EXCELLENCE

Q-EXCELLENCE®

Management Informationssystemnach dem EFQM-Standard

und der Balanced Score Card

net-w IT-service GmbH Kurzes Geländ 7 86156 Augsburg Telefon: 0049 (0) 821 444 600 Telefax: 0049 (0) 821 444 6099

Inhaltsverzeichnis

Business Information Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Allgemeine Beschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Informationsplattform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Ergebnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5ff

Befähiger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7ff

RADAR Bewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Verbindung zwischen dem EFQM Modell und der BSC in Q-Excellence® . . . . . . . . . 10

Balanced Score Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11ff

Aktions- und Projektemonitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Competence Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Prozessmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Dokumentenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

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Das BIP ist die vollständig personalisierbareOberfläche von Q-Excellence. Sämtliche Inhalteaus dem Zielemanagement, Balanced Score Card,Prozessen, Projekten und Maßnahmen werdennutzerbezogen innerhalb der Berechtigungsstufezugeordnet.

Folgende Standardinformationen stehen zurVerfügung:

- Ziele mit allen Informationen z. B. Charts, Statusund Zusatzinformation, Maßnahmenpläne etc.

- BSC Kennzahlen mit Charts, Multicharts, Status,Zusatzinformation und Verbindung zu Maßnahmen

- Prozesse mit Prozessbeschreibung, Prozess-Score Cards, Pareto-Analysen und Maßnahmen-plänen.

- Projekte mit Projektstartbrief (Projektziele),Verantwortlichkeiten und aktuellem Status.

- Trends, welche die aktuelle Entwicklung von z. B.Zielen, KPI's und Befähigern beschreiben.

Welche Informationen aus dem Datenpool nützlichsind entscheidet jeder Benutzer selbst. Diese Datenkönnen dann zugeordnet, in Favoritengruppenzusammengefügt und ggf. veröffentlicht werden.

Um auf Problembereiche zu fokusieren, werden allevom Benutzer zusammengestellten Informationenmit dem Ampelstatus "rot" automatisch im Alert-Bereich zusammengefasst. Dieser Bereich wird beijedem Aufruf des Systems automatisch vorgelegt.

Benutzer mit der entsprechenden Berechtigungs-stufen haben so z. B. die Möglichkeit bestimmteThemen hierarchieübergreifend zu monitoren. ZurVertiefung der Informationen können Pareto-Analysen an jeder Stelle hinterlegt werden.

Im Bereich My Links können Verbindungen zuwichtigen Seiten in Intranet oder Internet geschaffenwerden. Aus einem übergeordneten Informations-pool können Favoritenkataloge gebildet werden, diesich jeder Benutzer mit der entsprechendenBerechtigung zuordnen kann.

Business Information Portal (BIP):

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Das EFQM- Modell bildet die Basis für Q-Excellence®.

Q-Excellence® ist eine Informationsplattform undein Pflegetool das es ermöglicht bezogen auf dieeinzelnen Organisationseinheiten, Ergebnisse undBefähiger zu erfassen, anzuzeigen und aus-zuwerten. Dabei gibt Q-Excellence® umfassendeAuskunft über Befähiger, Ergebnisse und derenEntwicklung über die gesamte Organisations-struktur hinweg. Grundlage dazu ist das EFQMModell, es können jedoch auch abweichendeModelle ( z. B. Malcolm Baldridge oder adaptierteVersionen) dargestellt werden.

Alle Daten können individuell eingegeben,zugeordnet, hierarchisch aufgebaut und verglichenwerden. Es können Maßnahmen definiert undderen Umsetzung laufend überprüft werden.Beliebig viele Hierarchieebenen können dar-gestellt werden. Die Auswertungszeiträume sindfrei wählbar. Mit Q-Excellence® können Datenüber mehrere Jahre hinweg erfasst undEntwicklungen aufgezeigt werden.

