REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA - Página …57:32Z-53… · FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y...
146
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES DIVISIÓN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS ESPECIALIZACIÓN CONTADURÍA MENCIÓN: AUDITORIA SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA SUPER MARKET PAGA POCO EXPRESS, C.A. Trabajo Especial de grado presentado para optar al Título de Especialista en Contaduría Mención: Auditoría Autor: Lcdo. Marlon Pimienta Tutor: Lcdo. Miguel Urdaneta Maracaibo, Mayo de 2013
Transcript of REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA - Página …57:32Z-53… · FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y...
1
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES DIVISIÓN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS
ESPECIALIZACIÓN CONTADURÍA MENCIÓN: AUDITORIA
SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA SUPER MARKET PAGA POCO EXPRESS, C.A.
Trabajo Especial de grado presentado para optar al Título de Especialista en
Contaduría Mención: Auditoría
Autor: Lcdo. Marlon Pimienta Tutor: Lcdo. Miguel Urdaneta
Maracaibo, Mayo de 2013
2
SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LOS INVENTARIOS DE
LA EMPRESA SUPER MARKET PAGA POCO EXPRESS, C.A.
Trabajo Especial de grado presentado para optar al Título de Especialista en Contaduría Mención: Auditoría
5
DEDICATORIA
A Dios, por darme la vida, su comprensión y amor.
A mi esposa Celin, por su inmenso amor.
A mi hija Rossana, por su ternura en brindarme una sonrisa siempre.
A mi mamá Glenys, por su apoyo constante.
Para aquellos que no están entre nosotros: Marcia Iselina.
6
AGRADECIMIENTO
A Dios, por permitirme estar hoy acá.
A mi madre Glenys, por su inmenso apoyo.
A mi esposa Celin, por ser siempre mi fortaleza.
A mi hija Rossana, por ser mi motivación.
A mis amigos, compañeros de clase y profesores.
Al personal de la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A. por ser tan
receptivos.
A todos aquellos que de una u otra forma me ayudaron a culminar este proyecto, a
todos gracias.
7
ÍNDICE GENERAL
Pág.
FRONTISPICIO………………………………………………………………………….. 3
VEREDICTO……………………………………………………………………………… 4
DEDICATORIA…………………………………………………………………………… 5
AGRADECIMIENTO……………………………………………………………………. 6
INDICE GENERAL………………………………………………………………………. 7
ÍNDICE DE CUADROS…………………………………………………………………. 10
ÍNDICE DE GRÁFICOS………………………………………………………………… 13
RESUMEN………………………………………………………………………............. 14
ABSTRACT………………………………………………………………………………. 15
INTRODUCCION………………………………………………………………………… 16
CAPITULO I: EL PROBLEMA………………………………………………………….. 18
1.1.- Planteamiento del problema…………………………………………………….. 19
1.2.- Formulación del problema……………………………………………………...... 21
1.3.- Sistematización del problema……………………………………………........... 21
1.4.- Objetivos de la investigación…………………………………………………….. 22
1.4.1.- Objetivo general…………………………………………………………… 22
1.4.2.- Objetivos específicos…………………………………………………...... 22
1.5.- Justificación de la investigación…………………………………………………. 23
1.6.- Alcance…………………………………………………………………………..... 24
1.7.- Delimitación………………………………………………………………………… 24
1.7.1.- Delimitación espacial…………………………………………………...... 25
1.7.2.- Delimitación temporal……………………………………………………. 25
1.7.3.- Delimitación teórica……………………………………………………..... 25
CAPÍTULO II: MARCO TEORICO…………………………………………………….. 26
2.1.- Antecedentes de la investigación……………………………………………….. 27
2.2.- Bases teóricas……………………………………………………………............. 30
2.2.1.- Sistemas.……………………………………………………………......... 30
2.2.2.- Clasificación de los sistemas……………………………………………. 31
2.3.- Inventarios.………………………………………………………………………… 35
2.3.1.- Importancia de los inventarios…………………………………………… 35
2.3.2.- Objetivos del inventario………………………………………………...... 36
8
2.3.3.- Tipos de inventario………………………………………………............. 37
2.3.4.- Métodos de inventarios………………………………………………….. 37
2.3.5.- Rotación de inventario…………………………………………………… 38
2.3.5.1.- Medición del cargo de rotación de inventario……………………….. 39
2.3.5.2.- Importancia de la rotación de inventario…………………………….. 39
2.3.6.- Control de inventario……………………………………………………... 40
2.3.6.1.- Tipos de control de inventario………………………………………… 41
2.3.6.2.- Características del control de inventario.………………………........ 42
2.3.6.3.- Ventajas del control de inventario……………………………………. 43
2.3.6.4.- Control interno del inventario…………………………………………. 43
2.3.6.5.- Características del control interno del inventario…………………… 43
2.3.6.6.-Clasificacion de Inventarios…………………………………………….
2.3.6.7.-Niveles de Inventarios Máximos y Mínimos…………………………..
2.4.- Riesgos.……………………………………………………………………............ 44
2.4.1.- Tipos de riesgos………………………………………………………….. 45
2.4.2.- Riesgos de los inventarios.……………………………………………… 45
2.5.- Normas…………………………………………………………………………….. 46
2.6.- Políticas…………………………………………………………………………….. 46
2.6.1.- Características de las políticas. ……………………………………....... 46
2.6.2.- Excepciones a las políticas……………………………………………… 48
2.6.3.- Revisión de las políticas………………………………………............... 48
2.6.4.- Responsabilidad de la revisión de las políticas……………………….. 48
2.6.5.- Políticas de la administración de los inventarios……………………… 48
2.6.6.- Clasificación de las políticas…………………………………………….. 49
2.6.7.- Desarrollo de políticas de inventario…............................................... 50
2.6.8.- Importancia de las políticas…………………………………………....... 52
2.6.9.- Políticas de procura………………………………………………………. 52
2.6.10.- Políticas administrativas de recepción……………………………….. 53
2.6.11.- Políticas administrativas de despacho……………………………….. 53
2.7.- Procesos…………………………………………………………………………… 53
2.8.- Importancia de los procesos…………………………………………………...... 53
2.9.- Norma Internacional de Contabilidad (NIC´s 2). Inventarios…………………. 54
2.9.1.- Antecedentes……………………………………………………….......... 54
9
2.9.2.- Objetivo y alcance………………………………………………………… 54
2.9.3.- Alcance…………………………………………………………………….. 54
2.10.- Glosario de términos básicos…………………………………………………... 55
CAPÍTULO III: MARCO METODOLOGICO………………………………………….. 57
3.1.- Tipo de Investigación…………………………………………………………….. 58
3.2.- Diseño de la Investigación………………………………………………………. 59
3.3.- Población…………………………………………………………………………… 59
3.4.- Técnicas e instrumentos para la recolección de la información…………….. 60
3.5.- Validez y confiabilidad de los instrumentos………………………………........ 61
3.5.1.- Técnicas de procesamientos y análisis de la información………….. 62
CAPITULO IV: RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN………………………….. 63
4.1.- Diagnóstico de la situación actual a través de la evaluación de las normas
de procura, recepción y despacho del sistema de inventario de mercancía
de la empresa objeto de estudio……………………………………………....... 64
4.2.- Evaluar las políticas de procura, recepción, almacenamiento y despacho
del sistema de control administrativo-contable de inventario de mercancía.. 71
4.3.- Determinar los niveles mínimos y máximos de inventarios de mercancía
en la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A………………………. 85
4.4.- Establecimiento de la efectividad del sistema de control de inventarios
de la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A………………………. 97
4.5.- Proponer los lineamientos del Sistema de control Administrativo-Contable
de inventarios de la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A……… 108
CONCLUSIONES……………………………………………………………………...... 114
RECOMENDACIONES…………………………………………………………………. 116
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………………....... 117
ANEXOS…………………………………………………………………………………. 118
10
ÍNDICE DE CUADROS
Pág.
Cuadro Nº
1 Operacionalización de la Variable…………………………………………. 56
2 Descripción de la Población………………………………………………… 60
3 Existencia de las Normas de Procura……………………………………… 64
4 Conocimiento de las Normas de Procura………………………………..... 65
5 Cumplimiento de las Normas de Procura………………………………..... 65
6 Adecuación de las Normas de Procura……………………………………. 66
7 Existencia de Normas Administrativa de Recepción…………………….. 66
8 Conocimiento de las Normas Administrativa de Recepción…………….. 67
9 Cumplimiento de las Normas de Procura……………………………........ 67
10 Adecuación de las Normas Administrativa de Recepción………………. 68
11 Existencia de Normas de Almacenamiento……………………………….. 68
12 Conocimiento de las Normas de Almacenamiento………………………. 68
13 Cumplimiento de las Normas de Almacenamiento………………………. 69
14 Adecuación de las Normas de Almacenamiento……………………….... 69
15 Existencia de Normas Administrativas de Despacho…………................ 69
16 Conocimiento de las Normas Administrativas de Despacho……………. 70
17 Cumplimiento de las Normas Administrativas de Despacho……………. 70
18 Adecuación de las Normas Administrativas de Despacho………………. 71
19 Existencia de Políticas de Procura…………………………………………. 71
20 Conocimiento de las Políticas de Procura………………………………… 72
21 Cumplimiento de las Políticas de Procura………………………………… 72
22 Adecuación de las Políticas de Procura…………………………………… 72
23 Existencia de Políticas Administrativas de Recepción…………….......... 73
24 Conocimiento de las Políticas Administrativas de Recepción…………… 73
25 Cumplimiento de las Políticas Administrativas de Recepción…………… 74
26 Adecuación de las Políticas Administrativas de Recepción…………….. 74
27 Existencia de Políticas de Almacenamiento………………………………. 75
28 Conocimiento de las Políticas de Almacenamiento…………………….... 75
29 Cumplimiento de las Políticas de Almacenamiento…………………….... 75
30 Adecuación de las Políticas de Almacenamiento………………………… 76
11
31 Existencia de Políticas Administrativas de Despacho…………............... 76
32 Conocimiento de las Políticas Administrativas de Despacho…………… 77
33 Cumplimiento de las Políticas Administrativas de Despacho…………… 77
34 Adecuación de las Políticas Administrativas de Despacho…………...... 78
35 Existencia de Procedimientos de Procura………………………………… 78
36 Conocimiento de Procedimientos de Procura…………………………….. 79
37 Cumplimiento de los Procedimientos de Procura………………………… 79
38 Adecuación de los Procedimientos de Procura…………………………… 80
39 Existencia de Procedimientos Administrativos de Recepción…………... 80
40 Conocimiento de los Procedimientos Administrativos de Recepción….. 81
41 Cumplimiento de los Procedimientos Administrativos de Recepción….. 81
42 Adecuación de los Procedimientos Administrativos de Recepción…….. 81
43 Existencia de Procedimientos de Almacenamiento………………………. 82
44 Conocimiento de los Procedimientos de Almacenamiento……………… 82
45 Cumplimiento de los Procedimientos de Almacenamiento……………… 83
46 Adecuación de los Procedimientos de Almacenamiento……………....... 83
47 Existencia de Procedimientos Administrativos de Despacho…………… 83
48 Conocimiento de los Procedimientos Administrativos de Despacho....... 84
49 Cumplimiento de los Procedimientos Administrativos de Despacho....... 84
50 Adecuación de los Procedimientos Administrativos de Despacho…….. 85
51 Clasificación ABC de Inventarios por departamento…………………….. 87
51-A Movimiento de Inventarios en el Departamento de Charcutería……….. 88
52 Clasificación ABC de Inventarios…………………………………………… 90
53 Clasificación ABC, departamento de Charcutería………………………… 91
54 Inventario de charcutería……………………………………………………. 94
55 Rotación de Materiales…………………………………………………........ 96
56 Herramientas para el registro contable………………………………........ 97
57 Libros auxiliares para el control de inventario…………………………….. 98
58 Documentos utilizados para el registro contable…………………………. 99
59 Formatos Utilizados para el Registro y Control de Inventario…………… 100
60 Documentos para la Sistematización de Operaciones…………………… 101
61 Herramientas Utilizadas para la Distribución de Información…………… 102
62 Responsable de la Supervisión de la Toma Física de Inventario………. 103
12
63 Responsable de la Supervisión de la Realización de los Registros
Contables……………………………………………………………………… 104
64 Informes Utilizados para el Control del Inventario………………………... 105
65 Características Pertenecientes al Sistema de Inventario Utilizado…….. 106
66 Cuentas Utilizadas para el Registro Contable de las Operaciones……. 107
67 Plan de acción para detectar las necesidades de la empresa………….. 109
68 Plan de acción para el acondicionamiento del depósito de la empresa.. 110
69 Plan de acción para el manejo de la mercancía de la empresa….......... 111
70 Plan de acción para llevar el control óptimo del inventario……………… 112
71 Plan de acción para llevar el control óptimo del inventario……………… 113
13
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág.
Gráfico Nº
1 Herramientas para el registro contable……………………………............ 98
2 Libros auxiliares para el control de inventario…………………………….. 98
3 Documentos utilizados para el registro contable…………………………. 99
4 Formatos Utilizados para el Registro y Control de Inventario…………… 100
5 Documentos para la Sistematización de Operaciones…………………… 101
6 Herramientas Utilizadas para la Distribución de Información…………… 102
7 Responsable de la Supervisión de la Toma Física de Inventario………. 103
8 Responsable de la Supervisión de la Realización de los Registros
Contables……………………………………………………………………… 104
9 Informes Utilizados para el Control del Inventario………………………… 105
10 Características Pertenecientes al Sistema de Inventario Utilizado…….. 106
11 Cuentas Utilizadas para el Registro Contable de las Operaciones……. 107
14
Pimienta, Marlon. SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA SUPER MARKET PAGA POCO EXPRESS, C.A. Trabajo de Grado para optar al grado de Especialista en Auditoria. La Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. División de Estudios para Graduados. Programa de Especialización en Contabilidad. Mención: Auditoría. Maracaibo, estado Zulia, Venezuela; 2013, 148 pp.
RESUMEN El éxito de toda empresa dedicada a la compra y venta de bienes y servicios, depende en gran parte al manejo y control de sus inventarios. El fin de esta investigación fue la de establecer y proponer mecanismos que le brinden un óptimo funcionamiento al sistema de control administrativo-contable de los inventarios. Para esto se efectúo un proceso de investigación previo que permitió la recolección de información en varios departamentos, como proceso de producción actual, consulta a través de encuesta del personal involucrado directamente con el tema de la investigación. Para ello, se desarrolló un trabajo de campo descriptivo que permitió identificar las debilidades en el manejo y control del sistema administrativo y contable en la empresa Super Market Paga Poco Express C.A. El objetivo principal de esta investigación fue evaluar el sistema de control administrativo contable de los inventarios en la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A. Para ello el mecanismo de obtención de datos fue a través de entrevistas con el personal relacionado con el área objeto de estudio. La aplicación de cuestionarios para diagnosticar y otro para establecer los lineamientos a seguir. El primero consta de 55 preguntas cerradas y el segundo con un número de 11 preguntas abiertas. Así como también los informes arrojados por el sistema durante el período de investigación. Se concluye que el proceso de identificación de los elementos del control interno del sistema de inventario en la empresa, determinó que posee un sistema de información contable para el registro contable y sistematización de sus operaciones, así como requiere del manejo de libros auxiliares para tener un mejor control sobre el inventario cuyos registros son realizados por medio de la utilización de facturas y comprobantes de pago. Palabras Claves: Mercancía, materiales, inventario y control. Correo electrónico: [email protected]
15
Pimienta, Marlon. SYSTEM OF ADMINISTRATIVE-COUNTABLE CONTROL OF THE INVENTORIES OF THE SUPER COMPANY MARKET LITTLE EXPRESS, C.A. Work of Grade to opt to Specialist's grade in Audit. The University of Zulia. Ability of Economic and Social Sciences. Division of Studies for Graduate. Specialization Program in Accounting. Mention: Audit. Maracaibo, Estado Zulia, Venezuela; 2013, 148 pp.
ABSTRACT The success of all company dedicated to the purchase and sale of goods and services, largely depends to the handling and control of its inventories. The end of this investigation was the one of to settle down and to propose mechanisms that offer a good operation to the system of administrative-countable control of the inventories. For this was made a prior investigation process which allowed the collection of information in various departments, as current production process. To achieve this a descriptive fieldwork it was developed that allowed to identify the weaknesses in the handling and control of the administrative system and accountant in the Super company Market Little Express he/she Pays C.To. The main objective of this investigation was to evaluate the system of control administrative accountant of the inventories in the Super company Market Little Express, C he/she Pays.To. For it the mechanism of obtaining of data was through interviews with the personnel related with the area study object. The application of questionnaires to diagnose and another to establish the limits to continue. The first consist of 55 closed questions and the second with a number of 11 open questions. As well as the reports hurtled by the system during the period of investigation. You concludes that the process of identification of the elements of the internal control of the inventory system in the company, determined that it possesses a system of countable information for the countable registration and systematizing of its operations, as well as it requires of the handling of auxiliary books to have a better control on the inventory whose registrations are carried out by means of the use of invoices and payment vouchers. Key words: Merchandise, materials, inventory and control. E-mail: [email protected]
16
INTRODUCCION
Todo proceso productivo, en una organización tiene como finalidad el mayor
aprovechamiento de su materia prima para que de esta manera tenga una mayor
producción y así mayores ingresos, pero para que esto sea efectivo, es necesario
contar con una planificación adecuada, ya que de esta dependen las utilidades de la
compañía. Las empresas en busca del perfeccionamiento, están pendientes de las
mejoras que puedan implementarse para el aseguramiento de la obtención de
productos, bien o servicio donde se deben utilizar coordinadamente los hombres,
equipos, materiales, energía e información en conjunto.
A consecuencia de la creciente competencia en el mercado mundial las empresas se
ven obligadas a incrementar la calidad y a realizar un amplio estudio en la preparación,
ejecución y venta de la producción, con el objetivo de optimizar y aprovechar al máximo
cada proceso, elaborando productos que sean capaces de competir al más alto nivel en
un mercado cada vez más globalizado.
Por tal motivo, la empresa, Super Market Paga Poco Express, C.A por ser una
empresa de compra de bienes de artículos perecederos y no perecederos para la venta
que depende de un cien por ciento de los clientes, busca perfeccionar sus ventas y
permanecer en el mercado con la más alta calidad de sus productos, requiere de un
análisis exhaustivo del sistema administrativo-contable de inventario de mercancía, con
el propósito de determinar las desviaciones y así lograr el óptimo desempeño de las
funciones de la empresa.
Debido a esto, la investigación que se presenta tomo en cuenta los principales factores
que afectan el sistema administrativo-contable de inventario, a través del diagnóstico de la
situación actual, como también la evaluación de las normas, políticas y procedimientos
entre otros, utilizados en dicha empresa, lo que finalmente llevará a hacer las
recomendaciones estableciendo las oportunidades de mejora para aumentar la eficacia y
ser más competitivo, además de evaluar el impacto de dichas mejoras en la organización.
Por tanto, la actual investigación está constituida por cinco capítulos, los cuales
se estructuraron de la siguiente manera:
17
Capítulo I: Formado por el planteamiento del problema, objetivo general y
específicos, justificación, alcance de la investigación y delimitación
Capítulo II: Constituido por antecedentes de la investigación, bases teóricas y un
glosario de términos.
Capítulo III: Reseña el marco metodológico el cual contiene toda la estructura de
cómo se desarrollará la investigación, pasando por las técnicas de recolección de datos,
muestra, población, las técnicas de análisis de la investigación hasta el desarrollo de las
fases.
Capítulo IV: Resultado de la investigación donde se muestra el resultado de la
presente investigación luego de ser aplicado el instrumento de investigación de forma
detallada y organizada. Se incluyen conclusiones y recomendaciones
18
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
19
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1.- Planteamiento del problema.
La globalización, ha marcado sin lugar a dudas, el entorno económico en los
últimos años. En primer lugar, los países subdesarrollados han atendido a un acelerado
proceso frecuentemente a un costo considerable de integración más estrecha con la
economía mundial. En términos generales, las expectativas de obtener mayores niveles
de crecimiento, mayores oportunidades de creación de empleos y como resultado de
esto, una reducción de los niveles de pobreza; se asocian a las ventajas derivadas de
dicha globalización. (O’Brien, 2001)
Actualmente las grandes empresas a nivel mundial al igual que en Venezuela
suelen estar sujetas a cambios que tienen como objetivo mantenerlas dentro del
mercado competitivo. En cualquier compañía se realizan estudios profundos incluyendo
el control de inventario para mejorar su sistema productivo con el fin de aumentar su
productividad. Estas exigencias, obligan a las organizaciones a implementar procesos
innovadores de calidad aplicada al manejo de recursos. Por ello, entre otras razones, es
cada vez más necesario identificar los factores internos y externos que influyen en sus
operaciones y en el funcionamiento planificado para el logro de resultados productivo
considerando el compromiso adquirido con proveedores y clientes. (Cárdenas 2006).
Como es sabido, la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes
y servicios; de aquí se deriva la importancia del manejo de inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permite a la empresa mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa y se ha convertido en la actualidad en uno de los pilares básicos
de los auditores externos para formular un dictamen ponderado sobre la fiabilidad de los
estados financieros, que permiten comprobar, que los mecanismos del control interno
están concebidos de manera que garantizan una adecuada protección de los activos y
determinan la naturaleza y el tipo de pruebas idóneas para la evaluación.
Por otra parte, el inventario tiene como propósito fundamental proveer a la
empresa de insumos necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir,
20
tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de
producción y de esta forma afrontar la demanda. Además representan un gran impacto
en la situación financiera de la empresa, debido a que, como parte de los activos,
influyen directamente en la estructura financiera que reflejan el estado de las
organizaciones por lo que se hace necesario tener el control sobre los mismos
La empresa Super Market Paga Poco Express, C.A, se dedica a la compra y venta
al mayor y detal de artículos en diversos rubros, tales como: Panadería, pastelería,
cafetería, charcutería, lácteos y víveres en general entre otros. Actualmente y según
información obtenida por la gerencia, la empresa cuenta con una oficina administrativa y
un almacén donde los productos llegan para ser codificados y almacenados en la
estantería respectiva. En dicho almacén se encuentran más de cinco mil (5000)
artículos diferentes para la venta, el cual requiere contar con inventario suficiente para
cubrir los requerimientos diarios por el consumidor.
Con el transcurso del tiempo, Super Market Paga Poco Express, C.A, presenta
fallas en el registro y control de la mercancía, así como la inexistencia de
procedimientos de custodia, almacenamiento y responsable de la distribución de los
inventarios, por ende el control es muy ambiguo, debido a que no han utilizado los
mecanismos para el buen funcionamiento, por ello, el estudio del control interno
utilizado en las áreas de trabajo de la organización se basa en las normas de auditoria
que han desarrollados diferentes enfoques orientados a ejecutar mecanismos ágiles de
evaluación de control interno, cuyos resultados debidamente ponderados sirven como
herramientas que determina el alcance, la naturaleza y la extensión de los
procedimientos a aplicar.
De esta forma, determinar y establecer mecanismos de seguimiento y control
interno de inventarios de cualquier tipo, debido a que son de vital importancia en las
empresas, dado que representan un gran impacto en el ámbito financiero, y su
importancia está enmarcada en la partida del balance general, y su representación en
el capital de trabajo, puesto que gran parte del mismo se encuentra invertido en este
rubro, y le otorga funcionamiento a todo sistema administrativo.
Con respecto a la relevancia que posee el control interno de inventario, es
necesario considerar que en el caso de la empresa Super Market Paga Poco Express,
21
C.A, posee un control de inventario basado en sistemas y órdenes de procura y compra
de mercancías que le permite evaluar y determinar la existencia de inventario con el
cual cuenta la empresa. (Encarta 2005) indica que: Los inventarios estar asociados a la
organización y pueden alcanzar valores representativos dentro de la misma.
Actualmente los procedimientos de gestión de inventario de mercancía, presenta
dificultades y diferencias, con respecto a las entradas, salidas, almacenamientos,
acerca de la información suministrada por el Sistema. En este orden (Díaz 2004)
Manifiesta que: Los inventarios son la cantidad de bienes en existencia que posee una
empresa en un momento determinado
Debido a la situación antes planteada se presenta en líneas específicas
algunas consecuencias que se generan de ella, como el manejo inadecuado de la
documentación, el cual origina una distorsión en la información, distribución
inadecuada de la mercancía, y a su vez impide que se realice un conteo físico veraz
y rápido, carencia de planificación en los pedidos de la procura, inexistencia de un
procedimiento que permita el almacenamiento de mercancía retirada por sustitución
de la misma.
