Sergio Concha, PMP® PMI Santiago Chile Chapter 27 … · Business Process Management (BPM) Es un...
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1. Motivación
2. Objetivos
3. Marco conceptual
4. Modelamiento de los procesos
5. Automatización
6. Conclusiones
2Sergio Concha C.
4
Fuente: “ CHAOS Summary 2009, Standish
Group “.
Traducido por COFRE Consultores
Sergio Concha C.
32% de todos los proyectos TI fueron exitosos; es decir,
fueron entregados a tiempo, dentro del presupuesto y el
producto era el esperado.
44% fueron “desafiados”; es decir, o se atrasaron y/o
costaron más de lo presupuestado y/o no entregaron el
producto esperado.
24% fallaron; es decir, fueron cancelados antes del término
planificado o terminaron pero el producto nunca fue
utilizado.
5
¿Por qué los proyectos TI … (y otros)
Falta de una metodología y de procesos bien definidos para ladirección de los proyectos
Sergio Concha C.
Un poco de historia…
Dirección de Proyectos tradicionalmente asociada a cada disciplina
En últimas décadas del siglo XX aparece la preocupación por la
Dirección de Proyectos como disciplina independiente
• 1969 PMI® (Project Management Institute)
• 1996 PMBOK® Guide Project Management Body of Knowledge.
Certificación PMP®
• 2000 PMBOK® Guide 2000
• 2004 PMBOK® Guide 3rd Ed., otros estándares (OPM3®, Portfolio,
Program, WBS, etc.), otras certificaciones (CAPM®, PgMP®, etc.)
• 2008 PMBOK® Guide 4th Ed., segunda edición de otros estándares
Sergio Concha C. 11
Proyectos• A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK® Guide—Fourth Edition
• A Guide to the Project Management of Knowledge PMBOK® Guide—Third Edition
• Construction Extension to the PMBOK® Guide Third Edition
• Government Extension to the PMBOK® Guide Third Edition
• Practice Standard for Earned Value Management
• Practice Standard for Project Configuration Management
• Practice Standard for Work Breakdown Structures— Second Edition
• Practice Standard for Scheduling
Programas• The Standard for Program Management— Second Edition
Personas• Project Manager Competency Development Framework— Second Edition
Organizaciones• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®)— Second Edition
• The Standard for Portfolio Management— Second Edition
ProfesiónNo existen estándares ni proyectos en curso actualmente
Sergio Concha C. 13
16
Business Process Management (BPM) Es un conjunto de actividades y decisiones, iniciadas por la
ocurrencia de un evento específico, que se ejecutan de
forma coordinada para alcanzar un objetivo de negocio
Sergio Concha C.
Ciclo de los procesos en un BPMS
18
3
2
1
MODELAMIENTO(BPMN)
OPTIMIZACIÓN MONITOREO
EJECUCIÓN
Sergio Concha C.18
Modelamiento (BPMN)
19
Actividades y Subprocesos
Eventos
Compuertas
Swimlanes
Sergio Concha C.
Conectores
20
Una vez que se ha modelado el proceso en AuraPortal, el
sistema genera el código automáticamente,
sin necesidad de programar.
Modelamiento (BPMN)
Sergio Concha C.
21
El motor conduce la ejecución del proceso.
El modelo del proceso y la configuración de sus componentes.
Ejecución
Cada usuario recibe sus tareas asignadas en una ventana dentro del portal
Sergio Concha C.
22
Permite conocer el comportamientode los procesos (tiempos, retrasos oadelantos, avances, desviaciones conrespecto a los patrones, costos, etc.)de todos los procesos mientras estánsiendo ejecutados.
Monitoreo
Sergio Concha C.
23
Según los resultados obtenidos
realizando el monitoreo, se determinan
los cambios para
mejorar los procesos.
Estos cambios se llevan a cabo
en tiempo real.Lo que permite optimización
continua y ágil.
Optimización
Sergio Concha C.
