ADDENDUM NO. 3 TO RFP #07‐19, ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) SYSTEM  

 Request for Proposals (RFP) Title:           Enterprise Content Management (ECM) System  Solicitation Number:  RFP #07‐19  Addendum Number:  3  Date this Addendum Issued:  January 28, 2008                                 Solicitation Coordinator:      Daniel Spero   Contracts Coordinator   Purchasing & Contracting Services   Portland Development Commission   (503) 823‐3291 (office)   (503) 865‐3738 (fax)   sperod@pdc.us (email)   GENERAL INSTRUCTIONS:  

● This Addendum shall be read  in conjunction, and constitutes an  integral part, with  the above‐referenced Request for Proposals (RFP).  

● Where  inconsistent with  the  original  RFP,  or  any  previous  Addendum,  this  Addendum  shall govern. 

● It is the responsibility of all Proposers to conform to this Addendum. 

● Unless  specifically  changed  herein,  all  other  requirements,  terms  and  conditions  of  the  RFP remain in full force and effect and can only be modified in writing. 

 PURPOSE OF THIS ADDENDUM:  The purpose of  this Addendum  is  to amend and/or replace several sections of  the RFP  (Part  I below), and answer questions posed by potential Proposers  in the Pre‐Proposal conference for this solicitation (Part II) and from written submitted questions (Parts III and IV).  

1

ADDENDA 3, PART I. REVISIONS TO THIS RFP  RFP Revision 1.  Exhibit B of the RFP, “Feature Inventory Worksheet,” is deleted in its entirety and replaced with the file named “07‐19_Exhibit_B‐REVISED.doc” at the following Web address:  http://www.pdc.us/login/download_nologin.asp?i=775  RFP Revision 2.  Section  II  (3)(c)  [Page  6].  This Addendum  changes  the  first word  of  the  sentence  from  “Manage”  to “Perform.” Thus, “Perform conversion of records…” All other content in that section remains unchanged and as it was originally written.  RFP Revision 3.  Sections II (A) (1) and (2) are deleted in their entirety and replaced with the following:  A. Scope of Work  The firm selected for contract award, pursuant to this RFP, is expected to provide, install and integrate into  PDC’s  existing  technological  environment,  a  fully‐functional*  Enterprise  Content  Management (ECM) software solution**. All work will be performed directly by the selected vendor  in coordination with PDC business subject matter experts.  

* As used  in this context, “fully‐functional” means that the software program(s) purchased will allow PDC to implement an electronic content management system that is not one‐dimensional, but can seamlessly perform a variety of common content and records management functions.    ** As used in this context, “software solution” means one or more software programs that will seamlessly  perform  a  variety  of  common  content  and  records  management  functions  in  a manner and on a scale that is most suitable to the size and nature of PDC business lines. 

 Goods  and  services  to  be  provided  by  Contractor  to  PDC  under  an  awarded  contract  include:  1) providing a  fully‐functional Enterprise Content Management  (ECM) software solution; 2)  installing and implementing  the solution  into PDC’s existing  technical  infrastructure, 3) providing and  leading onsite training sessions  to PDC system administrators and key personnel and propose a  training  strategy  for end‐users; and 4) providing project managements services for this project.  Specific tasks and deliverables for the above‐mentioned goods and services are further defined below:  

1. Selected firm shall provide PDC with a fully‐functional Enterprise Content Management (ECM) software solution.  

 It  is  likely  that proposed  software  solutions will  contain products and  features  that PDC may not practically, or financially, be able to absorb all at once.  Therefore, our primary objective is to begin building  a  records management  infrastructure  that will  accommodate  expansion  of  features  and 

2

functionality by purchasing and installing additional products proposed in the software solution over the next few years.    As a result of this RFP, we expect to purchase and install the following core components of an ECM system: 

 First Priority. 

 a) Records Management. Technology to continue PDC’s current system for managing business 

records  according  to  a  customized  classification  plan,  retention  schedule  and  disposition rules. 

