Projektmanagement kompakt
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Transcript of Projektmanagement kompakt
PRAXIS.WISSENPRAXIS.WISSENEdition
BusinessVillageUpdate your Knowledge!
A. Scheel, St. Kasperczyk
Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg
Soft Skills und Techniken für Projektleiter
Leseprobe
BusinessVillageUpdate your Knowledge!
Stephan Kasperczyk, Alexander Scheel
Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg
Soft Skills und Techniken für Projektleiter
Stephan Kasperczyk, Alexander Scheel
Projektmanagement kompakt – Systematisch zum
Erfolg
Soft Skills und Techniken für Projektleiter
Göttingen: BusinessVillage, 2008
ISBN 978-3-934424-92-0
© BusinessVillage GmbH, Göttingen
Bezugs- und Verlagsanschrift
BusinessVillage GmbH
Reinhäuser Landstraße 22
37083 Göttingen
Telefon: +49 (0)5 51 20 99-1 00
Fax: +49 (0)5 51 20 99-1 05
E-Mail: [email protected]
Web: www.businessvillage.de
Coverillustration
mediasolutions – lebendige medien
www.media-solutions.info
Layout und Satz
Sabine Kempke
Copyrightvermerk
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheber-
rechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der
engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne
Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar.
Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Überset-
zung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und
Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnis-
se usw. wurden von dem Autor nach bestem Wissen
erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder
Garantie des Verlages. Er übernimmt deshalb keiner-
lei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene
Unrichtigkeiten.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen,
Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt
auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der
Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren-
zeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu
betrachten wären und daher von jedermann benutzt
werden dürfen.
Bestellnummern
PDF-eBook Bestellnummer EB-559
Druckausgabe Bestellnummer PB-559
ISBN 978-3-934424-92-0
Inhaltsverzeichnis 1
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Über die Autoren ............................................................................................................................... 3
Danksagung ........................................................................................................................................ 5
Vorwort .................................................................................................................................................. 7
1. Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind .. 9
1.1 Vom Profi zum Spezialisten? Kein Problem! Die besondere Herausforderung „Projektleitung“ . 15
1.2 Von Projectitis und Antibürokraticum – Wie viel Projektmanagement braucht der Mensch? ..... 16
1.3 Keine einsamen Inseln: Projekte im Unternehmen –
1.4 Was macht ein Projekt aus und wer macht es erfolgreich? ........................................................ 18
2. Von Teamleitern und Spezialisten – Wer warum zum Projektleiter wird ........... 21
2.1 Willkommen im Club! Die Aufgabe des Projektleiters ................................................................. 23
2.2 Kreativer Chaot oder strukturierter Detaillist:
2.2 Welcher Typ bin ich und was bedeutet das für das Projekt? ...................................................... 27
3. Goldfische im Froschteich – 3. Lassen Sie Mitarbeiter und Ergebnisse gedeihen ...................................................... 33
3.1 Auswege aus der Entscheidungsfalle – Mein Beitrag zum Projekterfolg .................................... 35
3.2 Alle rennen los – wer weiß, wohin? – Wie Sie aus Aktivismus Pläne machen ........................... 41
3.3 So stand das nicht im Lehrbuch!? Warum ein perfekter Projektplan eine Illusion ist ................. 45
3.4 Projektmanagement ist wie Segeln – Die wichtigsten Instrumente für die Planung ................... 46
4. Kampf gegen Windmühlen? – Vom Umgang mit Projekt(zer)störern ................ 53
4.1 Wer hat hier das Sagen? – Warum der Leitwolf nicht eingesetzt wird........................................ 63
4.2 Wer nützt, wer schadet? – Holen Sie sich die richtigen Leute ins Team! ................................... 65
4.3 Wem trauen? – Es gibt nicht nur Freunde .................................................................................. 66
5. Im Nebel mit Volldampf voraus – 5. Strategien für mehr Überblick in unklaren Situationen ............................................ 69
5.1 Es läuft und läuft … Was nun? – Managementaufgaben während des Projektes ...................... 78
5.2 Knapp verfehlt ist auch daneben – Denken Sie an die Projektsteuerung .................................. 80
5.3 Warum macht denn keiner was? – Ideen für eine erfolgreiche Implementierung ....................... 80
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Inhaltsverzeichnis 2
6. Aus Krisen Erfolge machen – Es gibt mehr als einen Weg .................................... 83
7. Gut vorbereitet für die Zukunft? – 7. Wohin rollt der Zug „Projektmanagement“? ................................................................. 85
8. Projektmanagement in der Praxis ...................................................................................... 87
8.1 Projektmanagement bei Roche Diagnostics ............................................................................... 87
8.2 Projektsteuerung in Bauprojekten............................................................................................... 89
8.3 Projektmanagement bei der Sparkasse Ulm .............................................................................. 91
9. Checklisten für die tägliche Projektarbeit ..................................................................... 95
Weiterführende Literatur ........................................................................................................... 103
Über die Autoren 3
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Dipl.-Ök. Alexander Scheel
arbeitet seit 1999 bei der
Tiba Managementberatung,
die sich auf das Thema „Pro-
jektmanagement“ speziali-
siert hat. Neben den internen
Vertriebs- und Führungsauf-
gaben als einer der drei Geschäftsführer betreut
er schwerpunktmäßig Unternehmen in den Berei-
chen der Energieversorgung, Finanzdienstleistung
und Informationstechnik. Der Autor hat hier die
Arbeitsschwerpunkte in der Gestaltung und Op-
timierung von Prozessen, in der Prozess-Imple-
mentierung, im Change Management sowie in
der Projektleitung und Projektsteuerung von Pro-
blemprojekten. Immer wieder geht es darum, die
Projektbeteiligten zu „Experten für Unsicherheit“
auszubilden.
