RETENCION DISPOCISICION I I PROCEDIMIENTO … · 200-26-02 Manual de Funciones Gestión Permanente...

HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN ANTONIO ESE

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

100- GERENCIA 1

RETENCION DISPOCISICION

Archivo I Archivo

CT I E I M ICODIGO SERIESPONMLKJIHGFEDCBAy TIPOS DOCUMENTALES gestion central S PROCEDIMIENTO

100-01 ACTAS

100-01-01 Actas de Junta Directiva 1año 4años x

Cuadros

Ejecuciones

Balances

Informes

Comunicaciones

100-02 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA 1 año 10 años x

100-43 RESOLUCIONES 1año 10 años x

100-08 CIRCULARES

100-08-01 Circulares reglamentarias 1 años 3 años x

100-08-02 Circulares informativas 1 año 2 años x Por pérdida de vigencia

100-10 COMUNICACIONES OFICIALES 1Año 10 Años x Se selecciona el 10% de la producción anual

100-11 CONCEPTOS1 0 0 - 1 1 - 0 1 c o n c e p t o s Jurtdlcos 1 ano 1 0 anos x Por pérdida de vigencia

Solicitud

Concepto

Respuesta

r

100-14 CONTRATOS

Contrato Para Prestación de Servicios de Salud

100-14-01 2años 10 años x

CONVENCIONES

CT= conservación total

E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

( ,HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN ANTONIO


100- GERENCIA 2

RETENCION DISPOSICION

Archivo I Archivo

CTI E I M ICODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES gestion central S PROCEDIMIENTO

100-14-02 Contratos de prestación de servicios

profesionales 2 años 10 años X

Cotizaciones, propuestas u ofertas de servicios

Certificado de disponibilidad presupuestal

Registro Único Tributario

Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Certificado de Pasado Judicial

Cámara de Comercio

Número de Identificación Tributaria

Órdenes de Trabajo

Póliza de Cumplimiento

Contrato

Registro Presupuestal

Acta de Iniciación

Acta de finalización

100-14-03 Contrato de suministros 2 años 10 años X

100-14-04 Contratos de Obras 2 años 10 AñosPONMLKJIHGFEDCBAx

100-lS CONVENIOS

100-15-01 Convenios Interadministrativos 2 años 10años x

100-15-02 Convenios Inter1nstitucionales 2 años 10años x

100-18 DERECHOS DE PETICION 2 años 5 años x Se selecciona una muestra del 10% de la

producción anual

Solicitud

Respuesta

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfllmar

S= selección

HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN ANTONIO


100- GERENCIAPONMLKJIHGFEDCBA 3


Archivo I Archivo

CTI E I M ICODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES gestion central S PROCEDIMIENTO

100-20 GUIAS

100-20-01 Guías de Manejo Médico 4años 4años x

100-20-02 Guía de Manelo de Residuos Hospitalarios 4 años 4años x

100-20-03 Guía para Procedimientos de Reanimación 4 años 4 años x

100-20-04 Guías de Procedimientos en Enfermería 4 años 4años x

100-22 INFORMES

Por estar contenidos en las actas de Junta

100-22-03 Informes a Entes de Control laño 10 años x Directiva

Solicitud

Respuesta

Anexos

100-22-04 Informes a Entes Oficiales laño S años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

Por estar contenidos en las Actas de Junta

100-22-26 Informe de Gestión laño 10 años x Directiva

Se eliminan los de carácter informativo y los otros

100-27 MEMORANDOS > laño x van a la Historia Laboral,

100-31 PROCESOS JURIDICOS

100-31-01 Demandas Civiles S años 10 años x

100-31-02 Demandas Laborales S años 10 años x

100-31-03 Ejecuciones de Tutelas 2años S años x

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

l'



110 CONTROL INTERNOPONMLKJIHGFEDCBA 4


Archivo Archivo

CODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S . PROCEDIMIENTOS

110-01 ACTAS

110-01-06 Actas de Comité de Control Interno 1año 4 años x

110-22 INFORMES

110-22-03 Informes a Entes de Control 1año 10 años x

Solicitud

Respuesta

Anexo

110-22-04 Informes a Entes Oficiales 1año S años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

110-22-08 Informes de Auditoria con Evidencias 2 años 10 años x

Informe

Hallazgos

papeles de trabajo

110-22-09 Informe de Gestion de Control Interno 2 años 3 años x

Auto evaluación de la Gestión

Evaluacón de la Gestion

110-22-10 Informe de A u s t e r l d a o en el Gasto Público 2 años 10 años x

110-27 MEMORANDOS 2 añosx

Por pérdida de vigencia

110-30 PLANES

110-30-01 Plan de Auditoría 1año 3 años x

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

Firma del Responsable ~~r;:;Fecha: O/·VII. () 3

f)


TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL

200- SUBGERENCI~ ADMINISTRATIVAPONMLKJIHGFEDCBA

5

RETENCiÓN DISPOSICiÓN

Archivo I Archivo

CTI E I ~ ICÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central S . PROCEDIMIENTO

