AGENSI (PPSMA) &
2015 (Pindaan 2016)
SCS Kit
“We the Civil Servant are the most fortunate people, as we are given this golden opportunity to be able to serve and make another person happy.
We can make a difference to the state and the life of a citizen by honourably serving them well and honestly. It is An Honour To Serve.”
YB Tan Sri Datuk Amar Haji Mohamad Morshidi bin Abdul Ghani State Secretary
Excerpt from Q Visit Limbang Speech, 30th October 2014
Bersatu Berusaha Berbakti
1 Tujuan 4
2 Takrifan 4
4 HR Champion (HRC) 6
5 Pemakaian 7
6 Penutup 8
7 Tarikh Kuatkuasa 8
8 Lampiran A : Senarai Semak Garis Panduan Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi
9 - 11KA N
1. Tujuan Garis Panduan ini dikeluarkan bertujuan untuk memberi penjelasan berhubung perkara-perkara berikut: a. peranan dan tanggungjawab Unit Sumber Manusia Negeri. b. pengwujudan Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi
(PPSMA) di setiap agensi Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak (PANS) selaras dengan usaha transformasi sumber manusia di bawah SCS 10-20 Action Plan;
c. pengwujudan Human Resource Champion (HRC) bagi menggantikan Human Resource Focal (HR Focal); dan
d. peranan dan tanggungjawab HRC.
2. Takrifan Bagi tujuan Garis Panduan ini, takrifan berikut adalah diguna pakai:
2.1 Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi (PPSMA) Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi adalah Jawatankuasa Tertinggi di peringkat agensi yang bertanggungjawab untuk merancang dan membuat keputusan terhadap semua urusan berkaitan sumber manusia di peringkat agensi yang dipengerusikan oleh Ketua Jabatan/ agensi masing-masing.
2.2 Human Resource Champion (HRC) HRC adalah pegawai yang dilantik untuk membantu PPSMA mengurus hal ehwal berkaitan sumber manusia dan perubahan budaya di peringkat agensi. Tertakluk kepada saiz agensi, HRC yang dilantik mestilah dalam kalangan pegawai Gred 48 dan ke atas untuk semua Kementerian, semua Unit di Jabatan Ketua Menteri, semua Pejabat Residen dan semua Jabatan Teknikal.
5
Garis Panduan Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi (PPSMA)
2.3 Human Resource Officer (HRO) HRO adalah pegawai yang bertanggungjawab mengurus sumber manusia di agensi. 2.4 HR Focal HR Focal adalah wakil pejabat Daerah, Daerah Kecil, Cawangan, Bahagian dan Wilayah yang mengurus sumber manusia.
3. Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi (PPSMA) 3.1 Keanggotaan
Keanggotaan PPSMA adalah seperti berikut: i) Ketua Jabatan sebagai pengerusi; ii) HRC sebagai setiausaha; dan iii) Tidak kurang daripada tiga (3) orang ahli terdiri daripada
pegawai-pegawai kanan agensi bergantung kepada saiz agensi.
3.2 Kekerapan Mesyuarat Tertakluk kepada keperluan dari semasa ke semasa, PPSMA hendaklah mengadakan sekurang-kurangnya satu mesyuarat pada setiap suku tahun dan semua keputusan mesyuarat hendaklah direkod.
3.3 Agenda Mesyuarat Agenda mesyuarat PPSMA hendaklah merangkumi semua atau salah satu daripada aspek-aspek seperti berikut:-
i) Pembangunan Organisasi ii) Pengurusan Bakat iii) Pengurusan Kemudahan iv) Pengurusan Rekod v) Pengurusan Perubahan Budaya
Perincian aspek sebagai panduan PPSMA adalah seperti Jadual Senarai Semak di Lampiran A.
6
SCS Kit
4. Human Resource Champion (HRC) 4.1 Prinsip HRC adalah rakan strategik Unit Sumber Manusia Negeri (USMN) dan menjadi peneraju dalam semua urusan berkaitan sumber manusia dan perubahan budaya di peringkat agensi.
