SIMPPM AUDIT GUIDELINES...SIMPPM AUDIT GUIDELINES Quality Assurance Center Information System...

i

user

Text Box

SIMPPM AUDIT GUIDELINES

SIMPPM AUDIT GUIDELINES

Quality Assurance Center Information System (SIMPPM) is an information system built

to facilitate the implementation of quality assurance at Universitas Negeri Surabaya. The

information system of the quality assurance center is specifically designed as a facility that

supports the quality assurance process of each study program at Universitas Negeri Surabaya.

So, Universitas Negeri Surabaya can provide better and more effective information services for

the quality assurance process. In this quality assurance center information system, study

programs can apply for accreditation through the study program submission menu completed

with document templates required for the submission process. After the study program submits,

the list of study program applications will be audited immediately by the auditor, so that it will

produce a score. Each process of submitting a study program at SIMPPM Universitas Negeri

Surabaya can be directly monitored by each faculty, Quality Assurance in university level

(BPM), and principle. It will make it easy to evaluate the results of the assessment directly from

the study program submission. Apart from monitoring, SIMPPM also provides a menu of

activity lists that can be used by BPM to archive documentation and reports on activities that

have been carried out.

This SIMPPM User manual document is created for the following purposes: 1. Describing

and explaining the use of SIMPPM of Universitas Negeri Surabaya for auditors 2. As a guide

for using SIMPPM (Quality Assurance Center Information System) for auditors 3. As a guide

for auditors to assess product application documents.

SIMPPM of Universitas Negeri Surabaya consists of 6 integrated pages, including:

1. Admin User page

2. BPM User Page (Quality Assurance Center)

3. Lead User page

4. Auditor User page

5. Faculty User Pages

6. Study Program User page

This document is created to provide guidance for the use of SIMPPM which contains the

following information:

1. CHAPTER I. Containing general information which is part of the introduction including

a general description of the system, the purpose of making the document, and a

description of the document.

2. CHAPTER II. Containing SIMPPM User manual for auditors.

3. CHAPTER III. Containing business processes from SIMPPM for auditors.

ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................................... ii

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................................................... iii

1. PENDAHULUAN ..................................................................................................................................... 1

1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen .................................................................................................. 1

1.2. Struktur SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) UNESA ...................... 2

1.3 Deskripsi Dokumen ..................................................................................................................... 2

1.4 Alur Proses User pada SIMPPM Secara Umum .................................................................. 3

1.5 Aktifitas Auditor pada SIMPPM .............................................................................................. 3

2. MENU DAN CARA PENGGUNAAN SIMPPM UNESA .................................................................. 4

2.1. Login SSO ............................................................................................................................................. 4

2.1 Daftar Dokumen ............................................................................................................................ 7

2.2 Daftar Tawaran Assesment ...................................................................................................... 8

3. PROSES BISNIS SIMPPM UNESA ................................................................................................... 10

3.1 Proses Bisnis Login SIMPPM UNESA .................................................................................. 10

3.2 Proses Bisnis Daftar Dokumen .............................................................................................. 11

3.3 Proses Bisnis Tawaran Assesment ...................................................................................... 12

3.4 Proses Bisnis Logout ................................................................................................................. 13

iii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1 Struktur SIMPPM .................................................................................................................. 2

Gambar 1. 2 Proses bisnis SIMPPM secara umum ............................................................................ 3

Gambar 2. 1 Beranda SSO UNESA ........................................................................................................... 4

Gambar 2. 2 Halaman login SSO ............................................................................................................... 5

Gambar 2. 3 Memasukkan password email SSO ................................................................................ 5

Gambar 2. 4 Halaman dashboard SSO ................................................................................................... 6

Gambar 2. 5 Menu sistem akademik ....................................................................................................... 6

Gambar 2. 6 Dashboard SIMPPM untuk auditor ................................................................................ 7

Gambar 2. 7 Halaman daftar dokumen .................................................................................................. 7

