RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° lí-8 … filegerente general eps tacna s.a. fmcm/pyg
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TACNA S.A. RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° lí-8 -2016-300-EPS TACNA S.A. Tacna, 2 7 ABR 2016 VISTOS: EL Informe N° 019-2016-330-EPS TACNA S.A-, emitido por el Asistente de Archivo, en el marco de sus competencias, formulo el Proyecto de Directiva de Eliminación de Documentos de la EPS TACNA; CONSIDERANDO: Que mediante Resolución de Gerencia General N°522-2013-300-EPS TACNA S.A. se aprobó la Directiva N°. 007-2013- EPS TACNA S.A. 300-330-01, de Organización y Custodia de los Archivos e la entidad prestadora de Servicios de Saneamiento Tacna S.A; Que mediante Ley N° 25323, se creó el Sistema Nacional de Archivos para integrar estructural y funcionalmente los Archivos de las Entidades públicas existente en el ámbito nacional a través de la aplicación de principios normas, técnicas y métodos de Archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación; Que, mediante Resolución Jefatura! N° 073-85-AGN-J , el Archivo General de la Nación Aprobó las " Normas Generales del Sistema de Archivos para el Sector Publico Nacional" y con Resolución Jefatura! N° 173-86-AGN J aprobó la Directiva ND 006-86-AGN-DGAI " Normas para la Ejl/minación de Documentos en los Archivos. Que, es necesario orientar las acciones archivísticas para la Eliminación de Documentos innecesarios de! Archivo central y Archivos de Gestión de la EPS TACNA S.A. de acuerdo a las normas vigentes emitidas por el Archivo General de la Nación. Que, en tal sentido, resulta necesario que los procesos archivísticos sean adecuados a la organización y funciones que realiza la EPS TACNA S.A., establecimiento para ello la reglamentación correspondiente que enfaticen una gestión ordenada, planificada y transparente del Acervo Documental;
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TACNA S.A.
RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° lí-8 -2016-300-EPS TACNA S.A.
Tacna, 2 7 ABR 2016
VISTOS:
EL Informe N° 019-2016-330-EPS TACNA S.A-, emitido por el Asistente de Archivo, en el marco de
sus competencias, formulo el Proyecto de Directiva de Eliminación de Documentos de la EPS
TACNA;
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución de Gerencia General N°522-2013-300-EPS TACNA S.A. se aprobó
la Directiva N°. 007-2013- EPS TACNA S.A. 300-330-01, de Organización y Custodia de los Archivos
e la entidad prestadora de Servicios de Saneamiento Tacna S.A;
Que mediante Ley N° 25323, se creó el Sistema Nacional de Archivos para integrar
estructural y funcionalmente los Archivos de las Entidades públicas existente en el ámbito nacional
a través de la aplicación de principios normas, técnicas y métodos de Archivo, garantizando con
ello la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación;
Que, mediante Resolución Jefatura! N° 073-85-AGN-J , el Archivo General de la Nación
Aprobó las " Normas Generales del Sistema de Archivos para el Sector Publico Nacional" y con
Resolución Jefatura! N° 173-86-AGN J aprobó la Directiva ND 006-86-AGN-DGAI " Normas para la
Ejl/minación de Documentos en los Archivos.
Que, es necesario orientar las acciones archivísticas para la Eliminación de Documentos
innecesarios de! Archivo central y Archivos de Gestión de la EPS TACNA S.A. de acuerdo a las
normas vigentes emitidas por el Archivo General de la Nación.
Que, en tal sentido, resulta necesario que los procesos archivísticos sean adecuados a la
organización y funciones que realiza la EPS TACNA S.A., establecimiento para ello la
reglamentación correspondiente que enfaticen una gestión ordenada, planificada y transparente
del Acervo Documental;
E RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO.- Aprobar la Directiva "Procedimientos para la Eliminación de
ocumentos de la EPS TACNA S.A.", que como anexo forma parte integrante de la presente
polución,
ARTICULO SEGUNDO.- La presente Directiva aprobada en e! artículo precedente, entrara
en vigencia a partir de la fecha de aprobación, siendo cumplimiento obligatorio del personal
encargado de los archivos en las diferentes unidades orgánicas de la EPS TACNA S.A.
ARTICULO TERCERO.- Publicar la presente Directiva de Procedimientos de Eliminación de
ocumentos de la EPS TACNA S.A. en el Portal de transparencia (www.epstacna.com.pe)
Regístrese, comuniqúese y archívese.