 Secondary Priorities. Order and timing of installation to be determined in consultation with selected Contractor, and subject to PDC needs and budget.  

 b) Document Management. Technology that captures, profiles, stores and retrieves electronic 

documents  created at PDC  from existing  systems and programs  (such as Microsoft Office documents) from a managed repository. 

c) E‐mail Management. Technology that captures, profiles, stores and retrieves e‐mails from a managed repository. 

d) Collaboration.  Technology  that  enables  designated  people  and/or  work  teams  to  share access  to,  and  the  ability  to  edit  content  in,  selected  documents,  although  they may  be separated geographically or organizationally. 

e) Content Capture. Technology to scan and digitize documents, recognizing key data on those documents, and preparing  the  images and data  for storage and  retrieval  from a managed repository. 

f) Imaging. Technology to capture, profile, manage, store and retrieve document images from a managed repository.  

 Tertiary Priorities. As PDC gains  experience and acceptance of  the  ECM  system, we will  consider adding  the  following  additional  integrated  products  and  features  in  the  future.  PDC  makes  no warranty or commitment of such build out at this time. 

 g) E‐forms. Technology  for creating electronic  forms, deploying  those  forms  to web  sites  for 

completion,  importing  captured  data  to  line‐of‐business  systems  or  ECM  systems,  and initiating workflows. 

h) Web Content Management. Technology  that manages  the publishing and maintenance of content delivered to web sites.  

i) Document Compilation and Generation. Technology that helps automate the composition and  generation  of  computer‐generated  output,  such  as  bills,  statements,  and correspondence. 

j) Report Archival. Technology for capturing and archiving computer‐generated output such as bills, statements, and financial reports.  

3

k) Workflow. Technology  that manages  and  automates  the  execution of business processes that involve human interaction, and is integrated with other ECM applications.  

 2. Build‐Out. [This section is deleted in its entirety.] 

  RFP Revision 4.  Sections I (B) (4) is deleted in its entirety and replaced with the following [changes in bold]:  

4.  PDC’s Information Technology Environment  

a) Systems Infrastructure: 

• Windows 2003 Active Directory domain (native mode). 

• Microsoft Exchange 2003 SP2 Messaging environment (Future version Exchange 2007). 

• Microsoft Exchange Outlook Web Access 2003 SP2 with Outlook Mobile Access. 

• Symantec Enterprise Anti‐Virus 

• Symantec Enterprise Vault 2007 document and email archive 

• Backup Exec 10d backup software 

• Microsoft SQL server 2000 and 2005 

b) Applications 

• Lawson Enterprise ERP (Version 8.10) 

• Mitas 2007 

• Encompass 3.0 

• ESRI ArcGIS 9.x 

• EMC Documentum Records Manager (Version 5.2.5 SP5) 

• Sharepoint 2003 

• Enterprise Vault 2007 V7.5 

c) Hardware Infrastructure: 

• Dell rackmounted servers. 

• PowerWare UPS. 

• Public file access via 3 NAS devices (future may include SAN) 

d)  Network Infrastructure: 

• 1 Gb switched Ethernet network. 

• Cisco switches. 

• Cisco Aironet A/B/G WiFi network. 

• Cisco ACS 4.1 RADIUS server authentication. 

e) Desktop Environment: 

• Dell OptiPlex desktops. 

• Dell Latitude laptops. 

4

• Microsoft Windows  XP  Professional  SP2  operating  system  (Future  version Microsoft Windows Vista Enterprise). 

• Microsoft Office XP SP3 productivity suite (Office 2007 expected 3rd quarter 2008). 

• Microsoft Enterprise Agreement License for 265 PCs.   

ADDENDUM 3, PART II. ANSWERS TO VENDOR QUESTIONS, FROM THE PRE‐PROPOSAL CONFERENCE  1. Question: Does the $49 per diem for meal and incidental expenses include ground transportation 

(e.g. rental cars)? Answer.   No. (Please see Addendum 2 which clarifies reimbursement of travel expenses and the 

manner in which travel expenses should be proposed.)  2. Question: Does PDC own and/or license SharePoint? If so, which module(s) does PDC use? Does 

PDC have a relationship with a SharePoint integrator? Answer.   Yes. PDC has a basic installation that is only minimally used in the organization (< 10 

users).  PDC does not have a relationship with SharePoint integrator.  3. Question: What is PDC’s current scanning solution? Is PDC looking for alternatives? 

