SIMBA Sessions Transcript – December 7, 2018[Debbie] Looks like we are recording. Good morning, everybody. This is our December 2018 SIMBA Session. I don't know which number this is. Maybe five. I think it's five because I skipped September because I was in Hawaii. I have a special guest today, but just want to come on camera. This is Tara Campbell and Tara is our team lead for procurement. She's going to help me today with answering questions about procurement or as we call it, procure to pay.

 [Tara] Good morning everyone.

[Debbie] Good morning and Simba's here too. Simba's just hanging out with us. Remember if you do have a question please use the Q&A pod. There should be a pod up that says Q&A and just put the questions in there. Let's go ahead and just jump in. First I'm going to do a project update.

Goals

Just a reminder, I always like to do this, that the SIMBA project our goals are to replace and retire IBIS financial, including pay and effort. We are going to replace eBuy. Right?

[Tara] Yes.

[Debbie] Yes, that's right. That's mainly what we're going to talk about today is the replacement of eBuy. We're going to do an update of Concur and we'll talk a little bit about that today as well. Then we're going to hopefully replace other financial systems that are used by ARL, A&BS, and OPP that they've had in place because IBIS just couldn't meet their needs. We're hoping with the implementation of SIMBA that will be able to replace some other systems as well so everybody can be on one wonderful little system.

Project Update

Project update, we're still in the Explorer phase, right? Oh, yes. 

We began that in August, and we'll finish that up at the end of March. This is when we develop the business blueprint. What we're doing now is designing the system and this will be what we're working through and doing now will be what the system will be in the future. We're meeting with the advisory committees, we're meeting with some other key groups. Actually, this week, I think we had three different playback sessions where we sat down and we talked to people and said, here's what we're thinking about doing and got their feedback. I think we did...see if I can remember. We did accounts receivable, we did goods received, and asset management.

[Tara] Shopping carts. 

[Debbie] Oh, shopping carts. What we're doing with this is we're learning about the system, and then we're deciding how we're going to make it work for Penn State. So that's the main thing that we're doing right now. At the end of January, what are called our PDD's, process design documents are due. We'll have this system pretty much designed at that point, then we'll work with LSI and kind of decide what our priorities are what we, you know, make sure we've got everything we need. We set the 

Page 1 of 26

priorities, some things we're thinking about may fall off the list just because of time. And then beginning in April, we start configuring. We go into the system and start laying it out configuring it. And then we do testing, testing, testing and testing. So lots coming up.

But we have all been very busy. And I know many of you are probably wondering like, well, what's happening in the playbacks and what's going on with that. Unfortunately, as I've said before, we can't rent out the BJC and have everybody come in for the playback sessions. But I promise for the future SIMBA sessions we'll give you updates as to how things will be changing as you move into the new system. Okay, so project update. Like my little green ornament there? 

[Tara] Yeah. very festive.

Project Management Update

[Debbie] So the project is green. We're on time, on budget, we're on scope. Couple of things, we are having our first meeting of our faculty advisory committee today. Nick Jones appointed that group and we're meeting this afternoon. The conversion working session group has kicked off. We're looking at what we're going to convert, what is all the data that we're going to convert and there's a lot of it. So we've got to convert what we call master data like vendors and customers and sponsors. But we also have to convert, look at what we're going to convert in terms of information out of IBIS.

Systems Integration total, how many systems we need to integrate with has fluctuated, but right now we're looking at about 200. Hopefully, we'll get that down a little bit. That's about where we are at this point. The reporting team is working through a lot of the items and tools that we purchased to kind of figure out what will be the best way to make all that work and which tool to use for what type of reports and figure out what will work there. And we also attended an accessibility workshop led by two accessibility consultants, so we, you know, understand what needs to be done to be able to let everyone be able to use our system and our training materials and everything that we do around the project.

Functional Team Update

Okay, so functional team. As I mentioned, the Explore and playback sessions are continuing so we can finalize our PDDs. Accounts receivable and accounts payable processes, I think we did receivables this week we're doing payables next week. Funds management. SBP is budget planning. Grants management. Treasury and cash management. Procurement sessions, like four or five playbacks for procurement Then focus sessions with ARL, College of Medicine and OPP on various topics. We have selected a vendor for labor distribution and effort confirmation. I believe we signed a contract with them. I think, I can't remember. I think we have and we're finalizing all of that. But we're hoping to begin work in that area in January. And our work is continuing with Huron on the Consur ERS update. And two things we discussed with them were the request for the card and the pcard good and services report. So that will be moving to Concur. We'll talk a little more about that as we go through today.

Data Analytics and Reporting Team Update

Okay, data analytics and reporting team, they're continuing to attend all the Explore and playback sessions. We've got the reporting team coming to those. Change management comes to those as well, because they're really listening to kind of figure out what's going to be happening, what's going to be 

Page 2 of 26

changing, what reports will be needed. And, you know, really what people need to understand as we go into SIMBA, how how things will be changing.

They have a user experience reporting advisory group that recently met and the institutional reporting advisory group. There's three advisory groups reporting. User experience, which is really for folks who are out in the departments working and, you know, kind of reports people need on a regular basis. Institutional reporting is more looking at the overall level. We have a lot of groups that do reporting external to the University. We're looking at what they might need. And then central reporting advisory group is really for the Budget Office and the Controller's Office, because obviously, this is their main system, and they need to do a lot of reporting out of it as well.

We presented the reporting direction and methodology to the LionPATH reporting team. We're trying to work really closely with LionPATH and WorkLion, because we are all the three major ERPs. And we're working closely to make sure we're coordinated. We're finishing up installment of the one of the S4 embedded analytics training exercises. And S4 remember, is the software we bought, it's SAP S4/HANA. So when you see S4 that's the SAP software. And working through the reporting high level architecture framework. And the reporting team also traveled to Penn State York to talk to the sap Alliance program. And that's a program on the academic side working with students to help them learn how to use SAP. Pretty cool. 

Technical Team Update

Technical team. This is big news. So some people might be really but it really is, for us, we have been granted authority to operate or ATO for the SIMBA development landscape by putting in the correct security controls to make sure we align with the Office of Information Security policies and standards. So we are making sure that we are working towards NIST 800-171 compliance and we will also move forward to get authority to operate under the same standards for our other landscapes, quality assurance, and eventually production.

The Express Route connecting Penn State networks to Microsoft Azure is in place and we'll be ready to use at the end of late January. That's a high speed private data link to SIMBA in Azure. And I don't know if you guys remember, I think we've talked about this, but the S4/HANA software, we will actually be using it in the cloud. So we own the software, but we're working with it in the cloud. So that's what Microsoft Azure is, is our cloud environment. And our developers are also working in a training system, learning the tools and languages that make up the SAP landscape including all the web services in the integrations and they're learning lots of different things.

Security Team Update

Security Team, obviously, they were also very involved in the authorization to operate,  the ATO, but they're also continuing to develop a system security plan, developing a request process to make sure that we can get in and say, talk to you about what we need, what things need to be managed, as we go through the project, they're continuing to come out meet with the functional groups to get data around current business processes, specifically related to SAP roles. And we'll be talking about roles again in the future. But actually, every playback part of it is at the end of it we say, what are the roles that we've identified that will need for the systems. They're continuing to build their SAP security knowledge and 

Page 3 of 26

developing security strategies that encompass best practices and policies, standards to make sure that we are good and compliant.

Organizational Change Management Team Update

OK, change management. They are going to be updating the SIMBA website with helpful and timely project information. There'll be a lot more coming. They're going to implement a SIMBA e-newsletter, and in early 2019, you're going to learn about what we're calling the Journey to SIMBA. So that'll be fun. Well, yeah. So the Journey to SIMBA. The change management team has also completed meeting with financial officers and their teams. And part of that is to make sure we identify who the critical end users are, who is it,  who's going to be using the system and who needs to be trained on that. And the project sponsors will be presenting the SIMBA project overview to the academic leadership council this coming Monday. So lots going on. Lots we're talking about.

Project Timeline

Okay, so here's our plan. I know...so easy to read, isn't it? But we are right here. So we are right in the middle of the Explore phase, that light blue line. So we are here. So we are six months in. Can't believe it's been 6 months already. It feels like it's been about six days. And so basically, at the end of December, you know, we're going to go live in 18 months, but I feel pretty confident that we are going to be in good shape. All right.

