SemTalk: Prozessportale mit SharePoint 2010 und Visio 2010 · New Visio Services in SharePoint 2010...

SemTalk:

Prozessportale mit SharePoint 2010 und Visio 2010

Semtation GmbH

Process Solutions Day 2012

2 © Semtation GmbH All rights reserved. Mai 2012

Gartner 2011: SharePoint 2010

SharePoint continues to be the fastest-growing area of Microsoft's software business, and, with the

launch of Office 365 in early 2011, SharePoint Online becomes a key component of Microsoft's cloud strategy as well.

SharePoint is popular with enterprises, in part, because of the

nominally free SharePoint Foundation services frequently used for file sharing, basic collaboration, team rooms and departmental portals;

The relatively smooth learning curve (in particular for non-IT staff); and the broad ecosystem of developers and partners delivering value-added services and customizations.

SharePoint 2010 has achieved significant market success as a platform for collaboration and composite applications.


Gartner 2011: BPA for the masses

The low cost and ease of use of Microsoft Visio have resulted in Microsoft having the largest number

of BPA implementations of any process modeling tools. Gartner estimates Visio revenue in the BPA tool market

to be about $180 million (a 40% revenue share of the BPA tool market).

Visio 2010 added several new, higher-end process features, like support for BPMN v.1.2, subprocess, SharePoint Workflow, Six Sigma and Diagram Validation against business rules, as well as many ease-of-use features to save time for analysts, BP architects and BPMS modelers. These features make Visio 2010 a far richer BPA tool than prior versions.

New SharePoint Workflow integration and Workflow visualization features in Visio 2010 make human and

document-centric workflows more widely available to the enterprise. New Visio Services in SharePoint 2010 and Office 365 provide data visualization to monitor business performance, enabling Visio diagrams to be widely viewed across the organization via a browser.

Most organizations store knowledge about their BPs and work instructions in Word, Excel and PowerPoint.

Visio's ability to use Microsoft Office files makes it very popular with the business user, and enables

what Gartner calls BPA for the masses.

BP architects, analysts and BPMS modelers can transform Visio diagrams into a graphical front end for line-of-business data that can be rendered in a browser for wide adoption. They can visualize and automatically refresh information stored in multiple data sources and in multiple formats, including being able to view key performance indicators (KPIs) on top of BP diagrams or in the context of the data source, and to view process and production data in the form of value stream maps.

Microsoft has a strong partnering strategy with Visio, including BPA and BPMS partners like

OpenText, AgilePoint, itp commerce, Bluespring Software, ProModel, Orbus Software, K2 and Semtation.

This strategy allows architects, analysts and business users to extend their Visio BPA capabilities as needed, thus reducing upfront capital investment.

Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools, 12 December 2011 ID:G00219247


Gartner 2011: Cautions

Although Visio can be a low-cost, easy-to-use way to get started broadly with BPA, there is still reluctance with some BP architects and analysts to extended its use to major improvement and transformation projects, due to

its lack of advanced simulation, what-if analysis and vertical framework support.

If and when Visio customers reach the point where they need greater functionality for enterprise and business/BP

architects and analysts, they will need to use a Visio partner or consider acquiring a complementary BPA

tool with a Visio bridge.


4 typische Migrations-Szenarien Richtung SharePoint

Konzernweite Standardisierung auf SharePoint und Office

– Ablösung des externen „Prozess-Repositories“. Einmaliger Import in spezielle Visio Schablonen z.B. für FlowCharter und EPK basierte Tools.

– Einsparung der jährlichen Wartung ist oft größer als der Migrationsaufwand

Nach einer Pilotierung mit freien oft browser-basierten Tools soll eine nachhaltige OnPremise Lösung etabliert werden, die sich besser mit der IT Landschaft des Hause integrieren lässt

Modellierung soll als Insel im Legacy Tool bleiben aber die Ergebnisse sollen im SharePoint basierten Enduser-Portal zur Verfügung stehen

– Regelmäßiger Import in spezielle Visio Schablonen

SharePoint als Kollaborations-Portal für die Modellierer und Fachexperten. („Prozessbiliothek“). Enduser-Portal kann auch außerhalb von SharePoint realisiert sein

– Export z.B. als per XML Standard (XPDL, BPMN usw.) per Webservice.