Answer.   A) PDC does not currently have a scanning system/solution. B) PDC is seeking a software solution that will integrate and accommodate document scanning and imaging, but the hardware to scan and image documents Is not a part of this RFP.  

4. Question 4. Does PDC have a relationship with Extender? Answer.   No. 

 5. Question 5. Does Documentum meet all of your record management needs? If not, which needs is 

it not satisfying?  Answer.   No, as it is currently configured it does not provide the extended functionality or 

integration we desire in implementing an enterprise content management solution.  6. Question 6.  Does PDC intend to destroy paper records after they have been scanned? 

Answer.   When not required by approved retention plan, yes.   7. Question 7. Does PDC intend to scan its backlog of archived records (i.e. back‐file conversion)? 

Answer.  Yes, but not likely all – and at the moment there is no estimate of how many currently archived records will be scanned. 

 8. Question 8. What is PDC’s preferred hardware storage layer?  

Answer.  PDC currently have DAS storage, and intends to upgrade to SAN in the next 12‐15 months.  9. Question 9. Can PDC provide a sample of current metadata as it is currently stored?  

Answer.   See the “07‐19_Metadata_Sample”s (A & B) in .pdf and .xls format at this Web location: http://www.pdc.us/login/download_nologin.asp?i=775 

  

5

ADDENDUM 3, PART III. ANSWERS TO VENDOR QUESTIONS, FROM SUBMITTED WRITTEN QUESTIONS: GENERAL QUESTIONS ON THE RFP 

 1. Question 1. Did PDC use any outside assistance in preparing this RFP?   

Answer.   As with all formal and informal PDC solicitation documents (RFPs, ITBs, etc.), PDC staff reviewed similar solicitation documents from other public agencies for ideas and inspiration; but the task of drafting, revising and finalizing RFP #07‐19 was a collaborative effort using in‐house personnel. No outside firm assisted PDC in preparing this RFP. 

 2. Question: Do you require that a solution be based on SQLServer?  Would you prefer it?  If it needs 

to run on SQLServer should Proposers include new license costs? Answer.   Yes, the solution is required to run on SQLServer. No, you do not need to include any 

additional licensing costs for the SQLServer.  3. Question: Is this project funded? Is spending approved?    

Answer.   The source of funds for this project is contained in a consolidated budget for all major enterprise system upgrades currently under consideration and/or development.  A decision on how much to allocate to ECM products has not been made, and will be influenced by the cost and value of products proposed in response to this RFP.  

 4. Question: Can PDC provide workflow models or workflow case studies to provide more detail on 

PDC's workflow requirements? Answer.  See Attachment A to this Addendum (“Real Property Acquisition Process Flow Chart.”) 

 5. Question: Has PDC estimated the annual count of content objects the Content Management 

system will need to handle?  Does PDC have an average page count on document content objects?   Answer.  No,  PDC  does  not  have  an  estimate  of  annual  count,  average  page  count  or  growth 

estimates.  6. Question: Integration with line‐of‐business systems is mentioned with eForms.  Are there specific 

processes that can be scoped or are you simply looking for the capability? Answer.  Our interest at the moment is primarily about capability.  Two processes that PDC is 

considering for using this functionality are: 1) job applications and 2) loan applications.  7. Question: For the online eForm processing, will eForms be used by the general public?  Once the 

data within the form is captured, is it desired that this form with data be retained or just the form data? Answer.  We will need forms that are to be used by the public, as well as internal forms for PDC staff 

only.  It will depend on the business process and specific form whether or not a facsimile of the form will need to be retained, though it is likely that many will. 

 8. Question: Does PDC want a development/test/quality assurance parallel system priced into the 

proposal? Answer.  We expect that all products will be thoroughly tested by the vendor before going live, and 

meet quality standards.  We do not foresee the need for maintaining any parallel system.  

