Si el asiento de upgrade contiene líneas, cada una con unafecha de vencimiento diferente, el informe muestra sólo laslíneas con fecha de vencimiento dentro del rango definido.

Fecha de documentode/a

Especifique el rango de fechas de documento para incluirúnicamente los asientos de upgrade cuyas fechas de documentoestén dentro del rango.

La fecha de documento del asiento de upgrade vienedeterminada por la fecha de documento del documento uoperación que en teoría se ha vuelto a abrir y para el cual fuecreado.

Si el asiento de upgrade contiene líneas, cada una con unafecha de documento diferente, el informe muestra sólo laslíneas con fecha de documento dentro del rango definido.

De valor de asientode upgrade (ML)…A…

Especifique un rango de importes en moneda local para incluirúnicamente los asientos de upgrade cuyos valores en monedalocal estén comprendidos en este rango. Un valor positivo indicaun importe en el Debe, mientras que un valor negativo indica unimporte en el Haber.

Para el rango (de -10 a 5), el informe incluye los asientos deupgrade con valores en el Haber de 0 a 10 y asientos deupgrade con valores en el Debe de 0 a 5.

Los criterios de selección utilizados se graban y aparecerán automáticamente la próxima vezque se acceda a esta ventana.

Los resultados del informe contienen detalles como la clase de inconsistencia y una explicación resumiendoel motivo de la inconsistencia. Esto, junto con la información adicional que se incluye en el informe, lepermite entender los motivos de la creación de cada operación de upgrade. Se pueden imprimir losresultados del informe y grabarlos en formato Microsoft Excel.

Visualización del informeLa ventana del informe del historial de upgrade de reconciliación interna está formada por dos secciones: Elárea de cabecera y el área de la tabla:


© SAP AG 2007 14

Área de cabeceraEl área de cabecera muestra los detalles de la línea actualmente seleccionada en el área de la tabla.

Área de cabecera

Campo Descripción

Nº de asiento Contiene el número de la línea seleccionada de la tabla delhistorial.

Para abrir la ventana Asiento, haga clic en .

Saldo total de asiento Muestra el importe total del saldo vencido en moneda local delasiento de upgrade seleccionado, incluso si se ha reconciliado.

Explicación de resumen Indica la razón por la que se ha creado el asiento de upgrade.

Área de la tablaLa tabla en sí está formada por dos secciones:

Detalles de asiento de upgrade: Las columnas de esta sección proporcionan detalles del asiento deupgrade creado automáticamente durante el proceso de upgrade.

Datos del historial: Las columnas de esta sección proporcionan información sobre losdocumentos/operaciones originales y las reconciliaciones implicadas en la inconsistencia que lanzó lacreación del asiento de upgrade. Para ver todos los datos del historial, despliegue la visualización delinforme.


© SAP AG 2007 15

Área de la tabla

Campo Descripción

Clase de inconsistencia Indica la clase de inconsistencia de las disponibles:

Factura enlazada al pago reconciliado

Abono enlazado al pago reconciliado

Pago enlazado a la operación reconciliada

Factura/Haber enlazado al Haber/Factura

Asiento enlazado al pago reconciliado

Reconciliación cancelada

Reconciliación no compensada

Cancelación de pago/asiento dentro del pago

Reconocimiento parcial de la diferencia del tipo de cambio

Compensación de la operación del asiento de upgrade

Reconciliación del pago cancelado o asiento

Cancelación del pago/asiento dentro del pago

Falta de diferencia de tipo de cambio detrás de reconciliación devarios IC

Double Application of Payments of Down Payment Requests

Reconocimiento de diferencia de cambio de pagos de anticipo

Reconciliación de pagos asociados con solicitud de anticipo

Reconciliación de varios IC no compensada

Doble aplicación de factura después de enlazar anticipos…

Pago cancelado de solicitud de anticipo

Abono basado en una factura de traspaso de ejercicio

Pago de un documento de traspaso de ejercicio

Proceso de pago enlazado a operaciones

Interlocutor comercial de consolidación

Cuentas de varios controles

Nº de asiento El número asignado al asiento de upgrade.

La serie de numeración utilizada se determina como la predefinidapara los asientos manuales.

Nº de línea de asiento Número correlativo de cada línea en el asiento de upgrade.

Cuando un asiento de upgrade incluye varias líneas, cada línea semuestra en una línea separada del informe. El número de laprimera línea es 0, la segunda es la 1, etc.


© SAP AG 2007 16

Campo Descripción

Origen La clase de origen y número del documento/operación originalpara el cual se ha creado el asiento de upgrade y que en teoría seha vuelto a abrir.

Para ver el documento/operación original, haga clic en .

PC 479 representa el abono de compras nº 479. Para ver laleyenda completa de clases de origen, véase el Anexo I:

Nº operación El número del asiento asociado al documento/operación originalpara el cual se ha creado el asiento de upgrade y que en teoría seha vuelto a abrir.

Para visualizar el asiento, haga clic en .

De forma predeterminada, esta columna no aparece en latabla. Para visualizarla, haga clic en en la barra deherramientas y seleccione esta opción en la ventanaParametrizaciones de formulario.

Número de línea deoperación

El número correlativo de la línea de operación en el asientoasociado al documento/operación original para el cual se hacreado el asiento de upgrade y que en teoría se ha abierto.

El número de la primera línea es 0, la segunda es la 1, etc.Mientras que en la ventana Asiento, el número de la primeralínea es 1. Tenga en cuenta esto al verificar los resultados delinforme con la aplicación.


Código IC, Nombre IC Código y nombre del interlocutor comercial para el que se hacontabilizado el asiento de upgrade y/o el documento/operaciónoriginal que en teoría se ha abierto.

Valor de la línea deasiento de upgrade

Valor de la línea de asiento de upgrade en la moneda delinterlocutor comercial.

Un valor positivo indica un importe en el Debe, mientras que unvalor negativo indica un importe en el Haber.


© SAP AG 2007 17

Campo Descripción

Valor de la línea deasiento de upgrade(ML)

Valor de la línea de asiento de upgrade en la moneda local.

Un valor positivo indica un importe en el Debe, mientras que unvalor negativo indica un importe en el Haber.

El total de las líneas de asiento de upgrade se muestra en la parteinferior de esta columna.


Documento aplicado yreconciliado

Origen y número del documento originalmente enlazado aldocumento/operación para el que se ha creado el asiento deupgrade.

El documento aplicado y reconciliado se reconcilia con undocumento/operación (véase Nº reconciliación) diferente al queestaba enlazado originalmente (véase Documento enlazado).

Para ver el documento original, haga clic en .

RC 99 representa el cobro nº 99. Para ver la leyenda completade clases de origen, véase el Todas las operaciones de estedocumento.

Documento enlazado Origen y número del documento/operación enlazado al documentoaplicado y reconciliado.

Para ver el documento original, haga clic en .

RC 99 representa el cobro nº 99. Para ver la leyenda completa declases de origen, véase el Todas las operaciones de estedocumento.

Nº reconciliación. Número de reconciliación implicada en el documento u operaciónque contiene la inconsistencia.

Para abrir la ventana Gestionar reconciliaciones internas previas,donde se pueden ver todas las operaciones implicadas en estareconciliación, haga clic en .

X, Y, Z Estas columnas representan diferentes valores, en función de laclase de inconsistencia. La información que proporciona puedeayudar a comprender la derivación de los valores de asiento deupgrade creados para escenarios complejos.

Como los escenarios complejos son relativamente raros y no esrelevante analizar cada asiento de upgrade, estas columnas no semuestran en el informe de manera predeterminada. Paravisualizarlas, haga clic en en la barra de herramientas yseleccione la opción correspondiente en la ventanaParametrizaciones de formulario.


© SAP AG 2007 19

Asientos de upgradeLos asientos de upgrade creados durante el proceso de upgrade tienen características que los distinguendel resto de asientos de las bases de datos.

Las principales diferencias se detallan a continuación:

Los valores del Debe o del Haber en moneda local, extranjera o moneda del sistema son cero.

El valor del asiento de upgrade se refleja únicamente en las columnas Saldo vencido, recientementeañadidas en SAP Business One 2007 A, y representa el importe disponible para reconciliación.

El valor de los asientos de upgrade pueden estar en moneda local o en moneda extranjera, enfunción de la moneda asignada al interlocutor comercial afectado.

Los asientos de upgrade para interlocutores comerciales definidos como Monedas (todas) secontabilizan únicamente en moneda local.

Los asientos de upgrade no se crean o registran en la moneda del sistema.

Los asientos de upgrade se incluyen y visualizan en todos los informes contables (Antigüedad,ventana Saldo de cuenta, Libro mayor, Informe de diario contable, etc.) con valor cero en elDebe y en el Haber, y con un valor que no sea cero en saldo vencido.

Como no existe una representación separada de los valores de Saldo vencido: Debe y Saldovencido: Haber, los valores positivos de Saldo vencido representan los importes del Debe,mientras que los negativos de Saldo vencido representan los importes del Haber.