Support Phase

Oh, well, that's good Debbie. Forgot about the animations. Let's go back. Okay. We just have a floating santa hat. But what does that mean? Okay, so even thought it's the holidays right now, we still have to remind you about SCAR, which is system confusion, anxiety and rage. So we always just remind people when we go live, it will be difficult. There'll be...oh, can't hear me anymore. Sound is dropping. Oh, dear. I don't know what's going on with that.

Is it better now? Is the sound a little better? I don't know what's going on? Why it's fluctuating. So it might just be the technology? I guess. So. All right. I don't know what's going on with the volume. All right. Let me double check my audio here. [humming] Audio setting. Let me just double check. It's weird. Well, maybe just pull the volume up. I'll take it off automatically just volume. Can you hear me better now?

I heard a yes. Verbal Yes. Okay. All right. Great. It must have been the microphone was automatically adjusting and lowering itself. So I took that off. Okay. Thank you all so much for letting us know that you couldn't hear us. It was Scar. Scar came in. It was take making my microphone not work. So see, there's always going to be SCAR out there who's going to come in and say, hey, let's just make things more difficult for everybody. So but, you know, we just realized there's going to be a lot so we just going to keep saying it over and over again. When we go live. Just hang with us. We will get there. And we will get to the promised land.

Okay. Oh, the Santa hat was over our ears. Great. That was it. Silly me. Should have known better where to put that Santa hat. Okay. Alright.

Page 4 of 26

Spotlight - Procurement

So today, our spotlight is going to be on procurement. Yeah. So that's why Tara is here. Tara loves procurement.

[Tara] I do. Yeah. 

[Debbie] Doing it all your life. Right?

[Tara] Not all my life. Recent memory. Yes.

[Debbie] So procurement basically is what we call the procure to pay process. And it's how we get goods and services, what we need for University operations. So okay, so right now we got three payment methods that we use. So do you want to talk about those?

[Tara] Sure. Okay. Today, folks at the University can purchase on a purchase order working with procurement,  can buy goods and services on their pcard using the University's purchasing card program, or they can pay by a special request for check and submit the invoice for payment directly to accounting operations.

[Debbie] Right. So those are three payment methods. We're going to keep all those. We're going to modify a little bit, but we are basically staying with the three of them. So one of the big things that is in procurement is vendor management. So I'm going to talk a little bit about business partners and I'll let you talk a little more about suppliers and vendors. So in SAP, and therefore in SIMBA, we will be creating what are called business partners. So those are suppliers and vendors like we use for procurement. But also our customers, people who we are selling things to or providing services to. Our sponsors. And really, you know, a lot of other partners. So we'll have a business partner and that business partner could have multiple roles, they could be a supplier, they could also be a customer, they may also be a sponsor. Maybe look at some of the bigger companies. They really fall into all three categories. And that vendor management will be what's considered master data in SIMBA. So we'll manage it and will control it centrally. And what we're really hoping to do through the business partner especially as suppliers/vendors is to get their payment preferences. So we hopefully will be paying people by ACH, and I use that so often some people don't know what it is, it's the Automated Clearing House. But basically the way we all get paid, it's a direct deposit. So instead of cutting a check and mailing it to people, hopefully we'll get set up and be able to work with our vendors and direct deposit their payments directly into the account they indicate that it should go to so that will streamline a lot of payments and I think our vendors will like that.

[Tara] Yeah, the vendors have been asking for this for years. So I think the vendors will see this as a huge improvement for the University.

[Debbie] Yeah, so anything else you want to add about suppliers and vendors?

[Tara] We're really excited about the reporting capabilities than a central vendor master record will bring. We don't have one of those today. And so today if central procurement and ARL and housing and food services are all using the same vendor to provide services to the University, they're actually in our system three different times. So we're looking forward to the opportunity to have a single vendor 

Page 5 of 26

record, really streamline our reporting and make it easier for vendors to maintain their information with the University.

[Debbie] Yeah, I think we talk about that a little more in the future, right?

[Tara] Well, I think so. 

[Debbie] Yeah, I think so. Yes. Little preview. 

[Tara] Yeah. 

[Debbie] Okay. So right now, the PO, we call it the PO, the purchase order, but it's actually a requisition when it begins. I'm learning all this procurement stuff. Now, we manage that through eBuy, and we're not looking to dramatically change it as we move to SIMBA. But I think we're going to add some nice cool things in there. So procure to pay. Let's talk a little bit about with all of these a little bit. I mean, these are kind of the big eight. Yeah, so that procurement that you're worrying about. 

[Tara] Yeah, we'll go into a little more detail on some of the future slides. But to sort of get everyone acclimated to some terminology. Today, we call it a requisition, in SAP, they call it a shopping cart. So we'll be moving to the terminology of shopping carts. A shopping cart then can become a purchase order by the purchasing staff, or we have some exciting opportunities we'll talk about to automate purchase order creation. The system looks to ensure that the goods are received before we pay for the goods or services. So that's good received and invoice processing. We have some very exciting opportunities around procurement catalogs and procurement contracts, supplier registration and some strategic sourcing. So we'll get into some of those details in the next slide. 

[Debbie] All right. So basically, the way the procure to pay cycle works is the customer, end user, enters items into the shopping cart. The shopping cart then goes through the financial and other approvals, we're still going to require a budget approval from a budget assistant, we're also going to require the financial officer to review and actually we're adding two other approvals in there as well. So can you talk a little bit about that because I think what will happen is, is when they first submit their shopping cart, it's actually going to come out to purchasing.

[Tara] Yes. So our plans are for certain shopping carts, not all shopping carts, but certain shopping carts to come to purchasing for a very early review. It's a quick look to make sure that the shopper has everything they need on the cart. So a good example is if a shopper is requesting that the goods or services be procured through a sole source procurement, we want to make sure that they have the sole source justification information. We want to make sure that vendor quotes are on the cart. And in the case where the procurement folks know there's a contract that could be used to source this, they touch it once at the beginning to assign that contract and then with the final approval of the shopping cart, it has the opportunity to go out as an automatic purchase order. So we think that being involved earlier in the process, we will be able to help coach shoppers, help ensure that the budget and financial approval folks are looking at the complete picture and have all of the information they need, and ultimately streamline the process with a little upfront vision. 

[Debbie] There's also going to be another approval if you're buying something that will be a capital asset, a piece of equipment or that's meet certain criteria, it will also flow to property inventory to 

Page 6 of 26

review. I was really kind of surprised to find that they do a lot of after the fact review of vouchers and POs and everything to make sure that we're appropriately capitalizing equipment that needs to be capitalized. Depending on certain criteria, depending on what you're buying, the type of commodity, it may also flow to the property inventory. And they'll create what's called an asset shell. It sounds weird, but they'll basically create a little shell and put the asset number right in the PO. So later when the goods are received and we know it's here, it'll create the asset and put in our books. Yeah, so really streamline that process as well, which will be cool. So the shopping cart goes through all the approvals. And then if needed, again, you've commented, sometimes it will skip this step, the buyer review, approve and issue the PO or if it's not necessary for the buyer to review, it'll automatically issue the PO. The vendor fulfills the order and they ship it to us. We indicate to the system Hey, we got the goods. The invoice is received. We do what's called a three way match. And then we pay the vendor. So easy. Boom, boom, that can happen in about 10 seconds.

[Tara] Oh, yeah, we wish.

[Debbie] Oh, ok. Shane, Will the process change the process of purchasing software licenses, items from software at Penn State?

[Tara] We'll actually talk a little bit about that as far as the catalog.

[Debbie] Alright, so hang on, Shane, we'll get to that. Please hold. 

[Tara] Please hold.

[Debbie] All right. So one of the things that we're going to put in place is, well, we're not gonna put in place but product categories, right. We'll talk a little bit about that. 

[Tara] Yes. So today, we call this commodity code and we ask the end user to select a commodity code for each of the line items that they're purchasing on a requisition. Moving forward, we are going to a standardized worldwide system called the United Nations Standard Products and Services code, UNSPSC. 

[Debbie] UNSPSC?

