Sistema Universitario Ana G. Méndez School for …...En este curso se estudia el proceso de...

Sistema Universitario Ana G. Méndez

School for Professional Studies

Florida Campuses

Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Un iversidad del Turabo

OFAS 491/OTEM 310

ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT

PROCESAMIENTO ADMINISTRATIVO DE OFICINA

© Sistema Universitario Ana G. Méndez, 2009 Derechos Reservados.

© Ana G. Méndez University System, 2009. All rights reserved.

OFAS 491 Administrative Office Management 2

Prep. 2005. Agustín Correa-Géigel, MBA, Rev. 2009 Silquia I. Vélez, MBA

TABLA DE CONTENIDO/TABLE OF CONTENTS

Páginas/Pages

Prontuario .................................................................................................................. 3

Study Guide ............................................................................................................. 12

Workshop One ......................................................................................................... 20

Taller Dos ................................................................................................................ 23

Workshop Three ...................................................................................................... 26

Taller Cuatro ............................................................................................................ 28

Workshop Five/Taller Cinco ..................................................................................... 31

Anejo A/Appendix A ................................................................................................. 34

Anejo B/Appendix B ................................................................................................. 36

Anejo C/Appendix C ................................................................................................. 38

Anejo D/Appendix D ................................................................................................. 40

Anejo E/Appendix E ................................................................................................. 42

Anejo F/Appendix F ................................................................................................. 44

Anejo G/Appendix G ................................................................................................ 46

Anejo H/Appendix H ................................................................................................. 48

Anejo I/ Appendix I ................................................................................................... 50

Anejo J/Appendix J .................................................................................................. 52

Anejo K/Appendix K ................................................................................................ 53

Anejo L/Appendix L .................................................................................................. 54

Anejo M/Appendix M ................................................................................................ 55

Anejo N/Appendix N ................................................................................................. 57

Anejo O/Appendix O ................................................................................................ 58

Anejo P/Appendix P ................................................................................................. 59

Anejo Q/Appendix Q ................................................................................................ 60



Prontuario

Título del Curso Procesamiento Administrativo de Oficina

Codificación OFAS 491/OTEM 310

Duración Cinco Semanas o según aplique

Pre-requisito OFAS 125, OFAS 221, OFAS 291

Descripción

En este curso se estudia el proceso de administración, organización y

comunicación. Además, se hace énfasis en las siguientes áreas de la

administración de oficina: selección, desarrollo profesional, supervisión, motivación,

avalúo de la ejecución, análisis de los puestos, evaluación de los empleos, salarios,

medición de la labor realizada y la productividad de los empleos. El curso recalca el

análisis de situaciones, evaluación de casos y la toma de decisiones.

Objetivos Generales

Al finalizar el curso, los estudiantes estarán capacitados para:

1. Desarrollar una estrategia de administración apropiada para un gerente.

2. Desarrollar una filosofía apropiada en cuanto a la función del organizador.

3. Desarrollar una filosofía apropiada en cuanto a la importancia de la

comunicación en la gerencia de la oficina administrativa.

4. Diseñar un programa efectivo para la selección de personal en cualquier tipo de

organización.

5. Diseñar, basado en las necesidades, un programa de orientación y

adiestramiento para una organización.

6. Desarrollar estrategias efectivas para supervisar a los subordinados.

7. Diseñar un programa de motivación efectivo para los empleados.

8. Diseñar un programa efectivo para evaluar el desempeño de los empleados de

oficina.

9. Diseñar un programa efectivo para analizar los trabajos de los empleados de

oficina.

10. Diseñar un programa efectivo para la evaluación de los puestos de los

empleados de la oficina.



11. Diseñar un programa efectivo para otorgar salarios a los empleados de oficina y

preparar una nómina para una organización.

12. Diseñar una estrategia efectiva para la medición de las actividades de los

empleados de oficina.

13. Diseñar un programa que ayude a los empleados a maximizar su productividad.

14. Demostrar hábitos deseables de trabajo tales como: Puntualidad,

Responsabilidad, Cortesía y Organización.

Texto y Recursos

Dessler, G. (2001). Administración de personal. 8th Edition. Prentice Hall. ISBN

968-444-488-5

Dessler, G. (2003). Management: Principles & Practices for Tomorrow’s Leaders.

3rd. Edition. Prentice Hall. ISBN 0-13-104442-7

Quible, Z. K. (2005). Administrative office management: an introduction. 8th. Edition.

Prentice Hall. ISBN 0-13-1245104

Vera, A. (2002). Procedimientos modernos de oficina. 6ta. Edición. Venezuela:

Grijalbo.

Referencias y material suplementario

http://www.prenhall.com/business_studies

Total Quality Management (TQM)

Prensa Local y Nacional y Tele informes de Televisión

Evaluación

Criterios de Evaluación

CRITERIO

PESO

Asistencia, participación y contribución en clase (ver Anejo A)

10%

Portafolio del curso Diario Reflexivo 5%

Tareas asignadas por taller 20% Reflexión Final 5%

30%

Trabajo en equipo: Presentación Tarea final,

30%



Taller Cinco

Trabajo Final Presentación en clase 20%

Documentos 10%

30%

1. Tareas Semanales: Las tareas semanales deben entregarse por completo en el

día requerido. Estos pueden ser: ensayos, análisis de casos, análisis de artículos,

resúmenes o cualquier otra asignación requerida por el facilitador.

2. Proyecto final: En la primera semana los estudiantes se dividirán en grupos de

no más de cinco (5) estudiantes. Del Anejo G se le asignarán dos temas de los

grupos A a la E a cada subgrupo y los miembros de cada grupo escogerán el tema

que desarrollarán para el Taller Cinco. Cada grupo escogerá un problema o

situación relacionado con el tema que afecta al empleado en el ambiente de una

oficina y cómo se pueden implantar mejoras. Prepararán un informe y harán una

presentación de no menos de veinticinco minutos, asegurándose el uso del idioma

ingles y el español equitativamente, en el último taller/semana. Cada miembro

participará activamente en el escrito del tema así como en la presentación oral. La

presentación oral podrá ser en tipo debate o exposición de las variantes del tema.

Se indicará en el escrito:

a. Por qué se escogió este tema.

b. La visión de los integrantes del grupo de qué puede o que va a ocurrir con

relación a este problema o situación, fundamentado en el análisis científico

que llevaron a cabo y sus resultados o conclusiones.

Se recomienda el uso de la tecnología (“PowerPoint” , visuales, etc.)

El itinerario de trabajo para preparar este proyecto es el siguiente:

Primera semana: Se constituyen los grupos. Los estudiantes dentro de

cada grupo deberán indicar cómo y cuándo pueden ser contactados y se

pondrán de acuerdo en el día o días que se pueden reunir para comenzar

a trabajar en el proyecto.

Tercera semana o antes: Los grupos presentan una propuesta del tema

a trabajarse al Facilitador. La propuesta debe explicar el tema, por qué se



escogió y cómo lo van a desarrollar. El/la Facilitador (a) estará disponible

para consultas, preguntas o dudas que surjan de los estudiantes.

Quinta semana: Cada grupo tendrá 25 minutos para hacer su

presentación. La presentación oral debe ser interesante e impactar al

resto de la clase. Esa misma semana se entregará el informe escrito

sobre el tema.

El/la Facilitador (a) evaluará el trabajo escrito (Anejo D ) y la presentación oral

(Apéndice C ).

3. Reflexión Final: Cada estudiante evaluará el curso, auto evaluará su

participación en el mismo y analizará hasta qué punto cumplió con los

OBJETIVOS GENERALES incluidos al principio de este módulo, contestando las

siguientes preguntas:

i. Resume en un párrafo qué has logrado o aprendido sobre cada

objetivo.

ii. ¿Qué más te hubiera gustado aprender sobre cada objetivo?

iii. ¿Qué sugerencias tienes para la próxima vez que se ofrezca el

curso?

iv. La reflexión final puede ser preparada en el idioma de preferencia del

estudiante, inglés o español.

.



Descripción de las Normas del Curso

1. Este curso sigue el modelo “Discipline-Based Dual Language Immersion

Model®” del Sistema Universitario Ana G. Méndez, el mismo está diseñado

para promover el desarrollo de cada estudiante como un profesional bilingüe.