Gambar 2. 8 Daftar tawaran assesment ................................................................................................ 8

Gambar 3. 1 Proses bisnis login SIMPPM untuk auditor .............................................................. 10

Gambar 3. 2 Proses bisnis daftar dokumen ....................................................................................... 11

Gambar 3. 3 Proses bisnis tawaran assessment .............................................................................. 12

Gambar 3. 4 Proses bisnis logout ........................................................................................................... 13

1

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PUSAT PENJAMINAN MUTU UNESA

1. PENDAHULUAN

SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) adalah sistem

informasi yang dibangun untuk memberikan kemudahan dalam penyelenggaraan

penjaminan mutu di Universitas Negeri Surabaya. Sistem Informasi pusat

penjaminan mutu didesain khusus sebagai sarana atau fasilitas yang mendukung

dalam proses penjaminan mutu setiap prodi yang ada di Universitas Negeri

Surabaya. Sehingga Universitas Negeri Surabaya dapat menyediakan layanan

informasi yang lebih baik dan efektif untuk proses penjaminan mutu. Di dalam

sistem informasi pusat penjaminan mutu ini prodi dapat mengajukan akreditasi

melalui menu pengajuan prodi lengkap dengan template dokumen apa saja yang

dibutuhkan untuk proses pengajuan. Setelah prodi mengajukan, maka daftar

ajuan prodi akan segera di audit oleh auditor, sehingga akan menghasilkan nilai.

Setiap proses pengajuan prodi di SIMPPM Universitas Negeri Surabaya dapat

dimonitoring langsung oleh masing-masing fakultas, PPM (Pusat Penjaminan

Mutu), maupun pimpinan. Hal ini akan memberikan kemudahan untuk

mengevaluasi langsung hasil penilaian dari pengajuan prodi. Selain monitoring,

SIMPPM juga menyediakan menu daftar kegiatan yang dapat digunakan oleh PPM

untuk mengarsipkan dokumentasi dan laporan kegiatan-kegiatan apa saja yang

telah diselenggarakan.

1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen

Dokumen User manual SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) ini

dibuat untuk tujuan sebagai berikut:

1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan SIMPPM (Sistem Informasi

Pusat Penjaminan Mutu) Universitas Negeri Surabaya untuk auditor

2. Sebagai panduan penggunaan SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan

Mutu) untuk auditor

3. Sebagai panduan auditor untuk menilai dokumen pengajuan prodi

2

1.2. Struktur SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) UNESA

SIMPPM (Sistem informasi pusat penjaminan mutu) UNESA terdiri dari 6 bagian

halaman yang terintegrasi, diantaranya:

1. Halaman User Admin

2. Halaman User PPM (Pusat Penjaminan Mutu)

3. Halaman User Pimpinan

4. Halaman User Auditor

5. Halaman User Fakultas

6. Halaman User Prodi

Gambar 1. 1 Struktur SIMPPM

1.3 Deskripsi Dokumen

Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan SIMPPM (Sistem

Informasi Pusat Penjaminan Mutu) yang berisikan informasi sebagai berikut ini:

1. BAB I. Berisi informasi umum yang merupakan bagian pendahuluan yang meliputi

deskripsi umum sistem, tujuan pembuatan dokumen, serta deskripsi dokumen.

2. BAB II. Berisi User manual SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu)

untuk auditor.

3. BAB III. Berisi proses bisnis dari SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan

Mutu) untuk auditor.

