RM theory-Chula ForPrint.ppt › doc › KM › KM_RM_theory-Chula_For... ·...

1

การจดการเอกสารอ.เนณภา สภเวชย

2

มาตรฐานการคนหารายการเอกสารคนหาเอกสารพบในเวลา 1 นาท หมายความวา ดมากคนหาเอกสารพบในเวลา 2 นาท หมายความวา ดคนหาเอกสารพบในเวลา 3 นาท หมายความวา ใชไดคนหาเอกสารพบในเวลา 4 นาท หมายความวา ไมคอยดนกคนหาเอกสารพบในเวลา 5 นาท หมายความวา ไมดคนหาเอกสารพบในเวลา 10 นาท หมายความวา ตองปรบปรง

3

ชวตจรงทานเปนอยางน บางหรอไม โตะทางานรก รกเพราะลงเล ไมมเวลา ไมรวาจะทาอยางไร อยากทาใหดไรทต

(เลยไมไดเรมซะท) กแคไมอยากจะทา

4

ชวตจรงทานเปนอยางน บางหรอไม ไมรจะเกบเอกสารลงแฟมไหนด เอกสารบางรายการ กอาจจะ

เกบไดมากกวา 1 ท สาเนาเกบ 2 ทเลยดมย ใชเวลาหาเอกสารนาน หรอหาไมเจอ ในลนชก มเอกสารเกาทไมไดใชอยจานวนมาก ทจดเกบเอกสารไมเพยงพอ นานๆท กจะเคลยรเอกสารทง ทาลายเอกสารไปแลว ดนตองใชขนมา เอกสารซ าซอน มหลายเวอรชน

5

ปญหาในการจดเกบเอกสารโดยท วไป... เอกสารปะปนกน 1 แฟมมหลายเรอง และมแฟมเบดเตลด ขาดมาตรฐานในการจดเกบ (ไมมหมวดหมทใชกนทงองคกร) ขาดผรบผดชอบเอกสาร ทาใหคนถายสาเนาเปนของตวเองเผอไว การจดเกบไมเหมาะกบขนาดหรอปรมาณเอกสาร เอกสารลนแฟม พยายามจดเกบ

เอกสารทก size ในแฟม A4 มวนเอกสารแลวใชยางรดแลวใสลงในกลอง ขาดอปกรณในการจดเกบทเหมาะสมและเพยงพอ ไมมระบบทาลายเอกสาร ไมมระบบการยมเอกสารทด (หยบแฟมกนเอง แฟมหายไมรอยทใคร)

6

7

สถตเก ยวกบเอกสารทนาสนใจ* 80-85%ของขอมลในองคกรอยในรปเอกสารในขณะท 15-20% อยในฐานขอมล เวลา 10% ของเวลาทางานของพนกงาน ใชในการหาขอมลและเอกสาร บางทก

บอกวา พนกงานใชเวลา 10-15% อานขอมล แตใชเวลา 50% ในการหาขอมล หนวยบรหารเอกสารรายงานวา พนกงานใชเวลาทางานเอกสาร 40-60% ของเวลา

ทางานทงหมด และนบเปน 20-40% ของคาแรง เวลาจานวน 70% ของพนกงานกนเงนเดอน หมดไปกบการดาเนนงานเอกสาร ทงๆทเปนยคไอท แตเอกสารในสานกงานกลบมากขนอยางไมเคยเปนมากอน

printer, scanner ราคาถกลง storage เนอทมากขน การสาเนางายขนมาก พนกงานจานวน 60% ใชเวลา 1 ชม.หรอมากกวาในการสาเนาเอกสารของคนอน เอกสารโดยทวไปโดยเฉลย ถกสาเนา 19 ครง

*สถตอาจเหลอมหรอขดแยงกน เนองจากมาจากงานวจยหลายๆชนซงผลการวจยแตกตางกน 8

สถตเก ยวกบเอกสารทนาสนใจ 30% ของเอกสารทprintออกมาใชไมได(เสย) ตงแตกอนจะสงเอกสารเสยอก เอกสารทใชไมได (obsolete) นบเปน 30% ของคาใชจายดานเอกสารทงหมด 7.5% ของเอกสารทงหมด มกหายไป ในขณะท 3% เกบเขาแฟมผด 85% ของเอกสารทเกบเขาแฟม ไมเคยนามาใชงานอกเลย ในขณะทเอกสาร

50% เปนสาเนา วงจรชวตเอกสาร ตงแตสรางจนทาลาย ...ในสหรฐอเมรกาไดวจยตนทนการ

ผลตและการเกบเอกสาร พบวามมลคาประมาณ 10-40% ของตนทนในงานสานกงาน ถาสามารถบรหารงานเอกสารไดอยางมประสทธภาพแลวจะทาใหตนทนดานนลดลงได

สถตเก ยวกบเอกสารทนาสนใจ เอกสารทคนสวนใหญไดรบจะถกทงลงตะกรา 40 % เกบเขาตเอกสาร

40% ทเหลออก 20% จาเปนตองดาเนนการ วธการจดการกบ 20% สดทายนแหละมอทธพลตอผลสาเรจเปนอยางสง

940%

40 %20 %

สถตเก ยวกบเอกสารทนาสนใจ

จากการศกษาวจยในตางประเทศ พบวาเอกสารทจดทาขนหรอรบไวในแตละองคกรจะมการใชงานมากในชวง 1 ปแรก ในขณะทเอกสารอยระหวางการใชงาน เอกสารทมอายระหวางปท 2 จะมการนามาใชเพยง 1 ใน 5 ของเอกสารทจดทาหรอรบไว และเอกสารทมอายระหวางปท 3 จะมการนามาใชงานเพยงรอยละ 5 ของเอกสารทจดทาหรอรบไว สวนเอกสารทอายเกน 3 ป เกอบจะไมเคยนามาใชในการบรหารงานและดาเนนการอกเลย 10

สถตเก ยวกบเอกสารทนาสนใจ อาจจะมเอกสารบางสวนประมาณรอยละ 5 ถง 10 ของเอกสารทจดทา

ขนหรอรบไว ทยงมคณคาตอเนองตอองคกร เนองจากเปนเอกสารประวตศาสตรหรอเอกสารจดหมายเหต

(=เอกสารทอาย และมคณคา ไมควรเกบเอง แตใหผเชยวชาญเกบให)

11

5-10 %100 %

ทนากงวลใจ... คอคนทวไปทไมมความรเรองระบบจดการเอกสาร อาจเผลอไปทาลาย

เอกสารจดหมายเหต ทาใหเราไมเหนประวต พฒนาการขององคกร

12

5-10 %100 %

13 14

จดหมายเหต มทงเอกสารลายลกษณ ภาพถาย แผนท ฯลฯ ทกประเภท ทมคณคา สะทอนการดาเนนงาน หรอพฒนาการขององคกร

15

ภาพจาก หอประวตจฬาฯ

ท งหมดน จะหมดปญหาไดดวย “การจดการเอกสาร”

16

การจดการเอกสารทดจะทาให... ประหยดพนท การกาหนดระยะเวลาในการจดเกบจะสามารถประหยดพนทการ

จดเกบไดมากถง 40 เปอรเซนต และลดคาใชจายอปกรณการจดเกบ คนหาขอมลไดรวดเรวขน คนหาไดงาย รวดเรว ลดความผดพลาดในการจดเกบ เอกสารครบถวน ไมสญหาย พรอมใชตลอดเวลา ปฏบตตามขอกาหนดทางกฎหมายในการจดเกบสารนเทศ รกษาสภาพเอกสารไดด ไมชารด ปองกนสารนเทศสาคญขององคกร จากภยตางๆ รกษาความลบ (เชน ในการจดเกบ ยมคน และทาลายเอกสาร) จดเกบเอกสารอยางเปนระเบยบ สวยงาม จดเกบเอกสารใหเปนมาตรฐานเดยวกน [ควบคมและลดการผลตสารนเทศ โดยการใชฟอรมและรายงาน -สาหรบเอกชน]

17

แลว “การจดการเอกสาร” ทากนอยางไร

18

19 20

ทฤษฎวงจรชวตของเอกสาร

Current / Active

Semi-currentSemi-active

Non-currentNon-active

Distribution

Disposal

Creation&capture

Use

Storage & Maintenance

21

Creation&Capture Distribution

Disposal Use

Storage andmaintenance

Current / Active


Trackตดตามวาเอกสารสงไปใหใคร/แผนกใดบาง

Registerไดรายชอเอกสาร/แฟ ม พรอมรหส-หมวดหม และวนทเอกสาร (จะไดคานวณอายทาลาย/ถายโอนได)