Los asientos de upgrade no se pueden cancelar, anular ni duplicar.

El origen de todos los asientos de upgrade es RU (upgrade de reconciliación). Al hacer clic enjunto al mismo, se abre el informe del historial de upgrade de reconciliación, filtrado únicamente por elasiento de upgrade específico (en otras palabras, proporciona la explicación del asiento de upgradeespecífico).


© SAP AG 2007 20

Campo Descripción / Actividad

Serie, Número La serie de numeración utilizada para los asientos de upgrade es laserie de numeración predeterminada asignada a los asientosmanuales.

Fecha decontabilización, Fechade vencimiento, Fechade documento

Las fechas en asientos de upgrade son las del documento/operaciónoriginal que el asiento de upgrade vuelve a abrir en teoría.

Si un asiento de upgrade incluye más de una línea, cada línea puedetener una fecha diferente. En tal caso, las fechas que aparecen en lacabecera deberían ser las más recientes de las líneas del asiento deupgrade.

Se produce este comportamiento incluso si:

La opción Bloquear tratamiento de fechas contablespor línea se selecciona en la ficha Predocumento(Gestión Inicialización sistemaParametrizaciones de documento).

Las fechas asignadas al asiento de upgrade son deun período de contabilización que ya estábloqueado.

Referencia 1,Referencia 2,Referencia 3

En el nivel de línea, estos campos contienen los valores de loscampos correspondientes de la operación asociada al documentoque la línea de asiento de upgrade vuelve a abrir en teoría.

Se pueden actualizar estos valores manualmente en los asientos deupgrade.

En la cabecera, estos campos están vacíos.

Comentarios En la cabecera del asiento: Indica la clase de inconsistenciaque esconde un asiento de upgrade.

Pago enlazado a la operación reconciliada: Upgrade dereconciliación interna

En el nivel de línea de asiento: Indica el documento que lalínea de asiento específica ha vuelto a abrir en teoría.

El cobro 13 indica que la línea de asiento de upgrade vuelvea abrir en teoría el documento de cobro nº 13.

El contenido del campo Comentarios del nivel de líneaaparece en el extracto de cuenta de cliente. Puedemodificarlo manualmente si es preciso.


© SAP AG 2007 21

Tratamiento de asientos de upgradeLos asientos de upgrade creados durante el proceso de upgrade se enumeran en el informe del historial deupgrade de reconciliación interna. Para actualizar el sistema contable, debe tratar estos asientos deupgrade del mismo modo en que se tratan el resto de operaciones contabilizadas para un interlocutorcomercial.

El proceso recomendado de nivel superior para el tratamiento de asientos de upgrade es el que se indica acontinuación:

3. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades Informe del historialde upgrade de reconciliación interna. Aparece la ventana de criterios de selección del informe.

4. Determine los criterios correspondientes y seleccione OK. Aparece el informe del historial de upgradede reconciliación interna.

5. Seleccione la línea del asiento de upgrade que desea tratar y seleccione Reconciliación interna.

Aparece la ventana Reconciliación interna del interlocutor comercial afectado, con todas lasoperaciones no reconciliadas contabilizadas para el interlocutor comercial, incluido el asiento deupgrade.

Mediante la visualización de las columnas Detalles, Referencia 1, Referencia 2 y Referencia 3 de estaventana (mediante su selección en la ventana Parametrizaciones de formulario) se puede identificar eldocumento de origen que los asientos de upgrade en teoría han vuelto a abrir.

Se debe tratar el asiento de upgrade en función de la clase de inconsistencia que lo ha iniciado.

Potencialmente, se puede tratar un asiento de upgrade justo como si se tratara de unaoperación normal de interlocutor comercial. Se puede:

Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, porejemplo, una factura a la espera del correspondiente pago;

Reconciliarlo con un pago existente o contabilización en el Haber;

Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo en la cuenta asociada de deudasdudosas del interlocutor comercial;

Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas yganancias.

La única manera de tratar asientos de upgrade resultantes del reconocimiento de diferenciasdel tipo de cambio es transferirlos a las cuentas de pérdidas y ganancias.


© SAP AG 2007 22

Clases de inconsistenciaComo se ha mencionado anteriormente, el informe del historial de upgrade de reconciliación internaidentifica la clase de inconsistencias que inicia el asiento de upgrade. A continuación se indica ladescripción detallada de las diferentes clases de inconsistencias que pueden aparecer en el informe. Estainformación le puede ayudar a analizar cada asiento de upgrade y a tomar la decisión adecuada sobre cómotratarlo.

Factura enlazada al pago reconciliadoEsta inconsistencia se produce cuando una factura está enlazada parcialmente a un pago (tanto siselecciona la factura en la tabla del documento de pago como si utiliza la función Enlazar facturas a pagos),pero el asiento asociado al pago se ha reconciliado con un asiento que no es el asociado a la factura.

En los siguientes ejemplos se muestran diversos casos de inconsistencias identificadas como Facturaenlazada al pago reconciliado:

Antes de realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A:

La factura de deudores nº 49 se ha pagado parcialmente (20 USD de los 100 USD) medianteel cobro nº 33. Como el pago sólo es para un importe parcial, las operaciones asociadas a losdocumentos mostrados en el ejemplo anterior no se reconcilian entre ellas.


© SAP AG 2007 23

El asiento nº 147 está asociado a la factura de deudores nº 50 y se ha reconciliadocompletamente con el asiento nº 146, que está asociado al cobro nº 33.La factura de deudores nº 49 no está implicada en absoluto en esta reconciliación, aunque seha pagado parcialmente mediante el cobro nº 33.

Consecuencias de esta inconsistencia:

La factura nº 49 se considera parcialmente pagada desde el punto de vista documental ycompletamente pendiente desde el punto de vista de libro mayor. Como resultado, al generarel informe Antigüedad por documentos, los resultados del informe son diferentes de loscalculados por el informe generado por asientos. Además, el informe en sí indica que existeuna inconsistencia en este escenario:

En la ventana anterior se muestra el informe Antigüedad cuentas de clientes generado pordocumentos de ventas. El cliente C30000 aparece en rojo para indicar la incongruencia.


© SAP AG 2007 24

Además, se puede ver que el valor Total NO es equivalente al total de los intervalos deantigüedad.

No todas las clases de inconsistencias tienen la misma influencia en el informe Antigüedad.

La inconsistencia de este ejemplo también afecta al informe Lista de partidas abiertas:

Como se puede ver, la factura de deudores nº 49 se muestra con un importe pendiente de 80USD, donde debería indicar 100 USD.

Durante el upgrade a SAP Business One 2007 A:

El sistema detecta que los 20 USD del cobro nº 33 se han aplicado dos veces:

Al pagar parcialmente la factura de deudores nº 49

Al reconciliar completamente el asiento nº 146, asociado al cobro nº 33, con el asientonº 147, asociado a la factura de deudores nº 50.

Para corregirlo, es necesario volver a abrir una de las reconciliaciones duplicadas. Como eldocumento enlazado ya está abierto desde el punto de vista de libro mayor, el sistema siemprelo vuelve a abrir teóricamente. En tal caso, la factura de deudores nº 49 se vuelve a abrir enteoría mediante la creación de un asiento de upgrade por el valor de saldo vencido de 20 USD.


© SAP AG 2007 25

Después del upgrade a SAP Business One 2007 A:

El informe del historial de upgrade de reconciliación muestra los detalles relativos al asiento deupgrade creado para la corrección de la inconsistencia:

Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionarReconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna presentada enSAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operaciones actualmente pendientescontabilizadas para el interlocutor comercial afectado:

En la primera línea se muestra la factura de deudores nº 49, creada por un importe total de 100USD y pagada parcialmente (20 USD) mediante el cobro nº 33, lo que resulta en un importe desaldo vencido de 80 USD.

En la segunda línea se muestra el asiento de upgrade creado para volver a abrir en teoría lafactura de deudores nº 49. Como se puede ver, el asiento de upgrade tiene un importe deoperación equivalente a cero (el campo Importe está vacío) y el valor de saldo vencido delDebe es 20 USD.

El motivo de la creación del asiento de upgrade y de no abrir el documento en sí es que existela posibilidad de que otra reconciliación (en este ejemplo, la factura nº 50) deba volver aabrirse, con la opción de modificación de los detalles del asiento de upgrade relativos a lafactura nº 50.

Como estos detalles aparecen en el extracto de cuenta de cliente, se pueden corregir a travésde la pantalla Asiento, si es preciso.


© SAP AG 2007 26

Procedimiento siguiente

Potencialmente, se puede tratar este asiento de upgrade justo como si se tratara de unaoperación normal de interlocutor comercial. Decida si:

Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, porejemplo, un abono o un pago;




En este ejemplo, se puede ver en la ventana Reconciliación interna anterior que se ha creadoel cobro nº 35 de 100 USD para el interlocutor comercial y que sigue pendiente.