200-01 ACTAS

200-01-02 Actas de Comité de Archivo 1 año 10 años x

200-01-07 Actas de Comité de Compras 1 año 10 años x

Informes de equipos adquiridos

informes de proveedores

Aprobaciones de compras

Cotizaciones

200-01-08 Actas de Eliminación Documental laño 10 años x

200-01-13 Actas de Grupo de Residuos Hospitalarios 1 año 10 años x

200-07 CERTIFICADOS laño x Por pérdida de vigencia

200-08 CIRCULARES

200-08-01 Circulares Reglamentarias 1 año 3 años x

200-08-02 Circulares Informativas laño 2años x Por pérdida de vigencia

COMUNICACIONES OFICIALES Se selecciona el 10% de lo producido en el año

200-10 1 año 10 años x

200-16 CUENTAS BANCARIAS

~200-16-01 Cuentas Corrientes 4 años 16 años x Por pérdida de vigencia

Solicitud de Apertura

Registro de Firmas

200-16-02 Cuentas de Ahorros 4años 16 años x Por pérdida de vigencia

Solicitud de Apertura

Registro de Firmas

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

Firma del Responsable ! ~Fecha 01·';/1· 011

t

f'


TABLAS DE RmNCIÓN DOCUMENTAL

200- SUBGERENCIA ADMINISTRATIVAPONMLKJIHGFEDCBA

6


Archivo I Archivo

CT I E I M ICÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central S PROCEDIMIENTO

200-22 INFORMES

200-22-03 Informes a Entes de Control 1año 1S años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

200-22-04 Informes a Entes Oficiales 1año 1S años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

200-22-13 Informe Analítico de la Situación Administrativa

y Financiera 1año 10 años x

200-22-26 Informes de Gestión 1 año 1S años x Por pérdida de vigencia

200-22-3S Informes de Ausentismo Laboral 1año 1S años x Por perdida de vigencia

200-26 MANUALES

Permanente actualización. Permanecen en

200-26-01 Manuales de Procesos y Procedimientos Gestión


200-26-02 Manual de Funciones Gestión


200-26-03 Manual de calidad C : ; p < t i n n. I

200-27 MEMORANDOS 1año x Se eliminan los de carácter informativo y los otros

van a la Historia Laboral

200-30 PLANES

200-30-04 Plan Anual de capacitación 4 años 4 años x Por pérdida de vigencia

200-30-11 Plan financiero 4 años 4años x Por pérdida de vigencia

200-30-12 Plan de Mantenimiento 4 años 4 años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= §elección

Firma del Responsable ~F2

Fecha 01.1111." ¡

j)



200- SUBGERENCIA ADMINISTRATIVAPONMLKJIHGFEDCBA

7


Archivo I Archivo


200-34 PROGRAMA DE GESTiÓN DOCUMENTAL

200-34-01 Tablas de Retención Documental Permanente actualización

Conceptos Técnicos

Acta de Comité Evaluador Departamental

200-34-02 Cronograma de Transferencias Permanente actualización. Permanece en Archivo

Cronograma

Instructivo

200-37 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

200-37-01 Planilla de correspondencia recibida 1 año 10 años x Por pérdida de vigencia

200-37-02 Planilla de correspondencia despachada 1año 10 años x Por pérdida de vigencia

Planilla de control de préstamos de documentos

200-37-03 1 año 10 años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES"

CT= Conservación total

E= Eliminación

M= microfilmar

5= selección

o


TABLAS DE RETENCION DOCUMEMENTAL

210- UNIDAD FUNCIONAL DE RECURSOS FINANCIEROSPONMLKJIHGFEDCBA

8


Archivo I Archivo

c r l E I M ICODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central S PROCEDIMIENTO

210-05 BOLETINES

210-05-01 Diarios de Caja y Bancos laño 20 años x Por pérdida de vigencia

Recibo oficial de caja

Relacion de ingresos por centros de costos

Comprobantes de consignaciones

Cuador de boletin de caja y bancos

210-07 CERTIFICADOS

210-07-05 Certificados de retención en la fuente 1 año 20 años x

210-09 COMPROBANTES

210-09-01 Comprobantes de Ingresos laño 20 años x Se conserva el 10% de lo producido en el año

Recibos de Caja

Cuentas de Cobro

Notas Crédito

Notas Débito

Reporte de Archivos Válidos

Relación de Pacientes

Facturas

Orden de Servicíos r

Documentos de Identidad

Reporte de Accidente de Trabajo

Reporte de Accidente Escolar

Autorizaciones

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

\ .srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA



210- UNIDAD FUNCIONAL DE RECURSOS FINANCIEROS

9


Archivo Archivo

CODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M' S PROCEDIMIENTO

210-09-02 COMPROBANTE DE EGRESOS 1 año 20 años x Se conserva el 10% de lo producido en el año