ING. FfcEDDY lyiARTINXOHAILA MAMA
GERENTE GENERAL
EPS TACNA S.A.
FMCM/pyg
<P^Distribución: GAF, OPLA,OAL Archivo,
.c. GI,GO,GC.
DIRECTIVA GENERAL IM° QOM 2016-300-EPS TACNA
"PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
DE LA EPS TACNA S.A."
I.-OBJETIVO:
Orientar las acciones para el proceso archivístico de eliminación de documentos innecesarios
en los Archivos de la EPS TACNA S.A., de acuerdo a los lineamientos normativos vigentes,
emitidos por e! Archivo General de la Nación, como, ente rector del Sistema Nacional de
Archivos.
II.- FINALIDAD:
Brindar un instrumento de Gestión Archivística que permita uniformizar los procedimientos de
^eliminación del Acervo Documental y descongestionar el Archivo central y archivos de Gestión
Seje la Entidad.
?/$j¿ ALCANCE:
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por el Archivo central y los Archivos de
Gestión de la EPS TACNA S.A.
IV.- BASE LEGAL:
3.1 Decreto Ley N" 19414 - Ley de Defensa y Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
3.2 Decreto Supremo N°022-75-ED, que aprueba el Reglamento del Decreto Ley N° 19414.
3.3 Ley N8 25323 - Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.
3.4 Decreto Legislativo N°008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N°25323 -
Reglamento - Reglamento del Sistema Nacional de Archivos.
3.5 Decreto Legislativo N"120-Ley Orgánica del Archivo General de la Nación.
3.6 Decreto Legislativo N° 007-82-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones del Archivo General de la Nación.
3.7 Resolución Jefatura! N" 073-85-AGN-J, que aprueba las Normas Generales del Sistema
Nacional de Archivos para el Sector Publico.
3.8 Resolución Jefatura! N° 117-86-AGN-J, que aprueba la Directiva N° 003-86-AGN -DGAI:
Normas para la Formulación del Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Público
Nacional.
3.9 Directiva N° 006-86-AGN-DGAI, Normas para la eliminación de Documentos en los
Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.
3.10 Resolución de Gerencia General N° 305-2015-300-EPS TACNA S.A., designación del
Comité Evaluador de Documentos de la EPS, TACNA S.A.
V.- RESPONSABILIDADES:
a) DEL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS - CED
El Comité Evaluador de Documentos -CED es el responsable funcional de la Eliminación de
Documentos del Archivo Central y los Archivos de Gestión bajo su responsabilidad.
b) DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Los encargados de los Archivos de Gestión de las diferentes Gerencias, Jefaturas, Oficinas
y/o Divisiones, son responsables funcionales conjuntamente con e! Representante de cada
Gerencia, Jefatura, Oficina y/o División en la Eliminación de documentos.
EL ARCHIVO CENTRAL
El Encargado del Archivo Central de la EPS Tacna S.A., es responsable, conjuntamente con
los Representantes de todas las Gerencias, Jefaturas, Oficinas y/o Divisiones de la EPS
Tacna S.A., del cumplimiento de la presente Directiva en la parte que les corresponde.
I.- DISPOSICIONES GENERALES:
La Eliminación de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción
de los documentos cuya conservación es innecesaria, de acuerdo a la Tabla General de
Retención de Documentos del programa de Control de Documentos. Esta actividad está
autorizada por el comité Evaluador de Documentos de la EPS TACNA S.A. y el Archivo Regional
de Tacna.
La secuencia del procedimiento de eliminación de documentos se muestra en el diagrama de
flujo, según ANEXO N° 01 "DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS".
Este procedimiento empieza con el empaquetado y rotulado y la elaboración de inventarios
según el ANEXO N° 02 "Rotulados para Eliminación".
El Presidente del Comité Evaluador de Documentos - CED, convocara a los miembros de
Comité y los representantes de las Gerencias, Jefaturas, Divisiones y Oficinas cuya
documentación será eliminada.
Para efectos de eliminación de documentos el comité Evaluador de Documentos de la EPS
TACNA S.A., verificara los inventarios y suscribirá el Acta de Eliminación.
El Comité Evaluador de Documentos - CED de la EPS TACNA S.A. , estará conformado de la
siguiente manera:
1) El Gerente General de la EPS TACNA S.A. como representante de Alta Dirección quien lo
presidirá.