[Tara] Yeah, you got it. That's used to classify the items in the shopping cart. And we're actually taking the opportunity to link this to a correct general ledger account. General Ledger is similar to today's object codes. So for all the folks who have struggled over the years to identify the appropriate object code to put on for the goods or services they're purchasing, for all of the financial folks who have had to do some JV cleanup on the back end end of the process after the purchase has been made, we're hoping to really streamline that as well and link those UNSPSC product category codes to the appropriate general ledger account.

[Debbie] Okay. And there's a couple of examples there.

[Tara] There is actually a hierarchical structure to the eight digit number for the UNSPSC codes. And so I gave some examples here. The codes will be different if you're buying equipment versus supplies versus 

Page 7 of 26

the last one, there is equipment maintenance, which is services. So all of the service codes begin with seven, eight or nine as the starting digit.

[Debbie] Okay. So yeah, and you're working really closely with the general ledger folks to do that mapping. I think one thing is that it will tell you what it is, but you can override it.

[Tara] Yes, it is going to effectively default a general ledger account or suggest what we've mapped as what we believe to be the correct general ledger account. But we know that there are some situations where a department isn't buying it for a traditional purpose, or they are buying it as an item that is considered an item for resale. So they may need to override the default GL account and the system will allow that in the shopping car.

[Debbie] I think the one example we use all the time is dry ice. So dry ice would probably be a laboratory supply. So if it's under that commodity, you pick it up, and it would be picked up as a lap supply. But if it's the Creamery buying it, they buy dry ice as a shipping material. So I always love that example. It's very easy for my simple mind to understand why you would have two different purposes for commodity. So we're hoping this will really help to streamline the selection of the GL account. So really, in some ways, what we're what we're beginning to talk about is when people are doing a purchase order, they really won't have to worry about a requisition or a shopping cart. Let me get my terminology right. So if they're putting in the shopping cart, they really may not even need to worry about the general ledger account. But they will just have to put it in their cost object. Is it my cost center or my internal order or my work breakdown structure?

[Tara] And we're really looking for the opportunities to minimize end user inputs, like the the number of data points that they need to enter as part of the shopping cart and maximize our reporting capabilities. 

[Debbie] Right, right. Okay, great. great. We're not getting any questions. We must be so good. Okay.

So three way match. This is something that's very standard in the procurement world and we're still working through how we're going to do it but this is a best practice that you basically match the purchase order, what was the line item in the amount of the purchase order, to the fact that we got the goods, to what the vendor's invoicing us. So three way to say the purchase order matches the invoice and we know we got the goods. So that's a three way match. And we're kind of looking, we haven't really always done that a Penn State. 

[Tara] We have historically confirmed a vendor invoice, and by confirming the invoice we were confirming that the goods were received and it was okay to pay. Okay, so now we're looking to make sure that we have a goods receipt that says, I actually received what I was looking for on my order.

[Debbie] Because we have had situations where we had some automatic like, if you don't let us know in five days, we'll just pay the invoice. And we had some problems with that when people have not gone in to say, Hey, don't pay it. And then it turns out they didn't get the goods or they were damaged or they had a problem with the service provider. So hopefully this will make sure we don't have a lot of that after the fact work of trying to clean things up which takes a lot more time than just not paying them until we make sure it's okay. 

Page 8 of 26

[Tara] I think ultimately, if we move forward with the three way match we'll be in a very strong position even better than we are today for audit purposes.

[Debbie] Absolutely. Okay. So procure to pay. We've got two things. So tell me the difference between a catalag and a contract.

[Tara] So procurement catalogs, in SAP we have capabilities for internal and external catalogus. Everyone at Penn State should be accostomed to our external catalogs. We call those our eBuy Plus punch out catalogs today. And we are anticipating for go live in 2020 that we will still be using the Jaggaer platform for punch out catalogues, the same vendors that we have up there today for all different supplies, lab supplies, computer and IT supplies. We also have general stores and software at Penn State enabled as eBuy punch out catalogs today. And we're working through those details of what that looks like for those units in the future as well. But we are anticipating for go live a very similar shopping experience to be able to punch out to eBuy platform, excuse me, the Jaggaer platform,  we've branded it as eBuy Penn State, the Jaggaer platform to be able to search for goods in catalogs and pull those into your SAP shopping cart.

[Debbie] Okay, great. So Shane that should have answered your question about software, Penn State. They will still be one of those catalogs.

[Tara] That is what we're anticipating. Yes. 

[Debbie] So what's a procurement contract? Do we have those now?

[Tara] We have no such concept today as far as we what the shopper can actually view and buy from. So we have plenty of procurement contracts in place, but we don't have a very good vehicle today to publish those out to the University at large and say, here is sort of your fast track to procurement.

[Debbie] Are they called master contracts as well? Or master agreements? 

[Tara] Sometimes, yes. So this actually is, it's been an interesting road for all of us to start thinking in terms of not just a contract that is the white paper document that we put signatures on. This is really an opportunity to publish contracts with items, pricing, product categories that are available from a vendor, that have been pre-negotiated by purchasing so that shoppers can find those items on contracts, and we have an opportunity then to create the purchase order automatically if you're shopping from one of those available contracts. So I think it's a really exciting concept. We have a lot of opportunity for efficiencies there and we're starting to analyze where we might get the most bang for our buck on the go live contracts for the University.

[Debbie] Can you give us maybe an example of one like not maybe not a vendor, but a type of thing that might be on a contract?

[Tara] Yes. So one of the things that I have seen used in a similar capacity is when you have a contract for temporary staffing services, for example, and you have specific roles and you have specific pre negotiated rates for those individuals. So if you have a contract in place that allows you to bring in an administrative assistant at a specific daily rate or hourly rate, you can publish that as a contract and issue out a purchase order automatically to that vendor that uses that rate for that type of individual. 

Page 9 of 26

We certainly will look at some other things that are item level contracts.  We've talked with OPP about the possibility for some of the commonly used filters is an example. If we have contracts in place for the HVAC filters, it might help us to expedite the purchasing for those types of products.

[Debbie] And the contracts would tend to cover services as well. Like you mentioned staffing services, to go out to a catalog and pick a service. So okay. All right. We've got a couple of questions. Kim Ripka, we often experience incorrect invoices being processed against our Standing Orders because the vendors are using incorrect standing order numbers. Will this process be improved with SIMBA?

[Tara] We are actually looking at two avenues to replace the concept of today's standing orders. SAP does have what they call a limit order, which essentially puts a bucket of money on reserve. And that is essentially what we do with today's standing orders. 

[Debbie] So spent up to this limit which is why it's a limit order.

[Tara] Where we run into a lot of challenges with today's standing orders is that we don't have specific goods or services or validated pricing on a number of our standing orders, and so the invoicing becomes difficult. Where we know that we will be buying certain items or certain services on a standing order and we can negotiate those prices up front, we have the opportunity to now put them on contracts so that the departments would actually automatically generate their purchase order against the contract. And we have much more detail for that invoicing process. So I would be interested, Kim, if you have any specific examples that we could look at to determine whether a limit order or a contract might be the best avenue. I would love to see some of those examples.

[Debbie] Okay, great. And lak5238 asked, Can you clarify what a goods receipt is? Would that be like a shipping receipt? In a way I think if you go back to what we used to mean...many years ago, we used to have the receiving report.

[Tara] I was just gonna say, a lot of times we think about a shipping document being something that came from the vendor to represent what they shipped to us. A goods receipt is really our side of that process saying that we have received the goods that they shipped so maybe they split the shipping and into two boxes, but we only received one here at the University so are receiving report would record what we actually received. And I do understand there used to be more of the receiving reports.

[Debbie] I think years ago you had to do a paper receiving report, then you had the I think you had the clip on the shipping documents and then it was a lot big paper process. I think that's why we move to more some of the confirmation and the invoice confirmation. But now with an automated system, the goods receipt should be just as as actually as easy as the invoice confirmation. 

[Tara] Yes.

[Debbie] Just say, yeah, got the receipts. We're good. So. Okay. So I hope that answered your question. If not, type in a response back, Oh, it did. Okay, good. Fantastic. All right. All right. Let's go through these. Then I want to ask you about another thing we talked about today. 