Q-Excellence® ist eine erprobte Intranetsoftwaredie sich nach längerer Pilotphase erfolgreich z. B.bei der BMW AG im internationalen Einsatzbefindet.

Q-Excellence® gliedert sich in zwei Bereiche: Indie Informationsplattform die jedem interessiertenNutzer der Organisation zur Verfügung steht und inden Pflegebereich in dem Daten nach einem aus-gefeilten Rollen- und Berechtigungssystem erfasstwerden können.

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Auswahl Berichtszeitraum

Sprachauswahl

Abteilungsauswahl

Ergebnisse

RADAR Bewertung

Befähiger

Pflegebereich

Competence Center

Balanced Score Card

Die Informationsplattform ist der Programmteil, indem alle Daten und Informationen abgerufenwerden können. Zum Abrufen von Informationenmuss nur die gewünschte Abteilung selektiert wer-den. Da Q-Excellence® Mehrsprachigkeit unter-stützt kann an dieser Stelle auch die Sprache aus-

gewählt werden. Im Basispaket steht Englisch undDeutsch zur Verfügung. Q-Excellence® kannjedoch ohne weiteren Programmieraufwand umjede beliebige Sprache mit westlichemZeichensatz erweitert werden.

Auswertungen

Die Informationsplattform:

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Projekte und Aktionen

Kurzzeichen

Dokumentenmanagement

Prozessmanagement

In der ersten Zeile der Infoplattform werden in denMenüpunkten alle Ergebnisarten/Zielarten ange-zeigt (z. B. Kundenbezogene Ergebnisse,Mitarbeiterbe-zogene Ergebnisse etc.). Dies sinddie Hauptgruppierungen unter denen dieeinzelnen Ergebnisse der Organisationseinheitenaufgeführt sind. Diese Ergebnisarten/Zielartenkönnen auch anders als im EFQM Model vor-gegeben definiert werden. Die Daten werdenmonatsweise aufbereitet, damit wird ein fort-laufendes Assessment ermöglicht.

Wählt man nun eine Ergebnisart aus, erscheinteine Auflistung aller Ergebnisse, welche die vorhergewählte Abteilung zu dieser Ergebnisart definierthat. Zu jedem Ergebnis werden die Soll- undIstwerte mit der dazugehörigen Einheit undBewertung in Form der Ampelfarben rot, gelb odergrün dargestellt. Standardcharts generieren sichautomatisch für jedes Ergebnis.

Falls zu einem Ergebnis eine Ergebnisinfo,entweder in Form einer Zusatzbemerkung odereiner URL (=weitere Verlinkung zu Seiten im Inter-/Intranet) angegeben wurde, kann diese über das"i" unter der Spalte Info abgefragt werden. Ist einErgebniss unterstrichen dargestellt, ist dies einHinweis, dass zu diesem Ergebnis ein Befähigerdefiniert wurde.

Verknüpfte Projekte oder Aktionen werden in denSpalten A (Aktionen) und P (Projekte) mit ihremgültigen Ampelstatus angezeigt und können viaMausklick mit allen hinterlegten Informationenabgerufen werden.

Erstellte Score Cards und Multicharts könnenebenfalls in der Übersicht mittels Mausklick auf dieIcons “R” (Report) und “M” (Multichart) ausgewähltwerden.

Befähigerverknüpfung

Ergebnishierarchie

Statusinformation Jahres- und Monatscharts

Die Informationsplattform:

Ergebnisse

Ergebnisinfo

Ergebnisse/Ziele

5Aktionen

ProjekteDatenblatt

Score Card

Multichart Monatsauswahl

Bei Ergebnissen/Zielen die mit unter- bzw. überge-ordneten Ergebnissen/Zielen verknüpft wurden,kann die Ergebnishierarchie über dasBaumstrukturzeichen sichtbar gemacht werden.Nach dem Anklicken öffnet sich ein Fenster, dassofort die gesamte Ergebnisstruktur über alle ver-

knüpften Abteilungen hinweg grafisch aufbereitetdarstellt. Damit erhält man einen Gesamtüberblicküber die Entwicklung des Ergebnisses innerhalbder Hierarchie. Die Drill-Down-Tiefe kann freigewählt werden.