ใชเอกสาร

Filingบนทกวาเอกสารจดเกบท

ต/แผนกใด ควรมระบบยมคนทด

TrackเอกสารทถายโอนOff-site หรออนๆ

Recordการทาลายเอกสาร/

Archive ถาวร


22

โดยสรป Active เอกสารสรางขนหรอรบมา ตองมการลงทะเบยน การ capture ทตารา

ฝรงบอก = ทาฐานขอมล ซงอาจทาระดบเอกสาร หรอระดบแฟมกได

Semi-Active เขาแฟม Filing ตาราดานนมหวขอเรองการตงชอแฟม การเรยงแฟม การสรางหมวดหมแฟม และยงคงใชฐานขอมลเอกสารอย

Inactive จดเกบเอกสารนานเทาทควรเกบ ตามตารางกาหนดอายเอกสาร (Retention Schedule) แลวโอนไปยงศนยเอกสาร (Record Center) หรอหอจดหมายเหต (Archive) Update ฐานขอมลดวยวา โอน / ทาลายแลว

มาดรายละเอยดเพมเตมกนซกนด23 24

Active documents Creation & capture เอกสารทรบเขามาหรอจดทาขน ตองมการลงทะเบยน

= มฐานขอมล จะทาระดบเอกสาร หรอแฟมกได Form & Report Control เอกสารแบบจดทาขนเองในองคกรน จะมการ

ควบคมการสรางเอกสาร เนองจากเมอมการผลตเอกสารออกมา จะมคาใชจายในการดแล ดงนน จะมการควบคมการผลตเอกสาร โดยการควบคมแบบฟอรมและรายงาน เพอใหเอกสาร flow เรว แตตองมการวเคราะห business process ดวย ฟอรมทออกแบบไมด พนกงานจะใชเวลา process งานมาก และตองวเคราะหวาซ าซอนกบ Form อนๆหรอไมเพอไมใหงานซ าซอน

Tracking เมอมการแจกจาย ตองมการ track ใหไดวาเอกสารอยทใด ในทางปฏบต อาจใชระบบ barcode หรอ RFID หรอ Workflow (=สารบรรณอเลกทรอนกส)

25

Workflow: ไทย

26

Workflow

27

Workflow ตางประเทศ เปน automated workflow

ม business process analysis

Active documents: เม อไดรบเอกสาร... พจารณาวางานน จาเปนทเราตองมสวนลงมอทาเองหรอไม? เพยงเพราะคณเปนคน

ไดรบสารสนเทศมไดหมายความวาคณจาเปนตองเกบมนไว แมวาจะมาจากเจานายของคณกตามท (เธออาจแคทาความสะอาดโตะของเธอกได) ถาไมตองการใหลงมอปฏบตกเกบเขาแฟมหรอกาจดทงไป ถาเปนแคเรองแจงเพอทราบกอานแลวทงไป

ปฏบตทนทสงผานไปใหคนอน เกบเขาแฟมโยนทง

เขยน keyword ทมมบนขวาของเอกสารทตองการเขาแฟมทนททอานเอกสารจบ การเขาแฟมจะงายขนเพราะคณไดกาหนดไวแลววาจะเอาแฟมไปเกบทใด หรอถามคนอนมาชวยเขาแฟมแทนคณกจะสะดวกดวย

28

29

Active documents: In-Out tray เอกสารทโตะทางาน ควรคดแยกดงน

In-tray สาหรบเอกสารเขามาใหม ยงไมคดแยกดาเนนการ Action tray เอกสารทตองดาเนนการ ซงอาจแบงเปน

Tray เพอลงนามTray เพออาน เพอทราบTray เพอตอบหรอดาเนนการทนท

Pending tray เอกสารทตองรอ เพอดาเนนการตอไป Out tray สาหรบเอกสารทตองสงตอไปหนวยงานภายใน-เพอนรวมงานในแผนก

หรอสงไปหนวยงานภายนอก Filing tray สาหรบเอกสารทรอเกบเขาแฟม

บรเวณโตะทางาน ควรมแฟมสาหรบใชงาน ดงน ขอมล Reference เชน นามบตร เบอรตดตอ directories คมอตางๆ เอกสาร

ทตองใชอางอง To-do list, planner และปฏทน 30

Outboxสงตอ

Filingรอเขาแฟม

Actionรออาน รอลงนามฯลฯ

Pendingระหวางดาเนนการ

หนงสอหรอแฟมทตองใชในการทางาน

Inbox

Active documents:กลวการทง? ทงโดยอาศยเหตผล

เรองนมอยทไหนสกแหงหรอยง? ถาตองการขอมลอาจหาตนฉบบใหมได หรอเปนเอกสารทคณมอยแลว

เราสามารถระบสถานการณเฉพาะเวลาทอยากจะใชสารนขนมาไดหรอไม แฟมเบดเตลดแทบไมมประโยชนอนใดเลยเพราะไมมเบาะแสใดทจะสะกดใจใหเขาไปด

มอะไรทเกยวของกบภาษาหรอกฎหมายไหม มคนอนตองการสารนหรอไม ถาเราไมมเอกสารชนนจะเกดผลเสยหายรายแรงทสดอยางไร

31 32

Semi-active document จดเกบในแฟม โดยใชหมวดมาตรฐานทองคกรจดทาขน และรปแบบ

การตงชอแฟม การเรยงแฟมตามแนวปฏบตขององคกร หากมการยมคน ใหบนทกไววาใครยมแฟม เกบรายละเอยดวามแฟมอยทไหน ตไหน แผนกใดบาง

Semi-active document จดกลมประเภทเอกสาร โดย กาหนดหมวดใหญ กาหนดหมวดยอย กาหนดชอแฟม ควรตงชอแฟมใหครอบคลมเนอหา

การจดเกบเอกสาร ตามตวอกษร (Alphabetic Filing)

ตามตวเลข (Numeric Filing)

ตามภมศาสตร (Geographic Filing)

ตามหวเรอง (Subject Filing)

33

ตามตวอกษร (Alphabetic Filing)

34

ตามตวเลข (Numeric Filing)

35

ตามตวเลข (Numeric Filing)ตามหวเรอง (Subject)

500 อปกรณสานกงาน500.1 คอมพวเตอร

500.1.1 เครอง Laptops500.1.2 เครอง...

500.2 เครองโทรสาร500.3 เครองถายเอกสาร

900 เครองตกแตงสานกงาน900.1 เฟอรนเจอร

900.1.1 เครองหนงแท 900.1.2 เครองหนงเทยม

36

37

ตามภมศาสตร

คณะ/สถาบน คณะครศาสตร คณะจตวทยา คณะทนตแพทยศาสตร คณะนตศาสตร คณะนเทศศาสตร คณะพยาบาลศาสตร คณะพาณชยศาสตรและ

การบญช คณะแพทยศาสตร คณะเภสชศาสตร คณะรฐศาสตร

คณะวทยาศาสตร คณะวทยาศาสตรการกฬา คณะวศวกรรมศาสตร คณะศลปกรรมศาสตร คณะเศรษฐศาสตร คณะสถาปตยกรรมศาสตร คณะสหเวชศาสตร คณะสตวแพทยศาสตร คณะอกษรศาสตร

38

39

ตามวนท (by Date)

40

41

Semi-active document: มาตรฐานการจดเกบเอกสารอยางมประสทธภาพ จาแนกเอกสารตามกลมหวขอเรอง ทกลนชกควรมปายลนชก เกบหมวดเอกสารทใชบอยๆทลนชกท 1 หรอ 2 การทาดชนคนหมวดแฟมในลนชก และทารายการโยงใหไปดท.... ไมควรเกบเอกสารมากกวา 1 เรองในแฟมเดยวกน หามนาเอกสารทไมไดเจาะรเกบไวในแฟม แฟมหนงบรรจเอกสาร 50-60 แผน หากนอยกวา 5-6 แผน ควรรวมไวใน

แฟมเบดเตลดจะดกวา ไมควรเกบหนงสอปะปนกบเอกสารในแฟม

42

Semi-active document: มาตรฐานการจดเกบเอกสารอยางมประสทธภาพ เวนทลนชกไว 3-5 นวเพอความสะดวกในการจดเกบและคนหาแฟม ควรมเจาหนาทเฉพาะในการจดเกบและคนหาแฟมเอกสารในตแฟม