Cada taller será facilitado en inglés y español, utilizando el modelo 50/50.

Esto significa que cada taller deberá ser conducido enteramente en el

lenguaje especificado. Los lenguajes serán alternados en cada taller para

asegurar que el curso se ofrece 50% en inglés y 50% en español. Para

mantener un balance, el módulo debe especificar que se utilizarán ambos

idiomas en el quinto taller, dividiendo el tiempo y las actividades

equitativamente entre ambos idiomas. Si un estudiante tiene dificultad en

hacer una pregunta en el idioma especificado, bien puede escoger el idioma

de preferencia para hacer la pregunta. Sin embargo, el facilitador deberá

contestar la misma en el idioma designado para ese taller. Esto deberá ser

una excepción a las reglas pues es importante que los estudiantes utilicen el

idioma designado. Esto no aplica a los cursos de lenguaje que deben ser

desarrollados en el idioma propio todo en inglés o todo en español según

aplique.

2. El curso es conducido en formato acelerado, eso requiere que los

estudiantes se preparen antes de cada taller de acuerdo al módulo. Cada

taller requiere un promedio de diez (10) horas de preparación y en ocasiones

requiere más.

3. La asistencia a todos los talleres es obligatoria. El estudiante que se ausente

al taller deberá presentar una excusa razonable al facilitador. El facilitador

evaluará si la ausencia es justificada y decidirá como el estudiante repondrá

el trabajo perdido, de ser necesario. El facilitador decidirá uno de los

siguientes: permitirle al estudiante reponer el trabajo o asignarle trabajo

adicional en adición al trabajo a ser repuesto.

Toda tarea a ser completada antes del taller deberá ser entregada en la

fecha asignada. El facilitador ajustará la nota de las tareas repuestas.



4. Si un estudiante se ausenta a más de un taller el facilitador tendrá las

siguientes opciones:

a. Si es a dos talleres, el facilitador reducirá una nota por debajo basado

en la nota existente.

b. Si el estudiante se ausenta a tres talleres, el facilitador reducirá la nota

a dos por debajo de la nota existente.

5. La asistencia y participación en clase de actividades y presentaciones orales

es extremadamente importante pues no se pueden reponer. Si el estudiante

provee una excusa válida y verificable, el facilitador determinará una

actividad equivalente a evaluar que sustituya la misma. Esta actividad deberá

incluir el mismo contenido y componentes del lenguaje como la presentación

oral o actividad a ser repuesta.

6. En actividades de grupo el grupo será evaluado por su trabajo final. Sin

embargo, cada miembro de grupo deberá participar y cooperar para lograr un

trabajo de excelencia, pero recibirán una calificación individual.

7. Se espera que todo trabajo escrito sea de la autoría de cada estudiante y no

plagiado. Se debe entender que todo trabajo sometido esta citado

apropiadamente o parafraseado y citado dando atención al autor. Todo

estudiante debe ser el autor de su propio trabajo. Todo trabajo que sea

plagiado, copiado o presente trazos de otro será calificado con cero (vea la

política de honestidad académica).

8. Si el facilitador hace cambios al módulo o guía de estudio, deberá discutirlos

y entregar copia a los estudiantes por escrito al principio del primer taller.

9. El facilitador establecerá los medios para contactar a los estudiantes

proveyendo su correo electrónico, teléfonos, y el horario disponibles.

10. EL uso de celulares está prohibido durante las sesiones de clase; de haber

una necesidad, deberá permanecer en vibración o en silencio.

11. La visita de niños y familiares no registrados en el curso no está permitida en

el salón de clases.

12. Todo estudiante está sujeto a las políticas y normas de conducta y

comportamiento que rigen al SUAGM y el curso.



Nota: Si por alguna razón no puede acceder las dire cciones electrónicas

ofrecidas en el módulo, no se limite a ellas. Exis ten otros motores de

búsqueda y sitios Web que podrá utilizar para la bú squeda de la información

deseada. Entre ellas están:

• www.google.com

• www.altavista.com

• www.ask.com

• www.excite.com

• www.pregunta.com

• www.findarticles.com

• www.telemundo.yahoo.com

• www.bibliotecavirtualut.suagm.edu

• www.eric.ed.gov/

• www.flelibrary.org/

El/la facilitador(a) puede realizar cambios a las d irecciones electrónicas y/o

añadir algunas de ser necesario.



Filosofía y Metodología Educativa

Este curso está basado en la teoría educativa del Constructivismo.

Constructivismo es una filosofía de aprendizaje fundamentada en la premisa, de

que, reflexionando a través de nuestras experiencias, podemos construir nuestro

propio conocimiento sobre el mundo en el que vivimos.

Cada uno de nosotros genera nuestras propias “reglas “y “métodos mentales”

que utilizamos para darle sentido a nuestras experiencias. Aprender, por lo tanto,

es simplemente el proceso de ajustar nuestros modelos mentales para poder

acomodar nuevas experiencias. Como facilitadores, nuestro enfoque es el

mantener una conexión entre los hechos y fomentar un nuevo entendimiento en los

estudiantes. También, intentamos adaptar nuestras estrategias de enseñanza a las

respuestas de nuestros estudiantes y motivar a los mismos a analizar, interpretar y

predecir información.

Existen varios principios para el constructivismo, entre los cuales están:

1. El aprendizaje es una búsqueda de significados. Por lo tanto, el aprendizaje

debe comenzar con situaciones en las cuales los estudiantes estén buscando

activamente construir un significado.

2. Significado requiere comprender todas las partes. Y, las partes deben

entenderse en el contexto del todo. Por lo tanto, el proceso de aprendizaje se

enfoca en los conceptos primarios, no en hechos aislados.

3. Para enseñar bien, debemos entender los modelos mentales que los estudiantes

utilizan para percibir el mundo y las presunciones que ellos hacen para apoyar

dichos modelos.

4. El propósito del aprendizaje, es para un individuo, el construir su propio

significado, no sólo memorizar las contestaciones “correctas” y repetir el

significado de otra persona. Como la educación es intrínsicamente

interdisciplinaria, la única forma válida para asegurar el aprendizaje es hacer del

avalúo parte esencial de dicho proceso, asegurando que el mismo provea a los

estudiantes con la información sobre la calidad de su aprendizaje.

5. La evaluación debe servir como una herramienta de auto-análisis.



6. Proveer herramientas y ambientes que ayuden a los estudiantes a interpretar las

múltiples perspectivas que existen en el mundo.

7. El aprendizaje debe ser controlado internamente y analizado por el estudiante.



Study Guide

Course Title Administrative Office Management

Code OFAS 491/OTEM 310

Time Length Five Weeks or as applicable

Pre-requisite OFAS 125, OFAS 221, OFAS 291

Description

The course of Administrative Office Management consists of the study of

management, organization and communication. In addition, emphasis is made on

the following areas of office management: selection, professional development,

supervision, motivation, performance appraisal, position analysis, job evaluation,

compensation, performance measurement and productivity. Workplace situations,

analysis of specific work place cases and social responsibilities will be explored and

discussed in various workshops to help develop managerial and decision making

traits in students.

General Objectives

At the end of this course the student will be able to:

1. Develop a strategy of for the administrative office management function.

2. Develop an appropriate philosophy regarding the functions of an organizer.

3. Develop an appropriate philosophy regarding the importance of proper

communication within the management of the administrative office.

4. Design an effective program for the selection of new personnel in any type of

organization.

5. Design an orientation program and a training program, based on specific

organizational needs and requirements.

6. Develop effective strategies for the supervision of subordinates.

7. Design an effective motivational program for employees.

8. Design an effective program for appraising office employees’ performance.

9. Design an effective program to analyze the work required of office employees.

10. Design an effective program for the evaluation of the jobs of the office

employees.



11. Design an effective compensation program for office employees and prepare a

payroll for an organization.

12. Design an effective strategy for the measurement of the output of office

employees.

13. Design a program established for help employees max out productivity.

14. Demonstrate desired work habits such as: Punctuality, Responsibility, Courtesy

and Orderliness.