Diesen Ansatz verfolgte er bereits bei seiner Tä-
tigkeit als Referent für Projektmanagement bei
einem Traditionshersteller von süßen und salzigen
Snacks. Hier galt es, das gerade frisch entwickelte
Projektmanagement-Konzept im Konzern und in
den europäischen Niederlassungen zum Leben zu
erwecken.
Bei dieser Aufgabe halfen ihm seine Erfahrungen
in der SICAN, einem Joint Venture verschiedener
deutscher und japanischer Elektronikkonzerne.
Dort war er bereits während seines Studiums einge-
stiegen. Eine seiner Hauptaufgaben bei der SICAN
war der Aufbau und die Betreuung eines externen
Zulieferer-Netzwerks für die Produktion von Mi-
krochips und elektronischen Baugruppen. Dabei
musste eine intensive Verzahnung zwischen inter-
ner Entwicklung, dem Einkauf und der externen
Fertigung sichergestellt werden – eine Aufgabe, die
aufgrund ihrer Komplexität eine wichtige Erfah-
rung für ihn war.
Die Grundlagen des Trainingshandwerkes erlern-
te er parallel zum Studium der Wirtschaftswis-
senschaften an den Universitäten Paderborn und
Hannover als Rhetorik-Trainer im Rahmen von
Veranstaltungen der Konrad Adenauer Stiftung
und der wirtschaftswissenschaftlichen Fachschaft.
Erste Projekterfahrungen sammelte der Autor
bereits nach seinem Schulabschluss, als er im
Rahmen eines Effizienzsteigerungsprojektes den
Materialeinkauf im elterlichen Betrieb optimierte.
Das erste große Projekt war die Gründung einer
eigenen kleinen Handelsgesellschaft, des „Phone-
Shop“, in der Zeit der ersten Liberalisierung des
Telefonmarktes. Bereits nach kurzer Zeit florierte
ein reger Handel mit Funktelefonen und Anrufbe-
antwortern, die aus den USA importiert wurden.
Der Autor hat Projekte immer als lebendige und
mit einem hohen Unsicherheitsfaktor versehene
Vorhaben erlebt. Dabei hat er erfahren, dass ein
offensiver und kreativer Umgang mit Problemen
und Widerständen den Weg zum Erfolg bereitet.
Kontakt
E-Mail: [email protected]
Web: www.tiba.de oder www.tiba-academy.com
Über die Autoren
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Über die Autoren 4
B. A. (hons) Stephan
Kasperczyk
Projekte sind Aktivitäten in
einem unsicheren Kontext.
Projektmanagement bedeu-
tet, mit Unsicherheit und Un-
erwartetem in einem Team
von Experten umzugehen. – Mit dieser Überle-
gung kam der Autor nach Abschluss seines BWL-
und Informatik-Studiums in Frankfurt und Utrecht
Anfang der Achtzigerjahre erstmalig in Kontakt
mit Netzplantechnik und Projektmanagement.
Damals als Führungskraft im Rettungsdienst tä-
tig, benutze er den Projektmanagementansatz
zur rettungsdienstlichen Vorbereitung von Groß-
veranstaltungen wie Kirchentagen, großen Spor-
tereignissen und Pop-Konzerten. Verschiedene
Organisationen, Spezialisten und freiwillige Hel-
fer zu koordinieren und unter teilweise extremen
Bedingungen erfolgreiche Zusammenarbeit zu
ermöglichen, übt seitdem einen besonderen Reiz
auf ihn aus und erklärt auch sein Arbeits- und For-
schungsinteresse: Laterale Führung bei Unsicher-
heit.
Ein weiteres großes Projekt war die EDV-Einfüh-
rung bei einer Hilfsorganisation: Die Professiona-
lisierung der Arbeitsprozesse und deren Abbildung
in einer leistungsfähigen EDV-Infrastruktur wa-
ren technisch komplexe Vorhaben. Es bedeutete
zudem, sich intensiv mit mentalem Wandel zu
beschäftigen und die Beteiligten einzubinden, aus-
zubilden und in der Anwendung zu unterstützen.
Dieses Projekt begründete den Wechsel zu einem
Softwarehaus. Dort führte er Projektmanagement
ein und leitete als Portfoliomanager verschiedene
große IT-Projekte im Bereich von Behörden und
Organisationen mit Sicherheitsaufgaben. In dieser
Zeit beschäftigte er sich intensiv mit Fragen der
Unternehmensberatung und des mentalen Wan-
dels, bildete sich intensiv weiter, unter anderem in
NLP, Systemtheorie und moderner Erwachsenen-
bildung. 1998 kam er zur Tiba Managementbera-
tung, wo er zunächst als Berater für die Einführung
von Projektmanagement bei verschiedenen Kun-
denunternehmen verantwortlich war. Bereits nach
kurzer Zeit übernahm er die Leitung des Produkt-
managements und wurde im Jahr 2006 zu einem
der drei Geschäftsführer berufen.
In seiner Beratungstätigkeit konzentriert er sich
auf die Branchen Pharmazie, Automobilindustrie
und Telekommunikation. Inhaltlich bilden die
Arbeit an der Gestaltung von Führungssystemen
und die Entwicklung effizienter PM-Prozesse im
Bereich von Forschung und Entwicklung Schwer-
punkte. Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Trai-
ningsbereich, insbesondere in der Entwicklung
umfassender Trainingskonzeptionen sowie der
Durchführung von Führungskräftetrainigs und
Großgruppenmoderationen.
