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Programa de Gestión Documental

Código: Código: SG-110-PG-136

Versión: 2

Proceso: Administración Documental Vigencia: 04/11/2015

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS

FECHA DE APROBACIÓN

04/11/2015

INSTANCIA DE APROBACIÓN

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

AUTORIDAD ARCHIVÍSTICA

Secretaría General

RESPONSABLES ELABORACIÓN

Técnico Operativo – Líder Del Proceso de Administración Documental

Profesional Especializado – Oficina Asesora de Planeación

FECHA DE PUBLICACION

04/11/2015



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1. ASPECTOS GENERALES 1.1. INTRODUCCION Teniendo en cuenta la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación y las demás Entidades reguladoras a nivel nacional, y en especial dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, el Decreto 2609 de 2012 y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, relacionados con la elaboración del Programa de Gestión Documental, el Instituto Nacional para Ciegos – INCI, implementara el presente documento, el cual pretende regular y estandarizar todo lo relacionado con la gestión y producción documental de la Entidad, a través de aplicación de paramentos que permitan controlar y salvaguardar la documentación correctamente durante las fases de Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final.

Cabe resaltar que la gestión documental, es la base para el cumplimento de las metas y objetivos instituciones planeados, por este motivo la entidad tiene integrado en su Sistema de Gestión de Calidad un proceso denominado Administración Documental, dentro del cual se establecen los lineamientos a seguir para el manejo correcto de los archivos.

1.2. ALCANCE

Con la elaboración del Programa de Gestión Documental – PGD, se pretende regular, mejorar y estandarizar la gestión documental del Instituto Nacional para Ciegos, teniendo en cuenta los principios que rigen las Entidades públicas en materia de documentación y archivo, buscando minimizar los riesgos asociados al mismo.

1.3. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental del Instituto Nacional para Ciegos – INCI, está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas, que participara activamente en la implementación y ejecución.



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1.4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL – PGD

1.4.1. REQUERIMIENTOS NORMATIVOS

Con base a la normatividad que rige a las entidades públicas, emitida por el Archivo General de la Nación y por el gobierno nacional en general, relacionada con los archivos y la Gestión documental, se elaboró el Programa de Gestión Documental, con el fin de contribuir directamente a realizar un control y seguimiento a los procesos, actividades y demás acciones relacionadas con la administración de los archivos de las institución. (Ver Anexo Referentes Normativos.

1.4.2. REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

Para la elaboración, ejecución, seguimiento y control del PGD, se requiere de la participación activa de la Oficina Asesora de Planeación y la Secretaría General como instancia responsable, del líder del proceso de Administración Documental.

Las decisiones relacionadas con la Gestión Documental serán avaladas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

a) ELABORACION Y REVISIÓN PRELIMINAR PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

La Secretaria General del Instituto Nacional para Ciegos – INCI, designo como responsables de la elaboración del Programa de Gestión Documental, a los siguientes funcionarios:

DEPENDENCIA / PROCESO

FUNCIONARIO RESPONSABLE

CARGO ACTIVIDAD A REALIZAR

Secretaria General Darío Javier Montañez Secretario General Revisión Secretaria General –

Grupo Administrativo y Financiero

Gladys Mireya Pardo Morales

Coordinadora Grupo

Administrativo y Financiero

Revisión

Secretaria General – Grupo Administrativo y

Financiero

Luz Hedy Ortiz Torres Técnico Operativo – Administración

Documental

Elaboración

b) REVISION Y APROBACION DEFINITIVA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL



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Para la revisión y aprobación definitiva del Programa de Gestión Documental se requiere de la participación de los responsables del proceso de Administración Documental y de los miembros del Comité de Desarrollo Administrativo, los cuales son:

Responsables Proceso Administración Documental

DEPENDENCIA Y/ O PROCESO

FUNCIONARIO RESPONSABLE CARGO ACTIVIDAD A

REALIZAR Secretaria General Darío Javier Montañez Secretario General Revisión


Financiero


Coordinadora Grupo

Administrativo y Financiero

Revisión


Financiero Luz Hedy Ortiz Torres

Técnico Operativo – Administración

Documental

Elaboración

Comité de Desarrollo Administrativo

DEPENDENCIA Y/ O PROCESO NOMBRE CARGO

Dirección General Carlos Parra Dussan Director General Secretaría General Darío Javier Montañez Secretario General Oficina Asesora de

Planeación Pacifico Ernesto Barrera

Nuban Jefe Oficina Asesora de Planeación

Oficina Asesora Jurídica Fernando Santoyo Jefe Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Comunicaciones Valentina Ortiz Parra Asesora de Comunicaciones

c) RESPONSABILIDAD EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Cada una de las áreas participaran y serán responsables de la adecuada ejecución del Programa de Gestión Documental, esto a través de la debida aplicación de los procesos, lineamientos y técnicas de archivo y con el apoyo al cumplimiento a los programas que conforman el PGD.

La ejecución del PGD, estará a cargo de la Secretaria General con el apoyo de las áreas a través de la conformación de brigadas de las brigadas de apoyo para la organización y depuración de archivos.



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Responsables de la Implementación y ejecución del PGD.

- Dirección General.

o Oficina Asesora de Comunicaciones.

o Oficina Asesora Jurídica

o Control Interno

- Secretaria General

o Gestión Humana y Servicio al Ciudadano

§ Gestión Humana

§ Servicio al Ciudadano

o Grupo Administrativo y Financiero

§ Administración Documental

- Subdirección Técnica

1.4.3. REQUERIMIENTOS ECONOMICOS

Para la ejecución del Programa de Gestión Documental, se requiere de un presupuesto anual que contribuya directamente a la debida ejecución del mismo y a financiar cada uno de los

DirectorDirectorDirector

Subdirección TécnicaSubdirección Técnica Secretaría General Secretaría General

Oficina Asesora Jurídica

Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora

de Planeación Oficina Asesora de Planeación



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ítems y actividades que se encuentran dentro del cronograma, los cuales quedaron establecidos a corto, mediano y largo plazo, durante cada vigencia, este presupuesto anual quedara reflejado dentro del Plan de Adquisiciones y en los rubros presupuestales de gastos funcionamiento y de inversión.

Requerimientos Económicos a Corto, Mediano y Largo Plazo

Actividad, Proceso y/o Programa Periodo de Ejecución Observaciones

Apoyo a la ejecución del Programa de Gestión Documental Corto Plazo

Destinar una partida presupuestal para el 2016, con el fin de apoyar la ejecución del PGD, teniendo en cuenta el diagnóstico elaborado y el estudio para la implementación del Microcentro de reprografía.

Programa De Normalización de Formas Y Formularios Electrónicos Mediano Plazo

Requerimientos Económicos Para la implementación del programa, se deberá evaluar si se requiere de la intervención o contratación de una empresa de elabore los formularios electrónicos o si el grupo de ingenieros que hace parte de la Oficina Asesora de Planeación puede elaborarlos. Una vez definido esto se podrá determinar el presupuesto.

Programa De Archivos Descentralizados

Largo Plazo

Se requiere realizar el estudio económico para poder determinar los recursos necesarios para llevar a cabo este programa. Para la vigencia 2015 no se programaron recursos.

Programa Mejoramiento Estado De Conservación De Los Archivos

Corto, Mediano y Largo Plazo

Se debe incluir dentro del presupuesto, una partida presupuestal para cada



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Actividad, Proceso y/o Programa Periodo de Ejecución Observaciones

vigencia, para la ejecución de este programa.

Elaboración Tablas de Valoración Documental

Mediano Plazo

Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental y la elaboración de Tablas de Valoración Documental de acuerdo a la normatividad y lineamientos del Archivo General de la Nación.

Elaborar el Plan Institucional de Archivos PINAR

Mediano Plazo

Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental.

Nota: Anualmente se deberán dejar recursos para invertir en la implementación del Programa de Gestión Documental de la Entidad

1.4.4. REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS.

La oficina Asesora de Planeación, será la responsable de proveer la infraestructura tecnología adecuada y necesaria para la ejecución del Programa de Gestión Documental y de proveer el soporte técnico requerido para el buen funcionamiento de los sistemas, redes y equipos utilizados para la gestión documental, adicionalmente la Secretaria General junto con la Oficina Asesora de Planeación, tiene programado y asignado un presupuesto para la compra de



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equipos, para la digitalización de documentos y mejoraras a Sistema de Gestión Documental institucional

Para la ejecución del PGD, se cuenta con los siguientes recursos tecnológicos.

- Equipos de cómputo.

- Scanners.

- Software de Gestión Documental (Orfeo).

1.4.5. GESTION DEL CAMBIO. Tenido en cuenta, los ajustes realizados al Programa de Gestión Documental y las modificaciones que se realizaran a los demás procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos del proceso de Administración Documental, y dando cumplimento a la normatividad archivística, se promoverá con el apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, la socialización del Programa de Gestión Documental y adicional a esto se promoverán las actividades necesarias con el fin de generar cultura entre los funcionarios en el tema de gestión documental y se generara un ambiente propicio mitigando la resistencia al cambio entre los funcionarios.

Lo anterior se realizara a través de la integración de los funcionarios y las dependencias en general para que participen activamente en la implementación, seguimiento y control del Programa de Gestión Documental

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta el Decreto 2609 de 2012, los procesos de gestión documental son planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de



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documentos, preservación a largo plazo, estos procesos deberán ser siempre lineales e interactuar conjuntamente, adicional a esto deberán estar orientados a la eficiencia, eficacia, transparencia, interoperabilidad, servicio al ciudadano entre otros, a continuación se hace una descripción de los procesos de gestión documental, junto con las actividades a desarrollar y el tipo de requisito:

a) PLANEACION ESTRATEGICA TIPO DE

REQUISITO ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X

ACTIVIDADES A DESARROLLAR RESPONSABLE TIEMPO DE EJECUCION

CORTO MEDIANO LARGO PLAZO

Elaborar el Programa de Gestión Documental, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Decreto 2609 de 2012 y al Manual de Implementación de un PGD.

Secretaria General X

Revisar, aprobar, publicar y realizar seguimiento al PGD.

Secretaria General X X X

Elaborar el Plan Institucional de Archivos PINAR Secretaria General X

Revisar, aprobar, publicar y realizar seguimiento al Plan Institucional de Archivos PINAR

Secretaria General X X

Revisar y actualizar la Política de Gestión Documental

Secretaria General X

Crear y actualizar los procedimientos de Administración Documental


b) PLANEACION TIPO DE




Elaborar y actualizar el registro de activos de información.

Oficina Asesora de Planeación

X X X

Elaborar el índice de información Clasificada y Reservada

Oficina Asesora de X X X



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b) PLANEACION TIPO DE




Planeación – Oficina Asesora

Jurídica Actualizar y ajustar la norma fundamental y demás procedimientos relacionados con la producción, diseño, modificación y publicación de formatos, formularios y documentos en general.

Secretaria General –


X X X

Programar la actualización de las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con la normatividad vigente.