Texts and Resources

Dessler, G. (2001). Personnel Administration. 8th. Edition. Prentice Hall. ISBN

968-444-488-5

Dessler, G. (2003). Management: Principles & Practices for Tomorrow’s Leaders,

3rd. Edition, Prentice Hall, ISBN 0-13-104442-7

Quible, Z. K. (2005). Administrative office management: an introduction. 8th. Edition,

Prentice Hall, ISBN 0-13-1245104

Vera, A. (2002). Procedimientos modernos de oficina. 6ta. Edición. Venezuela:

Grijalbo

References and Supplementary Materials

http://www.prenhall.com/business_studies

Total Quality Management (TQM)

Local and National Newspapers and TV newscasts

Evaluation

CRITERIA

Percentage

Assistance, participation and class contribution

10%

Course Portfolio Daily Reflection 5%

Tasks assigned per workshop 20% Final Reflection 5%

30%



Team work: Group Presentation, Final project, Workshop Five

30%

Final work Class Presentation 20%

Paper work 10%

30%

1. Weekly assignments: Assignments must be handed in complete on the

assigned date. These could be: essays, case analysis, article analysis,

summaries and any other requested by the facilitator

2. Final Project: On the first week the class will be divided into groups of no more

than five (5) students. Each group will be assigned two topics to choose from

Appendix G from subgroups A through E. They will decide upon which topic to

develop their presentation which will be related to the office environment and on

how to make improvements there. The group will prepare a written report to turn

in and will make an oral presentation lasting not less than twenty five minutes,

utilizing both English and Spanish languages during Workshop Five. The oral

presentation may be in form of a debate or exposition of subject variants. All

members of the group must participate in the preparation of the written report

which should include the following:

a. Why was the subject elected

b. The vision of the group of what would or could happen in relation with

the particular problem or situation, based on the scientific analysis,

result and conclusions.

It’s highly recommended the use of PowerPoint, visu al aids, or similar

software for you presentation.

The schedule for preparing this project is as follows:

a. First week: Groups are formed. The students of each group should

indicate how and when they can be contacted and agree what day the

group can start to work in the final project.

b. Third week or before: Groups present a proposed topic to be discussed

to the Facilitator. The proposal should explain the topic chosen, why it



was chosen, and how it will be presented. The topic should be related to

one of the topics discussed in the course. The Facilitator will be

available at any time.

c. Fifth week: Each group will have 25 minutes to give their oral

presentation. The presentations should be interesting and impact the

rest of the class. The group will turn in the written report that same day.

The Facilitator will evaluate the written report (Appendix D ), and the oral

presentation (Appendix C ).

3. Final Course Assessment: Every student will evaluate the course, self-assess

his/her participation in the course and decide whether course objectives were

met. Every student will evaluate whether the GENERAL OBJECTIVES were met

by answering the following questions:

i. Summarize in a short paragraph what you have achieved or learned

about each objective.

ii. What else would you have liked to learn about this objective?

iii. What suggestions do you have for the next time the course is

offered?

iv. The final course assessment may be prepared in either English or

Spanish.



Description of course policies

1. This course follows the Sistema Universitario Ana G. Méndez Discipline-Based

Dual Language Immersion Model® designed to promote each student’s

development as a Dual Language Professional. Workshops will be facilitated in

English and Spanish, strictly using the 50/50 model. This means that each

workshop will be conducted entirely in the language specified. The language

used in the workshops will alternate to insure that 50% of the course will be

conducted in English and 50% in Spanish. To maintain this balance, the course

module may specify that both languages will be used during the fifth workshop,

dividing that workshop’s time and activities between the two languages. If

students have difficulty with asking a question in the target language in which the

activity is being conducted, students may choose to use their preferred language

for that particular question. However, the facilitator must answer in the language

assigned for that particular day. This should only be an exception as it is

important for students to use the assigned language. The 50/50 model does not

apply to language courses where the delivery of instruction must be conducted in

the language taught (Spanish or English only).

2. The course is conducted in an accelerated format and requires that students

prepare in advance for each workshop according to the course module. Each

workshop requires an average ten hours of preparation but could require more.

3. Attendance at all class sessions is mandatory. A student that is absent to a

workshop must present the facilitator a reasonable excuse. The facilitator will

evaluate if the absence is justified and decide how the student will make up the

missing work, if applicable. The facilitator will decide on the following: allow the

student to make up the work, or allow the student to make up the work and

assign extra work to compensate for the missing class time.

Assignments required prior to the workshop must be completed and turned in on

the assigned date. The facilitator may decide to adjust the grade given for late

assignments and make-up work.

4. If a student is absent to more than one workshop the facilitator will have the

following options:



a. If a student misses two workshops, the facilitator may lower one grade

based on the students existing grade.

b. If the student misses three workshops, the facilitator may lower two

grades based on the students existing grade.

5. Student attendance and participation in oral presentations and special class

activities are extremely important as it is not possible to assure that they can be

made up. If the student provides a valid and verifiable excuse, the facilitator may

determine a substitute evaluation activity if he/she understands that an

equivalent activity is possible. This activity must include the same content and

language components as the oral presentation or special activity that was

missed.

6. In cooperative activities the group will be assessed for their final work. However,

each member will have to collaborate to assure the success of the group and the

assessment will be done collectively as well as individually.

7. It is expected that all written work will be solely that of the student and should not

be plagiarized. That is, the student must be the author of all work submitted. All

quoted or paraphrased material must be properly cited, with credit given to its

author or publisher. It should be noted that plagiarized writings are easily

detectable and students should not risk losing credit for material that is clearly

not their own (see Academic Honesty Policy).

8. If the Facilitator makes changes to the study guide, such changes should be

discussed with and given to students in writing at the beginning of the first

workshop.

9. The facilitator will establish a means of contacting students by providing an email

address, phone number, hours to be contacted and days.

10. The use of cellular phones is prohibited during sessions; if there is a need to

have one, it must be on vibrate or silent mode during class session.

11. Children or family members that are not registered in the course are not allowed

to the classrooms.

12. All students are subject to the policies regarding behavior in the university

community established by the institution and in this course.



Note: If for any reason you cannot access the URL’s presented in the module,

do not stop your investigation. There are many sea rch engines and other

links you can use to search for information. These are some examples:

• www.google.com

• www.altavista.com

• www.ask.com

• www.excite.com

• www.pregunta.com

• www.findarticles.com

• www.telemundo.yahoo.com

• www.bibliotecavirtualut.suagm.edu

• www.eric.ed.gov/

• www.flelibrary.org/

The facilitator may make changes or add additional web resources if deemed

necessary.



Teaching Philosophy and Methodology

This course is grounded in the learning theory of Constructivism.

Constructivism is a philosophy of learning founded on the premise that, by reflecting

on our experiences, we construct our own understanding of the world in which we

live.

Each of us generates our own “rules” and “mental models,” which we use to

make sense of our experiences. Learning, therefore, is simply the process of

adjusting our mental models to accommodate new experiences. As teachers, our

focus is on making connections between facts and fostering new understanding in

students. We will also attempt to tailor our teaching strategies to student responses

and encourage students to analyze, interpret and predict information.

There are several guiding principles of constructivism:

1. Learning is a search for meaning. Therefore, learning must start with the issues

around which students are actively trying to construct meaning.

2. Meaning requires understanding wholes as well as parts. And parts must be

understood in the context of wholes. Therefore, the learning process focuses on

primary concepts, not isolated facts.

3. In order to teach well, we must understand the mental models that students use

to perceive the world and the assumptions they make to support those models.

4. The purpose of learning is for an individual to construct his or her own meaning,

not just memorize the "right" answers and regurgitate someone else's meaning.

Since education is inherently interdisciplinary, the only valuable way to measure

learning is to make the assessment part of the learning process, ensuring it

provides students with information on the quality of their learning.

5. Evaluation should serve as a self-analysis tool.

6. Provide tools and environments that help learners interpret the multiple

perspectives of the world.

7. Learning should be internally controlled and mediated by the learner.



Workshop One

Specific Objectives:

At the end of this workshop, the student will be able to:

1. Explain the administrative office management function.

2. Describe the concept of TQM (Total Quality Management).

3. Explain the evolution of management theory.

4. Define and distinguish the difference between the line structure and line and

staff organizational structure.

