Proceso de reclutamiento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS

NATURALES

DRH

Versión 1 del 16-12-2008

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 011

ÍNDICE

Ítem Referencia No. de Página

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.6.1

1.6.2

1.6.3

1.6.4

1.6.5

1.6.6

Objetivo Alcance Responsabilidad Formularios Relacionados Definiciones Procedimientos: Descripción de Procedimiento Diagrama de Flujo de Procedimiento Formulario Form-MARN-RH-01 Instructivo de llenado de Form-MARN-RH-01 Formulario Form-MARN-RH-03 Instructivo de llenado Form-MARN-RH-03 Anexos: Formulario Movimiento de Personal /ONSEC Guía Técnica para aplicación del Formulario Único de Movimiento de Personal (Acuerdo No. D-2008-033)

2 2 2 2 2 4 8

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12

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15

Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma: Msc Lic. E. Contreras Director Gral. de Admón. y Finanzas Revisado Por: Cargo: Fecha: Firma: Cristina Barillas Directora de Recursos Humanos Licda. Norma Peláez Asesora Administrativa Financiera Lic. Carlos González Director de Auditoría Interna Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: A. Ramas Consultor de Manuales 16-12-2008

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1.1 OBJETIVO: Normar, sistematizar, ordenar e integrar las operaciones que se realizan para la contratación de personal para el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales bajo el renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”, que permitan tener un mejor control interno del proceso y proporcionar información oportuna y veraz sobre el status de la gestión. 1.2 ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las operaciones que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales para la selección, contratación y pago del personal que se contrate bajo el renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”. 1.3 RESPONSABILIDAD: 1.3.1 Directores Generales: Son los responsables de revisar los requerimientos de personal de las

diferentes Unidades y dar la preautorización para la contratación correspondiente. 1.3.2 Ministro (a), Viceministro (a) Encargado (a) del Despacho: Como Autoridades Superiores, son

los (as) encargados (as) de autorizar la contratación de personal en el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.

1.3.3 Director (a) de Recursos Humanos: Es el (la) responsable de atender las requisiciones de personal que se presenten en la Dirección de Recursos Humanos, solicitadas por las diferentes Unidades del MARN, con el VoBo. de los (as) Directores (as) Generales y la Autoridad de la Dirección Superior-Despacho Ministerial.

1.3.3.1 Es responsable de proporcionar información a la Dirección Superior-Despacho Ministerial, a los Directores Generales y/o Encargados de Unidades sobre el status de la gestión de selección, contratación y/o pago del personal bajo el renglón presupuestario 011.

1.3.3.2 Es responsable del manejo ágil, confidencial y custodia de todos los expedientes de personal. 1.3.3.3 Es responsable que todos (as) los (as) candidatos (as) que participen en el proceso de

selección para contratación bajo el renglón presupuestario 011 cumplan con los requisitos y el procedimiento completo normado.

1.3.4 Unidad de Auditoría Interna: Es responsable de velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos normados en el MARN.

1.4 FORMULARIOS RELACIONADOS:

1.5 DEFINICIONES: 1.5.1 Requisición de Personal: Es el formulario que se utilizan por parte de toda Unidad

administrativa del MARN para solicitar la contratación de personal. 1.5.2 Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente: Es el formato

Código Nombre del documento o dato MARN-RH-01 Formulario “Requisición de Personal”

MARN-RH-03 Formato “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”

S/C ONSEC Formulario “Movimiento de Personal”

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que se utiliza por parte de la Dirección de Recursos Humanos para llevar control interno sobre el avance de la gestión de selección, contratación y/o pago de personal bajo el renglón presupuestario 011, para las Unidades del MARN que han efectuado la solicitud correspondiente.

1.5.3 Movimiento de Personal: Es el formulario oficial de la Oficina Nacional de Servicio Civil

–ONSEC- que debe ser llenado y enviado con los expedientes por parte de todas las entidades del sector público, para análisis y elegibilidad del personal que será contratado bajo el renglón presupuestario 011 y el 022. En el MARN el formulario se elabora en versión digital.



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Versión 16-12-2008

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN

PRESUPUESTARIO 011

Hoja 1 de 4

PROCESO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1. Solicitud de personal o recurso humano

1.1 Unidad solicitante Al identificar o detectar necesidad de personal, procede a llenar el Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, gestiona firma del Jefe de la Unidad, Vo.Bo. del Director (a) General, Vo.Bo. del Viceministro (a) responsable del área y Vo.Bo. del Ministro. Adjunta especificaciones del puesto o términos de referencia al Formulario y currícula de referidos. Lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos.

2.1 Dirección de sos Humanos Recur

Secretaria de reclutamiento recibe, revisa firmas y sellos en Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal” y documentación adjunta; abre expediente y registra lo procedente en los ítems del procedimiento 1 en el Form. MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Traslada expediente a Director (a) de Recursos Humanos, quien solicita confirmar disponibilidad presupuestaria.

2. Inicio de gestión de Contratación de Personal

2.2 Unidad de Presupuesto, Dirección Financiera

Encargado (a) verifica disponibilidad presupuestaria en SICOIN y confirma o no, a Director (a) de Recursos Humanos.

3.1 Director (a) de Recursos Humanos

En caso de no confirmarse disponibilidad presupuestaria, elabora Form. de Rechazo y la envia a Dirección solicitante; traslada expediente a Secretaria de reclutamiento, para su archivo. En caso de confirmarse disponibilidad presupuestaria, registra, firma y sella en el ítem correspondiente del Form. MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Traslada expediente con conocimiento a Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal.

3. Reclutamiento de Personal

3.2 Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal

Recibe expediente, le asigna un número correlativo de control al Form. MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, verifica la currícula adjunta (o en banco de datos) y la ingresa al sistema base de datos de expediente. Convoca a proceso de selección. Registra, firma y sella en los ítems correspondientes al procedimiento 3 del Form. MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.

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Versión 16-12-2008


PRESUPUESTARIO 011

Hoja 2 de 4

4.1 Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal

Realiza entrevista inicial a candidato y elabora el reporte en Formulario “Evaluación de entrevista”, si está calificado (a) le administra pruebas: psicométricas, de personalidad y/o de habilidades especificas; si está calificado (a) verifica referencias de currícula, elabora Informe de Selección. Traslada copia de expediente de candidato (a) elegible al Jefe de Unidad Solicitante y convoca a candidato (a) elegible para entrevista con Jefe de Unidad Solicitante. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al procedimiento 4 en Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. En caso de candidato (a) no elegible, remite expediente a Secretaria de reclutamiento para su archivo.