25
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PORTAFOLIO
PROCESO DE
COMPONENTES
GRUPO DE PROCESO
DE MONITOREO Y
CONTROL
GRUPO DE PROCESOS DE ALINEAMIENTO
PROCESO DE
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
Realizar el Plan Estratégico
DirectorioTP
Identificar Componentes
Portfolio ManagerTP.27
Categorizar Componentes
Portfolio ManagerTP.31
Identificar Riesgos del Portafolio
Portfolio ManagerTP.43
Analizar Riesgos de Portafolio
Portfolio ManagerTP.47
Desarrollar Respuestas a los
Riesgos de Portafolio
Portfolio ManagerTP.55
Balancear Portafolio
Portfolio ManagerTP.59
Comunicar Ajustes de Portafolio
Portfolio ManagerTP.63
Autorizar Componentes
Comité de Gestión de PortafolioTP.67
Hay cambios en los riesgos del Portafolio?
DX
Monitorear y Controlar Riesgos
de Portafolio
Portfolio ManagerTP.73
Revisar y Reportar Desempeño del
Portafolio
Portfolio ManagerTP.77
Monitorear cambios a la
estrategiaPortfolio ManagerTP.81
Se realizan cambios en la estrategia?
DX.87
No
Si
No
Si
Priorizar Componentes
Comité EjecutivoTPX
Selección de componente
SP.95
Evaluación de Componentes
SP.108
Ejecución y Reporte de
Componentes
SP.147
28
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CIERREADMINISTRACIÓN (EJECUCIÓN Y CONTROL)PLANIFICACIÓNINICIO
No
Si
No
Si
Si
Si
No
No
No
Para completar el informe de Avance se deben realizar las siguientes tareas:
1.-Revisar estado de avance (gestión)2.-Revisar estado de avance (desarrollo)3.- Llevar control de entregables4.- Llevar control de actividades5.- Realizar historial de imprevistos
Para completar el Plan de Proyectos se deben realizar las siguientes tareas:
1.- Det. Estrategias de Adquisiciones y Proveedores2.- Definir las fases3.- Desarrollar EDT4.- Elaborar cronograma del proyecto5.- Definir la organización del proyecto6.- Identificar Necesidades de otros productos7.- Establecer puntos de control8.- Refinar Estimación de costos y Presupuesto9.- Evaluar Riesgos10.- Det. Proceso de Identificación y Resolución de problemas.11.- Det. Proceso de Adm. De Cambios de alcance12.- Det. Proceso de Adm. de impacto Organizacional13.- Det. enfoque de Administración de calidad.14.- Det. Enfoque para la administración del proyecto15.- Det. Enfoque para la comunicación de la Calidad
Proyecto Finalizado
FN.168
Refinar Alcance
Director de ProyectoTP.92
Acta de Cierre
¿Se Aprueba Ficha de Proyecto?
DX.64
Certificado de Aceptación
¿Se Aprueba Plan de proyecto?
DX.80
FN
Realizar Reunión de Kick-Off
Director de ProyectoTP.104
Enunciado de Alcance
Informe de Avance
¿Se Cumplen Criterios de término ?
DX.84
INICIOProyecto
Autorizado
Ficha de Proyecto
¿Elabora enunciado de alcance ?
DX.78
Confirmar Director de Proyecto
Responsable PMOTP
Plan de Proyecto
Elaborar Plan de Proyecto
Director de ProyectoTP.100
Revisar Estado de Avance
Director de ProyectoTP.108
Elaborar Informe Avance
Director de ProyectoTP.158
Elaborar Enunciado de Alcance
Director de ProyectoTP.96
FN.136
¿Se Aprueba Enunciado de Alcance ?
DX.76
Iniciación del Proyecto
SP
Revisión de Entregables
SP.59
Revisión de Entregables
SP.100
Notificación
SP.120
Notificación
SP.140
Realización de Cierre
SP.55
Elaboración de Certificado de
Aceptación
SP.87
Si
No
¿Se Acepta el Cambio ?
