DATE: OCTOBER 15, 2019

REQUEST FOR SEALED BID PROPOSAL CITY OF SAGINAW- PURCHASING OFFICE RM #105, CITY HALL Page 1 of 19 1315 S. WASHINGTON AVENUE

SAGINAW, MICHIGAN 48601 (989) 759-1483 BIDS DUE: October 22, 2019 @ 3:00 PM

MARK ENVELOPE SEALED BID: #P1703-20

THE CITY OF SAGINAW IS SOLICITING SEALED PROPOSALS FOR TREE AND STUMP REMOVAL SERVICES IN SECTION THREE (3) AT FOREST LAWN CEMETERY WITH SPECIFICATIONS AS FOLLOWS: BIDS MUST BE RECEIVED IN THE PURCHASING OFFICE, 1315 S. WASHINGTON AVE., SAGINAW, MI 48601, RM #105, PRIOR TO 3:00pm ON THE BID OPENING DATE. THIS BID WILL BE CONSIDERED “ALL OR NONE”. ---------------------------------------------------------------------------- The Purchasing Office now closes at 4:00pm daily. As such, bids hand-delivered prior to the above mentioned deadline must be received before the office closes. “All or None” means bidders are required to submit pricing for all years and/or all items requested. Any proposal received that does not meet this requirement will be disqualified. If said bid is not listed as "All or None" the City reserves the right to split said bid to our best benefit.

WWEE DDOO NNOOTT AACCCCEEPPTT SSEEAALLEEDD BBIIDDSS VVIIAA FFAAXX OORR EEMMAAIILL.. AA hhaarrdd ccooppyy ooff tthhiiss ddooccuummeenntt iiss aavvaaiillaabbllee oonn tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww wweebb ssiittee,, wwwwww..ssaaggiinnaaww--mmii..ccoomm.. ((CCLLIICCKK OONN ““LLooookk UUpp AA BBiidd””)) YYoouu ccaann aallssoo rreeffeerr ttoo tthhiiss ssiittee ffoorr iinnffoorrmmaattiioonn oonn oouurr ffuuttuurree bbiidd rreeqquuiirreemmeennttss aass wweellll aass bbiidd rreessuullttss.. SSuubbssttiittuuttiioonnss aanndd AAlltteerrnnaatteess:: IIff aa ddooccuummeenntt iiss iissssuueedd wwiitthh tthhee llaanngguuaaggee ““NNoo SSuubbssttiittuuttiioonnss,, tthheenn nnoonnee wwiillll bbee ccoonnssiiddeerreedd.. IIff aa ddooccuummeenntt ddooeess nnoott iinncclluuddee tthhiiss llaanngguuaaggee tthhee rreessppeeccttiivvee bbiiddddeerr ccaann iinncclluuddee aa ssuubbssttiittuuttiioonn aanndd//oorr aalltteerrnnaattee ooff wwhhiicchh tthhee CCiittyy rreesseerrvveess tthhee rriigghhtt ttoo ddeetteerrmmiinnee eeqquuiivvaalleenntt.. AA bbiidd ttaabbuullaattiioonn sshheeeett sshhoowwiinngg tthhee iinniittiiaall rreessuullttss wwiillll bbee ppoosstteedd oonn oouurr wweebbssiittee wwiitthhiinn 4488 hhoouurrss ooff tthhee bbiidd ooppeenniinngg ddaattee.. OOnnccee tthhee rreessppeeccttiivvee ddeeppaarrttmmeenntt rreevviieewwss tthhee bbiiddss tthheeyy wwiillll mmaakkee aa rreeccoommmmeennddaattiioonn oonn wwhhoo oouurr CCiittyy CCoouunncciill sshhoouulldd aawwaarrdd tthhee bbiidd ttoo.. AAtt tthhaatt ttiimmee tthhee rreeccoommmmeennddaattiioonn wwiillll aallssoo bbee ppoosstteedd oonn tthhee ttaabbuullaattiioonn sshheeeett aass aa sseeccoonnddaarryy nnoottiiccee.. IIff yyoouu rreecceeiivvee aa bbiidd ccooppyy ffrroomm oouurr wweebb ssiittee,, aanndd hhaavvee nneevveerr ccoonndduucctteedd bbuussiinneessss wwiitthh uuss yyoouu ccaann aallssoo ccoommpplleettee aa ccooppyy ooff oouurr ““VVeennddoorr CCoommpplliiaannccee FFoorrmm”” aanndd rreettuurrnn iitt ttoo uuss oorr ccoonnttaacctt oouurr PPuurrcchhaassiinngg OOffffiiccee ssoo yyoouu ccaann bbee ffoorrmmaallllyy aaddddeedd ttoo tthhee rreessppeeccttiivvee bbiiddddeerrss lliisstt ffoorr tthhaatt ggoooodd oorr sseerrvviiccee.. ((998899)) 775599--11443300..

PPaaggee 22 ooff 1199 AA.. TTRREEEE RREEMMOOVVAALLSS

11.. SSCCOOPPEE OOFF WWOORRKK TThheessee DDeettaaiilleedd SSppeecciiffiiccaattiioonnss aarree ffoorr tthhee iimmmmeeddiiaattee rreemmoovvaall ooff ssppeecciiffiieedd cceemmeetteerryy ttrreeeess wwiitthhiinn tthhee FFoorreesstt LLaawwnn CCeemmeetteerryy.. TThhee ccoonnttrraacctt aanndd wwoorrkk sshhaallll bbee ccaarrrriieedd oouutt iinn ccoonnffoorrmmaannccee wwiitthh tthhee OOrrddiinnaanncceess ooff tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww aanndd tthheessee ddeettaaiilleedd ssppeecciiffiiccaattiioonnss,, iinn eeffffeecctt oonn tthhee ddaattee ooff iinnvviittaattiioonn ffoorr bbiiddss.. TThhee bbiiddddeerr sshhaallll ffuurrnniisshh aallll llaabboorr,, ssuuppeerrvviissiioonn,, ssuupppplliieess,, ttoooollss,, eeqquuiippmmeenntt aanndd ootthheerr mmeeaannss nneecceessssaarryy oorr pprrooppeerr ffoorr ppeerrffoorrmmiinngg aanndd ccoommpplleettiinngg tthhee wwoorrkk.. TThhee bbiiddddeerr sshhaallll bbee rreessppoonnssiibbllee ffoorr tthhee cclleeaanniinngg uupp ooff tthhee jjoobb ssiittee aanndd sshhaallll rreeppaaiirr oorr rreessttoorree aallll ssttrruuccttuurreess aanndd pprrooppeerrttyy tthhaatt mmaayy bbee ddaammaaggeedd oorr ddiissttuurrbbeedd dduurriinngg ppeerrffoorrmmaannccee ooff tthhee wwoorrkk,, ttoo tthhee ssaattiissffaaccttiioonn ooff tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww..

TThhee ccoonnttrraacctt wwiillll ccoovveerr tthhee ppeerriioodd ooff OOccttoobbeerr 3311,, 22001199 tthhrroouugghh NNoovveemmbbeerr 3300,, 22001199..

22.. LLOOCCAATTIIOONN OOFF TTRREEEE RREEMMOOVVAALL WWOORRKK AAllll ttrreeeess wwiillll bbee cclleeaarrllyy mmaarrkkeedd wwiitthh aa rriinngg ooff ppiinnkk ppaaiinntt aanndd aa ppaaiinntteedd nnuummbbeerr oonn tthhee ttrruunnkk ssiiddee ffaacciinngg tthhee ssttrreeeett aanndd ccoorrrreessppoonnddiinngg ttoo aa llooccaattiioonn lliisstt ssuupppplliieedd bbyy tthhee CCeemmeetteerryy.. AAnnyy ttrreeee mmaarrkkeedd iinn aa ssiimmiillaarr mmaannnneerr aanndd nnoott oonn tthhee llooccaattiioonn lliisstt,, oorr oonn tthhee llooccaattiioonn lliisstt bbuutt nnoott mmaarrkkeedd sshhoouulldd bbee bbrroouugghhtt ttoo tthhee aatttteennttiioonn ooff tthhee CCeemmeetteerryy FFoorreemmaann ffoorr aa ddeetteerrmmiinnaattiioonn.. AAllll ttrreeee rreemmoovvaall wwoorrkk iiss ttoo bbee ddoonnee iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tthhee eenncclloosseedd rreemmoovvaall ssppeecciiffiiccaattiioonnss.. IItt iiss tthhee bbiiddddeerr’’ss rreessppoonnssiibbiilliittyy ttoo nnoottiiffyy aanndd mmaakkee aarrrraannggeemmeennttss wwiitthh tthhee uuttiilliittyy ccoommppaannyy ffoorr tthhee rreemmoovvaall ooff bbrraanncchheess eexxtteennddiinngg tthhrroouugghh ppoowweerr aanndd//oorr tteelleepphhoonnee lliinneess ssoo rreemmoovvaall ooppeerraattiioonnss wwiillll nnoott bbee ddeellaayyeedd.. TThhee bbiiddddeerr sshhaallll pprrootteecctt hheeaaddssttoonneess,, ssiiddeewwaallkkss,, ccuurrbbss,, ssttrreeeettss,, mmaannhhoollee ccoovveerrss aanndd ccaattcchh bbaassiinnss ffrroomm tthhee iimmppaacctt ooff ffaalllliinngg wwoooodd bbyy tthhee uussee ooff lliimmbb ggrroouunndd ssuuppppoorrttss wwhheenn nneeeeddeedd..

33.. CCOOMMMMEENNCCEEMMEENNTT OOFF WWOORRKK

TThhee bbiiddddeerr sshhaallll rreemmoovvee AALLLL ttrreeeess ddeessiiggnnaatteedd bbyy NNoovveemmbbeerr 3300,, 22001199 -- uunnlleessss tthhee CCiittyy ggrraannttss aann eexxtteennssiioonn.. TThhee rreeqquueesstt ffoorr aann eexxtteennssiioonn mmuusstt bbee iinn wwrriittiinngg.. DDiiaammeetteerr iinncchh ttoottaall aaccrroossss aallll ssiizzee ccllaasssseess iiss eessttiimmaatteedd aatt 44000000 iinncchheess.. TTrreeeess wwiillll bbee mmaarrkkeedd wwiitthh aa ppiinnkk rriinngg ooff ppaaiinntt aanndd aa ppaaiinntteedd nnuummbbeerr oonn tthhee ttrruunnkk..