Si se refleja la actividad comercial con este interlocutor comercial, se puede reconciliar el cobronº 35 con la factura de deudores nº 49 y el asiento de upgrade nº 167.

Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (uoperaciones) constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en losinformes que muestren operaciones sin reconciliar.


© SAP AG 2007 27

Abono enlazado al pago reconciliadoEsta inconsistencia se produce cuando el abono que se selecciona en la tabla del documento de pago estáenlazado a un pago, pero el pago se reconcilia manualmente con operaciones que no incluyen este abono.


El abono nº 7 y la factura de deudores nº 51 se han pagado parcialmente mediante el cobro nº34:

El abono de deudores nº 7: -20 USD de -30 USD.

La factura de deudores nº 51: 30 USD de 40 USD.

Como todos los documentos anteriores se han pagado/utilizado parcialmente, las operacionesasociadas a los documentos no se han reconciliado entre ellas:


© SAP AG 2007 28

Los asientos nº 149 y 151, asociados a las facturas de deudores nº 51 y 52 respectivamente,se han reconciliado completamente con la operación nº 150, que se asocia con el cobro nº 34.

La operación nº 148, que se asocia con el abono de deudores nº 7, no está implicada en estareconciliación, aunque se ha pagado parcialmente mediante el cobro nº 34.


El sistema identifica el cobro nº 34, utilizado para pagar parcialmente el abono de deudores nº7, como reconciliado completamente y el abono de deudores nº 7 y la operación asociada,como no reconciliado.

El sistema crea un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría el abono de deudores nº 7para reflejar el valor real de saldo vencido (-30 USD y no -10 USD), como antes de realizar elupgrade.


El informe del historial de upgrade de reconciliación interna muestra el asiento de upgradecreado para la corrección de la inconsistencia:


© SAP AG 2007 29


El asiento de upgrade nº 169 aparece con el valor de saldo vencido en el Haber de 20 USD,pero sin ningún importe en el Debe o en el Haber (el campo Importe está vacío). Estaoperación vuelve a abrir en teoría el abono de deudores nº 7 y, junto con el valor de saldovencido en el Haber de 10 USD (tal como se ha determinado antes del upgrade), refleja elvalor de saldo vencido real del abono de deudores nº 7 (30 USD).


Como se ha explicado anteriormente en este documento, potencialmente se puede tratar losasientos de upgrade de la misma manera en que se tratan el resto de asientos contabilizadosen la base de datos de la empresa.

La ventana Reconciliación interna mostrada anteriormente muestra la factura de deudores nº53, con un valor de saldo vencido de 30 USD. Si se sigue investigando (haga clic en la flechade enlace para abrir el documento y, a continuación, haga clic en el icono del documento dedestino) se ve que se ha abonado mediante el abono de deudores nº 8 por importe de 70 USD.

Según el conocimiento de las actividades empresariales de este cliente específico, el resto dela factura de deudores nº 53 (30 USD) también debe abonarse. Por lo tanto, es posible


© SAP AG 2007 30

reconciliar el abono de deudores nº 7 y el asiento de upgrade nº 169 junto con la factura dedeudores nº 53. Si miramos la columna Importe a reconciliar, se puede ver que si las tresoperaciones están seleccionadas, el valor es cero (en otras palabras, la reconciliación se hacompensado).


Pago enlazado a la operación reconciliadaEsta inconsistencia se produce cuando una operación (tanto un asiento manual como una operaciónasociada a un documento) pagada parcialmente por un documento de pago se reconcilia completamente,posteriormente, con las operaciones que no están asociadas a ese documento de pago.


La factura de deudores nº 40 se paga parcialmente (70 USD de 180 USD) mediante el cobronº 19 a través del uso de la función Enlazar facturas con pagos. Las operaciones asociadascon estos documentos no se han reconciliado entre ellas.


© SAP AG 2007 31

El asiento nº 116, asociado a la factura de deudores nº 40, está reconciliado completamentecon la operación nº 117, que no está asociada al cobro nº 19.


El sistema identifica que el cobro nº 19 está enlazado pero no reconciliado a la factura dedeudores nº 40, que está completamente reconciliada con la operación nº 117, que a su vezestá asociada con el cobro nº 20.

Como resultado, el sistema crea un asiento de upgrade con valor de saldo vencido en el Haberde 70 USD, para volver a abrir en teoría el cobro nº 19 y reflejar su valor de saldo vencido real,un abono de 270 USD.



Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionarReconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna presentada en


© SAP AG 2007 32

SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operaciones actualmente pendientescontabilizadas para el interlocutor comercial afectado:

En la primera línea se muestra el cobro nº 19, con un valor de saldo vencido en el Haber de200 USD, determinado antes del upgrade. En la segunda línea se muestra el asiento deupgrade, sin valor en el Debe o Haber (el campo Importe está vacío), pero con un valor desaldo vencido en el Haber de 70 USD. Esto vuelve a abrir en teoría el cobro nº 19 y, junto conel valor de saldo vencido determinado del cobro nº 19, refleja su valor de saldo vencido real(un abono de 270 USD).



Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, porejemplo, una factura o una operación de asiento;

Reconciliarlo con una factura existente u operación de asiento;




© SAP AG 2007 33

Factura/Haber enlazado al Haber/FacturaAl crear un abono parcial basado en una factura, las operaciones asociadas con el abono y la facturaabonada no se reconcilian entre ellas y, por lo tanto, se pueden reconciliar con otras operaciones.


El abono de deudores nº 6 abona parcialmente la factura de deudores nº 41. Los asientosasociados con estos documentos no se reconcilian entre ellos.


© SAP AG 2007 34

El asiento nº 118, asociado a la factura de deudores nº 41, está reconciliado completamentecon el asiento nº 120, que no está asociado al abono de deudores nº 6.


El sistema detecta que:

El abono de deudores nº 6 está enlazado a la factura de deudores nº 41 y que el statusdel documento es cerrado.

El asiento nº 119, asociado a la factura de deudores nº 6, no está reconciliado con elasiento nº 118, que está asociado a la factura de deudores nº 41, pero estácompletamente reconciliado con el asiento nº 120.

Como resultado, el sistema crea un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría el abonode deudores nº 6, por un valor de saldo vencido en el Haber de 100 USD.




© SAP AG 2007 35


Como se puede observar, el asiento de upgrade nº 174 vuelve a abrir en teoría el abono dedeudores nº 6, pero no influye adicionalmente en el documento, cuyo status sigue siendocerrado. Por esta razón el abono de deudores nº 6 no aparece en la ventana Reconciliacióninterna anterior. Los campos Referencia 1 y Detalles indican que este asiento de upgrade seha creado para volver a abrir en teoría el abono de deudores nº 6.



Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, porejemplo, una factura o una operación de asiento;


© SAP AG 2007 36

Reconciliarlo con una factura existente u operación de asiento;




© SAP AG 2007 37

Asiento enlazado al pago reconciliadoEsta inconsistencia se produce cuando un asiento se enlaza a un documento de pago. El pago se reconciliaposteriormente con un documento u operación que no es el asiento al que estaba enlazado originalmente.


El asiento nº 121 está pagado íntegramente mediante el cobro nº 23. Como el importe delcobro es diferente del importe del asiento, el asiento nº 121 no se reconcilia con la operaciónnº 124, que está asociada al cobro nº 23.


© SAP AG 2007 38

El asiento nº 124:

Está asociado al cobro nº 23, utilizado para pagar el asiento nº 121;

Está completamente reconciliado con la operación nº 126, que está asociada a lafactura de deudores nº 126.


El sistema identifica que el asiento nº 121 se ha pagado íntegramente mediante el cobro nº 23,pero no se reconcilió con la operación asociada al mismo.

Como los 40 USD del cobro nº 23 se han utilizado para pagar el asiento nº 121 y la factura dedeudores nº 43, el sistema crea un asiento de upgrade que vuelve a abrir en teoría el asientonº 121, con un valor de saldo vencido en el Debe de 40 USD.




© SAP AG 2007 39


En la primera línea se muestra el asiento de upgrade creado para volver a abrir en teoría elasiento nº 121. No hay ningún valor en el Debe o Haber (el campo Importe está vacío), pero elvalor de saldo vencido en el Haber es de 40 USD.

Aunque era obvio que antes del upgrade el asiento nº 121 no estaba reconciliado, no apareceen la ventana Reconciliación interna anterior. Como el asiento nº 121 se ha pagadoíntegramente mediante el cobro nº 23, su status es cerrado, y los documentos/operacionescon ese status no se consideran reconciliables.

El campo Detalles indica que el asiento de upgrade nº 170 se ha creado para volver a abrir enteoría en asiento nº 121.






© SAP AG 2007 41

Reconciliación canceladaEn los releases de SAP Business One anteriores a 2007 A, al cancelar una reconciliación manual (Banking

Extractos bancarios y reconciliaciones Gestionar reconciliaciones anteriores), todos los asientosmanuales y documentos de pago implicados en la reconciliación cancelada se volverán a abrir, mientras quelas facturas y documentos de abono se quedarán con un valor de saldo vencido equivalente a cero.

