Repositorio Institucional de La Enap Sp

7/25/2019 Repositorio Institucional de La Enap Sp

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REPOSITORIO INSTITUCIONAL DE LA ENAP:

CONTENIDOS ABIERTOS,INTELIGENCIA

COLECTIVA E INNOVACIN

CLAUDIA CRISTINA MULLERKEICIELLE SCHIMIDT DE OLIVEIRA


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Panel 36/109 Diseminacindelconocimiento yparticipacinsocial en elservicio pblico

REPOSITORIO INSTITUCIONAL DE LA ENAP: CONTENIDOSABIERTOS, INTELIGENCIA COLECTIVA E INNOVACIN

Claudia Cristina MullerKeicielle Schimidt de Oliveira

RESUMEN

En el 2013, la Escuela Nacional de Administracin Pblica (ENAP) cr e

la Coordinacin-General de Gestin de la Informacin y d elConocimiento (CGCON), para valorizar el capital intelectual y des arrollarprc ticas que prioricen la gestin d el con ocimiento con participa cin social, yacceso abierto a la informa cin y al con ocimiento, a la transpar encia, y usoy el reuso de los materiales producidos. En esa direccin, este artculo relata elplaneamiento y el desarrollo del Repositorio Institucional de la ENAP,considerado el acervo d el conocimiento de la institucin, donde toda laproduccin intelectual est preservada y p uede ser libremente accesadaen la direccin electrnica repositorio.enap.gov.br, sin necesidad de algnregistro.Contiene documentos de la memoria organizacional, estudios de casopara el aprendizaje organizacional, prcticas innovadoras de la Administracin

Pblica Federal, publicaciones de la ENAP y de sus socios, produccincientfica de cursos de pos-grado, objetos educacionales, entre otrosmateriales. Dentro de los princ ipios de apertura y transparencia, importantesvalores de la organizacin, el Repositorio tra e contenidos abiertos yrecursos educacionales - ms de 1.700 materia les - para uso y reuso y quecontribuyen sobremanera para la formacin y el desarrollo d e los servidorespblicos. El Reposit orio fue constru ido con intelig encia colectiva einnovacin en el no flujo de trabajo y en los procesos de gestind el Reposit orio.

Traduccin: Vctor Surez, para Repositorio

Institucional PCM - enero 2016
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INTRODUCCIN

Brasil cuenta conm s de 610 mil Servidores Pblicos Federa les Civiles

Activos del Poder Ejecutivo. La cantidad del Ejecutivo, sumado a los Poderes

Legislativo, Judicial y Minist erio Pblico, llega a msde dos mil lones. Eso sin hablar

delos estados y munic ipios brasileos que, sumados, llegara a cerca de diez

millones de servidores pblicos. Con es a enorme cantidad de servidores para

capacitar, la tendencia es que la Administracin Pblica Federal cr ee ambientes

virtuales para compartir materiales a ser utilizadosen la formacin y desarrollo

de servidores pblicos.

Los reposit orios digitales surgieron en razn de la necesidad de gestionar

los recursos de informa cin e n formato digital en el contexto acadmico, es decir,

insertados en las actividades de enseanza y/o investigacin. En este contexto

existen v arios tipos de repositorios digitales: repositorios institucionales, repositorios

de tesis y diserta ciones, repositorios de objetos de aprendizaje, repositorios

de datos brutos, yreposit orios temticos o disciplinarios.

Segn Fernando Leite (2009), los repositorios institucionales han sido

utilizados, entre otras cosas, para maximizar la accesibilidad y el uso de lainformacin, para la retroalimentacin d e la a ctividad de investigacin, para la

preservacind e los contenidos digitales ypara reunir, a lmacenar, organizar, recuperar

y diseminar la produccin cientfica d e la institucin. De esa forma, un reposit orio

institucional ofrece recursos y mecanismos para u na gestin d e la informacin

efectiva, de la produccinintelectual de u na organizacin.

La coyuntura poltica tamb in f ue favor able a la cr eacin de reposit orios,

pues el concepto de gobierno abierto vena s iendo discutido con intensidad,relacionado a datos abiertos, software libre, gobierno electrnico, y tamb in

la transparencia, responsabilidad, colaboracin yparticipa cin social.

La Le y de Ac ceso a la Informa cin (2011) entr e n vigor el da 16 de

mayo de 2012 y trajo importantes cambios para la administracin pblica brasile a,

toda vez que proporciona, al ci udadano, el a cceso amplio a las informa ciones y a

documentos pblicos bajo la tutela del Estado, de forma activa y transparente.

