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SUBASTA No. FN092987

1. SOLICITUD No. FN092987

2. CATEGORÍA CHATARRA CABLE DE COBRE

3. No LOTE 1

4. DESCRIPCIÓN DEL LOTE

UN LOTE CONFORMADO POR: APROXIMADAMENTE 20.925 KILOGRAMOS DE CABLE DE COBRE REVESTIDO Y 8 CARRETES METALICOS CONTENIENDO EL CABLE DE COBRE (CON UN

PESO FIJO DE 2.800 KILOGRAMOS) SUBASTA $/KG

5. VALOR BASE (COP)

Nota importante: El precio por kilo de los carretes es de $500 pesos, donde se determinó un

peso fijo de 350 kilos por carrete a un valor de $175.000 pesos sin IVA. El peso de los carretes se descontará del peso total de cada lote para determinar el peso real del cable y por ende su valor.

6. CANTIDAD APROXIMADAMENTE 20.925 KILOGRAMOS DE CABLE DE COBRE Y 2.800

KILOGRAMOS DE CARRETES METALICOS (8 CARRETES).

7. VISITA DE RECONOCIMIENTO (NO OBLIGATORIA)

El oferente podrá visitar el lote en el lugar donde se encuentren. Dos (2) días hábiles antes de la visita el OFERENTE debe enviar vía email sus datos nombre, cédula, teléfono celular y correo electrónico al contacto

de SUPERBID y adjuntar documentos de afiliación a EPS, ARL y formato de ingreso a la planta diligenciado, con el fin de tramitar los permisos de ingreso de la persona (s) que realizará la visita. No se permitirá el ingreso de OFERENTES que no hayan enviados sus datos con anticipación, ni de

OFERENTES que se presenten fuera de los días y hora señalada. No se podrán tomar fotografías durante la visita.

8. PESAJE

Por cuenta del comprador en la báscula de ECOPETROL S A. Campo Rubiales ubicado en el departamento del Meta. Se debe realizar pesaje en vacío y lleno para lo cual deberá comunicarse con el contacto del área con el fin de coordinar el acompañamiento de seguridad física de Ecopetrol.

Horario de Ejecución de Actividades: Lunes – viernes 7:30 a 11:30 a.m. y de 01:30 a 04:00 p.m.

Nota: El OFERENTE debe cumplir con lo establecido en el anexo FICHA ESTANDARIZADA

CHATARRA DE CABLE adjunto a la presente solicitud de Subasta.

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

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FICHA ESTANDARIZADA VENTA CHATARRA DE CABLE

1. BIEN NO REQUERIDO Residuo

2. CLASE DE RESIDUO Chatarra de Cable

3. VENTA POR Kilogramo

4. FORMA DE PAGO Consignación o transferencia bancaria a la cuenta de que Ecopetrol

indique una vez se asigne la subasta.

5. PLAZO DE RETIRO 5 días hábiles, una vez expedida la solicitud de retiro (SR) emitida por

Ecopetrol.

6. PÓLIZAS /GARANTÍAS

EXIGIBLES

Dentro de los Cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición de la

orden de venta, el COMPRADOR deberá constituir por su cuenta, ante

una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en

Colombia, y entregar a ECOPETROL:

1. Una Garantía de Cumplimiento otorgada a favor de ECOPETROL,

la cual podrá consistir en una Póliza de Cumplimiento que se rija

por el Clausulado General de la Garantía Única de Cumplimiento

de ECOPETROL (anexo), o en una Garantía Bancaria que se rija

por lo indicado en el parágrafo segundo de la presente cláusula.

Cualquiera de estas opciones deberá amparar lo siguiente:

a) Garantizar el cumplimiento de las obligaciones emanadas en

la orden de venta a cargo del COMPRADOR , y que incluya:

- Un valor igual al 15% del valor por el cual se adjudica esta

orden de venta. , y

- Una vigencia igual a 120 días calendario contados a partir de

la fecha de emisión de la orden de venta.

PARÁGRAFO PRIMERO: Disposiciones comunes a las garantías y

seguros.

a) Las pólizas deben contener una estipulación expresa en la que

se manifieste que toda solicitud de cancelación, modificación o

renovación a los términos consignados en las mismas, formulada

por el COMPRADOR a la compañía aseguradora, debe contar con

el visto bueno por escrito de ECOPETROL para poder ser

tramitada.

b) Si se estableció que las garantías o seguros se deben tomar

en dólares, en la póliza se debe consignar que serán

pagaderas(os) en pesos colombianos a la tasa representativa del

mercado vigente certificada por la Superintendencia Financiera

de Colombia para la fecha en que se efectúe el pago de la

indemnización correspondiente.

c) Las carátulas deben contener en forma clara y expresa el

alcance y monto del riesgo amparado.

d) El COMPRADOR deberá reponer las garantías o seguros

cuando el valor de los mismos se vea afectado por razón de

siniestros.

e) En el evento en que se aumente el valor de la Orden de venta

o se prorrogue su vigencia, el COMPRADOR deberá ampliar o


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prorrogar las correspondientes garantías y seguros.

f) Los costos por la expedición de las garantías y seguros, sus

adiciones o prórrogas, serán exclusivamente a cargo del

COMPRADOR, quien puede negociar los deducibles

correspondientes según su conveniencia.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El COMPRADOR podrá optar por constituir una

garantía bancaria o una carta de crédito “Standby”; en tal caso

entregará a ECOPETROL una o más cartas de crédito “Stand-by”

irrevocables o garantías bancarias expedidas por una institución

financiera aceptada por ECOPETROL, para garantizar el cumplimiento de

las obligaciones contenidas en el Contrato, la calidad, la estabilidad o el

correcto funcionamiento, por una cantidad (en dólares de los Estados

Unidos de América o en Pesos Colombianos) equivalente al 50% del

valor por el cual se adjudica esta orden de venta. La garantía deberá

estar vigente por un término que comprenda el plazo de ejecución, el

plazo de balance final de la orden de venta. Las cartas de crédito

“Stand-by” o garantías bancarias que se expidan para garantizar el

cumplimiento del Contrato, deben ser irrevocables y garantías a primer

requerimiento o primera demanda. En el caso de instituciones

financieras locales, en la garantía debe constar expresamente que el

emisor renuncia al beneficio de excusión contemplado en el artículo

2383 del Código Civil. ECOPETROL aceptará las cartas de crédito

“Stand-by” o garantías bancarias que se expidan conforme a las Reglas

y Usos Uniformes relativos a créditos Documentarios (Uniform Customs

and Practice for Documentary Credits - UCP), revisión de 2007,

Publicación N° 600 de la Cámara de Comercio Internacional.

Las pólizas deben ser entregadas en original firmadas por el

tomador y acompañadas con el certificado de pago de prima de

seguro.

7. CERTIFICADO

/LICENCIA EXIGIBLE

El COMPRADOR deberá informar a ECOPETROL mediante comunicación

firmada, cuál será la disposición/aprovechamiento/uso de los residuos

comprados.

El COMPRADOR deberá garantizar que los residuos comprados no serán

reutilizados en el mercado de segundas y que serán objeto de despiece,

clasificación, aprovechamiento a través de la recuperación de los

metales que la componen.

Este documento deberá ser entregado a SUPERBID como pre requisito

para la asignación de la subasta.

8. REQUISITOS

ESPECIFICOS

El lote se ofrecerá en subasta a través de SUPERBID como intermediario

de la operación de subasta. Todas las solicitudes de aclaraciones deben

realizarse por escrito a SUPERBID para que éste como intermediario las

traslade a ECOPETROL para su respuesta.

ECOPETROL a través del Coordinador de Gestión de Inventarios asignará

el lote a la postura más alta y que cumpla los requisitos de la misma,

conforme al informe de subasta que entrega SUPERBID.

ECOPETROL enviara la requisición de pago para lo cual el signatario

(COMPRADOR) deberá cumplir con lo indicado en la requisición de pago


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para perfeccionamiento de la venta (pago, documentos, etc.),

igualmente se enviara la respectiva orden de venta para que sea

suscrita por las partes y proceder con el retiro del lote, una vez se le

haya autorizado mediante el envío al Comprador de la SR (Solicitud de

Retiro).

Si no se realiza el pago en los tiempos previstos, ECOPETROL procederá

a la reasignación del lote a la siguiente postura más alta, según el

informe de SUPERBID.

La simple participación del OFERENTE en la subasta, se entenderá como

expresa aceptación de las condiciones de la misma, del lote y de la

normativa que le es aplicable, así como expresa manifestación de su

interés en la adquisición, y su compromiso con el cumplimiento de todos

los requisitos y condiciones descritos en los anexos que hacen parte de

la orden de venta.

Con la participación el OFERENTE declara que leyó y acepto

todos los documentos de la subasta.

El Cargue, pesaje, transporte, descargue y aprovechamiento estará a

cargo del COMPRADOR.

Cantidades adicionales:

Las cantidades adicionales que puedan generarse, no podrán exceder el

15% de la cantidad estimada en la orden de venta. Las cantidades

adicionales podrán ser despachadas por ECOPETROL y serán pagadas

por el COMPRADOR en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles

contados a partir de la entrega. En el caso que no se realice el pago en

este plazo, el COMPRADOR autoriza a ECOPETROL; a tomar el dinero de

cualquier suma que haya sido entregada a ECOPETROL por el

COMPRADOR; a hacer efectiva la póliza de cumplimiento respectiva; y/o

cobrar judicialmente esta suma para lo cual el acuerdo prestará mérito

ejecutivo junto con la liquidación de las cantidades entregadas, sin

perjuicio del cobro de las demás sanciones contractuales aplicables.

Si las cantidades finales retiradas son menores a las estimadas, se

procederá a la devolución del saldo a favor del COMPRADOR, para lo

cual el COMPRADOR deberá realizar el trámite de devolución de dinero

de acuerdo a los lineamientos de ECOPETROL y asumir el valor del 4 por

mil que se genere en la transacción.

Perfeccionamiento de la venta:

Es entendido que la venta como tal, solo se considerará perfeccionada

en el momento en que el COMPRADOR retira efectivamente los bienes.

En ningún caso ECOPETROL reconocerá intereses o indemnización por

daños o perjuicios sufridos por el COMPRADOR, por falta total o parcial

en la entrega de los mismos.

Para cada bien se entregarán las copias de los documentos que posea

ECOPETROL. Sin embargo, si por hechos ajenos a ECOPETROL la


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transferencia y entrega de las copias de tales documentos no es factible

dentro del periodo de entrega establecido, el COMPRADOR concederá a

ECOPETROL un término adicional de hasta tres (3) meses para realizar

la entrega de los bienes con los papeles y registro de propiedad (si

aplica) a nombre del COMPRADOR. Si pasado dicho término, no es

factible el traspaso de la propiedad de alguno de los bienes que hacen

parte del lote de bienes al COMPRADOR, se procederá de común

acuerdo a suscribir un acta en la cual se deje constancia del fracaso de

la venta sobre el bien de que se trate y ECOPETROL procederá a

devolver los valores pagados por tal bien, para lo cual se prorrateará el

valor final de la venta contra los precios establecidos en la venta. La

venta se mantendrá en firme respecto de los demás bienes que hagan

parte del lote de bienes.

9. CONDICIONES DE

ENTREGA

El lote se vende en el estado y sitio en que se encuentran y en la forma

como ha sido observado.

Se informa que las cantidades son aproximadas, ya que fueron

estimadas visualmente, por tanto la cantidad puede variar sin que

existan reclamaciones por parte del COMPRADOR en este aspecto, quien

acepta estas condiciones al realizar su oferta.

Permisos de trabajo y autorizaciones que solicite el área.

El personal que participe en el alistamiento, cargue y transporte de los

materiales deberá tener sus afiliaciones y pagos al Sistema de

Seguridad Social al día. Igualmente deben contar con los Elementos de

Protección Personal mínimos requeridos por Ecopetrol S.A., casco,

botas, gafas de seguridad, ropa de trabajo (jean y camisa manga larga

o braga), protección respiratoria y auditiva o cualquier otro requerido

para la actividad a realizar.

Tanto los vehículos como conductores deben contar con la

documentación solicitada por ley y por Ecopetrol para su movilidad. Los

compradores deben cumplir con toda la normativa HSE que tiene

establecida Ecopetrol S.A para ingreso y labores dentro de sus

instalaciones.

El comprador debe tener en cuenta que la actividad se realiza en patio

abierto y por lo tanto puede haber riesgo de estrés térmico, por lo que

deberá asegurar mantener un punto donde los trabajadores puedan

hidratarse durante las tareas de cargue.

Documentación:

- Permiso de ingreso de personal y vehículos – Adjuntando Fotocopias

de las cedulas de ciudadanía, copia de Afiliación ARL- EPS, Licencia de

conducción, SOAT, Licencia de Transito.

- Cumplimiento de Normas /Manuales / Procedimientos

-El comprador debe acatar las recomendaciones dadas por el

departamento de HSE de Ecopetrol.


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Prohibiciones:

No se permite el uso de herramientas tales como machetes para el

corte del cable.

No se permite el uso de elementos que generen chispas tales como

pulidoras.

No se permite la toma de alimentos en el área del patio de acopio.

No se permite el ingreso de teléfonos móviles, cámaras fotográficas,

computadores portátiles, ipad ni equipos de video al patio de acopio

temporal.

10. CONCEPTOS

Decreto 1794 de 2013, articulo 9: “…Si en la operación de compra -

venta de chatarra de las partidas arancelarias 74.04, NO interviene una

siderúrgica la venta NO genera IVA”.

Nota: si el adquiriente es una siderúrgica se aplicara IVA sobre

el valor ofertado.

11. DOCUMENTOS

REQUERIDOS PARA LA

PARTICIPACIÓN EN

SUBASTA

El COMPRADOR deberá diligenciar y enviar a SUPERBID, la siguiente

documentación:

1. Copia del Registro Único Tributario Nacional

2. Certificación de Existencia y Representación Legal, expedido por la

cámara de comercio; en caso de ser Proponente Conjunto,

certificado de cada una de las empresas o personas que lo

conforman, con vigencia no mayor a un mes.