เอกสารกลางอยางเครงครด ถายมแฟม ตองใส “แฟมยม” แทนท เสรจงานแลวตองสงแฟมคนตเอกสารเดมทนท เอกสารทเสรจงานแลวตองเกบไวระยะเวลานานกวา 1 ป (ยกเวน

ระเบยนคาสง เกบไวทหองเกบเอกสารเกา) ยายเอกสารไปเกบทเกบเอกสารเกา หรอศนยเอกสารอยางนอยปละครง ใชเครองมออปกรณเกบเอกสารทมมาตรฐานเดยวกน

43

Semi-active document: มาตรฐานการจดเกบเอกสารอยางมประสทธภาพ จะตงเปนหมวดใหมตอเมอมปรมาณเอกสารมากพอสมควร คอ มากกวา

ครงลนชก

แฟม 1 แฟม ทมเอกสาร 20 แผน จะหางายกวาการคนหาแฟม 10 แฟม ทมกระดาษเพยง 2 แผน สอดคลองกบ ทฤษฎหมวดหมเวบไซต กวางแตตน ดกวาแคบแตลก FLAT classification

หลกการตงชอแฟม ควรเปนประโยค เปนคา กลบคา? ฯลฯ กรณเรยงตามตวอกษร ชอ-สกล ใหเอายศ ตาแหนงออก หรอกลบเอาไว

ขางหลง

44

การตดปายทแฟม : กญแจสการจดระบบแฟมใหมประสทธผล

45

การตดปายทแฟม : กญแจสการจดระบบแฟมใหมประสทธผล

46

อาจใชใบคนหมวดมาชวยแบงชดแฟมอาจทาใบโยง เชน CAR See Transportation

47http://www.fhwa.dot.gov/legsregs/directives/orders/m13241/13241ac2.htm

บตรนา

48

ตดปายทขอบแฟมแขวน หรอทสนแฟม

อาจใชระบบสมาชวยจาแนกเอกสาร

49

ตดปายทกท ทงแฟม ลนชกกลองเอกสาร

จดทาฐานขอมลแฟม

50

รหสแฟม ชอแฟม Keyword ป หนวยงานเจาของ

สถานทจดเกบ

หากมการหยบแฟมไปใช ตองนาบตรยมไปแทนท

51

รหสแฟม

ชอแฟม ชอผยม วนทยม

วนทคน

บตรยม

หากมการเคล อนยายเอกสาร สงตอ ตอง track ไดวาเอกสารอยท ใด

52

Charge out Charge in

53

ภาพจาก www.accutrac.com

เทคโนโลย RFID สาหรบตดตามเอกสารแทน Barcode

54

Inactive documents เอกสารทพนระยะใชงานแลว ใหเกบเขาแฟม และ file เขาลนชก/ตเอกสาร ทกป ใหหมนตรวจสอบแฟมทไมคอยใชงานแลว โอนไปเกบยงศนยเกบ

เอกสาร เพอประหยดพนทจดเกบ โดยใหจดทารายชอเอกสารสงมอบดวย และตองมการสงมอบ-รบมอบ ตรวจรบ เพอใหจานวนเอกสารทโอน ตรงกน

อาจสงมอบ Record Center ของหนวยงาน หรอจาง Outsource กได

กรณสารวจเอกสารและพบเอกสารทถงกาหนดอายทาลายเอกสารตามตารางกาหนดอายเอกสาร ใหทารายชอเสนอผบงคบบญชาพจารณาทาลายกอน จงจะทาลายได

เอกสารทมคณคาดงตอไปน หามทาลาย และใหจดเกบถาวรสาหรบคนควา อางองในอนาคตตอไป

Inactive documents: เอกสารจดหมายเหตหามทาลาย มคณคาทางกฎหมาย เชน เอกสารสญญา เอกสารเกยวกบการฟองรอง การดาเนนงานคดตางๆ

การจดตง การจดทะเบยนของหนวยงาน หนงสอรบรอง ระเบยบ คาสง ขอบงคบ สญญา มคณคาทางการบรหาร เชน ระเบยบ คาสง คมอการปฏบตงานตางๆ เอกสารทใชตดตอ

เรองราวตางๆ เพอการดาเนนงานของกจการ นโยบาย แผน วสยทศน รายงานการประชม มตทประชม รายงานประจาป เปนตน

คณคาทางประวตศาสตร/คณคาทางการประชาสมพนธ/คณคาทางการศกษาคนควาอางอง หรอการวจย เชน เอกสารความเปนมาของกจการ การตอตงกจการ รายงานการศกษาคนควาวจยในเรองใดเรองหนงของหนวยงาน เอกสารประชาสมพนธ ภาพถาย ฯลฯ

คณคาเพอเปนหลกฐานทางการเงน ไดแกเอกสารทางการเงนและเกสารทเกยวของกบการเงน เชน เอกสารงบประมาณประจาป รายงานการใชจายเงนประจาเดอน ประจางวด ประจาป รายงานการตรวจสอบทางการเงน หนงสอรบรองสถานะทางการเงนจากธนาคาร เปนตน

55 56

รายชอเอกสารสงมอบ

Inactive documents: เอกสารจดหมายเหต Record Center เมอไดรบเอกสารแลว จะตองลงทะเบยนหรอจดทาเครองมอ

สบคน เชน ฐานขอมลเพอใหสามารถคนคนเอกสารไดทกเวลา ในความเปนจรง เอกสารทสงมาเกบ จะม เอกสารทสงมาเกบเพอรอทาลาย ควรจดเกบเอกสารททาลายปเดยวกน ดวยกน เอกสารจดหมายเหตทจดเกบถาวร จงควรดาเนนการแยกกน

57

รอทาลาย จดหมายเหต


Disposal Use


Current / Active











58

เอกสารสาคญ

เอกสารสาคญ เอกสารสาคญทสด (Vital) เชน สทธบตร ลขสทธ ใบประกน ภาษ หาม

ทาลาย ควรมทจดเกบเฉพาะ และปลอดภย เอกสารสาคญ (Important) เชน เอกสารลกคา ประวตพนกงาน บญชราย

เจาหนทางการคา ใหจดเกบตามระยะเวลาทกาหนดไว แลวคอยทาลายตามขอกาหนด ควรจดเกบทสถานทกลางของบรษท หรอของหนวยงาน

เอกสารมประโยชน (Useful) เชน จดหมายโตตอบ รายงาน เปนเอกสารทมประโยชนในชวงเวลาหนงเทานน ควรทาลายเมอหมดอาย หรอใชงานเสรจแลว

เอกสารไมจาเปน (Nonessential) ตวอยางเชน สาเนาตางๆ บนทกนดหมายการประชมเปนตน ควรทาลายทงหลงการใช ควรตดใจทงไดเลย

59


Disposal Use


Current / Active











60


คมอRetention

หลกสตรอบรมการปฏบตงานเอกสาร

61

การจดการเอกสาร Style ไทยๆ

62

ประวตการจดการเอกสารในไทย ในไทย การจดทาเอกสารเปนศลปะในยคโบราณ เพงเรมมแนว

ทางการจดการเอกสารแบบตะวนตกในสมยรชกาลท 4 และมความชดเจนในสมยรชกาลท 5 เมอกรมพระยาเทววงศวโรปการ รฐมนตรวาการกระทรวงการตางประเทศ รางระเบยบกระทรวงวาดวยงานสารบรรณ ซงม documentary form มรปแบบการรางบนทก และโทรเลข คาขนตน คาลงทาย การลงทะเบยนเอกสารรบ-สง เชอวาระเบยบน เปนรากฐานของระเบยบสารบรรณของสวนราชการไทยทประกาศใชทวสวนราชการในภายหลง ซงพฒนามาเปนระเบยบสานกนายก วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ในทสด

63 64

65

หมวด ๒การรบและสงหนงสอ

สวนท ๑ การรบหนงสอ

ขอ ๓๕ หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางปฏบตตามทกาหนดไวในสวนน

ขอ ๓๖ จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดาเนนการกอนหลง และใหผเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอเพอดาเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน แลวจงดาเนนการเรองนนตอไป

66


สวนท ๑ การรบหนงสอขอ ๓๗ ประทบตรารบหนงสอตามแบบท ๑๒ ทายระเบยบ ทมมบนดานขวาของหนงสอโดยกรอกรายละเอยดดงน

๓๗.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน๓๗.๒ วนท ใหลงวน เดอน ปทรบหนงสอ๓๗.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

จฬาลงกรณมหาวทยาลยเลขรบ 8518วนท 3 กรกฎาคม 2553เวลา 10.25 น.