Kontakt
E-Mail: [email protected]
Web: www.tiba.de oder www.tiba-academy.com
Danksagung 5
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Danksagung
Ein Buch zu schreiben ist ein kleines Projekt. Und wie im richtigen Leben gibt es viele Personen, die
zum Projekterfolg beigetragen haben. Unser herzlicher Dank gilt also allen, die uns bei diesem Projekt
geholfen haben:
Herzlichen Dank an unseren Verleger Christian Hoffmann, mit dem wir in intensiven Diskussionen den
Rahmen für dieses Buch festgelegt haben.
Herzlichen Dank an unsere Lektorin Heike Steinmetz, die uns immer wieder die Leser-Brille aufgesetzt
hat und uns die Augen für treffende Strukturen und Inhalte geöffnet hat.
Herzlichen Dank an das Team der Tiba Managementberatung, insbesondere an Peter Brix, Dr. Petra
Kring-Kardos, Peter Noack und Tobias Schneider, mit denen wir zusammen viele spannende Beratungs-
aufträge und Trainings durchführen konnten und deren Erfahrungen ein solides Fundament zu diesem
Buch gebildet haben.
Herzlichen Dank an unsere Ehefrauen Andrea Kasperczyk und Claudia Scheel, die unsere nächtelangen
Schreibarien ertragen haben und die uns mit ihrem Feedback immer wieder auf die rechte Bahn gebracht
haben.
Herzlichen Dank unserem Freund Bodo Schulte, der in seiner Rolle als Linienmanager immer für ein
klares Bild der Anforderungen, Sorgen und Nöte der Linienorganisation gesorgt hat.
Herzlichen Dank allen unseren Trainingsteilnehmern und Kunden der letzten zehn Jahre, mit denen wir
spannende Beratungsprojekte und erfrischende Trainings erlebt haben.
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Danksagung 6
Vorwort 7
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Vorwort
Rund 500 Millionen Menschen verfolgten im Juli
1969 die Landung der Apollo 11 auf dem Mond.
Wahr geworden ist dieser Menschheitstraum durch
eine ausgeklügelte Technik – und ein erfolgreiches
Projektmanagement.
Schon immer haben Menschen in Teams gemein-
sam an herausfordernden Aufgaben gearbeitet.
Trotzdem gilt das Apollo-Projekt der NASA für
viele Wirtschaftshistoriker als der eigentliche An-
fang des Projektmanagements. Die Verflechtung
von Forschern, Ingenieuren und Institutionen
unter enormem Zeitdruck verlangte eine klare
Struktur mit definierten Prozessen. Natürlich lief
dieses Projekt nicht ohne Herausforderungen ab:
Probleme in den Bereichen Forschung und Ent-
wicklung erforderten von allen Beteiligten neue
Formen des Informationsaustausches und der Zu-
sammenarbeit.
Auch wenn dieses Projekt mehr als außergewöhn-
lich war und in seiner Komplexität wahrschein-
lich bei Weitem alle Projekte übertrifft, die Sie
betreuen oder mitgestalten werden, ist der Flug
der bemannten Apollo für uns ein typisches Bei-
spiel. Weil es zeigt, was Menschen miteinander
erreichen können. Und weil es für eine komplexe
Aufgabe steht, die durch viele kleine Teilprojekte
und Schritte gelöst wurde, an denen zahlreiche
Menschen an unterschiedlichsten Orten beteiligt
waren.
Apollo 11 zeigt aber auch, wie Visionen durch
klare Zielsetzungen und ein gutes Projektmanage-
ment realisiert werden können. Dass dies nicht
immer reibungslos verläuft und von ständigen
Unsicherheiten begleitet wird, liegt auf der Hand.
Genau dies ist es aber, was Projektarbeit so span-
nend macht: Wer Unsicherheit nicht negativ sieht,
sondern sie als Herausforderung auf der einen und
Freiraum für Entwicklung auf der anderen Seite
erkennt, kann unglaublich viel erreichen. Für das
Projekt, aber auch für sich selbst. Denn die damit
einhergehende Flexibilität, das Denken in kom-
plexen Zusammenhängen und die soziale Kom-
petenz, die durch Projektarbeit erworben wird,
können während der gesamten Berufslaufbahn
genutzt werden.
Dies gilt umso mehr vor dem Hintergrund, dass
Projektkompetenz in immer mehr Bereichen und
Positionen gefordert wird. Sei es in der Automo-
bilindustrie, wo an unterschiedlichen Standorten
neue Modelle und Techniken entwickelt werden,
oder bei IT-Projekten, deren Komplexität immer
mehr steigt. Aber auch Fusionen und Akquisitionen
führen zu einer steigenden Zahl von Projekten, die
von den Mitarbeitern in den bestehenden Arbeits-
alltag eingebaut werden müssen.
Spannend sind daneben auch die Herausforde-
rungen an den Projektleiter. Diese sind aufgrund
der Komplexität der Projekte und der sich immer
neu zusammenfindenden Teams ganz anders als
beispielsweise Herausforderungen an einen Ab-
teilungsleiter. Statt starrer Hierarchien mit klarer
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Vorwort 8
Weisungsbefugnis ist ein aktives Miteinander ge-
fragt, bei dem jeder Einzelne seinen Teil zum Ge-
lingen oder Scheitern des Projektes beiträgt. Und
dies quasi unter verschärften Bedingungen. Denn
ein „Zusammenraufen“, wie es in einer Abteilung
möglich ist, erlaubt ein Projekt schon allein auf-
grund der befristeten Zeitspanne nicht. Zudem fin-
det sich das Team nur zeitweise zusammen, und
dies oft genug nur per Telefon oder Videokonfe-
renz. Hinzu kommen die ganz normalen Arbeits-
aufgaben, die jeder einzelne Projektmitarbeiter
zusätzlich zum aktuellen Projekt zu bewältigen
hat.