4.2 Jefe de Unidad Solicitante

Efectúa entrevista a candidato (a) elegible, recomienda o no su contratación. Registra, firma y sella, según sea el caso, en los ítems del procedimiento 5 en el Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Devuelve copia de expediente a Dirección de Recursos Humanos.

4. Selección de Personal


Recibe copia de expediente, autoriza iniciar la contratación. Registra, firma y sella en ítem correspondiente al Procedimiento 6 en el Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Traslada expediente al Encargado (a) de Nóminas.

5. Contratación 5.1 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 011

Recibe expediente y verifica la papelería; en caso de faltar documentación, se la requiere a la persona que se va a contratar, llena formato de control de documentación. Requiere a persona seleccionada la presentación de documentación original de expediente para confrontarlo. Envía a evaluar el expediente a ONSEC para que determinen la elegibilidad de la persona nominada. (duración 10-15 días hábiles). Recibe expediente de ONSEC, en caso de no ser elegible, informa a la persona nominada y al Jefe de Unidad solicitante. Traslada expediente a secretaria de reclutamiento para archivo en banco de datos. En caso de ser elegible la persona nominada, le informa al Director (a) de Recursos Humanos y a Jefe de Unidad solicitante. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al Procedimiento 7 en el Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.

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Versión 16-12-2008


PRESUPUESTARIO 011

Hoja 3 de 4


Autoriza notificar a la persona seleccionada sobre su contratación y la fecha de inicio de labores.

5.3 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 011

Notifica su contratación y fecha de inicio de labores a persona seleccionada. Procede a elaborar Acuerdo Ministerial de Contratación y lo traslada a Jefe de Unidad solicitante y a Director (a) de Recursos Humanos para revisión y sello al dorso. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.


Recibe, revisa y sella al dorso el Acuerdo Ministerial. Traslada a Encargada de Nóminas 011. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.


Recibe Acuerdo Ministerial y gestiona firma del Ministro (a) de Ambiente y Recursos Naturales; reproduce copias del mismo y las traslada a Asistente de Dirección para que emita el Acta de Toma de Posesión. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.

5. Contratación

5.6 Asistente de Dirección

Elabora Acta de Toma de Posesión, gestiona firmas y archiva en Libro de Actas. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.

6. Pago al personal contratado


Elabora en formato digital el Formulario “Movimiento de Personal”, ingresando los datos de la persona contratada, imprime, firma y gestiona Vo.Bo. de Director (a) de Recursos Humanos. Ingresa el Form. “Movimiento de Personal” al sistema Guatenóminas, creando el perfil del empleado (a), puesto y ubicación; lo registra en el Sistema. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.

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Versión 16-12-2008


PRESUPUESTARIO 011

Hoja 4 de 4

Pago al personal contratado


Elabora Oficio para trasladar Formulario “Movimiento de Personal” completo, adjuntando Acuerdo Ministerial, fotocopia de cédula completa, de carné del IGSS y/o Constancia de Colegiado Activo. Lo entrega en oficinas de ONSEC, que revisa y evalúa. En caso de existir errores en el cuadro, efectúa y firma correcciones; en caso no existir errores, ONSEC desbloquea el cuadro para que se le puedan efectuar pagos a la persona contratada. Genera nómina y acreditamiento en cuenta bancaria del contratado (el cual es automático). Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Imprime vouchers de acreditamiento mensual y entrega al personal.

Elaborado por: Adolfo Ramás Revisado por: Cristina Barillas / Licda. Norma Peláez Revisado por: Lic. Carlos González Autorizado por: Msc Lic. Edgar Contreras Montoya

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-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 011 Versión 16-12-08

Dirección financiera

Director (a) de Recursos Humanos

Secretaria de Reclutamiento /

Asistente

Encargado (a) de Reclutamiento y

Selección de Personal

Encargada de Nominas de

Personal renglón 011

Unidad Solicitante

Inicio

1Identifica necesidad

de Personal

2Elabora

Form.MARN-RH-01

3Revisa

Form.MARN-RH-01 y

adjuntos, abre expediente

4Recibe y solicita

confirmar disponibilidad presupuestaria

5Encargada de Presupuesto

verifica disponibilidad

Disponibilidad presupuesto

si

no

8

Archiva Expedien

te

Fin

9Numera Form. MARN-RH--01, verifica curricula adjunta o revisa banco de datos

10Ingresa curricula

a sistema de expediente

11Convoca a proceso de selección

12Entrevista Inicial a

candidato (a)

Candidato (a) calificado (a)

si

no

A

A-B-C-D-E

13Administra pruebas a

candidato (a)


14Verifica

referencias y elabora

informe de selección

si

no

B

Candidato (a) elegible

si

no

15Convoca a candidato

(a) elegible a entrevista con Jefe

Unidad

2

C

6Elabora y firma Form. de

Rechazo

8

7Recibe Form. de

Rechazo







14Director (a) de

Recursos Humanos


Asistente

Unidad Solicitante

1

16Jefe de Unidad

entrevista a candidato (a)

Recomienda candidato (a)

D

si

no

17Autoriza

contratación

18Verifica expediente

completo y requiere documentación

original

19Envía expediente a

ONSEC para análisis y elegiblidad

21Notifica

contratación a persona elegida

y Jefe Und.solicitante

22Elabora Acuerdo

Ministerial de Aprobación

25Gestiona firma de

Ministro (a) en Acuerdo

32Ingresa Form. Mov.

De Personal en Sistema

Guatenominas

3

20Autoriza

notificar la contratación

23Revisa y sella

al dorso Acuerdo

9

Es elegible para ONSEC

si

no

E

26Reproduce copias de Acuerdo Ministerial

27Asistente recibe y

elabora Acta de Toma de Posesión

30Elabora Form. Movimiento de

Personal, imprime, firma

31Revisa y firma de Vo.Bo. Form. Movimiento de

Personal

33Elabora Oficio y entrega

Form. Mov. De Personal en ONSEC

28Asistente avisa y gestiona firmas en Acta de toma

de Posesión

29Asistente

archiva en Libro de

Actas

24Revisa y sella

al dorso Acuerdo






Dirección Financiera


Unidad Solicitante

Secretaria de Reclutamiento

2

36Genera Nómina Mensual

y acreditamiento en cuenta bancaria

automático

Fin

10

ONSEC detecta errores en Form.