2) Jefe de Asesoría Legal.
3) El representante del Archivo Centra!, quien actuará como Secretario del Comité.
4) Los representantes de las Gerencias, Jefaturas, Divisiones y Oficinas, cuya documentación
será evaluada.
Las Gerencias, Jefaturas, Divisiones y/o Oficinas no podrán eliminar ningún tipo de
-documentación, sin la intervención del Comité Evaluador de Documentos - CED, bajo
^responsabilidad.
.-PROCEDIMIENTOS:
El responsable del Archivo Central y los Archivos de Gestión de la Entidad seleccionaran la
documentación propuesta para eliminar, extrayendo las muestras documentales
necesarias, en las cuales indicaran, la unidad orgánica, serie documental, fechas extremas,
numero correlativo y unidad de conservación.
El responsable del Archivo Central preparará y remitirá al Comité Evaluador de
Documentos - CED: Inventario de Documentos para su Eliminación (Anexos N° 03) y el
Inventario de Registro de Eliminación de Documentos (Anexos N° 04 y 05).
El Comité Evaluador de Documentos -CED, revisa y evalúa la documentación, así mismo
convoca y de acuerdo al cronograma de reuniones a los responsables de los Archivos de
Gestión para la aprobación respectiva.
El Comité Evaluador de Documentos - CED revisa y verifica "in situ" la documentación
propuesta por el Archivo Central para su eliminación, dando conformidad mediante la
firma del Acta del Comité Evaluador de Documentos (ANEXO N°06).
El Gerente General de la EPS TACNA S.A. remite el Oficio al Archivo Regional de TACNA,
adjuntando el expediente de Inventarios de Eliminación de Documentos, que deberá
contener los siguientes documentos:
• Acta del Comité Evaluador de Documentos.• Inventario de Documentos para su Eliminación.* Inventario de Registro de Eliminación de Documentos.* Muestras Documentales de los documentos a Eliminarse.
El Archivo Regional de Tacna recepcionará el Oficio y designara un representante quien seencargara de verificar los datos consignados en los expedientes remitidos.
En caso de encontrarse observaciones el Archivo Regional de Tacna, devolverá elexpediente con las observaciones para las correcciones respectivas, iniciando nuevamenteel trámite.
ÍP^\i el representante del Archivo Intermedio: Supervisor Regional de Tacna, emite opiniónfavorable respecto a los datos consignados en el expediente, lo someterá a consideraciónde la Comisión Técnica Regional de Archivos para el Dictamen Correspondiente.
El Archivo Regional remitirá la Resolución Directoral de la aprobación de Eliminación
Documental y garantizara la Eliminación de Documentos innecesarios para la Entidad.
El Archivo Central de la EPS TACNA S.A. redactara el Acta de Entrega de Documentos, para
la entrega de documentación y serán firmadas por los representantes del Archivo Regional
Tacna y los miembros del Comité Evaluador de Documentos de la EPS Tacna, Anexo n°07
"Acta de Entrega de de Documentos".
El Archivo Regional recoge la documentación para su Eliminación.
.- ANEXOS:
ANEXO N" 01: Diagrama de Flujo del Procesos de Eliminación de Documentos.
ANEXO N8 02: Modelo de Rotulación.
ANEXO N° 03: Inventario de Documentos para su Eliminación.
ANEXO N° 04: Inventario de Registro de Eliminación de Documentos.
ANEXO N° OS: Instrucciones para el llenado del Inventario de Registro de Documentales.
ANEXO N° 06: Acta de Eliminación del Evaluador de Documentación de Documentos.
ANEXO N° 07: Acta de Entrega de Documentos.
ANEXO N°01
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA EPS TACNA S.A.
UNIDAD
ORGÁNICA
IDENTIFICA LA
DOCUMENTACIÓN CUYO VALOR
ADMINISTRATIVO Y LEGAL HA
CONCLUIDO Y SE PROCEDE A
SEPARARLA.
LA UNIDAD ORGÁNICA REALIZA
UN INFORME PROPONIENDO LA
DOCUMENTACIÓN QUE VA A
ELIMINAR, ADJUNTA SUSTENTOS
TÉCNICOS.
INFORME
SECRETARIA
GENERAL
RECEPCIONA EL INFORME DE
LA PROPUESTA DE LA
DOCUMENTACIÓN A
EUMINAR DE LA UNIDAD
ORGÁNICA.