A partir de esa fecha, no so lamente todo ciudadano p uede, en cualquier

momento, solicitar informaciones


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diversas, sin necesidad de motiva cin para su uso, como establece que rg anos

pblicos deban divulgar, independientemente de solicitudes, informaciones de

inters ge neral o colectivo, garantizando el ejercicio del d erecho constitucional de

acceso a la informa cinpblica.Hay que mencionar, todava, el movimiento mundial de comparti cin de

Recursos Educacionales Abiertos (REA), que alienta a los gobiernos a proporcionar

los producto (contenidos, materiales de curso) financiados con dinero pblico, para

que sean puestos a disposicin de forma libre y con licencia abierta para

toda la comunidad, permitiendo su consulta, uso y adapta cin. Eso va al enc uentro

de los objetivos de la ENAP, que en los trminos de su Estatuto (2013) tienen,

entre otras, la funcin de prospectar y difundir conocimiento sobre gestinpblicay fomentar ydesarrollar investigacin en el rea de gestin pblica. Esa misin

es desempeada por toda la institucin, sea en los programas de capacitacin

que o frece alos servidores, sea en el trabajo de investigacin y diseminacin de

conocimiento a cargo de la Direccin de Comunicacin e Investigacin de la Enap.

Con la creacin d el Reposit orio Institucional de la ENAP, las

escuelas de gobierno y universidades t ienen a su disposicin una importante fuente

de investigacin en el rea de gestin pblica y u na vasta oferta de materiales de

cursos para capacitar a los agentes pblicos en los estados ymunic ipios brasileos y

para alumnos de graduacin yp os-gradoe ngest inpblica y reas afin es, promoviendo

igualdad de acceso a todos los ciudadanos.

OBJETIVOS

Los objetivos del Reposit orio Institucional de la Enap fueron establecidos

por la Ordenanzan o 297, de 31 de diciembrede 2013, conforme lo siguiente:

I: Organizar y disponer la produccin t cnica ycientfica d e la ENAP como

resultado de sus estudios e investigaciones, segnpa trones internaciona les

para compartirinforma cionese nred;

II. Aumentar la visibilidad y el acceso a la investigacintcnica ycientfica d e

la ENAP, en ac ceso abierto, en conformidad co n la Ley N 12.527/2011

(Leyde Ac ceso a laInforma cin);
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III.

Aumentar la interoperabilidad de toda la produccind e la ENAP en red;

IV.Preservar y almacenar la memoria inst i tuc ional de l a ENAP;

P reservar los documentos producidos en las investigaciones y

considerados relevantes para laAdministra cinPblica Federal;

Disponer los recursos de aprendizaje produ cidos por la ENAP o en el

mbito de sus socios, tanto para la formacin y el desarrollo de agentes

pblicos como para promover la participacin social y el ejercicio de

la ciudadana.

V.

Preservar los documentos producidos en las investigaciones y

considerados relevantes para laAdministra cinPblica Federal;

VI.

METODOLOGA

ElReposit orio fueconstru ido con intelig encia colectiva e innovacin en el

flujo de trabajo y en los procesos de gestind elReposit orio, conforme etapas descritas

eneste artculo.

Para iniciar el proyecto del Repositorio Institucional, fue realizado un

benchmarking,buscando lasmejores referenciaseneldesarrollode repositorios,

para llegar al modelo deseado por la Enap. El benchmarking f ue hecho de v ariasformas: (i) consulta a los modelos de repositorios indexados en el ROAR y

en OpenDoar1, y en el The Ranking Web of World Repositories; (ii) visita

tcnica al IBICT para discutir cuestiones importantes en el desarrollo de

repositorios institucionales y est udio de los principales tpicos del libro

Buenas Prcticas para la construccin de Repositorios Institucionales,

publicado por el IBICT, en 2012; (iii) visita tcnica alIPEA yconversa cinco n el

Prof. Fbio Batista, autor del libro Modelo de Gestin del Conocimiento para laAdministracin Pblica Federal; (iv) comparti cin de experiencias respecto de la

construccin de reposit orios con tcnicos de la FundacinJoo Pinheiro (FJP), co n

tcnicos de la Universidad de So Paulo (USP), profesores de la Universidad de

Mlaga (UMA)Espa a, entre otros.

1 Directorios internacionales que indexan reposit orios de acceso abierto desarrol lados e n todoel mundo. Pueden ser ac cesados en los links y .


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La Enap establec i, de inmediato, un Ac uerdo de Cooperacin

Tcnica (ACT) con el Instituto Brasile o de Informacin e n Ci encia y Tecnolog a

(IBICT), buscando el desarrollo de actividades conjuntas, en especial el

apoyo a la implanta cin d el Reposit orio Institucional de la Enap, desarrollado conla herramienta DSpace. De acuerdo con lo establecido, el IBICT orient la

instalacin y configura cin (parametriza cin) d el DSpace y capacitacin impartida

para la utilizacin d e la herramienta.

Esa asociacin estratgica co n el IBICT, as como la opcin p or

la herramienta libre DSpace, hizo que las cantidades invertidas en el Repositorio de la

Enap caigan por debajo del precio cobrado por proveedores externos y que

se evitase el pago de licencias de software para gestin de repositorios

digitales. Portanto, la asociacin con el IBICT para la construccin de repositorios

institucionales redujo costos con el proyecto y esaltamente recomendada para los

rganos pblicos, de todas las esferas y Poderes.

