Project management Dia 3 - UAP

8/9/2019 Project management Dia 3 - UAP

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Project Management

Curso de Project Management ModernoCurso de Project Management Moderno


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Curso de Project Management ModernoCurso de Project Management Moderno

Gestin de los Costos


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El Gerente del Proyectoantes y... despus


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Existen seis mtodos de

estimacin usadas en proyectos

(usualmente para duracin de

actividades) Similaridad con otras actividades

Data Histrica

Consejo de un Experto

Tcnica de Delphi

Tcnica de los tres puntos

Tcnica de Delphi - versin amplia

Gestin de los Costos


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Mtodo de Delphi para Estimar laDuracin


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Mtodo de Delphi para Estimar la

Duracin

Se usa cuando no hay consejos de expertos o

data histrica relevante

Produce muy buenos estimados

Se requiere un grupo de personas 5 o seis

Y se realizan tres corridas, eliminando en cada

una de ellas a la mas alta y a la mas bajaestimacin (25%)


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Mtodo Delphi (nueva versin amplia) - usandola Tcnica de los Tres Puntos

De la Combinacin de la tcnica de Delphi con la de

Tres Puntos surge esta nueva versin del Mtodo

Delphi (Versin amplia)

En que consiste?:

Del mismo grupo de persona,en lugar de estimar un solo

dato, estiman en cada corrida el valoroptimista,pesimistay el ms probable para la duracin de cada actividad

Se van anulando en cada corrida las estimaciones mas

altas y ms bajas, hasta llegar a la tercera de la cual se

obtiene el promedio. En este caso PONDERADO.


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Mtodo Delphi (nueva versin amplia) y laAplicacin de la Tcnica de los Tres Puntos

O: Optimista

P: Pesimista:

M: Ms probable

La duracin de una Actividad es una variable aleatoria.. Aunque sea posible repetir una mismaactividad bajo las mismas circunstancias, la duracin variar.Esta variacin puede ser finamente agrupada alrededor de un dato o estar totalmente dispersa....Teniendo para el primer caso mucho mas informacin que para el segundo caso...

Al no saber donde caer la

duracin real de unaactividadse realizanestimaciones probabilsticas:

Estas tcnicas se usan cuando no hay data histrica, pero si gente conEstas tcnicas se usan cuando no hay data histrica, pero si gente con

experienciaexperiencia


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Planeado

Estimacin de Precisin

Muchos de nosotros tenemos el hbito de

asumir que un nmero una vez escrito no

puede ser modificado, a pesar de lascircunstancias

Sin embargo en la medida que el proyecto

avanza nos volvemos ms precisos o

inteligentes y podemos estimar con mayorprecisin la duracin del proyecto (u otros

estimados realizados)


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Recursos

importante considerar que en las

operaciones...


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RECURSOS

OBJETIVOS

PLAZOSCONTROL

MANO DE OBRA(PERSONAS)MAQUINAS(ACTIVOS PRODUCTIVOS)MATERIALES

(DIRECTOS E INDIRECTOS)METODOS(SISTEMAS/PROCEDIMIENTOS)MEDIO AMBIENTE(CLIMA ORGANIZACIONAL)MENTALIDAD(CULTURA ORGANIZACIONAL)MONEDA(DINERO)

CANTIDAD

CALIDAD

COSTOS

TIEMPO OPERACIONES

(M7C3T)

Los Recursos y sus Objetivos


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MURI = Excesos, sobrantes

MUDA = Desperdicios, mermas

MURA = Desbalances, inseguridades

Cero defectosCero inventariosCero retrasosCero papeles

Cero averasCero sorpresasCero desprecio

SEIRI = NecesariosSELTON = Orden

SELSON= Limpieza

SHUKAN = HbitosSHITSUKE = DisciplinaSEIKETSU = Mantenimiento

ENEMIGOS

EXIGENCIAS ALIADOS

Los Enemigos, las Exigencias y

los Aliados de los Recursos


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Pues en Proyectos Los Recursos

ms usados son..