67

ขอ ๓๘ ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบตามแบบท ๑๓ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงนเลขทะเบยนรบ ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ

ขอ ๓๙ จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการ โดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชอง การปฏบต ถามชอบคคล หรอตาแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอหรอตาแหนงไวดวย 68

การสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการตามวรรคหนงจะสงโดยใชสมดสงหนงสอตามขอ ๔๘ หรอใหผรบหนงสอลงชอและวน เดอน ปทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอกได

ขอ ๔๐ การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณกลางแลว ใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม


สวนท ๑ การรบหนงสอ

69


สวนท ๑ การรบหนงสอขอ ๓๗ ประทบตรารบหนงสอตามแบบท ๑๒ ทายระเบยบ ทมมบนดานขวาของหนงสอโดยกรอกรายละเอยดดงน

๓๗.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน๓๗.๒ วนท ใหลงวน เดอน ปทรบหนงสอ๓๗.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ


คณะอกษรศาสตรเลขรบ 485วนท 3 กรกฎาคม 2553เวลา 10.25 น.

70

Document Flow - Inwardสารบรรณกลางรบเอกสารแลวสงตอ


คณะอกษรศาสตรเลขรบ 485วนท 3 กรกฎาคม 2553เวลา 10.25 น.

71


สวนท ๒ การสงหนงสอ

ขอ ๔๑ หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตามทกาหนดไวในสวนนขอ ๔๒ ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวนแลวสงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออกขอ ๔๓ เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลว ใหปฏบตดงน๔๓.๑ ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามแบบท ๑๔ ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

72

73

Document Flow - Outwardเอกสารสงตดตอ-ตอบภายนอก

74

หมวด ๓ การเกบรกษา ยม และทาลายหนงสอ

สวนท ๑ การเกบรกษา

ขอ ๕๒ การเกบหนงสอแบงออกเปน การเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลวและการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบขอ ๕๓ การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรองโดยใหกาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงานขอ ๕๔ การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตดงน

๕๔.๑ จดทาบญชหนงสอสงเกบตามแบบท ๑๙ ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบสาหรบเจาของเรองและหนวยเกบ เกบไวอยางละฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๔.๑.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ๕๔.๑.๒ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ๕๔.๑.๓ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ๕๔.๑.๔ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ

75


อาจทาในระดบแฟม เปนรหสแฟม และชวงปของแฟมแทน

76



77


๕๕.๒ ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบท ๒๐ ทายระเบยบ

78

สวนท ๒ การยม


ขอ ๖๒ การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน๖๒.๑ ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชในราชการใดขอ ๖๓ บตรยมหนงสอ ใหจดทาตามแบบท ๒๔ ทายระเบยบ

79



ขอ ๕๗ อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา ๑๐ ป

ขอ ๕๘ ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๕ ป นบจากวนทไดจดทาขนทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป๕๘.๓ หนงสอทสวนราชการมความจาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดทาบญชหนงสอครบ ๒๕ ป ทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

ขอ ๖๐ หนงสอทยงไมถงกาหนดทาลาย ซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทมความสาคญและประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เกบไว ใหปฏบตดงน๖๐.๑ จดทาบญชฝากหนงสอตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบ

80

81 82

83

สวนท ๓ การทาลาย…จดทาบญชหนงสอขอทาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ บญชหนงสอขอทาลาย ใหจดทาตามแบบท ๒๕ ทายระเบยบขอ ๗๐ ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญชหนงสอขอทาลายแลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอทาลายทราบ

ระเบยบน ม update ป 2548 มสาระสาคญคอ ขยายขอบเขตของงานสารบรรณ ใหรองรบ“ระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส” ปรบอายการเกบหนงสอ การสงมอบหนงสอใหหอจดหมายเหตแหงชาต เปลยนจาก 25 ป เปน 20

ป ซงจะสอดคลองกบ พ.ร.บ. ขอมลขาวสาร พ.ศ.2540 ซงกาหนดใหหนวยงานสงมอบเอกสารประวตศาสตรใหหอจดหมายเหตแหงชาต ยกเวน เอกสารบางสวนทอาจมผลตอความมนคงของประเทศ

84

*ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของไทย มมาตรฐานการรบ-สง TH-eGif ทาใหสามารถรบ-สงรายการขามระบบงานไดแมจะเปนระบบงานของคนละบรษท

85 86

9/9/2555 09:09:19

87 88

89 90

Case study

การจดทา การรบ-สง /ลงทะเบยน การจดเกบ/คนคน การกาหนดอาย

การเกบเอกสาร

การฝากศนยเกบเอกสาร

การทาลาย

การโอนหอจดหมายเหต

ก า ร เ ผ ย แ พ ร แ ล ะ ก า ร ต ด ต อ ส อ ส า ร

ก า ร ร ก ษ า ค ว า ม ป ล อ ด ภ ย

• SMART OFFICE (BOTWEB + BOTMAIL) ผรบผดชอบ สายงาน และ สทส.

• ระเบยบ ธปท.ท ท 10/2546 เรอง วธปฏบตเกยวกบการรกษาความลบของธนาคารแหงประเทศไทย ผ รบผดชอบ สายงาน และ สรภ.

ผรบผดชอบ• สายงาน

• สบร.

คาสง / พธปฏบต • คาสงท 64/2540 เรอง แบบหนงสอภายนอกและบนทกภายในของธนาคาร• คาสงท ท 58/2546 เรองแบบบนทกภายในของธนาคาร

ผรบผดชอบ• สายงาน

• สบร.•สทส. (ระบบ DTS)

คาสง / พธปฏบต • คาสงท 32/2500 เรอง ระเบยบการปฏบต การรบ-สงเอกสาร

ผรบผดชอบ• สายงาน• หสจ.

ผรบผดชอบ• สายงาน • หสจ.• คณะทางาน ทปอ.

ผรบผดชอบ• สายงาน • หสจ.

ผรบผดชอบ• สายงาน• หสจ.• สธก.

ผรบผดชอบ• สายงาน• หสจ.

ไมมคณคา

ไมมคณคา

มคณคา

ERA SYSTEM

คาสง / คมอมาตรฐานทเกยวของ

• คาสงท 143/2544 เรอง ระบบการเกบรกษา

เอกสารของธนาคาร

• คมอการจดเกบเอกสาร

• รหสกากบแฟม

• ตารางกาหนดอายการเกบเอกสาร

สวนบรหารงานเอกสารและจดหมายเหต หสจ.

คณะกรรมการบรหารงานเอกสารของ ธปท. (กบอ.)

ระบบบรหารงานเอกสารของ ธปท.

คณะกรรมการขอมลขาวสารของ ธปท. (กขธ.)

คณะทางานประเมนคณคาและกาหนดอายการเกบเอกสารของ ธปท. (ทปอ.)

