QA Knowledge Base &

Course Materials Proposal 

Wojciech Wrona (PKA) & 

Maciej Markowski (NVAO) 

 

 2

ECApedia – European Experts Training

Portal.

Knowledge base and course materials

proposal.  

Copyright © 2011 by the European Consortium for Accreditation in higher education 

Authors: Wojciech Wrona & Maciej Markowski 

All rights reserved. This information may be used freely and copied for non‐commercial 

purposes, provided that the source is acknowledged  

(© European Consortium for Accreditation). 

 

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein. 

 

 3

Table of content  

1.  Introduction .............................................................................................................. 4 

1.1.  About the E‐TRAIN project ..................................................................................... 4 

1.2.  About the ECApedia ............................................................................................... 4 

1.3.  About this document ............................................................................................. 5 

2.  The Knowledge Base ................................................................................................. 6 

2.1.  Overview of the content ........................................................................................ 6 

2.1.1.  Training materials.  7 2.1.2.  Guidelines for organizing the experts training  7 2.1.3.  European QA documents  7 2.1.4.  Higher education systems descriptions  8 2.1.5.  QA agencies’ descriptions  9 

2.2.  Adding and editing pages ..................................................................................... 10 

2.3.  Navigation ............................................................................................................ 14 

2.4.  Special pages ........................................................................................................ 16 

2.5.  Searching the materials ....................................................................................... 17 

3.  Training materials ................................................................................................... 20 

3.1.  Theoretical articles ............................................................................................... 20 

3.2.  Practical exercises ................................................................................................ 22 

3.3.  Training assignments ........................................................................................... 25 

Annex 1.  Template for the description of a higher education system ......................... 27 

Annex 2. Template for description of QA agency’s procedures ........................................ 29 

Annex 3. Template for description of a higher education system .................................... 30 

 

 

1.

1.1.

highe

suppo

progr

share

1.2.

shop 

meth

brow

T

T

Intro

. Abo

he  over

knowled

equippe

er education

ort this over

ramme  for  e

e experts am

. Abo

he ECAp

practice

platform

for  experts

hodologies. 

wse structure

T

T

oductio

out the E

rall  aim  of 

dgeable,  and

ed  to partici

n  institutions

rall aim. The 

experts  in Q

mong QA agen

out the E

pedia  is a  to

es, new  ideas

m for electro

s  looking  for

ECApedia  o

d materials. 

on

E-TRAIN

the  E‐TRAIN

d  internatio

pate  in qual

s under  revie

first objectiv

QA  procedur

ncies in Euro

ECApedi

ool  for  conve

s as well as 

onic presenta

r  additional 

organizes  co

 4

project

N  project  is 

onally  exper

lity assuranc

ew. There a

ve of the pro

es.  The  seco

ope. 

ia

eniently  sha

relevant doc

ation of mat

practical  inf

ntent  into 

to  facilitate

rienced  exp

ce  (QA) proc

re  two main

oject is to de

ond was  to 

ring and en

cuments and

terials and  is

formation  a

linked  cate

e  the  sharin

erts  who  w

cedures,  to  t

n objectives 

evelop a Euro

develop  a  p

hancing kno

d training ma

s  intended t

bout QA  pr

gories  allow

ng  of  traine

will  be  bett

the benefit 

developed 

opean trainin

programme 

owledge, goo

aterials. It  is

o be one sto

rocedures  an

wing  users 

ed, 

er 

of 

to 

ng 

to 

od 

s a 

op 

nd 

to 

 

 

 5

The ECApedia is based on the popular and well‐known wiki system and therefore facilitates 

cooperation  between  users.  It  also  allows  for  quick  modification  of  content  (adding, 

deleting, modifying and keeping up to date) directly from the browser without mediation 

of skilled IT professionals. 

