Project Cost Management

Project Cost Management

Incluye la PLANIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, PRESUPUESTO y

CONTROL del Coste para que el proyecto termine dentro del

presupuesto

Project Cost Management SE CENTRA primeramente en el

COSTE DE LOS RECURSOS. Posteriormente en el COSTE DE

LAS DECISIONES del proyecto y teniendo en cuenta el futuro

COSTE DEL MANTENIMIENTO del producto, servicio o resultado

Tipos de Costes

Coste VARIABLE

Cualquier coste que varia dependiendo de la carga de

trabajo o como resultado de la producción (Ej: coste del

material)

Coste FIJO

Cualquier coste que se mantiene fijo independientemente de

la carga de trabajo o de la producción (Ej: coste alquiler ,

herramientas)

Coste DIRECTO

El coste que es directamente atribuible al trabajo en el

proyecto (coste de desplazamientos, dietas, materiales)

Coste INDIRECTO

Sobre tiempo o costes incurridos para obtener beneficios en

más de un proyecto (ejemplo: impuestos, extended benefits)

Rango Estándar de magnitud

en estimaciones

Rangos Estándar de Magnitud en estimaciones:

• Rough Order of Magnitude (ROM) estimate: -25% to

+75 %

• Budget Estimate: -10% to +25%

• Definitive Estimate: +/- 10%

Present Value y Net Present

Value

• Present Value = Valor actual

• Net Present Value= Valor actual - coste

• Cost- Benefit Analysis:

• BCR= Es positivo si es mayor que uno (indica que los

beneficios son mayores que los costes)

• Opportunity Cost= Coste de la oportunidad, si

seleccionad entre dos proyectos, el coste de oportunidad

equivale a lo que has dejado de ganar por no elegir el otro

proyecto (PV o NPV de ese proyecto)

• IRR (Internal Rate Return) = A más grande sea mejor

Project Cost Management

Algunas de las tendencias de los procesos de gestión del coste

en la actualidad:

Expansión del sistema EVM (Earned Value Management) para incluir

el concepto de ES (Earned Schedule)

Siguiendo el concepto de Earned Schedule, la Schedule Variance

sería ES (Earned Schedule) – AT (Actual Time)

La teoría del ES (Earned Schedule) incluye nuevas fórmulas para el

forecast del proyecto, utilizando los valores de ES y AT.

Tendencias y Prácticas Emergentes

Project Cost Management

Cada proyecto es único y el PM debe adaptar los procesos y

herramientas a aplicar según las necesidades concretas del

momento. Debemos considerar:

Gestión del conocimiento

Sistemas de Estimación y gestión del presupuesto

Earned Value Management (EVM)

Uso de enfoques ágiles/adaptativos

Soporte tecnológico (herramientas para la planificación y gestión del

coste)

Tailoring o “traje a medida”

Project Cost Management

En entornos ágiles se utilizan ciclos de trabajo cortos

(iteraciones), se revisan y se adaptan en caso de necesidad.

En este tipo de entornos adaptativos con alto grado de incerteza

en los cuáles muchas veces el scope no está del todo definido,

no tiene sentido realizar cálculos de costes muy detallados,

siendo recomendable trabajar con rangos de estimación y

forecasts a alto nivel.

Consideraciones para Entornos Ágiles/Adaptativos

Plan Cost Management

Plan Cost Management

Inputs:

• Project Management Plan

• Project Charter

• Enterprise Environmental Factors

• Organitzational Process Assets

Tools and Techniques:

• Expert Judgment

• Data Analysis

• Meetings

Outputs:

• Cost Management Plan

Project Cost Management

El Cost Management Plan puede establecer:

• Nivel de Precisión Level of accuracy

• Unidades de medida Units of measure

• Enlaces a procedimientos organizacionales

Organizational procedures links

• Umbral de control Control thresholds

• Reglas de Valor ganado Rules of performance

measurement (EVM - rules)

• Formatos de Reporte Reporting formats

• Descripción de procesos Process descriptions

Estimate Costs

Estimate Costs

Desarrollar una APROXIMACIÓN de los COSTES de los

recursos necesarios (mano de obra, materiales, oficinas, etc)

para completar cada actividad programada

¡Variaciones y RIESGOS considerados!