ขอสงวนกรณาดบนจอ

ประเภทเอกสาร

เอกสารทหยบใชเปนประจา เกยวของกบงานทกาลงปฏบต

ตอเนอง ยงไมถงกาหนดทาลาย / ฝากศนย

เกบเอกสาร / โอนหอจดหมายเหต

เอกสารพนระยะใชงาน เอกสารทไมไดใชงานเปนประจา

และไมมความจาเปนในการ ใชงาน ถงกาหนดทาลาย / ฝากศนยเกบ

เอกสาร / โอนหอจดหมายเหตเอกสารสวนตว

เอกสารใชงาน


เอกสารจดหมายเหต ธปท. 14 ประเภท

1. เอกสารทเปนหลกฐานเกยวกบโครงการสาคญของธนาคาร

2. ระเบยบ คาสง ขอบงคบ พธปฏบตและคมอปฏบตงาน

3. เอกสารการประชมของคณะกรรมการธนาคารคณะกรรมการและคณะทางานตาง ๆ

4. เอกสารทเกยวกบการจดองคงาน5. การศกษาวเคราะหการบรหารงาน

ภายในธนาคาร6. ความเหนและการตความกฎหมาย

7. รายงานการวเคราะหทางวชาการ8. ขอมลทางวชาการ9. เอกสารสรปสาหรบผบรหาร10. เอกสารประชาสมพนธ11. ประวตสวนงานและเอกสารทเปน

ภมหลงทคดเลอกแลว12. แฟมเฉพาะเรองทคดแลว13. เอกสารกอน พ.ศ. 249514. โสตทศนวสด





Active

Inactive

หนวยงานตางๆ

ศนยเอกสารและจดหมายเหต

เอกสาร Inactive รอทาลาย เอกสารจดหมายเหต 14 ประเภททางศนยนามาจดเรยน และจดทาฐานขอมลเพอการคนควาและทารายชอแจงหอจดหมายเหตแหงชาต


กระทรวงการตางประเทศ

ใชคมอการใหรหสเอกสารมาตรฐาน ใชทงกระทรวง

ทกกรม มเจาหนาท วฒ บรรณารกษ ประจา เพอจดทาแฟม key เขาระบบ ทา Label และคดเลอกแฟมเพอสงมอบ

หนวยงานหลกทดแลคมอการใหรหสแฟม คอ กองบรรณสารและหองสมด (สวน Record Center ของกระทรวง)

98

Active

Inactive

หนวยงานตางๆ

กองบรรณสารและหองสมดเจาหนาท รบมอบ คดแยก

เอกสารททาลายได กบเอกสารทมคณคาทางจดหมายเหต

บางกรณ หนวยงานจะแยกเอกสารรอทาลายมาใหเลย

เจาหนาทจดทาแฟมมาตรฐานสาหรบใชงานคดเอกสารทไมใชแลวสงมอบ

เอกสารรอทาลาย ทารายชอเอกสารเสนอทาลาย

เสนอหอจดหมายเหตแหงชาตอนมตทาลาย

ทาลาย

จดเรยงใหมตามหลกจดหมายเหต

เอกสารเกาทยงไมได ใหรหสแฟมมาตรฐาน

กดาเนนการใหรหส + ทา Label

จดเรยงขนชน

ใหบรการคนควา100

แลวเราจะเรมปรบปรงระบบเอกสารไดอยางไร


Disposal Use


Current / Active











101


คมอ

แนวทางการดาเนนงาน ระยะส น

ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ พ.ศ. 2548

แนวทางการดาเนนงาน ระยะส น ดาเนนการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ

พ.ศ. 2548 ใหครบถวน รบ-สงเอกสาร ใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของมหาวทยาลย เมอไดรบเอกสารแลวดาเนนการแยกเอกสาร อยางนอย หากไมอย เพอนรวมงานยงสามารถ

ตามเรองไดทเอกสารระหวางดาเนนการ

Inbox Action-Pending Action Outbox Filing ใชเอกสารเสรจแลว เขาแฟม 1 แฟม ควรบรรจ 1 เรอง และตงชอแฟมใหครอบคลมเนอหา ตดปายทกท ปายแฟม ปายลนชก หากมการหยบแฟมไปใช ตองใสบตรยมแทนท หากเปนไปได ให key รายชอแฟมเกบใส Excel ไว เพอเปนฐานขอมลวาเรามเอกสารใดบาง

และเพอสะดวกในการสารวจเอกสารเกาสาหรบการประเมนเอกสาร ประเมนเอกสาร คดเอกสารเกาทง ตามอายเอกสารทกาหนดในระเบยบฯ และคอยประเมน

เอกสารทกป เพอกาจดเอกสารทไมมคณคา และโอนเอกสารทมคณคาไปยงหอประวตจฬาฯ102


Disposal Use


Current / Active











103


คมอสรางเอง

แนวทางการดาเนนงาน ระยะยาว แนวทางการดาเนนงาน ระยะยาว เรมจาก สารวจเอกสาร ไมไดสารวจทกชน แตเปนสารวจเรอง Sort รายชอเอกสาร จดกลมเอกสาร เพอจดทาหมวดหม Run รหส อาจใชระบบตวเลข ตวหนงสอผสมตวเลข ฯลฯ กาหนดอายการเกบเอกสาร ไดคมอแลว นาเกณฑมา clear ขยะทงกอน เอกสารทเหลอ คอยมา Filing ทา label โดยตดปายทกท ทงปายแฟม ปายลนชก หากเปนไปได ควรมฐานขอมลแฟม โดยปกตแลว จะ key ขอมลกอน คอย export

ขอมลออกมาทา Label หากไมมฐานขอมล ใหใช Excel

104

แนวทางการดาเนนงาน ระยะยาว สาหรบเอกสารใหม

รบ-สงเอกสาร ใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของมหาวทยาลย เมอไดรบเอกสารแลวดาเนนการแยกเอกสาร อยางนอย หากไมอย เพอนรวมงานยงสามารถ

ตามเรองไดทเอกสารระหวางดาเนนการ

Inbox Action-Pending Action Outbox Filing ใชเอกสารเสรจแลว เขาแฟม 1 แฟม ควรบรรจ 1 เรอง และตงชอแฟมใหครอบคลมเนอหา key รายชอแฟมเกบใสฐานขอมล หรอ Excel ไว เพอเปนฐานขอมลวาเรามเอกสารใดบาง และ

เพอสะดวกในการสารวจเอกสารเกาสาหรบการประเมนเอกสาร ทา Label ตดทกท ทงแฟม ทงลนชก หากมการหยบแฟมไปใช ตองใสบตรยมแทนท

ทกป คอยดเอกสารทหมดอายแลว คดทงเพอถายโอน(ถามทเกบ) หรอทาลาย สาหรบเอกสารจดหมายเหต มอบใหหอประวตจฬาฯ

ตองคอย review หมวดเอกสาร ตองหาเจาภาพ หรอคณะทางาน เพอปรบปรงระบบงาน 105

การสารวจเอกสาร ขอมลทตองสารวจ ขอมลเกยวกบหนวยงานทจดเกบดแลเอกสารนน ขอมลเกยวกบเอกสาร ชอเอกสาร วตถประสงค รปแบบ (กระดาษ ไฟล)

ระยะเวลาทครอบคลม ปรมาณ ตนฉบบ/สาเนา ขอมลเกยวกบการจดเกบ เชน รหส ตาแหนงเกบ ปญหาการจดเกบทตอง

รายงาน ขอมลเกยวกบการใช เชน ความถในการใช เงอนไข/ขอจากดในการเขาถง ขอมลอนๆ เชน มสาเนาเกบทใดอก ความเชอมโยงกบเอกสารอนๆ เปน

เอกสารสาคญหรอไม

106

แบบสารวจ/ประเมนคาเอกสารและสารนเทศชอเอกสาร แผนก หมายเลขฟอรม ถาม

การสารวจ การประเมนคาตนฉบบ สาเนา ชอเอกสาร วนท ปป ปรมาณ การจดเรยง การบรหาร

กฎหมายอปกรณการจดเกบตเอกสาร กระดาษสน ชนเปดตเอกสาร กระดาษยาว เครองอตโนมตตเอกสาร เรยงขาง อนๆ

การเงน/ภาษจดหมายเหต

แผนกอนทมเอกสารน (ถาร) ขอสงเกตระดบการใชงาน / ขอสงเกต การจดเกบขนสดทาย

สานกงาน ศนยเอกสารสารวจโดย วนท อนมตโดย วนท

107

ตวอยางแบบสารวจเอกสาร

ชอเอกสาร

รหส/สถานทจดเกบปจจบน

ปทครอบคลม

ปรมาณ

ความถในการใชงาน

ตนฉบบ/สาเนา

แผนกอนทมเอกสารน

การประเมนคณคา

ขอสรปบรหาร

การเงน

กฎหมาย

อางอง/ประวตศาสต

ร

108

ชอหนวยงาน _______________________ ผสารวจ _________ โทร. ____

แตเวลาประมวลผล ควรทาใน Excel

109

ตวอยางตารางสรปการสารวจเอกสาร

หอง พนท วสด และครภณฑเกบเอกสาร

คาอธบายเอกสาร

ตเกบ ลนชก

ปรมาณ

ใชพนท

ชอเอกสารพรอมคาอธบาย ชวงเวลา วตถประสงค

ตนฉบบ/สาเนา

ความถในการใช

การจดเรยง

25 สลนชก #1

ชอง #1

.60m

.30m รายงานการประชมคณะกรรมการการเงน

2532-2543

บรหาร สาเนา เปนครงคราว ครงทการประชม


ชอง #3

.60m

.40m โตตอบเกยวกบคมอนกศกษา

2526-2545

บรหาร ตนฉบบ ปละ 2 ครง ตามลาดบป


ชอง #4

.60m

.30m โตตอบเกยวกบตารางสอบ 2526-2545

บรหาร ตนฉบบ ปละ 4 ครง ตามลาดบป28 ตตดผนง

#5ชอง #2

คาสงแตงตงคณะกรรมการกลมผลต/ปรบปรงรายวชา

2523-2544

บรหาร สาเนา (เยบเลม)

เปนครงคราว รวมเยบเลมตามป

28 ตตดผนง #5

ชอง #3

หลกสตรคณะศลปะศาสตร 2526-2544

บรหาร เลมหนงสอ

เปนครงคราว

อยางนอยเดอนละ 2 ครง

เรยงตามปทจดพมพ

28 ต 4

ลนชกชอง #1

.60m

.40m โครงการเงนกองทนพฒนาบคลากร

2533-2544

บรหาร ตนฉบบ เปนครงคราว ตามป

110*จาก สมสรวง พฤตกล. ตาราเรยนวชาการจดการเอกสารระดบปรญญาโท 2545.