La inversin financiera en el desarrollo el Repositorio Institucional de la

Enap fue destinad a so lamente para la contratacin de colaboradores especialistas

para actuar, en el formato de talleres, capacitacin de equip os de la Enap

en temas especficos relacionados a l Reposit orio. Con esa decis in, un

mayor nmero posible de servidores d e la Enap podra adquirir competencias en

las diversas etapas de desarrollo del Repositorio, calificara el debate sobre el

asunto y los equip os se instrumentalizaranpara el manejo d e la herramienta DSpace.

Esto ayud a asegurar la sostenibilidad del Repositorio.

Con rela cin a la herramienta para la creacin de reposit orios, optamos

por el DSpace p or los siguientes motivos: (i) es u n software li bre, portanto,

no hay necesidad de pagar licencia de uso; (ii) e el software m s utilizado en el

mundo para la creacin de reposit orios; (iii) es u na herramienta robusta y no h ay

lmite de nmero de objetos y de tama o de archivos a ser insertados en el

Repositorio; (iv) la comunidad de desarrolladores del DSpace es muy grande y

no quedamos desatendidos en el soporte para la parametrizacin y a ctualizacin

de la herramienta; (v) es completamente configur able e n raz n de necesidades

institucionales especficas, ya que el Reposit orio de la Enap presenta un modelo

conceptualmente expandido en fun cin de las Comunidades y tipolog a de

documentos a ser diseminados; (vi) es


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adoptado por institucioneseducaciona les, gubernamentales, privadas o comerciales,

entodo elmundo; (vii) elDSpace p uedeser utilizado e n cualquier sistema operacional;

y (viii) elsistema es capaz de gerenciar y preservar todo tipo de conte nido digital.

Desde el principio, para llegar a un modelo para el Repositorio de la Enap,

se adopt como principio la poltica de acceso abierto (Open Access), de modo

que cualquier persona puede utilizar los documentos sin ningn tipo de

registro. Deestaforma, los usuarios pueden hacerdownload, imprimir, compartir o

utilizar, para fines educacionales, cua lquier material depositado, teniendo el cuidado

de hacer la debida citacin d e los derechos autorales y observando la licencia

atribuida encada u no de los materia les, siendo prohibido solo el uso comercial.

Con el acceso abierto, el objetivo d el Reposit orio es diseminar y

aumentar la visibilidad de la produccin intelectual d e la Escuela, para todos los

pblicos. Adems, contribuye a ladifus ind elcon ocimientosobre gest inpblica, e n

en mbito nacional e internacional, divulgando y comparti endo materiales de

curso, estudios e investigaciones con instituciones socias, como la Red

Nacional de Escuelas de Gobierno, el Sistema de Esc uelas de Gobierno de

la Unin (SEGU), y socios internaciona les como el Centro Latino-americano

de Administracin para el Des arrollo (CLAD).

Para discutir la concep cin y el planeamiento del Reposit orio, fueron

realizadas diversas reuniones con la Alta Direccin d e la Enap y, en la secuencia, un

esbozo de organizacin d e los contenidos fuepresentado y sugiri la composicin

de colecciones que representan toda la produccin intelectual de la Escuela, como:

documentos producidos por el cuerpo tcnico, libros, cuadernos, revistas y

dems publica ciones, recursos educacionales y materia les de curso, documentos

que contasen la historia de la Enap, preservando as su mem oria, los trabajos

de investigacin de los servidores y del cuerpo docente, las prcticas innovadoras

premiadas por el concurso Innovacin en la GestinPblica, ydocumentos d e los

socios de la Enap.

En la presentacin de la propuesta de organizacin para el Repositorio

Institucional y explicar su finalidad y el flujo de trabajo, las diferentes reas de la

Enapsemanifestaron,indicandocomoellas sepodan verdentro de las comunidades

ycolecciones y en la organizacin de los contenidos,y sugirieron cambios a lo largo

del proceso.Conesainteligenciacolectiva,huboavan ces en laarquitectura de la


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informacin, en las diferentes formas de investigacin ynavega cin, en la construccin

de una poltica instituyendo el Reposit orio y en el derecho de autor, y las opciones

para su interfaz.

Alo largo de un ao de trabajo, los talleres fueron realizados con equipos de las

reas, y se realizaron pequeos ajustes a la versin aprobada por el Consejo Directivo.

Conceptoscomoarquitecturade la informacin,metadados,vocabulario controlado,

flujo de sumisin y d erechos autorales fueron debatidos, permiti endo mayor

comprensin y definicin en la etapa de implementacin d el Reposit orio.

El modelo prop uesto es din mico y flex ible y p uede ser modificado

conforme la herramienta va siendo implementada y test eada (evaluada), oincluso

pasar por futuras revisiones siguiendo la evolucin de los documentos

producidos por la Enap y las nuevas versiones y funcionalidades d el DSpace.