¿Que implica la estimación de costes?

Sobre las Estimaciones

Guía para hacer estimaciones

1. Basarnos en la WBS.

2. Hechas por la persona que va

a realizar el trabajo (si es

posible)

3. Las baselines no cambian sin

cambios aprobados

4. Los cambios se aprueban en

el “Integrated Change Control”

5. Las estimaciones son más

precisas cuanto más

pequeñas son las actividades

6. No usaremos colchones

7. Revisaremos las estimaciones y

las ajustaremos a lo largo del

proyecto

8. El PM está continuamente

revisando las estimaciones para

comprobar que cumplimos con

las Baselines

9. Los planes se revisarán tanto

como sea necesario durante la

fase de ejecución.

10. Manejar las estimaciones

correctamente, y en el momento

de su recepción.

Estimate Costs

Inputs

• Cost Management Plan

• Quality Management Plan

• Scope Baseline

• Scope Statement

• Suministra información importante acerca de los

requerimientos del proyecto.

• Incluye restricciones (límite del presupuesto del

proyecto, requerimiento de fechas de entrega,

disponibilidad de recursos cualificados) y supuestos.

• Determina la lista de entregables y criterio de

aceptación para el proyecto y sus productos, servicios

o resultados.

Work Breakdown Structure

WBS Dictionary

Estimate Costs

Inputs

• Project Documents

• Organizational Process Assets

• Enterprise Environmental Factors

• Condiciones del Mercado

• Información comercial publicada

Estimate Costs

Herramientas y Técnicas

Expert Judgment

Analogous Estimating

• Scope, Cost, Budget, Duration, de proyectos previos y similares es usado como la base de estimación de los costes del proyecto actual

• Usado cuando tenemos poca información detallada

• Basado sobre el criterio del experto, menos costoso pero también menos preciso

Estimate Costs

Herramientas y Técnicas

• Bottom-up Estimating

Estimación de costes individuales de los paquetes de trabajo (WP’s) o actividades programadas

Costes detallados son atribuidos a alto nivel para el reporte (Control Account)

Necesaria una WBS precisa para poder llevarlo a cabo

• Parametric Estimating

Uso de relaciones estadísticas entre datos históricos y otras variables para estimar los costes

Técnica de precisión dependiendo de la dosificación y cantidad de recursos y datos de costes construidos dentro del modelo

Estimate Costs

Herramientas y Técnicas

Three Point Estimates

Cálculo PERT (Program Evaluation and Review

Tehcnique) que obtiene una media ponderada

basada en estimaciones CM (más probable) CO

(optimista) CP (pesimista) para definir un rango

aproximado en el coste de cada actividad

Mayor precisión que la estimación basada en

una única estimación para cada actividad (One

Point Estimates) ya que considera la

incertidumbre y el riesgo

Estimate Costs

Herramientas y Tecnicas

• Reserve Analysis

La estimación de costes puede contener Reservas de Contingencia (Cost contingency reserves o Contingencyallowances) para incorpar la incertidumbre en la estimación del coste, aportando mayor precisión

La reserva de contingencia puede ser un valor fijo, un porcentaje del coste estimado, calculado con métodos de análisis cuantitativo

La reserva de contingencia será actualizada (utilizada, reducida, eliminada) a medida que se dispone de información más detallada del proyecto

Las Reservas de contingencia son usadas a discreción del Project Manager para negociar con eventos anticipados pero no certeros (desconocidos conocidos, “known unknowns”)

Estimate Costs

Herramientas y Técnicas

• Project Management Information System (PMIS)

• Cost of Quality

• Asunciones sobre el coste de calidad para estimar el

coste de la actividad

• Decision Making (Voting)

Estimate Costs

Outputs

• Cost Estimates

• Valoración cuantitativa de costes probables de los recursosrequeridos para completar todas las actividades del proyecto

• Basis of Estimates

• Documentación de apoyo que explica las bases sobre lascuales se han realizado las estimaciones de costes de lasactividades del proyecto (asunciones, restricciones, rangos, nivel de precisión de la estimación, etc.)