3

1.4 Alur Proses User pada SIMPPM Secara Umum

Gambar 1. 2 Proses bisnis SIMPPM secara umum

1.5 Aktifitas Auditor pada SIMPPM

Aktifitas yang dapat dilakukan oleh pusat penjaminan mutu pada SIMPPM Universitas

Negeri Surabaya adalah sebagai berikut ini:

1. Login sistem

2. Lihat dan download daftar dokumen

3. Lihat daftar tawaran assesment

4. Melakukan penilaian pengajuan prodi sesuai prodi audit

5. Unggah penilaian AK

6. Unggah penilaian AL

4

2. MENU DAN CARA PENGGUNAAN SIMPPM UNESA

Bab ini akan membahas mengenai fungsi dari fitur-fitur yang terdapat pada

SIMPPM dan bagaimana cara menggunakan sistem informasi pusat penjaminan mutu

(PPM) Universitas Negeri Surabaya untuk auditor.

2.1. Login SSO

Untuk login SIMPPM UNESA, pengguna (yang selanjutnya disebut User)

pertama-tama harus masuk kedalam website SIMPPM melalui alamat SSO ini

https://sso.unesa.ac.id agar lebih aman dengan standar keamanan Google seperti

yang terlihat pada Gambar 2.1 dibawah ini:

Gambar 2. 1 Beranda SSO UNESA

Selanjutnya User dapat login SSO dengan menekan tombol ‘ ’

yang ditunjukkan oleh Gambar 2.1, maka secara otomatis akan muncul halaman

login SSO seperti yang terlihat pada Gambar 2.2 sebagai berikut ini:

Login SSO Beranda SSO

https://sso.unesa.ac.id/

5

Gambar 2. 2 Halaman login SSO

Setelah memasukkan email, User dapat menekan tombol next, maka akan diminta

untuk memasukkan kata sandi seperti Gambar 2.3 berikut ini:

Gambar 2. 3 Memasukkan password email SSO

User harus memasukkan password email UNESA dengan benar, kemudian

dapat menekan tombol ‘Next’, maka secara otomatis akan masuk pada dashboard

SSO seperti yang terlihat pada Gambar 2.4 dibawah ini:

Masukkan Email

Tekan

Tombol Next

Masukkan Password

Next

6

Gambar 2. 4 Halaman dashboard SSO

Pilih menu ‘Akademik’ (Lingkaran Hitam) untuk mengakses halaman

SIMPPM maka akan masuk pada halaman yang terdapat pilihan menu-menu sistem

akademik seperti yang terlihat pada Gambar 2.5 dibawah ini:

Gambar 2. 5 Menu sistem akademik

Akademik

SIMPPM

7

Selanjutnya User dapat memilih ikon ‘SIMPPM’, maka akan masuk pada halaman

awal dari SIMPPM untuk auditor yaitu halaman beranda seperti Gambar 2.6

berikut ini:

Gambar 2. 6 Dashboard SIMPPM untuk auditor

Terdapat beberapa menu utama pada tampilan dashboard SIMPPM untuk PPM,

dimana masing-masing menu mempunyai fungsi dan tampilan yang berbeda-beda

yaitu akan dijelaskan pada poin-poin berikutnya.

2.1 Daftar Dokumen

Daftar dokumen merupakan halaman yang menampilkan daftar template

dokumen Universitas yang dibutuhkan untuk pengajuan prodi. Untuk masuk pada

halaman ini, User dapat menekan tombol ‘ ’, maka akan

masuk pada halaman seperti Gambar 2.7 berikut ini:

Gambar 2. 7 Halaman daftar dokumen

Untuk download dokumen, User dapat menekan tombol ‘ ’, maka

secara otomatis file dokumen akan terunduh.

Dashboard SIMPPM

Download

8

2.2 Daftar Tawaran Assesment

Daftar tawaran assessment merupakan halaman yang menampilkan daftar

pengajuan prodi yang harus dinilai oleh User sebagai auditor. Untuk masuk pada

halaman ini, User dapat menekan menu ‘ ’, maka

akan masuk pada halaman daftar tawaran assessment seperti Gambar 2.8 berikut

ini:

Gambar 2. 8 Daftar tawaran assesment

Ada beberapa aktivitas yang dapat dilakukan oleh User pada daftar pengajuan

prodi yaitu sebagai berikut ini:

1. Lihat pengajuan

Untuk melihat daftar pengajuan prodi, User dapat menekan tombol ‘

’, maka akan muncul identitas dan dokumen apa saja yang telah diunggah oleh

prodi.