Mit diesen Herausforderungen wächst die Gefahr,
dass ein Projekt vorzeitig misslingt oder hinter
den Anforderungen zurückbleibt. Die Zahlen be-
legen dies eindeutig: Mehr als jedes vierte Projekt
scheitert, meist aufgrund eines fehlerhaften Pro-
jektmanagements – so das Ergebnis einer aktu-
ellen Projektmanagementstudie.
Dass es auch anders geht, zeigt die eingangs er-
wähnte Mondlandung der Apollo 11. Diese neh-
men wir als Ansporn, Sie mit diesem Buch auf das
vorzubereiten, was Sie im Laufe eines Projektes
erwartet: Unsicherheiten, fehlende Informationen,
nicht eingehaltene Zusagen, Teammitglieder
ohne Projektkompetenz und handfeste Krisen.
Wir möchten dazu beitragen, dass Sie zu einem
„Experten für Unsicherheiten“ werden, der auch
kritische Momente des Projektgeschehens mit
Bravour besteht und so dazu beiträgt, dass Visi-
onen Wirklichkeit werden.
Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind 9
BusinessVillage – Update your Knowledge!
1. Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind
Auch wenn nicht alle Projekte so vielschichtig
sind wie die Realisierung der Apollo 11 und die
damit verbundene Mondlandung, gibt es heu-
te kaum noch einen Wirtschaftszweig, der ohne
komplexe Strukturen – und damit ohne Projekt-
management – auskommt. Dies gilt auch für die
Produktion der „täglichen Dinge“ des Lebens wie
die eines Pkw, eines Fernsehers oder eines Com-
puters und der dazugehörigen Software: An all
diesen Produkten sind zahlreiche Menschen an
unterschiedlichen Standorten beteiligt, die sich
und ihr spezielles Wissen einbringen, um eine
Produktentwicklung oder die Realisierung eines
Produkts zum Erfolg zu bringen.
Eine Ursache dieser Entwicklung sind die immer
komplexer werdenden Anforderungen an die Un-
ternehmen, ihre Dienstleistungen und Produkte.
Reichte es früher aus, dass mit dem Computer
Texte erfasst oder kleine Rechenaufgaben gelöst
werden konnten, sind heute umfangreiche Soft-
warelösungen gefragt: Texte sollen formatiert, in
Grafikprogramme exportiert und untereinander
verlinkt werden, Indizes und Inhaltsverzeichnisse
werden mehr oder weniger automatisch erstellt
und Programme wie Excel beherrschen weitaus
mehr als die Grundrechenarten.
Doch nicht nur die Funktionalität der Software
steht bei Neu- und Weiterentwicklungen im Mit-
telpunkt. Hier geht es auch um Fragen wie die nach
Kompatibilität mit und Schnittstellen zu anderen
Programmen und um vieles mehr. Dabei müssen
sich die Programmierer und Techniker nicht nur
in den User, seine Rechnerumgebung und seinen
Arbeitsalltag hineindenken, sondern auch noch in
die Zukunft schauen, um auf Anforderungen von
morgen vorbereitet zu sein. Beispielsweise hin-
sichtlich der Weiterentwicklung anderer Betriebs-
systeme als das für die Software vorgesehene.
Denn was hilft ein Textprogramm für Windows,
wenn die damit erfassten Texte beispielsweise
von einem Grafiker mit einer Vorliebe für seinen
Apple-Rechner nicht verarbeitet werden können?
Was für Software gilt, lässt sich auch auf andere
Produkte übertragen. Wie reagieren Inhaltsstoffe in
Medikamenten oder in Nahrungsmittelergänzungs-
produkten miteinander? Wo kaufe ich am besten
die Bestandteile für den neuen Pkw ein? Welche
Materialien lassen sich optimal in einem Fernseher
verbinden? Kurz: Die Fragen, die bei der Entwick-
lung und der Realisierung berücksichtigt werden
müssen, sind heute so komplex, dass sie nicht von
einem einzelnen Mitarbeiter oder einer einzelnen
Abteilung beantwortet werden können.
Genau hier setzt Projektarbeit an: Sie führt Mit-
arbeiter aus verschiedensten Bereichen und deren
unterschiedlichstes Wissen sowie ihre Erfahrungen
zusammen, um ganzheitliche Lösungen für die
jeweilige Herausforderung zu erarbeiten. Diese
Zusammenführung von interdisziplinärem, abtei-
lungs- oder organisationsübergreifendem Wissen,
wie sie im Rahmen von Projektarbeit realisiert
wird, ist heute für immer mehr Unternehmen
Grundlage ihres langfristigen Erfolgs. Dabei hört
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind 10
sich die Umsetzung dieser Aufgabe komplizierter
an als sie es in Wirklichkeit ist.
Der typische Charakter eines Projektes?
Besondere Herausforderungen in kürzes-
ter Zeit gemeinsam lösen!
Projekte haben wenig bis gar nichts mit alltäg-
lichen Aufgaben zu tun. Im Gegenteil: Sie brin-
gen immer besondere Herausforderungen mit sich
– für den Projektleiter, aber auch für das gesamte
Projektteam. Denn ein Projekt, und diese Definiti-
on legen wir diesem Buch zugrunde, ist nichts an-
deres als ein einmaliges und neuartiges Vorhaben,
das eine besondere Komplexität aufweist und in
einem zeitlich definierten Rahmen interdisziplinär
durchgeführt werden soll. Dabei müssen Projekte
meist zusätzlich zu den normalen Aufgaben des
Berufslebens gestemmt werden.
In einem Projekt arbeiten bedeutet also:
n Größtmögliche Zielerreichung (Qualität)
n möglichst rasch (Termin)
n mit stets geringem und immer vorgegebenem
Aufwand (Mitteleinsatz/Kosten)
n bei reibungsloser Zusammenarbeit (Team)
Als Projektleiter haben Sie die Aufgabe, in diesem
„magischen Dreieck“ die Balance zu halten.