3. Copia de Cedula del Representante Legal ampliada al 150%

4. Formato Registro Cliente Nacional (anexo).

5. Formato Declaración prevención lavado activos (anexo).

6. Formato prevención lavado activos (anexo).

7. Formato participación accionaria (anexo).

8. Certificación bancaria: en ella se debe especificar el nombre del

titular de la cuenta, número de identificación (cedula o Nit del

acreedor), número de cuenta y tipo de cuenta. Esta debe estar

firmada, en papel pre impreso del banco y con vigencia no mayor a

un mes

9. Formato Compromiso con la integridad Contractual

12. ANEXOS

Formatos de loteo

Registro Único de Clientes Nacionales

Formato Declaración prevención lavado activos

Formato prevención lavado activos

Formato participación accionaria

Minuta Orden de Venta

Minuta Requisición de pago

Manual de control de trabajo GHS-M-004

ECOPETROL S.A. GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

ORDEN DE VENTA DERIVADA DE SUBASTA

ORDEN DE VENTA :

COMPRADOR :

C.C. /NIT No. :

OBJETO :

VALOR LOTE(S) :

VALOR IVA :

VALOR TOTAL :

PLAZO DE ENTREGA :

SUBASTA :

LOTE(S) :

ECOPETROL S.A., (en adelante ECOPETROL) entidad descentralizada del orden nacional,

organizada por la Ley 1118 de 2006 como Sociedad de a Mixta, vinculada al Ministerio de Minas

y Energía, con domicilio principal en Bogotá, D.C., regida conforme a sus estatutos contenidos

de manera integral en la Escritura Pública No. 4832 del 31 de Octubre de 2005, modificada a su

vez por las Escrituras Públicas No. 5773 del 23 de Diciembre de 2005, No. 4302 del 26 de

Septiembre de 2006, No. 5139 del 16 de Noviembre de 2006, No. 1525 del 27 de Abril de 2007,

No. 2046 del 30 de Mayo de 2007, No. 2609 del 6 de Julio de 2007, y 2902 del 25 de julio de

2007, todas otorgadas en la Notaría Segunda del Círculo Notarial de Bogotá D.C. con NIT

899.999.068-1 representada por ALEX SANDRO MILLAN OCHOA, identificado con cédula de

ciudadanía No.79.597.921 expedida en Bogotá, quien actúa en su condición de Coordinador de

Gestión de Inventarios, facultado para suscribir este documento de conformidad con lo

dispuesto en el Poder Especial otorgado por el Vicepresidente de Abastecimiento y Servicios, en

ejercicio de las facultades de representación conferidas mediante Poder General, contenido en la

Escritura pública número 2187 del 30 de Septiembre de 2016, otorgada en la Notaría 4 del

Circulo Notarial de Bogotá., y

Persona jurídica

_______________________________, sociedad constituida mediante Escritura Pública

N°_____________________ del ___________________ de ______________ de __________,

otorgada en la Notaria __________________ del Circulo Notarial de _______________, con

domicilio principal en_________________________, que para los efectos de este acto se

denomina el COMPRADOR, representada por _______________________, como consta en

_____________, mayor de edad, vecino de la ciudad de ______________________,

identificado con cédula de ciudadanía N° ______________________ expedida en

___________________________.

ECOPETROL S.A.

Gerencia de Abastecimiento

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Persona Natural

___________, mayor de edad e identificado con cedula de ciudadanía N° ___________

expedida en ____________, vecino de la ciudad de ___________; que para efectos de este

acto se denomina el COMPRADOR.

El COMPRADOR y/o su Representante Legal manifiesta(n) que ni él ni los integrantes (en caso

de Consorcio, Unión Temporal u otra modalidad asociativa) que representa se encuentran

incursos en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución Política o

en la ley que impida la celebración de esta Orden de Venta.

En las condiciones anotadas, ECOPETROL y el COMPRADOR hacen constar, por el presente

documento, que han celebrado este CONTRATO DE COMPRA VENTA, previas las siguientes,

a) ECOPETROL con sujeción a su Régimen Jurídico Contractual (Derecho Privado con

aplicación de los Principios de la Función Administrativa y de la Gestión Fiscal previstos

en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, en el artículo 3° de la Ley 489 de

1998, en el artículo 6 de la Ley 1118 de 2006, en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y

en el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011), tramitó la SUBASTA No.

__________________ con el propósito de la Venta de _________.

b) ____________________ presentó propuesta en la Subasta mencionada, la cual fue

asignada de conformidad con las reglas previstas en los términos de la subasta.

c) El día __________ de __________ de ________ ECOPETROL aceptó la oferta

presentada por _________________, por constituir la postura más alta.

d) El COMPRADOR cumplió todo lo que según la normatividad vigente debía cumplir,

acreditar y aportar antes de suscribir esta Orden de Venta.

e) El COMPRADOR dará estricto cumplimiento a todas las obligaciones establecidas en esta

Orden de Venta y en los DPS, así como a lo ofertado en la Subasta en la cual participó.

Adicionalmente, el COMPRADOR se obliga a ejecutar la presente Orden de Venta de buena fe,

de conformidad con el artículo 1603 del Código Civil; por consiguiente, se obliga no sólo a lo que

en la Orden de Venta se expresa, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la

naturaleza de las diferentes obligaciones pactadas en el mismo, o que por la ley pertenezcan a

ella. En concordancia con lo anterior, a esta Orden de Venta le aplican todas las disposiciones

legales vigentes, por lo que las Partes se obligan a cumplirlas independientemente de que se

consignen o no de manera expresa en este documento.

Con fundamento en lo anterior, LAS PARTES Suscriben la presente Orden de Venta que obra

en las siguientes Cláusulas:

ECOPETROL S.A.


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CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO: ECOPETROL se compromete a: Entregar al COMPRADOR a

título de VENTA, en el ___________________, LOS ELEMENTOS que componen el lote

No.____________ relacionados en los términos de la Subasta ECOPETROL ____:

LOTE DESCRIPCIÓN CANT.

APROX. UND.

VR UNIT.

POSTURA MAS

ALTA / ANTES

DE IVA

VALOR TOTAL

POR LOTE

POSTURA MAS

ALTA ANTES DE

IVA COP

$ $

TOTAL COP $

CLAUSULA SEGUNDA: VALOR DE LA VENTA: Para todos los efectos, el valor total de la venta

será de ______________. ($__________), a razón de _______________ ($______) por

_____ El valor total final de la orden de venta será el resultado de multiplicar el valor unitario

por la cantidad de ______ de los efectivamente retirados de los lotes.

Las cantidades adicionales que puedan generarse, no podrán exceder el 15% de la cantidad

estimada en la orden de venta. Las cantidades adicionales podrán ser despachadas por

ECOPETROL y serán pagadas por el COMPRADOR en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles

contados a partir de la entrega. En el caso que no se realice el pago en este plazo, el

COMPRADOR autoriza a ECOPETROL; a tomar el dinero de cualquier suma que haya sido

entregada a ECOPETROL por el COMPRADOR; a hacer efectiva la póliza de cumplimiento

respectiva; y/o cobrar judicialmente esta suma para lo cual el acuerdo prestará mérito ejecutivo

junto con la liquidación de las cantidades entregadas, sin perjuicio del cobro de las demás

sanciones contractuales aplicables.

Si las cantidades finales retiradas son menores a las estimadas, se procederá a la devolución del

saldo a favor del COMPRADOR, para lo cual el COMPRADOR deberá realizar el trámite de

devolución de dinero de acuerdo a los lineamientos de ECOPETROL y asumir el valor del 4 por

mil que se genere en la transacción.

El (los) lote (s) se vende (n) se vende en el estado, sitio y en la forma en que se encuentra,

como residuos por peso, con la composición indicada.

El valor total final será el resultado de multiplicar el valor unitario por la cantidad de kilogramos

efectivamente retirados de los lotes.

El alistamiento, cargue, transporte y aprovechamiento son por cuenta del COMPRADOR

EL COMPRADOR se obliga a pagar a ECOPETROL en la forma estipulada en el acta de

asignación No. _____ derivada del proceso de venta denominado Subasta ____________.

ECOPETROL S.A.


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CLAUSULA TERCERA: ENTREGA: EL COMPRADOR se obliga, dentro del término previsto en

la Subasta ___________, a retirar los lotes descritos en la cláusula primera del presente

documento, con sus propios medios -materiales, y personal-, en forma independiente y con

plena autonomía, de las instalaciones de ECOPETROL. Para llevar a cabo la entrega, el

COMPRADOR deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en el proceso de venta

denominado Subasta __________. Una vez retirados los lotes, EL COMPRADOR declara a paz

y salvo a ECOPETROL en relación con la entrega y demás obligaciones previstas en esta orden

de venta. Así mismo, el COMPRADOR declara conocer y haber conocido, de acuerdo con los

términos del proceso de venta denominado Subasta ___________, el estado de conservación o

deterioro del lote, con base en el cual celebra esta orden de venta. Adicionalmente, EL

COMPRADOR se obliga a suscribir en el mismo acto de retiro el acta de entrega y recibo del

lote vendido. PARÁGRAFO: En caso de discrepancia entre las partes sobre las disposiciones de

los diferentes documentos que hacen relación a esta orden de venta, primará la orden de venta,

en subsidio los Términos de Referencia de la Subasta __________, aclaraciones, adendos, y por

último, la propuesta de EL COMPRADOR, en su orden.

CLÁUSULA CUARTA: OBLIGACIONES ESPECIALES DEL COMPRADOR: EL COMPRADOR se

obliga a:

a) Haber realizado el pago de los lotes objeto de esta venta, que le fueron asignados.

b) Presentar póliza de garantía única de cumplimiento en original con certificación de pago de

prima de seguro

c) Retirar los lotes de los lugares indicados en la cláusula primera de esta orden de venta,

donde el cargue, pesaje, transporte, descargue y aprovechamiento es a cargo del

COMPRADOR.

d) Cumplir con los lineamientos de seguridad industrial y salud ocupacional que indique

ECOPETROL en cada área.

e) Realizar el pago de cantidades adicionales dentro de los 3 (tres días hábiles siguientes a la

entrega de esta) si aplica.

f) Certificar a ECOPETROL S. A. al final del proceso, el uso o destino que el COMPRADOR dio

a el(los) lote(s) adquirido(s),

g) El COMPRADOR deberá garantizar que la chatarra comprada no será reutilizada en el

mercado de segundas y que será objeto de despiece, clasificación, aprovechamiento a

través de la recuperación de los metales que la componen.

CLÁUSULA QUINTA: SUSPENSIÓN DEL RETIRO DE LOS MATERIALES: ECOPETROL podrá

suspender, a su juicio, en todo o en parte, el retiro de los lotes asignados, cuando por causas

imputables a EL COMPRADOR se haga imposible o riesgoso. Así mismo se podrá suspender por

razones de fuerza mayor o caso fortuito.

CLÁUSULA SEXTA: SUJECIÓN A LA LEY Y A LA JURISDICCION COLOMBIANAS. Es

entendido que esta orden de venta está sometido a la Ley colombiana y a la jurisdicción de los

Tribunales Colombianos.

CLAUSULA SÉPTIMA: FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO: EL COMPRADOR no tendrá

responsabilidad alguna por el incumplimiento de las obligaciones que asume, cuando tal

incumplimiento, total o parcial, se produzca por causas o circunstancias que, a juicio de

ECOPETROL, y de acuerdo con la Ley, constituyan fuerza mayor o caso fortuito.

ECOPETROL S.A.


Página 5

CLÁUSULA OCTAVA: ENTREGA DE LOS BIENES. Los lotes de bienes objeto de esta venta

serán entregados por ECOPETROL al COMPRADOR dentro de los _____ (___) días hábiles

siguientes a la acreditación de todos los siguientes requisitos, fecha en que se expedirá la

solicitud de retiro (SR):

1. Constancia de pago del valor del lote asignado.

2. Presentación de certificado de existencia y representación legal y la cédula de ciudadanía del

representante legal (persona jurídica) / cédula de ciudadanía (persona natural).

3. Orden de venta original firmada

4. Pólizas, licencias u otros documentos solicitados en los términos de la subasta que apliquen

según la venta.

Una vez cumplido el anterior requisito los bienes que hacen parte del lote de bienes vendidos,

solo podrán ser retirados de las instalaciones de ECOPETROL personalmente por el

COMPRADOR y/o a su representante debidamente autorizado.

PARÁGRAFO PRIMERO. Pasados cinco (5) días hábiles después de acreditar los requisitos

señalados sin que los bienes o alguno de los bienes hayan sido retirados, a partir del día

siguiente ECOPETROL cobrará una suma de $50.000 por día de demora en el retiro, por

concepto de parqueadero y/o Bodegaje suma que deberá ser consignada en las cuentas

bancarias a favor de ECOPETROL según se indique en su momento. De no acreditarse dicha

consignación, no se permitirá el retiro de los bienes o del bien según sea el caso.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Para permitir el acceso del personal que el COMPRADOR utilizará

para el retiro de los bienes vendidos, éste deberá comunicarlo por escrito a con mínimo dos (2)

días de anticipación a ECOPETROL, con el objeto de tramitar las autorizaciones pertinentes. Sin

este requisito no podrán ingresar personal del COMPRADOR en las instalaciones de

ECOPETROL.

Forman parte de integral de esta orden de venta los siguientes documentos:

1. Requisición de pago

2. Documento de pago del lote

3. Términos y anexos que reglaron la Subasta __________.

En constancia se firma en Bogotá, a los ______ (____) días del mes de ______ del año _____.

POR ECOPETROL POR COMPRADOR

ECOPETROL S.A.


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ALEX SANDRO MILLAN OCHOA REPRESENTANTE LEGAL

COORDINADOR DE GESTION DE CC.