X X X

c) PRODUCCION

TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X



Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental y los demás procesos en lo relacionado con el control de documentos.

Todas las dependencias X X X

Crear los documentos sean físicos o electrónicos de acuerdo a los lineamientos establecidos en la entidad para el diseño, producción, creación y publicación de documentos


Controlar la versión y producción de los documentos ya sean estos físicos o electrónicos, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por la entidad.


Disponer y usar los dispositivos tecnológicos ofrecidos por la entidad, para la gestión documental.


d) GESTIÓN Y TRÁMITE



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TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO X LEGAL X FUNCIONAL X TECNOLOGICO X



Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental y los demás procesos, en lo relacionado con el control de documentos.


Realizar el registro y radicación de correspondencia, utilizando los sistemas de gestión establecidos por la entidad.


Distribuir la correspondencia de manera oportuna a las dependencias responsables de tramitar los documentos, registrando la respectiva entrega.


Establecer las directrices pertinentes para la simplificación de trámite de documentos.

Secretaria General y


X

Utilizar los recursos tecnológicos ofrecidos por la institución, para la consulta de documentos (Sistema de Gestión Documental ORFEO)


Registrar el préstamo de documentos a las diferentes dependencias y establecer los controles de acceso pertinentes a la información institucional a través del sistema ORFEO.

Secretaria General y


X X X



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e) ORGANIZACIÓN TIPO DE




Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental, en la organización y archivo de documentos.


Actualizar las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta la normatividad vigente cada vez que sea necesario.

Secretaria General

X X X

Clasificar los documentos, adecuadamente aplicando los cuadros de clasificación documental y las Tablas de Retención Documental.


Aplicar las T.R.D. en documentos físicos y electrónicos


Aplicar adecuadamente los procesos técnicos de archivo ordenación documental (foliación, ordenación cronológica o consecutiva, depuración documental.


Eliminación de material de apoyo o documentos de apoyo que ya no sean consultados por las dependencias, esto con el fin de depurar los archivos de gestión.


Realizar la descripción documental, con estándares y principios que permitan ubicar fácilmente la información y aplicando las TRD.


Establecer las políticas y procedimientos para que cada funcionario entregara los archivos clasificados, organizados, inventariados e identificados una vez sean trasladados o se retiren de la institución.

Secretaria General (Gestión

Humana y Administración Documental)

X X X



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f) TRANSFERENCIA TIPO DE




Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental en lo relacionado con las transferencias documentales.


Programar las transferencias documentales y establecer los lineamientos pertinentes, para una adecuada transferencia documental.


Verificar la aplicación correcta de las T.R.D. Todas las dependencias X X X

Verificar la debida aplicación de los procesos técnicos (clasificación, ordenación y descripción)


Verificar las condiciones de los archivos, estado de los documentos y de las unidades de conservación cajas y carpetas.


Asegurar la conservación de las características e integridad de los documentos electrónicos, estableciendo unos métodos y procedimientos claros.


Oficina Asesora de Planeación.

X X X

g) DISPOSICION DE DOCUMENTOS TIPO DE




Aplicar los procedimientos establecidos por el proceso de Administración Documental en lo relacionado con la disposición final de los documentos.


Formalizar en un procedimiento lo relacionado con la disposición final de los documentos, teniendo como base las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.


Establecer en un procedimiento existente, los estándares y criterios para la aplicación de la




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conservación total, selección y digitalización, contemplados dentro de las T.R.D. Actualizar los procedimientos que sean necesarios, aclarando las actividades a desarrollar para la destrucción segura o eliminación de los documentos.


Documentar la eliminación de documentos a través de las actas de eliminación y los inventarios, con aprobación del Comité de Desarrollo Administrativo y dejar evidencia y trazabilidad de los procedimientos realizados.


Publicar los inventarios y actas de eliminación de documentos.


h) PRESERVACION A LARGO PLAZO TIPO DE




Establecer un plan de conservación documental y de preservación a largo plazo, para los documentos físicos y electrónicos, contemplando criterios como autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso. Disponibilidad y legibilidad.



X X X

Definir mecanismos de conservación, preservación y manipulación de los documentos físicos y electrónicos.



X X X

i) VALORACIÓN TIPO DE




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Verificar la producción documental de cada una de las áreas y definir los valores primarios y secundarios de los documentos físicos y electrónicos de archivo.


Actualizar las Tablas de Retención Documental, en base al estudio de valoración documental.


Elaborar las Tablas de Valoración Documental, en base a un diagnóstico de valoración documental preliminar.


3. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Para la elaboración, implementación y seguimiento al Programa de Gestión Documental, se han establecido metas a corto, mediano y largo plazo, esto teniendo en cuenta la magnitud de las actividades, programas a ejecutar y el presupuesto designado por la entidad para el cumplimento a cabalidad del Programa de Gestión Documental, adicionalmente el Programa quedo articulado con el Plan Estratégico Institucional y se encuentra contemplado en el sistema de Gestión de Calidad, con el fin de realizar el debido seguimiento y control al mismo, las fases son las siguientes:

FASES DE IMPLEMENTACION PGD



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4. PROGRAMAS ESPECIFICOS a) PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS

El objetivo de este programa es realizar un análisis de las necesidades de la Entidad en relación a la implementación de formularios electrónicos a fin de ahorrar tiempo, papel y por

Elaboración1- Establecer roles yresponsabilidades parala elaboracion del PGD.

2- Verificar prerequisitosy metodologia para laelaboracion del PGD.

3- Identificar requisitosnormativos,administrativos,economicos,tecnologicos y degestion del cambio.

4- Identificar claramentelas necesidades depersonal, recursosfisicos, tecnicos ytecnologicos.

Ejecución1- Revisión de lametodologia y puestaen marcha del PGD.2- Programar lasactividades necesariaspara sensibilizar a losfuncionarios sobre elPGD.3- Ejecutar loprogramado en elPGD y garantizar SUcumplimiento.4- Actualizar yelaborar losprocedimientos einstructivos delprocesoAdministracionDocumental

Seguimiento1- Realizarseguimiento ysupervision a loprogramado en elPGD, teniendo encuenta los recursosnecesarios para sucumplimiento.2- Realizar un controlperiodico, con el fin deindentificar cambios osituaciones quepuedan afectar lagestion documental dela entidad.3- Realizar auditorias,seguimientos y demasactividades quepermitan identificardebilidades en lagestion documental.

Mejora1- Identificar fallas ydebilidades paraestablecer accionescorrectivas y demejora que permitanmejorar la gestiondocumental de laentidad.2- Identificar rlosriesgos asociados a lagesation documentalen la entidad yelaborar un plan demejora.



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ende recursos económicos, teniendo en cuenta la política de cero papel establecida por el Instituto Nacional para Ciegos.

PROGRAMA DESCRIPCION

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Actividades a Mediano y Largo Plazo:

- Identificar los formatos que se pueden reemplazar con formularios electrónicos.

- Determinar los requerimientos tecnológicos necesarios para la implementación de los formularios electrónicos a establecer por la Entidad.

- Solicitar apoyo de la Oficina Asesora de Planeación para desarrollar ente programa.

- Desarrollar los formularios electrónicos planeados.

- Documentar los procedimientos e instructivos requeridos para normalizar la elaboración de formularios electrónicos.

- Incluir dentro de las Tablas de Retención Documental y las series documentales relacionadas los formularios electrónicos.

- Socializar a todos los funcionarios de la Entidad, los formularios electrónicos creados y los procedimientos establecidos para su uso y conservación.

b) PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA)

El objetivo de desarrollar y ejecutar el Programa de Documentos Vitales y Esenciales para el Instituto Nacional para Ciegos, es específicamente identificar y resguardar todos aquellos documentos que contienen información relevante para la Entidad, que por sus características e importancia hacen parte de la memoria institucional, y que en caso de cualquier evento



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catastrófico permitirían que la Entidad continúe operando normalmente sin ningún traumatismo.


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- Identificar los documentos vitales y esenciales para la Entidad.

- Realizar el inventario de documentos vitales, con la identificación de cada una de las series documentales a conservar y preservar en caso de emergencia.

- Elaborar un plan de emergencia, que identifique los riesgos a los que está expuesta la documentación, establecer los riesgos y el impacto que puede tener sobre la organización.

- Elaborar un plan que establezca los métodos de conservación y protección de los documentos vitales (procesos de digitalización de documentos - Duplicación de información y lugar de almacenamiento).

- Disponer de los medios tecnológicos suficientes, que garanticen la recuperación y disponibilidad de la información en caso de emergencia (equipos, Sistema de Gestión Documental).

- Contratación por prestación de servicios de un Técnico de Archivo que apoye la ejecución de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental.

c) PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El objetivo del programa de gestión de documentos electrónicos es reglamentar la creación, utilización y conservación de documentos o comunicaciones que sean elaboradas o recibidas en formatos electrónicos o digitalizados posteriormente para su distribución o conservación, acorde con la implementación de la política de eficiencia administrativa y cero papel (Directiva Presidencial 04 de 2012).



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- Realizar el inventario de los documentos electrónicos que maneja la Entidad.

- Identificar aquellos documentos que requieren ser convertidos a documento electrónico para garantizar su conservación, por su alto volumen de consulta ó manipulación.

- Realizar cronograma y establecer grupos de apoyo para digitalizar los documentos identificados.

- Declarar la hora CERO para la implementación de la nueva versión del Sistema de Gestión Documental de ORFEO.

- Actualizar los procedimientos, guías e instructivos establecidos en la Entidad e incluir en éstos las políticas y actividades asociadas al manejo de documentos electrónicos.

- Socializar a todos los funcionarios de la Entidad los resultados de las actividades realizadas en el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.


d) PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

El objetivo de este programa en el Instituto Nacional para Ciegos se enfoca a evaluar la conveniencia de tener archivos descentralizados, ya que en el presente se maneja un único archivo central.



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Actividades a Largo plazo:

- Evaluar la conveniencia de tener el archivo descentralizado en el INCI.

- Realizar un estudio económico que permita determinar el costo de tener archivos fuera de la Entidad como plan de contingencia en caso de un siniestro.

- Presentar los resultados al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su análisis y decisión al respecto.

NOTA: Con respeto al tema de archivos descentralizados, la entidad actualmente, la posibilidad de tener sus archivos descentralizados, esto teniendo en cuenta los costos altos de este servicio, por este motivo se evaluara su conveniencia.

e) PROGRAMA REPROGRAFÍA

El objetivo del programa es identificar los medios tecnológicos que permitan conservar los archivos físicos a fin de evitar la pérdida o el deterioro de los documentos en soporte papel. Incluye lo relacionado con fotocopias, impresiones, digitalización de documentos y microfilmación.

Observación

Para la ejecución de este programa se realizó un análisis de mercado y un estudio técnico con el fin de implantar el proyecto de un Microcentro de Reprografía en la entidad, este análisis le permitió a la entidad concluir que la contratación de este servicio es costosa, teniendo en cuenta el presupuesto con el que cuenta la entidad. (Ver anexo Estudio Proyecto Microcentro de Reprografía).