Ergebnishierarchie

Die Informationsplattform:Ergebnisse/Ziele

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In der zweiten Zeile werden alle Befähigerartenangezeigt. Dies sind die Hauptgruppierungenunter denen die einzelnen Befähiger angelegtsind. Wählt man nun eine Befähigerart aus,erscheint in der unteren Menühälfte eine Auflistungaller Befähiger, welche die selektierte Abteilung zudieser Befähigerart definiert hat. Wurde derBefähiger bereits bewertet, wird die Bewertung inForm der Ampelfarben mit allen Informationen(Soll-/Istwerte Messgröße, Verantwortlicher,Zieltermin, Fortschritt, Charts etc.) angezeigt.

Ist ein Befähiger in der Tabelle unterstrichen zeigtdies an, dass dieser Befähiger mit bestimmtenErgebnissen verknüpft ist. Bei Mausklick öffnetsich ein Fenster und es werden alle Ergebnisseaufgelistet, denen die selektierte Abteilung diesenBefähiger zugeordnet hat.

Verknüpfte Projekte oder Aktionen werden in denSpalten A (Aktionen) und P (Projekte) mit ihremgültigen Ampelstatus angezeigt und können viaMausklick mit allen hinterlegten Informationenabgerufen werden.

Die Informationsplattform:

Befähiger

Befähiger

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Falls ein Befähiger mit unter- bzw. übergeordnetenBefähigern verknüpft wurde, kann die Befähiger-hierarchie über das Baumstrukturzeichen sichtbargemacht werden. Wird dieses Zeichen angeklickt,öffnet sich ein weiteres Fenster. Es enthält als Titeldie Befähigerart und den Befähiger mit allen

Statusinformationen dieser Abteilung. Darunterwerden tabellarisch alle verknüpften Abteilungenund Gruppen mit ihren dazugehörigen Befähigernaufgeführt. Die Drill-Down-Tiefe kann frei gewähltwerden.

Befähigerhierarchie

Die Aufbereitung der Daten erfolgt monatlich es istjedoch für alle Ergebnisse und Befähiger eine jähr-liche Historie vorhanden. Ergebnisse undBefähiger können beliebig über Jahre hinweg wei-tergeführt werden, so dass keine jährlicheNeuerfassung notwendig ist. Die Flexibilität desProgramms erlaubt es, vertikale und horizontaleAbhängigkeiten zwischen Befähigern, Ergebnis-sen, Projekten, Aktionen und Organisationsein-heiten zu definieren und darzustellen. Alle Daten,ob Texte oder Werte, werden in einer Datenbankgespeichert und sind damit vergleichbar und aus-wertbar. Die Auswertungen werden in ihrer

gesamten Verknüpfung als Text und wo möglichgrafisch in Diagrammen dargestellt. Jede Seitekann ausgedruckt werden.

Sollten Ergebnisse oder Befähger von den verant-wortlichen Administratoren nicht zum vereinbartenZeitpunkt gepflegt worden sein, so erhält derzuständige Administrator eine E-mail-Erinnerungnach einem frei konfigurierbaren Erinnerungs-system.

Die Informationsplattform:Befähiger

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Die Informationsplattform:RADAR Bewertung

Für jede Abteilung kann eine RADAR Bewertungerstellt werden. Die Grundlage dazu sind dielaufend erfassten und bewerteten Ergebnisse undBefähiger.

Im Administrationsbereich werden dem Assessoralle hierfür notwendigen Informationen vorgelegt,sodass die Bewertung zügig und ohne lästigesZusammentragen von Information erfolgen kann.