Orden de Pago

Registro Presupuestal


Facturas

Cuentas de cobro

Ordenes de compra

Comprobante de transferencia en cuenta

Ordenes de ingreso de almacén

210-12 CONCILIACIONES

210-12-01 Conciliaciones bancarias 2 años 10 años x Porque se registra den los libros de contabilidad

Cuadro de conciliacion bancaria

Reporte del movimiento del mes

Extractos bancarios

Notas debito

Notas credito

Notas de Contabilidad

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

• •srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA




10


Archivo Archivo

CODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES gestion central CT E M S PROCEDIMIENTO

210-17 DECLARACIONES

210-17-01 Declaraciones Tributarias 2 años 20 años x

Formulario de Retefuente

Formulario dellVA

Formulario de Industria y Comercio

Formulario de Renta

Formulario de Estampillas - Prodesarrollo

Departamental

Hojas de Trabajo

Anexos

210-22 INFORMES

210-22-01 Informes de Estado de Cartera laña Sañas x Por pérdida de vigencia

210-22-03 Informes a Entes de Control laña S años x

Solicitud

Informe

210-22-04 Informes a Entes Oficiales laña S años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

210-22-05 Informes a Entidades de Seguridad Social 1 año S años x

210-22-06 Informe de Eje:ucion ,Prespuestal de Ingresos y

Egresos laña 10 años x

210-22-17 Informe de Cuentas con Glosas laña S años x Se conserva el 10% de lo producido anual

210-22-20 Informe de Costos Administrativos laña S años x Se conserva el 10% de lo producido anual

210-22-24 Informe Diario de Ingresos por Cajero laña Sañas x Se conserva el 10% de lo producido anual

210-22-32 Informe de Cobro de Cartera laña S años x Se conserva el 10% de lo producido anual

210-22-34 Informe Mensual Consolidado de Cuentas por

pagar en tesorería laña Sañas x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

••




1 1


Archivo I Archivo

crl E I M ICODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES gestion central S PROCEDIMIENTO

210-22-07 Informe de Estados Financieros 4 años 20 años x

Balance de Prueba

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Cambio en el Patrimonio

Estado Comparativo de Ingresos

Estado de Flujos de Efectivo

Notas de Estados Financieros

210-22-11 Informe de Deuda pública laña 10 años x

Cuadro de Deuda Pública

210-22-14 Informe Oficial de caja laña 10 años x

Recibo oficial de caja

Listado de recaudos por facturador

Arqueo de recaudo

Recibos de pago

210-22-19 Informe de Costos Hospitalarios laña S años x

Reporte mensual de salidas de almacén

Reporte de programación de tiempo del personal

operativo

Reportes de gastos generales

Reporte de facturación

Informes de costos primos

Reporte de distríbucion de costos administrativos

Reporte general de rentabilidad por mes

210-22-27 Informe Mensual de Costos laña S años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

· fsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA




12


Archivo I Archivo

c r l E I ~ ICODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES gestion central S PROCEDIMIENTO

210-24 LIBROS DE CONTABILIDAD

210-24-01 Libro Mayor y Balance 4 años 20 años x

Libros Auxiliares

210-24-02 Libro Diario

Libros Auxiliares

210-24-03 Libro Auxiliar de Caja y Bancos 2 años 18 años x

210-24-04 Libros Presupuestales 2 años 18 años x

210-27 MEMORANDOS 2 años 3 años x Se conserva e110~ del producido anual

210-32 PROGRAMAS

210-32-01 Programas de Saneamiento Contable 2 años 10 años x

Actas

Fichas

Resoluciones

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

,.




1 3


Archivo I Archivo

CTI E I M ICODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central S PROCEDIMIENTO

210-36 PROYECTOS

210-36-01 Proyecto de Presupuesto 2 años 10 años X

Plan de presupuesto aprobado

Acta de Aprobación de Presupuesto (copia)

Acta de Aprobación del Confis

Adiciones

Modificaciones

Traslados

Créditos

Contra Créditos

Informe de Presupuesto Ejecutado

Reporte de Saldo de Reservas

Cuadros de Balances del Tesoro

210-41 RELACIONES

210-41-01 Relaciones de Letras por Cobrar 3 años 2años x Por pérdida de vigencia

210-42 REPORTES

Reportes de Conciliación de Cuentas con Glosas.

210-42-01 laña 4 años x Por pérdida de vigencia

íCONVENCIONES

CT= conservación !otal

E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

" srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA


TABLA DE RmNCIÓN DOCUMENTAL

220-UNIDAD FUNCIONAL DE TALENTO HUMANO

14


Archivo I Archivo


220-01 ACTAS

220-01-10 Actas Comité de Brigadas de Emergencia 4 años 4años x

'"

220-07 CERTIFICADOS

220-07-01 Certificados laborales 1 año 2 años x

Solicitud

Certificado

220-07-02 Certificado de Ingresos 1 año 10 años x

220-08 CIRCULARES \ - 0 \ L ,-\,,0 ' " O . ~ ' 7 .

