Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean...

20
Version 1.0 Project Management in a Lean World – Translating Lean Six Sigma (LSS) into the Project Environment A VELOCITY White Paper

Transcript of Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean...

Page 1: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

Version 1.0 

Project Management in a Lean World

– Translating Lean Six Sigma (LSS) into the Project Environment

A VELOCITY White Paper

Page 2: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

Copyright ©2009 Avraham Y. Goldratt Institute, A Limited Partnership.

Page 3: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

  Page 1 

Project Management in a Lean World – Translating Lean Six Sigma (LSS)

into the Project Environment Introduction: It's a Lean World For most  large organizations  in the Western Hemisphere, the call to pursue a discipline of  im‐provement began with the 1980's NBC broadcast of If  Japan can... Why can't we? Many em‐barked on the quality movement putting human and financial resources towards that commit‐ment. Investing in training from Dr. Edwards W. Deming, Dr. Taiichi Ohno, and Shingeo Shingo as well as juggling the onslaught of new training and consulting organizations that emerged; the mid to late 80's saw the introduction of a myriad of techniques ‐ most seeming to have a three letter acronym. Whether  it was SPC  (Statistical Process Control); TPS  (Toyota Production Sys‐tem), SMED (Single Method Exchange of Die); JIT (Just in Time); or TPM (Total Productive Main‐tenance); external and internal experts with different techniques descended upon the business units  to  form numerous Process  Improvement  Teams,  all  competing  for  the  same  resources that were already fully needed just to run the business.  

Motorola  is credited with the  invention of the Six Sigma methodology. Those  inside Motorola saw  the power of  the  various  techniques  from TQM, Deming,  Juran and others and evolved them to a management system ‐ focused on improvement and the bottom line. First aimed at processes within manufacturing, Motorola  then  developed  the  elements  to  imbed  it within their operating culture.  

Thanks to James Womack and Daniel Jones through their book Lean Manufacturing and  later, Lean Thinking, the tools of the quality movement now had a framework to work more collec‐tively  ‐  the  Lean Principles. The principles of  specifying  value and  the  value  stream;  creating smooth flow; and enabling the customer to pull value and the pursuit of perfection ensured the process of improvement would be ongoing. (For a good synopsis of Lean and Six Sigma method‐ologies please  refer  to  the white paper, “Combining Lean, Six Sigma, and  the Theory of Con‐straints to Achieve Breakthrough Performance,” by AGI‐Goldratt Institute). 

Both Lean and Six Sigma continue to be heavily embraced by the private and public sector and have become more and more integrated as Lean Six Sigma (LSS). Both are well developed, and both enjoy the support of many top executives, line managers, and a vast numbers of employ‐ees as well, who have been trained to one degree or another in these disciplines. Let's face it, for most of us it is a Lean world!  

Page 4: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

Page 2   

What implication does this have on the project environment? The attention on Lean Six Sigma continues to grow. There are whole offices and departments set up for LSS. Funding availability seems plentiful  in  relationship  to other needs. There are growing numbers of experts  in  LSS from white belts  to green belts  to black belts. These many experts and efforts all  result  in a broadening of the application of Lean Six Sigma from the shop floor to the whole organization ‐ including the project environment!  

What is the Project Environment's Point of View to Being Leaned

As the Lean Six Sigma efforts broadened  into the project environment there was  less than an enthusiastic  greeting. Most project managers  and  resource managers  felt  that  they were  al‐ready working  in  a  pretty  lean world  ‐  lean  on  re‐sources,  lean  on  time,  and  lean  on  funding! Many project managers  felt  that  they were already asked to do the near impossible ‐ sit on top of an elephant balancing on a ball on a high wire twenty feet in the air without a net (Figure 1). 

In  trying  to  "lean"  the  project  environment  there have  been  a  few  seemingly  insurmountable  obsta‐cles. To begin with,  like  supply chain environments, project  environments  are made  up  of  a  system  of systems. This  increases the difficulty of deciding not only where  to  focus but also how  to determine  the most opportune areas of waste and value. Addition‐ally, when applying definitions and  techniques  for  improving  the areas of productivity,  focus, value, waste and variation to a project‐based system, there appear to be disconnects as LSS’s techniques and definitions were developed for the manufacturing environment and appeared  to not readily apply to the project environment without significant translation. Couple that with the fact that traditional project management techniques contained in the project management body of knowledge (PMBOK) have not necessarily integrated Lean. No wonder there has been a lukewarm if not cool reception. Let's look at these issues more thoroughly one at a time.  