El des arrollo del Repositorio fue,por tanto, un trabajo de construccin

colectiva, de interaccin entre las Coordinaciones y Asesor as de la Enap, y cont

conm sde o chenta personas comprometidas en varias fases del proyecto, es decir,

38% del cuadro funcional de la Enap. La prop uesta era que todos se sintiesen

partcipes del proceso, co n el objetivo de garantizar la sostenibilidad del proyecto.

El xito y legitimidad de un repositorio depende de cuan valioso es para la

organizacin y para los que trabajan para desarrollar los materiales que all

sern depositados.

Por tanto, adoptandoelmtodo estndar del DSpace (comunidades,

sub-comunidades y cole cciones) y a partir de las necesidades e intereses

enumerados por las diferentes reas de ENAP, la propuesta de organizacin

delRepositorio Institucional de la ENAP fued iseada inicialmente con las siguientes

Comunidades:

Casoteca de Gest inPblica

La Casoteca de Gest in Pblica pone a disposicin estudios de caso

reales o ficticios sobre gestin pblica, en los idiomas portugus, espaol e ingls,

y algun os representados por otros medios (ilustraciones, historias en cmics,

videos, archivos de audio, etc.). Los casos pretendenestimular el uso de tcnicas

innovadoras para la enseanza, cubriendo temas como tica y diversidad, polticas

pblicas, gestinde pe rsonas, liderazgo y negocia cin, innovacin, etc.


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Cursos Enap

Comunidad que pone a disposicin los materiales de cursos ofertados por la

Enap, como, curso de ambientacin, de formacin yde perfe ccionamiento de carreras,

cursos de especializacin, cursos de desarrollo tcnico-gerencial, los cursos de la

escuela virtual, talleres, seminarios y pro yectos especiales, y adems documentos

relacionados algerenciam iento de los cursos.

Mem oria Enap

Creada para preservar y dar visibilidad a la historia de la institucin,

disponiendo documentos que representan la historia de la Escuela, tales como la

historia de la Carrera de Especialista en Polticas Pblicas yGest inG ubernamental

(EPPGG),documentos institucionales,directrices,polticaseinformes de gestin,

resultados de la ENAP, eventos y coopera ciones nacionales e internacionales,

documentos de la red nacional de escuelas de gobierno, entre otros.

Pr cticas Innovadoras enGest inPblica

PrcticasInnovadorasen Gestin Pblicaes unaComunidadque busca

reunir la publicacin de documentos y solu ciones del Concurso de In novacin e n

Gestin Pblica Federal, desde la primera edicin, en 1996, hasta las ediciones

actuales.

Produ ccinCientfica

Reune la produccin cientfico-acad mica de la Enap, tales como,

tesis y diserta ciones, artculos y presentaciones del c uerpo tcnico de la Enap,

monografas ytrabajos de conclusind e los alumnos de pos-grado.

Publica ciones

Comunidad compuesta por libros, cuadernos, revistas, estudios e investi-gaciones realizadas y/o publicadas por la Enap, o publicaciones en asociacin que

hayan sido autorizadas su divulga cin por me dio del Reposit orio Institucional

de la ENAP, ampliando las posibilidades de alcance y visibilidad.

Recursos Educaciona les

Busca incentivar la publicacin de recursos co n finalidad educacional

producidos por la Enap, elaborados para ser utilizados en diferentes contextos, e n

diferentes cursos ycapacita ciones, y ponerlos a disposicin, con acceso abierto.


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Se decidi, entonces, por un conce pto amplio de repositorio

institucional, mezclando los modelos de repositorios cientfico, temtico y de

recursos educacionales. Repositoriosinstitucionalescientficosponen a disposicin

bsicamente tesis, disertaciones, trabajosdeconclusin decurso,investigaciones,

estudios, presentacionesen eventos cientficosy acadmicos,librosy peridicos.

Repositorios temticos se proponen para a lmacenar la produccin intelectual

segn u na determinada rea del con ocimiento, en el caso de la Enap, su

produccin intelectual se refiere a la Gestin Pblica y reas afines. Y reposit orios

de recursos educacionales diseminanobjetos de aprendizaje, apostillas, materiales

de cursos, presentaciones, videos, entre otros materiales que promuevan y

apoyen el aprendizaje y que p uedan ser (re)utilizados por otras esc uelas de

gobierno en la misinde formar ydes arrollarservidores pblicos.

Figura 1: Repositorio Institucional de la Enap Interfa z d e la pgina Inicial.


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Durante su implementacin, el Reposit orio pas por diversas fases, a

saber: elaboracin d el pro yecto de Reposit orio (concepcin y defini cin d e las

polticas), configuracin y parametriza cin d e la herramienta, definicin d e

la arquitecturade la informacin, capacitacin d e los equipos, poblacin del

Repositorio, elaboracin d e la interfaz y disemina cin d el Reposit orio. Tales fases

presentadas son, de cierta forma,secuencias,sin embargo,algunasactividadesson

continuase interdependientes, como por ejemplo la parametrizacin, que trata de la

configuracin d e la herramienta y es la primera accin a ser ejecutada y s igue

hasta la fase de poblamiento de las Colecciones, ya que las pruebas, ajustes y

adaptaciones son realizadas durante el proceso y despus el funcionamiento

completo de la herramienta DSpace.