1.3. About this document

uality Assurance Knowledge Base & Course Materials Proposal  is an outline of 

the  selection  of materials  chosen  to  be  incorporated  in  the  QA  Knowledge 

Base, the way those documents are presented, agreed templates for content, 

as well as information on navigating and developing the website.  

It is not intended to summarize nor reflect full content of the Knowledge Base (as due to its 

dynamic  content  it  is virtually  impossible) but  rather  to depict how  features  included  in 

database can be of help  in  the efforts QA agencies make  to ensure  that QA experts are 

highly qualified, skilled and equipped in up to date knowledge on QA matters. 

 

   

Q

ECApedia facilitates cooperation between users 

and allows for the quick modification of the 

content without depending on IT professionals 

2.

conte

the d

of  ind

docu

any d

to ga

an or

2.1.

The K

guide

QA o

in  the

their 

Know

is cal

the E

T

The

he Know

benefitt

modern

ent preventi

database can

dependent  t

ment constit

desired orde

ther materia

rdered struct

. Ove

Knowledge B

elines  and  go

n both Euro

e  involved  c

activities, 

wledge Base 

led the Euro

CApedia. 

T

Know

wledge Base

ting  from  tr

  tools  allow

ng the Know

n be express

terms,  conce

tutes an inte

r. To preven

als  into cate

ture of its dy

erview o

Base brings t

ood practice

pean and na

countries  co

extent  of 

developed w

pean Expert

ledge

e acts  as a m

raditional  m

wing dynamic

wledge Base 

ed as a alph

epts, articles

egral article 

t readers fro

gories sugge

ynamic conte

of the co

together tra

es  for organ

ational level. 

mbined with

internationa

within the E‐T

s Training Po

 6

Base

modern ency

methods  of  g

c  control  (ad

from becom

habetically o

s, etc with a

allowing visi

om getting lo

esting to visi

ent.  

ntent

ining materi

izing  and  tr

In addition, 

h detailed d

al  cooperat

TRAIN projec

ortal. It can b

yclopaedia o

gathering  id

dding, modif

ming outdate

rdered “glos

an  implemen

itors to read

ost, the Know

itors any rela

als for expe

aining event

it describes 

escription o

ion  and  pr

ct is develop

be easily acc

of QA  in hig

deas  and  do

fying,  enhan

ed. The gene

ssary”  interp

nted  search 

d any numbe

wledge Base 

ated content

rts and QA a

ts, documen

higher educ

f QA agenci

rocedures  i

ped as the “E

ess from the

her educatio

ocuments  an

ncing) over  i

ral concept 

preted as a  li

engine. Eve

er of entries 

 was designe

t and creatin

agencies sta

nts  concernin

cation system

ies –  scope 

n  force.  Th

ECApedia” an

e main page 

on 

nd 

its 

of 

ist 

ery 

in 

ed 

ng 

ff, 

ng 

ms 

of 

he 

nd 

of 

 

 

 7

2.1.1. Training materials.

This module’s aim is to provide the trainers and the participants of the training session the 

training materials  which  can  be  used  for  training  purposes.  The  initial  content  of  this 

section was developed and used during the E‐TRAIN pilot experts training sessions. More 

detailed  description  of  the  types  and  possible  usage  of  the  materials  is  presented  in 

Chapter 3: Training materials. 

2.1.2. Guidelines for organizing the experts training

This section contains materials designed for the trainers. It should be beneficial especially 

for  the  trainers  with  limited  experience  in  organizing  and  conducting  training  for  QA 

experts. The content of this section was entirely developed within the E‐TRAIN project. 

The  Knowledge  Base  not  only  points  out  materials  which  could  be  useful  during  the 

training  sessions  for experts but also gives opportunity  to get  familiar with examples of 

good practices and recommendations by presenting users with helpful materials, such as 

for example, the ECA Guidelines for Training of Experts or ECA Guide to Good Practices for 

Training of Experts. 

This section also stresses the analysis of the training audience, carefully selected aims and 

objectives with regard to contextual needs, structure and sequence of sessions.  