Project Environment System of Systems

There are four systems within a multi‐project environment. They are the task management sys‐tem, the individual project system, the portfolio of projects system, and the resource manage‐ment system.  

Figure 1. PM’s Point of View

It feels pretty lean when one feels they are already working without a net! 

Page 5: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

  Page 3 

The task management system (Figure 2) consists of the list of tasks or group of interrelated tasks where a person is responsible for ensuring that all the ele‐ments for that task are completed by the scheduled date (and often within the cost estimated). 

The  detail  under  the  “task”  does  not  generally show  up  in  the  project  schedule,  only  the  overall task.  If one were building a house,  this  task might be  a  task  called  “complete  electrical wiring.”  The crew chief would have one electrical crew to oversee pulling 110 volt wiring to lights and out‐lets; another perhaps running 220 volt wiring for some appliances; and another setting up the electrical panel. 

The individual project system (Figure 3) consists of the sequence of tasks, handoffs and deliver‐ables that when accomplished deliver the desired outcome. The individual project system must manage  the delivery of content within a committed  time and budget. Very often, scheduling 

begins with  the  various  resource  func‐tions  listing  their  tasks  and  time  (or level of effort) as standalone elements.  

The  individual project content commit‐ments  are  made  independently  of other  projects’  task  work  for  shared resources.  Even when  shared  resourc‐ing is considered, little notice is given to the  impact of variability on  the  releas‐ing of a  resource  from one  task  to an‐other.  Also,  where  project  to  project 

dependency exists, often projects commitments are made without consideration of the impact of variability of one project on another. An example might be when the organization is develop‐ing a project where the output would be used by another or several other projects, such as the development of a new microprocessor that will be utilized in each successive product platform. 

At the portfolio of projects level system (Figure 4), all the projects are either grouped by product type, business type or organization type that must be managed to ensure each customer is sat‐isfied. Unfortunately,  the need dates of  the customers are not necessarily able  to be coordi‐nated across a portfolio.  

At this level, conflicts between projects for limited shared resources become more visible. Un‐

Figure 3. Project Environment

System of Systems At the project level, we have the project system – the

sequence of tasks, handoffs and deliverables that when accomplished deliver the desired out-

Figure 2. Task Management System

System of Systems Project Environment In many project environments, there is

schedule and/or cost management at task or group of tasks level.

Task listed within the project:

Page 6: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

Page 4   

fortunately,  there  are  often  compromises made  – which  projects will  be  given  higher priority  for  resources  versus  others,  and many projects struggle as they have to man‐age without  the  benefit  of  being  the  “hot” project. 

Finally,  at  the  resource  management  level (Figure  5),    the  organization  needs  to  plan not only what  capacities  they must have  to support current and future project work, but also  handle  how  to  deploy  the  current  re‐sources  to  the  queue  of  the  tasks  for  each project –each with a project and/or portfolio priority.  The managers  of  this  system  con‐stantly  juggle the capacity available and task execution priorities.  

The resource manager is often put into the posi‐tion of switching resources back and forth to the new squeakiest wheel (task) trying to spread the capacity where it might do the most good against a seemingly never ending queue. 

What do we improve? With  all  these  different  systems  and  owners,  it appears  that  approaching  system  improvement in project environments is like the “six blind men and the elephant”, the Indian fable immortalized in  John  Godfrey  Saxe’s  poem.  Project manage‐ment system  improvement has some  interesting challenges. There are many owners of these dif‐ferent  “systems”,  each  with  their  own  view  of what needs to improve! As long as these systems are not aligned to work  in concert, there will be little  opportunity  for  real  improvement.  This 

Figure 4. Multi-Project Environment

System of Systems At the multi-project level, we have all the

projects we must accomplish within a specific window. 

Figure 5. Multi-Project Resource Management

System of Systems At the resource management level, we are

not only planning what capacities we must have to support current and future project work, but how to deploy them currently at the task, project and portfolio level.