sino

34Efectúa correcciones y firma testados, in situ

35ONSEC desbloquea

Form. Mov. De Personal

37Imprime vouchers de

acreditamiento mensual para personal

MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

FORM-MARN-RH-01 No._______________

REQUISICION DE PERSONAL

1 DATOS DEL PUESTO Título del puesto: Dirección a la que pertenece: Unidad administrativa: Función Principal: Otras Funciones: Honorarios o Salario Mensual:

2 DATOS DEL CANDIDATO (A)

Género Femenino

Masculino

Rango de edad (Deseable)

Formación Académica Necesaria

Diversificado: ______________ ______________

Universitario: ______________ ______________

Otros: __________________ __________________

Idiomas (especifique)

______________

______________

__________________

Conocimientos técnicos

3. INFORMACION ADICIONAL Experiencia Laboral

_____ años

4. CONDICIONES DE CONTRATACION Renglón

Presupuestario 011______

022 ______

029 ______

Otro: __________

5. AUTORIZACIONES Nombre de Jefe de la Unidad Fecha de solicitud

Firma y sello VoBo. Director (a) General del Área

Vo.Bo. Viceministro (a) responsable del Área

Vo.Bo. Ministro

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MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-01 “Requisición de Personal”

Objetivo: Sistematizar el proceso de solicitud de contratación de personal en el

Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Instrucciones de Llenado: 1 Datos del Puesto:

• Titulo del Puesto: Anotar el nombre que tiene el puesto en el Manual Administrativo de la Unidad. (En caso de duda, consultar a la Dirección de Recursos Humanos).

• Dirección a la que pertenece: Anotar el nombre de la Dirección General a la que pertenece la Unidad solicitante. Ejemplo: solicitud de la Unidad de Presupuesto, anota Dirección General de Administración y Finanzas.

• Unidad Administrativa: Anota el nombre de la Unidad, programa o proyecto solicitante. Ejemplo: Unidad de Presupuesto.

• Función principal: Se describe en forma breve y concreta la función principal de la plaza solicitada. Ejemplo: Encargado de formular y desarrollar estrategias de pago por servicios ambientales.

• Otras Funciones: En caso de ser una plaza muy técnica, se recomienda describir algunas funciones especificas que permitan atender de mejor manera la solicitud.

• Honorarios o Salario Mensual: Anotar el monto que se pagará en forma mensual a la persona a contratar.

2 Datos del Candidato (a):

Marque o registre la información solicitada en los diferentes ítems de este apartado. Ver ejemplo a continuación:


Género Femenino X Masculino

Rango de edad (Deseable) ----------------------------- Formación Académica Necesaria

Diversificado: Universitario: Ingeniero Químico

Otros: Economia Ambiental, Desarrollo Sostenible

Idiomas (especifique) Inglés Conocimientos Técnicos En Mercado de Carbono

3 Información Adicional:

• Experiencia Laboral: Anotar cuanto tiempo se requiere que el candidato (a) tenga de experiencia comprobable.

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• Renglón Presupuestario: Favor marque una X en el renglón correspondiente. 4 Información de Unidad Solicitante:

• Se anota el nombre del Jefe de la Unidad solicitante, quien debe firmar y sellar el formulario.

• Se registra la fecha en que se elabora la solicitud. • El Director (a) General a la cual pertenece la Unidad, programa o proyecto

firma y sella de revisado y preautorización. • Viceministro (a) responsable del área firma y sella de Vo.Bo. • El Ministro (a) o Viceministro (a) Encargado (a) del Despacho firma y sella de

autorización.

ELABORADO POR: José Adolfo Ramás

REVISADO POR: Cristina Barillas Norma Peláez Lic. Carlos González

AUTORIZADO POR: Msc. Lic. Edgar Contreras

FECHA ELABORACION: 08-12-2008

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FORM-MARN-RH-03 No._______________

HOJA DE RUTA DE SELECCIÓN, CONTRATACION Y PAGO DE PERSONAL PERMANENTE

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTOS

CHECK LIST

Firma y sello persona que realizó / efectuó procedimiento (s)

Uso exclusivo de la Dirección de Recursos Humanos RENGLON: 011 Dirección de Recursos Humanos

1. Recibe solicitud de personal en Form. MARN-RH-01: Firma y sello de Jefe de Unidad Firma y sello de Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TdR`s Adjunta currícula:______

si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

___________________ ____ _______________ ______________________________________


2. Confirma: disponibilidad presupuestaria con Unidad de Presupuesto

si ___ no ___

3. Realiza proceso de reclutamiento de personal: Verifica currícula ____ Ingresa datos al sistema Convoca a proceso de selección

si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________

Encargada de Reclutamiento y Selección de Personal

4.Realiza proceso de selección: Califica en entrevista Administración de Pruebas Verifica Referencias Candidato Elegible Convoca entrevista c/Jefe Unid. Sol.

si ___ no ___ PER__PSI__HAB_ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________ __________________ __________________

Jefe de Unidad Solicitante

5. Entrevista a candidato: Recomienda contratación

si ___ no ___


6. Elección de candidato: Autoriza iniciar contratación

si ___ no ___

7. Contratación de personal: Papelería completa Documentación confrontada Expediente enviado a ONSEC Vo.Bo. de ONSEC Notificación realizada Elaboración Acuerdo Ministerial VoBo. Acdo. Ministerial por DRH VoBo. Acdo. Ministerial Jefe Und. Firma de Ministro de Ambiente y RN Acta de toma de posesión firmada

si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________

Encargada (o) de Nóminas renglón presupuestario 011

8. Pago Inicial de personal : Form. Mov. de Personal elaborada VoBo DRH en Mov. de Personal Ingreso Movimiento de Personal en sistema Guatenóminas Acreditamiento en cuenta


__________________ __________________ __________________ __________________

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15



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”

Objetivo: Contar con información oportuna sobre el status del avance en la gestión

del proceso de Selección, Contratación y/o Pago de personal bajo el Renglón Presupuestario 011, por parte de la Dirección de Recursos Humanos.

Instrucciones de Llenado: 1 Área de “uso exclusivo de Recursos Humanos”:

1.1 1 Recepción de solicitud: La persona que recibe la Requisición de Personal en la Dirección de Recursos Humanos y que verifica cada paso del procedimiento, anota una X en la opción correspondiente de la columna “check list”, firmando y sellando en la columna contigua a cada opción. En el ítem “Adjunta currícula” debe anotar en el espacio en blanco, la cantidad de currícula recibida. Ejemplo:

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO CHECK LIST Firma y sello persona….