This  section  additionally  intends  to  facilitate  discussion  on  the  most  promising  and 

effective  design  of  evaluation  tools  for  these  training  sessions,  on  enhancing 

communication and cooperation among experts as well as on exercises  improving  stress 

management and auto presentation skills of the experts.  

2.1.3. European QA documents

This  section  provides  a  set  of  background  documents  regarding  the  QA  landscape  in 

Europe.  It  contains all  the declarations of  the European ministers  responsible  for higher 

education  (i.e.  Bologna,  Bucharest,  etc.),  and  reports  produced  by  the most  important 

stakeholders organizations  (i.e.  Standards and Guidelines  for QA  in  the European Higher 

Education Area, ECA Code of Good Practice and ECA Principles for accreditation procedures 

regarding  joint  programmes).  Logged‐in  users  can  add  any  document  they  consider 

relevant for international QA experts. 

2.1.4

The i

in hig

the n

descr

progr

count

relev

ECAp

4. Hig

ntention to 

gher educati

national high

ription  of  ty

rammes  tau

tries  is open

ant template

pedia. 

her educa

make the Kn

on necessita

her educatio

ypes  of  inst

ght  and  a  v

n and any na

e (Annex 1) 

ation syst

nowledge Ba

ated a comm

n systems  in

titutions  rec

visual  prese

ational body

can obtain a

 8

tems desc

se the one‐s

mon approac

n Europe. Th

cognized  in 

ntation  of  t

y able  to pro

a login and p

criptions

stop shop fo

h to present

his at  least c

the  given  c

the  degree 

ovide  the  inf

password in o

r readers int

t thorough in

consists of a

country,  all 

structure.  T

formation  in

order to con

 

 

terested in Q

nformation o

an overview,

types  of  th

he  list  of  th

n  line with  th

ntribute to th

QA 

on 

 a 

he 

he 

he 

he 

2

T

m

to

T

te

o

h

2.1.5. Q

aking into ac

may differ fro

o date and v

hat was  the

emplate for 

f  the agenci

igher educat

 

QA agenc

ccount that 

om country t

ery detailed 

e  fundament

QA agencies

ies describe

tion systems

cies’ desc

roles of the 

to country it

information

tal  aim  that 

s and agreein

d  in  the ECA

s mentioned 

9

riptions

QA agencies

t is importan

n on their act

was  taken 

ng on deman

Apedia  is als

above. 

 

s in the natio

nt to give use

tivities on va

into  accoun

nded conten

so open,  jus

onal higher e

ers of the Kn

rious levels. 

nt  in  the  dev

t (see Annex

st  like  the de

education sy

nowledge Ba

 

velopment  o

x 2 and 3). T

escriptions o

 

stems 

ase up 

of  the 

he list 

of  the 

2.2.

There

a Wik

inform

found

ADDIN

Linkin

links 

The E

betw

is thu

If any

Once

visite

 

 

 

 

 

 

A

c

. Add

e are several

kipedia‐like m

mation abou

d in ECApedi

NG PAGES USIN

ng through h

provide insta

ECApedia ma

ween two sets

us rendered i

y user create

e the page ha

ed by the use

A red link ind

correspondin

ding and

l ways to add

mechanism a

ut adding and

ia’s help sect

NG THE LINKS 

hyperlinks is 

ant pathway

akes it very e

s of two squa

into Example

es a link to an

as been creat

er) indicating

dicates that t

ng article is m

d editing

d a new page

adding and e

d editing pag

tion: http://w

an importan

ys to location

easy to link p

are brackets

e. 

n article that

ted, the link 

g that the art

 

the 

missing

 10

g pages

e to the ECAp

editing article

ges, including

www.ecacon

nt feature of 

ns within the

pages using a

s automatica

t doesn't exis

will change 

ticle now exi

pedia. Since 

es is very use

g necessary t

nsortium.net

the ECApedi

e ECApedia. 