En este sentido, al desarrollar este trabajo de investigación, se hace necesario
evaluar el sistema de control administrativo-contable de inventarios y para ello se
pretende proponer los manuales de normas, políticas y procedimientos adoptados por la
misma para el funcionamiento, procesos de manejo y registros de inventario, la
veracidad de la información contable, comprobar el acatamiento de las decisiones para
garantizar que la actividad operacional se desarrolle eficientemente.
1.2.- Formulación del problema.
La situación planteada conlleva a formular el problema de la presente
investigación orientada a evaluar el sistema de control administrativo-contable de
inventario de mercancía de la empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A
22
1.3.- Sistematización del problema.
En este trabajo de investigación se plantean las siguientes interrogantes:
¿Funciona el sistema de Control Administrativo-Contable de inventarios de la mercancía
de la empresa?
¿Existen fallas en el control de inventario que poseen actualmente?
¿Es necesario actualizarlo?
¿Qué beneficio traería consigo la implementación de un sistema de control
administrativo-contable de inventarios?
¿Cuáles son las normas de procura, recepción, almacenamiento y despachos de
mercancías utilizadas en la empresa?
¿Cuáles son las políticas de procura, recepción, almacenamiento y despacho de
mercancías utilizadas en la empresa?
¿Qué procedimientos de procura, recepción, almacenamiento y despacho de
mercancías utilizadas en la empresa?
¿En caso de actualizarlo, estarían de acuerdo de realizar un adiestramiento al
personal?
¿Cuáles son los niveles mínimos y máximos de inventario de mercancía utilizados en la
empresa?
¿Cuál es la efectividad de los sistemas de control de inventarios de mercancías en la
empresa Super Market Paga Poco Express, C.A?
1.4.- Objetivos de la investigación.
1.4.1. Objetivo general.
Evaluar el sistema de control administrativo-contable de inventarios de mercancía en
la Empresa Super Market Paga Poco Express, C.A ubicada en Maracaibo estado Zulia.
23
1.4.2. Objetivos específicos.
- Diagnosticar la situación actual a través de la evaluación de las normas de procura,
recepción y despacho del sistema de inventario de mercancía de la empresa objeto de
estudio.
- Evaluar las políticas de procura, recepción, almacenamiento y despacho del sistema
de control administrativo-contable de inventario de mercancía.
- Examinar los procedimientos de procura, recepción, almacenamiento y despacho del
sistema de control de inventario de mercancía.
- Determinar los niveles mínimos y máximos de inventarios de mercancía la empresa
Súper Market Paga Poco Express, C.A.
- Proponer los lineamientos del Sistema de control Administrativo-Contable de
inventarios de la empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A.
1.5.- Justificación de la investigación.
La incorporación de un sistema de control administrativo-contable de inventario de
mercancía en la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A alcanzaría una
búsqueda rápida de fallas o pronósticos que puedan presentar los insumos en almacén.
También el sistema agilizará las compras y ventas de manera rápida sin tener que
hacer gastos adicionales por la empresa.
Los beneficios que aportaría este sistema serían:
- Económicamente porque controlaría las entradas y entregas por ventas de mercancía
mucho más rápido garantizando una mayor satisfacción a sus clientes.
- Agilizaría la ubicación de los insumos o mercancía que se encuentran en existencia en
el almacén de Super Market Paga Poco Express, C.A.
- Adiestramiento del personal del departamento de compras de la empresa para la
utilización del sistema.
Por otro lado, la solución y ejecución de este proyecto estará orientada a
satisfacer las necesidades del cliente, proporcionando mayor valor agregado a los
materiales, repercutiendo en la disminución de los costos por almacenaje excesivo o
24
insuficiente, aumento de la productividad, reducción de pérdidas de tiempo en la
entrega de materiales y generar mayor utilidad a la empresa.
El referido sistema será de gran relevancia puesto que a través de su estudio se
concentra su atención en un serie de normas, políticas y procedimientos, así como las
herramientas de control interno, proviniendo problemas críticos y garantizando el eficaz
desarrollo y cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales y sociales, con el
fin de aprovechar las oportunidades, en beneficios de minimizar costos operativos y
maximizar los recursos, ahorrando dinero y tiempo en sus gestiones.
Así mismo, los resultados del estudio servirán de apoyo y orientación a la empresa
Súper Market Paga Poco Express, C.A., para la evaluación de sus procesos operativos
promoviendo un cambio de actitud en todos los entes involucrados cuando se evalúe el
sistema de control de inventarios, en función de lograr una sana administración del
mismo.
1.6.- Alcance.
Fundamentalmente la presente investigación consiste en proponer un sistema de
control administrativo-contable de inventario de mercancía basado lineamientos que nos
permitan de manera rápida y efectiva controlar los procesos de compra y entrega de
mercancías en la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A
Una de las características básicas del sistema de control administrativo-contable
de inventario debe ser el manejo de todos los requerimientos indispensables para
controlar y agilizar la compra y distribución de las mercancías, según las exigencias del
mercado y la necesidad de nuestros clientes.
En este sentido el desarrollo del sistema de control administrativo-contable de
inventario de materiales presentará las siguientes especificaciones:
- Llevar un control de inventario de cada uno de las mercancías del almacén
- Mantener un histórico de compras y ventas realizadas de todas las mercancías.
- Emitir estadísticas de las fallas más frecuentes que presenten cada uno de los
materiales.
25
El sistema de control administrativo-contable de inventario para los materiales de
almacén, logrará: reducir los costos de operación, así como también buscará la
ejecución del justo a tiempo del material, se planificará mejor las compras, se llevará un
control estadísticos de las compras y ventas por cada artículo y lo más importante
aumentará la productividad a la empresa.
1.7.- Delimitación.
Tal como lo plantea Bavaresco (2006) con respecto a la delimitación que: “Deben
establecerse indicaciones sobre dónde y en qué época se va concentrar o concretar la
investigación, por ello se hace necesario definir el espacio y el tiempo” (p. 49). En
cuanto al espacio, tiene que ver con el ámbito espacial en el que se estudiará el objeto.
Pueden ser personas, organizaciones, empresas, región, país, sectores, áreas
geográficas, objetos.
Ahora bien, el otro aspecto a considerar en la delimitación del objeto de estudio y
que se debe reflejar en el título, es el tiempo. Al respecto Bavaresco (2006) explica que
“Es imposible realizar un estudio sin considerar la delimitación temporal. Se hace
preciso fijar inicio del mismo así como su alcance de tiempo”.
Por tanto, las delimitaciones consideradas para esta investigación son: la espacial, la
temporal y la teórica:
1.7.1.- Delimitación espacial.
La presente investigación será realizada en Maracaibo, Estado Zulia, Venezuela.
En la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A. ubicada en el Centro Comercial
Viento Norte, local 1, 2 y 3. Urbanización Canaima, Sector Fuerzas Armadas.
1.7.2.- Delimitación temporal.
Esta investigación se llevará a cabo en el periodo comprendido de Enero de 2012
hasta Julio de 2012, en el departamento de compra y recepción de mercancía de la
empresa Super Market Paga Poco Express, C.A.
1.7.3.- Delimitación teórica.
La fuente de información teórica que se utilizará para la presente investigación son
los reportes e informes de fin de mes sobre el control administrativo-contable Interno de
26
inventarios de la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A., y por otro lado, será
sustentado por Munich y García (2001), Terry y Franklin (2000), Álvarez (2001) y
López y Woltz (2001) entre otros. En el marco del desarrollo de la investigación el
control interno se refiere a las necesidades y expectativas de los administradores y
auditores. Diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de
los objetivos en las siguientes categorías:
- Efectividad y eficiencia de las operaciones.
- Confiabilidad de la información financiera.
- Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.
27
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
28
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1.- Antecedentes de la investigación.
Con el propósito de fundamentar este trabajo, se consideró pertinente la búsqueda
de antecedentes de investigaciones similares elaboradas por otros analistas que
anteceden a la presente, cuyos aportes sean de base para su comprensión, ya que de
estos se obtienen informaciones referentes a este estudio.
Contreras, J (2009) en su trabajo de investigación titulado Evaluación del Proceso
de Auditoría Interna de los rubros Inventarios de Mercancía y Cuentas por pagar de la
Empresa Comercial Reyes, CA, se basó en la valoración del proceso de Auditoría
Interna a los rubros de inventarios y cuentas por pagar de la empresa Comercial Reyes,
C.A., sustentado en los postulados teóricos de Whittington y Pany (2005); Muñoz
(2003) entre otros. La investigación se ubicó dentro del tipo de estudio evaluativo,
descriptivo y de campo, cuya población estuvo representada en siete (7) personas
pertenecientes al departamento de Auditoría Interna de la empresa objeto de estudio,
utilizando como técnicas la observación, cuestionario compuesto por cincuenta y seis
(56) ítems de tipo cerrado y selección, validado en su contenido a través de la
evaluación de los expertos del Comité Académico de la Facultad de Ciencias
Administrativas.
Para realizar el análisis se estimaron las frecuencias absolutas para cada uno de
los ítems del cuestionario. Se concluyó que los procesos de Auditoría Interna para el
rubro de inventarios de mercancía y cuentas por pagar de la mencionada empresa se
encontraron ciertas diferencias, existiendo tendencias confrontadas en los resultados
obtenidos mediante el cuestionario lo que indica que el proceso no se está realizando a
cabalidad. Se sugirió realizar el análisis y verificar los procesos existentes, ya que las
diferencias observadas en las operaciones inherentes en los rubros de inventario de
mercancía y cuenta por pagar obedece a ciertas debilidades que se han determinado
dentro del Control Interno aplicado a estos importantes rubros.
29
El aporte a la presente investigación se basará en la metodología utilizada en la
aplicación de los instrumentos estadísticos así como fórmulas matemáticas y
financieras.
González, M (2009), Evaluación de los procesos administrativos de los inventarios
de la empresa Víveres De Cándido, CA. Esta investigación tuvo como objetivo general
evaluar los procesos administrativos de inventarios de la empresa en la sucursal La
Lago. Las bases teóricas de esta investigación se fundamentan en los planteamientos
de Meiggs (2000), Plossi (1997), Kieso (1999), Perdomo (2000) Cantu (2004), entre
otros. La investigación es de tipo descriptiva evaluativa y de campo, constituyéndose
como población quince (15) personas que laboran en el área de almacén, incluyendo al
sub.-Gerente de inventarios, jefe de almacén analista de inventarios asesores de venta
y ayudantes de almacén. El instrumento de recolección de datos fue una encuesta
conformada por 48 ítems, cuatro alternativas de respuestas con final abierto, siempre,
casi siempre algunas veces, nunca, este instrumento fue revisado por el comité
académico, quien realizó las correcciones.
Los resultados indicaron la situación en que se encuentran los procesos
administrativos de inventario el cual refleja problemas y debilidades, por lo que se vio la
necesidad de evaluar los procesos administrativos de inventario para ajustarlos a los
requerimientos de la empresa como son las políticas, normas y procedimientos en las
áreas de almacenamiento, recepción y despacho de materiales, las cuales servirán
para que la empresa alcance la máxima eficiencia y eficacia de todas las actividades,
por lo cual se recomiendan los procesos administrativos de inventarios.
El aporte de este trabajo de investigación permitirá obtener conocimientos en
cuanto a la evaluación de los procesos administrativos de inventario que sean acordes
a las necesidades de la empresa tales como las políticas, normas y procedimientos en
todas las áreas involucradas.
Asimismo, Iragorri, M (2008), en su investigación titulada Sistema de Inventario
para la ferretería Bernardo Morillo. Indica que fue una investigación que tuvo como
propósito el diseño de un sistema de inventario para la ferretería Bernardo Morillo.
Del mismo modo, para cumplir con los objetivos se realizó una revisión del material
bibliográfico relacionado con el tema, basado en la metodología de Odón (1996) y
30
Marrow (1986), entre otros. La investigación fue de tipo descriptiva, proyectiva y de
campo. Las técnicas de recolección de datos utilizadas en ese trabajo de investigación
fueron: la observación directa, entrevista y la encuesta. Los resultados obtenidos fueron
el objetivo del sistema de inventarios.
El análisis de los resultados fue estrictamente cualitativo y los métodos aplicados a
cada objetivo permitió reducir debilidades importantes que presentaba la empresa en el
control de sus inventarios de la línea Pavco, debido a que no utilizan métodos
adecuados de seguridad de sus inventarios y no todos los procedimientos establecidos
se aplican, por lo tanto, los inventarios que manejan no son reales. Por esta razón se
recomendó diseñar un sistema de inventario, con la aplicación del sistema ABC, las
políticas, el inventario de seguridad, normas y procedimientos así como diseñar los
formularios que lo conforman, los cuales servirán para que la empresa alcance la
máxima eficiencia y eficacia de todas las actividades que implica el manejo de los
inventarios.
Dicha investigación tendrá aportes significativos en cuanto a la aplicación de las
políticas de inventario, normas y procedimientos al igual que el diseño de formatos
donde se plasmará la información recogida para su análisis.
Asimismo, Díaz L. (2001) en la Universidad de Carabobo, para optar al título de
Ingeniero Industrial en su trabajo especial de grado titulado “Diseño de un sistema de
Gestión de Inventarios que permita optimizar todas las actividades de almacén y
presentar indicadores que agilicen y faciliten la toma de decisiones”.
Para el diseño de este sistema se realizaron varias actividades entre las cuales se
indican las siguientes: mejoramiento del procedimiento de la orden de trabajo,
identificación de los diferentes materiales críticos por sistemas, recopilación de
información sobre datos históricos, evaluación de los sistemas compra y ventas de la
empresa, normalización de las actividades de despacho, diseño de formatos, creación
de una lista general de materiales y establecimiento de parámetros e indicadores de
gestión de inventarios.
En el anterior estudio se diseñaron formatos que ayudan a identificar las causas
que afectan el sistema de inventario de los materiales, por medio de formatos se podrá
31
llevar los registros de entrada y salida de artículos y normalizar las actividades de la
sección de almacén para establecerlos en todo el departamento.
Esta investigación significa un aporte importante para el presente trabajo ya
que en él se describen todas las actividades pertinentes a los objetivos
planteados desde el diagnóstico de la situación de mercado hasta la formulación
de indicadores de gestión y brindará los conocimientos técnicos necesarios para
la propuesta de los lineamientos del Sistema de control Administrativo-Contable de
inventarios de la empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A.
2.2.- Bases teóricas.
Las bases teóricas son el conjunto de conocimientos que definen con claridad y
precisión la información especializada del proyecto de investigación, en éste sentido, se
establece una serie de fundamentos teóricos los cuales sirven de referencia al
interpretar los resultados del estudio.
2.2.1.- Sistemas.
En todos los ámbitos existentes para el hombre en el desenvolvimiento de sus
funciones vitales del mismo, aparece o es aplicable el termino sistema ya que es un aspecto
primordial. Melinkoff (2000), expresa que “Los sistemas incluyen la relación entre hombre-
máquinas, por lo general, se puede decir que un sistema lo forma una organización”.
Esta interrelación de funciones, incluye el tipo de división de trabajo y en la
coordinación de las actividades, con el fin de que sean más apropiadas. A tal efecto, es
necesario tener conocimiento acerca de un sistema y de toda la clasificación que lo
conforma, además de sus características que son importantes en esta investigación.
Según Polimeni (1997), “Un sistema es un conjunto de elementos o componentes
los cuales son independientes e interrelacionados que interactúan para alcanzar
objetivos o propósitos específicos”. De igual manera, Chiavenato (2004), lo define como
un conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción, que desarrollan
una actividad, y que forman una red de comunicaciones cuyos elementos son
independientes, para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía y
materia que constituyen los insumos de recursos necesarios para poner en marcha el
sistema, unidos al ambiente que rodea el sistema con el cual se relaciona
32
dinámicamente y suministra información, energía o materia que son las salidas o
resultados de la actividad del sistema.
Catacora (2011) menciona que “Un sistema es un conjunto de elementos,
entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que
tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo en común”.
De lo anteriormente señalado por los autores, se puede decir que los sistemas son
un conjunto de elementos, que forman parte de un todo, los cuales conjugan todas sus
acciones de manera coordinada y dinámica a la obtención de un fin común.
2.2.2.- Clasificación de los sistemas.
Se debe considerar en este punto de marco teórico las grandes clasificaciones
existentes en lo referente a sistemas.
Al respeto, Melinkoff (2000), los sistemas pueden ser: Sistemas Abstractos o Sistemas
Físicos.
- Sistemas Abstractos: es solo conceptual, un producto de la mente. Esto no se puede
ver o señalar como una entidad existente. Ninguna de estas entidades pueden ser
fotografiadas, dibujadas o representadas gráficamente, de hecho existen y pueden ser
analizadas.
- Sistemas Físicos: se define como un conjunto de elementos materiales que operan en
relación con otro para lograr un objetivo o alcanzar una meta en común.
- Sistemas Cerrados: se define en lo físico como aquel sistema que está contenido en si
mismo, es decir, no intercambia materiales, información, sino energía con su medio
ambiente.
- Sistemas Abiertos: son aquellos que intercambian información, materiales o energía
con su medio ambiente, incluyendo entradas indefinidas de este.
- Sistemas Artificiales: son aquellos creados por el hombre, no ocurren en la naturaleza.
Un ejemplo de ello son las organizaciones, el sistema de información que es
indispensable para controlar cualquier actividad en una empresa, por ello, es necesario
tener conocimiento de sí mismo. Se puede decir, que el tipo de sistema de las
organizaciones es abierto, una de las características es la capacidad que poseen para
33
adaptarse y afrontar cambios de la competencia, los cambios del mercado y los
cambios tecnológicos.
- Sistema de información: dentro de los sistemas artificiales se derivan los sistemas de
información que generalmente se refieren a todos aquellos elementos y sus relaciones,
las cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones óptimas en la empresa. Una
empresa es considerada como un sistema que recibe y genera información, la cual será
procesada o utilizada por algunas personas o entidades para el logro de sus objetivos,
Catacora (2011).
- Sistemas Administrativos: su principal función es ayudar a soportar las decisiones
gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de la
misma.
- Sistemas Contables: es el sistema que recibe en forma resumida los movimientos y
operaciones que realizan los demás; es decir, aquel donde registran todas las
transacciones que de alguna manera tienen impactos en los estados financieros.
- Sistema de Control: para Munich y García (2001), un sistema de control de inventario
se encarga de regular en forma óptima las exigencias en los almacenes, tanto en
materiales y materias primas como en productos terminados.
El sistema de control es aquel que es diseñado e implantado de acuerdo a la
misión de la organización con la finalidad de que genere efectivamente los resultados
esperados y aprobado bajo las políticas de los niveles de dirección y administración de
la empresa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y
evaluación de regulación administrativas, a través de los manuales de procedimientos,
de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de
personal.
Es por ende que los sistemas de control son todos aquellos procedimientos por
medio de los cuales la empresa controla y verifica, las áreas claves del rendimiento,
desempeño y las funciones, sus activos fijos, sus pasivos, compromisos, planes, metas
y objetivos, así como todas las medidas organizadas y operativas que toma la empresa
para garantizar que sus operaciones se realicen como debe ser y de acuerdo a lo
planificado.
34
Un adecuado sistema de control comprende todas las actividades, operaciones y
gestiones administrativas de la empresa, incluyendo los procedimientos por medio de
los cuales la gerencia va a delegar. Este tiene como finalidad primordial reducir los
costos pero también ayudar para evitar fraudes, a mantener una supervisión, pero en su
concepción más amplia, el sistema de control va a estimular el rendimiento y la
productividad en todas las operaciones y actividades.
Dicho sistema de control comprende un plan organizado y sistemático a través de
métodos coordinados y de medidas que se puedan adaptar a los negocios permitiendo
así proteger sus activos, evaluar la confiabilidad y la exactitud de sus datos contables,
estimula la adhesión, la práctica ordenada de la gerencia y promueve la eficiencia de
las operaciones.
a) Funciones del sistema de control.
Stoner, Freeman y Gilbert (2001) establecen las siguientes funciones del sistema de
control:
- Preserva los activos contra pérdidas por siniestros, deterioros, sustracciones,
desperdicios y otros.
- Detecta errores u omisiones.
- Reduce al mínimo los desperdicios tanto de tiempo como de insumo.
- Realiza las operaciones con la mayor eficacia posible.
- Evita fraudes o actos dolorosos.
- Garantiza el cumplimiento de las políticas establecidas.
- Proporciona información correcta a través de los registros e informes.
Un sistema de control, también tiene como función localizar las desviaciones o
errores en forma oportuna, e igual manera proporciona las medidas correctivas
correspondientes a aquellas desviaciones por error, evitando así que el error transcurra
y lesione a otras áreas de la empresa.
b) Características del sistema de control.
35
Stoner y Wankel (2000) afirman que el sistema de control presenta ciertas
características comunes que varían según circunstancias individuales. Entre éstas
pueden incluirse:
- Precisión: la información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los datos
inexactos provenientes de un sistema de control pueden hacer que la organización
emprenda acciones que no lograrán corregir el problema o que crearán uno cuando
no lo haya, al igual que evaluar la precisión de la información que se recibe en una
de las funciones más importantes del control que debe cumplir los gerentes.
- Oportunidad: la información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y evaluarse
rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.
- Objetiva y completa: la información aportada por un sistema de control debe ser
completa y su utilización debe ser considerada objetiva, para dar respuestas correctas.
- Centrarse en puntos estratégicos de control: el sistema de control ha de centrarse en
las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen mayores
probabilidades de causar daños. El sistema habla de concentrarse en los puntos donde
las medidas correlativas se apliquen con la máxima eficacia.
- Económicamente realista: el costo de instalar un sistema de control deberá ser menor,
o al menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor manera de minimizar los
gastos en un sistema de control consiste en hacer la cantidad mínima que se requiere
para garantizar que la cantidad vigilada llegue a la meta deseada.
- Organizacionalmente realista: el sistema de control ha de ser compatible con las
realidades de la organización; más aún, todos los estándares del desempeño deben ser
realistas. Las diferencias de estatus entre los empleados han de ser reconocida.
- Flujo de trabajo de la organización: la información relacionada con el control debe
estar coordinada con el flujo de trabajo de la organización por dos razones. En primer
lugar, es posible que cada paso en el proceso de trabajo nos lleve al éxito o fracaso de
toda la operación. En segundo lugar, la información debe llegar a quienes la deban
recibirla.
36
- Flexibilidad: en casi todas la operaciones, los controles deben ser flexibles con el fin
que las organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios
adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presente.
- Descriptiva y operacional: los sistemas de control deberán indicar cuales son las
medidas correctivas que conviene aplicar, luego de ser detectada una desviación
referida a los estándares.
- Aceptable para los miembros de la organización: para que la empresa acepte un
sistema de control, estos deberán relacionarse con metas establecidas y manejadas.
Tales metas deben reflejar el lenguaje y las actividades que están directamente
relacionadas con el control.
2.3.- Inventarios.
Los inventarios puede decirse que son el alma de las empresas. Constituyen el
centro de todo el esfuerzo productivo y la principal fuente de ingresos. Sirven para
proporcionar el efectivo necesario para pagar las nóminas, impuestos, otros gastos de
las empresas. (Bremser, 2000), sin embargo, los inventarios son susceptibles de
acuerdos a errores de criterio en área tan importante como: ¿Qué se ha de vender?
¿Cuál será el costo? ¿Qué nivel de inventario debe mantenerse para satisfacer las
entregas de ventas y qué riesgo de caída en deceso y de costos evaluados de
mantenimiento debe asumirse?” Esto, genera una serie de contratiempos y dificultades
relacionados sobretodo en el manejo de control del mismo, debido a que existen
diversos factores que deben ser considerados en un sistema de control interno como el
almacenamiento y la conservación de los materiales.
Por lo general, la única partida de activo en el balance de situación de una
empresa que generalmente es más característico del negocio que las demás está
formada por los inventarios. Casi todas las empresas, incluso las que pertenecen al
resto de servicios, tienen inventarios. (Bremser, 2000).
Según López y Woltz (2001) el inventario son aquellos bienes destinados para la
producción o venta, como materias prima, producción en proceso, artículos terminados
y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercancía o a las
refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.