2. Unggah AK (Assessment Kecukupan)

Sebelum mengunggah AK (Assesment Kecukupan), User dapat melihat

template AK terlebih dahulu, dengan menekan tombol ‘ ‘,

maka secara otomatis template akan terdownload. Selanjutnya User dapat

menekan tombol ‘ ’ untuk menggunggah penilaian AK.

Lihat

Upload Upload

9

3. Unggah AL (assessment Lapangan)

Sebelum mengunggah AK (Assesment Kecukupan), User dapat melihat

template AK terlebih dahulu, dengan menekan tombol ‘ ‘,

maka secara otomatis template akan terdownload. Selanjutnya User dapat

menekan tombol ‘ ’ untuk menggunggah penilaian AL.

10

3. PROSES BISNIS SIMPPM UNESA

Bab ini akan membahas mengenai proses bisnis dari menu-menu yang terdapat pada

SIMPPM untuk auditor, mulai dari proses login sampai logout aplikasi.

3.1 Proses Bisnis Login SIMPPM UNESA

Gambar 3. 1 Proses bisnis login SIMPPM untuk auditor

11

3.2 Proses Bisnis Daftar Dokumen

Gambar 3. 2 Proses bisnis daftar dokumen

12

3.3 Proses Bisnis Tawaran Assesment

Gambar 3. 3 Proses bisnis tawaran assessment

13

3.4 Proses Bisnis Logout

Gambar 3. 4 Proses bisnis logout

ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ......................................................................................................................................................... i

1. PENDAHULUAN ..................................................................................................................................... 1

1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen ....................................................................................................... 1

1.2. Struktur SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) UNESA ....................... 2



1.5 Aktifitas Pusat Penjaminan Mutu pada SIMPPM .............................................................. 3


2.1. Login SSO ............................................................................................................................................. 4

2.2 Daftar Pengajuan .......................................................................................................................... 7

2.3 Daftar Dokumen ............................................................................................................................ 9

2.4 Upload Dokumen ........................................................................................................................ 10



3.2 Proses Bisnis Daftar Pengajuan ............................................................................................ 12


3.4 Proses Bisnis Upload Dokumen ............................................................................................ 14

3.5 Proses Bisnis Logout SIMPPM ............................................................................................... 15

iii

DAFTAR GAMBAR



Gambar 2. 1 Beranda SSO UNESA ............................................................................................................ 4



Gambar 2. 4 Halaman dashboard SSO .................................................................................................... 6


Gambar 2. 6 Halaman dashboard SIMPPM untuk fakultas ............................................................ 7

Gambar 2. 7 Halaman daftar pengajuan prodi .................................................................................... 7

Gambar 2. 8 Halaman detail pengajuan prodi .................................................................................... 8

Gambar 2. 9 Grafik penilaian pengajuan prodi ................................................................................... 8

Gambar 2. 10 Tabel penilaian pengajuan prodi ................................................................................. 9

Gambar 2. 11 Halaman daftar dokumen ............................................................................................... 9

Gambar 2. 12 Halaman upload dokumen ........................................................................................... 10

Gambar 3. 1 Proses bisnis login SIMPPM untuk fakultas ............................................................. 11

Gambar 3. 2 Proses bisnis daftar pengajuan prodi ......................................................................... 12


Gambar 3. 4 Proses bisnis upload dokumen ..................................................................................... 14

Gambar 3. 5 Proses bisnis logout SIMPPM ......................................................................................... 15