REMITE EL INFORME A LA
OOAA.
ELEVA AL CED EL EXPEDIENTE DE
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
CONFORMADO POR:
LIIWENTARIO DE DOCUMENTOS..2.FNVENTARJO DE REGKTRO DE DOC
3.MUESTRAS DOCUMENTALES.
ARCHIVO CENTRAL EPS
TACNA S.A.
(OOAA)
RECEPCIONA EL INFORME REVISA
Y ANAUZA, COORDINA CON EL
RESPONSABLE DE LA UNIDAD
ORGÁNICA A FIN DE PREPARAR
LA DOCUMENTACIÓN EN
UNIDADES DE INSTALACIÓN, SE
REALIZA EL METRADO Y
ELABORA EL INVENTARIO
(ANEXO N' 04).
REDACTA INFORME TÉCNICO Ai.
CED ADJUNTANDO INVENTARIOS
DE ELIMINACIÓN Y MUESTRAS
DOCUMENTALES PROPONIENDO
LA EUMINACION.
EXPEDIENTE DE ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
COMITÉ EVALUADOR DE
DOCUMENTOS (CED)
SE DEVUELVE EL EXPEDIENTE A
SECRETARIA GENERAL Y OOAA.
ELABORA ELACTA DE
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
(ANEXO N'06), ELEVA EL
EXPEDIENTE AL ARCHIVO
REGIO'NALDETACNA
SOLICITANDO LA EUMINACION
DE DOCUMENTOS.
EL ARCHIVO REGIONAL DETACNA
ftECEPCIONA EL EXPEDIENTE Y ENVÍA A
SU REPRESENTANTE PARA CONSTATAR
LA DOCUMENTACIÓN A EUMINAR
CON LOS INVENTARIOS ¥ MUESTRAS
DOCUMENTALES.
EL ARCHIVO REGIONAL DE
TACNA EMITE LA RESOLUCIÓN
DIRECTORAL APROBANDO LA
EUMINACION
EN CUMPLIMIENTO DE LA
RESOLUCIÓN DIRECTORAL DEL
ART. SEENTREGAAL
REPRESENTANTE DEL ART. LA
DOCUMENTACIÓN A EUMINAR
FIRMANDO ELACTA(ANEXO
ND07)
ANEXO N°02
MODULO DE ROTULACIÓN PARA ELIMINACIÓN
ELIMINACIÓN
EPS TACNA S.A.
SECRETARIA GENERAL
CORRESPONDENCIA(INFORMES)
2007N°01 N° DE ORDEN SEGÚN EL INVENTARIO DE
ELIMINACIÓN.
LOS PAQUETES DE DOCUMENTOS PARA ELIMINACIÓN SE GUARDARAN EN SACOS
O CAJAS QUE PERMITAN SU TRASLADO FÍSICO.
SACOS DE NYLON.
ANEXO IST03
INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN
INFORMACIÓN GENERAL
1. SECTOR: MINISTERIO DE VIVIENDA, CONSTRUCCIÓN YSANEAMIENTO.
2. ENTIDAD: EPS TACNA S.A.
3. UNIDAD ORGÁNICA:
4. JEFE DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN:
Asistente Archivo Central:
5. DIRECCIÓN: Av. 02 de Mayo Nro. 372.
6.TELEFONO ANEXO:
7. AUTORIZACIÓN DEELIMINACIÓN DE DOCUMENTOSDE ARCHIVO GENERAL DE LANACIÓN.
7.1. R.J.
7.2. SECCIÓN DE LA COMISIÓNTÉCNICA DE ARCHIVOS
8. DESCRIPCIÓN GENERAL DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE:
La documentación a eliminarse corresponde a:
,con las siguientesseries documentales: que cumplieron
su vigencia y finalidad.
». METROS LINEALES A ELIMINARSE: ML
Lugar y Fecha Jefe Órgano Adm. De Archivos
(USO EXCLUSIVO. DEL ARCHIVO CEMTRAL)
ANEXO N°04
INVENTARIO DE REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
DEPENDENCIA:
UNIDAD ORGÁNICA:
UNIDAD DEARCHIVAMIENTO:
EPS TACNA S.A.
CAJAS, SACOS.
1.- NRO.DE
ORDEN
2
r™
•í 3;•
2.- DESCRIPCIÓN DE LA SERIEDOCUMENTAL
SOLICITUD DE CONSTRASTACION
DE MEDIDOR.
