1

PROGRAM PENJAMINAN MUTU:APLIKASI PDCA

Rr.Tutik Sri Hariyati

DKKD-FIK UI

2

DEFINISI

• Quality: The totality of features and characteristic of product or service that bear on its ability to satisfy or implied needs. American Society for quality control, 1989)

3

DEFINISI:

• Program menjaga mutu• Program pengawasan mutu/Quality control

program• Program peningkatan mutu/Quality improvement

program• Manajemen mutu terpadu/Total Quality

Management• Peningkatan mutu berkesinambungan/Continous

Quality Improvement

4

Syarat program menjaga mutu

• Bersifat khas/strategic point approach: jelas sasaran, tujuan, tatacara, pelaksanaan diarahkan pada yg pokok-pokok

• Mampu melaporkan setiap penyimpangan: punya mekanisme umpan balik/feed back yg baik

• Fleksibel & berorientasi ke masa depan: tidak kaku, tanggap pada perubahan

• Mencerminkan dan sesuai dengan kondisi organisasi/organizational suitable

• Mudah dilaksanakan• Mudah dimengerti

5

Kegiatan Menjaga Mutu

1. Kegiatan persiapan:JC-AHO.1990)– Menumbuhkan & meningkatkan komitmen

pimpinan & penyelenggara yan. kes u/ program– Membentuk tim yg bertanggung jwb– Mengadakan pelatihan program menjaga mutu– Menetapkan batas, wewenang, tanggung jwb,

mekanisme kerja tim– Menetapkan jenis & ruang lingkup yan yg

diprioritaskan– Menyosialisasikan standar & indikator yg digunakan

6

2. Kegiatan Pelaksanaan(Palmer, 1979, Vouri 1980 dlm Azwar, 1996)

• Menetapkan masalah mutu yan kes• Menetapkan penyebab masalah mutu yan. Kes• Menetapkan cara penyelesaian masalah mutu yan

kes• Melaksanakan cara penyelesaian mslh• Menilai hasil yg dicapai• Menyusun saran tindak lanjut

Problem Solving Cycle

7

Gambar kegiatan Menjaga mutu

Menetapkan msl

Ttpk psb Maslh

Ttpk cara psln

Pelksnaan psls mslh

Menilai hsl pencpi

Saran tdk lanjt

Menetapkan msl

Ttpk psb Maslh

Ttpk cara psln

Pelksnaan psls mslh

Menilai hsl pencpi

Saran tdk lanjt

8

Karakteristik Kegiatan Program Menjaga Mutu

• Berkesinambungan/continous Quality Improvement program

• Sistematis• • Terpadu:pelaksanaanya secara terpadu

dengan pengelolaam pelayanana lain secara keseluruhan/total Quality Management

9

Sasaran progarm menjaga mutu:

Lingkungan: Kebijakan, organisasi, manajemen

Keluaran:Aspek perawatan, Medis: indikasi mutu:BOR, GDR, INOKAspek Non medis:Pengetahuan pasien,Kepuasan pasien,Kemantapan pasien

Proses:Tindkan KeperawatanTindakan medisTindakan non medis: inforMasi, rujukan

Masukan:Tenaga: medis,Perawat, Non medisDana:Sarana:medisPerawatan, Non medisBahan habis pakai

10

1. Standar persyaratan minimal/minimum

requirement standard: keadaan minimal yg hares dipenuhi u/ menyelenggarakan yan. Kes/kepa. Standar masukan: man/standar of personel, stanfar of facilities, moneyb. Standar lingkungan/standardof organization and management: syarat minimal lingkungan yg diperlukan u/ selenggarakan yanc. Standar proses/standard of conduct: proses minimal u/ selenggarakan yan

Standar program penjaga mutu

11

2. Standar Penampilan minimal

: menunjuk penampilan pelayanan kes/kep yg masih dapat diterima

: standard of outputt/standard of performance

12

Bentuk program menjaga mutu

1. Program menjaga mutu prospektif/prospective quality asurance:diselenggarakan sebelum yan. Dilaksanakan, perhatian utama pada standar masukan dan lingkungan

a. Standarisasi: menjamin terselenggaranya yan yg bermutu, ditetapkan standarisasi yan kes/kep

13

Lanjutan:

b. Perijinan/licensure: standarisasi diikuti dengan perijinan

c. Sertifikasi Tindak lanjut perijinan akan diberikan

setifikat/pengakuan kepada institusid. Akreditasi: bentuk lain dari sertifikasi,

nilainya lebih tinggi. Ditinjau secara berkala

14

2. Program menjaga mutu Konkuren/Concurent Quality Assurance

• Program dilaksanakan bersamaan dengan yan kes/kep.