4.2 Peranan HRC berperanan untuk membantu PPSMA dalam urusan-
urusan seperti berikut: i) Pembangunan Organisasi – Memastikan struktur
organisasi adalah selaras dengan hala tuju agensi; ii) Pengurusan Bakat – Pengesahan dalam jawatan,
pemangkuan/menanggung kerja, latihan, kenaikan pangkat, pertukaran/perpindahan pelaporan kekosongan jawatan, keperluan latihan dan penilaian prestasi adalah teratur;
iii) Pengurusan Kemudahan – Cuti, perubatan, pinjaman adalah teratur dan dalam lingkungan kelayakan;
iv) Pengurusan Rekod – rekod sumber manusia dalam GEMS dan Buku Perkhidmatan adalah lengkap dan kemaskini;
v) Pengurusan Perubahan Budaya – amalan enam nilai bersama dipantau dan dinilai serta pengurusan disiplin, integriti dan tingkah laku; dan
vi) Pekeliling Perkhidmatan dan Perjawatan – memastikan pematuhan terhadap pemakaian semua Pekeliling Perkhidmatan dan Pekeliling Perjawatan yang dikuatkuasa dari semasa ke semasa.
HRC adalah Setiausaha kepada Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi (PPSMA) yang bertanggungjawab memastikan tadbir urus Sumber Manusia dilaksanakan sejajar dengan usaha transformasi sumber manusia PANS.
7
HRC perlu memastikan semua pekeliling dan peraturan berkaitan yang berkuatkuasa dipatuhi sepenuhnya dalam pelaksanaan peranan pada perkara 4.
4.3 Peranan Unit Sumber Manusia Negeri (USMN) USMN bertanggungjawab memastikan pelaksanaan perkara-
perkara berikut: i) Semua Ketua Jabatan mencalonkan HRC yang akan
dilantik oleh Setiausaha Kerajaan Negeri; ii) HRC menjalani modul latihan khas; dan
iii) HRC dibekalkan dengan SCS HR Kit yang dikemaskini dari semasa ke semasa
4.4 Tempoh Pelantikan sebagai HRC dan Serah Tugas Pelantikan seseorang HRC adalah untuk tempoh dua (2) tahun
dan penyerahan tugas kepada HRC yang mengambil alih hendaklah dibuat dengan lengkap dan teratur.
5. Pemakaian i. Pemakaian Garis Panduan ini dipanjangkan kepada semua
Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak termasuk Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan-Badan Berkanun Negeri tertakluk kepada penerimaan oleh pihak berkuasa masing-masing.
ii. Garis Panduan ini hendaklah dibaca bersama dengan Surat Pekeliling Pengwujudan Struktur Pengurusan Transformasi dan Inovasi Bilangan 1 Tahun 2014.
8
• Jawatankuasa Carian untuk Hadiah Latihan dalam Perkhidmatan
• Jawatankuasa Pemilihan untuk Anugerah Pegawai Contoh Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak.
6.2 Walau bagaimanapun peranan Jawatankuasa- Jawatankuasa tersebut diambil alih oleh PPSMA
7. Penutup Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan
garis panduan ini dirujuk dan dipatuhi sepenuhnya dalam pengurusan PPSMA di peringkat agensi, pelantikan HRC dan pelaksanaan tanggungjawabnya.
8. Tarikh Kuatkuasa Garis Panduan ini berkuat kuasa pada tarikh semasa.
“BERSATU BERUSAHA BERBAKTI” “AN HONOUR TO SERVE”
(TAN SRI DATUK AMAR HAJI MOHAMAD MORSHIDI BIN ABDUL GHANI) Setiausaha Kerajaan Sarawak
Tarikh : 04 April 2016
Garis Panduan Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi (PPSMA)
Human Resource Champion (HRC) selaku Sekretariat kepada Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi (PPSMA) dikehendaki menggunakan senarai semak yang sedia dimuat turun di laman web Unit Sumber Manusia Negeri ( www.shru.sarawak.gov.my ). Versi senarai semak tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa dan perubahan versi akan dimaklumkan di laman web ini. Pengemaskinian Rujukan Tambahan, jika ada juga akan dimuatkan di Lampiran A ini.