1


1. PENDAHULUAN

SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) adalah sistem informasi

yang dibangun untuk memberikan kemudahan dalam penyelenggaraan penjaminan

mutu di Universitas Negeri Surabaya. Sistem Informasi pusat penjaminan mutu

didesain khusus sebagai sarana atau fasilitas yang mendukung dalam proses

penjaminan mutu setiap prodi yang ada di Universitas Negeri Surabaya. Sehingga

Universitas Negeri Surabaya dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik

dan efektif untuk proses penjaminan mutu. Di dalam sistem informasi pusat

penjaminan mutu ini prodi dapat mengajukan akreditasi melalui menu pengajuan

prodi lengkap dengan template dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk proses

pengajuan. Setelah prodi mengajukan, maka daftar ajuan prodi akan segera di audit

oleh auditor, sehingga akan menghasilkan nilai. Setiap proses pengajuan prodi di

SIMPPM Universitas Negeri Surabaya dapat dimonitoring langsung oleh masing-

masing fakultas, PPM (Pusat Penjaminan Mutu), maupun pimpinan. Hal ini akan

memberikan kemudahan untuk mengevaluasi langsung hasil penilaian dari

pengajuan prodi. Selain monitoring, SIMPPM juga menyediakan menu daftar kegiatan

yang dapat digunakan oleh PPM untuk mengarsipkan dokumentasi dan laporan

kegiatan-kegiatan apa saja yang telah diselenggarakan.





Pusat Penjaminan Mutu) Universitas Negeri Surabaya untuk fakultas


Mutu) untuk fakultas

3. Sebagai panduan fakultas untuk monitoring pengajuan dokumen akreditasi

prodi.

2












Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan SIMPPM (Sistem

Informasi Pusat Penjaminan Mutu) yang berisikan informasi sebagai berikut ini:




untuk fakultas.


Mutu) untuk fakultas.

3



1.5 Aktifitas Pusat Penjaminan Mutu pada SIMPPM

Aktifitas yang dapat dilakukan oleh pusat penjaminan mutu pada SIMPPM Universitas

Negeri Surabaya adalah sebagai berikut ini:

1. Login sistem

2. Download dokumen template akreditasi

3. Monitoring daftar pengajuan prodi

4. Upload dokumen fakultas

4




(PPM) Universitas Negeri Surabaya untuk fakultas.

2.1. Login SSO











5








Masukkan Email

Tekan

Tombol Next

Masukkan Password

Next

6






Akademik

SIMPPM

7


awal dari SIMPPM untuk fakultas yaitu halaman beranda seperti Gambar 2.6

berikut ini:

Gambar 2. 6 Halaman dashboard SIMPPM untuk fakultas

Terdapat beberapa menu utama pada tampilan dashboard SIMPPM untuk

fakultas, dimana masing-masing menu mempunyai fungsi dan tampilan yang

berbeda-beda yaitu akan dijelaskan pada poin-poin berikutnya.

2.2 Daftar Pengajuan

Daftar pengajuan merupakan halaman yang digunakan untuk

menampilkan daftar pengajuan akreditasi yang telah diajukan oleh masing-

masing prodi di Universitas Negeri Surabaya yang akan melakukan proses

akreditasi. Untuk masuk pada halaman ini, User dapat menekan menu ‘

’, maka akan masuk pada halaman daftar pengajuan

seperti Gambar 2.7 berikut ini:

Gambar 2. 7 Halaman daftar pengajuan prodi

Dashboard SIMPPM

Lihat Nilai

8

Pada halaman daftar pengajuan ini, User dapat melihat detail pengajuan dan

dokumen apa saja yang telah diunggah oleh prodi beserta penilaian dari auditor.