Spinnendiagramme, Jahrescharts und aktuelleWerte werden den Assessoren komprimiertpräsentiert. Sämtliche Zusatzinformationen sindautomatisch verfügbar. Dies garantiert eine zeit-

sparende Bewertung. Ergebnisse und Befähiger werden an dieser Stellevon den verantwortlichen Assessoren ihrenTeilkriterien zugeordnet. Dies geschieht deshalban dieser Stelle weil nur in der RADAR Bewertungdieses Expertenwissen vorhanden sein muss.

Das Bewertungsbuch wird automatisch EFQM-konform erstellt, die Punkteberechnung erfolgtebenfalls vollautomatisch.

Die Punktematrix kann jederzeit im Pflegebereichabgerufen werden.

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Führung Prozesse Schlüssel-ergebnisse

MitarbeiterbezogeneErgebnisse

Ressourcen

Befähiger

KundenbezogeneErgebnisse

GesellschaftsbezogeneErgebnisse

Politik & Strategie

Mitarbeiter

Ergebnisse

Prozesse

Finanzen

Dokumenten-management

Prozess-management

Kunden

Projekte

Aktionen BSC

Innovation

Der Einsatz der Balanced Score Card bietet demUnternehmen die Möglichkeit, die Erreichung derangestrebten Unternehmensziele konsequent alsUmsetzung der Vision und Strategie zu verfolgenund messbar zu machen.

Das Messbarmachen sowohl harter Faktoren, wiebeispielsweise der klassischen finanziellenErgebnisse, als auch der sogenannten weichenFaktoren, wie z.B. der Lernfähigkeit einerOrganisation, und deren Verknüpfung miteinandercharakterisieren die Balanced Score Card.

Ähnlich wie im EFQM- Modell hat man sichGedanken darüber gemacht, wie man eineBewertung von Unternehmen vornehmen kannund wie Unternehmen mit einigen wenigen, abereffizienten Kennzahlen zu beschreiben und somitzu steuern sind.

Ist die BSC eine Werkzeug das hilft, eine vorgege-bene Strategie in das Unternehmen zu tragen, zuoperationalisieren und deren Umsetzung ständig

zu messen, so ist das EFQM-Modell einBezugsrahmen, der das gesamte Vorgehen unddie erreichten Ergebnisse bewertet. Ihre Stärke imgemeinsamen Einsatz resultiert aus der Tatsache,dass bei wechselseitiger Beachtung die BSC zen-trale Anforderungen aus dem EFQM-Modellumsetzt, während die BSC durch ihre Anwendungdie Weiterentwicklung der Organisation, desManagementsystems unterstützt.

Die praktische Erfahrung zeigt, dass viele dieserKennzahlen deckungsgleich mit den Ergebnisseaus dem EFQM-System sind. Dies war für uns derGrund unser EFQM-Management System mit derBalanced Score Card als Output zu verbinden. Allein Q-Excellence® definierten Ergebnisse könnenautomatisch in die Score Card übernommenwerden. Ein doppelter Pflegeaufwand entfällt.

Auch die Balanced Score Card wurde gemeinsammit den Experten der BMW AG entwickelt undbefindet sich dort im internationalen Einsatz.

Die Informationsplattform:Balanced Score Card

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Die Informationsplattform:Balanced Score Card

Die integrierte BSC bietet u. a. die folgendenFunktionen:

- Multiuserfähigkeit durch konsequenteAnwendung der Web-Technologie. DefninierbareZugriffsrechte für Anwender

- Komplexe Unternehmensstrukturen sind in eineroffenen Struktur abbildbar. Von Bereichen überHauptabteilungen und Abteilungen bis hin zuKostenstellen und einzelnen Verantwortlichen.

- Eine unbegrenzte Anzahl von Perspektiven istabbildbar. Perspektiven können gemeinsamgenutzt werden und/oder abteilungsbezogendefiniert werden.

- Die strategische Planumg wird durch dieintegrierte Strategy Map mittels Kombination ausCross-Impact Analyse und Impact-Delay Analysevisualsierbar.