• Project Document Updates

• Risk register (y otros)

Determine Budget

Determine Budget

Obtener el conjunto de estimaciones de coste de las actividades programadas individuales o WP’s para lograr una baseline de costes que permita controlar el desarrollo del proyecto

El “Budget” del proyecto constituye los fondos autorizados para la ejecución del mismo

Consiste en AGREGAR LAS ESTIMACIONES de costes de cada paquete de trabajo

Posteriormente se agregarán las RESERVAS DE CONTINGENCIA, provenientes de un análisis detallado de Riesgo

¿Que implica determinar el presupuesto?

Determine Budget

Cost Aggregation:

Determine Budget

Inputs:

• Cost Management Plan

• Scope Baselines

• Resource Management Plan

• Project Documents

• Business Documents

• Agreements

• Enterpirse Environmental Factors

• Organitzational Process Assets

Determine Budget

Herramientas y Técnicas

• Cost Aggregation

A nivel de WP, sumatorio de las estimaciones cada

actividad del WP

• Data Analysis: Reserve Analysis

Reservas de Gestión (Management Reserves) son

presupuestos reservados para cambios no planeados en el

alcance y coste del proyecto (“unknown unknowns”)

planteadas dentro del Budget del Proyecto

Reservas de Contingencia: reservas para potenciales

cambios planificados (“known-unknowns”), generados por

la identificación de un riesgo (risk register) y contenidas

dentro de la Cost Baseline

Determine Budget

Herramientas y Técnicas (Cont.)

• Expert Judgment

• Financing

• Historical Relationships (Parametric Estimates / Analogous

Estimates)

Características del proyecto (parámetros) que resulten en

un modelo matemático que permita predecir el coste total

del proyecto

• Funding Limit Reconciliation

El desembolso de fondos del proyecto se debe reconciliar

con las posibles limitaciones para la ejecución del dichos

fondos, por ejemplo se podría dar el caso que en un

momento concreto la empresa no tenga capacidad para

ejecutar ciertos fondos y algunas tareas tengan que

posponerse hasta que se posible realizar la inversión.

Determine Budget

Outputs

• Cost baseline

Presupuesto de tiempo-Fase usado como una base contra la cual se mide, observa y controla todo la realización de costes en el proyecto.

• Project Funding Requirements

Los presupuestos son obtenidos desde la baseline de costes y pueden ser establecidos para ser excedidos, normalmente con un margen, permitiendo progresos anticipados o costes excedidos

• Project Document Updates (Risk register, costestimates, project schedule, etc.)

Control Costs

Control Costs

Proceso de monitorización del estado del proyecto,

actualización del presupuesto y gestión de los cambios en

la línea base de costes

OBJETIVO: Buscar las CAUSAS positivas o negativas de

la VARIANZA de COSTES y foma parte del Integrated

Change Control

Control Costs

¿Qué incluye el Control de Costes?

▪ Actuar en los factores causantes cambios en la línea base de

costes

▪ Asegurar que todas las peticiones de cambio son tratadas a

tiempo

▪ Gestionar los cambios a medida que estos suceden

▪ Asegurar que los costes incurridos (parciales, totales) no

exceden los fondos autorizados

▪ Monitorizar la evolución de los costes para detectar y entender

las variaciones (baseline)

