Time Constraints in SAP

Oleh :

Gana Respati

Saat melakukan update Infotype, data yang lama tidak akan hilang namun tersimpan dalam

histori. SAP menyimpan validitas periode dalam setia Infotype. Hal ini memungkinkan system

untuk menyimpan lebih dari 1 infotype record pada saat yang sama, walaupun validitas

periodenya saling bertubrukan. Karena itu, hubungan periode antar infotype harus didefinisikan

terlebih dahulu. Dalam SAP, Time Constraints merupakan feature untuk mendefinisikannya.

HR Master Data menggunakan tiga tipe Time Constraints :

Time Constraint 1Selama seorang karyawan bekerja di perusahaan, hanya ada 1 Infotype record valid yang

harus ada. Karena itu validitas dari periodenya tidak boleh saling bentrokan. Saat record

baru dibuat, secara otomatis system akan menggunakan menggunakan START DATE

pada record yang baru sebagai DELIMITATION DATE untuk record yang lama. Jika

terdapat record yang terdelimit karena Time Constraint 1, maka sistem akan

menunjukkan pesan pemberitahuan.

Time Constraint 1 harus digunakan untuk semua jenis Infotype yang memiliki informasi-

informasi yang harus tersedia setiap saat. Contoh penggunaan Time Constraint 1 adalah :

- Infotype Organizational Assignment Data (0001).

Data pada Infotype ini penting untuk keperluan autorisasi dan Payroll. Karena itu,

data-data pada Infotype 0001 harus selalu ada dan dapat diakses dari sejak tanggal

karyawan bersangkutan masuk ke dalam perusahaan.

Gambar 1. Layar Display Organizational Assignment

Perhatikan pada Gambar 1. Dalam satu waktu, seseorang tidak boleh menempati lebih

dari 1 posisi → no overlapping!! Di lain pihak, seseorang tidak boleh tidak

menempati posisi apapun → no gap!!

- Infotype Personal Data (0002)

Hal ini berarti isi dari data-data personal karyawan pada Infotype 0002 harus selalu

ada dan dapat diakses dari sejak tanggal karyawan bersangkutan masuk ke dalam

perusahaan. Validitas waktu dari record pertama pada Infotype Personal Data adalah

tanggal lahir dari pegawai bersangkutan.

Gambar 2. Layar Display Personal Data

Perhatikan pada Gambar 2. Dalam satu waktu, seseorang tidak boleh memiliki lebih

dari 1 nama, atau → no overlapping!! Di lain pihak, seseorang tidak boleh tidak

menempati posisi apapun → no gap!!

Time Constraint 2Hanya 1 record yang tersedia pada 1 waktu, namun gap waktu masih diperbolehkan.

Contoh penggunaan Time Constraint 2 adalah :

- Infotype Communication (0105)

Infotype berisi berbagai data tentang media komunikasi pada tiap pegawai. Pada

Infotype ini terdapat beberapa Subtype, misalnya : Fax, Voice Mail, Cell Phone, e-

mail, dan lain-lain. Data-data ini hanya dapat memiliki 1 record, berarti hanya dapat

menyimpan 1 nomor Fax, 1 Voice Mail, 1 Cell Phone, dan 1 e-mail. Namun, terdapat

juga pilihan untuk mengosongkan field ini, sehingga mungkin terjadi gap waktu

antara 1 record dan lainnya. Gambar 3 menunjukkan Subtype CELL (nomor

handphone), yang hanya dapat diisi dengan 1 record saja.

Gambar 3. Layar Display Communication

Namun record ini dapat juga dikosongkan. Misalkan record ini kosong, maka akan

tampil pemberitahuan seperti pada Gambar 4.

Gambar 4. Layar Pesan Pemberitahuan

Jika terdapat record yang terdelimit karena Time Constraint 2, maka sistem akan

menunjukkan pesan pemberitahuan.

Gambar 5. Layar Pesan Pemberitahuan

Time Constraint 3Infotype-infotype yang menggunakan Time Constraint 3 tidak membatasi berapa jumlah

record yang ada pada suatu waktu, dan juga tidak membatasi adanya gap waktu.

Contoh penggunaan Time Constraint 3 adalah :

- Infotype Powers of Attorney (0030)

Pada posisi tertentu, akan dibutuhkan pengacara untuk membantu proses-proses

hukum. 1 orang pada suatu posisi dalam perusahaan dapat memiliki lebih dari 1 orang

pengacara. Namun jika memang tidak dibutuhkan, maka 1 orang bisa saja tidak

memiliki pengacara sama sekali.

Selain itu, dikenal juga Time Constraint Indicator yang lain, yaitu :

Time Constraint AHanya 1 record yang ada pada Infotype ini, yang valid dari tanggal 01/01/1800 sampai

12/31/9999. Splitting tidak dimungkinkan untuk Infotype ini.

Infotype dengan Time Contraint A tidak boleh dihapus.

Time Constraint BMaksimal hanya terdapat 1 record saja.

Time Constraint TTergantung pada Subtype nya. Contoh penggunaan Time Constraint T adalah :

- Infotype Addresses (0006)

Pada Infotype ini, terdapat beberapa Subtype, misalnya: Temporary Adresses,

Permanent Addresses. Time constraint dapat didefinisikan untuk setiap Subtype

tersebut.

Time Constraint ZTergantung pada Time Management Infotype (2001), yang didefinisikan pada Tabel

V_T554Y.

Reaction indicator

SAP akan memberi berbagai reaksi atas pembuatan record baru dalam tiap Infotype. Berikut

adalah berbagai jenis reaction indicator dalam SAP :

A : Record yang lama akan terdelimit, dan akan muncul pesan peringatan dari sistem.

E : Tidak mungkin untuk membuat record yang baru, dan akan muncul pesan error dari

sistem.

W : Mungkin untuk membuat record yang baru, denga tidak menimbulkan perubahan pada

record lama. Akan muncul pesan peringatan dari sistem.

N : Sama dengan W. Namun untuk pilihan N, sistem tidak akan mengirimkan pesan

peringatan.

Time Constraint Reaction to Time Management Infotypes (V_554Y_B) and Global Time

Constraint Reaction (V_T554Y) mengandung rules untuk penganturan waktu agar antar Infotype

tidak saling bertubrukan.

KESIMPULAN

Terdapat berbagai macam Time Constraint Value

Time Constraint

Value

May Include

Gaps ?

May

Overlappings ?

1 × ×2 √ ×3 √ √

Terdapat berbagai macam Reaction Indicator :

Reaction

Indicator

Membuat

Record Baru ?

Mendelimit

Record Lama ?

Muncul Pesan

Error ?

A √ √ √E × × √W √ × √N √ × ×

Referensi :

Downs, Mark. Using HR Infotypes to Manage Time andEvent Conflicts .SAPTips

August/September 2003 Volume 1 Issue 4.