CONSTANCIAS DE LECTURAS
CORRESPONDENCIA
3.- FECHASEXTREMAS
2000
2003
4,- OBSERVACIONES
COPIAS TRAMITE
CONCLUIDO
ORIGINAL
CUMPLIÓ VIGENCIA
5.-unidades
deinstalaciónN° CAJAS
1
1
5.-N0
SACOS
0
0
TOTAL
1
;6.- TOTAL PARA ELIMINAR:
LUGARY FECHA
7.-Jefe Órgano Adm. De Archivos.
8.-Representante del Archivo de Gestión de los documentos a Eliminar.
ANEXO N°05
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL INVENTARIO DE REGISTRODE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
1.- Número de Orden.- Indicar el número de orden correlativo de las unidades de
conservación a eliminarse.
2.- Descripción de la Serie Documental.- Señalar la serie documental a la que pertenece la
documental (Solicitud de contrastación de Medidor, Constancia de Lectura,
Correspondencia).
3.- Fechas Extremas.- Indicar la fecha más antigua y más reciente de la documentación.
4.- Observaciones.- Indicar si la documentación a eliminarse es original y/o copias, anotar
las aclaraciones que sean necesarias para la mejor comprensión de la documentación
5.- Unidad de Instalación.- Señalar la unidad de conservación y cantidad (sacos, cajas y /o
paquetes etc.)
6.- Total para Eliminar.- La totalidad de unidades de instalación (05 unidades).
7.- Nombre, Sello y Firma del Encargado de Archivo Central.
8.- Nombre, Sello y Firma del Responsable del Archivo Gestión de los Documentos a
Eliminar.
ANEXO N°06
ACTA DEL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
En la ciudad Tacna, siendo lasen la EPS TACNA S.A.
horas del día, de 2015.
Ubicadas en Sede Alto Lima S/N del distrito de Tacna, se reunió el Comité Evaluador deDocumentos de la EPS TACNA S.A., designado mediante Resolución de Gerencia GeneralN° 305 de fecha 19 de Junio de 2015, con la asistencia del
(&residente del Comité Evaluador, Asesor Legal, representante de,1a Gerencia de ,Asistente del Archivo Central quien actúa como secretario Técnico de la Comisión.
El presente expediente de solicitud de eliminación está conformado pordocumentación de las Gerencia de , de fechas extremas
al , haciendo un total de Metros Lineales.
El Presidente del Comité Evaluador de Documentos sometió a evaluación losdocumentos seleccionados debidamente descritos y acordaron proceder de conformidadcon las normas de archivo remitiendo el expediente y solicitando la autorización delArchivo Regional de Tacna, para su eliminación de los documentos en mención por resultarinnecesarios para esta entidad.
''%>-.,,ir<fí'Presidente del Comité Evaluador. Asesor Legal tle la EPS TACNA S.A.
Representante de Gerencia Ingeniería. Secretario Técnico de la Comisión
ANEXO N°07
ACTA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS N° 01 -2016
En la ciudad Tacna, siendo las horas del día, ...
de 2016, en la EPS TACNA S.A.
de
en Sede AJto Lima S/N del distrito de Tacna, se reunieron en representación del
Archivo Regional de Tacna Y en
^^representación de la EPS TACNA S.A , para
dar cumplimiento a la resolución Directoral del Archivo Regional de Tacna N°006-2015-
ART-CRDS/GOB.REG.TACNA del de de 2016, sobre la entrega de
documentos materia de eliminación de aproximadamente Metros Lineales,
pertenecientes a los años al , conformado por documentos que han perdido su
vigencia Administrativa, Contable, Financiera y/o Legal , por carácter de utilidad para la
investigación , conforme a lo dictaminado por la Comisión Técnica del Archivo Regional
(fr'Vif vxxdeTacna.
J-5//Después de efectuarse la entrega de la documentación el representante del Archivo,/••- f
Regional de Tacna, considera haber recibido la documentación materia de Eliminación, a su
entera satisfacción, no encontrándose obstáculos e impedimentos.
Al Término de la diligencia y siendo las horas del día de de
¿B016, se dio por entregada la documentación, en fe de lo cual se firma la presente Acta .
Presidente deí Comité Evaluador. Asistente del Archivo Central de la EPS Tacna S.A.
Funcionario, Representante del Archivo Regional de Tacna.