Page 7: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

  Page 5 

means  that  the  relationships between  these  systems need  to be understood. Ultimately,  the capacity of the organization (either based on its limited capacity resources or the amount of a type of work that be can be taken on in a window of time) should dictate how much work is ac‐cepted  in  the portfolio or pipeline. Only  then  can  individual project  commitments be made. Task priorities then should be based on this release of work and the actual availability of ‘ready to work’ tasks. Adjustments should only be made to task  list priorities when there is objective data that the project requires the task to be expedited. The key to  improvement  is this align‐ment of these systems of systems and, with this understanding, translating Lean Six Sigma to drive value minimizes waste. 

Translating Lean into the Project System of Systems for Improvement

Lean manufacturing could be summarized by what has been attributed to Eiji Toyoda in describ‐ing a pillar of the Toyota Production System: “providing exactly what the customer wants; when the customer needs  it; in the correct quantity and  in the expected sequence, without defects; at the  lowest possible cost.   We must consider the  importance of this concept, but apply  it to each of the system of systems in a project environment in a way that aligns the system”.  

In  a  multi‐project  environment,  we start  by  aligning  the  system  of  sys‐tems  (Figure  6) with  the  capacity  of the organization  and  the portfolio of work. Lean would mean taking on the right  quantity  of  projects,  based  on the organization’s capacity to do work (within  a window  of  time), with  the correct content, as quickly as possible to meet  each  project’s  needed  com‐mitment date. For those projects that are agreed to be taken on by the port‐folio; Lean would mean accomplishing the right tasks,  in the right sequence, with the correct quality, as quickly as possible  to  deliver  exactly  what  the customer wants, when  the  customer needs it.  From there, Lean as applied to  the Task Priorities would  translate as having  the  right  tasks assigned,  in the  right  sequence,  utilizing  the  cor‐ Figure 6. Aligning the Systems in a Project Environment

Page 8: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

Page 6   

rect resources. Next, Lean Task Management would mean ensuring that the right tasks are exe‐cuted, at  the  right  time, delivering  the correct content with  the correct quality, as quickly as possible  

Addressing the Disconnects in Lean Techniques for Project Environments

As stated earlier, there are obstacles in applying Lean Six Sigma to the project environment. We have already addressed the issue of the system of systems nature of the project environment.  It  is now time to turn our focus to those disconnects with applying definitions and techniques derived  from a manufacturing environment and applying  them directly  to a project environ‐ment.  In particular, we will  look at what  is needed  to  improve productivity,  focus, and value, and to eliminate waste and variation.  

What  is productivity  in a project environment? One might be tempted to  look at the percent load on the various resources versus their availability  in deciding  if the project environment  is more or  less productive – after all,  this  is where  the project organization’s  costs and  invest‐ments are. However, this would be taking the traditional efficiency concept from the manufac‐turing  floor and directly applying  it  to  the project  resources. The organization would only be measuring how active  their  resources were  rather  than how productive  they were. Consider this; working out on a  treadmill generates a  lot of  sweat and does provide a cardio vascular workout.   Yet,  if your goal  is to go  from point A to point B, nothing has been accomplished – there is activity, but one is not productive in getting to Point B.  If our goal is to go from Point A to Point B as quickly as possible, then running faster from Point A to Point B is more productive than  running  slower  or  stopping  periodically  to  go  shopping,  eat,  or  do  email!  A  project’s throughput is only achieved when it is complete. How quickly an organization can sequence in that project to achieve throughput is based on the organization’s capacity in a window of time and  is driven by how much work the resources can accomplish.  It would follow that speed of execution of the right tasks accomplished with the correct content and quality drives speed of execution  of  each  project  and  our  capacity  for  the  pipeline  of work.  Productivity must  be viewed from the task perspective – the speed to accomplish the task.  

Are we driving the productivity of tasks? Are the metrics within the project environment driving in productivity or do they actually drive in waste?  In some organizations, some key metrics are items such as hours charged out per person, resource utilization, and earned hours? These met‐rics have little or no relationship to whether the hours worked were on the right tasks! In look‐ing at an example from Earned Value, we have two environments.  

The top one shows the case when we earn hours on the  longest pathway. The second shows that  the  same number of hours has been earned – but  the  tasks  that drive project  schedule 

Page 9: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

  Page 7 

have not been touched. The metric of earned hours and subsequent  indica‐tors  of  cost  and  schedule  perform‐ance  (Figure 7) may not alert the or‐ganization  that  they  are  not  being productive  on  the  tasks  that  drive project  completion  and  the  achieve‐ment of throughput!  