INVENTARIOS

C.C.79.597.921 de Bogotá

ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento

1

REQUISICIÓN DE PAGO DE LOTE(S), No. FNXXXXXX

En Bogotá, a los ____ (___) días del mes de ______del año ____, ECOPETROL S.A. emite la

requisición del pago de (los) lote(s) como resultado de la subasta denominada _________

realizada el ___ de ______de ____ por intermedio del operador de subasta SUPERBID. El (los)

lote(s) se vende(n) a la postura más alta presentada.

OFERENTE CON LA POSTURA MAS ALTA:

_____________________ Nit. __________________

LOTEDESCRIPCIÓN

CANT.

APROX. UND

VALOR UNITARIO

POSTURA MAS

ALTA

VALOR TOTAL POR

LOTE POSTURA MAS

ALTA

$ - $ -

$ - $ -

$ -

$ -

IVA

TOTAL mas IVA

TOTAL antes de IVA

ECOPETROL S.A, mediante la presente Requisición de pago vende el lote así: LOTE ______

(según numeración de lotes en subasta ___________) CON APROX. _________ DE

________________; UBICADO EN __________________, por una cuantía de

_______________ ($________), a razón de __________________ ($_______) por

______.

Para efectos de perfeccionamiento de la venta deberá realizar el pago del valor total del lote

asignado mediante consignación a la cuenta de ahorros número ________de ________, a

favor de ________. Nit.: _________ dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al

recibo de la presenta requisición de pago de asignación y remitir dentro del mismo plazo

copia de éste comprobante de pago al buzón logí[email protected] y deberá

informar a ECOPETROL mediante comunicación firmada, cuál será la

disposición/aprovechamiento/uso de los residuos comprados. ; una vez confirmado el

pago por ECOPETROL y recibida la comunicación de disposición, se procederá a la elaboración

de la Orden de Venta y solicitud de garantías o pólizas de seguro según aplique.

Los lotes se venden en el estado, sitio y en la forma en que se encuentran. Lotes con

cantidades aproximadas.

El valor total final será el resultado de multiplicar el valor unitario de la asignación

por la cantidad de kilos retirados de los lotes.

El plazo de retiro será de _____ (___) días hábiles a partir de perfeccionamiento de

la orden de venta y emisión de la solicitud de retiro (SR).

El COMPRADOR deberá garantizar que la chatarra comprada no será reutilizada en el

mercado de segundas y que será objeto de despiece, clasificación, aprovechamiento

a través de la recuperación de los metales que la componen.

Adicionalmente, debe remitir a las instalaciones de ECOPETROL en la ciudad de Bogotá D.C. a

la siguiente dirección: Carrera 7 No. 32-42, Piso 20 dentro de los tres (3) días hábiles al

recibo de la requisición de pago, los siguientes documentos originales para efectos de su

creación en la Maestra de Acreedores y Clientes:

1. Certificación bancaria: en ella se debe especificar el nombre del titular de la

cuenta, número de identificación (cedula o NIT. del acreedor), número de

mailto:logí[email protected]

ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento

2

cuenta y tipo de cuenta. Esta debe estar firmada, en papel preimpreso del banco

y con vigencia no mayor a un mes.

2. Certificación de la Cámara de Comercio: Certificado de existencia y

representación legal, expedido por la cámara de comercio; en caso de ser

Proponente Conjunto, certificado de cada una de las empresas o personas que lo

conforman, con vigencia no mayor a un mes, si aplica.

3. Copia del Registro Único Tributario Nacional – RUT – del comprador y copia de la

cédula de ciudadanía ampliada al 150%.

4. Diligenciado y firmado en todas sus páginas, el formato Registro cliente Nacional

(anexo).

Una vez emitida la orden de venta el Comprador deberá gestionar las pólizas de

seguro que en dicho documento sean requeridos (si aplica).

SIN EL CUMPLIMIENTO DEL PAGO DENTRO DEL PLAZO AQUÍ ESTIPULADO, SE

ENTENDERÁ QUE NO SE CONFIGURA LA VENTA.

SCI-F-0003Elaborado:

28/09/2017Versión: 2

Nota 2: Este documento aplica para Ecopetrol y su grupo empresarial.

*Cuando sea aplicable

C.C.: ______________________________________________________

Que en el evento en que tenga conocimiento de incumplimiento o materialización de alguna de las circunstancias descritas en los dos párrafos anteriores, me comprometo a

comunicarlo de inmediato a ECOPETROL S.A.

Que con la firma del presente documento, se entiende que tanto yo como la persona natural o jurídica que represento otorgamos nuestro consentimiento informado para

que la contraparte ECOPETROL S.A. efectúe los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales

relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

Que toda la documentación e información aportada para la celebración y ejecución del contrato o negocio jurídico con __________ (nombre de tercero) es veraz y exacta

estando ECOPETROL S.A. facultada para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y para dar por terminado el contrato o negocio jurídico, si verifica, o tiene

conocimiento de que ello no es así.

Que no tengo conocimiento de que otra persona natural o jurídica tenga interés no legítimo en el contrato o negocio jurídico que motiva la suscripción de la presente

declaración

Qué conozco, declaro y acepto que ECOPETROL S.A está en la obligación legal de solicitar las aclaraciones que estime pertinentes en el evento en que se presenten

circunstancias con base en las cuales ECOPETROL pueda tener dudas razonables sobre mis operaciones o las operaciones de la persona natural o jurídica que represento, así

como del origen de nuestros activos, evento en el cual suministraremos las aclaraciones que sean del caso. Si estas no son satisfactorias, a juicio de ECOPETROL, la

autorizamos para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica

Declaro que la totalidad de pagos que realiza la sociedad que represento en ejecución de la relación comercial vigente con ECOPETROL S.A., se efectúa de forma directa y

con recursos propios y no a través de terceros, ni con recursos de terceros. Solo aplica para el registro de clientes

Nota 1: La presente certificación debe ser firmada por el representante legal o el Oficial de Cumplimiento de la respectiva empresa o por la persona o

funcionario autorizado para la firma del respectivo contrato

En mi calidad de Representante Legal de ______________________________, Certifico que ______________________________, Utiliza en sus productos y/o procesos

productivos los "Conflic Minerales" determinados por la U.S. Securities and Exchange Comission (SEC); es decir, Columbita-Tantalita (coltan); Casiterita, Oro, Wolframita y

sus derivados a saber: tantalio, estaño y tungsteno SI___ NO___ . Si su respuesta es SI por favor indique el país de origen ________________, y uso en el proceso

productivo. *

Que no tengo conocimiento de que existe contra mí o contra la entidad que represento ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el CINCO

POR CIENTO (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, investigaciones o procesos penales por

delitos dolosos, estando ECOPETROL facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos o informaciones públicas nacionales o

internacionales y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que yo o alguna de las personas mencionadas tienen investigaciones o procesos,

o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan colocar a ECOPETROL frente a un riesgo legal o de reputación.

FORMATO PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS ACREEDOR – DEUDOR NACIONAL

GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE CUMPLIMIENTO

En cumplimiento del Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo adoptado por ECOPETROL S.A.,

Yo, _________________________ identificado con ________ No. _____________ obrando en __________________(nombre propio o en representación de) de

_____________________(nombre del representado) identificado con (CC/NIT) _________________, declaro:

Que los recursos de la persona jurídica que represento provienen de actividades lícitas y están ligados al desarrollo normal de sus actividades y que, por tanto, los mismos

no violan el Código Penal Colombiano* o cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique.

Que la persona jurídica que represento no ha efectuado transacciones u operaciones consistentes en o destinadas a la ejecución de actividades ilícitas de las contempladas

en el Código Penal Colombiano* o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas que ejecuten o estén relacionadas con la ejecución de

dichas actividades.

Que los recursos comprometidos para la ejecución del contrato o negocio jurídico acordado con __________ (nombre de tercero) no provienen de ninguna actividad ilícita

de las contempladas en el Código Penal Colombiano* o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Que en la ejecución del contrato o el desarrollo de las actividades en que consista el negocio jurídico con ECOPETROL S.A. , no contrataré ni tendré vínculos de ningún tipo

con terceros que realicen operaciones o cuyos recursos provengan de actividades ilícitas de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo

sustituya, adicione, o modifique.

Que (Ecopetrol S.A. o el nombre de la empresa correspondiente?) cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo

(LA/FT) que le resulten aplicables (de ser el caso), teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al LA/FT que se derivan de

dichas disposiciones legales.

Que ni (Ecopetrol S.A. o el nombre de la empresa correspondiente?) ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el CINCO POR CIENTO (5%)

o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales y miembros de la Junta Directiva, se encuentran en las listas internacionales vinculantes para

Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) estando ECOPETROL S.A. facultada para efectuar las verificaciones que considere

pertinentes y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que me encuentro o que alguna de las personas mencionadas figura en dichas listas.

La presente declaración se emite con base en el conocimiento que tengo o que he podido tener en ejercicio de la función de las circunstancias referidas.

Firma: _____________________________________________________

SCI-F-0003 Versión: 2

IDENTIFICACIÓN

NUMERO DE

ACCIONES,

CUOTAS O PARTES

DE INTERES

PARTICIPACIÓ

N EN EL

CAPITAL

SOCIAL (%)

Certifico que los beneficiarios reales y controlantes (1) de la entidad que represento son las siguientes personas naturales:

Identificación

Certifico que los asociados, accionistas o socios que tienen más del CINCO (5%) de participación en el capital social de la entidad que represento

son las personas naturales o jurídicas que aparecen en la siguiente relación:

CERTIFICADO DE PARTICIPACIÓN ACCIONARIA

ASOCIADOS, ACCIONISTAS O SOCIOS QUE TIENEN MÁS DEL CINCO (5%) DE PARTICIPACIÓN EN EL CAPITAL SOCIAL

ESTA CERTIFICACIÓN SOLO SE EXIGE PARA EL CASO DE PERSONAS JURÍDICAS EN LAS QUE POR SU NATURALEZA SUS

ACCIONISTAS, SOCIOS O ASOCIADOS NO FIGUREN EN EL CERTIFICADO DE LA CÁMARA DE COMERCIO.




Elaborado:

28/09/2017

Nombre

NOMBRE DEL ACCIONISTA,

SOCIO O ASOCIADO

Firma Representante Legal:

[1]Se entiende por “beneficiario real” o “controlante” cualquier persona o grupo de personas que, directa o indirectamente, por sí misma o a

través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tenga respecto de una acción o cuota de una

sociedad, o pueda llegar a tener, capacidad decisoria o de control sobre la sociedad.

Nombre de la entidad:

NIT:

Nombre representante legal:

No. Identificación:

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

GESTIÓN HSE

VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO SOSTENIBLE Y AMBIENTAL

GHS-M-004 Elaborado

31/08/2016 Versión 1

Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ..................................................................................................................... 2

2. GLOSARIO .................................................................................................................... 2

3. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................. 4

3.1 ALCANCE ................................................................................................................... 5 3.2 CLASES DE AUTORIZACIONES DE CONTROL DE TRABAJO ................................................ 5 3.3 CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO ........................................... 7 3.4 ESTRUCTURA DE CONTROL DE TRABAJO ........................................................................ 8 3.5 ROLES Y RESPONSABILIDADES .................................................................................. 16 3.6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO ............................................................................. 19 3.7 INDICADORES DE DESEMPEÑO ................................................................................... 21

4. DESARROLLO .............................................................................................................. 21

4.1 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS ...................................................... 21 4.2 EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO Y ACTIVIDADES CONTROLADAS POR PROCEDIMIENTO 22 4.3 EJECUCIÓN .............................................................................................................. 24 4.4 TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS ............................................................................... 25 4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................................................................................... 26 4.6 DOCUMENTO MODELO DE LIBRO DE MINUTA ............................................................... 26 4.7 PERIODO DE TRANSICIÓN DE LOS FORMATOS EN PAPEL QUÍMICO DEL PERMISO DE TRABAJO

UNIFICADO Y CERTIFICADOS DE APOYO ................................................................................ 26 5. CONTINGENCIA ........................................................................................................... 26


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1. OBJETIVO

Determinar las autorizaciones, competencias, mecanismos y herramientas que se deben cumplir para la

eliminación o mitigación de los riesgos o impactos ambientales que puedan estar presentes al ejecutar

una actividad de mantenimiento, construcción y/o modificación en las instalaciones, que están bajo la

responsabilidad de ECOPETROL S.A., para contribuir al bienestar de las personas, el cuidado del medio

ambiente, los productos o las instalaciones.

2. GLOSARIO

Actividad: Tarea específica desarrollada por un ejecutor o de mantenimiento, bien sea de ECOPETROL

S.A. o de Contratista.

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha

planificado y es estandarizable. Para Ecopetrol son aquellas actividades que regularmente desarrolla el

trabajador (directo o contratado) en desempeño de sus funciones al menos con una frecuencia menor o

igual a 30 días.

Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o

actividad que la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución;

para Ecopetrol esta frecuencia se determina para periodos mayores a 30 días.

Actividad intrusiva: Actividad realizada en las fases de instalación, operación y/o mantenimiento, que

para ejecutarlas requieren intervenir la integridad del diseño de las instalaciones, planta y/o equipos,

con la posibilidad de liberar la energía presente, que pueda materializar los riesgos asociados al activo

y exige la aplicación del sistema de aislamiento seguro de plantas y equipos (SAS) y/o aislamiento

eléctrico (SAES) antes de proceder con su ejecución. La misma acción de instalación y retiro del

aislamiento se considera actividad intrusiva.

Activo industrial: Bien físico o tangible o conjunto de éstos que posee la organización, con el cual o

por medio del cual se desarrollan los procesos y servicios de producción de crudo y gas, producción de

biocombustibles, refinación, petroquímica y transporte y logística de hidrocarburos. Están constituidos

por máquinas, equipos (onshore y offshore), infraestructura de automatización de procesos

industriales, infraestructura costera y costa afuera y demás infraestructura industrial. Para el caso de

los procesos operacionales de subsuelo solo incluye los equipos del sistema de extracción (equipos que

hay dentro del pozo, tales como la tubería, las bombas y las válvulas) no incluye el pozo ni el

yacimiento. Según lo indicado en la Guía del Sistema de Gestión de Activos Industriales (GAC-G-339) o

la norma que la modifique, complemente o derogue.