37
Asimismo, Hardilg (2000) establece que el inventario incluye todas las existencias
de artículos y materiales que posee una compañía para ser utilizados en el proceso de
manufactura y ofrecer un servicio. La existencia del inventario en toda empresa es vital,
debido a que este representa el principal activo de toda organización por lo cual debe
existir un control eficiente y adecuado del mismo.
2.3.1.- Importancia de los inventarios.
Para las organizaciones la existencia del inventario es de suma importancia
debido a que desde el punto de vista administrativo, es un bien importante para el
desarrollo de la organización, motivada a su alta representación en la inversión
efectuada por la empresa. En este sentido, Álvarez (2001) señala que la importancia
está basada en el control de políticas administrativas rígidas para poder satisfacer las
necesidades de los clientes y de la propia organización, requiriendo de recursos
financieros y humanos para ser utilizado en otros aspectos del negocio, por lo que es
muy importante controlar los inventarios para asegurar la recuperación de dicho
recurso.
En las empresas este activo es tan representativo que es necesaria la
implementación de controles exhaustivos que permitan determinar la capacidad de
inventario existente y a la vez conocer la capacidad de respuestas para la venta.
2.3.2.- Objetivos del inventario.
Al respecto, Álvarez (2001) describe la importancia y el valor que representa el
inventario en cualquier empresa, reconociendo los siguientes objetivos:
- Evitar al máximo los posibles costos de oportunidad.
- Determinar la inversión óptima de los inventarios de acuerdo a las posibilidades
financieras de la empresa.
- Contar con suficientes activos fijos en existencia para hacer frente a la demanda de
los clientes.
- Mantener la independencia de las operaciones gracias a suministro de materiales en
los centros de trabajo, proporcionando flexibilidad para operar.
- Aprovechar el tamaño económico del pedido.
38
- Reducir la presión existente en los sistemas de producción o comercialización con
respecto a la entrega de los bienes, las plazas de entrega, garantizando un flujo regular
y un menor costo operativo con la producción de lotes más grandes.
- Hacer coincidir los intereses y posibilidades de producción, ventas y finanzas,
armonizando la capacidad de operación y penetrando en el mercado y capacidad
financiera.
- Rotar adecuadamente los activos para evitar deterioro, obsolescencia, mermas del
bien, desperdicios, entre otros.
Toda empresa u organización debe contar con un inventario que permita conocer con
claridad la condición y manejo de todos los recursos de la organización, y al mismo
tiempo dirigido a satisfacer los objetivos planificados por la alta gerencia, garantizando
el buen uso y manejo de este importante activo.
2.3.3.- Tipos de inventario.
Según Munich y García (2001) establecen los siguientes tipos de inventarios:
- Materias Primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de
producción y son utilizados directamente en la fabricación o producción del mismo.
- Materiales en Proceso. Son los que se emplean en la elaboración del producto
haciendo que su aspecto cambie debido al proceso.
- Productos Terminados. Son los productos terminados los cuales se encuentran listos
para su respectivo almacenamiento y posterior negociación.
- Partes de la maquinaria y / o herramientas. No forman parte de producto, pero son
piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas. Este es un
material importante debido a que representa la garantía de continuidad en la utilización
de las máquinas durante el proceso de producción.
2.3.4.- Métodos de inventarios.
En este sentido Riggs (2003) señala que los inventarios son una necesidad fundamental
en todas las fases del proceso productivo, por lo cual se hace necesario el estudio de
39
sus aplicaciones en los procesos; tránsito de masa, el control de herramientas y el flujo
de información.
Al respecto Álvarez (2001) señala algunos métodos de inventario, entre los cuales se
pueden mencionar:
Método PEPS o FIFO (primero en entrar, primero en salir): este método establece que
los primeros artículos comprados son los primeros en utilizarse y que los artículos que
se encuentran en existencia, provienen de las últimas compras. Consiste en registrar
los artículos que se compran a su costo real. Por las características de este método,
ofrece como ventaja ajustarse más a la realidad, al emplear una valoración basada en
los costos más recientes, por lo que representa una de las políticas más adecuada de
manejar las mercancías y es de muy fácil aplicación.
Método UEPS (último en entrar, primeros en salir): en este método se establecen que
los productos en existencia se registran a los precios más antiguos, es decir; que los
costos de los materiales que salen para la producción son los de las últimas compras.
Ofrece la ventaja de que cuando hay tendencia al alza de los precios, el inventario
tiende a mantener estable su valor.
Método del control promedio: este método tiene que ver con el material adquirido,
donde, el costo de los artículos disponibles se divide entre el total de unidades, el
promedio resultante se emplea entonces para valorar el inventario final.
Este resultado determinado es afectado por las compras al principio del período así
como al final del mismo, por lo tanto, en el mercado que tienda al alza, el costo unitario
calculado será menor que el costo unitario corriente.
Método del último costo: consiste en valorar el inventario sobre la base del costo del
último lote adquirido o producido. Este método es recomendado a las empresas que
trabajan sobre pedidos y que necesitan ajustar sus costos para cada nueva orden.
Cabe destacar que la valuación del monto de las existencias es muy importante para
cualquier empresa, porque afecta de manera significativa su capital de trabajo y el
mantenimiento de inventarios. Por otra parte, tener poca existencia implica riesgos de
agotamiento y reposiciones frecuentes, por lo que se recomienda, determinar los
volúmenes óptimos de inventarios y los valores que están asociados a esa existencia.
40
La aplicación de un método para valorar los inventarios, depende de las medidas
tomadas en los sistemas de control que se utilizan en el ramo de la actividad
empresarial. La frecuencia de las fluctuaciones de precio, el valor y la cantidad de
materiales y las tendencias de los precios. Es muy importante que las empresas
adopten un método de evaluación de inventario pero siempre tomando en cuenta sus
necesidades para aplicar el más adecuado.
2.3.5.- Rotación de inventario.
Redondo (1993) afirma que la rotación de inventario indica el número de veces que dichos
inventarios han sido vendidos y reemplazados dentro de un determinado período económico.
A su vez Rosemberg (2001) afirma que el inventario es el número de veces que, en
promedio, una mercancía almacenada se reemplaza durante un período de tiempo.
Al respecto, Kennedy (2000) afirma que el término "rotación de inventarios" indica que
se refiere al número de veces que el inventario de la vuelta, esto es, se vende y es
repuesto durante el período contable. Esto quiere decir, que la rotación de inventarios
representa un índice que permite conocer las veces que el inventario promedio se
vendió en el año.
Una conclusión lírica de todo esto es que, cuanto mayor sea el índice de rotación de
inventarios, será menor el capital de trabajo requerido en el negocio, y mayor su
rendimiento porcentual, en situaciones normales; de allí que la rotación venga a
constituir también una base para evaluar la eficiencia operacional de las empresas.
Así que:
Rotación de inventario = Ventas de inventarios
2.3.5.1.- Medición del cargo de rotación de inventario.
Para Kennedy, (2000) la rotación del inventario debe calcularse usando un promedio
de las cifras mensuales del mismo; sin embargo, al conocer el inventario al final del
precio contable o con un promedio de los inventarios al principio y al fin de año. El
promedio de días que las mercancías del inventario se encuentran en existencia puede
calcularse dividiendo los días del año por la rotación del inventario en el año, según a
siguiente ecuación:
41
Días del año ------------------------- = Promedio de antigüedad del inventario Rotación del inventario
2.3.5.2.- Importancia de la rotación de inventario.
Para Kennedy, (2000) afirma que la tendencia de la rotación del inventario es
importante, aunque debe considerarse el hecho de que intervienen dos variantes: el
inventario y el costo de las mercancías vendidas. Los inventarios excesivos, quiere
decir, el almacenamiento de mercancías, representan costos de almacenaje más
elevados y pueden resultar en pérdidas más grandes debido al deterioro y a los
cambios en el estilo, en la demanda y en los precios.
Los inventarios excesivos pueden también representar una situación financiera
peligrosa, para cualquier empresa especialmente, si la mercancía ha sido comprada a
crédito o por medio de préstamos bancarios. La rotación del inventario debe
compararse con rotaciones similares de años precedentes para determinar si existe o
no una situación anormal. Una rotación baja del inventario puede reflejar un negocio en
mal estado; una sobre inversión en el inventario, esto es, se refiere a inventarios
demasiados grandes en relación con las ventas.
La acumulación de mercancía al final del período de previsión de precios más altos o
de un volumen de ventas mayor. Un inventario desequilibrado, esto representa,
cantidades excesivas de ciertas partidas en relación con las necesidades inmediatas.
Una empresa cuyas mercancías se muevan lentamente debe mantener una razón más
alta del activo circulante al pasivo circulante debido a la lenta conversión de la
mercancía en efectivo o en cuentas por cobrar de los cuales es necesario depender
para cubrir el pasivo circulante.
2.3.6.- Control de inventario.
Para Picle (2001) el control de inventario se refiere a los registros (Kardex, informes
mecanizados, repartos de comunicación, entre otros) y a los procedimientos necesarios
para mantener el balance entre el costo total de las existencias y la seguridad adquirida
al comprarlos.
42
A su vez, Narasimhan (2000) afirma que el control de inventario es aquel que va de la
mano con lo planteado, debido a esto, es definido como una función del departamento
de administración de materiales, y su objetivo consiste en reducir al mínimo los costos
totales relacionados con el sistema. Esto requiere del conocimiento detallado de las
fuentes de suministro, las negociaciones con respecto a los precios, incluyendo los
descuentos por cantidad bruta, los medios de transporte, los presupuesto el manejo
físico, los registros y un seguimiento al nivel de calidad de los artículos.
El control de inventario, representa una técnica diseñada para mantener los elementos
en existencia a unos niveles deseados. Por tal motivo toda empresa debe estar
estratégicamente alineada y utilizar sistemas de control de inventario a fin de conocer la
existencia bruta en materiales y equipos con los cuales cuenta. El control de inventarios
se encarga de regular en forma óptima las exigencias en los almacenes, tanto
refacciones, herramienta y materias primas, como productos terminados. Este tipo de
control que se aplica para el inventario permite que se proteja a la empresa de costos
innecesarios por acumulación o falta de existencia en el almacén.
La organización debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus
necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser
causa de la pérdida de un cliente, lo que se traduce en pérdidas financieras. Es allí
donde radica la importancia de los sistemas de control de inventario, pues este permite
conocer con precisión la existencia de mercancía, y de esta manera establecer y
planificar las ventas dando así respuesta a los clientes.
Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a
materiales, productos en procesos y productos terminados. Un adecuado sistema de
control de inventario permite:
- Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las
necesidades de la empresa.
- Evitar pérdidas considerables en ventas.
- Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material
almacenado.
- Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
43
- Reducir los costos en materiales ociosos, mantenimiento de inventario, retraso en la
producción, derechos de almacenaje, depreciación, entre otros.
2.3.6.1.- Tipos de control de inventario.
Control de compras: Relacionada fuertemente con el control de inventario, esta función
verifica el cumplimiento de las actividades, tales como:
- Selección adecuada de los proveedores.
- Evaluación de la cantidad y de la calidad especificada por el departamento solicitante.
- Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada de los
materiales.
- Determinación del punto de pedido y de re orden y comprobación de precios.
Este tipo de control promueve la eficiencia al evitar, compras innecesarias, excesivas y
costosas para la empresa, así como adquirir materiales de muy baja calidad,
ocasionando retrasos en los programas de producción y otras áreas.
Control presupuestario o presupuesto: Los presupuestos se elaboran durante el
proceso de planeación, sin embargo son también, control financiero al permitir compara
los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para
aplicar las medidas correctivas adecuadas (Amat, 1998).
Según Muñiz (2009), un sistema de control presupuestario debe:
- Incluir las principales áreas de la empresa: Ventas, producción, compras, inventarios,
entre otros.
- Coordinar las partes como un todo, y armonizar entre sí los distintos presupuestos.
- Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias
para evitar que se repitan.
- Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.
- Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
44
- Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones
correspondientes.
- Estar acorde con el tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo,
contribuir a lograr las metas de la organización.
2.3.6.2.- Características del control de inventario.
Existen diversas características del control de inventario, entre las cuales pueden
ser base para tomar decisiones óptimas en relación a operaciones actuales y futuras.
- Permitir un control por excepciones.
- Permitir decisiones automáticas en cuestiones de rutina.
- Permitir que se puedan medir los resultados de las decisiones.
- Suministrar buena información sobre costos, pronósticos, planificación y suposiciones.
- Reducir los costos administrativos.
2.3.6.3.- Ventajas del control de inventario.
Siguiendo con el mismo autor, se pudo determinar las siguientes ventajas:
- Ahorro en compras; porque se compran de acuerdo a todas las necesidades, no se
duplican las órdenes.
- Mejor utilización de las existencias disponibles. Al conocer con que materiales cuenta
la organización es más sencillo la planificación y utilización del inventario.
- Simplifica la contabilidad, agiliza la contabilidad de costos.
- Facilita las decisiones gerenciales porque da mejor información sobre variación de
costos, en el consumo y en los desechos.
2.3.6.4.- Control interno del inventario
El control interno de inventarios, está vinculado con las actividades de compra,
fabricación y venta de productos. Un adecuado control interno de los inventarios exige
que las mercancías sean debidamente pedidas, recibidas, controladas, segregadas,
usadas y contadas físicamente para asegurar la corrección de los inventarios y su
45
adecuada valuación. Es por ello que se considera que en todo proceso de control
interno de los inventarios debe existir, segregación adecuada de las funciones de
autorización, custodia y registro en la adquisición, recepción, almacenaje y embarque
de existencias. (Redondo, 1993).
2.3.6.5.- Características del control interno del inventario.
- La segregación evita que un departamento o persona controle todas las fases de una
transacción o controle los registros contables relativos a sus propias funciones y
además propicia una vigilancia constante entre los departamentos o personas
involucradas en una misma transacción.
- El registro oportuno de lo que se recibe y del pasivo correspondiente, para asegurar
que se están registrando todas las obligaciones que se derivan de la adquisición de los
inventarios, dentro del periodo correspondiente y a la vez que la información contable
coincida con las existencias físicas.
- Controla que todo lo que se embarca se registra y se factura oportunamente en el
período que corresponda, así como el establecimiento de controles en forma pre
numeradas permite la captación oportuna, en registros contables, de los embarques y
ventas, así como su correspondiente facturación, asegurando la corrección de los
créditos al rubro de inventario por estos conceptos.
- Custodia física adecuada de los inventarios, ya que el acceso debe ser restringido a
zonas de almacenaje, producción y embarques, con el propósito de establecer e
identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de
esos bienes.
- Planeación y toma periódica de los inventarios físicos: su recopilación, valuación y
comparación con los libros, y la investigación y ajuste de la diferencia resultante.
- Procedimiento adecuado para el registro y acumulación de los elementos del costo de
producción o de adquisición para asegurar la correcta valuación de los inventarios y la
determinación del costo de ventas de ejercicio.
- Comprobación interna independiente, de la corrección de los inventarios periódicos y
finales. La fijación de mínimos y máximos para el control de existencias para evitar
46
situaciones de inversión en exceso o defectos de los almacenes; además de una
herramienta de control en ventas y producción.
2.3.6.6. Clasificación de inventarios.
Clasificación A.B.C
Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario es
determinar qué artículos representan la mayor parte del valor del mismo - midiéndose
su uso en dinero - y si justifican su consecuente inmovilización monetaria.
Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se
consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x
consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.
Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos,
representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de
los artículos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que
permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos son de
mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y
permitiendo tomas de decisiones más eficientes.
Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A, B o
C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos:
Artículos A: Los más importantes a los efectos del control.
Artículos B: Aquellos artículos de importancia secundaria.
Artículos C: Los de importancia reducida.
47
La designación de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier número de
clases. También él % exacto de artículos de cada clase varía de un inventario al
siguiente. Los factores más importantes son los dos extremos: unos pocos artículos
significativos y un gran número de artículos de relativa importancia. Esta relación
empírica formulada por Vilfredo Paretto, ha demostrado ser una herramienta muy útil y
sencilla de aplicar a la gestión empresarial. Permite concentrar la atención y los
esfuerzos sobre las causas más importantes de lo que se quiere controlar y mejorar.
El método o gráfico ABC puede ser aplicado a:
• Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectúan las mismas
(optimización de pedidos).
• El valor de los stocks y el número de ítems de los almacenes.
• Los costos y sus componentes.
Los beneficios de la empresa y los artículos que los producen (determinar aquellos
productos que, teniendo una alta penetración en el mercado -facturación-, disponen de
baja rentabilidad; detectar por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja
penetración- comercialización- disponen de alta rentabilidad).
2.3.6.7. Niveles de Inventarios máximos y mínimos
Consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario y un periodo fijo de
revisión de sus niveles. El inventario se revisa solo en estas ocasiones y se ordena o se
pide la diferencia entre el máximo y la existencia total (cantidad existente más cantidad
en tránsito). Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de las fechas de
revisión cuando por una demanda anormalmente alta la existencia llegue al punto
mínimo antes de la revisión. En sistemas automatizados estas fechas no se
preestablecen, sino que se calculan los puntos de revisión y el sistema avisa cual es el
mejor momento de efectuar la compra y la cantidad a solicitar.
48
Fórmulas matemáticas.
Pp = Punto de pedido
Tr = Tiempo de reposición de inventario (en días)
Cp = Consumo promedio (diario)
CM = Consumo máximo (diario)
Cm = Consumo mínimo (diario)
EM = Existencia máxima
Em = Existencia mínima (o de seguridad)
CP = Cantidad de pedido
E = Existencia actual
Pp = Cp x Tr + Em ; EM = CM x Tr + Em ; Em = Cm x Tr
CP = EM – E
2.4.- Riesgos.
El riesgo es cualquier evento que pueda afectar la consecución de los objetivos de la
compañía. De igual forma, plantea que el riesgo incluye procedimientos que permiten
identificar cambios externos que puedan afectar el negocio (Giraldo, 2011).
Por otra parte, plantea el autor que frente a los desafíos que se presentan existe
una nueva concepción del control interno del riesgo, que permite la evaluación
permanente, esto se evidencia en llevar a cabo procesos donde todo el personal de
una empresa de todos los niveles jerárquicos trabaja para asegurar el logro de los
objetivos aplicando para tal fin el COSO, o Comité de Riesgo Operacionales.
2.4.1.- Tipos de riesgos.
- Riesgos de auditoría: es el riesgo que el auditor atribuye a una opinión de auditoría
inapropiada cuando los estados financieros están representando sustancialmente
erróneos.
- Riesgo de control: el riesgo de control es aquella representación errónea que pudiera
ocurrir en un saldo o clase de transacción y que pudiera ser importante o cuando se
agrega con otras representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea preventivo
o detectivo, y corregido oportunamente por los sistemas de contabilidad y de control
interno.
49
- Riesgo de detección: es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor
no detecten una representación errónea que exista en el saldo de una cuenta o clases
de transacciones que pudiera ser importante, individualmente o cuando se agrega con
representaciones erróneas en otros saldos.
- Riesgo inherente: representa el riesgo donde ocurren errores importantes en el rubro
especifico de los estados financieros, o en tipo específico de negocios, en función de
las características o particularidades de dicho rubro (cuentas, saldos o grupo de
transacción) o negocio sin considerar el efecto de los procedimientos de control interno
que pudieran existir. (Giraldo, 2011)
2.4.2.- Riesgos de los inventarios.
Morán Vázquez, (2000): indican que una particularidad que está afectando la
gestión de las empresas que mantienen grandes inventarios tiene que ver con el elevado
costo, los almacenamientos y mantenimiento, lo que ha permitido que en base a las
actuales tendencias gerenciales se pretenden modificar la importancia cuantitativa de los
inventarios tratando de hacer cada vez más común el mantener en cero sus existencias,
adquiriendo las cantidades necesarias en los pedidos en que sus clientes lo exijan.
En Venezuela, existe una gran limitante para dar cumplimiento a esta estrategia
de gerencia, la cual es la impuntualidad por parte de los proveedores en cuanto a la
entrega de pedidos completos y la atención que les ofrece a sus clientes. La condición
de distribuir productos para satisfacer necesidades, genera una serie de riesgos a la
empresa de este tipo, en cuanto a sus inventarios. En una economía como la
venezolana, en donde existe cierto grado de incertidumbre debido a la crisis que se está
atravesando, el riesgo más alto que se presenta es la escasez de productos. El hecho
de no poder cumplir con las demandas de los clientes origina problemas en cuanto a
ventas actuales y posibles pérdida de ventas futuras.
2.5.- Normas.
Las normas son reglas, guías y normativas que deben atacarse durante la
ejecución de las actividades y funciones en pro de un ordenamiento en cuanto a esas
actividades. Concretamente, las normas son criterio, principios, mandatos o reglas
50
generales sobre la manera de cómo se debe obrar o hacer una cosa, o por la que se
rige la mayoría de las personas.
Schruden y Sherman (2001) plantean que éstas son normativas que deben seguirse en
los procesos ejecutados dentro de cada departamento y en la organización total. A su
vez Melinkoff (2000) define las normativas como guías o propósitos que conducen las
cantidades en la dirección deseada, a través de contenidos específicos y correctos.
2.6.- Políticas.
Para Álvarez (2001) define a las políticas como una decisión unitaria que se aplica
a todas las situaciones similares, una orientación clara donde deben dirigirse todas las
actividades de un mismo tipo y lineamientos que facilita la toma de decisiones en
actividades rutinarias.
Por otra parte, Munich y García (2001) establecen que éstas son guías para orientar la
acción, criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre
problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. De igual forma
indican que, las políticas son lineamientos que facilitan la toma de decisiones a
cualquier organización, ya que les ayuda a evitar errores, defectos y pérdida de tiempo
en las actividades y los procesos, logrando de esta forma que sean cumplidas y que
funcionen de manera ordenada y tranquila.
2.6.1.- Características de las políticas.
Álvarez (2001) considera las siguientes características:
- Establece lo que la dirección quiere o prefiere que se haga.
- Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes con la dirección.
- Refleja una decisión directa para todas las situaciones similares.
- Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma dirección.
- Les quita a los ejecutivos las molestias de tomar decisiones sobre asuntos rutinarios
entre otros.
Las políticas surgen de todas aquellas actividades donde se desenvuelven las
personas dentro de una organización. Por ejemplo: Atención al cliente, pago de
51
proveedores, contratación y evaluación de personal, sistema de calidad, desarrollo de
proveedores, estrategia de los conflictos generales, sindicatos, control de inventarios,
entre otras áreas, y de esta manera simplificar la burocracia administrativa para ayudar
a la organización a obtener utilidades.
Para Álvarez (2001) indica que las políticas al estar relacionadas directamente
con personas, surgen en todas las actividades en que están se desenvuelvan dentro de
la organización.: procesos, sistemas, planes, conflictos, mejoras.
De igual forma, el mismo autor plantea la manera cómo pueden ser usadas las
políticas diseñadas, para asegurar que sean cumplidas, con mucha disciplina de
parte de la dirección para respetarla, vigilar que se cumpla cabalmente en todos los
niveles jerárquicos, y antes de aprobarla, analizar con mucho cuidado sus pro y
contra al seleccionar la más adecuadas, así como involucrar en el diseño de las
políticas a los usuarios, para obtener sus puntos de vistas y compromisos
correspondientes con la organización de la cual forman parte, y de esta manera
lograr que la gente comprenda claramente los beneficios y el porqué de las políticas,
a su vez realizar periódicamente auditorias para verificar en base a evidencia
especificas el apego de las políticas y así si alguien viola las políticas, deberá
llamársele la atención, explicándole los beneficios que tiene respetarlas y las graves
consecuencias por no aplicarlas cabalmente.
Para asegurar que una política se cumpla, es necesaria que sea conocida por
todos y cada uno de los integrantes de la organización, ya que este mismo
conocimiento trae consigo la sanción en caso de que sea incumplida.
2.6.2.- Excepciones a las políticas.
Una política se establece para aplicarles en un 90 - 95% de los casos, aun cuando
debe ser firme, debe también ser flexible, de lo contrario el aplicarlas en un 100% de los
casos, crearía en la organización rigidez. Las personas autorizadas para hacer
excepciones deben poseer el nivel jerárquico superior al usuario de la política;
dependiendo del caso la autorizará el gerente del departamento. (Álvarez, 2001)
52
2.6.3.- Revisión de las políticas.
Consiste en definir con periodicidad, la frecuencia y los casos en que se deberán
hacer al momento de una revisión formal, dirigido a mejorar las políticas. La política
general de revisión de documentos controlados (manual de políticas), es hacerla una
vez al año o antes si hay modificaciones en el sistema administrativo y operativo en la
organización (Álvarez, 2001).
