SISTEM APLIKASI PENJUALAN BARANG DAN REKAPITULASI STOCKBARANG DI JUMPFACT CELLULAR

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Reza Purnama Wicaksana 11.02.7922

Wiwin Agustrio 11.02.7949

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

SALE OF GOODS AND APPLICATION SYSTEMS RECAPITULATION OF THE STOCK OFGOODS IN JUMPFACT CELLULAR

SISTEM APLIKASI PENJUALAN BARANG DAN REKAPITULASI STOCK BARANG DIJUMPFACT CELLULAR

Reza Purnama WicakasanaWiwin Agustriio

Ali Mustopa

Jurusan Manajemen InformatikaSTMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Jumpfact cellular equipment sales company in the form of mobile communication, theprocess of storing and preparing reports on these companies still use manual systems,channeled through the bookkeeping. Therefore, to facilitate transaction processing and dataprocessing, an information system that can facilitate a transaction and data processing isneeded, in addition to the information system can also improve the performance of thecompany's employees.

The methods used are observation, interviews and literature. Authormengobservasikan difficulty employees in the field, interviewing the parties involved with acompany authorized to provide information needed in the sales process.

In designing systems sales information on the use of software applications JumpfactCellular Microsoft Visual Basic 6.0 as an interface and a Microsoft SQL Server 2000 as thedatabase.

Keyword : Application, Observation, Information System, Jumpfact Cellular

Pendahuluan

Latar Belakang

Jumpfact Cellular merupakan salah satu perusahaan penjualan alat

komunkinasi berupa handphone. Namun pada saat ini, pihak toko masih menggunakan

metode lama dalam bentuk pembukuan dan belum menggunakan sistem berbasis data

komputer, sehingga menghambat dalam memberikan informasi dan pelayanan jika

informasi penjualan terdahulu dibutuhkan oleh pemilik toko dalam kurun waktu yang

lama karena dokumen masih tersebar sehingga sangat dibutuhkan perapian dokumen.

Penerapan cara pembuatan rekap data ditoko Jumpfact Cellular dinilai kurang

maksimal karena adanya resiko seperti banyaknya catatan pembukuan yang hilang dan

rusak, informasi tidak akurat, data penjualan terabaikan dan kendala pada pembuatan

laporan jika data-data tidak disimpan dan dirawat dengan baik.

Dengan adanya masalah-masalah tersebut maka dalam penelitian ini penulis

mengambil judul Sistem Aplikasi Penjualan Barang dan Rekapitulasi Stock Barang di

Jumpfact Cellular

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang dapat disajikan

dalam penelitian ini adalah :

Bagaimana cara membuat sistem aplikasi penjualan barang dan Rekapitulasi Stock

Barang di Jumpfact Cellular yang dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan

akurat serta terintegrasi dengan data stock barangnya.

Batasan Masalah

Agar penelitian ini lebih spesifik dan untuk membatasi permasalahan yang diteliti,

penulis membuat batasan variabel yang diteliti sebagai berikut :

1. Penelitian dilakukan di Jumpfact Cellular.

2. Responden yang digunakan adalah orang-orang yang bekerja di Jumpfact

Cellular beserta dengan pemilik.

3. Objek penelitian adalah perusahan penjualan alat komunikasi berupa

handphone.

4. Mengolah data yang berkaitan dengan penjualan, data barang, login petugas,

supplier.

5. Menampilkan laporan atau detail report data penjualan.

6. Sofware yang digunakan adalah Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server

2000

7. Perusahaan hanya melayani dalam pembayaran tunai atau cash.

Program tidak membahas tentang return barang

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini meliputi:1. Membuat aplikasi yang dapat membantu kinerja karyawan jumpfact cellular

dalam pengolahan data penjualan.

2. Membuat aplikasi yang dapat memberikan informasi tentang rekapitulasi stockbarang.

3. Mengetahui cara kerja aplikasi yang akan dibuat.

4. Memperbaiki sistem kerja di jumpfact cellular dengan aplikasi baru.

Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini meliputi:

1. Manfaat Manajerial

Memperbaiki dan mengembangkan sistem yang ada untuk meningkatkan

efektivitas dan efisiensi dari sistem yang sedang berjalan saat ini.

Dapat digunakan sebagai media informasi dan acuan dalam memecahkan

masalah pendataan pada Toko Jumpfact Cellular.

2. Bagi Peneliti

Manfaat bagi peneliti supaya lebih memahami tentang sistem penjualan dan

dapat menambah pengetahuan dan pendalaman tentang pemrograman dengan

menggunakan Visual Basic 6.0.

3. Bagi Peneliti Berikutnya dan Pembaca

Penelitian ini diharapkan bermanfaat sebagai pengalaman dari peneliti serta

referensi bagi pihak-pihak lain yang berminat melakukan kajian pengembangan

dan mengetahui manfaat dari sistem penjualan dan rekapitulasi stock barang.