Dirección de Recursos Humanos

1. Recibe solicitud de personal en Form. MARN-RH-01: Firma y sello Jefe Unidad Firma y sello Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TDR Adjunta Currícula__03_

si _X_ no ___ si _X_ no ___ si _X_ no ___ si _X_ no ___

_____________________ _____________________ _____________________ _____________________

1.2 2 Confirma disponibilidad presupuestaria: El Director (a) de Recursos

Humanos, de acuerdo a la respuesta que obtuvo de la Unidad de Presupuesto, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.

1.3 3 Proceso de reclutamiento de personal: El Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal que realiza cada paso de este procedimiento, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en los espacios disponibles en la columna para firma. Observación: En el ítem “verifica currícula” tiene un espacio para anotar cuantos currículum recibió y verificó.

1.4 4 Proceso de selección: El Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal que realiza cada paso de este procedimiento, registra X en la opción correspondiente en la columna check list, firma y sella en los espacios disponibles en la columna para firma. Observación: En el caso del ítem “Administración de Pruebas”, se debe registrar X en el espacio disponible para las pruebas realizadas, identificadas así: PER= prueba de personalidad; PSI= prueba psicométrica; HAB= prueba de habilidad especifica.

Firma y sella en este espacio, para cada paso

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1.5 5 Entrevista a candidato (a): Jefe de Unidad solicitante define si recomienda o no la contratación del (la) entrevistado (a). Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.

1.6 6 Elección de candidato (a): Director (a) de Recursos Humanos, de acuerdo a la decisión tomada autoriza iniciar contratación, registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.

1.7 7 Contratación de personal: La Encargada de Nóminas renglón 011 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: Papelería completa; documentación confrontada; Expediente enviado a ONSEC; VoBo de ONSEC; Notificación realizada; Elaboración Acuerdo Ministerial; VoBo. Acuerdo Ministerial Jefe Und.; Firma de Ministro de Ambiente y Recursos Naturales; Debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma. Observación: El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo Acuerdo Ministerial por DRH, firma y sella en los espacios correspondientes de la columna para firma. Asistente de Dirección registra X en la opción correspondiente de la columna check list par el ítem de: Acta de toma de posesión firmada; debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma.

1.8 8 Pago de personal: La Encargada de Nóminas Renglón Presupuestario 011 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para todos los ítems de esta etapa, firma y sella en los espacios de la columna para firma. Observación: El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo DRH en Mov. de Personal, debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna firma.


REVISADO POR: Licda. Cristina Barillas Licda. Norma Peláez


VERSION:01-08 FECHA ELABORACION: 16-12-2008



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ÍNDICE

Ítem Referencia No. de Página

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1.6.1

1.6.2

1.6.3

1.6.4

1.6.5

1.6.6

Objetivo Alcance Responsabilidad Formularios Relacionados Definiciones Procedimientos: Descripción de Procedimiento Diagrama de Flujo de Procedimiento Formulario Form-MARN-RH-01 Instructivo de llenado de Form-MARN-RH-01 Formulario Form-MARN-RH-04 Instructivo de llenado Form-MARN-RH-04 Anexos: Formulario Movimiento de Personal /ONSEC Guía Técnica para aplicación del Formulario Único de Movimiento de Personal (Acuerdo No. D-2008-033)

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Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma: Msc Lic. E. Contreras Director Gral. de Admón. y Finanzas Revisado Por: Cargo: Fecha: Firma: Cristina Barillas Directora de Recursos Humanos Licda. Norma Peláez Asesora Administrativa Financiera Lic. Carlos González Director de Auditoría Interna Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: A. Ramas Consultor de Manuales 17-12-2008

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DRH



1.1 OBJETIVO: Normar, sistematizar, ordenar e integrar las operaciones que se realizan para la contratación de personal para el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales bajo el renglón presupuestario 022 “Personal por Contrato”, que permitan tener un mejor control interno del proceso y proporcionar información oportuna y veraz sobre el status de la gestión. 1.2 ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las operaciones que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales para la selección, contratación y pago del personal que se contrate bajo el renglón presupuestario 022 “Personal por Contrato”. 1.3 RESPONSABILIDAD: 1.3.1 Directores Generales: Son los responsables de revisar los requerimientos de personal de las


los (as) encargados (as) de autorizar la contratación de personal en el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.

1.3.3 Director (a) de Recursos Humanos: Es el (la) responsable de atender las requisiciones de personal que se presenten en la Dirección de Recursos Humanos, solicitadas por las diferentes Unidades del MARN, con el VoBo. de los (as) Directores (as) Generales y la Autoridad de la Dirección Superior-Despacho Ministerial.

1.3.3.1 Es responsable de proporcionar información al Dirección Superior-Despacho Ministerial, a los Directores Generales o Encargados de Unidades sobre el status de la gestión de selección, contratación y/o pago del personal bajo el renglón presupuestario 022.



1.3.4 Unidad de Auditoría Interna: Es responsable de velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos normados en el MARN.


1.5 DEFINICIONES: 1.5.1 Requisición de Personal: Es el formulario que se utiliza por parte de toda Unidad

administrativa del MARN para solicitar la contratación de personal. 1.5.2 Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato: Es el formato


MARN-RH-04 Formato “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”

S/C ONSEC Formulario “Movimiento de Personal”

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que se utiliza por parte de la Dirección de Recursos Humanos para llevar control interno sobre el avance de la gestión de selección, contratación y/o pago de personal bajo el renglón presupuestario 022, para las Unidades del MARN que han efectuado la solicitud correspondiente.

1.5.3 Movimiento de Personal: Es el formulario oficial de la Oficina Nacional de Servicio Civil

–ONSEC- que debe ser llenado y enviado con los expedientes por parte de todas las entidades del sector público, para análisis y elegibilidad del personal que será contratado bajo el renglón presupuestario 011 y 022. En el MARN el formulario se elabora en versión digital.



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DRH

Versión 17-12-2008


PRESUPUESTARIO 022 “PERSONAL POR CONTRATO”

Hoja 1 de 4


1.1 Unidad solicitante Al identificar o detectar necesidad de personal, procede a llenar el Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, gestiona firma del Jefe de la Unidad, Vo.Bo. del Director (a) General, Vo.Bo. Viceministro (a) responsable del área y Vo.Bo. del Ministro. Adjunta especificaciones del puesto o términos de referencia al Formulario y currícula de referidos. Lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos.