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Actividades a corto plazo:

- Realizar una valoración y evaluación de las condiciones de los archivos de la Entidad, en especial los documentos considerados vitales y esenciales e identificar las necesidades de reprografía del archivo, fijando prioridades.

- Promover el uso y digitalización de documentos a través del Sistema de Gestión Documental – ORFEO.

- Realizar un estudio económico que permita determinar el costo de implementar soluciones tecnológicas para la reprografía en los documentos que así lo requieran.

- Presentar los resultados al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su análisis y decisión al respecto.


- Conformación de brigadas de apoyo para la organización y depuración de archivos.

f) PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES

El objetivo de este programa es garantizar el acceso a la información histórica encontrada en medios gráficos, sonoros y audiovisuales, mediante el uso de formatos actualizados



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- Identificar y seleccionar los videos que hacen parte de la memoria institucional de la Entidad.

Actividades a Largo plazo:

- Migrar la información que se encuentre en medios y soporte obsoletos, y pasarlos a un formato actualizado para su reproducción.

- Ubicar los documentos en un espacio físico especial, que cumpla con las condiciones de temperatura, humedad y luz adecuadas para la preservación de estos soportes.

- Apoyo a la gestión documental, con el fin de seleccionar y clasificar los videos institucionales relevantes y de carácter histórico para la Entidad, este proceso debe ser realizado con el apoyo de la Oficina de Comunicaciones y la Subdirección Técnica.


g) PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

El objetivo de este programa es transferir la documentación que cumplió con su periodo de retención en el archivo de gestión según lo indiquen las Tablas de Retención Documental.



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- Programar y ejecutar las transferencias documentales.

- Realizar visitas de verificación con el fin de evidenciar que se estén aplicando las T.R.D. correctamente.

- Programar mediante memorando y cronograma las transferencias documentales (anualmente).

- Realizar las transferencias documentales según lo programado y reportar las devoluciones por inconsistencias.

- Las Secretarias responsables del archivo en cada dependencia deberán realizar las trasferencias de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Entidad.


NOTA: Se requiere de la participación activa de la Secretaria General como instancia responsable, del líder del proceso de Administración Documental y de las demás áreas como responsables de los archivos.

h) PROGRAMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTION Y FONDOS ACUMULADOS

El objetivo de este programa es el realizar anualmente la actualización de las Tablas de Retención Documental y programar la elaboración de las Tablas de Valoración Documental para los fondos acumulados de la Entidad. Esto con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por el Archivo General de la Nación.



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- Programar la actualización de las T.R.D.

- Elaborar las Tablas de Valoración documental.

- Revisar y actualizar las Tablas de Retención Documental, y presentarlas a aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

- Solicitar el apoyo al Archivo General de la Nación, con el fin de elaborar las tablas de Valoración Documental.

i) PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN Y DEPURACION DOCUMENTAL

El objetivo de este programa es organizar al 100% los documentos que se encuentran en las diferentes dependencias, y que no tienen ningún proceso de organización, a fin de clasificar y archivar aquellos documentos que requieran ser conservados y eliminar aquellos que no poseen ningún valor fiscal, legal, administrativo o histórico.



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Actividades a largo plazo:

- Finalizar la clasificación y organización de los archivos que se encuentran sin ningún tipo de organización en las dependencias.

- Depurar los archivos de gestión a fin de eliminar documentos de apoyo que ya han cumplido su tiempo de conservación de acuerdo con las TRD.

- Hacer un plan de eliminación de documentos, previa validación del comité de desarrollo administrativo.

- Para la ejecución de este programa se requiere el compromiso de todos los funcionarios. El no cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente documento, tiene incidencias disciplinarias de acuerdo con el artículo 5 del código único disciplinario (Ley 734 de 2012, artículos Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21).

- Apoyo por parte de los líderes de proceso para la conformación de las brigadas de trabajo.

- Conformación de brigadas de apoyo para la organización y depuración de archivos.


j) PROGRAMA MEJORAMIENTO ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

El objetivo de este programa es garantizar la adecuada conservación de los documentos que se encuentran en los archivos del INCI.



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- Verificar el estado de preservación de las unidades de conservación en las cuales se encuentran almacenados los documentos que hacen parte del archivo central (cajas y carpetas) e identificar las necesidades de cambio de unidades de conservación y el presupuesto requerido.

- Realizar el cambio de unidades de conservación documental que se encuentren con alto deterioro, este se ejecutara de acuerdo a las existencias.



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Actividades a mediano plazo:

- Solicitar presupuesto para la compra de cajas, carpetas y demás, con el fin de garantizar la conservación de los documentos.

- Adecuación del espacio físico para trasladar el archivo central, de tal manera que se dé cumplimiento a los requerimientos del AGN en materia de espacio y condiciones ambientales.

- Recuperar la estantería en buen estado que se encuentre disponible en el INCI para ser usada en la reubicación del archivo.




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Actividades a largo plazo:

- Trasladar el archivo central, esto debido a que la ubicación en la que se encuentra el archivo actualmente no cumple con las especificaciones establecidas por el Archivo General de la Nación y en especial con el Acuerdo 49 del 2000, el cual habla sobre las condiciones de los edificios y locales destinados a los archivos.


Nota: De acuerdo con la Ley General de Archivos 594/2000 y el Acuerdo 038/2002, se cita la responsabilidad de la gestión de documentos y la administración de los archivos, de la Secretaria General como instancia responsable, del líder del proceso de Administración Documental y la de todos los servidores públicos de la Entidad.

k) PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION

El objetivo de este plan es proporcionar a los funcionarios, las herramientas necesarias para el manejo adecuado de los archivos, tomando como base la normatividad archivística vigente y los lineamientos técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación.


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e C

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Actividades a corto, Mediano y Largo plazo:

- Programar capacitaciones relacionadas con el tema de Gestión Documental en el Archivo General de la Nación con el apoyo de la Secretaria General – Gestión Humana.

- Programar capacitaciones relacionadas con los efectos disciplinarios, por incumplimiento de las disposiciones que en materia de gestión documental, establezcan las normas vigentes o hayan sido adoptadas por la Entidad.

- Llevar a cabo las capacitaciones programadas.



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l) PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL El objetivo de este programa es verificar el estado de la gestión documental de la Entidad, con base en las normas internas y externas vigentes y generar planes de mejoramiento que permitan minimizar los riesgos y corregir los hallazgos encontrados.


Pro

gram

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Con

trol


- Auditorias de verificación y revisión de los archivos de gestión, con el fin de identificar que estén organizados de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y se estén aplicando los debidos procesos técnicos.

- Se requiere conformar el grupo de auditores internos y capacitarlos en el tema de gestión documental.

- Elaborar programa de auditoría a la gestión documental de la Entidad.

- Definir los puntos a auditar dentro de los planes de auditoría.

- Capacitar a los auditores en materia de gestión documental.

- Realizar las auditorias programadas.

- Realizar los planes de mejoramiento de acuerdo a los hallazgos encontrados.

- Incorporar las acciones de mejora en los planes de mejoramiento individual de los funcionarios.

- Socializar los hallazgos al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

- Verificar el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas.



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5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTION DE LA ENTIDAD

EL programa de Gestión documental se encuentra armonizado con los planes y sistemas de gestión, a través del plan estratégico institucional, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, MECI, Sistema de Gestión de Calidad, esto teniendo en cuenta que en cada uno de estos elementos de planeación y gestión se encuentra integrado el Proceso de Administración Documental, con unas metas, compromisos y lineamientos que se encuentran establecidos en los procedimientos, instructivos, guías, políticas y demás documentos que están encaminados a regular y mejorar en todo nivel la gestión documental institucional, a través de preservación de la memoria institucional con la aplicación de los procesos técnicos establecidos a nivel interno y externo, junto con aplicación de la normatividad y lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y las demás entidades del orden nacional. Cabe resaltar que la entidad cuenta con un Sistema Integrado de Gestión y que el mapa de procesos institucional se encuentra ubicado el Proceso de Administración Documental. Por otro lado el Instituto Nacional para Ciegos – INCI, mejorara y actualizara los procesos y programas contemplando la gestión documental como punto clave de la armonización de los planes y sistemas de gestión. Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión

ENTRADA SALIDA

Interno Externo Insumo Producto y/o Servicio

Interno Externo

Todos los procesos Necesidades deestandarizar y regularel proceso

Proceso de Direccionamiento Estratégico

Plan Estratégico yPlan Operativo Anual

Proceso de Evaluación y Mejoramiento

Planes deMejoramiento

Archivo General de laNación Normativa, Directrices

Estandarizar el procesoelaborando directricesque permitan elfuncionamiento delmismo.

* Procedimientos einstructivos

Todos los procesos

PROVEEDOR-PROCESO

CIC

LO

PHVA ACTIVIDADES

CLIENTE-PROCESO

P



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ENTRADA SALIDA


Interno Externo

Archivo General de laNación Normativa, Directrices

Actualizar las Tablas deRetención Documental

Tablas de Retenciónactualizadas Todos los procesos

Todos los procesos Necesidades dedocumentación

Todos los procesos DocumentosEntes gubernamentales

Disposiciones

Todos los procesos

Entidades gubernamentales yprivadas, ciudadaníaen general y clientes.

Comunicaciones producidas y recibidas(Memorandos, Circulares, Oficios yrequerimientos)

Entidades gubernamentales yprivadas, ciudadaníaen general yclientes.

Todos los procesos

Entidades gubernamentales yprivadas, ciudadaníaen general y clientes.

Análisis de lasComunicaciones y/orequerimientos

Entidades gubernamentales yprivadas, ciudadaníaen general yclientes.

Proceso Administracióndocumental

formatos y listadosmaestro.

Controlar documentosinternos e externos

*Archivos de gestiónorganizados deacuerdo a las T.R.D.

* Administracion delArchivo Central.

*Listados maestrosde documentos yformatos actualizados.

Todos los procesos

Todos los procesos Solicitudes al archivocentral

Consultar y buscardocumentos segúnrequerimiento

Documentos solicitados

Todos los procesos

Todos los procesos Inventarios documentales

Conservar, controlar yproteger la información

Inventarios documentales

Proceso Administración documental (Archivo Central)


Tablas de retencióndocumental

Todos los procesosDocumentos paradisposición en elarchivo Central


Archivo General de laNación

Normativa Verificar las condicionesambientales del archivo

Depósitos de archivoadecuados

Proceso Administración documental (Archivo Central)

Proceso de Evaluación yMejoramiento

Plan de Auditorías yEjecución deAuditorías


Indicadores deproceso

Transferencias documentales primarias

*Documentos radicados en ORFEOy/o planillas

Todos los procesos

PROVEEDOR-PROCESO

CIC

LO

PHVA ACTIVIDADES

CLIENTE-PROCESO

H

Elaborar, diseñar losdocumentos y determinarsu uso y/o finalidad

*Documentos tramitados*Documentos diponibles en los puntos de uso

Todos los procesos

Recepcionar y distribuirlos documentos.