5. Differentiate between centralization and decentralization, its advantages and

disadvantages, in the organizational structures.

6. Define the elements of the communication process.

7. Describe the flow of the communication.

Language Objectives:

1. After reading information about the management, organization, and

communication processes, the student will summarize correctly in English the

main concepts of these processes.

2. The student will be able to develop written assignments using correct

grammar, syntax, and verbs usage.

3. The students will express themselves orally with correct pronunciation and

technical jargon.

Electronic Links (URLs)

www.prenhall.com/business_studies

American Psychological Association Manual (APA):

www.wisc.edu/writetest/Handbook/DocAPA.html

Total Quality Management:

www.isixsigma.org/tqm.html

www.improve.org/tqm.html

www.tqm.com.uy

http://www.ciens.ula.ve/~rsotaqui/sistemika/sd96esp.html



Organizational Chart:

www.mapnp.org/library/org_thry/design.htm

Management functions

http://www.quality4results.com/four_management_functions.htm

Communication

http://www.socialanxiety.com/area-communication.html

Quality Management and Performance Excellence (TQM)

http://www.gslis.utexas.edu/~rpollock/tqm.html

http://www.tbr.state.tn.us/text_only_version/policies_guidelines/general_guidelines/G

-100.htm

Assignments before Workshop One:

1. Search and read information about the following concepts:

a. Administrative Office Management Function

b. Globalization and it effect in the organizational environment

c. Total Quality Management Concept (TQM)

d. Organizational Charts

e. Organizational structures and lines

f. Communication Process

2. Bring a written summary of the above concepts. Be prepared to share the

summary with your classmates.

3. Compose an essay to turn in, three pages in APA style, about the implications

of the organizational principles for the Administrative Office Manager.

Activities:

1. Using an ice breaker exercise, the facilitator and the students will introduce

each other.

2. The facilitator will select the Student Representative and explain his/her role.

3. The facilitator will explain the evaluation criteria, assignments, classroom

rules, the objectives, and the use of module.

4. The facilitator will divide the class into small group to discuss the assignment.

The students will share their finding about the topics.

5. The student will turn in their essays.



6. The class will be divided into groups of no more than three (3) students.

Each group will be assigned two topics from Appendix G (for subgroups A

through E). They will decide upon which topic to develop their presentation

which will be related to the office environment and on how to make

improvements there. The group will prepare a written report to turn in and will

make an oral presentation lasting not less than twenty five minutes, utilizing

both English and Spanish languages during Workshop Five. The oral

presentation may be in form of a debate or exposition of subject variants. All

members of the group must participate in the preparation of the written report

which should include the following:

a. Why they chosen the subject.

b. The vision of the group of what would or could happen in relation with

the particular problem or situation, based on the scientific analysis,

result and conclusions.

7. Once the groups are formed, the students of each group should indicate how

and when they can be contacted and agree what day the group can start to

work in the final project.

8. The facilitator will clarify the doubts related to the next workshop.

Assessment:

1. The student will complete Appendixes A and B Daily Journal

2. Hand in Daily Journal at the end of the workshop.

3. Written report rubric (Appendix D).

4. Class participation rubric (Appendix Q).

5. Oral presentation rubric (Appendix C).



Taller Dos

Objetivos Específicos:

Al final de este taller, los estudiantes:

1. Describirá los diferentes recursos disponibles para reclutar empleados.

2. Explicará los pasos a seguir para seleccionar empleados de oficina.

3. Identificará las leyes federales que aplican a la oficina de recursos humanos

4. Explicará los diferentes formatos de entrevista y qué tipo de preguntas deben

y no deben hacerse en el proceso de entrevista.

5. Mencionará y describirá los siguientes procesos: orientación a nuevos

empleados, capacitación y estilos de aprendizaje

Objetivos del Lenguaje:

1. Luego de leer información sobre los procesos de selección y capacitación de

empleados, el estudiante resumirá los puntos más importantes de estos

procesos.

2. El estudiante redactará correctamente las asignaciones haciendo buen uso

de la gramática y la sintaxis.

3. El estudiante explicará oralmente los procesos de selección y capacitación

de empleados utilizando correctamente el vocabulario y los verbos.

Enlaces Electrónicos:

Reclutamiento:


www.e-skills.com/recruitment/step-intro.html

Selección y Subjetividad: ¿En realidad somos objetivos?:

www.gestiopolos.com/canales/derrhh/articulos/54/subjetividad/htm

Recursos Humanos

http://www.recursohumano.com/

Selección de empleados

http://www.uniformguidelines.com/uniformguidelines.html#8

http://www.hr-topics.com/employee_resourcing/employee_selection.htm

http://www.job-interview.net/supervision.htm



Asignaciones antes del Taller:

1. Buscar y leer información sobre los procesos de selección y capacitación de

los empleados, específicamente del personal administrativo de una oficina.

2. Buscar en la internet, biblioteca, y/o periódicos, los recursos potenciales para

reclutar empleados de oficina, “outsourcing”, proceso de entrevista, leyes

federales que aplican a la oficina de recursos humanos, como por ejemplo:

Ley ADA, “Civil Rights Act of 1964 and 1991”, “Equal Employment

Opportunity Act “ y Programa de Acción Afirmativa. Prepare una tabla con

mostrando la información encontrada.

3. Buscar información sobre los siguientes tópicos: orientación a empleados

nuevos y estilos de aprendizajes.

4. Basada en una compañía imaginaria o que conoces, prepara un informe

escrito, siguiendo el estilo APA y no más de cuatro páginas, que describa los

pasos fundamentales que se llevaron o se llevarán a cabo en el proceso de

selección de empleados incluyendo los requisitos de la plaza, la entrevista y

la selección final del candidato.

5. Continúe trabajando con su portafolio (ver Anejos I al P)

Actividades:

1. El facilitador comenzará la clase con un breve repaso.

2. El facilitador dividirá la clase en pequeños grupos y le asignará un tópico de

la asignación a cada grupo. Cada grupo explicará el tópico utilizando un

mapa conceptual. Tendrán 15 minutos para elaborar el mapa conceptual y

15 minutos para presentarlo a la clase. El facilitador clarificará dudas o

preguntas del tópico y la elaboración del mapa conceptual.

3. Los estudiantes presentarán un resumen oral del informe escrito sobre el

proceso de selección de empleados en la compañía imaginaria o que

conocen.

4. Se dividirá la clase en pares (dos estudiantes). Cada grupo elaborará un

proceso de entrevista de empleo de una posición de gerente de oficina. Un

estudiante hará el papel de candidato y el otro estudiante de entrevistador.



Ambos estudiantes mostrarán la conducta, postura, preguntas y respuestas

apropiadas en el proceso de una entrevista de empleo.

5. El facilitador proveerá retroalimentación de la actividad anterior y clarificará

dudas referentes al proceso de entrevista.

6. Los estudiantes se reunirán en forma de mesa redonda. Junto al facilitador,

estos discutirán lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer en una

entrevista (ver Anejo H).

7. El facilitador discutirá los requisitos de tareas para el taller tres y se aclarará

dudas sobre el próximo taller.

Avalúo

1. El/la estudiante reflexionará llenando el Anejos A and B – Hoja de Diario

Reflexivo

2. Entregará al/a la facilitador(a) la hoja de reflexión al finalizar el taller.

3. Matriz valorativa de trabajos escritos (Anejo D).

4. Matriz valorativa de participación en clase (Anejo Q).



Workshop Three


At the end of this workshop, the student will be able to:

1. Explain the functions of supervision for the administrative office.

2. Identify the supervisory responsibilities, specials skills of supervisors and

supervisory training.

3. Describe the motivational process.

4. Explain the theories of motivation and the employee motivation techniques

and strategies.

5. Emphasize the uses of performance appraisal.

6. Explain the characteristics of performance appraisal programs and the

methods of performance appraisal.


1. After reading information about supervising, motivating, and appraising

performance of office employees, the student will go over the main points

using technical jargon.

2. Students will use correct grammar when writing sentences.

3. Express themselves orally in English as the language of the communication

with correct pronunciation, grammar, and verb usage.