Activo no industrial: Hace referencia a todas las edificaciones, sistemas y subsistemas que las

conforman cuya funcionalidad sea de carácter administrativo.

Aislamiento: Estructura que tiene como objetivo suministrar condiciones seguras que independicen a

las personas, los equipos, las plantas y el medio ambiente de los peligros durante la realización de

actividades intrusivas. Existen dos conceptos de aislamiento, aislamiento eléctrico SAES y el

aislamiento de proceso SAS.

Análisis de riesgos para la ejecución de trabajos: Proceso documentado mediante el cual las

personas involucradas en una actividad, se reúnen en la planeación de la misma para identificar los

peligros y analizar los riesgos asociados a su ejecución; definiendo los controles requeridos con el

propósito de eliminar o llevar el riesgo de ejecución a un nivel tolerable.

Autorización: Mecanismo mediante el cual un emisor concede al ejecutor el aval para ejecutar un

trabajo planeado ya sea de mantenimiento, construcción y/o modificación en su área de

responsabilidad.

Certificados de apoyo: Son documentos que se usan para establecer controles en el lugar del

trabajo, adicionales a los establecidos en el permiso de trabajo o procedimiento, durante la realización

de actividades específicas consideradas como críticas y que, por lo tanto, requieren mayor cuidado y


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planeación; igualmente facilitan la preparación del trabajo y ayudan al aseguramiento de los controles

requeridos en el sitio.

Competencia: Capacidad de una persona para desempeñar una función en un contexto variable

aplicando los conocimientos, habilidades y comportamientos requeridos para el buen desempeño de las

funciones propias de un cargo en particular.

Control de trabajo: Es una práctica establecida para controlar la planeación, ejecución segura y la

finalización de un trabajo.

Ejecutor: Persona asignada como responsable y líder de un trabajo mediante una autorización

otorgada por un emisor; puede ser trabajador directo de ECOPETROL S.A. o un contratista o un socio

estratégico. Puede ser el supervisor de mantenimiento, supervisor del contratista o un trabajador

designado por ellos. Su permanencia en el sitio del trabajo puede ser permanente o temporal.

Emergencia: Incidente que se ha materializado y tiene la potencialidad de generar un daño mayor,

según lo indicado en la Guía Planeación y Respuesta a Emergencias (ECP-DHS-G-037) o la norma que

la modifique, complemente o derogue

Emisor: Trabajador de ECOPETROL S.A. o del contratista o socio estratégico autorizado por

ECOPETROL S.A., quien autoriza al ejecutor para realizar una actividad.

Handover - autorización para delegación de la autoridad de un área para el control de

trabajo: Es un mecanismo mediante el cual se delega temporalmente la autoridad a otra dependencia

de ECOPETROL S.A, socio estratégico o empresa contratista de un área geográfica con el fin de facilitar

el desarrollo de las actividades y la gestión HSE. No hay entrega de sus activos, por lo tanto no se

cede la responsabilidad por la custodia del activo.

HSE (Occupational Health, Industrial Safety and Environment): Salud ocupacional, seguridad

industrial, seguridad de procesos y gestión ambiental.

OT: Orden de Trabajo, orden de mantenimiento o documento similar.

Peligro: Es una fuente, elemento, condición o situación que tiene el potencial de causar daño a las

personas (lesión o enfermedad), la economía, el ambiente o la imagen, como por ejemplo: gasolina,

energía eléctrica, trabajo en altura, entre otros.

Permiso de trabajo: Autorización escrita que otorga un emisor para que un trabajador o grupo de

trabajadores liderados por el ejecutor realicen una actividad específica, con un alcance limitado, en un

equipo o sistema definido, en una fecha y horario establecido, y bajo unas condiciones previamente

acordadas; esta autorización permite que tanto el ejecutor como el emisor verifican que los métodos y

el sitio para realizar el trabajo ofrecen condiciones seguras. El permiso se podrá emitir a través del libro

de minuta o formato de permiso de trabajo unificado.

Procedimiento o instructivo de trabajo: Documento que describe de forma detallada el paso a paso

de “cómo” desarrollar una actividad. Identifica los peligros, los riesgos y se establecen los controles y

los responsables de ellos.

Prueba de gases: Medición realizada con un equipo con calibración vigente de la concentración de

gases tóxicos, inflamables y oxígeno presentes en una atmósfera determinada.

Riesgo: Es un concepto que surge de la exposición a un peligro. Sin exposición al peligro no hay

riesgo.

Valoración de riesgo: Es la valoración que resulta de combinar la probabilidad de que un evento

específico indeseado ocurra y la severidad de sus potenciales consecuencias, según lo indicado en la

Guía Matriz de Valoración de Riesgos (GHS-G-035) o la norma que la modifique, complemente o

derogue.

SAS - Sistema de Aislamiento Seguro de plantas y equipos: Es el procedimiento que se aplica cuando

se realiza una actividad intrusiva que pueda liberar un peligro contenido y afectar la integridad de las

personas e instalaciones. Según lo indicado en el Manual Técnico para Aislamiento Seguro de Planta

Equipos e Instalaciones (ECP-VST-O-PRO-MT-001) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.


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SAES – Sistema de Aislamiento Eléctrico Seguro: Es el conjunto de actividades técnicas y de

gerenciamiento, establecidas como procedimiento para la eliminación del riesgo de liberación de una o

varias fuentes de energía, involucradas con un equipo o sistema que se va a intervenir, incluyendo la

aplicación de las cinco reglas de oro de la prevención del riesgo eléctrico.1 De conformidad con lo

indicado en el Instructivo Sistema de Aislamiento Eléctrico Seguro SAES (GHS-I-005) o la norma que lo

modifique, complemente o derogue.

Socio estratégico: Organización empresarial nacional o extranjera que ha establecido vínculos

contractuales con ECOPETROL S.A. y que tiene como objetivo la exploración y explotación de una zona

territorial determinada cuyo objetivo es obtener hidrocarburos.

3. CONDICIONES GENERALES

Toda actividad contemplada en el alcance del manual de control de trabajo, se debe ejecutar de

manera planeada y concertada con el responsable del área a través de una autorización, según lo

establecido en el literal 3.2 de este documento y con un análisis de riesgos para la ejecución de

trabajos, según lo indicado en el Instructivo Análisis de Riesgos para la Ejecución de Trabajos (GHS-I-

014) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.

Cuando se realice un trabajo en un sistema operativo que cruza varias áreas geográficas, la

autorización será emitida por la dependencia responsable de dicho sistema a intervenir, previa

aprobación del responsable de cada área geográfica en donde se va a ejecutar la actividad. Para tal

autorización se debe diligenciar la sección F del permiso de trabajo (GHS-F-128) por los responsables

de cada área geográfica. El análisis de riesgos para este tipo de actividad debe involucrar los riesgos y

controles de cada una de las áreas geográficas.

Cuando se asigne el rol de emisor a trabajadores de firmas contratistas o de socio estratégico se debe

cumplir los siguientes requisitos:

1. En el contrato con la firma contratista o socio estratégico, debe estar explicito que esa firma

contratista o socio estratégico va a desempeñar el rol de emisor alineado a los requerimientos

establecidos en este documento o lo acordado en el acta de handover.

2. La empresa contratista o socio estratégico debe oficializar al administrador del contrato el

listado de emisores, asegurando la formación y competencia de su personal conforme a los

requisitos del numeral 3.6 de este documento.

3. El jefe de departamento o responsable del área debe notificar oficialmente a los involucrados el

listado de emisores autorizados.

Una autorización a través de un permiso de trabajo puede incluir un alcance que implique actividades

realizadas por más de una especialidad en un mismo equipo o sistema, siempre y cuando se cumpla

con cada uno de los siguientes requisitos:

- Si dentro del alcance del trabajo existen actividades con diferente valoración de riesgo

potencial, se debe asignar el riesgo potencial más alto.

- Que en los equipos a intervenir donde se requiera la aplicación del SAS y/o SAES, esta

aplicación sea la primera en ser ejecutada dentro del trabajo planeado.

- Quien firme el permiso de trabajo como ejecutor es el responsable del control de la ejecución de

las actividades cubiertas por el permiso de trabajo.

1 Las 5 reglas de oro son: 1. abrir con corte visible todas las fuentes de tensión, 2. prevenir cualquier posible realimentación enclavar -

bloquear, 3. verificar ausencia de tensión, 4. puesta a tierra y en cortocircuito de todas las aquellas posibles fuentes de tensión y 5.

delimitar y señalizar zona de trabajo.


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- Que las actividades asociadas a un alcance de trabajo, que se desean incluir bajo un mismo

permiso de trabajo, sean revisadas y acordadas en la fase de planeación del trabajo.

- Que el orden de las actividades a ejecutar sea definido y documentado en la fase de planeación

del trabajo, relacionando cada uno de los procedimiento o instructivos de trabajo de las

especialidades asociadas. Este documento debe adjuntarse al permiso de trabajo. Si el trabajo a

realizar se cuenta con un procedimiento o instructivo unificado para las especialidades no se

requiere adjuntarse el procedimiento unificado y este debe estar disponible en el sitio donde se

desarrolla las actividades.

El manual de control de trabajo debe ser revisado cada 3 años por parte del equipo de trabajo que se

designe, en el cual deben participar representantes de los negocios operativos y de la Gerencia de

Seguridad y Salud Ocupacional. Ninguna dependencia de ECOPETROL S.A. puede hacerle

modificaciones sin el visto bueno de la autoridad del documento de la Gerencia de Seguridad y Salud

Ocupacional.

3.1 ALCANCE

El control de trabajo aplica a las actividades de mantenimiento, reparación, inspección, pruebas,

construcción, desmantelamiento, modificación, sísmica y perforación, ejecutadas en activos industriales

y/o en activos no industriales, con personal directo, socio estratégico, contratista y/o proveedor de

ECOPETROL S.A., siguiendo los siguiente criterios para su aplicación:

- ECOPETROL S.A. es el dueño de los activos, los opera y los mantiene.

- ECOPETROL S.A. es el dueño de los activos y un contratista los opera y los mantiene

- ECOPETROL S.A no es el dueño de los activos pero los opera y los mantiene.

La práctica de control de trabajo no aplica para aquellas actividades que no están consideradas en el

alcance de este documento.

3.2 CLASES DE AUTORIZACIONES DE CONTROL DE TRABAJO

Para la aplicación de este documento se definen 3 clases de autorizaciones:

Procedimiento

Permiso de trabajo por libro de minuta

Permiso de trabajo unificado para actividades en frío, caliente y eléctricas.

Cada Gerencia debe definir oficialmente las actividades controladas a través de procedimiento y/o libro

de minuta, las cuales tendrán para su definición el apoyo del profesional HSE de la Gerencia, teniendo

en cuenta los criterios definidos en los numerales 3.2.1 y 3.2.2.

3.2.1 Actividades controladas por Procedimiento:

Los trabajos controlados a través de procedimiento, son aquellos que cumplen con todos y cada uno

de los siguientes requisitos:

La actividad se ejecuta siguiendo un documento que cumpla con:

Disponibilidad: En el frente ejecutor debe estar disponible el procedimiento.


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Calidad: Debe ser elaborado y estar aprobado por un funcionario autorizado de la empresa

ejecutora. Debe tener como mínimo la siguiente información: descripción de la actividad paso a

paso, los peligros, los riesgos, los controles y los responsables de estos.

Comunicación: El procedimiento debe ser comunicado y comprendido por todos los ejecutores

involucrados en la ejecución del mismo.

Cumplimiento: El ejecutor o supervisor o líder del equipo debe garantizar el cumplimiento de lo

establecido en el procedimiento, puede acompañarse con certificados de apoyo y/o lista de

chequeo.

Debe contar con el respectivo análisis de riesgo específico para la actividad, escrito en el formato

GHS-F-126.

La actividad debe estar planeada y concertada.

No requiere certificado de apoyo No. 1 para espacio confinado con atmosfera peligrosa con

condición disminuida de concentración de oxigeno o inerte, según lo indicado en los numerales

4.1.2.2 y 4.1.2.3 del instructivo ECP-DHS-I-084 o la norma que lo modifique, complemente o

derogue.

No requiere un permiso de trabajo eléctrico, según lo indicado en el numeral 3.4.1.3 de este

documento.

No requiere certificado de apoyo para trabajos con tensión a contacto y a distancia en redes

eléctricas aéreas de distribución de media tensión, según lo indicado en el numeral 3.4.1.3 de este

documento.

No requiere certificado de apoyo No. 5 ”apertura de líneas de tea viva o gases tóxicos”.

No requiere certificado de apoyo No. 6 “Hot-Tap en líneas, equipos y tanques”.

No están valoradas en riesgo VH o H2.

Cada Gerencia debe definir cuál es el mecanismo de emisión o apertura según lo indicado en el

numeral 4.2.4 de este documento y el mecanismo de cierre o finalización para la autorización de

ejecución de trabajos aprobados bajo procedimientos.

3.2.2 Actividades controladas por permiso de trabajo libro de minuta

Los trabajos controlados a través del libro de minuta, son aquellos que cumplen con todos y cada uno

de los siguientes requisitos:

Son ejecutados por una sola especialidad.

No requieren permiso en caliente o eléctrico

No requieren de un certificado de apoyo.

No son actividades intrusivas.

No afectan la operación normal de un sistema o planta (incluyendo dispositivos de seguridad como

salvaguardas de proceso o sistemas de protección y control de equipos o procesos).

Se pueden ejecutar día a día, sin superar un turno de trabajo.

