1

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN INTEGRADA DE SAP

Gestión de la Empresa mediante Módulos Integrados

SAP- Introducción de la Gestión Integrada

Módulo de Compras (MM)

Módulo de Ventas (SD)

Módulo del Empleado (RH)

Módulo de Proyectos (PS)

Utilidades: Variantes de selección y disposiciones

2

Gestión de la Empresa mediante Módulos Integrados

Cuando la empresa toma cierta dimensión, se hacen necesarias herramientas informáticas de gestión que cubran distintas áreas de actividad. La dificultad radica en elegir la aplicación más adecuada.

Con carácter general, antes de implantar un programa de este tipo se realiza la re-ingeniería de los procesos internos. Una vez optimizados y definidas sus nuevas secuencias, se implementan mediante un programa informático que conlleva implícitamente, la integración de los mismos de tal forma que, no se tengan que repetir tareas similares, no se tengan que chequear datos duplicados, etc.

En el caso de INERCO, por su actividad, la integración de los procesos pivota sobre “los proyectos”, y por tanto, la mayoría de las utilidades del programa que se implemente, deberán interactuar directamente o indirectamente sobre ellos.

INERCO finalmente decidió implantar SAP por su robustez y por la solvencia del suministrador. A continuación se muestra una breve reseña de los distintos módulos implementados así como los conceptos y pantallas principales de cada uno de ellos.

GESTIÓN DE LA EMPRESA MEDIANTE MÓDULOS INTEGRADOS

GESTIÓN DE

PROYECTOS

Definición y Planificación del Proyecto

Ejecución y Control del Proyecto

Compras de Proyecto

Control de Costes y

Rentabilidad por Proyecto

MóduloPS

MóduloMM

GESTIÓN DE

VENTAS

Facturación

Gestión de Actividades de

Venta

Gestión del Ciclo de Ventas

Gestión de Pedidos

Atención al Cliente

MóduloSD

MóduloCRM

GESTIÓN

ECONÓMICO

FINANCIERA

Libro Mayor

Cuentas a Pagar

Cuentas a Cobrar

Análisis de Rentabilidad

Tesorería

Contabilidad Centro de Coste

MóduloFI

MóduloCO

GESTIÓN

RECURSOS

HUMANOSIntegración

Nómina

Gestión de Tiempos

Experiencia Profesional

Gestión de Viajes

MóduloRH

Estructura Organizativa

GESTION INTEGRALDE PROYECTOS

3

Módulo del Empleado (RH)

MÓDULO DEL EMPLEADO (RH)

Utilidades (transacciones) que puede realizar todo Empleado:• Registrar las liquidaciones de viaje• Registrar las horas de dedicación a proyectos

Utilidades (transacciones) que se pueden realizar desde el Menú de Gestor de Viajes (en Administración de personal):• Revisar, validar y contabilizar las liquidaciones de viaje• Cargar y contabilizar las nóminas de los empleados• Actualizar las tarifas horarias del empleado

Utilidades (transacciones) que se pueden realizar desde el Menú de Recursos y Medios (en Administración de personal):• Mantener los datos de los empleados• Gestión de los puestos de trabajo y candidatos• Mantenimiento de la estructura organizativa• Gestión de curriculum

4

Módulo de Ventas (SD)

MÓDULO DE VENTAS (SD)

Utilidades (transacciones) que se pueden realizar desde Administración de Ventas:

• Mantener y visualizar los datos de clientes• Crear, modificar y visualizar ofertas• Crear, modificar y visualizar pedidos

5

En la parte superior de las Ofertas y Pedidos se encuentran los datos de cabecera, con parte de los datos generalesdel documento. En el ejemplo se muestra una oferta conlos siguientes datos:

•Oferta inerco: referencia de la oferta•Solicitante: Código del cliente y nombre•Destinatario mercancías: Código del cliente y nombre•Nº ped. Cliente: Número de pedido enviado por el cliente•Fecha de pedido: Fecha del pedido

Adicionalmente, se tiene el botón de con el símbolo de “lupa”, donde si se pulsa, se tienen más datos del interlocutor (cliente)

Posteriormente, se encuentran una serie de datos generales de estos documentos comerciales. Estos datos se indican en las “pestañas” de la pantalla, de las cuales se utiliza principalmente la pestaña de Ventas, donde se indica:

•Válido de: Fecha de la oferta•Fecha de precio: Fecha de la oferta•Fecha de documento: Fecha de creación del documento comercial•Versión: Revisión de la Oferta si procede (A, B, C, etc.)•Dpto. Responsable: Departamento Responsable del envío y redacción de la Oferta. Este campo es muy importante debido a que a partir de este, se genera el código INERCO de la Oferta•Código Oferta: Código Inerco de la Oferta•Título de Oferta: Título de la oferta

Formato y contenido de los documentos comerciales:

Oferta y Pedido

A continuación se indican las Posiciones del documento comercial, es decir:

•Los servicios ofertados/pedidos (las líneas de negocio de Inerco) en forma de tabla (código de material y denominación)•Tipo de Posición (AGX: Oferta Inicial ZA11: Ampliación de Oferta 1, ZA12: Ampliación de Oferta 2, etc.)•Precio (o valor neto) de los servicios Ofertados /Pedidos•Motivo de rechazo: Se marca un motivo de rechazo cuando la oferta es desestimada o el pedido es anulado•Status de la Oferta:

- DESC, DESI, DESR: Si la oferta es desestimada (por el cliente, por inerco o por una revisión de oferta) habrá que marcar el check correspondiente- ENVD: Oferta enviada al cliente, status que implica que la oferta ha sido revisada por el responsable correspondiente y enviada al cliente, necesario para crear el pedido posterior- PREP: Oferta en preparación, status provisional mientras la oferta está en la fase de preparación