Todos los procesos

Verificar que losdocumentos estenorganizados de acuerdo alas Tablas de RetencionDocumental.

Efectuar seguimiento ymedición del proceso(indicadores)

Reporte deldesempeño delproceso (hoja de vidade los indicadores),Análisis de Datos,Indicadores Publicados.

Proceso Direccionamiento Estratégico

V



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ENTRADA SALIDA


Interno Externo


Medición y análisis deindicadores

Acciones preventivas

Proceso de Evaluación yMejoramiento Proceso de Direccionamiento Estratégico

Resultados deauditorías y revisiónpor la dirección

Acciones correctivas

Autoridades ambientales y entesde control

Informes de entes decontrol y autoridadesambientales

Planes demejoramiento refereridos al plan deacción

Proceso deDireccionamiento Estratégico Proceso de Evaluación yMejoramiento

Informes de gestión yevaluación institucional

Ajustar los elementosdel direccionamientoestratégico, planes,programas yproyectos

Proceso deEvaluación yMejoramiento Proceso deDireccionamiento Estratégico

A Tomar acciones para lamejora

Proceso deEvaluación yMejoramiento

PROVEEDOR-PROCESO

CIC

LO

PHVA ACTIVIDADES

CLIENTE-PROCESO



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6. POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL Con el fin de ejecutar de una manera estandarizada todas las actividades encaminadas al mejoramiento de la Gestión Documental, el Instituto Nacional para Ciegos cuenta con unos procedimientos, instructivos y formatos establecidos en el proceso de Administración Documental, que establecen las pautas para la aplicación de los procesos técnicos encaminados a la organización adecuada de los archivos.

Adicionalmente, se adoptan las siguientes políticas en la Entidad, las cuales fueron elaboradas teniendo en cuenta la normatividad archivística en Colombia, y serán de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios del Instituto.

POLÍTICAS GENERALES:

a. Todos los funcionarios deberán garantizar la conservación y uso adecuado de los documentos del Instituto.

b. Los documentos y formatos deberán ser creados y modificados, siguiendo los lineamientos establecidos en la norma fundamental y los demás instructivos, procedimientos y manuales relacionados.

c. Se deberá cumplir con las pautas, reglas y directrices establecidas dentro del Programa de Gestión Documental, esto con el fin de contribuir a la administración adecuada de los archivos en la Entidad y harán parte integral de los servidores públicos del Instituto

d. Es responsabilidad de los funcionarios asignados, la organización, conservación, preservación y custodia de los archivos de gestión de las diferentes dependencias del Instituto.

e. Todos los documentos deberán ser archivados de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, esto con el fin de poder localizar de forma fácil, segura y oportuna el documento requerido para la consulta.

f. Los documentos deberán ser archivados y organizados en la serie documental respectiva, con el fin de evitar la pérdida o extravió de los mismos y así contribuir a una consulta eficiente y ágil de los mismos.



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g. No se deberán crear carpetas duplicadas o alternas a las originales, quiere decir esto que todos los documentos originales deberán reposar en cada serie documental de la dependencia responsable.

RADICACION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA

Teniendo en cuenta lo establecido por la Entidad y el Acuerdo 060 del 30 de octubre del 2001 expedido por el Archivo General de la Nación, se deberá dar cumplimiento a las siguientes políticas:

a. El trámite y radicación de correspondencia externa recibida se hará única y exclusivamente a través de la ventanilla de radicación de correspondencia de la Entidad y el aplicativo designado para tal fin.

b. El trámite y radicación de correspondencia Interna se hará única y exclusivamente a través del aplicativo de radicación de correspondencia de la Entidad.

c. Todos los documentos que lleguen a un destinatario del Instituto en virtud de las funciones oficiales, incluyendo los que lleguen vía fax o correo electrónico deben radicarse a través del aplicativo de radicación de correspondencia de la Entidad.

d. Tienen competencia para enviar comunicaciones internas y externas: Director(a), Subdirector(a), Secretario(a) General, Jefes de Oficina, Asesor de Despacho con funciones de Control Interno y de Comunicaciones, Profesional especializado con funciones de Administrativa y Financiera y Gestión Humana, en los asuntos expresamente autorizados por la Secretaria General y Servidores Públicos del INCI cuando ejerzan funciones de supervisión o de Interventoría de contratos o convenios en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría.

e. No se podrán reservar números de radicado, ni enmendar, corregir o tachar los números asignados por el sistema, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

f. No se podrán radicar documentos sin la debida aprobación y validación de los jefes o radicar documentos que se encuentren en la etapa inicial de elaboración (Borradores), esto con el fin de evitar que se le asigne número de radicado a documentos que no sean válidos y que finalmente no serán aprobados.



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g. Al iniciar cada año, la radicación consecutiva de documentos deberá comenzar en uno (1), en este caso el Sistema de correspondencia deberá ser habilitado y acondicionado para la radicación correcta de los documentos; adicional a esto, los funcionarios encargados de la radicación deberán estar atentos a cualquier falla en el sistema que implique una radicación incorrecta y reportarla inmediatamente.

h. Las comunicaciones radicadas y enviadas de carácter externo, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la respectiva serie documental de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en la serie documental de consecutivos de correspondencia, por el tiempo establecido en la respectiva Tabla de Retención Documental.

i. Para la distribución y envió de correspondencia fuera de la Entidad, se deberán seguir los lineamientos y pasos establecidos en el procedimiento de correspondencia.

j. Para la respectiva entrega de la correspondencia externa recibida, se registrara el préstamo de los documentos a través del Sistema de Gestión Documental o a través de planilla según sea el caso.

k. Todas las comunicaciones sean internas o externas deberán ser radicadas y digitalizadas a través del sistema de Gestión Documental de la Entidad, esto con el fin de alimentar y conformar los expedientes virtuales y facilitar las posibles consultas.

l. La correspondencia en general ya sean comunicaciones u oficios, se deberán archivar teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental y en su respectiva serie documental, por lo tanto no se conformarán o crearán carpetas de Correspondencia Enviada, Correspondencia Recibida o Memorandos Internos recibidos y enviados.

ORDENACION, CLASIFICACION E IDENTIFICACION DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta lo establecido por la Entidad y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) expedida por el Archivo General de la Nación, se deberá dar cumplimiento a las siguientes políticas:

a. Todos los servidores públicos si excepción deberán responder por el adecuado uso y manejo de los archivos y documentos de la Entidad, quiere decir esto que se deberá



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asegurar siempre la conservación, preservación y organización de los mismos al momento de su manipulación y consulta, los informes de auditoría de gestión documental harán parte de las evidencias en la evaluación de desempeño.

b. Los documentos y archivos en general deberán ser organizados y clasificados de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

c. La actualización de Tablas de Retención Documental estará a cargo del proceso de Administración Documental en colaboración con las demás dependencias.

d. Se deberán seguir los lineamientos e instrucciones establecidas en los procedimientos e instructivos del proceso de Administración Documental, con el fin de darle un adecuado uso y manejo a los archivos y/o documentos de la Entidad.

e. No se abrirán carpetas con la denominación de “Varios” o “Misceláneo”, todos los documentos deberán ser clasificados por series y Subseries documentales tomando como referencia las Tablas de Retención Documental.

f. No se deberán archivar ni transferir al archivo central borradores o documentos duplicados, en este caso al momento de las trasferencias documentales los documentos, carpetas y/o expedientes deberán estar totalmente depurados libres de copias de copias, borradores y ganchos metálicos.

g. Las series documentales o expedientes y carpetas serán organizadas en orden cronológico, con la precaución de dejar cada documento con sus respectivos anexos y soportes. Quiere decir ésta que al consultar las carpetas, se encontrará inicialmente el documento que generó el trámite y así sucesivamente hasta encontrar el documento más reciente a manera de libro.

h. Antes de archivar cualquier documento se deberá verificar que la serie documental o carpeta en la cual se va ingresar el documento sea la correcta y corresponda con las Tablas de Retención Documental, evitando así la perdida de la información y documentación.

i. Los denominados documentos de apoyo son todos aquellos que sirven para la consulta y poseen solo un valor informativo, estos documentos no se transfieren al archivo central



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pues carecen de valores primarios (Valor fiscal, Valor legal, Valor contable y Valor Administrativo) y Valores secundarios (Valores Históricos y Valores Culturales).

j. Los expedientes y carpetas podrán estar compuestas de máximo 200 folios, y se deberán abrir los tomos que sean necesarios una vez se llegue al límite permitido.

k. Se deberá realizar la foliación consecutiva de las carpetas que reposan en los archivos de gestión, con el fin de llevar un control detallado de la documentación ingresada en el expediente.

l. Todas las carpetas y cajas deberán estar plenamente identificadas teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental y de acuerdo a lo establecido en el Instructivo para marcar carpetas, y utilizando el formato establecido para su correcta identificación.

m. Cada funcionario responsable de archivo deberá tener un inventario documental (Formato de Inventario Documental) de los archivos y/o documentos que tiene a su cargo y deberá alimentar este inventario cada vez que sea necesario, esto con el fin de que la documentación esté lista para las respectivas transferencias documentales.

n. En las dependencias no deberán encontrase documentos sin identificación y organización guardados en gavetas, cajones o en bolsas, todos los archivos deberán estar organizados y clasificados según las Tablas de Retención Documental,

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las transferencias documentales deberán realizarse de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y teniendo en cuenta el procedimiento de transferencia documental primaria y se deberá dar cumplimiento con las siguientes políticas:

a. Todas las dependencias deberán realizar las transferencias documentales anualmente y de acuerdo a lo estipulado en el cronograma de transferencias documentales, socializado por el proceso de Administración Documental.

b. Solo se podrán transferir al archivo central aquellas series documentales que ya cumplieron su tiempo, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.



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c. Los funcionarios responsables de archivo, solo podrán transferir las series documentales que indique la Tablas de Retención Documental de su dependencia y por ningún motivo se recibirán carpetas que no estén registradas en la T.R.D.

d. Previa ejecución de las transferencias documentales, se deberán foliar en su totalidad los documentos y/o expedientes (Series Documentales) y deberán depurarse los archivos dejándolos libres de ganchos metálicos, borradores, copias de copias y las carpetas de yute y cajas de cartón que estén deterioradas deberán ser remplazadas por otras nuevas.

e. Las transferencias documentales deberán ser entregadas con el inventario documental (Formato Único de Inventario Documental) y con toda la documentación plenamente identificada.

f. El proceso de Administración Documental realizará la respectiva verificación de los archivos a transferir y realizará las devoluciones que sean necesarias de aquellos documentos que no cumplen con las políticas de archivo y los instructivos y procedimientos del proceso de Administración Documental.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología, para la eliminación de documentos se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a. La decisión de eliminar documentos, es responsabilidad del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Entidad.

b. Para realizar la eliminación de documentos que por Tabla de Retención Documental ya perdieron sus valores, se debe realizar un inventario documental especificando en el campo de observaciones porque se van a eliminar, este inventario debe pasar para aprobación en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

c. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al archivo central y de éste al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.