3.2.3 Actividades controladas por permiso de trabajo unificado frío, caliente y eléctrico

Los trabajos controlados a través del permiso de trabajo para actividades en frío, caliente y eléctrico,

son aquellos que cumplen con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

2 VH (del inglés Very High, leáse Muy Alto) o H (del inglés High, leáse Alto)


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Deben contar con el permiso de trabajo en el formato GHS-F-128, para la autorización de trabajos

en frío, caliente y eléctrico, el cual consta de un original en papel químico, impreso o digital

(emisor) y una copia (ejecutor) de color blanco en papel químico o impreso.

Deben contar con el respectivo análisis de riesgo específico para la actividad, escrito en el formato

GHS-F-126. En el frente ejecutor debe estar disponible el procedimiento o instructivo de trabajo.

Pueden acompañarse con certificados de apoyo y/o con lista de chequeo, si aplica.

3.3 CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO

Son casos especiales:

Para la atención de una emergencia declarada no se requiere de una autorización a través de un

permiso de trabajo para la ejecución de las actividades de respuesta inicial, según lo definido en la

Guía Planeación y Respuesta a Emergencias (ECP-DHS-G-037) o la norma que la modifique,

complemente o derogue. Sin embargo, sí se requiere que el comandante del incidente analice los

riesgos y considere los procedimientos operativos normalizados de emergencias y el nivel de

competencia del personal de respuesta a emergencias. Las actividades posteriores a la respuesta

inicial deben cumplir con todo lo establecido en el presente manual.

Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica

desarrollados en las Gerencias, se podrá emitir autorización para realizar los trabajos sin visitar el

100% de los sitios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

- Se haga la programación y planeación semanal de los trabajos a desarrollar.

- Se haga la visita al sitio de trabajo emisor y ejecutor en la etapa de planeación.

- Se cuente con el análisis de riesgos escrito

- Se cuente con el procedimiento o instructivo de trabajo.

- Se cuente con el permiso de trabajo unificado para actividades en frío, caliente y eléctricas.

- Se cuente con la certificación de competencias técnicas de los ejecutores, si se requiere.

- Se hagan las visitas de seguimiento en el sitio de trabajo durante la vigencia del permiso de

trabajo. Esto sin que sea necesario cubrir la totalidad de los sitios y con el fin de verificar el

cumplimiento de los controles establecidos en la planeación y para analizar las posibles

interferencias con otros trabajos.

Cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe definir los trabajos frecuentes, repetitivos y/o con

dispersión geográfica. La oficialización del listado la debe hacer el gerente del negocio con apoyo de

los profesionales del departamento HSE, o staff HSE.

3.3.1 Autorización para delegación de la autoridad de un área para el control de trabajo-

Handover

Cuando exista un acuerdo de realizar un trabajo de mantenimiento, reparación, inspección, pruebas,

construcción, desmantelamiento, modificación, sísmica y perforación por parte de una dependencia,

empresa contratista o socio estratégico diferente al responsable del área a intervenir, el área se debe

entregar oficialmente a través de un acta de delegación (handover). Para el caso de empresas

contratistas o socio estratégico, debe estar establecido en el contrato que pueden aplicar la figura de

handover y el nuevo responsable del área debe hacer cumplir todas las disposiciones contenidas en el

presente manual o superar estas disposiciones. En los casos en que contractualmente se homologue el

sistema de control de trabajo de otra empresa contratista o socio estratégico, se debe aplicar la lista de


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verificación de homologación del sistema de manual de control de trabajo y análisis de riesgos en áreas

en Handover GHS-F-132. La homologación debe obtener un puntaje superior al 80%.

Las condiciones mínimas para delegar temporalmente la autoridad de un área son:

1. El que recibe debe tener total control del acceso y administración del área entregada.

2. Las fuentes que requieran ser aisladas para entregar el área deben quedar con aislamiento

positivo (SAS categoría I) o con SAS especial de pozos según lo definido por la Vicepresidencia

de Desarrollo y Producción

3. Contar con análisis integral de riesgos de interferencias por simultaneidad de actividades

ejecutadas al interior y exterior del área delegada.

El acta de delegación de la autoridad de un área tiene validez durante la ejecución del trabajo que

motivó la delegación del área y debe contener como mínimo:

1. Descripción del área objeto del handover: ubicación geográfica y área (m2) delegada, plano con

los límites del área y vecinos circundantes.

2. Fecha de inicio y final del handover.

3. Descripción general del trabajo o los trabajos que se realizarán en el área delegada.

4. Descripción detallada del estado ambiental del área delegada.

5. Descripción detallada del estado de los activos que quedan dentro del área delegada.

6. Estructura jerárquica del sistema de control de trabajo en el área delegada basado en los roles

descritos en este manual y en el Instructivo de Análisis de Riesgos para la Ejecución de

Trabajos (GHS-I-014).

7. Acuerdo para el seguimiento y verificación de los controles HSE que tendrá la dependencia de

ECOPETROL S.A que entrega el área, durante el periodo de la delegación.

8. Dependencia, nombre, firma, registro y cargo del funcionario de ECOPETROL S.A. que entrega

la autoridad del área. Los funcionarios que tengan bajo su responsabilidad la custodia,

administración, operación y control de activos fijos, deben consultar los lineamientos

relacionados en el Procedimiento para el Control Administrativo de los Activos Fijos de

ECOPETROL S.A. (GFI-P-030) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.

9. Dependencia o empresa contratista o socio estratégico, nombre, firma, registro o cédula de

ciudadanía y cargo del funcionario de ECOPETROL S.A. o representante legal de la empresa

contratista o socio estratégico que recibe el área.

Una vez finalizado el handover se debe revertir la autorización al responsable del área, garantizando el

cumplimiento de lo establecido en el acta de handover acordada.

Los emisores de permisos de trabajo no podrán actuar de forma simultánea como ejecutores de

trabajos, y deben demostrar independencia funcional de las empresas contratistas o socio estratégico

encargadas de la ejecución de los trabajos en el área delegada.

3.4 ESTRUCTURA DE CONTROL DE TRABAJO

3.4.1 Clasificación de actividades

La clasificación de las actividades se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios:


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3.4.1.1 Actividades en frío

Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde:

Existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables, y la actividad a

ejecutar no involucra el uso de herramientas, equipos o procedimientos que generen llama abierta,

alta temperatura, alto nivel de energía o calor o produzcan chispa.

Se utilizan herramientas, equipos o procedimientos que genera llama abierta, alta temperatura, alto

nivel de energía o calor o producen chispa, pero no existe la probabilidad de presencia de gases,

vapores o materiales inflamables.

3.4.1.2 Actividades en caliente

Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde existe la probabilidad de presencia de gases,

vapores o materiales inflamables e involucran el uso de herramientas, equipos o procedimientos que

generan llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energía o calor o producen chispa. Ejemplos:

Soldar, esmerilar, limpiar con chorro de arena, romper concreto, cortar con oxicombustible, cortar por

plasma, realizar procesos de pre o post calentamiento con equipo oxicombustible, operar vehículos,

equipos o maquinaria (eléctricos o de combustión interna), equipos portátiles que tengan otras fuentes

de energía en áreas con probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables. Para

complementar consultar el Manual Técnico de Clasificación de Áreas para Instalaciones Eléctricas

(ECP-VST-P-ELE-MT-004) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.

3.4.1.3 Actividades eléctricas

Son aquellas actividades que se realizan en los equipos o componentes que hacen parte del área

eléctrica y en cualquier actividad donde el análisis de riesgos determine que existe la potencialidad de

liberar un peligro de tipo eléctrico y están definidas en el Manual Manejo Seguro del Sistema Eléctrico

en ECOPETROL S.A. MASE (GHS-M-001) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.

Para los trabajos con tensión a contacto y a distancia en redes eléctricas, aéreas de distribución de

media tensión (línea viva) ejecutados en la Vicepresidencia de Desarrollo y Producción (VDP) se debe

cumplir con el instructivo GHS-I-011 o la norma que lo modifique, complemente o derogue, y los

permisos eléctricos deben estar acompañados por un certificado de apoyo GHS-F-120.

3.4.2 Formatos de permisos de trabajo

En ECOPETROL S.A. se aplican dos formatos de permiso de trabajo escrito:

3.4.2.1 Formato de permiso unificado para actividades en frío, caliente y eléctrico

(GHS-F-128)

Este formato de permiso de trabajo para la autorización de trabajos en frío, caliente y eléctrico, consta

de un original en papel químico, impreso o digital y una copia de color blanco en papel químico o

impreso. El original debe permanecer en el cuarto de control, equipos de limpieza de pozos, oficina del

Company Man, punto de control del programa de trabajo o sede del emisor. La copia debe estar

protegida con plástico hermético y transparente y permanecer visible en el sitio de ejecución del

trabajo.


GESTIÓN HSE


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El formato de permiso de trabajo debe ser elaborado en tamaño oficio y debe ser diligenciado con

bolígrafo de tinta, en letra clara y sin enmendaduras. Todas las secciones y casillas deben ser

diligenciadas, de acuerdo con las instrucciones indicadas en el formato GHS-F-128.

El paquete de permiso de trabajo está constituido fundamentalmente por los siguientes documentos:

El formato del permiso de trabajo

El formato del análisis de riesgos

El procedimiento o instructivo de trabajo (disponible en el frente ejecutor, no se requiere dejar

copia impresa al emisor)

Los formatos de certificados de apoyo y aislamiento seguro (cuando apliquen)

Las listas de verificación u otros documentos adjuntos que se requieran

3.4.2.2 Formato permiso de trabajo libro de minuta

El libro de minuta (impreso o papel químico o digital) debe contener como mínimo la siguiente

información:

Fecha y hora de ingreso y salida del área

Empresa ejecutora

Trabajo a realizar

Valoración del riesgo

Número de personas del frente ejecutor

Confirmación de la divulgación y comprensión de los peligros propios del área y sus respectivos

controles tanto por el emisor como por el ejecutor. El análisis de riesgo se realiza verbalmente

utilizando como guía el documento de análisis de riesgo vigente y publicado por el jefe del área

donde se identifique: Qué se va hacer, cómo lo va hacer y qué peligros, riesgos y controles se

tendrán en cuenta para su ejecución.

En el numeral 4.6 de este documento se propone un modelo de libro de minuta.

3.4.3 Formatos de los certificados de apoyo y aislamiento seguro

Los formatos de los certificados de apoyo y sus correspondientes vigencias se relacionan en la siguiente

tabla.

Tabla 1. Formatos de certificados de apoyo

CÓDIGO DEL

FORMATO NOMBRE DEL CERTIFICADO DE APOYO VIGENCIA

ECP-DHS-F-155

o la norma que

lo modifique,

complemente o

derogue

Certificado de Apoyo N°1 “ Espacio confinado”

Duración de la actividad para

autorizaciones por

procedimiento o con

revalidaciones cada vez que

cambia el permiso de trabajo

GHS-F-133

o la norma que

lo modifique,

complemente o derogue

Certificado de Apoyo N° 2 “ Trabajos en alturas”

Para actividades no rutinarias

Quienes firman el certificado de apoyo para

trabajos propios de la compañía son el emisor y el coordinador de altura directo de Ecopetrol y para

trabajos de contratistas o socio estratégico se


autorizaciones por

procedimiento o hasta acabar

las casillas del certificado de

apoyo o con revalidaciones cada vez que cambia el

permiso de trabajo


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requiere de la firma del emisor y de su propio

coordinador de trabajos en altura.

Quién firma como ejecutor, es quién realiza la

actividad, bien sea de Ecopetrol o un contratista o

socio estratégico.

Para actividades rutinarias

Cada área o negocio a través del Gerente o línea

de mando encargada define el listado de trabajos

rutinarios, y de acuerdo con el riesgo y dispersión

de la actividad, el coordinador de trabajos en

altura revisa y verifica el cumplimiento de los

requisitos del Instructivo de Trabajo en Alturas

(GHS-I-003)

Quienes firman el certificado de apoyo son el

ejecutor y el coordinador de trabajos en altura.

Este coordinador, es el directo para trabajos

propios de la compañía o el del contratista o socio

estratégico para trabajos del contratista o socio

estratégico.

Para las actividades rutinarias que no requieren

permiso de trabajo, se debe escribir no aplica

“NA” en las casillas “válido para el permiso No.:”

y “emisor” del certificado de apoyo GHS-F-133

ECP-DHS-F-157

o la norma que

lo modifique,

complemente o

derogue

Certificado de Apoyo N°3 “Excavación”


autorizaciones por

procedimiento o con

revalidaciones cada vez que

cambia el permiso de trabajo

ECP-DHS-F-158

o la norma que

lo modifique,

complemente o

derogue

Certificado de Apoyo N°4 “Aislamiento seguro de

plantas y equipos”

Duración de la (s) actividad

(es) que requieren el SAS

GHS-F-090

o la norma que

lo modifique,

complemente o

derogue

Certificado de aislamiento eléctrico Duración de la (s) actividad

(es) que requieren el SAES

GHS-F-129

o la norma que

lo modifique,

complemente o

derogue

Certificado de apoyo No. 5 apertura de líneas de

tea viva o gases tóxicos

Igual a la vigencia del permiso

de trabajo


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GHS-F-130

o la norma que

lo modifique,

complemente o

derogue

Certificado de apoyo No. 6 trabajos de hot-tap en

líneas, equipos y tanques


de trabajo

GHS-F-131

o la norma que

lo modifique,

complemente o

derogue

Certificado de apoyo No. 7 radiografías

industriales


de trabajo

GHS-F-120

o la norma que

lo modifique,

complemente o

derogue

Certificado de apoyo para trabajos con tensión a

contacto y a distancia en redes eléctricas aéreas

de distribución de media tensión.


de trabajo

Todos los certificados de apoyo son de color blanco y se elaboran con un original en papel químico,

impreso o digital (emisor) y una copia en papel químico o impreso (ejecutor). El número consecutivo

debe relacionarse en la sección B del permiso de trabajo. Estos certificados van adjuntos al permiso de

trabajo del emisor (original) y del ejecutor (copia). En el caso de autorizaciones por procedimiento, se

deben relacionar como control o requisito. Para las actividades que requieren SAS y/o SAES, no se

requiere que el ejecutor conserve copia de estos certificados (SAS y/o SAES). Esto por cuanto el

original de estos certificados debe permanecer archivado en la sede del emisor, y la copia la conserva

quien aplicó el aislamiento.