Selain itu penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan

dengan menggunakan visual basic 6.0 dan memberikan pengalaman belajar yang

menumbuhkan kemampuan dan keterampilan meneliti serta pengetahuan yang

lebih mendalam terutama pada bidang yang dikaji.

LANDASAN TEORI

1. Defenisi Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan atau kumpulan yang utuh yang terdiri dari

bagian-bagian atau elemen-elemen baik fisik ataupun non-fisik yang saling

berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai sasaran atau tujuan tertentu.

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari

sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran

yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai

sasaran atau tujuan

2. Defenisi Penjualan

Penjualan merupakan salah satu fungsi pemasaran yang sangat penting dan

menentukan bagi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan, memperoleh

laba untuk kelangsungan hidup perusahaan.

Melakukan penjualan adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari

pembeli, mempengaruhi, dan memberi petunjuk agar pembelian dapat

menyesuaikan kebutuhannya dengan produksi yang ditawarkan serta mengadakan

perjanjian mengenai harga yang menguntungkan kedua belah pihak” dari

penjelasan diatas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa penjualan adalah

suatu kegiatan dan cara untuk mempengaruhi pribadi agar terjadi pembelian

(penyerahan) barang atau jasa yang ditawarkan, berdasarkan harga yang telah

disepakati oleh kedua belah pihak dalam kegiatan tersebut.

3. Defenisi Sistem Informasi Penjualan

Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang

mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk

menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna

mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.

Tujuan dari penjualan adalah berbagai macam, bergantung pada perannya

terhadap komunikasi yang terintegrasi dalam jangka panjang meliputi menemukan

calon konsumen, memberikan informasi kepada calon konsumen, membujuk calon

konsumen untuk membeli dan menjaga kepuasan konsumen melalui pelayanan

setelah penjualan. Untuk mencapai tujuan tersebut wiraniaga tidak hanya trampil

dalam menjual, tetapi juga harus memahami karakteristik produk secara teknis.

4. Defenisi Rekapitulasi Stock Barang

Rekapitulasi Stock Barang adalah sekumpualan data-data barang perusahaan

baik hasil penjualan maupun stock barang yang masih tersedia.

5. Pengertian Basis Data

Basis Data merupakan sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa

dimana satu sama lain saling berhubungan, tersimpan dalam perangkat keras

komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya, sehingga

mempermudah untuk mengaksesnya demi keperluan informasi lebih lanjut dan

untuk itu perlu diorganisir agar menghailkan nilai kualitas yang memadai.

6. Pengertian DBMS

DBMS (Data Base Management Sistem) adalah software yang digunakan

untuk mengelola sebuah database. DBMS merupakan koleksi terpadu dari

database dan program-program komputer (utilitas) yang digunakan untuk

mengakses dan memelihara database.

7. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram(DFD) merupakan diagram yang menggambarkan arus data

dalam sebuah sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang

lebih kecil, serta membantu memahami dan menjelaskan sistem secara logika,

terstruktur dan jelas.

Data Flow Diagram juga sering digunakan untuk menggambarkan sebuah

sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembalikan secara logika

tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir

(misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data

tersebut akan disimpan ( hardisk, diskette, dan lain sebagainya ).

8. Sistem Flowchart (Diagram Alur)

Flowchart bisa diartikan penggambaran pemetaan sebuah proyek arus

pekerjaan yang terjadi pada sebuah aktifitas. Flowchart bisa menggambarkan

tentang aktifitas pekerjaan yang terjadi dalam sistem, dokumen, program maupun

proses.

Sistem flowchart pemetaan terhadap arus aktifitas pekerjaan secara

keseluruhan dari sebuah sistem yang yang menjelaskan tentang urutan dari

prosedur yang ada dalam sistem. Bagian alur (flowchart) adalah bagan (chart)

yang menunjukkan alur (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara

logika. Flowchart digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan untuk

dokumentasi.

9. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah model data konseptual yang

mempresentasikan data dalam satu organisasi.

10. Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic 6.0 adalah sebuah bahasa pemrograman komputer.

Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang berurutan,

yang dimengerti oleh komputer untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu.

11. Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu software andalan dari Microsoft

dalam hal database server. Mempunyai kemampuan software dalam manajemen

data dan pengoperasian yang mudah dalam membuat DBMS (Database

Management System).

12. Crystal Report

Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk

membuat, menganalisa dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam

database ke dalam berbagai jenis laporan

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Jumpfact Cellular merupakan perusahaan penjualan alat komunikasi berupa

Handphone yang biasa dikenal dengan Counter.