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Estimacin de los dems RecursosLas Tcnicas usadas en para estimar la Duracin de las actividades pueden usarse para estimar losdems Recursos necesarios para el proyecto Para este punto es importante basarse en la Informacin Histrica (archivos de otros proyectos)yen la experiencia..

GenteGente

AmbientesAmbientes

EquiposEquipos

DineroDinero

MaterialesMateriales

Quienes realizan el trabajo. Es el Recurso msdifcil de programar

Lugar donde se lleva a cabo el Proyecto(salones,auditorios, salas de reuniones).Verificar tipo de lugar requerido y cuando serrequerido (disponibilidad)

Similar a los Ambientes, es necesario definirqu tipo de equipo y cuando ser necesario

En este caso se detalla el Dinero necesariopara los Gastos propios del proyecto, comoviajes hospedajes, alimentacin y materiales.(usualmente se asigna una cuenta contable odinero a rendir cuenta)Todo aquello requerido parala fabricacin delproducto (partes) y otros entregables fsicos,

que forman parte del trabajo del Proyecto.


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Estimacin de los dems Recursos (cont.)

Las Personas, es el Recurso ms difcil de programarpues se tiene que especificar el Tipo de Habilidadesnecesarias, Cundo sern requeridos y Cuntos(cantidad).

Se recomienda no asignar a las persona con nombre

propio (individualizar), pues es all donde empiezanlos problemas.

GenteGente

...Existen pocas herramientas que nosayuden a la Asignacin de Recursos ...


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Para Determinar el Tipo deHabilidades Usar la Matriz de

Inventario de Habilidades (cont.)Es necesario realizar una Matriz de Inventario deHabilidades: De lo que se REQUIERE vs. lo que HAY

Inventario de la Demanda de

Habilidades necesitadas por las Tareas asociadas a Actividades

Inventario de la Demanda de

Habilidades necesitadas por las Tareas asociadas a Actividades

Inventario de la Oferta deHabilidades Actuales del Staff ProfesionalInventario de la Oferta deHabilidades Actuales del Staff Profesional


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Matriz para Inventariar las

Habilidades (cont.)

Staff Cant.

Ing. Sistemas 1

Experiencia en

proyectos similaresCap. Anlisis

Ing. Industrial 1Poca Experiencia en

proyectosComun icac in Conoc.Lega les

Ing. Mecnico 1Conocimiento del

Sector

Tc. Programador 1 Buena Experiencia

Secretaria 1 Buena Redaccin Dominio de Office

Habilidades

+

ActividadesCant.

(aprox.)

Presentacin del Proyecto 2 ComunicacinExperiencia

Proyectos Similares Conocimiento Sector

Elaboracin de Propuesta 2Experiencia en

proyectos similares

Capacidad

RedaccinConocimiento Sector

Elaboracin del Contrato 2Experiencia en

proyectos similares

Conocimientos

Legales

Definicin del Alcance 2Experiencia en

proyectos similares

Conocimiento del

Sector

Elaboracin de la WBS 3Experiencia en

proyectos similares

Capacidad de

Anlisis

Conocimiento del

Sector

Determinacin de tareas 2Experiencia en

proyectos similares

Asi gnac ion de responsabl es 2Experiencia en

proyectos similares

Habilidades


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Matriz para Inventariar las

Habilidades (cont.)Proyecto Desarrollo de Sistemas para Empresa Metal Mecninca

Presentacin

del Proyecto

Elaboracin de

Propuesta

Elaboracin del

Contrato

Definicin del

Alcance

Elaboracin de

la WBS

Determinacin

de tareas

Asignacion de

responsables

Ing. Sistemas x x x x x x x

Ing. Industrial x x

Ing. Mecnico x x x x

Tc. Programador

Secretaria x

Staff

Actividades


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Estructura de Descomposicin de losRecursos (cont.)