How  does  the  project  environment use the five areas identified by James Womack and Daniel Jones as the key principles of Lean to ensure improve‐ment would be ongoing. The five are:  

1.  Specify value from the standpoint of the end customer;  

2.  Identify all the steps in the value stream;  

3.  Make the value‐creating steps flow toward the customer;  

4.  Let customers pull value from the next upstream activity; 

5.  Pursue perfection.  

The Five Principles of Lean Applied to the Project Environment Specifying Value

How do we specify value  in projects? Lean principles start with an attempt to define value  in terms of specific products with specific capabilities offered at specific prices through a dialogue with customers. Taking the time to define the Project Value will alleviate some common prob‐lems found in the project environment, such as project definition too vague, lack of stakeholder support / participation, scheduling without really knowing the true scope, and scope creep. A simple technique  for specifying value revolves around answering some key questions. Who  is the customer of  this project?  Is  there more  than one?  Is our own organization also  requiring value from this project? Is the objective and scope sufficient to solve each of the project’s cus‐tomers’ problems – so we will not have to expand or redo the project? This means we must first established the problem statement(s) for each of the customers and only then specify what we must deliver to solve that problem and create value. 

Activity vs. Productivity

Figure 7. Activity vs. Productivity

Page 10: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

Page 8   

Identify Steps in the Value Stream

Once we have defined the value from the standpoint of the end customer we must identify all the steps in the value stream ‐ the project structure of arrows, tasks and resources that create that value. To ensure each task, relationship and resource is not wasted, we can use some guid‐ing questions. Is each task and path dependency necessary to achieve the customer objective ‐ is it creating value? If a task is not creating value, is it necessary for satisfying a boundary condi‐tion of the project (i.e. may not use outside contractors on constructing competition‐sensitive operating equipment)? Does this task meet the correct exit criteria to provide the correct input for its successor task?  

Make Value Creating Steps Flow Toward Customer

As we plan the project, we need to ensure that the value creating steps flow towards the cus‐tomer‐ the deliverables that solve the customers’ problems. We should ask whether this task dependency is necessary to ensure we do it right the first time (or to minimize iteration variabil‐ity) and is it worth the time investment of waiting for the predecessor task to complete? Is the investment of this type resource (high level skill) in this task appropriate for the investment of the loss of the critical resource being tied up?  As the value stream is mapped, what we call the project network, hopefully most of the steps will be found to create value. Additional steps may be listed and not add value to the product or service. Those steps that create no value and that should be eliminated are called Muda or Waste.  

How do we decide  if we have the correct tasks and the correct dependencies between tasks? The answer can be summarized as the correct tasks and arrow dependencies are those that are necessary to deliver the project scope and support their successor tasks to enable speed and quality. Do we have all the tasks that create value? It is important in projects to not only ensure that we only have tasks and arrows that are needed to create value, but also that we have no omissions of tasks that are needed to deliver full value. 

Let Customers Pull Value from the Next Upstream Activity

In executing projects we must execute in a way that lets each task’s customer (successor task, deliverable) pull value from the previous upstream activity.  As a project schedule is followed, it must be followed to ensure task execution, arrow dependencies and resources assignments oc‐cur as planned to minimize waste and create value for the customer.  

Efforts  to  improve  the project system of systems must address  the waste  that slows  task ac‐complishment, wastes our  limited  resources’  time and  increases  the costs  in projects. Waste comes from two main areas: The first is the plan – wrong tasks, incorrect arrow dependencies, incorrect planning of resources assigned, missing tasks; and  incorrect or  incomplete customer 

Page 11: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

  Page 9 

requirements.. The second area of waste occurs during the execution of the project – the mis‐alignment  of  priorities; misuse  of  limited  resource;  and misaligned  behaviors.   We  address waste issues within the project plan during project planning and scheduling. We address waste in project execution with the alignment of the system of systems. 

What is waste in a project environment and will I know it when I see it? Dr. Taiichi Ohno identi‐fied seven categories of waste (to which an eighth category has recently been added). Many of the definitions  for  these categories are manufacturing based and not project based – yet  the categories are  very powerful  to drive out waste,  create  speed and  increase  capacity.   These categories are translated as follows. 