[Tara] So supplier registration, activation and management. Again, keeping in mind, we're moving towards a central vendor master record. We will have a means for suppliers to register online to indicate 

Page 10 of 26

that they either want to or are doing business with the University. The University will be activating suppliers, and we have two levels of supplier activation. They can be activated to participate in our competitive bids. And then there will be additional information that we would want to have in the system for them to receive purchase orders and officially do business. And a good example of that is their banking details. So we would not necessarily need to know their bank account information if they're participating in an RFQ with us. But if they're the winning bidder, then we need to make sure we have all of the information on file for them to receive a purchase order and receive payment from the University. We're also moving towards an opportunity where vendors have capabilities to manage or maintain their own supplier information. So updating points of contact, address information, payment information. And we're working through the details of all of those approval steps to make sure that we have a secure process that suppliers have access to update pertinent information, but the University is reviewing it appropriately. If they change your bank account information, it just doesn't automatically start sending deposits to that bank. So we're working through the details of those approval processes. 

[Debbie] Right, right. Yes. Okay. And in strategic sourcing, a lot of people probably don't get involved in this. I've been very involved with this, because this is what we basically did for SIMBA. Yes, this is how we ended up with SAP and actually how we went through a selection process to get our consultants, LSI. So this strategic sourcing,  the RFx, is a really critical part. But not everybody deals with it. But it's critical.

[Tara] Correct, it is. And we have the RFx actually signifies that there are multiple RF events: Request for Quote, Request for Proposal, Request for Information. Those are all documents that our procurement staff...

[Debbie] I never knew that's what RFx meant. I thought it was like a prescription for purchasing...it is sort of a prescription.

[Tara] So SAP will allow us to build and publish those RFx events. What we're really excited about is the opportunity to follow the entire life cycle of a procurement directly in the system and connect all of those documents together. So for example, if someone submits a shopping cart that the purchasing agent determines to go out as a request for quote to multiple vendors to ensure that we're getting the best pricing in terms, then they can convert that shopping cart to a RFP or RFQ. It will show that that RFQ came from a shopping cart request. When we've determined the winning bidder for the RFQ, then the purchasing agent can convert that winning bid into a purchase order. So, we followed the full lifecycle of the original request of the shopping cart, the RFQ process and the purchase order issued to the vendor. And really everybody then can sort of follow along with the status and see those following documents. So they can actually convert a winning bid to a contract or a purchase order. And the strategic sourcing aspect will have better opportunities to identify frequently purchased items. And then for the purchasing staff to strategically initiate contracts or catalogs for those frequently purchased items so shoppers can sort of streamline that process.

[Debbie] Okay, so we got a couple questions. How long would it take for a new vendor to be entered into the new system? Is this something the department would be responsible for?

[Tara] So we will actually be working through some of the change management and process there. And our goal is to have a streamlined and efficient process as possible for vendor registration. And so we would be looking for end user departments to initiate. If they know that they are working with a vendor 

Page 11 of 26

that the University...maybe the vendor tells them, I've never done business with Penn State, I'm really excited about this opportunity with you all. The department will have an ability to send that supplier to the online link for them to register and to kick off that process. So really, user departments will be our eyes and ears for that and really collaborate with purchasing to make sure that our vendors are getting into the system. But activation of a vendor, that confirmation that yes, this is someone that the University will be doing business with, because it is master data we'll be centrally controlling who is actually activated as a vendor.

[Debbie] Yep, master data is so critically important for us to make sure it's consistent, correct in system, that a lot of the master data will be controlled centrally. And then I think over time we may find there's certain things that departments will be able to do on their own, but at least initially, until especially because it's going to be so critical to make sure we have all the different pieces of master data and that it's all connected well, it will all be controlled centrally. But I think the supplier self service registration will be huge. Okay. So John Ake. Hi, John. So the shopping cart can be created without a vendor?

[Tara] It can? Yes, yes. So the shopping cart can be created without a preferred supplier. It can also be created with a preferred supplier and the shopping cart can also reference a specific contract or catalog. So we have a lot of opportunities, it's actually called the source of supply tab in SAP and there's a number of different sections there. If a department is intending to work with a supplier that has not yet registered, we are accounting for that in our design process. 

[Debbie] Good. Great. Alright. John, I hope that answered your question. If not, you can ask a follow up, Tiffany, how would the process for sole source justifications work in the new system?

[Tara] We are still working through the details of whether there will be a separate form if we are trying to incorporate some of the details of the form in to SAP but we are exploring some capabilities around some templates in SAP. So more to come on that in the future Tiffany.

[Debbie] Yep. So there still will be the ability to do a sole source? Yes. Okay. Daniel, okay. You'll make my day if you can confirm, will PDF Purchase Order Change Forms go away? Purchase Order Change Forms. 

[Tara] The POCH form.

[Debbie] The POCH!

[Tara] So we are looking at, we have actually sort of sketched out some different scenarios that we received the purchase order change form today.

And some of those things we are looking to move more towards a system based process. For example, if you are, if you start out working with a consultant on initial like explore of whether or not this is a project you want to move forward within your department. So you do the initial purchase order, and you've got a single line item to contract with them for some design work. And you decide you really like the design they came up with, and you want to move forward and hire them to do some additional work. We can actually take a shopping cart that is approved and amend that to an existing purchase order, adding a line item for that additional work with the vendor. So in that case where many units today would either end up with a whole separate purchase order, because they submitted a new requisition and it went through and now we don't have any way to really tie those two projects 

Page 12 of 26

together. In the future that could be a single purchase order, and we're not routing the form for an increase. We're actually using the system to take us through all of the approvals, make sure that the budget is there, encumber the funds directly in the system with the shopping cart. So we're looking at some exciting opportunities. I'm sorry to say, though, Daniel, I'm not sure that we're going to completely get rid of the the purchase order change form for things such as a budgetary modification, when a department wants to move the funds that are remaining on a purchase order from one budget to another budget.

[Debbie] The only way we could eliminate that is so you can't do it.  And I think we'd get a lot of pushback. 

[Tara] Yes, yes. So I do anticipate there will be a much more limited number of situations where we have a form that is being used to get the necessary approvals and then inform the purchasing department of exactly what needs to happen with that change.

[Debbie] Okay, so hopefully that answered your question. Keep the questions coming. We love to answer the questions. Okay. So some expected changes in SIMBA versus eBuy.  I'll let you walk through those. And then I want to talk about 

[Tara] Yes, yeah. So shoppers will be able to include items from different catalog vendors and pull that into a single cart. And the system has the ability to separate out the different vendors and create different purchase orders from that. We'll be working with change management to make sure that shoppers are clear on what those advantages and disadvantages are there because catalog orders we do have some different dollar thresholds that would warrant additional approvals. So we want to make sure shoppers are clear when this is to their advantage, and when it might actually cause some unexpected results. As we mentioned earlier, the general ledger account, which is today's object code will be derived based on the product code of the item purchase. So we're hoping that that is one last piece of information that a shopper really needs to input. And it's going to be something that they're going in and verifying that the default general ledger account is correct for the purchase they're making, and for their department and any rules that are specific to their area and overriding it if it's necessary, but we're hoping, you know, sort of the 80/20 rule that that that the default GL account will probably work for 80% of the time. 

[Debbie] We hope so.

[Tara] Yeah. We're really excited about the the opportunities to have published contracts in the system that across the University people know the avenues that they have to purchase. And that will actually help us to bring some more compliance to the system and expedite order processing. I will say that this is something that we are looking for opportunities for 2020, but recognizing that our evolution of contracts here at Penn State and the published purchasing contracts will certainly need to evolve beyond 2020. I want to make sure that we're clear on some expectations that not everybody's going to have all the items that they're looking to purchase available on a contract in July 2020, but we are already starting our analysis of where it makes sense to get some contracts in place. 

[Debbie] And actually, you've hired someone to be a contract specialist. 

Page 13 of 26

[Tara] Yeah, we have a new member of our SIMBA team. Sarah Elgin has joined us external to Penn State. She's come in with some great SAP experience and looking to really make the most from the contract module in SAP.

[Debbie] It's exciting because we really haven't done that before. Yeah, so that will be great. 

[Tara] And certainly we are looking forward to improve reporting with the business partner master data vendor record and just improve reporting, spend on contract having all of ARL and Penn State in a single system using the same vendors will really simplify a lot of our reporting requirements, be they state, federal or University reporting that a lot of folks today take a lot of time to pull that information together every year. 