Perkara Deskripsi Rujukan Tambahan
• Pengurusan Perjawatan
• Pemangkuan & Melaksanakan Tugas
Latihan Perancangan
Perkhidmatan • Kenaikan Pangkat • Pertukaran/
42 Hours SCS Training Guide & Log Book Kit
Hadiah Latihan Dalam Perkhidmatan Kit
LAMPIRAN A: SENARAI SEMAK GARIS PANDUAN PANEL PENGURUSAN SUMBER MANUSIA AGENSI
10
Berkelompok • Pinjaman Kerajaan
(kecuali Pinjaman Perumahan)
• Elaun, insentif & Kemudahan lain
SCS Government Employees Management System (GEMS)
Pengurusan Perubahan Budaya
• Program Sokongan Pekerja
Perkara Deskripsi Rujukan Tambahan
Pekeliling- Pekeliling SHRU yang Diedarkan Dari Semasa ke Semasa
• Sila rujuk Pekeliling yang diedarkan dari masa ke semasa. (Laman Web USMN/Surat Pekeliling)
Recruitment & Selection Kit
SCS Kit
“HR Champions need to frame what they do in terms of the capabilities they must
create. It is no longer sufficient to hire, train, or reward individuals; these activities must now be undertaken in the interest of creating a set of organizational capabilities.
HR Champions have the unique obligation to challenge powerful and successful executives to act according to their words. Learning how to insist without being insolent, to demad without being discourteous, and to persist without being pushy will be part of the HR Champion’s change challenge.
Manager and HR Champions who focus on transformation create fundamental and enduring change.
” Human Resource Champions -
by Dave Ulrich, Harvard Business School Press
Boston, Massachusetts
Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi
Bahagian Khidmat Pengurusan Agensi (Sumber Manusia)
Pasukan Khidmat Pengurusan Cawangan
(Sumber Manusia) – Jika Ada
(HRC) – dilantik Pengerusi Ahli-ahli Pegawai-Pegawai Kanan
Agensi – dilantik Pengerusi Urusetia Bahagian Khidmat Pengurusan
Agensi
MODEL STRUKTUR TADBIR URUS SUMBER MANUSIA AGENSI (Contoh Kluster Pentadbiran Bahagian)
Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi
Bahagian Khidmat Pengurusan Pejabat
Residen - Memberi pilihan kepada Residen
untuk memilih HRC diperingkat Pentadbiran Bahagian
Ahli-ahli Semua TR & DO yang lain Urusetia Bahagian Khidmat Pengurusan
– Pejabat Residen
Ketua Urusetia
14
SCS Kit
MODEL STRUKTUR TADBIR URUS SUMBER MANUSIA AGENSI (Contoh Kluster Jabatan yang mempunyai Pejabat Cawangan)
Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi
Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan
Pengarah dilantik Pengerusi Ahli-ahli Timbalan-Timbalan dan
Penolong-Penolong Pengarah yang lain – dilantik Pengerusi
Urusetia Bahagian Khidmat Pengurusan – Ibu Pejabat
Ketua Urusetia
HR Focal di Pejabat-pejabat Wilayah & Bahagian
MODEL STRUKTUR TADBIR URUS SUMBER MANUSIA AGENSI (Contoh Kluster Kementerian)
Panel Pengurusan Sumber Manusia Agensi
Bahagian Khidmat Pengurusan Kementerian
Ahli-ahli KPS-KPS dan PS-PS yang lain – dilantik Pengerusi
Urusetia Bahagian Khidmat Pengurusan – Ibu Pejabat
Ketua Urusetia
MODEL STRUKTUR TADBIR URUS SUMBER MANUSIA AGENSI Contoh : Kluster Pentadbiran Jabatan Ketua Menteri
Panel Pembangunan Sumber Manusia Agensi
Bahagian Pengurusan Bakat
Ahli-ahli Semua TSUK & Pengarah Unit-Unit JKM
Urusetia Bahagian Pengurusan Bakat
UNIT SUMBER MANUSIA NEGERI JABATAN KETUA MENTERI
Tingkat 9,10&11, Wisma Bapa Malaysia Petra Jaya, 93502 Kuching, Sarawak
Tel: 082-313209 Faks: 082-445637
2016 © ALL RIGHTS RESERVED