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PRESTAMO DE DOCUMENTOS

a. Para el préstamo o requerimiento de documentos que se encuentren ubicados en el archivo central, se realizará solicitud a través del formato solicitud y prestamos de documentos.

b. El préstamo y entrega de documentos será registrado a través del formato solicitud y prestamos de documentos.

c. El préstamo de documentos, expedientes y archivo en general, que se encuentre ubicado en cada una de las oficinas (Archivo de Gestión), estará a cargo de cada uno de los responsables de archivo de las dependencias, en este caso se deberá registrar a través de planilla cada uno de los préstamos, con el fin de llevar el control de entrega y recibo de los mismos.

d. Todos los funcionarios que tengan bajo su responsabilidad archivos y documentos en calidad de préstamo, deberán garantizar el cuidado y protección de los mismos, evitando así el deterioro o daño de la información que allí se resguarda.

e. Los documentos que se encuentren en calidad de préstamo tienen un plazo de 8 días hábiles para ser devueltos al archivo central, si por algún motivo se requieren por más tiempo se deberá realizar una renovación y actualización del préstamo.

f. Por ningún motivo se podrán sustraer o retirar carpetas fuera de la institución, solo en casos en los que se autorice la salida de los documentos por parte del Secretario General y el Jefe de la Dependencia a la que pertenecen los documentos.

TRASLADO Y RETIRO DE FUNCIONARIOS

Teniendo en cuenta lo establecido por la Entidad y en general por la normatividad emitida por el Gobierno Nacional (Ley 594/2000, Acuerdo 038 del 2002 y el código del procedimiento civil) se establecen las siguientes políticas:

a. Todos los funcionarios sin excepción al retirarse de la Entidad, no podrán sustraer documentos o archivo alguno de la Entidad, pues se incurrirá en falta contra el Patrimonio Documental y en un delito contra el Estado.

b. Todo Servidor Público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados.



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c. La entrega y recibo de los documentos, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental, diligenciando el Formato Único de Inventario preestablecido por la Entidad.

d. Los funcionarios que sean trasladados de su cargo o que se encuentren en retiro temporal o definitivo deberán seguir atentamente lo establecido en el Procedimiento de Retiro ubicado en el proceso de Gestión Humana y diligenciar formato de entrega de cargo, junto con el inventario documental, en este caso se deberá entregar copia del inventario documental con los archivos entregados al proceso de Administración Documental.

e. Se deberá realizar una verificación de los archivos recibidos y entregados por parte de los funcionarios que se encuentren en situación de retiro definitivo de la Entidad, por parte del jefe de dependencia y el responsable del proceso de Administración Documental.

CUIDADO Y USO DE LOS DOCUMENTOS

a. Todos los funcionarios de la Entidad, deberán custodiar y cuidar la documentación e información que en razón a sus funciones, tengan bajo su responsabilidad y a la cual tengan acceso, a la vez que impedir y evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización de los documentos de una manera indebida.

b. Todos los funcionarios de la Entidad son responsables de la preservación y cuidado de los archivos, por tal motivo deberán garantizar el cuidado y protección de los mismos, evitando así el deterioro o daño de la información que allí se resguarda.

c. Por ningún motivo se podrán rayar, tachar o dañar los documentos de archivo, lo cual incluye el comer o beber alimentos sobre los mismos.



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7. ANEXOS



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7.1 DIAGNOSTICO GENERAL



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a) DIAGNÓSTICO GENERAL

El proceso de administración documental realizó un diagnóstico general de los archivos del Instituto, identificando las falencias presentadas en cada una de las dependencias y en el archivo central, por medio de las auditorias de calidad y visitas de verificación.

Los principales hallazgos fueron:

Proceso de Comunicaciones: Se evidenció que no existe un repositorio especial para documentación en soporte electrónico y digital, de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación. Se deben establecer unas directrices para la conservación de todos aquellos documentos que se encuentran en soporte digital (videos y publicaciones) teniendo en cuenta la importancia de esta información.

Adicionalmente se deberá realizar una clasificación de los videos institucionales con el fin de identificar, cuáles de estos son de carácter histórico y cuáles pueden ser eliminados por no tener valor para la institución, esta clasificación deberá ser realizada a través de inventario y teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental.

Proceso Financiero: El archivo de la oficina se encuentra fraccionado y a cargo de diferentes funcionarios. Se tiene un archivo para Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, Almacén además del archivo a cargo del Coordinador dando como resultado que no se tiene un archivo unificado y en el momento de realizar las transferencias documentales se presentan inconvenientes. Adicionalmente se deberán hacer visitas para verificar la totalidad de las series documentales manejadas por la Dependencia, en especial las que son vitales.

En el archivo del Almacén, se verificó que la documentación no está correctamente clasificada según las T.R.D, y falta integrar documentos a la serie documental “Baja de Bienes”.

Subdirección Técnica: Se identificaron 65 metros lineales de Historias Clínicas de usuarios y consultas optométricas, lo cual debe ser objeto de evaluación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, con el fin de definir la disposición final de las mismas.

El en área de producción y mercadeo se encontraron cajas que hacen parte del archivo central, sin ningún proceso de organización, esta documentación será organizada por la contratista de apoyo al proceso de Administración Documental.



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Supervisiones de Contrato y Documentos de apoyo: Se encontraron en la Oficina Asesora Jurídica se encontraron 7 cajas de archivo y 7 AZ, correspondientes a propuestas de procesos de selección y a supervisión de contratos. Estos documentos se deben clasificar y verificar contra los contratos originales y eliminar la duplicidad (se deberán crear brigadas para la depuración de estos archivos.).

Se encontraron en Administrativa y Financiera 5 Metros lineales de archivo, correspondientes a contratos de supervisión (Documentos de Apoyo), los cuales deben también ser clasificados y organizados.

NOTA: Se recomienda antes de eliminar estos documentos de apoyo, la verificación de que no existan documentos originales que deban reposar en los contratos.

Secretaría General: Se encontraron en la Oficina de Secretaría General 3 cajas de Planos que corresponden en su mayoría, al proyecto de construcción de la Editorial, los cuales no presentan ningún proceso de organización. Se requiere que sean identificados y clasificados, para transferirlos al Archivo Central.

Deterioro Unidades de Conservación: Se observa que algunas unidades de conservación presentan deterioro debido a la frecuencia de consulta de la documentación y por ende se debe evaluar e identificar cuáles deben ser cambiadas.

Archivo Inactivo: Se encontró en diferentes oficinas, documentos sin ningún tipo de organización, los cuales serán intervenidos a través de Contrato No. 004-2014, el cual será ejecutado en un tiempo de 9 meses y se organizarán las siguientes series documentales:

• Historias Laborales (2 metros lineales, aproximadamente 200).

• Resoluciones (5 metros Lineales)

• Libros Financieros (18 metros lineales).

• Créditos Laborales (2 metros lineales).

• Documentos de la Editorial que nunca fueron transferidos al Archivo Central: 17 cajas (4 Metros Lineales y medio).



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7.2. ESTUDIO TECNICO MICROCENTRO DE REPROGRAFIA



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b) ESTUDIO TECNICO IMPLEMENTACION MICROCENTRO DE REPROGRAFIA DOCUMENTAL

INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS – INCI

JUSTIFICACION

El presente estudio, tiene como objetivo principal, exponer de una manera clara y concisa, los elementos necesarios para dar una solución gradual a la necesidad de digitalización de documentos en la institución, lo que permitiría a futuro la disponibilidad y acceso a la información en unos tiempos más cortos, optimizándose así la consulta de documentos y la respuesta oportuna y eficiente a los usuarios, sin tener que recurrir a las búsquedas físicas de la documentación que conlleva a que los tiempos de respuesta sean más prolongados.

Así mismo la digitalización de los documentos institucionales contribuirá a preservar y salvaguardar gradualmente y en el tiempo la información para futuras consultas, disminuyendo también el riesgo de pérdida de los documentos

Teniendo en cuenta la magnitud de la documentación física que reposa tanto en el archivo central como en los archivos de gestión de la entidad y con el fin de dar cumplimiento a las políticas y normatividad expedida por el Archivo General de la Nación y el Programa de Gestión Documental Institucional; la Secretaria General –del Instituto Nacional para ciegos – INCI, presenta a través del siguiente estudio la propuesta para el proceso de digitalización documental, teniendo como base las visitas técnicas realizadas al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia - IDEAM y al Archivo General de la Nación – AGN.

DISPOSICIONES NORMATIVAS A TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACION MICROCENTRO DE REPROGRAFIA DOCUMENTAL



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Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos, especialmente los dispuesto en los artículos 3, 19, 46, 47 48 y 49.

Ley 527 de 1999: de Comercio Electrónico, en los artículos 5º a 13, que establece el marco jurídico que deben cumplir los sistemas de información, para que la información allí contenida, produzca efectos jurídicos.

Decreto 2609 de 2012: especialmente los Capítulos III y IV.

Circular Externa No. 5 de 2012: Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

Protocolo para la Digitalización de Documentos con Fines Probatorios. (Archivo General de la Nación).

Guía No. 5 Cero Papel en la Administración Pública – Digitalización Certificada.

Norma NTC 5985 “Directrices de implementación para digitalización de documentos”.

GTC-ISO-TR 15801 Guía Técnica Colombiana. Información almacenada, electrónicamente. Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad.

Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional, especialmente en los artículos 12, 13, 15 y 16, señala los lineamientos que deben tener en cuenta las entidades en materia de la función archivística y la gestión documental.



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ANTECEDENTES

Con el fin de dar cumplimiento a parte de las actividades del Programa de Gestión Documental, el Instituto Nacional para Ciegos – INCI, proyectó para la vigencia 2015, la implementación del Programa de Reprografía con el fin iniciar el proceso de digitalización de la documentación teniendo en cuenta los niveles de consulta, carácter administrativo e histórico. Siendo así, se procedió a mediados de febrero a realizar las respectivas consultas y cotizaciones con el fin de contratar una empresa especializada en el tema de digitalización documental, adicionalmente se inició con la elaboración de los respectivos estudios previos y estudio de mercado, sin embargo con las visitas técnicas y las cotizaciones recibidas por parte de las empresas de prestación de servicios especializadas en el tema, durante los meses de marzo a mayo de 2015, se evidenció que el costo es bastante alto y que el INCI no cuenta con los recursos suficientes para contratar con una empresa externa para la digitalización de los documentos. (Ver Estudio de Mercado). Por lo anterior el INCI, a través del Comité de Archivo planteo la posibilidad de crear un micro-centro de reprografía o digitalización que cuente con la tecnología necesaria para realizar la digitalización gradual de los documentos y dar continuidad al proyecto durante el tiempo que sea necesario, por este motivo se programaron unas visitas técnicas con el fin de identificar los elementos necesarios, procedimientos y técnicas de archivo a implementar en la entidad.