44.. CCLLEEAANNUUPP

IImmmmeeddiiaatteellyy aafftteerr rreemmoovvaall ooff aa ttrreeee hhaass bbeeeenn ccoommpplleetteedd,, tthhee aarreeaa bbeenneeaatthh tthhee ttrreeee sshhaallll bbee rraakkeedd aanndd aallll ddeebbrriiss sshhaallll bbee rreemmoovveedd ffrroomm tthhee aarreeaa.. AAllll rrooaaddss,, ppaatthhss,, ddrriivveewwaayyss,, aanndd ssiiddeewwaallkkss sshhaallll bbee sswweepptt cclleeaann.. CCaarree sshhaallll aallssoo bbee ttaakkeenn nnoott ttoo ddaammaaggee ootthheerr ttrreeeess,, sshhrruubbss,, hheeaaddssttoonneess oorr llaawwnnss dduurriinngg ttrreeee rreemmoovvaall ooppeerraattiioonnss..

55.. RREEMMOOVVAALL OOFF DDEEBBRRIISS

AAllll ddeebbrriiss ffrroomm ttrreeee rreemmoovvaall ooppeerraattiioonnss sshhaallll bbee rreemmoovveedd ffrroomm tthhee ssiittee aanndd ffrroomm tthhee cceemmeetteerryy wwiitthhiinn ttwweennttyy--ffoouurr ((2244)) hhoouurrss aafftteerr ddeebbrriiss hhaass bbeeeenn ppllaacceedd,, uunnlleessss aauutthhoorriizzeedd bbyy tthhee CCiittyy.. NNoo oonn ssiittee oorr CCeemmeetteerryy oowwnneedd aarreeaass wwiillll bbee ddeessiiggnnaatteedd aass lloogg ssttoorraaggee aarreeaass.. PPaayymmeenntt ffoorr rreemmoovvaall aanndd ddiissppoossaall ooff ddeebbrriiss iiss ttoo bbee iinncclluuddeedd iinn tthhee uunniitt pprriiccee.. AAddddiittiioonnaallllyy,, nnoo ddeebbrriiss oorr llooggss sshhaallll bbee ggiivveenn ttoo rreessiiddeennttss ssiinnccee tthheeyy mmaayy hhaarrbboorr tthhee EEmmeerraalldd AAsshh BBoorreerr.. UUnnddeerr nnoo cciirrccuummssttaanncceess sshhaallll ddeebbrriiss bbee lleefftt oonn tthhee rrooaaddss oovveerr wweeeekkeennddss oorr hhoolliiddaayyss.. IInn aaddddiittiioonn,, kkeeeeppiinngg ddeebbrriiss ooffff tthhee rrooaadd aanndd ppaarrkkwwaayy aarreeaass aanndd oouutt ooff tthhee ddrraaiinnaaggee ddiittcchheess pprreevveennttss tthhee ddeebbrriiss ffrroomm eenntteerriinngg aanndd pplluuggggiinngg tthhee sseewweerr ssyysstteemm.. EEnnvviirroonnmmeennttaallllyy aacccceepptteedd pprraaccttiicceess ooff ddeebbrriiss ddiissppoossaall aarree aallssoo aann iimmppoorrttaanntt ppaarrtt ooff tthhiiss wwoorrkk..

PPaaggee 33 ooff 1199

66.. MMEETTHHOODD OOFF MMEEAASSUURRIINNGG TTrreeeess ttoo bbee rreemmoovveedd sshhaallll bbee mmeeaassuurreedd ppeerr iinncchh ooff ddiiaammeetteerr.. TThhee ddiiaammeetteerr sshhaallll bbee

mmeeaassuurreedd aatt aa ppooiinntt ffoouurr ffeeeett ((44’’)) ssiixx iinncchheess ((66””)) aabboovvee tthhee hhiigghheesstt ggrroouunndd lleevveell aatt tthhee ttrreeee aanndd wwiillll bbee ddeetteerrmmiinneedd bbyy ddiivviiddiinngg tthhee mmeeaassuurreedd cciirrccuummffeerreennccee aatt tthhaatt ppooiinntt bbyy 33..11441166..

BB.. SSTTUUMMPP RREEMMOOVVAALL

11.. SSCCOOPPEE OOFF WWOORRKK TThheessee DDeettaaiilleedd SSppeecciiffiiccaattiioonnss aarree ffoorr tthhee rreemmoovvaall aanndd rreessttoorraattiioonn ooff ttrreeee ssttuummppss wwiitthhiinn tthhee cceemmeetteerryy pprrooppeerr.. TThhee ccoonnttrraacctt aanndd wwoorrkk sshhaallll bbee ccaarrrriieedd oouutt iinn ccoonnffoorrmmaannccee wwiitthh tthhee OOrrddiinnaanncceess ooff tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww aanndd tthheessee ddeettaaiilleedd ssppeecciiffiiccaattiioonnss,, iinn eeffffeecctt oonn tthhee ddaattee ooff iinnvviittaattiioonn ffoorr bbiiddss..

TThhee bbiiddddeerr sshhaallll ffuurrnniisshh aallll llaabboorr,, ssuuppeerrvviissiioonn,, ssuupppplliieess,, ttoooollss,, eeqquuiippmmeenntt aanndd ootthheerr mmeeaannss

nneecceessssaarryy oorr pprrooppeerr ffoorr ppeerrffoorrmmiinngg aanndd ccoommpplleettiinngg tthhee wwoorrkk.. TThhee bbiiddddeerr sshhaallll bbee rreessppoonnssiibbllee ffoorr tthhee cclleeaanniinngg uupp ooff tthhee jjoobb ssiittee aanndd sshhaallll rreeppaaiirr oorr rreessttoorree aallll ssttrruuccttuurreess aanndd pprrooppeerrttyy tthhaatt mmaayy bbee ddaammaaggeedd oorr ddiissttuurrbbeedd dduurriinngg ppeerrffoorrmmaannccee ooff tthhee wwoorrkk ttoo tthhee ssaattiissffaaccttiioonn ooff tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww..

22.. LLOOCCAATTIIOONN OOFF SSTTUUMMPP RREEMMOOVVAALL AANNDD RREESSTTOORRAATTIIOONN WWOORRKK

TThhee llooccaattiioonn ooff tthhee wwoorrkk iiss kknnoowwnn aass:: PPUUBBLLIICC RRIIGGHHTT--OOFF--WWAAYY wwiitthhiinn tthhee cceemmeetteerryy oorr oonn pprrooppeerrttyy ffuurrnniisshheedd bbyy tthhee oowwnneerr.. AAllll ssttuummppss iinn tthhee cceemmeetteerryy ggeenneerraall aarreeaa sshhaallll bbee rreemmoovveedd.. AAllll ssttuummpp rreemmoovvaall aanndd rreessttoorraattiioonn wwoorrkk iiss ttoo bbee ddoonnee iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tthhee eenncclloosseedd rreemmoovvaall ssppeecciiffiiccaattiioonnss..

TThhee bbiiddddeerr sshhaallll pprrootteecctt ssiiddeewwaallkkss,, ccuurrbbss,, ssttrreeeettss,, mmaannhhoollee ccoovveerrss aanndd ccaattcchh bbaassiinnss,,

ssttrruuccttuurraall pprrooppeerrttyy aanndd vveehhiicclleess ffrroomm tthhee ssttuummpp ggrriinnddiinngg ddeebbrriiss..

33.. MMEETTHHOODD OOFF MMEEAASSUURRIINNGG SSttuummppss sshhaallll bbee iiddeennttiiffiieedd aanndd pprriicceedd aaccccoorrddiinngg ttoo ttwwoo ssiizzee ccaatteeggoorriieess:: 11)) 1188 iinncchheess aanndd uunnddeerr

22)) 1199 iinncchheess aanndd oovveerr.. DDiiaammeetteerrss aarree bbaasseedd oonn tthhee oorriiggiinnaall ddiiaammeetteerr ooff tthhee ttrreeee mmeeaassuurreedd aatt DDBBHH..

44.. SSTTUUMMPP RREEMMOOVVAALL

TThhee ccoonnttrraaccttoorr sshhaallll rreemmoovvee aallll ttrreeee ssttuummppss aanndd bbuuttttrreessss rroooottss ddeessiiggnnaatteedd bbyy tthhee PPuubblliicc WWoorrkkss CCeemmeetteerryy FFoorreemmaann oorr rreepprreesseennttaattiivvee ttoo aa ppooiinntt EEIIGGHHTT iinncchheess ((88””)) bbeellooww tthhee aaddjjaacceenntt ggrroouunndd lleevveell.. AAddddiittiioonnaallllyy,, tthhee ccoonnttrraaccttoorr sshhaallll rreemmoovvee aallll ssuurrffaaccee aanndd aaddjjaacceenntt ssuubbssuurrffaaccee rroooottss aass mmaayy bbee nneecceessssaarryy ttoo eelliimmiinnaattee ““hhuummppss”” oorr mmoouunnddss iinn tthhee ppaarrkkwwaayy iinn tthhee ppaarrkkwwaayy aarreeaa aaddjjaacceenntt ttoo tthhee ssttuummpp.. AAllll ppaarrkkwwaayy aarreeaass aarree ttoo bbee lleefftt ffllaatt aanndd mmeeeett oorriiggiinnaall ggrraaddee.. TThhee aarreeaa wwiillll tthheenn bbee bbaacckkffiilllleedd wwiitthh cclleeaann,, ppuullvveerriizzeedd ttooppssooiill ttoo tthhee lleevveell ooff tthhee aaddjjooiinniinngg ggrraaddee aanndd sseeeeddeedd..

55.. NNOOTTIIFFIICCAATTIIOONN BBYY CCIITTYY

TThhee CCiittyy wwiillll pprroovviiddee tthhee vveennddoorr wwiitthh aa lliisstt ccoonnttaaiinniinngg tthhee llooccaattiioonn aanndd nnuummbbeerr ooff ssttuummppss ttoo bbee rreemmoovveedd ffoorr eeaacchh ppeerriioodd..

PPaaggee 44 ooff 1199

66.. NNOOTTIIFFIICCAATTIIOONN BBYY CCOONNTTRRAACCTTOORR TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll nnoottiiffyy tthhee PPuubblliicc WWoorrkkss CCeemmeetteerryy FFoorreemmaann oorr rreepprreesseennttaattiivvee wwhheenn aallll llooccaattiioonnss hhaavvee cclleeaarreedd pprriioorr ttoo bbeeggiinnnniinngg wwoorrkk eeaacchh ddaayy oonn tthhiiss ccoonnttrraacctt..