2.1 Dirección de sos Humanos Recur

Secretaria de reclutamiento recibe, revisa firmas y sellos en Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal” y documentación adjunta; abre expediente y registra lo procedente en los ítems del procedimiento 1 en el Form. MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Traslada expediente a Director (a) de Recursos Humanos, quien solicita confirmar disponibilidad presupuestaria.





En caso de no confirmarse disponibilidad presupuestaria, elabora Form. de Rechazo y la envia a Dirección solicitante y traslada expediente a Secretaria de reclutamiento para su archivo. En caso de confirmarse disponibilidad presupuestaria, registra, firma y sella en el ítem correspondiente del Form. MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Traslada expediente con conocimiento a Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal.



Recibe expediente, le asigna un número correlativo de control al Form. MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, verifica la currícula adjunta (o en banco de datos) y la ingresa al sistema base de datos de expediente. Convoca a proceso de selección. Registra, firma y sella en los ítems correspondientes al procedimiento 3 del Form. MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.

4



NATURALES

DRH

Versión 17-12-2008



Hoja 2 de 4


Realiza entrevista inicial a candidato y elabora el reporte en Formulario “Evaluación de entrevista”, si está calificado (a) le administra pruebas: psicométricas, de personalidad y/o de habilidades especificas; si está calificado (a), verifica referencias de currícula, elabora Informe de Selección. Traslada copia de expediente de candidato (a) elegible al Jefe de Unidad solicitante y convoca a candidato (a) elegible para entrevista con Jefe de Unidad solicitante. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al procedimiento 4 en Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. En caso de candidato (a) no elegible, remite expediente a Secretaria de reclutamiento para su archivo.


Efectúa entrevista a candidato (a) elegible, recomienda o no su contratación. Registra, firma y sella, según sea el caso, en los ítems del procedimiento 5 en el Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Devuelve copia de expediente a Dirección de Recursos Humanos.



Recibe copia de expediente, autoriza iniciar la contratación. Registra, firma y sella en ítem correspondiente al Procedimiento 6 en el Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Traslada expediente al Encargado (a) de Nóminas.


Recibe expediente y verifica la papelería; en caso de faltar documentación, se la requiere a la persona que se va a contratar, llena formato de control de documentación. Requiere a persona seleccionada la presentación de documentación original de expediente para confrontarlo. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al Procedimiento 7 en el Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.


Autoriza notificar a la persona seleccionada sobre su contratación y la fecha de inicio de labores.

5. Contratación


Notifica contratación y fecha inicio de labores a persona seleccionada. Elabora Contrato Administrativo, lo traslada a Jefe Unidad solicitante y a Director (a) de Recursos Humanos para revisión y sello al dorso; gestiona firmas del contratado y del Viceministro (a) responsable, en el Contrato. Procede

5



NATURALES

DRH

Versión 17-12-2008



Hoja 3 de 4


a elaborar Acuerdo Ministerial de Contratación y lo traslada para revisión y sello al dorso a Jefe de Unidad solicitante y a Director (a) de Recursos Humanos. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.


Recibe, revisa y sella al dorso en Acuerdo Ministerial. Lo traslada a Encargada de Nóminas renglón presupuestario 022. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.


Recibe Acuerdo Ministerial y gestiona firma del Ministro (a) de Ambiente y Recursos Naturales; reproduce copias del mismo y las traslada a Asistente de Dirección de Recursos Humanos para que emita Acta de Toma de Posesión. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.

5. Contratación

5.6 Asistente de Dirección de Recursos Humanos

Elabora Acta de Toma de Posesión, gestiona firmas y archiva en Libro de Actas. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.

6. Pago al personal contratado


Elabora en formato digital el Formulario “Movimiento de Personal”, ingresando los datos de la persona contratada, imprime, firma y gestiona Vo.Bo. de Director (a) de Recursos Humanos. Ingresa el Form. “Movimiento de Personal” al sistema Guatenóminas, creando el perfil del empleado (a), puesto y ubicación; lo registra en el Sistema. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.

6



NATURALES

DRH

Versión 17-12-2008



Hoja 4 de 4

Pago al personal contratado


Elabora Oficio para trasladar Formulario “Movimiento de Personal” completo, adjuntando Acuerdo Ministerial, fotocopia de Contrato, de cédula completa, de carné del IGSS y/o Constancia de Colegiado Activo. Lo entrega en oficinas de ONSEC, que revisa y evalúa. En caso que ONSEC detecte errores en el Formulario, Encargada de Nóminas efectúa y firma correcciones in situ; en caso no existir errores, ONSEC desbloquea el Formulario en el Sistema para que se le puedan efectuar pagos a la persona contratada. Genera nómina y acreditamiento en cuenta bancaria del contratado (el cual es automático). Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Imprime vouchers de acreditamiento mensual y entrega al personal.

Elaborado por: José Adolfo Ramás Revisado por: Cristina Barillas / Licda. Norma Peláez Revisado por: Lic. Carlos González Autorizado por: Msc Lic. Edgar Contreras Montoya

7





Asistente





Unidad Solicitante

Inicio


de Personal

2Elabora

Form.MARN-RH-01

3Revisa

Form.MARN-RH-01 y

adjuntos, abre expediente

4Recibe y solicita





si

no

8

Archiva Expedien

te

Fin

9Numera Form. MARN-RH--01, verifica curricula adjunta o revisa banco de datos

10Ingresa curricula




candidato (a)


si

no

A

A-B-C-D


candidato (a)


14Verifica

referencias y elabora

informe de selección

si

no

B


si

no



Unidad

2

C

6Elabora y firma Form. de

Rechazo

8

7Recibe Form. de

Rechazo







14Director (a) de

Recursos Humanos


Asistente

Unidad Solicitante

1

16Jefe de Unidad



D

si

no

17Autoriza inicio contratación

18Verifica expediente

completo

19Confronta

documentación original

21Notifica

contratación a persona elegida y a Jefe Unidad

22Elabora Contrato Administrativo de

Servicios

25Gestiona firmas en Contrato

3

20Autoriza

notificar la contratación

23Revisa y sella

al dorso Contrato

9

30Reproduce copias de Acuerdo Ministerial

31Asistente recibe y

elabora Acta de Toma de Posesión

34Elabora Form. Movimiento de

Personal, imprime, firma

35Revisa y firma de Vo.Bo. Form. Movimiento de

Personal

32Asistente avisa y gestiona firmas en Acta de toma

de Posesión

33Asistente

archiva en Libro de

Actas

26Elabora Acuerdo


29Gestiona firma de


27Revisa y sella

al dorso Acuerdo

Ministerial

24Revisa y sella

al dorso Contrato

28Revisa y sella

al dorso Acuerdo

Ministerial








Unidad Solicitante


2

40Genera Nómina Mensual

y acreditamiento en cuenta bancaria

automático

Fin

10

ONSEC detecta errores en Form.

sino

38Efectúa correcciones y firma testados, in situ

39ONSEC desbloquea

Form. Mov. De Personal

41Imprime vouchers de

acreditamiento mensual para personal

37Elabora Oficio y entrega

Form. Mov. De Personal en ONSEC

36Ingresa Form. Mov.

