FIELD VISIT REPORT 

September 29th to October 1st, 2009 

SIVAGANGA DISTRICT, TAMIL NADU, INDIA

Author: Dr. M. Ganesan, Senior Project OfficerIITM’s Rural Technology and Business Incubator, ESB, # 331, Indian Institute of Technology Madras (IITM), 

Chennai – 600 036, Tamil Nadu, India

1. Introduction

This field visit is the second after the technology­training workshop that was held on May 4 – 5, 2009 at the Hotel Subhalakshmi Palace, Karaikkudi in Sivaganga district.  The first field visit was made on June 19th – 20th, 2009. This time the field trip was organized for three days considering the amount of work on m­health survey certification exercises among   VHNs   and   demonstration   of   T­cube   messaging   and   alerting   tool   for   DDHS officials.   Detailed agenda and itinerary was planned to maximize the outcome of this visit. The following gives you the detailed description of our fieldwork: 

2. Field visits were made to the following places

2.1. Primary Health Centre (PHC) at Nerkuppai (Tuesday, September 29, 2009)2.2. Primary Health Centre (PHC) at Keelasevalpatty (Tuesday, September 29, 

2009)2.3. Government   Hospital   (GH)   at   Thiruppathur   (Wednesday,   September   30, 

2009)2.4. Primary Health Centre (PHC) at Thirukostiyur (Wednesday, September 30, 

2009)2.5. Deputy Director of Health Services (DDHS) at Sivaganga (Wednesday and 

Thursday, September 30 and October 1, 2009)

3. The field visits to each of the places focused on

3.1. Conduct/Observe VHN certification exercise with VHNs of Nerkuppai PHC3.2. Conduct/Observe VHN certification exercise with VHNs of  Keelasevalpatty 

PHC3.3. Meet with SHN at Thirukostiyur in regards to research methods on acquiring 

records for  the "replication simulation exercise".  And  to get  information on other evaluation statistics such as actual patient counts etc.

3.4. Train the staff of IDSP at DDHS office on T­Cube and Messaging/Alerting3.5. Meet   with   Medical   Officers   and   Nursing   staff   at   GH   of   Thiruppathur   to 

understand the patients inflow and reporting mechanism

1

4.  Day One (September 29, 2009 ­ Tuesday)

4.1. M­HealthSurvey Certification Exercise 

A certification exercise was conducted among four VHNs of Nerkuppai PHC and five VHNs of Keelasevalpatty PHC (In both the places, the SHNs were not available as they had some important meetings with their higher officials). The certification exercise was done in their respective PHC with the active participation. The list of VHNs who took part in this certification exercise is given in Table 1.

Table 1. List of VHNs participated 

Sl. No. Name of VHN Name of PHC1. C. Maragatham Nerkuppai2. N. Umarani Nerkuppai3. V. Logamatha Nerkuppai4. N. Vanaja Nerkuppai5. Shanthi Keelasevalpatty6. Jayadhayabharathi Keelasevalpatty7. Vengadeswari Keelasevalpatty8. Sivagamu Keelasevalpatty9. S. Selvi Keelasevalpatty

A   four­page   document   titled   “Standard Operating Procedures” in Tamil version was circulated to all the VHNs participating in this exercise prior  to  this  through our  field staff. The exercise was started after distributing the m­health survey certification exercise format which consisted of three parts such as Install and  Configure  m­health  survey,  Data  Entry Submission and three general questions with multiple   choice   of   answers   related   to standard operating procedures. The purpose was explained in detail and clear instructions were given to them to follow the rules strictly during the exercise.   Time for each exercise was also allotted to them and they were asked to finish the exercise in the given time. At the end, they were asked to feel free to give any suggestions or feedbacks to improve further with regard to m­health survey application. 

4.2. Observations 

• Five of them were able to download and configure the application and data entry submission. However, they were unable to complete this in the stipulated time.

2

• The other two each from Nerkuppai and Keelasevalpatty PHCs were unable to down load and configure the application and in data entry submission. Later they were able to do this exercise with the help of Janakiraman and their colleagues. 

• Janakiraman   was   trained   in   conducting   this   exercise   with   the   purpose   of replicating the same exercise for the remaining 15 VHNs. 

After   the   completion   of   the   exercise,   we   met   with   the   Medical   Officers,  Dr.  Shanmugapriya  and  Dr.  Packiyalakshmi  at  Keelasevalpatty  PHC with  whom we discussed  about   the performance of  VHNs on mobile  phone data  entry  and current health information flow from HSC through PHC to DDHS. 

5. Day Two (September 30, 2009 ­ Wednesday)

5.1. Interview with Two Candidates for mobile phone data entry at PHC level

On the morning of Sept 30, the two candidates namely Mr. Nagarajan and Ms. Kasthuri Bai were interviewed for the post of field assistants on part time basis in mobile phone data entry work at PHC level. They were found to be suitable candidates. They were informed that we would let them know on the outcome of interview shortly. Details of their  contract  will  be  further discussed and  if   the candidates accepted  the proposed assignment, one of them (Kasthuri Bai) will be stationed at Keelasevalpatty PHC and the other one (Nagarajan) at Nerkuppai PHC. 