DX.86
Notificar resolución
SistemaTS.40
Notificar resolución
SistemaTS.81
Control Integrado de Cambios
SP.195
Re-planificar Proyecto
Director de ProyectoTP.112
Ejecución y control de
actividades
SPM
Solicitud decambio
Para completar el enunciado de
alcance se deben realizar las
siguientes tareas:
1.- Realizar una descripción del
proyecto.
2.- Completar Hitos del proyecto.
3.- Completar Alcances del proyecto.
4.- Desarrollar la administración del
proyecto.
5.- Completar las aprobaciones.
Si
Revisar Ficha de proyecto
Secretario ComiteTP.181
Se notifica al secretario del comité de control de cambios, Director de proyecto, Responsable PMO y Sponsor.
Las tareas que se deben realizar para Re-planificar el Proyecto son las siguientes:1.- Actualizar EDT2.- Actualizar cronograma del proyecto3.- Actualizar presupuesto del proyecto4.- Actualizar organización del proyecto5.-Evaluar Riesgos6.-Revisar estrategia
DA
Sergio Concha C.
30
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CIERREADMINISTRACIÓN (EJECUCIÓN Y CONTROL)PLANIFICACIÓNINICIO
No
Si
No
Si
Si
Si
No
No
No
Para completar el informe de Avance se deben realizar las siguientes tareas:
1.-Revisar estado de avance (gestión)2.-Revisar estado de avance (desarrollo)3.- Llevar control de entregables4.- Llevar control de actividades5.- Realizar historial de imprevistos
Para completar el Plan de Proyectos se deben realizar las siguientes tareas:
1.- Det. Estrategias de Adquisiciones y Proveedores2.- Definir las fases3.- Desarrollar EDT4.- Elaborar cronograma del proyecto5.- Definir la organización del proyecto6.- Identificar Necesidades de otros productos7.- Establecer puntos de control8.- Refinar Estimación de costos y Presupuesto9.- Evaluar Riesgos10.- Det. Proceso de Identificación y Resolución de problemas.11.- Det. Proceso de Adm. De Cambios de alcance12.- Det. Proceso de Adm. de impacto Organizacional13.- Det. enfoque de Administración de calidad.14.- Det. Enfoque para la administración del proyecto15.- Det. Enfoque para la comunicación de la Calidad
Proyecto Finalizado
FN.168
Refinar Alcance
Director de ProyectoTP.92
Acta de Cierre
¿Se Aprueba Ficha de Proyecto?
DX.64
Certificado de Aceptación
¿Se Aprueba Plan de proyecto?
DX.80
FN
Realizar Reunión de Kick-Off
Director de ProyectoTP.104
Enunciado de Alcance
Informe de Avance
¿Se Cumplen Criterios de término ?
DX.84
INICIOProyecto
Autorizado
Ficha de Proyecto
¿Elabora enunciado de alcance ?
DX.78
Confirmar Director de Proyecto
Responsable PMOTP
Plan de Proyecto
Elaborar Plan de Proyecto
Director de ProyectoTP.100
Revisar Estado de Avance
Director de ProyectoTP.108
Elaborar Informe Avance
Director de ProyectoTP.158
Elaborar Enunciado de Alcance
Director de ProyectoTP.96
FN.136
¿Se Aprueba Enunciado de Alcance ?
DX.76
Iniciación del Proyecto
SP
Revisión de Entregables
SP.59
Revisión de Entregables
SP.100
Notificación
SP.120
Notificación
SP.140
Realización de Cierre
SP.55
Elaboración de Certificado de
Aceptación
SP.87
Si
No
¿Se Acepta el Cambio ?
DX.86
Notificar resolución
SistemaTS.40
Notificar resolución
SistemaTS.81
Control Integrado de Cambios
SP.195
Re-planificar Proyecto
Director de ProyectoTP.112
Ejecución y control de
actividades
SPM
Solicitud decambio
Para completar el enunciado de
alcance se deben realizar las
siguientes tareas:
1.- Realizar una descripción del
proyecto.
2.- Completar Hitos del proyecto.
3.- Completar Alcances del proyecto.