220-08-02 Circulares Informativas 1 año 3 años x Por pérdida de vigencia

220-21 HISTORIAS

220-21-01 Historias Laborales 2 años 80 años x Permanecen en el Archivo de Gestión hasta dos

años después del retiro del funcionario; luego

pasan al Archivo Central para consulta y

expedición de certificados.

Acto Administrativo de nombramiento o Contrato

de Trabajo

Oficio de notificación del nombramiento o

Contrato de Trabajo

Oficio de aceptación ,'tIel nombramiento en el

cargo o Contrató' de Trabajo

Documentos de ídentjflcaclón

Hoja de vida (formato único función pública)

Soportes documentales de estudios y experiencias

que acrediten los requisitos del cargo

CONVENCIONES

e l = conservación total

E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

1 >srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA


TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL


15


Archivo I Archivo

CT I E I ~ ICÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central S PROCEDIMIENTO

Acta de Posesión

Actas de entrega y recibo de puestos de trabajo y

de equipos de oficina

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de antecedentes disciplinarios

Declaración de Renta y Bienes

Certificado de aptitud laboral( examen médico de

ingreso)

Afiliaciones a: régimen de salud (EPS)) pensión,

cesantías caja de compensación, etc

Actos Administrativos que señalen las situaciones

administrativas del funcionario : vacaciones

licencias, comisiones, permisos ausencias,

suspensiones de contratos, inscripción de carrera

Evaluación del Desempeño

Acto Administrativo de retiro o desvinculación del

servidor de la Entidad

Actas de entrega y recibo de puestos de trabajo y

de equipos de oficina

Paz y Salvo de activos de Inventarios

Hoja de Control'

220-22 INFORMES

220-22-03 Informes a Entes de Control laña 5 años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

220-22-23 Informe Anual de Cesantlas laña 5 años x

CONVENCIONES

e l = conservación total

E= eliminación

M= microfilmar

5= selección

l O srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA




16


Archivo I Archivo


220-22-04 Informe a Entes Oficiales 1año 5 años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

220-22-05 Informe a Entidades de Seguridad Social 1 año 5 años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

220-28 NOMINAS 2 años 80 años x Por pérdida de vigencia

Relación de descuentos de nómina


Listado de nómina

Comprobantes de pago

Novedades de nómina: turnos de

domingos,festivos, novedades, recargos y

nocturnos

Recibos de Caja

Comprobante de Egreso

Listados de transacciones por documento

Consignación de depósitos especiales

Relaciones para consignaciones a Bancos

Comprobante de pago-relación alfabética

Oficios de juzgados(

Autorizaciones de descuentos

Planillas de Aportés de Salud

Planillas de Aportes de Pensión

Planillas de Aportes de Riesgos

Planillas de Aportes Parafiscales

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

Firma del Responsable ~

Fecha 01. V /1 CJn

'.ZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

H O S P IT A L D E P A R T A M E N T A L S A N A N T O N IO E S E

T A B L A D E R m N C IÓ N D O C U M E N TA L

220 -U N ID A D FU N O O N A L D E TA LE N TO H U M A N O

17

R m N C lóN D IS P O S IC iÓ N

A rch ivo I A rch ivo

crl IPONMLKJIHGFEDCBAM IC Ó D IG O S E R IE S Y T IP O S D O C U M E N TA LE S G es tión C en tra l E S P R O C E D IM IE N TO

220 -32 P R O G R A M A S

220 -32 -02 P rog ram a de S a lud O cupac iona l 2 años 15 años x Por pérdida de vigencia

Solicitudes

Propuestas

C O N V E N C IO N E S

CT=conservación total

E= eliminación

M= microfilmar

5= selección

l O srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA




17


Archivo I Archivo

c r l E I M ICÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central S PROCEDIMIENTO

220-32 PROGRAMAS

220-32-02 Programa de Salud Ocupacional 2 alias 1S alias x Por pérdida de vigencia

Solicitudes

Propuestas

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

5= selección


TABLAS DE RETEi'KION DOCUMENTAL

230 - UNIDAD FUNCIONAL DE RECURSOS FlSICOS

18


Archivo Archivo

CODIGO SERIESPONMLKJIHGFEDCBAy TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTO

230-03 AUTORIZACIONES

230-03-02 De Servicio de Ambulancia 1año 2 años x Por pérdida de vigencia

230-04 BITACORAS

Bitácoras de Mantenimiento de Equipos

Técnicos 1 año 4 años x

230-10 COMUNICACIONES OFICIALES 1año 10 años x Seleccion del 10% de lo producido

230-21 HISTORIAS

230-21-04 Historias de Vehículos x Permanece en Archivo de Gestión durante al vida

útil del vehículo.