2.6.4.- Responsabilidad de la revisión de las políticas.
Para Álvarez (2001) es la persona encargada de editar, revisar y actualizar
periódicamente el documento controlado (el manual de políticas en este caso) que se le
ha asignado, así como los anexos allí incluidos.
2.6.5.- Políticas de la administración de los inventarios.
Según Tawfik y Chauvel (2000) establecen que las políticas de administración de
inventarios son unas series de normas y procedimientos que protegen la funcionabilidad
de las operaciones de la organización, permitiendo una vinculación entre la seguridad
del producto y la abundancia de activos, reduciendo riesgos por escasez de inventario,
dentro del proceso productivo, con el fin de obtener una mejor tasa de rendimiento. El
éxito de éstas políticas reside en:
Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos
de diferentes activos.
- Definir categorías para el inventario y clasificar cada activo en categoría adecuada.
- Mantener los costos de abastecimiento y almacenamiento al más bajo nivel posible.
- Mantener un nivel adecuado de inventarios.
- Recurrir a la informática.
La política de administración de inventarios es importante dentro de cualquier
empresa debido a que se encuentra adaptada al proceso operativo las organizaciones,
contribuyendo así a generar mejores condiciones de funcionabilidad y manejo de todos
los recursos, para de esta manera lograr los objetivos planificados por la alta gerencia
en forma eficiente.
53
2.6.6.- Clasificación de las políticas.
Del mismo modo, según sea la estructura organizacional de la empresa, para el
autor Munch (2001) explica que de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y
las áreas que abarquen, pueden ser:
- Estratégicas o generales: se formulan a nivel de alta gerencia y su función es
establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.
- Tácticas o Departamentales: son lineamientos específicos que se refieren a cada
departamento.
- Operativas o Específicas: se aplican principalmente en las direcciones que tienen que
ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento.
Continuando con el autor, las políticas, no interesando su nivel, deben estar
relacionadas y deben contribuir a lograr aspiraciones de la empresa. Asimismo, su
redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su
interpretación sea uniforme.
En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:
- Externas: cuando se originan por factores externos a la empresa.
- Consultada: normalmente, dentro de una empresa existen actos corporativos que dan
lugar a que el personal tenga que recurrir a jefes inmediatos para poder solucionar un
problema, orientándose hacia estas políticas.
- Formuladas: son emitidas por diversos niveles superiores con el propósito de guiar la
correcta acción y decisión del personal y sus actividades.
- Implícitas: en las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a
situaciones de decisiones en donde no existen ninguna política previamente
establecidas, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por
costumbre de la organización.
2.6.7.- Desarrollo de políticas de inventario.
Según Welsch (2000), en la mayor parte de los negocios, los inventarios representan
una inversión relativamente elevada y pueden tener un impacto significativo sobre las
54
principales funciones de la empresa y por ende, sobre sus utilidades. Cada una de las
funciones de la empresa causa diferentes y a menudo inconsistentes demandas, tales
como:
- Ventas: se requieren grandes inventarios de artículos terminados para satisfacer
oportunamente las necesidades del mercado.
- Producción: se requieren grandes inventarios de materias primas y componentes
comprados para asegurar la disponibilidad que exigen las actividades de manufactura.
Se necesita, asimismo, una política flexible de inventarios para los artículos terminados
a fin de facilitar el logro de niveles estables de producción.
- Compras: las adquisiciones en grandes volúmenes minimizan el costo unitario y los
gastos generales de la función de compras; por tanto, es conveniente una política
flexible de inventario para los materiales y los componentes que se compran.
- Finanzas: los bajos niveles de inventarios minimizan las necesidades de inversión
(efectivo) y reducen los costos de mantener los inventarios (almacenamiento,
obsolescencia y riesgos).
Los objetivos de las políticas de inventario deben ser:
- Planificar el nivel óptimo de la inversión en inventarios
- A través del control, mantener de manera razonable estos niveles óptimos. Los niveles
de inventario deben mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivamente elevado
(que origina excesivos costos de mantenimiento de inventario) y un nivel insuficiente
para satisfacer en forma oportuna las demandas de ventas y de producción (que genera
un elevado costo por falta de existencias).
Una importante consideración al planificar y controlar los inventarios es la de que estos
deben absorber la diferencia de existencias entre los niveles del volumen de ventas y el
de producción (compras).
Para determinar las políticas de inventario respecto a los productos terminados, la
administración debe considerar los siguientes factores:
55
- Cantidades, en unidades que se necesitan para satisfacer las necesidades de ventas.
El resolver este problema debe considerarse el presupuesto de ventas y la
estacionalidad de la demanda. Los ejecutivos del departamento de ventas deben
involucrarse directamente con este problema.
- El carácter perecedero de ciertas partidas del inventario.
- La duración del periodo de producción.
- Las instalaciones del almacenamiento.
- Capital suficiente para financiar los inventarios con cierta anticipación a las ventas.
- Necesidades de tiempos de Distribución.
- Costo de conservar los inventarios
- Protección contra escasez de materiales y componentes directos.
- Protección contra incrementos en precios de materiales y partes de repuestos.
- Riesgos involucrados en el inventario:
- Descensos en los precios
- Obsolescencia de las existencias
- Pérdidas por siniestros y robos
- Pérdida de la demanda
- Políticas de devoluciones por los clientes.
Es conveniente que las políticas de inventarios relativas a los productos terminados, se
expresen tan precisas como sea posible.
2.6.8.- Importancia de las políticas.
Munch (2001) establece que las políticas son imprescindibles para el éxito de los
planes dado que:
- Facilitan la delegación de autoridad.
- Motiva y estimula al personal al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
56
- Evitan pérdidas de tiempo a los superiores al minimizar las consultas innecesarias que
pueden hacer sus subordinados.
- Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
- Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
- Proporcionan uniformidad y estabilidad a las decisiones.
- Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
- Facilitan la inducción al nuevo personal.
2.6.9.- Políticas de procura.
Al momento de hacer referencia a las políticas de Procura en lo referente a los
materiales utilizados en la empresa que prestan servicios al medio ambiente. En lo
concerniente a las políticas, Stoner, Freeman y Gilbert (2000) explican que las mismas
son unos planes permanentes que ofrecen lineamientos generales para la toma de
decisiones.
Por otro lado, procura comprende la adquisición y suministros de equipos,
materiales y/o servicios para un proyecto, de acuerdo con las especificaciones
técnicas en el tiempo requerido y tomando las mejores ventajas económicas del
mercado.
Las actividades relativas a la gestión de procura son variadas, dependen del
alcance acordado con el cliente y pueden cubrir desde la precalificación y selección
de suplidores, la inspección de materiales y equipos durante el proceso de
fabricación.
2.6.10.- Políticas administrativas de recepción.
En este punto de la investigación referente a las políticas administrativas de la
recepción de materiales el cual se explicara en función de dos conceptos básicos:
Por un lado, las políticas administrativas, Munch (2000) explica, se formulan a nivel de
alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa
como una unidad integrada.
57
2.6.11.- Políticas administrativas de despacho.
Dentro del marco de este punto en lo referente a las políticas administrativas de
despacho de los materiales se puede decir que se formulan a nivel de alta gerencia y su
función es establecer y emitir lineamientos que hagan a la empresa una unidad integral
en el despacho de materiales a ser utilizados por la compañía para la ejecución de las
actividades de la misma
2.7.- Procesos.
Melinkoff (2000) define el proceso como una serie de acciones u operaciones que se
realizan de acuerdo a normas, principios, leyes y reglas. Se descomponen en una serie
de procedimientos para generar secuencias lógicas y aplicables.
2.8.- Importancia de los procesos.
Los procesos son importantes, ya que son las acciones que conducen a un resultado
preestablecido. Mediante el análisis de dichos procesos:
- Se busca hacerlos efectivos, generando los resultados deseados.
- Se hacen eficientes los procesos, minimizando los recursos empleados.
- Se hacen los procesos adaptables, teniendo la capacidad para adaptarse a los
clientes cambiantes y a las necesidades de la empresa.
- Previene posibles errores.
- Ofrece una visión de lo bueno que podría ser la organización, y define el modo de
lograr este objetivo.
- Suministra los medios para realizar en forma rápida, cambios importantes hacia
actividades muy complejas.
- Suministra un método para preparar la organización, a fin de cumplir sus desafíos
futuros
- Permite a la compañía predecir y controlar el cambio.
Es la forma de evaluación detallada de los mismos, la vía más idónea para método
localizar en una secuencia óptima las acciones que apuntan a una productividad
máxima. Esto significa lograr los máximos beneficios con un mínimo de recursos.
58
2.9.- Norma Internacional de Contabilidad (NIC´s 2). Inventarios.
2.9.1.- Antecedentes.
Esta versión incluye las modificaciones resultantes de las NIIF emitidas hasta el 31 de
diciembre de 2006. La Norma Internacional de Contabilidad 2 (NIC 2) Inventarios fue
emitida por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad en diciembre de
1993. Reemplazó a la NIC 2 Valoración y Presentación de Inventarios en el Contexto
del Sistema de Costo Histórico (originalmente emitida en octubre de 1975). En abril de
2001 el Consejo de Normas Internaciones de Contabilidad (IASB) decidió que todas
las Normas e Interpretaciones emitidas bajo Constituciones anteriores continuaran
siendo aplicables a menos y hasta que fueran modificadas o retiradas. En diciembre de
2003 el IASB emitió una NIC 2 revisada, que también sustituyó al SIC-1 (Activos
Intangibles-Costos de sitios).
2.9.2.- Objetivo y alcance.
La NIC-2 comprende cómo deben ser tratados o valorados los inventarios y el costo de
venta así como también aquellos que ellos consideran como gasto del periodo
como el deterioro y las rebajas.
2.9.3.- Alcance.
En cuanto a la aplicación de la NIC-2 la misma dice que no se aplicará en los
siguientes casos:
a) Las obras en curso: Estas se refieren a las obras en proceso para los contratos de
construcción la cual se le aplica la Norma Internacional de Contabilidad de Efectos de
las variaciones de Tasas de Cambios (NIC-21)
b) Los instrumentos financieros: Todos los que corresponde a materia de bonos, títulos,
acciones la cual tienen una NIC específica.
c) Activos biológicos: Corresponde aquellos propios de la actividad agrícola y forestal
la cual se le aplicará la Norma Internacional de Contabilidad de agricultura (NIC-41 de
agricultura).
59
2.10.- Glosario de términos básicos.
- Almacén: Es el sitio donde se tiene la mercancía o repuesto para su custodia o venta.
- Estadístico: Conjunto de hechos agrupados metódicamente que se presentan a una
valuación numérica (población, riqueza, impuestos, cosechas).
- Falla: son defectos o diferencias menores en los equipos y que no llegan a dejarlo
fuera de funcionamiento ni constituyen factor de riesgo.
- Operación: conjunto de medios que se pone en juego para conseguir un resultado.
- Reparación: cualquier acción de mantenimiento realizada para solucionar una avería o
una falla.
- Stock: Cantidad de mercancías disponible en existencias.
- Transporte: Conjunto de diversos medios para trasladar productos insumos, personas
y mercancías.
- Control: es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de
detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
- Eficacia: es la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organización.
- Eficiencia: es la capacidad para ejecutar correctamente las cosas, es un concepto que
refiere a insumos – producto.
- Nivel Máximo: corresponde al punto más alto que pueda alcanzar el inventario de un
producto terminado, materia prima y repuestos.
- Nivel Mínimo: corresponde al punto más bajo que puede alcanzar un inventario de
producto terminado, materias primas y repuestos.
- Rotación de Inventario: es el número de veces que dicho inventario que han sido
vendido y reemplazado dentro de un determinado periodo.
60
Cuadro 1
Operacionalización de la Variable
Objetivo General: Evaluar el sistema de control administrativo-contable de inventarios
de materiales en la Empresa Super Market Paga Poco Express, C.A. ubicada en
Maracaibo estado Zulia.
OBJETIVO ESPECÍFICO VARIABLE DIMENSIÓN INDICADORES TECNICAS DE RECOLECCIÓN
DE DATOS
Diagnosticar la situación actual a través de la evaluación de las normas de procura, recepción y despacho del sistema de inventario de materiales de la empresa objeto de estudio
Sis
tem
a d
e c
ontr
ol a
dm
inis
tra
tivo-c
onta
ble
de in
ve
nta
rios
Normas de procura, recepción y despacho del sistema de inventario de materiales
*Control de entrada y salida *Control de almacenamiento *Métodos de Inventario
Entrevista estructurada Observación Directa
Evaluar las políticas de procura, recepción, almacenamiento y despacho del sistema de control administrativo-contable de inventario de materiales.
Políticas de procura, recepción, almacenamiento y despacho del sistema
*Efectividad de las políticas
Revisión Documental Cálculos matemáticos. Observación directa
Examinar los procedimientos de procura, recepción, almacenamiento y despacho del sistema de control de inventario de materiales.
Procedimientos de procura, recepción, almacenamiento y despacho del sistema
*Evaluación de proveedores *Calidad de pedidos generados *Nivel de cumplimiento de proveedores
Revisión documental Cálculos matemáticos. Observación directa
Determinar los niveles mínimos y máximos de inventarios de materiales la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A.
Niveles mínimos y máximos de inventarios de materiales
*Evaluación de inventarios *Rotación de productos *Índices de consumo
Revisión documental Cálculos matemáticos. Observación directa
Proponer los lineamientos del Sistema de control Administrativo-Contable de inventarios de la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A.
Fuente: Pimienta (2013)
61
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
62
CAPÍTULO III
MARCO METODOLOGICO
La metodología de la investigación no es más que el plan a seguir, que orienta y
ayuda a describir las unidades de análisis de la investigación. La metodología es la
base fundamental para el análisis de la información, comprendido por fases y
procedimientos que permiten conseguir datos importantes que después deben ser
clasificados y organizados para comprender como ocurren los fenómenos investigados
para encontrar en él las respuestas correctas a las interrogantes planteadas.
3.1.- Tipo de Investigación.
Este estudio se clasifica como de tipo aplicado descriptivo, ya que se enfoca a
evaluar el sistema de control de inventario de insumos vigente en la empresa Súper
Market Paga Poco Express, C.A describiendo sus características específicas que lo
enmarcan dentro de las necesidades de la misma.
En relación al tipo de investigación Chávez (2000) señala que las investigaciones
descriptivas pueden ser clasificadas considerando distintos criterios, entre los cuales
refiere el problema a solucionar, objetivos a lograr y disponibilidad de recursos. Al
respecto la autora indica que los estudios descriptivos son aquellos que se dirigen a
determinar las características del fenómeno de estudio, logrando establecer las
propiedades de su estado real, sin enunciar en el entorno, sin ejercer manipulaciones y
sin tener como objetivo el cambio en las variables.
En virtud de lo expresado por Tamayo (2003), la investigación es aplicada debida
a que depende de los descubrimientos y aportes teóricos, el cual busca confrontar la
teoría con la realidad. Asimismo, se dedica al estudio y aplicación de la investigación a
problemas concretos, en circunstancias y características concretas. Esta forma de
investigación se dirige a su aplicación inmediata y no al desarrollo de teorías.
Adicionalmente puede ser clasificada de campo porque el estudio efectuado por
el investigador, se realiza donde se encuentra el objeto de estudio, es decir, en la
empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A. En tal sentido, Bavaresco (2006)
establece que la investigación que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el
63
objeto de estudio se clasifica como de campo. Ello permite el conocimiento más a
fondo del problema por parte del investigador y puede manejar datos con mayor
seguridad.
3.2.- Diseño de la Investigación.
La presente investigación se realiza bajo un diseño no experimental, transversal
descriptivo. Al respecto, Hernández, Fernández y Baptista (2010) definen que en una
investigación no experimental lo que se hace es observar fenómenos tal y como se dan
a conocer en su contexto natural, para después analizarlos, es decir, en el estudio no
experimental las variables ya han ocurrido y no pueden ser manipuladas, el investigador
no tiene control directo sobre dichas variables, no puede influir sobre ellas porque
sucedieron igual que sus defectos.
En este sentido, Hernández, Fernández y Baptista (2010) refieren que el diseño
transversal descriptivo es definido como aquel que conduce a la caracterización de la
situación actual de la variable, sin pretender considerar su evolución en el tiempo, es
decir, su propósito es descubrir variables y analizar su incidencia e interrelación en un
momento dado.
Se busca analizar la situación actual de la empresa con relación a los sistemas de
control administrativo-contable de inventario de materiales y así poder mejorar el
funcionamiento de la misma.
3.3.- Población.
La población desde el punto de vista metodológico, en una investigación es el
universo de sujetos a ser estudiados que se relacionan con la misma y que hace válida
la recolección de los datos y las conclusiones que se obtengan de la ella. Según Trujillo
(2004) define población “como un conjunto finito o infinito de personas, cosas o
elementos que presentan características comunes”.
De acuerdo a Tamayo y Tamayo (2003) una población “es la totalidad de un fenómeno
de estudio, incluye la totalidad de unidades de Análisis o entidades de población que
integran dicho fenómeno y que debe cuantificarse para un determinado estudio
integrando un conjunto N de entidades que participen de una determinada
64
característica, y se le denomina población por constituir la totalidad del fenómeno
adscrito a un estudio o investigación”.
Tomando la idea antes mencionada, población es la totalidad del fenómeno a estudiar
en donde las unidades de la población poseen características comunes, la cual se
estudio y dio origen a los datos de la investigación.
Para efecto de la investigación, la población objeto de estudio está constituida por el
personal que labora en la empresa Super Market Paga Poco Express, C.A.,
específicamente en los departamentos de Gerencia, Administración y Almacén, estos
se estructuraron en grupos de doce (12) personas los cuales están relacionadas
directamente con el problema en estudio, tal como se visualiza en el siguiente cuadro:
Cuadro 2
Descripción de la Población
CARGO NIVEL DE
INSTRUCCION TIEMPO LABORANDO
Gerente
Jefe de Compras
Jefe de Almacén
Coordinador de piso de v
Almacenista
Despachador
Abastecedor (1)
Abastecedor (2)
Coordinación de Admin.
Asistente de Admin.
Analista de transcripción
Contador
Lcda en Rel. Industriales
TSU Mercadeo
TSU Administración
TSU Administración
Bachiller
Bachiller
Bachiller
Bachiller
Lcda. en Administración
Lcda. en Administración
Ing. Industrial
Lcdo. (a) en Contabilidad
3 años
5 meses
6 meses
8 meses
6 meses
6 meses
15 dias
10 dias
1 año
8 meses
10 meses
2 años
Fuente: Pimienta (2013)
Considerando que la población es pequeña y accesible se decide abordarla en su
totalidad, por tal razón, se utiliza la técnica del censo poblacional como método para
desarrollar metodológicamente a cada elemento integrante de este universo, los cuales
65
en su forma individual constituyen un factor primordial de estudio y evaluación
específica para los fines de la presente investigación.
3.4.- Técnicas e instrumentos para la recolección de la información.
Para obtener la información necesaria en la realización de esta investigación se acude a
las siguientes Técnicas:
La observación. Permite resolver el interrogante sobre el problema planteado.
¿Está la empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A. ejerciendo un control
apropiado sobre el inventario de mercancía?
Para ello se utilizará la técnica de observaciones simples acudiendo a los
departamentos involucrados en el manejo y uso del Inventario de materiales de la
empresa Super Market Paga Poco Express, C.A, para obtener una visión general del
cumplimiento administrativo.
Entrevistas o Cuestionario. Según Hernández y Otros (2003) afirma que, “un
cuestionario consiste en un conjunto de preguntas al respecto de una o más variables a
medir”. Para recolectar la información de la variable en estudio se elaborará un
cuestionario tipo encuesta con dos (2) alternativas de respuesta cuyas modalidades
varían de acuerdo con las respuestas directas e indirectas.
El instrumento se diseñará en función de cierto número de ítems para evaluar el
sistema de Control Interno de Inventario de materiales en el almacén de la empresa
Super Market Paga Poco Express, C.A, su construcción estará constituida por
preguntas cerradas de tipo alternativas dicotómicas, ya que se presentan dos
posibilidades para responder, entre las cuales el encuestado escogerá la que estime
conveniente. En este sentido se realizarán entrevistas a los líderes y programadores de
los departamentos involucrados. Se considera ventajosa esta técnica porque permite
obtener la información certera sobre el problema planteado.
3.5.- Validez y confiabilidad de los instrumentos.
Todo instrumento de recolección de datos debe reunir dos requisitos esenciales: validez
y confiabilidad. La validez se refiere al grado en que un instrumento mide la(s)
variable(s) que el investigador desea evaluar; y la confiabilidad hace alusión al grado de
66
congruencia con que se miden las variables. En este sentido, Chávez (2004), expresa lo
siguiente “La validez es la eficiencia con que un instrumento mide lo que pretende
medir”. Para la validación de contenido se procedió a consultar (3) expertos en el área
contable y metodológica, a quién se le entregó un cuestionario y un instrumento de
validación, ver anexo B. En este último, contestaron una serie de preguntas que
recogen sus juicios con respecto al objetivo general, objetivos específicos y variable(s)
objeto de estudio, para establecer la pertinencia de cada ítem con la variable,
dimensiones e indicadores, así como su redacción y formato de presentación.
Fernández y Baptista (2000) sostienen “la confiabilidad de un instrumento de medición
se determina mediante diversas técnicas, y se refieren al grado en la cual su aplicación
repetida al mismo sujeto produce iguales resultados”. La confiabilidad de instrumentos
de esta investigación se realizó mediante la fórmula del Coeficiente Alfa - Cronbach
para ítems de varias alternativas, cuya expresión se presenta a continuación:
En donde:
rh= coeficiente de confiabilidad;
n = número de ítems;
St2 = varianza total de la prueba; y t
∑St2 = suma de las varianzas individuales de los ítems.
Con esta fórmula se recogen los datos necesarios para la aplicación de estadígrafo
Alfa-Cronbach.
En el siguiente cuadro se muestra los rangos que debe alcanzar el coeficiente de
confiabilidad para que sea aceptable.
67
Cuadro 3
Escalas del Coeficiente de Confiabilidad
Rangos Magnitud
0,81 a 1,00
0,61 a 0,80
0,41 a 0,60
0,21 a 0,40
0,01 a 0,20
Muy alta
Alta
Moderada
Baja
Muy baja
Fuente: Bolívar (2003)
Por lo general, un coeficiente de confiabilidad se considera aceptable cuando
está por lo menos en el límite superior (0,80) de la categoría “Alta”. No obstante,
no existe una regla fija para todos los casos. Todo va a depender del tipo de
instrumento bajo estudio, de su propósito y del tipo de confiabilidad de que se
trate. Por ejemplo, un coeficiente de confiabilidad de consistencia interna para
una escala de actitud, nunca debería estar por debajo del límite inferior de la
categoría “muy alto”, o sea, el valor de rh = cero punto ochenta y uno para ser
considerado como aceptable.
3.5.1.- Técnicas de procesamientos y análisis de la información.
Los resultados se presentan en tablas y representaciones gráficas elaboradas por
ítems, indicadores, dimensiones y variables, permitiendo una mayor comprensión del
trabajo. De acuerdo al tipo de investigación desarrollado se aplicó la estadística
descriptiva para el análisis de los datos recolectados. Primeramente se presenta el
análisis frecuencial y porcentual obtenidos e cada uno de los ítems, precediéndose
posteriormente a la discusión de los mismos confrontándolos con las bases teóricas que
sustentan la investigación.
68
CAPITULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
69
CAPITULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
En este capítulo se muestran los resultados obtenidos a través de la recolección
de información mediante el instrumento aplicado con el fin de Evaluar el sistema de
control administrativo-contable de inventarios de materiales en la Empresa Súper
Market Paga Poco Express, C.A, lo cual representa una base importante dentro de la
investigación, ya que sirve para abordar los resultados obtenidos a través de la
aplicación de los instrumentos de recolección de datos y posteriormente establecer la
comparación con las teorías que sustentan el estudio, con el fin de alcanzar los
objetivos planteados con un mayor nivel de coherencia.
4.1.- Diagnóstico de la situación actual a través de la evaluación de las normas de
procura, recepción y despacho del sistema de inventario de mercancía de la empresa
objeto de estudio.
Después de la aplicación de los instrumentos a los cuatro (12) sujetos de estudio
quienes laboran en la empresa, se presentan las tablas resumen de las respuestas
suministradas por los mismos.