• Lebih mengutamakan standar proses3. Program retrospektif/Retrospective Quality

Assurance• Program diselenggarakan setelah selesainya yan.

Perhatian utama pada standar keluaran• Contoh: review rekam medis/record review,

tissue review, client survey co, slient satisfaction

15

PELAKSANAAN PROGRAM MENJAGA MUTU

1. Menetapkan masalah mutu2. Menetapkan Penyebab Masalah Mutu Yan.

Kepwt.3. Menetapkan Cara Penyelesaian

Masalah Mutu4. Malaksanakan Cara Penyelesaian Mesalah

Mutu5. Menilai hasil dan Menyusun saran

tindak lanjut

16

PELAKSANAAN PROGRAM MENJAGA MUTU

1. Menetapkan masalah mutu

A. Lingkup Pelayanan

B. Daftar Masalah

C. Konfirmasi daftar Masalah

D. Prioritas Masalah

E. Rumusan Masalah

17

2.Menetapkan Penyebab Masalah Mutu Yan. Kepwt.

A. Sumber Masalah

B. Daftar Penyebab Masalah

C. Konfirmasi Daftar Penyebab Masalah

D. Prioritas Penyebab Masalah

E. Penyajian Prioritas Penyebab Masalah

18

3.Menetapkan Cara Penyelesaian Masalah Mutu

A. Daftar Cara Penyelesaian Masalah

B. Prioritas Cara Penyelesaian Masalah

19

4. Malaksanakan Cara Penyelesaian Mesalah Mutu

A. Perencanaan/Plan

B. Pelaksanaan/Do

C. Pemeriksaan/Check

D. Perbaikan/Action

20

5. Menilai hasil dan Menyusun saran tindak lanjut

A. Penilaian

B. Saran Tindak Lanjut

21

1. Menetapkan masalah mutu

A. Lingkup Pelayanan

Tehnik u/ menetapkan lingkup:

Tehnik kesepakatan kelompok/groupdecision making:

a. Brain strorming technique/ curah

pendapat

b. Nominal group technique/kemukakan

pendapat dengan tulisan tertutup

22

Langkah curah pendapat/klpknominal

1. Undang tim u/ pertemuan, ataur ruangan yg memungkinkan interaksi

2. Gunakan papan/flipcart3. Undang u/mengemukakan pendapat secara

lisan/tulis pd klpk nominal tanpa saling mempengaruhi

4. Tulis semua pendpt, daftar maslah u/ memprioritaskan, dengan konsensus/kriteria matrik (Criteria matrix technique)

23

Kriteria u/tetapkan prioritas lingkup yan.

1. Karakteristik: yan yg diselenggarakana. Derajat kesulitan (1): yan yg sulit, u/ cegah

kesalahan yg ditimbulkan: dipilihb. Derajat ketelitian (2): perlu ketelitian, u/ cegah

kesalahan: dipilihc. Biaya penyelenggaranan yan.(3):

u/ cegah biaya yg dikeluarkan sia-sia: dipilihd. Frekwensi penyelenggaraan (4):

banyak pasien yg memanfaatkan, u/ cegah kesalahan; dipilih

24

2. Peralatan yang digunakan

a. Derajat kesulitan pemakaian peralatan (5): perlu hatai2, u/ cegah kesalahan yg membahayakan pasien:dipilih

b. Derajat kompleksitas pemakaian peralatan (6): u/ cegah kesalahan yg bahayakan pasien: dipilih

c. Derajat resiko penggunaan alat (7): jika resiko yg ditimbulkan tinggi, bila terjadi kesalahan efeknya ke pasien tinggi: dipilih