Untuk melihat dokumen dan nilai dari prodi, User dapat mencari nama prodi pada

kolom pencarian ‘ ’, kemudian menekan

tombol dibawah ini:

1. Lihat Dokumen

Untuk melihat detail pengajuan dan dokumen dari masing-masing prodi, User

dapat menekan tombol ‘ ’, maka akan masuk pada halaman seperti

Gambar 2.8 berikut ini:

Gambar 2. 8 Halaman detail pengajuan prodi

2. Lihat Nilai

Untuk melihat nilai, User dapat menekan tombol , maka akan muncul

halaman seperti Gambar 2.9 berikut ini:

Gambar 2. 9 Grafik penilaian pengajuan prodi

Detail Pengajuan Prodi

Grafik Penilaian

9

Halaman nilai menampilkan data penilaian prodi dalam bentuk grafik dan

tabel secara rinci seperti Gambar 2.10 berikut ini:

Gambar 2. 10 Tabel penilaian pengajuan prodi

Tabel penilaian pengajuan prodi menjelaskan secara rinci mulai dari elemen,

skor, bobot dan nilai dari masing-masing elemen.

2.3 Daftar Dokumen


dokumen Universitas yang dibutuhkan untuk proses akreditasi. Untuk masuk

pada halaman ini, User dapat menekan tombol ‘ ’, maka

akan masuk pada halaman file dokumen Universitas seperti Gambar 2.11 berikut

ini;


Download

Tabel Hasil Penilaian

10

User dapat menekan menu ‘ ’, maka file dokumen akan terdownload

secara otomatis

2.4 Upload Dokumen

Upload dokumen merupakan halaman yang digunakan untuk

menggunggah dokumen fakultas. Untuk masuk pada halaman ini, User dapat

menekan menu ‘ ’, maka akan masuk pada halaman upload

dokumen seperti Gambar 2.12 berikut ini:

Gambar 2. 12 Halaman upload dokumen

Untuk upload dokumen fakultas, User dapat menekan tombol ‘

’, maka akan diarahkan pada folder

penyimpanan file yang akan diupload. Selanjutnya User dapat menekan tombol ‘

’, maka secara otomatis data akan terupload.

Upload File

11



SIMPPM untuk fakultas, mulai dari proses login sampai logout aplikasi.


Gambar 3. 1 Proses bisnis login SIMPPM untuk fakultas

12

3.2 Proses Bisnis Daftar Pengajuan

Gambar 3. 2 Proses bisnis daftar pengajuan prodi

13



14

3.4 Proses Bisnis Upload Dokumen

Gambar 3. 4 Proses bisnis upload dokumen

15

3.5 Proses Bisnis Logout SIMPPM

Gambar 3. 5 Proses bisnis logout SIMPPM

ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................................... ii

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................................................... iii

1. PENDAHULUAN ..................................................................................................................................... 1

1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen ....................................................................................................... 1

1.2. Struktur SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) UNESA ...................... 2



1.5 Aktifitas prodi pada SIMPPM ................................................................................................... 3


2.1. Login SSO ............................................................................................................................................. 4

2.2 Daftar Dokumen ............................................................................................................................ 7

2.4 Upload Dokumen .......................................................................................................................... 9

2.5 Self Assesment ................................................................................................................................. 9




3.3 Proses Bisnis Pengajuan Prodi .............................................................................................. 14

3.4 Proses Bisnis Upload Dokumen ............................................................................................ 15

3.5 Proses Bisnis Self Assesment ................................................................................................. 16

3.6 Proses Bisnis Logout SIMPPM UNESA ................................................................................ 17

iii

DAFTAR GAMBAR



Gambar 2. 1 Beranda SSO UNESA ............................................................................................................ 4



Gambar 2. 4 Halaman dashboard SSO .................................................................................................... 6


Gambar 2. 6 Halaman dashboard SIMPPM untuk prodi ................................................................. 7

Gambar 2. 7 Halaman daftar dokumen .................................................................................................. 7

Gambar 2. 8 Halaman pengajuan prodi ................................................................................................. 8

Gambar 2. 9 Halaman upload dokumen ................................................................................................ 9

Gambar 2. 10 Halaman self assesment ................................................................................................ 10

Gambar 2. 11 Detail pengajuan prodi .................................................................................................. 10

Gambar 2. 12 Tampilan setelah upload self assesment ................................................................ 11