El hecho de tener un documento no reconciliado con el status cerrado y un valor de saldo vencidoequivalente a cero se considera una inconsistencia.


El asiento nº 127, asociado a la factura de deudores nº 44, está reconciliado completamente ymanualmente con el asiento nº 128, que no está asociado al cobro nº 24, en la reconciliaciónnº 2.


© SAP AG 2007 42

La reconciliación nº 2 se cancela. Una vez cancelada, ya no hay historial correspondiente aesta reconciliación y, por tanto, ya no hay conocimiento de que esta factura se habíareconciliado con este pago.

A partir de SAP Business One 2007 A, si cancela reconciliaciones después de un upgrade,esta información se graba en la base de datos de la empresa y se puede recuperar si espreciso.


© SAP AG 2007 43

Como resultado, el cobro nº 24 se vuelve a abrir, con un importe vencido total del 100 USD,mientras que la factura de deudores nº 44 sigue cerrada, con un saldo vencido equivalente acero, en vez de tener el status pendiente y un valor de saldo vencido de 100 USD.


El sistema detecta lo siguiente:

La factura de deudores nº 44 tiene el status cerrado y el valor de saldo vencido es cero.

El asiento nº 127, asociado a la factura de deudores nº 44, no se ha reconciliado.

El sistema crea un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría la factura de deudores nº44 y refleja el valor de saldo vencido de 100 USD.





© SAP AG 2007 44

La operación nº 173 (tercera línea) es un asiento de upgrade creado para corregir lainconsistencia. No tiene valor contable (el campo Importe está vacío), únicamente el valor desaldo vencido del Debe es 100 USD, para reflejar el valor de saldo vencido de la factura dedeudores nº 44.

La factura de deudores nº 44 tiene el status cerrado y no aparece en la ventanaReconciliación interna. No obstante, los campos Referencia 1 y Detalles indican que el asientonº 173 se ha creado para volver a abrir en teoría la factura de deudores nº 44.









© SAP AG 2007 45

Reconciliación no compensadaUna reconciliación no compensada es una reconciliación en la que el valor total del Debe es diferente delvalor total del Haber; no añade hasta cero.

Existen diversas circunstancias que, antes de SAP Business One 2007 A, causarían una reconciliación nocompensada. En los ejemplos siguientes se detallan las maneras más comunes en que las reconciliacionesno compensadas pueden producirse.

Antes de SAP Business One 2007 A:

En la figura anterior, si marca la casilla de verificación Visualizar transacciones reconciliadaspor sistema y selecciona Reconciliar, la ventana Reconciliación interna muestra lasoperaciones asociadas a los documentos que ya se han reconciliado mediante, por ejemplo, lacreación de un cobro que pague íntegramente una factura de deudores.

Esto le permite reconciliar una o más operaciones una segunda vez.

Si utiliza esta opción, pero vuelve a reconciliar todas las operaciones implicadas en unareconciliación de sistema específica, no se producirán inconsistencias. Se produce unainconsistencia únicamente cuando no se vuelven a reconciliar todas las operacionesimplicadas en una reconciliación específica del sistema. El motivo es que cada reconciliaciónestá numerada. El número de reconciliación se graba en el nivel de línea de asiento. Si sevuelve a reconciliar una operación, el nuevo número de reconciliación sobrescribe el númerode reconciliación anterior.

Si, por ejemplo, una reconciliación de sistema implica dos operaciones, asociadas a unafactura y a un pago, y sólo la operación asociada a la factura se vuelve a reconciliar, laoperación asociada al pago tiene un número de reconciliación diferente al de la operaciónasociada con la factura. Cuando el sistema verifica el número de reconciliación asignado a laoperación asociada con la factura, detecta que la reconciliación no se ha compensado yaque sólo tiene un valor de saldo vencido en el Debe y no tiene ningún valor de saldo vencidoen el Haber.


© SAP AG 2007 46

El cobro nº 25 paga completamente la factura de deudores nº 45. Como resultado, lasoperaciones asociadas con este documento se reconcilian completamente entre ellas. Se tratade una reconciliación de sistema.

La operación nº 130, asociada a la factura de deudores nº 45, se reconcilia dos veces y sóloconserva el último número de reconciliación. Como resultado, la primera reconciliación no secompensa, ya que sólo la operación asociada al cobro nº 25 está implicada en la reconciliaciónen cuestión. En otras palabras, esta reconciliación sólo tiene un valor de saldo vencido en elHaber y ningún valor de saldo vencido en el Debe. Por lo tanto, es una reconciliación nocompensada.


© SAP AG 2007 47


El sistema detecta que el cobro nº 25 está implicado en una reconciliación no compensada.Para corregir esta inconsistencia, el sistema crea un asiento de upgrade para el valor de saldovencido en el Haber de 100 USD, para volver a abrir en teoría el cobro nº 25.




En la cuarta línea se muestra el asiento de upgrade creado para volver a abrir en teoría elcobro nº 25. La operación nº 165 no tiene valor contable, sólo un valor de saldo vencido en elHaber de 100 USD.

Como el cobro nº 25 tiene el status cerrado, no aparece en la ventana Reconciliación interna.No obstante, los campos Referencia 1 y Detalles indican que el asiento de upgrade nº 165 seha creado para volver a abrir en teoría el cobro nº 25.


© SAP AG 2007 48








Cancelación del pago/asiento dentro del pagoEn los releases anteriores a SAP Business One 2007 A, si se creaba un documento de pago (en adelante,el "pago interior") y otro documento de pago (en adelante, el "pago exterior"), mediante los cuales sepagaba el pago interior y se cancelaba el pago interior, el saldo vencido del pago exterior no se actualizabaen función del importe del pago interior cancelado.

Antes de SAP Business One 2007 A:

El asiento nº 134, asociado al pago nº 3, y la factura de deudores nº 46 se pagabaníntegramente mediante el cobro nº 27. Las operaciones asociadas con estos documentos sereconcilian completamente entre ellas.

A continuación, el pago nº 3 se cancela, cuyo resultado es el siguiente:


© SAP AG 2007 49

Se abre la reconciliación de sistema creada cuando se añadió el cobro nº 27 y todas lasoperaciones ya se pueden volver a reconciliar.

El cobro nº 27 se queda igual; no se vuelve a abrir por el valor del pago nº 3, que se hacancelado.


El sistema detecta que el pago nº 3 se ha cancelado y que la reconciliación implicada se haabierto.

El sistema crea un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría el cobro nº 27 para unsaldo vencido en el Haber de 50 USD, de modo que refleje la cancelación del pago nº 3 (de 50USD).





© SAP AG 2007 50

En la segunda línea se muestra el asiento de upgrade nº 174, con un valor de saldo vencido en el Haberde 50 USD.









© SAP AG 2007 51

Reconciliación de un pago canceladoEn releases anteriores a SAP Business One 2007 A, la cancelación de un cobro/pago automáticamentecreaba una operación de anulación, pero la operación de anulación y la operación original (asociada aldocumento cancelado) no se reconcilian automáticamente entre ellas. Como resultado, estas operacionespueden reconciliarse con otras operaciones, de modo que producen inconsistencias.

Antes del upgrade a SAP Business One 2007 A:

El cobro nº 29 se ha creado por 100 USD y se ha cancelado posteriormente. El asiento nº 139se ha creado como operación de anulación del asiento nº 138, asociado al cobro cancelado nº29.

Como la operación de anulación y la operación asociada con el documento cancelado no sereconcilian automáticamente entre ellas, el asiento nº 139 (la operación de anulación) sereconcilia posteriormente con el asiento nº 140, asociado al cobro nº 30.


© SAP AG 2007 52


El sistema detecta que el cobro nº 29 está cerrado (como resultado de su cancelación) pero noreconciliado.

Para corregir esta inconsistencia el sistema crea un asiento de upgrade con el valor de saldovencido en el Haber de 100 USD.


El informe del historial de upgrade de reconciliación interna muestra el asiento de upgradecreado para la corrección de la inconsistencia. Al seleccionar la línea específica que muestra elasiento de upgrade y seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliacióninterna presentada en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operacionesactualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado:

En la segunda línea se muestra el asiento nº 175, sin ningún valor contable (el campo Importeestá vacío) pero con el valor de saldo vencido en el Haber de 100 USD, para reflejar el valorde saldo vencido real del cobro nº 29. Como está cerrado al ser cancelado, el cobro nº 29 no


© SAP AG 2007 53

aparece en esta ventana. Los campos Referencia 1 y Detalles indican que este asiento deupgrade se ha creado para volver a abrir en teoría el cobro nº 29.