Erfolgsfaktoren für die Prozessmodellierung

KONSISTENZ der Modelle

FREIHEIT der Methode

IMPACT der Ergebnisse

Breite Auswahl an

adaptierbaren

Standardmethoden

Eigene Methoden und

Notationen

Meta-Modell eröffnet

neu Möglichkeiten

Übergreifende

Prozessmodelle

Baukastenprinzip und

Bibliotheken

Unternehmensweites

Objekt-Repository

Intuitive Modellierung in MS-Visio

Tiefe MS-SharePoint-Integration

(Objekte nicht HTML)

Breites Spektrum an Exportfunktionen


SemTalk als Erweiterung von Visio


Viele Notationen und Schnittstellen


Designs & Effekte


Visio Shapes bekommen Semantik


Konsistenz der Modellierung und

zentrales Repository

Vokabular-basierte Modellierung

Höhere Qualität und Effizienz in der

verteilten Modellierung und einfachere

Mehrsprachigkeit

Trennung von Modellierungselementen

und Darstellung

Zentrale Verfügbarkeit

wiederverwendbarer Bausteine

Dynamische Integration von

modellierungsrelevanten Objekten aus

dritten Systemen

Aktualität sichergestellt und

Redundanz in der Pflege vermieden

Kontextbezogene Filterfunktionen

Reduktion der Komplexität in der

Modellierung durch Bildung von

Sichten


Unternehmensweite Konsistenz ist

notwendig

Das selbe Objekt (Bsp. Auftrag) taucht in unterschiedlichen Prozessen in unterschiedlichen Ausprägungen auf.

Ohne ein zentrales, Methoden-unabhängiges Repository kommt es zu Wildwuchs und babylonischer Verwirrung.

Die Wiederverwendung von Prozessbausteinen erhöht die Effektivität und Qualität der Modellierung.

Ein zentrales Objekt- und Prozessrepository erlaubt die Nachnutzung von Informationen in der Umsetzung (Bsp: Klassenmodelle, Softwarespezi-fikationen) oder andere Bereiche (Bsp . Begriffssysteme/Vokabulare im Wissensmanagement)

Die unternehmensweite Konsistenz von Prozessmodellen, Objekten

und Bibliotheken muss vom Tool mit einem zentralen Repository aktiv

unterstützt werden.


Der Nutzen von

Konsistenzerhaltung

Beispiel:

Modellierung von rund 100 Kommunalprozessen in 3 Bundes-

ländern auf der Basis einer kontinuierlich wachsenden Bibliothek an

Prozesselementen.

Schon bei der Modellierung für das erste Bundesland wurden

Prozesselemente im Schnitt 2-3 mal wiederverwendet.

Durch Wiederverwendung von Prozesselementen reduzierte

sich die durchschnittliche Modellierungszeit pro Prozess von 12

PT auf 3,5 PT.

„Ohne die automatisierte Konsistenzerhaltung wäre eine Modellierung in

dieser Größenordnung nicht nur fachlich unzulänglich sondern auch noch

wirtschaftlich kaum durchführbar.“

Dr. Andreas Giesenhagen


Beispiel: Vokabular


Verwendung des Vokabulars


Impact und Portal

HTML oder Visio Viewer

Virtuelle Verbindung vieler Visio Dokumente

Stand alone oder im SharePoint Webpart

Feedback über SharePoint

Visio Web Access (Visio Services)

SemTalk Services (Navigation, Suche, Reporting)


Visio Web Access für Leser und

Editoren

Vorschau und Navigation zum schnelleren Zugriff. Kein Öffnen von Visio für den Leser nötig

Idealerweise ist das dieselbe Bibliothek, die auch die Editoren verwenden.

In der Praxis wird oft eine Publikationsbibliothek eingesetzt, die auf freigegebenen Kopien der Visio Dokumente beruht.

– Das Format der Publikationsbibliothek sollte VDW sein

– Für den Workflow ist mindestens SharePoint Designer auf einem Client Rechner nötig


Beschreibungsfeld

Auch als Text zu Drucken

Anzeige der Eigenschaft der Visio Shapes


Navigation zwischen den Visio Dateien

Ohne das Webpart zu verlassen


Hyperlinks auf Dokumente


Vorteile Visio Services

Oberfläche durch Webparts frei konfigurierbar

Details-Fenster („Content Editor“) per Script anpassbar (sog. Visio Services Mashup API)

Vorschau zum schnelleren Zugriff.

Kein Öffnen von Visio für den Leser nötig, aber möglich

Navigation innerhalb des Visio Web Access Webparts

Kombination mit anderen SharePoint Webparts

SharePoint Informationen über den Leser/Editor: Rolle, Legal Entity, Prozess machen die Site personalisierbar

Daten Visualisierung

Business Process Monitoring und Datenvisualisierung


Was sind SemTalk Services ?