Genau diese auf den ersten Blick vielleicht un-
lösbare Aufgabe ist es, die Projektarbeit so span-
nend macht: Jeder Einzelne im Team arbeitet an
etwas Neuem, noch nicht Dagewesenem mit und
bringt sich mit seinem speziellen Wissen ein. Da-
bei profitiert er gleichzeitig von dem Wissen der
anderen Teammitglieder, die ihm – über das ak-
tuelle Projekt hinaus – neue Anregungen für die
Abbildung 1:
Das „Magische Dreieck“ desProjektmanagements
Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind 11
BusinessVillage – Update your Knowledge!
eigene Arbeit bringen. Damit bringt jedes Projekt
den Mitarbeitern, aber auch dem Unternehmen als
Ganzem neue Chancen, um sich auf dem (Arbeits-)
Markt zu positionieren.
Trotzdem bestimmen Vorbehalte gegen Projekt-
arbeit den Arbeitsalltag. Und dies nicht ohne
Grund. Zumindest, wenn man dem einfachen
Blick auf die Zahlen glaubt: Über 70 Prozent al-
ler Softwareprojekte brauchen mehr Zeit als ge-
plant, über 60 Prozent aller Kooperationsprojekte
scheitern komplett; so das Ergebnis einer GPM-
Studie zum Projekterfolg. Die Gründe dafür sind
oft hausgemacht: Zu hochgesteckte Ziele, eine un-
realistische Planung und unklare Kompetenzrege-
lungen spielen hier eine wesentliche Rolle. Hinzu
kommen menschliche Aspekte wie Unsicherheit,
Angst vor den Konsequenzen eines gescheiterten
– oder auch gelungenen – Projektes und fehlendes
Durchsetzungsvermögen des Projektleiters gegen-
über Teammitgliedern und Auftraggebern.
Dabei ist Projektmanagement so einfach wie Se-
geln, Bergsteigen oder wie jede andere Sportart,
die Sie gern betreiben. Der Weg zum Erfolg ist
ganz einfach.
Die wichtigsten Schritte für ein erfolg-reiches Projekt
• Erkenne und beschreibe lohnenswerte Ziele.
• Mach dir einen Plan.
• Sorge für die notwendigen Mittel.
• Vereinbare dich mit anderen.
• Starte klar und mit Zuversicht.
• Rechne mit Hindernissen.
• Vergleiche mit der Karte.
• Lerne für die nächste Expedition.
Projektmanagement ist nicht nur eine Sammlung
nützlicher Methoden, sondern viel umfassender,
nämlich ein eigenständiges Führungskonzept für
zeitlich begrenzte, interdisziplinäre Vorhaben.
Diese werden fast immer in abteilungsübergrei-
fenden Gruppen bearbeitet, die nicht selten auf
der ganzen Welt verteilt sind. Als solche umfasst
es das Spektrum der sachbezogenen und mensch-
lichen Führung. Während häufig immer noch die
Planung von Kosten und deren Überwachung im
Vordergrund stehen, ziehen wir eine umfassende
Sicht auf Projektmanagement vor.
Ihr Projekt hat gute Erfolgsaussichten, wenn diese
Erfolgsaspekte gleichmäßig ausgeprägt sind:
n n Organisation: Aufbau und Implementierung
von effizienten, straffen und transparenten Pro-
jektorganisationen und Prozessen im Unterneh-
men.
n n Mensch: Entwicklung und Qualifizierung von
Projektleitern und Projektmitarbeitern zu ei-
genverantwortlich handelnden „Unternehmern
im Unternehmen“.
n n Methodik: Optimierung und Vereinheitlichung
des firmenspezifischen Projektmanagement-
Methodenkonzeptes in einem praktischen
„Werkzeugkoffer“.
n n Software: EDV-technische Unterstützung aller
Prozesse im Projektmanagement des Unter-
nehmens zur Reduzierung administrativer
Aufwände auf ein notwendiges Minimum. Und
dazu bedarf es einer integrierten, an den Bedarf
des Unternehmens und vor allem der Anwen-
der angepassten Software-Lösung.
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind 12
Erstens kommt es anders, und zweitens
als man denkt …
Die Angst, die Projektleiter bei ihrer Arbeit be-
gleitet, kommt nicht von ungefähr. Mit den meis-
ten Projekten sind hohe Investitionen verbunden,
die einen ebenso hohen Erwartungsdruck verursa-
chen.
Die Anteile der Projektkosten an den Gesamtkos-
ten bei Unternehmen weist eine Studie, an der 76
führende Unternehmen mit den Schwerpunkten
Finanz-, Fertigungs- und IT/Telekommunika-
tionsindustrie teilgenommen haben, nach:
AnteilUnternehmen
Projektkostenanteil an denGesamtkosten
22 % über 50 %
34 % zwischen 11 % und 50 %
44 % weniger als 10 %
Doch nicht nur die zum Teil hohen Investitionen
lähmen die Projektleiter: Für viele Auftraggeber
scheinen die Ergebnisse des Projektes bereits im
Vorfeld festzustehen, ebenso der zeitliche Rah-
men, in dem das Projekt realisiert werden soll.
Abbildung 2: Vier Erfolgsfaktoren für professionelles Projektmanagement: das Tiba-Achsenkreuz
Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind 13
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Was hingegen nicht bedacht wird, sind die As-
pekte, die ein Projekt erst zum Projekt werden
lassen: Die Rede ist von den Unwägbarkeiten, die
alles Neue begleiten, von fehlenden Strukturen im
Projektteam, fehlenden Ressourcen und einer sich
ändernden Umwelt.