Reconocimiento parcial de la diferencia del tipo de cambioEn releases anteriores a SAP Business One 2007 A, la contabilización de una operación de diferencias deltipo de cambio que debe reflejar tipos de cambio diferentes no se contabiliza cuando:

1. Se crea un pago parcial para una factura,

2. Uno o ambos documentos son en moneda extranjera,

3. El tipo de cambio de la fecha de contabilización de la factura es diferente del tipo de cambio de lafecha de contabilización del pago.

Incluso si esta contabilización no se produce, los saldos en ML del documento se actualizan como si sehubiera producido la contabilización y, como resultado, el saldo en ME del interlocutor comercial es correctopero el saldo en ML no es exacto.


El 5.6.07, se ha creado la factura de deudores nº 48 por 100 EUR; el tipo de cambio era 1 EUR= 1,35 USD.

El 8.6.07, se ha realizado un pago parcial de la factura de deudores nº 48 mediante cobro de60 EUR; el tipo de cambio era 1 EUR = 1,2 USD.

No se ha creado la operación de diferencias del tipo de cambio correspondiente.

Tabla nº 1

Número deoperación

Fecha decontabilización

Importede laoperación (ME)

Importe de laoperación(ML)

Importeaplicado(ML)

Saldovencidodeldocumento

Saldovencido enlibro mayor

FA 48 5.6.07 100 100*1.35 =135 60*1.35=81 54 135

PR 31 8.6.07 (60) (60)*1.2 = (72) (60)*1.2=(72) 0 (72)

Total 40 63 9 54 63

En la tabla anterior se describe una situación en que las diferencias del tipo de cambio no sereconocieron parcialmente, pero el importe aplicado de la factura en moneda local se calculacomo si se hubiera producido el reconocimiento parcial del tipo de cambio.


© SAP AG 2007 54

En la siguiente tabla se describe lo que hubiera pasado si no se hubieran efectuado lascompensaciones de saldos respecto al reconocimiento de diferencia del tipo de cambio noexistente en el documento:

Tabla nº 2



Importe dela operación(ME)

Importe dela operación(ML)

Importeaplicado(ML)


Saldovencido enlibro mayor

FA 48 5.6.07 100 135 72 63 63

PR 31 8.6.07 (60) (72) (72) 0 0

Total 40 63 0 63 63

Lo que hubiera ocurrido (y que efectivamente ocurre en SAP Business One 2007 A) es que lacontabilización del reconocimiento de diferencia del tipo de cambio y la compensación desaldos del documento se producirían simultáneamente del siguiente modo:

Tabla nº 3



Sincabecera


Importede laoperación (ML)

Importeaplicado(ML)


Saldovencidoen libromayor

FA 48 5.6.07 Factura dedeudores

100 135 81 54 54

PR 31 8.6.07 Cobro (60) (72) (72) 0 0

PR 31 8.6.07 Diferenciadel tipo decambio

0 (9) (9) 0 0

Total 40 54 0 54 54

En SAP Business One 2007 A, el reconocimiento de la diferencia del tipo de cambio secontabiliza en la misma línea de asiento junto al pago; en este ejemplo, la operación realaparece del siguiente modo:

Tabla nº 4



Sincabecera


Importede laoperación (ML)

AS 8.6.07 Banco 60 72

PR 31 8.6.07 IC (60) (81)

AS 8.6.07 Diferenciadel tipo decambio

0 9


© SAP AG 2007 55

Total 0 0


El sistema detecta que la operación de diferencia del tipo de cambio debería habersereconocido en la fecha del pago, pero que no se ha hecho.

El sistema crea un asiento de upgrade para el valor de saldo vencido en el Haber de 9 USDque compensa en teoría el saldo vencido del cobro nº 31, respecto a la diferencia del tipo decambio parcial que no se ha contabilizado.

El cobro se compensa en teoría porque la diferencia del tipo de cambio parcial deberíahaberse reconocido en la fecha de la creación del pago y, por tanto, el asiento de upgraderefleja esta compensación del tipo de cambio en la fecha del pago.





© SAP AG 2007 56

Como el interlocutor comercial para el que se ha creado el ejemplo es un interlocutor comercialcon moneda extranjera, asegúrese de marcar la opción Visualizar operaciones sólo en ML. Delo contrario, el asiento de upgrade no aparecerá en pantalla. Como se puede observar, loscampos Referencia 1 y Detalles indican que el asiento de upgrade corresponde al cobro nº 31.



Si el interlocutor comercial para el que se ha contabilizado el asiento de upgrade es uninterlocutor con moneda extranjera, como en este ejemplo, la moneda de interlocutor comerciales EUR mientras que la moneda local es USD.

Una vez seleccionada la línea del asiento de upgrade, el pulsador OK se convierte en elpulsador Reconciliar, porque el importe a reconciliar es cero.

Seleccione Reconciliar; el proceso siguiente se ejecuta automáticamente:

i. Como el importe a reconciliar en moneda local no es cero, el asiento siguiente se creapara compensar la reconciliación en moneda local a cero:

Debe (ML) Haber (ML)

FC_Cust 9 USD

Pérdida* pordiferencia decambio realizada

9 USD

*El asiento se contabiliza automáticamente en la cuenta de diferencias del tipo decambio definida para la empresa en Gestión Definición Finanzas Determinaciónde cuentas de mayor.

ii. El asiento de diferencias del tipo de cambio antes descrito se reconciliaautomáticamente con el asiento de upgrade.

iii. El asiento se contabiliza automáticamente en la fecha de reconciliación, que se puedecorregir manualmente en la ventana Reconciliación interna.

En caso de que el interlocutor comercial para el que se ha creado el asiento de upgrade sedefina como Monedas (todas), se crea el mismo asiento de upgrade, pero la acción delusuario es diferente:

i. En la ventana Reconciliación interna, seleccione el asiento de upgrade creado para lacorrección de la inconsistencia del reconocimiento del tipo de cambio parcial.

ii. Seleccione Correcciones. En la ventana Correcciones, seleccione Crear asiento.Aparece la ventana Asiento con una primera línea ya creada para el interlocutorcomercial, compensando el valor del asiento de upgrade. En este ejemplo, elinterlocutor comercial tiene un saldo acreedor.


© SAP AG 2007 57

iii. Para completar la línea adicional del asiento, seleccione la cuenta de ganancias opérdidas de la diferencia del tipo de cambio realizada. Añada el asiento.

iv. Aparecerá de nuevo la ventana Reconciliación interna. Tanto el asiento de upgradecomo la operación de compensación que acaba de crear se seleccionaránautomáticamente. El valor total de Importe a reconciliar es cero.

v. Seleccione Reconciliar. Se trata el asiento de upgrade creado para el reconocimientodel tipo de cambio parcial.

Si encuentra más de un asiento de upgrade contabilizado para el mismo interlocutor comercialdebido a la clase de inconsistencia de reconocimiento de diferencias del tipo de cambioparcial, para tratarlos todos juntos a la vez, selecciónelos todos en la ventana Reconciliacióninterna y lleve a cabo los pasos descritos anteriormente, en función de la definición de lamoneda de interlocutor comercial.


© SAP AG 2007 58

Reconciliación de pagos asociados con solicitud de anticipo

Esta clase de inconsistencia es relevante únicamente para localizaciones donde se dispone desolicitudes de anticipo.

En los releases anteriores de SAP Business One 2007 A, si se crea una solicitud de anticipo, pagadaíntegramente con un anticipo y, a continuación, se ha pagado el anticipo, las operaciones asociadas a losdos pagos (el anticipo y el pago del anticipo) no se reconcilian automáticamente entre ellas. Comoresultado, es posible reconciliar cada una de ellas con otras operaciones.


La solicitud de anticipo de deudores nº 4 se ha pagado íntegramente mediante el cobro nº 105.


© SAP AG 2007 59

El cobro nº 105 se paga mediante el cobro nº 106, que es el pago exterior.

Como las operaciones nº 10126 y nº 10127, asociadas con los cobros nº 105 y 106, no sereconcilian entre ellas, es posible reconciliarlas con otras operaciones.

En este ejemplo, la operación nº 10127, asociada al cobro nº 106, se reconcilia con el asientonº 10128.

Como resultado, el cobro nº 106 se aplica dos veces:

Para el pago del cobro nº 105


© SAP AG 2007 60

Al reconciliarlo con el asiento nº 10128


El sistema detecta que el cobro nº 106 se ha aplicado dos veces. El sistema crea un asiento deupgrade para volver a abrir en teoría el cobro nº 105 para el valor de saldo vencido en el Haberde 100 EUR.




Como se puede observar, los campos Referencia 1 y Detalles indican que el asiento deupgrade nº 10146 se ha creado para volver a abrir en teoría el cobro nº 105, utilizado para elpago de la solicitud de anticipo de deudores nº 4.




© SAP AG 2007 61






Reconocimiento de diferencia de cambio de pagos de solicitudes de anticipoEn los releases anteriores de SAP Business One 2007 A, la diferencia del tipo de cambio no se reconoce enel escenario siguiente:

1. Se crea un pago (en adelante, el "pago interior") para una solicitud de anticipo en moneda extranjera.

2. Después, se crea el pago final (en adelante, el "pago exterior") mediante el cual paga también el pagointerior.

3. El tipo de cambio definido para la moneda extranjera es diferente en la fecha de creación del pagoexterior del tipo de cambio utilizado en la fecha de creación del pago interior.