4.- Desarrollar la administración del
proyecto.
5.- Completar las aprobaciones.
Si
Revisar Ficha de proyecto
Secretario ComiteTP.181
Se notifica al secretario del comité de control de cambios, Director de proyecto, Responsable PMO y Sponsor.
Las tareas que se deben realizar para Re-planificar el Proyecto son las siguientes:1.- Actualizar EDT2.- Actualizar cronograma del proyecto3.- Actualizar presupuesto del proyecto4.- Actualizar organización del proyecto5.-Evaluar Riesgos6.-Revisar estrategia
DA
Sergio Concha C.
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PLANIFICACIÓN
Si
No
Si
Si
No
NoPara completar el Plan de Proyectos se deben realizar las siguientes tareas:
1.- Det. Estrategias de Adquisiciones y Proveedores2.- Definir las fases3.- Desarrollar EDT4.- Elaborar cronograma del proyecto5.- Definir la organización del proyecto6.- Identificar Necesidades de otros productos7.- Establecer puntos de control8.- Refinar Estimación de costos y Presupuesto9.- Evaluar Riesgos10.- Det. Proceso de Identificación y Resolución de problemas.11.- Det. Proceso de Adm. De Cambios de alcance12.- Det. Proceso de Adm. de impacto Organizacional13.- Det. enfoque de Administración de calidad.14.- Det. Enfoque para la administración del proyecto15.- Det. Enfoque para la comunicación de la Calidad
Refinar Alcance
Director de ProyectoTP.92
¿Se Aprueba Plan de proyecto?
DX.80
Realizar Reunión de Kick-Off
Director de ProyectoTP.104
Enunciado de Alcance
¿Elabora enunciado de alcance ?
DX.78
Confirmar Director de Proyecto
Responsable PMOTP
Plan de Proyecto
Elaborar Plan de Proyecto
Director de ProyectoTP.100
Elaborar Enunciado de Alcance
Director de ProyectoTP.96
¿Se Aprueba Enunciado de Alcance ?
DX.76
Revisión de Entregables
SP.59
Revisión de Entregables
SP.100
Notificación
SP.140
Para completar el enunciado de
alcance se deben realizar las
siguientes tareas:
1.- Realizar una descripción del
proyecto.
2.- Completar Hitos del proyecto.
3.- Completar Alcances del proyecto.
4.- Desarrollar la administración del
proyecto.
5.- Completar las aprobaciones.
Si
Sergio Concha C.
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PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CIERREADMINISTRACIÓN (EJECUCIÓN Y CONTROL)PLANIFICACIÓNINICIO
No
Si
No
Si
Si
Si
No
No
No
Para completar el informe de Avance se deben realizar las siguientes tareas:
1.-Revisar estado de avance (gestión)2.-Revisar estado de avance (desarrollo)3.- Llevar control de entregables4.- Llevar control de actividades5.- Realizar historial de imprevistos
Para completar el Plan de Proyectos se deben realizar las siguientes tareas:
1.- Det. Estrategias de Adquisiciones y Proveedores2.- Definir las fases3.- Desarrollar EDT4.- Elaborar cronograma del proyecto5.- Definir la organización del proyecto6.- Identificar Necesidades de otros productos7.- Establecer puntos de control8.- Refinar Estimación de costos y Presupuesto9.- Evaluar Riesgos10.- Det. Proceso de Identificación y Resolución de problemas.11.- Det. Proceso de Adm. De Cambios de alcance12.- Det. Proceso de Adm. de impacto Organizacional13.- Det. enfoque de Administración de calidad.14.- Det. Enfoque para la administración del proyecto15.- Det. Enfoque para la comunicación de la Calidad
Proyecto Finalizado
FN.168
Refinar Alcance
Director de ProyectoTP.92
Acta de Cierre
¿Se Aprueba Ficha de Proyecto?
DX.64
Certificado de Aceptación
¿Se Aprueba Plan de proyecto?