Categories of Waste in a Project Environment

The  first category of waste  is Overproduction.    In  the project environment,  this can  translate into starting a path or task before  it  is available to start or assigning resources to any task be‐cause you have  the  resources and not because  there  is a  task needing  that  resource or  that quantity  of  resources.  Additionally, overproduction might be  seen as do‐ing a task as part of the project, when in  fact  it  is not part of delivering  the value of the project.  

Figure  8 depicts  an  example of what was  planned  versus  how  it was  exe‐cuted.  The  organization  ends  up spending  additional  time  on  a  task, more  than was  needed  and  tying up resources  longer  for  no  additional value or speed. 

The second category of waste  is Waiting. Since productivity should be defined as how fast we complete  a  task  and  hand  it  off,  then when a task is interrupted and waits for a resource  that  is pulled away  to work on other  tasks  at  the  same  time –  the  task experiences waste  in the time  it waits or is  idle while  the  resource works another task.  This  is  often  the  case  when  a  re‐source is multi‐tasked (Figure 9).  

Figure 8. Overproduction

Figure 9. Waiting during Multi-tasking

Page 12: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

Page 10   

Another example of waiting occurs when a predecessor task completes  its work, but does not pass on that work to the successor task. The successor task experiences waste by waiting for its hand‐off. 

The third category of waste is based on the category of Transportation. Transportation waste in projects occur when a incorrect predecessor‐ successor task dependency is identified, resulting in an unnecessary delay waiting for a predecessor task to be completed for an input that is not necessary for the successor task to start. Another example  is when a review that generates a 

“looping”  back  or  re‐work  loop  is  later  in the  process  than  it should  be  –  lengthen‐ing  the  project  overall time  by  the  time  it takes  to  redo  the  ear‐lier tasks.  

The  example  shows  a medical  review  of  in‐ternal  requirements needed  to  meet  cus‐

tomer requirements for a specific drug trial occurring after the time‐intensive costing process (Figure 10). This  review  could be done early  in  the process prior  to  the more  time  intensive tasks, shortening the quantity and time investment of tasks that might need to be reworked. 

The fourth category of waste is Excess Inventory. In a project environment, excess inventory is represented by elements of too much task work  in progress, or resource/resource groups ac‐complishing  more tasks  than  the  or‐ganization  can process.  Addition‐ally,  some  projects require  too  many supplies,  unneeded files,  unnecessary copies  of  docu‐ments  or  proto‐types. Excess inven‐tory  also  occurs 

Figure 10. Transportation: Reviews in the Wrong Place

Figure 11. Excess Inventory

Page 13: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

  Page 11 

when we require more of a skilled or  limited resource than the task requires. In some project environments, the project dedicates resources to the project for its entire length.  

The example (Figure 11) demonstrates the amount of resources time dedicated to the project versus  the actual need  for  the  resource, creating an  inventory of available hours  that will be used by the project but not necessarily drive value.  

The  fifth  category of waste  is Excess Motion. Excess motion occurs  in projects when  time  is taken  on  a  task  that  is  not  inher‐ently  needed  to  accomplish  the task  to  create  value. Holding onto a  task  that  is  complete  and  con‐tinuing  to  polish  the  output  or searching  for  a  handoff  from  a predecessor task are all excess mo‐tion.  Additionally,  when  a  task  is multi‐tasked,  time  is  required  for setting  the  task  down  and/or  to picking it back up (Figure 12). 

This  time  is  all  non‐productive from  the  task’s  view  point  and therefore waste. 

The sixth category of waste is Non‐Value Added Processing. This category can include inserting excessive or redundant reviews and sign offs.  It also includes the situation where resources are required to accomplish additional tasks within the project that are not part of the project, but 

that  are  included  because the  resource  may  be  in  a similar  area  of work  (Figure 13).  

This  happens  frequently  in software  development  pro‐jects  where,  in  making  a change in a part of the oper‐ating  program  for  the  pro‐ject, the resources are asked 

to update the programming in the same part of the code for an additional need that is not asso‐ciated with creating value for the project at hand. 