77.. SSIITTEE AAPPPPEEAARRAANNCCEE AANNDD DDIISSPPOOSSAALL OOFF SSTTUUMMPP GGRRIINNDDIINNGGSS

AAfftteerr ggrriinnddiinngg ((rreemmoovvaall)) ooff aa ttrreeee ssttuummpp aanndd aallll aassssoocciiaatteedd rroooottss,, tthhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll rreemmoovvee aallll ssttuummpp ggrriinnddiinnggss aanndd aassssoocciiaatteedd ddeebbrriiss ffrroomm tthhee ssiittee wwiitthh aapppprroopprriiaattee ttoooollss aanndd eeqquuiippmmeenntt ffoorr tthhee jjoobb.. TThhee ccoonnttrraaccttoorr sshhaallll cclleeaann uupp tthhee ssiittee aanndd rreemmoovvee aallll ggrriinnddiinnggss aanndd ddeebbrriiss aanndd ccoommpplleettee bbaacckkffiilllliinngg wwiitthhiinn TTWWEENNTTYY--FFOOUURR ((2244)) hhoouurrss ooff ggrriinnddiinngg.. GGrriinnddiinngg ddeebbrriiss ggeenneerraatteedd bbyy tthhee wwoorrkk ddeessccrriibbeedd iinn tthhiiss ccoonnttrraacctt sshhaallll bbee tthhee rreessppoonnssiibbiilliittyy ooff tthhee ccoonnttrraaccttoorr.. SSttuummppss,, ggrriinnddiinnggss,, aanndd ddeebbrriiss sshhaallll bbee ppllaacceedd aawwaayy ffrroomm tthhee ccuurrbb aanndd gguutttteerr,, ssttrreeeett,, ssiiddeewwaallkk,, aanndd pprriivvaattee pprrooppeerrttyy iimmmmeeddiiaatteellyy ttoo eelliimmiinnaattee hhaazzaarrddss ttoo vveehhiiccuullaarr aanndd ppeeddeessttrriiaann ttrraaffffiicc,, aanndd ttoo eelliimmiinnaattee ddaammaaggee ttoo pprriivvaattee pprrooppeerrttyy.. EEnnvviirroonnmmeennttaallllyy aacccceepptteedd pprraaccttiicceess ooff ddeebbrriiss ddiissppoossaall aarree aallssoo aann iimmppoorrttaanntt ppaarrtt ooff tthhiiss wwoorrkk..

88.. BBAACCKKFFIILLLLIINNGG AAllll aarreeaass wwhheerree ssttuummppss hhaavvee bbeeeenn rreemmoovveedd aanndd aarreeaass ddiissttuurrbbeedd bbyy tthhee rreemmoovvaall ooppeerraattiioonn

sshhaallll bbee bbaacckkffiilllleedd ttoo tthhee lleevveell ooff tthhee aaddjjooiinniinngg ggrraaddee wwiitthh ppuullvveerriizzeedd bbllaacckk ddiirrtt ((ttooppssooiill)).. TThhiiss sshhaallll ooccccuurr oonn tthhee ssaammee ddaayy ggrriinnddiinnggss aarree rreemmoovveedd;; ootthheerrwwiissee tthhee ssiittee sshhaallll bbee pprrooppeerrllyy bbaarrrriiccaaddeedd oovveerrnniigghhtt ttoo aassssuurree tthhee ppuubblliicc ssaaffeettyy.. AAllll hhoolleess mmuusstt bbee bbaacckkffiilllleedd wwiitthhiinn ttwweennttyy--ffoouurr ((2244)) hhoouurrss ooff ddeebbrriiss rreemmoovvaall.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll ssuuppppllyy hhiiss oowwnn ttooppssooiill.. TThhee ttooppssooiill sshhaallll bbee pprrooppeerrllyy lleevveelleedd aanndd ccoommppaacctteedd ssoo aass ttoo eennssuurree aa mmiinniimmuumm ooff sseettttlleemmeenntt ooff tthhee bbaacckkffiillll mmaatteerriiaall.. GGrriinnddiinnggss ((cchhiippss)) aanndd ddeebbrriiss mmuusstt nnoott bbee uusseedd aass bbaacckkffiillll mmaatteerriiaall..

99.. SSEEEEDDIINNGG

AAllll aaddjjaacceenntt ddiissttuurrbbeedd aarreeaass aanndd aarreeaass wwhheerree bbaacckkffiillll mmaatteerriiaall wwaass iinnssttaalllleedd sshhaallll bbee sseeeeddeedd.. SSeeeedd sshhaallll bbee aa mmiixxttuurree ccoommppoosseedd ooff ffiiffttyy ((5500%%)) ppeerrcceenntt KKeennttuucckkyy BBlluueeggrraassss,, tthhiirrttyy ((3300%%)) tthhiirrttyy ppeerrcceenntt PPeerreennnniiaall RRyyee GGrraassss,, aanndd ttwweennttyy ((2200%%)) ppeerrcceenntt CCrreeeeppiinngg RReedd FFeessccuuee..

1100.. SSUUCCKKEERR GGRROOWWTTHH

IInn tthhee eevveenntt tthhaatt aaddvveennttiittiioouuss ((ssuucckkeerr)) ggrroowwtthh sshhoouulldd ooccccuurr,, tthhee ccoonnttrraaccttoorr sshhaallll bbee rreessppoonnssiibbllee ffoorr rreeggrriinnddiinngg ttoo eelliimmiinnaattee ssuucckkeerr ggrroowwtthh dduurriinngg aa ppeerriioodd ooff oonnee yyeeaarr aafftteerr iinniittiiaall ggrriinnddiinngg.. RRee--ggrriinnddss mmuusstt aallssoo bbee rreessttoorreedd ttoo ggrraaddee aanndd rreesseeeeddeedd aatt nnoo aaddddiittiioonnaall cchhaarrggee ttoo tthhee CCiittyy.. CCaarree sshhaallll aallssoo bbee ttaakkeenn nnoott ttoo ddaammaaggee ootthheerr ttrreeeess,, sshhrruubbss,, oorr llaawwnnss dduurriinngg ssttuummpp rreemmoovvaall aanndd rreessttoorraattiioonn ooppeerraattiioonnss..

1111.. CCOONNTTRRAACCTT PPEERRIIOODD

TThhee ccoonnttrraacctt wwiillll ccoovveerr tthhee ppeerriioodd ooff OOccttoobbeerr 3311,, 22001199 tthhrroouugghh NNoovveemmbbeerr 3300,, 22001199..

1122.. BBIILLLLIINNGG && PPAAYYMMEENNTT TThhee CCiittyy wwiillll ppaayy aallll uunnddiissppuutteedd iinnvvooiicceess wwiitthhiinn 3300 ddaayyss ooff aapppprroovvaall.. BBiillllss ffoorr sseerrvviicceess rreennddeerreedd sshhaallll iitteemmiizzee eeaacchh ssttuummpp’’ss llooccaattiioonn,, ddaattee rreemmoovveedd aanndd tthhee ddiiaammeetteerr ooff tthhee ssttuummpp..

PPaaggee 55 ooff 1199

CC.. GGEENNEERRAALL DDEETTAAIILLSS

11.. EEXXAAMMIINNAATTIIOONN OOFF SSIITTEE BBiiddddeerrss sshhaallll iinnffoorrmm tthheemmsseellvveess ooff aallll tthhee ccoonnddiittiioonnss uunnddeerr wwhhiicchh tthhee wwoorrkk iiss ttoo bbee ppeerrffoorrmmeedd ccoonncceerrnniinngg tthhee ssiittee ooff tthhee wwoorrkk,, tthhee oobbssttaacclleess tthhaatt mmaayy bbee eennccoouunntteerreedd,, aanndd aallll ootthheerr rreelleevvaanntt mmaatttteerrss ccoonncceerrnniinngg tthhee wwoorrkk ttoo bbee ppeerrffoorrmmeedd uunnddeerr tthhiiss ccoonnttrraacctt.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr ttoo wwhhoomm aa ccoonnttrraacctt iiss aawwaarrddeedd wwiillll nnoott bbee aalllloowweedd aannyy eexxttrraa ccoommppeennssaattiioonn bbyy rreeaassoonn ooff aannyy ssuucchh mmaatttteerrss ooff tthhiinnggss ccoonncceerrnniinngg wwhhiicchh tthhee CCoonnttrraaccttoorr ddiidd nnoott iinnffoorrmm hhiimmsseellff pprriioorr ttoo bbiiddddiinngg.. TThhee ssuucccceessssffuull CCoonnttrraaccttoorr mmuusstt eemmppllooyy,, ssoo ffaarr aass rreeaassoonnaabbllyy ppoossssiibbllee aass ddeetteerrmmiinneedd bbyy tthhee CCiittyy,, ssuucchh mmeetthhooddss aanndd mmeeaannss iinn tthhee ccaarrrryyiinngg oouutt ooff hhiiss wwoorrkk aass wwiillll nnoott ccaauussee aannyy iinntteerrrruuppttiioonn oorr iinntteerrffeerreennccee wwiitthh aannyy ootthheerr ccoonnttrraaccttoorr..

22.. MMEEEETTIINNGG BBEEFFOORREE WWOORRKK BBEEGGIINNSS

IItt iiss mmaannddaattoorryy tthhaatt tthhee CCoonnttrraaccttoorr mmeeeettss wwiitthh tthhee PPuubblliicc WWoorrkkss CCeemmeetteerryy FFoorreemmaann aanndd tthhee FFaacciilliittiieess AAddmmiinniissttrraattoorr aanndd//oorr tthheeiirr ddeessiiggnneeee((ss)) pprriioorr ttoo tthhee ssttaarrtt ooff wwoorrkk iinn oorrddeerr ttoo rreevviieeww tthhee ccoonnttrraacctt ssppeecciiffiiccaattiioonnss,, ddeessiiggnnaattee tthhee aapppprroopprriiaattee pprroojjeecctt ccoonnttaaccttss,, aanndd ddiissccuuss tthhee mmaannnneerr iinn wwhhiicchh wwoorrkk wwiillll bbee pprroocceeeeddiinngg,, aammoonngg ootthheerr iitteemmss..