6

Módulo de Compras (MM)

MÓDULO DE COMPRAS (MM)

Utilidades (transacciones) que se pueden realizar:

• Mantener y visualizar los datos de proveedores• Crear, imprimir, modificar y visualizar pedidos de compras• Dar entrada de mercancías (comunicar al sistema que se ha recibido el material o servicio)•Contabilizar la factura una vez que se ha realizado la entrada de mercancías

7

Posteriormente, se encuentran los datos de cabecera del pedido:•Datos Organiz.: Datos de la sociedad desde la que se hace el pedido y el Dpto. que realiza la compra (este campo marcará la estrategia de liberación•Textos: Una serie de campos de textos para indicar condiciones adicionales del pedido como la forma de pago fijada, garantías, etc.•Dirección: Dirección del proveedor•Status: Indica el status del pedido, es decir, si estáliberado, entregado, etc.•Estrategia de liberación: Indicará qué responsables tienen que aprobar el pedido ( todo pedido tiene que ser aprobado por el Jefe del Dpto. y si supera 600 euros, por un Director), reflejando si se ha autorizado (en verde) o no (en amarillo)

Formato y contenidode los Pedidos de Compras

En la parte superior del pedido de compras aparece:

•El tipo de pedido (Planificado en el ej.) y el número (4500007657)•Código y nombre del proveedor•Fecha de creación del pedido

Posteriormente, al pulsar este botón, se despliegan los datos de las posiciones del pedido, entre los que destacan:•Historial de pedido: En esta “pestaña” se refleja la historia de la posición, es decir, si se ha realizado la entrada de mercancías, recibido la factura, etc.•Imputación: “Pestaña” donde se muestra donde se imputa ese pedido (centro de beneficio y grafo de un proyecto, si procede) y la cuenta financiera sobre la que se contabiliza ese gasto

8

Módulo de Gestión de Proyectos (PS)

MÓDULO DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PS)

Aunque en este módulo hay multitud de transacciones (Sistema de proyectos), las transacciones que se utilizan habitualmente son:

• Project Builder (CJ20N): Para crear la estructura y planificar el proyecto • Costes/Beneficios/Gastos/Ingresos del Sistema de información (Controlling): Transacción que permitirá hacer un seguimiento de los gastos e ingresos así como de los beneficios

9

Cabecera del Proyecto: Título del Proyecto

Elemento PEP de 1er Nivel: Título del Proyecto de nuevo

Hitos de facturación: Concepto de las facturas y sus fechas, que tomará el pedido de ventas en el momento de su emisión

Elemento PEP de 2º Nivel: Se indica el Departamento que se encargaráde realizar las tareas que se indicarán a continuación (PEP 3er Nivel)

Elemento PEP de 3er Nivel: Tareas específicas vinculadas a una línea de negocio del Departamento

Componente Material: Solicitud de pedido de compras que se asigna a un grafo, para planificar las compras o subcontrataciones

Grafo de compras o subcontrataciones: Elemento de planificación donde se podrán definir los gastos previstos para viajes y agrupar las solicitudes de pedido de compras o subcontrataciones

Cabecera del Grafo: Elemento de planificación de gastos, donde se incorporan los grafos

Grafo de categorías del personal: Elemento de planificación donde se definen los horas previstas de cada una de las categorías en la ejecución de una tarea

Nodos de la estructura de planificación de un proyecto

Utilidades: Variantes de selección y disposiciones

10

UTILIDADES: VARIANTES DE SELECCIÓN Y DISPOSICIONES

Generalmente, en las transacciones de consulta como la del ejemplo (listado de facturas previstas), los parámetros de selección de la consulta se pueden conservar para otra ocasión.

SAP denomina a estas selecciones predefinidas por el usuario: Variantes

Crearuna variante de selección

Una vez registrados los parámetros de selección, se accede a través del Menú de la parte superior de la pantalla, a la transacción para grabar la variante.

11

A continuación se le asigna un nombre intuitivo a la variante y se graba (se pulsa el botón del disquete)

Si en otra sesión se desea emplear de nuevo la selección predefinida, se trae la variante pulsando en el botón indicado o a través del menú de la parte superior de la pantalla (Pasar a -> Variantes -> Traer)

Emplear (traer)una variante de selección

12

Tras ejecutar la selección, los datos se presentan en pantalla.

Estos datos se pueden agrupar, filtrar, eliminar campos, ordenar de forma distinta, etc. Y al igual que las variantes, esta “forma de ver” los datos seleccionados se puede almacenar para volverla a emplear en otra ocasión. Este formato de salida de datos predefinido, SAP las denomina disposiciones.

Disposición de los datos

Si se pulsa en el botón indicado, se pueden eliminar columnas de los datos seleccionados.

Mediante estas fechas se eliminan o añaden las columnas

A continuación se graban las modificaciones

13

Entrando en el Menú de la parte superior de la pantalla, se puede indicar la variable sobre la cual agrupar y sumar los datos de las variables que tengan señalados el indicador de suma

El indicador de suma tiene que estar activo en variable correspondiente de la parte izquierda de la carpeta “clasificación”

Si se pulsa en el botón indicado, se graba la disposición para emplearla en otra sesión

A continuación, se le asigna una denominación intuitiva y se guarda.

Asimismo, se puede indicar si es específica del usuario o por el contrario, que aparezca por defecto en todas las selecciones (parametrización previa)

14

Para seleccionar la disposición en otra ocasión, se pulsa el botón indicado

A continuación, se selecciona la disposición deseada

Estos botones de la parte superior permiten:•Ordenar•Filtrar•Calcular totales y subtotales•Exportar directamente a excell

15

Asimismo, el resultado de estas disposiciones puede ser exportado para ser tratado mediante otro programa ( excell por ejemplo)