En la Tabla 1 se puede verificar u n resum en d e las fases de desarrollo

del proyecto y los principales marcos de monitoreo. Cada etapa del pro yecto fue

conducida por la CGCON, acompaada y evaluada (evaluaciones intermedias), y

las acciones eran revisadas conforme la necesidad:Tabla 1: Relacin d e las entregas (productos) y marcos de monitor eo del pro yecto de Reposit orioInstitucional de la Enap.

ENTREGAS(PRODUCTOS)

MARCOS DE MONITOREO

Proyecto derepositorio

(concepciny polticas)

Contratacin de colaborador externo para orientar eldes arrollo d el Reposit orio

Definicin de la herramienta

Elaboracin d el Pro yecto Ejecutivo del Reposit orio (vers in preliminar)

Modelo de reposit orio elaborado

Aprobacin d el modelo d ereposi t orio por el Consejo Directivod e la ENAP

Firma del Acuerdo de Cooperacin Tcnica co nIBICT

Aprobacin y publica cind e la Ordenanza que establece el Repositorio

Elaboracin de la Poltica de Derechos Autora les de la Enap y T rminos de Uso delReposit orio

Configuracinde laherramienta

Contratacin de colaborador externo por la CGTI/DGI/EnapInstalacin d elDSpace

Parametrizacind el DSpace

Arquitecturade laInformacin

Definicin de la Arquite ctura de la Informacin, estudio deldom inio, flujo de sumisin yconjunto de metadados (Dublin Core y LOM)

Capacitacin

Contratacin de colaborador p or la CGCON / DCP/Enap

Interacciones con las Coordinaciones Generales y Asesor as

Capacitacin para los diferentes perfiles de usuarios de la herramienta DSpace


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Poblamientodel Reposit orio

Elaboracin d elManual de llenado de Metadados

Poblamiento de las Comunidades, Subcomunidades y Colecciones

Elaboracin

de Interfaz /customizacin

Contratacin de colaborador por la CGCON / DCP/ Enap

Creacin d el arte (interfa z) del Reposit orio

Customizacin d e la interfaz (aplica cin d el layout en el Repositorio)

Diseminacin

Lanzamiento del reposit orio

Indexacind el reposit orio endire ctorios mundiales especializados

Amplia diseminacin d elReposit orio

En la esfera pblica, promover la gestin d el con ocimiento se torn una

necesidad para aumentar la efectividad de los servicios pblicos y mejorar la

calidad de vida de la sociedad. La transpar encia gubernamental y el aumento de

la participacin popular incentiva n u n profund o cambio cultural en la Administracin

Pblica, que estimula la comparticin de las informaciones y que se promovern prcticas

de gestin de conocimiento. La poltica de acceso abierto adoptada por el Repositorio

contribuye para es te cambio cultural en la Escuela, facilitando la comparticin

de la produccin intelectual y la preservacin de la memoria institucional.

A partir de una amplia discusin con las reas sobre la concepcin y

validacin del modelo deReposit orio por el Consejo Director, el paso s iguiente fue elregistro de la Poltica delReposit orio, establecida con la publicacind e la Ordenanza

no 297, de 30 de diciembre de 2013, que instituy el Repositorio Institucional de

la Enap yestablec i las competencias y las responsabilidades referentes a el.

Otra cuestin importante ( y sens ible) es la Poltica de Derechos

Autorales. Despus de la discusin temtica con todas las coordinaciones y

con la Comisin Editorial d e la Enap, por medio de talleres y reuniones

tcnicas, as como consultas a la Procurador a Federal de la Enap y a

especialistas en el tema, se elabor una propuesta de Poltica de Derechos Autorales

de la Enap, aprobada por el Consejo Directivo d e la Enap, y publicada p or la

Ordenanza no 83, de 03 de junio de 2014. El texto d e la ordenanza est

compuesto por un conjunto de directivas, que busca no solo orientar la Poltica de

Derechos Autora les del Reposit orio, como la gestin y la negociacin de los

derechos autora les en las publicaciones, estudios, investigaciones, desarrollo de

cursos, elaboracin de recursos educacionales, promocin de eventos de

aprendizaje, enfin, entoda la produccin intelectual de la institucin.


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Con la adopcin de estas medidas, la expectativa es promover la difusin

del con ocimiento sobre gestin pblica, de manera democrtica y sin barreras de

acceso, respetando la legislacin sobre derechos de autor. Permitirel uso y reuso d e

los materiales producidos por la Enap y proporcionar una respuesta a la sociedad

en cuanto a los recursos por ella invertidos, para la capacitacin y mejora de los

servicios pblicos.