- Die Definition von Zielen, Meßgrößen,Maßnahmen und Verantwortlichen kann hinterlegtwerden, ebenso wie entsprechende Dokumente.

- Um Expertenwissen einfliessen zu lassenkönnen sämtliche Werte manuell überschriebenwerden. Eine Änderungshistorie ist vorhanden.

- Die Vernetzung mit Ergebnissen aus den EFQM-System kann dargestellt werden.

- Die Aggregation von Werten über unterschied-liche Organisationseinheiten hinweg kann abge-bildet werden.

- Pro Organisationseinheit können beliebig vieleReports angelegt werden. Pro Report können

Zugriffsrechte gesteuert werden.

- Maßnahmen können definiert und derenUmsetzung kann mittels Aktionskarten verfolgtwerden.

- Sämtliche assoziierten Projekte und deren Statuskönnen im Projektemonitor auf einen Blick über-wacht werden. Der Projektstatus kann kenn-zahlen- oder ergebnisbezogen abgelesen werden.

- Das BSC Cockpit ermöglicht - bezogen auf dieOrganisationseinheit - einen Überblick über allePerspektiven.

- Die Zielwerte können im Zeitverlauf mit ihremStatus (rot, grün, gelb) und den dazugehörigenWerten dargestellt werden. Standardchars werdenautomatisch generiert und können zu jeder KPIabgerufen werden

- Als Zeiteinheiten stehen Jahr, Halbjahr, Quartal,Monat und Woche zur Verfügung.

- Konsequente Drill Down Funktionalitäten fürOrganisationseinheiten, Kennzahl und Zeit sindeingebunden.

- Themenübergreifende Auswertungsmöglich-keiten via Chart Generator.

- Für jede Score Card stehen 5 unterschiedlicheAnsichts-Modi in unterschiedlicher Detaillierungzur Verfügung.

- Jede Score Card kann nach MS Excel exportiertwerden.

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Die Informationsplattform:Aktions- und Projektemonitoring

Zusätzlich bietet Q-Excellence® die MöglichkeitAktionskarten zu Ergebnissen, Befähigern,Themen, Projekten oder Prozessen zu hin-terlegen.

Sobald eine Aktionskarte definiert ist, erscheint inder Informationsplattform bei den Ergebnissen einIcon welches den bewerteten Ampelstatus (rot,grün oder gelb) der Aktionkarte signalisiert. ImBSC Modul erscheint dieses Icon auf den stan-dardmäßig ausgegebenen Übersichtsdiagrammenund in den verschiedenen Detailansichten. ImProzessmanagement werden die Aktionen und diezugeordneten Projekte zusammen mit denProzessmessgrößen angezeigt. In allen Fällengenügt ein Mausklick auf das Icon um die hin-terlegten Aktionen und Informationen sichtbar zumachen.

Zu jeder Aktionskarte können beliebig vieleeinzelne Aktionen definiert werden.

Projekte können mit Ergebnissen, KennzahlenBefähigern und auch Prozessen verknüpftwerden.

Folgende Informationen können im Projektetoolhinterlegt werden:

- Zu Six Sigma Projekten können DMAIC Phasenoder zu DFSS Projekten IDOV Phasen angelegtund mit den notwenigen Informationen undDokumenten versehen werden. ZuStandardprojekten können beliebig viele Teilpro-jekte erfasst werden.

- In der Übersichtsliste kann der Projektauftrag mitder Projektzielsetzung, Aufgabenstellung, den zuerarbeitenden Ergebnissen etc. eingesehenwerden.

- Der aktuelle Projektstatus wird in Form vonAmpelfarben und Fortschrittsbewertung angezeigt.Die Detailbewertung des Projekts erfolgt nachProjekt EFQM. Projekte können mit Ergebnissen,Kennzahlen Befähigern und auch Prozessen ver-knüpft werden.