Dimensión: Normas de Procura
Cuadro 4
Existencia de las Normas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Tal como se observa en el cuadro 4, los resultados aportados por la totalidad de
los sujetos de estudio, evidencian la existencia de normas de procura para el
inventario de materiales, entre las cuales mencionaron las siguientes:
- Para la requisición de mercancía debe existir una orden de pedido, un presupuesto
previamente realizado o una requisición autorizada por el jefe de almacén.
70
- Las mercancías a ser adquiridas deben ser cotizadas por lo menos por tres
proveedores o en algunos casos cuando exista proveedor confiable.
- En caso de adquirir la mercancía en un proveedor que otorgue crédito a la empresa se
debe emitir orden de compra.
Cuadro 5
Conocimiento de las Normas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro 5 se observa que la totalidad de los encuestados mencionaron que
las normas de procura aplicadas en la organización son conocidas por el personal que
en ella labora, además de tener conocimiento de las directrices de la empresa.
Cuadro 6
Cumplimiento de las Normas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 3 25 100
Ninguna de Anteriores
0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En relación al cumplimiento de las normas de procura los resultados presentados en el
cuadro 6 indican que para dos sujetos este cumplimiento se realiza en un nivel alto, es
decir, el personal que labora en la empresa tiene un gran grado de responsabilidad para la
ejecución de sus funciones, mientras que tres sujetos indicaron que el nivel es
medianamente alto entre tanto los sujetos restantes respondieron que el nivel de
cumplimiento es regular, lo cual indica que en la empresa Súper Market Paga Poco
Express, C.A existe un cumplimiento aceptable de las normas de procura.
71
Cuadro 7
Adecuación de las Normas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En lo concerniente al punto de adecuación de las normas de procura, según lo
señalado en el cuadro 7, se puede observar que la totalidad de los entrevistados
expresaron que las normas aplicadas en la empresa son adecuadas a las necesidades
requeridas por la organización.
Dimensión: Normas Administrativas de Recepción
Cuadro 8
Existencia de Normas Administrativa de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Tal como se observa en el cuadro 8 los resultados aportados en su totalidad de los
sujetos en estudio, arrojan la existencia de normas administrativas de recepción para el
inventario de materiales, entre los cuales mencionaron lo siguiente:
- El almacenista debe cotejar las mercancías recibidas con lo descrito en la factura de
compra.
- El almacenista debe verificar si la mercancía adquirida le corresponde a las ventas
preestablecidas.
- El almacenista debe registrar las mercancías en una planilla de entrada de material
para conocer la existencia de los mismos en la empresa.
- El almacenista es el responsable de recibir las mercancías que se utilizan en la
empresa.
72
Cuadro 9
Conocimiento de las Normas Administrativa de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Como se puede observar en el cuadro 9, el total de entrevistados mencionaron
que las normas administrativas de recepción aplicadas en la organización son
conocidas por el personal de la empresa e inclusive conocen la gestión de la misma.
Por otro lado, el cuadro 10 muestra el resultado del cumplimiento de las normas
administrativas de procura y donde arroja que seis personas afirman que esta norma se
cumplen en un nivel alto, es decir, el personal tiene un grado de responsabilidad para
la ejecución de sus funciones. Tres persona indicaron un nivel medianamente alto y
otras tres que el nivel de comportamiento es regular por lo que se deduce que en la
empresa Súper Paga Poco Express C.A, existe el cumplimiento de las normas
administrativas de recepción.
Cuadro 10
Cumplimiento de las Normas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 0 0
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 3 25 100
Ninguna de Anteriores 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Respecto a la adecuación de las normas administrativas de recepción en el cuadro
11 se muestra el resultado, es decir, se evidencia que la totalidad de los entrevistados
expresaron que las normas aplicadas en la empresa son adecuadas a las necesidades
requeridas por la organización.
73
Cuadro 11
Adecuación de las Normas Administrativa de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Dimensión: Normas de Almacenamiento
Cuadro 12
Existencia de Normas de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 0 0 0
No 12 100 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Tal como se observa en el cuadro 12, los resultados aportados por la totalidad de
los sujetos de estudio, evidencian la no existencia de normas de almacenamiento para
el inventario de materiales.
Cuadro 13
Conocimiento de las Normas de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 0 0 0
No 12 100 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro 13, los entrevistados respondieron que al no existir normas de
almacenamiento, no existe el conocimiento del mismo en la organización.
74
Por otro lado, y respecto al nivel de cumplimiento de las normas de
almacenamiento, se observa que los entrevistados no respondieron debido a la
inexistencia de dichas normas. (Ver cuadro 14)
Cuadro 14
Cumplimiento de las Normas de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 - -
Medianamente alto 0 - -
Alto 0 - -
Regular 0 - -
Ninguna de Anteriores 0 - -
Totales 0 - -
Fuente: Pimienta (2013)
Cuadro 15
Adecuación de las Normas de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 0 0 0
No 0 0 0
Totales 0 0 -
Fuente: Pimienta (2013)
En la cuadro 15 se refleja el resultado de la entrevista realizada, los encuestados
expresaron que por la no existencia o ausencia de las normas de almacenamiento, no
se puede medir la adecuación de las mismas.
Dimensión: Normas Administrativas de Despacho
Cuadro 16
Existencia de Normas Administrativas de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
75
En la cuadro 16 se observan los resultados aportados por la totalidad de los
entrevistados, evidencian la existencia de normas administrativas de despacho para el
inventario de materiales, entre las cuales mencionaron las siguientes:
- El trabajador solicitante del material debe dirigirse al almacenista.
- El almacenista debe revisar los registros de entrada de materiales para verificar la
existencia del mismo.
- El almacenista debe entregar el material al trabajador.
- El almacenista debe darla de baja al material solicitado por el trabajador.
Cuadro 17
Conocimiento de las Normas Administrativas de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro 17, los resultados obtenidos demuestran que los encuestados tienen
conocimientos de las normas de administración de despacho y dicen conocer las
directrices de la organización.
Cuadro 18
Cumplimiento de las Normas Administrativas de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 0 0
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 3 25 100
Ninguna de Anteriores 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En relación al cumplimiento de las normas de administración de despacho, los
resultados presentados en el cuadro 18 indican que para seis sujetos el cumplimiento
se realiza en un nivel alto, es decir, el personal tiene un grado de responsabilidad para
76
la ejecución de sus funciones, por otro lado, tres sujeto indico que el nivel es
medianamente alto entre tanto que tres persona respondió que el nivel de cumplimiento
es regular, pero en forma general, en la empresa Súper Paga Poco Express C.A, existe
cumplimiento de las normas administrativas de despacho.
Cuadro 19
Adecuación de las Normas Administrativas de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Al observar el cuadro 19 se puede deducir que las normas administrativas de despacho
son adecuadas a las necesidades requeridas por la empresa.
4.2.- Evaluar las políticas de procura, recepción, almacenamiento y despacho del
sistema de control administrativo-contable de inventario de mercancía
Dimensión: Políticas de Procura
Cuadro 20
Existencia de Políticas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Tal como se observa en el cuadro 20, los resultados aportados por los entrevistados
evidencian la existencia de políticas de procura para el inventario de materiales, entre
las cuales se mencionaron las siguientes:
- Toda orden de requisición debe estar firmada por el jefe de compras.
- Toda factura de compra a crédito debe estar soportada por una orden de compra.
77
Cuadro 21
Conocimiento de las Políticas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro anterior, los resultados obtenidos demuestran que los encuestados
tienen conocimientos de las políticas de procura, además de tener conocimiento de los
objetivos de la empresa.
Cuadro 22
Cumplimiento de las Políticas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 0 0
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 3 25 100
Ninguna de Anteriores 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En relación al cumplimiento de las políticas de procura, los resultados presentados en
el cuadro 22 indican que para seis personas, el cumplimiento se realiza en un nivel alto, es
decir, el personal tiene un grado de responsabilidad para la ejecución de sus funciones, por
otro lado, tres sujetos indicaron que el nivel es medianamente alto entre tanto que otras tres
personas respondieron que el nivel de cumplimiento es regular, pero en forma general, en la
empresa Súper Paga Poco Express C.A, existe cumplimiento de las políticas de procura.
Cuadro 23
Adecuación de las Políticas de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
78
En lo concerniente al punto de adecuación de las políticas de procura, según lo
indica el cuadro 23, se evidencia que la totalidad de los encuestados expresaron que
las políticas de procura aplicadas en la empresa son adecuadas para el buen
desempeño de sus funciones.
Dimensión: Políticas Administrativas de Recepción
Cuadro 24
Existencia de Políticas Administrativas de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro 24 se observa que los sujetos encuestados evidencian la existencia
de políticas administrativas de recepción para el inventario de materiales, entre las
cuales se mencionaron las siguientes:
- El almacenista de materiales debe ser la persona encargada de hacer la recepción de
mercancías.
- De haber recepción de mercancías de terceras personas (clientes) debe firmarse la
copia de la nota de entrega por la persona responsable de la recepción de los mismos.
- Determinar las condiciones de las mercancías recibidas
Cuadro 25
Conocimiento de las Políticas Administrativas de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
79
En el cuadro 25, los resultados arrojados demuestran que los encuestados tienen
conocimientos de las políticas administrativas de recepción, y por lo tanto tienen
conocimiento de los objetivos de la empresa.
Cuadro 26
Cumplimiento de las Políticas Administrativas de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 0 0
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 0 0 75
Ninguna de Anteriores 3 25 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En relación al cumplimiento de las políticas administrativas de recepción, los
resultados presentados en el cuadro 26 indican que para seis personas, el cumplimiento
se realiza en un nivel alto, es decir, el personal tiene un grado de responsabilidad para
la ejecución de sus funciones, por otro lado, tres sujetos indicaron que el nivel es
medianamente alto entre tanto que seis personas respondieron que el nivel de
cumplimiento es regular, pero en forma general, en la empresa Súper Paga Poco
Express C.A, existe cumplimiento de las políticas de procura en un 75%.
Cuadro 27
Adecuación de las Políticas Administrativas de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En lo concerniente al punto de adecuación de las políticas de procura, según lo indica el
cuadro 27, se evidencia que la totalidad de los encuestados expresaron que las
80
políticas de procura aplicadas en la empresa son adecuadas para el buen desempeño
de sus funciones.
Dimensión: Políticas de Almacenamiento
En el cuadro 28 se observa que la totalidad de los sujetos de estudio evidenciaron que
no existen políticas de almacenamiento para el inventario de materiales.
Cuadro 28
Existencia de Políticas de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 0 0 0
No 12 100 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Cuadro 29
Conocimiento de las Políticas de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro 29, los resultados arrojados demuestran que los encuestados tienen
no tienen conocimientos de las políticas de Almacenamiento debido a que no existen
políticas de almacenamiento
81
Cuadro 30
Cumplimiento de las Políticas de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 - -
Medianamente alto 0 - -
Alto 0 - -
Regular 0 - -
Ninguna de Anteriores 0 - -
Totales 0 - -
Fuente: Pimienta (2013)
Con respecto al cumplimiento de las políticas de almacenamiento, los resultados
presentados en el cuadro 30 indican que debido a que no existen políticas de
almacenamiento no se puede medir el nivel de cumplimiento
Cuadro 31
Adecuación de las Políticas de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 0 0 0
No 0 0 0
Totales 0 0 -
Fuente: Pimienta (2013)
Al referirse al punto de adecuación de las políticas de almacenamiento, según lo indica
el cuadro 31, se evidencia que la totalidad de los encuestados expresaron que debido a
la no existencia de las políticas de almacenamiento, no se puede medir la adecuación
de las políticas de almacenamiento.
Dimensión: Políticas Administrativas de Despacho
82
Cuadro 32
Existencia de Políticas Administrativas de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Tal como se observa en el cuadro 32, los resultados aportados por la totalidad de
los sujetos de estudio, expresan la existencia de políticas administrativas de despacho
para el inventario de materiales entre las cuales mencionaron las siguientes:
- El almacenista debe facilitar todos los materiales a los trabajadores que laboran en la
organización.
- Todo material utilizado, vendido o devuelto, debe darle salida del inventario, reflejando
la fecha de entrega del mismo.
- El almacenista es responsable de estar pendiente del nivel de inventario para evitar la
escasez.
Cuadro 33
Conocimiento de las Políticas Administrativas de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro 33, los resultados arrojados demuestran que los encuestados tienen
conocimientos de las políticas administrativas de despacho además de conocer las
directrices de la empresa.
83
Cuadro 34
Cumplimiento de las Políticas Administrativas de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 0 0 75
Ninguna de Anteriores 3 25 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Con respecto al cumplimiento de las políticas Administrativas de Despacho, los
resultados presentados en el cuadro 34 indican que para seis sujetos el cumplimiento
se realiza en nivel alto, es decir, el personal tiene un alto grado de responsabilidad en la
ejecución de sus funciones, mientras que tres sujetos indicaron que el nivel de
cumplimiento es medianamente alto y los últimos respondieron que el nivel de
cumplimiento es nulo, en otras palabras no se cumplen dichas políticas. Si se toma en
cuenta la misma escala de 0 a 100, en forma general, la empresa cumple en un 75%
con las políticas administrativas de despacho.
Cuadro 35
Adecuación de las Políticas Administrativas de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Al referirse al punto de adecuación de las políticas administrativas de despacho,
según lo indica el cuadro 35, se evidencia que la totalidad de los encuestados
expresaron que son adecuadas las políticas administrativas de despacho requeridas por
la organización.
84
Dimensión: Procedimientos de Procura
En el cuadro 36 se observa que la totalidad de los sujetos de estudio evidenciaron
que existen procedimientos de procura para el inventario de materiales, entre las cuales
mencionaron las siguientes:
- La recepción de la mercancía al almacén.
- Verificar en la orden de pedido la existencia de material solicitado.
- Cotizar los materiales en por lo menos a tres proveedores.
- Elaborar el resumen de los materiales adquirir especificando todos los datos
pertinentes a los mismos.
4.3. Examinar los procedimientos de procura, recepción, almacenamiento y despacho
del sistema de control de inventario de mercancía.
Cuadro 36
Existencia de Procedimientos de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Cuadro 37
Conocimiento de Procedimientos de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
85
En el cuadro 37, se observa que la totalidad de los encuestados mencionaron que
los procedimientos de procura aplicados en la organización son conocidos por todo el
personal. En caso de ausencia temporal de la persona encargada el proceso continúa
sin ningún tipo de problema.
Cuadro 38
Cumplimiento de los Procedimientos de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 0 0
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 0 0 75
Ninguna de Anteriores 3 25 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En relación al cumplimiento de los procedimientos de procura, los resultados
presentados en el cuadro 38 indican que para seis entrevistados este cumplimiento
se realiza en un alto nivel, es decir, el 50% del personal tiene un alto grado de
responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones, por otro lado, tres sujetos
mencionaron que el nivel es medianamente alto (25%) mientras que los últimos
tres encuestados respondieron que el nivel de cumplimiento es nulo. Todo esto
indica, que en la empresa si se cumple en un 75% los procedimientos de procura.
Cuadro 39
Adecuación de los Procedimientos de Procura
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
86
Al referirse al punto de adecuación de los procedimientos de procura, tal como lo
indica el cuadro 39, se deduce que la totalidad de los encuestados expresaron que los
procedimientos aplicados en la organización son adecuados a las necesidades
requeridas por la misma.
Dimensión: Procedimientos Administrativos de Recepción
Tal como se observa en el cuadro 40, la totalidad de los encuestados expresaron
que los procedimientos administrativos de recepción aplicados en la empresa existen
para el inventario de materiales, entre los cuales mencionaron los siguientes:
- El chofer hace entrega de los materiales comprados.
- El almacenista saca copia a la factura de compra.
- El almacenista coteja los materiales entrantes con la factura de compra.
- El almacenista identifica los materiales a donde van a ser incorporados en el almacén.
Cuadro 40
Existencia de Procedimientos Administrativos de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Cuadro 41
Conocimiento de los Procedimientos Administrativos de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
87
Tal como se observa en el cuadro 41, la totalidad de los encuestados expresaron que
los procedimientos administrativos de recepción aplicados en la empresa son conocidos
por el personal que en ella labora y conocen todas las directrices de la organización.
Cuadro 42
Cumplimiento de los Procedimientos Administrativos de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 0 0
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 0 0 75
Ninguna de Anteriores 3 25 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Con respecto al cumplimiento de las políticas de almacenamiento, los resultados
presentados en el cuadro 42 indican que para seis personas este cumplimiento se realiza
en un nivel alto, lo que significa que el personal cumple a cabalidad sus funciones. Por otro
lado, tres sujetos mencionaron que el nivel de cumplimiento es medianamente alto, entre
tanto, tres sujetos expresaron que el cumplimiento es nulo, pero, en forma general existe
cumplimiento (75%) en la empresa de los procedimientos administrativos de recepción.
Cuadro 43
Adecuación de los Procedimientos Administrativos de Recepción
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Al referirse al punto de adecuación de las políticas de almacenamiento, según lo
indica el cuadro 43, se evidencia que la totalidad de los encuestados expresaron que
los procedimientos administrativos de recepción son adecuados para las necesidades
de la empresa.
88
Dimensión: Procedimientos de Almacenamiento
Cuadro 44
Existencia de Procedimientos de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Tal como se observa en el cuadro 44, el total de los entrevistados mencionaron
que los procedimientos de almacenamiento aplicados en la empresa existen para el
inventario de materiales, entre los cuales mencionaron los siguientes:
- El almacenista debe registrar en la planilla de entrada de materiales donde va a ser
ubicado.
- El almacenista lleva el material al almacén.
Cuadro 45
Conocimiento de los Procedimientos de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro 45, la totalidad de los encuestados expresaron que los
procedimientos de almacenamiento aplicados en la empresa son conocidos por el
personal que en ella labora y conocen todas las directrices de la organización.
89
Cuadro 46
Cumplimiento de los Procedimientos de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 0 0
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 0 0 75
Nulo 3 25 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Con respecto al cumplimiento de las políticas de almacenamiento, los resultados
presentados en el cuadro 46 indican que para seis personas (50%) este cumplimiento
se realiza en un nivel alto, lo que significa que el personal cumple con sus funciones.
Por otro lado, tres sujetos (25%) mencionaron que el nivel de cumplimiento es
medianamente alto, entre tanto tres encuestados expresaron que el cumplimiento es
nulo, lo que se deduce que en la empresa se cumplen en un 75% los procedimientos de
almacenamiento.
Cuadro 47
Adecuación de los Procedimientos de Almacenamiento
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Al referirse al punto de adecuación de las políticas de almacenamiento, según lo
indica el cuadro 47, se evidencia que la totalidad de los encuestados expresaron que los
procedimientos de almacenamiento son adecuados para las necesidades de la empresa.
Dimensión: Procedimientos Administrativos de Despacho
90
Cuadro 48
Existencia de Procedimientos Administrativos de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Tal como se observa en el cuadro 48, el total de los entrevistados
mencionaron que los procedimientos Administrativos de Despacho aplicados en la
empresa existen para el inventario de mercancía, entre los cuales mencionaron los
siguientes:
- El despachador solicita la mercancía al almacenista.
- El almacenista suministra la mercancía al despachador.
- El almacenista registra en la planilla de entrada de mercancía, la salida de los mismos.
Cuadro 49
Conocimiento de los Procedimientos Administrativos de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En el cuadro 49, la totalidad de los encuestados expresaron que los
procedimientos administrativos de despacho aplicados en la empresa son
conocidos por el personal que en ella labora y conocen los objetivos de la
organización.
91
Cuadro 50
Cumplimiento de los Procedimientos Administrativos de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Muy alto 0 0 0
Medianamente alto 3 25 25
Alto 6 50 75
Regular 0 0 75
Nulo 3 25 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
En relación al cumplimiento de los procedimientos administrativos de despacho los
resultados presentados en el cuadro 50 indican que para seis personas este
cumplimiento se realiza en un nivel alto, lo que significa que el personal cumple con sus
funciones. Por otro lado, tres entrevistados expresaron que el nivel de cumplimiento es
medianamente alto, entre tanto, tres encuestados expresaron que el cumplimiento es
nulo, pero, en forma general, la empresa cumple en un 75% los procedimientos de
almacenamiento.
Cuadro 51
Adecuación de los Procedimientos Administrativos de Despacho
Respuestas Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
Si 12 100 100
No 0 0 100
Totales 12 100 -
Fuente: Pimienta (2013)
Al referirse al punto de adecuación de las los procedimientos administrativos de
despacho, según lo indica el cuadro 51, se evidencia que la totalidad de los
encuestados expresaron que los procedimientos de almacenamiento son adecuados
para las necesidades de la empresa.
4.4.- Determinar los niveles mínimos y máximos de inventarios de mercancía en la
empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A.
92
El control preventivo de inventarios es una modalidad del control operativo de los
mismos que se basa en reposiciones reales ajustadas a las necesidades, evitando así
acumulaciones excesivas de stock. Un apropiado control preventivo de inventarios debe
manejar los siguientes elementos:
Control Contable: Kardex o software
Control Físico: Almacén
Control de Nivel de Inversión: Índices de Rotación
La técnica consiste en establecer niveles Máximos y Mínimos de inventario,
además de su respectivo periodo fijo de revisión. La cantidad a ordenar
corresponde a la diferencia entre la Existencia Máxima calculada y las Existencias
Actuales de inventario. Los pedidos que se efectúen fuera de las fechas
establecidas de revisión corresponderán a aquellos que busquen reaccionar a una
fluctuación anormal de la demanda de unidades que haga que los niveles de
inventario lleguen al límite mínimo antes de la revisión.
Numerosos sistemas automatizados emplean la técnica de máximos y mínimos
calculando puntos de revisión y solicitando automáticamente órdenes de compra
con sus respectivas cantidades a solicitar.
Para el desarrollo de este objetivo se consideraron los volúmenes de materia prima
utilizados como datos de los últimos doce meses de los diferentes tipos de
mercancía, con el propósito de calcular el consumo promedio, inventarios y compras
de las mismas. Para tal efecto se elaboró un formato donde se visualiza el
movimiento de los diferentes tipos de rubros. El cuadro 51 es característico de lo
dicho anteriormente.
Las ecuaciones utilizadas para la determinación de los consumos de las diferentes
materias primas fueron las siguientes:
Consumo Real = Inv. Inicial + Compras – Devol. – Inv. Final (Ecuación 4.1)
Consumo Prom. Anual = Consumo Real/ No. meses (Ecuación 4.2)
Compras prom.= Compras Totales en el período/ No. meses (Ecuación 4.3)
93
Bs. /año = Costos Unit. x Consumo Real (Ecuación 4.4)
A efecto de esta investigación se tomó como ejemplo de cálculo el
departamento de charcutería por presentar el mayor costo en Bolívares (ver cuadro
52). Los inventarios iniciales y finales se tomaron físicamente cada mes, mientras
que las compras de mercancías y costos unitarios fueron suministradas por el
departamento de compras y logística.
Con todos estos datos se elaboró el cuadro 52 donde se indican en cada
columna los ítems utilizados para el respectivo cálculo. Sólo se presentan 20
artículos debido a lo numeroso de los mismos. En una cadena de suministro,
un análisis ABC (Activity Based Costing) es un método de categorización de
inventario que consiste en la división o clasificación de los artículos en tres categorías,
A, B y C: Los artículos pertenecientes a la categoría A son los más valiosos, mientras
que los que pertenecen a la categoría C son los menos valiosos. Este método tiene
como objetivo llamar la atención de los gerentes hacia los pocos artículos de
importancia crucial (artículos A) en lugar de hacia los muchos artículos
triviales (artículos C) (Hillier Liberman, 2010).
El método ABC establece que, al revisar el inventario, una empresa debería
clasificar los artículos de la A hasta la C**, basando su clasificación en las siguientes
reglas:
Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es **el más elevado**. El
principal 70-80 % del valor de consumo anual de la empresa generalmente representa
solo entre el 10 y el 20 % de los artículos de inventario totales.
Los artículos C son, al contrario, artículos con el menor valor de consumo. El 5 % más
bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50 % de los artículos de
inventario totales.
Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio.
Ese 15-25 % de valor de consumo anual generalmente representa el 30 % de los
artículos de inventario totales. (Hillier Liberman, 2010)
87
Cuadro 52
Clasificación ABC de Inventarios por departamento.