Como mencionamos, la capacitacin d e los equipos fue el gran

diferencial del Repositorio Institucional de la Enap. Importante, en ese proceso, fueron

los insights (ideas) de los colegas, el pensar y la bsqueda de soluciones de

forma colectiva. Como se decidi por el almacenamiento descentralizado de los

materiales, se opt por permitir que el mayor nmero posible de profesionales en laENAP, para actuar como peticionarios, evaluadores, revisores de metadatos o

administradores del Repositorio. De inicio, ya podamos contar con 80 servidores

de la Enap capacitados para actuar, en algu na medida, ensitua ciones especficas

del Reposit orio.

Los equipos entrenados, era finalmente el momento de alimentacin o

poblamiento del Repositorio, que sigui un flujo de presentacin mencionado

anteriormente y tuvo inicio en la segunda quincena de noviembre de 2013. As ,

cuando se hizo el lanzamiento del Repositorio, en abril de 2014, el Reposit orio yacontabilizaba ms de 700 objetos digita les insertados, y a ctualmente, ya son ms

de 1700. Debido a que el depsito de material era descentralizado, fue necesaria la masiva

movilizacin y capacitacin continua de los equipos de la Enap, as como un monitoreo

constante de las actividades para corregir rumbos y garantizar la sostenibilidad del proyecto.

La gest in d el Reposit orio incluye la capacitacin cont inua para uso

delsistema, la revisind e los metadatos, el ajuste d e las Comunidades yCole cciones

(conforme lo demandado por las reas), la prospeccin de nuevos materiales a ser

depositados y, principalmente, elcontinuo monitor eo y evaluacin d el Reposit orio.

Para acompaamiento del Reposit orio, el equip o gesto r prepara,

quincenalmente, boletines que muestran la evolucin de las comunidades/

subcomunidades en trminos cuantitativos, con el auxilio de las estadsticas

proporcionadas por el propio Dspace, a pesar de no haber sido posible la

plena parametrizacin d e los informes, deb ido a dificultades de adaptarse a la

nueva versin del sistema.


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Para cumplir su objetivo, la Enap ha hecho es f uerzos en la amplia

divulgacin d el Reposit orio para las escuelas de gobierno, servidores pblicos a

nivel federal, estadual y municipal , y de todos los Poderes, as como a toda la

sociedad. Conferencias, noticias en sit ios, entrevistas, visitas tcnicas, minicursos,

participacin e n semin arios y congresos, v arias fueron las estrategias para

diseminar ampliamente el Reposit orio.

El Reposit orio de la ENAP fue indexado, e n el 2014, en diferentes

Directorios Mundiales Especializados, a fin de que t uviese ms legitimidad y

alcance e n s u diseminacin. Uno de los principa les directorios especializados es

el ROAR (Registry Of Open Access Repositories), cu yo objetivo es promover el

desarrollo en acceso abierto, proporcionando informaciones sobre los repositorios en

todo el mundo. ElROAR est hospedado en la Universidad de Southampton, en el

Reino Unido e integra la red EPrints.org. ElOpenDoar esotro importante dire ctorio

de repositorios acadmicos de acceso abierto.

Tambin, elReposit orio de la Enap est indexado en La Referencia, una

Red Federada de Repositorios Institucionales de Publicaciones Cientficas, en

asociacin con el Oasis.Br - Portal Brasileo de Acceso a la Inform acinCientfica

del IBICT. La Referencia permite el ac ceso gratuito a la produ ccin cientfica de

autores vinculados a universidades e institutos de investigacin brasileos. Para

constar en La Referencia, el pr opio IBICT hace la indexacin de las Colecciones

que estn de ac uerdo con las polticas de Oasis.Br, es decir, solamente las

colecciones relacionadas a las produccionescientficas.

Antes de los esfuerzos de difusin y de indexacin, el Repositorio

Institucional de la Enap pas a integrar The Ranking Web of World Repositories,

establecindose entre los mejores repositorios brasileos, estando so lamente

atrs de repositorios tradicionalesde grandesuniversidades brasileas,ymuy

bien colocado en la lista de los mejores repositorios de Amrica Latina. La

metodologa del ranking inclu ye tama o del reposit orio (nmero de pginas

/ documentos depositados), visibi lidad(nmero de accesos / visitas) y nmero

de archivose investigacin hecha en la Web por Google.


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Vale resaltar que el Reposit orio Institucional de la Enap reflejaba muy

bien en la Administracin Pblica Federal y s irve de referencia a otros rganos

pblicos. En el ao 2014, la Enap recibi numerosas visitas de personal tcnico de

diversas instituciones interesadas en conocer la experiencia de la Enap con el desarrollo

del Repositorio, a fin de apropiar se d el proceso y replicar elmodelo o adaptar

eniniciativas pr opias.

Esas visitas y el inters d e las institucin p or el modelo innovador del

Repositorio de la Enap, con la presentacin, evaluacin y gestin descentralizada,

trajo motivacin para compartir la experiencia con toda la AdministracinPblica yco n

todos los interesados en el tema Repositorios Institucionales. Es la sistematiza cin

del con ocimiento adquirido, vivenciado, constru ido colectivamente, en la formade su amplia diseminacin.