25

3. Tenaga Pelaksana Pelayanan

a. Pengetahuan dan ketrampilan tenaga pelaksana (8), jika kurang memadai kemungkinan merugikan pasien: dipilih

b. Pengalaman tenaga pelaksana (9):

pengalaman kurang, merugikan pasien: diprioritaskan

c. Kepatuhan tenaga pelaksana (10); kepatuhan kurang akan merugikan pasien: diprioritaskan

26

Cara penghitungan kriteria matriks

• Cara pemberian skor:– Beri nilai 5 u/ lingkup yg paling besar, dan 1 u/

lingkup terkecil– Nilai lingkup pelayanan yg lain:N = 1 + A – C X (5 – 1) B – CN= Nilai lingkup pelayanan yg dihitungA= Besar lingkup pelayanan yg dinilaiB= Besar lingkup pelayanan paling besarC = Besar lingkup pelayanan paling kecil

27

Contoh: lingkup yan. Yg diselenggarakan oleh institusi

yan diketahui besar biaya penyelenggaraan:

Lingkup yan X = Rp. 1.000/psnLingkup yan Y = Rp. 1.600/psn (nilainya 5)Lingkup yan. Z = Rp. 600/psn (nilainya 1)Maka nilai X = 1 + 1000 – 600 x (5-1) 1600 – 600 = 2,6

28

Contoh perhitungan kriteria matriks

29

1. Menetapkan masalah mutuB. Menetapkan Daftar Masalah:- menyusun daftar masalah mutu untuk lingkup yan kep.- Ada 2 komponen yang dilaksanakan:

a. Identifikasi masalah mutu: tersusun daftar masalah mutu yan.kep /inventarisasi masalah (apakah input, proses, output: contoh:

- alat tidak steril/input- perawat kurang trampil/ proses- angka BP tinggi/out put- iritasi sal. Nafas tinggi/ out put

30

1. Menetapkan masalah mutu

b. Klarifikasi daftar masalah:

- tujuan: memperjelas rumusan agar dapat dimengerti, mencegah duplikasi dan membuang pendapat yg tidak menggambarkan mslh mutu

- Merujuk hanya pada keluaran (lht hal 29)

B. Menetapkan Daftar Masalah:

31

1. Menetapkan masalah mutu

b. Klarifikasi daftar masalah:

- tujuan: memperjelas rumusan agar dapat dimengerti, mencegah duplikasi dan membuang pendapat yg tidak menggambarkan mslh mutu

- Merujuk hanya pada keluaran (lht hal 29)

B. Menetapkan Daftar Masalah:

32

c. Konfirmasi Daftar Masalaha. Konfirmasi tidak langsung: dengan menanyakan para petugas tentang kebenaran maslah, cara:- pengumpulan data: cara sederhana dgn

cek list- pengolahan dan penyajian data: pengolahan data secara diskriptif, persentase

Catatan: maslah adalah benar masalah mutu bila konfirmasi sama/lebih 50%

1. Menetapkan masalah mut

33

- Konfirmasi langsung:

a. Retrospektif: contoh dari cat per, med.

record

b. Prospektif:dilakukan terhadap data yg

sebelumnya tidak tersedia, contoh

dengan menyebarkan angket tentang

harapan yan kep pada klien

34

Langkah:

1. Mengumpulkan data: perhatikan macam data, sumber data, jumlah data( penghitungan sampel, cara pengambilan sampel, cara pengumpulan data

2. Mengolah data3. Menyajikan data4. Interprestasi data:membenadingkan dg standar/

indikator. Jika indikator belum diketahui maka dipakai 5%, jika angka sama atau lebih kecil dari 5% maka masalah tidak terkonfirmasi

35

Tabel konfirmasi

No

Masalah Metode konfirmasi

Hasil

Konfirmas

Interprests

1 Angka BP >

Langsung 2 dari 5 BP

40%: M M

2 Iritasi sal

Nfs >

Langsung 2 dr 10 20%:

MM

36

1.Menetapkan masalah mutu

D. Prioritas Masalah: melalui criteria matrix tehcnique: berdasarkan

1.Importancy:a. Prevalensi masalah/Pb. Akibat yg ditimbulkan/severity/Sc. Kenaikanj jumlah masalah/rate of increase/RId. Keprihatinan klien/public concern/PCe. Keinginan yg tidak terpenuhi/degree of unmeet needs/DUf. Iklim politik/political climate

37

• D. Prioritas Masalah: melalui criteria matrix tehcnique: berdasarkan

2. Tehnologi yg tersedia/ technique feasibility

3. Sumber daya yang tersedia/resources availability

38

Tabel kriteria matrix

• Jadi prioritasnya: angka BP >

No

Mslh I T R IxTxR

P S RI

PC DU IP

1 BP> 4 5 4 5 5 5 5 3 420

2 Iritasi sal nfs >

2 4 2 5 5 5 5 3 345

39

• Menjawab 4 W+ 1 H:

• 40% klien yg tidak sadar yg mendapatkan tindakan suction setelah perawatan 3 hari mengalami BP selam th….. Di RS……

Rumusan masalah:

40

2. Menetapkan penyebab masalah

1. Menetapkan penyebab masalah, menunjuk kesenjangan output yg dipengaruhi oleh input, lingkungan, dan proses

Membuat diagram alir/flow chart:

a= awal dan akhir b= Proses c=keputusan

d= persiapan e= data

a b c d e

41

• Penyebab/sb mslh:persiapan alat yg tidak benar, alat yg tidak steril, slem sangat kental

Pasien perlu suction

Klg tebus resep

Alat diserahkan ke P

Persiapan prosedr Persiapan ulang

suction

kaji

Panggil expert

Catat hasil

42

Daftar Penyebab Masalah

Menetapkan secara teoritis dan yg diperkirakan ada di institusi:

Angka BP >>

KLien

Perawat Lingkungan

masukanprose

43

Konfirmasi penyebab masalah:No Psb Masalah Cara

konfirm:Hsl

konfirm

Kesimpulan

1 Pengembangan staf <

Lsg retrospektif

5 dr 7 blm pelat

71%

2 Penget & Ket <

Lgs

Tdk lgs

2 dr 7 <

3 dr 7 <

28%

42% (X)

3 Sosialisai SOP

lsg 3 dr 7 tdk SOP

30%

4 Supervisi < lsg 2 dr 10 prosedr

20%

44

Prioritas Penyebab Masalah

Kriteria MatriksMasalah Importancy Techologi Resource jumlah

P S RI PC DU PC

Pkbg staf 5 4 3 4 5 5 5 3 390

Sosials SOP 3 4 3 4 4 5 5 4 460

Penget & ket < 4 5 4 4 5 5 5 3 405

Supervisi 4 3 3 3 3 3 3 3 171

45

Prioritas penyebab masalah

1. Sosialisasi SOP (X) = 32%

2. Penget & Ketrampilan (Y)= 29%

3. Pengembangan staf (Z) = 27%

4. Supervisi (R) = 12%

Visualisasi: diagram pareto=1426 %= 100%

X=32% Y=29% Z=27% R=12%

61% .

. 88%

46

3. Menetapkan Cara Penyelesaian masalah mutu

: suatu upaya untuk mengatasi penyebab masalah mutu sedemikian ruapa sehingga masalah mutu dapat diselesaikan dan mutu pelayanan kesehatan dpt lebih ditingkatkan

47

Cara Penyelesaian Masalah

1. Mempelajari cara penyesaian masalah yg pernah ada

2. Menyusun cara penyelesaian masalah yg baru:

- menetapkan tujuan yg jelas & spesifik ssi kemampuan

- target dapat dihitung dengan:

48

Penghitungan target:

• 1,96 = P1 –P2

V P1Q1 + P2Q2

N1 N2

P 2 = - b + V b2 - 4ac

2a

+ bila u/ meningkatkan cakupan

- bila u/ menurunkan cakupan

P1= Besarnya mslh dlm %Q = 100%-P1P2 = Besarnya target yg ingin dicariQ2 = 100% -P2N1 = jumlah populasi sebelum programN2 = jumlah populasi setelah program