▪ Actuar para hacer que las desviaciones de coste (cost

overruns) no superen los límites aceptables

Control Costs

Inputs

• Project Management Plan

• Cost Performance Baseline

• Cost Management Plan

• Project Funding Requirements

• Project Documents

• Work Performance Data

• Organizational Process Assets

• Políticas, procedimientos y guías sobre control de costes

• Herramientas para el control de costes

• Métodos de monitorización y reporte

Control Costs

Herramientas y Técnicas

• Data Analysis:

• Earned Value Analysis (EVA)

• Integra medidas de Alcance, Coste y Tiempo para facilitar la evaluación del progreso del proyecto. EVA desarrolla y monitoriza las tres dimensiones para WP o cuenta de control:

Planned value (PV): Coste presupuestado para el trabajo programado a ser completado hasta un punto en el tiempo determinado

Earned value (EV): Valor del trabajo completado durante un periodo de tiempo determinado (%Completado x BAC)

Actual cost (AC): Coste Total incurrido en trabajo alcanzado durante un periodo de tiempo determinado (costes directos o todos los costes incluyendo costes indirectos)

Budget At Completion (BAC): Sumatorio de todos los valores presupuestados establecidos por el trabajo a ser realizado

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Control Costs

Herramientas y Técnicas

Earned Value Analysis (cont)

• EVA también monitoriza las variaciones con respecto a la línea base

aprobada:

Cost Variance (CV): CV = EV – AC. Cuando el proyecto termina

es la diferencia entre BAC y el monto actual gastado.

Negativo= Over Budget Positivo= Under Budget

Schedule Variance (SV): SV = EV – PV. Cuando el proyecto

termina este será cero desde que todos ls valores planeados

serán ganados

Negativo = Behind Schedule Positivo= Ahead of Schedule

Cost Performance Index (CPI): CPI = EV / AC.

Máyor que uno positivo, menor que uno negativo

Schedule Performance Index (SPI): SPI = EV / PV.

Mayor que uno positive, menor que uno negativo

Control Costs

Herramientas y Técnicas

Forecasting

• Hacer estimaciones o predicciones basados en

información y conocimientos disponibles al

momento de la previsión

• Información del trabajo realizado es acerca de

proyectos pasados ejecutados y cualquier

información que pueda impactar en el futuro

• Ayuda valorar el costo o cantidad de trabajo a

completar en las actividades programadas, la cual

es Estimate at Completition (EAC)

• Ayuda a determinar la estimación del trabajo

restante para una actividad programda, la cual es

Estimate to Complete (ETC)

Control Costs

CV = EV – AC

SV = EV – PV

CPI = EV/AC

SPI = EV/PV

EAC = BAC/CPI (variación que permanecerá)

EAC = AC + ETC (estimación incorrecta o con fallos)

EAC = AC + (BAC – EV) (variación que no volverá a ocurrir)

EAC = AC+ (BAC –EV)/(CPI·SPI) (por encima del presupuesto + Deadline)

ETC = EAC – AC

VAC = BAC - EAC

EAC

PV

AC

BAC

ETC

Hoy

Control Costs

Herramientas y Técnicas

• To-Complete Performance Index (TCPI)

• TCPI calcula mediante proyección del coste del trabajo

pendiente para alcanzar un determinado objetivo de

gestión (ej. BAC, EAC)

• TCPI Based on BAC: (BAC-EV) / (BAC-AC)

• TCPI Based on EAC: (BAC-EV) / (EAC-AC)

Control Costs

Herramientas y Técnicas (Cont.)

• Project Performance Reviews

• Variance Analysis

• CV y CPI para evaluar la magnitud de variación

respecto a la línea base de costes original

• Project Management Information System (PMIS)

• Reserve Analysis

Control Costs

Outputs

• Work Performance information

• Cost Forecasts (EAC calculado y comunicado a los

stakeholders)

• Organizational Process Assets Updates

• Causas de las desviaciones

• Acciones correctivas elegidas y motivos de su

elección

• Lecciones aprendidas sobre control de costes del

proyecto

• Change Requests

• Project Management Plan updates

• Project Document Updates (estimaciones y sus

bases)