CONCLUSIONES

El Repositorio Institucional de la Enap fue un ejemplo de trabajo

meticuloso,interactivoeintegrado,intereintracoordinaciones,conasociaciones y

colaboradores externos, con modelo pr opio y metodolog a de implantacininnovadora, bajo la responsabilidad de la Coordinacin-General de Gestin d e la

Informacin y del Conocimiento.

Es un proyecto sostenible gracias a la inteligencia colectiva, al

conocimiento compartido, a las estrategias descentralizadas para el poblamiento

y ampliacin del acervo digital y a la implantacin de nuevas tecnolog as. El

Repositorio institucional es , por tanto, un importante produ cto y servi cio de

informacin interoper able y ab ierto, dedicado al gerenciam iento de la informacin

y del conocimiento produ cido por la ENAP.

El des arrollo del Repositorio Institucional de la ENAP trajo v arios

enseanzas, que recomendamos como estrategias sostenibles para otros

repositorios institucionales:

Apo yo de la Alta Direccin, que defini el Reposi torio Institucional

como un pro yecto prioritario yestru cturante, con total apo yo del Consejo

Directivo.


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El benchmarking y el establecimiento de asociaciones y acuerdos de

cooperacin tcnicacon institucionesqueya vivieron el desarrollo de de

repositorios institucionales, lo que permiti ganar t iempo y di sminuir

errores yretrabajos, ascomo tr ajo seguridad para desarrollar eltrabajo.

La decis in p or la gest in y el depsitodescentralizadosde losobjetos

digitales, deestaforma, la presentacin y la evaluacin de los docu-

mentos no quedara bajo la responsabilidad de una nica Coordinacin

o de la Biblioteca. Son los equipos, en las Coordinaciones, que

conocen los trminos de los contratos con los autores ydefine n cuales

materiales pueden ser diseminadosampliamente, preferencialmente

con licenciasab iertas.

La decis in p or el acceso abierto, sin que haya una barrera o

impedimento para el acceso a los materiales constantes en el

Repositorio.

Poner a disposicin inicialmente el con ocimiento explcito (ya

sistematizado) de la institucin y despus promover u n movim iento en

el sentido de hacer el registro del con ocimiento tcito d e los

profesionalesdedeterminadainstitucin utilizando, para esto, tcnicasy pr cticas de gestind el con ocimiento.

Utilizar metodologas activas basadas en proyecto y en la investi

gacin-accin para la interaccin con lasCoordinaciones,evaluando,

ajustando e incrementando procesos de trabajo de la Enap. La

importancia de un ciclo constante de planeamiento, perfecciona-

miento, proposiciones y mo vilizaciones de equipos en torno d el

proyecto permite la entrega de productos relacionados al Reposit orio

e igualmente prioritarios, como la Poltica de Derechos Autorales de la

Enap, revisin d e los documentos para contratacinde colaboradores,

cambios incrementales en la elaboracin y diagrama cin de materia les

didcticos, mejora en las ediciones, nuevo reglamento de la Revista

delServi cio Pblico, etc.

Pacto con las Coordinaciones y Asesor as, estableciendo metas de

insercin de documentos, semanal o mensualmente, en el Repositorio,

ayuda a impulsar elcrecim iento del reposit orio. Elmonitor eo y la


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evaluacin s on importantes en el anlisis d e la evolucin de los

servicios prestados, e instrumentos importantes para el Comit

Gestor del Reposit orio, a fin de apo yar la toma de decisiones y

prospeccin de nuevos materiales.

Un cambio cultural que contribuye a la agenda ambiental de la Enap fue la

disminucin d el uso d el papel para reprodu cir materiales de cursos. Antes eran

reproducidas millares de pginas defolletos y materia les de cursos, y, alos pocos,

una nueva cultura se va instalando y diseminndose, con la eliminacin o

reduccin del uso del papel y envo o puesta a disposicin de materiales

en medio electrnico.

Eltrabajo de construccinconjunta, de intelig encia colectiva, fue importantepara la sostenibilidad del Reposit orio. El gran nmero de pe rsonas capacitadas

fueu ndiferencial, que garant iza la continuidad delfuncionam iento del sistema.

La interacciny el proceso de escucha de todas las Coordinaciones

y Asesoras de la ENAP con el equipo d el pro yecto trajo legitimidad a l

desarrollo del Repositorio, con u nproceso de cocr eacin y como el resultado d e la

inteligencia colectiva.

El des arrollo del Repositorio tambin tr ajo un problema sensible a lamayora de organizaciones: la poltica de derechos autorales y la necesidad de

cambios incrementales en los procesos de trabajo, en todas las Coordinaciones.

Hubo, entonces, un replanteamiento de la gestin de los contratos de los proveedores y

colaboradores, de las asociaciones, del papel de la ENAP junto a la red de esc uelas de

gobierno, y de la necesidad de poner a disposicin, en ac ceso abierto, todo lo

que es producido con financiam iento pblico. Se puede afirmar que este cambio

de cultura fue la mayor ganancia con el Repositorio.