De Personal en Sistema

Guatenominas


FORM-MARN-RH-01 No._______________




Género Femenino

Masculino



Diversificado: ______________ ______________

Universitario: ______________ ______________

Otros: __________________ __________________


______________

______________

__________________



_____ años



022 ______

029 ______

Otro: __________




Vo.Bo. Ministro

11






















12




firma y sella de revisado y preautorización. • Viceministro (a) responsable del área firma y sella de Vo.Bo. • Ministro firma y sella de autorización.





13

14


HOJA DE RUTA DE SELECCIÓN, CONTRATACION Y PAGO DE PERSONAL POR

CONTRATO RESPONSABLE

PROCEDIMIENTOS

CHECK LIST


Uso exclusivo de la Dirección de Recursos Humanos RENGLON: 022 Dirección de Recursos Humanos



___________________ ____ _______________ ______________________________________



si ___ no ___


si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________

Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal



__________________ __________________ __________________ __________________ __________________



si ___ no ___


6. Elección de candidato: Autoriza iniciar contratación

si ___ no ___

7. Contratación de personal: Papelería completa Documentación confrontada Notificación realizada Elaboración Contrato Administrativo VoBo Contrato por DRH VoBo Contrato Jefe Und. solicitante Firma de contratado en Contrato Firma de Viceministro en Contrato Elaboración Acuerdo Ministerial VoBo Acdo. Min. Jefe Und. Sol. VoBo. Acdo. Ministerial por DRH Firma de Ministro de Ambiente y RN Acta de toma de posesión firmada

si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________

Encargada (o) de Nóminas renglón presupuestario 022

8. Pago Inicial de personal : Form. Mov. de Personal elaborada VoBo DRH en Mov. de Personal ONSEC desbloquea Mov. de Personal Ingreso Movimiento de Personal en sistema Guatenóminas Acreditamiento en cuenta

si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________ __________________ __________________

FORM-MARN-RH-04 No._______________

15



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”

Objetivo: Contar con información oportuna sobre el status del avance en la gestión

del proceso de Selección, Contratación y/o Pago de personal bajo el Renglón Presupuestario 022, por parte de la Dirección de Recursos Humanos.


1.1 1 Recepción de solicitud: La persona que recibe la Requisición de Personal en la Dirección de Recursos Humanos y que verifica cada paso del procedimiento, anota una X en la opción correspondiente de la columna “check list”, firmando y sellando en la columna contigua a cada opción. En el ítem “Adjunta currícula” debe anotar en el espacio en blanco, la cantidad de currícula recibida. Ejemplo:



1. Recibe solicitud de personal en Form. MARN-RH-01: Firma y sello Jefe Unidad Firma y sello Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TDR Adjunta Currícula__03_


_____________________ _____________________ _____________________ _____________________


Humanos, de acuerdo a la respuesta que obtuvo de la Unidad de Presupuesto, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.




16

1.5 5 Entrevista a candidato (a): Jefe de Unidad solicitante define si recomienda o no la contratación del (la) entrevistado (a). Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.

1.6 6 Elección de candidato (a): Director (a) de Recursos Humanos, de acuerdo a la decisión tomada autoriza iniciar contratación, registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.

1.7 7 Contratación de personal: La Encargada de Nóminas renglón 022 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: Papelería completa; documentación confrontada; Notificación realizada; Elaboración Contrato Administrativo; VoBo Contrato Jefe Unidad Solicitante; Firma de contratado en Contrato; Firma de Viceministro en Contrato; Elaboración Acuerdo Ministerial; VoBo Acuerdo Ministerial Jefe Unidad Solicitante; Firma de Ministro de Ambiente y Recursos Naturales; Debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma. Observación: El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo Contrato por DRH; VoBo Acuerdo Ministerial por DRH, firma y sella en los espacios correspondientes de la columna para firma. Asistente de Dirección registra X en la opción correspondiente de la columna check list par el ítem de: Acta de toma de posesión firmada; debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma. El (la) Asistente de Dirección registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: Acta de Toma de posesión firmada; firma y sella en los espacios correspondientes de la columna firma.

1.8 8 Pago de personal: La Encargada de Nóminas Renglón Presupuestario 022 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para todos los ítems de esta etapa, firma y sella en los espacios de la columna para firma. Observación: El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo DRH en Mov. de Personal, debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna firma.


REVISADO POR: Cristina Barillas Licda. Norma Peláez Lic. Carlos González


VERSION:01-08 FECHA ELABORACION: 16-12-2008



NATURALES

MARN-DRH



INDICE

Ítem Referencia No. De Página

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.6.1

1.6.2

1.6.3

1.6.4

1.6.5

1.6.6

Objetivo Alcance Responsabilidad Formularios Relacionados Definiciones Procedimientos: Descripción de Procedimiento Diagrama de Flujo de Procedimiento Formulario Form-MARN-RH-02 Instructivo de llenado de Form-MARN-RH-02 Formulario Form-MARN-RH-01 Instructivo de llenado Form-MARN-RH-01

2 2 2 2 2 3 7

10

11

13

14

Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma: Msc Lic. E. Contreras Director Gral. de Admón. y Finanzas Revisado Por: Cargo: Fecha: Firma: Licda. C. Barillas Directora de Recursos Humanos 09-12-2008 Licda. N. Peláez Asesora Administrativa Financiera 10-12-2008 Lic. C. González Director de Auditoria Interna Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: Lic. A. Ramas Consultor de Manuales 08-12-2008

2



NATURALES



1.1 OBJETIVO Normar, sistematizar, ordenar e integralizar las operaciones que se realizan para la contratación de personal para el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales bajo el renglón presupuestario 029, que permitan tener un mejor control interno del proceso y proporcionar información oportuna y veraz sobre el status de la gestión. 1.2 ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las operaciones que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales para la selección, contratación y pago del personal que se contrate bajo el renglón presupuestario 029. 1.3 RESPONSABILIDAD: 1.3.1 Directores Generales: Son los responsables de revisar los requerimientos de personal de las


los (as) encargados (as) de autorizar el proceso de contratación de personal en el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.