[Debbie] So Tiffany has a question. Will there be the capability to encumber funds across fiscal years if the purchase order we are using for a vendor for multiple years on a grant? Oh, if we are using event for multiple years on a grant, we initiate separate PO's for each year, or we process purchase order change forms to increase the PO each year.

[Tara] So we have some really exciting procurement for public sector functionality in SAP. So we actually purchased the add on functionality of that PPS that brings in some exciting opportunities with incremental funding, optional line items. And so our team and procurement is working closely with the financial folks, the grants and funds management and budget folks to figure out where we can expedite and streamline those multi year purchases. We are anticipating that we we'll have a single purchase order that could span multiple fiscal years through incremental funding. Or if the the grant is set up and the funding is allocated, you would have a purchase order one time with multiple line items for those multiple years. So we're hoping to streamline some of that process as well.

[Debbie] Wayne is asking how will the Master Vendor Data process manage vendors with multiple locations? So will there still be multiple entries based on location or a single vendor?

[Tara] At this point, our most recent discussion is that we would have separate vendors for the separate location. So we use the example of Waste Management or Comcast where a specific location services a specific Penn State campus, but when we are absolutely exploring our options there and talking that through with our consultants giving them a...

[Debbie] Parent Child relationships...

[Tara] we are looking at some of those options. And we're also looking at how do we potentially group mass multiple vendors together so that we can look at it sort of it all rolls up to one, but we've got groupings in place. So we're looking at, you know, what makes the most sense there for our end users, as well as for reporting. In some cases, if it's just that the payment needs to go to a different place than the purchase order, that we've already determined that's a pretty clean process in the SAP but where the purchase order needs to go to different locations, it may still need to be different vendors. 

[Debbie] All right. So hopefully that answered your question. 

[Tara] Hold on. You have one more question for me on the expected changes.

Page 14 of 26

[Debbie] Oh, yes, I did. Oh, yeah. So, um, you know, Tara?

[Tara] Yes, Debbie. 

[Debbie] Sometimes when I'm doing a purchase order or a shopping cart, I might get to a point where I'm like, you know, I don't quite know what else I'm supposed to do this. And I really like to kind of pass it on to somebody else. Or I put my shopping cart in, but now I want somebody else to be able to go in and handle the rest of like, the shipping and, you know, all that other stuff. So how do I do that? Is there a way to do that? 

[Tara] There is!

[Debbie] Is there?

[Tara] Yes! SAP has this concept called team shopping. 

[Debbie] I love this concept.

[Tara] And we are so excited about the capabilities that this brings for Penn State because it really allows us to address some things that have been pain points for a lot of units in eBuy today. So a department can set up a shopping team. And let's say a researcher really needs to be the one to go out and decide exactly which products they're purchasing because they know best.

[Debbie] Yeah, because they know what they need.

[Tara] Yes, but maybe they're not as concerned about the the financial aspect of it, which general ledger account that's going to go against. So they pass off that shopping cart to someone else in their team that completes the the additional information needed to make sure that the shopping cart is complete. Maybe that's the financial data? Maybe that is information about delivery address? Maybe the person who initially puts in the shopping cart is in an administrative role, and they're waiting on someone else to complete that sole source documentation? It can sort of go either direction. But the concept of team shopping then allows anyone that's part of that team.

[Debbie] The team and that's the big part is getting those all predefined up front. 

[Tara] Yes, we will predefine teams and we'll be working with change management to find out from units who they're looking for, to develop teams. And then we'll have processes ongoing, that folks can maintain their team, they can update people on a team. But that team concept then allows anyone on that team to follow the progress of that shopping order, shopping cart and purchase. 

[Debbie] That's a big gain. 

[Tara] Yes. So today, in our system, unless you were the person who requested or someone in the approval path, you can't go in and see, for example, which purchasing agent is working on your purchase order. In the future, you'll not only be able to see everyone who's in the approval path, including which purchasing agent that's going to go to, but you'll be able to, anyone on the team will be able to sort of 

Page 15 of 26

keep tabs on that and participate in the process throughout the whole life cycle of the shopping cart, purchase order, goods receipt, and invoice.

[Debbie] Okay, Great.

[Tara] Very exciting. 

[Debbie] I know they showed that the playback the other day and I went, Oh, this is so great. So I know it's been a pain point for people. So really excited about that one. Okay. So we've kind of covered the procure to pay. And what I want to talk about now, if it will pay attention to me, is the other two ways that we do payment and procure goods and services and a big one for us is the purchasing card, the pcard. Oh, before we go on...

Yes. Oh, Michele Whitman, do you know her?

[Tara] I do. Hi Michele!

[Debbie] So you mentioned you could have a preferred vendor in a shopping cart for orders between 10 and 25,000, will the end user be able to list a few preferred vendors?

[Tara] So the shopping cart is actually one to one pulling a specific preferred vendor. But we still have capabilities in the system around sort of open notes fields, so that if a department has instructions that they want to pass forward to a purchasing staff member, they can do so in the notes fields, and anyone in the approval path will be able to see that and so I think we would look for a process there, each vendor will have a specific vendor number. So we would look maybe to see how we might convey that if you're looking for a bid to be sent out, for example, to three different vendors, how the department can convey that to purchasing that's a good example Michelle.

[Debbie] Great. All right. No open questions. Okay, So the purchasing card we are planning to manage that completely in Concur, in ERS. So right now all the travel card transactions flow into Concur, Concur ERS, and we settle them through a report. So you go in, go in and you say, grab this travel procurement charge, and you say add it to this report and then you settle it that way. In the future, goods and services will also be done that way. So we'll no longer have RPCC or...is that what it is? I developed it. I should remember. Oh my gosh. I'm beginning to forget things. 

[Tara] I don't know. I can't buy goods and services on my PCard.

[Debbie] But right now we have the reconciler to go into IBIS and all the transactions are there. And then they select them. And they settle them through the RPCC. In the future those goods and services, PCards will flow into Concur just the way the travel ones do now, and they'll be settled through what we call goods and services report. That can be completed by the cardholder or by a delegate. It will really be the same way the travels done. You go in, there's your charges that are ready to be managed will be there, you can select them, put them on a report and get them put on to the correct area. What this gains and also the other thing we'll be doing in the future is request for cards, the APCA (add purchasing card authorization)  and UPCA (update purchasing card authorization) We're moving those to Concur as well. And that's the request for cards and update the card so be completed in concur. And actually the move of the goods and services to ERS is something that we have wanted to do for quite a long time.

Page 16 of 26

And we have not been able to do it because of technical reasons. Concur is actually now an SAP company. So they're building a lot, a lot of really good integrations between those two systems. And it also with the change to our chart of accounts that we're putting place, this is just the right time for us to do this. So and the request for cards and update to cards, we're going to move to Concur. It's not interestingly, it's not something that finance systems do, which I thought they would. But it turns out almost everybody else for the purchasing card, they use a bank system to request cards and make updates. And we looked into that. We weren't really happy with it given the capabilities we had. So we were working with here on and actually that's my next screen; we're working with Huron and they're helping us to develop the request for card and that system as well, which I think will streamline things and that way really everything related to PCard will be in Concur.

So all the Pcard transactions will settled in the same system. You can select the travel report or the goods and services report. This is the really nice thing. Receipts and backup can now be scanned just as it's now done for travel. So we'll get rid of that paper card and support form and stapling or taping the receipts to it. And then either keeping it in a file folder in your office or some areas have scanned them in. So I'm really looking forward to this. I think it'll really streamline the way we do the PCard at Penn State. So any questions about the PCard at all?

Okay, Nicole? Will the goods and services PCard transactions go through the same approval path as ERS reports? Nicole we are still trying to kind of determine that. We think there will be some type of approval because in this case, the cardholder could actually submit the report with no one else seeing it. So there'll be at least a single review. We're still trying to work through exactly what that will be. And Dan, hopefully this will change the signature requirements. Do you mean like having to sign the receipt and having to sign the support form? Yes, it will. The only time.. it'll be just like travel is now. When you go in and do your travel report, if a delegate did it for you, you have to go in and accept the report. And if you don't, you have to do paper forms and sign off on them.

We're hoping we'll eliminate the need to do that because the card holder will either go in and enter the report or they will go in and say, I accept what's on this report from the delegator who prepared it for them, but we won't need the signatures on things anymore.