วเคราะหเอกสารทตองจดเกบ ดวยคาถาม 5W 1 H

Why จดเกบอะไร ... ทาไมตองจดเกบเอกสารนน (What – Why)

How จดเกบอยางไร ... ทาไมตองจดเกบเอกสารอยางนน (How – Why)

Where จดเกบทไหน ... ทาไมตองจดเกบเอกสารทนน (Where – Why)

Who ใครเปนผจดเกบ ... ทาไมตองใหคนนนจดเกบเอกสาร (Who –Why)

When จดเกบนานเทาใด ... ทาไมตองจดเกบนานอยางนน (When –Why)

111

ตวอยาง... ใบสมครงานWhy จดเกบใบสมครงาน เพอเปนเอกสารใหหนวยงานตางๆพจารณาในการ

คดเลอกผสมครในอตราวางขององคกรHow วธจดเกบใบสมครงานคอ ใสแฟมสนใหญโดยเรยงตามวฒการศกษา

และวนทสมครงาน เนองจาก ตนสงกดระบขอใบสมครตามวฒการศกษา สวนการเรยงตามวนทสมคร เพอพจารณาโอกาสความสนใจของผสมครงาน นากนานมากโอกาสคอนขางยาก

Where สถานทจดเกบคอ ตสวนกลางของฝายทรพยากรบคคล เนองจากทกคนในฝายฯ สามารถหยบใบสมครไดทนททมการรองขอ

Who ผททาหนาทจดเกบใบสมคร คอเจาหนาทสรรหา เพราะเปนผรบสมคร และคดแยกเอกสารโดยตรง

When ระยะเวลาในการจดเกบเอกสาร ประมาณ 1 ป เพราะการเกบนาน ใบสมครทมคณภาพจะนอยลงเนองจากคนดคนเกงมกไดงานทาแลวเปนสวนใหญ

112

วเคราะหเอกสารทตองจดเกบ ดวยคาถาม 5W 1 H

113

การวเคราะหอายการจดเกบวเคราะห สงเคราะห จาก ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 ตารางกาหนดอายการเกบเอกสาร เอกสารการเงนและเอกสารทเกยวของ หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร 2542

ตารางกาหนดอายการเกบเอกสารบรหารงานบคคล หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร 2542

ตวอยางอนๆ

*ตามเอกสารประกอบการอบรม114

Sort เอกสาร โดยนาแบบสารวจทกคนมารวมกน อาจพบเอกสารซาซอนจากน น group เอกสารเปนหมวดใหญ หมวดยอย

115

ประเภทของเอกสาร เอกสารบรหาร (Administrative Document)

บรหาร Administration (ประกน กฎหมาย/ระเบยบ ประชม ประชาสมพนธ) เอกสาร Equipment, supplies, services เชน คมอ pricelist เครองเขยน พสด การเงน Finance (บญช รายรบรายจาย บตรเครดต คาเดนทาง เงนเดอน/คาจาง) อาคารและทดน Premises (คาเชา คาซอม คาดแลอปกรณตางๆ)

เอกสารปฏบตงาน (Operation Document) แตกตางกนไปตามภารกจ เชน Business plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies

เอกสารอางอง เอกสารทเปน Knowledge ขององคกร เชน รายชอหนงสอใหม รายชอคแขง เอกสารประกอบการสมมนา บทความ งานวจย

ในจานวนน จะมเอกสารจดหมายเหต Permanent Files เชน สญญา เอกสารสรปการเงน รายงานการประชม ภาพถาย เอกสารโครงการ สงพมพของหนวยงาน

116

117

จดหมวดหม อาจจดเปน 2-3 level เชนCorporate Management

legal mattersmedia relationscorporate communities

press releasesaudio and video kits

...HR ManagementFacilities Resource ManagementInformation Resource Management

118

Run รหส ตามระบบทเลอก (ตวเลข ตวอกษร ฯลฯ)

เชน Block numeric 1000 Corporate Management

100 legal matters200 media relations300 corporate communities

10 press releases20 audio and video kits30 ...

2000 HR Management3000 Facilities Resource Management4000 Information Resource Management

119

Classification Codecode เชน A-Teaching & Learning

A-1 Curriculum DevelopmentA-1-1 MA in AnthropologyA-1-2 MA in Information Science

A-2 Course DevelopmentA-3 Course Delivery

AdministrationAdministrative ServicesConsultants

Finance and AccountingAccountingBankingCreditEconomicsFundingInvestment

Human ResourcesEmployeesFringe BenefitsJob DescriptionsTraining

PropertyBuildingsEquipmentLandPatent

MarketingAdvertisingPricing PoliciesService Policies

Operational………

Finance and AccountingAccounting

Accounts PayableAccounts ReceivableGeneral BooksIncome AccountsMaterial AccountsPersonnel Accounting

120

Alphanumeric CodesHR HUMAN RELATIONSHR-01 Employee PolicyHR-01-01 Compensatory TimeHR-01-02 Maternity LeaveHR-01-03 Paternity Leave

HR-02 SeniorityHR-02-01 RightsHR-02-02 Rosters

HR HUMAN RELATIONSHR 1 Employee PolicyHR 1.a Compensatory TimeHR 1.b Maternity LeaveHR 1.c Paternity Leave

HR 2 SeniorityHR 2.a RightsHR 2.b Rosters

121

Alphanumeric CodesADM ADMINISTRATIONADM 01 Administrative ServicesADM 02 ConsultantsADM 03 Litigation

FIN FINANCEFIN 01 AccountingFIN 02 BankingFIN 03 CreditFIN 04 EconomicsFIN 05 FundingFIN 06 Investment

HR HUMAN RESOURCESHR 01 EmployeesHR 02 Fringe BenefitsHR 03 Job DescriptionsHR 04 Training

122

Numeric Codes1.0 Human Resources

1.1 Recruitment1.2 Personnel Administration1.3 Employee Benefits

1.3.1 Health Insurance1.3.2 Dental Insurance1.3.3 Life Insurance1.3.4 Pension Program1.3.5 Stock Investment Plan1.3.6 College Tuition Assistance1.3.7 Workers’ Compensation

1.4 Labor Negotiations

1.5 Affirmative Action1.6 Employee Assistance Program1.7 Professional Development and Training1.8 Planning and Budgeting1.9 Accounting

1.9.1 Payroll Administration1.9.2 …1.9.3 …

123 124

Classification ชอหมวดเอกสาร ไมควรตงชอตาม organization chart เพราะ

อาจเปลยนโครงสรางได ใหกาหนดตามภารกจขององคกร ตาม function (เชน การเงน บรหาร บคคล วชาการ ศลปวฒนธรรม)

หมวดเอกสาร ควรใชรวมกนทงองคกร ปญหาหนงเกยวกบ classification และ security คอ จะทา

อยางไรเมอมการ reorganize หนวยงานอาจถกยบ รวมกบหนวยงานอน แตเอกสารทสรางขนกอนหนานยงตองใชอย และเขาถงได

125

Classification construction

Function 99 managing human resources Sub-function 99.1 ensuring optimum staff

Series 99.1.1 assess staff needs of business units

Series 99.1.2 recruiting staffs for vacant posts Sub-series 99.1.2.1 advertising Sub-series 99.1.2.2 short listing Sub-series 99.1.2.3 interviewing