Figure 12. Excess Motion: Unnecessary set up and set down of a Task

Figure 13. Non-Value Added Processing

Page 14: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

The seventh category of waste  is  Defects.    De‐fects  can  take  many forms from wrong, miss‐ing, or incomplete infor‐mation  to handing off a task that does not meet its  exit  criteria.  The  de‐fects  category  also  cap‐tures the situation when variability  isn’t  ad‐dressed  in  the  project when  it  first  occurs (Figure  14).  The  later the  variability  is  discov‐ered, the more time and task areas will have to be reworked – creating waste of time. 

The  eighth  category  of  waste  is  Underutilized  Re‐sources.  In many  project  environments,  within  the same  skill  set,  there  are  “go‐to”  people.  Everyone wants them on their tasks and in their reviews.  

In  the  example  (Figure  15),  the  load  for  the  blue skilled resource  is 100 percent, but when we  look at the load by individual practice, one is loaded 170 per‐cent, while the other is loaded only 30% and is under‐utilized. 

Pursuing Perfection

The fifth principle of Lean that Womack and Jones cite is the pursuit of perfection. Lean practi‐tioners are asked to visualize the “perfect” process. No matter how much you improve a proc‐ess to make  it  leaner, there are always ways to continue to remove waste by eliminating ef‐fort, time, space and errors.  There are six key ways to pursue perfection in projects. They are 

1.  address variability at the earliest point in the project;  

2.  plan how you desire to do the project (not the way you think will fit or have always done it); 

3.  don’t commit to a work‐around until you see if one is needed (or can check for any negative consequences of the work‐around); 

Figure 14. Defects: Not resolving Variability

Figure 15. Underutilized People

Page 12   

Page 15: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

4.  template best project practices into a PERT or Network diagram and use for all like projects; 

5.   apply project based risk management to the project prior to commencing the pro‐ject; and 

6.  monitor  ‘actual  to plan’  for what causes project cycle  time to expand or contract and reduce all sources of variation (in the right order). 

How does one reduce variation in an environment where each project and task appears to be unique? Again, one has to understand that variability takes different forms in projects. There are  four  types of variation  that can be addressed  in  the project environment: project scope variation; task variation; iteration variation; and resource to resource variation.   

One major cause of project scope variation (scope creep) is not gaining full consensus on the project scope upfront. This occurs either through not having all of the key stakeholders in the room ahead of time and/or by not pursuing the correct questions with them.   By having the correct participants specify upfront the problem(s) to be addressed by the project, the group can agree on what  really needs  to be delivered  to solve  the problems‐  the  resulting project deliverables. Additionally, with the right participation and the problem better understood, the correct scope needed is better able to be identified upfront reducing scope creep. 

Since tasks  in projects are most often unique to the type of work of the specific project and therefore  will  not  necessarily  repeat  from  project  to project, we often need to focus on understanding which tasks have the greatest potential for possible variability– the largest spread (longest tails) (Figure 16).  

Task variability refers to the difference in time between the task going pretty well (aggressive but possible) and the potential  for  things  to go wrong  (highly probable). 

The  larger  potential variations  can  be  ad‐dressed  up  front  to minimize  their  occur‐rence  by  inserting predecessor  tasks, util‐

izing different methods or preventing variability  from  flowing  to  the  task  from an upstream predecessor task.  

Iteration variability can affect the ability of a project not only to go faster, but also to be relia‐bly accomplished. In product development it may be referred to as a loop. “A project may go through  the  loop multiple  iterations –  testing,  re‐testing … analysis,  re‐analysis … query,  re‐

Figure 16. Task Variability in a Project

  Page 13 

Page 16: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

query and so on. It cycles through until we have the results the client contracted us to achieve and – or – until we know everything we need to know." (Jacob, Bergland, and Cox 2009, 89).  Iteration variability should be  identified during planning and checked to see  if  it  is a result of waste due to defects or transportation. If so, try to reduce the iteration. Quantify the impact of the repeatable variation within and across projects for a possible LSS event.  

Many  in project environments believe that there are significant differences  in time taken be‐tween skilled resources within a group – resource‐to‐resource variability.  This variability is of‐ten  reduced when each  resource  is  allowed  to  focus on  a  task without multi‐tasking.  If  re‐source to resource variability remains, capture and address appropriate resource to resource variation with mentoring provided during project execution. 