33.. EEMMEERRAALLDD AASSHH BBOORREERR CCOOMMPPLLIIAANNCCEE AAGGRREEEEMMEENNTT

AAnnyy aasshh ddeebbrriiss ddiissppoossaall mmuusstt aaddhheerree ttoo aallll rreegguullaattiioonnss sseett ffoorrtthh bbyy tthhee MMiicchhiiggaann DDeeppaarrttmmeenntt ooff NNaattuurraall RReessoouurrcceess ((MMDDNNRR)) aanndd uunnddeerr tthhee EEmmeerraalldd AAsshh BBoorreerr CCoommpplliiaannccee AAggrreeeemmeenntt ((EEAABB));; aapppplliiccaabbllee ttoo SSttaattee oorr FFeeddeerraall CCooooppeerraattiivvee DDoommeessttiicc QQuuaarraannttiinneess ffoorr tthhee EEmmeerraalldd AAsshh BBoorreerr ((AAggrriilluuss ppllaanniippeennnniiss)) ppuurrssuuaanntt ttoo tthhee IInnsseecctt PPeesstt.. TThhee ccoonnttrraaccttoorr sshhaallll ffuurrnniisshh ssiiggnneedd ccooppyy ooff tthhee MMiicchhiiggaann DDeeppaarrttmmeenntt ooff NNaattuurraall RReessoouurrcceess ((MMDDNNRR)) CCoommpplliiaannccee AAggrreeeemmeenntt ttoo tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww,, ffoolllloowwiinngg aallll pprroovviissiioonnss ppeerrttaaiinniinngg ttoo tthhee pprrooppeerr ddiissppoossaall ooff aasshh ddeebbrriiss aanndd mmoovveemmeenntt ooff MMDDNNRR ddeeffiinneedd,, rreegguullaatteedd aarrttiicclleess wwiitthhiinn qquuaarraannttiinnee zzoonneess.. TThhee ccoonnttrraaccttoorr sshhaallll aabbiiddee bbyy aannyy mmooddiiffiiccaattiioonnss ttoo MMDDNNRR EEAABB rreegguullaattiioonnss,, iinncclluuddiinngg tthhee CCoommpplliiaannccee AAggrreeeemmeenntt aanndd qquuaarraannttiinnee zzoonneess.. AAllll EEAABB iinnffeesstteedd aasshh wwoooodd aanndd ddeebbrriiss sshhaallll bbee rreemmoovveedd ffrroomm tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww aanndd sshhaallll bbeeccoommee tthhee ccoonnttrraaccttoorr’’ss rreessppoonnssiibbiilliittyy ttoo eennssuurree ddeessttrruuccttiioonn ooff tthhee iinnffeesstteedd wwoooodd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tthhee SSttaattee ssttaattuutteess aanndd llooccaall oorrddiinnaanncceess.. EEaacchh aasshh ttrreeee sshhaallll bbee ccoonnssiiddeerreedd iinnffeesstteedd aanndd ddiissppoosseedd ooff aaccccoorrddiinnggllyy.. UUnnddeerr NNOO CCIIRRCCUUMMSSTTAANNCCEESS sshhaallll llooggss ffrroomm aasshh ttrreeeess bbee lleefftt ffoorr hhoommeeoowwnneerrss..

44.. AALLTTEERRAATTIIOONNSS,, OOMMIISSSSIIOONNSS AANNDD EEXXTTRRAA WWOORRKK

TThhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww rreesseerrvveess tthhee rriigghhtt ttoo iinnccrreeaassee oorr ddeeccrreeaassee tthhee qquuaannttiittyy ooff aannyy iitteemm oorr ppoorrttiioonn ooff tthhee wwoorrkk,, oorr ttoo oommiitt ppoorrttiioonnss ooff tthhee wwoorrkk aass mmaayy bbee ddeeeemmeedd nneecceessssaarryy..

55.. DDAAMMAAGGEE TTOO PPUUBBLLIICC OORR PPRRIIVVAATTEE PPRROOPPEERRTTYY

AAnnyy ddaammaaggee ooff ppuubblliicc oorr pprriivvaattee pprrooppeerrttyy ccaauusseedd bbyy tthhee CCoonnttrraaccttoorr''ss ooppeerraattiioonnss sshhaallll bbee rreessoollvveedd wwiitthh tthhee pprrooppeerrttyy oowwnneerr wwiitthhiinn tteenn ((1100)) ddaayyss aafftteerr ddaammaaggee ooccccuurrss ttoo tthhee ssaattiissffaaccttiioonn ooff tthhee CCiittyy.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll iinnffoorrmm tthhee VViillllaaggee ooff aannyy ddaammaaggee ccaauusseedd bbyy tthhee CCoonnttrraaccttoorr''ss ooppeerraattiioonn oonn tthhee ddaayy ssuucchh ddaammaaggee ooccccuurrss.. SShhoouulldd tthhee ddaammaaggee nnoott bbee rreeccttiiffiieedd wwiitthhiinn tthhee ttiimmee ffrraammee aaggrreeeedd uuppoonn oorr ttoo tthhee ssaattiissffaaccttiioonn ooff tthhee CCiittyy,, tthhee CCiittyy rreesseerrvveess tthhee rriigghhtt ttoo rreeppaaiirr oorr rreeppllaaccee tthhaatt wwhhiicchh wwaass ddaammaaggeedd oorr aasssseessss tthhee CCoonnttrraaccttoorr ssuucchh ccoosstt aass mmaayy bbee rreeaassoonnaabbllee aanndd rreellaatteedd ttoo ddaammaaggeedd ccaauusseedd bbyy tthhee CCoonnttrraaccttoorr,, aanndd ddeedduucctt tthheessee ccoossttss ffrroomm aannyy ppaayymmeenntt dduuee tthhee CCoonnttrraaccttoorr..

PPaaggee 66 ooff 1199

66.. PPRROOTTEECCTTIIOONN OOFF EEXXIISSTTIINNGG FFAACCIILLIITTIIEESS

EExxiissttiinngg ffaacciilliittiieess,, iinncclluuddiinngg ggrroouunnddss,, ssttrruuccttuurreess,, llaannddssccaappiinngg aanndd ssoo ffoorrtthh sshhaallll bbee pprrootteecctteedd bbyy tthhee vveennddoorr.. AAnnyy ddaammaaggee ttoo eexxiissttiinngg ffaacciilliittiieess sshhaallll bbee rreeppoorrtteedd ttoo tthhee CCiittyy aanndd sshhaallll bbee rreeppaaiirreedd pprroommppttllyy bbyy tthhee vveennddoorr wwhheenn oorrddeerreedd ttoo ddoo ssoo bbyy tthhee CCiittyy aatt nnoo ccoosstt ttoo tthhee CCiittyy.. AAllll rreeppaaiirrss ooff ddaammaaggee ttoo eexxiissttiinngg ffaacciilliittiieess sshhaallll bbee mmaaddee ttoo tthhee ssaattiissffaaccttiioonn ooff tthhee CCiittyy.. FFaaiilluurree ttoo rreeppaaiirr ddaammaaggee sshhaallll bbee jjuusstt ccaauussee ffoorr wwiitthhhhoollddiinngg ppaayymmeenntt ffoorr wwoorrkk,, wwhhiicchh bbeeccoommeess dduuee..

77.. PPEERRIIOODDIICC IINNSSPPEECCTTIIOONN

TThhee bbiiddddeerr sshhaallll nnoottiiffyy tthhee ooffffiiccee ooff tthhee CCiittyy aatt tthhee bbeeggiinnnniinngg aanndd eenndd ooff aannyy wwoorrkkddaayy ccrreewwss aarree iinn SSaaggiinnaaww ggiivviinngg tthhee llooccaattiioonn ooff tthhaatt ddaayy’’ss wwoorrkk.. TThhiiss nnoottiiffiiccaattiioonn sshhaallll ccoonnssiisstt ooff tthhee ssttaarrttiinngg llooccaattiioonn aanndd wwoorrkk ccoommpplleetteedd ffoorr tthhaatt ddaayy.. TThhee CCiittyy mmuusstt aallssoo bbee nnoottiiffiieedd oonn aannyy wwoorrkk ddaayy tthhaatt ccrreewwss wwiillll nnoott bbee iinn CCiittyy pprriioorr ttoo ccoommpplleettiioonn ooff aannyy ggiivveenn rreemmoovvaall lliisstt.. TThhee PPuubblliicc WWoorrkkss CCeemmeetteerryy FFoorreemmaann oorr hhiiss rreepprreesseennttaattiivvee wwiillll ppeerriiooddiiccaallllyy iinnssppeecctt tthhee wwoorrkk aanndd wwiillll aallwwaayyss bbee aavvaaiillaabbllee sshhoouulldd aannyy pprroobblleemmss aarriissee.. TThhee CCiittyy ccaann bbee ccoonnttaacctteedd aatt ((998899)) 773377--55662244..

88.. CCOONNTTRRAACCTTOORR’’SS RREEPPRREESSEENNTTAATTIIVVEE

CCoommppeetteenntt EEnngglliisshh ssppeeaakkiinngg ssuuppeerrvviissoorryy ppeerrssoonnnneell sshhaallll bbee pprreesseenntt oonn tthhee jjoobb aatt aallll ttiimmeess.. TThhee ssuuppeerrvviissoorryy ppeerrssoonnnneell sshhaallll hhaavvee ffuullll aauutthhoorriittyy ttoo aacctt ffoorr tthhee bbiiddddeerr,, aanndd rreecceeiivvee aanndd eexxeeccuuttee oorrddeerrss ffrroomm tthhee PPuubblliicc WWoorrkkss FFoorreemmaann oorr aappppooiinntteedd rreepprreesseennttaattiivvee.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll pprrooppeerrllyy sscchheedduullee aanndd ttrraaiinn aallll ooff iittss ppeerrssoonnnneell.. IItt iiss rreeqquuiirreedd tthhaatt tthhee ssuuppeerrvviissoorr vviissiitt tthhee ffaacciilliittiieess bbeeiinngg cclleeaanneedd oonn aa wweeeekkllyy bbaassiiss ttoo bbee ssuurree tthhaatt iitt hhaass bbeeeenn ccoommpplleetteedd iinn aa ssaattiissffaaccttoorryy mmaannnneerr.. TThhee CCiittyy rreesseerrvveess tthhee rriigghhtt ttoo hhaavvee tthhee ccoonnttrraaccttoorr aassssiiggnn aa nneeww ccoonnttaacctt,, ssuuppeerrvviissoorr,, aanndd//oorr ssttaaffff,, ffoorr tthhee CCiittyy’’ss aaccccoouunntt iiff tthhee ccuurrrreenntt rreepprreesseennttaattiivvee((ss)) aarree ddeeeemmeedd uunnaacccceeppttaabbllee..

99.. AACCCCEESSSSIIBBIILLIITTYY OOFF CCOONNTTRRAACCTTOORR

CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll ssuuppppllyy cceellll pphhoonnee nnuummbbeerrss,, ddaayyttiimmee ooffffiiccee nnuummbbeerrss,, ffaaxx nnuummbbeerrss,, aanndd ppaaggeerr nnuummbbeerrss ooff ssuuppeerrvviissoorrss hhaannddlliinngg tthhiiss ccoonnttrraacctt.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll rreettuurrnn aallll ccaallllss oorr ppaaggeess wwiitthhiinn oonnee hhoouurr ooff tthhee CCiittyy ppllaacciinngg tthhee ccaallll.. OOnn--ssiittee rreessppoonnssee ttiimmee ffoorr ccoommppllaaiinnttss mmuusstt bbee mmaaddee wwiitthhiinn 2244 hhoouurrss ooff tthhee iinniittiiaall ccaallll bbeeiinngg mmaaddee bbyy tthhee CCiittyy.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll uuppddaattee tthhee PPuubblliicc WWoorrkkss CCeemmeetteerryy FFoorreemmaann oorr hhiiss ddeessiiggnneeee oonn wwoorrkk pprrooggrreessss nnoo lleessss tthhaann oonnccee ppeerr wweeeekk.. FFaaiilluurree ttoo ccoommppllyy wwiitthh tthhee aacccceessssiibbiilliittyy rreeqquuiirreemmeennttss sshhaallll bbee ddeeeemmeedd aass ssuubbssttaannddaarrdd wwoorrkk aanndd wwiillll bbee ssuubbjjeecctt ttoo tthhee ssaammee ppeennaallttiieess..