(Resource Breakdown Structure)Usada no solo para estimar recursos, sino tambin costos(presupuestos de recursos humanos)


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Ejercicio Prctico

Determina los Recursos que son

necesarios para tu proyecto,

partiendo de tu WBS


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Estimando Costos (cont.)

Cuando realizas un estimado, es importante recordar que Los Costos Estimadosson slo eso, Estimados Cuando Estimamos, estamos pronosticando el futuro, y

por ello estaremos frente a mucha incertidumbre Debido a ello, muchosProyectos terminan por encima de lo presupuestado An asi al Estimador masexperto puede equivocarse...

Se recomienda:

Tener informacin de referenciapara estimar costos

Otra buena prctica es invitar aun experto en el tema


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Los Estimados tiene una probabilidad de ocurrencia ycon ello una desviacin Por ello es importantemencionar a nuestros sponsors o clientes que elEstimado puede ir hacia arriba o hacia abajo,dependiendo del tipo de estimado que sea...

Los Estimados tiene una probabilidad de ocurrencia ycon ello una desviacin Por ello es importantemencionar a nuestros sponsors o clientes que elEstimado puede ir hacia arriba o hacia abajo,dependiendo del tipo de estimado que sea...

1. Orden de Magnitud

2. Presupuesto

3. DefinitivoLos Tipo de Estimaciones

que se realizan son tres


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Usado al principio del proceso.Pocos Datos para Estimar25% por arriba y 75% por debajo

Usado al principio del proceso.Pocos Datos para Estimar25% por arriba y 75% por debajo

1. Orden de Magnitud

2. Presupuesto

3. Definitivo

Generado durante el proc. planeacin proyectoMayor detalle del trabajo a realizarse10% por arriba y 25% por debajo

Generado durante el proc. planeacin proyectoMayor detalle del trabajo a realizarse10% por arriba y 25% por debajo

Durante la ejecucin del proyecto, nueva informacinayuda a mejorar el estimado de planeacin.Este Estimado es el usado para el resto del proyecto5% por arriba y 10%% por debajo

Durante la ejecucin del proyecto, nueva informacinayuda a mejorar el estimado de planeacin.Este Estimado es el usado para el resto del proyecto5% por arriba y 10%% por debajo

Los Tipo de Estimacionesque se realizan son tres


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Control del Costo (cont.)

EL Gerente del Proyecto debe considerar dos

aspectos al controlar los costos:

Cun seguido se necesitan los

Reportes de Costos. Si bien tenerla informacin a tiempo real, suenabien. En la prctica esto es muycostoso y extenuante. Serecomienda revisarlos cada semana,si pasa mas de una semana, sera

quizs demasiado tarde para tomaruna accin.

Cmo se revisa la informacin.El estimado final del costo vs. Lo

real, indicar si se necesita tomaralguna accin

Cundo Tomaruna Accin?

10%mx.permitido


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Recomendaciones para la Reunin:

No demorar en establecer el estimado deDuracin Estas un 70% seguro que tu

estimado est en un 80% correcto?.. Si es as,

sigamos

Gastar mas tiempo en establecer las Fechas de

Fin

Si no hay serias objeciones al Estimado, seguir

adelante y Ahorrar Esfuerzo en Discutir...

Usando las Reuniones de Grupo(JPP Sesions)

De la Estimacin de Duracin durante la Reunin


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Determinando los Recursos Requeridos:

Invitar a la Reunin al Representante del Area o

Departamento de Recursos Humanos

Realizar una Lista de los Recursos Requeridos

Una vez que el Cronograma Inicial del Proyecto est

hecho, entonces recin se inicia la revisin de la

disponibilidad de Recursos para modificar el Cronograma

Usando las Reuniones de Grupo (cont.)

(JPP Sesions)...Luego de Desarrollar la WBS y Estimar la Duracin de

Actividades, se contina con la Estimacin de los RecursosRequeridos...