Jumpfact Cellular didirikan Chak Sholeh selaku Owner, Perusahaan ini didirikan

pada tanggal 02-Juli-2013, perusahaan ini juga membuka Service Center dengan

nama D’Best, D’Best sendiri sudah membuka cabang diberbagai daerah seperti

Yogyakarta, Solo, Semarang, Jakarta dan Kawasannya.

Jumpfact Cellular mempunyai Visi menjadi distributor terbaik serta mengutamakan

kualitas produk dan kualitas pelayanan terbaik sehingga menjadi pilihan utama dan

terkemuka dalam bisnis penjualan, sedangkan Misi dari perusahaan adalah bertekat

untuk menjadi perusahaan terdepan sebagai distributor channel dan penyedia alat

komunikasi (handphone) dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen,

konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri

handphone.

a.Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi

mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

menggambarkan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab.

Berikut gambaran struktur organisasi yang berjalan dalam perusahaan jumpfact

Cel lular :

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi

b. Diagram Sistem Penjualan yang Sedang Berjalan

Diagram system penjualan yang sedang berjalan di jumpfact cellular dapat

digambarkan sepert i gambar 3.2 dibawah ini.

Gambar 3.2. Diagram system penjualan yang sedagn berjalan

Penjelasan Gambar:

1 Pembeli mendatangi Jumpfact Cellular untuk membeli Handphone.

2 Pembeli bertemu dengan karyawan Jumpfact Cellular.

3 Kemudian jika telah disepakati penjualannya karyawan dan pembeli melakukan

transaksi penjualan.

4 Karyawan melakukan pendataan.

5 Karyawan Membuatkan Nota Penjualan

6 Karyawan menyerahkan barang ke pembeli

Pembeli karyawan Barang

Pendataan Transaksi Penjualan

Nota

OWNER(Chak Sholeh)

Manager(Yarziz Aziz)

Karyawan(Desi Wulan)

Karyawan(LuqmanHakim)

7 Pembeli dapat langsung membawa barang.

c. Diagram Sistem Rekap Stock Barang

Diagram system rekap stock barang di jumpfact cellular dapat digambarkan pada

gambar 3.3 dibawah ini.

Gambar. 3.3. Diagram system rekap stock barang

Penjelasan gambar :

1. Karyawan Mengambil Nota Penjualan

2. Karyawan Memasukkan Data Nota penjualan kedalam Buku Rekap Data Penjualan

3. Karyawan Pergi ke Gudang

4. Karyawan Melakukan Proses Pencocokan Buku Rekap Data Penjualan dengan

Barang yang ada di Gudang

5. Karyawan Membuatkan Laporan Penjualan

PEMBAHASANa. Perancangan Sistem Secara Umum

Perancangan sistem secara umum mempunyai tujuan memberikan gambaran

kepada user tentang sistem baru yang akan dibuat. Perancangan sistem ini dibuat

untuk mempersiapkan rancangan secara rinci yang mengidentifikasikan komponen-

komponen sistem informasi yang akan dibuat

Sistem pengolahan data penjualan dan pembelian ini akan dirancang untuk

JUMPFACT CELLULAR dalam menginformasikan pengolahan data penjualan dan

pembelian yang meliputi proses sistem penjualannya, pemeliharaan peralatan seperti

perangkat komputer yang akan digunakan dalam bentuk perangkat keras maupun

perangkat lunak serta aplikasi yang dipakai, dan semua bagian yang berkaitan

dengan penjualan serta pembelian.

b. Perancangan Komponen Sistem Secara UmumKomponen sistem ini dirancang dan ditujukan kepada user bukan kepada

program, berupa Desain Model, Desain Output, Desain Input, Desain Database,

Desain Teknologi dan Desain Kontrol.

Perancangan (Desain) Model Secara Umum

Desain model secara umum yang akan dibuat dan disajikan dalam bentuk

gambar berupa Flowchart Sistem dan Diagram Arus Data, hal ini mendukung

pengendalian proses penjualan pada took Jumpfact Cellular. Adapun flowchart

system dan diagram alir data system informasi penjualan yang diusulkan terlihat

seperti gambar 4.1 dibawah ini.

Gambar 4.1. Flowchart Sistem

LaporanData

Penjualan

LaporanData

Barang

LaporanData

Kosumen

ProsesLaporan

DataBarang

ProsesLaporan

DataPenjualan

ProsesLaporan

DataKosumen

ProsesLaporan

DataPembelian

LaporanData

Pemebelian

ProsesLaporan

DataSuplier

LaporanData

Supplier

ProsesLaporan

Data Rekap

LaporanData

Supplier

Admin Konsumen Penjualan Barang

Input DataAdmin

Input DataKosumen

Input DataTransaksiPenjualan

Input DataBarang

Pembelian

Input DataPembelian

Suplier Rekap

Input DataRekap

Input DataSuplier

ProsesInput Data

Admin

Proses InputData

Kosumen

Proses InputData

Penjualan

ProsesInput Data

Barang

DB DataAdmin

DB DataKosumen

DB Data TransaksiPenjualan

DB DataBarang

ProsesInput DataPembelian

DB DataPembelian

ProsesInput Data

Suplier

DB DataSuplier

ProsesInput Data

Rekap

DB DataRekap

c. Pemodelan Database

i. Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada pemodelan database, penulis menggunakan Entity Relationship Diagram

(ERD) dalam pembuatan atau pemodelan database, untuk memudahkan dalam

perancangan selanjutnya

Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar 4.2 dibawah ini.