a standard sy

lly becomes 

st yet, the lin

from red to 

sts. The exam

A g

cor

the ECAped

er‐friendly. M

technical tip

t/ecapedia/H

ia. Appropria

yntax. Any te

a hyperlink.

nk will be col

green (purp

mple of two 

reen link ind

responding a

ia is based o

More 

ps can be 

Help:Content

ate internal 

ext placed 

 [[Example]]

loured red. 

le for pages 

types of link

dicates that t

article exists

n 

ts  

 

ks: 

 

he 

 

C

c

 

U

st

T

y

 

Clicking a red

lick the “Sav

Usually this is

tart, the pag

his also mea

et. 

 

 link will take

e page” butt

s the best wa

ge will be link

ans that othe

e you to the 

ton and the n

ay to create a

ked from at l

er editors sho

 

11

edit page fo

new page wi

a new page, 

east one oth

ould include 

 

or the new ar

ill be created

because it m

her place in t

relevant link

rticle. Simply

d.  

means that ri

the ECApedia

ks to articles

y type your t

ight from the

a.  

s that don’t e

ext, 

 

e 

exist 

ADDIN

Creat

searc

page)

ADDIN

New 

typica

• h

• h

Repla

blank

at the

can c

NG PAGES USIN

ting a new pa

ched for page

) then any lo

NG PAGES USIN

articles can 

al URL to an 

http://www.e

http://www.e

acing ARTICL

k page which

e top of the 

create the ne

NG SEARCH RES

age can be a

e doesn't exi

ogged‐in user

NG THE URL 

be also creat

article of the

ecaconsortiu

ecaconsortiu

LE with the n

h indicates th

page will tak

ew page by ty

SULTS 

also done wh

ist (using the

r will be prov

ted using the

e ECApedia i

um.net/ecap

um.net/ecap

ame of the p

hat no article

ke that user t

yping in any

 12

hile using the

e search box 

vided with a 

e URL or the 

is:  

edia/ARTICL

edia/index.p

page to be cr

e of that nam

to the edit p

text, and cli

e ECApedia se

and “Go” bu

link to creat

address fiel

LE    or  

php/ARTICLE

reated, will r

me exists. Clic

age for that 

cking then c

earch engine

utton on the 

te the new p

d of a user’s 

E  

redirect the u

cking the "Ed

article, whe

licking “Save

e. If the 

right of the 

age: 

 browser. Th

user to a 

dit" page tab

re he or she 

e page”.  

 

he 

b 

 

E

E

lo

o

 

 

 

B

th

 

 

T

“

T

th

se

DITING PAGES 

diting article

ogged‐in use

f each article

Before saving

he article. Th

he changes t

minor”. This 

he editor of 

he changes m

elect the “W

 

es in the ECA

rs. Most of t

e. 

g the changes

his function i

that do not m

 can be done

the article c

made in the a

Watch this pag

Apedia is also

the articles c

s made, the 

s available b

modify the a

e by selectin

an also be in

article. In or

ge” check‐bo

13

o very easy. H

can be edited

user can see

by clicking “S

rticle’s conte

g the “This is

nformed by a

der to receiv

ox.

 

However this

d by clicking 

e the effects 

how preview

ent significan

s a minor ed

an automatic

ve such notif

s function is 

the “Edit” pa

that the cha

w” button.  

ntly should b

it” check‐bo

cally generat

fications the 

available on

age tab at th

 

anges will ma

 

be marked as

x.  

ted e‐mail ab

user needs t

ly for 

he top 

ake in 

s 

bout 

to 

2.3.