Electronic Links (URLs):

Supervising, Motivating, and Appraising


Management

http:/muphlip.pearsoncmg.com

Management: Principles & Practices for Tomorrow’s Leaders

http:/muphlip.pearsoncmg.com/cw/mpbookhome.cfm?vbookid=483

APA Style

www.apastyle.org/elecref.html

www.wisc.edu/writetest/Handbook/DocAPA.html

Theories of Motivation

http://chiron.valdosta.edu/whuitt/col/motivation/motivate.html



Assignments before Workshop Three:

1. Read information about supervising office employees, characteristics of

effective supervisor and leadership role. Prepare a power point presentation,

no more than10 slides, explaining the main points of each topic.

2. Students will come prepared to offer their PowerPoint presentation.

3. Write an essay using APA style and no more than four pages, explain the

significance of using effective employee motivation techniques and strategies.

4. The groups (formed in Workshop One) will bring a proposal of the topic

chosen for the final project. The proposal should explain why the topic was

chosen, and how it will be presented. The topic should be related to one of

the topics discussed in the course.

5. Continue working with your portfolio (Appendixes I to P).

Activities:

1. The facilitator will start the class with a short review.

2. The students will offer their PowerPoint presentation about supervising office

employees, characteristics of effective supervisor and leadership role topics.

3. The facilitator will clarify doubts about these topics.

4. The facilitator will explain the motivational process.

5. Students and the facilitator will discuss the uses and characteristics of

Performance Appraisal programs.

6. The students will share their work experiences regarding employee motivation

techniques and performance appraisal programs.

7. The groups will turn in their proposal of the topic chosen for the final Project.

8. The facilitator will explain the activities for the next workshop and clarify

doubts.

Assessment:

1. The student will complete Appendix A-Daily Journal


3. Written report rubric.

4. Class participation rubric.

5. Oral presentation rubric.



Taller Cuatro

Objetivos Específicos:

Al final del taller, el estudiante podrá:

1. Describir la naturaleza del análisis de puesto.

2. Entender y explicar los factores que afectan la administración de salarios.

3. Identificar las leyes que afectan la administración de salarios.

4. Identificar las características de los planes de incentivo económico.

5. Describir los beneficios marginales requeridos por ley y otros beneficios a

empleados.

Objetivos del Lenguaje:

1. Luego de leer información sobre análisis de puestos y administración de

salarios, los estudiantes resumirán en sus propias palabras los pasos a

seguir en estos procesos utilizando correctamente los términos de la

profesión.

2. Los estudiantes escribirán oraciones completas utilizando correctamente la

gramática y las reglas de acentuación al redactar un documento.

3. Los estudiantes se expresarán oralmente utilizando el vocabulario y la

conjugación de los verbos correctamente.

Enlaces Electrónicos:

Análisis de Puesto y Administración de Salarios


Leyes Laborales

jobsearch.about.com/od/laborlaws

dol.gov/laws

http://www.firstgov.gov/Topics/Reference_Shelf.shtml#Laws

http://www.firstgov.gov/Topics/Reference_Shelf/Laws.shtml

Gerencia


http://www.recursohumano.com/

Programas de Compensación y beneficios

http://www.effectivecompensation.com/SalaryAdministration.html



http://straylight.law.cornell.edu/uscode/html/uscode29/usc_sup_01_29_10_8.html

http://www.workshopsinc.com/manual/Ch4L2.2.html

Tareas a realizar antes del Taller Cuatro:

1. Buscar información sobre el proceso Análisis de Puesto y Administración de

Salarios de empleados de oficina y preparar un resumen sobre estos procesos.

2. Leer y traer información sobre las siguientes leyes: “Age Discrimination in

Employment Act, Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act, Davis-

Bacon Act, Deficit Reduction Act, Equal Pay Act, Economic Recovery Tax Act,

Family and Medical Leave Act of 1993, Fair Labor Standards Act, Pension

Reform Act, Pregnancy Discrimination Act and the Walsh-Healey Act”.

3. Buscar información y explicar en clase los siguientes beneficios: Planes 401(K);

“Reimbursement Account programs (Cafeteria Plans); Wellness Programs;

Employee Assistance Programs and Merit pay”.

Actividades:

1. El facilitador comenzará la clase con un breve repaso.

2. El facilitador y los estudiantes comenzarán la discusión de los procesos de

Análisis de Puestos y la administración de salarios.

3. La clase se dividirá en pequeños grupos para compartir la información sobre las

leyes federales y los beneficios.

4. Cada grupo hará una presentación de 15 minutos explicando su punto de vista

con relación a la legislación y los beneficios a empleados.

5. Los estudiantes discutirán verbalmente los siguientes temas: Planes 401(K);

“Reimbursement Account programs (Cafeteria Plans); Wellness Programs;

Employee Assistance Programs and Merit pay”

6. El facilitador clarificará dudas sobre el proyecto final para entregar en el taller

Cinco.

7. Los grupos se reunirán para finalizar detalles del proyecto final.

8. El facilitador explicará las asignaciones antes del taller.

Avalúo

1. El/la estudiante reflexionará llenando el Anejo B – Diario Reflexivo.

2. Entregará al/a la facilitador(a) la hoja de reflexión al finalizar el taller.



3. Matriz valorativa para trabajos escritos.

4. Matriz valorativa de participación en clase.

5. Matriz valorativa de presentaciones orales.



Workshop Five/Taller Cinco

NOTA: Este taller es bilingüe. Tanto,

el Facilitador como los estudiantes,

deberán utilizar el idioma asignado

para cada tarea y actividad.

NOTE: This is a bilingual workshop.

Both the facilitator and student

should use the language assigned

for each homework and activity.


At the end of the workshop, the student will be able to:

1. Explain the nature of work measurement and work measurement programs.

2. Mention the work measurement techniques.

3. Describe the productivity programs and techniques.

4. Present the final project.


1. Use cooperative learning strategies to analyze and discuss a topic.

2. Use the reading process effectively.

3. Express themselves orally using English or Spanish with correct

pronunciation and verb usage.

Electronic Links (URLs):

Measuring Output and Improving Productivity of Office Employees



Management

http:/muphlip.pearsoncmg.com

Management: Principles & Practices for Tomorrow’s Leaders


http://www.lmu.ac.uk/lis/imgtserv/tools/workmeas.htm

http://findarticles.com/p/articles/mi_qa3618/is_199903/ai_n8850896?cm_ven=YPI#c

ontinue

Productivity

http://www.primefaraday.org.uk/Technology-Watch/business-reviews/improving-

productivity.aspx



Assignments before Workshop Five:

1. Each student will bring information about measuring output and improving

productivity of office employees.

2. The student will explain how a supervisor can improve his/her employee’s

productivity using productivity improvement techniques.

3. Each group will illustrate their final Project and turn in their written report.

Activities:

1. The facilitator will start the class with a short review.

2. The facilitator and the students will discuss the measuring output and

productivity of office employees. This activity will be in English.

3. Each group will present their final project. They have 25 minutes to give their

oral presentation. The presentations should be interesting and impact the

rest of the class. The group will turn in the written report that same day. The

Facilitator will evaluate the written report (Appendix D), and the oral

presentation (Appendix C). The oral presentation will be in Spanish and the

written report in English.

6. The facilitator will clarify any questions.

7. Students will hand in the Portfolio.

8. The facilitator and the student will prepare a final conceptual map of all topics

learned in the course. This activity will be carry out in English.

9. The student representative will start the class evaluation process.

10. Closing activity – to be determined by the facilitator.

Assessment:

1. The student will complete Appendix A-Daily Journal


3. Written report rubric.

4. Class participation rubric.

5. Oral presentation rubric.

6. Portfolio rubrics (Appendixes I to P).



Anejos/Appendixes



Anejo A/Appendix A

DAILY JOURNAL : Workshop ______

Name: ______________________________ Date ____________________ Please finish the following sentences after each workshop as briefly as possible: 1. Today I felt … 2. What did I learn in the workshop today? I have reached the following conclusions

at the end of this workshop:

3. The most interesting topic learned today was and my contribution to today’s

discussion and workshop were:

4. I still have doubts about the following subject(s):

5. General comments:



DIARIO REFLEXIVO : Taller ______

Nombre:______________________________ Fecha ____________________ Después de cada taller, termina las siguientes expresiones en forma breve: 1. Durante el día de hoy me sentí… 2. ¿Qué aprendí en este taller? Al finalizar el taller de hoy, he llegado a las

siguientes conclusiones...