Gambar. 4.2. Entity Relationship Diagram (ERD)

ii. Relasi Antar TabelRelasi antar table dapat dilihat pada gambar 4.3 dibawah ini.

Gambar. 4.3. Relasi antar tabel

d. Rancangan Interface

1. Rancangan Form Login

Pada Form Login User diwajibkan untuk memasukan User ID, Jabatan meliputi

status dan password untuk menggunakan aplikasi pengolahan data penjualan ini.

Gambar. 4.4. Rancangan Form Login

Jabatan

Password

LOGIN CANCEL

User ID

2. Rancangan Form Menu Utama

Menu Utama merupakan tampilan depan sesudah pemilik atau user melakukan

login, pada menu ini terdapat beberapa pilihan yang dapat dipilih dan digunakan,

mulai dari file, data, transaksi, dan laporan.

Gambar. 4.5. Rancangan Form Menu Utama

e. Implementasi Program

1. Koneksi

Dari aplikasi yang dijalankan, terlebih dahulu akan menjalankan proses koneksi

ke database yang selanjutnya akan menjalankan seluruh perintah yang diberikan

user. Fungsi pertama yang dijalankan adalah konesi database yang akan

menampung data yang akan dicocokkan pada database. Implementasinya

sebagai berikut :

FILE MENU TRANSAKSI LAPORAN KELUAR

Login

Ganti Password

User Baru

Log Out

Cetak Stok Barang

Suplier

Pembelian

Barang

Kosumen

Penjualan

Penjualan

Pembelian

Public Sub koneksi()On Error GoTo keliru

konek = "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;PersistSecurity Info=False;Initial Catalog=JUMPFACT_PROGRAM;Data Source=. "

If conn.State = adStateOpen Thenconn.Close

Set conn = New ADODB.Connectionconn.Open (konek)

Elseconn.Open (konek)

End IfExit Subkeliru:MsgBox "maaf KOneksi ke database server gagal!!, coba priksa koneksinya", vbCritical,"kesalahan Koneksi!"End Sub

2. Form Login

Form ini digunakan untuk masuk ke menu utama dengan mengisikan username

dan password yang benar. Apabila terjadi kesalahan pada username ataupun

password, maka program akan memberikan peringatan kesalahan.

Gambar.4.6. Form Login

3. Form Menu Utama

Gambar. 4.7. Form Menu Utama

4. Form Rekapitulasi Stock Barang

Gambar. 4.8. Form Rekapitulasi Stock Barang

5. Laporan Rekap Barang

Gambar. 4.9. Laporan Rekap Barang

8. PENUTUP

1. Kesimpulan

Dari penelitian yang telah kami lakukan dapat diambil kesimpulan antara lain :

Sistem perangkat lunak (software) yang kami buat pada Toko Jumpfact Cellular

sangat memungkinkan meningkatkan efektifitas kerja, dapat memberikan informasi

yang cepat, tepat dan akurat, serta terintegrasi dengan data stok barangnya.

2. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan saran-saran

yang nantinya diharapkan akan bermanfaat dan berguna dalam menjalankan

program pengolahan data barang dan penjualan ini dengan tujuan untuk mendukung

proses kelancaran tersebut. Saran yang dapat penulis berikan setelah menyusun

tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

a. Perlu diadakannya pelatihan agar karyawan toko dapat dengan benarmengoperasikan sistem penjualan yang telah diterapkan dan memiliki pengetahuanlebih jauh tentang komputer.

b. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasiharus dilakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras (hardware)maupun perangkat lunak (software).

c. Dalam penggunaan komputer dibutuhkan ketelitian dan harus disesuaikan

dengan kebutuhan dan penggunaan personil yang sesuai dengan bidang

keahliannya.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi

Andi, 2005. Panduan Aplikasi Pemrograman database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal

Report. Yogyakarta: Nadium

Budiarto, Widodo. 2002. Aplikasi Detabase dengan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6.0.

Jakarta: Elex Media Komputindo.

Imam. 2005. Pemrograman Visual Basic : Cara membuat Laporan dengan Crystal Report.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi Offset.

Utami, Ema. 2006. RDBMS Using MS SQL Server 2000. Yogyakarta: NRAR.NET Publisher.