Gambar 3. 1 Proses bisnis login SIMPPM UNESA untuk prodi ................................................... 12


Gambar 3. 3 Proses bisnis pengajuan prodi ...................................................................................... 14

Gambar 3. 4 Proses bisnis upload dokumen ..................................................................................... 15

Gambar 3. 5 Proses bisnis self assessment ........................................................................................ 16

Gambar 3. 6 Proses bisnis logout SIMPPM UNESA ......................................................................... 17

1


1. PENDAHULUAN

SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) adalah sistem informasi

yang dibangun untuk memberikan kemudahan dalam penyelenggaraan penjaminan

mutu di Universitas Negeri Surabaya. Sistem Informasi pusat penjaminan mutu

didesain khusus sebagai sarana atau fasilitas yang mendukung dalam proses

penjaminan mutu setiap prodi yang ada di Universitas Negeri Surabaya. Sehingga

Universitas Negeri Surabaya dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik

dan efektif untuk proses penjaminan mutu. Di dalam sistem informasi pusat

penjaminan mutu ini prodi dapat mengajukan akreditasi melalui menu pengajuan

prodi lengkap dengan template dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk proses

pengajuan. Setelah prodi mengajukan, maka daftar ajuan prodi akan segera di audit

oleh auditor, sehingga akan menghasilkan nilai. Setiap proses pengajuan prodi di

SIMPPM Universitas Negeri Surabaya dapat dimonitoring langsung oleh masing-

masing fakultas, PPM (Pusat Penjaminan Mutu), maupun pimpinan. Hal ini akan

memberikan kemudahan untuk mengevaluasi langsung hasil penilaian dari

pengajuan prodi. Selain monitoring, SIMPPM juga menyediakan menu daftar kegiatan

yang dapat digunakan oleh PPM untuk mengarsipkan dokumentasi dan laporan

kegiatan-kegiatan apa saja yang telah diselenggarakan.





Pusat Penjaminan Mutu) Universitas Negeri Surabaya untuk prodi


Mutu) untuk prodi

3. Sebagai panduan prodi untuk mengajukan akreditasi

2












Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan SIMPPM (Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu) yang berisikan informasi sebagai berikut ini:




untuk prodi.


Mutu) untuk prodi.

3



1.5 Aktifitas prodi pada SIMPPM

Aktifitas yang dapat dilakukan oleh prodi pada SIMPPM Universitas Negeri Surabaya

adalah sebagai berikut ini:

1. Login sistem

2. Download dokumen Universitas

3. Mengajukan prodi

4. Upload dokumen pengajuan prodi

5. Melakukan self assessment terhadap pengajuan prodinya sendiri

4




(PPM) Universitas Negeri Surabaya untuk Prodi.

2.1. Login SSO











5








Masukkan Email

Tekan

Tombol Next

Masukkan Password

Next

6






Akademik

SIMPPM

7


awal dari SIMPPM untuk prodi yaitu halaman beranda seperti Gambar 2.6 berikut

ini:

Gambar 2. 6 Halaman dashboard SIMPPM untuk prodi

Terdapat beberapa menu utama pada tampilan dashboard SIMPPM untuk PPM,

dimana masing-masing menu mempunyai fungsi dan tampilan yang berbeda-beda

yaitu akan dijelaskan pada poin-poin berikutnya.

2.2 Daftar Dokumen


dokumen Universitas yang dibutuhkan untuk proses akreditasi. Untuk masuk

pada halaman ini, User dapat menekan tombol ‘ ’, maka

akan masuk pada halaman seperti Gambar 2.7 berikut ini:


Dashboard SIMPPM

Download

8

Untuk download dokumen, User dapat menekan tombol ‘ ’, maka

secara otomatis file dokumen akan terunduh.

