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Recherche d’un document

Déplacements temporaires

Le reporting (export de données)

Détails et explicitations dans les commentaires du document

Modifié le 21 octobre Rectorat de Nice –DAGF/SDIM

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Chorus dt

� Rechercher un document

� Le reporting des ordres de missionDéplacements temporairesDéplacements temporaires

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Recherche simple d’un document

� Dans Menu choisir ordre de mission ou état de frais.� Cliquer sur Rechercher� Dans Niveau choisir Tous pour faire apparaître, dans cet exemple, tous les OM

existants (ou trier selon vos besoins)

Exemple : recherche des OM

permanents validés

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Recherche simple d’un document

Statuts des ordres de mission :

� R - Révision : consultez l’onglet historique, puis procédez aux modifications et envoyez à validation hiérarchique (statut 2)

� 1- Création : à compléter, à finaliser puis à envoyer à validation hiérarchique (statut 2)

� 2 – Attente de validation : le valideur mentionné dans l’onglet historique doit procéder à la validation ou le mettre en révision

� T – Traité : l’om est validé et l’état de frais est créé ; vérifier son avancement : « menu » ; « état de frais » ; « rechercher »

� V – Validé : s’il s’agit d’un om permanent = statut final. S’il s’agit d’un autre type d’om vous devez créer l’état de frais

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Périmètre du reporting des OM

Reporting d’un ordre de mission

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� Le module de reporting permet aux utilisateurs de Chorus DT d’obtenir des états statistiques sur les OM en fonction de leurs habilitations :

� Un missionné sur ses propres OM.

� Un assistant sur les OM des missionnés dont il gère les déplacements.

Périmètre du reporting des OMConcepts clés

� Un valideur sur les OM des missionnés qu’il est habilité à valider.

Accès au ReportingDans le menu général de Chorus DT, cliquer sur « Reporting OM ».

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� Le module de reporting permet de combiner :

� Des critères de sélection des données qui permettent de définir le périmètre du reporting (onglet « Sélection »).

� Des critères d’affichage qui permettent de définir les informations à afficher dans l’état de reporting (onglet « Affichage »).

Onglets Sélection et Affichage

Définir les critères de lancement du reporting.

Périmètre du reporting des OMConcepts clés

reporting.

Onglet Etats

Visualiser les états de Reporting enregistrés par l’utilisateur.

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Les données et les critères d’affichage

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- Zoom sur les données liées à l’individu et au document -

Onglet « Sélection »

Les données et les critères d’affichageConcepts clés

Individu

Le filtre principal n’est pas modifiable par un missionné.

Borner la recherche avec des dates précises.

Cibler la recherche par statut (pas de possibilité de sélection multiple) ou sur tous les statuts à la fois si le champ est laissé à vide.

Statut

Date

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- Zoom sur la mise en forme des colonnes -

Onglet « Affichage »


Colonnes

Spécifier les

Afficher le résultat de la recherche.

Lancer le reporting

Afficher le coût prévisionnel des OM, par OM et en cumulé.

Afficher le montant des prestations agence.

Spécifier les informations à afficher et l’ordre dans lequel elles seront présentées.

Coût total prévisionnel de l’OM

Coût des prestations

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- Zoom sur l’affichage du résultat -

Résultat obtenu


Rappelle les critères de sélection du rapport.

Revenir sur les critères de sélection et d’affichage.

Exporter le rapport sous Excel.

Critères de la recherche Analyses et reporting des OM

Icône Excel

S’affiche par défaut dans le reporting.

Numéro d’OM

Afficher directement l’OM d’origine en cliquant sur le lien.

Nombre d’OM et quantité

Les données qui s’affichent sont les données de production à J-1.

Le rafraîchissement des données a lieu tous les jours autour de 22H.

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L’export et l’enregistrement

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L’export et l’enregistrementConcepts clés

- Zoom sur l’export -

Exporter le rapport sous Excel (.xls ou .csv).

Icône Excel

1

Filtrer par statut après téléchargement.

(.xls ou .csv).

2

3

Colonne statut

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- Zoom sur l’enregistrement (1/2) -

Enregistrer les critères pour des requêtes ultérieures.

Onglet « Affichage »

Enregistrer

Nommer le rapport.