Navigation, Suche und Reporting über eine große Menge von Prozessen, Objekten und Dokumenten

Nutzung der SemTalk Objekte statt einer textuellen Suche in SharePoint

Als eigener Service unabhängig von SharePoint auch in der Cloud realisierbar

Ideale Ergänzung zu Visio Services, um die Portale mit intelligenten Funktionen anzureichern


SemTalk Services Architektur

SemTalk Model API, SemTalk Server und SemTalk Service Clients können auf verschiedenen ISS Instanzen laufen

Windows Communication Foundation auf dem Server

600 Modelle unterschiedlicher Größe benötigen weniger als 1 GB RAM


Prozessportal mit SemTalk

Services ohne SharePoint

Navigation

Reporting

Suche

Kontext

Dokumente


SemTalk Services (Navigation) mit Visio

Services


SemTalk Services (Suche) mit Visio

Services


SemTalk Services (Eigenschaften) mit

Visio Services


SemTalk Services (Kontext) mit Visio

Services


SemTalk Services (Suche auf der Seite)

mit Visio Services


Fazit: Offenheit ist der zentrale Erfolgsfaktor für

Toolintegration in SharePoint

Kein externes Repository neben SharePoint („Datenbank-frei“) – Visio Dokumente (Dokumentenmanagement)

– Meta-Daten an den Prozessen (Status, Geltungsbereich, Freigabe…)

Verwendung von Benutzern, Berechtigungen usw. aus SharePoint

Ablage der angehängten Dokumente in SharePoint

Integration beliebiger SharePoint Listen als Repository in das Modellierungstool

Pflege vieler Daten direkt in SharePoint Listen

Einfache Migration zwischen SharePoint Sites

Visio als führendes Tool für den Modellierer: – Keine Generierung von Visio aus der Datenbank oder aus SharePoint Listen

– Nutzung und Generierung von SharePoint Listen aus Visio

Die Ablage z.B. einer MS-Access Datenbank in SharePoint ist (auch) keine Lösung

Es sollte möglichst keine Software (außer einem bisschen Java Script) innerhalb von SharePoint installiert werden müssen

Investitionssicherheit: Keine permanente Ablage von Daten außerhalb von SharePoint und Office


Und eine mächtige Simulationskomponente

haben wir für Gartner auch noch


Unternehmensprofil Semtation

Kurzprofil

Hamburg Port Authority Datenzentrale Baden-Württemberg

Japan Tobacco International

Wirtschaftsministerium Brandenburg

Bayer MaterialScience Vattenfall

Fielmann Schott Solar Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und

Umwelt Berlin

20 Jahre Toolerstellung im Bereich

Prozessmodellierung

Mehr als 1000 Nutzer modellieren mit

SemTalk

Mehrere 1000 Anwender verwenden

mit SemTalk erstellte Prozessmodelle

Software und Service „Made in

Germany“

Enge Entwicklungspartnerschaft mit

Microsoft

Ausgewählte Referenzen:


Unternehmensprofil Semtation

Ausgewählte Partnerlösungen

OMEGA Process Modeler (UNITY AG)

• Vorgehensmodell der OMEGA-Methode der Universität Paderborn

• Erzeugung von Lastenheften

SemTalk for E-Government (Knowlogy Solutions AG)

• Referenzmodelle und Produktkataloge

WEBCON Sp. z o.o.

• Workflow-Definition und Ausführung auf Basis von Microsoft SharePoint

C-ENS (ConVista AG)

Eigene Methode zur Referenzmodellierung im Bereich SAP und Versicherungen

AKRA Business Solutions GmbH

• Beratung zu und Implementierung von Management-Systemen

Impuls Informationsmanagement

• Projektmanagement und Referenzmodelle auf der Basis von Microsoft SharePoint

CORAK GmbH

• Prozesskostenrechnung

Durch seine hohe Erweiterbarkeit und Flexibitität eignet sich SemTalk hervorragend für die Umsetzung spezifischer Beratungsansätze – auch als OEM-Lösung.


Fazit

SemTalk unterstützt die drei wichtigen Erfolgsfaktoren der Process Success Disc™

(Methodenfreiheit, Konsistenz in der Modellierung und Impact der Ergebnisse) in

hervorragender Weise.

SemTalk nutzt die Stärken und Verbreitung von MS-Visio und MS-SharePoint für

erstklassige Ergebnisse bei optimalem Preis/Leistung-Verhältnis.

SemTalk ist in die bestehende IT- und Portallandschaft optimal eingebunden und

vermittelt mit vielen Feedbackmöglichkeiten zwischen IT und Fachseite.

SemTalk macht die Erfahrungen von mehr als 20 Jahren Toolerstellung im Bereich

Prozessmodellierung für seine Kunden nutzbar.


Möchten Sie SemTalk ausprobieren?

Laden Sie unverbindlich eine 30 Tage SemTalk-Demoversion herunter. Oder vereinbaren Sie einen Termin für eine Online-Demo:

www.semtalk.de

Falls Sie kein Visio haben sollten, helfen wir Ihnen gerne mit einer Visio Demoversion weiter.

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