Esta clase de inconsistencia es relevante únicamente para localizaciones donde se dispone desolicitudes de anticipo.


La solicitud de anticipo de deudores nº 6 para 100 USD se paga el 18.6.07 mediante el cobronº 107 de 100 USD (80 EUR):


© SAP AG 2007 62

El 20.6.07, se paga el cobro nº 107 mediante cobro nº 108 de 100 USD (75 EUR).


© SAP AG 2007 63

Las operaciones nº 10129 y 10130, asociadas con los cobros nº 107 y 108, no se reconcilianentre ellas.


El sistema detecta que las operaciones nº 10129 y 10130, asociadas con los cobros nº 107 y108, no se han reconciliado entre ellas. Para evitar futuras inconsistencias producto de lareconciliación de una o ambas operaciones con otras operaciones, el sistema marca estasoperaciones como cerradas, como si se hubieran reconciliado.

Además, se crea un asiento de upgrade para reflejar la diferencia del tipo de cambio entre lafecha de creación del cobro nº 107 y la fecha de creación del cobro nº 108. En este ejemplo,este asiento de upgrade tiene un valor de saldo vencido en el Haber de 5 EUR.




La operación nº 10146 es un asiento de upgrade creado para reconocer la diferencia del tipode cambio. Los cobros nº 107 y 108 no aparecen ya que estos documentos se consideranreconciliados. No obstante, los campos Referencia 1 y Detalles indican que el asiento deupgrade se ha creado para el cobro nº 107.


© SAP AG 2007 64



Para ver la explicación detallada, véase Procedimiento siguiente en Reconocimiento parcial dela diferencia del tipo de cambio.


© SAP AG 2007 65

Pago/asiento manual cancelado en reconciliación de diversos IC

Esta clase de inconsistencia es relevante únicamente en la República Checa, Hungría,Polonia, Eslovaquia y Rusia.

Esta inconsistencia se produce cuando se cancela un pago o un asiento manual implicado en unareconciliación de documentos/operaciones contabilizados para varios interlocutores comerciales. En talcaso, el resto de documentos implicados en esta reconciliación no se vuelven a abrir y, por tanto, no sepueden reconciliar de nuevo con un pago/asiento diferente.


El asiento nº 141, asociado a la factura de deudores nº 48, que a su vez está contabilizadopara el interlocutor comercial C1001, se reconcilia completamente con la operación nº 142,asociada al cobro nº 30, contabilizada para el interlocutor comercial C10002.

Después, el cobro nº 30 se cancela y el asiento nº 144 se crea para reflejar la cancelación. Noobstante, la factura de deudores nº 48 sigue cerrada con un valor de saldo vencido equivalentea cero en vez de volverla a abrir.


El sistema detecta que el asiento nº 144 anula el cobro nº 30, lo que significa que la factura dedeudores nº 48 no se ha pagado realmente.

El sistema crea un asiento de upgrade para corregir en teoría el saldo vencido del interlocutorcomercial C10002 mediante el valor de saldo vencido en el Debe de 100 SKK.




© SAP AG 2007 67

Falta de diferencia de tipo de cambio detrás de reconciliación de varios IC


Si se reconcilian operaciones o documentos con moneda extranjera contabilizados para más de uninterlocutor comercial y creados con diferentes tipos de cambio, no se reconocerá la diferencia del tipo decambio en el momento de efectuar la reconciliación.


Se ha creado la factura de acreedores nº 11 por 100 EUR (3.500 SKK) para el proveedorFC_V001. Se ha creado la factura de deudores nº 49 por 100 EUR (3.300 SKK) para el clienteFC_C001.

La operación nº 145, asociada a la factura de deudores nº 49 se reconcilia completamente conla operación nº 146, asociada con la factura de acreedores nº 11. El tipo de cambio de la fechade reconciliación es 1 USD = 33 SKK.

Las operaciones de diferencia del tipo de cambio respectivas no se contabilizanautomáticamente en el momento de la reconciliación.


El sistema detecta que se ha reconocido la diferencia del tipo de cambio en el momento de lareconciliación de la factura de deudores nº 49 y la factura de acreedores nº 11.

Como resultado, el sistema crea dos asientos de upgrade diferentes para reconocer ladiferencia del tipo de cambio respecto a cada documento implicado en la reconciliación.


El informe del historial de upgrade de reconciliación interna muestra los asientos de upgradecreados para la corrección de la inconsistencia:


© SAP AG 2007 68

Al seleccionar la línea que muestra uno de los asientos de upgrade creados para la correcciónde esta inconsistencia y seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliacióninterna presentada en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operacionesactualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado:

La ventana anterior es la ventana Reconciliación interna del interlocutor comercial FC_C001.Se ha abierto porque el asiento de upgrade seleccionado en el informe del historial de upgradede reconciliación interna era uno de los creados para la factura de deudores nº 49,originalmente creada para el interlocutor comercial FC_C001. Al seleccionar el otro asiento deupgrade en el informe (nº 168) y seleccionar Reconciliación interna, debería abrirse la ventanaReconciliación interna para el otro interlocutor comercial implicado en la reconciliación.



Para ver la explicación detallada, véase Procedimiento siguiente en Reconocimiento parcial dela diferencia del tipo de cambio.

Pago cancelado de solicitud de anticipo


Se crea un pago para pagar una factura de anticipo. A continuación, se utiliza este pago para reducir elimporte de la factura final. Después, este pago se cancela. Como resultado, el saldo vencido de la facturafinal no se actualiza con el importe enlazado del pago cancelado.


© SAP AG 2007 69


La factura de anticipo de deudores por 100 SKK se ha pagado mediante el cobro nº 27 y 90SKK de la misma se enlazan a la factura de deudores nº 45. El cobro nº 27 se cancela.

El saldo vencido de la factura de deudores nº 45 no se actualiza en consonancia, quedando 40SKK en vez de actualizarse el valor con 130 SKK.


El sistema detecta que el cobro nº 27 se ha cancelado pero que la factura de deudores nº 45todavía se considera con 90 SKK pagados, y que la factura de anticipo de deudores nº 36 estápendiente.

El sistema crea un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría la factura de deudores porvalor de saldo vencido en el Debe de 90 SKK, y cierra la factura de anticipo de deudores nº 36.




© SAP AG 2007 70


Como se puede observar, en la primera línea, la factura de deudores nº 45 se abre para elimporte de saldo vencido en el Debe de 40 SKK (como antes del upgrade). En la segundalínea, el asiento de upgrade no tiene valor contable (el campo Importe está vacío), sólo el valorde saldo vencido en el Debe de 90 SKK. Los campos Referencia 1 y Detalles indican que elasiento de upgrade se ha creado para la factura de deudores nº 45.








© SAP AG 2007 71


Pago de un documento traspasado de ejercicio

Esta clase de inconsistencia sólo es relevante para Israel y los Países Bajos

Durante el proceso de Traspaso de ejercicio los documentos abiertos se traspasan de la empresa de origena la empresa destino mientras el formulario de documento se separa del asiento asociado con él. Comoresultado, cuando cree un pago para un documento traspasado de ejercicio, el saldo vencido del documentode pago se reduce según el importe pagado a pesar de que no se hubiera realizado ninguna reconciliación.


Se ha creado la factura de deudores número 15102 para NIS 100 y también se ha creado elcorrespondiente asiento 279. La factura de deudores número 15102 presenta traspaso de ejercicio a laempresa destino y está allí como un documento sin tener enlazado el asiento número 279 (elcorrespondiente asiento abierto se ha traspasado en otro momento sin enlace a la factura de deudoresnúmero 15102). Después de que la empresa empezara a trabajar en la empresa destino, el cobro número28 para NIS 100 se ha creado para el número de factura de deudores 15102.


© SAP AG 2007 72


El sistema identifica que el saldo vencido del cobro número 28 es cero mientras que el saldo vencido en laoperación asociada con el cobro es NIS 100 en el Debe. Este es el valor inconsistente. El sistema crea unasiento de upgrade para volver a abrir en teoría el cobro nº 28 para un crédito de saldo vencido de NIS 100.


El informe del historial de upgrade de reconciliación interna muestra el asiento de upgrade creado para lacorrección de la inconsistencia:

Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionar Reconciliación interna, seabre la ventana Reconciliación interna presentada en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra lasoperaciones actualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado:


© SAP AG 2007 73

Como se puede ver, la primera línea visualiza la operación de saldo inicial contabilizada en el interlocutorcomercial. Esta operación también incluye NIS 100 de la factura de deudores número 15102 que tienetraspaso de ejercicio. La segunda línea visualiza el asiento de upgrade que en teoría reabre el cobronúmero 28 que se ha creado después de realizar el Traspaso de ejercicio.