2.3 Pengajuan Prodi

Pengajuan prodi merupakan menu yang digunakan untuk melengkapi identitas

prodi yang akan mengajukan akreditasi. Untuk masuk pada halaman ini, User

dapat menekan menu ‘ ’, maka akan masuk pada halaman

pengajuan prodi seperti Gambar 2.8 berikut ini:

Gambar 2. 8 Halaman pengajuan prodi

Pada halaman pengajuan prodi terdapat beberapa kolom isian identitas prodi

yang harus dilengkapi untuk pengajuan, yaitu sebagai berikut ini:

1. Program studi

2. Jurusan

3. Fakultas

4. Perguruan Tinggi

5. Bidang

6. No Telepon

7. Email

Setelah semua kolom isian identitas prodi terisi dengan benar dan lengkap, User

dapat menekan tombol ‘ ’, maka identitas prodi akan tersimpan.

Prodi

Jurusan Fakultas

Perguruan Tinggi Bidang

Kontak Simpan

9

2.4 Upload Dokumen

Upload dokumen merupakan halaman yang digunakan untuk upload dokumen

pendukung akreditasi prodi. Untuk masuk pada halaman ini, User dapat menekan

menu ‘ ’, maka akan masuk pada halaman seperti

Gambar 2.9 berikut ini:

Gambar 2. 9 Halaman upload dokumen

Halaman upload dokumen telah menyediakan template dokumen sesuai dengan

nama dokumen yang akan diunggah, yaitu dengan cara sebagai berikut ini:

1. Untuk download template dokumen, User dapat menekan tombol ‘

’ maka secara otomatis template akan terunduh.

2. Untuk upload dokumen, User dapat menekan tombol ‘

pada kolom nama dokumen yang

akan diunggah, kemudian menekan tombol ‘ ’ pada bagian pojok

kiri bawah.

2.5 Self Assesment

Self assessment merupakan halaman yang digunakan untuk melakukan

penilaian terhadap pengajuan prodi sendiri. Halaman ini menyediakan dokumen

yang telah diunggah prodi, hasil nilai dan layanan download dokumen penilaian.

Upload

10

Untuk masuk pada halaman ini, User dapat menekan menu ‘

’, maka akan masuk pada halaman seperti Gambar 2.10 berikut ini:

Gambar 2. 10 Halaman self assesment

Untuk melihat dokumen pengajuan prodi yang diupload, User dapat menekan

tombol ‘ ’maka akan muncul halaman yang berisi identitas dan dokumen

yang diunggah oleh prodi seperti Gambar 2.11 berikut ini:

Gambar 2. 11 Detail pengajuan prodi

Untuk upload self assessment, User dapat menekan tombol ‘Upload’, maka file

akan berhasil diupload dan tampilannya akan seperti Gambar 2.12 berikut ini:

Upload Lihat

Detail Pengajuan Prodi

11

Gambar 2. 12 Tampilan setelah upload self assesment

User dapat menekan tombol ‘ ’ untuk download hasil penilaian

prodi dan menekan tombol ‘ ’ untuk melihat nilai dari pengajuan prodi.

Lihat Download Self

Nilai

12



SIMPPM untuk prodi, mulai dari proses login sampai logout aplikasi.


Gambar 3. 1 Proses bisnis login SIMPPM UNESA untuk prodi

13



14

3.3 Proses Bisnis Pengajuan Prodi

Gambar 3. 3 Proses bisnis pengajuan prodi

15

3.4 Proses Bisnis Upload Dokumen

Gambar 3. 4 Proses bisnis upload dokumen

16

3.5 Proses Bisnis Self Assesment

Gambar 3. 5 Proses bisnis self assessment

17

3.6 Proses Bisnis Logout SIMPPM UNESA

Gambar 3. 6 Proses bisnis logout SIMPPM UNESA

SIMPPM AUDIT GUIDELINES...SIMPPM AUDIT GUIDELINES Quality Assurance Center Information System...

Documents

Transcript of SIMPPM AUDIT GUIDELINES...SIMPPM AUDIT GUIDELINES Quality Assurance Center Information System...