1100.. WWOORRKKEERRSS

TThhee bbiiddddeerr sshhaallll eemmppllooyy ccoommppeetteenntt llaabboorreerrss aanndd sshhaallll rreeppllaaccee,, aatt tthhee rreeqquueesstt ooff tthhee PPuubblliicc WWoorrkkss CCeemmeetteerryy FFoorreemmaann,, aannyy iinnccoommppeetteenntt,, uunnffaaiitthhffuull,, aabbuussiivvee oorr ddiissoorrddeerrllyy wwoorrkkeerrss iinn tthheeiirr eemmppllooyy.. OOnnllyy wwoorrkkeerrss eexxppeerrtt iinn tthheeiirr rreessppeeccttiivvee bbrraanncchheess ooff wwoorrkk sshhaallll bbee eemmppllooyyeedd wwhheerree ssppeecciiaall sskkiillll iiss rreeqquuiirreedd.. TThhee bbiiddddeerr iiss rreemmiinnddeedd tthhaatt hhiiss eemmppllooyyeeeess aarree aann eexxtteennssiioonn ooff tthhee CCiittyy’’ss wwoorrkkffoorrccee aanndd tthheeyy aarree ttoo wwoorrkk iinn ccoouurrtteeoouuss aanndd rreessppeeccttffuull mmaannnneerr.. IInnaapppprroopprriiaattee bbeehhaavviioorr oorr eexxaammpplleess ooff uunnpprroodduuccttiivvee wwoorrkk eeffffoorrtt wwiillll nnoott bbee ttoolleerraatteedd.. TThhee CCiittyy hhaass tthhee rriigghhtt ttoo rreeqquuiirree aa bbiiddddeerr’’ss eemmppllooyyeeee ttoo bbee iimmmmeeddiiaatteellyy rreemmoovveedd ffrroomm tthhee wwoorrkk ccrreeww iiff tthhee aabboovvee bbeehhaavviioorr iiss eexxhhiibbiitteedd..

1111.. AARRBBOORRIISSTT CCEERRTTIIFFIICCAATTIIOONN

TThheerree sshhaallll bbee aatt lleeaasstt oonnee ““CCeerrttiiffiieedd AArrbboorriisstt”” oorr ““CCeerrttiiffiieedd TTrreeee WWoorrkkeerr”” aass rreeccooggnniizzeedd bbyy tthhee IInntteerrnnaattiioonnaall SSoocciieettyy ooff AArrbboorriiccuullttuurree oonn tthhee jjoobb ssiittee aatt aallll ttiimmeess..

PPaaggee 77ooff 1199

1122.. TTRRAAFFFFIICC CCOONNTTRROOLL

TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll pprroovviiddee aaddeeqquuaattee ttrraaffffiicc ccoonnttrrooll ffoorr wwoorrkk aarreeaa pprrootteeccttiioonn iinn ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee FFeeddeerraall HHiigghhwwaayy AAddmmiinniissttrraattiioonn MMaannuuaall oonn UUnniiffoorrmm TTrraaffffiicc 2277 CCoonnttrrooll DDeevviicceess ffoorr SSttrreeeettss aanndd HHiigghhwwaayyss,, tthhee SSttaattee ooff MMiicchhiiggaann VVeehhiiccllee CCooddee,, tthhee MMiicchhiiggaann DDeeppaarrttmmeenntt ooff TTrraannssppoorrttaattiioonn HHiigghhwwaayy SSttaannddaarrddss,, aanndd tthhee IIlllliinnooiiss DDeeppaarrttmmeenntt ooff TTrraannssppoorrttaattiioonn HHaannddbbooookk ooff TTrraaffffiicc EEnnggiinneeeerriinngg PPrraaccttiiccee ffoorr SSmmaallll CCiittiieess.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll rreemmoovvee aallll ssuurrpplluuss mmaatteerriiaallss aanndd ddeebbrriiss ffrroomm tthhee ssttrreeeettss aass tthhee wwoorrkk pprrooggrreesssseess ssoo tthhaatt tthhee ppuubblliicc mmaayy hhaavvee tthhee uussee ooff tthhee ssttrreeeettss aa mmaaxxiimmuumm aammoouunntt ooff ttiimmee.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr iiss ttoo eerreecctt wwaarrnniinngg ssiiggnnss aanndd ffuurrnniisshh aaddeeqquuaattee bbaarrrriiccaaddeess ffoorr tthhee ppuurrppoossee ooff ddiirreeccttiinngg ttrraaffffiicc dduurriinngg ttrreeee rreemmoovvaall ooppeerraattiioonnss.. WWhhiillee oovveerrhheeaadd rreemmoovvaall wwoorrkk iiss ttaakkiinngg ppllaaccee,, tthhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll bblloocckk ooffff tthhee ssiiddeewwaallkk ttoo ppeeddeessttrriiaann ttrraaffffiicc iimmmmeeddiiaatteellyy uunnddeerr tthhee ttrreeeess bbeeiinngg rreemmoovveedd..

1133.. SSAAFFEETTYY

TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll iinnssuurree tthhaatt aallll iittss eemmppllooyyeeeess oorr aaggeennttss sshhaallll aabbiiddee bbyy aallll ssaaffeettyy rruulleess oorr rreegguullaattiioonnss sseett bbyy tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww aass wweellll aass bbyy ggeenneerraall rreegguullaattiioonnss aanndd ssttaannddaarrddss ooff tthhee iinndduussttrryy aanndd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh aallll aapppplliiccaabbllee ffeeddeerraall,, ssttaattee,, aanndd llooccaall rreegguullaattiioonnss..

1144.. RREEPPOORRTTIINNGG

TThhee bbiiddddeerr sshhaallll kkeeeepp wweeeekkllyy rreeccoorrddss ooff wwoorrkk ccoommpplleetteedd oonn ffoorrmmss ffuurrnniisshheedd bbyy tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww aanndd aallll ootthheerr rreeppoorrttss iitt mmaayy ddeeeemm nneecceessssaarryy.. TThheessee rreeccoorrddss wwiillll bbee ttuurrnneedd iinnttoo tthhee CCiittyy’’ss ooffffiiccee oorr ffaaxxeedd eeaacchh FFrriiddaayy uuppoonn ccoommpplleettiioonn ooff tthhee wwoorrkk ffoorr tthhaatt wweeeekk aanndd wwiitthh tthhee aapppprroopprriiaattee ccoorrrreessppoonnddiinngg ssttaatteemmeenntt iinn tthhee ffoorrmmaatt ddeessiiggnnaatteedd bbyy tthhee CCiittyy..

1155.. TTRREESSPPAASSSS OONN LLAANNDD

TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll ccoonnffiinnee hhiiss ooppeerraattiioonnss aanndd ssttoorraaggee ooff mmaatteerriiaallss aanndd eeqquuiippmmeenntt ttoo tthhee jjoobb ssiittee ppuubblliicc rriigghhtt--ooff--wwaayy oorr eeaasseemmeennttss.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll eexxeerrcciissee eexxttrreemmee ccaauuttiioonn ssoo aass nnoott ttoo ttrreessppaassss uuppoonn pprrooppeerrttyy ooff tthhiirrdd ppaarrttiieess nnoott iinnvvoollvveedd iinn tthhee ccoonnttrraacctt.. IInn tthhee eevveenntt tthhaatt tthhee CCoonnttrraaccttoorr iiss ttoo eenntteerr uuppoonn tthhee pprrooppeerrttyy ooff tthhiirrdd ppaarrttiieess iinn tthhee eexxeeccuuttiioonn ooff tthhee wwoorrkk hhee sshhaallll oobbttaaiinn wwrriitttteenn ppeerrmmiissssiioonn pprriioorr ttoo ddooiinngg ssoo aanndd ssuubbmmiitt eevviiddeennccee ooff ssaaiidd wwrriitttteenn ppeerrmmiissssiioonn ttoo tthhee CCiittyy..

1166.. WWOORRKKIINNGG HHOOUURRSS

TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll wwoorrkk tthhee ssaammee hhoouurrss aass tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww PPuubblliicc SSeerrvviicceess DDeeppaarrttmmeenntt uunnlleessss ootthheerr aarrrraannggeemmeennttss aarree aaggrreeeedd uuppoonn aahheeaadd ooff ttiimmee.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr mmuusstt iinnffoorrmm tthhee PPuubblliicc WWoorrkkss CCeemmeetteerryy FFoorreemmaann,, oorr hhiiss ddeessiiggnneeee,, wwhheenn tthhee CCoonnttrraaccttoorr wwiillll bbee wwoorrkkiinngg oouuttssiiddee ooff tthhee nnoorrmmaall wwoorrkkiinngg hhoouurrss ffoorr MMuunniicciippaall SSeerrvviicceess..

1177.. SSUUBBLLEETTTTIINNGG CCOONNTTRRAACCTT IItt iiss mmuuttuuaallllyy uunnddeerrssttoooodd aanndd aaggrreeeedd tthhaatt tthhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll nnoott aassssiiggnn,, ttrraannssffeerr,, ccoonnvveeyy,, ssuubblleett,, oorr ootthheerrwwiissee ddiissppoossee ooff tthhiiss ccoonnttrraacctt oorr hhiiss rriigghhtt,, ttiittllee,, oorr iinntteerreesstt tthheerreeiinn,, oorr hhiiss 2288 ppoowweerr ttoo eexxeeccuuttee ssuucchh ccoonnttrraacctt,, ttoo aannyy ootthheerr ppeerrssoonn,, ffiirrmm,, oorr ccoorrppoorraattiioonn,, wwiitthhoouutt tthhee pprreevviioouuss wwrriitttteenn ccoonnsseenntt ooff aann aauutthhoorriizzeedd rreepprreesseennttaattiivvee ooff tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww;; bbuutt iinn nnoo ccaassee sshhaallll ccoonnsseenntt rreelliieevvee tthhee CCoonnttrraaccttoorr ffrroomm hhiiss oobblliiggaattiioonnss oorr cchhaannggee tthhee tteerrmmss ooff tthhee ccoonnttrraacctt..