La operación número 283 representa el saldo inicial del interlocutor comercial, incluido un importe en elDebe de NIS 100 que refleja el asiento asociado a la factura de deudores número 15102. Si esto satisfacesus necesidades empresariales, puede reconciliar el asiento de upgrade número 281 con NIS 100 de laoperación número 283 seleccionando las dos operaciones y corrigiendo el valor en el campo Importe parareconciliar para NIS 100:

Haber de una factura traspasada de ejercicio

Esta clase de inconsistencia sólo es relevante para Israel y los Países Bajos

Durante el proceso de Traspaso de ejercicio los documentos abiertos se traspasan de la empresa de origena la empresa destino mientras el formulario de documento se separa del asiento asociado con él. Comoresultado, cuando se cree un abono para un documento traspasado de ejercicio, el saldo vencido deldocumento de abono se reduce según el importe abonado a pesar de que no se hubiera realizado ningunareconciliación.


© SAP AG 2007 74


Se ha creado la factura de deudores número 15101 para NIS 100 y también se ha creado elcorrespondiente asiento 278. Cuando ha tenido lugar el proceso de traspaso de ejercicio, la factura dedeudores número 15101 aún estaba abierta (ni pagada ni abonada) y por eso se ha realizado un traspasode ejercicio a la empresa destino, con lo cual está allí como un documento sin tener el asiento 278 enlazadoa él. Después de que la empresa empezara a trabajar en la empresa destino, se ha creado el abono dedeudores número 16018 para NIS 100 basado en la factura de deudores número 15101.


© SAP AG 2007 75


El sistema identifica que el saldo inicial del abono de deudores número 16018 es cero aunque no estáreconciliado con ningún asiento. Por eso el valor inconsistente es NIS (100). El sistema crea un asiento deupgrade para volver a abrir en teoría el abono de deudores nº 16018 para un crédito de saldo vencido deNIS 100.




© SAP AG 2007 76


Como se puede ver, la primera línea visualiza la operación de saldo inicial contabilizada en el interlocutorcomercial. Esta operación también incluye NIS 100 de la factura de deudores número 15101 que tienetraspaso de ejercicio. La segunda línea visualiza un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría elabono de deudores nº 16018 para un crédito de saldo vencido de NIS 100.


La operación número 283 representa el saldo inicial del interlocutor comercial, incluido un importe en elDebe de NIS 100 que refleja el asiento asociado a la factura de deudores número 15101. Si esto satisfacesus necesidades empresariales, puede reconciliar el asiento de upgrade número 280 con NIS 100 de laoperación número 283 seleccionando las dos operaciones y corrigiendo el valor en el campo Importe parareconciliar para NIS 100.

Proceso de pago enlazado a operacionesHa creado un pago a cuenta (a partir de ahora el pago interior) y otro documento de pago, (a partir de ahorael pago exterior) que ha pagado el pago interior. Después ha enlazado el pago interior por segunda vez aotras operaciones (sin incluir la transacción creada por el pago exterior). Como resultado, el pago interiorestá enlazado dos veces, una vez con el pago exterior y otra vez con las demás operaciones.

Este comportamiento se ha modificado en SAP Business One 2005 A SP01 nivel de actualización 18 y yano es posible enlazar el pago interior a operaciones adicionales después de que se haya pagado porun pago exterior.

Un caso en el que el pago interior se ha cancelado se trata automáticamente por otra clase deinconsistencia descrita anteriormente en este documento.


El cobro nº 10 se ha creado como pago a cuenta de 110 USD:


© SAP AG 2007 77

Cobro nº 12 para 100 USD de cobro nº 10 parcialmente pagado:

Después, el cobro nº 10 se ha enlazado con la factura de deudores nº 7. Como resultado delcobro 10 se ha reconciliado dos veces:


© SAP AG 2007 78


El sistema identifica que tanto el cobro nº 12 y la factura de deudores nº 7 están enlazados al cobro nº 10 yque el saldo vencido de ambos documentos es igual a cero. SAP Business One crea un asiento de upgradeque en teoría abre la factura de deudores nº 7 para el saldo vencido de 100 USD en el Debe.





© SAP AG 2007 79


Potencialmente, se puede tratar este asiento de upgrade justo como si se tratara de una operación normalde interlocutor comercial. Decida si:

Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, por ejemplo, unabono o un pago;


Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo en la cuenta asociada de deudas dudosas delinterlocutor comercial;

Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (u operaciones)constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en los informes que muestrenoperaciones sin reconciliar.

Interlocutor comercial de consolidaciónSAP Business One soporta la asignación de un interlocutor comercial de consolidación tanto para el pagocomo para la consolidación de la entrega. Si se utiliza un pago basado en un interlocutor comercial deconsolidación y este interlocutor comercial se modifica después de varias operaciones contabilizadas,entonces puede ocurrir el siguiente escenario: una operación se contabiliza en un interlocutor comercialespecífico mientras tiene un interlocutor comercial, después el interlocutor comercial de consolidación semodifica (se reemplaza o elimina) y después se crea un pago para esta operación.


El cliente C10000 tenía el cliente PC0000 definido como interlocutor comercial deconsolidación:


© SAP AG 2007 80

La factura de deudores nº 9 se ha contabilizado para el cliente C10000. El cliente PC0000 (elinterlocutor comercial de consolidación) se ha eliminado del campo IC de consolidación en losdatos maestros del cliente C10000. El cobro nº 13 entonces se ha creado para la factura dedeudores nº 9:

Como resultado, el saldo vencido de ambos documentos es cero, sin embargo las operacionesasociadas con ambos documentos no están ni reconciliadas entre ellas ni reconciliadas conotras operaciones.


© SAP AG 2007 81

Los escenarios en los que al menos una de las operaciones se hayan reconciliadomanualmente con otras operaciones, automáticamente se tratan como distintas clases deinconsistencia que aparecen más arriba en este documento.


El sistema identifica que tanto el cobro nº 13 como la factura de deudores nº 9 están enlazados entre ellos ytienen un saldo vencido cero, sin embargo los asientos asociados con estos documentos tienen un valor desaldo vencido de 100 USD. SAP Business One en teoría abre de nuevo tanto la factura de deudores nº 9como el cobro nº 13 para el valor de saldo vencido de 100 USD.



Como se ve, el asiento de upgrade nº 40 tiene dos líneas. La primera, en teoría abre de nuevo el cobro nº13 para el valor de saldo vencido de crédito de 100 USD y se contabiliza en el cliente C10000. La segunda,en teoría abre de nuevo la factura de deudores nº 9 para valor de saldo vencido de débito de 100 USD y secontabiliza en el cliente PC0000 que solía ser el interlocutor comercial de consolidación del cliente C10000en el momento que se ha creado la factura de deudores nº 9.



© SAP AG 2007 82


Como las dos líneas del asiento de upgrade están contabilizadas a los dos interlocutores comercialesdistintos, puede reconciliar cada línea con la respectiva operación que está asociada al interlocutorcomercial.

Alternativamente puede utilizar la funcionalidad de reconciliación de varios IC y reconciliar las dos líneas delasiento de upgrade entre ellas.

Cuenta asociada múltipleEn SAP Business One cada interlocutor comercial es para la cuenta asociada. La cuenta asociada asignadaal interlocutor comercial normalmente no se puede modificar pero teóricamente es posible que se hayamodificado mediante una manipulación de la base de datos (un procedimiento no recomendado). Comoresultado puede ocurrir el siguiente escenario: se crea un pago para una operación específica mientras queen el momento que se ha creado la operación pagada, la cuenta asociada asignada al interlocutor comercialpara el que la operación se contabiliza, era diferente a la cuenta asociada utilizada en el momento que seha creado el pago. Como resultado, el saldo vencido del pago y la operación pagada es igual a cero, pero elsaldo final por cuenta asociada no es cero con un saldo igual y opuesto en cada cuenta asociada.


Se ha creado la factura de deudores nº 13 por 100 USD para el cliente C10000. La cuentaasociada enlazada al interlocutor comercial en el momento que se ha añadido la factura dedeudores era 140000

El asiento asociado con la factura de deudores nº 13 es:

Código IC/Cuentade mayor

Cuenta asociada Debe Haber

400000 400000 100 USD

C10000 140000 100 USD

Después, la cuenta asociada se ha asignado a 140030. El cobro nº 16 se ha creado para elcliente C10000 y enlazado a la factura de deudores nº 13. Los asientos asociados con ambosdocumentos no se han reconciliado. El asiento asociado con el cobro nº 16:



161000 161000 100 USD

C10000 140030 100 USD


El sistema identifica que tanto el cobro nº 16 como la factura de deudores nº 13 están enlazados entre ellosy tienen un saldo vencido cero, sin embargo las operaciones asociadas con estos documentos no estánreconciliados ni entre ellos ni con otras operaciones. A pesar de que el saldo global del cliente C10000 escorrecto, se ha detectado una inconsistencia en el saldo de las cuentas de mayor 140000 y 140030. SAPBusiness One crea un asiento de upgrade para en teoría abrir de nuevo ambos documentos para el importepagado. El valor de la inconsistencia en este ejemplo es de 100 USD.