3. El tema más interesante del día y mi contribución al taller de hoy fue... 4. Al finalizar el taller de hoy, me surgieron las siguientes interrogantes:

5. Comentarios generales:



Anejo B/Appendix B

Learning Journal Rubric

Student Name: _______________________ Journal #: _____

Date: _______________ Final score: ______________

� Excellent: 5 points � Good: 4 points � Satisfactory: 3 points � Limited: 2 points � Poor: 1 point

Criteria Workshop

One

Workshop

Two

Workshop

Three

Workshop

Four

Workshop

Five

Student turned in the journal on time assigned

Student answers questions without deviating from the topic; ideas are well connected and follow a sequence

Student uses critical thinking to express ideas and projects a deep understanding of the topic discussed in class

Sentences are written using appropriate syntax, punctuation, verb usage, and grammar

Total Points



Matriz para el Diario Reflexivo

Nombre del estudiante: _______________________ Diario#: _____

Fecha: _______________ Total puntos ______________________

� Excelente: 5 puntos � Bueno: 4 puntos � Satisfactorio: 3 puntos � Limitado: 2 puntos � Pobre: 1 puntos

Criterios Taller

Uno

Taller

Dos

Taller

Tres

Taller

Cuatro

Taller

Cinco

El estudiante entregó el diario reflexivo en la fecha asignada

El estudiante respondió las preguntas sin desviarse del tópico, con ideas organizadas

El estudiante utilice análisis crítico para expresar ideas y temas y refleja profundo entendimiento del tema discutido en clase

Las oraciones están escritas correctamente siguiendo las reglas de gramática, sintaxis, los verbos y puntuación.

Total de puntos



Anejo C/Appendix C

MATRIZ VALORATIVA PARA EVALUAR PRESENTACION

INDIVIDUAL/GRUPAL ORAL

Nombre del Estudiante: _______________________ Fecha:_________________

Criteri o Puntos Puntuación del estudiante

Conten ido Realiza una introducción efectiva del tema identificando el propósito, objetivo e ideas principales que se incluyen en la presentación.

10

La presentación es organizada y coherente y puede seguirse con facilidad.

10

El presentador demuestra dominio del tema o materia de la presentación al explicar con propiedad el contenido y no incurrir en errores.

10

Las ideas y argumentos de la presentación están bien fundamentados en los recursos presentados, consultados o discutidos en clase.

10

Capta la atención e interés de la audiencia y/o promueve su participación, según aplique.

10

Proyección efectiva, postura corporal adecuada, manejo de la audiencia, manejo del tiempo asignado.

10

Usa varias estrategias para hablar o definir conceptos, interpretaciones, aplicaciones y evaluación de procesos o experiencias en el contenido del curso.

10

Lenguaje Pronunciación de las palabras es clara y de manera correcta para que se entienda el lenguaje utilizado.

10

Uso correcto de la gramática y conjugación de verbos en el idioma asignado.

10

Uso correcto del vocabulario para expresar el mensaje adecuadamente.

10

Total de Puntos 100 (70% de

contenido y 30%

Lenguaje)

Puntuación del Estudiante:

________

Firma del Estudiante: _________________ Firma del Facilitador: ______________



RUBRIC TO EVALUATE INDIVIDUAL/GROUP PRESENTATION

Student Name:____________________________Date:___________________

Criteria Value Points Student To tal Score

Content Performs an effective introduction to the theme identifying the objectives, ideas and principles that are included in the presentation.

10

The presentation is organized and coherent, and could be easily followed

10

The presenter demonstrates domain of the theme or subject by means of properly explaining content without incurring in errors

10

The ideas and arguments of the presentation are well founded by the resources presented, consulted or discussed in class

10

Capture of the attention and interest of the audience and/or promote their participation, as applicable

10

Effective personal projection, corporal posture and manage of the audience;

10

Uses a variety of speaking strategies to define concepts, interpretation, application and evaluation of processes using experience on concepts or content of class.

10

Language Student pronounces words in a clear and correct manner so as to make the correct language used understood to others.

10

Correct use of grammar and verb conjugation. 10

Use of correct use of vocabulary words to express message.

10

Total Points 100 (70% of content and

30% of language)

Student’s Total Score:

________

Student’s signature: _____________ Facilitator’s Signature: __________________



Anejo D/Appendix D WRITTEN REPORT RUBRIC

Name/Group ________________________________________________ Course: ____________________ Date: ________________________ Topic: ______________________ Time: ________________________ Criteria Value Points Student Score

Content Excellent organization enhances readability and/or understandability of the report.

5 (23%)

Clear examples to support specific topic sentences and to support the overall purpose; reader gains important insight; analysis poses novel ways to think of the material; quoted material well integrated; depth of coverage without being redundant.

5 (24%)

APA is used accurately and consistently in the report and on the "References" page. The references in the list match the in-text citations and all were properly encoded in APA format.

5 (23%)

Language Demonstrates a command of standard English (vocabulary, syntax and flow of ideas)

5 (15%)

Uses grammar appropriately, punctuation, and capitalization correctly

5 (15%)

Total Points 25 ( 70% content and 30% language)

Total score:



HOJA DE EVALUACION INFORME ESCRITO

Nombre/Grupo ________________________________________________ Curso: __ ___________ Fecha: ________________________ Tema: ______________________ Tiempo: ________________________

Criterios Valor Puntaje del Estudiante

Contenido

La excelente organización realza la claridad y la comprensión del informe.

5 (23%)

Se dan ejemplos claros para apoyar las oraciones centrales y el propósito general del informe; el análisis brinda maneras novedosas para reflexionar en el material; el material citado está bien integrado; las ideas son profundas pero no redundantes.

5 (24%)

Se utiliza precisa y consistentemente el estilo APA en el informe y en la página de referencias. Las referencias del listado concuerdan con las citas en el texto y todas han sido escritas adecuadamente usando el estilo APA.

5 (23%)

Lenguaje

Demuestra habilidad en el manejo del idioma español estándar (vocabulario, sintaxis y flujo de ideas).

5 (15%)

Usa la gramática de una manera adecuada y correcta.

5 (15%)

Total 25 ( 70% contenido y 30% lenguaje)

Puntaje Total:

El nombre del estudiante: ______________________________ Firma del facilitador: _________________________



Anejo E/Appendix E EL ENSAYO

El ensayo es una composición donde se exponen, analizan y comentan de

manera clara ideas alrededor de un tema que el escritor del ensayo maneja.

Generalmente es mucho más breve y menos profundo que un tratado, manual o

monografía. Está compuesto por al menos un párrafo introductor, tres o más

párrafos de apoyo a la idea central del tema y un párrafo de cierre o de conclusión.

Todos los párrafos del ensayo cuentan con una idea central (oración temática) y de

varias ideas secundarías que defienden, explican y amplían la idea central.

Los temas que trata un ensayo, a pesar de haber sido inicialmente filosóficos,

pueden abarcar cualquier categoría, y generalmente no va acompañado de notas a

pie de página ni bibliografía.

Su objetivo, más que imponer soluciones es plantearlas y señalar posibilidades.

Entre sus principales características están: El no requerir un lector especializado

para poder ser leído. El ser claro y ordenado (hipótesis, desarrollo del tema,

conclusiones y sugerencias) y presentar la opinión del autor.



THE ESSAY

It’s a written product where ideas are clearly exposed, analyzed and

commented in a clear and concise manner regarding a theme or subject which the

writer wants to cover. Generally, it is very brief and superficial more so than an article or

profound study. It usually contains an introductory paragraph, three or more paragraphs

supporting the central theme and at the end, a closing paragraph or conclusion. All

paragraphs in an essay carry a central idea (theme sentence) together with other

secondary ideas which support, explain and amplify the central idea.

Notwithstanding that topics generally treated in essays were initially

philosophical, they can embrace any category and normally do not include footnotes or

reference notes.

Its objective, rather than to impose solutions, is to bring them forward and to

indicate possible solutions. An essay does not require that its reader be of a specific

category or nature and its contents are normally clear and orderly (hypothesis, theme

unfolding swiftly, conclusion and recommendations) and presents the authors opinion.