The E

tabs a

SIDEB

The s

This s

Uploa

 

Lists thewhich ccurrentwhile lorelated 

Lists all pages licurrentpages (e

Displayallows limages ECAped

. Nav

ECApedia pro

and the user

BAR 

sidebar is dis

sidebar gives

ad File. The s

e pages on Econtain a linkt page. This isooking for painformation

recent chaninked to fromt page. Availaexcept speci

s a special paogged‐in useand other fidia.  

vigation

ovides three 

r links. 

played on th

s access to im

sidebar is div

ECApadia k to the s helpful ages of n.  

nges in the m the able on all al pages) 

age that ers to uploadles to the 

main naviga

he left edge o

mportant pag

vided in two 

d 

 14

ation elemen

of the page b

ges in the EC

sections: Na

nts. These are

below the m

CApedia such

avigation and

 

e: the sideba

enu bar of E

h as Recent C

d Toolbox. 

NAV

The sectimpECAthem

TOOLB

The tlinks what

HELP 

Belowlinks sectio

ar, the page 

CA's website

Changes or 

VIGATION  

links in the ntion redirect ortant pages

Apedia, like hmatic portals

BOX  

toolbox contwhich changt type of pag

IN USING THE E

w the main pto the help aon. 

e. 

navigation users to thes of the omepage, s or glossary

ains a selectge dependinge you are vie

ECAPEDIA 

pages, there and recent c

e 

. 

tion of g on ewing.

are alsohanges 

 

P

T

u

d

d

p

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

U

U

e

co

b

Hths&o

PAGE TABS 

he page tabs

ser to perfor

efault action

isplayed on 

rivileges. On

USER LINKS 

User links are

dit their use

ontributions

y a link to th

Here users cahe article’s cuggest possi& suggest impor additions. 

 

s are display

rm actions o

ns include: vi

user’s pages

n special pag

e displayed a

r page and p

s to the ECAp

he login page

an discuss content, ble changes provements 

m“ett

ed at the top

or view pages

iewing, editi

s depend on 

es only the n

t the top righ

preferences.

pedia and log

e or a link to

Here logged most of the a“view sourceediting is disthe MediaWthe page is p

HhTaw

15

p of the page

s that are rel

ng, and discu

being logged

namespace t

ht of the pag

Additionally

g out. For an

a user’s IP a

in users canarticles. It me” if anonymsabled, the pWiki: namespaprotected

Here all usershistory of theThey can see article, when whether it wa

 

e under ECA'

lated to the c

ussing the cu

d in and havi

ab is display

ge. These lin

y, a user can 

onymous us

ddress and I

 edit may read mous age is in ace, or 

s can see thee current artiwho changethis was donas a minor e

's menu bar.

current page

urrent page. 

ing sysop (ad

yed.  

ks allow use

quickly acce

ers the user 

P address's t

e icle. ed the ne and dit. 

 These tabs 

e. The availa

The specific

dministrator)

rs to view an

ss their 

link is replac

talk page.  

Here lousers cathe artidifferenlocationthe artitheir W

allow 

ble 

tabs 

) 

 

nd 

ced 

 

gged in an move icle to nt n or add icle to 

Watchlist.

 16

2.4. Special pages

Special pages are pages that are created by the wiki software on demand. They are located 

in their own namespace and are not editable directly as other pages are.  

Some special pages depend on the preferences that have been set by a user, e.g. the 

number of titles which are displayed on a user's watchlist.  

The special pages are grouped in several categories, depending on the content of the type 

of report or information they are providing: 

Section  Features 

Maintenance reports  reports useful for maintenance of the articles within the ECApedia. The user can see the report on i.e. the most wanted pages, categories, uncategorized pages, dead‐end pages, broken redirects, etc 

Lists of pages   information about all pages in the ECApedia presented in different manners: list of all pages, list of pages starting with prefix, list of categories, etc 

Login / sign up  Enables user to log in to the ECApedia 

Users and rights  information about the ECApedia users and their contribution 

Recent changes and logs  reports on the changes in the ECApedia articles and files 

Media reports and uploads  provides information about files uploaded to the ECApedia 

Wiki data and tools  Reports on statistics and rankings of the most popular pages 

Redirecting special pages   

High use pages  Reports on the most frequently linked to articles, categories, files, etc.,  

Page tools  Set of tools for comparing, exporting and tracking pages 

Other special pages    

2

T

w

S

T

to

A

“G

id

“S

d

 

IN

A

fo

S

2.5. S

he articles p

ways. The mo

EARCH BOX 

he fastest w

op‐right corn

After typing in

Go” or “Sear

dentical with

Search” butt

isplayed.  