© SAP AG 2007 83



El informe del historial de upgrade de reconciliación interna muestra el asiento de upgrade creado para lacorrección de la inconsistencia.

El asiento de upgrade creado incluye dos líneas: una para en teoría abrir de nuevo la factura de deudores yla otra para en teoría abrir de nuevo el cobro. Cada una se contabiliza en la correspondiente cuentaasociada:

Númerode línea


Debe Haber Saldo vencido

1 140000 (100) USD

2 140030 100 USD

La primera línea en el asiento de upgrade actualiza la cuenta de mayor 140000 con la creación del cobro nº16. La segunda línea invierte el efecto de la contabilización del cobro nº 16 en la cuenta de mayor 140030.


Como el asiento de upgrade se ha creado para corregir el saldo de las dos cuentas asociadas, puedereconciliar la línea #1 del asiento de upgrade con el asiento asociado con la factura de deudores nº 13,ambas contabilizadas en la cuenta de mayor 140000 y reconciliar la línea #2 con el asiento asociado con elcobro nº 16, ambos contabilizados en la cuenta de mayor 140030.

Distintas cuentas asociadas en el pago canceladoEn SAP Business One cada interlocutor comercial es para la cuenta asociada. La cuenta asociada asignadaal interlocutor comercial normalmente no se puede modificar pero teóricamente es posible que se hayamodificado mediante una manipulación de la base de datos (un procedimiento no recomendado). Comoresultado puede ocurrir el siguiente escenario: se crea un pago para un interlocutor comercial específico.Después de poco la cuenta asociada del interlocutor comercial se reemplaza y entonces el pago se cancela.El asiento de la cancelación se contabiliza en una cuenta asociada distinta que la otra en la que se hacontabilizado el asiento asociado con el pago. Como resultado, el saldo vencido del pago y la operación decancelación es igual a cero, pero el saldo final por cuenta asociada no es cero con un saldo igual y opuestoen cada cuenta asociada.


El cobro nº 17 se ha contabilizado al cliente C10000 mientras que la cuenta asociada asignadaal cliente era 140000.

El asiento asociado con el cobro nº 17:



161000 161000 100 USD

C10000 140000 100 USD

Después de reemplazar la cuenta asociada por la cuenta de mayor 140030, el cobro nº 17 seha cancelado. El asiento creado como resultado de cancelar el cobro nº 17 se ha contabilizadoen la nueva cuenta asociada: 140030:


© SAP AG 2007 84



161000 161000 100 USD

C10000 140030 100 USD

En el momento del upgrade ninguna operación estaba reconciliada.


El sistema identifica que el saldo vencido del cobro nº 17 es cero, sin embargo el saldo vencido de laoperación asociada con él es de 100 USD en el Haber y el asiento de cancelación tiene un saldo vencido de100 USD en el Debe.

Aunque el saldo global del cliente es correcto, las distintas cuentas asociadas no están compensadas. SAPBusiness One crea un asiento de upgrade con dos líneas, cada una se contabiliza en cuentas asociadasdistintas.

Númerode línea


Debe Haber Saldo vencido

1 140000 100 USD

2 140030 (100) USD

La primera línea en el asiento de upgrade actualiza la cuenta de mayor 1400000 con la cancelación delcobro. La segunda línea ajusta el asiento de cancelación que está contabilizado en la cuenta de mayor140030.



Como el asiento de upgrade se ha creado para corregir el saldo de las dos cuentas asociadas, puedereconciliar la línea #1 del asiento de upgrade con el asiento asociado con el pago nº 17, amboscontabilizados en la cuenta de mayor 140000 y reconciliar la línea #2 con el asiento de cancelacióncontabilizados en la cuenta de mayor 140030.

Compensación de la operación del asiento de upgradeLa gran mayoría de inconsistencias las detecta y explica el sistema, pero pueden darse inconsistencias noidentificadas para las que se crea una operación de compensación de asiento de upgrade especial. Esteasiento de upgrade alinea el valor total de Saldo vencido de los documentos con lo que se sabe que es elsaldo total de la cuenta de interlocutor comercial:

Valor total de importes de operación = Valor total del saldo vencido de documentos

La operación de compensación de asiento de upgrade siempre se crea en el nivel de interlocutor comercial.En otras palabras, sólo puede crearse una operación de compensación de asiento de upgrade porinterlocutor comercial.

Los motivos siguientes pueden explicar la creación de la operación de compensación de asiento deupgrade:

Diferencias de redondeo menores

Modificación de una cuenta asociada a los interlocutores comerciales


© SAP AG 2007 85

La operación de compensación de asiento de upgrade se muestra en el informe del historial de upgrade dereconciliación interna del siguiente modo:

El valor de la operación de compensación de asiento de upgrade e incluso su existencia se ven influidos porel valor umbral definido para la empresa antes del upgrade (véase Administrator’s Guide). Como lacompensación del asiento de upgrade alinea el valor total de los importes de la operación con el valor totaldel saldo vencido de los documentos, cuanto más pequeño es el valor umbral, más alta es la probabilidadde que se cree un asiento de upgrade para cada inconsistencia identificada. Al final del proceso de upgrade,no existirán diferencias entre el valor total de los importes de la operación y el valor total del saldo vencidode los documentos contabilizados para el interlocutor específico, o existirá una diferencia relativamentepequeña, que será el valor de la operación de compensación del asiento de upgrade.

No obstante, si el valor umbral definido es un importe relativamente amplio, existe una mayor probabilidadde que algunas inconsistencias identificadas no inicien la creación de un asiento de upgrade específico, yaque el valor del asiento de upgrade será inferior al del umbral. En tal caso, el valor requerido para alinear elvalor de los importes de operación y el valor total del saldo vencido de los documentos contabilizados parael interlocutor comercial específico es mayor y, por tanto, el valor de la operación de compensación delasiento de upgrade será mayor a su vez.

El valor umbral predeterminado es 0,05 de la moneda local definida para la empresa.

Tratamiento de una operación de compensación de asiento de upgrade

Al hacer clic en el icono situado junto al código de interlocutor comercial en el informe del historial deupgrade de reconciliación interna, se abre la ventana Datos maestros interlocutor comercial del interlocutorcomercial. Haga clic en el icono en el campo Saldo de cuenta para ver la ventana Saldo de cuenta delinterlocutor comercial:


© SAP AG 2007 86

Aquí puede empezar a investigar la causa de la operación de compensación de asiento de upgrade y puederesultar obvia cuando verifique el resto de operaciones contabilizadas para el interlocutor comercial.


Potencialmente, se puede tratar este asiento de upgrade justo como si se tratara de una operación normalde interlocutor comercial. Decida si:

Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, por ejemplo, unabono o un pago;


Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo en la cuenta asociada de deudas dudosas delinterlocutor comercial;

Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (u operaciones)constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en los informes que muestrenoperaciones sin reconciliar.

Caso especial: reconciliación de interlocutor comercial con el saldo vencido igual aceroSi después del upgrade, un interlocutor comercial tiene operaciones abiertas incluidas operaciones deupgrade y también un saldo vencido cero, entonces la reconciliación de cuentas se lleva a cabo sin ningunainvestigación.

Todas las operaciones abiertas simplemente se pueden reconciliar juntas porque no se sabe qué operacióno parte de operación debe permanecer abierta.


© SAP AG 2007 87

Anexo I:

Leyenda de abreviaturas de clase de operación

Clase de operación Origen

Saldo inicial SI

Saldo final CB

Asiento AS

Factura de deudores FA

Factura deudores + Pago FA

Factura de anticipo de deudores FA

Nota de cargo de deudores FA

Exención de factura de deudores FA

Efecto de deudores FA

Factura exenta de impuestos de deudores FA

Factura de exportación de deudores FA

Factura de anticipo de clientes AN

Abono de deudores RC

Factura de proveedores TT

Factura de anticipo de proveedores TT

Factura interna TT

Nota de cargo de acreedores TT

Factura de anticipo de proveedores AN

Abono de proveedores AC

Precio al desembarque DI

Cobro PR

Depósito EO

Depósito de documentos de tarjeta decrédito con fecha posterior DP

Pagos PP

Cheques para pago CP

Efecto: Depósito para pago OE


© SAP AG 2007 88

Copyrights y marcas registradas© Copyright 2007 SAP AG. Todos los derechos reservados.

La versión actual de los copyrights y las marcas registradas enhttp://channel.sap.com/sbocustomer/documentation es válida para este documento.

http://channel.sap.com/sbocustomer/documentation

Soluciones de SAP SAP Business One 2007 A · de corrección y los documentos y operaciones de libro...

Documents

Transcript of Soluciones de SAP SAP Business One 2007 A · de corrección y los documentos y operaciones de libro...