3.4.4 Formato de análisis de riesgos

En los trabajos autorizados por procedimiento o por un permiso de trabajo unificado en frio, caliente o

eléctrico, se debe contar con el respectivo análisis de riesgo específico en el formato GHS-F-126 en

original y copia, según lo establecido en el instructivo GHS-I-014.

3.4.5 Vigencia para los permisos de trabajo y actividades controladas por procedimiento

La vigencia del permiso para trabajos controlados a través del libro de minuta no debe superar un

turno de trabajo del personal ejecutor.

La vigencia de las actividades controladas a través del permiso de trabajo unificado en frío, caliente y

eléctrico no debe superar los 14 días calendario, contados a partir del momento en que se emitió el

permiso, garantizando el cumplimiento del proceso de revalidaciones (numeral 3.4.6.2) .

La vigencia de las autorizaciones de trabajo por procedimiento, se establecerá por el tiempo estipulado

en la reunión de concertación de planeación y/o programación de los trabajos, de acuerdo con la Guía

Proceso Mantenimiento Rutinario (GAC-G-001) para activos industriales, o la Guía para la

Administración de Instalaciones No Industriales (GIN-G-002) o la norma que las modifique,

complemente o derogue.

3.4.6 Validez y revalidación del permiso de trabajo


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3.4.6.1 Validez de permiso de trabajo

La validez es el período de tiempo autorizado en el permiso de trabajo para ejecutar una actividad. No

debe superar un turno de trabajo del personal ejecutor responsable de la actividad relacionada en el

mismo.

3.4.6.2 Revalidación de un permiso de trabajo

Es la extensión del tiempo de validez del permiso de trabajo inicialmente definido. Un permiso de

trabajo se debe revalidar cuando:

Cambia más del 50% de los trabajadores del frente ejecutor.

Finaliza el tiempo de validez establecido en el permiso de trabajo.

Es condición para revalidar un permiso de trabajo que se continúe la misma actividad inicial y se

mantengan el análisis de riesgos expuestos en el permiso de trabajo y los documentos adjuntos, que

apliquen.

La hora de la revalidación será concertada entre el emisor y el ejecutor

Para revalidar el permiso, el emisor y el ejecutor deben revisar las condiciones del trabajo y del área,

diligenciar la sección correspondiente del formato GHS-F-128 y el ejecutor deberá garantizar la lectura

y comprensión del análisis de riesgo y la implementación de los controles a su cargo.

Las responsabilidades asumidas por el emisor y el ejecutor durante la revalidación de un permiso de

trabajo son idénticas a las asumidas en la emisión del mismo.

No se puede revalidar un permiso de trabajo unificado en frío, caliente y/o eléctrico en cualquiera de

los siguientes casos:

Suspensión temporal del trabajo por más de ocho (8) horas causada por algún incumplimiento del

personal ejecutor.

Cuando hayan transcurrido 14 días calendario desde la fecha de emisión del permiso de trabajo. Si

el trabajo no ha finalizado podrá utilizarse el mismo análisis de riesgos vigente, certificados de

apoyo vigentes, entre otros, como documentos adjuntos al nuevo permiso de trabajo que se emita

para continuar la actividad, siempre y cuando se mantengan las condiciones iniciales. Para ello en

la casilla de “observaciones” del permiso de trabajo cerrado se debe indicar el número del nuevo

permiso de trabajo emitido.

Cuando los originales o las copias, bien sea del permiso de trabajo o de alguno de los documentos

adjuntos, no están disponibles o no sean legibles.

Cuando alguno de los documentos adjuntos haya perdido vigencia.

Cuando se encuentren completamente diligenciadas las casillas de la sección D y/o G del formato

GHS-F-128.

En cualquiera de estos casos, el permiso debe ser cerrado y, una vez sea superada la condición que

llevó a la no revalidación, se emitirá un nuevo permiso de trabajo.

Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, se podrá

revalidar los permisos en la sede del emisor.


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3.4.7 Suspensión de un trabajo

De acuerdo con la regla fundamental HSE No. 7 del Instructivo Reglas Fundamentales HSE (GHS-I-

010) o la norma que lo modifique, complemente o derogue, cualquier trabajador de ECOPETROL S.A.,

contratista, aliado, socio estratégico, proveedor o visitante podrá suspender de hecho y de una manera

responsable un trabajo. Esto cuando considere que las condiciones del mismo no son seguras y/o si no

se están cumpliendo las normas y los controles de riesgo establecidos en el permiso de trabajo. En este

caso informará de manera inmediata y verbal al emisor quien verificará, validará la razón de la

suspensión y notificará al ejecutor sobre la(s) causa(s) de dicha decisión.

3.4.8 Suspensión de un permiso de trabajo

El emisor del permiso de trabajo tiene la potestad de suspender un trabajo si comprueba alguna de las

siguientes situaciones:

a. Cuando se esté incumpliendo alguna de las normas de seguridad básica o alguno de los

controles previstos en el permiso de trabajo, en el análisis de riesgos o en alguno de los

documentos adjuntos.

b. Cuando cambie alguna de las condiciones establecidas en el permiso, como pueden ser el tipo

de actividad, el procedimiento, el alcance o las herramientas autorizadas inicialmente.

c. Cuando haya un cambio en las condiciones del proceso, como por ejemplo una liberación

inesperada de un hidrocarburo o fluido.

d. Cuando por razones operativas se quiera prevenir la interacción con otras actividades.

e. Cuando suceda una emergencia operacional o de cualquier otro tipo, o cuando se active o se dé

la voz de alarma de emergencia o evacuación.

f. Cuando no se usa o se usa en forma inadecuada un EPP.

g. Cuando haya un cambio severo en las condiciones climáticas (lluvia fuerte, tormentas,

inundaciones, etc.) o en las condiciones del entorno, que a juicio del ejecutor o el emisor así lo

ameriten.

Es muy importante tener en cuenta que cuando se suspenda temporal o definitivamente un trabajo, las

condiciones del equipo, sistema, proceso o área sean llevadas a un nivel de seguridad apropiado que

evite incidentes, antes de la interrupción real y completa de la actividad. Adicionalmente, la

dependencia emisora debe darle una atención adecuada a la existencia de trabajos suspendidos, ya

que esto debe tenerse en cuenta cuando se autorice otro trabajo.

En el caso de trabajos ejecutados por una firma contratista o socio estratégico, el emisor o el ejecutor

del permiso de trabajo que hace la suspensión temporal o definitiva deberá avisar lo antes posible al

interventor y/o al administrador del contrato, para que tomen las medidas pertinentes.

No se requiere llevar a cabo el proceso formal de suspensión cuando el trabajo se detiene por períodos

cortos, como en los descansos para tomar líquidos y alimentos. Durante estos períodos, la validez del

permiso continua y la actividad puede reanudarse, previa revisión y verificación de las condiciones.

Durante una emergencia operacional es probable que las circunstancias no permitan una suspensión

formal de los permisos. En estos casos una comunicación verbal por parte de cualquier miembro del

equipo de la dependencia emisora o del responsable de la ejecución del trabajo, es suficiente para

suspender el o los trabajos amparados bajo dichos permisos. Sin embargo, superada la emergencia,

debe haber una revalidación del permiso para asegurar que las condiciones no se hayan alterado.


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3.4.8.1 Suspensión temporal

Si las condiciones de seguridad son retomadas en forma pronta y/o se subsanan inmediatamente los

incumplimientos a las normas y controles, el emisor podrá autorizar verbalmente al ejecutor la

continuación del trabajo bajo el mismo permiso de trabajo. En este caso no queda registro escrito en el

libro de minuta o formato del permiso de trabajo sobre la suspensión temporal, pero el emisor deberá

registrarla en el formato de entrega del turno, para información y seguimiento en los turnos

posteriores. Adicionalmente el emisor debe registrar la falla de control u observación de

comportamiento según sea el caso.

3.4.8.2 Suspensión definitiva

Si la suspensión temporal del trabajo se mantiene por más de 8 horas, por incumplimientos a las

normas y controles por parte del personal ejecutor, el permiso de trabajo debe ser suspendido

definitivamente por el emisor y no podrá tener revalidaciones posteriores. Para ello, se debe hacer el

cierre del mismo, diligenciándose en la sección H de cierre en el formato del permiso GHS-F-128, que

incluye un “Sí” en la casilla correspondiente a la suspensión definitiva e indicándose la(s) razón(es) de

la decisión en la casilla de “observaciones” de dicha sección. En este caso, además del registro escrito

en el formato del permiso de trabajo, el emisor deberá registrar la suspensión definitiva en el formato

de entrega del turno, explicando claramente las causas y soluciones, para información y seguimiento

en los turnos posteriores.

3.4.9 Cierre del permiso de trabajo

Las razones por las cuales se debe cerrar un permiso de trabajo son:

1. Cuando se ha ejecutado completamente la actividad por la cual se emitió el permiso, o

2. Cuando el permiso ha sido suspendido definitivamente por el emisor, o

3. Cuando han transcurrido más de 14 días calendario desde la emisión del permiso de trabajo

unificado en frío, caliente y/o eléctrico, lo que impide su revalidación.

El ejecutor, antes de cerrar el permiso, asegura que el área de trabajo quede en condiciones seguras y

libres de residuos y materiales, y entrega al emisor la copia del permiso para proceder al cierre del

mismo.

El emisor realiza las pruebas de aceptación y recibo del trabajo, verifica en campo las condiciones de

seguridad, orden y aseo del área y diligencia con el ejecutor la sección del cierre en el formato, tanto

en el original como en la copia.

Cuando el trabajo ha sido terminado, el emisor debe informar a las dependencias operativas que

estuvieron involucradas en el mismo.

3.4.10 Archivo del Permiso

Una vez cerrado el permiso, el emisor asegura el paquete de originales (permiso de trabajo papel

químico, impreso o digital y sus documentos adjuntos si aplica) en una carpeta destinada

exclusivamente para tal fin y allí los archivará para su consulta. Los permisos deben permanecer al

menos durante 30 días calendario contados a partir del momento del cierre en dicha carpeta.


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3.5 ROLES Y RESPONSABILIDADES

Todas las personas que participen de una forma directa o indirecta en actividades relacionadas con la

aplicación de este manual deben ser previamente entrenadas, de acuerdo con su cargo y rol. A

continuación se describen los roles de las personas que participan en la implementación de este

manual.

a. Gerentes de negocio y superintendentes

Asegurar la implementación y cumplimiento del sistema de control de trabajo en sus áreas de

responsabilidad mediante las revisiones periódicas o auditorías internas o externas.

Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del

sistema de control de trabajo.

Establecer el documento con los lineamientos que se deben cumplir dentro del proceso de

planeación y programación de los trabajos

Oficializar el listado de trabajos que serán controlados a través de procedimientos y/o por libro

de minuta en su área de responsabilidad.

Oficializar el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a

desarrollar en su área de responsabilidad.

Establecer el programa de capacitación y entrenamiento de los diferentes roles participantes

del sistema de control de trabajo.

Garantizar el seguimiento a la implementación de control de trabajo en sus áreas de

responsabilidad.

b. Jefes de departamento

Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del


Garantizar que los participantes del sistema de control de trabajo hayan superado el programa

de capacitación y entrenamiento establecidos en cada Vicepresidencia.

Dar cumplimiento del plan para comprobar la competencia para los diferentes roles

participantes del sistema de control de trabajo.

Definir listado de trabajos controlados a través del libro de minuta en su área de

responsabilidad.

Definir el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a

desarrollar en su área de responsabilidad.

Implementar el programa de auditorías para revisión de la efectividad del sistema de control de

trabajo en su área de responsabilidad.

Implementar el programa de evaluaciones periódicas para verificar la efectividad del sistema de

control de trabajo.

c. Coordinadores y supervisores

Asegurar que se identifiquen los peligros de la actividad y se implementen los controles

necesarios antes, durante y después de la ejecución de los trabajos.

Gestionar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del


Evaluar el impacto de las actividades desarrolladas en su área de responsabilidad que puedan

afectar otras áreas y comunicar a los responsables de las mismas con el fin de minimizar los

efectos producto de las interferencias.


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Asegurar que la planeación y programación de los trabajos se desarrollen de acuerdo con las

disposiciones establecidas en este manual.

Asegurar que el proceso de cambio de turno tanto del emisor como del ejecutor es apropiado y

no causará impacto en la seguridad de los trabajos.

Realizar las evaluaciones al sistema de control de trabajo e implementar las acciones correctivas

para garantizar que el sistema de control de trabajo funcione de manera efectiva en su área de

responsabilidad.

d. Emisor

Entregar el equipo o sistema a ser intervenido por el ejecutor, en condiciones integralmente

seguras, aplicando adecuada y oportunamente los procedimientos del SAS y/o SAES.

Aplicar el sistema de control de trabajo según lo establecido en el presente manual.

Revisar, emitir, revalidar y cerrar los permisos de trabajo.

Revisar y firmar los análisis de riesgos y certificados de apoyo.

Verificar que los controles especificados en un permiso hayan sido tomadas antes de comenzar

el trabajo y asegurar que se haya hecho el análisis de riesgo antes de iniciar la tarea.

Comunicar al ejecutor sobre actividades adyacentes, interferencias y situaciones especiales en

el área al momento de comenzar el trabajo.

Asegurar que el resultado de la prueba de gases que está a su cargo sea confiable, acorde con

la frecuencia establecida y que sean registrados en los respectivos formatos de permisos de

trabajo.

Asegurar que el ejecutor entiende plenamente el alcance del trabajo, los equipos a intervenir y

los controles previstos para la ejecución del trabajo.

Solicitar y verificar el correcto diligenciamiento del permiso eléctrico requerido para la ejecución

de actividades que requieren dicho documento.

Dedicar tiempo suficiente para realizar el empalme con el emisor del turno entrante para

permitir la revisión y discusión adecuada del estado y condiciones de todos los permisos de

trabajo.