Okay. Brenda, you liked that all PCard transactions will be completed in the same system. Yes, me too. Okay. What will the new process be when the purchaser does not have access to the budget where it will be reconciled? Ah, okay. Um, you know, I don't know if we've really worked through that yet. We're still trying to figure all that out because we're still designing the system. But that's a good question. If they don't have access to the budget where it'll be reconciled, I think because we can route it now within the system we'll be able to will allow you to put it on an account that maybe is not within your own area, and it'll route to that area to get approval. So I think that will be the process rather than charging it to your account, shaving it later. And I think for some others, we've done some UEFA access to you can have access so you can do this. So hopefully, we'll get rid of all that as well. Sandy. Hey, Sandy, what about lost receipts? In SIMBA no one will ever lose a receipt? Does that answer your question?

I think we'll do the same thing we've done before. If there's a lost receipt, it would just be indicated in the report. And it may have to go through an additional review, we'll figure all that stuff out. Chris, will PCards auto generate over the still be a request process after the PCard is passed? There will still be a request process because we have to do that through the bank. 

Page 17 of 26

We have to collect a lot of data so there will still be a request process after you pass the PCard test. Sandi, still create a lost receipt form and scan? Sandi I don't know if we've gotten... if we determine if we'll do a lost receipt form or if we'll just indicate in the report that the receipt was lost and do something right in the system. So we'll have to think through how that would work. Dave DeNardo, will we still approve on a transactional basis per charge or will there be a statement approval for a month of charges? So Dave, we're not going to go to a monthly report that you go in and approve everything. The reason for that is we don't want to hold up getting these transactions posted.

I know other universities do;  you get your monthly statement, you put all your receipts on it, and then you settle the whole thing. Because especially with our research and some of our other areas, they really want to get these things posted almost as soon as they're done, we are still going to do a on a transactional basis, you able to group multiple goods and services items on to one report. I think we might be able to do that. But again, we're still kind of designing and kind of figuring all that out. So these are good questions. Um, will we be able to search history for specific transactions or vendors in ERS? Um, you know Jennifer I don't think I know the answer to that um. And I don't know if Kelly Miller or Nick Mitrakos is on but that's something that our Concur people should write down...so search history for specific transactions or vendors? We should be able to as we do now but I just I'm not sure the mechanics of it so I'm going to write myself down a question.

[Tara] They can give that answer to the question.

[Debbie] Yeah they can. Dan, would help eliminate the need for multiple PCards. Yeah, we are probably going to move to a single PCard. We can't have 2 because we have 2 now where somebody needs one for one area they work with, one needs one for another area they work with. We're thinking we can streamline that so that's something we're looking at as well. LQR2, so tech service guys use PCards that did not have access to Concur at this point, will they have to after this in order to be sure they can approve their PCard report? No, no, we'll still have the same thing we do a travel now where the delegate could enter their information for them, print it off, have them sign it. And that gets attached and it's settled. So we'll still have that ability for tech service and others who who aren't on the systems to be able to manage those things. Karen, will there still be a 30 day auto post policy? Probably not. I don't know how we're going to do auto post. I loved auto post. Auto post was my favorite thing. So I'm weird, but I like having control and it was a way to make sure people got things done. So I don't think there'll be a 30 day auto post. But you know, we will definitely look at what other controls we have put in place to make sure people get things resolved and taken care of.

Oh, for Sandy's question with lost receipt, will the system bring in electronic receipts like currently in ERS? So um, I believe Dan I'm not sure but I believe if it's what we call...I'm going to get it wrong. I'm going to say third party but that's not right... vendor. It's a level three vendor. A level three vendor like Walmart. Like right now for the airlines if you go into an ERS report and you call up the PCard report, you'll see the detail. That's a level three vendor. I think like Amazon and Walmart, some of the bigger vendors, are level three. So yeah, we might have the electronic receipt already attached coming in from the bank, coming in through Concur but again we kind of have to explore that and see if that's true. They really love these PCard.

[Tara] Yes! 

Page 18 of 26

[Debbie] Catherine, will a single person be able to have multiple PCards within the same department? For example, an athletic director has three cards so that coaches can use them when needed. We are working through athletics. You guys are special so we are going to be working through all that but I think we still will. We're looking at how to manage those situations so there'll be more detail coming on that.

Kim, okay recently we have experienced a college that asked a faculty member to resolve their ERS travel airfare even though the trip did not occur yet. With grants and contracts we were told expenses cannot post prior to the trip. Will this process change with SIMBA? I don't think it'll change in SIMBA. This is a policy within Penn State. It's not a SIMBA decision; it's a policy decision so I don't know.

Yeah, you probably should not be posting airfare before the trip actually happens and it can just sit there but sometimes there's other reasons why we need to get to post so I don't know if I can really answer that now but as we come out and we look at you know things really won't change with the travel PCard. What's there now is going to stay the same so I don't know if anything that we're doing on SIMBA would impact that Kimberly. Okay, Sarah Dills, can PCards be placed on mobile wallets? E.g. Apple or Android Pay? If so could we then just print a PDF file all the receipts and submit a signed copy?

Well, Sarah, you seem to be in the future. That sounds really cool, but i don't know. I truly have no idea. Um, I'm not sure for security reasons we want them to be on people's individual mobile wallets, but I don't know. The world is changing so quickly. And I'm at a certain age on where I'm becoming a true fuddy duddy, so I'm not sure I can answer that. So maybe? And actually one of the things people can do now though with their phone is they can take pictures of the receipts or scan receipts in on their phone. That's fine. That's all we need for that as well. 

Rick Kaluza, why are we all called special? Rick, you are. Athletics is special and special is not a bad word. Special just means you have unique opportunities within your organization. We love athletics. I mean where would we be without athletics? So we like you. Um, yeah, Lori, that is a good idea. The whole mobile thing. What was that? The iPhone and the...

[Tara] Something about mobile pay.

[Debbie] So Laurie, write that down. Maybe we can present it to security, but I just don't know enough about those things. So okay, this is taxing my new glasses I just got. ASD4, will there be a new option similar to UPPD? Update, Purchasing Card Purpose, and Description. I don't think we're going to need that because I think we'll have another level of approval. So just like now, with the travel form, you know, people will put in, we've put in that adding being able to update that because sometimes people just don't put in a detailed enough description. So some of that will be a training issue to make sure people put enough detail in, but I'm not sure we're going to need it. So, but that's something we'll think about as well.

[Tara] I'm amazed at all these acronyms you know.

[Debbie] I am the queen. 

[Tara] It's a special skill.

Page 19 of 26

 Debbie] The queen of four letter words. And my husband would agree with that. Okay. Will the goods and services transactions in Concur allow us the same ability to have a payroll deduction for personal charges charged to a PCard in error? Um, I think so. You know, we haven't really thought about that. But probably because we'll be doing...it will run through the same process we're now using for the goods and services. So again, a good question. So, yep. And obviously, you have the correct term there - in error. And we do know people use it by mistake. But yeah, I think we should be able to do that. So. Okay. Wow, did we get through all the questions? Okay, cool. All right. So now I'm going to turn to the other one, the other one. The other one. 

The other one. The other four letter word: SRFC, Special Request For Check. This will be managed through something call a non-PO invoice and the invoice piece through me at first, because I'm like, we don't always have invoices, and we may not have an invoice, but that's just what it's called in SAP non-PO invoice. This will be...it'll be really the way you do the special requests for check now. You'll enter it through the non-PO invoice Fiore tile. I know, what is a Fiore tile? We'll talk about that later. But basically, you'll enter the information in for what you need to pay. You'll select the payee from the vendor master data. This is a big change. We do not vendor our special requests for check now. So we have an incredible number of temporary vendors in our system, because every time somebody enters an SRFC to someone, it's a new vendor, a new temporary vendor. And we also have the same vendor in 20 different times, spelled 20 different ways, slightly different addresses. And it's something we've talked about for a long time that we should begin vendoring the SRFC. We're going to begin doing that in SIMBA so we're finally going to have the tool in place to be able to do this. So if the vendor is not listed, or the lender's not there, we will ask you to ask them to be created. And we may ask you to collect the W-9 for tax id purposes, so we can get them into the vendor file properly. We're exploring if we can have non procurement vendors, like individuals, use the self service. We're not sure, it's kind of pushing the limits of it.