Anders als Fachabteilungen bewegen sich Projekt-
teams in einer Balance zwischen kreativem Frei-
raum und disziplinierter Umsetzung. Sie müssen
ständig mit Unsicherheiten oder überraschenden
Ergebnissen rechnen, die alle bisherigen Plä-
ne über den Haufen werfen und neue Planungen
erfordern. Und dies unter Berücksichtigung der
feststehenden Rahmenbedingungen, zu denen das
(gewünschte) Ergebnis, der Zeitrahmen und das
zur Verfügung stehende Budget ebenso gehören
wie die vorgegebenen Bedingungen im Umfeld.
Nicht zuletzt deshalb fühlen sich Projektleiter
in dieser Situation oftmals „zerrissen“. Um den
Kopf nicht zu verlieren, müssen sie die Gegeben-
heiten abwägen und den Faktoren Ziele, Termin
und Budget unterschiedliches Gewicht verleihen.
Nicht immer hat die Einhaltung des Budgets die
höchste Priorität, wie das folgende Beispiel eines
deutschen Mittelständlers zeigt.
Die Geschäftsleitung hatte ein Projekt ins Leben
gerufen, das die reibungslose Jahr 2000-Umstel-
lung sicherstellen sollte. Dieses Projekt war, wie
es häufig passiert, eigentlich viel zu spät gestar-
tet worden und der Projektleiter zweifelte daran,
diese Aufgabe bis zum Jahreswechsel lösen zu
können. Deshalb verschanzte er sich hinter vielen
anderen Aufgaben, die ihm zugetragen wurden,
und vernachlässigte das eigentliche Projekt. We-
nige Monate vor dem geplanten Umstellungster-
min erkannte das Management die Klippe, auf die
das Unternehmen zuraste, und holte externe Un-
terstützung hinzu. Das Ergebnis: Die Umstellung
erfolgte zum vorgesehenen Zeitpunkt, allerdings
zu weitaus höheren Kosten als geplant.
Neben den bereits zuvor beschriebenen Erfolgs-
faktoren sind es vor allem die nachfolgenden vier
Prinzipien, die Ihnen Orientierung geben und hel-
fen können, Projekte erfolgreich zu gestalten. Die
Prinzipien bedeuten im Einzelnen (siehe auch Ab-
bildung 3 auf Seite 14):
Kundenorientierung
Projekte macht man nicht um der Projekte willen,
sie dienen einem bestimmten Zweck. Daher sind
auch die Prozesse und Abläufe auf interne und
externe Kunden hin ausgerichtet. Sollten Sie als
Projektleiter einmal den Kunden aus den Augen
verlieren, rücken Sie ihn bitte schnellstmöglich
wieder in den Mittelpunkt. Entscheidend ist, dass
der Kunde zurückkommt und nicht das Projekter-
gebnis.
Systemorientierung
Projekte sind komplexe soziale Systeme. In Pro-
jekten arbeiten viele Menschen und Organisa-
tionen aus verschiedenen Fachdisziplinen, mit
unterschiedlichen Interessen und möglicherweise
auch aus unterschiedlichen Kulturen zusammen.
Bedenken Sie, dass in solchen Systemen einfache
Ursache-Wirkungs-Beziehungen (zum Beispiel
Anweisung – Gehorsam) wahrscheinlich nicht
funktionieren und ganz unerwartete Effekte auf-
treten können.
BusinessVillage – Update your Knowledge!
Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind 14
Abbildung 3: Prinzipien des erfolgreichen Projektmanagements
Wissensorientierung
Projekte werden durchgeführt, um komplexe und
komplizierte Aufgaben zu lösen. Das dafür not-
wendige Wissen passt nicht mehr in nur einen
Kopf. Es kommt also darauf an, das Wissen und
die Erfahrungen vieler Experten zu nutzen. Um
die Projektarbeit im Detail zu koordinieren gilt
es also, die Gesamtaufgabe in überschaubare und
verdaubare Teilaufgaben zu zerlegen und als Pro-
jektleiter den Überblick über alles zu behalten.
Methodenorientierung
Projekte sind eine unsichere Sache. Auch wenn in
einer Projektplanung der Versuch unternommen
wird, das künftige Vorgehen festzulegen und mög-
liche Risiken zu umgehen, so kann immer und je-
derzeit eine Menge anders kommen als gedacht. Es
empfiehlt sich daher, für die Projektplanung und
für die Projektsteuerung abgestimmte Methoden
zu verwenden, um inhaltliche Unsicherheit durch
prozessuale Sicherheit zu ersetzen. Der Einsatz
von Methoden hat zudem zwei weitere Vorteile:
Denken in komplexen sozialen Systemen, weil in Projekten viele Menschen und Organisationen aus verschiedenen Fachdisziplinen
mit unterschiedlichen Interessen zusammenarbeiten.
Prozesse und Abläufe werden auf interne und externe Kunden hin ausgerichtet.
Die Gesamtaufgabe wird in überschaubare undverdaubare Teilaufgaben aufgeteilt.
Anwendung abgestimmter
Methoden, um inhaltliche
Unsicher-heit durch
prozessuale Sicherheit zu
ersetzen und: Lernen aus Erfahrung.
Projekte, Projekte … nichts als Projekte? – Warum Projekte spannend sind 15
BusinessVillage – Update your Knowledge!
n n Die Erfahrungen in einem Projektabschnitt
können in Form einer Methode standardisiert
werden. Damit findet ein Lernen aus Erfahrung
statt.
n n In großen und regional verteilten Teams planen
und steuern alle Beteiligten nach einem Stan-
dard, sodass ein babylonisches Sprach- und
Begriffsgewirr erst gar nicht aufkommt.