Diligenciar el reporte de turno indicando el estado de los permisos (emitidos, no emitidos,

suspendidos temporal y definitivamente, cerrados y vigentes, permisos controlados por

procedimiento y/o libro de minuta) según lo establecido en la Guía de Entrega y Recibo de

Turno en las Áreas Operativas de ECOPETROL S.A. (GAC-G-297) o la norma que la modifique,

complemente o derogue.

Firmar el reporte de turno confirmando que ha entendido la situación y que ha tomado

responsabilidad sobre las actividades autorizadas por procedimiento, libro de minuta y/o

permisos de trabajo que se mantienen vigentes y válidos.

Realizar un recorrido inicial al área de trabajo y en los recorridos posteriores durante su turno

definidos en la ronda estructurada, cada emisor deberá visitar e inspeccionar los sitios donde se

encuentran en ejecución trabajos amparados por los permisos vigentes, para garantizar que los

controles especificados en el permiso se mantienen y que las condiciones del sitio permanecen

seguras.

Suspender el trabajo autorizado por procedimiento, libro de minuta y/o permisos de trabajo en

los casos indicados en el numeral 3.4.8 de este manual e informar al responsable del área.

Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación.


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e. Ejecutor o responsable por la ejecución

Aplicar el sistema de control de trabajo según lo establecido en el presente manual.

Asegurar que todos los trabajadores que conforman el grupo ejecutor conocen el alcance del

trabajo, entiendan el análisis de riesgos y se comprometan a cumplir los controles que les

correspondan.

Asegurar que todos los trabajadores tengan la competencia requerida para realizar los trabajos

con seguridad y que sigan los procedimientos establecidos.

Revisar, firmar como ejecutor en la emisión, revalidación y cierre de los permisos de trabajo.

Elaborar y firmar los análisis de riesgos y certificados de apoyo.

Asegurar que la planeación y programación del trabajo se haya desarrollado de acuerdo a las

disposiciones establecidas en este manual.

Garantizar que las herramientas y equipos a utilizar sean las adecuadas y estén en óptimas

condiciones para su uso y que los trabajadores conozcan la forma de operarlas.

Suspender el trabajo autorizado por procedimiento, libro de minuta y/o permisos de trabajo en

los casos indicados en el numeral 3.4.8 de este manual e informar al responsable del área.

Garantizar que al finalizar o suspender el trabajo, el sitio quede en condiciones limpias y

seguras, y que el permiso sea cerrado oportunamente.

Asegurar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en la autorizaciones por

procedimiento, libro de minuta y/o permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificados de apoyo

y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la ejecución del trabajo.


f. Trabajadores ejecutores (personal de mantenimiento y/o trabajador de contratista o

socio estratégico)

No iniciar ningún trabajo hasta tanto no se disponga de la respectiva autorización por

procedimiento, libro de minuta y/o permiso de trabajo.

Exigir al responsable por la ejecución de trabajo que le sea suministrada la información sobre el

alcance del trabajo, los peligros y sus controles y debe asegurarse que los entendió claramente.

Para los trabajos controlados por procedimiento o permiso de trabajo unificado, firmar el

análisis de riesgo específico para la realización del trabajo en el formato GHS-F-126 en el

original y copia.

Garantizar que cuando se termine o suspenda el trabajo, el equipo, sistema o área queden en

condiciones limpias, ordenadas y seguras.

Cumplir con los requisitos establecidos en el permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificados

de apoyo y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la realización de las actividades.

En caso de duda o si las circunstancias cambian, suspender el trabajo y consultar con el emisor

y el ejecutor.

Una vez finalizado el trabajo, informar al responsable por la ejecución para iniciar el cierre.


g. Interventor y administrador de contrato

Recibir la formación sobre control de trabajo según lo definido en la tabla No. 2 del numeral 3.6

de este documento.

Garantizar la entrega del material de control de trabajo a las empresas contratistas.

Hacer seguimiento a la formación en los módulos del manual de control de trabajo del ejecutor (supervisores o líder de un trabajo) o emisor de las empresas contratistas.


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h. Profesionales del departamento HSE o staff HSE

Velar por la implementación y cumplimiento de la práctica de control de trabajo en sus áreas de

responsabilidad mediante las revisiones periódicas, autoevaluaciones, evaluaciones internas o

externas.

Hacer seguimiento a implementación de la práctica de control de trabajo, cierre de brechas,

elaboración y consolidación de informes.

Programar las capacitaciones en los módulos de manual de control de trabajo, gestionar

logística y consolidar los resultados de las capacitaciones en los módulos.

Capacitar en los 13 módulos de control de trabajo para funcionarios de ECOPETROL S.A. y

entregar el material para los multiplicadores de contratistas.

Participar en las actualizaciones de este manual.

i. Profesionales de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional de la Vicepresidencia de

Desarrollo Sostenible y Ambiental

Actualizar los contenidos de los módulos de capacitación.

Hacer la evaluación y seguimiento y ajuste corporativo del modelo de gestión HSE.

Evaluación y seguimiento de la normativa legal o corporativa vigente.

Liderar actualizaciones de este manual.

Asesorar a las áreas operativas y administrativas de Ecopetrol en la implementación de este

manual.

3.6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

La efectividad del sistema de control de trabajo depende, en gran medida, del cuidado y la competencia

de las personas involucradas en el mismo, especialmente del emisor y del ejecutor. Por lo tanto, es

esencial que todo el personal clave se encuentre adecuadamente capacitado y entrenado según lo

indicado en la tabla 2.

Los emisores (directos o contratados) deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

a) Contar con una experiencia mínima de 6 meses en su cargo. Para funcionarios de Ecopetrol,

serán 6 meses de antigüedad en ECOPETROL S.A.

b) Recibir la formación en los 13 módulos de control de trabajo para emisores responsables de

activos industriales o 11 módulos para emisores responsables de activos no industriales, de

acuerdo con la tabla No. 2.

c) Para emisores nuevos (directo o contratado) se debe soportar el entrenamiento inicial en la

emisión de mínimo 5 permisos para actividades en frío, caliente y/o eléctrico. Este

entrenamiento debe quedar documentado en el formato reporte de acompañamiento en el

sistema de control de trabajo (ECP-DHS-F-243) y archivado.


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Tabla 2. Capacitación mínima de acuerdo al rol desempeñado en control de trabajo

PARTICIPANTES CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

INTENSIDAD

MÍNIMA PARA

FORMACIÓN

PRESENCIAL

(HORAS)

Emisor

1. Control de trabajo 4 H

2. Análisis de riesgos – CT 4 H

3. Trabajos en alturas – CT 3 H

4. Sistema de aislamiento seguro de plantas y

equipos SAS – CT (solo aplica para emisores

responsables de activos industriales)

3 H

5. Sistema de aislamiento eléctrico seguro

SAES–CT 3 H

6. Manejo de emergencias – CT 3 H

7. Espacios confinados – CT 3 H

8. Monitoreo de atmósferas – CT 3 H

9. Elementos de protección personal EPP – CT 3 H

10. Levantamiento mecánico de cargas LMC–

CT

( solo aplica para emisores responsables de

activos industriales)

3 H

11. Excavaciones – CT 3 H

12. Manejo de sustancias químicas – CT 3 H

13. Requisitos legales en HSE - CT 2 H

Ejecutor

(el que firma el permiso de

trabajo como ejecutor o

responsable de la ejecución del

trabajo)



- Otras capacitaciones y entrenamiento

requerido para el trabajo específico a realizar.

Supervisores, coordinadores,

profesionales HSE



Administradores, interventores

de contratos, jefes de

departamento, superintendentes

y demás roles.

Control de trabajo y análisis de riesgos

(TF 52414779 UEM control de trabajos – rol

administrativos)

2 H

Cada Gerencia debe establecer para el personal directo un plan de capacitación anual, que debe ser

incluido en el plan individual de desarrollo de cada funcionario y registrado en SAP. Este se ejecutará

por los multiplicadores de cada área registrados en la Universidad de Ecopetrol, o a través de los

módulos virtuales y/o guías de entrenamiento, o sus módulos homologables.


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Para el personal contratista o socio estratégico la formación se hace a través de sus propios

multiplicadores, siguiendo los siguientes pasos:

• El contratista o socio estratégico comunica al administrador y/o interventor del contrato sus

multiplicadores.

• El multiplicador nombrado recibe de Ecopetrol el material de formación (presentación en pdf,

videos y evaluaciones) y firmará el acta de confidencialidad del material.

• El multiplicador nombrado socializa el material a su población objetivo (emisor y/o ejecutor,

entre otros).

• El contratista o socio estratégico reporta el avance de socialización del plan de capacitación.

Cada Gerencia de Ecopetrol debe establecer un plan a 5 años a partir de la fecha de vigencia de este

documento, para comprobar a través del diccionario de competencias, el nivel de competencia de sus

emisores, siguiendo el proceso de valoración competencias según lo establecido por la Vicepresidencia

de Talento Humano.

3.7 INDICADORES DE DESEMPEÑO

En ECOPETROL S.A. se utilizan los siguientes indicadores:

% de cumplimiento de implementación de control de trabajo según lo establecido en la lista de

verificación GHS-F-127.

% de cumplimiento de capacitación de la población de emisores.

4. DESARROLLO

Los pasos necesarios para el control de trabajo, son los siguientes:

4.1 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS

Cada Gerencia debe establecer los lineamientos para el proceso de planeación y programación de los

trabajos. Lo anterior teniendo en cuenta que la seguridad es un pre-requisito para programar un

trabajo, y siguiendo la Guía Proceso Mantenimiento Rutinario (GAC-G-001) para activos industriales o

la Guía para la Administración de Instalaciones No Industriales (GIN-G-002). En los casos que se trate

de un proyecto y cuenten con procedimientos específicos, estos serán utilizados.

El proceso de planeación y programación de los trabajos incluye lo siguiente:

Definición de los roles y responsabilidades que hacen parte del proceso de planeación y

programación.

El reglamento para el seguimiento, control y aprobación de la planeación y programación de los

trabajos.

Las fuentes oficiales para la priorización, planeación, programación, registro y consulta sobre los

trabajos a realizar. (ejemplo: RIS, SAP, entre otros)

Los requisitos mínimos a verificar para programar un trabajo (ejemplo: formato matriz de

valoración y caracterización del riesgo, formato plan de movilización de equipos, well planning de

pozo, lecciones aprendidas, recomendaciones técnicas, procedimientos o instructivos, entre otros)

Lineamientos para planear y concertar un trabajo de mantenimiento requerido al atender una

condición de alto riesgo. Los controles por interferencias y los peligros potenciales de la programación de trabajos

simultáneos.

Confidencialidad%20Multip%20Ejecutores%20o%20Emisor%20Aliado.docx




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4.1.1. Visita al sitio para la planeación del trabajo

Una vez identificada la necesidad de realizar un trabajo a través de una orden de trabajo, orden de

mantenimiento o número de contrato, el emisor y ejecutor, verifican en sitio el equipo o sistema a

intervenir. Esto con el fin de determinar un alcance integral del trabajo, incluyendo los aspectos

técnicos, el aislamiento de las fuentes de energía (SAS/SAES) y la validación de los requisitos

establecidos en este manual.

Durante la visita al sitio del trabajo, tanto el emisor como el ejecutor deben analizar las posibles

interferencias con otras actividades o procesos desarrollados en áreas aledañas. En caso de que se

identifique la presencia de posibles interferencias con actividades desarrolladas en áreas vecinas, el

emisor debe hacer los correspondientes contactos con cada área para informar y definir las medidas de

prevención y control que sean necesarias.

El emisor y el ejecutor deben hacer el análisis de riesgos del trabajo planeado, según lo descrito en el

Instructivo Análisis de Riesgos para la Ejecución de Trabajos (GHS-I-014).

4.1.2 Programación del trabajo

Para la programación de un trabajo se debe verificar como mínimo:

Que el trabajo se encuentra planeado (numeral 4.1).

Que el equipo o sistema puede ser entregado al ejecutor por parte del Emisor (numeral 4.2.2).

Que el funcionario autorizado del área apruebe la programación del trabajo (numeral 4.1).

Que el emisor y el ejecutor revisaron y acordaron el procedimiento o instructivo a seguir para la

ejecución del trabajo (numeral 4.1).

Que se dispone del personal y las competencias requeridas identificadas en la planeación

(numeral 4.1).

Que se dispone de los materiales, repuestos, equipos, accesorios y servicios especiales identificados

en la planeación (numeral 4.1).

Que se dispone de los controles por interferencias y peligros potenciales cuando exista

programación para trabajos simultáneos en el área o en el entorno (numeral 4.1.1).

Que en caso de que el trabajo involucre un control de cambio en activos industriales según lo

indicado en el procedimiento GAC-P-012 o en la norma que lo modifique, complemente o derogue,

se cuente con el análisis técnico y de riesgos del cambio, y con la aprobación del mismo y se hayan

establecido los controles requeridos si aplican.

4.2 EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO Y ACTIVIDADES CONTROLADAS POR

PROCEDIMIENTO

4.2.1 Solicitud del permiso de trabajo formato unificado

El ejecutor debe entregar el paquete de permiso de trabajo en la sede del emisor, por lo menos con 24

horas de anterioridad al inicio de la ejecución del trabajo. El paquete de permiso de trabajo debe

contener:

Formato de permiso de trabajo GHS-F-128 con las secciones A y B debidamente diligenciadas, y

las secciones C y/o D para el caso de actividades en caliente y/o eléctricas cuando apliquen.

Formato de análisis de riesgo GHS-F-126 diligenciado y aprobado.

Procedimiento o instructivo de trabajo.


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Certificado de apoyo y/o listas de chequeo, si aplica

4.2.2 Alistamiento para entrega del equipo o sistema a intervenir

Una vez programados los trabajos a realizar, el emisor debe iniciar el alistamiento requerido para la

entrega del equipo o sistema a intervenir, aplicando los procedimientos operativos y los controles

establecidos en las autorizaciones por procedimiento o permiso de trabajo. El emisor aplica el SAS y/o

SAES, si es requerido (ECP-DHS-F158 y/o GHS-F-090).

