Risk Management and Insurance Basics

Presented by Paul W. Stephens, ARMThe Church Insurance Agency Corp

A Service Provider to United Methodist Insurance

Risk Management Defined ‐ Risk management is a disciplined approach to asset conservation. It involves more than just buying insurance; in fact, insurance may well be the last option after all other means of managing risk are thoroughly explored.

The Five Steps of Managing RiskRisk management involves a set of strategies that may be employedindividually or in combination. They are normally undertaken in sequence.

1) Risk Identification The two‐fold process of (1) examining your operation, from property holdings to operational processes, and identifying all risks that potentially threaten your organization’s assets; and (2) estimating each risk’s potential financial impact on your organization’s asset base.

2) Risk Avoidance & Reduction The process of averting risk or mitigating it through operational planningand loss prevention / safety programs.

3) Risk Retention Self‐funding certain types and amounts of risk. An example of risk retention is an organization’s election of a $5,000 property insurance deductible instead of the insurer’s standard $500 deductible.

4) Risk Transfer ‐ Risk transfer is normally accomplished through contracts such as insurance, leases and facilities use agreements, purchase orders, work orders, and similar covenants. 

5) Risk Monitoring The periodic process of re‐examining chosen risk management & Adjustment strategies and adjusting them to fit the organization’s financial and other objectives.

Risk Management and The United Methodist Church ‐ The Book of Discipline 2012 Par. 2533.2 requires local church trustees to annually review and report on the adequacy of local church property and liability insurance coverage “to ensure that the church, its properties, and its personnel are properly protected against risks.”

Defining “Properly Insured” via Minimum Insurance Standards – This approach is utilized as a way to (1) ensure an appropriate definition of “adequate coverage”, (2) provide flexibility and choice for the congregations served and (3) to limit  and / or transfer administrative insurance related responsibilities.

Property Coverage ‐ Buildings, Organs & Contents should be insured to Replacement Value to avoid an underinsured loss.

Equipment Breakdown – included up to the property limit.

Fine Arts ‐ $25,000

Comprehensive General LiabilityOccurrence $1,000,000Aggregate $3,000,000

Sexual Misconduct LiabilityOccurrence $1,000,000Aggregate $2,000,000

Pastoral Counseling LiabilityOccurrence $1,000,000Aggregate $3,000,000

Hired and Non Owned Auto LiabilityOccurrence $1,000,000Aggregate $3,000,000

Employee Benefits Liability (EBL)Occurrence $1,000,000Aggregate $3,000,000

Crime / Employee DishonestyOccurrence $25,000

Medical Payments $10,000

Directors’ & Officers (D&O) $1,000,000

Employment Practices Liability (EPL) $1,000,000 (including Sexual Harassment, Discrimination and Wrongful termination)

Workers Compensation Bodily Injury each accident $1,000,000

Bodily Injury by Disease $1,000,000

Owned Automobile Liability (if needed) 

Liability ‐ $1,000,000

Comprehensive Coverage – optional

Collision Coverage ‐ optional

UMBRELLA POLICY ‐ (suggested) 

$1,000,000 (minimum)

The Umbrella policy must extend over Commercial General Liability, Pastoral Counseling, Employee Benefits Liability, Owned Auto, Hired & Non‐Owned Auto and Workers Compensation. 

Risk Management in Practice – Practical ways to better protect the people and property in our care.

General Risk Review

Building MaintenanceSafety ManagementVideo inventory of contentsDisaster preparationEmergency relocation planning

People Risk

Pastoral Counseling (referrals)

Protecting Children (Safe Sanctuaries)

Life Safety Issues

Violence

Activity Risk

Property use by outside groups

Certificates of Insurance 

Permission Slips

Driver Requirements

Other operational risks

Fiduciary Risk

Fiduciary duties shared between two or more people / non family members

Processing and deposit offering

Regular audits

Adequate Insurance Limits

Building Risk

Roof / Structural

Electrical / Hazardous Liquids

Slip and Fall Hazards

Life Safety / Housekeeping

Fire Detection / Reduction

Emergency Egress

Kitchen Risk

Commercial Stoves / Fire Suppression

Walk in Freezers

Refrigeration and Food Safety

Knives, chemicals and lifting hazards

General Housekeeping

Grounds Risk

Walking surfaces

Playgrounds

Equipment

Water Hazards

Other Outside Hazards

Can You Identify The safety hazard?

BBQ Fundraising Auxiliary Closet

Cluttered Boiler Room

Renewable Energy Outlet

Do‐it‐yourself Project 2012

Alternative Use of Couplings

Grits Storage in the Breaker Box

Master Bath Renovation

Another Approach to the Ceiling Fan

Where Did This Mold Come From?

Creative Basement Wiring

Recycled Skoal Can = New Electrical Box

Overcoming Obstacles

Why is it so hot in here?

Shower Outlet ‐ aka “someone call 911”

Locked Exit ‐ Theft Prevention

Inappropriate Playground Installation

Temporary Electrical Solution?

Donated 15 Passenger Van

Deferred Maintenance ‐Missing Mortar

Sprinkler System / Emergency Lighting

Located in the basement  below

The best time to develop a comprehensive risk management, emergency preparedness, crisis management and relocation plan is ……

Before the Storm

Questions and answers

Thank you for attending this session