RESULTADOS VISITAS TECNICAS



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INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES DE COLOMBIA - IDEAM

Durante la visita técnica al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia - IDEA, se evidencio lo siguiente: Espacio físico Para la ubicación del centro de reprografía se debe tener un sitio amplio, en cual se puedan instalar los equipos, y el personal que vaya a realizar el proceso de alistamiento documental. Los espacios deberán ser adecuados para realizar el proceso de alistamiento documental, el cual consiste en dejar la documentación totalmente depurada y libre de ganchos metálicos, hojas rasgadas, sobres y sin dobleces que dañen la imagen Insumos Tecnológicos - Equipos de cómputos y Scanners de alta capacidad (Fi 6770) - Software: Orfeo, Sistema de Gestión Documental, el cual es usado para el almacenamiento

de imágenes y el procesos de indexado. Recurso Humano Se requiere personal para poder desarrollar las siguientes actividades:

- Proceso de Alistamiento Documental. - Digitalización Documental. - Indexado de información. - Control de Calidad de las imágenes.

A la fecha no se encontró personal laborando por falta de recursos para la contratación en esta vigencia.

Registro Fotográfico Visita Técnica IDEAM



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ARCHIVO GENERAL DE LA NACION – AGN

Durante el recorrido de la visita en el Archivo General de la Nación, se evidenciaron varias técnicas especiales aplicadas según la normatividad y políticas establecidas por esta entidad, políticas que deben ser aplicadas por todas las entidades públicas que deseen realizar proceso de digitalización documental, el profesional que realizo el acompañamiento indico lo siguiente:

Tablas de Valoración Documental o Tablas de Retención Documental

Para la digitalización de la documentación la entidad deberá contar con Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental, y aplicarlas según sea el caso, identificando a través de estas, las series documentales relevantes y de carácter histórico para ser digitalizadas, adicionalmente deberá tener los Inventarios documentales (Ley 594/2000 artículos 24 y 26).

Alistamiento Documental

Se evidenciaron equipos de alta capacidadpara realizar los procesos de digitalizaciondocumental, en cuanto al software se utilizaOrfeo y carpetas para el almacenamiento deimagenes (compartidas)

En cuanto al espacio fisico, se evidencio quela entidad cuenta con un espacio ampliopara la ejecucion de las actividades quehacen parte del proceso de digitalizaciondocumental (Espacio para los documentos,Alistamiento Documental, Digitalizacion yControl de calidad).



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En este proceso de deberá realizar el proceso de depuración documental, eliminación de material metálico (ganchos, clips o grapas), la información deberá estar totalmente organizada y preparada para la digitalización, para estos casos la foliación es relevante por este motivo deberá estar bien realizada y se le deberá efectuar un control de calidad antes de iniciar el proceso de digitalización.

Realizar un proceso de control de calidad detallado, requiere identificar hojas dobladas, arrugadas, errores de foliación y material metálico que pueda obstruir o dañar la calidad de las imágenes o los scanner (el objetivo es que la entidad evite reprocesos pues esto acarrea sobrecostos para la entidad en capital humano, materiales e insumos).

Digitalización Documental

Digitalización Documental, durante el proceso de digitalización documental se deberán tener en cuenta varias técnicas establecidas dentro del protocolo de digitalización documental establecido por el Archivo General de la Nación, entre las técnicas se encuentran las siguientes:

- El tamaño de los documentos o del papel deberá quedar plenamente identificado, en el momento en que estos se digitalicen, esto teniendo en cuenta lo estipulado en el protocolo de digitalización documental, el cual especifica que los documentos deberán quedar con marco negro para identificar el límite externo del documento.

La digitalización documental requiere de un control de calidad durante el proceso, con el fin de que la imagen quede totalmente legible se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Las imágenes no pueden tener puntos negros ni manchas. - El brillo debe ser el adecuado - Verificar la intensidad del color, esta deberá ser la apropiada con el fin de que la

información que contiene el documento sea legible. - Las imágenes no pueden estar cortadas. - Las imágenes no deben estar retocadas.

Nota: La entidad deberá tener en cuenta que para la digitalización de documentos, deberá elaborar un plan a futuro para la migración de la información o la recuperación de las imágenes y un medio en el cual estas puedan ser visualizadas o consultadas, esto debido a la obsolescencia de las tecnologías con el paso del tiempo

Indexación Documental



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Efectuar la indexación documental, describiendo claramente el contenido clave de los documentos, quiere decir esto que al evaluar el documento se deberán identificar los conceptos principales, con el fin de facilitarles a los usuarios la búsqueda de los documentos.

Realizar control de calidad para el proceso de indexación, para este caso se debe revisar que la información ingresada sea la correcta con respecto a la imagen, y que las palabras clave son una herramienta básica para la organización, clasificación y descripción de la información.

Registro Fotográfico Visita AGN

El AGN, cuenta con un espacio unico pararealizar las actividades de alistamientodocumental y el respectivo control de calidada los documentos con el fin de verificar queno existan errores de foliacion, documentosdoblados, arrugados o material metalico.

Evidencias de material metalico encontradoen los archivos, este debe ser retirado paraevitar daños en los documentos y en losescanner



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El Archivo General de la Nacion Cuenta con una amplia gama de equipos oescaner, de acuerdo a cada necesidad y al tipo de documentacion, estos oscilanentre los $30.000.000 y los $ 1.000.000.000

Una vez digitalizados los documentos, se procede a realizar el respectivocontrol de calidad a cada una de las imagenes, verificando que estas notengan manchas, rayones, se encuentren borrosas o que hayan quedado conhojas dobladas, en estre proceso se descartan las imagenes que cualquierdefecto.



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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DEL MICROCENTRO DE REPROGRAFIA

Con el fin de dar inicio a la implementación del Microcentro de Reprografía y de acuerdo a las visitas técnicas efectuadas, se realizara una descripción de las actividades necesarias para el buen funcionamiento del proceso de digitalización documental en el Instituto Nacional paras Ciegos. Cabe resaltar que para para implementar con éxito el Microcentro de Reprografía, es recomendable realizar una prueba piloto con el fin de identificar fallas, errores, analizar con detalle cada una de las actividades del proceso e identificar las debilidades, para establecer las soluciones pertinentes. A continuación se describirán cada una de las actividades que hacen parte del proceso de digitalización que se llevara a cabo: Aplicación de Tablas de Valoración Documental o Tablas de Retención Documental

Aplicar las TRD o TVD según sea el caso, identificando y clasificando la documentación por series documentales relevantes y establecer los documentos de carácter histórico.

Alistamiento Documental

En este proceso de deberá realizar el proceso de depuración documental, eliminación de material metálico (ganchos, clips o grapas), la información deberá estar totalmente organizada y preparada para la digitalización, para estos casos la foliación es relevante por este motivo deberá estar bien realizada y se le deberá efectuar un control de calidad antes de iniciar el proceso de digitalización.

Control de Calidad: requiere identificar hojas dobladas, arrugadas, errores de foliación y material metálico que pueda obstruir o dañar la calidad de las imágenes o los scanner (el objetivo es que la entidad evite reprocesos pues esto acarrea sobrecostos para la entidad en capital humano, materiales e insumos).

Nota: Esta etapa es relevante, debido a que los documentos pueden tener elementos que les pueden causar deterioro o daños en el escáner.



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Digitalización Documental

Los documentos se colocan en el alimentador del scanner, de acuerdo al caso o en la cama plana, según las características de los documentos y deberán ser pasados por el escáner teniendo en cuenta lo siguiente:

- Durante el proceso de digitalización documental se deberán tener en cuenta las técnicas establecidas dentro del protocolo de digitalización documental establecido por el Archivo General de la Nación.

- El tamaño de los documentos o del papel deberá quedar plenamente identificado, en el momento en que estos se digitalicen, esto teniendo en cuenta lo estipulado en el protocolo de digitalización documental, el cual especifica que los documentos deberán quedar con marco negro para identificar su límite externo del documento.

Control de Calidad: La digitalización documental requiere de un control de calidad durante el proceso, con el fin de que la imagen quede totalmente legible se debe tener en cuenta lo siguiente:

ü El brillo debe ser el adecuado ü Verificar la intensidad del color, esta deberá ser la apropiada con el fin de que la

información que contiene el documento sea legible. ü Las imágenes no pueden estar cortadas. ü Las imágenes no deben estar retocadas. ü Se verifica la calidad de las imágenes escaneadas, puntos negros, manchas, rayones,

etc.

Nota: La entidad deberá tener en cuenta que para la digitalización de documentos, deberá elaborar un plan a futuro para la migración de la información o la recuperación de las imágenes y un medio en el cual estas puedan ser visualizadas o consultadas, esto debido a la obsolescencia de las tecnologías con el paso del tiempo

Indexación Documental

Efectuar la indexación documental, describiendo claramente el contenido clave de los documentos, quiere decir esto que al evaluar el documento se deberán identificar los conceptos principales, con el fin de facilitarles a los usuarios la búsqueda de los documentos.



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Control de Calidad: para el proceso de indexación, se debe revisar que la información ingresada sea la correcta con respecto a la imagen, y que las palabras clave son una herramienta básica para la organización, clasificación y descripción de la información.

La etapa indexación requiere previamente una identificación de los campos relevantes a ingresar, durante este proceso, en esta fase se ingresan los datos con los cuales se buscara posteriormente los documentos.

Recurso Humanos y Recursos Tecnológicos

Recurso Humano

Para la ejecución de este proyecto se requiere de capital humano para la realización de cada una de las actividades, las cuales son:

- Alistamiento Documental (una persona). - Control de Calidad “Verificación de la Documentación” (Una Persona). - Digitalización Documental e indexación documental (Una Persona). - Control de Calidad de digitalización e indexación (Una Persona).

Recursos Tecnológicos y otros

Hardware:

- Se requiere de conexión a internet y conexión a Orfeo. - Establecer una Estación de trabajo que permita la digitalización documental, en los equipos,

pero que la información sea almacenada en otro servidor. - Equipos de cómputo y Escáner (los equipos de cómputo deben tener una buena capacidad

al igual que los Escáner). Software Instalación del software de digitalización de los escáneres Instalación Orfeo SkinaScan en cada uno de los equipos.



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Mantenimiento de equipos

Para este proyecto se debe tener en cuenta un presupuesto adicional, para realización de los mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos. Mantenimiento preventivo: El mantenimiento preventivo debe realizarse con el fin de conservar los equipos e instalaciones, en este se deberán hacer revisiones, limpieza y reparaciones mínimas a los equipos con el fin de garantizar el buen funcionamiento de los mismos. Mantenimiento Correctivo: El mantenimiento correcto implica el remplazo o cambio de piezas de los equipos con el fin de corregir defectos, averías o defectos que causan el mal funcionamiento.