49

30 % diketahui angka BP di suatu RSP1 = 30 N1 =N2 = 100 Q1= 100-30 = 90Q2 = 100 –P21,96 = 30 – P2 V30.90 + P2(100-P2) 100 1001,962 = (30 – P2 ) 2 = 2700 + 100P2 –P2 2

1003,76 x (2700 +100P2-P22 ) = 900 –60P2 + P2 2

100 101,52 + 3,76P2 –0,0376P2 2 = 900 –60P2 +P2 2

- 798,58 + 63,76 P2 – 1,0376 P2 = 0

50

- 798,58 + 63,76 P2 – 1,0376 P2 = 0

1,0376P2 –63,76P2 +798,58 = 0

a b cP 2 = - b + V b2 - 4ac

2a

= 63,76 + V 63,762 -4.1,0376.798,58

2. 1.0376

= 63.76- 27.4 = 17.56 %

2,07

Artinya perlu diturunkan angka kesalahan sampai

17.56%

51

PENYELESAIAN MASALAH MUTU YAN KEP

• Melakukan curah pendapat untuk memilih cara penyelesaian masalah

• Pemilihan berdasarkan kriteria matriks• Kriterianya:

1. Efektifitas program:menunjuk pada kemampuan program u/ mengatasi masalah• Besarnya mslh dpt diselesaikan/magnitude• Pentingnya cara penyelesaian mslh/importancy• Sensitifitas cara penyelesaian

masalah:/vunerability

52

2.Efisiensi Program: menunjuk pada pemakaian sumber daya:

dengan cost yg paling kecil: paling efisien

DAFTAR CARA PENYELESAIAN

MASALAH:

1. Pembuatan SOP

2. Pelatihan Prosedur

3. Preceptorship

53

Kriteria matriks

No Cara Pslksn Efektifita Efisiency Jumlah Prioritas

M I V C Mx I xV C

1 SOP Tindakn 4 4 4 4 16 3

2 Pelatihan 4 5 4 5 20 2

3 Preceptorship 4 4 4 3 21 1

54

MELAKSANAKAN CARA PENYELESAIKAN MASALAH MUTU

YAN KEP• Siklus PDCA

Find a process to improve

Organize team that knows the process

Clarify currentknowledge of the process

P

DC

A

Understand causes of process variationP

DC

A

Select the process improvemnet

PD

CA

55

PDCA: Plan, Do, Check, Action: rangkaian kegiatn yg terdiri dari penyusunan rencana kerja, pelaksanaan rencana kerja, pemeriksaan pelaksanaan rencana kerja, perbaikan yg terus menrus dan berkesinambungan

56

Skema PDCA

Menetapkan masalah mutu

Menetapkan psb mslh mutu

Menetapkan cara Penyelesaian

masalah

merencanakan

melaksanakan

Memeriksa

Memperbaiki

Menilai hasil

Menyusun srn tindaklanjut

57

Plan/P• Berorientasi ke masa depan• Fleksibel• Logis• Mengandung uraian lengkap• Lengkap unsur rencananya, unsur-2:

1. Judul Rencana: Upaya menurunkan angka infeksi nosokomial: saluran nafas/BP melalui kegiatan preceptorship

2. Rumusan pernyataan & uraian masalah:30% pasien yang tidak sadar mengalami infeksi saluran nafas/BP setelah 3 hari perawatan di RS ……, Th…..

3. Rumusan Tujuan: Menurunkan angka kejadian BP dari 30% pada bln Des2004 menjadi 17,56 % pada bln Jan 2006

4. Uraikan Kegiatan:

58

4. Uraian kegiatan:

1. Menyusun proposal preceptorship2. Presentasi rencana kegiatan kepada pimpinan3. Menyusun tim preceptorchip4. Menyusun ptotap dan guide line5. Rapat koordinasi & pelatihan tim preceptorship6. Sosialisasi tim, dan kepada perawat7. Pelaksanaan8. Monitoring pelaksanaan9. Evaluasi10. Saran tindak lanjut

59

5. Waktu, Pelaksana, Biaya:Dengan membuat Gant Chart:

Mliputi:persiapan, pelaksanaan, evaluasi

Anggaran juga dirinci setiap kegiatan, dan hares ada PJ dlm setiap kegiatan

No Kegiatan Waktu/minggu

PJ Biaya 1 2 3 4 5 6 7 8….