DX.80
FN
Realizar Reunión de Kick-Off
Director de ProyectoTP.104
Enunciado de Alcance
Informe de Avance
¿Se Cumplen Criterios de término ?
DX.84
INICIOProyecto
Autorizado
Ficha de Proyecto
¿Elabora enunciado de alcance ?
DX.78
Confirmar Director de Proyecto
Responsable PMOTP
Plan de Proyecto
Elaborar Plan de Proyecto
Director de ProyectoTP.100
Revisar Estado de Avance
Director de ProyectoTP.108
Elaborar Informe Avance
Director de ProyectoTP.158
Elaborar Enunciado de Alcance
Director de ProyectoTP.96
FN.136
¿Se Aprueba Enunciado de Alcance ?
DX.76
Iniciación del Proyecto
SP
Revisión de Entregables
SP.59
Revisión de Entregables
SP.100
Notificación
SP.120
Notificación
SP.140
Realización de Cierre
SP.55
Elaboración de Certificado de
Aceptación
SP.87
Si
No
¿Se Acepta el Cambio ?
DX.86
Notificar resolución
SistemaTS.40
Notificar resolución
SistemaTS.81
Control Integrado de Cambios
SP.195
Re-planificar Proyecto
Director de ProyectoTP.112
Ejecución y control de
actividades
SPM
Solicitud decambio
Para completar el enunciado de
alcance se deben realizar las
siguientes tareas:
1.- Realizar una descripción del
proyecto.
2.- Completar Hitos del proyecto.
3.- Completar Alcances del proyecto.
4.- Desarrollar la administración del
proyecto.
5.- Completar las aprobaciones.
Si
Revisar Ficha de proyecto
Secretario ComiteTP.181
Se notifica al secretario del comité de control de cambios, Director de proyecto, Responsable PMO y Sponsor.
Las tareas que se deben realizar para Re-planificar el Proyecto son las siguientes:1.- Actualizar EDT2.- Actualizar cronograma del proyecto3.- Actualizar presupuesto del proyecto4.- Actualizar organización del proyecto5.-Evaluar Riesgos6.-Revisar estrategia
DA
Sergio Concha C.
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ADMINISTRACIÓN (EJECUCIÓN Y CONTROL)
SiNo
Para completar el informe de Avance se deben realizar las siguientes tareas:
1.-Revisar estado de avance (gestión)2.-Revisar estado de avance (desarrollo)3.- Llevar control de entregables4.- Llevar control de actividades5.- Realizar historial de imprevistos
Informe de Avance
¿Se Cumplen Criterios de término ?
DX.84
Revisar Estado de Avance
Director de ProyectoTP.108
Elaborar Informe Avance
Director de ProyectoTP.158
Si
No
¿Se Acepta el Cambio ?
DX.86
Notificar resolución
SistemaTS.40
Notificar resolución
SistemaTS.81
Control Integrado de Cambios
SP.195
Re-planificar Proyecto
Director de ProyectoTP.112
Ejecución y control de
actividades
SPM
Solicitud decambio
Se notifica al secretario del comité de control de cambios, Director de proyecto, Responsable PMO y Sponsor.
Las tareas que se deben realizar para Re-planificar el Proyecto son las siguientes:1.- Actualizar EDT2.- Actualizar cronograma del proyecto3.- Actualizar presupuesto del proyecto4.- Actualizar organización del proyecto5.-Evaluar Riesgos6.-Revisar estrategia
DA
Control integrado de cambios
Área proyectos Solicitante Comité de Control de Cambios
No
Si
No
Si Si
No
Resolver solicitud
SecretarioTP.40
Evaluar impacto
EvaluadorTP.51
¿Va a Comité?
DX.50
¿Califica para evaluación?
DX
Pre-evaluar solicitud
Director de ProyectoTP
Notificar rechazo
SistemaTS
FN
¿Es urgente?
DX.63
Notificar fecha de evaluación
SistemaTS.30
Citar a reunión extraordinaria de
comitéSistemaTS.67
Analizar evaluación de impacto
Director de ProyectoTP.42
Resolver solicitud
Director de ProyectoTP.36
IS
Sergio Concha C.