Ubicación Módulos de trabajo Para la ubicación del Micro-centro de reprografía se requiere de un espacio amplio, con el fin de ubicar los equipos, realizar el alistamiento documental y el respectivo control de calidad, adicionalmente se requiere:

• Mesas de trabajo • Sillas

Otros Se debe tener en cuenta que para la instalación y buen funcionamiento de los equipos se requiere de buenas conexiones eléctricas con polo a tierra y acceso a la red institucional.

Diseño Puesto De Trabajo



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Presupuesto Requerido

El presupuesto asignado para la presente vigencia es de $30.000.000

Escáner $25.000.000

Equipos $5.000.000

Puesto de trabajo $5.000.000

Total $35.000.000

Presupuesto Vigencia 2016

- Mantenimiento de Equipos $ 15.000.000

ESTUDIO DE MERCADO

OBJETIVO

Digitalización de los documentos que son relevantes para la entidad, teniendo en cuenta sus características e importancia para la ejecución de las diferentes actividades administrativas y jurídicas.

PROCESO A CONTRATAR



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INDEXACION: Proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información. Establecer puntos de acceso para facilitar la recuperación de los documentos.

REPROGRAFIA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

DOCUMENTOS PROYECTADOS A DIGITALIZAR PRIMERA FACE NOMINA SECCIONALES

1. Cálculo de folios por carpeta: 220 Folios según muestra representativa. 2. Datos de Indexación Requeridos: Nombres, Apellidos, Número de Cedula, Fechas,

Seccional, No de Carpeta (Datos a extraer de la nómina, Soportes de pagos a la Seguridad Social, Parafiscales y resoluciones).

3. Las imágenes deberán quedar en una buena resolución con el fin de poder leer claramente la información contenida en los documentos sin necesidad de dirigirnos a los físicos.

4. Cantidad de Folios por metro lineal: 9.000.000 folios. EMPRESAS CONSULTADAS

CANTIDAD DE CAJAS POR SECCIONAL CANTIDAD APROXIMADA MTS LINEALES A DIGITALIZAR

ü Seccional Bogotá: 237 cajas ü Seccional Antioquia: 25 Cajas ü Seccional Atlántico: 21 cajas ü Seccional Bolívar: 39 cajas ü Seccional Boyacá: 39 cajas ü Seccional Caldas: 13 cajas ü Seccional Cauca: 22 cajas ü Seccional Huila: 19 cajas ü Seccional Meta: 22 cajas ü Seccional Nariño: 28 cajas ü Seccional Nte de Santander: 27 cajas ü Seccional Quindío: 36 cajas ü Seccional Risaralda: 42 cajas ü Seccional Santander: 31 cajas ü Seccional Tolima: 41 cajas ü Seccional Valle: 36 cajas

ü Seccional Bogotá: 59,25 Metros Lineales ü Seccional Antioquia: 6, 25 Metros Lineales ü Seccional Atlántico: 5,25 Metros Lineales ü Seccional Bolívar: 5,5 Metros Lineales ü Seccional Boyacá: 9,75 Metros Lineales ü Seccional Caldas: 7,25 Metros Lineales ü Seccional Cauca: 5,5 Metros Lineales ü Seccional Huila: 4,75 Metros Lineales ü Seccional Meta: 5,5 Metros Lineales ü Seccional Nariño: 7 Metros Lineales ü Seccional Nte de Santander: 6,75 Metros Lineales ü Seccional Quindío: 9 Metros Lineales ü Seccional Risaralda: 10,5 Metros Lineales ü Seccional Santander: 7,75 Metros Lineales ü Seccional Tolima: 10,25 Metros Lineales ü Seccional Valle: 9 MTS Lineales

Total aprox. : 678 cajas Total Aprox. : 169,25 Metros Lineales



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EMPRESA VALOR

DIGITALIZACION VALOR

INDEXACION MTS LINEALES

ALPOPULAR – ALARCHIVO

70 por imagen 240 por imagen Aprox. 10 MTS lineales (imagen $310 - Metro lineal a $2.790.000)

COLVATEL 70 300 Indexado Aprox. 9 Metro Lineales (Imagen $370 – Metro Lineal $3.330.000)

AUREA 75 por imagen 100 por cada campo indexado

($600)

Aprox. 5 MTS Lineales (Imagen $675 – Metro Lineal $6.075.000)

Nota: Un Metro Lineal equivale a 9.000.000 Folios Tiempo de ejecución: 3 a 4 meses No. de MTS Lineales según presupuesto: 9 MTS lineales aprox. Presupuesto INCI: $30.000.000



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7.3 CRONOGRAMA PGD



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c) CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION PGD

PROGRAMAS ESPECÍFICOSPROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Identificar los formatos que se pueden reemplazar con formularios electrónicos.X X Secrertaria General -

Informatica y Tecnologia Por DefinirDeterminar los requerimientos tecnológicos necesarios para la implementaciónde los formularios electrónicos a establecer por la Entidad. X X Secrertaria General -

Informatica y Tecnologia Por DefinirDesarrollar los formularios electrónicos planeados.

X X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia Por Definir

Documentar los procedimientos e instructivos requeridos para normalizar laelaboración de formularios electrónicos. X X Secrertaria General -

Informatica y Tecnologia Por DefinirIncluir dentro de las Tablas de Retención Documental y las series documentalesrelacionadas los formularios electrónicos.

X XAdministracion Documental Por Definir

Socializar a todos los funcionarios de la Entidad, los formularios electrónicoscreados y los procedimientos establecidos para su uso y conservación. X X Comunicaciones Por DefinirPROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOSAL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DEEMERGENCIA)

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DICACTI . MEDIANO

PLAZOACTI. LARGO

PLAZO RESPONSABLE PRESUPUESTO REQUERIDO

Identificar los documentos vitales y esenciales para la Entidad. X X X Administracion Documental N/ARealizar el inventario de documentos vitales, con la identificación de cada unade las series documentales a conservar y preservar en caso de emergencia.

X X X Administracion Documental N/A

Elaborar un plan de emergencia, que identifique los riesgos a los que estáexpuesta la documentación, establecer los riesgos potenciales y reales y elimpacto que puede tener sobre la organización.

X X Administracion Documental N/A

Elaborar un plan que establezca los métodos de conservación y protección delos documentos vitales (procesos de digitalización de documentos - Duplicaciónde información y lugar de almacenamiento).

X X Administracion Documental N/A

Disponer de los medios tecnológicos suficientes, que garanticen la recuperacióny disponibilidad de la información en caso de emergencia (equipos, Sistema deGestion Documental).

X X X X X X X X x x Secrertaria General - Informatica y Tecnologia

Por Definir

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ACTI . MEDIANO PLAZO

ACTI. LARGO PLAZO

MES DE EJECUCIÓN / AÑO 2015 (Actividades a Corto Plazo)RESPONSABLE PRESUPUESTO

REQUERIDO



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PROGRAMAS ESPECÍFICOS

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DICACTI . MEDIANO

PLAZOACTI. LARGO


Realizar el inventario de los documentos electrónicos que maneja la Entidad. X X X X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia N/A

Identificar aquellos documentos que requieren ser convertidos a documentoelectrónico para garantizar su conservación, por su alto volumen de consulta ómanipulación.

X X X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia Por Definir

Realizar cronograma y establecer grupos de apoyo para digitalizar losdocumentos identificados. X X X Secrertaria General -

Informatica y Tecnologia Por DefinirDeclarar la hora CERO para la implementación de la nueva versión del Sistemade Gestión Documental de ORFEO.

X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia N/A

Actualizar los procedimientos, guías e instructivos establecidos en la Entidad eincluir en éstos las políticas y actividades asociadas al manejo de documentoselectrónicos.

X X X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia N/A

Socializar a todos los funcionarios de la Entidad los resultados de las actividadesrealizadas en el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. X X X Comunicaciones N/APROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DICACTI . MEDIANO

PLAZOACTI. LARGO


Evaluar la conveniencia de tener el archivo descentralizado en el INCI. X Secrertaria General Por DefinirRealizar un estudio económico que permita determinar el costo de tenerarchivos fuera de la Entidad como plan de contingencia en caso de un siniestro. X

Secrertaria General Por DefinirPresentar los resultados al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo parasu análisis y decisión al respecto. X Secretaria General Por DefinirPROGRAMA REPROGRAFÍA

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ACTI . MEDIANO PLAZO

ACTI. LARGO PLAZO RESPONSABLE PRESUPUESTO

REQUERIDORealizar una valoración y evaluación de las condiciones de los archivos de laEntidad, en especial los documentos considerados vitales y esenciales.

X X X XAdministracion Documental N/A

Promover el uso y digitalización de documentos a través del Sistema de GestiónDocumental – ORFEO.

X X X X X X X X X X X X X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia N/A

Realizar un estudio económico que permita determinar el costo de implementarsoluciones tecnológicas para la reprografía en los documentos que así lorequieran.

X X X X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia Por Definir

Relalizar proceso de contratacion para la digitalizacion de odcumentos X X X X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia Por Definir

Presentar los resultados al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo parasu análisis y decisión al respecto. X X

Secrertaria General - Informatica y Tecnologia N/A

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALACTI . MEDIANO ACTI. LARGO MES DE EJECUCIÓN / AÑO 2015 (Actividades a Corto Plazo) RESPONSABLE PRESUPUESTO



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PROGRAMAS ESPECÍFICOSPROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES



REQUERIDOIdentificar y seleccionar los videos que hacen parte de la memoria institucionalde la Entidad

X X Secrertaria General - Informatica y Tecnologia Por Definir

Migrar la información que se encuentre en medios y soporte obsoletos, ypasarlos a un formato actualizado para su reproducción. X X Secrertaria General -

Informatica y Tecnologia Por DefinirUbicar los documentos en un espacio físico especial, que cumpla con lascondiciones de temperatura, humedad y luz adecuadas para la preservación de estos soportes.

X XSecretaria General Por Definir

PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ACTI . MEDIANO

PLAZOACTI. LARGO


Programar y ejecutar las transferencias documentales. X X X X X X X Administracion Documental N/ARealizar visitas de verificación con el fin de evidenciar que se estén aplicandolas T.R.D. correctamente.

X X XAdministracion Documental N/A

Programar mediante memorando y cronograma las transferencias documentales (anualmente). X X X Administracion Documental N/ARealizar las transferencias documentales según lo programado y reportar lasdevoluciones por inconsistencias X X X X X X Administracion Documental N/APROGRAMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTION Y FONDOS ACUMULADOS ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ACTI . MEDIANO

PLAZOACTI. LARGO


Programar la actualización de las T.R.D. X X Administracion Documental N/ARevisar y actualizar las Tablas de Retención Documental, y presentarlas aaprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. X X Administracion Documental N/APLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION



REQUERIDOProgramar capacitaciones relacionadas con el tema de Gestion Documental en

las entidades públicas. X X X Secretaria General N/AProgramar capacitaciones relacionadas con los efectos disciplinarios, porincumplimiento de las disposiciones que en materia de gestión documental,establezcan las normas vigentes o hayan sido adoptadas por la entidad.