Org purpose

FunctionSub-function

ActivitiesSteps – sub-steps

เชน HRจดสรรบคลากร

รบสมครพนกงานประกาศ

126

ตวอยางหมวดหมเอกสารทจดทาแลว

127

https://uwaterloo.ca/privacy/records-and-personal-information/directory-records

แตละหมวดหลก จะแบงหมวดยอยลงไปอก

TL

TL35: Course Outlines

128

Research Management (RS): e.g., research ethics, research grants and contracts administration, research centres and institutes, research with controlled goods and technologyStudent Management (ST): e.g., student recruitment, admissions, student records, financial aid and scholarships, student grievances, discipline, and appeals, and continuing education studentsTeaching and Learning (TL): e.g., academic calendars, academic program reviews and accreditation, co-operative and continuing education programs, course management, English language proficiency, student work and its evaluation, exchange programs, internships and practica, professional development and training, and class and exam schedulesThe remaining nine functions support the university’s primary activities:Administration (AD): e.g., general correspondence and subject files, organizational charts, strategic planning, travel arrangements, reports and statistics, administrative committees and faculty councils, legal records such as contracts, legal opinions, and intellectual property records, policies and procedures, and risk managementCampus Services (CS): e.g., non-academic services to students and other members of the university community, ancillary services, athletics and recreation, parking, and WatCard

129

External Relations and Communications (ER): e.g., donors, alumni affairs, government and inter-institutional relations, events and celebrations, media relations, marketing, outreach, publications, images, speeches, and the websiteFinance (FN): e.g., accounts payable and receivable, purchasing card transactions, banking, budgeting, investments, financial audit, procurement, and taxationGovernance (GV): Board of Governors and SenateHuman Resources (HR): e.g., faculty and staff appointments, employee records, promotion and tenure, awards and recognition, pension and benefits, employee discipline and grievances, position descriptions, salary and payroll, and work schedules and leave managementHealth, Safety, and Security (HS): e.g., conflict management and human rights, health and counselling, occupational health, safety, access and key control, and police servicesInformation Management (IM): e.g., freedom of information and privacy, information systems management, information security, libraries, museums, and galleries, and records managementProperty and Facilities (PF): e.g., buildings, capital construction projects, space management, asset management, utilities, equipment and supplies, maps and plans

130http://www.otago.ac.nz/classificationscheme/000170.htm

131 132

http://www.usask.ca/archives/rm/rm_fileclass.php

Classification Scheme ของจฬาฯจรงๆเราพอมระบบอยแลวบาง คอ เอกสารประกนคณภาพ SD (Supporting Document)WI (Work Instruction)QM (Quality Manual คมอคณภาพ)

133

WIWork Instruction

QMQuality Manual

FMForm

SD (Supporting Document)

หมวดเอกสารททาไว

จดทารายช อเอกสารพรอมหมวดหม

134

ตวอยาง Master Listลาดบ

หมวดเอกสารชอแฟมเอกสาร


การจดเกบ การทาลายหมวดใหญ

หมวดยอย

ประเภทของแฟม

ผรบผดชอบ

สถานท ระยะเวลา

ผอนมต

วธการ

HR-1-01

1. บรหารบคคล

1.1 ประวตพนกงาน

ประวตพนกงาน ฝาย/ชอพนกงาน

แฟมแขวน ผจดการแผนก

HO-A01-01 (01-14)

ตลอดไป ผอ.ฝาย

ยอย

HR-2-02

1.2 เงนเดอน

เอกสารสรปการทาขอมลเงนเดอน

ป/เดอน แฟมสนใหญ

ผจดการแผนก

HO-B03-01

5 ผอ.ฝาย

เผา

HR-2-03

สรปรายงานเงนเดอน



HO-B03-01

5 ผอ.ฝาย

เผา

HR-3-04

1.3 ใบลา ใบลางาน ฝาย/ชอพนกงาน

แฟมสนใหญ

จนท.บคคล

HO-B01-02

5 ผอ.ฝาย

ยอย

135

จากไฟลท สารวจ จะเหนวามเอกสารเกาอยสวนหน ง ดาเนนการทาลายไดตามอายเอกสารทกาหนดไว

136

*อยาลม วาการทาลายเอกสาร ตองมกรรมการทาลายเอกสาร และเมอกรรมการอนมตแลว ตองเสนอ หอจดหมายเหตแหงชาตกอนดวย

เอกสารทเหลอ คอยมาทา Label และ Filing ใหม

137*อยาลมทาบตรนา (ใบคน) และรายการโยงสาหรบเอกสารทอาจ file ไดหลายหมวดดวย

ตองคอย update Master List ลาดบ

หมวดเอกสารชอแฟมเอกสาร


การจดเกบ การทาลายหมวดใหญ

หมวดยอย

ประเภทของแฟม

ผรบผดชอบ

สถานท ระยะเวลา

ผอนมต

วธการ

HR-1-01

1. บรหารบคคล

1.1 ประวตพนกงาน

ประวตพนกงาน ฝาย/ชอพนกงาน

แฟมแขวน ผจดการแผนก

HO-A01-01 (01-14)

ตลอดไป ผอ.ฝาย

ยอย

HR-2-02

1.2 เงนเดอน

เอกสารสรปการทาขอมลเงนเดอน



HO-B03-01

5 ผอ.ฝาย

เผา

HR-2-03

สรปรายงานเงนเดอน



HO-B03-01

5 ผอ.ฝาย

เผา

HR-3-04

1.3 ใบลา ใบลางาน ฝาย/ชอพนกงาน

แฟมสนใหญ

จนท.บคคล

HO-B01-02

5 ผอ.ฝาย

ยอย

138

เอาขนเวบ หรอ Intranet เอาไวดดวยกน

Master List น เปนสวนหนงของคมอ/แนวปฏบตในการดาเนนงานเอกสาร ตองคอย update ปรบปรงตลอดเวลา

อาจพจารณาจดทาคมอปฏบตงานสาหรบงานเอกสาร เชนตวอยางเวบมหาวทยาลยขางตน ซงอาจรวมถง Master List การตงชอแฟม Logo และรปแบบ Label ฯลฯ

จดอบรมเจาหนาทเขาใหมอยางสมาเสมอ

139

แนวทางการดาเนนงาน ระยะยาวหม นประเมนเอกสารทพนระยะใชงานแลวเปนประจา เพ อโอน หรอทาลาย และตอง update status เอกสารดวย

140

ปญหาในการ Filing แฟมบางแฟม อาจจดอยในหมวดไดมากกวา 1 หมวด เชน การพฒนานสตดาน

จตอาสา จะจดอยท หมวด กจการนสต/การพฒนานสต หรอ วชาการ : หลกสตร Learning Outcomes

ใหพจารณาจดไปตามภารกจหลกเปนหลก หากมฐานขอมล (หรอแมกระทงExcel) เรากจะสามารถคนหาไดเสมอ

ปญหาของการ Filing อกประการหนงคอ ระบบหมวดหมทเยอะ ทาใหดยาก แตถาจดเกบไปแลวมฐานขอมลซงบอก location กจะสามารถหาเอกสารไดเจอเสมอ

สาหรบการหาแฟมโดยไมไดสบคนกอน ทบรเวณทเกบแฟม แกไขไดดวยบตรโยง โยงไปยงทเกบแฟมจรง 141

เพ อเพ มประสทธภาพการสบคน

142

• อาจเพมชองคาคนสาหรบสบคน โดยทวไป keyword อาจเปนหวเรอง (subject) หรอเปนชอเฉพาะ เชน ชอบคคลในเอกสาร ชอการประชม ชอโครงการ เปนตน

• พจารณาหลกเกณฑการตงชอแฟม (File Titling) เพอเปนแนวปฏบตกลางในคมอ (เชน จะตงเปนกลมคา หรอเปนวล /ประโยค ) ? เพอใหสามารถเปนตวแทนแฟมงานไดในฐานขอมลในการสบคน ควรตงชอใหละเอยด หรอมชองรายละเอยดเพมเตม เชน งานวรชกจ เรอง การเยอน ควรตงชอใหละเอยด เชน ประธานาธบดบารก โอบามา มาเยอนจฬา วนท .......