Inventario de equipo ambulancia

Avaluos comerciales

Documentos de propiedad

Chequeos técnicos

Certificados de tradición

Certificados de revisión técnica

Inventario de equipo ambulancia

Ficha de mantenimiento'

Declaraciones de impuestos,

230-22 INFORMES

230-22-18 Informe de Balance General de Ingresos y

Egresos del Inventario Valorizado 1año S años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

5= selección

'.ZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA


T A B lA S D E R E TE N C IO N D O C U M E N TA L

230 - U N ID A D FU N C IO N A L D E R E C U R S O S F IS IC O S

19

R E TE N C IO N D IS P O C IS IC IO N

A rch ivo A rch ivo

C O D IG O S E R IE S y T IP O S D O C U M E N TA LE S G es tión C en tra l CT EPONMLKJIHGFEDCBAM S P R O C E D IM IE N TO

230 -23 IN V E N TA R IO S

230 -23 -01 Inven ta rio G enera l de A lm acén 1 año x Permanente actualización

Notas de traslado

Solicitud de insumos

Entradas de almacén

Salidas de almacén

Actas por baja de material médico, quirúrgico

consumo

230 -23 -02 Inven ta rio de D evo lu tivos laña 10 años x

Solicitud de devolutivos

Actas de entrega de bienes

Acta de baja de bienes

Resoluciones de baja de bienes

Informes de novedades de equipo

230 -23 -05 Inven ta rio G enera l de E qu ipos de C om pu to

Listado General de Equipos

Listado de Equipos por Puestos de Trabajo

230 -23 -06 Inven ta rio de Insum os de A m bu lanc ias laña 2 años x Selecion del 20% de lo producido en elaño

230 -23 -07 Inven ta rio de E qu ipo Técn ico H osp ita la rio 1 años 4 a ñ o s x

230 -30 P LA N E S r230 -30 -03 P lan de C om pras e Inve rs iones 1 año 10 años x

P lan de M an ten il!)ien to de E qu ipo Técn ico

230 -30 -08 H osp ita la rio 1 año 4años x Por pérdida de vigencia

230 -41 R E LA C IO N E S

230 -41 -05 R e lac ion de P roducc ión y G astos de l S erv ic io de

T ranspo rte laña 2 años x Por pérdida de vigencia



E= eliminación

M= microfilmar

S= selección

, '.ZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA


T A B L A D E R E T E N C iÓ N D O C U M E N TA L

240 - U N ID A D FU N C IO N A L D E R E C U R S O S D E IN FO R M A C iÓ N Y E S TA D rsnC A

20

R E TE N C iÓ N D IS P O S IC iÓ N

A rch ivo A rch ivo P R O C E D IM IE N TO S

C Ó D IG O S E R IE S Y T IP O S D O C U M E N TA LE S G es tión C en tra lPONMLKJIHGFEDCBAC T E M S

240 -01 A C TA S

240 -01 -04 A c tas C om ité de H is to rias C lín icas 4 a ñ o s 4 a ñ o s x

240 -21 H IS TO R IA S

240 -21 -02 H is to rias C lín icas M éd icas 1 0 a ñ o s 20 años x Se trasladan al Archivo Central las historias clínicas

que no han tenido consulta durante diez años

donde permanecerán por 20 años, se eliminan las

historias clínicas que no han tenido consulta

durante 20 años. Las historias que no han sido

consultadas durante 20 años y tienen valor para la

ciencia, el estudio y la investigación se conserván

en Archivo Histórico de acuerdo a disposiciones

legales.

Hoja de Datos

Epicripsis

Atención de Urgencias

Historia Clínica y Evolución

Procedimientos Quirúrgicos

Nota Operatoria

Anestesia

Ordenes Médicas

Ayudas Dignósticas

Notas de enfermería

Hoja Control de Signos

Hoja Control de Medicamentos

Actas de Consentimiento Informado


CT conservación total

E= eliminación

M= microfilmar

5= selección

s~.J·

" '.



240- UNIDAD FUNCIONAL DE RECURSOS DE INFORMACiÓN Y ESTADfSTICA

21

CÓDIGO RETENCiÓN DISPOSICiÓN

Archivo Archivo

SERIES y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS

240-22 INFORMES

240-22-04 Informes a Entes Oficiales laña SañasPONMLKJIHGFEDCBAx

Solicitud

Respuesta

240-22-21 Informe de Gestión y Productividad 2 años 10 años x

240-22-22 Informes Estadísticos 2 años 10 años x

Informe de Morbilidad

Informe de Vacunación

Informe de Pacientes de Referencia y Contra

Referencia

Informes de Puestos de Salud

Informes de Producción de cada servicio

Informes Médicos

Informe de Producción vs Capacidad Instalada

Informe de fndice Endémico Anual por

Enfermedad

Informes Epldemlológicas

Informe Mensuaf de Historias Clínicas

240-22-28 Informe de Indice Endémico 2años 10 años x

240-22-29 Informe de Partos por Cesárea 2años 10 años x

240-39 REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACION DE la informaciónse encuentra en la historia clínica,

SERVICIOS

1 año Sañas x en la facturación y en medio magnético.