1.1 Vom Profi zum Spezialisten? Kein Problem! Die besondereHerausforderung „Projektleitung“
Schweden im Jahr 1621: König Gustav II. Adolf
von Schweden bestellt mitten im schwedisch-pol-
nischen Krieg drei Schiffe, lieferbar in den kom-
menden fünf Jahren. Dies allein war ein absolutes
Novum, denn der Bau eines einzelnen Schiffes
dauerte schon zu Friedenszeiten etwa zwei bis
drei Jahre. Dabei war diese Bestellung nur der
Anfang: Beseelt von dem Wunsch, den Krieg für
sich zu entscheiden, folgen weitere Bestellungen
mit immer kürzeren Lieferzeiten.
Da die Marine in diesem Krieg von strategischer
Wichtigkeit war, wollte der König sichergehen,
dass alle Schiffe seinen Vorstellungen und Anfor-
derungen entsprachen – und mischte sich kräftig
in den Bau der Schiffe ein. So möchte er im Jahr
1626 statt der zuvor gewünschten kleineren Schiffe
auf einmal ein wesentlich größeres. 1628 besucht
er die Werft und inspiziert die im Bau befindliche
„Vasa“, ist aber mit den geplanten Geschützen
nicht zufrieden. Der Rüstungsplan wird zugunsten
schwerer Geschütze überarbeitet und erweitert.
Ein Belastungstest in Abwesenheit des Schiffs-
bauers zeigt, dass bereits dreißig Mann das Schiff
gefährlich ins Schwanken bringen. Doch niemand
warnt den Verantwortlichen. Es kommt, wie es
kommen muss: Nur knapp 1.000 Meter nach dem
Ablegen kentert die Vasa und sinkt. 200.000 Kö-
nigliche Taler, nach heutigem Wert mehr als 100
Milliarden Euro, liegen auf dem Boden des Mee-
res.
Für die Ursache der Katastrophe gibt es unter-
schiedliche Erklärungsansätze. Wissenschaftler
meinen, es läge eine Fehlkonstruktion vor; die
Vasa sei „toplastig“ gewesen. Andere bemängeln
das Projektmanagement beziehungsweise die Füh-
rungskultur innerhalb des Projektes: Der König
bekommt wider besseren Wissens seinen Willen.
Wir sagen, es liegt an beidem: Die Fehlkonstrukti-
on ist eine Folge des falsch verstandenen Projekt-
managements und der fehlenden Kommunikation
innerhalb des Teams.
Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg
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Soft Skills und Techniken für Projektleiter
Projektkompetenz ist eine Fähigkeit, die heute für fast jeden Beruf Voraussetzung ist. Dabei geht es nicht um Megaprojekte, sondern ums Daily Business – die Entwicklung eines neuen Marketingkon-zepts, die Planung und Durchführung eines Messeauftritts, die Einführung einer neuen Software … Was diese Projekte gemein-sam haben, ist ausschließlich die Deadline – der Rest ist unge-wiss. Denn auf dem Weg vom ersten Projektmeeting bis zum Ziel läuft nichts reibungslos: Kaum eine Etappe ist wirklich planbar, Unsicherheit ist eine ständige Begleiterin des Projektes und der perfekte Projektplan stellt sich als eine echte Illusion heraus.
Die Autoren Stephan Kasperczyk und Alexander Scheel zeigen in ihrem Buch, wie Sie Projekte auch fernab von komplexen Pla-nungsmethoden zum Ziel führen. Die große Kunst besteht darin, das Projekt am Laufen zu halten, Störfälle zu meistern und auch in kritischen Situationen einen klaren Kopf zu bewahren. Denn mit dem richtigen Handwerkszeug und dem richtigen Projektver-ständnis lassen sich Projekte stressfreier und vor allem souve-räner meistern.
Erfahren Sie
• wie Sie mit typischen Situationen eines Projektes umgehen,• Auswege aus der Entscheidungsfalle,• wie Sie aus Aktivismus Pläne machen,• wie Sie mit Projektzerstörern umgehen,• wie Sie das richtige Team zusammenstellen,• Strategien für mehr Überblick.