143

แบบสารวจเอกสาร

Master List(รายชอเอกสาร+

หมวดหม+Retention+ผรบผดชอบ)

=คมอ

รายชอเอกสารของหนวยงาน=ฐานขอมล

(พรอมสถานะ เชน ใชงาน ทาลาย

โอน)

รายชอเอกสารของหนวยงานทสงมอบหอประวต

รายชอเอกสารของหนวยงานทขออนมตทาลาย

ประเมนแลวจดทาเปนMaster List

นาคมอมาจดทารายชอเอกสารของหนวยงาน

Slide 107, 108 Slide 135 Slide 140, 142

Slide 75 Slide 83

แบบสารวจมหนาตาหลากหลาย พยายามรวมใหเปน Form เดยวกน จะไดใชงานรวมกนได

ตวอยางเอกสารจดหมายเหต ท ทางหอประวตตองการ

ประวตสวนงานและเอกสารทเปนภมหลงทคดเลอกแลว

ระเบยบ คาสง ขอบงคบของมหาวทยาลย

รายงานการประชมและเอกสารการประชมคณบด และสภามหาวทยาลย

เอกสารทเกยวกบการจดโครงสรางองคกร

ความเหนและการตความกฎหมาย เอกสารทเปนหลกฐานเกยวกบโครงการ

สาคญ

เอกสารเกา กอนป 2536 หลกสตรเกา เอกสารประชาสมพนธกจกรรม ภาพถายกจกรรม ทวทศน ฯลฯของ

คณะ / สวนงานตางๆ (หากบรรยายภาพมาใหดวยจะดมาก ระบสถานท เวลา บคคลในภาพ หรอชอกจกรรมหรอเหตการณ)

แผนผงอาคาร พมพเขยว แบบแปลน เอกสารสาคญ สญญา MOU ฯลฯ

คาแนะนาสาหรบการสแกนเอกสาร เมอใดกตามทคณเลอกทจะเกบเอกสาร ขอใหราลกไววา การเกบ

เอกสารเพอใหพนสายตานน เปนการเสยเวลาโดยเปลาประโยชน กญแจสาคญทจะทาใหวธการมประสทธภาพคอ แยกแยะและกาหนดชอแตละแฟมใหเหมาะสมกอนทจะนาไปเกบเพอคนหาไดงายตามทตองการและใชวธการตดปายแฟม

การสแกนเอกสารทมประโยชน คอ เลอก scan เอกสารทมคณคาในการอางอง หรอเปนเอกสารจดหมายเหต เนองจากใชระยะยาว และเปนหลกการหนงของการจดการจดหมายเหต = เปนการรกษาตนฉบบใหมอายใชงานไดยนยาว

145 146

การจดการไฟลอเลกทรอนกส

การจดการไฟลอเลกทรอนกส

147

Distribution

Disposal

Creation&capture

Use

Storage & Maintenance

จดการตามวงจรชวตเอกสารเชนกน แตจะมประเดนเพมเตมเรอง • Digital Preservation

เพอรกษาไฟลทมคณคาทางประวตศาสตร ใหอยไดอยางย งยนแมกาลเวลาผานไป

• การลงรายการ (ฐานขอมล) ซงจะมขอมลซบซอนกวา เชน creator, date created size ฯลฯ

ประเดน หาไฟลไมเจอ ไมรวา update หรอไม... อยท filing เชนเดยวกบการจดเกบเอกสาร

148

• การ save ไฟล ไมควร save ท Drive C หรอ My Documents• ควรตงชอ Folder และชอไฟลใหสามารถเรยงตามลาดบได• สาหรบไฟลทใชรวมกน อาจหาท share ไฟลเอาไว

ตวอยาง filing จากเครอง notebook สวนตว

149

เกบเอกสารธรการภาค = Administrative

Documents

My documents, My Pictures เกบเอกสารสวนตวทสามารถทงได

ใชชวคราว

เกบ operational documents = sheet

และเอกสารประกอบการสอน

ม Backup ลง DVD และไฟลทใชปจจบน จะลง Thumb drive แตจะ clear ทงเปนระยะๆ เมอเกาแลว

ตงชอใหเรยงลาดบได

150

Desktop คองานระหวางดาเนนการ เปรยบไดกบโตะทางาน เปนทเกบไฟลทสรางใหม ไฟลทรบจาก mail หรอ download มาทางาน เมอดาเนนการเสรจแลว จะ file เขา drive แตตามทฤษฏ เอกสารทไดรบสวนหนงจะสามารถทงไดทนท 40% ดงนน จะมเอกสารทงจากทนจานวนไมนอย เชน การบานเดกทตรวจเสรจและคนงานแลว เอกสารท load มาอาน แบบฟอรมระบบ blackboard ทสงแลว ฯลฯ

สาหรบการทางานทไฟลเอกสารท filing แลว ใหทา shortcut

151

ตวอยางการตงชอไฟลในเวบไซตคณะอกษรศาสตร ซงมโครงสรางขอมล เชน 2.1 2.2 ใหตงชอไฟลโดยใช 0201 0202 เพอใหรองรบหมวดไดมากกวา 9 หมวด

การตงชอไฟล (ตวอยางจาก สานกยทธศาสตร) ทาใหสามารถเรยงเอกสารได

152

การไปยงไฟลลาสด ใหเลอก view แบบ Details แลวเลอกให sort by Date

153

การประกาศไฟลเวอรชนลาสด โดย publish ขนเวบ หรอทเกบเอกสารกลางเพออางอง กจะชวยไดเชนกน

Version controlการ control version ไมใชการควบคมทกไฟลทกอยาง แตเปน

การควบคม แบบฟอรม รายงาน คมอปฏบตงาน (work instruction – procedure) แบบแปลน หรองานออกแบบตางๆ หรอ spec ผลตภณฑทพฒนา

เหลาน ควร save ไฟลเปนคนละไฟลกน เนองจากในการอางอง ถอวาเปนคนละเอกสารกน

154

155

อาจใช file directory + date ชวย

156

ใน Word directory ตอง copy location มาเอง แตสามารถ insert date ได ใหทาใน view Header & Footer

157

ใน Excel ทาจาก Page Setup

ขอใหทกคนทางานอยางมความสขนะคะ

บรรณานกรม ดจดาว ดวงเดน. Effective Filing System: จดเอกสารงายๆใหงานทนสมยและลดตนทน.

กรงเทพฯ: อมรนทรพรนตงแอนดพบลชชง, 2550. ไดมอนด, ซซาน. เทคนคการจดระบบเอกสาร. แปลโดย ประภาวด สบสนธ. กรงเทพฯ: ซเอด

ยเคชน, 2536. เนตรพณณา ยาวราช. การจดการสานกงาน. กรงเทพฯ: เซนทรล เอกเพรส, 2547. สรสวด ราชสกลชย. การบรหารสานกงาน. พมพครงท 4. กรงเทพฯ: สานกพมพแหง

จฬาลงกรณมหาวทยาลย, 2546. ศรวรรณ เสรรตน สมชาย หรญกตต และชวลต ประภวานนท. การบรหารสานกงานแบบใหม

(ฉบบปรบปรงใหม). กรงเทพฯ: ธระฟลม และไซเทกซ, 2542. สมสรวง พฤตกล. การจดการเอกสาร: ตาราเรยนวชาการจดการเอกสารระดบปรญญาโท.

กรงเทพฯ: มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2545. (อดสาเนา) เฮมฟลล, บารบารา. Taming the Paper Tiger at Work: ลางเอกสารรกในททางาน. แปลโดย

วาร ปานเจรญ. กรงเทพฯ: ซเอดยเคชน, 2548.159

บรรณานกรม Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl. Records Management: a Guide to Corporate

Recordkeeping. 2 Ed. South Melbourne, Vic. : Longman, 1998. McLeod, Julie and Hare, Catherine, Eds. Managing Electronic Records. London:

Facet Publishing, 2005. Robek, F. Mary; Brown, F. Gerald; Stephen, David O. Information and Records

Management: Document-Based Information Systems. 4th Ed. Woodland Hills, CA: Glencoe/McGrawhill, 1987.

Shepherd, Elizabeth and Yeo, Geoffrey. Managing Records: a Handbook of Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003.

160

RM theory-Chula ForPrint.ppt › doc › KM › KM_RM_theory-Chula_For... ·...

Documents

Transcript of RM theory-Chula ForPrint.ppt › doc › KM › KM_RM_theory-Chula_For... ·...