NDEX 

Another meth

ound at the b

election of a

 

Searchin

ublished in t

ost useful are

way of finding

ner of the EC

n searched k

rch” buttons

h the existing

ton is used, t

hod of search

bottom of th

any letter wil

ng the m

the ECApedia

e: the search

g an article is

CApedia.  

keyword or p

. The first on

g article title,

the list of the

hing for inte

he Portal’s ho

l result in dis

17

materials

a can be bro

h box, the ind

s by using the

phrase there 

ne works two

, user will be

e articles tha

resting artic

ome page. 

splaying all t

 

wsed or sea

dex and the g

e built‐in sea

 

are two sea

o ways. If typ

e redirected t

at match the 

les is by usin

the articles st

rched for in 

glossary. 

arch box. It c

rch options. 

ped word or 

to that articl

search crite

ng the index, 

tarting with 

multiple diff

can be found

User might 

phrase is 

e. If not or if

ria will be 

which can b

that letter. 

ferent 

 in 

use 

f the 

be 

 

GLOSS

Anot

funct

used 

SARY 

her way of b

tion is design

in the ECApe

browsing the

ned to provid

edia. 

 content of t

de easy acces

 18

the ECApedia

ss to all the a

a is by using 

articles refer

 

the glossary

rring to the t

y. This 

terminology 

 

C

A

th

 

 

CATEGORIES 

Almost every 

hrough the r

 

article is ass

related articl

signed to a c

es. 

19

ategory. Sele

 

ecting a cateegory allows a user to broowse 

 

3.

One o

for na

and 

durin

traini

3.1.

The f

of  iss

exper

With

and is

The t

dime

syste

articl

lots o

 

Trai

of the most 

ational and i

used  by  log

ng  the  traini

ing materials

. The

first type of 

sues  importa

rt’s responsi

in  the E‐TRA

s available in

text provides

nsions  of  ex

ms. Due  to 

es or other 

of additional 

ning m

important ai

internationa

gged‐in  users

ing  sessions 

s: theoretica

eoretica

the training 

ant  for  the 

bilities. 

AIN project, 

n the Trainin

s a short des

xternal  QA 

wiki  system

external con

information

materia

ims of the Kn

l training pu

s.  The  initia

of  the  E‐TR

l articles, pra

l articles

materials ar

training  ses

the article E

g materials s

cription of th

systems  wh

m  of  interna

ntent. Thus t

n which migh

 

 20

als

nowledge Ba

rposes. The 

al  training m

RAIN  projec

actical exerc

s

re the article

ssions  and  fu

External QA

section of th

he European

hich  can  be 

l  links,  the  t

the text  is at

ht be helpful 

ase is to prov

training mat

materials  we

t.  There  are

ises and trai

es that provi

urther  fulfilm

approaches 

he European 

n QA landsca

used  for  ch

text  is  rich 

ttractive for 

in understan

vide the trai

terials can be

ere  develope

e  three  type

ning assignm

ide theoretic

ment  of  the

in Europe w

Experts Trai

pe and an ov

haracterising

with  relatio

the readers

nding the tex

ning materia

e freely adde

ed  and  teste

es  of  possib

ments. 