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(JPP Sesions)

Proyecto: Consultora a Empresa Minera

Posicin o Nivel de Habilidades

Gerente de Proyecto 1 Preparar propuesta y revisarla, Supervisar el proyecto y el personal

Jefe de Proyecto 1 Responsable de la ejecucin, supervisar equipo asignado

Consultor 1 Preparar Actas de Reunin y documentos de trabajo, Levantamiento informacin

Relacin de Equipo de Trabajo

- Ing. Mecnico 3 Levantar inf ormacin, Sugerir Solucin de problemas y mejoras

- Ing. Industrial 2 Levantar inf ormacin, Sugerir Solucin de problemas y mejoras

- Ing. Gelogo 3 Levantar inf ormacin, Sugerir Solucin de problemas y mejoras

- Ing. Metalrgico 1 Levantar inf ormacin, Sugerir Solucin de problemas y mejoras

- Ing. Qumico 1 Levantar inf ormacin, Sugerir Solucin de problemas y mejoras

- Tnico Mecnico 4 Desarrollar trabajo asignado

- Contador 1 Asignar Partidas Presupuestales, y manejo de Caja Chica

- Psicolga 1 Evaluacin de personal, Velar por asuntos legales - personal

- Secretaria 2 Apoyo de oficina a Equipo d eTrabajo, Entrega de Materiales

Comentarios

Proyecto: Consultora a Empresa MineraNo indicar

Nombres

Lista de los Recursos Requeridos para el Proyecto


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P r o y e c t o : C o n s u l to r a a E m p r e s a M i n e r a

P o s i c i n o N i v e l d e H a b i l i d a d e s

G e re nte d e P ro ye c to 1 Pr epa r a r p r opues ta y r ev is a r la , Supe r v is a r e l p r oy ec to y e l pe r s

J e fe d e P ro ye c to 1 R es pons ab le de la e jec uc in , s upe r v is a r equ ipo as ignado

C o ns u lto r 1 Pr epa r a r Ac tas de R eun in y doc umen tos de t r aba jo , Lev an ta

R e l a c i n d e E q u i p o d e T r a b a j o

- Ing . M e c n ic o 3 Lev an ta r in fo r mac in , Suge r i r So luc in de p r ob lemas y me jo r as

- Ing . Ind us tria l 2 Lev an ta r in fo r mac in , Suge r i r So luc in de p r ob lemas y me jo r as

- Ing . G e lo g o 3 Lev an ta r in fo r mac in , Suge r i r So luc in de p r ob lemas y me jo r as

- Ing . M e ta lrg ic o 1 Lev an ta r in fo r mac in , Suge r i r So luc in de p r ob lemas y me jo r as

- Ing . Q um ic o 1 Lev an ta r in fo r mac in , Suge r i r So luc in de p r ob lemas y me jo r as

- T n ic o M e c n ic o 4 D es a r r o l la r t r aba jo as ignado

- C o nta d o r 1 As igna r Pa r t idas Pr es upues ta les , y man e jo de C a ja C h ic a

- P s ic o l g a 1 Ev a luac in de pe r s ona l , Ve la r po r as un tos lega les - pe r s ona l

- S e c re ta ria 2 Apoy o de o f i c ina a Equ ipo d eTr aba jo , En t r ega de Ma te r ia les

C o m e n t a r i o s

P r o y e c t o : C o n s u l to r a a E m p r e s a M iN o i n d i c a r

N o m b r e s

L i s ta d e l o s R e c u r s o s R e q u e r i d o s p a r a e l P r o y


(JPP Sesions)

Determinando el Costo

El Equipo debe tener Acceso a una Tabla de

Costos Estndares de los Recursos

Esta Tabla debe indicar todos los recursos

requeridos, su medida unitaria y el costo de

recursos por unidad, pudiendo determinar el

Costo Total del Proyecto

Finalmente se podr asignar estos Costos a la

WBS, para tener una WBS desagregada y

detallada Pudiendo determinar el Costo de

cada actividad y el Costo Total del Proyecto


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FINFIN

Muchas GraciasMuchas Gracias

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