So but we're asking because we know it's something that would be really nice, but we are looking at that. And then the non-PO invoice would flow through the departmental approvals like we do now. We will set a standard workflow centrally though. Areas determine who's in the roles, but we determine the flow. This is a big change from IBIS where we had nine levels that you could add.

Eight levels, and then the ninth was the inquiry. But in any case, sometimes departments had two levels of approval, sometimes they had eight. We don't know why. So we are now going to a standard workflow. So it will say, okay, non-PO comes in, it will go for a budget approval: either the budget assistant, budget administrator, or budget executive. It'll then go for the financial approval: financial system or financial officer. And then it'll go to accounting operations. That's it. Okay. So accounting operations will then review it, approve it and payment will be issued and hopefully we'll be doing a lot more ACH payments instead of cutting checks. Okay, so um, Dan, does the use of this for SRFCs drive all reimbursements to employees to go into ERS? We haven't really thought about that too much, Dan, but it is something that we could think about. You know, if you need to reimburse an employee for something would go through ERS? But I think it depends because we'll talk about something else that is not a SIMBA issue, but it's something that's being looked at. Um, but let me get to that in just a second. Oh, Sandi, you like a standard practice? You like something standard? Wow, that would be nice.

Okay. John Ake, some vendors have different addresses or different branches that a PO would be ordered and be invoiced from. Would that be an additional vendor in the system or can one vendor have multiple addresses to choose from?

Page 20 of 26

I think you've talked about that. The vendor could have multiple, we could have a parent vendor with children.

[Tara] We're looking all the different sort of permutations of that. When it makes sense that we have two different vendors versus a vendor that has an address where they receive the purchase orders and a separate address for where they receive payment. We're looking at the different options there.

[Debbie] Okay, so Tiffany, will we still utilize the payment decision matrix to... Oh my god, is she like reading my mind? Or will SIMBA, for example, reject no-PO invoices that should have been done through a PO based on a amounts and object codes. 

[Tara] Coming up next. 

[Debbie] Coming up next. Yes, thank you Tiffany. Exactly. Exactly. This is this is something that is not SIMBA but it is something that we need to address at the University. We do way too much... spend, spend is the word on the SRFC. And actually we had I think that report the board did had some procurement reviews. And we need to look at our procurement. We had a lot of Maverick spending as it's called. And that is not buying Mavericks, that's where people are going off and not using the procurement process that should be used. They're going off, buying things coming in and saying, Oh, I want to put that on. I'll just get reimbursed on a special request for check. And we're not getting the best pricing and we're not getting the right terms and lots of things aren't happening. So central procurement and Duane Elmore is the Director of Procurement. 

He is looking very closely at this and what we're going to be looking at is that the PO contract usage is going to be required for a lot more commodities including services. We do an awful lot of services on SRFCs that really should be done on POs. We're also going to move away from confirming orders being done on the SRC. We're not going to do that. It'll go through a PO but it will be called a...what's it called? A bad PO? There's a term he had. I can't remember what it was. It was like...

[Tara] an after the fact order.

An unauthorized commitment. We heard lots of terms from colleagues in higher ed on how they address these after the fact orders when the goods or services have already been received or performed and we've got an invoice to pay.

[Debbie] Yeah. So one of the things we're going to try to do is to limit that non-PO invoice and it'll really be mainly for payments to individuals will be its primary use. So honorariums, research participants, officials, referees. You know we're going to go through and it goes back to what you ask Tiffany about that payment decision matrix, is really looking at that and saying, if it's this type of commodity, you should be doing a PO. If it's under certain dollar, you can use your PCard but you should be using a PO. If it's this type of service, or like we're saying payment to an individual, then you would use that non-PO invoice so that's really going to be cleaned up. And that's not really SIMBA driving that as much as it is just that we have to get our spending under control and make sure that we're doing things right. 

Duane had given a number that just shocked me, like millions and millions of dollars that are spent on this special request for check that should have been done through POs. Yes, some astronomical amount. It was. Yeah, so that is that's one thing we wanted to talk about that we are going to be looking at this 

Page 21 of 26

and delineating very clearly when you should use that non-PO invoice. Everything else should be done through a PO or again, if the dollar amount is low enough on a PCard. Okay, so Tiffany, that was like a perfect question.  

[Tara] It was a great segway. 

[Debbie] I know! I didn't even pay her or anything, Jennifer, I chartered a local bus for a field trip and paid the invoice through SRFC. Should that have been paid through a PO? Not necessarily right now, Jennifer, but in the future, yeah, we really hope to be able to do that through a PO. I think, like buses, like right now we don't manage those. Well, is that something that might be a master of procurement contract? 

[Tara] Could be. 

[Debbie] Could be. It probably depends on the trip. 

[Tara] Yes. 

[Debbie] But we could have more master agreements with them. So you negotiate maybe the trip, but you wouldn't have to have a whole agreement with them. Because right now, having been an assistant treasure, I know we have signed every single one of those agreements so anything we can do to streamline that. But yes, in the future, I would hope that the bus companies and stuff would be managed through procurement.

Sandi, this speaks to begging for forgiveness instead of asking for permission. Yeah, but actually you can do a little bit of forgiveness. But actually one of the things we're talking about with the non-PO invoices, depending on the commodity or the GL Account, it'll flow to procurement to review. And if they look at it say this should have been on a PO it'll be rejected and you'll have to do an after the fact, you were bad um, after the fact...what's the other one? After the fact confirmation purchase order because we really need to train our users when do you use a purchase order. Cheryl, would memberships be paid by SRFC or PCard?

That's one we haven't really talked about. I would imagine memberships would still be paid by SRFC. It's not something procurement really can manage - you're getting a membership and probably would be on PCard too. But again, some of that relates to policy where certain memberships would require a budget executive approval, which is why it hasn't gone on the PCard, but we'll we'll talk about that. We'll look at it. 

Sandi, on the bus question, what about adding tips tips to these contracts? We get questions about cash tips. Oh, okay. I don't know if that's something we'd really thought about. But, um, yeah, usually on a bus trip, you're kind of expected to tip the driver. So yeah, I don't know the answer to that one, Sandi. That's something we'll have to consider as we move forward. Okay. Wow, a lot of questions today. This is great. Thank you.

[Tara] That is good. 

[Debbie] We've had 41 questions. 

Page 22 of 26

[Tara] Fantastic. 

[Debbie] Yeah!

[Tara] Everybody else loves procurement as much as I do.

[Debbie] Yeah, we've dismissed 32 of them. That sounds bad. Okay. Um, so. All right.

Everybody's Talking

Hey, it's time for Everybody's Talking. Okay. Um, a couple things. I wanted to kind of re emphasizing this again. But um, we mentioned this last time, but we're going to mention it again. How can you be alerted when a new SIMBA Session is loaded into the Learning Resource Network? You can do that. You go into the SIMBA Session page of the Learning Resource Network. You click on notify me of new sessions. And then when you do that, you'll get a little screen, an interest tracking screen. And on there, the only option you'll need to click is notify me, which is way down here in the corner. Notify me when sessions are scheduled at my location, and it will notify you when new SIMBA Sessions come up for registration in our end, so you don't have to choose a location because it's all by Zoom. You don't need to enter any comments. And once you check the check mark, you click Submit. And you'll be updated. Oh, I forgot to update this. But please keep in mind, if you request be notified after the January session has already been posted, you won't receive notifications until February. So I kept it in, but I forgot to update it. Sorry, Amanda. Okay. Oh, Chris has a question. Can PCards be hard coded to prevent the use of the PCard for software purchases?

The only way we can block certain things on the PCard is based on the merchant category code. And I don't think software vendors fall in to a certain merchant category code. Like Best Buy is a different merchant category code and I don't think there's a way to do it. 

[Tara] And when you get into the nuances of software versus software licenses, versus like a monthly subscription to an online subscription as software as a service. I don't think there's a consistent coding system for those.

[Debbie] Yeah, so Chris is saying policy requires software to go through purchasing but that doesn't always happen. Yeah, we know, we know. So that gets into kind of some of that Maverick spends so we'll have to think that through a little bit more. Okay Nina, What if I know someone who has not yet received any notifications but would like to? Just have her look in the LRN? Yeah, absolutely. Have her log into the LRN and she can go in there and select that she'd like to,  just as we walked through here that she can select to go through that.