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Hinter dem Menüpunkt Competence Center ver-bergen sich Funktionen die dem Nutzerermöglichen Anregungen oder Fragen an die ver-antwortlichen EFQM- oder Systemspezialisten zusenden.

Bereits gestellte Fragen oder Anregungen werdenveröffentlicht und können von allen Benutzernnachgelesen werden.

Sobald eine weitere Anregung eingestellt wird,erhalten alle Verantwortlichen eine e-mailBenachrichtigung über diesen Vorgang. Diese sinddann dafür verantwortlich, die Anregung zubearbeiten.Im Competence Center befindet sich auch derExpertenchat in dem zu definierten Zeiten Nutzer

Fragen an den Experten stellen können.

Zusätzlich findet man im Competence Center einKommunikationstool für das EFQM-Team. Nach-richten können ausgetauscht werden, Protokollekönnen eingestellt und Fachfragen können dis-kutiert werden.

Der Menüpunkt FAQ beantwortet häufig gestellteFragen zu EFQM und zur Software.

Das Competence Centre biete Zugriff auf dieHilfedateien.

Competence Center

Die Informationsplattform:Competence Center

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Die Informationsplattform:Prozessmanagement

Der Programmteil Prozessmanagement zeigtbezogen auf eine Ebene innerhalb derOrganisationseinheiten alle Prozesse an, welcheauf diesen Ebenen definiert wurden.

Alle Informationen werden auf einer Übersichts-seite, dem Prozessplan, dargestellt. Die Strukturdes Prozessplanes generiert sich automatisch -bezogen auf die in der Abteilungsverwaltungeingetragenen Hierarchieebenen.

Der Prozessplan gibt Auskunft über die Fach- undAufgabengebiete, die Prozessgruppen, dieProzesse und über den zugehörigen Input undOutput.

Innerhalb der Prozessgruppen werden dieeinzelnen Prozesse angezeigt, diese sind aus-wählbar. Wurde ein einzelner Prozess zur Ansichtausgewählt, erscheint in einem neuen Fenster dasdazugehörige Prozessblatt, in welchem einetabellarische Auflistung alle definiertenProzessschritte angezeigt wird.

Sämtliche Parameter wie z. B. Process Owner,Status, Datum, Prozessschritte, Input, Output etc.werden angezeigt.

Verbindliche Dokumente wie z. B. Arbeits- oderVerfahrensanweisungen, die einem Prozessschrittzugeordnet sind, können an dieser Stelle einge-sehen werden.

Verbindliche Hilfsmittel können - soweit intranet-fähig - direkt angesprochen werden.

Die Selbstbewertung des Prozesses mit dendazugehörigen Score Cards ist weitererBestandteil der Information.

Zugeordente Maßnahmenpläne oderVerbesserungsprojekte können ebenfalls vondieser Stelle aus abgerufen werden.

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Die Informationsplattform:Dokumentenmanagement

Der Programmteil Dokumentenmanagement legtbezogen auf eine Organisationseinheit alleDokumente an welche zugeordent wurden. DieDokumente sind unter folgenden Haupkategorienabgelegt:

- Ergebnisse- Befähiger- Themen (KPIs)- Aktionen- Projekte- Prozesse und- Allgemeine Dokumente.

Unterhalb dieser Hauptkategorien können zur bes-seren Orientierung Subkategorien angelegt undangezeigt werden. Bei Ergebnissen, Befähigern,Themen und Prozessen geschieht dies auto-matisch.

Alle Dokumente, die unter diesen Haupt- undSubkategorien angelegt wurden, können mit derentsprechenden Berechtigung eingesehenwerden.

Dokumente können mit allen notwendigenInformationen wie z. B. Verantwortlichkeit, Status,Versionsnummer, Beschreibung, Schlagwörter etc.angelegt werden.

Innerhalb jeder Organisationseinheit gibt es eineSuchfunktion für Dokumente.

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