Departamento A % B % C % Totales %
Charcutería 11.013.002 38,2% 2.917.509 38,1% 892.834 46,5% 14.823.345 38,6% Víveres 4.796.405 16,6% 1.279.185 16,7% 318.128 16,6% 6.393.718 16,7% Producción 3.075.971 10,7% 856.041 11,2% 188.873 9,8% 4.120.885 10,7% Carnicería 1.596.672 5,5% 424.354 5,5% 54.834 2,9% 2.075.859 5,4% Pastelería 1.493.080 5,2% 384.047 5,0% 46.353 2,4% 1.923.480 5,0% Bebidas 1.407.326 4,9% 338.083 4,4% 100.406 5,2% 1.845.816 4,8% Jugos y Lácteos 1.120.114 3,9% 297.733 3,9% 64.284 3,3% 1.482.131 3,9% Pilas 273.726 1,0% 52.618 0,7% 11.657 0,6% 338.001 0,9% Confitería 943.823 3,3% 250.877 3,3% 63.455 3,3% 1.258.156 3,3% Detergentes y Papel Hig.
750.503 2,6% 196.012 2,6% 47.500 2,5% 994.014 2,6%
Pan Inventariado 725.191 2,5% 191.402 2,5% 39.896 2,1% 956.489 2,5% Frutas y Hortalizas 591.751 2,1% 162.943 2,1% 39.675 2,1% 794.369 2,1% Inv. Producción 312.326 1,1% 82.506 1,1% 19.082 1,0% 413.914 1,1% Charcutería – Salchichas
250.659 0,9% 67.614 0,9% 6.457 0,3% 324.730 0,8%
Helados 186.519 0,6% 49.614 0,6% 11.843 0,6% 247.976 0,6% Lunchería 97.470 0,3% 32.106 0,4% 4.750 0,2% 134.326 0,3% Cigarros 93.451 0,3% 27.155 0,4% 6.666 0,3% 127.272 0,3% Productos Congelados
60.364 0,2% 17.333 0,2% 4.017 0,2% 81.714 0,2%
Dulces 23.446 0,1% 32.106 0,4% 1.300 0,1% 56.852 0,1%
28.811.799 100,0% 7.659.238 100,0% 1.922.011 100,0% 38.393.048 100,0% 75,04% 19,95% 5,01% 100%
94
88
Cuadro 53
Movimiento de Inventarios en el Departamento de Charcutería
No MATERIAL
INV. INV. CONSUMO COSTO CONSUMO COMPRAS
UNIDAD INICIAL COMPRAS DEV. FINAL REAL UNITARIO PROM PROM Bs/Año
Bs/Unid ANUAL 12 MESES
1 QUESO SEMI GRASO INDULAVECA
Kg 523 17.374 0 310 17.587 395,69 1.466 1.448 6.958.929
2 ESPALDA AHUMADA TIPO
SHOULD Kg 4 16.047 0 4 16.047 55 1.337 1.337 881.950
3 MADURADO 5 ESTRELLAS Kg 185 10.742 0 68 10.860 54 905 895 588.374
4 PALMITA ESPECIAL Kg 200 10.387 0 174 10.413 52 868 866 544.292
5 JAMON DE PIERNA ARICHUNA Kg 39 8.076 0 411 7.704 69 642 673 529.891
6 QUESO PLILI Kg 223 8.637 0 567 8.293 53 691 720 438.618
7 PAVITA BABY HORNEADA Kg 15 4.833 0 324 4.525 87 377 403 393.632
8 JAMON TENDER SERVIPORK BOLO
Kg 0 2.107 0 147 1.959 186 163 176 364.424
9 QUESO MOZZARELLA SEMI- GRASO
Kg 45 7.085 0 177 6.953 45 579 590 312.894
10 MADURADO DE AÑO ESPECIAL DEL
Kg 56 4.217 0 164 4.108 69 342 351 283.568
11 PECHUGA DE PAVO S/ GRASA Kg 3 3.279 0 133 3.149 86 262 273 270.639
12 PECHUGA DE PAVO PLUMROSE Kg 34 2.628 0 113 2.549 99 212 219 253.041
13 JAMON DE PIERNA OSCAR MAYER
Kg 113 3.263 0 212 3.164 77 264 272 242.716
14 JAMON DE PIERNA PLUMROSE Kg 18 3.027 0 154 2.891 67 241 252 193.688
15 JAMON DE PIERNA ALIMEX Kg 1 3.243 0 95 3.149 60 262 270 189.803
16 JAMON COCIDO TENDER HOR Kg 30 2.073 0 33 2.070 88 173 173 181.379
17 QUESO MOZZARELLA LIGHT Kg 3 3.305 0 3 3.305 45 275 275 148.726
18 DELICIOSO PAVO HORNEADO Kg 0 1.996 0 166 1.831 78 153 166 143.115
19 TOCINETA AHUMADA SIN CUERO ALIMEX
Kg 229 1.589 0 13 1.805 76 150 132 137.790
20 CHARVENCA PECHUGA DE PAVO Kg 15 1.745 0 0 1.760 75 147 145 132.840
95
96
El cálculo típico para conocer el consumo real para cada producto y el costo anual
se muestra a continuación para la mercancía Queso semigraso Indulavenca, el mismo
procedimiento aplica para cada uno de los productos:
Datos:
Inventario Inicial = 523 Kg.
Compras = 17.374 Kg.
Devoluciones = 0
Inventario Final = 310 Kg.
No. de períodos = 12 meses
Costos Unitarios = 396 Bs. /Kg.
Aplicando la ecuación 4.1, se tiene
Consumo Real = 523 + 17.374 - 0 – 310 = 17.587 Kg. /año
Aplicando la ecuación 4.2:
Consumo promedio Anual = 17.587/ 12 = 1.466 Kg. /año
Para el cálculo de las compras promedios se utilizó la ecuación 4.3, es decir
Compras promedios = 17.374/12 = 1.448 Kg. /año
De la ecuación 4.4 se obtiene los costos total anual,
Costo anual = 396 Bs. /Kg. x 17.587 Kg. /año = 6.958.929 Bs. /año
Como se observa en el cuadro 53, el consumo promedio anual es de 1.466 Kg. /año
mientras que las compras promedio por año es de 1.448 Kg. /año lo que representa un
1,24% de seguridad, cifra pequeña en comparación con la importancia del producto
para la empresa.
Por otro lado y en función de la cantidad de producto a manejar en almacén
fue necesario que el investigador tomara datos directos a través de las existencias
en un período de doce meses, conociendo el costo de cada una de las materias
primas que necesita la empresa para la elaboración de sus diferentes productos,
97
así que, se realizó un análisis basado en la técnica ABC, la cual permitió
establecer los artículos en grado de importancia y contribución para la empresa.
De acuerdo a los resultados obtenidos se procedió a la clasificación ABC como se
puede observar en el cuadro 52 Según la teoría de la técnica ABC los artículos A
deben estar en un rango del 75 al 80 por ciento, los B del 15 al 20 por ciento y los C
del 5 al 10 por ciento.
Cuadro 54
Clasificación ABC de Inventarios
No DESCRIPCION UNIDAD PRECIO (Bs)/Año
Porcentaje del valor
total
% Acumulado
Clasificación por demanda
Bs/año Acumulado
por Clasificación
1 QUESO SEMI GRASO INDULAVECA Kg 6.958.929 46,95% 46,95% A 6.958.929
2 ESPALDA AHUMADA TIPO SHOULD Kg 881.950 5,95% 52,90% A 7.840.879
3 MADURADO 5 ESTRELLAS Kg 588.374 3,97% 56,86% A 8.429.252
4 PALMITA ESPECIAL Kg 544.292 3,67% 60,54% A 8.973.544
5 JAMON DE PIERNA ARICHUNA Kg 529.891 3,57% 64,11% A 9.503.435
6 QUESO PLILI Kg 438.618 2,96% 67,07% A 9.942.053
7 PAVITA BABY HORNEADA Kg 393.632 2,66% 69,73% A 10.335.684
8 JAMON TENDER SERVIPORK BOLO Kg 364.424 2,46% 72,18% A 10.700.109
9 QUESO MOZZARELLA SEMI- GRASO
Kg 312.894 2,11% 74,29% A 11.013.002
10 MADURADO DE AÑO ESPECIAL DEL
Kg 283.568 1,91% 1,91% B 283.568
11 PECHUGA DE PAVO S/ GRASA Kg 270.639 1,83% 3,74% B 554.207
12 PECHUGA DE PAVO PLUMROSE Kg 253.041 1,71% 5,45% B 807.248
13 JAMON DE PIERNA OSCAR MAYER Kg 242.716 1,64% 7,08% B 1.049.964
14 JAMON DE PIERNA PLUMROSE Kg 193.688 1,31% 8,39% B 1.243.653
15 JAMON DE PIERNA ALIMEX Kg 189.803 1,28% 9,67% B 1.433.456
16 JAMON COCIDO TENDER HOR Kg 181.379 1,22% 10,89% B 1.614.835
17 QUESO MOZZARELLA LIGHT Kg 148.726 1,00% 11,90% B 1.763.561
18 DELICIOSO PAVO HORNEADO Kg 143.115 0,97% 12,86% B 1.906.677
19 TOCINETA AHUMADA SIN CUERO ALIMEX
Kg 137.790 0,93% 13,79% B 2.044.467
20 CHARVENCA PECHUGA DE PAVO Kg 132.840 0,90% 14,69% B 2.177.307
. . . . . . B 2.917.509
. . . . . . . .
69 QUESO MADURADO DE AÑO ESPEC
Kg 0 0.0% 6,02% C 892.834
Como se puede observar en el cuadro 54, de los 69 artículos estudiados arrojó la
siguiente clasificación general según la técnica ABC
98
Cuadro 55
Clasificación ABC, departamento de Charcutería
CLASIF. USO
ANUAL Bs/año
% del valor total
Número de artículos
% del número total de artículos
A 11.013.002 74,29% 9 13,0%
B 2.917.509 19,68% 18 26,1%
C 892.834 6,02% 42 60,9%
14.823.345 100,00% 69 100,0%
La mercancía o artículos clasificados como A, lo constituyen 9 ítems
representando el 74,29 por ciento del valor total por lo que es necesario estar alerta
al movimiento de estos ante un control riguroso ya que representan la mayor parte
del capital empleado en las existencias. Los artículos B, representan el 19,68 por
ciento y los C un 6,02 por ciento compuestos por 18 y 42 ítems respectivamente,
ambos también son importantes pero con un control menos rigurosos que los
clasificados como A.
En general, las mercancías constituyen los insumos que se necesitan para
producir y son consumidos o transformados durante los procesos, o mejor dicho, es
el elemento físico que se incorpora a un proceso para su transformación en un
producto.
Para los costos totales mínimos combinados de pedido y mantenimiento del
inventario se incurren en dos tipos de costos en la administración de esta función: de
adquisición y mantenimiento o de tenencia. El de adquisición es el costo de realizar
pedidos, es decir, de todo el proceso administrativo – contable (comprar, recibir,
controlar y pagar entre otros). Entre ellos se encuentran: costos de compras,
procesamiento de facturas, descuentos por cantidad y ahorros por fletes. Tienen un
comportamiento variable decreciente.
Los costos de tenencia son los que resultan de mantener las existencias, e
incluyen espacios físicos (almacenes), manejo de materiales, deterioro, seguridad,
limpieza y estanterías además de los intereses sobre los fondos de capital invertidos en
inventarios. Su comportamiento es variable creciente: a mayor cantidad de existencias,
este costo crece.
99
Se calcula generalmente en términos de tasa: Costos de tenencia / costo de
materia prima a almacenar.
El tamaño óptimo del inventario se logra cuando el total de costos combinados de
pedidos y mantenimiento de inventario están en su punto más bajo.
Para la selección del sistema de compra más conveniente, en ciertos insumos
existen restricciones que obligan a decidir sobre la base de otros criterios. Para la
selección de estos artículos, se cuenta con el criterio ABC ya estudiado que permite,
frente a un número importante de casos, determinar cuáles son los de mayor
significación.
Una de las decisiones en la gestión de materiales es cuánto adquirir cada vez que
se formalice una compra, esta cantidad se denomina lote económico (q), es la cantidad
que conviene comprar periódicamente para optimizar los costos de adquisición y
tenencia que demanda la gestión de inventarios (Hillier, 2010)
Las siguientes fórmulas se aplicaron para el cálculo de lote económico:
q = Lote económico = (2.Q.P/c.i)1/2 (ecuación 4.5)
P = Costo de adquisición = (Inv. Final x Costo Unitario) (ecuación 4.6)
0.5 x Compra anual
CI = Costo de Inv. = (costo adquisición /consumo anual) x 100 (ecuación 4.7)
N = No. de compras = Consumo anual/ lote económico = Q/q (ecuación 4.8)
CP = Consumo prom. Mensual = Consumo anual / No. períodos (ecuación 4.9)
SP = Stock Promedio = CP + 0.5CP (ecuación 4.10)
DM = Demanda Mensual = SP – CP (ecuación 4.11)
E.M = Existencia Máxima = SP + DM (ecuación 4.12)
Emín = Existencia mínima = SP – DM (ecuación 4.13)
P.P = Punto de pedido = (ecuación 4.14)
Dónde:
100
Q = consumo del período
P = costo de adquisición
c = costo unitario de la pieza
i = costo de Inventario o tenencia (calculado en forma de tasa).
Q/q = número de compras.
Núm. De compras, N = Q/q = consumo del período / lote económico (Ecuación 4.15)
Frecuencia de compras, Fr = 365 / número de compras (Ecuación 4.16)
PP = Punto de Pedido Optimo
D = Demanda probable
E = Tiempo de espera probable
F = Factor de tolerancia de faltantes
S = Promedio de cada salida del inventario (para ventas o consumo)
Así que, partiendo de los cuadros 52 y 53 expuestos anteriormente, la cantidad de
mercancía a manejar en el almacén según el lote económico para cada mes
siguiente se muestra en el cuadro 54 para 20 artículos.
101
Cuadro 54
Inventario de charcutería
Nº
Costos Consumo Compras Inv. Costo de Costo
Lote No. de Consumo Stock Demanda Exist. Exist. Punto
de de
MATERIAL Clase Unitarios Anual Anuales Final Adquis. Invent. Económico Compras Promedio Prom Mensual Max Min Pedido
Bs/Kg. Kg. Kg. Kg. Bs/orden % q N Mensual
(CP) SP
DM = SP-CP
E.M E.m P.P
1 Queso semi graso Indulaveca A 395,69 17.587 17.374 310 14,1 0,08 1250 14 1.466 2.198 733 2.931 1.466 370
2 Espalda ahumada tipo
Should A 54,96 16.047 16.047 4 0,02 0 3061 5 1.337 2.006 669 2.675 1.337 338
3 Madurado 5 estrellas A 54,18 10.860 10.742 68 0,68 0,01 2086 5 905 1.357 452 1.810 905 229
4 Palmita especial A 52,27 10.413 10.387 174 1,75 0,02 2037 5 868 1.302 434 1.736 868 220
5 Jamon de pierna Arichuna A 68,78 7.704 8.076 411 7 0,09 1314 6 642 963 321 1.284 642 163
6 Queso Pili A 52,89 8.293 8.637 567 6,94 0,08 1613 5 691 1.037 346 1.382 691 175
7 Pavita Baby horneada A 87 4.525 4.833 324 11,65 0,26 686 7 377 566 189 754 377 96
8 Jamon tender Servipork bolo A 186 1.959 2.107 147 26,02 1,33 203 10 163 245 82 327 163 42
9 Queso mozzarella semi- graso
A 45 6.953 7.085 177 2,25 0,03 1466 5 579 869 290 1.159 579 147
10 Madurado de año especial del
B 69,02 4.108 4.217 164 5,38 0,13 699 6 342 514 171 685 342 87
11 Pechuga de pavo s/ grasa B 85,95 3.149 3.279 133 6,99 0,22 480 7 262 394 131 525 262 67
12 Pechuga de pavo Plumrose B 99,28 2.549 2.628 113 8,53 0,33 362 7 212 319 106 425 212 54
13 Jamon de pierna Oscar Mayer
B 76,72 3.164 3.263 212 9,95 0,31 511 6 264 395 132 527 264 67
14 Jamon de pierna Plumrose B 67 2.891 3.027 154 6,81 0,24 499 6 241 361 120 482 241 62
15 Jamon de pierna Alimex B 60,27 3.149 3.243 95 3,51 0,11 574 5 262 394 131 525 262 67
16 Jamón cocido tender Hor B 87,61 2.070 2.073 33 2,78 0,13 313 7 173 259 86 345 173 44
17 Queso Mozzarella light B 45 3.305 3.305 3 0,07 0 697 5 275 413 138 551 275 70
18 Delicioso Pavo Horneado B 78,17 1.831 1.996 166 12,98 0,71 293 6 153 229 76 305 153 39
19 Tocineta ahum s/cuero Alimex
B 76,35 1.805 1.589 13 1,22 0,07 292 6 150 226 75 301 150 39
20 Charvenca pechuga de pavo B 75,48 1.760 1.745 0 0,03 0 286 6 147 220 73 293 147 38
101
102
El cálculo típico para conocer el lote económico para cada producto se muestra
continuación para la mercancía Queso semigraso Indulavenca, el mismo procedimiento
aplica para cada uno de los productos:
Datos:
C = Costo Unitario (Bs. /Kg.) = 396
Consumo Anual (Kg. /año) = 17.587
Compras Anuales (Kg. /año) = 17.374
Inv. Final (Kg.) = 310
Aplicando Ecuación 4.6 y 4.7 se obtienen:
P = Costo de adquisición = (310 x 396)/ (0.5 x 17.374) = 14,1 Bs. /orden
CI = Costo de Inventario = (14,1 /17.587) x100 = 0.08%
Luego el lote económico a partir de la ecuación 4.5 es:
q = ((2 x 14,1 x 17.587 x 100)/ (0.08 x 396))1/2 = 1.250
Aplicando las ecuaciones desde la 4.8 hasta la 4.14 con el propósito de encontrar el
punto de pedido:
N = número de compras = 17.587/1250 = 14
CP = 17.587/12 = 1.466
SP = Stock Promedio = 1.466 + 0.5 x 1.466 = 2.198
DM = Demanda Mensual (probable) = 2.198 – 1.466 = 733
E.M = existencia máxima = 2.198 + 733 = 2.931
E.min = existencia mínima = 2.198 – 733 = 1.466
P.P = punto de pedido =
E = 15 días/30 días
F = 1,29
S = 47
103
Luego:
A partir de los resultados obtenidos se puede deducir que la fórmula de lote
económico proporciona la información necesaria acerca del comportamiento del
inventario, no obstante, por ejemplo, para el material Queso semigraso Indulavenca,
el lote económico fue de 1.250, significa que se debe colocar una orden de 1.250 Kg.
siempre que el nivel de inventario sea de 370 Kg., en promedio se colocarán 14
órdenes por año y existirá un promedio de 17 días de trabajo entre las órdenes. El
tiempo real entre pedidos variará dependiendo de la demanda que ocurra.
Cuadro 56
Cálculo de la rotación de Materiales
No.
Costos Inv. Dinero
en % de Costo de Tasa de
Días de
Rotac Rotac
MATERIAL Unitarios Final Inv. Flujo Mercancía Flujo diaria
Exist. Real Ideal Var
Bs/Kg Kg. Bs Vendida,
Bs Bs Días Días
1 Queso semi graso Indulaveca 396 310 122.517 0,30 375 4.401.796 0,03 0 2 2
2 Espalda ahumada tipo Shoulder
55 4 197 0,00 1.696 7.089 0,03 9 2 -7
3 Madurado 5 estrellas 54 68 3.665 0,01 868 131.686 0,03 0 2 2
4 Palmita especial 52 174 9.097 0,02 138 326.820 0,03 0 2 2
5 Jamón de pierna Arichuna 69 411 28.249 0,07 308 1.014.939 0,03 0 2 2
6 Queso Pili 53 567 29.985 0,07 769 1.077.295 0,03 0 2 2
7 Pavita Baby Horneada 87 324 28.149 0,07 2.106 1.011.329 0,03 0 2 2
8 Jamón Tender Servipork bolo 186 147 27.403 0,07 525 984.546 0,03 0 2 2
9 queso mozzarella semi- graso 45 177 7.963 0,02 0 286.101 0,03 0 2 2
10 Madurado de año especial del 69 164 11.337 0,03 68 407.298 0,03 0 2 2
11 pechuga de pavo libre de grasa
86 133 11.459 0,03 1 411.693 0,03 0 2 2
12 Pechuga de Pavo Plumrose 99 113 11.210 0,03 354 402.741 0,03 0 2 2
13 Jamón de pierna Oscar Mayer 77 212 16.239 0,04 548 583.417 0,03 0 2 2
14 Jamon de pierna Plumrose 67 154 10.303 0,02 471 370.174 0,03 0 2 2
15 jamón de pierna Alimex 60 95 5.696 0,01 124 204.628 0,03 0 2 2
16 Jamon Cocido Tender Horneado
88 33 2.885 0,01 124 103.652 0,03 0 2 2
17 Queso mozzarella light 45 3 116 0,00 102 4.171 0,03 1 2 2
18 Delicioso pavo horneado 78 166 12.950 0,03 13 465.282 0,03 0 2 2
19 Tocineta ahumada s/ cuero Ali 76 13 970 0,00 56 34.865 0,03 0 2 2
20 Charvenca Pechuga de Pavo 75 0 25 0,00 0 895 0,03 0 2 2
En el cuadro 56 se muestra la rotación de los diferentes materiales existentes
en el almacén de materia prima. Utilizando la misma materia prima según el cálculo
de lote económico, se tiene que para la mercancía Queso semigraso Indulavenca la
104
rotación está enmarcada en 0,0 días, esto significa que mientras más bajo sea este
valor menor es el consumo, debido a que la rotación es la razón del consumo entre
el inventario, es decir, al incrementarse el consumo, se incrementa también la
rotación.
4.4.1.-Establecimiento de la efectividad del sistema de control de inventarios de la
empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A.
En el presente capítulo se presentan los resultados a través de la aplicación del
instrumento diseñado (Anexo A-2) con la finalidad de analizar el control interno de
inventario en la empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A. Para ello, luego de
recolectar la información se procedió a tabular, graficar y analizar cada uno de los
ítems por medio de la utilización de una hoja de cálculo del programa Microsoft
Excel, aplicando herramientas estadísticas para determinar la frecuencia con que
fueron seleccionadas las respuestas y de esta forma establecer un porcentaje para
cada ítem.
A continuación se muestra la representación tabular y gráfica de los resultados que
incluye una interpretación y análisis de la información obtenida durante la recolección
de datos.
Dimensión: Elementos de Control Interno
Cuadro 57
Herramientas para el registro contable
Parámetro Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
a) Un listado detallado de cuentas 1 11 11
b) Una codificación de cuentas 0 0 11
c) Un sistema de información contable 7 78 89
d) Un manual de procedimientos contables 0 0 89
e) Todas las anteriores 0 0 89
f) Otro, indique 1 11 100
105
Fuente: Pimienta (2013)
Según se observa en el cuadro 57 y los resultados expresados en el gráfico 1, el 78%
de las personas encuestadas comentan que la empresa cuenta con un sistema de
información contable para el registro de sus operaciones normales, así como un 11% dicen
que cuenta con un listado detallado de cuentas y el restante 11% indica que sólo cuenta con
los libros de contabilidad para el registro de sus operaciones, lo que demuestra que la
empresa no posee una herramienta capaz de proporcionarle la capacidad procesar la
información de manera más veloz y de esta forma poder aumentar su nivel de competitividad
dentro del mercado.
Cuadro 58
Libros auxiliares para el control de inventario
Parámetro Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
a) Libro auxiliar de compras 7 29 29
b) Libro auxiliar de ventas 7 29 58
c) Libro auxiliar de inventario de mercancías 7 29 88
d) Libro auxiliar de mercancía de rotación lenta 2 8 96
f) Otro, indique: Ninguno 1 4 100
Fuente: Pimienta (2013)
106
En el gráfico 2 se encuentra descrita la información recabada durante el proceso
de la recolección de información de la empresa, (cuadro 58) la cual expresa que el 29%
de los entrevistados llevan los libros auxiliares de compras, ventas y de inventario de
mercancía, para el control interno del inventario. Del mismo modo un 22% afirmo que
llevan un libro auxiliar de mercancías de rotación lenta y sólo un 11% estableció que no
llevan ningún libro auxiliar para el control del inventario.