6

9. Question: Regarding Web Content Management, is the intent to use a WCM solution to publish and maintain content delivered to existing web sites? If so, can PDC describe the existing web technologies implemented? Answer.  Our interest in this function at the moment is primarily about capability.  We have not 

made any decisions on how it may be used.   10. Question: Can PDC describe the needs for the portal solution.  Is there a current portal technology 

in place?  Is PDC looking for an application runtime (such as JSR 168 compliant or MS SharePoint Portal Server) or just the capability of extending any web interface allowing content from disparate locations. Answer.  Our interest in this function is primarily to learn about the capability, and eventually to 

allow remote access via a web interface to records metadata and images.  11. Question: How does a best of breed two vendor system factor in the RFP process?  How willing is  

PDC to leverage a tool such as Document Locator and Microsoft’s SharePoint? Answer.  There is no requirement that all proposed ECM products must be manufactured by the 

same company, only that the variety of products proposed meet our needs and requirements, and are provided, installed, maintained and serviced by a single vendor. 

 12. Question: In order to have a good picture of the existing infrastructure, could we be provided with 

a diagram of the existing physical architecture?    Answer.   If necessary for the project, the selected vendor will be given access to such information. 

 13. Question: The scope section of the RFP mentions that the ECM solution will be installed into the 

existing PDC technology infrastructure.  On how many servers do you want to implement?   Does the environment include separate infrastructure for Development, Testing, and Production? Answer.  Yes, we have a separate server for testing and development.  The number of servers 

eventually used will be determined in consultation with the selected vendor, and based on the product(s) to be installed. 

 14. Question: Within the RFP there are approximately twelve (12) business processes/departments 

listed. In reading the RFP it seems as if PDC wants to utilize a phased roll‐out approach. Which department(s) should be assumed the “pilot departments” for this initial deployment? In addition, how many full‐time and occasional users should be assumed for the initial deployment?  Answer.   We do not have any pre‐conceived notion of which department or process to use for the 

initial deployment, and therefore no idea of the number of initial users.  We expect to make this determination in consultation with the chosen vendor, and based on which components will be initially installed. 

 15. Question: In regards to your ESRI application, how many ACTIVE users are currently utilizing this 

ArcGIS 9.x? Would you like a document management solution to integrate with ESRI applications? Answer.  There are approximately twenty (20) users of the full version of ArcGIS.  Yes, we would like 

output from ESRI applications to be integrated with our ECM software.      

7

ADDENDUM 3, PART IV. ANSWERS TO VENDOR QUESTIONS, FROM SUBMITTED WRITTEN QUESTIONS: REGARDING SPECIFIC PASSAGES OF THE RFP 

 1. Question: Section I (B) (3) [page 3]. The second paragraph describes the PDC’s experience with 

Documentum. Can you elaborate on the reason why PDC is considering not renewing those licenses? Answer.   We feel the  language  in that section speaks for  itself: “PDC does not  intend to renew the 

license  for  this  software  [Documentum],  unless  it  is  a  component  in  the  solution subsequently chosen as a result of this solicitation.” (emphasis added) 

 2. Question: Section I (B) (3) [page 3]. Can you refer us to the "State of Oregon retention schedules 

and policies?” Answer.  http://arcweb.sos.state.or.us/rules/OARS_100/OAR_166/166_200.html 

 3. Question: Section I (B) (4) (a) [page 3]. Is the PDC looking to replace Symantec Enterprise Vault? If 

not, are you looking for something to integrate with Symantec Enterprise Vault? Answer.  We are not looking to replace Enterprise Vault and expect any proposed products to 

integrate with it.  4. Question: Section I (B) (4) (b) [page 3].  Is Lawson Enterprise the accounting system to be 

integrated with your Enterprise Content Management system?    Answer.   Yes, our accounting system (currently Lawson) will need to be integrated with our ECM 

system.  5. Question: Section I (B) (4) (b) [page 3].  Which part(s) of the accounting system are currently using 

the Mitas 2007 and which part(s) are using Lawson Enterprise?  Answer.   Mitas is used for 

• Loan origination • Loan disbursement • Loan servicing 

Lawson is used for: • Accounts Payable • Accounts Receivable • Payroll • General Ledger • Human Resources 

 6. Question: Section I (B) (4) (e) [page 4].  What is the timeline for the upgrade to Vista?  Will all 

desktops be upgraded at once? Will the upgrade to Vista occur before or after the ECMS go‐live?  Answer.   We do not have a timeline or implementation plan for a Vista upgrade. 