Anejo F/Appendix F

MATRIZ PARA EVALUAR EL ENSAYO

Instrucciones: Marque con la letra x, debajo de cada número nota y al lado de cada criterio, si

es:

Excelente: Cumple con todos los requisitos………………………5 puntos

Bueno: Cumple con la mayoría de los requisitos…………….4 puntos

Regular: Cumple con la mitad de los requisitos……………….3 puntos

Pobre: Cumple con pocos requisitos………………………….2 puntos

Deficiente: Casi no cumple con los requisitos…………………… 1 punto

No cumplió el criterio: No cumplió con los requisitos…………….…0 puntos

Criterios 5 4 3 2 1 0

1. Sintaxis y ortografías correctas

2. Análisis del tema

3. Mantiene la cronología de los eventos

4. Define los conceptos básicos del tema

5. Presenta una buena introducción al tema

6. Desarrolla el tema en forma organizada y coherente

7. Interpreta correctamente las ideas

8. Sus argumentos son válidos y aportan al análisis del tema

9. Sustenta el desarrollo del tema con bibliografía

TOTAL

Nota: Puntuación final:____________________puntos obtenidos de 45



RUBRIC FOR ESSAY EVALUATION

Instructions: Place an X, under the applicable grade number and next to specific criteria:

Excellent: Meets all requirements.…………………………………5 points

Good : Meets most requirements………………..…………….4 points

Regular: Meets at least half of the requirements………………3 points

Poor: Meets some requirements….………………………….2 points

Deficient: Almost meets some requirements …………………… 1 point

Did not meet criteria: Did not comply with requirements...……….…0 point

Criteria 5 4 3 2 1 0

1. Correct grammar and punctuation

2. Analysis of theme

3. Maintains chronology of events

4. Defines basic theme concepts

5. Quality of theme introduction

6. Subject is developed in an organized and coherent form

7. Ideas are constructed correctly

8. Presents valid arguments which add to the analysis of the subject

9. Bibliography supports the presentation of the subject

TOTAL

Note: Final punctuation: ____________________points out of 45



Anejo G/Appendix G

TEMAS PARA PRESENTACIÓN FINAL Instrucciones:

El facilitador dividirá la clase, si hay bastantes estudiantes, en cinco subgrupos.

Asignará dos temas de los grupos A a la E a cada subgrupo y los miembros de cada

grupo escogerán el tema que desarrollarán para el Taller Cinco. Los temas para

asignar a cada subgrupo son:

Grupo A

El papel estratégico de la administración de personal

E-Learning y Coaching virtual

Trabajo en equipo (teamwork): disciplina para aprender

Grupo B Distintas técnicas de Capacitación y Desarrollo

La administración del Tiempo

Discrimen en el empleo

Desarrollo de escalas de compensación

Grupo C Estrés laboral

Empowerment

La negociación colectiva

Grupo D Calidad Total

Manejo de conflictos

Resistencia al cambio

Grupo E Estrategias de supervivencia en la oficina

Motivación sin dinero

Proceso de comunicación



FINAL PRESENTATION TOPICS Instructions:

The facilitator will divide the class, depending on class size, into five subgroups. Each

subgroup will be assigned two groups from A through E and their members will elect

which one they will present in Workshop Five. Available topics for each subgroup are:

Group A

Strategic planning for the Management of Personnel

E-Learning and virtual Coaching

Team Work: a discipline to learn

Group B Different techniques for Training and Development

Time Management

Discrimination at work

Creation of salary scales and structure

Group C Work stress

Empowerment

Collective Bargaining

Group D Total Quality

Managing work environment conflicts

Resistance to change

Group E Office Survival Strategies

Motivation without remuneration

Communication process



Anejo H/Appendix H Matriz de Valoración de la Mesa Redonda

Nombre/Grupo ________________________________________________

Curso: ______________________ Fecha: ________________________

Criterios Valor Puntaje del Estudiante

Contenido

El participante ofrece un análisis suficientemente sólido y sin dudar avanza en la conversación.

1 punto

El participante, a través de sus comentarios, demuestra un conocimiento profundo del tema y un alto entendimiento de las preguntas elaboradas por la audiencia.

1 punto

El participante ha venido preparado para la discusión – con notas y pasajes o textos marcados o anotados.

1 punto

El participante, a través de sus comentarios, demuestra que esta escuchando activamente a los otros participantes.

1 punto

El participante ofrece explicaciones aclaratorias y/o seguimiento que extiende la conversación.

1 punto

Las observaciones del participante frecuentemente se refieren a ideas o argumentos expuestos en la discusión.

1 punto

El participante demuestra una actitud y postura profesional durante la conversación.

1 punto

Lenguaje

Demuestra habilidad en el manejo del idioma español estándar (vocabulario, sintaxis y flujo de ideas).

1 punto

Usa la gramática de una manera adecuada y correcta.

1 punto

Ante una idea controversial, presenta un argumento persuasivo para defender su punto de vista personal.

1 punto

Total 10 puntos ( 70% contenido y 30% lenguaje)

Puntaje Total:

Nombre del estudiante: ______________________________ Firma del facilitador: _________________________

Nota: El puntaje adquirido por el estudiante podrá anotarse según la siguiente escala:

• Excelente: 1.00 punto • Bueno: 0.75 punto • Regular: 0.50 punto • Necesita mejorar: 0.25 punto



Round Table Rubric

Student name/Group: _______________________________________________

Course: __________________________ Date: ________________________

Criteria Value Points Student Score

Content

Participants offer an in-depth and solid analysis of the discussed content and the dialogue flows smoothly during the discussion.

1 point

Participants –through their comments– show deep knowledge of the discussed topic and a high level of understanding of questions asked by the audience.

1 point

Participants are appropriately prepared for discussion – with notes taken from their reading and passages or textbooks properly highlighted about the topic in discussion.

1 point

Participants, through their comments, show that they are paying close attention to what other participants say about the topic.

1 point

Participants provide explanations and follow up to enrich discussion.

1 point

Participants’ observations are usually related to ideas or arguments presented in this discussion.

1 point

Participants show a professional attitude and posture during the discussion.

1 point

Language

Participants show good use of the standard English language (vocabulary, syntax and flow of ideas).

1 point

Participants use appropriate intonation in making remarks and good projection of the voice toward the audience.

1 point

Given a controversial topic during discussion, participants show a persuasive argument to support their points of view about it.

1 point

Total 10 points ( 70% content y 30% language)

Total Score:

Student name: ______________________________

Facilitator’s signature: _________________________

Note: The score obtained by the student should be recorded as follows: • Excellent: 1.00 point • Good: 0.75 point • Fair: 0.50 point • Needs improvement: 0.25 point



Anejo I/ Appendix I

PORTFOLIO

Guidelines to prepare the portfolio

1. Determination of sources of content

2. The following, but not limited to, documentation will be included:

a. Projects, surveys, and reports.

b. Oral presentations

c. Essays: dated writing samples to show progress

d. Research papers: dated unedited and edited first drafts to show progress

e. Written pieces that illustrate critical thinking about readings: response or

reaction papers.

f. Class notes, interesting thoughts to remember, etc.

g. Learning journals, reflexive diaries.

h. Self assessments, peer assessments, facilitator assessments.

i. Notes from student-facilitator conferences.

3. Organization of documentation

Documentation will be organized by workshop, and by type of assignment within

workshops. Workshops will be separated from one another using construction paper

or paper of different colors, with tabs indicating the workshop number.

4. Presentation of the portfolio

• Documentation will be posted in a binder or in a digital version (e-portfolio).

• The cover page will follow exactly APA guidelines applied to a cover page of

research papers submitted at Metro Orlando Campus. This cover page will be

placed at the beginning of the portfolio.

• The entire portfolio will follow APA style: Courier or Times New Roman font,

size 12, double space, and 1-inch margins. See a “Publication Manual of the

APA, Fifth Edition”

• A log of entries that can be expanded with each new entry properly

numbered. The table, which should be located at the beginning, should

include a brief description, date produced, date submitted, and date evaluated

(Appendix K ).