In   order   to   capture   all   the   patient   information   in   the   respective  PHC,   the   following responsibility chart has been prepared:

Table 2. PHC wise responsibility chart 

Sl. No. Name of PHC Responsibility for specific activity1. Sevanipatty Janakiraman for both past and present data entry2. Thirukostiyur Kaliyammal, SHN for present data entry and 

Janakiraman for past data entry3. Keelasevalpatty Kasthuri Bai for both past and present data entry4. Nerkuppai Nagarajan for both past and present data entry

5.2. Visit to Government Hospital, Thiruppathur

GH visit was made with the purpose of understanding the number of patient and health information   flow  system.  We ourselves   introduced  by  showing   the  consent   letter  of Health Secretary, Tamil Nadu Government to Dr. Shanmugam, Medical Officer who in turn  asked   us   to  meet  with  Nursing  superintendent  and  senior   staff  member.  They explained to us the daily patients’ inflow and reporting formats being adopted by them. It 

3

was  observed   that   approximately  500   patients  are visiting this GH daily and in addition 56 patients are already occupying the available beds as in­patients. After the meeting, we went around the hospital and visited   the   various   wards   in   this   premises.     The outcome   of   this   visit   will   be   considered   when   a proposal to scale up the current RTBP project will be developed.  

5.3. Discussion with SHN/VHNs on the replication simulation exercise and actual patient counts

We   met   with   the   SHN   Ms.   Kaliyammal   and   the   VHNs,   Ms.   Dhanalakshmi   and Karuppayee   at   the   PHC,   Thirukostiyur   to   discuss   the   records   for   the   "replication simulation exercise" and other evaluation statistics such as actual patient counts etc. We further spent time to understand the registry work involved at the PHC. We went through the registers being maintained at the PHC and had a detailed discussion on method of data updation and formats used. 

Based on the available registers, it was decided that the actual patients inflow record counts on daily   basis   under   the   following   heads   will   be collected by Janakiraman along with the support of  the concerning SHNs.using the format given on Table 4 and  the  total  should be arrived on monthly basis for the respective PHC and HSC starting   from   June   2009.   This   would   help   the analysis and monitoring team to identify the gap between the actual number of data entered and patients visited daily.

Table 3. Serial number wise heading available in the register

Sl No. in the Register

Heading

3 High risk mother reference6 New Born Referred14 ARI treated15 ADD16.1 Vaccine Preventable Disease (Causes)16.2 Vaccine Preventable Disease (Death)18 Medical Terminal Pregnancy

Minor ailments

4

Table   4.  Model   format   for  Location  wise  actual   number  of   patient   inflow   by   month starting from June 2009

Sl. No. Location Jun ‘09 Jul ‘09 Aug ‘09 Sep ‘091.2.3..28.

Apart from this, we found that before entering the disease­wise cumulative total counts in the register, they also collect patient information in two registers at PHC level. These are as follows:

• OPD register  contains OPD No., Name of the Patient, Village Name and Sex. This information will be entered by the person who is in charge of maintaining this register before the patient meets with Medical Officer for check­up.

• Nominal   Register  contains   Location,   Date   &   Time,   Diagnosis   (Disease), Symptoms,  Sign,  Sex,  and  Age.  This   information   is  actually   collected   in   this register when the patients meet with MO. 

When we were discussing about mandatory option for the fields of patients name and status we observed that it takes more time in entering data for each patient and also it is not required as per the objectives of the project. At the end of our meeting, we also discussed the disease outbreak details.  

Table 5. Disease outbreak details in the past one­year

Sl. No. Disease Period No of persons affected1. Malaria May, 2009 12. Dengu Fever July, 2009 13. ADD September, 2009 54. Viral Fever September, 2009 155. Mumps April, 2009 5

To know more details about disease outbreak by PHC and HSC, please click on the following website http://intra.tn.nic.in/dph/pcm/ and request for password from the project team.

5.4. Meeting with Dr. Raghupathy, DDHS, Sivaganga

In the late afternoon of the second day, we went to DDHS office, Sivaganga to meet with Dr. Raghupathy, Deputy Director of Health Services. We discussed the performance of 

5

VHNs/SHNs who are part of the project and also about the tool of T­cube messaging and alerting.