 

cal knowledg

e  internation

was develope

ning Portal.  

verview of te

g  external  Q

ns with  oth

s and provid

xt. 

als 

ed 

ed 

ble 

ge 

nal 

ed 

en 

QA 

er 

es 

T

 

 

he table of c

 

content of thhe External Q

21

QA approache

 

es in Europe: 

 

 22

3.2. Practical exercises

Any  successful  training  session,  requires  both  theoretical  content  as  well  as  more 

practically  oriented  exercises.  E‐TRAIN  training  sessions  use  several  practical  exercises. 

Most  of  them  are  available  in  the  Training materials  section  of  the  European  Experts 

Training Portal of the ECApedia. As an introduction, two exemplary exercises are available 

online. 

A  simplified grid of programme evaluation arrangements within  the EHEA  is designed  to 

explore  the  different  relationships  between  programme  evaluation  and  institutional 

evaluation within the EHEA. The users are provided with the matrix which they should use 

to  identify  the  ‘box(es)’  that  correspond  to  the  current QA  arrangements  in  the  system 

they are most familiar with. The results provide a practical, interactive discussion about the 

similarities and differences in particular national QA systems, among the training group 

Table: A simplified grid of programme evaluation arrangements within the EHEA 

 Main features of PROGRAMME evaluation 

 

‘External’ Evaluationby a QA agency of .. 

‘Internal’ Evaluation by the HEI’s QA procedures of .. 

Programme proposal prior to it being 

offered by an HEI 

programme being 

delivered by HEI 

(cyclical basis) 

Programme proposal prior to it being 

offered by the HEI 

programme being 

delivered by the HEI 

(cyclical basis) 

Main features of p

rogram

me de

sign

 

Curriculum set largely by external regulation law/ministry/etc. HEI has small (up to 15%) opportunity to ‘add flavour’ 

       

Curriculum subject to external regulation e.g. law/ministry/etc.  HEI has some (up 15‐50%) opportunity to ‘add flavour’ 

       

Curriculum is determined (almost) entirely by the HEI but on the basis of various ‘external reference points’  

       

.

 

 23

The second exercise, Known and assumed priorities for the QA of higher education, aims to identify different stakeholders points of view on 

higher education. Its main goal is to raise awareness of different perspectives in the perception of the role of higher education. The user is 

first asked to fill in the table from his/her own experience. Secondly, he/she should fill in the boxes making assumptions of the point of view 

of different stakeholders (i.e. employer, student, graduate, parent , alumnus). 

 

   

‘the various stakeholders’ 

employer  student  graduate  parent  alumnus  Minister /(sr. civil servant ) 

Rectors / senior manager 

Professor / faculty member 

Institutional administrator 

Tax payer 

Other? 

Mark the roles you have experience of  

(your ‘knowns’) 

                     

Mark the roles where you will make assumptions 

(your ‘unknowns’) 

                     

 In each ‘known’ column  ....  choose and order the top 5 priorities .. and then tick others .. that the QA of HE ought to include In each ‘unknown’ column ... tick those aspects that you assume such stakeholders would expect to be included ..   Programmes are well designed 

                     

Programmes are delivered properly 

                     

Programmes are always being improved 

                     

Graduates can do what you would expect from the name of their degree 

                     

Graduates will be (more) employable 

                     

 24

The programme has a good ranking 

                     

The institution has a good ranking 

                     

The institution provides ‘value for money’ 

                     

Students are assessed fairly and consistently 

                     

Actions on institutional strategic policies are  monitored and published 

                     

Results of student surveys are published 

                     

Institutions should have – and monitor annually – a strategy for improvement of T & L 

                     

Academic staff undertake continuous professional development 

                     

The list above is not complete .. please add any other items you think should have been included    

                     

  

                     

 

The results might be a good starting point for the discussion on the roles of different factors that play a role for different stakeholder groups. 

This exercise is important for preparing experts for taking different perspectives into account when undertaking QA assessments.