En suma, se percibi, con la creacin del Repositorio Institucional de

la Enap, una serie de ganancias en el desempeo institucional: (i) impacto en los

indicadores de poner a disposicin todo lo que es produ cido con el dinero pblico,

en a cceso abierto; (ii) reduccind e la impresinde ejemplares y puesta a disposicin

de los materiales y publicaciones en medio electrnico; (iii) fortalecimiento de los

equipos y trabajo colaborativo; (iv) mejora de los procesos internos de

trabajo; y (v) perfe ccionamiento de las competencias de los profesionales,

interacciones entre los equipos ycoord inaciones.


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Sin embargo, apesar de tantos resultados positivos, todava hay grandes

desafos relacionados a la cultura organizacional y amplia cin d e las prcticas de

gestin d el con ocimiento para sistematizar y diseminar el con ocimiento tcito de

sus colaboradores en la ENAP. Los principales desafos pueden ser tradu cidos

en las siguientes acciones:

Necesidad de amplificar el discurso y, principalmente, universalizar la

prcticadecompartimiento de materialesproducidoscon financiamiento

pblico;

Estmulo a las personas e instituciones para utilizar, cada vez ms,

licencias abiertas, para potenciar el uso y el reuso de recursos

educacionales;

Creacin derepositoriosdedatos,repositoriosderecursos educacionales,

repositorios de productores decon ocimiento, todos conac ceso libre;

Necesidad de crear redes de conocimiento y sistemas federados para

compartirproyectos,infraestructuras,cursosy recursoseducacionales.

Con la experiencia del Reposit orio Institucional, fueron muchas a cciones

que, amalgamadas, trajeron conocimiento y madurez a los equipos de la Enap.

As,laexperienciarelatadaenestapublicacin es el resultado de saber-haceren

el desarrollo de repositorios digitales. Fue u n trabajo colaborativo puesto en

prctica (inteligencia), con cambios significativos en los procesos de trabajo y

en laforma de interactuar a las personas en la Enap.

Todo el trabajo est sintetizado en la Gua para el Desarrollo de

Repositorios Institucionales, en el Cuaderno Enap intitulado Repositorio Institucional

de la Enap: un proceso de construccin colectiva del conocimiento, que traeunpaso-apaso para que los rganos de la Administracin Pblica, las Instituciones

de Enseanza y los Institutos de Investigacin organi cen sus reposit orios y

pongan a disposicin de la sociedad toda su produccin intelectual.


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Estamos en la era de la inteligencia creativa y colaborativa, d e la

innovacin, del comparti miento, de la interaccin, de la participacin social.

Consideramos la apertura como un valor importante para las organizaciones. En

esta direccin, la experiencia de creacin d el Reposit orio Institucional de la Enap,

viene a beneficiar a todos, sean servidores pblicos, investigadores, profesores,

acadmicos, la sociedad enge neral, yservir de refer encia para la red de escuelas

de gobierno y para la administracin pblica, e ntodas sus esferas yPoderes.

REFERENCIAS

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BRASIL. Escola Nacional de Administrao Pblica. Portaria no 83, de 03 de junho

de 2014. Dispe sobre a Poltica de Direitos Autorais da Escola Nacional deAdministrao Pblica. Dirio Oficial da Unio, Braslia, no 106, 05 jun. 2014.Seo 1, p. 101.

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BRASIL. Lei no 12.527, de 18 de novembro 2011. Lei de acesso a informao.

Disponvel em: . Acceso en: 20 octu. 2014.

Decreto no 8.091, de 3 de setembro de 2013. Estatuto da Fundao EscolaNacional de Administrao Pblica. Disponible e n:. Acceso en: 20 octu. 2014.
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LEITE, Fernando et. al. Boas Prticas para a construo de RepositriosInstitucionais . Braslia: Ibict, 2012. 34 p.

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MULLER,Claudia Cristina; OLIVEIRA, Keicielle Schimidt de. RepositrioInstitucional da Enap: um processo de construo coletiva do conhecimento. Braslia: ENAP, 2015. (Caderno Enap). En prensa.

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AUTORA

Claudia Cristina Muller Coord inadora-General de Gestin d e la Informacin y d el Con ocimientode la Escuela Nacional de AdministracinPblica (ENAP), donde gerencia el des arrollo del RepositorioInstitucional, la implantacinde sistemas de informa cin ypr cticas de gestin d elcon ocim iento.

Direccin ele ctrnica: [email protected]

Keicielle Schimidt de Oliveira Bibliotec aria de la Escuela Nacional de AdministracinPblica (ENAP),acta, desde 2013, en la Coordinacin-Gene ral de Gestin d e la Informacin y del Conocimiento,con la implementacinde pr cticas de gestin d elcon ocimiento, incluyendo elReposit orio Institucionalde la Enap.

Direccin electrnica: [email protected]

Repositorio Institucional de La Enap Sp

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