Alexander Scheel, Stephan KasperczykProjektmanagementkompakt – Systematisch zum ErfolgAugust 2008ISBN 978-3-934424-92-0Preis: 21,80 €Art.-Nr. 559
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n Persönlicher Erfolg
559 Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg, Stephan Kasperczyk; Alexander Scheel
583 Free your mind – Das kreative Selbst, Albert Metzler
596 Endlich frustfrei! Chefs erfolgreich führen, Christiane Drühe-Wienholt
604 Die Magie der Effektivität, Stéphane Etrillard
620 Zeitmanagement, Annette Geiger
624 Gesprächsrhetorik, Stéphane Etrillard
631 Alternatives Denken, Albert Metzler
646 Geschäftsbriefe und E-Mails – Schnell und professionell, Irmtraud Schmitt
721 Intuition – Die unbewusste Intelligenz, Jürgen Wunderlich
733 Limbic Mind – Die intelligente Schlagfertigkeit, Christine Lehner; Sabine Weihe
743 Presenting Yourself – Der souveräne Auftritt, Eva Ruppert
754 Einfach gesagt – Wenn jeder plötzlich zuhört und versteht, Oliver Groß
n Präsentieren und konzipieren
590 Konzepte ausarbeiten – schnell und effektiv, Sonja Klug
632 Texte schreiben – Einfach, klar, verständlich, Günther Zimmermann
635 Schwierige Briefe perfekt schreiben, Michael Brückner
625 Speak Limbic – Wirkungsvoll präsentieren, Anita Hermann-Ruess
n Richtig führen
555 Richtig führen ist einfach, Matthias K. Hettl
614 Mitarbeitergespräche richtig führen, Annelies Helff; Miriam Gross
616 Plötzlich Führungskraft, Christiane Drühe-Wienholt
629 Erfolgreich Führen durch gelungene Kommunikation, Stéphane Etrillard; Doris Marx-Ruhland
638 Zukunftstrend Mitarbeiterloyalität, 2. Aufl age, Anne M. Schüller
643 Führen mit Coaching, Ruth Hellmich
n Vertrieb und Verkaufen
479 Messemarketing, Elke Clausen
561 Erfolgreich verkaufen an anspruchsvolle Kunden, Stéphane Etrillard
562 Vertriebsmotivation und Vertriebssteuerung, Stéphane Etrillard
606 Sell Limbic – Einfach verkaufen, Anita Hermann-Ruess
619 Erfolgreich verhandeln, erfolgreich verkaufen , Anne M. Schüller
647 Erfolgsfaktor Eventmarketing, Melanie von Graeve
664 Best-Selling – Verkaufen an die jungen Alten, Stéphane Etrillard
668 Mystery Shopping, Ralf Deckers; Gerd Heinemann
726 Sog-Selling – Einfach unwiderstehlich verkaufen, Stéphane Etrillard
753 Zukunftstrend Empfehlungsmarketing, 2. Aufl age, Anne M. Schüller
759 Events und Veranstaltungen professionell managen, 2. Aufl age, Melanie von Graeve
n PR und Kommunikation
478 Kundenzeitschriften, Thomas Schmitz
549 Professionelles Briefi ng – Marketing und Kommunikation mit Substanz, Klaus Schmidbauer
557 Krisen PR – Alles eine Frage der Taktik, Frank Wilmes
569 Professionelle Pressearbeit , Annemike Meyer
594 1×1 für Online-Redakteure und Online-Texter, Saim Rolf Alkan
595 Interne Kommunikation. Schnell und effektiv, Caroline Niederhaus
653 Public Relations, Hajo Neu, Jochen Breitwieser
691 Wie Profi s Sponsoren gewinnen, 2. Aufl age, Roland Bischofww
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690 Erfolgreiche Online-Werbung, 2. Aufl age, Marius Dannenberg; Frank H. Wildschütz
692 Effi zientes Suchmaschinen-Marketing, 2. Aufl age, Thomas Kaiser
731 Was gute Webseiten ausmacht, Tobias Martin; Andre Richter
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500 Leitfaden Ambient Media, Kolja Wehleit
533 Corporate Identity ganzheitlich gestalten, Volker Spielvogel
546 Telefonmarketing, Robert Ehlert; Annemike Meyer
549 Professionelles Briefi ng – Marketing und Kommunikation mit Substanz, Klaus Schmidbauer
566 Seniorenmarketing, Hanne Meyer-Hentschel; Gundolf Meyer-Hentschel
567 Zukunftstrend Kundenloyalität , Anne M. Schüller
574 Marktsegmentierung in der Praxis, Jens Böcker; Katja Butt; Werner Ziemen
576 Plakat- und Verkehrsmittelwerbung, Sybille Anspach
603 Die Kunst der Markenführung, Carsten Busch
610 Faktor Service – Was Kunden wirklich brauchen, Dirk Zimmermann
612 Cross-Marketing – Allianzen, die stark machen, Tobias Meyer; Michael Schade
630 Kommunikation neu denken – Werbung, die wirkt, Malte Altenbach
661 Allein erfolgreich – Die Einzelkämpfermarke, Giso Weyand
712 Der WOW-Effekt – Kleines Budget und große Wirkung, Claudia Hilker
n Unternehmensführung
622 Die Bank als Gegner, Ernst August Bach; Volker Friedhoff; Ulrich Qualmann
634 Forderungen erfolgreich eintreiben, Christine Kaiser
656 Praxis der Existenzgründung – Erfolgsfaktoren für den Start, Werner Lippert
657 Praxis der Existenzgründung – Marketing mit kleinem Budget, Werner Lippert
658 Praxis der Existenzgründung – Die Finanzen im Griff, Werner Lippert
700 Bankkredit adieu! Die besten Finanzierungsalternativen, Sonja Riehm; Ashok Riehm; Axel Gehrholz
701 Das perfekte Bankgespräch, Jörg T. Eckhold; Hans-Günther Lehmann; Peter Stonn
755 Der Bambus-Code – Schneller wachsen als die Konkurrenz, Christian Kalkbrenner; Ralf Lagerbauer
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693 Web Analytics – Damit aus Traffi c Umsatz wird, Frank Reese, 34,90 Euro
741 Online-Communities im Web 2.0, Miriam Godau; Marco Ripianti, 34,90 Euro
756 Trends erkennen – Zukunft gestalten, Ralf Deckers; Gerd Heinemann, 34,80 Euro
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598 Geburt von Marken, Busch; Käfer; Schildhauer u.a.; 39,80 Euro
679 Speak Limbic – Das Ideenbuch für wirkungsvolle Präsentationen, Anita Hermann-Ruess, 79,00 Euro
688 Performance Marketing, 2. Aufl age, Thomas Eisinger; Lars Rabe; Wolfgang Thomas (Hrsg.)
717 Gründung und Franchising 2007/2008, Detlef Kutta; Karsten Mühlhaus (Hrsg.), 9,95 Euro
745 Was im Verkauf wirklich zählt!, Walter Kaltenbach; 24,80 Euro
Sachbücher730 High Probability Selling – Verkaufen mit hoher Wahrscheinlichkeit, Werth; Ruben; Franz, 24,80 Euro
757 Die Exzellenz-Formel – Das Handwerkszeug für Berater, Jörg Osarek; Andreas Hoffmann; 39,80 Euro
769 Selbstvermarktung freihändig, Jens Kegel, 24,80 Euro ww
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