1.3.3 Director (a) de Recursos Humanos: Es el (la) responsable de atender las requisiciones de personal que se presenten en la Dirección de Recursos Humanos, solicitadas por las diferentes Unidades del MARN, con el VoBo. de los (as) Directores (as) Generales y la Autoridad del Despacho Superior.

1.3.3.1 Es responsable de proporcionar información al Despacho Superior, a los Directores Generales o Encargados de Unidades sobre el status de la gestión de selección, contratación y/o pago del personal bajo el renglón presupuestario 029




1.5 DEFINICIONES: 1.5.1 Requisición de Personal: Es el formulario que se utilizan por parte de toda Unidad

administrativa del MARN para solicitar la contratación de personal. 1.5.2 Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal: Es el formato que se utilizan

por parte de la Dirección de Recursos Humanos para llevar control interno sobre el procedimiento de selección, contratación y/o pago del personal, para las Unidades del MARN que han efectuado la solicitud correspondiente.


MARN-RH-02 Formato “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal

3


DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS

NATURALES

Versión 8-12-2008


PRESUPUESTARIO 029

Hoja 1 de 4


1.1 Unidad solicitante Al identificar o detectar necesidad de personal, procede a llenar el Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, gestiona firma del Jefe de la Unidad, VoBo del Director (a) General, Vo.Bo. del Viceministro (a) responsable del área y Vo.Bo. del Ministro. Adjunta especificaciones del puesto o términos de referencia al Formulario y currícula de referidos. Lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos.

2.1 Dirección de Recursos Humanos

Secretaria de reclutamiento recibe, revisa firmas y sellos en Formulario MARN-01 “Requisición de Personal” y documentación adjunta; abre expediente y registra lo procedente en los ítems del procedimiento 1 en el Form. MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Traslada expediente a Director (a) de Recursos Humanos, quien solicita confirmar disponibilidad presupuestaria.





En caso de no confirmarse disponibilidad presupuestaria, elabora Form. de Rechazo y la envia a Dirección solicitante; traslada expediente a Secretaria de reclutamiento, para su archivo. En caso de confirmar disponibilidad presupuestaria, registra, firma y sella en el ítem correspondiente y anota el renglón presupuestario en el espacio respectivo del Form. MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Traslada expediente con conocimiento a Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal.



Recibe expediente, le asigna un número correlativo de control al Form. MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, verifica la currícula adjunta (o en banco de datos) y la ingresa al sistema base de datos de expediente. Convoca a proceso de selección. Registra, firma y sella en los ítems correspondientes al procedimiento 3 del Form. MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”.

4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS


Versión 8-12-2008


PRESUPUESTARIO 029

Hoja 2 de 4


Realiza entrevista inicial a candidato y elabora el reporte en Formulario “Evaluación de entrevista”, administra pruebas: psicométricas, de personalidad y/o de habilidades especificas al candidato (a); Verifica referencias de currícula, elabora Informe de Selección. Traslada copia de expediente de candidato (a) elegible al Jefe de Unidad Solicitante y convoca a candidato (a) elegible para entrevista con Jefe de Unidad Solicitante. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al procedimiento 4 en Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. En caso de candidato (a) no elegible, remite expediente a Secretaria de reclutamiento para su archivo.


Efectúa entrevista a candidato (a) elegible, recomienda o no su contratación. Registra, firma y sella, según sea el caso, en los ítems del procedimiento 5 en el Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Devuelve copia de expediente a Dirección de Recursos Humanos.



Recibe copia de expediente, autoriza la contratación. Registra, firma y sella en ítem correspondiente al Procedimiento 6 en el Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Traslada expediente al Encargado (a) de Nóminas.

5



NATURALES

Versión 8-12-2008


PRESUPUESTARIO 029

Hoja 3 de 4

5. Contratación 5.1 Encargada de

nóminas renglón 029 Recibe expediente, verifica la papelería; en caso de faltar documentación, se la requiere a la persona que se va a contratar, llena formato de control de documentación. Elabora Contrato Administrativo de Servicios, lo traslada a Director (a) de Recursos Humanos y a Jefe de Unidad solicitante para revisión y sello al dorso; gestiona firmas del Contratado y del Viceministro (a) responsable en el Contrato. Solicita Fianza de Cumplimiento y/o de Fidelidad al contratado. Elabora Acuerdo Ministerial de aprobación de Contrato, lo traslada a Director (a) de Recursos Humanos y al Jefe de Unidad solicitante para revisión y sello al dorso. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”


Recibe Acuerdo Ministerial, lo revisa, sella al dorso y lo devuelve a Director (a) de Recursos Humanos.


Recibe Acuerdo Ministerial, lo revisa, sella al dorso. Registra, firma y sella en ítem correspondiente del procedimiento 7 en Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Devuelve Acuerdo a Encargada de Nóminas Renglón 029.

5.4 Encargada de nóminas Renglón Presupuestario 029

Gestiona firma del Ministro (a) responsable en Acuerdo Ministerial; ingresa información del contratado al sistema de nóminas. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en procedimientos 7 y 8 del Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”.

6



NATURALES

Versión 8-12-2008


PRESUPUESTARIO 029

Hoja 4 de 4

6. Pago al personal Contratado


En fecha estipulada de cada mes, recibe facturas por servicios prestados e informes mensuales autorizados. Ingresa la información al Sistema de Guatenóminas. Genera CUR de compromiso (se realiza una vez para comprometer el pago total del monto del Contrato), lo verifica y aprueba el sistema de Guatenóminas; Registra, firma y sella en ítems correspondientes en procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”

6.2 Encargada de Contabilidad, Dirección Financiera

Aprueba CUR de compromiso en sistema SICOIN WEB (se realiza una vez para comprometer el pago total del monto del Contrato)


Ingresa información de facturas al Sistema Guatenóminas. Ejecuta la nómina mensual y genera el CUR de devengado en el Sistema Guatenóminas. Registra, firma y sella en ítems correspondientes del procedimiento 8 del formulario MARN-RH-02 “Hoja de ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”.

6.4 Encargada de Contabilidad, Dirección Financiera

Aprueba CUR de devengado en sistema SICOIN WEB (Se realiza mensualmente)


Elabora archivos digitales de acreditamiento en bancos; registra, firma y sella en ítem correspondiente al procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Traslada expediente a Asistente de Reclutamiento y selección para su archivo y traslada facturas a Unidad de Contabilidad para su archivo.