PPaaggee 88 ooff 1199

1188.. DDEEFFAAUULLTT

TThhee ccoonnttrraacctt mmaayy bbee ccaanncceelleedd oorr aannnnuulllleedd bbyy tthhee CCiittyy iinn wwhhoollee oorr iinn ppaarrtt bbyy wwrriitttteenn nnoottiiccee ooff ddeeffaauulltt ttoo tthhee CCoonnttrraaccttoorr uuppoonn nnoonnppeerrffoorrmmaannccee oorr vviioollaattiioonn ooff ccoonnttrraacctt tteerrmmss.. FFaaiilluurree ooff tthhee CCoonnttrraaccttoorr ttoo ddeelliivveerr sseerrvviicceess wwiitthhiinn tthhee ttiimmee ssttiippuullaatteedd,, uunnlleessss eexxtteennddeedd iinn wwrriittiinngg bbyy tthhee CCiittyy ooff SSaaggiinnaaww,, sshhaallll ccoonnssttiittuuttee ccoonnttrraacctt ddeeffaauulltt..

1199.. WWOORRKKMMAANNSSHHIIPP

WWoorrkkmmaannsshhiipp sshhaallll bbee ooff tthhee hhiigghheesstt ccaalliibbeerr iinn eevveerryy rreessppeecctt.. WWoorrkkeerrss mmuusstt ttaakkee ccaarree ttoo iinnssuurree tthhee lleeaasstt aammoouunntt ooff ddiissttuurrbbaannccee ttoo tthhee ssiitteess,, VViillllaaggee ssttaaffff mmeemmbbeerrss,, aanndd tthhee ggeenneerraall ppuubblliicc..

2200.. PPEENNAALLTTYY FFOORR NNOONN--CCOOMMPPLLEETTIIOONN

TTiimmee iiss ooff tthhee eesssseennccee ttoo tthhee ccoonnttrraacctt.. SShhoouulldd tthhee CCoonnttrraaccttoorr ffaaiill ttoo ccoommpplleettee tthhee wwoorrkk wwiitthhiinn tthhee ttiimmeelliinneess ssttiippuullaatteedd iinn tthhee ccoonnttrraacctt oorr wwiitthhiinn ssuucchh eexxtteennddeedd ttiimmee aass mmaayy hhaavvee bbeeeenn aalllloowweedd,, tthhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll bbee lliiaabbllee aanndd sshhaallll ppaayy tthhee CCiittyy ttwwoo hhuunnddrreedd ffiiffttyy ddoollllaarrss (($$225500..0000)) ppeerr ccaalleennddaarr ddaayy nnoott aass aa ppeennaallttyy bbuutt aass lliiqquuiiddaatteedd ddaammaaggeess,, ffoorr eeaacchh ddaayy ooff oovveerrrruunn iinn tthhee ccoonnttrraacctt ttiimmee oorr ssuucchh eexxtteennddeedd ttiimmee aass mmaayy hhaavvee bbeeeenn aalllloowweedd.. TThhee lliiqquuiiddaatteedd ddaammaaggeess ffoorr ffaaiilluurree ttoo ccoommpplleettee tthhee ccoonnttrraacctt oonn ttiimmee aarree aapppprrooxxiimmaattee,, dduuee ttoo tthhee iimmpprraaccttiiccaalliittyy ooff ccaallccuullaattiinngg aanndd pprroovviinngg aaccttuuaall ddeellaayy ccoossttss.. TThhiiss ppeennaallttyy eessttaabblliisshheedd iiss ttoo ccoovveerr tthhee ccoosstt ooff ddeellaayy ttoo aaccccoouunntt ffoorr aaddmmiinniissttrraattiioonn,, eennggiinneeeerriinngg,, iinnssppeeccttiioonn,, aanndd ssuuppeerrvviissiioonn dduurriinngg ppeerriiooddss ooff eexxtteennddeedd aanndd ddeellaayyeedd ppeerrffoorrmmaannccee.. TThhee ccoossttss ooff ddeellaayy rreepprreesseenntteedd bbyy tthhiiss sscchheedduullee aarree uunnddeerrssttoooodd ttoo bbee aa ffaaiirr aanndd rreeaassoonnaabbllee eessttiimmaattee bboorrnnee bbyy tthhee VViillllaaggee dduurriinngg eexxtteennddeedd aanndd ddeellaayyeedd ppeerrffoorrmmaannccee bbyy tthhee CCoonnttrraaccttoorr ooff tthhee wwoorrkk,, rreemmaaiinniinngg iinncciiddeennttaall wwoorrkk,, ccoorrrreeccttiioonn ooff wwoorrkk iimmpprrooppeerrllyy ccoommpplleetteedd,, oorr rreeppaaiirr ooff wwoorrkk ddaammaaggeedd aass aa rreessuulltt ooff tthhee CCoonnttrraaccttoorr.. TThhee lliiqquuiiddaatteedd ddaammaaggee aammoouunntt ssppeecciiffiieedd wwiillll aaccccrruuee aanndd bbee aasssseesssseedd uunnttiill ffiinnaall ccoommpplleettiioonn ooff tthhee ttoottaall pphhyyssiiccaall wwoorrkk ooff tthhee ccoonnttrraacctt eevveenn tthhoouugghh tthhee wwoorrkk mmaayy bbee ssuubbssttaannttiiaallllyy ccoommpplleettee.. TThhee CCiittyy wwiillll ddeedduucctt tthheessee lliiqquuiiddaatteedd ddaammaaggeess ffrroomm aannyy mmoonniieess dduuee oorr ttoo bbeeccoommee dduuee ttoo tthhee CCoonnttrraaccttoorr ffrroomm tthhee CCiittyy.. TThhee ootthheerr pprroovviissiioonnss ooff tthhee CCoonnttrraacctt hhaavvee bbeeeenn eessttaabblliisshheedd ttoo aallllooww ffoorr tthhee eeffffiicciieenntt ccoommpplleettiioonn ooff tthhiiss pprroojjeecctt,, wwiitthhoouutt ccrreeaattiinngg aaddddiittiioonnaall bbuurrddeenn oorr hhaarrddsshhiipp oonn tthhee CCiittyy oorr aaddddiittiioonnaall aaddmmiinniissttrraattiioonn aanndd//oorr ooppeerraattiinngg eexxppeennsseess ffoorr tthhee CCiittyy.. TThhee ffaaiilluurree ttoo aaddhheerree ttoo tthhee ssppeecciiffiiccaattiioonnss ooff tthhee ccoonnttrraacctt,, iinncclluuddiinngg bbuutt nnoott lliimmiitteedd ttoo tthhee ffoolllloowwiinngg eexxaammpplleess,, sshhaallll rreessuulltt iinn tthhee aasssseessssmmeenntt ooff lliiqquuiiddaatteedd ddaammaaggeess ooff oonnee hhuunnddrreedd ddoollllaarrss (($$110000..0000)) ppeerr iinncciiddeenntt ppeerr ddaayy.. SSoommee eexxaammpplleess iinncclluuddee:: •• FFaaiilliinngg ttoo ccoommpplleettee wwoorrkk iinn aa mmaannnneerr oorr sseeqquueennccee aass rreeqquuiirreedd:: •• DDaammaaggiinngg llaannddssccaappiinngg;; •• FFaaiilluurree ooff tthhee ccoonnttrraaccttoorr ttoo bbee aacccceessssiibbllee ttoo tthhee CCiittyy oorr rreessppoonndd ttoo rreeqquueessttss ttoo ccoommpplleettee wwoorrkk;; •• FFaaiilliinngg ttoo cclleeaann--uupp ddeebbrriiss..

2211.. CCOOSSTTSS TThhee uunnddeerrssiiggnneedd hheerreebbyy aaffffiirrmmss aanndd ssttaatteess tthhaatt tthhee pprriicceess qquuootteedd hheerreeiinn ccoonnssttiittuuttee tthhee ttoottaall ccoosstt ttoo tthhee CCiittyy ffoorr aallll wwoorrkk iinnvvoollvveedd iinn tthhee rreessppeeccttiivvee iitteemmss.. TThhiiss ccoosstt aallssoo iinncclluuddeess aallll pprrooppoossaall pprreeppaarraattiioonn ccoossttss,, iinnssuurraannccee,, rrooyyaallttiieess,, ttrraannssppoorrttaattiioonn cchhaarrggeess,, uussee ooff aallll ttoooollss aanndd eeqquuiippmmeenntt,, ssuuppeerriinntteennddeenntt,, oovveerrhheeaadd eexxppeennssee,, iinnssppeeccttiioonn ccoossttss,, aallll pprrooffiittss aanndd aallll ootthheerr wwoorrkk sseerrvviicceess aanndd ccoonnddiittiioonnss nneecceessssaarriillyy iinnvvoollvveedd iinn tthhee wwoorrkk ttoo bbee ddoonnee iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tthhee rreeqquuiirreemmeennttss ooff tthhee ccoonnttrraacctt ddooccuummeennttss ccoonnssiiddeerreedd sseevveerraallllyy aanndd ccoolllleeccttiivveellyy..

PPaaggee 99 ooff 1199

2222.. EEQQUUIIPPMMEENNTT CCOONNDDIITTIIOONN AAllll eeqquuiippmmeenntt wwiillll bbee kkeepptt iinn ggoooodd,, ssaaffee ooppeerraattiinngg ccoonnddiittiioonn.. AAllll eeqquuiippmmeenntt wwiillll bbee kkeepptt iinn ssuucchh aa ccoonnddiittiioonn ssoo tthhaatt tthhee ggaass//ooiill iiss nnoott lleeaakkiinngg..

2233.. FFUUEELL//OOIILLIINNGG

SSppiilllliinngg ggaassoolliinnee aanndd ooiill kkiillllss tthhee ggrraassss.. IIff aannyy ssppiillll sshhoouulldd ooccccuurr tthhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll iimmmmeeddiiaatteellyy ccoommmmeennccee tthhee aapppprroopprriiaattee cclleeaann uupp iinn ccoonnffoorrmmaannccee wwiitthh aannyy aanndd aallll aapppplliiccaabbllee rreegguullaattiioonnss.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll bbee rreessppoonnssiibbllee ffoorr aallll ccoossttss aassssoocciiaatteedd wwiitthh ssuucchh aa cclleeaann--uupp aanndd rreessttoorraattiioonn aanndd//oorr rreeiimmbbuurrsseemmeenntt ffoorr aannyy ddaammaaggeess tthhaatt mmaayy ooccccuurr..