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

5= selección

n



240- UNIDAD FUNCIONAL DE RECURSOS DE INFORMACIÓN Y ESTADfSTICA

22


Archivo Archivo

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS

240-41 RELACIONES

240-41-02 Relación de Certificados de partos de nacidos laña 10 añosPONMLKJIHGFEDCBAx

vivos

240-41-03 Relación de Certificados de Defunción 1 año 10 años x

240-41-06 Relación de Ingresos y Egresos Hospitalarios laña 10 años x Se selecciona el 20% de lo producido anual

240-41-07 Relación de Egresos de Partos por Municipios 2 años 10 años x

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

s= selección

r

,ZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA


T A B L A S D E R E T E N C IO N D O C U M E N T A L

3 0 0 S U B D IR E C C IO N C IE N T IF IC A

24

R E T E N C IO N D IS P O S J C IO N

A rch ivo I~rchivo

C T IE IM lsC O D IG O S E R IE Sy T IP O S D O C U M E N TA LE S G es tión C en tra l P R O C E D IM IE N TO

300 -01 A C TA S

300 -01 -09 A c tas de C om ité Técn ico C ien tífico lañoPONMLKJIHGFEDCBA4 a ñ o s x

300 -01 -11 A c tas de C om ité de In fecc iones 1 año 4 a ñ o s x

300 -01 -12 A c tas de C om ité de V ig ilanc ia E p idem io log ica laño 4 años x

300 -10 C O M U N IC A C IO N E S O F IC IA LE S 1 año 10 años x Se selecciona el 10% de lo producido en el año

300 -11 C O N C E P TO S

300 -11 -02 C oncep tos M éd icos laño 10 años x

Solicitud

Concepto

Respuesta

300 -22 IN FO R M E S

300 -22 -03 In fo rm es a E n tes de C on tro l 1 año 5 años x

Solicitud

Respuesta

Anexos

300 -22 -04 In fo rm e a E n tidades O fic ia les 1 año S año x

Solicitud

Respuesta

Anexos

300 -22 -05 In fo rm es a E n tidades de S egu ridad S oc ia l laño 5 años x x Se selecciona el 10% producido en el año


CT= conservación Total

E= eliminación

M= microfilmar

S= selección


TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

300 SUBDIRECCION CIENTIFICA

25

RmNCION DISPOSICION

Archivo I Archivo

crlEIMlsCODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central PROCEDIMIENTO

300-22-12 Informes de Productividad por Servicios 1año 10 años

300-22-15 Informes de Gestión por Servicios Hospitalarios

1año 3 añosPONMLKJIHGFEDCBAx Por pérdida de vigencia

Plan de Trabaio

Informe de Labores Realizadas

300-22-26 Informe de Gestión 1 año 3 años x Por pérdida de vigencia

300-27 MEMORANDOS 1año 3 años x Se selecciona el 10% producido en el año

300-30 PLANES

300-30-06 Plan de Atención de Emergencias y Evacuación 4 años 4 años x

Hospitalaria

300-30-10 Plan Básico en Salud 4años 4 años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES

CT,i'cons~vación Total

E= eliminación

M= microfilmar

5= selección


T A B L A S D E R E T E N C IO N D O C U M E N T A L

3 1 0 -U N ID A D F U N C IO N A L D E S E R V IC IO D E IN FO R M A C IO N y A TE N C IO N A L U S U A R IO - S IA U

26

R E TE N C IO N D IS P O S IC IO N P R O C E D IM IE N TO


C T IPONMLKJIHGFEDCBAE srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBAI M I SC O D IG O S E R IE Sy T IP O S D O C U M E N TA LE S G es tión C en tra l

310 -01 A C TA S

310 -01 -03 A c tas de C om ité de Q ue jas y R ec lam os 1 Año S años x

310 -19 E N C U E S TA S

310 -19 -01 E ncues tas de S a tis facc ión de U suario 1A ño S años x Se selecciona ellO % de la producción anual

Formatos

310 -22 IN FO R M E S

310 -22 -16 In fo rm e M ensua l de A c tiv idades 1 año 10 años x Se selecciona ellO % de la producción anual

In fo rm e sob re P ob lac ión que acude a C onse je ría a

310 -22 -30 V IH 1 año 10 años x Se selecciona ellO % de la producción anual

310 -29 P E T IC IO N E S Q U E JA S Y R E C LA M O S 1 año S años x Se selecciona ellO % de la producción anual

Actas de Apertura del Buzón

Quejas y Reclamos

Respuestas


CT= Conservación total

E= Eliminación

M= microfilmar

S= selección



320- UNIDAD FUNCIONAL DE URGENCIAS

27


Archivo I Archivo

crlEIMlsCODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central PROCEDIMIENTO

320-22 INFORMES

320-22-12 Informe de Productividad por Servicios 2 años S añosPONMLKJIHGFEDCBAx Se selecciona el 10% de lo producido en el año

320-23 INVENTARIOS

320-23-08 Inventario del carro de paro 1año 4años x

320-25 LIBROS DE CONTROL

320-25-04 Libro de Control de Ingresos de pacientes

atendidos 1año 15 años x

Libro de Control de Electrocardiogramas por

320-25-17 Urgencias 1 año S años x Por pérdida de vigencia

320-33 PROGRAMACiÓN

320-33-01 Programación de turnos laña S años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES

CT= Conservacion total

E= Eliminacion

M= Microfilmar

S= Selección



330 - UNIDAD FUNCIONAL DE ATE,NCION AMBULATORIA

28


Archivo I Archivo

CTI E I M I SCODIGO SERIESPONMLKJIHGFEDCBAy TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central PROCEDIMIENTO

330-01 ACTAS

330-01-05 Actas de Comité de Promoción y Prevención 1año 4años x

330-22 INFORMES

330-22-12 Informe de Productividad por Servicios 2 años S años x Se selecciona el 10% de lo producido en el año

330-22-31 Informe de Monitoreo de Promotoras para la Se selecciona el 10% de lo producido en el año

evaluación 2 años 5 años x


330-25-04 Libro de Control de Ingresos de pacientes

atendidos 1año 3 años x La información reposa en la historia clínica

330-25-06 Libro de Control de Basciloscopia Seriales de

Esputo TBC - Pulmonar 2 años X Por pérdida de vigencia

330-33 PROGRAMACION

330-33-01 Programación de turnos 1 año 5 años x Se selecciona el 10% de lo producido en el año

CONVENCIONES


E= Eliminacion

M= Microfilmar

S= Selección


TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

330 - UNIDAD FUNCIONAL DE ATENCION AMBULATORIA

29

RETENCION DISPOSICION PROCEDIMIENTO

Archivo I Archivo

crlEIMlsCODIGO SERIES y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central

330-3S PROGRAMAS DE PROMOCIONPONMLKJIHGFEDCBAy PREVENCION

330-3S-01 Programa de Crecimiento y Desarrollo 4 años 10 años x

Formato de Rejillas

Muestra de carnet de Crecimiento y Desarrollo

Hoja de registro de datos

330-3S-02 Programa de Vacunación 4 años 10 años x

Protocolos

Muestra de carnet de Vacunación

Hoja de Resgistro Datos

330-3S-03 Programa de Diabetes 4 años 10 años x

Listado de Pacientes Inscritos en el Programa

Muestra de Carnet

Listado de Medicamentos y contraindicaciones


330-3S-04 Programa de Hipertensión 4 años 10 años x


Muestra de Carnet

usrado dé Medicamentos y contraindicaciones


330-35-05 Programa de Planificacion Familar 4 años 10 años x


Muestra de Carnet

CONVENCIONES


E= Eliminacion

M= Microfilmar

S= Selección


T A B L A S D E R m N C IO N D O C U M E N TA L

330 - U N ID A D FU N C IO N A L D E A TE N C IO N A M B U LA TO R IAPONMLKJIHGFEDCBA

3 0

S E R IE SY T IP O S D O C U M E N TA LE S

P R O C E D IM IE N TO

C O D IG O S

330 -3S -06P rog ram a de V ig ilanc ia de E n fe rm edades de

In te res en S a lud P úb licasrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA4 años 10 años x

Protocolos

Listado de Medicamentos a entregar

Registro de Seguimiento de pacientes

330 -3S -07 P rog ram a de C on tro l P rena ta l 4años 10 años x

Clasificación de embarazos de altoy bajo riego

Listado de pacientes para visitas

Muestra de carnet

330 -3S -08 P rog ram a de P revenc ión de Tum ores 4 años 10 años x

Protocolos


330 -3S -09P rog ram a D etecc ión Tem prana de A lte rac iones en

e l A du lto M ayo r 4 años 10 años x


330 -3S -10P rog ram a D etecc ión Tem prana de A lte rac iones en

e l Joven 4 años 10 años x

Hoja de r€!gistro de datos


CT= conservacion total

E= eliminación

M= microfilmar

5= selección



340 - UNIDAD FUNCIONAL DE INTERNACION

31


Archivo I Archivo

crlEIMlsCODIGO SERIESPONMLKJIHGFEDCBAy TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central PROCEDIMIENTO

340-22 INFORMES

340-22-12 Informe de Productividad por Servicios 2 años S años x Se selecciona el 10% de lo producido en el año

340-23 INVENTARIOS

340-23-08 Inventario del carro de paro 1año 4años x

340-33 PROGRAMACION

340-33-01 Programación de turnos 1año S años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES


E= Eliminacion

M= Microfilmar

S= Selección



3S0- UNIDAD FUNCIONAL DE QUIROFANO

32

RETENCION DISPOCISION

Archivo I Archivo .i.r,'.CODIGO SERIES YTIPOS DOCUMENTALES Gestión Central PROCEDIMIENTO

3S0-22 INFORMES

350-22-12 Informe de Productividad por Servicios 2 años 5 añosPONMLKJIHGFEDCBAx Se selecciona el 10% de lo producido en el año

350-33 PROGRAMACION

350-34-01 Programación de turnos 1 año 5 años x Por perdida de vigencia

CONVENCIONES


E= Eliminacion

M= Microfilmar

S= Selección


T A B L A D EsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBARETENCIO~ D O C U M E N T A L