 7. Question: Section I (B) (4) (e) [page 4].  The RFP mentions that Office 2007 is expected 3rd quarter 

2008.  When would your 3rd quarter begin?  Answer.   This upgrade is tentatively scheduled for July/August of 2008. 

   

8

8. Question: Section II (A) (1) (i) [page 5]. What is PDC’s current image capture product? Answer.  PDC  currently  uses  a  variety  of  stand‐alone  scanners,  but  PDC  has  no  standardized 

scanning process or system.  9. Question: Section II (A) (2) [page 6]. Build‐Out of the scope section lists core components.  If PDC 

does not implement all components as part of the initial project, what is the order of priority of these components?   Answer.   Refer to “RFP Revision 3” above which addresses this question. 

 10. Question: Section II (A) (3) (c) [page 6]. Is there a requirement as to the timing of the 

Documentum Records Manager migration to the new ECM system?  Does this need to occur prior to implementing Document Management? Answer.  Yes, though PDC will consider other phasing if necessary or more efficient in relation to 

other ECM components purchased.  11. Question: Section II (B) (3) [page 7]. “If requested, PDC will provide remote access to the vendor 

via GoToMyPC.”  Does PDC have any restrictions on the amount or type of work that can be performed remotely? Answer.  Typically, no – and we will work with the selected vendor to configure access appropriate 

to the project.  12. Question: Section II (B) (3) [page 7]. PDC will provide the firm with an onsite work space which will 

include a personal computer connected to the network and access to network printers.  If the contracting firm has more than one person on site at a time, will such a networked workstation be provided for each?  Answer.   Depending on space availability at the time, we can accommodate this. 

 13. Question: Section II (B) [page 7]. Will PDC provide support and resources for gathering detailed 

requirements for the ECM system? Answer.  This Section stipulates that “PDC will provide approximately 1.0 Full Time Equivalent (FTE) 

staff to support the installation and implementation of software.”  If additional resources are deemed necessary, this would be a matter subject to negotiation with the vendor. 

 14. Question: Section III (D) (3) [page 9]. Can you clarify what PDC means by “Describe a proposed 

strategy for PDC to follow regarding the selection of ECM software…” Won’t the selection of software be completed already? Answer.   Refer to “RFP Revision 3” above.  We expect the selected vendor to provide us with advice 

and recommendations on the order and phasing of component products.  15. Question: Section III (E) (5) (f) [page 10]. This section states that product license costs must be 

based on a five‐year period, is that the value that should be entered into the matrix in Exhibit A in the row titled Price?  Please elaborate. Answer.   PDC asks that Proposers propose their product(s) costs as follows:  

1. Year One [Product x] License Cost  = 2.   Year Two [Product x] License Cost  = 3.   Year Three [Product x] License Cost  = 4.   Year Four [Product x] License Cost  = 

9

5.   Year Five [Product x] License Cost  = 6.   Total License Cost (over five years)  = 

   The intent is for PDC to be aware of the full cost of ownership and of price increases 

between Year One and Year Five.  16. Question: Section III (E) (5) (f) [page 10]. Will a perpetual‐use license satisfy this requirement or 

are you looking for a 5‐year lease?   Answer.   As mentioned in the answer to question #15 above, the intent of the referenced section is 

for evaluative purposes and to be aware of price  increases between years the solution  is licensed to PDC. 

    17. Question: “Summary of Mandatory Submittal Requirements & Evaluation Criteria” [page 11]. The 

maximum points listed add up to 110 points, however the chart indicates that 100 points is the maximum that a Proposal can receive.  Can PDC clarify whether the maximum points is 110 or provide a revised list of maximum point distributions.   Answer.   The maximum  evaluation  points  are  indeed  110,  not  100  as  the  “Total”  figure  in  the 

“Summary of Mandatory Submittal Requirements & Evaluation Criteria” at the bottom of page 11 indicates. No revision to the evaluation weighting is being contemplated. 

  PDC received numerous questions regarding Exhibit B, “Feature Inventory.” We have substantially revised this Exhibit to hopefully make it clearer to understand and less complicated to respond.   If you still have questions about the revised Exhibit B (see RFP Revision 1 above), please let us know.   

END OF THIS ADDENDUM  

10

RFP #07‐19 ADDENDUM NO. 3 ATTACHMENT A: REAL PROPERTY ACQUISITION PROCESS FLOW CHART 

11

 

12