El personal del ejecutor debe iniciar el alistamiento de los materiales, equipos y herramientas

requeridas para la realización del trabajo, con base en la información consignada en la planeación y

programación del trabajo, los procedimientos o instructivos de trabajo existentes y los documentos

adjuntos.

4.2.3 Prueba de gases

El emisor o una persona avalada por Ecopetrol en el monitoreo de atmósferas según lo indicado en el

instructivo ECP-DHS-I-082, realiza la prueba de gases correspondiente. Esta prueba debe realizarse

con la menor antelación posible al inicio del trabajo. El emisor y el ejecutor deben definir los puntos

exactos del muestreo y el tiempo de validez de la prueba, de manera que sea representativa de las

condiciones reinantes y de acuerdo con las características del trabajo. Esta prueba de gas se debe

documentar diligenciando la sección E del formato de permiso de trabajo.

Para aquellos trabajos autorizados por procedimiento o los trabajos definidos como frecuentes,

repetitivos y/o con dispersión geográfica, la prueba de gas la puede realizar una persona avalada por

Ecopetrol S.A. en el monitoreo de atmósferas, cumpliendo con los requisitos definidos en el Instructivo

de Realización de Prueba de Gases y Calibración de Equipos Portátiles (ECP-DHS-I-082). Los resultados

de la prueba de gases podrán registrarse en la sección E del formato de permiso de trabajo (GHS-F-

128) o en un formato que contenga los mismo parámetros de control de la sección E.

Si los resultados de la prueba indican valores fuera de lo permitido de acuerdo al numeral 4.3 del

instructivo ECP-DHS-I-082, deben tomarse las medidas y los controles necesarios para llevarlos a

valores permitidos, antes de iniciar el trabajo o de revalidar el permiso de trabajo. La frecuencia de la

prueba debe ser definida en el permiso de trabajo, análisis de riesgos o en el procedimiento.

4.2.4 Emisión del permiso de trabajo y actividades controladas por procedimiento

El emisor y el ejecutor deben realizar la visita previa al sitio de trabajo para verificar las condiciones y

asegurar el completo y adecuado diligenciamiento del formato de permiso de trabajo (GHS-F-128) y

deben firmar la sección G de dicho formato.

Para el caso de la emisión de los permisos de trabajo definidos como frecuentes, repetitivos y/o con

dispersión geográfica, el emisor podrá emitir el permiso de trabajo con una validez máxima de 7 días

calendario especificando claramente el turno de trabajo del ejecutor.

La gerencia de cada negocio debe definir el mecanismo de emisión o apertura para la ejecución de

trabajos aprobados bajo procedimientos:

Para plantas y/o estaciones, será el registro de inicio de la actividad, dejando constancia en el

libro de minuta.


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Para otras instalaciones, el aviso del ejecutor al emisor del inicio de la actividad planeada y

concertada, quedará documentado así:

o El ejecutor registra el nombre del emisor y hora de contacto en la orden de trabajo o

de mantenimiento, o en la programación diaria.

o El emisor registra en la programación semanal o en el informe de entrega de turno,

el nombre del ejecutor y la hora de inicio de la actividad.

4.2.5 Validez y revalidación de los permisos

Las revalidaciones implican, tanto para el emisor como para el ejecutor, un nivel de responsabilidad

igual al de la emisión inicial del permiso e implica la revisión de la documentación asociada y la visita

previa conjunta al sitio de trabajo para verificar las condiciones. Para revalidar el permiso de trabajo se

debe contar con el paquete del permiso y sus documentos adjuntos.

Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, se podrá

revalidar los permisos en la sede del emisor.

4.3 EJECUCIÓN

4.3.1 Divulgación de los peligros y controles al personal ejecutor

Una vez obtenido el permiso de trabajo, el ejecutor debe realizar una charla con todos los trabajadores

involucrados en la ejecución del trabajo para informarles sobre lo acordado en el permiso de trabajo y

sus documentos adjuntos, y debe asegurarse de que todo el grupo tenga plena claridad sobre el

procedimiento y/o instructivo de trabajo a seguir, sobre los peligros a que están expuestos y sobre los

controles que deben implementarse.

El ejecutor relata a sus trabajadores por lo menos una lección por aprender relacionada con la

actividad a desarrollar en el turno de trabajo.

4.3.2 Ubicación del permiso de trabajo

El emisor une el formato diligenciado del permiso de trabajo unificado a los documentos adjuntos y en

2 paquetes, así:

a. Un paquete original (emisor)

b. Un paquete de copia (ejecutor)

El paquete original del permiso de trabajo debe ser ubicado en un sitio exclusivo para los permisos

vigentes dentro del cuarto de control o sede del emisor. Ese sitio puede ser una cartelera o un sistema

de estantes con casillas muy bien identificadas, clasificándolos por unidad, planta, área, zona, equipo o

de cualquier otra forma, de manera que se facilite al máximo su visualización, ubicación y consulta. El

paquete original debe permanece en ese sitio mientras se ejecuta el trabajo.

El paquete de copia del permiso de trabajo debe quedar en poder del ejecutor, quien lo debe proteger

adecuadamente de la humedad y suciedad mediante un empaque plástico hermético y transparente.

Una vez se realice la divulgación de los peligros y controles al personal ejecutor, el paquete de copias

del permiso se debe ubicar en un sitio visible y cerca del lugar de trabajo, manteniéndolo allí mientras

se ejecuta el trabajo.


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Adicionalmente, en todo cuarto de control de estaciones o plantas, en la sede del emisor debe existir

un dibujo tipo “Plot Plan” de la planta o unidad, en escala adecuada, donde se marque de una manera

clara, con colores, los sitios en donde se tienen todos los trabajos autorizados por procedimiento, por

permisos de trabajo unificado en caliente, frío, eléctricos o a través del libro de minuta. En las demás

instalaciones se puede escoger un sistema de control diferente.

4.3.3 Verificación del cumplimiento de los controles

El ejecutor y el emisor visitan e inspeccionan el sitio de trabajo para garantizar que las condiciones no

hayan cambiado, que los controles establecidos se estén cumpliendo y que se esté ejecutando el

trabajo de manera segura.

Si en la visita se identifica nuevos peligros u omisión en los controles establecidos, el trabajo debe

suspenderse. Se debe evaluar las nuevas condiciones e implementar los controles para reiniciar el

trabajo.

4.4 TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS

4.4.1 Normalización de protecciones

El emisor debe verificar que se han activado o normalizado las protecciones de proceso, tales como

cortes, alarmas, bloqueos y by- pass, que hayan sido suspendidas o inhabilitadas con ocasión del

trabajo.

Este paso incluye la verificación del retiro del aislamiento (SAS y/o SAES) si aplica, la restauración de

la integridad del equipo o sistema, incluyendo la prueba de servicio antes de colocarlo en operación

normal o en disponibilidad.

4.4.2 Inspección del sitio y entrega del trabajo

El ejecutor debe entregar el sitio de trabajo en condiciones limpias y seguras una vez se finalice el

trabajo. Antes de cerrar el permiso, el emisor visita el sitio para garantizar que no queden fuentes

potenciales de incidentes y que el equipo se pueda retornar al servicio de manera segura.

Se deben verificar los siguientes aspectos:

Los accesorios y equipos retirados o desmontados durante el trabajo se encuentran en condiciones

seguras.

El área se encuentra limpia y los residuos se dispusieron de forma ambientalmente segura.

4.4.3 Cierre del permiso de trabajo y actividades controladas por procedimiento

Una vez el emisor recibe de conformidad el trabajo, procede junto con el ejecutor a cerrar el formato

de permiso de trabajo o el libro de minuta. En caso que el ejecutor finalice la actividad y no realice el

correspondiente cierre del permiso, el emisor debe generar una falla de control a la empresa

contratista o a la dependencia de la cual hacen parte los ejecutores.

La gerencia de cada negocio debe definir cuál es el mecanismo de cierre o finalización para la

autorización de ejecución de trabajos aprobados bajo procedimientos.


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4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL

La efectividad de la implementación y sostenibilidad de la práctica de control de trabajo, se mide a

través de:

1. La aplicación de la lista de verificación manual de control de trabajo, tareas críticas y análisis de

riesgos (GHS-F-127), siguiendo los lineamientos dados por la Gerencia de Seguridad y Salud

Ocupacional.

2. Resultado del nivel de madurez de la práctica de control de trabajo por medio de la evaluación

Corporativa del modelo de gestión HSE.

4.6 DOCUMENTO MODELO DE LIBRO DE MINUTA

HOJA No. 1 DE 200

DEPENDENCIA:

NOMBRE REGISTRO O CC FIRMA NOMBRE REGISTRO O CC FIRMA

DIVULGACION DE LOS PELIGROS DEL AREA Y LOS CONTROLES

(EMISOR)

ANALISIS Y COMPRENSION DE LOS PELIGROS DEL AREA Y LOS

CONTROLES (EJECUTOR)AREA DE VISITA

O EJECUCION

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO ECOPETROL S.A.

Libro de Minuta

FECHA

D/M/A

HORA DE

INGRESO

HORA DE

SALIDAEMPRESA TRABAJO A REALIZAR

VALORACIÓN

DE RIESGOSNo.

PERSONAS

4.7 PERIODO DE TRANSICIÓN DE LOS FORMATOS EN PAPEL QUÍMICO DEL PERMISO DE

TRABAJO UNIFICADO Y CERTIFICADOS DE APOYO

El uso del nuevo permiso de trabajo y certificados de apoyo en papel químico dará inicio una vez se

agoten la existencias de dichos formatos.

5. CONTINGENCIA

No aplica.

RELACIÓN DE VERSIONES

Documento Anterior

Versión Fecha Antiguo Código y Título Cambios

7 17/05/2013 ECP-DHS-M-001- Control

de Trabajo

Actualiza el Manual Permisos de Trabajo ECP-

DRI-M-001 y todos los documentos y

formatos publicados en P8 que contengan

lineamientos diferentes a éste Manual.

Entra en vigencia para todas las áreas de

ECOPETROL S.A. a partir del 1 de junio de

2013.


de Trabajo

Formato unificado de permisos de trabajo

para actividades en Frío, en Caliente y Eléctrica -Deroga Formato ECP-DHS-F-153,


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ECP-DHS-F-154. Entra en vigencia para las

áreas que cumplan con el plan de

implementación de acuerdo con las fechas

establecidas en el memorando No. 2-2012-

005-33175.


de Trabajo

Prorroga de Vigencia- Entra en vigencia para

todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir

del 1 de Noviembre de 2012.


de Trabajo

A partir de su publicación, este documento

solo se utiliza para las áreas donde se está

aplicando el piloto de control de trabajo

Entra en vigencia para todas las áreas de

ECOPETROL S.A. a partir del 1 de julio de

2012.

3 15/05/2010 ECP-DRI-M-001- Manual

Permisos de Trabajo Actualización

2 6/08/2007 ECP-DRI-M-001- Manual


1 20/02/2006 ECP-DRI-M-001- Manual


0 1/02/2005 ECP-DRI-M-001- Manual

Permisos de Trabajo Emisión del documento

Documento Nuevo

Versión Fecha Cambios

1 31/08/2016

Actualización del documento cambio de código se actualiza el ECP-DHS-M-

001 y los siguientes formatos ECP-DHS-F-151, ECP-DHS-F-152, ECP-DHS-

156, ECP-DHS-F-019, ECP-DHS-F-159; cambio de códigos; aclaración de

conceptos, definición de los requisitos para las actividades controladas por

procedimiento y cambio de siglas por reestructuración corporativa.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la

dependencia responsable:

Elaboró: Diana Patricia Mahecha Bohórquez con el apoyo del Equipo nombrado para la actualización de

Control de Trabajo de todas las áreas de ECOPETROL S.A.

Teléfono: 44058

Buzón: [email protected]

Dependencia: Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional

mailto:diana.mahecha@ecopetrol


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SCI-F-0003Elaborado:

28/09/2017Versión: 2

Si_______

No_______

Teléfono:

Correo electrónico:

Dirección:

2. LA ENTIDAD cuenta con adecuadas políticas, manuales y procedimientos de prevención y control al lavado de activos y administración del terrorismo,

que dan cabal cumplimiento a las regulaciones vigentes que le son aplicables.

Si_______ No_______

3. Ha estado involucrada LA ENTIDAD en investigaciones por violación a las leyes relacionadas con el Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo.

Si_______ No_______

4. Ha sido sancionada LA ENTIDAD o alguno de sus empleados o directivos por violación de las leyes relacionadas con el Lavado de Activos y Financiación

de Terrorismo.

Si_______ No_______

Informar los siguientes datos del oficial o empleado de cumplimiento:

Nombre:

Manifestamos que autorizamos a ECOPETROL S.A. para que, directamente o por intermedio de las personas que designe, verifique y confirme la

información acá suministrada incluyendo la efectiva aplicación del SISTEMA DE PREVENCION Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL

TERRORISMO al interior de nuestra entidad.

Comentarios:

Así las cosas, _________________________, en mi calidad de representante legal de ____________________________ (LA ENTIDAD), CERTIFICO que:

1. LA ENTIDAD da cumplimiento a las normas y regulaciones colombianas relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el

financiamiento del terrorismo que le son aplicables.




SOLO ES OBLIGATORIO PARA LAS CONTRAPARTES QUE POR NORMAS LEGALES ESTAN OBLIGADAS A ADOPTAR SISTEMAS DE

PREVENCION DEL LA/FT

Este documento tiene como propósito certificar a ECOPETROL S.A., que nuestra entidad cuenta con un SISTEMA DE PREVENCION Y CONTROL DE LAVADO

DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO, el cual cumple a cabalidad con las normas colombianas que le son aplicables.

SOLICITUD No. FN092987 - superbid.com.co · y Usos Uniformes relativos a créditos Documentarios...

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