X XSecretaria General N/A

Llevar a cabo las capacitaciones programadas.X X X X

Secretaria General N/A




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PROGRAMAS ESPECÍFICOSPROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL



REQUERIDOElaborar programa de auditoría a la gestión documental de la entidad. X X X Control Interno y/o Oficina

de planeacion N/ADefinir los puntos a auditar dentro de los planes de auditoría. X X X Control Interno y/o Oficina

de planeacion N/ACapacitar a los auditores en materia de gestión documental. X X X Control Interno y/o Oficina

de planeacion N/ARealizar las auditorias programadas. X X X de planeacion N/ARealizar los planes de mejoramiento de acuerdo a los hallazgos encontrados. X X X Control Interno y/o Oficina

de planeacion N/AIncorporar las acciones de mejora en los planes de mejoramiento individual delos funcionarios.

X X X Control Interno y/o Oficina de planeacion N/A

Socializar los hallazgos al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. X X X Control Interno y/o Oficina de planeacion N/A

Verificar el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas. X X X X X X X X X X XControl Interno y/o Oficina

de planeacion N/A

* Se modfica Cronograma teniendo en cuenta la programacion de las auditorias internas 2014.* Se ajusta cronograma en lo relacionado a las actividades de Corto, mediano y largo plazo, se debe ajustar PGD, para que sea mas real y alcanzable.




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7.4. MAPA DE PROCESOS d) MAPA DE PROCESOS



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7.5. PRESUPUESTO PGD



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e) PRESUPUESTO VIGENCIA 2015, PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PRESUPUESTO VIGENCIA 2015

Producto/Actividad Descripción Del Bien O

Servicio

Proyecto A Realizar

Valor De Inversión

Tipo De Rubro

De Gasto

CPA

Fuente De

Recursos Programa de gestión documental mejorado

Contratación de servicios para el apoyo a la gestión Documental

Contrato de Prestación de Servicios de apoyo a la implementación del PGD.

$16.500.000 Inversión MP01 Nación

Programa de gestión documental mejorado

Adquisición de equipos para la reprografía a los activos de información priorizados

Adquisición de equipos para la implementación de Microcentro de Reprografía


Espacios físicos y accesibilidad mejorados

Mejoramiento de espacios de trabajo e Infraestructura física

Compra de muebles de oficina y adecuación del espacio físico para Microcentro de Reprografía (Mejoramiento de espacios de trabajo e Infraestructura física)




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7.6. REFERENTES NORMATIVOS



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REFERENTES NORMATIVOS

Normatividad interna

NORMA TITULO

Decreto 1006 de 2004 Por el cual se modifica la estructura del instituto nacional para ciegos, INCI, y se dictan otras disposiciones.

Circular 20131000000294 de

2013.

Políticas y lineamientos cero papel.

Circular Orfeo No. 20151130000264 del 15 de abril de 2015

Políticas y lineamientos uso ORFEO

Resolución No. 20151000001753 del 30 de junio de 2015.

Por la cual se reglamentan los procedimientos para la elaboración, actualización y publicación de los instrumentos definidos en la Ley Estatutaria 1712 de 2014 para el manejo de la información pública en el INCI.

Normatividad externa

NORMA TITULO

Ley 163 de 1959 Sobre protección de patrimonio cultural.

Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 40 de 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas.

Ley 45 de 1923 (Art.99) sobre conservación de documentos bancarios

Ley 47 de 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 4 de 1913 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

Ley 39 de 1981 Sobre microfilmación y certificación de archivos.



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NORMA TITULO

Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clínicas.

Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor.

Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones.

Ley 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República.

Ley 6 de 1992 (Art.74). Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. Adiciónese el Estatuto Tributario con el Artículo 771-1.

Ley 80 de 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.

Ley 44 de 1993 Ley 44 de 1993: sobre derechos de auto, funcionarios públicos.

Ley 136 de 1994 por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios

Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79).

Ley 270 de 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95).

Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 610 de 2000 Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedición de copias. Arts. 60 Boletín de responsabilidades fiscales).

Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

Ley 640 de 2001 Conciliación ante servidores públicos (Art 15, archivo constancia, actas y antecedentes de audiencias de conciliación).

Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21).



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NORMA TITULO

Ley 975 de 2005 Ley de Justicia y Paz (Capítulo X "Conservación de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos, Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos).

Ley 962 de 2005 Anti trámites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y la Leyes) y Art. 28.

Ley 1105 de 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional" (Arts. 25, parágrafo 1o. Archivo de procesos y de reclamación de soportes).

Ley 1273 de 2009

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950 (Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos. (microfilmados)

Decreto 264 de 1963. Por el cual se reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

Decreto 1798 de 1990. Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33).

Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración Artículo 96.

Decreto 2620 de 1993. Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.



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NORMA TITULO

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (Artículos 123 y 134).

Decreto 856 de 1994. Por el cual se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio. Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11).

Decreto 1584 de 1994.

Reglamenta la clasificación y calificación del registro de proponentes. Documentación e información estrictamente indispensable, parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.

Decreto 1382 de 1995. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. (Derogado)


Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros; exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder,; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos.


Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993 Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47,49 y 62).


Por el cual se reglamentan, parcialmente la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, 75 y 75 del Decreto-Ley 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de 1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire Art. 26 prohibición de incineración).

Decreto 1094 de 1996. Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario Facturas Electrónicas.

Decreto 998 de 1997. Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los organismos del orden Nacional, al Archivo General de la Nación,



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NORMA TITULO

ordenada por el Decreto 1382 de 1985. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. (Derogado)

Decreto 1474 de 1997. Por el cual se derogan, modifican y/o adicionan algunos artículos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y se dictan otras disposiciones Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 información laboral empleados).

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional Artículo 39.

Decreto 414 de 2001. Por el cual se reglamentan los artículos 25 y 26 del Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 sobre el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Art. 4 entrega de archivos y procesos y reclamaciones.


Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999 Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto reglamentario 855/94 y dicta disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999


Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 790 de 2002 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documento y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.

Decreto 1145 de 2004. Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP Guardia y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12).

Decreto 2211 de 2004. Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa.

Decreto 1227 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios.

Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.



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Decreto 2474 de 2008. Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. Art. 3

Decreto 4800 de 2011. Por el cual se reglamenta la ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 19 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

Decreto 2364 de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión

Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 32 de 2013. Por el cual se crea la Comisión Nacional Digital y de Información Estatal.

Decreto 805 de 2013. Por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012.


Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado

Decreto 2758 de 2013. Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de



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valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales.

Decreto 333 de 2014. Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-ley 19 de 2012.

Decreto 1100 de 2014. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones.


Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega ylo transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto Ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 103 de 2015. Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.


Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 02 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 007 de 2014 “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 008 de 2014

"Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000."



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Acuerdo 003 de 17 de Febrero de 2015

"Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012".

Acuerdo 004 del 21 de Abril de 2015:

Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado.

Acuerdo 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental.

Acuerdo 03 de 2013 Por medio del cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

Acuerdo 002 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados

Acuerdo 015 de 2003 Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero del acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002.

Acuerdo 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 041 de 2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el Artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000



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NORMA TITULO

Acuerdo 038 de 2002 Por el cual se desarrolla el Artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía.

Acuerdo 016 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio"

Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Acuerdo 017 de 2001 "por el cual se adopta el estatuto interno del archivo general de la nación"

Acuerdo 056 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 45, “requisitos para la consulta del capítulo v, “acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.

Acuerdo 050 5 de mayo de 2000

Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo.

Acuerdo 049 (5 de mayo de 2000).

Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo 048 de 2000 “Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración.

Acuerdo 047 de 2000 Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.

Acuerdo 22 de 2000 Por el cual se modifica la PARTE I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 “Reglamento General de Archivos”, “Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”.

Acuerdo 09 de 1997 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de las tablas de retención documental”. Derogado



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NORMA TITULO

Acuerdo 5 de 1997 “Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención documental.

Acuerdo 02 de 1997 “Por el cual se prorroga el plazo establecido en el decreto 1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de los organismos nacionales”. Derogado

Acuerdo 011 de 1996 “Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos”.

Acuerdo 006 de 1996 “Por el cual se crea el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación” derogado

Acuerdo 002 de 1996 “Por el cual se adiciona el acuerdo 12 de 1995, que modifica el acuerdo 07 de junio de 1994”

Acuerdo 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994”reglamento general de archivos”, “órganos de dirección, coordinación y asesoría”.

Acuerdo 008 de 1995 “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.

Acuerdo 002 de 1995 “Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de junio de 1994”.

Acuerdo 07 de 1994 Reglamento general de archivos. Texto aprobado por la junta directiva del archivo general de la nación mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994

Acuerdo 04 de 1992 Por el cual se crea el Fondo Expresidentes de la República en el Archivo General de la Nación

Acuerdo 011 de 2008 Por el cual se delega en el Director del Archivo General de la Nación, la función de aprobar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Circular 001 de 2015 Alcance de la expresión: “Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”.

Circular 003 de 2015 Directrices para la elaboración de tablas de retención documental.



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Circular 01 de 2014 Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013.

Circular externa 005 de 2012

Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa cero papel.


Censo de archivos e inventario documental relacionado con la atención a víctimas del conflicto armado en Colombia.

Circular externa 002 de 2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental.


Competencias del personal encargado del manejo documental y archivístico de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en circular externa No. 006 de 2011 - entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.

Circular externa 003 de 2011 Obligación de transferir a los archivos generales los documentos de valor secundario.


Directrices o lineamientos al manejo y administración de los archivos de las entidades señaladas en la ley 1444 de 2011.


Prohibición para enviar los originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información.

Circular externa 001 de 2011 Protección de archivos por ola invernal.

Circular 004 de 2010 Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.

Circular 002 de 2010 Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental Orfeo.

Circular 001 de 2009 Presentación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental al archivo general de la nación.



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Circular 002 de 2009 Tablas de Retención Documental -TRD-Circular No. 001 de 2007. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.

Circular 001 de 2006 Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos.

Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003.

Circular 04 de 2003 Organización de la Historias Laborales

Circular No.001 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 3723 : Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.

NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

NTC 5174 Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238 Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.

NTC 4436 “Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad” (Homologación de la Norma ISO 11108).

NTC 5397: 2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad”. (Elaborada por el Comité de Conservación del Sistema Nacional de Archivos).



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8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RELACIÓN DE LAS SECCIONES Ó

PÁGINAS MODIFICADAS NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Febrero 4 de

2014 Se creó el Programa de Gestión Documental Documento nuevo



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ELABORÓ

(Funcionario solicitante):

REVISÓ:

(Responsable del proceso):

APROBADO (Vo. Bo)

(Jefe Dependencia a la que pertenece el Responsable del

Proceso)

NOMBRE: Luz Hedy Ortiz


NOMBRE: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

NOMBRE: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

FIRMA: FECHA FIRMA: FECHA

dd/mm/aaaa

FIRMA: FECHA

dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa

Programa de Gestion Documental INCI - inci.gov.co de... · ACTIVIDAD A REALIZAR Secretaria General...

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