 At the end of each project completion, the team should perform an analysis of the variability identified before execution versus  for the variability actually  incurred. Categorizing the tasks by which task met or beat their more optimistic (aggressive, but possible) times allows the or‐ganization  to better establish  the  times  for planning and  for protecting against variability  in the next project. By categorizing the tasks met or exceeding the highly probable estimate of variability, analysis should be done on the impact of these more variable tasks impact that re‐quire project recovery actions. Which type of variation is hurting the project the most? From which  tasks  or  resource  types?  Analyze  those  items which  provide  opportunity  for  system wide lead time reduction by addressing the variation through LSS events. 

Leaning Traditional Project Management Traditional Project Management will need some refinements to become Lean – allowing more projects  to  reduce  their  cycle time. There are improvements already  developed  through the  TOC Project Management (TOC  PM)  methodologies. Through  TOC  PM,  the  align‐ment of the system of systems is already established. A port‐folio’s  work  is  pipelined (synchronized)  in  accordance with  capacity of  the organiza‐tion.  More  realistic,  but shorter  schedules  are  created by first planning the work as a  Figure 17. Task flow towards the customer

Page 14   

Page 17: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

more of the perfect process called Network Building. Inherent in this process is the identifica‐tion of variability. The assignment and execution of tasks based on the synchronized project’s Critical Chain schedules –allows the work of the project to  flow value towards the customer (Figure 17). Capturing actual to plan and focusing  improvement allows more effective utiliza‐tion of resources to the tasks that drive project cycle time. Through over twenty years of ap‐plying the techniques of TOC PM to different project environments, we see the value of driv‐ing out waste – faster and faster projects, less compromises and more capacity freed up. 

 

  Page 15 

Page 18: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

References Jacob, Dee, Suzan Bergland, and Jeff Cox.  2009. VELOCITY: Combining lean, six sigma and the theory of constraints to achieve breakthrough performance. New York, NY:  Free Press, a divi‐sion of Simon and Schuster, Inc. 

Ohno, Taiichi. 1988. Toyota production system: Beyond large‐scale production. New York, NY: Productivity Press. 

Saxe, John Godfrey. Blind Men and the Elephant 

Womack, James P. and Daniel T. Jones. 1996. Lean thinking. New York, NY: Free Press, a divi‐sion of Simon and Schuster, Inc. 

 

Page 16   

Page 19: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near
Page 20: Project Management in a Lean World – Translating Lean Six ... · sources, lean on time, and lean on funding! Many project managers felt that they were already asked to do the near

Who We Are Since 1986, AGI‐Goldratt Institute has enabled organizations to better align the way they operate with what they are trying to achieve – strategic bottom line results. 

AGI is the birthplace of constraint‐based techniques and solutions for business success. The Theory of Constraints  (TOC)  provides  the  system  architecture  and  the  integration  of  TOC‐Lean‐Six  Sigma (TOCLSS) provides the focused improvement process. 

Many organizations and consultants trace their roots back  to AGI not only  for TOC, but also  for how TOC integrates with other improvement methods. 

What We Do AGI provides  its clients with rapid, bottom  line results with what  it calls VELOCITY – a powerful busi‐ness approach combining speed with direction. VELOCITY consists of three pillars: TOC,  the system architecture; TOCLSS, the focused improvement process; and SDAIS, the deployment framework. 

SDAIS (Strategy‐Design‐Activate‐Improve‐Sustain) begins with creating and then executing the strate‐gic  roadmap  to ensure business processes are designed and aligned  to achieve  the  strategy. Once designed, the business processes are activated to allow the organization to operate in a stable, pre‐dictable manner with less investment and organizational churn. 

Once  stable,  focused  system  improvements  are applied  to  increase  sustainable bottom  line  results. Execution Management  tools and  transfer of knowledge enable each aspect of SDAIS and serve as the foundation for self‐sufficiency and sustainment. 

Why AGI AGI has expertise in TOC, TOCLSS, and SDAIS, with years of experience adapting each of these elements to meet the unique needs of its clients, regardless of size or industry. 

AGI excels at leading organizations through successful business transformations by providing business assessment, implementation support, execution management tools, training, and mentoring. 

We are motivated by making the complex manageable and enabling our clients’ self‐sustaining success. 

442 Orange Street  Penthouse Level, Suntec Tower Three New Haven, CT 06511  USA  8 Temask Blvd, SINGAPORE 038988 Tel: +1‐203‐624‐9026  Tel: +65‐97468450 

www.goldratt.com