2244.. AADDDDIITTIIOONNSS OORR DDEELLEETTIIOONNSS

TThhee CCiittyy rreesseerrvveess ttoo rriigghhtt ttoo iinnccrreeaassee oorr ddeeccrreeaassee qquuaannttiittiieess aanndd nnuummbbeerr ooff aannyy iitteemm oorr ppoorrttiioonn ooff tthhee wwoorrkk,, oorr ttoo oommiitt ppoorrttiioonnss ooff tthhee wwoorrkk aass mmaayy bbee ddeeeemmeedd nneecceessssaarryy.. TThhee CCoonnttrraaccttoorr wwiillll bbee aasskkeedd ttoo pprroovviiddee aa lliisstt ooff hhoouurrllyy mmaannppoowweerr aanndd eeqquuiippmmeenntt rraatteess uusseedd ttoo ccaallccuullaattee tthhee pprrooppoossaall pprriicceess ffoorr tthhiiss sseeccttiioonn ooff tthhee ccoonnttrraacctt.. TThheessee rraatteess sshhaallll bbee uusseedd wwhheenn tthhee qquuaannttiittiieess ooff wwoorrkk mmuusstt bbee iinnccrreeaasseedd oorr ddeeccrreeaasseedd ffoorr aannyy rreeaassoonn ssuucchh aass aaddddiinngg ssiitteess,, ddeelleettiinngg ssiitteess,, oorr ffaaiilluurree ooff tthhee CCoonnttrraaccttoorr ttoo ccoommpplleettee rreeqquuiirreedd wwoorrkk.. UUssiinngg tthheessee rraatteess,, tthhee CCiittyy aanndd tthhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll mmeeeett aanndd sshhaallll mmuuttuuaallllyy aaggrreeee uuppoonn tthhee ddoollllaarr aammoouunnttss ttoo bbee aaddddeedd ttoo oorr ddeelleetteedd ffrroomm tthhee ccoonnttrraacctt..

2255.. RREEPPOORRTT OOFF WWOORRKK PPEERRFFOORRMMEEDD AANNDD SSCCHHEEDDUULLEEDD TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll,, aatt aa mmiinniimmuumm ooff oonnccee ppeerr mmoonntthh dduurriinngg tthhee ppeerriioodd ooff pprroovviiddiinngg sseerrvviicceess,, ssuubbmmiitt aa wwrriitttteenn rreeppoorrtt ttoo tthhee FFaacciilliittiieess AAddmmiinniissttrraattoorr iinn ddeettaaiilliinngg tthhee wweeeekkllyy pprrooggrreessss tthhaatt hhaass bbeeeenn ppeerrffoorrmmeedd bbyy tthhee CCoonnttrraaccttoorr dduurriinngg tthhee pprreevviioouuss mmoonntthh.. AAtt tthhee ssaammee ttiimmee,, tthhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll aallssoo pprroovviiddee aa sscchheedduullee ooff wwoorrkk tthhaatt iiss aannttiicciippaatteedd ttoo bbee ccoommpplleetteedd iinn tthhee ssuubbsseeqquueenntt mmoonntthh..

PPaaggee 1100 ooff 1199

Page 11 of 19

TThhee uunnddeerrssiiggnneedd bbiiddddeerr aaggrreeeess ttoo aallll tteerrmmss aanndd ccoonnddiittiioonnss ooff tthhee pprreecceeddiinngg ssppeecciiffiiccaattiioonnss ffoorr tthhee ppaarrkkwwaayy ttrreeee rreemmoovvaall ccoonnttrraacctt aanndd wwiillll ffuurrnniisshh aallll ooff tthhee iinnssuurraannccee ddooccuummeennttss aanndd sseeccuurriittyy ddeeppoossiittss aass ssttiippuullaatteedd..

PRICE BID FOR TREE REMOVAL AND STUMP GRINDING STUMP REMOVAL and RESTORATION FOREST LAWN SECTION #3 A B C D E Size Diameter Unit Estimated # Total Price (CxD) Class Price Of Removals 1 80.1” – 110” $__________ ____2______ __________ 2 110.1” – 140” $__________ ____6______ __________ 3 140.1”- 170” $__________ ____1______ __________ Total Price: ______________

FOREST LAWN SECTION #3 TREE REMOVAL A B C D E F G Size D.B.H. $Price/Inch Average Estimated # Total Inches Total Price Class Diameter of Removals (C*F) 1 70.1” – 80” $__________ ________ __________ ___________ __________ 2 80.1” – 90” $__________ _________ __________ ___________ __________ 3 90.1” – 100” $__________ _________ __________ ___________ __________ 4 100.1”– 110” $__________ ___101”___ ___2______ ___202”___ __________ 5 110.1”– 120” $__________ _114.75”__ ___4______ ___459”____ __________ 6 120.1”– 130” $__________ _________ __________ __________ __________ 7 130.1”– 140” $__________ _________ __________ ___________ __________ 8 140.1” – 150” $__________ ________ __________ ___________ __________ 9 150.1” – 160”$__________ ________ __________ ___________ __________ 10 160.1” – 170 $__________ ___168”__ ___1______ ___168”_____ __________ Total Price: $______________

Page 12 of 19 CHECK LIST: BEFORE SUBMITTING YOUR BID YES 1. Before the bid due date, check our web-site bid copy to make sure there are ___ no description, quantity or Addendums changes. (Go to www.saginaw-mi.com, click on “Look Up a Bid”). 2. Assuming they are permitted, if you’re submitting an alternate(s) bid the ___

pricing must be clearly listed and the page labeled “ALTERNATE”. All support information should also be attached and labeled Alternate #1, #2, #3, etc.

3. Is your bid signed (IN BOTH PLACES) by an authorized representative ___ of your company?

4. Have you provided the Terms & Delivery information requested? ___ 5. Is the OUTSIDE of your FEDEX, UPS, or REGULAR ENVELOPE properly ___

labeled with the bid number? 6. Are you submitting your original bid plus ONE (1) COPY as required? ___ 7. If your bid is over $100,000.00 do you have a Bid Bond, Certified Bank ___ Check or Money Order enclosed?

a. Multiple year bids should be combined to get your total. b. If submitting an alternate proposal along with your original bid, only one (1) of the above mentioned items is required.

NOTE: An original Bid Bond, Certified Check, Bank Money Order or Cashier’s Check in the amount of five percent (5%) of the total amount bid must be submitted with any bid in excess of $100,000. Facsimiles or copies of bid bond will not be accepted and bid will be disqualified if submitted. PAYMENT TERMS: _____________, DELIVERY LEAD TIME: _____________________________ FOB: CITY OF SAGINAW 1435 S. WASHINGTON AVE. SAGINAW, MI 48601 The City reserves the right to accept or reject any and all bids, or parts thereof, and to waive any irregularities which do not materially affect the bid document or otherwise conflict with statute or ordinance. Any rejections of bids shall be made only if there is a sound documented reason for same. As part of the consideration for this bid, the undersigned does hereby agree to have withheld from any payment due them, any amounts owed for taxes, fees or other charges due the City of Saginaw. Per Section 14 of The City of Saginaw Uniform Income Tax Ordinance, the tax percentage is 1.5% on income earned from the City. The tax shall apply on the taxable net profits of a corporation doing business with the City, being levied on such part of the taxable net profits as is earned by the corporation as a result of work done, services rendered and other business activities conducted with the City, as determined in accordance with this Ordinance.

Page 13 of 19 ADDITIONAL BIDDER REQUIREMENTS:

INDEMNITY AND INSURANCE REQUIREMENTS INDEMNITY: The Contractor shall indemnify and save harmless the City of Saginaw, its officers and employees of and from all loss or damage caused to any person or property by reason of any carelessness or negligence in the doing or making of the work specified herein, and by reason of failure to pay all persons who shall supply said Contractor with materials, provisions and supplies for the performance and completion of said contract, and to promptly pay all just debts, dues and demands incurred in the completion of this contract, or of whatsoever other kind or nature, which shall be caused by delay or failure in the performance and completion of this contract, and further to indemnify and save harmless of and from all suits and actions the City of Saginaw, its officers and employees, on account of any injuries or damages sustained by any person or persons by reason of any act, or omission or negligence, or by the use of improper or defective material on the part of said Contractor in the performance of any part of this contract, and further to indemnify and protect any and all demands, fees or royalties for any patented invention, materials, articles, methods, arrangements or process of manufacture or any infringements thereon, that may be used on or be in any manner connected with the construction, erection or maintenance of the work, material, or any part thereof, embraced in this contract. INSURANCE: During the life of the contract, the Contractor shall effect and maintain the following types of insurance: Comprehensive General Liability, including contractual liability with

combined single-limit coverage of at least $500,000 naming the City of Saginaw as additional insured.

Automobile Liability Worker's Disability Insurance Such insurance shall be carried by financially responsible companies, licensed in the State of Michigan, and satisfactory to the City. The Contractor shall submit to the City for review and approval certificates of insurance for the above required coverage’s. The certificate of insurance shall provide at least 30-days written notice to the City of any changes in the policy and any cancellation or termination thereof. § 14.36, PREFERENCE FOR LOCAL BIDDERS

(A) (1) If the lowest bidder is not a Saginaw-based bidder, as defined above, any Saginaw-based bidder with a bid within 5% of the lowest bid shall be deemed the lowest bidder if it agrees to reduce its bid to match the bid of the lowest bidder. Such a bidder will remain bound to all other terms of their original bid. (2) A lowered bid by a Saginaw-based business which is premised upon, in whole or in part, changes to or variances to the bid specifications, contract requirements, or scope of work, shall be considered non-responsive and will not be considered.

(B) If such a Saginaw-based business refuses to reduce its bid to match the lowest bid, then the next lowest responsive and responsible Saginaw-based business with a bid within 5% of the lowest bid shall be deemed the lowest bidder, if it agrees to reduce its bid to match the bid of the lowest bidder.

(C) If no responsive and responsible Saginaw-based businesses within 5% of the lowest bid agree to reduce their bids, then the contract shall be awarded to the person or business with the lowest, most responsive and responsible bid.

Page 14 of 19

(D) In the event of a tie between two (2) or more Saginaw-based businesses, where all other factors are equal, the award of the bid shall be by coin toss conducted by the Purchasing Officer or his/her designee.

(E) No contract awarded pursuant to this ordinance shall be sublet in any manner that permits 50% or more of the dollar value of the contract to be performed by a subcontractor or subcontractors who do not meet the definition of “Saginaw-based.”

(F) The section shall not waive or constrain, in any manner, the right and prerogative of the

City to reject any and all bids or proposals from any Saginaw-based business which fails to meet the requirements of any other section of this ordinance, or to reject a bid which is in any way incomplete, irregular, not responsive or not responsible.

(G) Local preferences shall not be applied in cases of procurements funded, even in part,

with federal dollars, unless such procurement is for architectural and engineering services. When contracting for architectural and engineering services, local preference may be a selection criterion provided its application leaves an appropriate number of qualified vendors, given the nature and size of the project, to complete the contract. BIDDER REQUIREMENTS: 1. Each proposal shall be good for 120 days from the bid opening date OR state how long your pricing is good for. 2. Each bidder shall include one (1) additional copy of your proposal marked “COPY”. 3. Each bidders Envelope, FedEx Box/Letter, UPS Box/Letter or any other method of sealed delivery must have the bid number on the outside of the container. Unmarked bids may be inadvertently opened and will be disqualified. Additionally, unmarked bids may be subject to missed deadlines due to improper labeling. 4. All bids over $100,000.00 must include a bid bond, certified bank check or money order. If agreement is for multiple years, each year should be combined for your total. (See “Sealed Bid Instructions” page). 5. ALL OR NONE DEFINED: “All or None” means bidders are required to submit pricing for all years

and all items requested. Any proposal received that does not meet this requirement will be disqualified. If said bid is not listed as "All or None" the City reserves the right to split said bid to our best benefit.