1234..

60

6. Metode & Kriteria Keberhasilan Penilaian

No Kegiatan Metode Kriteria keberhasilan

1 Menyusun proposal PC Observasi Tersusun 1 proposal

61

Do/D/Pelaksanaan

• Memerlukan keterlibatan tim

• Perlu kegiatan orientasi dan sosialisasi

• Pemimpin hares mempunyai sifat: comunication, motivation, leadership, directing

62

Check/ C/ Pemeriksaan

• Suatu penilaian yg bersifat promotiv, ditujukan untuk menilai kesesuaian pelaksanaan unsur masukan/input dan process dari rencana kerja yang ditetapkan

• Dengan menggunakan lembar pemriksaan/Check sheet:

1. Tetapkan jns penyimpangan yg akan diamati baik proses maupun outcome

2. Tetapkan jangka waktu pengamatan/ tiap hari/mg/bln3. Lakukan penghitungan penyimpangan sesuai yg

ditetapkan

63

Lembaran PemerikasaanNama pengamat:Periode pengamatan:……. S/d……….

No Jenis penyimpangan jlm yg diamati jlm penyimpg %

1 Tindakan suction 15 5 32 Tindakan posisioning 100 20 203 Tindakan chest fisioterapi 10 5 104 Penkes BP 100 10 1

64

Peta contol/ Control Chart

• Suatu grafik yg menggambarkan besarnya penyimpangan yg terjadi pada kurun waktu tertentu. Cara:

1. Tetapkan garis batas penyimpangan, misal 2 %

2. Hitung % penyimpangan secara berkala:

No penyimpngan mg 1 mg2 mg3 mg4 mg5

1 Tindakan suction 5 4 2 6 22 Perubahan posisi 10 8 7 7 43 Chest fisioterapi 8 8 7 6 24 Penkes 15 10 9 5 4

65

3. Buat grafik penyimpangan

5

21

10

20

2 3 4 5 mg

Batas penys maksimal

4. Nilai grafik, apa kecenderungannya turun statis, naik

66

Actin/A/Perbaikan

Perlu melaksanakan pertemuan rutin untuk melihat suatu penyimpangan yg ditemukan/action dan menyusun perbaikan program

contoh : pada tindakan perubahan posisi dan chest fisioterapi pd mg 3-4 cenderung penyimpangannya statis maka hares dilakkuan perbaikan

67

Sbg ringkasan perlu dibuat story book

PELAKSANAAN RENCANA KERJA, PERBAIKAN

& TINDAKAN

No Rencana Pelaksanaan&waktu Pemeriksaan Perbaikan

Metode Hasil

Menyusun proposal Tgl …rpt p Observasi Tersusun Perbaikan pssn prop 1 prop biaya

68

MENILAI DAN MENYUSUN RENCANA TINDAK LANJUT

• Penilaian:

Adalah suatu cara belajar yg sistematis dari pengalaman yg dimiliki u/ meningkatkan pencapaian pelaksanaan, perencanaan suatu program guna penerapan selanjutnya

69

Tehnik Penilaian

1. Tehnik kesepakatan kelompokbersifat subyektif, berdasarkan pertemuan untuk membahas hasil perbaikan mutu

2. Tehnik kajian data: % keberhasilan = X2-X0 x 100% X1 – X0X0= besarnya masalahX1 = besarnya targetX2 besarnya pencapaian

70

Contoh:

X0= 30%

X1= 17,56%

X2= 18%

% kbsl = 18 – 30 x 100%

17,56-30

= 96 %

71

Saran Tindak lanjut

• Jika kegiatan berhasil, maka saran:

1. Sebagai kegiatan rutin, strategi komunikasi: menyiapkan laporan lengkap, sosialisasi

2. Menyerankan unit lain jg melaksanakan kegiatnan yg sama

3. Melanjutkan program mutu yg lain

72

• Jika masalah kurang berhasil:

1. Mempertimbangkan melanjutkan program

2. Mempertimbangkan untuk menyusun program penyelesaian yg baru