Confirme l’enregistrement.

Enregistrer

Enregistrer

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Onglet « Etats »

Flèches

Renommer l’état de reporting.

- Zoom sur l’enregistrement (2/2) -

Afficher la liste des rapports enregistrés par l’utilisateur. Un clic sur le nom de l’état de reporting l’affiche.

de reporting.

Modifier/ajouter des critères avant lancement.

Libellé des états Filtre de sélection

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Reporting VH

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Reporting VH Concepts clés

- Zoom sur les reportings valideur (1/2) -

Savoir combien de déplacements de formation ont eu lieu dans son service - Sélection

Structure

Saisir le code du service ou le chercher avec la loupe afin de limiter le périmètre aux OM de ses collaborateurs.ses collaborateurs.

Faire une recherche sur des dates précises.

Type de mission

Sélectionner un type d’OM spécifique.

Date

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Reporting VH Concepts clés

Savoir combien de déplacements de formation ont eu lieu dans son service - Affichage

Colonnes

Spécifier les informations à afficher et l’ordre dans lequel elles seront présentées.

- Zoom sur les reportings valideur (2/2) -

TriPar défaut, Chorus DT trie les données par nombre de missions en ordre croissant. Cocher cette case pour trier dans l’ordre inverse.

Retour au menu reporting.

Analyses et reporting des OM

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Conclusion

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� Le reporting OM permet :

� Un suivi des OM créés sur un périmètre de gestion donné,

� Une utilisation de critères personnalisables,

� L’export des rapports.

� Les données présentées sont celles de la veille.

Conclusion Points clés

� Les données présentées sont celles de la veille.

Le reporting des états de fraisDéplacements temporaires

REF : CDT_M06_002_00

Dernière modification : 27/06/2014

Détails et explicitations dans les commentaires du document

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Le périmètre du module reporting sur les EFLe périmètre du module reporting sur les EF

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Le périmètre du module reporting sur les EFConcepts clés

� Le module de reporting permet d’obtenir des états statistiques sur les EF sur lesquels l’utilisateur est habilité :

� Un missionné peut éditer des états de reporting sur ses propres EF.– Par exemple, une liste de ses EF du trimestre.

� Un assistant sur les EF des missionnés dont il gère les déplacements.– Par exemple, pour connaître par agent, le montant réel des déplacements en

formation.formation.

� Un valideur sur les EF des missionnés qu’il est habilité à valider.– Par exemple, un état des EF en attente de sa validation.

Dans le menu général de Chorus DT, cliquez sur « Reporting État de Frais / Facture ».

Accès au module de Reporting

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Le périmètre du module reporting sur les EFConcepts clés

� Le module de reporting permet de combiner : � Des critères de sélection des données afin de définir le périmètre du

reporting (onglet « Sélection »).� Des critères d’affichage pour définir les informations à afficher dans

l’état de reporting (onglet « Affichage »).

Onglets Sélection et Affichage

Définir des critères de sélection et d’affichage.sélection et d’affichage.

Onglet Etats

Visualiser vos états de reporting enregistrés.

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La détermination du périmètre des données à analyser et des critères d’affichageanalyser et des critères d’affichage

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- Zoom sur l’onglet Sélection -

La détermination du périmètre des données à analyser et des critères d’affichageExemple d’utilisation du reporting EF par un missionné

� L’utilisateur :

� Souhaite éditer une liste de ses frais de déplacements du trimestre et

leurs montants respectifs.

� Va sélectionner les critères de lancement suivants :

Individu

Sert à filtrer sur ses propres EF.Ne peut pas être modifié.

Sélectionner les déplacements ayant débuté dans le trimestre.

Dates

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� L’utilisateur :

� Précise les informations à afficher dans l’état de reporting et l’ordre

souhaité.

� Clique sur « Lancer le reporting ».

- Zoom sur un l’onglet Affichage -

Colonnes du reporting

Liste les champs à afficher dans le rapport. La sélection se fait à l’aide de listes déroulantes.

Trier par montant décroissant

Trie les EF par montant total à rembourser décroissant.

Affichez le numéro de DP pour le rapprocher du numéro de virement et ainsi identifiez plus facilement les EF remboursés.