6. Each City of Saginaw Department shall be viewed as a separate account (not a blanket account)

with the respective successful bidder(s). 7. When a brand is identified, or when a specific method or process is requested, you may quote an equal. You must identify the brand, model, part number, etc., method or process and enclose literature verifying equal (when applicable). City personnel retain the right to determine equals. If the item(s) states “No Substitutions”, no substitutes will be accepted.

Page 15 of 19 8. All shipping and handling charges and all cost associated with the delivery, installation and/or completion of the product or service requested must be included in your bid price, including but not limited to any Titles, Fees, and Transfer cost. All vehicles purchased by The City shall be titled to “City of Saginaw”. Please consult with the Purchasing Office for Title and License Plate instructions. Where applicable and unless otherwise noted, your bid pricing must remain constant for the length of the agreement and/or contact period. 9. In the event the successful bidder uses a Third Party Company to provide the goods and/or services requested, the successful bidder must notify the Purchasing Office before said goods are shipped and/or services are provided. At that time the City reserves the right to accept or reject the use of a third party. The successful bidder shall be solely responsible for payment to the third party company. 10. The City of Saginaw at its sole discretion may choose to extend any agreement/contract for goods and/or services for a period of no more than two (2) one year extensions providing the bidder is willing to keep their pricing for said goods and/or services the same as the previous agreement/contract. 11. The items on this bid may be requested on an “as needed basis” based on the needs of the City. 12. Regarding addendums, the full addendum document and any other items noted as such must be returned and included with your sealed bid. 13. All bids must be returned to the Purchasing Office at 1315 S. WASHINGTON, SAGINAW, MI 48601, by the previously stated due date. PLEASE NOTE: The Purchasing office closes at 4:00 p.m. daily. As such, bids hand delivered prior to the above mentioned deadline must be received before the office closes. 14. IRAN ECONOMIC SANCTIONS ACT: The act provides that Iran linked businesses are ineligible from submitting a bid on the City’s requests for proposals. The Act further provides that the City shall require all bidders to certify that they are not Iran linked businesses. Definition: Iran linked businesses are those linked to the Iranian energy sector. An Iran linked business is specifically defined as: (i) A person engaging in investment activities in the energy sector of Iran, including a person that provides oil or liquefied natural gas tankers or products used to construct or maintain pipelines used to transport oil or liquefied natural gas for the energy sector of Iran. (ii) A financial institution that extends credit to another person, if that person will use the credit to engage in investment activities in the energy sector of Iran. The provisions of the Act are only in effect if a country is a state sponsor of terror. A state sponsor of terror is defined as any country determined by the United States secretary of state to have repeatedly provided support for acts of international terrorism. Iran is currently on the US SOS state sponsor of terrorism list (http://www.state.gov/j/ct/list/c14151.htm), along with Cuba, Sudan, and Syria.

Page 16 of 19

By submitting a response to this request for proposal, the bidder agrees to the terms and conditions set forth herein. Any changes made to such terms and conditions by bidder in bidder’s response may result, at the City’s sole discretion, in the bidder’s disqualification. The successful bidder will conform to all specifications and requirements which are attached and incorporated as part of this bid. The City reserves the right to accept or reject any and all bids, or parts thereof, and to waive any irregularities in the bid except those specifically mentioned in the sealed bid instructions. Additionally, (if applicable) we reserve the right to add or delete any items(s) and/or service from this bid to the best benefit of The City of Saginaw. By signature, the bidder acknowledges that the signer has complete authority to execute the bid on behalf of the bidder and that the bid is genuine and not collusive in any manner; and that no other bidders were improperly induced to refrain from bidding or induced to submit a sham bid; and that the bidder agrees to have withheld from any payment due them, any amounts owed for taxes or other charges due the City of Saginaw; and that successful bidders are subject to mandatory City of Saginaw income tax withholdings.

COMPANY: _______________________________________________

DATE: _______________________________________________

SIGNATURE: (INK) _______________________________________________

PRINTED NAME _______________________________________________

TITLE: _______________________________________________

ADDRESS: _______________________________________________

CITY, STATE, ZIP _______________________________________________

TELEPHONE#: _______________________________________________

FAX #: _______________________________________________

EMAIL: _______________________________________________ Michigan’s Iran Economic Sanctions Act: The signature below certifies your company is in compliance with the Michigan Iran Economic Sanctions Act as identified on the above page of this document. Further information on this act can be viewed at (http://www.state.gov/j/ct/list/c14151.htm). ____________________________________ (Signature) ____________________________________ (Printed Name) ____________________________________ (Title)

Page 17 of 19 If this bid proposal is selected as the lowest and best offer, it will be accepted in the following manner: 1) The city council will approve this bid proposal at a regularly scheduled or special meeting. 2) The city's purchasing officer will sign this bid proposal on behalf of the city. The bid proposal shall

then constitute a written contract between the parties.

3) For administrative purposes, the city will also issue a sequentially numbered purchase order.

CITY OF SAGINAW, a Municipal Corporation BY: ____________________________________ DATE: ______________________________ (PURCHASING OFFICER) 1315 S. WASHINGTON SAGINAW, MICHIGAN 48601 TELEPHONE: (989) 759-1430 FACSIMILE: (989) 759-1498 The Purchase Order/Contract cannot be increased over 10% of the total purchase order without the prior approval of City Council. This offer is accepted by the issuance of a purchase order signed by The City Purchasing Officer for all or any portion of this bid and shall constitute a contract between the parties. All invoices must be submitted within sixty (60) days from the time of delivery of goods or services or the completion of projects. Invoices must make reference to a valid purchase order number in order to be paid. All invoices that do not reference a valid purchase order number will be held for validation and/or returned to the original source.

NOTICE TO ALL BIDDERS All interested bidders may obtain sealed bid document forms, proposal instructions, general specifications, and bid results from the City of Saginaw website: www.saginaw-mi.com Click on “Look Up a Bid” located on the left edge of the Home page, then scroll down to the applicable document on the Purchasing page. You can refer to this site for information on future bid opportunities as well as bid results. If you do not have access to the internet, contact the Purchasing Office at (989) 759-1430 for bid document copies.

City of Saginaw, Michigan Purchasing Division

(989) 759-1430

SEALED BID INSTRUCTIONS

SEALED BIDS MUST BE SUBMITTED ACCORDING TO THE FOLLOWING INSTRUCTIONS OR YOUR BID WILL BE DISQUALIFIED

1. Bids must be submitted on printed forms furnished by the City Purchasing Office. Voluntary

alternates may be attached to bid form, if necessary. 2. Bids must be in ink or typewritten. 3. Bids must contain bidder’s complete name, address and telephone number. 4. Bids must be signed in ink and dated. 5. Bids must include delivery or completion time. 6. If an addendum (Form B02) is issued by the City, it must be signed, dated and returned with bid. 7. An original bid bond, certified check or cashier’s check in the amount of five percent (5%) of the total amount bid must be submitted with any bid in excess of $100,000. If agreement is for multiple years, each year should be combined to get your total cost. Facsimiles or copies of bid bond will not be accepted and bid will be disqualified if submitted. 8. All erasures or corrections to pricing information must be initialed in ink. 9. In case of a discrepancy between a unit price and its extension, the unit price will be considered

correct and the bid will be recalculated to determine the amount bid. All addition errors will be corrected and the total bid will be adjusted to reflect the corrections.

10. All bids must be in the City Purchasing Office by the date and time specified on bid forms. The

Purchasing Office is located at Saginaw City Hall in room #105. 11. Each bid must be enclosed in a separate sealed envelope with the “bid number” marked on the

front. 12. Each bidder’s envelope, FEDEX box/letter, UPS box/letter or any other method of sealed delivery

must have the bid number on the outside of the container. Unmarked bids will be disqualified.

NO CONTRACT SHALL BE VALID UNLESS APPROVED BY CITY COUNCIL. Pursuant to the Charter of the City of Saginaw, written contracts involving the expenditure of $2,000 or more shall require the approval of City Council. No City employee has the authority to bind the City to such a contract. RIGHT OF CITY TO ACCEPT OR REJECT BIDS The city reserves the right to accept or reject any and all bids, or parts thereof, and to waive any irregularities which do not materially affect the bid document or otherwise conflict with statute or ordinance. Any rejection of bids shall be made only if there is a sound documented reason for same.

GENERAL INFORMATION

MAIL OR DELIVER ALL SEALED BIDS TO THE FOLLOWING ADDRESS BY THE DATE, TIME AND OFFICE HOUR DEADLINE SPECIFIED ON BID FORM:

CITY OF SAGINAW PURCHASING OFFICE

ROOM #105 1315 S. WASHINGTON AVENUE

SAGINAW, MICHIGAN 48601

NO CONTRACT SHALL BE VALID UNLESS APPROVED BY CITY COUNCIL Pursuant to the Charter of the City of Saginaw, written contracts involving the expenditure of $2,000 or more shall require the approval of City Council. No City employee has the authority to bind the City to such a contract. ALTERATION OF BID BY BIDDER After bids have been opened, the bidder will not be allowed to withdraw, modify, or correct any bid. EVIDENCE OF BIDDER’S QUALIFICATIONS Bidders may be required to give some satisfactory evidence that they have been regularly engaged in the business or are reasonably familiar therewith, and that they are fully prepared with the necessary capital, materials, and machinery to complete the work or to furnish the materials contracted for to the satisfaction of the City. FAMILIARITY OF BIDDER WITH CONTRACT REQUIREMENTS Bidders are warned that they must inform themselves of the character and amount of work, labor, or material to be furnished under the contract. CONTRACT ASSIGNMENTS OR TRANSFERS PROHIBITED The assignment or transfer of a contract, or of interests in the contract are prohibited unless approved by the proper City department and City Council. CITY INCOME TAX COMPLIANCE Bidders are hereby notified that the City of Saginaw has an income tax. All successful bidders will be subject to income tax withholdings and compliance is mandatory. WITHHOLDING FROM PAYMENTS As part of the consideration for any bid/contract, all bidders agree to have withheld from any payments due them, any amounts for taxes, fees or other charges due the City of Saginaw. CONTRACT COMPLIANCE ORDINANCE The City of Saginaw has a Contract Compliance Ordinance which requires bidders to submit documentation furnished by the City indicating compliance with the Ordinance. Contract compliance forms must be sent to the City Purchasing Office; 1315 S. Washington Avenue; Saginaw, Michigan 48601. Forms may be obtained by calling (989) 759-1430. INSTRUCTIONS AS PART OF CONTRACT These instructions are to be construed with and made a part of the contract or purchase order.