• Introduction and conclusion of the income and outcome of the portfolio.

• A list of references and appendixes of all assignments included will be added

to the end of the portfolio.

• The Portfolio Informational Sheet will be placed in the transparent front pocket

of the binder for identification purposes (Appendix J ).

5. Student-Facilitator Feedback Template: Progression follow-up

The final step in implementing portfolios, before returning them to the student or

school life, is sharing feedback with each student to review the contents, student

reflections, and your evaluations of individual items and all of the work together as

related to learning targets (Banks, 2005).

Facilitators will e-mail a feedback template to all students. This template will contain

information pertaining to weaknesses and strengths found in students’ portfolios

(Appendix N ). Facilitators will focus their attention on showing students what is

possible and their progress rather than what is wrong; however, this does not mean

that facilitators will not cover weaknesses and areas for improvement during the

conference. Facilitators will send this feedback template upon completion of

workshop one.

Students will also have the opportunity to respond to the facilitator’s feedback and

write their own comments and/or ideas of how to improve the quality of their

portfolios, and how to become better metacognitive learners on the feedback

template. Students will e-mail the template with their comments back to the facilitator

after every workshop.

6. Portfolio storage:

• Portfolio samples will be safely stored for a six-month term on campus.

• Students will sign an official document empowering Ana G. Mendez

University System with rights to use their portfolios with educational or

accreditation purposes during this term (Appendix O ).

• After this term, and if their authors authorize Ana G. Mendez University

System to discard their portfolios by signing an official document, portfolio

samples will be destroyed; otherwise, they will be returned to their original

authors (Appendix P ).



Anejo J/Appendix J

PORTFOLIO INFORMATIONAL SHEET

Sistema Universitario Ana G. Méndez Florida Campuses

Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Un iversidad del Turabo Check one: � Universidad del Este � Universidad Metropolitana � Universidad del Turabo Check one: � Undergraduate

� Graduate

Concentration

Student’s Name

Facilitator’s Name

Course:

Portfolio rated as

Reason of this rate



Anejo K/Appendix K

Log of Entries

Entry Description

Date of Entry

Date

Submitted

Date

Evaluated

Page #

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10



Anejo L/Appendix L

Checklist for Portfolio Assessment

Has the student set academic goals?

Does the portfolio include enough entries in each area to make

valid judgments?

Does the portfolio include evidence of complex learning in realistic

setting?

Does the portfolio provide evidence of various types of student

learning?

Does the portfolio include students’ self-evaluations and

reflections on what was learned?

Does the portfolio enable one to determine learning progress and

current level of learning?

Does the portfolio provide clear evidence of learning to users of

the portfolio?

Does the portfolio provide for student participation and

responsibility?

Does the portfolio present entries in a well-organized and useful

manner?

Does the portfolio include assessments based on clearly stated

criteria of successful performance?

Does the portfolio provide for greater interaction between

instruction and assessment?

Adapted from: Gronlund, N. E. (2003). Assessment of student achievement. 7th ed. Boston: Pearson

Education, Inc.



Anejo M/Appendix M

Portfolio Rubric

4 3 2 1

PORTFOLIO APPEARANCE

� Readable: Are entries typed in an appropriate font and size? Are

entries free of errors? Do ideas expressed in entries follow a logical sequence with appropriate transitions among paragraphs and topics?

� Professionalism: Is the appearance of the portfolio

professional? Are graphics, colors and portfolio language consistent with professional workplace expectations? Is the portfolio presented in a neat and orderly manner?

� Organization: Is the portfolio organized in a manner that makes

it easy to follow and easy to quickly locate information?

PORTFOLIO CONTENT AND FUNCTION

� Content: Are all required entries included in the portfolio? Are

entries relevant to the content of the portfolio? Do all entries contain the student’s reaction or reflection on the selected topics? Do entries provide thorough understanding of content? Resume, Activities List, Varied Samples of Written Work, Evidence of Problem Solving, and Evidence of Decision Making.

� Authenticity: Are the samples and illustrations a true reflection

of the student’s efforts and abilities?

� Growth/Development: Do samples provide thorough

understanding of growth and development related to their field of concentration? Do items show what the student has learned?

� Collaboration: Do items show examples of both individual and

group work? Does the student provide clear understanding of collaboration, and use collaboration to support his/her learning?



� Reflection and Personal growth: Do items show exceptional

understanding of how to be a reflective thinker and how to seek opportunities for professional growth? Does the student include self-reflective comments? Does the student reflect enthusiasm for learning?

� Professional Conduct: Do items show clear understanding of

ethical behavior and professional conduct? Do items display the pride the student has in his or her work?

Overall Portfolio Impact

� Is this portfolio an asset in demonstrating the student’s value

(skills, abilities, knowledge) to a potential employer or college representative?

Rating Scale 4 = Outstanding 3 = Very good 2 = Good 1 = Needs improvement Source: Retrieved from www.lcusd.net/lchs/portfolio/rubric.htm on February 10th, 2007. Adapted 02/10/2007 by Fidel R. Távara, M.Ed. Coordinator of Assessment and Placement – Metro Orlando Campus



Anejo N/Appendix N

Portfolio Assessment Feedback Template Strengths Weaknesses Improvement Ideas Facilitator’s comments

Student’s response and comments



Anejo O/Appendix O

Use and Return of Portfolio

Sistema Universitario Ana G. Méndez Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Un iversidad del Turabo

I, ____________________________________, grant permission to the office of

Assessment and Placement of the Ana G. Méndez University System, to keep in

their records a copy of my portfolio. I understand that the portfolio is going to be

used for accreditation or educational purposes only, and that is not going to be

disclosed without my consent.

By signing this document I authorize the office of Assessment and Placement to

keep a copy of my portfolio for six months and return it to me at the end of this

period of time.

_______________________________ ___________

Student’s Name (print) Date

_______________________________ ___________

Student’s Signature Date



Anejo P/Appendix P

Use and Discard of Portfolio

Sistema Universitario Ana G. Méndez Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Un iversidad del Turabo

I, ____________________________________, grant permission to the office of

Assessment and Placement of the Ana G. Méndez University System to keep in

their records a copy of my portfolio. I understand that the portfolio is going to be

used for accreditation or educational purposes only, and that is not going to be

disclosed without my consent.

By signing this document I authorize the Office of Placement and Assessment to

keep a copy of my portfolio for six months and discard it at the end of this period of

time.

_______________________________ ___________

Student’s Name (print) Date

_______________________________ ___________

Student’s Signature Date



Anejo Q/Appendix Q

MATRIZ VALORATIVA PARA PARTICIPACIÓN EN GRUPO

Nombre del Estudiante: _____________________ Fecha: _______________

Grupo: ________ Nombre del estudiante evaluador: _____________________

Crit erio Puntos Puntuación del estudiante

Asistió a las reuniones o actividades del grupo.

10

Colaboró en la planificación y organización de las reuniones o actividades de grupo.

10

Demostró disposición para cooperar con el grupo.

10

Contribuyó frecuentemente a las discusiones del grupo

10

Participó activamente en las reuniones y actividades.

10

Demostró interés en las discusiones y actividades del grupo.

10

Vino preparado(a) a las reuniones, actividades y discusiones del grupo.

10

Demostró atención y apertura a los puntos y argumentos de sus compañeros.

10

Contribuyó al grupo con material e información adicional.

10

Contribuyó significativamente al trabajo que presentó el grupo.

10

Totals 100



RUBRIC TO EVALUATE PARTICIPATION IN GROUP ACTIVITIE S

Students name: _________________________ Date: _______________

Group: ________ Name of evaluating student: ______________________

Criteri a Points Students Points

Attended all the meetings and activities of the group.

10

Collaborated with the planning and organization of activities of the group.

10

Demonstrated cooperation and team work with the group.

10

Contributed frequently with the discussions of the group.

10

Participated actively in the meetings and activities.

10

Demonstrated interest in the discussions and activities of the group.

10

Came prepared to meetings, activities and discussions of the group.

10

Demonstrated attention to the arguments within the group.

10

Contributed to the group with additional information.

10

Contributed significantly with the work that presented the group.

10

Totals 100

Sistema Universitario Ana G. Méndez School for …...En este curso se estudia el proceso de...

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