Elaborado por: Adolfo Ramás Revisado por: Cristina Barillas / Licda. Norma Peláez Revisado por: Lic. Carlos González Autorizado por: Msc Lic. Edgar Contreras









Unidad Solicitante

Inicio


de Personal

2Elabora

Form.MARN-RH-01

3Revisa

Form.MARN-RH-01 y adjuntos

4Recibe y solicita





si

no

6Archiva Expedi

ente

Fin

7Numera Form. MARN-RH--01, verifica curricula adjunta o revisa Banco de datos

9Ingresa curricula




candidatos (as)

Candidatos (as) calificados (as)

si

no

A

A-B-C-D


candidatos (as)

Candidatos (as) calificados (as)

13Verifica

referencias

si

no

B


si

no



Unidad

2

C

Elabora y firma Form. De Rechazo

Recibe Form. De Rechazo

7







14Director (a) de

Recursos Humanos


Unidad Solicitante

1

15Jefe de Unidad



D

si

no

16Autoriza

contratación y solicita emitir

contrato

17Verifica completación

de expediente

18Elabora contrato administrativo de

servicios

21Gestiona firmas en Contrato

22Solicita y verifica

fianza (s)

23Elabora Acuerdo


26Gestiona firma de


27Recibe, revisa

factura e informe

28Ingresa

información a Guatenóminas

29Elabora Cur de Compromiso

30Verifica y

aprueba CUR de compromiso en Guatenóminas

3

19Revisa y sella

al dorso Contrato

25Revisa y sella

al dorso Acuerdo

20Jefe Unidad

Revisa y sella al dorso Contrato

24Jefe Unidad

Revisa y sella al dorso Acuerdo

8








Unidad Solicitante


2

31Encargada de Contabilidad

aprueba CUR de compromiso en SICOIN WEB 32

Ingresa factura al sistema

Guatenóminas

33Ejecuta Nómina Mensual

y elabora CUR de devengado en Guatenóminas

34Verifica y aprueba

CUR de devengado en Guatenóminas

35Encargada de Contabilidad

aprueba CUR de devengado en SICOIN WEB

36Elabora archivos

digitales de acreditamiento en

Bancos

37Archiva expedie

nte

38Enc., de

Contabilidad Archiva facturas

Fin

9


FORM-MARN-RH-02 No._______________

HOJA DE RUTA DE SELECCIÓN, CONTRATACION Y PAGO DE PERSONAL RESPONSABLE

PROCEDIMIENTOS

CHECK LIST


Uso exclusivo de la Dirección de Recursos Humanos RENGLON:




___________________ ____ _______________ ______________________________________



si ___ no ___


si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________

Encargada de Reclutamiento y Selección de Personal



__________________ __________________ __________________ __________________ __________________



si ___ no ___


6. Elección de candidato: Autoriza Elaboración de Contrato

si ___ no ___

7. Contratación de personal: Papelería completa Elaboración Contrato Administ. Vo.Bo. Contrato por Director RH Firma de contratado en Contrato Firma de Viceministro, en Contrato Presenta fianza: CUMP___FIDL__ Elaboración Acuerdo Ministerial Vo.Bo. Acdo. Ministerial por DRH Firma de Ministro de Ambiente y RN

si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________

Encargada (o) de Nóminas Renglón Presupuestario 029

8. Pago Inicial de personal : Ingreso de contrato al sistema Factura correcta, en tiempo Informe firmado, en tiempo Factura ingresada a sistema CUR devengado aprobado Acreditamiento en cuenta

si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___

__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________

10



INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”

Objetivo: Contar con información oportuna sobre el status y avances en la gestión

del proceso de Selección, Contratación y/o Pago del personal bajo el Renglón Presupuestario 029, por parte de la Dirección de Recursos Humanos.


1.1 1 Recepción de solicitud: La persona que recibe Requisición de Personal en la Dirección de Recursos Humanos y que verifica cada paso del procedimiento, anota una X en la opción correspondiente de la columna “check list”, firmando y sellando en la columna contigua a cada opción. En el ítem “Adjunta currícula” debe anotar en el espacio en blanco, la cantidad de currícula recibida. Ejemplo:


Dirección de RecursHumanos

1. Recibe solicitud de personal enForm. MARN-RH-01: Firma y sello Jefe Unidad Firma y sello Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TDR Adjunta Currícula__03_


_____________________ _____________________ _____________________ _____________________



Humanos, de acuerdo a la respuesta que obtuvo de la Unidad de Presupuesto, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma. Anota el renglón presupuestario en el espacio definido para el efecto en el Formulario.



11

1.5 5 Entrevista a candidato(a): Jefe de Unidad solicitante define si recomienda o no la contratación del (la) entrevistado (a). Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.

1.6 6 Elección de candidato (a): Director (a) de Recursos Humanos, de acuerdo a la decisión tomada y autoriza elaboración de contrato, registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.

1.7 7 Contratación de personal: La Encargada de Nóminas renglón 029 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: Papelería completa; elaboración de contrato Administ.; Firma de contratado en Contrato; Firma de Viceministro de Ambiente en Contrato; Presenta fianza; elaboración de Acuerdo Ministerial; Firma de Ministro de Ambiente y RN, debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma. Observación: en el ítem “Presenta fianza”, registra una X de acuerdo a la o las fianzas presentadas, las que se identifican así: CUMP= fianza de cumplimiento FIDL= fianza de fidelidad. El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo Contrato Director RH y VoBo Acuerdo Ministerial por DRH, firma y sella en los espacios correspondientes de la columna para firma.

1.8 8 Pago de personal:La Encargada de Nóminas Renglón Presupuestario 029 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para todos los ítems de esta etapa, firma y sella en los espacios de la columna para firma.

REVISADO POR: José Adolfo Ramás

REVISADO POR: Licda. Cristina Barillas Licda. Norma Peláez


VERSION: 01-08 FECHA ELABORACIÓN 8-12-2008

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FORM-MARN-RH-01 No._______________




Género Femenino

Masculino



Diversificado: ______________ ______________

Universitario: ______________ ______________

Otros: __________________ __________________


______________

______________

__________________



_____ años



022 ______

029 ______

Otro: __________




Vo.Bo. Ministro

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firma y sella de revisado y preautorización. • Viceministro (a) responsable del área firma y sella de Vo.Bo. • El Ministro (a) o Viceministro (a) Encargado (a) del Despacho firma y sella de

autorización.





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Proceso de reclutamiento

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