3

T

v

a

T

e

 

 

T

3.3. T

he training m

ery useful ba

lso facilitate

he training a

xisting articl

he training a

 

Training

materials, de

asis for all ex

d by its open

assignments 

e (i.e. Extern

assignments 

assignm

eveloped in t

xperts trainin

n access form

can be simp

nal QA appro

can be easily

25

ments

he project a

ng assignmen

mula. 

ply created as

oaches in Eur

y edited and

 

nd provided

nts. This feat

s separate ar

rope) 

d adopted for

 through the

ture of the K

rticles or sec

r the current

e ECApedia, a

Knowledge Ba

ctions of alre

t training nee

are a 

ase is 

ady 

 

eds. 

 

 27

Annex 1. Template for the description of a higher education system

• Agency's position within the national higher education system o Description of the agency 

A short introduction of the agency 

o The history of the agency 

A brief summary of the history of the agency (E.g. date of establishment, predecessor agencies, mergers, etc. 

o Legal framework 

A short description of the legal framework which regulates the activities of the agency and outline the agency’s legal responsibilities.  

o Independence* 

A brief statement on independence. This can relate to the legal position of the agency, the legal framework, the funding of activities. This item is intended to demonstrate how the agency ensures its independence towards governmental bodies (minister, ministry, ...) and towards higher education institutions. 

o Funding* 

Explanation of the sources of funds 

• QA procedures o Main procedures (brief description) 

A list and a brief description of the most common procedures undertaken by the agency.  

o Consequences of QA and accreditation decisions 

Explanation of the consequences of the QA and/ or accreditation decisions (positive and negative decisions). 

o Validity of the decision(s) 

 28

Period of validity of the accreditation decisions 

o Publication policy 

A description of the publication policy of the agency. E.g. are the self‐ evaluation and the report from the experts published? And, are both positive and negative decisions published? How are the internal considerations of the agency communicated? 

o (Legal) appeal system 

Explanation of the internal and/or external system of (legal) appeal functions. 

o Figures on QA/A procedures* 

Estimation of the number of the QA and/ or accreditation procedures carried out each year by the agency, including division between positive and negative results 

• International activities o Member of international QA networks / organizations 

Indication of the membership in international organizations / networks relevant for the QA  

o External reviews, compliance with ESG 

Indication of the external reviews against international standards, such as conformity with the European Standards and Guidelines or INQAAHE’s Guidelines on Good Practice. National reviews without international results are not considered relevant. 

o Accreditation procedures in another jurisdiction 

Involvement of the agency in any accreditation procedures in another jurisdiction 

o Recognition of foreign qualifications* 

Description of the agency’s relationship with the national authority for recognition of foreign higher education qualifications. 

o Agreements concerning the mutual recognition of accreditation 

Information on participation in mutual or multilateral recognition agreements, including indication of the other agencies involved. 

*optional 

 

 29

Annex 2. Template for description of QA agency’s procedures

• Procedure of programme / institutional accreditation / assessment / audit. 

A detailed description of the ex‐post quality assessment procedures 

undertaken by the agency. 

• Procedure of giving opinions on applications / initial accreditation 

A detailed description of the ex‐ante assessment procedures undertaken 

by the agency, If applicable. 

• Appeal procedure 

A detailed description of the internal and/or external appeal procedures from the agencies decisions 

• Procedure of selection of experts 

A detailed description of the agency’s selection of experts procedure, including selection criteria and appointment procedure 

 

 30

Annex 3. Template for description of a higher education system

• Short overview 

A brief introduction to the higher education system, including a brief history, organization, context, etc. 

• Key facts and figures on the system 

Indication of the most important facts and figures about the system i.e. 

authorities, Important institutions, number of students, number of higher 

institutions, etc.  

• Types of institutions 

A indication and description of the main categories of higher education 

institutions 

• Types of programmes and degrees 

Indication and a brief description of the types of programmes and degrees 

provided within the system i.e. First cycle, second cycle, long‐cycle, 

doctorate; qualification framework, etc. 

• Links to relevant national pages 

 

 

 

 

 

www.ecaconsortium.net

www.qrossroads.eu