Lisa Steinbugl's coming in. Lisa is on our project as well. Software can be purchased from many different vendors with many different MCC codes. Yep. So she's confirming it is impossible for us to lock it completely on the PCard. So it becomes a training issue. Training people to go through software at Penn State, goes through procurement for what you need for software.

Okay. And next one, if you're attending this Zoom meeting with a group and only one person is showing up on Zoom,  like right now we have 334 participants but we know we have like over 400 people signed up on the LRN which is amazing. That's awesome!

Page 23 of 26

That is great! Send Amanda Pastore an email indicating who attended your group session and her email is pastore@psu.edu. So Amanda is actually monitoring this. She is a wonderful help to us. So thank you, Amanda. And also thank you to Travis Freehauf who is helping monitor our questions as well. So okay. Um, any other questions? Rumors? I love rumors. 

[Tara] I know you do.

[Debbie] Feedback? I haven't heard any good rumors about SIMBA lately.

[Tara] Should we make some up? 

[Debbie] Should we make some up?! Probably after today the rumor will be has Debbie Meder lost her mind? And it may not be a rumor. Okay. Thank you. Daniel Kuhn wants to know Aetna will cover SCAR diagnoses?

[Tara] We'll have to talk to HR about that!

[Debbie] Yeah, that might be that would be a...what is that called? The employee assistance? 

[Tara] Yes. The EAP.

[Debbie] So it might! Who knows!? Oh, Lauri, you heard a new rumor this week that SIMBA will have a flat cost center hierarchy. Well, in a way of sort of will. Not flat, per se, but just not as hierarchical as we had before because the hierarchy is really just going to be more at the business area and then down to the department. But it's not really gonna be a flat per se. I mean, there will be relationships between them, but it'll be a little different than what we've had. Okay, LQR2, will each session touch on different functions that are currently in IBIS, like IDCC's, ROCR's, things like that. Yeah, that's our plan. The SIMBA Sessions will have a spotlight and that spotlight section will focus on very particular pieces. I think next month we're doing operational, which will be like fixed assets, inventory, and internal billing.

And will the PowerPoint presentation be sent or will it be available. We are generally not posting these out there, but you can watch the recording that will be out there. If it's that you want to look at the information on the LRN, we could post that on our website so people know how to do that. I'll ask Amanda to do that. I'll be honest, the reason we don't put the PowerPoint presentation is we don't want people to take it and start working from it without the background because if you just walk through it with other people...so I don't know. We're kind of caught in a catch 22. 

[Tara] Yes.

[Debbie] We want to share but we don't want it to get shared too widely and have misinformation. Tiffany, when will you be able to share who the pay and effort vendor is? We will share that in January. So really excited about what we're doing in that area. I think it'll work really well for us and the vendor we selected it'll connect very well with SAP.

Okay, Lucy, will there be a test site and hands on training on it? There will be hands on training, but it'll be closer to when we go live, and there won't really be a test site per se. That's one reason we're doing the SIMBA Sessions. We're hoping as we get further along, we can actually show you what things look 

Page 24 of 26

like in the system, but there won't really be a test site per se. We've had a lot of requests for that - can you give us a sandbox that we can go play in - and we really just can't get to that point. But we're going to do our best to give you as much detail as we can about the system and what will be happening. 

[Tara] And the Journey to SIMBA will address training options and what's coming when and how people learn more about SIMBA.

[Debbie] Yeah, absolutely. The Journey to SIMBA will be really cool. Okay. Um, Chris, will you be able to assign a shopping cart to another team to finish? Similar to assigning carts currently in eBuy.

[Tara] So the thing that's sort of catching me on that is "assigned to another team" and that's terminology specific. So you will be able to as a shopper, someone else that is already on your team can take over your cart. That's sort of what we do today with assign -  they can take over the cart. But they'll have to be on your team. You won't be passing that off to a whole separate team of folks. So we'll be working with units to figure out what their team should look like. And then teaching folks how to maintain and update their team.

[Debbie] Yep, yep. Jennifer, will training be offered to Commonwealth Campuses? Absolutely. Yes. I don't know if that's the right answer. But to me, it's the right answer. So no, we will be. We will be. absolutely. So Amanda actually, who's helping with the session today is our our training lead and yeah, we will be offering training at the Commonwealth Campuses. We'll make sure everybody who needs it gets the training they need. Even people who don't want it.

All right. Any other rumors or questions or feedback? Shane, I keep purchasing the Journey to SIMBA as a version of Fraggle Rocks, Uncle Traveling Matt as the Adventurer. All right. All right, Shane, I'm too old. I don't know what Fraggle Rock is. Do you know Fraggle Rock is? 

[Tara] I remember Fraggle Rock. 

[Debbie] You remember Fraggle Rock?

[Tara] I do.

[Debbie] Okay, I've heard of it. But okay. Oh, Steph is is clarifying. We're going to be doing it regionally. Not heading to every campus but will have regional training for everybody. Okay. Probably regional training . Regional. We're going to have regional training. So Jennifer, I hope that doesn't make you disappointed. So, but we will definitely be getting out. So

Jennifer, will there be the ability to proxy for one another? Does the team cover this aspect? The team kind of covers that aspect. 

[Tara] Yes. And we are thinking through. So from a shopping perspective, I think the team will cover a lot of that. We are thinking through those roles and groups of approvers similar to like today, we call it a proxy because we have multiple people assigned in the role that could approve a shopping cart or approve different documents in system. So we are thinking through those capabilities for not stranding any documents for your approval, because there's only one person that that can hit approve.

Page 25 of 26

[Debbie] Okay, great. Okay, so our next session is going to be January 11, from 9 to 11. I did have a question - somebody  had asked, Why are you always doing these on Fridays? And the reason is, it's the only day we have free. The consultants are here Monday through Thursday. And while they're here, we are so focused on just so many other things that Friday is really the only day that I have two hours free to do this. And then I can ask these guys to be here to help as well. So next session will be Friday the 11t, 9 to 11. Spotlight will be on Operations, Fixed Assets and Internal Billing. And again, if you have any questions, you can go to our website or you can email us: simba@psu.edu. And oh, another question. Will we have the choice of sharing a PO with the team or all my PO 's be available to the team?

[Tara] So when you use a team concept for shopping carts, then the team also has access to any documents that follow on from the shopping cart, which would be a purchase order, goods recept, invoicing. SAP uses the concept of follow on documents so that you can sort of track that whole life cycle. So if you have a team shopping cart, then the team can also see the purchase order.

[Debbie] Okay. All right. Jennifer also says she can't wait to see pay and effort. Yeah, me too.

Actually, we're going to be looking for someone to join our team to help with that. So we're trying to find someone to join us to help with the functional side of that. So yeah, I'm looking forward to that as well. Brenda says, Thank you. Thank you for attending. And then Lori. Oh, but they will not see my individual PO's as well, only my team PO's, correct? Correct.

[Tara] Each each shopping cart can be designated as either a team shopping cart, or you keep that as an individual shopping cart. And so if it's a team cart, they can see the the purchase order on the team. But if you if you kept tight reins on that shopping cart, then the purchase order is not available to the team.

[Debbie] Okay. All right. Any other questions at this point? I really appreciate all of you joining us. It's hopefully helpful to you and providing some good information. Um, I also want to wish you all happy holidays from the SIMBA project team. So right now everything is looking good because we're still a year and a half away!

Next Christmas we'll have more dark circles under eyes be a little more tired. But our goal is to keep you informed, help you to come along in this journey with us. And we do wish you all happy holidays. Enjoy the break and we will be back in January with more. Oh, but wait, but wait, one more question. Can we be a part of multiple teams? Yes. Yes, you can,  Chris Yes. So. Okay. So. All right. So we got Happy holidays from Hershey and great session and happy holidays to you. Thank you, everyone. So I think we are in good shape. I think we've got questions answered. If we didn't answer a question, you can always email us at simba@psu.edu. But again, thank you all very much. 

[Tara] Thank you for the great questions.

[Debbie] Yes, really appreciate it. Everyone have a great holiday and Amanda I think we can end the recording.

Page 26 of 26