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� L’utilisateur visualise le résultat de l’état.

Données affichées par défaut

Critères de sélection

Rappelle les critères choisis lors du lancement.

Analyses et reporting des EF

Revenir sur les critères de sélection et d’affichage.

- Zoom sur un l’affichage du résultat -

par défaut

Nombre d’états de frais, Nombre de frais associés, Montant HT, Montant TVA, Total TTC, Montant à rembourser et Montant payé par carte.

Numéro d’EF

Accéder à l’EF en cliquant sur son numéro.

Les données qui s’affichent sont les données à J-1.Le rafraîchissement des données a lieu tous les jours autour de 22H.

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L’export d’un état de reportingL’export d’un état de reporting

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- Zoom sur l’export d’un état de reporting -

L’export d’un état de reportingEtapes clés

Export

Télécharger le fichier au format xls ou csv (fichier plat).

1

Etat de reporting Excel

Modifiable comme un tableur Excel classique (tri, filtre, somme, etc.).

Enregistrer le fichier puis OK

Sauvegarder le document et le renommer ensuite.

2

3

31

L’enregistrement d’un état de reportingL’enregistrement d’un état de reporting

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- Zoom sur l’enregistrement d’un état de reporting -

L’enregistrement d’un état de reportingEtapes clés

� L’utilisateur souhaite réaliser ce même état de reporting à

fréquence régulière.Enregistrer

Sauvegarder les critères de lancement.

1

Nom de l’état Nommer l’état de reporting pour le retrouver ultérieurement.

Enregistrer

lancement.

2

3

Finaliser l’enregistrement.

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- Zoom sur la recherche d’un reporting sauvegardé dans l’onglet « Etats » -

L’enregistrement d’un état de reportingEtapes clés

Flèches1

États

FlèchesRenommer l’état de reporting.

Liste les états préenregistrés et propres à chaque utilisateur. Cliquer sur le nom de l’état de reporting pour le réafficher.

1

2

3

34

Cas métiers de reporting pour un rôle VHCas métiers de reporting pour un rôle VH

35

- Zoom la recherche des EF en attente de validation -

Cas métiers de reporting pour un rôle VHEtapes clés

� Renseigner des critères de sélection.

Dans l’onglet Sélection

Filtre principalElargit la recherche à tous les individus sur lesquels le valideur a des droits.

Statut

Restreint la recherche aux EF en statut 2.

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Colonnes du reporting

Lancer le reporting

Affiche le résultat du lancement en fonction des critères choisis.

Dans l’onglet Affichage

- Zoom la recherche des EF en attente de validation -

Liste les champs à afficher dans l’état.

Numéro d’EF

Accéder directement à l’EF en cliquant dessus.

Trier par montant décroissant

Trie les EF par montant total à rembourser décroissant.

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EnregistrerSauvegarde les critères.

Dans l’onglet Affichage

- Zoom l’enregistrement de critères de lancement -

Enregistrer

1

Nom de l’état

Enregistrer

Finalise l’enregistrement.

Nommer le reporting pour le retrouver ultérieurement.

Enregistrer

2

3

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Dans l’onglet Etats

- Zoom l’enregistrement de critères de lancement -

1

Flèches

États

Liste les états préenregistrés et propres à chaque utilisateur. Cliquer sur le nom de l’état de reporting pour le réafficher.

Flèches

FlèchesRenommer l’état de reporting.

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ConclusionConclusion

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� Le module de reporting permet :

� D’obtenir des états statistiques sur les EF sur lesquels l’utilisateur est habilité.

� De combiner : – Des critères de sélection des données qui permettent de définir le

périmètre du reporting (onglet « Sélection »).– Des critères d’affichage qui permettent de définir les informations

s’affichant dans l’état de reporting (onglet « Affichage »).

Conclusion Points clés

– Des critères d’affichage qui permettent de définir les informations s’affichant dans l’état de reporting (onglet « Affichage »).

� D’enregistrer les critères de lancement du reporting.

� Peut être exporté sous format excel ou csv.

NB : Les états de reporting sont effectués sur une copie de la base réalisée la nuit précédente. Enconséquence, un état de reporting reflète les données à J-1.

Certaines requêtes trop lourdes font l’objet d’un traitement en différé.

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