3 6 0 - U N ID A D F U N C IO N A L D E S A L A D E P A R T O SPONMLKJIHGFEDCBA

3 3

R E T E N C IO N D IS P O S IC IO N


crlE IM lsC O D IG O S E R IE Sy T IP O S D O C U M E N TA LE S G es tión C en tra l P R O C E D IM IE N TO

360 -22 IN FO R M E S

360 -22 -12 In fo rm e de P roduc tiv idad po r S erv ic ios 2 años S años x Se selecciona el 10% de lo producido en el año

360 -33 P R O G R A M A C IO N

360 -34 -01 P rog ram ac ión de tu rnos 1 año S años x Por perdida de vigencia



E= Eliminacion

M= Microfilmar

S= Selección



370- UNIDAD FUNCIONAL DE APQYO DIAGNOSTICO

34


Archivo I Archivo

crlEIMlsCÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central PROCEDIMIENTO

370-22 INFORMES

370-22-25 Informe Estadístico de Laboratorio 2 años 10 años x

370-22-33 Informe Mensual de Gastos en Placas laña 3 años x Por pérdida de vigencia


370-25-01 Libro de control de cultivos 2 años 5 años x Por pérdida de vigencia

370-25-02 Libro de control entrada de exámenes de salas

2 años 5 años x Por pérdida de vigencia

370-25-03 Libro de control entrada de exámenes de consulta

externa 2 años 5 años x Por pérdida de vigencia

370-25-04 Libro de control de ingreso de pacientes atendidos Selección del 20% de lo producido en el año

2 años 10 años x

370-25-05 Libro de Control de Sangrías 1 año x Queda registro en la historia clínica

Orden de sangría

Cuadro de control de sangrías

370-25-06 Liqro de" Control de Basciloscopia Seriales de

Esputo TBC- Pul manar 2 años 5 años x Por pérdida de vigencia

370-25-07 Libro de control de códigos de microbiología laña 5 años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES


E= eliminación

M= microfilmar

S= selección


T A B L A S D E R E T E N C iÓ N D O C U M E N TA L

370 - U N ID A D FU N C IO N A L D E A P O Y O D IA G N O S T IC OPONMLKJIHGFEDCBA

3 S

R E TE N C iÓ N D IS P O S IC iÓ N


crlE IM lsC Ó D IG O S E R IE SY T IP O S D O C U M E N TA LE S G es tión C en tra l P R O C E D IM IE N TO

370 -25 -08 L ib ro de C on tro l de P a to log ía 1 año x srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBAPor pérdida de vigencia

370 -25 -09 L ib ro de C on tro l de H em ogram as 1año x Por pérdida de vigencia

370 -25 -10 L ib ro de C on tro l de S ero log ías 1año x Por pérdida de vigencia

370 -25 -11 L ib ro de C on tro l de P arc ia l de O rina 1 año x Por pérdida de vigencia

370 -25 -12 L ib ro de C on tro l de F ro tis V ag ina l 1 año x Por pérdida de vigencia

370 -25 -13 L ib ro de C on tro l de P ruebas de C oagu lac ión 1 año x Por pérdida de vigencia

370 -38 R E G IS TR O S D E L B A N C O D E S A N G R E

370 -38 -01 R eg is tro de trans fus iones 2 años 15 años x

370 -38 -02 R eg is tro de S ang re D espachada 2 años 15 años x

Solicitud de examen de laboratorio

Ficha de Despacho de sangre

Comprobantes de despachos y recibos

370 -38 -03 R eg is tro de R eserva d ispon ib le de B anco de S ang re

1 año 15 años x Por pérdida de vigencia

370 -38 -04 R eg is tro de S ang re com prada en o tras

Ins tituc iJnes 1año 15 años x Por pérdida de vigencia

370 -41 R E LA C IO N E S

370 -41 -08 R e lac ión de H IV 1 año 10 años x Por pérdida de vigencia

370 -44 S O L IC ITU D E S D E U N ID A D E S D E S A N G R E 2 años 15 años x Por pérdida de vigencia

Comprobante de despacho



E=eliminación

M= microfilmar

S=selección



380- UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO TERAPEUTICOPONMLKJIHGFEDCBA

3 6


Archivo I Archivo

c r l E I M I SCODIGO SERIESY TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central PROCEDIMIENTO

380-10 COMUNICACIONES OFICIALES laña 10 años x Se selecciona el 10% del producido en el año

380-22 INFORMES

380-22-12 Informe de Productividad por Servicios 2 años S años x Se selecciona el 10% del producido en el año

380-25 LIBRO DE CONTROL

380-25-04 Registro diario de pacientes 1 año S años x Por pérdida de vigencia

CONVENCIONES


E=eliminación

M= microfilmar

S=selección

RETENCION DISPOCISICION I I PROCEDIMIENTO … · 200-26-02 Manual de Funciones Gestión Permanente...

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