Esto demuestra que la empresa recurre a la utilización de libros auxiliares para
mantener un mejor control sobre sus inventarios con la finalidad de poder
administrar de manera adecuada este importante activo y de esta forma disminuir el
peligro de sufrir pérdidas de la mercancía que conforman el inventario, sin embargo,
de no llevar ningún libro auxiliar ocasionaría que dicha empresa tenga un nivel
elevado de riesgo a sufrir la pérdida de mercancía por no poder controlar y verificar
los movimientos de inventario.
Cuadro 59
Documentos utilizados para el registro contable
Parámetro Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
a) Facturas 8 38 38
b) Órdenes de entrega 2 10 48
c) Órdenes de compra 3 14 62
d) Comprobantes de pago 7 33 95
e) Ninguna de las anteriores 0 0 95
f) Otro, indique 1 5 100
Fuente: Pimienta (2013)
107
Según el cuadro 59 y gráfico 3, el 38 % de las personas encuestadas la empresa
utiliza las facturas para la realización de los registros contables, el 33% de esa
población utilizan los comprobantes de pago, otro 14% utiliza las órdenes de compra,
así como un 10% utiliza las órdenes de entrega y un 5% también utiliza las notas de
crédito. La empresa se acopla a la utilización de varios de estos documentos, lo que le
permite no depender de un sólo tipo de documento para el registro contable y de esta
forma poder detectar posibles errores o anomalías intencionales en los libros de
contabilidad realizados con la finalidad de poder ocultar posibles robos o pérdidas de
mercancía por parte del personal encargado.
Cuadro 60
Formatos Utilizados para el Registro y Control de Inventario
Parámetro Frecuencia Porcentaje Porcentaje
Acumulado
a) Facturas 9 30 30
b) Órdenes de entrega 5 17 47
c) Guía de despacho 2 7 53
d) Órdenes de compra 6 20 73
e) Fórmula para la toma física de inventarios 8 27 100
f) Ninguno de los anteriores 0 0 100
g) Otros, mencione 0 0 100
Fuente: Pimienta (2013)
Lo expuesto en el gráfico 4 y cuadro 60, expresa los resultados obtenidos durante
la aplicación del instrumento, donde se logró determinar que el 30% de los
entrevistados opinan que la empresa cuenta con facturas como formatos pre
108
numerados para el control del inventario, así como un 27% opina que existe un formato
para la toma física de inventarios, un 20% con órdenes de compra, otro 17% posee
ordenes de entrega como formato para el control del inventario y un 7% dice opina que
utiliza las guías de despacho para controlar su inventario.
La empresa debería utilizar varios formatos para poder llevar un mejor control
sobre las actividades relacionadas con el inventario de mercancías, además de poder
unificar criterios durante la elaboración de ciertos procedimientos, como es el caso de la
toma física de inventario donde se aseguraría que la información recabada contenga
todos los datos necesarios para la determinación de valor exacto del inventario físico de
mercancía y poder compararlo con los montos suministrados por la contabilidad de la
empresa para poder establecer si existen posibles pérdidas de mercancía.
Cuadro 61
Documentos para la Sistematización de Operaciones
Parámetro Frecuencia Porcentaje
a) Manual de procedimientos 3 17
b) Manual de cargos 4 22
c) Manuales contables 3 17
d) Sistema de información 6 33
e) Ninguno de los anteriores 2 11
f) Otros, indique 0 0
Fuente: Pimienta (2013)
109
El cuadro 60 y gráfico 5, describen que el 33% de los encuestados opinan que la
empresa cuenta con un sistema de información para la sistematización de operaciones,
un 22% con un manual de cargos, así como un 17% que dispone de manuales de
procedimientos y manuales contables y un 11% indica que no posee ningún tipo de
documento que le permita la sistematización de operaciones dentro de la empresa.
Lo que significa que la empresa posee documentos que le garantizan la sistematización de
sus operaciones ocasionándole a sus empleados la factibilidad de ahorrar tiempo y energías
durante el desarrollo de sus actividades creando un ambiente de trabajo óptimo, sin
embargo, al no utilizar dicha documentación no les permite estar en un mejor nivel
competitivo que los supermercados que no cuentan con este tipo de documentos quienes
deben someterse a la realización de sus actividades de forma artesanal produciendo
desorganización dentro de la empresa y el desgaste de sus empleados.
Cuadro 62
Herramientas Utilizadas para la Distribución de Información
Parámetro Frecuencia Porcentaje
a) Informes 4 17
b) Memorándum 7 22
c) Oficios 2 17
d) Cara a cara 8 33
e) Otro, indique: correo electrónico 1 11
Fuente: Pimienta (2013)
110
En el cuadro 62 y en el gráfico 6, un 33% de la población encuestada distribuye la
información de forma cara a cara; es decir de manera informal, en cambio un 22% lo
realiza por medio de memorándum dirigidos al personal, un 17% se comunica mediante
la utilización de informes, así mismo un 17% lo realiza a través de oficios y sólo un 11%
de la población distribuye la información por medio de la utilización del correo
electrónico.
Dentro de la empresa la distribución de la información se realiza mediante la
combinación de varias vías o métodos de comunicación, cada uno de los cuales es
utilizado según los requerimientos y exigencias que caracterizan la información a
suministrar al empleado, interviniendo de forma notable en la selección del método el
grado de responsabilidad que adquiere el trabajador desde el recibimiento de la
información. Distribuyendo de manera informal, es decir, cara a cara la información
sencilla como la necesidad de cubrir a un compañero de trabajo por una falta justificada
o de manera formal por medio de un memorándum que informe de la aplicación de un
nuevo procedimiento para la realización de sus funciones.
Cuadro 63
Responsable de la Supervisión de la Toma Física de Inventario
Parámetro Frecuencia Porcentaje
a) Encargado del depósito 7 44
b) Gerente General 1 6
c) Contador 4 25
d) Jefe de compras 4 25
e) Otro, mencione 0 0
Fuente: Pimienta (2013)
111
Tal como se observa en el gráfico 7 y en el cuadro 63, el 44% de la toma física de
inventario son supervisados por el encargado de depósito, en el 25% de los casos son
supervisados por el contador o por el jefe de compras y sólo en un 6% por el gerente
general. En la mayoría de los casos la toma física de inventario es supervisada por
varias personas lo que le podría permitir tener un mayor grado de seguridad de la
veracidad de la información arrojada por este procedimiento, sin embargo, existe
discrepancia en la opinión del resultado de los inventarios.
Cuadro 64
Responsable de la Supervisión de la Realización de los Registros Contables
Parámetro Frecuencia Porcentaje
a) Encargado del depósito 5 33
b) Jefe de compras 1 7
c) Contador 7 47
d) Auxiliar contable 2 13
e) Otros, indique 0 0
Fuente: Pimienta (2013)
Según lo observado en el gráfico 8 y en cuadro 64, se puede determinar que en
un 47% los registros contables en el libro auxiliar de inventario son supervisados por
el contador público, un 33% los supervisa el encargado de depósito, así mismo en
un 13% la supervisión es realizada por el auxiliar contable y sólo en un 7% por el
jefe de compras. Por lo que se pudo observar se deduce que esta actividad es
realizada por varias personas dentro de la misma empresa lo que le permite tener
112
un mayor porcentaje de certeza y un mejor nivel de calidad de la información
aportada por los libros auxiliares de inventario para ser utilizada durante la
verificación de saldos.
Cuadro 65
Informes Utilizados para el Control del Inventario
Parámetro Frecuencia Porcentaje
a) Nivel de inventario 5 36
b) Unidades descartadas 1 7
c) Mercancía de consignación 1 7
d) Pérdida de mercancía 7 50
e) Otros, mencione 0 0
Fuente: Pimienta (2013)
El gráfico 9 y cuadro 65 muestran que en 50% la empresa realiza informes
referentes a pérdida de mercancía, un 36% de nivel de inventario, mientras que en un
7% realizan utilizan informes de las unidades descartadas y mercancía de
consignación. Estos informes son usados por la empresa para conocer la cantidad de
inventario y en qué forma proporciona información a los departamentos de compras y
ventas para poder mantener el inventario en niveles óptimos, también para que esa
información sea tomada en cuenta durante la valoración y toma física de inventario, no
obstante, lo que se refleja es que la pérdida de mercancía es lo más importante.
113
Dimensión: Sistema de Registro del Inventario.
Cuadro 66
Características Pertenecientes al Sistema de Inventario Utilizado
Parámetro Frecuencia Porcentaje
a) Permite conocer la mercancía disponible para la venta en cualquier momento
7 26
b) Puede determinar el costo de venta de manera continua 6 22
c) Comprueba diariamente los niveles óptimos de mercancía 6 22
d) Determina la utilidad bruta en ventas constantemente 5 19
e) Requiere la realización de la toma física de inventario para conocer el nivel
2 7
f) Necesita del cierre de las cuentas de inventario para determinar costo de venta
1 4
e) Otros, indique 0 0
Fuente: Pimienta (2013)
En cuadro 66 se describe como el 26% de los encuestados afirma que el sistema
de inventario le permite conocer la mercancía disponible para la venta en cualquier
momento, así como un 22% dice que puede determinar el costo de la venta de manera
continua y comprueba diariamente los niveles óptimos de mercancía, un 19% determina
la utilidad bruta en venta constantemente y sólo un 7% requiere la realización de la
toma física de inventario para conocer el nivel de inventario y el 4% necesita del cierre
de las cuentas de inventario para determinar el costo de ventas.
Lo que le permite a la empresa que puede determinar su nivel de inventario y otros
valores en cualquier momento, teniendo la capacidad de tomar decisiones considerando
114
este tipo de información sin necesidad de tener que esperar por la realización de
procedimientos extras para la obtención de estos resultados haciendo que la empresa
economice la inversión de capital y horas de trabajo que requieren dichos
procedimientos, ocasionando un aumento en el rendimiento de las inversiones
convirtiéndose en supermercados con mayor grado de competitividad que aquellos que
requieren de la realización de procedimientos como la toma física de inventario o el
cierre de las cuentas para conocer esa información.
Cuadro 67
Cuentas Utilizadas para el Registro Contable de las Operaciones
Parámetro Frecuencia Porcentaje
a) Inventario de mercancía (al momento de comprar y vender mercancía)
7 32
b) Flete sobre compra. 1 5
c) Bonificaciones sobre compra. 2 9
d) Descuento en compras. 2 9
e) Compras. 2 9
f) Costo de venta (al momento de vender mercancía) 6 27
g) Devoluciones en compras 2 9
h) Otra, Indique 0 0
Fuente: Pimienta (2013)
115
Como se observa en el gráfico 11, el 32% la empresa utiliza la cuenta inventario
de mercancía al momento de comprar o vender mercancía, así como también un 27%
utiliza para el registro de operaciones la cuenta costo de venta al momento de vender
mercancía, un 9% de la población estudiada utiliza las cuentas bonificaciones en
compra, descuento en compras y compras, sólo un 5% utiliza la cuenta fletes sobre
compra.
4.5.- Proponer los lineamientos del Sistema de control Administrativo-Contable de
inventarios de la empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A.
Con la definición y formulación del modelo de inventario que según la investigación
supone sea el mejor, para el caso en estudio lo que resta es describir detalladamente y
en forma de planes de acción los lineamientos necesarios para garantizar una mejora
significativa en la lógica de la empresa en cuanto a Detección y Requisición de
Materiales, Almacenamiento de Materiales, Recepción de Materiales, Codificación de
los Materiales, Manejo de los Materiales y Control del Inventario.
Realidades como la ausencia de planeamiento sobre cada una de estas actividades,
la falta de establecimiento del tiempo de cada una y la deficiente asignación de
responsabilidades sobre las actividades en el sistema, son las que impiden un buen
funcionamiento del ciclo logístico de esta organización, y son puntos que no deben
ser pasados por alto y que significan para esta empresa un problema que la puede
llevar al fracaso. La carencia de procedimientos adecuados en el área de control
conlleva a que exista una barrera en los diferentes espacios del sistema.
Por todo lo expuesto anteriormente, ha sido necesaria la elaboración de planes de
acción con la única finalidad de resolver algunos de los problemas que puede estar
enfrentando esta empresa, estableciendo para ellos objetivos para cada propuesta, la
descripción de las actividades implicadas, el tiempo de duración de cada actividad, las
responsabilidades, los recursos necesarios para que el plan pueda ser llevado a cabo y
la evaluación del impacto provocado por cada acción.
A continuación se muestra en detalle los planes de acción correspondientes a las
variables problemáticas que existen en el sistema de la empresa Súper Market Paga
Poco Express, C.A:
116
Variable:
Detección y requisición de materiales.
Problema:
En la detección y requisición de materiales, se realiza de manera manual y con la
ayuda de la experiencia independientemente de que cuentan con un software de ayuda
para esa labor, que además es utilizado de forma errónea.
Propuesta:
Utilizar modelos de inventario acordes al comportamiento de la demanda de los
productos para determinar las cantidades requeridas y emplear formatos de registro de
existencia y para la requisición de compra. (Ver cuadro 68)
117
Cuadro 68
Plan de acción para detectar las necesidades de la empresa
Objetivo: Planificar el procedimiento a seguir para la detección y requisición de productos.
Recursos Mecanismos de
retroalimentación Pasos de acción Responsable Tiempo Materiales
1. Consultar la información
sobre la existencia
Almacenista 10 min Computador, sistema
de información Registro de existencias
2. Determinar con la ayuda
del modelo la cantidad de
mercancía requerida.
Gerente General 10 min
Computador, sistema
de información.
Registro de
existencias, modelos
de inventarios
Registro actualizo de los
consumos mensuales
3. Entregar la requisición de
compra al departamento
administrativo
Gerente General 15 min
Lápiz, formato de
requisición de compra,
cantidad de mercancía
requerida
Revisar que la
requisición de
Mercancías cumpla con
todas las expectativas
4. Autorizar la requisición de
compra Administrador 5 min
Requisición de
compra
Balance General de la
empresa
Variable:
Almacenamiento de materiales
Problema:
Los estantes donde son ubicados los productos al momento de ser recibido por el
proveedor no se encuentran señalados y en ocasiones esto no permite el
reconocimiento inmediato del producto.
Propuesta:
Acondicionar el depósito donde se encuentra el producto
118
Cuadro 69
Plan de acción para el acondicionamiento del depósito de la empresa.
Objetivo: Planificar los procedimientos a seguir para el almacenamiento de mercancías.
Recursos Mecanismos de
retroalimentación Pasos de acción Responsable Tiempo Materiales
1. Determinar si el depósito
cuenta con el espacio
requerido para el
almacenaje de los
productos
Gerente General 1 h
Metro, medidas de los
estantes para el
almacén
Plano del depósito
2. Seleccionar la cantidad
de estantes a utilizar en el
depósito.
Gerente General 2 h Estantes para almacén Registro actualizo de los
consumos mensuales
3. Seleccionar los
equipos de
traslado
adecuados para
almacenar los
productos
Gerente General 15 min
Cotizaciones de
equipos de trasporte
comunes para estas
tareas
Lista de equipos de
traslado
4. Ubicar los estantes de
acuerdo a la clasificación
ABC
Almacenista 2 h
Clasificación ABC,
estantes para el
almacén
Informe de clasificación
de mercancías
5. Establecer la
separación de los
estantes para la
circulación de los
equipos de
transporte
Ayudante 1 h
fuerza bruta, longitud
de los equipos,
estantes para almacén
Normas para la
distribución de estantes
Variable:
Manejo de materiales.
Problema:
Los empleados en muchas ocasiones no toman en cuenta lo delicado del producto y
al momento de almacenarlo lo golpean trayendo como consecuencia el
deterioro del mismo, además de que no cuentan con ningún tipo de clasificación.
119
Cuadro 70
Plan de acción para el manejo de la mercancía de la empresa.
Objetivo: Planificar los procedimientos a seguir para el manejo de mercancías.
Recursos Mecanismos de
retroalimentación Pasos de acción Responsable Tiempo Materiales
1. Introducir la información
de las nuevas entradas al
sistema de información
Gerente General 30 min Computadora, factura
de entrega Factura de entrega
2. Trasladar las mercancías
del área de inspección al
depósito con los cuidados
que el mismo requiera.
Almacenista 25 min Carretilla o carrucha
Manual de
almacenamiento de
productos
3. Almacenar los productos
de acuerdo las condiciones
requeridas para su
conservación y
categorización
Almacenista 60 min Informe de recepción e
inspección
Informe de
clasificación y
especificaciones del
producto
Variable:
Control de inventario.
Problema:
La empresa no cuenta con formatos especiales para el control de inventario, ni con
equipos especiales que puedan funcionar especialmente con ese fin.
Propuesta 1:
Establecer políticas de inventario óptimas. (Ver cuadro 71)
Propuesta 2:
Diseñar manuales de procedimientos y formatos. (Ver cuadro 72)
Plan de acción 1:
120
Cuadro 71
Plan de acción para llevar el control óptimo del inventario
Objetivo: Planificar los procedimientos a seguir para llevar a cabo el control óptimo de inventario.
Recursos Mecanismos de
retroalimentación Pasos de acción Responsable Tiempo Materiales
1. Clasificar las mercancías
por valor de utilización
Gerente General 2 h
Listado de las
demandas de las
mercancías
Análisis del informe
de clasificación ABC
2. Determinar el
comportamiento de
la demanda de los
productos
Gerente General 7 días
Herramientas
estadísticas,
computador
Resumen del informe del
análisis de la demanda
de las mercancías
3. Determinar el
comportamiento de
los tiempos d
entrega
Gerente General 2 días
Herramientas
estadísticas,
computador
Informe del análisis
del tiempo de
entrega de cada
proveedor
4. Determinar los
costos involucrados
en la gestión de
inventarios
Gerente General 1 día Información financiera
de la empresa
Resumen de los
costos asociados a
los inventarios
5. Establecer los
tiempos de revisión Gerente general 1 día
Información del
proveedor
Evaluación del
tiempo de revisión
establecido
6. Diseñar los modelos de
inventario a seguir Gerente general 3 h
Fórmulas matemáticas,
demandas de
mercancía, tiempos de
entrega y de revisión
de cada proveedor
Evaluación de los
modelos de
inventario
seleccionados
121
Plan de acción 2:
Cuadro 72
Plan de acción para llevar el control óptimo del inventario
Objetivo: Diseñar manuales de procedimientos y/o formatos para la requisición de compra, recepción de inspección y registro de existencia
Recursos Mecanismos de
retroalimentación Pasos de acción Responsable Tiempo Materiales
1. Describir todas las
actividades que realiza la
Empresa.
Gerente General 2 h Lápiz, papel Evaluación de las
actividades
2. Identificar los posibles
problemas de logística que
presenta la empresa.
Analista de
Sistemas 7 días Teoría de sistemas
Informe emitido por
el analista de
sistemas
3. Diseñar un cronograma
con todas estas actividades
Gerente General 1 día
Listado de
actividades, lápiz,
papel
Análisis de cronograma
de actividades
4. Supervisar los
manuales y
formatos
Gerente General 1 día Información financiera
de la empresa
Evaluación de manuales
y formatos
122
DISCUSIÓN DE RESULTADOS
123
DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
Una vez analizados los resultados obtenidos de la aplicación de las encuestas y las
guías de observación directa, se inicia la discusión de los resultados de la investigación,
donde se analiza los resultados con las opiniones emitidas por los autores citados.
Objetivo N° 1: Diagnosticar la situación actual a través de la evaluación de las normas
de procura, recepción y despacho del sistema de inventario de mercancía de la
empresa objeto de estudio.
La aplicación de entrevistas al personal que labora en la empresa y la encuesta
realizada al personal permitió determinar el comportamiento del ciclo logístico de la
empresa, reflejando aquellas áreas donde se presentan problemas, que obstaculizan el
desarrollo eficiente de sus actividades, estas áreas son: Detección de Necesidades,
Adquisición de Materiales, Recepción de Materiales, Almacenamiento y Clasificación de
los Materiales, toda esta metodología permitió diagnosticar la situación a través de las
evaluaciones de normas de procura, recepción y despacho.
Objetivo N° 2: Evaluar las políticas de procura, recepción, almacenamiento y despacho
del sistema de control administrativo-contable de inventario de mercancía.
De acuerdo a la información obtenida por parte de la población entrevistada se pudo
conocer en la empresa, que las fortalezas de control de inventario poseen normas,
políticas y procedimientos, así como conocimiento en los procesos internos, asesorías a
otras áreas en cuanto experticia del material, mejora en la organización del almacén,
personal con años de servicio.
Con referencia a las oportunidades de control del inventario en el almacén, se pudo
determinar que hay que adecuar el espacio físico, mejorar los procesos internos,
adiestrar al personal, implementar el código de barras, permitiendo controlar,
resguardar dichos inventarios de una manera eficiente.
Por otra parte, se determinó que las debilidades de control de inventario como las
siguientes: Áreas de almacenamiento no acordes al incremento y variabilidad de las
124
compras de materiales, zonas importantes ocupadas por material obsoleto y retirado,
diferencias entre el inventario físico vs sistema, materiales sin locaciones, trabajo en
equipo, descontrol en la entradas de contratista en el patio del almacén, toma de
decisiones oportunas y con criterio, planificación y organización del inventario de
materiales, niveles de formación del personal, tiempos de respuestas al cliente.
Al mismo tiempo, las normas de control de inventarios se ven amenazados por el
incumplimiento y desconocimientos de las normas, políticas, procedimientos
establecidos, los procesos de planificación y procura, no integrados a la gestión del
departamento de almacén de mercancía, personal contratado que no se identifique con
las normas, políticas y procedimientos en el control de los inventarios de materiales,
áreas circunvecinas al almacén de materiales amenazan con el resguardo de los
mismos.
Objetivo N° 3: Examinar los procedimientos de procura, recepción, almacenamiento y
despacho del sistema de control de inventario de mercancía
De acuerdo a la información suministrada por la mayoría de la población
entrevistada, se pudo apreciar que en la empresa Súper Market Paga Poco Express,
C.A, existen fallas en los procedimientos de control de inventario en el almacén de
materiales, ya que a pesar de la existencia de procedimientos, los mismos se basan en
la experiencia tradicional, lo que conlleva a la organización a un mejoramiento en el
desarrollo de sus actividades, esto no sola afecta el control del inventario, sino también
todos los procesos relacionados con todos los departamentos funcionales de
Materiales, la recepción, despachos y almacenamientos de materiales, así como
también, la planificación de las compras de los mismos.
En consecuencia en el inventario de materiales de la empresa Súper Market Paga
Poco Express, C.A, presenta fallas de mala distribución del espacio físico, escasez de
algunos materiales, deterioro, obsolescencia, faltantes de materiales, lo cual impide que
la empresa pueda lograr sus metas y objetivos establecidos. En tal sentido Rosemberg,
(1993, Pág. 98) afirma que el control no es más que métodos coordinados y medios
que adopta una organización para comprobar la exactitud de la información y de esta
manera salvaguardar el patrimonio de la empresa.
125
Objetivo 4: Determinar los niveles mínimos y máximos de inventarios de mercancía la
empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A.
En función de los resultados obtenidos, el número de problemas identificados en la
empresa en relación a la gestión de los inventarios es considerable. Cada uno de ellos
constituye una prospectiva para trabajos ulteriores al presente estudio. Se necesita una
mayor y mejor interacción entre los departamentos para proponer soluciones que
satisfagan las necesidades.
La lista de problemas es la siguiente:
• Disponibilidad de espacio físico para almacenar producto terminado.
• Faltantes de materia prima y/o insumos, para la producción.
• Mal diseño de los procesos para el manejo del almacén y fallos en su ejecución.
• Discrepancias entre las cantidades registradas en el sistema de información y el
conteo físico a nivel de almacén.
• Políticas de mantenimiento inadecuadas de los equipos.
• Falta de entrenamiento adecuado para el personal que realiza el manejo de
materiales.
• Prevención de pérdidas por baja rotación, manejo inapropiado y hurto entre otros.
• Costos elevados de almacenamiento.
• Complejos mecanismos de otorgamiento de permisos
Por otro lado, no existe claridad ni consenso sobre qué porcentaje representa el
almacenamiento y el manejo de materiales, así como el de los niveles máximos y
mínimos y de los costos de distribución física de la organización. Sin embargo, la
importancia de calcular los inventarios (máximos y mínimos) es beneficiosa ya que
representan una inversión relativamente elevada y pueden tener un impacto significativo
sobre las principales funciones de la empresa, y por ende, sobre sus utilidades, es por
eso que se necesita una política flexible de inventarios para los artículos terminados a
fin de facilitar el logro de niveles de producción. En cuanto al desempeño de las
actividades de compra se debe desarrollar como una actividad de mantener fuentes
seguras de abastecimiento continuo, y crear fuentes alternas de abastecimientos para
afrontar cualquier inconveniente.