Dr. Raghupathy highlighted the following important points in the meeting:

• 46 PHCs and 265 HSCs are available in this district

• 10 lakhs people are getting benefit from the existing PHCs and 2 lakhs people from GH

• In order to show the advantage of RTBP, Cost Benefit analysis has to be worked out (present reporting cost vs RTBP cost). The cost could be associated with reporting, analysis and notification system to VHNs

• He pointed out that during November to January every year, there is a chance of emerging malaria  disease outbreak due  to water  affluent   in   the “Vaigai”   river basin

• With   regard   to  duration   for   final   data  analysis  preparation  at  DDHS   level,   it currently takes 3 days

• PHC has been submitting the cumulative records using the standard format to DDHS through Health Inspector at weekly interval and DDHS will consolidate all the information collected from each PHC and submit it to DPH on monthly basis

• Finally, he along with Mr. Nuwan mentioned that If RTBP project is successful, more funds have to be sought for scaling up this project in the same district

5.5. Meeting with IDSP unit staff 

We met with Mr. Ramesh, District Entomologist and Mr. Jaiganesh, Data Manager of Integrated Disease   Surveillance   Programme   (IDSP).   We discussed   the   Form   S   –   Weekly   Reporting Format for Syndromic Surveillance by HSC level and Form P – Weekly Reporting format by PHC level. The collected data using this format would be   entered   in   an   excel   sheet   before   they   are being entered on the website: www.idsp.nic.in.  

Auton   Lab   software   was   downloaded   on   the IDSP   unit   computer   after   installing   the   java 

programme   from  www.java.com.   This   was   done   in   keeping   with   our   next   day’s programme on the demonstration of T­cube analysis and messaging/alerting for IDSP staff. 

6

6. Day Three (October 1, 2009 ­ Thursday)

6.1. Training of DDHS staff on T­Cube Messaging/Alerting tool

This   tool  will  be  useful   for   IDSP unit  as   they are already involved in doing the health data analysis for detecting   disease   outbreak   and   giving message/alert   and   disseminating   the   situation reports. Keeping this in view, four staffs of IDSP unit at   DDHS   office   were   trained   on   T­Cube   and Messaging/Alerting   system.   The   training   was conducted   with   the   purpose   of   orienting   health category   alerts   (situational   reports),   conducting surveys   and   other   messaging.   The   following participants were present:

• Mr. K. Ragavendran, District Health Educator• Mr. Jaiganesh, Data Manager• Mr. Ravi, Data Entry Operator• Ms. Mahalakshmi, Data Entry Operator

The   participants   were   given   an   overview   of   RTBP   project   followed   by   practical demonstration   of   mobile   phone   data   entry   by   Janakiraman.   As   soon   as   they understood   about   the   project,   Mr.   Nuwan   described   the   standard   operating procedures step by step before demonstrating the T­cube and Messaging/Alerting system. The training was mainly focused on how do we analyse the health data and detect   the   event   by   location   and   period.   They   were   also   taught   the   situational reporting   involving   the   Messaging/Alerting   Module   (MAM)   and   dissemination   of situational reports. All the participants were actively involved and raised the following important questions related to T­cube analysis. 

• Can  we see   the  diseases  with  a   threshold  count  of  one   (i.e.  Malaria)   in neighboring villages or districts?

• What is the probability rate that was given on the graph of T­Cube analysis? They have also asked us to mention the formula that was used for calculation of probability rate. 

• Can we use  the messaging and alerting tool   for  other  than health project activities?

• They   were   exploring   the   differences   between   the   existing   data   analysis system and T­cube analysis tool.

After   clarifying   their   queries,   we   mentioned   that   a   manual   on   T­Cube Messaging/Alerting   would   also   be   prepared   and   sent   to   them.   Finally,   the 

7

participants were given Mr. Janakiraman’s contact details to keep in touch with him if they need any trouble shooting support. 

7. Follow up  • The certification exercise for the remaining 15 VHNs and one SHN will  be 

conducted by Janakiraman. He will have to finish this task in one week’s time (The 15 copies of questionnaire incorporating English name for each disease, which were earlier only in Tamil, have been sent to Field). 

• We will be analyzing the certification exercise data to know their improvement of skill and knowledge level in downloading and configuration and data entry submission.  This will  be done once the exercise was over  from all   the 24 VHNs.

• We need to take final decision on removing mandatory option for the fields of patient name and status

• Monthly   patient   records   starting   from   June   2009   should   be   collected   to identify the gap between the actual number of patients visits daily and actual number of records entered on the mobile phone (A model format has been prepared and incorporated in this document)

• Janakiraman should make weekly visit to DDHS office to meet with the staff of IDSP unit to give timely support

• On   completion   of   the   certification   exercises   with   the   VHNs,   it   has   been highlighted that the VHNs are still  dependent on Janakiraman to complete certain functionalities of the mobile phone application. This has to be further improved on. 

• We should get regular feedback from the IDSP unit staff to improve further on the tool of T­Cube Messaging/Alerting

Field visits undertaken by Mr. Nuwan WaidyanathaDr. M. Ganesan and Mr. N. Janakiraman

Field trip organized byMs. Suma Prashant, Mr. N. Janakiraman and Dr. M. Ganesan

8