34
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CIERREADMINISTRACIÓN (EJECUCIÓN Y CONTROL)PLANIFICACIÓNINICIO
No
Si
No
Si
Si
Si
No
No
No
Para completar el informe de Avance se deben realizar las siguientes tareas:
1.-Revisar estado de avance (gestión)2.-Revisar estado de avance (desarrollo)3.- Llevar control de entregables4.- Llevar control de actividades5.- Realizar historial de imprevistos
Para completar el Plan de Proyectos se deben realizar las siguientes tareas:
1.- Det. Estrategias de Adquisiciones y Proveedores2.- Definir las fases3.- Desarrollar EDT4.- Elaborar cronograma del proyecto5.- Definir la organización del proyecto6.- Identificar Necesidades de otros productos7.- Establecer puntos de control8.- Refinar Estimación de costos y Presupuesto9.- Evaluar Riesgos10.- Det. Proceso de Identificación y Resolución de problemas.11.- Det. Proceso de Adm. De Cambios de alcance12.- Det. Proceso de Adm. de impacto Organizacional13.- Det. enfoque de Administración de calidad.14.- Det. Enfoque para la administración del proyecto15.- Det. Enfoque para la comunicación de la Calidad
Proyecto Finalizado
FN.168
Refinar Alcance
Director de ProyectoTP.92
Acta de Cierre
¿Se Aprueba Ficha de Proyecto?
DX.64
Certificado de Aceptación
¿Se Aprueba Plan de proyecto?
DX.80
FN
Realizar Reunión de Kick-Off
Director de ProyectoTP.104
Enunciado de Alcance
Informe de Avance
¿Se Cumplen Criterios de término ?
DX.84
INICIOProyecto
Autorizado
Ficha de Proyecto
¿Elabora enunciado de alcance ?
DX.78
Confirmar Director de Proyecto
Responsable PMOTP
Plan de Proyecto
Elaborar Plan de Proyecto
Director de ProyectoTP.100
Revisar Estado de Avance
Director de ProyectoTP.108
Elaborar Informe Avance
Director de ProyectoTP.158
Elaborar Enunciado de Alcance
Director de ProyectoTP.96
FN.136
¿Se Aprueba Enunciado de Alcance ?
DX.76
Iniciación del Proyecto
SP
Revisión de Entregables
SP.59
Revisión de Entregables
SP.100
Notificación
SP.120
Notificación
SP.140
Realización de Cierre
SP.55
Elaboración de Certificado de
Aceptación
SP.87
Si
No
¿Se Acepta el Cambio ?
DX.86
Notificar resolución
SistemaTS.40
Notificar resolución
SistemaTS.81
Control Integrado de Cambios
SP.195
Re-planificar Proyecto
Director de ProyectoTP.112
Ejecución y control de
actividades
SPM
Solicitud decambio
Para completar el enunciado de
alcance se deben realizar las
siguientes tareas:
1.- Realizar una descripción del
proyecto.
2.- Completar Hitos del proyecto.
3.- Completar Alcances del proyecto.
4.- Desarrollar la administración del
proyecto.
5.- Completar las aprobaciones.
Si
Revisar Ficha de proyecto
Secretario ComiteTP.181
Se notifica al secretario del comité de control de cambios, Director de proyecto, Responsable PMO y Sponsor.
Las tareas que se deben realizar para Re-planificar el Proyecto son las siguientes:1.- Actualizar EDT2.- Actualizar cronograma del proyecto3.- Actualizar presupuesto del proyecto4.- Actualizar organización del proyecto5.-Evaluar Riesgos6.-Revisar estrategia
DA
Sergio Concha C.
Obtener compromiso y participación de la empresa
Capacitación del equipo
Modelar procesos
Automatizar, ejecutar y optimizar procesos con un BPMS
Organizar un equipo
“Aplicación de BPM
en la gestión de
procesos de Project
Management”
Sergio Concha C. 37
Cumplimiento de los objetivos