126
Objetivo 5: Proponer los lineamientos del Sistema de control Administrativo-Contable de
inventarios de la empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A
De acuerdo a los resultados que arrojó la aplicación de los instrumento de recolección
de datos, se pudo vislumbrar la ubicación de las fallas y debilidades en el desarrollo de
las actividades diarias de la empresa, específicamente en el área de sistema de control
administrativo-contable, por lo tanto se hacen algunas observaciones que contribuyen
con la optimización del proceso. Esta situación ameritó la elaboración de una propuesta
que permitirá controlar los procesos y lograr los objetivos propuestos. Por otro lado,
esta propuesta ofrecerá a la empresa una serie de alternativas de control interno y
permitirá mejorar el proceso utilizado en el sistema de control administrativo-contable,
con el fin de que las mismas alcancen las metas u objetivos preestablecidos.
En tal sentido, la mayor relevancia se establece en relación con el control de las
actividades que generan el capital de trabajo, necesario para que la empresa se
mantenga en marcha ininterrumpidamente y lograr de esta forma cumplir con las metas
establecidas por ella. Tal como mantenerse activa y competitiva dentro del mercado en
el cual se desenvuelve, cumpliendo con sus expectativas en cuanto al precio de sus
productos.
Los inventarios son importantes para las empresas comerciales en general, y varía
ampliamente entre los distintos grupos. La composición de esta parte del activo es una
gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su
utilización en los siguientes tipos:
• Inventarios de Materia Prima
• Inventarios de Producción en Proceso
• Inventarios de Productos Terminados
• Inventarios de Materiales y Suministros
De acuerdo a la importancia de la implementación del manual, lo que interesa, es el
funcionamiento del método en las empresas comerciales, es decir las empresas que se
dedican a la compra, venta y distribución de productos terminados. Dada la magnitud de
estas empresas y los recursos involucrados en ellas, deben de contar con instrumentos
127
que faciliten y les permita un eficiente control de los recursos. Al igual que en todas las
empresas, en la mediana empresa, existe una constante búsqueda de la eficiencia en
el desarrollo de sus funciones y actividades. Lo que obliga a ejercer las funciones de
acuerdo a parámetros establecidos por la alta gerencia.
Por lo antes mencionado, es muy importante que se apliquen manuales de
procedimientos en la empresa que abarcó esta investigación, que enuncien claramente
las funciones de los empleados.
1. Objetivos
Los objetivos de la propuesta son:
1.1 General
Proponer a la Empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A del Municipio Maracaibo,
un manual de control interno contable que contribuya al adecuado manejo y control de
los inventarios.
1.2 Específicos
Diseñar un manual que facilite la operatividad en la requisición de inventarios, con el fin
de mantener un adecuado stock de inventarios en las bodegas.
Proporcionar una base matemática contable que sirva para tener cantidades optimas de
inventarios en bodegas para hacerla efectiva al momento que la empresa estime
conveniente el hacer pedidos.
1.3. Ámbito de aplicación de la propuesta
El ámbito de aplicación del presente trabajo, se enfoca principalmente en las
medianas empresas del sector comercio del municipio Maracaibo, por el conocimiento
previo de las deficiencias que estas tienen en el momento de efectuar los pedidos de
inventarios, en la documentación para la toma física de inventarios y las decisiones que
se tiene que tomar a la hora de decidir las cantidades optimas de pedidos de inventarios
por lo que se hace necesario la implementación de manuales que presenten
128
lineamientos, políticas y normas que asegure el debido stock, control y manejo de
inventarios de las empresas en estudio.
ESQUEMA DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA GESTION DE
INVENTARIOS PARA FORTALECER LOS CONTROLES EN LA EMPRESA PAGA
POCO EXPRES C.A
DESCRIPCION DE LA PROPUESTA
La propuesta del siguiente manual consiste en proveer a los encargados de la
administración y control de los inventarios, una herramienta que servirá de base para
provisionar, registrar, controlar, clasificar y analizar las actividades del personal
encargado de la gestión de los inventarios, a fin de determinar los efectos económicos
de la empresa, resumiendo en términos monetarios los beneficios que obtendrán con la
implementación del mismo.
Teniendo como premisa que, la gestión de los inventarios no es más que la correcta
administración, en la cual los gestores de los mismos aplican procedimientos y
129
técnicas que tienen por objeto establecer, poner en efecto y mantener las cantidades
más ventajosas de materiales para venta, minimizando los costos que generan,
contribuyendo a lograr los fines que la empresa se ha propuesto con los objetivos. La
importancia de los inventarios radica principalmente en ejercer un eficaz control, con el
fin de minimizar la pérdida o la obsolescencia de los mismos. el fin de minimizar la
pérdida o la obsolescencia de los mismos.
El manual se enfoca principalmente en estrategias de aprovisionamiento de
productos, toma física, y control de los inventarios, al final se presenta una guía de
autocontrol para el aprovisionamiento y el levantamiento del inventario físico que servirá
de base para determinar si los controles que fueron diseñados son eficaces el cual será
supervisada por un miembro del equipo a cargo del proyecto.
130
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
131
CONCLUSIONES
Con el uso de técnicas de recolección de información, tales como observación
directa, entrevista no estructurada y aplicación de encuesta, a fin de determinar las
condiciones actuales y problemáticas existentes en la empresa Súper Market Paga
Poco Express, C.A., dieron a conocer que la posición de este departamento se ubica en
el nivel 2; lo cual quiere decir, que a escala general esta organización se caracteriza por
la falta de precisión en la aplicación de políticas de inventario y consecuentemente la
falta de un control de gestión efectivo.
Con la ayuda del análisis de las variables del modelo estructurado y tomando en cuenta
los factores inmersos en medio del ciclo logístico, se pudieron determinar los focos
problemas en medio de la organización.
A través del análisis ABC para la clasificación de los productos, se determinó que el
porcentaje de uso para los productos del tipo A es de 79,1%, mientras que a los
productos de la clase B, le corresponde el 15% y el resto de los productos, que
corresponde al 6% respectivamente son de clase C. Cabe destacar que los productos
bajo estudio fueron propuestos por la gerencia de la empresa Súper Market Paga Poco
Express, C.A.
El proceso de identificación de los elementos del control interno del sistema de
inventario en la empresa, determinó que posee un sistema de información contable para
el registro contable y sistematización de sus operaciones, así como requiere del manejo
de libros auxiliares para tener un mejor control sobre el inventario cuyos registros son
realizados por medio de la utilización de facturas y comprobantes de pago, todo este
proceso de registro es supervisado por un contador.
La toma física de inventario es supervisada por varias personas comúnmente por el
encargado del depósito, el contador y el jefe de compras, haciendo que aumente el
nivel de confianza de la información suministrada por este procedimiento. Además
llevan a cabo la realización de relaciones de entradas y salidas de mercancía como
procedimientos de comprobación de operaciones; aunado a la realización de informes
referentes al nivel de inventario y pérdida de mercancía.
Se definieron los planes de acción a seguir de acuerdo a los modelos planteados, y las
sugerencias en cuanto a los procedimientos que debe seguir la empresa para mejorar el
132
funcionamiento de sus actividades de detección y requisición de materiales,
almacenamiento de materiales, manejo de materiales y control de inventario.
Por último, después de analizar el control interno del sistema de inventario en la
empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A, se puede afirmar que posee fallas en
su sistema de control obligándola a mejorarlo o de lo contrario podrían disminuir sus
expectativas de permanencia en el mercado de la distribución de productos al detal.
133
RECOMENDACIONES
A continuación se hacen algunas recomendaciones que ayudaran a mejorar la gestión
y control de inventario de la empresa Súper Market Paga Poco Express, C.A.
Implementar el modelo propuesto para el control de inventarios de los Productos
seleccionados.
Automatizar los modelos de inventario propuestos, con el fin de determinar de una
forma más eficiente las cantidades a pedir de cada producto.
Llevar un registro estricto de las actividades de la empresa para su mejor
funcionamiento.
Llevar un control estricto de la demanda, y análisis de su variabilidad, a fin de mantener
los niveles de existencia de productos adecuados en el almacén.
Llevar a cabos auditorías internas a fin de detectar a tiempo, inconvenientes y nuevos
focos problemáticos en el ciclo logístico del departamento, para poder establecer
medidas correctivas a tiempo.
Establecer y renovar anualmente el control ABC con el fin de hacer reajusten en los
cambios que pueda experimentar la demanda de acuerdo a los productos a los cuales
este modelo es aplicado.
Establecer alianzas con los proveedores, a fin de proponer nuevas estrategias que
permitan reducir los tiempos de entrega y cumplimiento de los pedidos cuando surgen
problemas.
Llevar a cabo los planes de acción descritos en este proyecto. Así mismo anexamos
unas normas básicas para el manejo y control de los inventarios.
Toda entrada y salida de inventario debe ser debidamente documentada.
Todo ítem debe estar debidamente codificado. (Código de ubicación y localización).
En cuanto sea posible todos los ítems deben estar guardados en el mismo lugar.
Nunca jamás recibir comisiones de un proveedor (Código de ética).
134
En cuanto sea posible el lugar físico donde se realiza la recepción de materiales
debe ser diferente al lugar de salida de los mismos.
Los ítems de mayor peso deben ser almacenados de abajo hacia arriba y de mayor
a menor peso.
Ningún miembro del equipo del almacén se puede ir hasta que no haya un conteo
físico de los ítems que tuvieron movimiento en el día.
Se deben contar los mismos ítems con tres auditores y se consignan los dos
resultados iguales.
En un lugar más lejano de cualquier otro lugar debe haber un extintor.
Los reportes de inventarios deben estar como máximo 3 días después del inventario.
135
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Álvarez, E. (2001). Sistema de Costes y Control. La empresa: Dirección y Administración. España, Plaza & Janes Editores, S.A., Segunda Edición, Volumen III.
Amat, J. (1998). Control Presupuestario. España. Ediciones Gestión 2000. 5ta. Edición.
Bavaresco, A. (2006). Proceso metodológico en la investigación (Cómo hacer un Diseño de Investigación). Maracaibo, Venezuela: Editorial de la Universidad del Zulia.
Bremser, W (2000). Enciclopedia de Auditoria. Mc Graw Hill Tomo 1.
Bolívar, C. (2003). Validez y Confiabilidad de instrumentos en la investigación
cuantitativa. Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda
Catacora, F (2011). Red Contable publicaciones (Caracas), impreso en Venezuela.
Certo, A. (2001). Gestión de Inventario en Mantenimiento. Caracas, Ediciones IESA.
Céspedes, F. (1997). Contabilidad III Semestre. Venezuela, Ediciones Fragor.
Chávez, N. (2004). Introducción a la Investigación Educativa. Venezuela: Editorial
Gráficas, S.A. Chiavenato, I. (2004). Introducción a la Teoría General de la Administración. México. Editorial Mc. Graw Hill. Contreras, J (2009). Evaluación del Proceso de Auditoría Interna de los rubros Inventarios de Mercancía y Cuentas por pagar. Empresa Comercial Reyes, CA.
Díaz L. (2001). Diseño de un sistema de Gestión de Inventarios que permita optimizar todas las actividades de almacén y presentar indicadores que agilicen y faciliten la toma de decisiones. Universidad de Carabobo
Fernández y Baptista (2000). Metodología de la investigación. México: McGraw-Hill Interamericana.
Franklin, (2000).
Freeman y Gilbert (2001). Auditoria I. Venezuela, Ediciones Fragor
Giraldo, S (2011). Riesgos de Auditoria. Universidad Católica de Oriente. Colombia. González, M (2009). Evaluación de los procesos administrativos de los
inventarios. Empresa Víveres De Cándido, CA
136
Hardilg (2000). Sistemas y Procedimientos Administrativos. Venezuela, Ediciones Fragor.
Hernández y Otros (2003) Metodología de la investigación. México, McGraw-Hill. (3a ed.).
Hillier, Frederick (2010) “Introducción a la Investigación de Operaciones” Editorial: McGraw Hill Novena Edición, 2010
Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) (2004). Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (DPC10). México.
Iragorry, M (2008). Sistema de Inventario. Ferretería Bernardo Morillo.
Kennedy, R (2000). Auditoria. 5ta Edición Editorial Internacional México.
Koontz - Weihrich (2009). Administración. Ed. Mc Graw-Hill
Koontz (2000). Enciclopedia de la Auditoria. España, Océano Centrum Grupo Editorial.
Koontz y Weihrich (2001). Valores, Proceso y Tecnología. México, Editorial Diana
López y Woltz (2001) Inventarios. Principios y Técnicas. México, Prentice Hall Hispanoamericana.
Melinkoff, R. (2000). Procesos Administrativos. Caracas. Editorial Panapo.
Morán, (2000). Sistema de Planificación y Control. México. McGraw Hill.
Munch, L (2001). Fundamentos de administración. México. Editorial Trilla
Munich y García, (2001). Sistema de Planificación y Control de la Fabricación. México, Mc Graw Hill
Narasimhan (2000). Enciclopedia Practica de la Contabilidad. España. Océano Centrum Grupo Editorial.
NCS. Software. (2011). Norma Internacional de Contabilidad de Inventarios (NIC´s
2) NCS. Software. (2011). Norma Internacional de Contabilidad de Efectos de las
variaciones de Tasas de Cambios (NIC-21). NCS. Software. (2011). Norma Internacional de Contabilidad Agricultura (NIC-41). O’Brien, J. (2001). Sistemas de Información Gerencial. Bogotá-Colombia, Editorial Mc
Graw-Hill Interamericana, S.A.
137
Picle (2001).Control de la Producción e Inventarios. México, McGraw-Hill.
Polimeni, R (1997). Contabilidad de Costos. Editorial McGraw Hill. 3ra Edición.
Redondo, A (1993). Curso Práctico de Contabilidad. Caracas. Centro de Contabilidad Venezolano.
Reyes, P. (2009). Administración de inventarios en almacenes.
Riggs, J (2003). Contabilidad III Semestre. Venezuela. Ediciones Fragor.
Rosemberg, M. (2001). Enciclopedia Práctica de la Contabilidad. España. Océano Centrum Grupo Editorial.
Schruden y Sherman (2001). Enciclopedia de la Auditoria. España. Océano Centrum Grupo Editorial.
Stoner, Freeman y Gilbert. (2000). Sistemas y Procedimientos Administrativos. México. Editorial Prentice Hall.
Stoner y Wankel. (2000). Administración. México. Editorial Prentice Hall.
Tamayo y Tamayo (2003). El proceso de investigación científica. México: Editorial Limusa.
Tawfik y Chauvel (2000). Costos, contabilidad, análisis y control. Editorial Limusa.
Mexico.
Terry y Franklin, (2003). Principios de Administración, Copyright by Richard D. Irwin,
Inc., primera edición, México, Editorial Continental. Welsch, G. (2000). Presupuestos, Planificación y Control de utilidades. México.
Editorial Prentice Hall.
138
ANEXOS
139
ANEXO - A1
CUESTIONARIO de SATISFACCIÓN LABORAL del Personal de SUPER PAGA POCO
EXPRESS C.A
FECHA:_______________________
Buenos días
Quisiera recoger la opinión de Usted con el objetivo de investigar el SISTEMA DE
CONTROL ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LOS INVENTARIOS DE LA
EMPRESA SUPER MARKET PAGA POCO EXPRESS, C.A.
Este estudio ayudará a promover iniciativas para la mejora de los inventarios así
como la calidad en la prestación del servicio a usuarios y por otro lado, facilitar los
medios y condiciones de trabajo idóneas en los respectivos puestos. A partir de esta
información, la Presidencia podrá tomar decisiones bien fundamentadas que permitan a
todos mejorar en el mejor desempeño de sus funciones.
El tratamiento del cuestionario será absolutamente confidencial.
Se pretende que responda con absoluta libertad y con la mayor veracidad posible al
mismo. Los resultados se publicarán en la cartelera de la Gerencia y le informaremos
de ellos.
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!
140
1. ¿Existen normas de procura para el inventario de mercancía en la empresa?
¿Cuáles son?
SI______
NO_____
2. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización las normas de
procura para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI______
NO_____
3. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a las normas de
procura para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____Alto ____ Regular_____Nulo____
4. ¿Considera UD que las normas de procura existentes en la organización son
adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI______
NO_____
5. ¿Existen normas de recepción para el inventario de mercancías en la empresa?
¿Cuáles son?
SI______
NO_____
6. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización las normas de
recepción para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI______
NO_____
7. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a las normas de
procura para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
8 ¿Considera UD que las normas de recepción existentes en la organización son
adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI______
NO_____
9. ¿Existen normas de almacenamiento para el inventario de mercancías en la
empresa?
¿Cuáles son?
SI______
NO_____
10. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización las normas de
almacenamiento para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI______
NO_____
11. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a las normas de
almacenamiento para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
12 ¿Considera UD que las normas de almacenamiento existentes en la
organización son adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI______
NO_____
141
13. ¿Existen normas de despacho para el inventario de mercancías en la empresa?
¿Cuáles son?
SI______
NO_____
14. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización las normas de
despacho para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI______
NO_____
15. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a las normas de
despacho para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
16 ¿Considera UD que las normas de despacho existentes en la organización son
adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI______
NO_____
17. ¿Existen políticas de procura para el inventario de mercancías en la empresa?
¿Cuáles son?
SI_____
NO____
18. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización las políticas de
procura para el inventario de materiales?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
19. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a las políticas de
procura para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
20 ¿Considera UD que las políticas de procura existentes en la organización son
adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
21. ¿Existen políticas de recepción para el inventario de mercancías en la
empresa?
¿Cuáles son?
SI_____
NO____
22. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización las políticas de
recepción para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
23. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a las políticas de
recepción para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
24 ¿Considera UD que las políticas de recepción existentes en la organización son
adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
25. ¿Existen políticas de almacenamiento para el inventario de mercancías en la
empresa? ¿Cuáles son?
SI___
NO__
142
26. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización las políticas de
almacenamiento para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
27. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a las políticas de
almacenamiento para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
28. ¿Considera UD que las políticas de almacenamiento existentes en la
organización son adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
29. ¿Existen políticas de despacho para el inventario de mercancías en la
empresa?
¿Cuáles son?
SI_____
NO____
30. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización las políticas de
despacho para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
31. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a las políticas de
despacho para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
32. ¿Considera UD que las políticas de despacho existentes en la organización son
adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
33. ¿Existen procedimientos de procura para el inventario de mercancías en la
empresa?
¿Cuáles son?
SI_____
NO____
34. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización los
procedimientos de procura para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
35. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a los
procedimientos de procura para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
36. ¿Considera UD que los procedimientos de procura existentes en la
organización son adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
37. ¿Existen procedimientos de recepción para el inventario de mercancías en la
empresa?
¿Cuáles son?
SI_____
NO____
143
38. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización los
procedimientos de recepción para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
39. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a los
procedimientos de recepción para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
40. ¿Considera UD que los procedimientos de recepción existentes en la
organización son adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
41. ¿Existen procedimientos de almacenamiento para el inventario de mercancías
en la empresa?
¿Cuáles son?
SI_____
NO____
42. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización los
procedimientos de almacenamiento para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
43. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a los
procedimientos de almacenamiento para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto ____ Regular_____Nulo____
44. ¿Considera UD que los procedimientos de almacenamiento existentes en la
organización son adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
45. ¿Existen procedimientos de despacho para el inventario de mercancía s en la
empresa? ¿Cuáles son?
SI_____
NO____
46. ¿Son conocidas por el personal que labora en la organización los
procedimientos de despacho para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
47. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento del personal con respecto a los
procedimientos de despacho para el inventario de mercancías?
Muy alto_____Medianamente alto_____ Alto____ Regular_____Nulo____
48. ¿Considera UD que los procedimientos de despacho existentes en la
organización son adecuadas a sus necesidades?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
49. ¿Qué consideraciones toma en cuenta la empresa para el nivel mínimo de
inventario de mercancías?
50. ¿Cuál es el nivel mínimo que la empresa utiliza en el inventario de mercancías?
144
51. ¿Qué consideraciones toma en cuenta la empresa para el nivel máximo de
inventario de mercancías?
52. ¿Cuál es el nivel máximo que la empresa utiliza en el inventario de
mercancías?
53. ¿Considera UD que la empresa Super Market Paga Poco Express., alcanzan
los niveles mínimos y máximos para el inventario de mercancías?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
54. ¿Considera UD son logradas las compras o adquisiciones de las mercancías
utilizadas para la operación normal de la Organización?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
55. ¿Considera UD son logradas las compras o adquisiciones de las mercancías
utilizadas para la operación normal de la Organización?
Explique____________________________________________________
SI_____
NO____
145
ANEXO A2
Instrumento de Recolección de datos para el Trabajo de Grado Titulado sistema de
control administrativo - contable de los inventarios de la empresa Super Market Paga
Poco Express, C.A.
FECHA:_____________________
Instrucciones: A continuación se presenta una serie de preguntas seleccione
encerrando en un círculo la(s) opción(es) que considere más pertinente(s). Por favor no
deje preguntas sin responder.
1.- En su empresa para el registro de las operaciones contables dispone de:
a) Un listado detallado de cuentas.
b) Una codificación de cuentas.
c) Un sistema de información contable.
d) Un manual de procedimientos contables.
e) Todas las anteriores.
f) Otro, indique: _____________________.
2.- Que libros auxiliares se llevan en la empresa para el control de inventario de
mercancía?
a) Libro auxiliar de compras.
b) Libro auxiliar de Ventas.
c) Libro auxiliar de inventario de mercancías.
d) Libro auxiliar de mercancías de rotación lenta.
e) Otro, indique: ________________________.
146
3.- De las alternativas que se enuncian a continuación seleccione los documentos que
son utilizados para el registro contable de sus operaciones.
a) Facturas.
b) Ordenes de entrega.
c) Órdenes de compra.
d) Comprobantes de pago.
e) Ninguno de los anteriores.
f) Otro, indique: ___________________.
4.- De la siguiente lista, indique los formatos o formularios utilizados en su empresa
para el registro y control del inventario de mercancía.
a) Facturas.
b) Ordenes de entrega.
c) Guía de despacho.
d) Órdenes de compra.
e) Formato para la toma física de inventarios.
f) Ninguno de los anteriores.
g) Otros, mencione: ___________.
5.- Señale a continuación el sistema de documentos que existe en su organización
para la sistematización de las operaciones dentro de su empresa.
a) Manual de procedimientos.
b) Manual de cargos.
c) Manuales contables.
d) Sistemas de información.
e) Ninguno de los anteriores.
f) Otro, indique: ______________.
147
6.- La distribución de información dentro de su organización es realizada por medio
de:
a) Informes.
b) Memorándum.
c) Oficios.
d) Cara a cara.
e) Otro, indique: _____________.
7.- ¿Quién supervisa la toma física de inventarios?
a) Encargado del depósito.
b) Gerente general.
c) Contador.
d) Jefe de compras.
e) Otro, mencione: _________________.
8.- ¿Quién supervisa la realización de los registros contables en los libros auxiliares
de inventario?
a) Encargado del depósito.
b) Jefe de compras.
c) Jefe de ventas.
d) Contador.
e) Auxiliar contable.
f) Otro, indique: _______________
9.- Indique cuáles de los siguientes informes son utilizados por la empresa para el
control de inventario:
a) Nivel de inventario.
148
b) Unidades descartadas.
c) Mercancía en consignación.
d) Pérdida de mercancía.
e) Otro, mencione: ________________.
10.- Indique las características pertenecientes al sistema de inventario de mercancía
utilizado por su empresa:
a) Permite conocer la mercancía disponible para la venta en cualquier momento.
b) Puede determinar el costo de venta de manera continua.
c) Comprueba diariamente los niveles óptimos de mercancía.
d) Determina la utilidad bruta en ventas constantemente.
e) Requiere la realización de la toma física de inventario para conocer el nivel de
inventario.
f) Necesita del cierre de las cuentas de inventario para determinar el costo de
ventas.
g) Otro, indique: ____________________.
11.- Indique las cuentas utilizadas para el registro de las operaciones en los libros de
contabilidad.
a) Inventario de mercancía (al momento de comprar y vender mercancía).
b) Flete sobre compra.
c) Bonificaciones sobre compra.
d) Descuento en compras.
e) Compras.
f) Costo de venta (al momento de vender mercancía).
g) Devoluciones en compras.
h) Otra, Indique: __________
